JP2001092813A - デジタル複合機及びこれに接続されるデータ端末装置 - Google Patents

デジタル複合機及びこれに接続されるデータ端末装置

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    • Y10—TECHNICAL SUBJECTS COVERED BY FORMER USPC
    • Y10S—TECHNICAL SUBJECTS COVERED BY FORMER USPC CROSS-REFERENCE ART COLLECTIONS [XRACs] AND DIGESTS
    • Y10S707/00—Data processing: database and file management or data structures
    • Y10S707/99941—Database schema or data structure
    • Y10S707/99943—Generating database or data structure, e.g. via user interface

Abstract

(57)【要約】 【課題】 各々独自の文書管理方式を持つデジタル複合
機とデータ端末装置との間で、デジタル複合機で登録し
た文書をデータ端末装置で見たり、データ端末装置で作
成した文書をデジタル複合機に登録できるようにするこ
と。 【解決手段】 データ端末装置からデジタル複合機に文
書登録する場合は、デジタル複合機が文書管理に使用す
る当該文書の文書コードをデータ端末装置に転送する。
データ端末装置では、ユーザまたはマシン設定の文書管
理情報とデジタル複合機から転送されてくる登録文書の
文書コードとをリンクさせる。データ端末装置からデジ
タル複合機に文書検索を依頼する時に、ユーザ入力の文
書管理情報をリンクされている文書コードに変換してデ
ジタル複合機へ転送する。

Description

【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、データ端末装置で
作成してオンラインで転送されてくる文書を登録可能で
登録文書を管理するための文書管理機能を有する大容量
のデジタル複合機及びこれに接続されるデータ端末装置
に関する。
【０００２】
【従来の技術】近年、コピー、プリンタ、ファクシミリ
等の機能を１つの装置で実現したデジタル複合機が出現
しており、さらにデジタル複合機に大容量のメモリを搭
載して文書管理機能を持たせたものが提供されている。
【０００３】従来のデジタル複合機では、次のような文
書管理が行われていた。文書登録を行う場合は、デジタ
ル複合機に備えれた読取部で文書を読みとってメモリの
所定エリアに格納することにより文書登録を行う。そし
て、その登録文書に関する管理情報及びその登録文書を
特定するための識別コードを作成し、この識別コードと
登録文書の一部とを合成して管理用文書を作成する。作
成された管理用文書をプリントアウトして後の検索時に
使用する。このように、ユーザが登録すべき文書を通常
のコピー動作と同様の読取操作を行うだけで、ユーザに
キーワード付与などの特別な操作をさせることなく、登
録処理を完了する。
【０００４】文書検索を行う場合は、文書登録時にプリ
ントアウトしておいた管理用文書をデジタル複合機の読
取部で読取らせる。そして、管理用文書の読取りデータ
から識別コードを抽出し、抽出した識別コードに対応す
る文書を登録文書の中から検索して取り出している。こ
のように、ユーザが管理用文書を読み取らせるだけで、
ユーザにキーワード入力等の特別の操作をさせることな
く、極めて簡単に所望の文書を取り出すことができるよ
うになっていた。
【０００５】一方、パーソナルコンピュータ（以下、Ｐ
Ｃと呼ぶ）等のデータ端末装置の普及により、ＰＣ上で
数多くの文書が作成されている。ＰＣ上で作成された文
書をハードディスク等のメモリに格納する際に、文書の
フォルダが作成されて登録文書としてＰＣで管理される
場合が多い。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】しかし、かかる従来の
技術では、デジタル複合機に登録している文書をＰＣの
ディスプレイ上で見たり、又はＰＣで作成した文書をデ
ジタル複合機に登録することができなかった。これは、
デジタル複合機が独自の管理方式で文書管理を行う一方
で、ＰＣも独自の管理方式で文書管理を行っていたため
に、両者の連携を全く取ることができないことに原因が
あった。その結果、デジタル複合機で登録された文書は
デジタル複合機の記録部から出力しなければ入手するこ
とができないこととなり、ＰＣで作成した文書はＰＣの
ディスプレ上でなければ見ることができないといった状
況になり、デジタル複合機とＰＣとを含めたシステム全
体としての利用効率が悪いものとなっていた。
【０００７】なお、デジタル複合機とＰＣとで共通した
文書管理方式を別途採用すれば、上記問題は解決できる
が、そのような対策では既存の文書管理方式で管理され
た文書を改めて登録しなおさなければならず、ユーザに
大きな負担を強いることとなる。また、デジタル複合機
及びＰＣで採用されている文書管理方式は様々であるた
め、そのすべてに共通する文書管理方式を採用すること
は現実には困難である。
【０００８】また、ＰＣの方がデジタル複合機より汎用
性が高いので、ＰＣ側にデジタル複合機の文書管理方式
を取り入れて共通化することが考えられるが、複合機は
キーボード入力を主体とするＰＣに比べて、キー入力が
制限されているので、特殊な文書管理方式を採用してい
る場合が多い。そのため、デジタル複合機の文書管理方
式をＰＣ側に取り入れると、ＰＣでは従前よりも使いず
らい文書管理方式で文書管理をしなければならなくな
り、使い勝手が悪くなるといった問題がある。
【０００９】本発明は、以上のような実情に鑑みてなさ
れたもので、各々独自の文書管理方式を持つデジタル複
合機とデータ端末装置との間で、ユーザの新たな負担を
生じさせることなく、また、使い勝手を低下させること
なく、デジタル複合機で登録した文書をデータ端末装置
で見たり、データ端末装置で作成した文書をデジタル複
合機に登録できるデジタル複合機及びこれに接続される
データ端末装置を提供することを目的とする。
【００１０】
【課題を解決するための手段】本発明は、データ端末装
置からデジタル複合機に文書登録する場合は、デジタル
複合機が文書管理に使用する当該文書の文書コードをデ
ータ端末装置に転送する。データ端末装置では、ユーザ
またはマシン設定の文書管理情報とデジタル複合機から
転送されてくる登録文書の文書コードとをリンクさせ
る。データ端末装置からデジタル複合機に文書検索を依
頼する時に、ユーザ入力の文書管理情報をリンクされて
いる文書コードに変換してデジタル複合機へ転送する。
【００１１】これにより、ユーザはデータ端末装置で任
意の文書名を指定するだけでデジタル複合機にデジタル
複合機の管理方式にしたがって文書登録できる。また、
ユーザがデータ端末装置で任意の文書名を入力すればデ
ジタル複合機に対してデジタル複合機の管理方式と同一
方式で文書検索できる。
【００１２】
【発明の実施の形態】本発明の第１の態様は、登録文書
を格納するための格納手段と、文書登録の際に登録すべ
き文書の文書コードを生成すると共に該文書コードに基
づいて生成した識別マークと前記文書の全部又は一部と
を合成した管理用文書を出力する一方、文書検索の際に
前記管理用文書を読込んで識別マークを解析しこれに対
応する文書を前記格納手段から取出す文書管理手段と、
外部のデータ端末装置から文書を受信して登録する場
合、その文書に対して生成した文書コードを前記データ
端末装置に転送する制御手段とを、具備したデジタル複
合機である。
【００１３】このデジタル複合機によれば、デジタル複
合機がネットワークで接続された外部のデータ端末装置
から文書を受信して文書登録する場合、その文書に対し
て生成した文書コードをデータ端末装置に転送するよう
にしたので、デジタル複合機が独自の文書管理方式で生
成した文書管理情報（文書コード）を、文書登録を依頼
したデータ端末装置へ通知できる。データ端末装置にお
いて、デジタル複合機から受信した文書管理情報（文書
コード）と、データ端末装置の独自の文書管理方式で生
成した文書管理情報（ユーザ設定の文書名等）とをリン
クさせれば、データ端末装置からユーザ設定の文書名を
使ったデジタル複合機への文書登録が可能になる。
【００１４】また本発明の第２の態様は、ユーザの操作
により表示画面上で文書を作成する文書作成手段と、前
記作成された文書を特定する第１の文書管理情報を登録
する管理テーブルと、前記文書作成手段により作成した
文書を外部のデジタル複合機に転送して登録する場合、
前記文書をデジタル複合機に転送すると共に前記デジタ
ル複合機で別途作成された第２の文書管理情報を入手す
る第１の制御手段と、前記第１の文書管理情報と前記第
２の文書管理情報とをリンクさせて管理する第２の制御
手段と、を具備したデータ端末装置である。
【００１５】このデータ端末装置によれば、作成文書を
外部のデジタル複合機に転送して登録した場合、デジタ
ル複合機で別途作成された第２の文書管理情報（文書コ
ード）を入手して、データ端末装置の管理方式で生成し
た第１の文書管理情報（ユーザ設定の文書名等）とデジ
タル複合機の管理方式で生成した第２の文書管理情報と
をリンクさせて管理するので、データ端末装置からユー
ザ設定の文書名を使ったデジタル複合機への文書登録が
可能になる。
【００１６】本発明の第３の態様は、登録文書を格納す
るための格納手段と、文書登録の際に登録すべき文書の
文書コードを生成すると共に該文書コードに基づいて生
成した識別マークと前記文書の全部又は一部とを合成し
た管理用文書を出力する一方、文書検索の際に前記管理
用文書を読込んで識別マークを解析しこれに対応する文
書を前記格納手段から取出す文書管理手段と、外部のデ
ータ端末装置から文書を受信して登録する場合、その文
書に対して生成した文書コードを前記データ端末装置に
転送する一方、外部のデータ端末装置から指示されて文
書を検索する場合、前記文書管理手段で生成された文書
コードと同一の文書コードを前記データ端末装置から受
信してこれに基づいて所望の文書を検索する制御手段と
を、具備したデジタル複合機である。
【００１７】このデジタル複合機によれば、デジタル複
合機が登録されている文書を外部のデータ端末装置から
指示されて検索する場合、文書管理手段で生成された文
書コードと同一の文書コードをデータ端末装置から受信
するので、デジタル複合機の文書管理方式に基づいて文
書検索できる。
【００１８】本発明の第４の態様は、ユーザの操作によ
り表示画面上で文書を作成する文書作成手段と、前記作
成された文書を特定する第１の文書管理情報を登録する
管理テーブルと、前記文書作成手段により作成した文書
を外部のデジタル複合機に登録する場合、前記文書をデ
ジタル複合機に転送すると共に前記デジタル複合機で別
途作成された第２の文書管理情報を入手する第１の制御
手段と、前記第１の文書管理情報と前記第２の文書管理
情報とをリンクさせて管理する第２の制御手段と、前記
デジタル複合機に登録した文書を検索する場合、ユーザ
から所望の文書に対応する第１の文書管理情報の指定を
受け、これに対応する第２の文書管理情報を前記管理テ
ーブルから検索し、対応する第２の文書管理情報をデジ
タル複合機に転送する制御手段と、を具備したデータ端
末装置である。
【００１９】このデータ端末装置によれば、ユーザがデ
ータ端末装置を介してデジタル複合機内の登録文書を検
索する場合、ユーザは、データ端末装置上でデジタル複
合機が付与した第２の文書管理情報ではなく、自分で付
加した第１の文書管理情報またはデータ端末装置で付与
された第１の文書管理情報で所望の文書を指定すれば、
データ端末装置ではこの第１の文書管理情報に対応する
第２の部所管理情報を自動的に検索し、デジタル複合機
に対して第２の管理情報を送出するので、データ端末装
置とデジタル複合機との間では第２の文書管理情報のや
り取りのみとなり、デジタル複合機では自分で付与した
第２の文書管理情報に基づいて所望の文書を検索するこ
とができる。
【００２０】これにより、データ端末装置からデジタル
複合機内の登録文書を検索する場合、ユーザはデータ端
末装置上で自ら付加した又はデータ端末装置で付与した
第１の文書管理情報に基づいて所望の文書を指定すれ
ば、ユーザ自身は第２の文書管理情報を知らなくても、
デジタル複合機内の所望の文書を検索することを可能と
することができる。
【００２１】また、データ端末装置からデジタル複合機
内の登録文書を検索する際の文書管理情報の情報通信量
を最小限に押え、システムの効率化を図ることができ
る。さらに、ユーザは、文書を登録する複合機の管理方
式に左右されることなく且つデジタル複合機のキー入力
に制限があることに制約されずに、データ端末装置上で
自由に文書名等のキーワードを付与することができ、利
便性の向上を図ることができる。
【００２２】以下、本発明の一実施の形態について図面
を参照して具体的に説明する。
【００２３】図１は本実施の形態にかかるデジタル複合
機の機能ブロック図であり、図２はこのデジタル複合機
に接続されるデータ端末装置としてのＰＣの機能ブロッ
ク図である。
【００２４】図１に示すデジタル複合機は、ＣＰＵ１に
内部バス２を介してスキャナコントローラ３、プリンタ
コントローラ４、ＦＡＸコントローラ５、ネットワーク
コントローラ６が接続されている。スキャナコントロー
ラ３によってイメージスキャナ部７の動作が制御され、
プリンタコントローラ４によってレーザプリンタ部８の
動作が制御される。また、ＦＡＸコントローラ５がファ
クシミリデータを送受信するファクシミリ通信を実行
し、ネットワークコントローラ６が本複合機（ＣＰＵ
１）とネットワーク９との間でデータの受け渡しを行
う。
【００２５】上記デジタル複合機は、インターフェース
コントローラ１１を介して大容量の記憶装置１２が接続
されている。記憶装置１２は、登録文書が格納される場
所であり、多数の文書を格納できる大きな記憶容量を有
している。また、別のインターフェースコントローラ１
３を介してリムーバブルな記憶媒体１４が接続可能にな
っている。記憶媒体１４に登録文書を格納することもで
きる。以下、記憶装置１２に文書登録する場合を例にし
て説明する。
【００２６】記憶装置１２に格納された登録文書の管理
情報及び文書コードは管理用メモリ１５に格納される。
登録文書の管理情報は、文書登録時に付与された文書Ｉ
Ｄ、サイズ、日付、その他の情報で構成されている。登
録文書の文書コードは、文書ＩＤとその他の情報（例え
ば、そのデジタル複合機に付与された装置ＩＤ、ユーザ
ＩＤ、メーカＩＤ）とを組み合わせた情報で構成されて
いる。文書コードは特定のパターン画像で構成される識
別マークに変換される。装置ＩＤ、ユーザＩＤ、メーカ
ＩＤは事前に管理用メモリ１５の所定エリアに保存され
る。
【００２７】上記デジタル複合機に文書登録する場合は
文書登録モードを選択する。ユーザからのデジタル複合
機に対する指示は操作パネル１６から入力される。文書
登録モードが選択されている場合、イメージスキャナ部
７で読み取られた画像は記憶装置１２に格納されて文書
登録される。そのために、イメージスキャナ部７から出
力されるアナログ画像信号がＡ／Ｄ変換部１７でデジタ
ル画像に変換され、入力画像処理回路１８で画質向上の
ための画像処理を施された後、画像圧縮回路１９で圧縮
画像に変換されてから主メモリ２１に書き込まれる。Ｃ
ＰＵ１は、主メモリ２１に書き込まれた圧縮画像を記憶
装置１２へ登録文書として格納する。
【００２８】一方、その登録文書を後で検索するための
管理用文書を作成する。すなわち、登録文書に対して固
有の文書ＩＤを付与し、その文書ＩＤと管理用メモリ１
５に保存している装置ＩＤ、ユーザＩＤ、メーカＩＤと
を組み合わせて文書コードを生成する。この文書コード
を識別マークとなるパターン画像に変換する。そして、
登録文書の１ページ目または複数ページを１ページに縮
小合成したページの所定個所に上記パターン画像が貼り
付けられる。登録文書の１ページ目にパターン画像を合
成する場合には、記憶装置１２又は記憶媒体１４から該
当ページの圧縮画像を主メモリ２１に書き出す。または
文書登録前に該当ページの圧縮画像を主メモリ２１から
コピーして読み出す。画像伸張回路２２で該当ページの
圧縮画像を伸張処理して、画像縮小合成処理回路２３を
パスして出力画像処理回路２５で出力形態に合わせる画
像処理が施される。その後、パターン合成回路２６へ入
力される。パターン合成回路２６には、ＣＰＵ１が文書
登録時に作成した識別マークとなるパターン画像のビッ
トマップデータがＣＰＵ１から与えられる。パターン合
成回路２６で、登録文書の１ページ目の画像の所定位置
に識別マークを重ねた管理用文書が作成され、変調回路
２７でレーザー信号にアナログ変調されてレーザプリン
タ部８からプリントアウトされる。また、登録文書の複
数ページを１ページに縮小合成する場合には、同様に主
メモリ２１を経由して画像伸張回路２２で該当ページの
圧縮画像に伸張処理を施す。続いて、画像縮小合成処理
回路２３で画像縮小して画像合成メモリ２４の所定アド
レスに書き込み、複数ページを１ページに縮小合成した
画像を作成する。この画像は出力画像処理回路２５で出
力形態に合わせる画像処理が施された後、パターン合成
回路２６へ入力される。パターン合成回路２６で、前記
画像の所定位置に識別マークが合成され管理用文書が作
成される。変調回路２７でこの管理用文書の画像をレー
ザー信号にアナログ変調してレーザプリンタ部８からプ
リントアウトされる。このようにして、登録文書の一部
又は全部と固有の識別マークとで構成される管理用文書
が作成される。なお、識別マークの横に文書コードの数
字列を併記してもよい。
【００２９】上記管理用文書を使って登録文書を読出す
場合は、操作パネル１６の操作で文書検索モードを選択
する。文書検索モードを選択されている場合、イメージ
スキャナ部７から読み込まれた管理用文書の画情報は解
析用画像メモリ２８に格納される。ＣＰＵ１は、解析用
画像メモリ２８に格納されたが情報から管理用文書の識
別マークの部分を切り出し、識別マークを解析して文書
コードを認識する。認識した文書コードが付与されてい
る登録文書を記憶装置１２又は記憶媒体１４から検索し
て取り出す。取り出された文書データは画像縮小合成処
理回路２３、パターン合成回路２６の処理はパスしてレ
ーザプリンタ部８から出力される。
【００３０】なお、検索文書の出力先がネットワーク又
はファクシミリの場合は、ネットワークコントローラ
６、ＦＡＸコントローラ５へ出力され、そこから最終宛
先へ転送される。
【００３１】一方、図２に示すＰＣは、後述する文書登
録機能及び検索機能を除いて、一般的なＰＣの構成を採
用している。具体的には、ＣＰＵ３１がオペレーティン
グシステム上で動作し、内部バス３２で接続されたイン
ターフェースコントローラ３３を介してハードディスク
３４からアプリケーションプログラムを主メモリ３５に
ダウンロードして実行することができる。ＣＰＵ３１が
実行するアプリケーションプログラムとして、文書作成
ソフト、作成した文書をデジタル複合機に登録するため
のアプリケーションソフト、デジタル複合機に登録され
ている文書を検索して取り出す閲覧ソフト等が含まれ
る。
【００３２】管理用メモリ３６には、ユーザが文書作成
時に任意に付けた文書名とデジタル複合機が文書管理に
使用している文書コードとをリンクさせた管理情報テー
ブルが登録されている。文書コードはＰＣからデジタル
複合機に文書登録する際にデジタル複合機から送られて
きた情報である。
【００３３】ＰＣのＣＰＵ３１に対するユーザの指示は
インターフェースコントローラ３７を介してキーボード
３８、ポインティングデバイス３９等から入力される。
また、ＰＣはインターフェースコントローラ４１を介し
てディスプレイ４２に接続されている。作成中の文書や
閲覧文書はディスプレイ４２に表示している。さらに、
ＰＣのＣＰＵ３１とネットワークとの間のデータのやり
取りはネットワークコントローラ４３が制御する。
【００３４】次に、ＰＣで作成した文書をネットワーク
９経由でデジタル複合機に登録する場合の動作について
説明する。
【００３５】図３はＰＣにおける文書登録のためのフロ
ー図である。文書作成ソフトを立ち上げてテキスト文書
又は表等の文書を作成し(ステップＳ３０１)、ユーザか
らの入力にしたがって作成文書の保存処理を開始する
(ステップＳ３０２)。ユーザから保存文書の文書名が入
力されると、保存文書を管理している管理情報テーブル
のユーザ設定のエリアに管理情報として「文書名」を登
録する(ステップＳ３０３)。このとき、ユーザ設定とは
別にマシン側で日付、頁数、サイズ、マシンＩＤ、メー
カＩＤ、ユーザＩＤ等の付加情報を管理情報テーブルに
登録している。図４は管理情報テーブルの具体例を示し
ている。テーブル最上段のエリアのＤＤｃｏｄｅは、デ
ジタル複合機から通知された文書コードである。
【００３６】次に、作成文書をＰＣ又はデジタル複合機
のいずれに保存するか判定する(ステップＳ３０４)。ユ
ーザが保存先を指定するので、指定された保存先がＰＣ
かデジタル複合機かを判定する。保存先がＰＣの場合
は、保存先となるフォルダ名を決めて格納する(ステッ
プＳ３０５)。
【００３７】一方、保存先にデジタル複合機が指定され
ている場合は、ファイル転送ソフトを立ち上げ(ステッ
プＳ３０６)、デジタル複合機に対して文書登録を処理
内容とするアクセス要求を出す(ステップＳ３０７)。こ
れはＰＣのネットワークコントローラ４３からネットワ
ーク９経由でデジタル複合機にアクセスして文書登録を
要求する。
【００３８】ＰＣから文書登録の要求を受けたデジタル
複合機は、文書登録を許可する場合はアクセス可の応答
を返してくるので、ＰＣがアクセス可の応答を受信する
ことにより両者間のコネクションが確立する（ステップ
Ｓ３０８）。
【００３９】コネクションが確立したら、ＰＣの主メモ
リ３５に一時的に保存されている登録すべき作成文書
を、ＦＴＰ（ファイル転送プロトコル）にしたがってＰ
Ｃからデジタル複合機へファイル転送する（ステップＳ
３０９）。
【００４０】ＰＣからデジタル複合機への文書転送が完
了したら(ステップＳ３１０)、デジタル複合機から文書
コードが送られてくるのを待つ。前述したように、デジ
タル複合機は文書登録する時に独自の管理方式にしたが
って文書固有の識別マークを発生させるための文書コー
ドを生成している。ＰＣから登録要求のあった文書を登
録する際も同様に文書コードを生成して、その文書コー
ドを要求元のＰＣへ送信してくる。
【００４１】デジタル複合機から登録文書の文書コード
が受信されたならば(ステップＳ３１１)、ＰＣとの間に
確立していたコネクションを解除する（ステップＳ３１
２）。そして、ＰＣの管理用メモリ３６に保存している
管理情報テーブルを主メモリ３５に書き出し、主メモリ
３５上で管理情報テーブルにおける登録文書の文書名と
文書コード（ＤＤｃｏｄｅ）とをリンクさせる。図４の
管理情報テーブルにおいて、文書保存時にユーザが設定
した文書名と文書登録時にデジタル複合機で生成された
文書コード（ＤＤｃｏｄｅ）とがリンクされた状態を示
している。このようにして、文書名と文書コードとがリ
ンクされた管理情報テーブルを管理用メモリ３６に戻す
ことにより、管理情報テーブルが更新される(ステップ
Ｓ３１４)。
【００４２】図５はＰＣから文書登録を依頼されたデジ
タル複合機が文書登録するためのフロー図である。デジ
タル複合機は、ネットワーク９経由でＰＣからのアクセ
ス要求を受信すると(ステップＳ５０１)、ＰＣへアクセ
ス可の応答を返してＰＣとの間にコネクションを確立す
る(ステップＳ５０２)。そして、ＰＣからＦＴＰにした
がって転送されてくる文書データを受信する（ステップ
Ｓ５０３）。受信された文書データはデジタル複合機の
主メモリ２１に一時的に保存される。
【００４３】文書データの転送が終了したら（ステップ
Ｓ５０４）、主メモリ２１に保存した受信文書データを
記憶装置１２へ格納する(ステップＳ５０５)。受信文書
データを記憶装置１２へ格納する際に、デジタル複合機
の管理方式にしたがって文書ＩＤを付与し、その文書Ｉ
Ｄと装置ＩＤとメーカＩＤとユーザＩＤとを組み合わせ
て文書コードを生成する（ステップＳ５０６）。
【００４４】デジタル複合機は、ＰＣから登録要求され
た登録文書の文書コードをネットワーク９経由でＰＣへ
通知する（ステップＳ５０７）。ＰＣへ文書コードを送
信したら終了通知をＰＣへ出してＰＣとの間のコネクシ
ョンを解消する(ステップＳ５０８)。
【００４５】そして、ＰＣから受信して登録した登録文
書の複数頁とその文書コードから生成される識別マーク
とからなる管理用文書を、上述した場合と同様に作成し
てプリントアウトする(ステップＳ５０９)。なお、デジ
タル複合機の設定によって管理用文書の印刷を行わない
ようにしてもよい。ＰＣからの登録の場合、ユーザがデ
ジタル複合機から離れた場所にいる場合には、印刷され
た管理用文書をユーザの手元まで届けるのが困難な場合
が考えられるからである。
【００４６】最後に、登録文書の管理コードをデジタル
複合機の管理用メモリ１５の管理情報テーブルに格納す
る(ステップＳ５１０)。
【００４７】以上のようにして、ＰＣで作成した文書を
デジタル複合機に登録することができた。次に、ＰＣか
らデジタル複合機に登録されている文書を検索する場合
の動作について説明する。
【００４８】図６はデジタル複合機に登録されている文
書をＰＣから検索するためのフロー図である。閲覧ソフ
ト上で検索要求を発生させると（ステップＳ６０１）、
検索用画面が表示される(ステップＳ６０２)。検索用画
面に対して検索対象の文書名が入力されたり又は一覧か
ら選択されると、検索対象の文書名が確定する(ステッ
プＳ６０３)。ここで、文書名はユーザが上述した文書
保存時に入力した文書名である。
【００４９】検索文書名が確定すると、ＰＣの管理用メ
モリ３６の管理情報テーブルから一致する文書名を検索
する（ステップＳ６０４）。管理情報テーブルには、Ｐ
Ｃに保存された文書名及びＰＣからデジタル複合機に転
送して登録した文書名が登録されている。管理情報テー
ブルに一致する文書名が存在しなければ、ユーザが文書
名を間違えている可能性があるので別の文書名の入力又
は選択を促す（ステップＳ６０４）。
【００５０】ステップＳ６０４の判定で一致する文書名
があったならば、その検索文書の保存先を判定する(ス
テップＳ６０５)。保存先はＰＣのハードディスク３４
であれば、ＰＣの管理方式にしたがって保存管理されて
いるので、ＰＣ上で保存時に使用した文書名をそのまま
使って取り出すことができる（ステップＳ６０６）。文
書名を使って取り出された文書はディスプレイ４２に表
示される（ステップＳ６０７）。
【００５１】一方、ステップＳ６０５の判定で保存先が
デジタル複合機であった場合は、文書名にリンクされた
文書コードを取得する（ステップＳ６０８）。文書コー
ドは、ＰＣの管理方式とは全く独立したデジタル複合機
の管理方式で付けられているものであるのでユーザが知
らない。ＣＰＵ３１はＰＣの管理用メモリ３６に保存さ
れている管理情報テーブルから文書名にリンクされた文
書コードを取得する。したがって、ＰＣユーザがデジタ
ル複合機の管理方式で付与された文書コードを全く知ら
なくてもＰＣが文書コードを取得できることになる。
【００５２】検索文書の文書コードが取得できたなら
ば、デジタル複合機に対してネットワーク９経由で検索
文書の要求を内容とするアクセス要求を出し(ステップ
Ｓ６０９)、デジタル複合機からアクセス可の応答があ
ったならばデジタル複合機との間にコネクションを確立
する（ステップＳ６１０）。そして、コネクトオンした
ら先に取得した文書コードをデジタル複合機へ送信して
該当文書のファイルを要求する（ステップＳ６１１）。
【００５３】ステップＳ６１１のファイル要求に対して
デジタル複合機から検索対象の文書が送られてくるの
で、その文書データを受信する(ステップＳ６１２)。デ
ジタル複合機は、このデジタル複合機の文書管理方式で
生成した文書コードがＰＣから送られてくるので、受信
文書コードをそのまま使用して文書検索できる。検索さ
れた文書はＰＣへＦＴＰ転送する。
【００５４】ＰＣではデジタル複合機から転送されてく
る文書データを受信し、転送データが終了したら（ステ
ップＳ６１３）、受信文書をディスプレイ４２へ表示さ
せる（ステップＳ６１４）。そして、デジタル複合機と
の間のコネクションを解消する(ステップＳ６１５)。
【００５５】このように、ＰＣ上でユーザが任意の文書
名を指定して文書検索を指示すると、管理情報テーブル
で文書名にリンクされた文書コードに変換されてデータ
端末装置からデジタル複合機に検索要求が出されると共
に、検索結果がデジタル複合機からＰＣに送られてきて
ディスプレイに表示されるものとなる。
【００５６】図７はＰＣから文書検索の要求を受けたデ
ジタル複合機における文書検索のためのフロー図であ
る。デジタル複合機は、ＰＣからネットワーク経由９で
文書検索要求を内容とするアクセス要求を受信すると
（ステップＳ７０１）、ＰＣに対してアクセス可を示す
応答を返してＰＣとの間にコネクションを確立する（ス
テップＳ７０２）。
【００５７】ＰＣとの間でコネクトオンすると、ＰＣか
ら検索文書の文書コードが送られてくるので、この文書
コードを受信する（ステップＳ７０３）。デジタル複合
機は、文書登録されている全文書の文書コードと登録文
書の格納アドレスとが管理用メモリ１５上で管理されて
いる。ＣＰＵ１は、管理用メモリ１５から検索文書の文
書コードと一致する文書コードを検索する（ステップＳ
７０４）。一致する文書コードが存在しなければ（ステ
ップＳ７０５）、要求元のＰＣに対してエラー通知を送
信する（ステップＳ７０６）。
【００５８】ステップＳ７０５で一致する文書コードが
存在した場合は、記憶装置１２から該当する文書を取り
出し、ＰＣに対してＦＴＰにしたがってファイル転送す
る（ステップＳ７０８）。全文書データを転送し終わっ
たらＰＣとの間のコネクションを解消する（ステップＳ
７０９）。
【００５９】このように、ＰＣで作成した文書をデジタ
ル複合機に登録する際、まずＰＣ上で日付、文書名等の
第１の文書管理情報を作成し、登録すべき文書をデジタ
ル複合機に転送し、一方、デジタル複合機では、文書を
登録すると共に、デジタル複合機での文書コード等の第
２の文書管理情報を生成し、第２の文書管理情報で登録
文書を管理すると共に、ＰＣに対して第２の文書管理情
報を送出し、ＰＣでは第１の文書管理情報と第２の文書
管理情報とをリンクさせて管理することによって、ＰＣ
からデジタル複合機内の登録文書を検索する場合、ＰＣ
側でユーザが自分で付与した文書管理情報やＰＣで自動
付与した文書管理情報に基づいて所望の文書を指定すれ
ば、ＰＣ側では第１の文書管理情報とリンクして管理さ
れている第２の文書管理情報を検索し、これに基づいて
デジタル複合機内の所望の文書を指定することができる
ので、ユーザはデジタル複合機で付与される第２の文書
管理情報を知らなくても、ＰＣ上の第１の文書管理情報
のみを知っていれば、所望の文書を特定することがで
き、文書を登録するデジタル複合機の文書管理方式に左
右されることなく、自由に文書名等のキーワードを付与
することができ、システム全体の効率化と利便性の向上
を図ることができる。
【００６０】また、ＰＣからデジタル複合機内の登録文
書を検索する際の文書管理情報の情報通信量を最小限に
押え、システムの効率化を図ることができる。さらに、
ユーザは、文書を登録する複合機の管理方式に左右され
ることなく且つデジタル複合機のキー入力に制限がある
ことに制約されずに、ＰＣ上で自由に文書名等のキーワ
ードを付与することができ、利便性の向上を図ることが
できる。
【００６１】
【発明の効果】以上のように本発明にによれば、各々独
自の文書管理方式を持つデジタル複合機とデータ端末装
置との間で、ユーザの新たな負担を生じさせることな
く、また、使い勝手を低下させることなく、デジタル複
合機で登録した文書をデータ端末装置で見たり、データ
端末装置で作成した文書をデジタル複合機に登録できる
デジタル複合機及びこれに接続されるデータ端末装置を
提供できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施の形態にかかるデジタル複合機
の構成図
【図２】本発明の一実施の形態にかかるデータ端末装置
の構成図
【図３】上記一実施の形態にかかるデータ端末装置の文
書登録のフロー図
【図４】管理情報テーブルの構成図
【図５】上記一実施の形態にかかるデジタル複合機の文
書登録のフロー図
【図６】上記一実施の形態にかかるデータ端末装置の文
書検索のフロー図
【図７】上記一実施の形態にかかるデジタル複合機の文
書検索のフロー図
【符号の説明】 １、３１ ＣＰＵ ２ 内部バス ３ スキャナコントローラ ４ プリンタコントローラ ５ ＦＡＸコントローラ ６、４３ ネットワークコントローラ ７ イメージスキャナ部 ８ レーザプリンタ部 ９ ネットワーク １２ 記憶装置 １４ 記憶媒体 １５、３６ 管理用メモリ

Claims (4)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項１】 登録文書を格納するための格納手段と、
    文書登録の際に登録すべき文書の文書コードを生成する
    と共に該文書コードに基づいて生成した識別マークと前
    記文書の全部又は一部とを合成した管理用文書を出力す
    る一方、文書検索の際に前記管理用文書を読込んで識別
    マークを解析しこれに対応する文書を前記格納手段から
    取出す文書管理手段と、外部のデータ端末装置から文書
    を受信して登録する場合、その文書に対して生成した文
    書コードを前記データ端末装置に転送する制御手段と
    を、具備したデジタル複合機。
  2. 【請求項２】 ユーザの操作により表示画面上で文書を
    作成する文書作成手段と、前記作成された文書を特定す
    る第１の文書管理情報を登録する管理テーブルと、前記
    文書作成手段により作成した文書を外部のデジタル複合
    機に転送して登録する場合、前記文書をデジタル複合機
    に転送すると共に前記デジタル複合機で別途作成された
    第２の文書管理情報を入手する第１の制御手段と、前記
    第１の文書管理情報と前記第２の文書管理情報とをリン
    クさせて管理する第２の制御手段と、を具備したデータ
    端末装置。
  3. 【請求項３】 登録文書を格納するための格納手段と、
    文書登録の際に登録すべき文書の文書コードを生成する
    と共に該文書コードに基づいて生成した識別マークと前
    記文書の全部又は一部とを合成した管理用文書を出力す
    る一方、文書検索の際に前記管理用文書を読込んで識別
    マークを解析しこれに対応する文書を前記格納手段から
    取出す文書管理手段と、外部のデータ端末装置から文書
    を受信して登録する場合、その文書に対して生成した文
    書コードを前記データ端末装置に転送する一方、外部の
    データ端末装置から指示されて文書を検索する場合、前
    記文書管理手段で生成された文書コードと同一の文書コ
    ードを前記データ端末装置から受信してこれに基づいて
    所望の文書を検索する制御手段とを、具備したデジタル
    複合機。
  4. 【請求項４】 ユーザの操作により表示画面上で文書を
    作成する文書作成手段と、前記作成された文書を特定す
    る第１の文書管理情報を登録する管理テーブルと、前記
    文書作成手段により作成した文書を外部のデジタル複合
    機に登録する場合、前記文書をデジタル複合機に転送す
    ると共に前記デジタル複合機で別途作成された第２の文
    書管理情報を入手する第１の制御手段と、前記第１の文
    書管理情報と前記第２の文書管理情報とをリンクさせて
    管理する第２の制御手段と、前記デジタル複合機に登録
    した文書を検索する場合、ユーザから所望の文書に対応
    する第１の文書管理情報の指定を受け、これに対応する
    第２の文書管理情報を前記管理テーブルから検索し、対
    応する第２の文書管理情報をデジタル複合機に転送する
    制御手段と、を具備したデータ端末装置。
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