JPH10240724A - 文書管理装置及びシステム及び方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】一文書として管理されている文書データの頁単
位の操作を容易に行うことが可能な文書管理装置及びシ
ステム及び方法を提供する。 【解決手段】複数頁からなる画像データを１つの文書と
して管理するドキュメント管理システム（ＤＭＳ）は、
前記複数頁からなる文書の各頁単位毎に頁情報を記憶す
るメモリを有する。そして、文書の所望の頁を指定した
後に所望の頁操作として例えば一頁抜き取り処理を指定
すると、指定された頁の頁情報が抽出され、抽出された
頁情報に基づいて新規文書が作成される（Ｓ８１〜Ｓ８
８）。一方、抽出した頁情報は当該文書から削除し、こ
の削除にともなう頁情報等の更新を行う（Ｓ８９〜Ｓ９
２）。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文字、図面、等の
文書情報を、コンピュータ上のユーザインタラクティブ
なインターフェイスを用いて対話的に管理する文書管理
装置及びシステム及びそれらの方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、紙に印刷された文字、図形、画像
情報を管理するには、大型コンピュータ、大容量外部記
憶装置、スキャナ、専用のデータベース等を用いた大が
かりなシステムで処理を実現していた。この種のシステ
ムにおいては、スキャナで紙の情報を読み取り、画像デ
ータに変換し、得られた画像データをデータベースシス
テムで管理を行う。そしてその扱いにはある程度の知識
と熟練を要していた。

【０００３】しかし、近年、高性能なパーソナルコンピ
ュータ、グラフィックユーザインターフェイス（ＧＵ
Ｉ）の普及、データベース処理技術、画像処理技術の向
上などによって、汎用のパーソナルコンピュータ、スキ
ャナで十分高速に処理できる文書管理システムが実現さ
れている。さらに、操作性の点では、例えば読み込んだ
文書データの一覧は、各文書の内容を確認できる縮小表
示の一覧を表示することで容易に内容を判別できるとい
ったような操作性を実現することで誰にでも扱い易いシ
ステムになってきている。

【０００４】以上のように、オフィスの各自の机の上で
あたかも机の上で書類の内容を確認したり、ファイリン
グしたりするような感覚で高速に処理できる文書管理シ
ステムが実現されている。

【０００５】また、ネットワーク処理技術の進歩によ
り、ネットワーク上に文書データを蓄積する文書管理デ
ータベースを実現して、複数のユーザによる文書管理シ
ステムを実現、運用していくことも実現されてきてい
る。このようなシステムを利用すれば、任意の文書を複
数ユーザがアクセス可能となり、複数ユーザによる文書
データの参照や、編集が容易に行えるようになってい
る。

【０００６】また、登録されている文書の一覧のために
縮小表示されたされた頁（以下「サムネイル」と呼ぶこ
とにする）は、任意の複数頁をあたかも机の上で紙を束
ねてバインダに綴じるのと同じ感覚の操作環境を提供す
る。例えば、ＧＵＩを用いて頁の選択操作を行い、バイ
ンド機能を実行することによって一つのバインダとして
のバインドする（綴じる）ことができる。更に、そのバ
インダの参照も同様にＧＵＩを用いて行う環境が実現さ
れている。この環境において、例えば次の頁をめくる、
前の頁に戻す等の操作により、バインダの各頁を参照す
ることが可能となっている。また、バインダに綴じた頁
を再度頁単位の状態に戻す処理も、ＧＵＩを用いて同様
に実現されている。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、机の上
で行うような通常の作業、例えば、バインダに綴じられ
たある任意の１頁をコピーするとか、バインダから任意
の１頁だけを抜き取るとか、バインダの任意の１頁を境
に２つのバインダに分けるというような作業を、ＧＵＩ
を用いて上述のような文書管理システムで実現しようと
した場合には次のような問題点があった。

【０００８】すなわち、文書データに対する操作を頁単
位で行う場合には、一度バインダを頁単位に分解し、操
作を行った後に再度バインド機能でこれらの頁をバイン
ドする必要が有る。このため、操作を行った前と後では
頁の順番が狂ったりし、操作が返って難しくなるという
問題があった。

【０００９】本発明は、上記の問題に鑑みてなされたも
のであり、一文書として管理されている文書データの頁
単位の操作を容易に行うことが可能な文書管理装置及び
システム及び方法を提供することを目的とする。

【００１０】また、本発明の他の目的は、文書データの
頁単位の操作をＧＵＩを用いることによって、あたかも
机の上でバインダを操作して、頁のコピー、抜き取り等
の操作を行うのと同じ感覚で効率よく文書データの操作
を行うことを可能とする文書管理装置及びシステム及び
方法を提供することにある。

【００１１】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
めの本発明の文書管理装置は以下の構成を備える。すな
わち、複数頁からなる画像データを１つの文書として管
理する文書管理装置であって、前記複数頁からなる文書
を、各頁単位の頁情報として記憶する記憶手段と、前記
文書の所望の頁を指定する頁指定手段と、前記頁指定手
段で指定された頁の頁情報を抽出し、所定の頁処理を実
行し、該頁処理に基づいて前記複数頁からなる画像デー
タの各頁情報を更新する更新手段とを備える。

【００１２】また、上記の目的を達成するための本発明
の文書管理システムは、複数頁からなる画像データを１
つの文書として管理する文書管理システムであって、前
記複数頁からなる文書を、各頁単位の頁情報としてネッ
トワーク上の記憶装置に記憶する記憶手段と、前記ネッ
トワーク上のクライアント側装置より、前記文書の所望
の頁を指定する頁指定手段と、前記頁指定手段で指定さ
れた頁の頁情報を抽出し、所定の頁処理を実行し、該頁
処理に基づいて前記複数頁からなる画像データの各頁情
報を更新する更新手段とを備える。

【００１３】また、上記の目的を達成する本発明の文書
管理方法は、複数頁からなる画像データを１つの文書と
して管理する文書管理方法であって、前記複数頁からな
る文書を、各頁単位の頁情報として記憶媒体に記憶する
記憶工程と、前記文書の所望の頁を指定する頁指定工程
と、前記頁指定工程で指定された頁の頁情報を抽出し、
所定の頁処理を実行し、該頁処理に基づいて前記複数頁
からなる画像データの各頁情報を更新する更新工程とを
備える。

【００１４】

【発明の実施の形態】以下、添付の図面を参照して本発
明の好適な一実施形態を詳細に且つ具体的に説明する。

【００１５】＜第１の実施形態＞図１は本実施形態によ
るドキュメント管理システム（Document Management Sy
stem；以下、ＤＭＳ）の概略構成を示すブロック図であ
る。図に示すように、本ＤＭＳはネットワークシステム
上に構築され、１１は各装置がネットワークで接続され
ていることを示している。なお、本システムは、基本的
にはＤＭＳサーバ１２とＤＭＳクライアント１３で構成
される。

【００１６】１２はＤＭＳサーバであり、本ＤＭＳ全体
の管理を行うコンピュータである。ＤＭＳサーバ１２
は、公知の技術で実現されるネットワーク処理の役割の
他に、主に文書データの蓄積、各装置間の文書データの
送受信管理、セキュリティ管理、複数ユーザ間の排他制
御処理、文書データを蓄積するデータベースの管理等を
行う。なお、ＤＭＳサーバ１２の詳細構成は図２により
後述する。

【００１７】１３はＤＭＳクライアントであり、ユーザ
が実際に文書データの入力、参照、出力等の作業を行う
パーソナルコンピュータである。図１では概念図のため
省略してあるが、実際の稼働システムではこのＤＭＳク
ライアント１３が複数台ネットワーク１１に接続され
る。なお、ＤＭＳクライアント１３の詳細は図３により
後述する。

【００１８】１４はスキャナで、紙に印刷された文字、
図形、画像等のデータを読み取り、画像データに変換し
て出力する装置である。スキャナ１４はネットワークに
接続され、複数のＤＭＳクライアント１３によって公知
の技術を用いて共有される。すなわち、複数のＤＭＳク
ライアント１３は、それぞれネットワークを経由してス
キャナ１４の動作を制御することができる。１５はプリ
ンタであり、スキャナ１４と同様に複数のＤＭＳクライ
アント１３によって、公知の技術を用いて共有される。
すなわち、複数のＤＭＳクライアント１３はそれぞれネ
ットワークを経由してプリンタ１５の制御を行うことが
できる。なお、プリンタ１５は、本実施形態においては
主にＤＭＳサーバ１２に蓄積された文書データを印刷出
力する役割を成す。１６はモデムで、他のネットワーク
システムとの電子メールの送受信、ＦＡＸの送受信の処
理を行う。これも上記スキャナ１４やプリンタ１５と同
様に公知の技術を用いて複数のＤＭＳクライアント１３
に共有され、それぞれネットワークを経由して制御され
る。

【００１９】尚、本実施形態では、スキャナ１４、プリ
ンタ１５、モデム１６はネットワークに接続されている
が、ＤＭＳクライアント１３に直接接続する形式の装置
でも構わない。

【００２０】以上の構成において、本実施形態のＤＭＳ
は、紙面上に印刷された文字、図形、画像等のデータを
スキャナ１４によって画像データとして読み取り、ネッ
トワーク上の記憶装置に格納する。ここで、ＤＭＳクラ
イアントは、格納されたデータを参照する機能と、格納
されたデータを検索する機能と、格納されている画像デ
ータ形式の文書情報に、ペイント機能等でイメージ合成
することによって注釈（以下アノテーション）を加える
機能を有する。また、付加された注釈は、文書データと
は別形式（後述の図６のアノテーションデータ）で格納
され、検索等に用いられる。

【００２１】図２は図１のＤＭＳサーバ１２の構成をさ
らに詳細に説明するブロック図である。図において、２
２はＣＰＵ（中央処理装置）であって、主に外部記憶装
置２８に格納されている制御プログラム２８１、２８２
に従ってＤＭＳシステムの、後述のフローチャートに示
す様な処理を含む各種の処理を実行する。２３はＲＯＭ
（リードオンリメモリ）であり、表示・印刷に用いる文
字フォント、入力装置であるキーボード２５よりキーが
押下されたことによって出力される電気信号に対応した
文字コードを出力するための文字コード表や、あらかじ
め設定されている値などを記憶している。また、後述す
るフローチャートに示される制御プログラムをＲＯＭ２
３に格納するようにしてもよい。２４はＲＡＭ（ランダ
ムアクセスメモリ）であって、各処理中に必要となるワ
ークエリアを有する。

【００２２】２５は入力装置としてのキーボードであ
る。２６は入力装置としてのポインティングデバイスで
あり、本実施形態の場合マウスを使用している。２７は
表示装置であり、ＤＭＳシステムの管理者はその表示に
よって操作の経過、結果を判断する。２８は外部記憶装
置であり、ネットワークを管理する基本プログラムＰｒ
ｏｇ２８１やＤＭＳを管理するプログラムであるＤＭＳ
Ｐｒｏｇ２８２や、文書データを蓄積、管理する領域で
あるＤＭＳｄａｔａ２８３等を格納する。

【００２３】図３は図１に示す実施形態の装置ＤＭＳク
ライアント１３の構成をさらに詳細に説明するブロック
図である。

【００２４】図において、３２はＣＰＵ（中央処理装
置）であって、主に外部記憶装置３７に格納されている
ＤＭＳ制御プログラム３７１に従って、後述するフロー
チャートに示すようなＤＭＳ処理を含む、各種の処理を
実行する。

【００２５】ＲＯＭ（リードオンリメモリ）３３は表示
・印刷に用いる文字フォント、キーボード３４からキー
を押下されたことによって出力される電気信号に対応し
た文字コードを出力するための文字コード表や、あらか
じめ設定されている値などを記憶している。なお、後述
するフローチャートで示される制御を実現するための制
御プログラムをＲＯＭ３３に格納するようにしてもよ
い。

【００２６】３５はＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）
であって、各処理中に必要となるワークエリアを有す
る。３４は入力装置としてのキーボードである。３６は
入力装置としてのポインティングデバイスであり、本実
施形態の場合マウスを使用している。３８は表示装置で
ある。ＤＭＳクライアントで作業するユーザはこの表示
装置３８に表示されるＤＭＳのユーザインターフェイス
で操作の経過、結果を判断する。３７は外部記憶装置で
あり、ＤＭＳクライアントやＤＭＳサーバなどとのデー
タの通信等を行うプログラムであるＤＭＳＰｒｏｇ３７
１や、ＤＭＳクライアントローカルで管理する文書デー
タを蓄積する領域であるＤＭＳｄａｔａ３７２等を格納
する。なお、ＤＭＳクライアントのＤＭＳＰｒｏｇ３７
１は主にＧＵＩ部分と、それに伴って発生するサーバへ
の文書検索要求、文書登録要求を担当し、ＤＭＳサーバ
側のＤＭＳＰｒｏｇ２８２は主に文書管理、検索等の実
際の処理を行う。

【００２７】図４は図２に示す外部記憶装置２８の領域
ＤＭＳｄａｔａ２８３に格納されている文書データの内
容をさらに詳細に表す図である。文書データは主に以下
に説明するようなデータで構成されている。

【００２８】４１は文書データを管理するデータベース
自体の管理情報であり、データベースの作成記述、デー
タベース名称、セキュリティ、などのデータが格納され
ている。４２はデータベースに蓄積されている文書デー
タを階層的に管理するデータの領域であり、その階層の
構成、名称などが格納されている。この情報はユーザイ
ンターフェイス画面を表す後述の図７の階層表示領域７
１にてユーザが認識することができる。４３は文書デー
タの管理情報が格納されている領域で詳細は図５を参照
して後述する。

【００２９】４４は頁情報で、文書データの実体と共に
文書データとして読み込んだ紙のサイズ、向き、添削情
報データ等の格納領域に使用される。この情報はユーザ
インターフェイス画面を表す図７の一覧表示領域７２に
てユーザが認識することができる。なお、頁情報４４の
詳細は図６を参照して後述する。４５はこのＤＭＳシス
テムに登録されているユーザ情報を格納した領域であ
る。ユーザ情報４５は、各ユーザのログイン名、パスワ
ード等のセキュリティに関する情報を格納している。４
６はＤＭＳに登録された文書データを分類するためのキ
ーワード等を格納する領域である。４７は文書実体であ
り、文書データの実体が格納される。

【００３０】図５は図４の文書情報４３の内容をさらに
詳細に表した図である。文書情報４３は、登録された文
書データの管理情報を含むものであり、主に図５の文書
データ５０で１文書を構成する。従って、登録された文
書データの数分だけの文書データ５０が文書情報４３に
含まれることになる。図５では、格納されている文書の
内、“report2”という文書名を有する５頁の文書を示
している。前後に続くのは別の登録されている文書であ
る。

【００３１】文書データ５０において、５１は文書名で
ある。文書名は５１は例えばアスキーコードで格納さ
れ、主にＧＵＩに表示するために使用される。本実施形
態では“report2”という文書名を格納している。５２
は文書タイプを表し、イメージデータかテキストデータ
かの識別子を格納している。本実施形態では“Ｉ”が格
納され、イメージデータであることを示している。５
３，５４は文書検索において使用するために文書データ
に付与されるカテゴリである。文書データに付与される
カテゴリは、当該ＤＭＳに登録されたカテゴリとなる。
本例では“製品情報”、“改良点”というカテゴリに分
類されている。カテゴリ５３、５４は検索のために使用
されるものである。例えば、ＤＭＳのＧＵＩは、図７の
領域７２を一覧表示にすることができるが、このときに
カテゴリ５３、５４にデータが有れば、カテゴリの項目
を基準にソートをかけたりすることができる。また、こ
の領域の文字列を検索対象とすることもできる。

【００３２】５５はこの文書の著者を示し、本実施形態
では“ｎａｇａ”というユーザが作成したものであるこ
とを示している。また、５６はバージョン、５７はこの
文書の作成日を格納している。５８はこの文書が排他制
御されているかどうかを示す。本例では、文書ロック５
８はＯＦＦとなっており、この文書は誰にも占有されて
いないことを示している。５９はこの文書が有する頁数
を格納する。本例では５頁で構成される文書であること
を示している。また、５０１はフォルダ識別子であり、
システムが自動的に割り振る番号である。５０２は文書
識別子であり、ＤＭＳ内部で管理する番号である。文書
識別子５０２としては、本実施形態では作成順に数値で
番号が割り振られる。文書検索等を高速化できるからで
ある。５０３はキーワード領域であり、検索に用いられ
る。キーワード領域５０３は、文書の内容を表す画像デ
ータにＯＣＲ処理を実施して抽出された文字列のうち、
文書中に出現する回数の多い単語を自動的に検出し、そ
の単語を格納する領域である。これによって自動的に文
書の特徴を表すキーワードを文書に登録できるので、ユ
ーザがキーワードを付ける必要が無くなる。

【００３３】また、フォルダ識別子５０１は当該文書が
属するフォルダの識別子を示し、文書識別子５０２は当
該文書の識別子を示す。

【００３４】図６は文書情報４３を表示する際に必要な
情報を頁単位で格納する頁情報のデータ構成を示す図で
ある。従って、各文書データが有する頁数分だけ、この
形式で頁情報が格納されることになる。図６では、５頁
で構成される文書の一部が示されている。従って、図６
において、６０は２頁目の一部であり、６１は３頁目の
データ、６２は４頁目の一部となる。

【００３５】各頁のデータには以下のようなデータが含
まれる。頁番号６３はその頁が属する文書の中での頁番
号を示す。本例では第３頁目の頁情報であることを意味
している。また、頁番号６９は４頁目であることを示し
ている。また、紙サイズ６４，向き６５は、それぞれ紙
のサイズ、紙の方向を示す。本例ではそれぞれ「Ａ
４」、「縦方向」を示している。アノテーション色デー
タ６６は、この頁に加えられたアノテーションデータで
使用されている色を示す。また、アノテーションデータ
６７（アノテーションデータの実体）と１対１で対応し
ている。６７は画像、図形の形式で加えられたアノテー
ションデータの実体であり、アノテーション色データ６
６に対応した順番で格納されている。サムネイルデータ
６８は画像の縮小一覧表示に用いるためのデータの実体
である。また、６０４は文書格納先ポインタであり、当
該頁に対応する文書データの格納先（文書実体４７の一
つ）を指示する。

【００３６】以上のようなデータを用いて実際の表示が
行われる。以下、本実施形態のＤＭＳクライアント１３
による文書データの操作について詳細に説明する。

【００３７】図７は本実施形態のＤＭＳクライアント１
３におけるＤＭＳシステムのユーザインターフェイスの
一例を示す図である。

【００３８】図７において、７１はＤＭＳサーバ１２の
ＤＭＳｄａｔａ２８３に登録されている文書情報４３の
一覧を階層構造で表す領域である。７２は上記の階層構
造のある一つの階層に登録されている文書データを一覧
表示する領域である。本実施形態では各文書データを縮
小表示形式（以下サムネイル形式）で表示している。７
３は文書データの一つでこれは実際の文書の画像データ
を公知の技術を用いて縮小して表示したものである。

【００３９】７４は複数頁を有する文書のサムネイルの
一表示形態である。７５は表示している文書の全頁数
と、現在参照中の頁を表示している。本実施形態の場
合、report2という文書は５頁あり、その内、現在３頁
目を参照していることを示している。なお、この表示７
５における全頁数は、当該文書データ５０の頁数５９よ
り得られるものである。また現在参照中の頁番号は、現
在一番上に表示されているサムネイルに対応する頁情報
６１の頁番号６３より得られたものである。更に、表示
７４においては、現在選択されていることを示すため
に、文書枠表示などを太線で表示し、文書名を反転表示
している。

【００４０】７６はＤＭＳクライアントで作業を行う際
に機能を選択して起動するためのツールボタンを有する
ツールバーである。例えば、スキャナからの文書データ
の読み込み、印刷、文書データの削除、検索等の機能を
これらのボタンを選択、起動することで実行する。選
択、起動の処理は公知の技術で実現されるものであるの
で、詳細は省略する。

【００４１】ツールバー７６において、７７〜７Ｃはサ
ムネイル形式で表示されている文書に対して実行するツ
ールボタンである。７７は文書の複製処理を起動するツ
ールボタンであり、文書全体の複製を同じディレクトリ
に作成、登録する。７８は文書の結合処理を起動するツ
ールボタンであり、選択した文書、頁を一つの文書に結
合して、登録する。７９は文書の分割処理を起動するツ
ールボタンであり、選択した文書を頁単位に全分割す
る。７Ａは後述の第３の実施形態で説明する文書の分割
処理機能を実行するためのツールボタンである。７Ｂは
本第１の実施形態で説明する１頁抜き取り処理の機能を
実行するためのツールボタンである。更に、７Ｃは後述
の第２の実施形態で説明する１頁複製処理の機能を実行
するためのツールボタンである。

【００４２】図８は第１の実施形態による「一頁抜き取
り処理」の制御手順を説明するフローチャートである。
以下、図８のフローチャートを参照して一頁抜き取り処
理の機能を説明するが、特に図７の表示７４の如く複数
頁を有するサムネイルにおいて、３頁目に対して実施す
る場合の処理を説明する。この「一頁抜き取り処理」の
機能は、複数頁を有する文書の中から現在参照している
頁を削除するものである。また、このフローチャートで
説明する処理は、複数頁の内の所望の頁を選択した時点
から開始されるものであり、以下では３頁目を選択した
ものとする。

【００４３】まずステップＳ８１ではこのＤＭＳシステ
ム全体及び各装置の初期化処理を行う。この処理は各変
数の初期設定などであり、公知の技術で実現できるた
め、詳細な説明は省略する。

【００４４】次に、ステップＳ８２では図７の一頁抜き
取りの機能を実行するツールボタン７Ｂが選択されたか
否かを判定する。まだ選択されていないと判断した場合
は前処理に処理を戻す。一方、ツールボタン７Ｂが選択
されたと判断した場合は次のステップＳ８３に処理を移
動する。

【００４５】次のステップＳ８３では図９に示すように
確認ダイアログ９１を表示してユーザに、一頁抜き取り
処理の機能を本当に実行しても良いかの確認を行う。図
９は、一頁抜き取り処理の実行確認を促す確認ダイアロ
グの表示形態の一例を示す図である。ステップＳ８４に
おいて、ユーザがこの確認ダイアログ９１の「はい」ボ
タン９２を選択した場合は次のステップに処理を移動す
る。一方、ユーザが「いいえ」ボタン９３を選択した場
合は処理を実行せずステップＳ９３の再表示処理へ移動
して処理を終了する。

【００４６】ステップＳ８５では選択されたサムネイル
７４の“report2”という文書情報の格納位置を取得す
る。これは前述の図５で示すような形式でＤＭＳｄａｔ
ａ２８３に格納されているので、公知の技術を用いて容
易に取得することが可能である。よって詳細は省略す
る。

【００４７】ステップＳ８６では同様に“report2”の
３頁目の頁情報の格納位置を取得する。本実施形態で
は、図６で前述したようにの頁情報が格納されており、
周知の手法によって、“report2”の３頁目の頁情報の
格納位置が獲得される。

【００４８】ステップＳ８７では一頁抜き取りによって
抜き取る頁を新規文書としてＤＭＳｄａｔａ２８３に格
納するために新規に文書情報４３等の文書情報を作成す
る。この場合の文書情報は、１頁の文書であるので、頁
数５９は“１”となる。また、新規の文書名を文書名５
１に格納される等、新規な文書情報を拘置するために必
要な処理が行われる。なお、本実施形態では“report20
003”という文書名を付けている。

【００４９】続いてステップＳ８８において、上記の新
規文書に対応する頁情報を、抜き取り元の頁情報から複
写し、それに伴う情報も修正する。例えば、当該新規文
書の頁数は１であるから、頁番号６２は“１”に修正さ
れる。そして、ステップＳ８９において、抜き取り元の
頁情報をクリアする。本実施形態では第３頁目に該当す
るデータをステップＳ８６で取得した頁情報位置データ
を元にヌル（“”）クリアする（領域は残しておき、領
域内のデータを消去する）。次に、ステップＳ９０では
抜き取り処理の対象となっている文書の文書情報５０を
修正する。例えば、本例では頁数が１つ減るので、頁数
５９の値が１減ぜられ、４頁となる。

【００５０】次に、ステップＳ９１では抜き取られた頁
の次の頁が存在するかどうかを判定する。本例の場合は
３頁目であり、４頁目、５頁目が残るため、ステップＳ
９２に処理を移動して頁情報を修正する。すなわち、ス
テップＳ９２では、頁番号６１の値を１減ずる等の処理
を行う。そして、次の頁の頁情報が無くなった時点でス
テップＳ９３へ進む。

【００５１】以上の処理で、文書データの変更処理は終
了し、ステップＳ９３に処理を移動して再表示を行う。
これは変更されたＤＭＳｄａｔａ２８３を元に再表示す
るもので、公知の技術を用いて実現されるのでここでは
省略する。

【００５２】図１０は、図７の状態から頁抜き取り処理
が実行された後の再表示後の表示状態を示す図である。
以上説明した処理によって、図１０に示すように“repo
rt2”という文書から３頁目が抜き取られ、その抜き取
られた文書が１０１のように新規に“report20003”と
いように表示される。抜き取られた文書“report2”は
１０２のインジケータが示すように４頁になり、参照頁
は抜き取り前の４頁が３頁として表示され、あたかも
“report2”というバインダから“report20003”を抜き
取ったようにユーザは認識することが可能になり、操作
性が向上する。

【００５３】尚、文書“report20003”はこの後、ユー
ザが文書の削除を行うことによって最終的にＤＭＳｄａ
ｔａ２８３から削除される。

【００５４】＜第２の実施形態＞第２の実施形態では、
文書操作の機能の一つである一頁複写の機能を説明す
る。図１１は第２の実施形態による「一頁複写」の処理
手順を説明するフローチャートである。以下、図１１を
参照し、図７の表示７４で示される複数頁を有するサム
ネイルの３頁目に対して一頁複写を実施する場合を例に
あげて説明する。なお、一頁複写の機能は、現在参照し
ている頁のみを複数頁を有する文書から複写するもので
ある。

【００５５】以下のステップＳ１１１〜１１６に関して
は図８のフローチャートの各ステップＳ８１〜８６に対
応するため詳細は省略する。すなわち、ステップＳ１１
１は初期処理であり、ステップＳ１１２は１頁複写ツー
ルボタン７Ｃが選択されか否かを判断する判断処理であ
る。ステップＳ１１３は図９と同様の機能実行確認処理
ダイアログの表示処理を行い、ステップＳ１１４はユー
ザの「一頁複写」実行確認操作と判断処理を行う。ステ
ップＳ１１５は該当文書情報位置の取得を行う。本例で
は“report2”の文書の文書情報の格納位置が取得され
る。ステップＳ１１６は該当文書の選択頁の頁情報位置
の取得であり、本例では３頁目の頁情報の格納位置が取
得される。

【００５６】ステップＳ１１７は一頁複写によって複写
する頁を新規文書としてＤＭＳｄａｔａ２８３に格納す
るために新規に文書情報４３等の文書情報を作成する。
この場合、１頁の文書であるので、頁数５９には“１”
が格納され、新規に登録する文書名を文書名５１に格納
する等の処理を行う。本実施形態では“report20003”
という文書名を付けている。

【００５７】そして、ステップ１１８において、当該頁
に対応する頁情報を複写元から複写し、それに伴う情報
の修正を行う。例えば頁番号は“１”になる。第１の実
施形態の「一頁抜き取り」ではステップＳ８９に示すよ
うに頁情報のクリアを行ったが、本実施形態では複写で
あるので、クリア処理は行わない。

【００５８】以上の処理で、文書データの変更処理は終
了し、ステップＳ１１９に処理を移動して再表示を行
う。これは変更されたＤＭＳｄａｔａ２８３を元に再表
示するもので、公知の技術を用いて実現されるのでここ
では省略する。そして、 ステップＳ１１９において、
更新された文書情報、頁情報を用いて再表示処理が行な
われる。

【００５９】図１２は図７に示した状態から頁複写処理
を実行した後の表示状態を示す図である。以上の処理で
図１２に示すように“report2”という文書から３頁目
が複写され、その複写された文書が１２１のように新規
に“report20003”というように表示される。複写され
た文書“report2”は１２２のインジケータが示すよう
に、参照頁は複写前の状態と変化せず、あたかも“repo
rt2”というバインダから３頁目を複写したようにユー
ザは認識することが可能になるのである。

【００６０】＜第３の実施形態＞図１３は第３の実施形
態による「文書分割」処理の制御手順を説明するフロー
チャートである。以下、図１３を参照し、図７の７４に
示されるような複数頁を有するサムネイルの３頁目以降
を別の文書として分割する処理を例にあげて説明する。
すなわち、「文書分割」の機能は現在選択している頁を
境に文書を２つに分割する機能である。上述のように、
本例では５頁の文書の３頁を指定して「分割処理」を実
行し、１頁目〜２頁目の文書、３頁目〜５頁目の文書の
２つに分割する場合を以下に説明する。

【００６１】ステップＳ１３１〜Ｓ１３７に関しては図
８のフローチャートの各ステップＳ８１〜８６に対応す
るため詳細は省略する。すなわち、ステップＳ１３１は
初期処理であり、ステップＳ１３２は文書分割ツールボ
タン７Ａが選択されたか否かを判断する処理である。ま
た、ステップＳ１３３は図９と同様の機能実行確認処理
ダイアログの表示処理である。なお、図１４に分割処理
のダイアログボックス表示例を示す。ステップＳ１３４
はユーザの「文書分割」の実行確認操作とその判断処理
である。また、ステップＳ１３５は該当文書の文書情報
位置の取得処理であり、本例では“report2”の文書の
文書情報の格納位置が取得される。また、ステップＳ１
３６は該当文書の選択頁の頁情報位置の取得処理であ
り、本実施形態では３頁目の頁情報の格納位置が取得さ
れる。

【００６２】ステップＳ１３７は選択した頁以降の頁数
を取得する。これはステップＳ１３５，Ｓ１３６で該当
情報の位置を取得しているので、図６に示す頁番号６３
と図５に示す頁数５９の値の取得によって容易に求めら
れる。本実施形態では３頁となる。続いて、ステップＳ
１３８では、文書分割によって分割される複数頁を新規
文書としてＤＭＳｄａｔａ２８３に格納するために新規
に文書情報４３等の文書情報を作成する。文書分割の場
合、文書情報４３の作成においては、例えば、分割され
た頁数がステップＳ１３７で取得されているので、新規
文書の文書情報における頁数５９にその値を格納する。
本例では３頁〜５頁の頁数“３”が格納される。また、
新規に登録する文書名を文書名５１に格納する。本例で
は“report20003”という文書名が格納される。

【００６３】次いで、ステップＳ１３９では分割元の頁
情報から、分割先に移動する頁情報の内容を修正する。
例えば、分割指定した頁の番号を１頁にする必要が有る
ため、図６の頁番号６３，６９を修正する。本例では３
頁の頁番号を“１”に、４頁の頁番号を“２”に、５頁
の頁番号を“３”に修正する。そして、ステップＳ１４
０では分割元の文書の文書情報を修正する。文書分割に
より元の文書の頁数が減るため、図５の頁数５９の値を
分割された頁数分だけ減ずる等の処理を行う。本例では
５頁の文書から３頁が分割されるので、頁数５９が２に
変更されることになる。

【００６４】以上の処理で、文書データの変更処理は終
了し、ステップＳ１４１に処理を移動して再表示を行
う。これは変更されたＤＭＳｄａｔａ２８３を元に再表
示するもので、公知の技術を用いて実現されるのでここ
では説明を省略する。

【００６５】図１５は、図７の状態から分割処理が実行
された後の再表示後の表示状態を示す図である。以上の
処理で、図１５に示すように“report2”という文書か
ら３頁目以降が分割され、その分割された文書が１５１
のように新規に“report20003”というように表示され
る。１５２は文書“report20003”の頁を示すインジケ
ータであり、分割前の３頁を先頭頁として全頁数３頁の
文書の状態を表示している。一方、分割された文書“re
port2”は、インジケータ１５３が示すように、参照頁
は分割前の頁の前の頁であった２頁目を表示しており、
全頁数は２になったことを示している。

【００６６】よって、あたかも“report2”というバイ
ンダから３頁目以降を別のバインダに分割したようにユ
ーザは認識することが可能になるのである。

【００６７】なお、本発明は、複数の機器（例えばホス
トコンピュータ，インタフェイス機器，リーダ，プリン
タなど）から構成されるシステムに適用しても、一つの
機器からなる装置（例えば、複写機，ファクシミリ装置
など）に適用してもよい。

【００６８】また、本発明の目的は、前述した実施形態
の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記
録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給し、そ
のシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵ
やＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを
読出し実行することによっても、達成されることは言う
までもない。

【００６９】この場合、記憶媒体から読出されたプログ
ラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現するこ
とになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は
本発明を構成することになる。

【００７０】プログラムコードを供給するための記憶媒
体としては、例えば、フロッピディスク，ハードディス
ク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ
−Ｒ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭな
どを用いることができる。

【００７１】また、コンピュータが読出したプログラム
コードを実行することにより、前述した実施形態の機能
が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示
に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレ
ーティングシステム）などが実際の処理の一部または全
部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が
実現される場合も含まれることは言うまでもない。

【００７２】さらに、記憶媒体から読出されたプログラ
ムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボード
やコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わる
メモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に
基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わ
るＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、そ
の処理によって前述した実施形態の機能が実現される場
合も含まれることは言うまでもない。

【００７３】以上説明したように、上記各実施形態によ
れば、ＤＭＳシステムにおいて、頁単位で文書データを
管理し、頁単位での操作の結果を表示機構上に、明示的
に表示することができるシステムが実現されるため、操
作に知識や経験を必要とせず、普段仕事で行っているの
と同じ方法で処理を行うことができ、初心者でも効率よ
く文書管理操作を行うことができる。

【００７４】また、ＤＭＳシステムにおいて、複数頁を
有する文書を表すバインダ形式で表されたサムネイルで
頁単位での操作を行う場合に、操作対象頁を指定し、各
機能を実行した場合、頁コピー、頁削除などの各処理の
結果生じるオブジェクトが新規に文書として文書管理シ
ステムに登録されるので、ユーザは文書操作を安全に実
行できる。また、その操作結果が表示器上に明示的に表
示されるので、ユーザが処理の結果を容易に認識するこ
とができる。

【００７５】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、一
文書として管理されている文書データの頁単位の操作を
容易に行うことが可能となる。

【００７６】また、本発明によれば、文書データの頁単
位の操作をＧＵＩを用いることによって、あたかも机の
上でバインダを操作して、頁のコピー、抜き取り等の操
作を行うのと同じ感覚で効率よく文書データの操作を行
うことが可能となる。

【００７７】

【図面の簡単な説明】

【図１】本実施形態によるドキュメント管理システムの
概略構成を示すブロック図である。

【図２】図１のＤＭＳサーバ１２の構成をさらに詳細に
説明するブロック図である。

【図３】図１に示す実施形態の装置ＤＭＳクライアント
１３の構成をさらに詳細に説明するブロック図である。

【図４】図２に示す外部記憶装置２８の領域ＤＭＳｄａ
ｔａ２８３に格納されている文書データの内容をさらに
詳細に表す図である。

【図５】図４の文書情報４３の内容をさらに詳細に表し
た図である。

【図６】文書情報４３を表示する際に必要な情報を頁単
位で格納する頁情報のデータ構成を示す図である。

【図７】本実施形態のＤＭＳクライアント１３における
ＤＭＳシステムのユーザインターフェイスの一例を示す
図である。

【図８】第１の実施形態による「一頁抜き取り処理」の
制御手順を説明するフローチャートである。

【図９】一頁抜き取り処理の実行確認を促す確認ダイア
ログの表示形態の一例を示す図である。

【図１０】図７の状態から頁抜き取り処理が実行された
後の再表示後の表示状態を示す図である。

【図１１】第２の実施形態による「一頁複写」の処理手
順を説明するフローチャートである。

【図１２】図７に示した状態から頁複写処理を実行した
後の表示状態を示す図である。

【図１３】第３の実施形態による「文書分割」処理の制
御手順を説明するフローチャートである。

【図１４】第３の実施形態による分割処理のダイアログ
ボックス表示例を示す図である。

【図１５】図７の状態から分割処理が実行された後の再
表示後の表示状態を示す図である。

Claims (13)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数頁からなる画像データを１つの文書
   として管理する文書管理装置であって、 前記複数頁からなる文書を、各頁単位の頁情報として記
   憶する記憶手段と、 前記文書の所望の頁を指定する頁指定手段と、 前記頁指定手段で指定された頁の頁情報を抽出し、所定
   の頁処理を実行し、該頁処理に基づいて前記複数頁から
   なる画像データの各頁情報を更新する更新手段とを備え
   ることを特徴とする文書管理装置。
2. 【請求項２】 前記文書を示すサムネイルを表示する表
   示手段を更に備えることを特徴とする請求項１に記載の
   文書管理装置。
3. 【請求項３】 前記頁情報は、対応する頁の画像データ
   に基づくサムネイルデータを含み、 前記表示手段は、前記サムネイルデータを用いてサムネ
   イルの表示を行うことを特徴とする請求項２に記載の文
   書管理装置。
4. 【請求項４】 複数種類の文書操作の内の所望の文書操
   作を指定する操作指定手段を更に備え、 前記更新手段において実行される頁処理は、前記操作指
   定手段で指定された文書操作に対応する頁処理であるこ
   とを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
5. 【請求項５】 前記更新手段は、 前記指定された文書操作が前記頁指定手段で指定された
   頁の削除である場合に、前記頁指定手段で指定された頁
   の頁情報を抽出し、これを削除する頁削除手段と、 前記頁削除手段で削除された頁に続く頁情報の頁番号を
   更新する頁更新手段とを備えることを特徴とする請求項
   ４に記載の文書管理装置。
6. 【請求項６】 前記更新手段は、前記頁削除手段で削除
   される頁情報を用いて新規文書を生成し、これを保持す
   る保持手段を更に備えることを特徴とする請求項５に記
   載の文書管理装置。
7. 【請求項７】 前記保持手段で保持された新規文書の頁
   情報に基づいてサムネイルを表示する表示手段を更に備
   えることを特徴とする請求項６に記載の文書管理装置。
8. 【請求項８】 前記更新手段は、 前記指定された文書操作が前記頁指定手段で指定された
   頁の複写である場合に、前記頁指定手段で指定された頁
   の頁情報を複写する複写手段と、 前記複写手段で複写された頁情報を用いて新規文書を生
   成する生成手段とを備えることを特徴とする請求項４に
   記載の文書管理装置。
9. 【請求項９】 前記更新手段は、 前記指定された文書操作が文書の分割である場合に、前
   記頁指定手段で指定された頁以降の各頁情報を用いて新
   規文書を生成する生成手段と、 前記文書を前記頁指定手段で指定された頁よりも手前に
   ある頁の頁情報で構成すべく該文書の情報を変更する変
   更手段とを備えることを特徴とする請求項４に記載の文
   書管理装置。
10. 【請求項１０】 前記生成手段で生成された新規文書の
    頁情報に基づいてサムネイルを表示する表示手段を更に
    備えることを特徴とする８または９に記載の文書管理装
    置。
11. 【請求項１１】 複数頁からなる画像データを１つの文
    書として管理する文書管理システムであって、 前記複数頁からなる文書を、各頁単位の頁情報としてネ
    ットワーク上の記憶装置に記憶する記憶手段と、 前記ネットワーク上のクライアント側装置より、前記文
    書の所望の頁を指定する頁指定手段と、 前記頁指定手段で指定された頁の頁情報を抽出し、所定
    の頁処理を実行し、該頁処理に基づいて前記複数頁から
    なる画像データの各頁情報を更新する更新手段とを備え
    ることを特徴とする文書管理システム。
12. 【請求項１２】 複数頁からなる画像データを１つの文
    書として管理する文書管理方法であって、 前記複数頁からなる文書を、各頁単位の頁情報として記
    憶媒体に記憶する記憶工程と、 前記文書の所望の頁を指定する頁指定工程と、 前記頁指定工程で指定された頁の頁情報を抽出し、所定
    の頁処理を実行し、該頁処理に基づいて前記複数頁から
    なる画像データの各頁情報を更新する更新工程とを備え
    ることを特徴とする文書管理方法。
13. 【請求項１３】 複数頁からなる画像データを１つの文
    書として管理する文書管理装置を制御するための制御プ
    ログラムを格納するコンピュータ可読メモリであって、
    該制御プログラムがコンピュータを、 前記複数頁からなる文書を、各頁単位の頁情報として記
    憶する記憶手段と、 前記文書の所望の頁を指定する頁指定手段と、 前記頁指定手段で指定された頁の頁情報を抽出し、所定
    の頁処理を実行し、該頁処理に基づいて前記複数頁から
    なる画像データの各頁情報を更新する更新手段として機
    能させることを特徴とするコンピュータ可読メモリ。