JP2007304761A - 印刷記録管理装置、プログラム及び方法 - Google Patents

Abstract

【課題】印刷出力の再現用に保存するデータの量を削減する。
【解決手段】文書管理データベースに保存された文書に基づいて印刷が指示され（Ｓ１６）、複合機で画像出力がおこなわれた場合（Ｓ２６）、画像出力に用いられたログ画像やジョブチケット情報などが、ログ情報としてログ管理装置に送信される（Ｓ２４）。ログ管理装置では、ログ情報の解析（Ｓ２８）に基づいて元文書を取得し（Ｓ３０）、ジョブチケット情報に従って元文書から印刷時と同様の画像を生成する（Ｓ３６）。そして、この画像とログ画像との差分をとり、差分がない場合には、元文書の格納位置を示す元文書取得情報を、ジョブチケット情報などとともに保存する（Ｓ４２）。また、差分はあるが閾値以下の量である場合には、さらに差分画像も保存する（Ｓ４６）。他方、差分量が閾値以上である場合には、ログ画像を保存する（Ｓ３４）。
【選択図】図２

Description

本発明は、印刷出力の履歴情報を管理する技術、特に、印刷出力を再現できるような画像データを管理する技術に関する。

重要な機密データを扱う企業や組織などでは、情報漏洩事故が起こった際の追跡調査のため、ユーザが行った印刷に対する履歴管理を必要とすることがある。履歴管理では、印刷についての属性情報とともに、印刷文面を表現する画像データが蓄積される。例えば、下記特許文献１には、ユーザからの印刷データを全て印刷サーバ経由で印刷することで、全ての印刷データの蓄積保管を行う技術が開示されている。また、下記特許文献２には、
追跡調査時の検索を考慮して、ＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）ファイル形式でデータを保存する旨が記載されている。

なお、保存された画像データは、ユーザが印刷を再実行する場合などにも利用することができる。下記特許文献３においては、印刷異常時のリカバリや印刷データのディスプレイ画面確認などの再利用目的で、印刷データを保存する技術が開示されている。また、下記特許文献４に記載された技術も、再利用に備えて画像データを保存するためのものである。ここでは、画像データを分割し、複数の画像形成装置に分散保存してパスワード管理することで、再利用者を限定しセキュリティを高めている。

特開２００３−３３０６７７号公報 特開２００４−１１８２４３号公報 特開２０００−５６９３６号公報 特開２００４−２９１２９０号公報

印刷出力を再現できるような画像データを大量に長期間保存するためには、大容量の記憶装置を必要とする。特に、追跡調査に用いる画像データは縮小や低解像度化を行うことなく保存することが望ましく、保存量が増大することになる。また、保存した画像データの検索には、長時間にわたってコンピューティングリソースを投入し、膨大なデータ解析をしなければならない場合がある。

本発明の目的は、印刷出力の再現用に保存するデータの量を削減することにある。

本発明の別の目的は、印刷の追跡調査において、画像データの検索を高速化することにある。

本発明の印刷記録管理装置は、保存文書データに基づいて生成された印刷画像データを、前記保存文書データと比較する比較手段と、前記印刷画像データにかかる印刷を再現可能な記録データとして、前記印刷画像データを保存するか、前記保存文書データへの関連づけデータを保存するかを、比較結果に基づいて判定する判定手段と、を備える。

印刷記録管理装置は、演算機能を備えたハードウエアと、その動作を規定するソフトウエアによって構築しうる。印刷記録管理装置は、単体のハードウエアを用いた集中処理システムとして構築されても、通信可能な複数のハードウエアを用いた分散処理システムとして構築されてもよい。また、印刷記録管理装置は、保存文書データに基づいて印刷画像データを生成する画像生成機能や、印刷画像データに基づき用紙に印刷する印刷機能を備えることができるが、これらの機能は外部装置に設けられていてもよい。さらに、印刷記録管理装置は、保存文書データ、印刷画像データ、関連づけデータ等の一部又は全部を保存する記憶装置を備えるものであってもよい。

保存文書データとは、保存されている又は今後保存されることになっている文書データをいう。ここで、文書データは、文字からなるデータ、あるいは文字と図や写真などからなるデータ、図面データなどの各種書類データを指す。文書データは、典型的には、ワープロソフトや、表計算ソフトなどによって作成される。文書データは、例えば、テキスト形式やワープロソフト形式などの文字列記述用のフォーマットで作成されていてもよいし、ベクトル形式やラスタ形式などの画像データ記述用のフォーマットで作成されていてもよい。印刷画像データは、印刷出力される画像を表現するデータであり、保存文書データに基づいて生成される。印刷画像データは、典型的にはラスタ形式で記載され、電子写真方式の印刷におけるレーザ走査制御やインクジェット方式の印刷におけるインク走査制御などに用いられる。なお、印刷画像データには、それと同一視できるデータ、例えば、印刷画像データのファイル形式を変換したり、データ圧縮したりして生成したデータも含まれるものとする。

比較手段は、印刷画像データと保存文書データを比較する。比較の際には、必要に応じて、データ形式を揃えるなどのデータ変換処理が行われる。そして、判定手段は、比較手段の比較結果に基づいて、保存すべきデータの判定を行う。すなわち、印刷画像データにかかる印刷を再現可能な（完全にあるいは近似的に再印刷しうることをいう）記録データとして、印刷画像データと関連づけデータのいずれを保存すべきかを判定する。ここで、関連づけデータとは、保存文書データを取得するためのデータであり、具体例としては保存文書データの格納位置情報（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｉｄｅｎｔｉｆｉｅｒ）を挙げることができる。

この態様によれば、比較結果に応じて、保存されるデータが決定される。明らかなように、保存文書データから直接的に印刷が行われた場合には、印刷画像データは保存文書データと一致するが、保存文書データに対しユーザ操作や設定に基づくデータ加工がなされた後に印刷が行われた場合には、印刷画像データは保存文書データから乖離する。そこで、両データの比較により、両者の乖離の度合いを調べ、印刷を再現するための記録データとして、印刷画像データを保存する必要があるのか、関連づけデータを保存すれば十分なのかが判定される。関連づけデータを保存する場合には、保存容量を小さくすることが可能となり、また、利用時の検索も高速化されるものと期待できる。

なお、比較手段や判定手段による処理は、印刷時に即座に行われなくてもよい。例えば、当面は印刷画像データを保存しておき、夜間や週末などに定期的に、又は記憶領域の不足時など不規則なタイミングで、印刷画像データに代えて関連づけデータを保存可能かを判定・実行するといった態様も有効である。

本発明の一態様においては、前記比較手段は、前記印刷画像データの生成過程で使用された印刷設定情報を反映させて、前記印刷画像データを前記保存文書データと比較する。印刷設定情報とは、印刷要求側から印刷実行側（例えばクライアントから印刷サーバ、あるいは、印刷サーバからプリンタ）に送られる情報であって、印刷態様を制御するための設定情報であり、典型的にはジョブチケットと呼ばれるデータ内に記述される。印刷設定情報の例としては、Ｎｕｐ設定、カラー・白黒設定、拡大・縮小設定、用紙設定などを挙げることができる。この態様の下では、例えば、印刷設定情報に従って、印刷時と同様に前記保存文書データから印刷画像データを生成する処理が行われ、その結果が実際の印刷画像データと比較される。これにより、印刷設定がされている場合にも、適切な比較結果を得られるようになる。

本発明の印刷記録管理装置の一態様においては、前記判定手段は、比較により求められた差異量が所定値より小さい場合に、前記関連づけデータを保存すると判定する。所定値は、保存するデータの大きさや、再現の正確性などを考慮して定めればよい。一例としては、所定値を０とし、差異が０なら関連づけデータを保存、差異が０でなければ文書データを保存する態様を挙げることができる。また、本発明の印刷記録管理装置の一態様においては、前記差異量が０より大きく、前記所定値より小さい場合に、差異を表す差分データを、前記関連付けデータと対応づけて保存させる保存指示手段を備える。なお、差分データの保存先は、当該印刷記録管理装置であってもよい。

本発明の印刷記録管理装置の一態様においては、前記判定手段によって前記関連づけデータを保存すると判定された場合に、前記印刷画像データの生成過程で使用された印刷設定情報を、前記関連付けデータと対応づけて保存させる保存指示手段を備える。これは、保存文書データから印刷画像データを再現するために必要な付随的な情報についても保存を行うことを意図したものである。再現のためにさらに必要な情報があればそうした情報も保存することが特に望ましい。この態様における具体例としては、印刷設定情報がジョブチケットに記載されている場合に、ジョブチケットを関連づけデータとリンクさせて保存する態様を挙げることができる。なお、印刷画像データだけでは印刷を完全に再現できない時には、判定手段によって印刷画像データを保存すると判定された場合にも、印刷設定情報を保存させることが望ましい。また、追跡調査などの観点からは、印刷画像データや関連づけデータとともに、印刷指示を行ったユーザ名や、印刷指示を行ったクライアント名などの情報を保存させることが望ましいと言える。

本発明の印刷記録管理装置の一態様においては、前記判定手段は、比較により求められた差異量が所定値より大きい場合に、前記印刷画像データを保存すると判定する。

本発明の印刷記録管理装置の一態様においては、前記印刷画像データにかかる印刷の指示に付与された情報に基づいて前記保存文書データを特定する特定手段を備える。印刷の指示に付与された情報とは、ジョブチケットに記された情報などを指す。例えば、ジョブチケットに含まれる保存文書のＵＲＩなどに基づいて、保存文書データを特定することができる。また、本発明の印刷記録管理装置の一態様においては、前記印刷画像データの画像情報を解析して前記保存文書データを特定する特定手段を備える。画像情報とは、実際に印刷される文字その他の情報をいう。画像情報の解析についての具体例としては、ＯＣＲによる文字解析や、埋め込みコード（バーコードや２次元バーコードなど）解析を行い、保存文書データを特定する態様を挙げることができる。これにより、例えば、保存文書データからコピーされたデータなど、保存文書データとは形式的に切り離されたデータから印刷画像データが生成された場合にも、保存文書データを特定することが可能となる。つまり、単に文書名が変更されたようなデータから印刷画像データが生成されたような場合であっても、的確に元の保存文書データを特定することができるようになる。

本発明の印刷記録管理装置の一態様においては、前記判定手段によって前記関連づけデータを保存すると判定され、その後、前記保存文書データの変更がなされる場合に、変更前の前記保存文書データへ関連づけるように、前記関連付けデータを修正する修正手段を備える。なお、保存文書データを保存している側では、必要に応じて、変更前の前記保存文書データを別途コピーするなどの処理を行うこととなる。

本発明の印刷記録管理装置の一態様においては、前記比較手段及び前記判定手段は、前記印刷画像データが複数ページからなる場合に、ページ毎に比較及び判定を行う。つまり、ページ毎に、保存データの最適化を行う。

図１は、本実施の形態にかかるシステムの構成例を説明する図である。このシステムには、クライアントＰＣ（パーソナルコンピュータ）１０、文書管理データベース１２、ログ管理装置１４、及び複合機２４が含まれ、これらはインターネットなどのネットワーク２２で結ばれている。

クライアントＰＣ１０は、ユーザが日常的に使用するＰＣである。クライアントＰＣ１０は、文書の印刷を行う場合、文書管理データベース１２から文書取得５０を行う。文書管理データベース１２は、保存文書データたる文書を保存する装置である。また、クライアントＰＣ１０は、複合機２４に対しジョブチケットを用いて印刷指示５２を行うことができる。ジョブチケットは、印刷を指示する旨とともに、用紙トレイ、用紙サイズ、Ｎｕｐ指定などの印刷設定情報や、印刷対象となる文書のバージョンやＵＲＩといった文書属性情報（以下では、これらの情報をジョブチケット情報と呼ぶ場合がある）を記載したデータである。さらに、特権ユーザは、クライアントＰＣ１０からログ管理装置１４に保存された画像ログを検索し、秘密漏洩した印刷文書にかかる追跡調査を行うことも可能である。

ログ管理装置１４は、印刷記録管理装置としての動作機能を備えた装置であり、複合機２４における印刷の記録を管理する。ログ管理装置１４には、レンダリング処理部１６、比較・判定部１８、及びログ記憶装置２０が設けられている。レンダリング処理部１６や比較・判定部１８は、所定の演算処理を行う装置であり、ログ記憶装置２０は内蔵するハードディスクや半導体メモリ等にデータを記憶する装置である。ログ管理装置１４に対しては、複合機２４からのログ情報入力５４が行われる。ログ情報は、印刷データから生成されたログ画像、印刷指示にかかるジョブチケット情報、印刷時刻などを表す印刷属性情報などを含んだ情報である。レンダリング処理部１６は、このログ情報から、印刷の元となった文書を特定し、文書管理データベース１２に対し文書参照５６を行う。そして、取得した文書に対して、ジョブチケット情報に基づいて、複合機２４と同様の描画処理を行う。ジョブチケット情報に基づく描画処理の例としては、カラーと白黒の切り替えや、Ｎｕｐ処理などの処理を挙げることができる。これにより、複合機２４が生成する印刷画像データと同様の画像が得られる。比較・判定部１８は、描画処理により得られた画像と、ログ情報に含まれるログ画像とを比較し、印刷にかかるログとして、ログ画像を保存するか、文書管理データベース１２に保存された文書との関連づけ情報を保存するかを判定する。そして、ログ記憶装置２０では、判定結果に従って、印刷のログを保存する。

複合機２４は、印刷機能とスキャン機能を備えた装置である。複合機２４には、通信インターフェース（Ｉ／Ｆ）２６、ジョブチケット解析部２８、画像描画部３０、ＩＯＴユニット３２、コピー指示部３４、画像読取ユニット３６、画像処理部３８及びログ文書生成部４０が設けられている。通信Ｉ／Ｆ２６は、ネットワークインターフェースであり、クライアントＰＣ１０、文書管理データベース１２、ログ管理装置１４などとの間でデータの送受信を行う。ジョブチケット解析部２８は、印刷指示５２にかかるジョブチケットを解析し、印刷設定情報や文書属性情報などのジョブチケット情報を取得する。

画像描画部３０は、印刷する文書を変換して、ＩＯＴユニット３２での処理に適した印刷画像データを生成する。印刷画像データの生成にあたっては、ジョブチケット解析部２８で取得された印刷設定情報も反映される。そして、ＩＯＴユニット３２は、入力した印刷画像データをもとに印刷を行って用紙を出力する。

コピー指示部３４は、複合機２４のユーザインターフェースを用いて構築されている。ユーザは、コピー指示部３４にパスワードを打ち込んでログインし、セットした用紙に対するコピー指示を入力する。画像読取ユニット３６は、スキャナを備えており、セットされた用紙を読み取ってスキャン画像を生成する。そして、画像処理部３８は、スキャン画像を印刷設定情報にあわせた印刷画像データに変換し、ＩＯＴユニット３２に出力する。

ログ文書生成部４０は、画像描画部３０や画像処理部３８で生成された印刷データを入力し、ＰＤＦ形式のファイルに変換する。そして、ジョブチケット解析部２８やコピー指示部３４から取得したジョブチケット情報をメタデータとして付与し、ログ情報ファイルを作成する。作成されたログ情報ファイルは、通信Ｉ／Ｆ２６を経由して、ログ管理装置１４に送られる。

次に、図２のフローチャートを用いて、このシステムにおける処理の流れを説明する。クライアントＰＣ１０では、ユーザ操作に基づいて、印刷対象となる文書を、文書管理データベースから取得する（Ｓ１０）。ユーザは、利用者は、必要に応じて、文書を編集することができる（Ｓ１２）。そして、ユーザがクライアントＰＣ１０上の印刷指示ユーティリティに対し印刷指示を行うと、印刷指示ユーティリティは、印刷設定情報や文書属性情報などのジョブチケット情報を記したジョブチケットを生成する（Ｓ１４）。続いて、印刷指示ユーティリティは、文書とジョブチケットをセットにした印刷ジョブを生成し、複合機２４に対して送信する（Ｓ１６）。なお、クライアントＰＣ１０では、新規生成した文書や、ネットワーク２２上から取得した文書に基づく印刷指示を複合機２４に行うこともできる。

複合機２４は、印刷ジョブを受信すると（Ｓ１８）、文書を取り出すとともに、ジョブチケットを解析してジョブチケット情報を取得する（Ｓ２０）。そして、ジョブチケット情報に従って、文書の変換を行い、印刷画像データを生成する（Ｓ２２）。生成された印刷画像データはジョブチケット情報や印刷属性情報とともにログ情報としてまとめられ、ログ管理装置１４に送信される。また、複合機２４では、印刷画像データに基づく印刷画像を出力する（Ｓ２６）。なお、複合機２４では、コピー指示部３４に基づく複写を行うことができ、この場合にも、ログ情報がログ管理装置に送信される。

ログ管理装置１４では、まず、複合機２４から受信したログ情報を解析し（Ｓ２８）、ジョブチケット情報や印刷属性情報を取得する。次に、ログ管理装置１４は、ジョブチケット情報中の文書属性情報に含まれるＵＲＩやバージョン情報に基づいて、文書管理データベース１２から元の文書を取得する（Ｓ３０、Ｓ３２）。しかし、元の文書は必ずしも取得できるわけではない。例えば、クライアントＰＣ１０において新規作成した文書を印刷した場合や、複合機２４で複写を行ったような場合には、元の文書についての情報はなく、元の文書は取得できない。そこで、この場合には、ジョブチケット情報、印刷属性情報、及びログ画像が、印刷にかかるログとして、ログ記憶装置２０に記憶される。

元の文書が取得できた場合には、レンダリング処理部１６によってレンダリング処理が行われる（Ｓ３６）。レンダリング処理は、ジョブチケット情報に基づいて、印刷画像データに相当する画像を生成する処理である。これにより、比較・判定部１８は、生成画像を、印刷画像データとしてのログ画像と比較することができる（Ｓ３８）。比較では両画像の差分量が計算され、評価される（Ｓ４０）。そして、差分量が存在しない（０である）場合には、ジョブチケット情報と印刷属性情報とともに、元の文書を取得するための元文書取得情報が、印刷にかかるログとして、ログ記憶装置２０に記憶される。元文書取得情報は、ジョブチケット情報に含まれる文書属性情報のＵＲＩから生成される。

他方、差分量が存在する場合には、その量が閾値よりも大きいか否かが評価される（Ｓ４４）。そして、閾値よりも大きい場合、すなわち、生成した画像とログ画像との違いが大きいと判断された場合には、元の文書が取得できなかった場合と同様の処理が行われる（Ｓ３４）。具体的には、複合機での印刷に用いられたログ画像が、ジョブチケット情報と印刷属性情報とともに、この印刷にかかるログとして、ログ記憶装置２０に記憶される。これに対し、差分量が閾値よりも小さい場合には、ジョブチケット情報、印刷属性情報、元文書取得情報、及び差分画像が、この印刷にかかるログとして、ログ記憶装置２０に記憶される（Ｓ４６）。

このようにログ記憶装置２０で保存するデータは、元文書とログ画像との比較結果に基づいて切り替えられる。これにより、文書管理データベースに保存されている文書が、重複してログ記憶装置２０に保存される事態を防止することができる。そして、この結果、ログ記憶装置２０の記憶容量を削減することが可能となる。

最後に、ログ記憶装置２０に保存されている印刷のログを用いて、情報漏洩時の追跡調査を行う態様について、簡単に説明する。

ある秘密保持すべき内容を印刷された紙文書が発見された場合には、その出所を調べるために、ログ記憶装置２０に保存されている印刷のログが検索される。この時、漏洩した元の文書が特定できないのであれば、ログ記憶装置２０に保存されている全てのログを対象として検索を行うことになる。すなわち、ログ画像に加え、元文書取得情報に基づく元文書が検索される。また、必要に応じて、元文書取得情報とともに保存されている差分画像が検索される。

これに対し、漏洩した元文書が判明している場合もある。この時には、この元文書を指し示す元文書取得情報をもつログのみを対象として検索を行えばよい。したがって、検索に要する時間とコンピュータリソースを大幅に軽減することが可能となる。また、漏洩した元文書が判明しており、さらに、特徴的な追記等の加工がされている場合もありえる。この場合には、この元文書を指し示す元文書取得情報をもつログのうち、差分画像を中心に検索することで、一層検索範囲を狭めることが可能となる。また、差分画像を用いて詳細な調査を行うことができるため、調査精度も向上するものと期待できる。

システムの構成例を示す概略的なブロック図である。 ログの保存過程の流れを示すフローチャートである。

符号の説明

１０ クライアントＰＣ、１２ 文書管理データベース、１４ ログ管理装置、１６ レンダリング処理部、１８ 比較・判定部、２０ ログ記憶装置、２２ ネットワーク、２４ 複合機、２６ 通信Ｉ／Ｆ、２８ ジョブチケット解析部、３０ 画像描画部、３２ ＩＯＴユニット、３４ コピー指示部、３６ 画像読取ユニット、３８ 画像処理部、４０ ログ文書生成部、５０ 文書取得、５２ 印刷指示、５４ ログ情報入力、５６ 文書参照。

Claims (12)

1. 保存文書データに基づいて生成された印刷画像データを、前記保存文書データと比較する比較手段と、
   前記印刷画像データにかかる印刷を再現可能な記録データとして、前記印刷画像データを保存するか、前記保存文書データへの関連づけデータを保存するかを、比較結果に基づいて判定する判定手段と、
   を備える、ことを特徴とする印刷記録管理装置。
2. 請求項１に記載の印刷記録管理装置において、
   前記比較手段は、前記印刷画像データの生成過程で使用された印刷設定情報を反映させて、前記印刷画像データを前記保存文書データと比較する、ことを特徴とする印刷記録管理装置。
3. 請求項１に記載の印刷記録管理装置において、
   前記判定手段は、比較により求められた差異量が所定値より小さい場合に、前記関連づけデータを保存すると判定する、ことを特徴とする印刷記録管理装置。
4. 請求項３に記載の印刷記録管理装置において、
   前記差異量が０より大きく、前記所定値より小さい場合に、差異を表す差分データを、前記関連付けデータと対応づけて保存させる保存指示手段を備える、ことを特徴とする印刷記録管理装置。
5. 請求項１に記載の印刷記録管理装置において、
   前記判定手段によって前記関連づけデータを保存すると判定された場合に、前記印刷画像データの生成過程で使用された印刷設定情報を、前記関連付けデータと対応づけて保存させる保存指示手段を備える、ことを特徴とする印刷記録管理装置。
6. 請求項１に記載の印刷記録管理装置において、
   前記判定手段は、比較により求められた差異量が所定値より大きい場合に、前記印刷画像データを保存すると判定する、ことを特徴とする印刷記録管理装置。
7. 請求項１に記載の印刷記録管理装置において、
   前記印刷画像データにかかる印刷の指示に付与された情報に基づいて前記保存文書データを特定する特定手段を備える、ことを特徴とする印刷記録管理装置。
8. 請求項１に記載の印刷記録管理装置において、
   前記印刷画像データの画像情報を解析して前記保存文書データを特定する特定手段を備える、ことを特徴とする印刷記録管理装置。
9. 請求項１に記載の印刷記録管理装置において、
   前記判定手段によって前記関連づけデータを保存すると判定され、その後、前記保存文書データの変更がなされる場合に、変更前の前記保存文書データへ関連づけるように、前記関連付けデータを修正する修正手段を備える、ことを特徴とする印刷記録管理装置。
10. 請求項１に記載の印刷記録管理装置において、
    前記比較手段及び前記判定手段は、前記印刷画像データが複数ページからなる場合に、ページ毎に比較及び判定を行う、ことを特徴とする印刷記録管理装置。
11. コンピュータに対し、
    保存文書データに基づいて生成された印刷画像データを、前記保存文書データと比較する比較手順と、
    前記印刷画像データにかかる印刷を再現可能な記録データとして、前記印刷画像データを保存するか、前記保存文書データへの関連づけデータを保存するかを、比較結果に基づいて判定する判定手順と、
    を実行させる、ことを特徴とする印刷記録管理プログラム。
12. コンピュータが実行する方法であって、
    保存文書データに基づいて生成された印刷画像データを、前記保存文書データと比較する比較手順と、
    前記印刷画像データにかかる印刷を再現可能な記録データとして、前記印刷画像データを保存するか、前記保存文書データへの関連づけデータを保存するかを、比較結果に基づいて判定する判定手順と、
    を含む、ことを特徴とする印刷記録管理方法。

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