JP2009147805A - 文書管理装置及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】紙文書を出力したユーザを特定してコピーされた経路を追跡する。
【解決手段】第１のユーザがコピーした第１の紙文書を第２のユーザがコピーをとる際には、第２のユーザの情報を取得するとともに、第１の紙文書から読み取られた画像データに付加された識別子の画像を抽出して第１の管理ＩＤを取り出し、第１のユーザを特定する。続いて、コピー出力する第２の紙文書の識別子としての第２の管理ＩＤを割り当て、第２の管理ＩＤを第１の管理ＩＤに対応付けて、第１のユーザがコピーした第１の紙文書の出力管理情報を管理するとともに、第２のユーザの出力ユーザ情報を、第２の管理ＩＤに対応付けて管理する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、紙文書を読み取って得られる画像データを管理するとともに、画像データを印刷出力して得られる紙文書を管理する文書管理装置及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラムに係り、特に、機密情報を含んだ画像データ並びにこれを印刷出力して得られる紙文書を管理する文書管理装置及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラムに関する。

さらに詳しくは、本発明は、ユーザ毎に紙文書のコピー制限をかけることなしに紙文書の機密情報を保護する文書管理装置及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラムに係り、特に、紙文書を出力したユーザを特定してコピーされた経路を追跡することにより、機密文書の漏洩原因を特定する文書管理装置及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラムに関する。

複写機やプリンタ、ファクシミリといった用紙上に画像データを形成する画像形成装置がオフィスなどに出現して久しい。最近では、画像データをデジタル化して処理するとともに、画像出力に関する複数の機能を搭載した複合機が広まりつつある。画像データをデジタル化すると、情報の劣化なく保存や転送が可能であり、さらに複製やデジタル処理によるデータの加工といった２次的な利用が容易になる。

しかしながら、紙文書などから読み取られる画像データに機密情報が含まれていることが多く、その利用に一定の制限を課す必要があると思料される。

例えば、電子透かしなどを利用して印刷物に識別子情報を埋め込み、識別子情報に基づいて画像データの印刷が許容されるユーザやグループの単位を設定してコピー制限をかける画像形成装置について提案がなされている（例えば、特許文献１を参照のこと）。

また、印刷物に利用者の認証情報などの個人情報を埋め込み、印刷物の情報が認証されたときに個人情報を表示する機密情報印刷方法について提案がなされている（例えば、特許文献２を参照のこと）。

しかしながら、印刷物毎にコピー制限の設定をユーザが行なうのは手間がかかる。また、印刷物に利用者の情報を埋め込むことは、例えば電子透かしのように第３者による読み取りが困難であるとしても、利用者にとっては情報が漏洩するリスクを負うことになる。また、印刷物が漏洩したとしても、漏洩した印刷物から流出経路を特定することはできない。

特開２００５−１４４９００号公報 特開２００４−５８４１０号公報

本発明の目的は、機密情報を含んだ画像データ並びにこれを印刷出力して得られる紙文書を好適に管理することができる、優れた文書管理装置及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラムを提供することにある。

本発明のさらなる目的は、本発明は、ユーザ毎に紙文書のコピー制限をかけることなしに紙文書の機密情報を好適に保護することができる、優れた文書管理装置及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラムを提供することにある。

本発明のさらなる目的は、紙文書を出力したユーザを特定してコピーされた経路を追跡することにより、機密文書の漏洩原因を特定することができる、優れた文書管理装置及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラムを提供することにある。

本発明は、上記課題を参酌してなされたものであり、その第１の側面は、コピーした紙文書を管理する文書管理装置であって、ユーザが入力した紙文書を画像データに変換する画像入力部と、入力された画像データに含まれる識別子を抽出し、識別子の情報としての画像データの管理ＩＤを取り出すとともに、画像データの管理ＩＤを基に識別子の画像を作成する識別子制御部と、画像データと画像データの管理ＩＤと画像データの出力情報を管理する画像管理部と、紙文書の画像データに前記識別子制御部が作成した識別子の画像を合成して出力する画像データ出力部を具備することを特徴とする文書管理装置である。

紙文書などから読み取られる画像データに機密情報が含まれていることが多く、その利用に一定の制限を課す必要がある。しかしながら、印刷物毎にコピー制限の設定をユーザが行なうのは手間がかかる。また、印刷物に利用者の情報を埋め込むことは、例えば電子透かしのように第３者による読み取りが困難であるとしても、利用者にとっては情報が漏洩するリスクを負うことになる。また、印刷物が漏洩したとしても、漏洩した印刷物から流出経路を特定することはできない。

これに対し、本発明に係る文書管理装置は、印刷物毎にユーザがコピー制限を設定して文書を管理するのではなく、代わりに、印刷物の経路を管理するようになっている。

本発明に係る文書管理装置は、ユーザが紙文書のコピーをとる際にはユーザの情報（出力情報）を取得するとともに、また、コピー出力する新たな紙文書の識別子としての管理ＩＤを割り当てて、出力情報を管理ＩＤに対応付けて管理する。また、管理ＩＤを基に識別子の画像を作成して、紙文書の画像データに識別子の画像を付加（合成）してコピー出力とする。

識別子の画像が付加された紙文書は、要するに本発明に係る文書管理装置上でコピーをとった紙文書である。このコピーをとったユーザを第１のユーザとすると、紙文書は、識別子の画像から特定される第１の管理ＩＤで管理され、且つ第１のユーザの出力情報は第１の管理ＩＤと対応付けられている。したがって、識別子の画像が付加された紙文書を画像データに変換して、付加された識別子の画像を抽出し、識別子としての第１の管理ＩＤを取り出すことで、この紙文書のコピーをとった第１のユーザを特定することができる。

本発明に係る文書管理装置上で、第１のユーザがコピーした第１の紙文書をさらに第２のユーザがコピーをとる際には、第２のユーザの情報（出力情報）を取得するとともに、第１の紙文書から読み取られた画像データに付加された識別子の画像を抽出して第１の管理ＩＤを取り出し、第１の紙文書のコピーをとった第１のユーザを特定する。続いて、コピー出力する第２の紙文書の識別子としての第２の管理ＩＤを割り当てて、第２の管理ＩＤを第１の管理ＩＤに対応付けることによって、第１のユーザがコピーした第１の紙文書の出力管理情報を管理する。また、上述と同様に、第２のユーザの出力情報を、第２の管理ＩＤに対応付けて管理する。そして、上述と同様に、第２の管理ＩＤを基に識別子の画像を作成して、第１の紙文書（若しくはオリジナル）の画像データに識別子の画像を付加（合成）して第２の紙文書をコピー出力とする。

したがって、第２の紙文書を画像データに変換して、付加された識別子の画像を抽出し、識別子としての第２の管理ＩＤを取り出すことができる。そして、第２の管理ＩＤに対応付けられた出力情報から、第２の紙文書が第２のユーザによってコピーがとられたことが判る。また、第１の管理ＩＤに対し出力管理情報として第２の管理ＩＤが対応付けられていることから、第２の紙文書は、第１のユーザがコピーをとった第１の紙文書のコピーであることが判る。

このように、元の紙文書を複数のユーザがコピーをとり続けたとしても、コピーをとったユーザを特定して、コピーされた経路を追跡することができる。

また、コピーがとられた各々の紙文書には識別子の画像が付加されているが、識別子の情報は管理ＩＤであってユーザの情報そのものではない。したがって、仮にユーザが紙文書を変換した画像データから識別子の情報を読み取ることができたとしても、ユーザの情報が漏洩する危惧はない。

また、本発明の第２の側面は、コピーした紙文書を管理するための文書管理処理をコンピュータ上で実行するようにコンピュータ可読形式で記述されたコンピュータ・プログラムであって、前記コンピュータを、ユーザが入力した紙文書を画像データに変換する画像入力手段と、入力された画像データに含まれる識別子を抽出し、識別子の情報としての画像データの管理ＩＤを取り出すとともに、画像データの管理ＩＤを基に識別子の画像を作成する識別子制御手段と、画像データと画像データの管理ＩＤと画像データの出力情報を管理する画像管理手段と、紙文書の画像データに前記識別子制御部が作成した識別子の画像を合成して出力する画像データ出力手段として機能させるためのコンピュータ・プログラムである。

本発明の第２の側面に係るコンピュータ・プログラムは、コンピュータで所定の処理を実現するようにコンピュータ可読形式で記述されたコンピュータ・プログラムを定義したものである。換言すれば、本発明の第２の側面に係るコンピュータ・プログラムをコンピュータにインストールすることによって、コンピュータ上では協働的作用が発揮され、本発明の第１の側面に係る文書管理装置と同様の作用効果を得ることができる。

本発明によれば、機密情報を含んだ画像データ並びにこれを印刷出力して得られる紙文書を好適に管理することができる、優れた文書管理装置及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラムを提供することができる。

また、本発明によれば、本発明は、ユーザ毎に紙文書のコピー制限をかけることなしに紙文書の機密情報を好適に保護することができる、優れた文書管理装置及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラムを提供することができる。

また、本発明によれば、紙文書を出力したユーザを特定してコピーされた経路を追跡することにより、機密文書の漏洩原因を特定することができる、優れた文書管理装置及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラムを提供することができる。

本発明のさらに他の目的、特徴や利点は、後述する本発明の実施形態や添付する図面に基づくより詳細な説明によって明らかになるであろう。

以下、図面を参照しながら本発明の実施形態について詳解する。

図１には、本発明の一実施形態に係る文書管理装置１０の構成を模式的に示している。図示の文書管理装置１０は、画像入力部１１と、識別子制御部１２と、画像管理部１３と、画像出力部１４を備えている。

画像入力部１１は、スキャナなどで構成され、例えばプラテン（図示しない）上に載置された紙文書の表面から画像を読み取り、デジタル化した画像データを入力する。

識別子制御部１２は、紙文書から読み取られた画像データに含まれる識別子に応じた制御を行なう。ここで言う識別子の情報は、画像データを管理する管理ＩＤに相当する。識別子制御部１２は、画像データから識別子を抽出し、識別子の情報すなわち管理ＩＤを取り出し、この管理ＩＤから画像データを出力する際に付加する識別子の画像を作成する。識別子の画像は、例えばバーコードやＱＲコードで構成されるが、本発明の要旨は特定の構成方法に限定されるものではない。

画像管理部１３は、識別子制御部１２によって付与された識別子に従って、画像データの管理を行なう。

画像出力部１４は、例えば電子写真方式の画像形成エンジンを備えており、画像入力部１１で入力した画像に、識別子制御部１２で作成された識別子の画像を付加して所定の用紙上に印刷し、紙文書を排出する。

続いて、文書管理装置１０による文書管理方法について説明する。

文書管理装置１０は、印刷物毎にユーザがコピー制限を設定して文書を管理するのではなく、代わりに、印刷物の経路を管理するようになっている。文書管理装置１０は、ユーザが紙文書を出力（コピー）する度に紙文書の管理ＩＤを作成するとともに、コピー元となる紙文書の管理ＩＤでコピー先の紙文書の管理ＩＤを追跡する仕組みを導入することにより、印刷物の経路を辿ることができるようになっている。

図２には、文書管理装置１０によって紙文書が複数のユーザによってコピーされる経路を管理する様子をツリー構造で示している。図示の例では、ユーザＡがコピーした紙文書に管理ＩＤ：１が割り当てられ、続いてこの紙文書を３人のユーザＢ〜Ｃがコピーして、それぞれの紙文書に管理ＩＤ：２、管理ＩＤ：３、管理ＩＤ：４が割り当てられている。さらに、ユーザＣがコピーした紙文書を、ユーザＥがコピーし、その紙文書に管理ＩＤ：５が割り当てられている。また、ユーザＤがコピーした紙文書を、ユーザＦ、ユーザＧがコピーし、その紙文書に管理ＩＤ：６、管理ＩＤ：７が割り当てられている。

本実施形態に係る文書管理装置１０は、ユーザが紙文書のコピーをとる際にはユーザの情報（出力情報）を取得するとともに、また、コピー出力する新たな紙文書の識別子としての管理ＩＤを割り当てて、出力情報を管理ＩＤに対応付けて管理する。また、管理ＩＤを基に識別子の画像を作成して、紙文書の画像データに識別子の画像を付加（合成）してコピー出力とする。

識別子の画像が付加された紙文書は、要するに文書管理装置１０上でコピーをとった紙文書である。このコピーをとったユーザを第１のユーザとすると、紙文書は、識別子の画像から特定される第１の管理ＩＤで管理され、且つ第１のユーザの出力情報は第１の管理ＩＤと対応付けられている。したがって、識別子の画像が付加された紙文書を画像データに変換して、付加された識別子の画像を抽出し、識別子としての第１の管理ＩＤを取り出すことで、この紙文書のコピーをとった第１のユーザを特定することができる。

文書管理装置１０上で、第１のユーザがコピーした第２の紙文書をさらに第２のユーザがコピーをとる際には、第２のユーザの情報（出力情報）を取得するとともに、第１の紙文書から読み取られた画像データに付加された識別子の画像を抽出して第１の管理ＩＤを取り出し、第１の紙文書のコピーをとった第１のユーザを特定する。続いて、コピー出力する第２の紙文書の識別子としての第２の管理ＩＤを割り当てて、第２の管理ＩＤを第１の管理ＩＤに対応付けることによって、第１のユーザがコピーした第１の紙文書の出力管理情報を管理する。また、上述と同様に、第２のユーザの出力情報を、第２の管理ＩＤに対応付けて管理する。そして、上述と同様に、管理ＩＤを基に識別子の画像を作成して、第１の紙文書（若しくはオリジナル）の画像データに識別子の画像を付加（合成）して第２の紙文書をコピー出力とする。

したがって、第２の紙文書を画像データに変換して、付加された識別子の画像を抽出し、識別子としての第２の管理ＩＤを取り出すことができる。そして、第２の管理ＩＤに対応付けられた出力情報から、第２の紙文書が第２のユーザによってコピーがとられたことが判る。また、第１の管理ＩＤに対し出力管理情報として第２の管理ＩＤが対応付けられていることから、第２の紙文書は、第１のユーザがコピーをとった第１の紙文書のコピーであることが判る。

このように、元の紙文書を複数のユーザがコピーをとり続けたとしても、コピーをとったユーザを特定して、コピーされた経路を追跡することができる。

また、コピーがとられた各々の紙文書には識別子の画像が付加されているが、識別子の情報は管理ＩＤであってユーザの情報そのものではない。したがって、仮にユーザが紙文書を変換した画像データから識別子の情報を読み取ることができたとしても、ユーザの情報が漏洩する危惧はない。

本実施形態に係る文書管理装置１０の主な処理動作は、（１）識別子付きの紙文書の作成と、（２）識別子付き紙文書のコピーと、（３）識別子付き紙文書から出力情報の特定と、（４）識別子付き紙文書のコピーされた経路の追跡である。以下では、それぞれの処理動作について詳解する。

（１）識別子付きの紙文書の作成
図３には、識別子付きの紙文書を作成するための処理手順をフローチャートの形式で示している。

画像入力部１１で、オリジナルの紙文書を読み取って、画像データに変換する（ステップＳ１）。

次いで、画像管理部１３は、読み取った紙文書に対して、オリジナルであることを示すルートの管理ＩＤ：０を識別子として割り当てて、オリジナルの紙文書から直接コピーをとった紙文書を管理する管理ブロック（図４を参照のこと）を作成する（ステップＳ２）。

オリジナルの紙文書の管理ブロックは、管理ＩＤによって識別され、文書情報フィールドと、出力管理ＩＤテーブルを備えている。文書情報フィールドには、オリジナルの紙文書の画像データそのもの又は画像データの格納場所へのポインタが格納される。また、出力管理ＩＤテーブルには、以後この紙文書のコピーがとられる都度、画像管理部１３によって作成される管理ブロックの管理ＩＤのエントリが登録される。

次いで、識別子制御部１２は、画像管理ブロック１３が割り当てた管理ＩＤ：０を基に、バーコードやＱＲコードなどで構成される識別子の画像を作成する（ステップＳ３）。

そして、画像出力部１４は、オリジナルの紙文書を印刷する際には、画像入力部１１が変換した画像データに識別子（管理ＩＤ：０）の画像を合成して、紙文書を出力する（ステップＳ４）。

（２）識別子付き紙文書のコピー
図５には、識別子付きの紙文書のコピーをとるための処理手順をフローチャートの形式で示している。

画像入力部１１で、識別子付きの紙文書を読み取って、画像データに変換する（ステップＳ１１）。このとき、コピーするユーザの情報（出力情報）も併せて取得する。

次いで、識別子制御部１２は、読み取った画像データから識別子を抽出し、そこから識別子の情報としての画像データ（若しくはコピーしようとする紙文書）の管理ＩＤを取り出す（ステップＳ１２）。

次いで、画像管理部１３は、取り出した管理ＩＤを各管理ブロックの出力管理ＩＤテーブルで検索する（ステップＳ１３）。そして、見つけ出した出力管理ＩＤテーブルを遡っていくことで、ルートの管理ＩＤにたどり着き、コピーすべき文書情報、すなわちオリジナルの紙文書の画像データを取り出す（ステップＳ１４）。

次いで、画像管理部１３は、これからコピー出力する紙文書に対して新たな管理ＩＤを割り当てる（ステップＳ１５）。

識別子制御部１２は、新たに割り当てられた管理ＩＤを基に、識別子の画像データを作成する（ステップＳ１６）。

そして、画像出力部１４は、ステップＳ１４で取り出された画像データに、ステップＳ１６で作成された識別子の画像を合成して紙文書上に印刷して、新たな識別子付きの紙文書をコピー出力とする（ステップＳ１７）。

また、画像管理部１３は、コピー出力する紙文書（若しくは、ステップＳ１７において識別子の画像データと合成された画像データ）を管理する管理ブロックを作成して、ステップＳ１１において読み込んだ元の紙文書の管理ブロックに関連付けて（具体的には、管理ブロック内の出力管理ＩＤテーブルにエントリを登録して）保存する（ステップＳ１８）。

識別子付き紙文書の管理ブロックは、管理ＩＤによって識別され、出力情報フィールドと、出力管理ＩＤテーブルを備えている。出力情報フィールドには、ステップＳ１１において取得された、識別子付き紙文書のコピーをとるユーザの情報が格納される。また、出力管理ＩＤテーブルには、以後この紙文書のコピーがとられる都度、画像管理部１３によって作成される管理ブロックの管理ＩＤのエントリが登録される（同上）。また、コピー元となる識別子付き紙文書の管理ブロック内の出力管理ＩＤテーブルに、新たな管理ブロックのエントリを登録することで、ステップＳ１８の関連付けが行なわれる。

図６には、オリジナルの紙文書から直接コピーをとった紙文書からユーザＡがコピーをとった識別子付き紙文書の管理ブロックを示している。ユーザＡがコピーをとった紙文書に対して、新たに管理ＩＤ：１が割り当てられた管理ブロックが作成され、この管理ブロックの出力情報としてユーザＡの情報が格納される。また、コピー元となる管理ＩＤ：０の管理ブロック内の出力管理ＩＤテーブルには、新たな管理ＩＤ：１のエントリが登録される。

画像出力部１４から出力された紙文書には識別子の画像が付加されているので、以降に文書管理装置１０でこの紙文書の画像データを読み取った際には、文書管理テーブルを検索することで、ユーザＡの紙文書であることを特定することができる。但し、識別子の画像は識別子制御部１２で割り当てた紙文書の管理ＩＤであるが、ユーザＡの情報自体ではないので、仮に第３者が情報を読み取ることができても、ユーザＡの情報が漏洩する心配はない。

また、図８には、さらにユーザＣがコピーをとった識別子付きの紙文書から、ユーＥがコピーをとったときの識別子付き紙文書に対して作成された管理ブロックを示している。ユーザＥがコピーをとった紙文書に対して、新たに管理ＩＤ：５が割り当てられた管理ブロックが作成され、この管理ブロックの出力情報としてユーザＥの情報が格納される。また、コピー元となる管理ＩＤ：３の管理ブロック内の出力管理ＩＤテーブルには、新たな管理ＩＤ：５のエントリが登録される。

また、図９には、さらにユーザＤがコピーをとった識別子付きの紙文書から、２人のユーザＦ及びＧがそれぞれコピーをとったときに、それぞれの識別子付き紙文書に対して作成された管理ブロックを示している。ユーザＦがコピーをとった紙文書に対して、新たに管理ＩＤ：６が割り当てられた管理ブロックが作成され、この管理ブロックの出力情報としてユーザＢの情報が格納される。同様に、ユーザＧがコピーをとった紙文書に対して管理ＩＤ：７が割り当てられた管理ブロックが作成され、この管理ブロックの出力情報としてユーザＧの情報が格納される。また、コピー元となる管理ＩＤ：３の管理ブロック内の出力管理ＩＤテーブルには、新たな管理ＩＤ：６、管理ＩＤ：７の各エントリが登録される。

なお、ステップＳ１７で画像データを合成する際、オリジナルの紙文書の画像データが保存されていないこともある。このような場合には、コピー元となる（すなわち、ステップＳ１１で入力された）画像データからステップＳ１２で抽出された識別子の画像を取り除き、ステップＳ１６で新たに作成した識別子の画像と合成して出力するようにすればよい。

（３）識別子付き紙文書から出力情報の特定
図１０には、識別子付き紙文書から出力情報を特定するための処理手順をフローチャートの形式で示している。

まず、画像入力部１１で、識別子付きの紙文書を読み取って、画像データに変換する（ステップＳ２２）。

次いで、識別子制御部１２は、読み取った画像データから識別子を抽出し、そこから識別子の情報としての画像データの管理ＩＤを取り出す（ステップＳ２２）。

そして、画像管理部１３は、取り出した管理ＩＤのエントリを出力管理ＩＤテーブルに登録している管理ブロックを検索し、その管理ブロックに格納されている出力情報を画像出力部１４にてプリントアウトしたり、あるいはモニタ画面（図示しない）上に表示出力したりする（ステップＳ２３）。

図１１には、特定された識別子付き紙文書の出力情報の表示例を示している。出力情報には、例えば、ユーザ名又はユーザＩＤ、出力機器の情報、出力した日時情報などが含まれる。

（４）識別子付き紙文書のコピーされた経路の追跡
図１２には、識別子付き紙文書のコピーされた経路を追跡するための処理手順をフローチャートの形式で示している。

まず、画像入力部１１で、識別子付きの紙文書を読み取って、画像データに変換する（ステップＳ３２）。

次いで、識別子制御部１２は、読み取った画像データから識別子を抽出し、そこから識別子の情報としての画像データの管理ＩＤを取り出す（ステップＳ３２）。

次いで、画像管理部１３は、取り出した管理ＩＤのエントリを出力管理ＩＤテーブルに登録している管理ブロックを検索し、当該識別子付きの紙文書のコピー元となる文書を特定する（ステップＳ３３）。

そして、オリジナルの紙文書をコピーしたときのルートとなる管理ＩＤ：０の管理ブロックに到達するまで、管理ブロックの検索処理を繰り返し実行することにより（ステップＳ３３）、紙文書のコピーを繰り返すことにより管理ブロックの作成とコピー元の管理ブロックの出力管理ＩＤテーブルへのエントリ登録を行なったとき（図６〜図９を参照のこと）とは逆方向に、管理ブロック（すなわちコピーした経路）を遡っていく。また、コピー経路上の管理ブロックにたどり着くたびに、そこで格納されている出力情報を取得し保持しておく。

このようにして、コピー経路となった各紙文書の出力情報を画像出力部１４にてプリントアウトしたり、あるいはモニタ画面（図示しない）上に表示出力したりする（ステップＳ３４）。

図１３には、識別子付き紙文書のコピーされた経路の出力情報の表示例を示している。出力情報には、例えば、ユーザ名又はユーザＩＤ、出力機器の情報、出力した日時情報などが含まれる。

例えば、コピー経路を追跡したい紙文書として、図９中のユーザＦがコピーした紙文書が文書管理装置１０に読み込まれた場合、まず、その画像データから管理ＩＤ：６が読み込まれる。続いて、管理ＩＤ：６を出力管理ＩＤテーブルにエントリ登録している管理ＩＤ：４の管理ブロックが取り出され、さらに管理ＩＤ：４を出力管理ＩＤテーブルにエントリ登録している管理ＩＤ：１の管理ブロックが取り出されていき、コピーした経路が辿られていく。

最後に、図１に示した文書管理装置１０を利用した文書管理システム構成例について紹介しておく。

図１４には、画像管理部をネットワーク上のサーバ上に構築し、これを複数の画像形成装置で共有するように文書管理システムが構成されている。各々の画像形成装置は、画像入力部と、画像出力部と、識別子制御部を備えており、紙文書の読み取り、画像データから識別情報の取得、識別子の画像作成並びに識別子付き紙文書のコピー出力を行なう。一方、画像管理部を備えたサーバは、識別子付き紙文書に対する管理ＩＤの割り当てや、管理ブロックを用いた出力管理ＩＤテーブルの管理を一元的に行ない、各画像形成装置にサービスを提供する。出力管理ＩＤテーブルの一元化によって、識別子付き紙文書の出力情報の特定やコピーされた経路の追跡といった処理を広域的に行なうことができる。

また、図１５には、それぞれ画像管理部を備えた複数の画像形成装置がネットワーク上に接続された文書管理システムの構成を示している。個々の画像形成装置は、図１に示した文書管理システムとほぼ同一の構成を備えている。すなわち、各画像形成装置上では、画像入力部と、画像出力部と、識別子制御部を用いて、紙文書の読み取り、画像データから識別情報の取得、識別子の画像作成並びに識別子付き紙文書のコピー出力を行なうとともに、画像管理部によって、識別子付き紙文書に対する管理ＩＤの割り当てや、管理ブロックを用いた出力管理ＩＤテーブルの管理を行なう。また、各画像形成装置の画像管理部は、通信部によってネットワーク経由で相互接続されており、各々が管理している出力管理ＩＤテーブルを共有することができる。この結果、識別子付き紙文書の出力情報の特定やコピーされた経路の追跡といった処理を広域的に行なうことができる。

以上、特定の実施形態を参照しながら、本発明について詳解してきた。しかしながら、本発明の要旨を逸脱しない範囲で当業者が該実施形態の修正や代用を成し得ることは自明である。すなわち、例示という形態で本発明を開示してきたのであり、本明細書の記載内容を限定的に解釈するべきではない。本発明の要旨を判断するためには、特許請求の範囲を参酌すべきである。

図１は、本発明の一実施形態に係る文書管理装置１０の構成を模式的に示した図である。 図２は、文書管理装置１０によって紙文書が複数のユーザによってコピーされる経路を管理する様子を示した図である。 図３は、識別子付きの紙文書を作成するための処理手順を示したフローチャートである。 図４は、オリジナルの紙文書を管理する管理ブロックの構成を示した図である。 図５は、識別子付きの紙文書のコピーをとるための処理手順を示したフローチャートである。 図６は、オリジナルの紙文書から直接コピーをとった紙文書からユーザＡが直接コピーをとった識別子付き紙文書の管理ブロックを示した図である。 図７は、ユーザＡがコピーをとった識別子付きの紙文書から、３人のユーザＢ、Ｃ、及びＤがそれぞれコピーをとったときに、それぞれの識別子付き紙文書に対して作成された管理ブロックを示した図である。 図８は、ユーザＣがコピーをとった識別子付きの紙文書から、ユーＥがコピーをとったときの識別子付き紙文書に対して作成された管理ブロックを示した図である。 図９は、ユーザＤがコピーをとった識別子付きの紙文書から、２人のユーザＦ及びＧがそれぞれコピーをとったときに、それぞれの識別子付き紙文書に対して作成された管理ブロックを示した図である。 図１０は、識別子付き紙文書から出力情報を特定するための処理手順を示したフローチャートである。 図１１は、識別子付き紙文書の出力情報の表示例を示した図である。 図１２は、識別子付き紙文書のコピーされた経路を追跡するための処理手順を示したフローチャートである。 図１３は、識別子付き紙文書のコピーされた経路の出力情報の表示例を示した図である。 図１４は、画像管理部をネットワーク上のサーバ上に構築し、これを複数の画像形成装置で共有するように構成された文書管理システムを示した図である。 図１５は、それぞれ画像管理部を備えた複数の画像形成装置がネットワーク上に接続された文書管理システムの構成を示した図である。

符号の説明

１０…文書管理装置
１１…画像入力部
１２…識別子制御部
１３…画像管理部
１４…画像出力部

Claims (7)

1. コピーした紙文書を管理する文書管理装置であって、
   ユーザが入力した紙文書を画像データに変換する画像入力部と、
   入力された画像データに含まれる識別子を抽出し、識別子の情報としての画像データの管理ＩＤを取り出すとともに、画像データの管理ＩＤを基に識別子の画像を作成する識別子制御部と、
   画像データと画像データの管理ＩＤと画像データの出力情報を管理する画像管理部と、
   紙文書の画像データに前記識別子制御部が作成した識別子の画像を合成して出力する画像データ出力部と、
   を具備することを特徴とする文書管理装置。
2. 前記画像入力部は、ユーザが紙文書のコピーをとる際に、ユーザの情報（出力情報）を取得し、
   前記画像管理部は、コピー出力する新たな紙文書の識別子としての管理ＩＤを割り当て、出力情報を管理ＩＤに対応付けて管理し、
   前記識別子制御部は、該管理ＩＤを基に識別子の画像を作成し、
   前記画像データ出力部は、管理ＩＤを基に作成された識別子の画像を付加した画像データをコピーした紙文書を出力する、
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記画像入力部は、識別子の画像が付加された紙文書を画像データに変換し、
   前記識別子制御部は、付加された識別子の画像を抽出し、識別子としての管理ＩＤを取り出し、
   前記画像管理部は、該取り出された管理ＩＤを基に該紙文書のコピーをとったユーザを特定する、
   ことを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
4. 第１のユーザがコピーした第１の紙文書をさらに第２のユーザがコピーをとる際において、
   前記画像入力部は第２のユーザの情報（出力情報）を取得し、
   前記識別子制御部は、第１の紙文書から読み取られた画像データに付加された識別子の画像を抽出して第１の管理ＩＤを取り出し、
   前記画像管理部は、コピー出力する第２の紙文書の識別子としての第２の管理ＩＤを割り当て、第１の管理ＩＤを基に第１の紙文書のコピーをとった第１のユーザを特定して第２の管理ＩＤを第１の管理ＩＤに対応付けることによって第１のユーザがコピーした第１の紙文書の出力管理情報を管理するとともに、第２のユーザの出力情報を第２の管理ＩＤに対応付けて管理し、
   前記識別子制御部は、第２の管理ＩＤを基に識別子の画像を作成し、
   前記画像出力部は、第１の紙文書（若しくはオリジナル）の画像データに識別子の画像を付加して第２の紙文書をコピー出力する、
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
5. 前記画像入力部は、第２の紙文書を画像データに変換し、
   前記識別子制御部は、第２の紙文書の画像データに付加された識別子の画像を抽出し、識別子としての第２の管理ＩＤを取り出し、
   前記が増刊リブは、第２の管理ＩＤに対応付けられた出力情報から、第２の紙文書が第２のユーザによってコピーがとられたことと、第１の管理ＩＤに対し出力管理情報として第２の管理ＩＤが対応付けられていることから、第２の紙文書が第１のユーザがコピーをとった第１の紙文書のコピーであることを特定する、
   ことを特徴とする請求項４に記載の文書管理装置。
6. コピーした紙文書を管理する文書管理方法であって、
   ユーザがコピーをとる紙文書を画像データに変換する画像入力ステップと、
   紙文書のコピーをとるユーザの情報（出力情報）を取得する出力情報取得ステップと、
   コピー出力する新たな紙文書の識別子としての管理ＩＤを割り当て、出力情報を管理ＩＤに対応付けて管理する画像管理ステップと、
   管理ＩＤを基に識別子の画像を作成する識別子の画像作成ステップと、
   紙文書の画像データに前記識別子制御部が作成した識別子の画像を合成してコピーした紙文書を出力する画像データ出力ステップと、
   を具備することを特徴とする文書管理方法。
7. コピーした紙文書を管理するための文書管理処理をコンピュータ上で実行するようにコンピュータ可読形式で記述されたコンピュータ・プログラムであって、前記コンピュータを、
   ユーザが入力した紙文書を画像データに変換する画像入力手段と、
   入力された画像データに含まれる識別子を抽出し、識別子の情報としての画像データの管理ＩＤを取り出すとともに、画像データの管理ＩＤを基に識別子の画像を作成する識別子制御手段と、
   画像データと画像データの管理ＩＤと画像データの出力情報を管理する画像管理手段と、
   紙文書の画像データに前記識別子制御部が作成した識別子の画像を合成して出力する画像データ出力手段と、
   として機能させるためのコンピュータ・プログラム。
   

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