JP2007115190A - 文書処理システム、制御方法、プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 帳票などの文書を印刷する際に、ユーザに余計な手間を取らせず、所望のデータを適切なレイアウトで、容易に印刷できるようにする。
【解決手段】 取得するデータを特定するための取得情報定義ファイル（取得データ情報）と、レイアウトを決定するためのレイアウトテンプレートと、ユーザに条件を設定させるための条件選択テーブル（条件テーブル）とを含むドキュメントセットを複数格納しておき、ユーザに所望のドキュメントセットを選択させ、さらに、条件選択テーブル（条件テーブル）に基づいて条件を設定させる。このようにすることにより、条件に適合したドキュメントデータとレイアウトテンプレートとをマージして、所望の文書を適切なレイアウトで容易に出力させることができる。
【選択図】 図１

Description

本発明は、帳票などの文書を生成し、出力する文書処理システムに関する。

自分で好きなデータと好きなテンプレートを選択し、帳票などの文書を作成することは一般的に知られている。

例えば、住所録のデータから特定の住所を選択し、年賀状や暑中見舞いなどのはがきのテンプレートから好きなものを選ぶことにより、選択した住所を宛先とした葉書の印刷を行うことができる。

また、特許文献１には、複数のテンプレートの中からユーザに所望のテンプレートを選択させ、更に、その場でユーザに入力させたデータを用いて、ＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）ファイルを作成するシステムが開示されている。

また、特許文献２には、オーバレイ印刷において、あらかじめ通常印刷データのファイル名とこれに対応する帳票フォームのファイル名を関連づけておくことで、ユーザが意識することなく正しい帳票フォームを設定することが記載されている。
特表２００２−５０１６３５号公報 特開平１０−１６２０９２号公報

しかしながら、好きなデータと好きなテンプレートを選択して印刷しようとする場合、期待はずれの帳票が作成されてしまう場合がある。

また、特許文献１では、ユーザが選択したテンプレートに従い、どこにどんなデータを入力していけばよいか誘導しながら入力していくシステムを開示している。しかしながら、この場合、どこにどんなデータを入力していくのかを自分でその都度決めなければならず、手間がかかる。

また、特許文献２のように、既存のデータファイルと帳票フォームのファイルとを予め対応づけておく場合、特許文献１のような手間はなくなるが、印刷できるデータは固定のデータであり、ユーザが自由にカスタマイズできない。一方、状況によっては、取得できるデータのうち、ユーザが実際に必要なデータに限定したい場合がある。例えば、全ての商談リストの中から会社名がＡ会社の人だけのリストを表示したい場合や、住所が東京都の人だけの顧客リストが欲しい場合がある。

上記課題を解決するために、本発明の文書処理システムは、取得するドキュメントデータを特定するための取得データ情報と、レイアウトを決定するためのレイアウトテンプレートと、ユーザに条件を設定させるための条件テーブルとを含むドキュメントセットを複数格納する格納手段と、ユーザの指示に基づいて、前記格納手段に格納されている複数のドキュメントセットから所望のドキュメントセットを選択する選択手段と、前記選択手段で選択されたドキュメントセットに含まれる条件テーブルとユーザの指示とに基づいて、条件を設定する条件設定手段と、前記取得データ情報と、前記条件設定手段で設定された条件と、前記選択手段で選択されたドキュメントセットに含まれるレイアウトテンプレートとに基づいて、ドキュメントデータを取得し、当該取得されたドキュメントデータとレイアウトテンプレートとをマージすることによって、文書を生成する文書生成手段と、前記生成された文書を出力する出力手段と、を有する。

本発明では、データを取得するために必要な情報を定義したファイルと、レイアウトテンプレートと、条件選択テーブルとの、３つをセットとして管理している。したがって、取得するデータとレイアウトテンプレートとがセットで管理されているため、期待はずれの帳票が作成されてしまう心配がなくなる。

また、レイアウトテンプレートには取得した各項目のデータをどの位置にマージさせるかが記述してあるため、特許文献１のようにユーザがいちいち設定する必要がなくなる。

さらに、条件選択テーブルがセットに含まれているので、ユーザが所望する条件で取得するデータを制限することが可能になる。更に、新たに入力した条件は、条件選択テーブルに追加されるので、次回から簡単に指定できるようになる。

また、帳票印刷を行う際、ユーザが印刷したい項目データに適したレイアウトテンプレートが自動的に選択されるので、ユーザの手間を減らすことができる。また、表示するデータをユーザの都合に応じて動的に変更して帳票を作成し、印刷することができる。

（実施例１）
以下、本発明の実施の形態を、図１〜図８を用いて説明する。

図１は、本発明の実施例１の全体構成図である。

１０１は帳票印刷システム（文書処理システム）全体である。本実施例では、プリンタ部・スキャナ部等を有する複合機によって該システムが実現されるものとするが、これに限るものではない。

１０２は帳票印刷システムの入力制御部であり、ユーザによって入力された指示の制御を行う。該入力はタッチパネル等を介して行われる。１０３は帳票印刷システムの表示管理部であり、帳票の名前のリストや条件選択項目一覧などの情報をディスプレイに表示するように制御する。

１０４は帳票印刷システムのドキュメント管理部であり、ドキュメントＤＢ１０５に格納されているドキュメントセットを管理する。１０５は帳票印刷システムのドキュメントＤＢであり、取得情報定義ファイルとレイアウトテンプレートと条件選択テーブルとの３つが１セットとなったドキュメントセットが格納されている。

１０６は帳票印刷システムのデータ取得部であり、サーバ１０７にアクセスし、データを取得する。１０７はサーバであり、帳票印刷システムが取得するデータを保持している。

１０８は帳票印刷システムのデータマージ部であり、取得したデータとレイアウトテンプレートをマージする。１０９は帳票印刷システムのレイアウト処理部であり、マージされたデータのレイアウト処理を行う。

１１０は帳票印刷システムのファイル生成部であり、帳票ファイルを生成する。１１１は帳票印刷システムのファイル印刷部（プリンタ部）であり、生成された帳票ファイルを印刷する。１１２は印刷された帳票である。

図２は、帳票印刷システム内のドキュメント管理部１０４における内部構成図である。

２０１はドキュメントセット取得手段であり、ドキュメントＤＢ１０５からドキュメントセットを取得し、その情報をドキュメントセット情報表示手段２０２に渡す。

２０２はドキュメントセット情報表示手段であり、ドキュメントセットの情報を表示管理部１０３に送信して表示させ、入力制御部と表示管理部とが一体になったタッチパネルディスプレイで選択された選択情報を受信して条件選択テーブル追加記述手段２０３に渡す。

２０３は条件選択テーブル追加記述手段であり、ユーザが選択した条件を条件選択テーブルのユーザ設定項目や選択条件項目一覧に追加記述し、そのドキュメントセットをドキュメントセット伝達手段２０４やドキュメントセット格納手段２０５に渡す。

２０４はドキュメントセット伝達手段であり、条件選択テーブル追加記述手段２０３から渡されたドキュメントセットをデータ取得部１０６に渡し、データ取得部１０６から受け取った情報をドキュメントセット情報表示手段２０２や条件選択テーブル追加記述手段２０３に渡す。

２０５はドキュメントセット格納手段であり、条件選択テーブル追加記述手段から渡されたドキュメントセットをドキュメントＤＢ１０５に格納する。

図３は、帳票印刷システム内のデータ取得部１０６における内部構成図である。

３０１はドキュメントセット処理手段であり、ドキュメント管理部１０４から渡されたドキュメントセット内の取得情報定義ファイルと条件選択テーブルとをクエリ作成手段３２０に渡し、レイアウトテンプレートをデータ・テンプレート伝達手段３０５に渡す。また、データ取得手段３０４から渡された情報をドキュメント管理部１０４に渡す。

３０２はクエリ生成手段であり、渡された取得情報定義ファイルと条件選択テーブルをもとにクエリを生成する。

３０３はクエリ発行手段であり、クエリ生成手段で生成されたクエリを発行し、サーバ１０７にアクセスする。

３０４はデータ取得手段であり、クエリに対応するデータを取得できたかどうかをドキュメントセット処理手段３０１に渡す。またクエリに対応するデータを取得できた場合、当該取得したデータをデータ・テンプレート伝達手段３０５に渡す。

３０５はデータ・テンプレート伝達手段であり、渡された取得データとレイアウトテンプレートをデータマージ部１０８に渡す。

図４は帳票印刷システム内のドキュメントＤＢ１０５に格納されているドキュメントセットの具体例を示す図である。ドキュメントＤＢに格納される各ドキュメントセットは、取得情報定義ファイル、レイアウトテンプレート、条件選択テーブルの３つのセットである。

取得情報定義ファイル（取得データ情報）は、データを取得するために必要な情報を定義したファイルであり、サーバへアクセスするためのＵＲＬと帳票データの名前、データのテーブル名、取得する項目が記述されている。

レイアウトテンプレートは、取得情報定義ファイルに対応したレイアウトテンプレートであり、取得したデータをどの位置にマージさせるかが記述してある。

条件選択テーブル（条件テーブル）は、取得するデータを動的に変更することができる条件選択項目一覧と、表示画面においてデフォルトで選択されるデフォルト項目と、ユーザが選択画面で設定した際に項目が後から記述されるユーザ設定項目とを含む。

図５は帳票印刷システムの帳票リスト選択画面の一例である。帳票印刷システムはドキュメントＤＢ１０５に格納されている全てのドキュメントセットの取得情報定義ファイルに記述されている帳票の名前を表示する。図５では商談一覧と顧客名簿リストという帳票の名前が表示されている。

図６は帳票印刷システムの条件選択画面の一例である。ユーザが選択した帳票のドキュメントセットに含まれる条件選択テーブルから条件選択項目一覧を取り出し表示する。また、デフォルト項目に記述されている項目を最初に表示した選択画面上でデフォルトの選択状態にする。この例では、図４のデフォルト項目において、ＣｏｍｐａｎｙＮａｍｅの項目は「ＡＡ会社」、Ａｄｄｒｅｓｓの項目は「すべて」が記述されているため、最初の選択画面ではその二つが選択中として表示されている。ユーザは、選択リストからデフォルト条件と異なる条件を選択しても良いし、直接画面上で入力しても良い。

図７は帳票印刷システムのユーザが条件選択した後のドキュメントセットの一例である。ユーザが条件を選択すると、条件選択テーブルのユーザ設定項目にその情報が追加記述される。図７では、ユーザがＣｏｍｐａｎｙＮａｍｅの項目を「ＢＢ会社」、Ａｄｄｒｅｓｓの項目を「すべて」を選択した場合を示している。

図８は帳票印刷システムの全体フローチャートである。

帳票印刷システムはまず、ドキュメントセットの取得情報定義ファイルに記述されている帳票の名前のリストを表示する（Ｓ４０１、図５参照）。

ユーザがそのリスト中から所望の帳票を選択したら（Ｓ４０２−Ｙｅｓ）、その帳票におけるドキュメントセットの条件選択テーブルに記述されている条件選択項目一覧を表示する（Ｓ４０３、図６参照）。

ユーザが条件を選択して決定したら（Ｓ４０４−Ｙｅｓ）、条件選択テーブルのユーザ設定項目を記述する（Ｓ４０５、図７参照）。

次に、取得情報定義ファイルと条件選択テーブルをもとに検索クエリを生成する（Ｓ４０６）。当該生成したクエリを発行して、サーバにアクセスする（Ｓ４０７）。

サーバから該クエリに対応するデータ（ドキュメントデータ）を取得できなかった場合（Ｓ４０８−Ｎｏ）は、エラーをユーザに返して（Ｓ４０９）、Ｓ４０１に戻る。

一方、サーバから該クエリに対応するデータ（ドキュメントデータ）を取得できた場合（Ｓ４０９−Ｙｅｓ）、ユーザが設定した条件が条件選択項目一覧含まれるか判断する（Ｓ４１０）。含まれていないと判断した場合（Ｓ４１０−Ｎｏ）、条件選択テーブル追加記述手段２０３は、当該設定した条件を条件項目一覧に追加してドキュメントセットに格納する（Ｓ４１１）。このようにすることにより、次回から選択項目一覧で条件を選択できるようになるので、条件を文字入力する手間が省けるようになる。一方、Ｓ４１０で含まれていると判断した場合、ステップＳ４１２に進む。

ステップＳ４１２では、取得したデータとレイアウトテンプレートをマージする。そして当該マージされたデータのレイアウト処理を行い（Ｓ４１３）、そのデータからＰＤＦファイルを生成し（Ｓ４１４）、印刷する（Ｓ４１５）。

（実施例２）
前記実施例１では、取得情報定義ファイルで定義されているように、取得する項目数は一定であり、条件選択テーブルで選択された条件によって取得するデータ量を制限していた。そのため、ドキュメントセットのレイアウトテンプレートは同じものを使用することができた。

しかし、条件選択において、表示する項目数を減らすことが可能な場合、マージするテンプレートは表示項目に応じて異なる形態にするのが望ましい。この場合、ドキュメントセット内のレイアウトテンプレートは複数用意する必要がある。

本実施例２では、条件選択において表示する項目数が減らせる場合の帳票印刷システムについて説明する。

以下、本発明の実施例２を、図９〜図１３を参照しながら説明する。なお、ここでは、実施例１と同様の箇所については説明を省略する。

図９は実施例２において、ドキュメントＤＢ１０５に格納されているドキュメントセットの具体例を示す図である。ドキュメントセットＤＢに格納される各ドキュメントセットには、取得情報定義ファイル、複数のレイアウトテンプレート、条件選択テーブルの３つがセットで含まれている。

取得情報定義ファイルは、データを取得するために必要な情報を定義したファイルであり、サーバへアクセスするためのＵＲＬと帳票の名前、データのテーブル名、取得する項目データが記述されている。

レイアウトテンプレートは、取得情報定義ファイルに対応した複数のレイアウトテンプレートであり、取得する項目に応じたテンプレートが選択されるようになっている。また、レイアウトテンプレートには、取得した各項目のデータをどの位置にマージさせるかが記述してある。

条件選択テーブルは、取得するデータを動的に変更することができる条件選択項目一覧と、デフォルトで選択状態になるデフォルト項目と、ユーザが選択画面で選択した項目が記述されるユーザ設定項目と、選択設定された項目に対応するテンプレートナンバーを記述したテンプレート対応表と、ユーザが取得項目を選択した場合に、当該対応表と照らし合わせて決定される選択テンプレートナンバーとが含まれている。

図１０は実施例２における帳票印刷システムの取得項目選択画面の一例である。条件選択テーブルの条件選択項目一覧をもとに選択できる項目が表示される。なお、この例では、デフォルト項目が“すべて”であるため、最初の選択画面では全ての項目にチェックがついている。

図１１は実施例２の取得項目選択画面におけるユーザの選択例である。ユーザが取得項目として、姓、名、住所を選択している。

図１２はユーザが条件選択した後のドキュメントセットの一例である。ユーザが図１１のように取得項目を選択すると、条件選択テーブルのユーザ設定項目にその情報が追加記述される。この例では、「ＬａｓｔＮａｍｅ」、「ＦｉｒｓｔＮａｍｅ」、「Ａｄｄｒｅｓｓ」が選択されて記述されている。また、ドキュメント管理部１０４の条件選択テーブル追加記述手段２０３は、さらに、条件選択テーブルのテンプレート対応表とユーザ設定項目を照らし合わせ、選択テンプレートナンバーを記述する。この例では選択テンプレートナンバーは「３」が記述される。データ取得部１０６のドキュメントセット処理手段３０１は、選択テンプレートナンバー「３」に対応するレイアウトテンプレートをデータ・テンプレート伝達手段３０５に渡す。

図１３は実施例２における帳票印刷システムの全体フローチャートである。実施例１における帳票印刷システムの全体フローチャート（図８）と似たような構成になっている。しかしながら、実施例２では、条件選択テーブルのユーザ設定項目を記述後（Ｓ４０５）、テンプレート対応表とユーザ設定項目を照らし合わせ、選択テンプレートナンバーを決定して記述する（Ｓ５０１）。その後、取得情報定義ファイルと条件選択テーブルをもとにクエリを生成する（Ｓ４０６）。なお、新たな項目をユーザが直接入力する構成がないので、図８におけるＳ４１０とＳ４１１に相当する構成は存在しない。

（その他の実施例）
また、実施例１のように取得する情報を選択する構成と、実施例２のように印刷出力に用いる項目を選択することによりレイアウトテンプレートを自動選択する構成と、を組み合わせた実施形態にしてもよい。

また、本発明の帳票印刷システムは、ハードディスクに記憶されているコンピュータプログラムを読み込みＣＰＵで実行することにより、図１の各処理部（表示管理部、ドキュメント管理部、データ取得部、データマージ部、レイアウト処理部、ファイル生成部）が実現されるものとする。ただし、ＣＰＵで実行される処理の一部あるいは全部が電気回路によって実現されるものであってもよい。

本発明の帳票印刷システムの全体構成図である。 ドキュメント管理部の内部構成図である。 データ取得部の内部構成図である。 実施例１において、ドキュメントＤＢに格納されるドキュメントセットの一例を示す図である。 帳票リスト選択画面の一例を示す図である。 実施例１に係る条件選択画面の一例を示す図である。 実施例１において、ユーザが条件選択した後のドキュメントセットの一例を示す図である。 実施例１における処理を示すフローチャートである。 実施例２において、ドキュメントＤＢに格納されるドキュメントセットの一例を示す図である。 実施例２における取得項目選択画面の一例を示す図である。 実施例２の取得項目選択画面におけるユーザの選択例を示す図である。 実施例２において、ユーザが条件選択した後のドキュメントセットの一例を示す図である。 実施例２における処理を示すフローチャートである。

Claims (11)

1. 取得するドキュメントデータを特定するための取得データ情報と、レイアウトを決定するためのレイアウトテンプレートと、ユーザに条件を設定させるための条件テーブルとを含むドキュメントセットを複数格納する格納手段と、
   ユーザの指示に基づいて、前記格納手段に格納されている複数のドキュメントセットから所望のドキュメントセットを選択する選択手段と、
   前記選択手段で選択されたドキュメントセットに含まれる条件テーブルとユーザの指示とに基づいて、条件を設定する条件設定手段と、
   前記取得データ情報と、前記条件設定手段で設定された条件と、前記選択手段で選択されたドキュメントセットに含まれるレイアウトテンプレートとに基づいて、ドキュメントデータを取得し、当該取得されたドキュメントデータとレイアウトテンプレートとをマージすることによって、文書を生成する文書生成手段と、
   前記生成された文書を出力する出力手段と
   を有することを特徴とする文書処理システム。
2. 前記取得データ情報は、前記ドキュメントデータを取得するための情報であって、当該ドキュメントデータを格納しているサーバへアクセスするためのＵＲＬと、取得するドキュメントデータの項目名とを含むことを特徴とする請求項１に記載の文書処理システム。
3. 前記レイアウトテンプレートは、取得したドキュメントデータをマージさせる位置に関する情報を含むことを特徴とする請求項１に記載の文書処理システム。
4. 前記条件テーブルは、取得可能なドキュメントデータの項目一覧と、デフォルトで選択設定されるデフォルト項目とを含み、
   前記条件設定手段は、前記条件テーブルに含まれる項目一覧と前記デフォルト項目とに基づいて項目を表示し、ユーザの指示に基づいて選択設定された項目を、前記取得するドキュメントデータの条件として設定することを特徴とする請求項１に記載の文書処理システム。
5. 前記ドキュメントセットは、複数のレイアウトテンプレートを含み、
   前記条件テーブルは、出力可能なドキュメントデータの項目一覧と、デフォルトで選択設定されているデフォルト項目と、文書生成に使用する項目とレイアウトテンプレートとを対応付けた対応表とを含み、
   前記条件設定手段は、前記項目一覧と前記デフォルト項目とに基づいて項目を表示し、ユーザの指示に基づいて文書生成に使用する項目を選択し、当該選択された項目と前記対応表とに基づいて、前記マージに使用するレイアウトテンプレートの番号を条件として設定することを特徴とする請求項１に記載の文書処理システム。
6. 前記条件設定手段によって設定された項目が、前記デフォルト項目と異なる場合、前記デフォルト項目に自動的に追加する追加手段をさらに有することを特徴とする請求項４に記載の文書処理システム。
7. 前記出力手段は、前記生成された文書を印刷出力することを特徴とする請求項１に記載の文書処理システム。
8. 前記文書生成手段で取得されるドキュメントデータは、サーバから取得されることを特徴とする請求項１に記載の文書処理システム。
9. 取得するドキュメントデータを特定するための取得データ情報と、レイアウトを決定するためのレイアウトテンプレートと、ユーザに条件を設定させるための条件テーブルとを含むドキュメントセットを複数格納する格納手段と、生成された文書を出力する出力手段とを有する文書処理装置の制御方法であって、
   ユーザの指示に基づいて、前記格納手段に格納されている複数のドキュメントセットから所望のドキュメントセットを選択する選択工程と、
   前記選択工程で選択されたドキュメントセットに含まれる条件テーブルと、ユーザの指示とに基づいて、条件を設定する条件設定工程と、
   前記取得データ情報と、前記条件設定工程で設定された条件と、前記選択工程で選択されたドキュメントセットに含まれるレイアウトテンプレートとに基づいて、ドキュメントデータを取得し、当該取得されたドキュメントデータとレイアウトテンプレートとをマージすることによって、文書を生成する文書生成工程と、
   前記生成された文書を前記出力手段から出力させる出力制御工程と
   の各工程を前記文書処理装置に実行させることを特徴とする制御方法。
10. 取得するドキュメントデータを特定するための取得データ情報と、レイアウトを決定するためのレイアウトテンプレートと、ユーザに条件を設定させるための条件テーブルとを含むドキュメントセットを複数格納する格納手段と、生成された文書を出力する出力手段とを有する文書処理装置を制御するためのコンピュータプログラムであって、
    ユーザの指示に基づいて、前記格納手段に格納されている複数のドキュメントセットから所望のドキュメントセットを選択する選択ステップと、
    前記選択ステップで選択されたドキュメントセットに含まれる条件テーブルと、ユーザの指示とに基づいて、条件を設定する条件設定ステップと、
    前記取得データ情報と、前記条件設定ステップで設定された条件と、前記選択ステップで選択されたドキュメントセットに含まれるレイアウトテンプレートとに基づいて、ドキュメントデータを取得し、当該取得されたドキュメントデータとレイアウトテンプレートとをマージすることによって、文書を生成する文書生成ステップと、
    前記生成された文書を前記出力手段から出力させる出力制御ステップと
    の各ステップを前記文書処理装置に実行させるためのプログラムコードを含むことを特徴とするコンピュータプログラム。
11. 請求項１０に記載のコンピュータプログラムを格納した、コンピュータ読取り可能な記憶媒体。

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