JP5399114B2 - ファイルサーバ運用支援装置、方法、プログラム及び記録媒体 - Google Patents

Description

本発明は、ファイルサーバ運用支援技術に関し、企業などの組織内において用いられるファイルサーバ中の文書を適切に検索、削除するファイルサーバ運用支援装置に関する。

企業などの組織において、パーソナルコンピュータ（クライアント端末、以降ＰＣと称する。）に代表される業務端末の普及は進み、社員は、電子データからなる文書等をＰＣ等の端末を用いて作成する。作成した文書は、企業内において共有化を図るために、ファイルサーバ等のシステムへ保管する。
近年、セキュリティ上の観点からＰＣ等の端末上にファイルを残さずファイルサーバ等へ集中保管することが推奨されている。また、内部統制およびディザスタリカバリの面からも業務の証拠・成果物として文書は、ファイルサーバ等に全て保管することが望まれている。

そのため、企業のファイルサーバ等で集中保管される文書はますます増加している。
企業内において文書を集中保管する仕組みは、大きく２つにわけられる。１つは、ＯＳやＮＡＳ（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ａｔｔａｃｈｅｄ Ｓｔｏｒａｇｅ）のファイル共有機能を利用したファイルサーバを用いた仕組みである。もう１つは、サーバとデータベースとで構成される文書管理システムである。また、これらに保管されている文書を探しやすくするために、検索システムが併用される場合がある。

図１１は、企業にみられる一般的なファイルサーバ、文書管理システム、検索システムを含む一構成例を示す図であり、文書を作成するＰＣ１１０１、１１０１、…と、ファイルサーバ１１０２、１１０２、…と、文書管理サーバ１１０３と、その文書保管状態を記録するデータベース１１０４と、検索サーバ１１０５と、を有して構成されている。

このような構成のシステムにおいて、利用者は、ＰＣ１１０１上で文書を作成し、ＯＳのファイル管理機能を用いてファイルサーバ１１０２へ接続し、ユーザ認証を行い許可された場合には、ユーザ権限に応じたフォルダに文書を保管させることができる。

同様に、利用者は、ＰＣ１１０１に備えられたＷｅｂブラウザまたは専用のクライアントソフトを用い、文書管理サーバ１１０３へ接続し、ユーザ認証を行い許可された場合、ユーザ権限に応じたフォルダに文書を保管することができる。このときデータベース１１０４に文書の保管情報が記録される。

一方、保管した文書を参照したい場合は、ＰＣ１１０１のＯＳのファイル管理機能、または、Ｗｅｂブラウザ、または、専用のクライアントソフトを用い、文書を保管したファイルサーバ１１０２又は文書管理サーバ１１０３に接続し、ユーザ認証を行い許可された場合に、ユーザ権限に応じて表示されるフォルダ、ファイルの一覧から文書を探し、参照する。

さらに、検索システムを用い文書を探す場合は、利用者はＰＣ１１０１に備えられたＷｅｂブラウザで検索サーバ１１０５へ接続し、表示されたＷｅｂページに参照したい文書に含まれると予想される文字列（キーワード）等を入力し、検索サーバ１１０５へ送信する。検索サーバ１１０５が検索を行い、検索結果として表示されるＷｅｂページの一覧から文書を探し、参照することができる。

尚、本発明に関連する公知技術文献として、ファイルサーバ中の不要な文書を削除する技術に関する技術として下記の特許文献１があり、また、文書の保管、検索に関するものに下記の特許文献２から４までが挙げられる。

特許公開平１０−２６０８７５号公報 特許公開２００８−９９１４０号公報 特許公開２００７−１３５１７４号公報 特許公開２００１−２２２５２５号公報

ところで、一般的なファイルサーバは、文書を保管し、共有する機能のみを有している。従って、例えば、文書を削除するなどの管理はできない。例えば、文書に保管期間を設定しておき、その期限が経過すると削除するような運用を行うことはできない。すなわち、文書毎に保管期間を設けることができないため、文書の保管日付を見て一定期間経過したものを一律削除するような運用や、利用者からの参照履歴を見て一定期間参照していないものを一律削除する運用だけで対処せざるを得ないという問題がある。

上記の特許文献１には、そのような技術が開示されているが、企業内の文書はその種別によって、３年、５年、７年、１０年、永年の保管期間などと、異なる保存期間が定められているのが一般的であり、種別によらず、一定期間で一律削除する運用では対処することができない。また、文書が参照されていなくとも、定められた保管期間を待たずに削除することも問題がある。

このため、ファイルサーバ中の文書は、利用者の手動による削除処理に依存するしかなく、削除されず文書数が増え続けるという問題がある。

一方、一般的な文書管理システムでは、文書の保管期間を文書毎にそのデータベースに記録することができ、保管期間を過ぎた文書を削除することができる。上記の特許文献２、３、４は、文書の保管期間の記録方法、経過期間の判断方法、文書を削除する技術が開示されている。

しかしながら、多くの企業において、文書管理システムに全ての文書を保管するような運用は行われていない。これは、文書管理システムに文書を保管する作業が、ＰＣ上のＷｅｂブラウザ、専用クライアントで行う必要があり、操作が煩雑なこと、利用者数に応じた複数の文書管理システムの構築、運用は管理負荷が高いこと、文書管理システムはクライアント毎にライセンス費が発生し高コストであること、文書管理システムに文書を保管する際に、利用者が保管期間を設定しなければ、保管期間による削除を行うことができないこと、等が原因である。

また、ファイルサーバ上において、利用者が文書を作成し、編集し、完成させるまでの過程では、バックアップや履歴をとる目的で様々な時点でそのコピーが行われる。文書が完成した時点で、コピーされた文書を削除することが望ましいが、システム側で自動的に削除することは難しく、利用者の作業負担となる。この点、上記の特許文献１で開示されたアクセス頻度によるファイル削除技術、特許文献２、３、４で開示された保管期間によるファイル削除技術では解決することができない。
これらのことから、企業内では、ファイルサーバに多くの文書を保管し、その数は増え続けるままにされている。

以上の現状に鑑み、本発明の目的は、企業のファイルサーバ中の文書数増加を軽減するファイルサーバ運用支援技術を提供することにある。

上記目的を達成するために、本発明のファイルサーバ運用支援システムは、ファイルサーバ中の文書に対し適切な保管期間を設定し、保管期間が切れた文書を削除できるようにすると共に、バックアップや履歴の目的でコピーされた文書を探し出し利用者に削除を促すことを特徴とする。

本発明の一観点によれば、クライアントＰＣ及び文書を保管するファイルサーバと接続されるファイルサーバ運用支援装置であって、文書ファイル又はフォルダ（以下、文書と称する。）を削除するためのＧＵＩを提供する運用支援サーバと、削除対象の文書の検索を実行する検索サーバ、とから構成されるファイルサーバ運用支援装置において、前記運用支援サーバは、前記検索サーバに送信する検索クエリを文書の削除対象条件を基に作成する検索クエリ作成部と、検索結果の文書を前記クライアントＰＣからの指示により前記ファイルサーバから削除するための文書操作部と、前記ファイルサーバから削除された文書を一時的に保存する削除文書格納部と、を備え、前記検索サーバは、対象文書のテキストデータである検索インデックスを作成する対象となる対象文書を前記ファイルサーバから取得するファイル探索部と、文書のメタデータを取得するメタデータ抽出部と、前記運用支援サーバからの要求により前記削除対象条件と前記メタデータとに基づいて削除対象文書の検索を実行する検索実行部と、を備えることを特徴とするファイルサーバ運用支援装置が提供される。

前記メタデータは、文書タイトル毎に指定された日付と文書タイトル毎に決められている文書保管期間であり、前記運用支援サーバは、前記文書の削除対象条件として期限切れの文書の保管期間を算出するための保管期間判定部を備えることが好ましい。或いは、前記メタデータは、文書のフォルダ名又はファイル名であり、前記運用支援サーバは、前記文書のフォルダ名又はファイル名の類似性から、前記文書の削除対象条件として不要文書の条件を導出するための類似文書判定部を備えるようにしても良い。

前記検索サーバは、取得した文書のメタデータを格納するメタデータＤＢと、前記メタデータと対応付けられ文書のテキストデータである検索インデックスを格納するインデックスＤＢと、関連付けされていることが好ましい。前記運用支援サーバからの要求により前記文書の前記メタデータを前記メタデータＤＢから削除するメタデータ削除部と、前記運用支援サーバからの要求により文書の検索インデックスを前記インデクスＤＢから削除するインデックス削除部と、を備えるようにしても良い。

前記取得したメタデータの各項目にタグを付け、ＸＭＬ形式にしてファイルを作成し、１文書につき１ＸＭＬファイルを作成する処理部を有することが好ましい。例えば、“提案書Ｂ.doc”と“提案書Ｂ.xml”が、削除文書格納領域内に一次保管される。これにより、削除した後に、ＸＭＬ文書からファイルを復元することができる。

前記ＸＭＬファイルを作成したその時点の日付、時刻を基にフォルダを作成し、前記削除文書格納領域に格納するようにしても良い。フォルダの下に削除対象の文書ごとに１つフォルダを作成し、文書とそのメタデータのＸＭＬファイルをコピーすることが好ましい。削除対象の文書をコピーした後に、前記ファイルサーバ中の文書を削除し、削除対象の文書のメタデータを前記メタデータＤＢより削除した後に、前記検索インデックスをインデックスＤＢ削除するようにしても良い。

本発明は、クライアントＰＣと、文書を保管するファイルサーバと、文書ファイル又はフォルダを削除するためのＧＵＩを提供する運用支援サーバと、削除対象の文書の検索を実行する検索サーバ、とから構成されるファイルサーバ運用支援装置であって、前記運用支援サーバは、前記検索サーバに送信する検索クエリを文書の削除対象条件を基に作成する検索クエリ作成部と、検索結果の文書を前記クライアントＰＣからの指示により前記ファイルサーバから削除するための文書操作部と、前記ファイルサーバから削除された文書を一時的に保存する削除文書格納部と、を備え、前記検索サーバは、対象文書のテキストデータである検索インデックスを作成する対象となる対象文書を前記ファイルサーバから取得するファイル探索部と、前記対象文書のメタデータを取得するメタデータ抽出部と、前記運用支援サーバからの要求により検索を実行する検索実行部と、を備えることを特徴とするファイルサーバ運用支援システムであっても良い。

本発明の他の観点によれば、上記に記載のファイルサーバ運用支援装置におけるファイルサーバ運用支援方法であって、前記ＰＣに備えられたＷｅｂブラウザの画面から日付が指定され、保管期限切れの文書の検索指示を受けるステップと、検索指示が出されると、前記運用支援サーバが指定日付よりその年度を算出するステップと、保管期間と削除対象年度を基に前記検索サーバで実行するための検索クエリを作成するステップと、検索クエリを作成した後に、前記検索サーバに検索クエリを送信し、検索を実行するステップと、その結果を前記検索サーバより受け取るステップと、利用者のＷｅｂブラウザへ表示するステップと、を備えたことを特徴とする保管期限切れ文書検索方法が提供される。また、上記に記載のファイルサーバ運用支援装置におけるファイルサーバ運用支援方法であって、前記ＰＣに備えられたＷｅｂブラウザの画面からファイル名またはフォルダ名が指定され検索指示を出すステップと、ファイル名を指定された場合、それと類似するファイル名を持つ文書、または、ハッシュ値が同じであり、かつ、ファイルサイズが同じ文書を探すための検索クエリを作成するステップと、フォルダ指定された場合、その指定フォルダ以下で削除候補となる名前のフォルダ中にある文書を探すためのクエリを作成するステップと、得られたハッシュ値、ファイルサイズの条件と、正規表現を前記検索サーバ用のクエリで記述するステップと、検索クエリを作成後、前記検索サーバに検索クエリを送信し、検索を実行するステップと、その結果を前記検索サーバより受け取るステップと、利用者のＷｅｂブラウザへ表示するステップと、を備えたことを特徴とする不要文書の検索方法が提供される。

本発明は、上記に記載の方法をコンピュータに実行させるためのプログラムであっても良い。また、該プログラムを記録するコンピュータ読みとり可能な記録媒体であっても良い。

以上のように、本発明のファイルサーバ運用支援システムによれば、以下のような効果がある。

ファイルサーバ中の文書に対して適切な保管期間を設定し、保管期間が切れた文書を削除できるようにすると共に、バックアップや履歴の目的でコピーされた文書を探し出し利用者に削除を促すことで、企業のファイルサーバ中の文書数増加を軽減することができる。

本発明の一実施の形態によるファイルサーバ運用支援システムの概略構成例を示す機能ブロック図である。 本実施の形態によるファイルサーバ運用支援システムの内部の機能ブロック図である。 本実施の形態によるファイルサーバ運用支援システムで扱う文書のメタデータのデータ構成例を示す図である。 本実施の形態によるファイルサーバ運用支援システムの文書保管期間定義のデータ構成例を示す図である。 本実施の形態によるファイルサーバ運用支援システムの不要文書定義のデータ構成例を示す図である。 本実施の形態によるファイルサーバ運用支援システムで管理される文書のメタデータ、および、検索インデックスの記録処理の流れを示すフローチャート図である。 本実施の形態によるファイルサーバ運用支援システムの保管期限切れ文書検索処理の流れを示すフローチャート図である。 本実施の形態によるファイルサーバ運用支援システムの不要文書検索処理の流れを示すフローチャート図である。 本実施の形態によるファイルサーバ運用支援システムの指定文書リスト出力処理の流れを示すフローチャート図である。 本実施の形態によるファイルサーバ運用支援システムの指定文書削除処理の流れを示すフローチャート図である。 一般的なファイルサーバ、文書管理システム、検索システムの一構成例を示す構成図である。

以下、本発明の一実施の形態について図面を参照しながら説明を行う。図１は、本実施の形態によるファイルサーバ運用支援装置の一構成例を示す図である。このファイルサーバ運用支援装置は、利用者が用いるＰＣ（クライアントＰＣ）１０１と、利用者が文書を保管する少なくとも１のファイルサーバ１０２と、に接続されるファイルサーバ運用支援装置１０３であり、文書削除ためのＧＵＩを提供する運用支援サーバ１０４と、削除対象の文書の検索を実行する検索サーバ１０５とから構成されている。これらの全ての構成がＬＡＮ１０８により接続されて通信自在に構成されている。検索サーバ１０５は、ファイル（文書）のメタデータをファイルと対応させて格納するメタデータデータベース（ＤＢ）１０６と、ファイルのテキストデータを格納するインデックスデータベース１０７と接続されている。

利用者が用いるＰＣ１０１は、ＬＡＮ経由でファイルサーバ１０２にアクセスし、文書を保管、参照する。このアクセスは、ＯＳ搭載のネットワーク機能と、認証機能と、を用いて行われる。また、ＰＣ１０１は、運用支援サーバ１０４にアクセスし、文書の検索、削除を実行するためのＷｅｂブラウザ（図示せず）を備えている。

図２は、ファイルサーバ運用支援装置の詳細な構成例を示す図である。図２に示すように、ファイルサーバ運用支援装置１０３中の運用支援サーバ１０４は、利用者の指示でファイルサーバ１０２から削除した文書を一時的に保管しておく削除文書格納領域２１７を備える。検索サーバ１０５は、ファイルサーバ中の文書を検索可能とするために文書のメタデータを記録するメタデータＤＢ１０６と、文書ファイルのテキストデータである検索インデックスを記録するインデックスＤＢ１０７と、を備える。メタデータとインデックスとは、対応関係を有している。

運用支援サーバ１０４は、その中に、保管期限が切れた文書、不要な文書の検索と削除を実行するためのＧＵＩを利用者に提供するための検索画面表示部２０１と、文書ファイルの属性（タイトル、作者、日付、保管期間、キーワード）であるメタデータを編集するためのメタデータ編集画面表示部２０２と、指定された日付と文書保管期間から期限切れの条件を算出するための保管期間判定部２０３と、フォルダ名、ファイル名の類似性から不要文書の条件を導出するための類似文書判定部２０４と、これらの条件を基に検索サーバ１０５に送信する検索クエリ（検索条件文）を作成する検索クエリ作成部２０５と、検索サーバ１０５より返される検索結果を表示するための検索結果表示部２０６と、利用者からの指示により表示した検索結果をファイル出力する文書リスト出力部２０７と、利用者からの指示により表示した検索結果のファイルをファイルサーバ１０２から削除するための文書操作部２０８と、を有して構成される。さらに、削除文書格納領域２１７を設けることで、削除した文書を復元することができる。ここで言う削除とは、削除文書格納領域２１７への移動を言う。これにより、削除ファイルを一時的に保管しておき、１週間後などに、或いは、ユーザ選択により、適宜削除していくことができる。

検索サーバ１０５は、文書ファイルのテキストデータである検索インデックスを作成する文書をファイルサーバ１０２から取得するファイル探索部２０９と、メタデータに必要な文書のハッシュ値を取得するハッシュ値計算部２１０と、文書中の文字列からメタデータを取得するメタデータ抽出部２１１と、文書のメタデータをメタデータＤＢ１０６に記録するためのメタデータ記録部２１２と、文書ファイルのテキストデータである検索インデックスをインデックスＤＢに記録するインデックス記録部２１３と、運用支援サーバ１０４からの要求で検索を実行する検索実行部２１４と、運用支援サーバ１０４からの要求で文書のメタデータをメタデータＤＢ１０６から削除するメタデータ削除部２１５と、運用支援サーバ１０４からの要求で、文書ファイルのテキストデータである検索インデックスをインデクスＤＢから削除するインデックス削除部２１６と、を有して構成される。２０９から２１３までで検索前の準備が完了する。

図３は、メタデータＤＢ１０６に格納される文書毎のメタデータの一例を示す図である。図３に示すように、ファイル毎のメタデータは、ＩＤ１、ＩＤ２、…のようにファイル毎に格納されている。各メタデータは、ある程度定型化されているタイトル３０１、作成した日付３０２、作成者（組織名など）３０３と、保管期間３０４と、ハッシュ値３０５と、ファイルサイズ３０６と、保存場所を示すＵＲＩ３０７と、任意であるが確認フラグ３０８と、ユーザ任意のデータ３０９と、の各エリアデータから構成されている。文書の検索インデックス作成時に、合わせて、文書毎に、タイトル、日付、作成者、保管期間、ハッシュ値、ファイルサイズ、ＵＲＩが登録される。また利用者が運用支援サーバ１０４へアクセスし、その検索結果表示部２０６で選択した文書に対しメタデータを更新するとき、文書毎に、タイトル、日付、作成者、保管期間、確認フラグ、ユーザ任意のデータが更新される。タイトル３０１は、ＧＵＩで提示される選択肢のなかからユーザが選ぶようにしても良い。

図４は、運用支援サーバ１０４が持つ文書保管期間定義のデータの一例を示す図である。図４に示すように、図３で示すタイトルとして、例えば文書のタイトル４０１から４１２までと、それに対応する保管期間（年数）のデータとの対により構成され、システム運用開始前に管理者によってあらかじめ定義されている。このうち、文書タイトル４１２のｅｌｓｅは、定義された文書タイトルのいずれにも該当しなかった場合に保管期間を適用するために用いる。また、保管期間の値９９は、永年保管であることを示す。図４に示す文書タイトルは、運用により決められたタイトルであり、一般的には、文書作成時又は保存時などに、ユーザが図４に示すように決められたタイトルの中から選択することである程度決められたタイトルになるように構成されている。

図５は、運用支援サーバ１０４が持つ不要文書定義のデータの一構成例を示す図である。図５に示すように、不要文書定義のデータは、正規表現５０１により記述され、その正規表現５０１内にパラメータ５０２が含まれている。これにより、不要文書のフォルダ名、ファイル名のパターンを、システム運用開始前に予め管理者によって定義しておく。パラメータ５０２は、フォルダ名、ファイル名を正規表現中に指定するために用いられる。正規表現５０１を使ってファイルを指定する（検索条件をつけておく）。

図５には、正規表現５０１と、その意味とが例示されており、上から３行の例がフォルダ、下３行の例がファイルを示す正規表現である。例えば、１行目の正規表現は、ｐａｔｈで指定されたフォルダ以下のｔｍｐ（テンプレート）フォルダを示す。また、上から４行目は、ｆｉｌｅｎａｍｅで指定されたファイル名を含む文書である。ｐａｔｈ、ｆｉｌｅｎａｍｅなどのパラメータは、ユーザにより指定される（入力される）ものである。このテーブルにより、“ｐａｔｈで指定されたフォルダ以下の”、“ｆｉｌｅｎａｍｅで指定されたファイル名を含む”などの、類似ファイルを見つけることができる。

図６は、文書のメタデータと検索インデックスの記録処理の流れを示すフローチャート図である。本実施の形態によるファイルサーバ運用支援装置を使用する場合に、対象となるファイルサーバ１０２中の文書に対し、メタデータと検索インデックスとを作成、記録しておく必要がある。この記録処理は、一定の周期で、ファイルサーバ１０２にアクセスし実行することが運用支援サーバ１０４５において設定されている。

まず、指定されたファイルサーバ１０２中の文書を取得する（ステップＳ６０１）。次に、文書が前回のメタデータ、検索インデックス記録処理以降に更新されているか否かを調べる（ステップＳ６０２）。この時、まだメタデータ、検索インデックスが作成されていない文書も更新された文書とみなす。更新されていなければ（ＮＯ）、次の対象文書へ処理を進める（ステップＳ６０９に進む）。更新されている文書の場合（ＹＥＳ）、メタデータの作成処理（ステップＳ６０３、Ｓ６０４、Ｓ６０５、Ｓ６０６）に進む。メタデータの１つ文書のハッシュ値３０５は、ＯＳ標準ライブラリ中のハッシュ関数を用いて取得する。メタデータの１つファイルサイズ３０６は、ＯＳ標準ライブラリを用いて取得する。メタデータの１つ文書タイトル３０１および日付３０２は、文書中の文字列から取得する。メタデータの１つ保管期間３０４は、運用支援サーバ１０４が持つ保管期間定義（図４参照）から、直前に取得した文書のタイトル３０１の値に該当する保管期間を取得する。残りのメタデータＵＲＩ３０７は、ファイルのパス、確認フラグ３０８は”０”とする。尚、確認フラグ３０８は、後日利用者によるメタデータの確認または編集後に“１”となる。メタデータが決まると、メタデータＤＢ１０６にメタデータを記録する（ステップS６０７）。続けて、インデックスＤＢ１０７に検索インデックスを記録する（ステップS６０８）。メタデータ、検索インデックスへの記録が終わると、対象文書が残っているか否かを調べる（ステップＳ６０９）。残りの文書があれば（ＹＥＳ）、処理を繰り返す（Ｓ６０２からＳ６０９）。残りの文書がなければ（ＮＯ）、処理を終了する（終了）。
尚、図４・図５のテーブルは、例えば図１の運用支援サーバ１０４内のメモリ１０４ａに記憶されている。

（保管期間によるファイルの削除）
図７は、保管期限切れ文書の検索処理の概要を示すフローチャート図であり、図５のテーブルを参照して実行させることができる。利用者はＰＣに備えられたＷｅｂブラウザを起動し、運用支援サーバ１０４にアクセスし、認証を行いシステムにログインすると、検索画面表示部２０１より検索指示を行うための画面が表示される。利用者は、この画面から日付を指定して、保管期限切れの文書の検索指示を出す（ステップＳ７０２）。
検索指示が出されると、運用支援サーバ１０４は、指定日付よりその年度を算出する（ステップ７０３）。年度は４月始まり、３月終わりとする。例えば、２００９年２月２３日が指定日であれば、年度は２００８年であり、２００９年４月１日が指定日であれば、年度は２００９年である。

この年度と保管期間とを元に、削除対象となる年度を以下の式より、算出する。
削除対象年度＝指定年度−（保管期間＋１）
例えば、年度が２００９年で、保管期間が３年であれば、削除対象となる年度は２００５年である。次に、保管期間と削除対象年度とを基に、検索サーバ１０５で実行するための検索クエリを作成する（ステップＳ７０４）。例えば、２００９年に保管期間３年の期限がきた文書を探す場合、条件は「文書メタデータの日付３０２が２００６年３月以前で、保管期間３０４が３年」である。文書のメタデータと削除条件とが合致する文書が削除対象となる。

この条件を検索サーバ１０５用のクエリで記述する。記述書式は検索サーバにインストールされる検索エンジンソフトウェアに依存するものである。検索クエリを作成した後、検索サーバ１０５に検索クエリを送信し、指定した削除条件と合致するメタデータを有する文書の検索を実行する（ステップＳ７０５）。検索された文書が削除対象の文書となる。その結果を検索サーバより受け取り（ステップＳ７０６）、検索結果表示部２０６より利用者のＷｅｂブラウザへ表示する（ステップＳ７０７）。削除の前に表示させて最終確認を行っても良いし、検索された文書は自動的に削除しても良い。尚、この一連の処理は、ユーザの指定によって行うこともできるし、予め設定しておけば、その日時に自動的に開始されるようにすることもできる（図１０参照）。

（類似性に基づくファイルの削除）
図８は、類似性に基づく不要文書を検索する処理の流れを示すフローチャート図であり、図６のテーブルを参照して実行させることができる。利用者は、ＰＣ１０１に備えられたＷｅｂブラウザを起動し、運用支援サーバ１０４にアクセスし、認証を行いシステムにログインする。すると、検索画面表示部２０１より検索指示を行うための画面が表示される。利用者はこの画面から、図５に示すファイル名またはフォルダ名を指定して検索指示を出す（ステップＳ８０１）。

ファイル名が指定された場合、それと類似するファイル名を持つ文書、または、ハッシュ値３０５が同じであり、かつ、ファイルサイズ３０６が同じ文書を探すための検索クエリを作成する（ステップＳ８０３）。ファイルサイズを比較することにより、ハッシュ値の衝突が起きていた場合に誤って異なる文書が検索結果に含まれる確率を低くすることができる。このファイル名も、ステップ３に示すメタデータに含まれる。ファイル名の類似条件は、運用支援サーバ１０４が持つ不要文書定義（図５）を基に作成する。不要ファイルは正規表現で表すようにする。文字列“？Ｐ”で始まるパラメータ５０２には、指定されたファイル名が入る。なお、正規表現で使用する文字が指定するパラメータに含まれる場合、“\”円記号（英語圏ではバックスラッシュ）を該当する文字の直前に付ける。例えば、“提案書.doc”という文書に対し、バックアップ目的でコピーをとると“コピー 〜 提案書.doc”というファイル名の文書となり、その正規表現は“^.*/コピー.*提案書\.doc$”となる。

一方、フォルダ指定された場合、その指定フォルダ以下で削除候補となる名前のフォルダ中にある文書を探すためのクエリを作成する（ステップＳ８０４）。例えば、ファイルサーバ192.168.1.2の“企画部フォルダ”以下にある“tmp”フォルダ中の文書を探したい場合、“^file://192\.168\.1\.2/企画部/.*tmp/.*$”となる。

ここで得られるハッシュ値、ファイルサイズの条件と、正規表現と、を、検索サーバ１０５用のクエリで記述する。記述書式は検索サーバにインストールされる検索エンジンソフトウェアに依存する。検索クエリを作成した後に、検索サーバ１０５に検索クエリを送信し、検索を実行する（ステップＳ８０５）。検索された文書が削除対象の文書となる。その検索結果を、検索サーバ１０５より受け取り（ステップＳ８０６）、検索結果表示部２０６より利用者のＷｅｂブラウザへ表示させる（ステップＳ８０７）。尚、この一連の処理は、ユーザの指定によって行うこともできるし、予め設定しておけば、その日時に自動的に開始されるようにすることもできる（図１０参照）。

図９は、図７、図８の検索結果より指定された文書をリスト出力する処理の流れを示すフローチャート図である。保管期限切れの文書検索結果の表示処理（ステップＳ７０７）、または、不要文書検索結果の表示処理（ステップＳ８０７）で、表示されるＷｅｂ画面上で利用者は文書を選択、または、検索条件を指定してその一覧のファイル出力を運用支援サーバ１０４に指示することができる（ステップＳ９０１）。

一覧出力指示として選択した文書または検索条件を受けると、運用支援サーバ１０４は、その文書リスト出力部２０７において検索サーバ１０５で検索を実行し、文書一覧とそのメタデータを取得する（ステップＳ９０２、Ｓ９０３）。

次に、ファイル名と取得したメタデータの各項目をカンマ区切りで連結し、１行としＣＳＶ形式にする（ステップＳ９０４）。これにより、例えば表計算ソフトにより開くことができる。

ＣＳＶ形式にした文書一覧をファイルとして、利用者のＷｅｂブラウザへ送信し（ステップＳ９０５）、利用者の確認を促す。

利用者は、取得した文書一覧を削除候補として、確認を行うことができる。また、メール等へ添付し他利用者へ通知することにより、その削除を促すこともできる。

図１０は、検索結果より指定された文書を削除する処理の流れを示すフローチャート図である。保管期限切れの文書検索結果の表示処理（ステップＳ７０７）、または、不要文書検索結果の表示処理（ステップＳ８０７）において、表示されるＷｅｂ画面上で利用者は表示されるＷｅｂ画面上で文書を選択、または、検索条件で指定して文書削除を運用支援サーバ１０４に指示することができる（ステップＳ１００１）。

文書削除指示として選択した文書または検索条件を受けると、運用支援サーバ１０４は、その文書操作部２０８において検索サーバ１０５で検索を実行し、文書一覧とそのメタデータを取得する（ステップＳ１００２、Ｓ１００３）。

次に、取得したメタデータの各項目にタグを付け、ＸＭＬ形式にしてファイルを作成する。この処理は、１文書につき１ＸＭＬファイルを作成する処理である（ステップＳ１００４）。
ここで、ＸＭＬファイルのファイル名は、対応する文書の拡張子を除いたファイル名にＸＭＬの拡張子“.xml”を付加したものである。

次に、運用支援サーバ１０４の削除文書格納領域２１７に、その時点の日付、時刻を基にフォルダを作成する（ステップＳ１００５）。例えば、２００９年２月２３日１５時３２分であれば、フォルダ名“200902231532”とする。

続いて、このフォルダの下に削除対象の文書ごとに１つフォルダを作成し、文書とそのメタデータのＸＭＬファイルをコピーする（ステップＳ１００６）。ここで作成するフォルダは１から始まり、１文書コピーするごとに１ずつ増やす。例えば、“提案書Ａ.doc”をフォルダ“200902231532”へコピーする場合、作成するフォルダは“１”であり、その中に“提案書Ａ.doc”と“提案書Ａ.xml”をコピーする。続いて“提案書Ｂ.doc”をコピーする場合に作成されるフォルダは“２”であり、その中に“提案書Ｂ.doc”と“提案書Ｂ.xml”がコピーされる。

削除対象の文書をコピーした後に、ファイルサーバ中の文書を削除する（ステップＳ１００７）。また、削除対象の文書のメタデータをメタデータＤＢ１０６より削除した後に、検索インデックスをインデックスＤＢ１０７より削除する（ステップＳ１００８、Ｓ１００９）。“提案書Ｂ.doc”と“提案書Ｂ.xml”が、図２の削除文書格納領域２１７内に一次保管される。これにより、削除した後に、ＸＭＬ文書からファイルを復元することができる。
最後に、削除結果を利用者のＷｅｂブラウザへ送信する（ステップＳ１０１０）。

以上のように本発明のファイルサーバ運用支援システムによれば、次のような効果がある。
ファイルサーバ中の文書に対し適切な保管期間を設定し、保管期間が切れた文書を削除できるようにすることができる。

また、バックアップや履歴の目的でコピーされた類似名の文書を探し出し、利用者に削除を促すことで、企業のファイルサーバ中の文書数増加を軽減するファイルサーバ運用支援システムを提供することができる。

尚、本実施の形態による類似映像検索装置及び方法は、上述の図示例にのみ限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々変更を加え得ることは勿論である。

また、実施の形態で説明した機能を実現するためのプログラムをコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録して、この記録媒体に記録されたプログラムをコンピュータシステムに読み込ませ、実行することにより各部の処理を行ってもよい。尚、ここでいう「コンピュータシステム」とは、ＯＳや周辺機器等のハードウェアを含むものとする。

また、「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、光磁気ディスク等の可搬媒体、ハードディスク等の記憶装置のことをいう。

本発明は、ファイルサーバ運用支援技術として利用可能である。

１０１…ＰＣ（クライアントＰＣ）、１０２…ファイルサーバ、１０３…ファイルサーバ運用支援装置、１０４…運用支援サーバ、１０５…検索サーバ、１０６…メタデータデータベース（ＤＢ）、１０７…インデックスデータベース、１０８…ＬＡＮ、２０１…検索画面表示部、２０２…メタデータ編集画面表示部、２０３…保管期間判定部、２０４…類似文書判定部、２０５…検索クエリ作成部、２０６…検索結果表示部、２０７…文書リスト出力部、２０８…文書操作部、２１７…削除文書格納領域、２０９…ファイル探索部、２１０…ハッシュ値計算部、２１１…メタデータ抽出部、２１２…メタデータ記録部、２１３…インデックス記録部、２１４…検索実行部、２１５…メタデータ削除部、２１６…インデックス削除部、２１７…削除文書格納領域。

Claims (13)

1. クライアント端末及び文書を保管するファイルサーバと接続されるファイルサーバ運用支援装置であって、文書ファイル又はフォルダ（以下、文書と称する。）を削除するためのＧＵＩを提供する運用支援サーバと、削除対象の文書の検索を実行する検索サーバ、とから構成されるファイルサーバ運用支援装置において、
   前記運用支援サーバは、前記検索サーバに送信する検索クエリを文書の削除対象条件を基に作成する検索クエリ作成部と、検索結果の文書を前記クライアント端末からの指示により前記ファイルサーバから削除するための文書操作部と、前記ファイルサーバから削除された文書を一時的に保存する削除文書格納部と、を備え、
   前記検索サーバは、対象文書のテキストデータである検索インデックスを作成する対象となる対象文書を前記ファイルサーバから取得するファイル探索部と、文書のメタデータを取得するメタデータ抽出部と、前記運用支援サーバからの要求により前記削除対象条件と前記メタデータとに基づいて削除対象文書の検索を実行する検索実行部と、を備え、
   前記メタデータは、バックアップ目的で作成されたファイル又はフォルダを指定するために正規表現により記述される不要文書定義のデータであり、前記正規表現内にフォルダ名、ファイル名を指定するためのパラメータが含まれるように作成され、
   さらに、前記運用支援サーバは、
   前記文書の前記正規表現で表されることによるフォルダ名又はファイル名の類似性から、前記文書の削除対象条件として不要文書の条件を導出するための類似文書判定部を備えることを特徴とするファイルサーバ運用支援装置。
2. 正規表現をされた前記メタデータは、バックアップ目的でコピーをとると、コピー元のファイル名が含まれ、コピーである旨の表現とされる文書タイトル毎に指定された日付と文書タイトル毎に決められている文書保管期間であり、前記運用支援サーバは、前記文書の削除対象条件として期限切れの文書の保管期間を算出するための保管期間判定部を備えることを特徴とする請求項１に記載のファイルサーバ運用支援装置。
3. 前記検索サーバは、取得した文書のメタデータを格納するメタデータＤＢと、前記メタデータと対応付けられ文書のテキストデータである検索インデックスを格納するインデックスＤＢと、関連付けされていることを特徴とする請求項１又は２に記載のファイルサーバ運用支援装置。
4. 前記運用支援サーバからの要求により前記文書の前記メタデータを前記メタデータＤＢから削除するメタデータ削除部と、
   前記運用支援サーバからの要求により文書の検索インデックスを前記インデクスＤＢから削除するインデックス削除部と、を備えることを特徴とする請求項３に記載のファイルサーバ運用支援装置。
5. 前記取得したメタデータの各項目にタグを付け、ＸＭＬ形式にしてファイルを作成し、１文書につき１ＸＭＬファイルを作成する処理部を有することを特徴とする請求項１から４までのいずれか１項に記載のファイルサーバ運用支援装置。
6. 前記１ＸＭＬファイルを作成したその時点の日付、時刻を基にフォルダを作成し、前記削除文書格納部に格納することを特徴とする請求項５に記載のファイルサーバ運用支援装置。
7. フォルダの下に削除対象の文書ごとに１つフォルダを作成し、文書とそのメタデータのＸＭＬファイルをコピーすることを特徴とする請求項６に記載のファイルサーバ運用支援装置。
8. 削除対象の文書をコピーした後に、前記ファイルサーバ中の文書を削除し、削除対象の文書のメタデータを前記メタデータＤＢより削除した後に、前記検索インデックスをインデックスＤＢ削除することを特徴とする請求項７に記載のファイルサーバ運用支援装置。
9. クライアント端末と、
   文書を保管するファイルサーバと、
   文書ファイル又はフォルダを削除するためのＧＵＩを提供する運用支援サーバと、削除対象の文書の検索を実行する検索サーバ、とから構成されるファイルサーバ運用支援装置であって、前記運用支援サーバは、前記検索サーバに送信する検索クエリを文書の削除対象条件を基に作成する検索クエリ作成部と、検索結果の文書を前記クライアント端末からの指示により前記ファイルサーバから削除するための文書操作部と、前記ファイルサーバから削除された文書を一時的に保存する削除文書格納部と、を備え、
   前記検索サーバは、対象文書のテキストデータである検索インデックスを作成する対象となる対象文書を前記ファイルサーバから取得するファイル探索部と、前記対象文書のメタデータを取得するメタデータ抽出部と、前記運用支援サーバからの要求により検索を実行する検索実行部と、を有し、
   前記メタデータは、バックアップ目的で作成されたファイル又はフォルダを指定するために正規表現により記述される不要文書定義のデータであり、前記正規表現内にフォルダ名、ファイル名を指定するためのパラメータが含まれるように作成されることを特徴とするファイルサーバ運用支援システム。
10. 請求項１に記載のファイルサーバ運用支援装置におけるファイルサーバ運用支援方法であって、
    前記クライアント端末に備えられたＷｅｂブラウザの画面から日付が指定され、保管期限切れの文書の検索指示を受け取るステップと、
    検索指示が出されると、前記運用支援サーバが指定日付よりその年度を算出するステップと、
    前記検索クエリ作成部が、保管期間と削除対象年度を基に前記検索サーバで実行するための検索クエリを作成するステップと、
    検索クエリを作成した後に、前記検索サーバに前記検索クエリを送信し、前記検索サーバに検索を実行させるステップと、
    前記検索サーバによる検索結果を受け取るステップと、
    前記クライアント端末へ前記検索結果を送信することで前記クライアント端末のＷｅｂブラウザへ表示させるステップと、を備えたことを特徴とするファイルサーバ運用支援方法。
11. 請求項１に記載のファイルサーバ運用支援装置におけるファイルサーバ運用支援方法であって、
    前記クライアント端末に備えられたＷｅｂブラウザの画面からファイル名またはフォルダ名が指定され検索指示を受け取るステップと、
    前記検索クエリ作成部が、ファイル名を指定された場合には、それと類似するファイル名を持つ文書、または、ハッシュ値が同じであり、かつ、ファイルサイズが同じ文書を探すための検索クエリを作成し、フォルダ名を指定された場合には、その指定フォルダ以下で削除候補となる名前のフォルダ中にある文書を探すための検索クエリを作成するステップと、
    前記検索クエリを作成した後に、前記検索サーバに前記検索クエリを送信し、前記検索サーバに検索を実行させるステップと、
    前記検索サーバによる検索結果を受け取るステップと、
    前記クライアント端末へ前記検索結果を送信することで前記クライアント端末のＷｅｂブラウザへ表示させるステップと、を備えたことを特徴とするファイルサーバ運用支援方法。
12. 請求項１０又は１１に記載の方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
13. 請求項１２に記載のプログラムを記録するコンピュータ読みとり可能な記録媒体。

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