JP4645483B2 - 電子文書システム、プログラム及び方法、並びに画像形成装置 - Google Patents

電子文書システム、プログラム及び方法、並びに画像形成装置 Download PDF

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Description

本発明は、印刷対象となる電子文書を管理するための技術、特に、管理データが埋め込まれた電子文書を取り扱う技術に関する。
電子文書に基づいて印刷された紙文書を複写する場合に、元の電子文書を利用する技術が知られている。この技術では、紙文書をスキャンして紙文書に含まれる識別情報を読み取り、この識別情報から探し出した元の電子文書に基づいて印刷を行う。なお現時点において、本出願人は本願に強く関連する文献を知るものではない。
上述の技術では、単に元の電子文書に基づいて印刷を行うだけであり、電子文書や印刷結果に対するセキュリティ確保や追跡を十分に行うことができない。また、こうした問題は、複写を行う場合に限られず、登録されている電子文書に基づいて印刷する場合にも生じる。さらに、登録されている電子文書に登録等に関する管理データが含まれる場合には、この電子文書に基づいてそのまま印刷を行ったのでは、不都合が生じることがありえる。
本発明の目的は、登録されている電子文書に管理データが含まれる場合に、管理データの印刷態様を制御することにある。
本発明の別の目的は、原電子文書に基づいて印刷された文書を複写する場合において、セキュリティ向上または印刷文書の追跡容易化を図ることにある。
本発明の一態様の電子文書システムは、用紙をスキャナで読み取る読取手段と、前記読取手段が前記用紙を読み取ることで生成されたスキャン電子文書から、管理データを抽出する抽出手段と、主たる文書を示す文書データと電子文書管理用の管理データとが印刷対象として合成された原電子文書を記憶した記憶手段から、前記抽出手段が抽出した管理データに対応する管理データを含む原電子文書を取得する取得手段と、前記取得手段が取得した原電子文書の管理データのうち紙媒体において秘密にすべき管理データを当該原電子文書から除去し、かつ、当該取得した原電子文書の管理データと異なる新たな管理データを当該取得した原電子文書に埋め込んだ結果の電子文書を印刷用電子文書として作成する埋め込み手段と、前記印刷用電子文書を用紙に印刷して印刷文書を出力する出力手段と、を備える、ことを特徴とする。
本発明の一態様の電子文書システムにおいて、前記埋め込み手段において前記原電子文書に埋め込まれる前記新たな管理データは、前記出力手段による前記印刷文書の出力を特徴づけるデータを含んでいてよい。
本発明の一態様の電子文書システムにおいて、前記出力手段による前記印刷文書の出力の記録を、前記印刷文書にかかる原電子文書と対応づけて管理する記録管理手段を備えていてよい。
本発明の一態様の電子文書システムにおいて、用紙の廃棄処理を行うシュレッダから、廃棄される用紙に記された管理データを取得する手段を備え、前記記録管理手段は、さらに、用紙が廃棄された旨の記録を、取得した管理データにかかる原電子文書と対応づけて管理してよい。
本発明の一態様の電子文書システムにおいて、ユーザ入力に基づいて、印刷条件を受け付ける手段と、受け付けた印刷条件が実現できない条件である場合、その旨をユーザに通知する手段と、を備え、前記出力手段は、受け付けた印刷条件が実現できる条件である場合に、その印刷条件で前記印刷文書を出力するものであってよい。
本発明の一態様の電子文書システムにおいて、前記スキャン電子文書および前記印刷用電子文書のいずれを用紙に印刷するかを指示するユーザの入力を受け付ける手段、を備え、前記出力手段は、受け付けられた入力の指示に従って、前記スキャン電子文書または前記印刷用電子文書を用紙に印刷して印刷文書を出力するものであってよい。
本発明の一態様の画像形成装置は、用紙をスキャナで読み取る読取手段と、前記読取手段が前記用紙を読み取ることで生成されたスキャン電子文書から、管理データを抽出する抽出手段と、主たる文書を示す文書データと電子文書属性を示す管理データとが印刷対象として合成された原電子文書を記憶した記憶手段から、前記抽出手段が抽出した管理データに対応する管理データを含む原電子文書を取得する取得手段と、前記取得手段が取得した原電子文書の管理データのうち紙媒体において秘密にすべき管理データを当該原電子文書から除去し、かつ、当該取得した原電子文書の管理データと異なる新たな管理データを当該取得した原電子文書に埋め込んだ結果の電子文書を印刷用電子文書として作成する埋め込み手段と、前記印刷用電子文書を用紙に印刷して印刷文書を出力する出力手段と、を備える、ことを特徴とする。
本発明の一態様のプログラムは、コンピュータに対し、用紙をスキャナで読み取る読取手順と、前記読取手段が前記用紙を読み取ることで生成されたスキャン電子文書から、管理データを抽出する抽出手順と、主たる文書を示す文書データと電子文書管理用の管理データとが印刷対象として合成された原電子文書を記憶した記憶手段から、前記抽出手段が抽出した管理データに対応する管理データを含む原電子文書を取得する取得手順と、前記取得手順で取得された原電子文書の管理データのうち紙媒体において秘密にすべき管理データを当該原電子文書から除去し、かつ、当該取得した原電子文書の管理データと異なる新たな管理データを当該取得した原電子文書に埋め込んだ結果の電子文書を、印刷用電子文書として作成する埋め込み手順と、前記印刷用電子文書を用紙に印刷して印刷文書を出力する出力手段に当該印刷文書を出力させる出力手順と、を実行させる、ことを特徴とする。
本発明の一態様の方法は、コンピュータが実行する方法であって、用紙をスキャナで読み取る読取手順と、前記読取手段が前記用紙を読み取ることで生成されたスキャン電子文書から、管理データを抽出する抽出手順と、主たる文書を示す文書データと電子文書管理用の管理データとが印刷対象として合成された原電子文書を記憶した記憶手段から、前記抽出手段が抽出した管理データに対応する管理データを含む原電子文書を取得する取得手順と、前記取得手順で取得された原電子文書の管理データのうち紙媒体において秘密にすべき管理データを当該原電子文書から除去し、かつ、当該取得した原電子文書の管理データと異なる新たな管理データを当該取得した原電子文書に埋め込んだ結果の電子文書を、印刷用電子文書として作成する埋め込み手順と、前記印刷用電子文書を用紙に印刷して印刷文書を出力する出力手段に当該印刷文書を出力させる出力手順と、を含む、ことを特徴とする。
なお、本段落の次の文から段落［００１７］までの記載は、本願の出願当初の特許請求の範囲の記載に対応する。
本発明の電子文書管理装置は、主たる文書を示す文書データと電子文書属性を示す管理データとが印刷対象として合成された原電子文書を、その登録先から読み出す読出手段と、読み出された原電子文書の管理データを加工して、印刷用電子文書を作成する加工手段と、画像形成装置に対し、印刷用電子文書を印刷させる印刷指示手段と、を備える。
電子文書管理装置は、演算・記憶機能を備えたハードウエアとその動作を規定するソフトウエアを備えたコンピュータを利用して構築されうる。コンピュータとしては、例えばＰＣ（パーソナルコンピュータ）やワークステーションなどの汎用的なものを用いることができる。また、プリンタ、複写機（プリンタとスキャナを備えた装置）、複合機（プリンタ、スキャナ、ファクシミリなどの画像処理機能を複数備えた装置）などの画像形成装置であっても、記憶装置を備えたファイルサーバなどであってもよい。さらには、こうしたコンピュータ内に組み込まれるマイクロプロセッサなどの組み込み機器として、電子文書管理装置を構築することも可能である。電子文書管理装置は、単体のコンピュータを用いた集中処理装置として構築されてもよいし、通信可能な複数のコンピュータを用いた分散処理装置として構築されてもよい。
読み出し手段は、自装置内あるいは外部装置に登録された原電子文書を読み出す手段である。つまり、読み出し手段は、受動的に原電子文書を入力するのではなく、必要な原電子文書を能動的に取得する。原電子文書は、登録されて管理された電子文書である。原電子文書の利用態様はユーザに委ねられるが、典型例としては、紙媒体の正式保存文書を代替するマスター電子文書や電子原本などとしての利用態様を挙げることができる。原電子文書は、文書データと管理データが印刷対象として合成されてなる。つまり、原電子文書を単純に印刷した場合には、文書データのみならず少なくとも一部の管理データも明確にあるいは潜像として用紙に印刷されることとなる。ここで、文書データは、文書内容そのものを表現するデータであり、例えば、ワープロソフトや表計算ソフトなどのアプリケーションソフトウエアで作成されたデータや、スキャナ読み込みなどで作成された画像データなどによって構築される。また、管理データは、原電子文書を管理するためのデータである。管理データには、典型的には、原電子文書の識別データ（識別ＩＤ）が含まれ、また、正当性を保証するためのデジタル署名（電子署名）やタイムスタンプなども含まれうる。管理データには、この他にも、原電子文書のデータ形式、解像度、カラー表現などのデータ属性を表すデータ、原電子文書の作成者、作成日時、登録者、登録日時、登録ディレクトリ、印刷日時などを表す履歴データ、あるいは原電子文書に対する読み出しや加工権限を示すアクセス権データなど多様なデータを含めることができる。なお、原電子文書のデータ形式は特に限定されるものではなく、各種アプリケーションソフトの形式（.doc, .ppt, .jtdなど)や、各種の標準的な形式（.tiff, .pdfなど）を採用することができる。
加工手段は、読み出された原電子文書の管理データを加工して印刷用電子文書を作成する。ここで、加工とは、元の管理データの一部または全部に対し、削除、追加、書き換えなどの処理を行って、その内容を異ならせることをいう。これにより、原電子文書とは異なる管理データをもつ印刷用電子文書が作成される。印刷用電子文書は、印刷対象となる電子文書であり、印刷に使用された後は速やかに削除されてもよいし、登録されて保存されてもよい。なお、印刷用電子文書を作成するにあたり、印刷条件に合わせたデータ形式変換や解像度変換などのデータ変換を行うこともできる。また、印刷指示手段は、自装置内にあるいは自装置外に設けられた画像形成装置に対し、直接的に、あるいは、印刷管理サーバ等の前処理装置を通じて間接的に、印刷用電子文書を印刷させる指示を行う手段である。
この構成によれば、原電子文書とは異なる管理データをもつ印刷用電子文書が印刷されることとなる。つまり、印刷させるべきでない管理データを取り除いたり、印刷させるべき管理データを追加したりすることが可能となる。印刷させるべきでない管理データの例としては、量が多いデータや、紙媒体においては秘密にすべきデータなどを挙げることができる。また、印刷させるべき管理データの例としては、印刷された個々の印刷文書を特定するデータ（通し番号などで実現できる）や、印刷実施者を特定するデータなどを挙げることができる。なお、原電子文書は、典型的には、加工手段や印刷指示手段による処理を行った後も、修正を受けることはない。しかし、例えば、印刷用電子文書を原電子文書として置き換えたり、原電子文書の管理データを加工したりするなどして、原電子文書の管理データ部分を改訂してもよい。
本発明の電子文書管理装置の一態様においては、加工手段における管理データの加工は、印刷指示手段による印刷指示を特徴づけるデータを管理データに追加する処理である。指示される印刷を特徴づけるデータとしては、印刷文書を特定する識別データ（通し番号など）や、印刷日時、プリンタ名、印刷実施者についてのデータを挙げることができる。これにより、印刷文書の出所が明らかとなり、セキュリティや追跡容易性を高めることが可能となる。
本発明の電子文書管理装置の一態様においては、印刷指示手段による印刷指示の記録を、原電子文書と対応づけて管理する記録管理手段を備える。記録管理手段は、原電子文書にかかる記録（ログ）を管理する手段であり、印刷指示手段により指示される印刷の記録を管理する。もちろん、記録管理手段は、原電子文書の登録にかかる記録など、他の様々な記録を管理することもできる。なお、記録データは、一般には原電子文書とは別のファイルとして作成される。しかし、原電子文書の管理データとして記録データを埋め込むなど、原電子文書と一体化して管理することも可能である。
本発明の電子文書管理装置の一態様においては、用紙の廃棄処理を行うシュレッダから、廃棄される用紙に記された管理データを取得する手段を備え、記録管理手段は、さらに、用紙が廃棄された旨の記録を、取得した管理データにかかる原電子文書と対応づけて管理する。つまり、記録管理手段は、印刷文書のライフサイクル管理を行う。
本発明の電子文書管理装置の一態様においては、さらに、ユーザ入力に基づいて、印刷条件を受け付ける手段と、受け付けた印刷条件が実現できない条件である場合、その旨をユーザに通知する手段と、を備え、印刷指示手段は、受け付けた印刷条件が実現できる条件である場合に、画像形成装置に対しその印刷条件で印刷を行わせる。印刷条件とは、解像度指定（ｄｐｉ指定など）、カラー・モノクロ指定、片面・両面指定、サイズ指定などの画像形成装置制御条件や、（複数の中から）印刷させる画像形成装置を設定する画像形成装置選択条件などをいう。受け付けた印刷条件は、電子文書やプリンタの特性に基づいて、実現可能か否か判断され、実現できない場合には、ユーザにその旨が伝達される。
本発明の電子文書管理装置の一態様においては、用紙のスキャンにより作成されたスキャン電子文書を取得する取得手段と、取得したスキャン電子文書に含まれる管理データに基づいて、対応する原電子文書を特定する特定手段と、を備え、読出手段は、特定された原電子文書を読み出す。この構成により、複写処理を、原電子文書に基づいて行うことが可能となる。
本発明の電子文書管理装置の一態様においては、画像形成装置に対し、スキャン電子文書を印刷させるスキャン画像印刷指示手段と、ユーザ入力に基づいて、スキャン画像印刷指示手段によりスキャン電子文書の印刷を行うか、印刷指示手段により印刷用電子文書の印刷を行うかを選択する選択手段と、を備える。
本発明の画像形成装置は、主たる文書を示す文書データと電子文書属性を示す管理データとが印刷対象として合成された原電子文書を入力する入力手段と、入力された原電子文書の管理データを加工して、印刷用電子文書を作成する加工手段と、印刷用電子文書を印刷する印刷手段と、を備える。画像形成装置は、単体の機器により構成されてもよいし、通信可能な複数の機器により構成されていてもよい。また、入力手段では、原電子文書を能動的に読み出してもよいし、受動的に受け付けてもよい。
図１は、本実施の形態にかかる電子文書システム１０の構成を説明する概略的なブロック図である。電子文書システム１０は、主たる構成要素として、ユーザ端末１２、ポリシ管理サーバ１４、ユーザ認証サーバ１６、文書管理サーバ１８、シュレッダ２４、および複写機２６を備えている。そして、各構成要素は、ネットワークを介して相互に通信可能となっている。
ユーザ端末１２は、電子文書システム１０においてクライアントとして機能する装置である。ユーザ端末１２では、ユーザ指示に基づいて、新たな電子文書の作成、作成した電子文書の文書管理サーバ１８への保存、ポリシ管理サーバ１４に対するセキュリティポリシの設定、印刷文書の複写指示、電子文書の印刷指示などを行う。ユーザ端末１２は、典型的には、ＰＣを用いて構築される。しかし、コンテンツデータを電子文書に変換できる複合機などの機器も、電子文書システム１０においてユーザ端末１２として機能することができる。
ポリシ管理サーバ１４は、文書管理サーバ１８に保存されている電子文書へのアクセス権を定義したセキュリティポリシを管理するサーバである。電子文書の登録時には、文書管理サーバ１８においてセキュリティポリシの設定が行われ、電子文書へのアクセス時（読み出し時や書き込み時など）には、セキュリティポリシの確認が行われる。また、ユーザ認証サーバ１６は、電子文書システム１０を利用するユーザを認証するサーバである。認証は、パスワードや公開鍵証明書などを用いて行うことができる。
文書管理サーバ１８は、電子文書を記憶し管理するサーバであり、ファイルサーバや、各種機器のローカルストーレジなどの記憶装置を用いて構築される。文書管理サーバ１８は、マスター電子文書記憶部２０とログ記憶部２２を備えている。マスター電子文書記憶部２０は、リポジトリとしての役割を果たすものであり、原電子文書としてのマスター電子文書を登録して保存している。マスター電子文書は、文書を構成する文書データに対し、マスター電子文書の管理に用いられる管理データを合成して作られている。原電子文書の登録時などには、入力された文書データに対し、必要に応じて管理データが埋め込まれてマスター電子文書が作成され、管理されることとなる。管理データは、コメント文などの形で非印刷対象として埋め込まれてもよいが、少なくとも一部は電子文書の印刷時に印刷対象となるように作成されている。管理データは、印刷時にその存在が明確となるように形成されてもよいし、潜像として印刷されるように形成されてもよい。
ログ記憶部２２は、マスター電子文書の登録、読み出し、印刷、変更、削除などの各種処理が行われた場合に、その旨を記録し管理する。ログ記憶部２２は、さらに、マスター電子文書の印刷により生成された印刷文書がスキャンされた場合や、シュレッダ２４により廃棄処理された場合に、その旨の記録を行うこともできる。
シュレッダ２４は、用紙の裁断や溶融などにより、用紙に記された文書を解読不可能にして廃棄処理する装置である。シュレッダ２４の用紙投入口には、読み取り装置が取り付けられており、投入された用紙に印刷されている管理データを読み取ることができる。読み取られた情報は、文書管理サーバ１８に送られ、ログ記憶部２２がその旨を記録する。
複写機２６は、スキャナ機能とプリント（印刷）機能を備えた装置である。複写機２６には、主たる構成要素として、データ通信部２８、操作部／表示部３０、画像読み取り部３２、画像処理・変換部３４、画像出力部３６、情報埋め込み部３８、情報取り出し部４６、システム制御部５４を備えている。
データ通信部２８は、ネットワークを介して文書管理サーバ１８などの装置と通信を行うものである。また、操作部／表示部３０は、ユーザによる操作指示を受け付けたり、ユーザに対し処理結果等を表示したりするユーザインターフェースである。一般的には、操作部／表示部３０は、液晶パネルを用いて構築される。
画像読み取り部３２は、スキャナを備え、用紙に記載された情報を読み取るものである。また、画像処理・変換部３４は、印刷対象となる電子文書に対し、複合化や拡大・縮小を行ったり、画像出力部３６が認識可能なデータ形式へ変換したりする処理を行う。そして、画像出力部３６は、プリンタ機能を備え、電子文書に基づいて用紙に印刷を行い、印刷文書を出力する。
情報埋め込み部３８は、電子文書に対し管理データを埋め込む処理を行うものであり、誤り訂正符号付与部４０、フォーマット化部４２、および埋め込み部４４を備えている。電子文書に埋め込むべき管理データは、誤り訂正符号付与部４０において誤り訂正符号を付与された後、フォーマット化部４２で潜像化のためのフォーマット処理を受け、埋め込み部４４において電子文書内に埋め込まれる。なお、情報埋め込み部３８では、同様の処理により、既に埋め込まれている管理データの除去を行うこともできる。
また、情報取り出し部４６は、電子文書に埋め込まれた管理データを取り出すものであり、読み取り部４８、逆フォーマット化部５０、および抽出部５２を備えている。電子文書中の管理情報は、読み取り部４８によって読み取られ、逆フォーマット化部５０において通常のデータ形式にフォーマット変換された後、抽出部５２で抽出される。
システム制御部５４は、複写機２６の全体の制御を行うものであり、各構成部の動作タイミングの制御や、各構成部間のデータ通信の管理などを行う。
続いて、図２を用いて、電子文書システム１０における動作の概要を説明する。
図２のシーケンス図は、印刷文書に対する複写処理の課程を説明する図である。ここでは、ユーザは複写機２６の操作部／表示部３０を用いて、各種指示や結果確認を行っている。ただし、図においては、ユーザにかかる処理と複写機２６側の処理を明確にするため、操作部／表示部３０を複写機２６とは別に表示している。
複写処理においては、まず、操作部／表示部３０から、ユーザ入力に基づく複写指示が複写機２６のシステム制御部５４等に対して送られる（Ｓ１０）。指示を受け取った複写機２６では、画像読み取り部３２が原稿読み取りを行ってスキャンデータを生成し（Ｓ１２）、情報取り出し部４６がスキャンデータ中に潜像化された管理データが存在するか確認してその読み取りを行う（Ｓ１４）。読み取られた管理データは、操作部／表示部３０に送信される（Ｓ１６）。
続いて、操作部／表示部３０では、ユーザがユーザＩＤやパスワードなどを入力する。そして、操作部／表示部３０はユーザ認証サーバ１６に対しユーザ認証を求め（Ｓ２０）、ユーザ認証完了の報告を受けとる（Ｓ２２）。さらに、操作部／表示部３０は、管理データに対応するマスター電子文書に対するアクセス権の確認を、ポリシ管理サーバ１４に対して行う。ポリシ管理サーバ１４では、対応するセキュリティポリシを検索して、複写可能である旨を確認し（Ｓ２６）、操作部／表示部３０に通知する（Ｓ２４）。
操作部／表示部３０では、管理データを示す潜像が付いた印刷文書を印刷するか、潜像が付いていない印刷文書を印刷するかを選択し、複写機２６に対し印刷の指示を行う（Ｓ３０）。この際、複写機２６に対しては、マスター電子文書を特定するために管理データ（あるいは管理データに含まれていたマスター電子文書識別情報）が送信される他、マスター電子文書に基づく複写を行う旨のデータや、解像度などの複写条件（印刷条件）を指定するデータも送信される。複写機２６では、文書管理サーバ１８からマスター電子文書を取得し、このマスター電子文書を用いて複写条件を満たす印刷が可能であるか否かを確認する（Ｓ３４）。そして、複写条件が満たされない場合には、操作部／表示部３０にその旨を表示し（Ｓ３６）、再度入力された複写条件を受け付ける（Ｓ３８）。
複写機２６では、設定に従って、不要な潜像を除去する処理（Ｓ４０）や、印刷通し番号などを表す潜像の埋め込み処理（Ｓ４２）を行った後に、複写条件に従って画像を出力する。そして、複写が終了した旨を操作部／表示部３０に通知して（Ｓ４６）、複写処理を終了する。
ここで、図３を用いて、複写条件の設定例を示す。図３の例では、操作部／表示部３０において設定される複写条件として、カラーモード６０、解像度６２、及び画質調整６４が挙げられている。カラーモード６０は、標準設定に従う旨を示す「自動」、ＣＭＹＫの四色印刷を行う「カラー４色」、ＣＭＹの三色印刷を行う「カラー３色」、モノクロ印刷を行う「白黒」から選択して設定することができる。また、解像度６２は、「１００ＤＰＩ」、「２００ＤＰＩ」、「３００ＤＰＩ」、「４００ＤＰＩ」、「６００ＤＰＩ」、「１２００ＤＰＩ」から選択され、画質調整６４は、「コピー濃度」と「色合い／彩度調整」について調整されうる。
複写機２６の側では、マスター電子文書がこの条件をみたしうるか否かを判定する。例えば、マスター電子文書がモノクロで２００ＤＰＩの解像度をもつものであるとする。このときに、複写条件として「カラー４色」を選択してもカラー印刷を行うことはできず、また、「６００ＤＰＩ」を選択しても内挿処理などを行わない限りその解像度のデータを確保できない。したがって、操作部／表示部３０に対して、「白黒」印刷しかできない旨、及び「１００ＤＰＩ」と「２００ＤＰＩ」のいずれかの解像度しか選べない旨を表示させ、再度複写条件の入力を求めることとなる。
続いて、図４のフローチャートを用いて、複写機２６における処理の流れを詳しく説明する。電子文書の複写が行われる場合、複写機２６では、まず、操作部／表示部３０からユーザ入力される複写指示を受信する（Ｓ５０）。そして、原稿読み取り部３２において、セットされた原稿のスキャンを行い（Ｓ５２）、スキャンデータを作成する。情報取り出し部４６は、スキャンデータ中に管理データを表す潜像画像があるか否か（Ｓ５４）、つまり、文書管理サーバ１８に記憶されたマスター電子文書に基づいて印刷されたものであるか否かを検査する。そして、潜像画像がない場合には、通常の複写であると判断し、スキャンデータを印刷する（Ｓ５６）。
他方、潜像画像が含まれている場合には、抽出した管理データからマスター電子文書の識別データ（固有ＩＤ）、それが保存されているリポジトリ（例えば文書管理サーバ１８）のデータ、印刷実施ユーザのデータ、印刷日時データなどを取り出し、ポリシ管理サーバ１４にセキュリティポリシを問い合わせる（Ｓ５８）。その結果、マスター電子文書を複写する権利がないと判断されると、複写できない旨を表示して（Ｓ６０）処理を終了する。これに対し、複写する権利がある場合には、操作部／表示部３０に、マスター電子文書に基づいて印刷するかスキャンデータに基づいて印刷するかを問い合わせる表示を行う（Ｓ６２）。そして、スキャンデータに基づく旨の指示がなされた場合には、スキャンデータに基づいて印刷を行い（Ｓ５６）、マスター電子文書に基づく旨の指示がなされた場合には（Ｓ６４）、文書管理サーバ１８からマスター電子文書を取得し（Ｓ６６）、さらに必要に応じて新たに潜像画像（管理データ）として埋め込むデータを取得する。
続いて、入力された複写条件をマスター電子文書が満たすか否かの検査が行われる（Ｓ６８）。そして、条件を満たさない場合には、操作部／表示部３０にその旨が表示され、再度の条件設定や、スキャンデータに基づく印刷の選択などが促される。また、条件を満たす場合には、その条件に適合するような画像変換を行い（Ｓ７０）、さらに、従来の管理データの除去と新たな管理データの埋め込みが行われた後に（Ｓ７２）、印刷が実施される。複写した旨の情報は、文書管理サーバ１８に送られてログ記憶部２２に記録されるとともに（Ｓ７８）、操作部／表示部３０にも表示され、一連の処理が終了する（Ｓ８０）。
電子文書システムの構成を示す概略ブロック図である。 処理の流れを示すシーケンス図である。 複写条件の例を示す図である。 処理の流れを示すフローチャートである。
符号の説明
１０ 電子文書システム、１２ ユーザ端末、１４ ポリシ管理サーバ、１６ ユーザ認証サーバ、１８ 文書管理サーバ、２０ マスター電子文書記憶部、２２ ログ記憶部、２４ シュレッダ、２６ 複写機、２８ データ通信部、３０ 操作部／表示部、３２ 画像読み取り部、３４ 画像処理・変換部、３６ 画像出力部、３８ 情報埋め込み部、４０ 訂り訂正符号付与部、４２ フォーマット化部、４４ 埋め込み部、４６ 情報取り出し部、４８ 読み取り部、５０ 逆フォーマット化部、５２ 抽出部、５４ システム制御部、６０ カラーモード、６２ 解像度、６４ 画質調整。

Claims (9)

  1. 用紙をスキャナで読み取る読取手段と、
    前記読取手段が前記用紙を読み取ることで生成されたスキャン電子文書から、管理データを抽出する抽出手段と、
    主たる文書を示す文書データと電子文書管理用の管理データとが印刷対象として合成された原電子文書を記憶した記憶手段から、前記抽出手段が抽出した管理データに対応する管理データを含む原電子文書を取得する取得手段と、
    前記取得手段が取得した原電子文書の管理データのうち紙媒体において秘密にすべき管理データを当該原電子文書から除去し、かつ、当該取得した原電子文書の管理データと異なる新たな管理データを当該取得した原電子文書に埋め込んだ結果の電子文書を印刷用電子文書として作成する埋め込み手段と、
    前記印刷用電子文書を用紙に印刷して印刷文書を出力する出力手段と、
    を備える、ことを特徴とする電子文書システム。
  2. 請求項１に記載の電子文書システムにおいて、
    前記埋め込み手段において前記原電子文書に埋め込まれる前記新たな管理データは、前記出力手段による前記印刷文書の出力を特徴づけるデータを含む、ことを特徴とする電子文書システム。
  3. 請求項１に記載の電子文書システムにおいて、
    前記出力手段による前記印刷文書の出力の記録を、前記印刷文書にかかる原電子文書と対応づけて管理する記録管理手段を備える、ことを特徴とする電子文書システム。
  4. 請求項１に記載の電子文書システムにおいて、
    用紙の廃棄処理を行うシュレッダから、廃棄される用紙に記された管理データを取得する手段を備え、
    前記記録管理手段は、さらに、用紙が廃棄された旨の記録を、取得した管理データにかかる原電子文書と対応づけて管理する、ことを特徴とする電子文書システム。
  5. 請求項１に記載の電子文書システムにおいて、
    ユーザ入力に基づいて、印刷条件を受け付ける手段と、
    受け付けた印刷条件が実現できない条件である場合、その旨をユーザに通知する手段と、
    を備え、
    前記出力手段は、受け付けた印刷条件が実現できる条件である場合に、その印刷条件で前記印刷文書を出力する、ことを特徴とする電子文書システム。
  6. 請求項１に記載の電子文書システムにおいて、
    前記スキャン電子文書および前記印刷用電子文書のいずれを用紙に印刷するかを指示するユーザの入力を受け付ける手段、を備え、
    前記出力手段は、受け付けられた入力の指示に従って、前記スキャン電子文書または前記印刷用電子文書を用紙に印刷して印刷文書を出力する、ことを特徴とする電子文書システム。
  7. 用紙をスキャナで読み取る読取手段と、
    前記読取手段が前記用紙を読み取ることで生成されたスキャン電子文書から、管理データを抽出する抽出手段と、
    主たる文書を示す文書データと電子文書属性を示す管理データとが印刷対象として合成された原電子文書を記憶した記憶手段から、前記抽出手段が抽出した管理データに対応する管理データを含む原電子文書を取得する取得手段と、
    前記取得手段が取得した原電子文書の管理データのうち紙媒体において秘密にすべき管理データを当該原電子文書から除去し、かつ、当該取得した原電子文書の管理データと異なる新たな管理データを当該取得した原電子文書に埋め込んだ結果の電子文書を印刷用電子文書として作成する埋め込み手段と、
    前記印刷用電子文書を用紙に印刷して印刷文書を出力する出力手段と、
    を備える、ことを特徴とする画像形成装置。
  8. コンピュータに対し、
    用紙をスキャナで読み取る読取手順と、
    前記読取手段が前記用紙を読み取ることで生成されたスキャン電子文書から、管理データを抽出する抽出手順と、
    主たる文書を示す文書データと電子文書管理用の管理データとが印刷対象として合成された原電子文書を記憶した記憶手段から、前記抽出手段が抽出した管理データに対応する管理データを含む原電子文書を取得する取得手順と、
    前記取得手順で取得された原電子文書の管理データのうち紙媒体において秘密にすべき管理データを当該原電子文書から除去し、かつ、当該取得した原電子文書の管理データと異なる新たな管理データを当該取得した原電子文書に埋め込んだ結果の電子文書を、印刷用電子文書として作成する埋め込み手順と、
    前記印刷用電子文書を用紙に印刷して印刷文書を出力する出力手段に当該印刷文書を出力させる出力手順と、
    を実行させる、ことを特徴とするプログラム。
  9. コンピュータが実行する方法であって、
    用紙をスキャナで読み取る読取手順と、
    前記読取手段が前記用紙を読み取ることで生成されたスキャン電子文書から、管理データを抽出する抽出手順と、
    主たる文書を示す文書データと電子文書管理用の管理データとが印刷対象として合成された原電子文書を記憶した記憶手段から、前記抽出手段が抽出した管理データに対応する管理データを含む原電子文書を取得する取得手順と、
    前記取得手順で取得された原電子文書の管理データのうち紙媒体において秘密にすべき管理データを当該原電子文書から除去し、かつ、当該取得した原電子文書の管理データと異なる新たな管理データを当該取得した原電子文書に埋め込んだ結果の電子文書を、印刷用電子文書として作成する埋め込み手順と、
    前記印刷用電子文書を用紙に印刷して印刷文書を出力する出力手段に当該印刷文書を出力させる出力手順と、
    を含む、ことを特徴とする方法。
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