JPH10105623A - 階層型ワークフロー管理方法及びワークフロー書類回覧方法 - Google Patents

階層型ワークフロー管理方法及びワークフロー書類回覧方法

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JPH10105623A
JPH10105623A JP8256039A JP25603996A JPH10105623A JP H10105623 A JPH10105623 A JP H10105623A JP 8256039 A JP8256039 A JP 8256039A JP 25603996 A JP25603996 A JP 25603996A JP H10105623 A JPH10105623 A JP H10105623A
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JP8256039A
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English (en)
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Yoshihide Omura
善秀 大村
Takashi Kobayashi
小林  隆
Katsuaki Sakai
克彰 酒井
Tsuneo Nagai
庸夫 永井
Masako Ogoshi
昌子 尾越
Current Assignee (The listed assignees may be inaccurate. Google has not performed a legal analysis and makes no representation or warranty as to the accuracy of the list.)
Hitachi Ltd
Original Assignee
Hitachi Ltd
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Publication date
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    • GPHYSICS
    • G06COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06QINFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00Administration; Management
    • G06Q10/10Office automation; Time management
    • GPHYSICS
    • G06COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06QINFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00Administration; Management
    • G06Q10/06Resources, workflows, human or project management; Enterprise or organisation planning; Enterprise or organisation modelling
    • G06Q10/063Operations research, analysis or management
    • G06Q10/0631Resource planning, allocation, distributing or scheduling for enterprises or organisations
    • G06Q10/06316Sequencing of tasks or work

Abstract

(57)【要約】 【課題】 ワークフローの登録、管理及びワークフロー
運用中のプロセスのメンテナンスを効率的に行う。 【解決手段】 業務や書類回覧の順序を複数の部分プロ
セスに分割して、各部分プロセス毎にワークフロー定義
情報を登録したプロセステーブル900、部分プロセス
全体の管理情報を格納するプロセス管理テーブル100
0を設ける。運用時、案件の流れる順序や進捗情報など
を記録する案件管理テーブル1100には、プロセスを
構成する各部分プロセス間を案件が遷移する度に次に遷
移する部分プロセスの順序情報などを記録する。また、
部分プロセス毎に、運用を停止し再開を待つ案件の情報
を停止案件テーブル1200に格納する。

Description

【発明の詳細な説明】
【0001】
【発明の属する技術分野】本発明は、ワークフローシス
テムにおけるワークフロー管理方法及び書類回覧方法に
関し、特に書類回覧中における回覧経路変更の際に好適
な階造型ワークフロー管理方法及びそれを用いたワーク
フロー書類回覧方法に関する。
【0002】
【従来の技術】オフィスにおける書類の回覧業務の効率
を向上させる情報処理システムの一つとして、ワークフ
ローシステムがある。ここでワークフローシステムと
は、例えば日経コンピュータ1994年5.2号(日経
BP社)pp.57〜60に記載のように、複数の人間
が書類や情報をやり取りしながら共同作業を行うような
業務において、書類や情報を電子化して、ネットワーク
上で回覧を行うことで作業の効率を上げることを目的と
したシステムである。
【0003】ワークフローシステムは、業務の順序やル
ールを予め計算機(ワークフローサーバ)上に登録して
おくことにより、端末(ワークフロークライアント)を
介して、書類や情報を自動的に回覧することができる。
この業務の順序やルールをプロセスと呼ぶ。
【0004】従来技術では、プロセスの登録時、異なる
プロセス毎に、それぞれの全定義情報をワークフローサ
ーバ内に別々に格納する。このとき、新しく登録するプ
ロセスが既存のプロセスと類似したものである時は、そ
の定義情報をコピーして変更を加えることにより、定義
作業の手間を軽減できる。ただし、この時も、全定義情
報はプロセス毎に別々にワークフローサーバに保存され
る。登録したプロセスを変更する時は、別途ワークフロ
ーサーバ上に新しいプロセスを登録し、古いプロセスは
必要に応じて削除する。これらのプロセスの定義や変更
は、プロセス毎に管理者を設定して定義や変更の権限を
与えている。
【0005】ワークフローで書類を回覧する場合は,定
義上の最初の回覧者から順番に書類を回覧する。途中で
回覧を停止させる場合には、一般にプロセスそのもの
を、回覧中の全案件ごと停止させる。なお、案件毎に一
時停止させるものもある。
【0006】
【発明が解決しようとする課題】かかる従来の方法にお
いては、次のような問題がある。 (1)既登録プロセスの流用 既登録プロセスの変更やプロセスの新規定義時に既存の
プロセスをコピーして流用する時、既存プロセスの一部
については変更あるいは不備があり、流用を制限したい
時も、それを抑制する手立てが無い。
【0007】(2)既登録プロセスの変更 業務や組織が変更され、それに伴ってプロセスの変更を
しなければならないとき,変更された業務や組織を含む
すべてのプロセスに関して手作業でメンテナンスをしな
ければならず、煩雑である。また、新しく登録するプロ
セスが既存のプロセスと類似したものであっても、全く
別のプロセスとしてワークフローサーバに登録しなけれ
ばならないため、類似したプロセスが多数存在する場合
は計算機の記録領域を同じデータが浪費してしまう。既
存プロセスの一部を変更する時にも、変更していない部
分も含めたプロセス全体をワークフローサーバに再登録
しなければならず、記録領域が無駄である。
【0008】(3)プロセスの部分的変更 従来はプロセス毎に管理者を設定するため、プロセスの
ごく一部の変更要求に対しても、全てその管理者が対応
しなければならない。大規模なプロセスで、各小部門か
ら、各組織内の微細なプロセス変更をばらばらに要求さ
れた場合に管理が煩雑である。
【0009】(4)登録プロセスのテスト 登録したプロセスのテストを行う場合に、テストを行い
たい箇所がプロセス全体のごく一部であっても、テスト
案件をプロセスの最初の回覧者から順々に処理しなけれ
ばならず、非効率である。
【0010】(5)運用中のプロセスの切り替え 更新されたプロセスがサーバに登録される前に(従来の
プロセス上で)開始された案件については、たとえプロ
セスの変更部分に案件が到達する前に更新プロセスがサ
ーバに登録されても、従来のプロセスで処理されてしま
い、新規に投入される案件しか更新プロセスで処理する
ことができない。更新プロセスがサーバに登録された時
点で、以降の案件は新プロセスで(旧来のプロセスと平
行して)流す必要がある。
【0011】(6)運用中のプロセスの部分的停止 組織変更や新製品情報の守秘などの理由によりある一定
の人達への回覧を保留したいとき、各プロセスの案件毎
の一時停止では、複数のプロセスを複数の案件が流れて
いる時は、その1つ1つに一時停止処理をしなければな
らない。また、新規に投入される案件についても常時監
視していなければならず、非効率である。さらに、プロ
セスの一時停止時には、停止すべき箇所以外の部分まで
業務が停止してしまい、処理が遅延してしまう。停止該
当箇所の直前でプロセスを停止したい時は、管理者がそ
れを見計らって停止処理を行う必要がある。
【0012】本発明の第1の目的は,既存のプロセスに
対する変更やメンテナンスの際に効率的なワークフロー
管理方法を提供することにある。本発明の第2の目的
は、類似したプロセスを定義する際に定義の手間を軽減
し、ワークフローサーバのディスク領域を節約するワー
クフロー管理方法を提供することにある。本発明の第3
の目的は,プロセス定義時における既存プロセス流用の
制限を効率的に実現するワークフロー管理方法を提供す
ることにある。本発明の第4の目的は、運用中のプロセ
スの変更に対して各案件が柔軟に対応できるワークフロ
ー書類回覧方法を提供することにある。本発明の第5の
目的は、ある一部の回覧者に対する回覧の一時停止を効
率的に実現し、また、その際に他の部分に影響を与えな
いワークフロー書類回覧方法を提供することにある。本
発明の第6の目的は、案件回覧をプロセスの途中から開
始することを可能とするワークフロー書類回覧方法を提
供することにある。
【0013】
【課題を解決するための手段】本発明は、上記目的の実
現を、(1)プロセスの階層的な登録、(2)プロセス
流用制限情報の付加、(3)プロセスの階層的な管理、
(4)プロセスの階層的変更、(5)プロセスの階層的
停止の各手段によって達成する。
【0014】(1)プロセスの階層的な登録 ワークフローシステムに登録するプロセスを複数の部分
に分割し(分割した各プロセスを部分プロセスと呼
ぶ)、この各々を独立したプロセスとして計算機(ワー
クフローサーバ)に登録する。分割は組織や業務の区切
り等を基準とする。また、新たにプロセスを登録する際
に、既に登録した部分プロセスを任意に組合わせること
で、新プロセスを定義する。これにより、業務や組織変
更によりプロセスに変更がなされる場合は、変更の対象
となる部分プロセスだけメンテナンスすれば、それを組
合わせて定義されているプロセス全てに反映できるの
で、管理者は1回のメンテナンスだけで済み効率的であ
る。変更に関係ない部分プロセスについては、ブラック
ボックスとして利用可能である。また、類似したプロセ
スや既存プロセスを一部変更したプロセスを登録する時
に、変更していない部分の部分プロセスはプロセス間で
共有できるので、ワークフローサーバの記録領域が節約
できる。また、テストなどの場合に書類をプロセスの途
中から投入したい場合、テスト該当部分を構成する部分
プロセスを組合わせて新たなプロセスをテスト用に登録
すれば、全体プロセスの最初から順に書類を流す必要は
なくなるので効率的にテストできる。
【0015】(2)プロセス流用制限情報の付加 登録した部分プロセス毎に利用制限に関する情報を付加
する。開発者が新規プロセス定義時に既登録の部分プロ
セスを組み合わせる際に、この情報をチェックする。こ
れにより、部分プロセスに不備の恐れがある場合やもう
すぐ組織の変更がある場合など、他人が新規にプロセス
を定義する際に該当部分プロセスの利用を制限したいと
き、利用制限情報から利用を禁止したり制限できる。
【0016】(3)プロセスの階層的な管理 部分プロセス毎にワークフロー管理者を設定し、該当部
分プロセスに関する変更や停止などの権利を与える。こ
れにより、多数の部門が関与した大規模なプロセスにお
いても、一部の組織の変更に全体管理者がいちいち煩わ
されることなく、部分プロセス管理者が各部分プロセス
を担当することで、効率的できめ細かななワークフロー
管理を実現できる。
【0017】(4)プロセスの階層的変更 ワークフローシステム上を案件が流れる際に、各案件用
に管理テーブルを用意し、案件の流れる順序や進捗情報
などを記録している。この案件管理テーブルに、プロセ
スを構成する各部分プロセス間を案件が遷移する度に次
に遷移する部分プロセスの順序情報を記録する。これに
より、運用中のワークフローにおいて、ある部分プロセ
スに何らかの変更が加わっても、既に開始された案件が
その部分プロセスに遷移する前ならば、部分プロセス情
報の取り込みの際に新部分プロセスの情報を選択し、更
新された部分プロセスに遷移することが可能となる。ま
た複数の部分プロセスについて選択しながら遷移させる
ことも可能となる。
【0018】(5)プロセスの階層的停止 部分プロセス毎に、運用停止に関する情報項目を付加す
る。部分プロセス毎に運用を一時停止したい場合は端末
からの入力情報によりこの運用停止情報を変更する。案
件がこの部分プロセスに遷移する際にこの情報を参照
し、停止が指示されれば案件情報を別途テーブルに記録
しておく。後日端末からの入力情報によりこの部分プロ
セスを再開する場合は、部分プロセス内の運用停止情報
を変更し、また停止中の案件情報テーブルから対象案件
を検索して再開する。これにより、ある一定の人たちへ
の回覧を保留したいときも、ワークフロー全体を停止し
て関係ない人たちの業務を停滞させることなく、対象部
分プロセスを停止することで対応できる。また、対象案
件1件1件の停止処理をしたり新規案件の投入を監視し
て停止処理をしなくとも、プロセスごと停止でき、また
この部分プロセスを組合わせて使用しているワークフロ
ー全てに一括して反映されるので、管理者は効率的にワ
ークフローの部分的停止を実現できる。
【0019】
【発明の実施の形態】以下、本発明の一実施の形態につ
いて図面により詳細に説明する。なお、以下では本発明
を出金業務に適用した場合を例に説明する。
【0020】図1は、本発明に係るワークフローシステ
ムのワークフロークライアントとワークフローサーバ、
及び、各種テーブルの記憶装置の構成例を示すブロック
図である。図1において、ワークフローサーバ101や
各ワークフロークライアント102は一般にネットワー
クを介して結ばれている。ワークフローサーバ101
は、各ワークフローの登録情報をプロセステーブル90
0に格納し、また、各々のワークフローの管理情報をプ
ロセス管理テーブル1000に格納する。ワークフロー
がワークフロークライアント102で開始されると、ワ
ークフローサーバ101はプロセステーブル900とプ
ロセス管理テーブル1000から案件管理テーブル11
00を作成し、各案件を管理する情報(進捗情報など)
を格納する。さらに、ワークフロークライアント102
からの入力情報により、ワークフローを停止する命令が
なされた場合、案件管理テーブル1100から停止案件
テーブル1200を作成し、停止中の案件の管理を行
う。
【0021】ここで、図2及び図3に基づいて、出金業
務を例にして本発明のワークフロー(プロセス)の階層
定義について説明する。
【0022】図2は、出金業務のワークフロー(プロセ
ス)の一例を示したものである。まず、依頼者が出金を
依頼するための伝票を記入する(201)。ここで、2
11は処理を行う担当者の総称であり、212は実際の
担当者のネットワークアドレスである。このアドレスを
指定することで、情報を相手先に一意に発信することが
できる。該記入された伝票を、依頼者の上長がチェック
し(202)、経理課へ渡り、経理担当者の審査を受け
る(203)。審査の結果承認された伝票により、出納
担当者が支払いを行い(204)、最後に依頼者が金額
を確認して(205)、業務は完了する。この201か
ら205までの各業務単位を、以降ノードと呼ぶ。
【0023】図2の出金業務プロセスを例えば組織でグ
ループ化すると、図3のフロー図のように、3つの部分
に分割される。すなわち、依頼部署における伝票作成業
務301と、経理部門における出金処理302、及び依
頼者の確認処理303である。伝票作成301は、さら
に詳細なワークフロー310で定義される。つまり、依
頼者の伝票記入311と、上長の伝票チェック312で
ある。同様に出金処理302は、経理担当の伝票審査3
21と、出納担当の支払い322のワークフロー320
で定義される。一方、業務全体を示す出金業務300
は、依頼部署の伝票作成301と、経理部門の出金処理
302、依頼者の確認303のワークフローで定義され
る。このようにして、出金業務は組織、業務のグループ
化により、3つのワークフローに分割・階層化できる。
この3つのワークフローの各々を部分プロセスと呼ぶ。
以降において、特に記さない限りワークフローと部分プ
ロセスを同義語として扱い、混乱の恐れがないときは単
にワークフローと表記し、特に注意を促したいときは部
分プロセスと表記する。
【0024】次に、図9乃至図12によりワークフロー
サーバに保持される各種テーブルについて説明する。
【0025】図9は、各部分プロセスの定義情報を格納
するプロセステーブル900の構成例である。図9にお
いて、一つのプロセステーブル900は、プロセスの名
称901と、プロセスを一意に識別するためのID90
2、プロセスの変更やバージョンアップの識別番号90
3、及び、プロセスを構成するノードの情報を格納する
テーブル(ノード情報テーブル)910から構成され
る。ノード情報テーブル910には、テーブルの最初か
ら業務を実行する順に各ノード情報が格納され、各ノー
ド情報は、当該ノード(ノードが部分プロセスとしてさ
らに詳細に記述される場合はプロセス)の識別番号を示
すノード/プロセスID911と、そのノード/プロセ
ス名称912、そのノードを処理する担当者(ユーザ)
のネットワークID(アドレス)913、及び、そのノ
ードのバージョンID914から構成される。ここで、
あるノードが、部分プロセスとしてさらに詳細なノード
から構成されるとき、ユーザID913にはNULL値
を格納する(何も格納しない)。さらに、構成ノードの
バージョンを特に指定しない場合、Version No.に
は”0”を格納する。
【0026】プロセステーブル900は、各部分プロセ
ス毎に作成される。図9の例は、図3の各部分プロセス
300、310、320に対応する。ただし、図9で
は、プロセス名が出金処理のものはVersion No.が
“1”と“2”の2種類があるとしている。
【0027】図10は、部分プロセス全体の管理情報を
格納するプロセス管理テーブル1000の構成例であ
る。プロセス管理テーブル1000は、部分プロセスの
識別番号1001と、その名称1002、バージョン識
別番号1003と、各部分プロセスを他の部分プロセス
のノードとして使用する許可情報を示す利用許可フラグ
1004、部分プロセスの一時停止情報を示す停止フラ
グ1005、及び、各プロセスの管理者のネットワーク
アドレスを示すID1006から構成される。利用許可
フラグ1004は、“0”が利用可能、“1”が利用制
限を意味する。停止フラグ1005は、“0”が稼働
中、“1”が停止中を意味する。
【0028】図11は、案件管理テーブル1100の構
成例である。案件管理テーブル1100は、システムで
回覧される案件毎に作成され、該当案件の流れる順序や
進捗情報などを記録するテーブルである。図11におい
て、一つの案件管理テーブル200は、該当案件に対す
るワークフローを構成する各部分プロセスに関する情報
1110から構成され、その一つの情報1110は、部
分プロセス名称1111、プロセスID1112、Ver
sion No.1113、案件の識別番号を示す案件ID1
114、及び、部分プロセスを構成するノード情報を示
すテーブル1120からなる。構成ノード情報を示すテ
ーブル(ノード情報テーブル)1120は、各ノードの
ID1121、ノードの名称1122、そのノードを処
理する担当者(ユーザ)のネットワークアドレスID1
123、ノードのVersion No.1124、及び、案件
が現在どのノードで処理中かを示すトラッキングフラグ
1125から構成される。ここで、トラッキングフラグ
1125は、“0”が該ノードに案件が未到達、“1”
が該ノードで処理中、“−1”が該ノードを通過、
“2”が該ノードの部分プロセスの一つ(下階層)に存
在、“3”が該ノードで案件が一時停止中、を意味す
る。
【0029】図11の案件管理テーブル1100は、図
2及び図3のワークフローに対応し、案件が出金処理の
伝票審査(経理担当)で処理中であることを示してい
る。
【0030】図12は、案件管理テーブル1200の構
成例である。停止案件テーブル1200はワークフロー
の一時停止により案件を次のノードに遷移できない場合
に、その案件の情報をワークフローの再開まで一時的に
格納しておくテーブルである。図12において、停止案
件テーブル1200は、停止案件毎に、該案件のID1
201、停止中のノードのノード/プロセスID120
2及び、その名称1203、さらにノードのVersion
No.1204から構成される。
【0031】次に、図1の本発明にかかる動作を、図4
乃至図8のフローチャートに基づいて説明する。
【0032】図4は、本発明におけるワークフロー定義
時の処理手順の実施の形態を示すフローチャートであ
る。開発者は端末から定義したい部分プロセスのプロセ
ス名を入力する(ステップ401)。ワークフローサー
バ101は、このプロセス名に対してプロセスIDを、
既登録のワークフローと重複しないようにして発行す
る。このとき、このプロセス名の部分プロセスが既にサ
ーバに登録されているときは、既登録プロセスのVersi
on No.で最大のVersion No.を1増やしたものをV
ersion No.とする。ワークフローサーバ101は、発
行したプロセスID、Version No.、及び開発者のネ
ットワークIDを管理者IDとして、新たにプロセステ
ーブル900を登録する(ステップ402)。
【0033】開発者はワークフロー定義が終了するまで
以下の処理を繰り返し、定義が終了したら、プロセス定
義を終了させる命令をワークフローサーバ101に送
り、処理を終了させる(ステップ403)。
【0034】まず、新しいワークフローの定義におい
て、既にワークフローサーバ101に登録されている部
分プロセスを利用するか決定する(ステップ404)。
既存のプロセスを利用しない場合は、開発者はノードの
名称とVersion No.、担当ユーザのネットワークアド
レスを入力し(ステップ411)、ワークフローサーバ
101は入力情報をステップ402で作成したプロセス
テーブル900に登録する(ステップ410)。この
時、ワークフローサーバ101は入力したノード名とV
ersion No.に対して、既に登録されているノードID
と重複しないようにノードIDをつけ、あわせて登録す
る。ノードの登録が終わったら、ステップ403に戻
り、さらに次のノードを登録するか、あるいはプロセス
の定義を終了するかを選択する。
【0035】ステップ404において既登録のプロセス
を利用する場合、ワークフローサーバ101はプロセス
管理テーブル1000から今までに登録されているプロ
セスを画面に一覧表示し(ステップ405)、開発者は
一覧の中から利用するプロセスを選択する(ステップ4
06)。ワークフローサーバ101は、開発者の選択し
たプロセスのプロセスIDから、プロセス管理テーブル
1000の該当プロセスの利用許可フラグの値を判定す
る(ステップ407)。利用許可フラグの値が“0”だ
った場合、この部分プロセスの利用は許可されているの
で、プロセスのID、名称、Version No.をプロセス
管理テーブル1000から取得し、ステップ402で作
成したプロセステーブル900に登録する(ステップ4
10)。このとき、部分プロセスがさらに詳細なノード
で定義されていることを示すため、ユーザID(階層フ
ラグ)にはNULL値を格納しておく。
【0036】一方、ステップ407でプロセスの利用許
可フラグが“1”だった場合、この部分プロセスの利用
は制限されているので、ワークフローサーバー101は
開発者に対して注意を促すメッセージを表示する(ステ
ップ408)。メッセージを見た開発者は、該当部分プ
ロセスを利用するかしないかを決定し(ステップ40
9)、利用するならステップ410で先と同様にプロセ
ステーブル900にプロセス情報を登録する。利用しな
いなら、選択したプロセスに関する情報は登録せず、ス
テップ403に戻り、プロセス定義を続行する。
【0037】ステップ403において、ワークフローの
定義処理を終了させる場合は、プロセス管理テーブル1
000に、プロセステーブル900に新規登録したプロ
セスのID、名称、Version No.を追加し、開発者の
ネットワークアドレスを管理者IDとして登録する(ス
テップ412)。このとき、利用許可フラグと停止フラ
グには“0”を格納しておく。
【0038】図5は、図4のステップ407で参照した
プロセス管理テーブル1000の利用許可フラグの変更
(利用の制限、制限解除)を行う処理手順の実施の形態
を示すフローチャートである。まず、部分プロセスの利
用を制限(または制限を解除)したいユーザは、該当プ
ロセスのIDを入力して、ワークフローサーバ101に
対し利用許可フラグ変更要求を行う(ステップ50
1)。ワークフローサーバ101は、変更要求のあった
プロセスIDからプロセス管理テーブル1000を検索
して、その管理者IDを参照し、管理者IDと変更要求
をするユーザのネットワークアドレスが一致するかチェ
ックする(ステップ502)。ここで、一致しなけれ
ば、勝手な利用制限(または制限解除)を抑制するた
め、変更の許可を与えずに処理を終了する。一方、一致
した場合は、部分プロセスの利用を制限するのか制限解
除するのかを判断し(ステップ503)、プロセス管理
テーブル1000に格納されていた利用許可フラグの値
が“0”(利用許可)ならば“1”(制限)に変更し
(ステップ504)、該利用許可フラグの値が“1”
(制限)ならば“0”(利用許可)に変更する(ステッ
プ505)。
【0039】図6は、本発明におけるワークフロー運用
時の処理手順の実施の形態を示すフローチャートであ
る。以下に、図9及び図10のように定義されたワーク
フロー上に実際に案件(書類)を流す処理について、図
6のフローチャートに基づいて説明する。
【0040】まず、ユーザがワークフロークライアント
102よりワークフローを指定して新規に案件を投入す
ると、ワークフローサーバ101は次に案件が遷移する
部分プロセス(この場合は指定された最初の部分プロセ
ス)の情報を、ワークフローIDを基にプロセステーブ
ル900から検索し、プロセス名901、プロセスID
902、Version No.903、及び、構成ノード情報
テーブル910から、この案件の案件管理テーブル11
00(図11)を作成する(ステップ601)。このと
き、案件ID1114を今までの案件IDと重複しない
ように付け、あわせて記録する。また、ノード情報テー
ブル1120の各ノードに対し、トラッキングフラグを
格納する項目1125を加えて、その値として各々
“0”を格納する。図11で述べたように、トラッキン
グフラグ1125は該当案件のワークフロー内における
現在の進捗状況を示す値であり、あるノードのトラッキ
ングフラグが“0”であるなら、案件はまだそのノード
に到達していないことを意味する。トラッキングフラグ
1125が“1”であるなら、案件は現在該当ノードで
処理中であることを意味し、“−1”であるなら案件は
該当ノードを既に通過し終わったことを意味し、“2”
であるなら案件は該当ノードの示す部分プロセスの中の
1つのノードに存在する(階層が下にある)ことを示
し、さらに“3”であるなら、案件は該当ノードにおい
て一時停止中であることを示すものである。
【0041】部分プロセスを構成する各ノードについ
て、部分プロセスが終了するまで以下の処理を行う(ス
テップ602)。
【0042】ワークフローサーバ101は部分プロセス
の次のノードのVersion No.の値を取得する(この場
合は部分プロセスの最初なので、次のノードは最初のノ
ードである)。Version No.の値は、組織の違いや変
更等により各部分プロセスに複数のバージョンが存在し
た場合、その部分プロセスのバージョンを一意に指定す
るためのコードである。バージョンは例えば定義された
順に1から順番に付番する。そして、ワークフローを定
義する際にプロセス名とともにVersion No.も指定
し、利用したい部分プロセスを特定する。ここで、もし
部分プロセスが更新された場合、常に最新のバージョン
で遷移させたいことが考えられる。このようなときは、
ワークフローの定義時にVersion No.として0、ノー
ドIDとしてNULL値を指定しておき、案件が実際に
流れる際にVersion No.0を検出したら、その時点で
の最新バージョンを利用することで対応できる。
【0043】ワークフローサーバ101は取得したVer
sion No.を判定し(ステップ603)、“0”以外な
らばバージョンが指定されているので、ノードIDを取
得し、該当ノードに処理が移ったとして、案件管理テー
ブル1100のノード情報テーブル1120における該
当ノードのトラッキングフラグを1(処理中)に変更す
る(ステップ607)。一方、ステップ603において
次のノードのVersionNo.が“0”(未到達)であっ
た場合、ワークフローサーバ101は該当ノード名と同
じ名称のノードをプロセス管理テーブル1000から検
索し、画面に一覧表示する(ステップ604)。ユーザ
は一覧の中から遷移させたいバージョンを指定し(ステ
ップ605)、ワークフローサーバ101は指定された
VersionNo.のノードをプロセス管理テーブル100
0から検索して、そのVersionNo.とノードIDを案
件管理テーブル1100のノード情報テーブル1120
における該当ノードの項目に格納する(ステップ60
6)。これでバージョンが特定できたので、Version
No.が“0”以外である処理と同様にノードIDを取
得し、トラッキングフラグを1(処理中)にする(ステ
ップ607)。
【0044】次に、ワークフローサーバ101は取得し
たノードIDからプロセス管理テーブル1000を検索
して、該当ノードの停止フラグ1005の値を取得し、
その値によって処理を分岐させる(ステップ608)。
停止フラグ1005は該当ノード(プロセス)が現在一
時停止中か稼働中かを示すコードであり、“0”なら稼
働中を、“1”なら停止中を示す。
【0045】停止フラグが“0”(稼働中)であるな
ら、ワークフローサーバ101は案件管理テーブル11
00のノード情報テーブル1120における該当ノード
のユーザID(階層フラグ)1123から、該当ノード
にさらに下の階層があるかどうか判別する(ステップ6
09)。ユーザID(階層フラグ)1113としてNU
LL値以外の何かデータが格納されていた場合、それは
該当ノードの処理者のネットワークアドレスを示す。こ
の場合、ワークフローサーバ101は処理者に案件を送
信し、処理者は案件の内容に従い処理を行なう(ステッ
プ612)。一方、ステップ609においてユーザID
(階層フラグ)1113にNULL値が格納されていた
場合、該当ノードは部分プロセスとしてさらに詳細なノ
ードで定義されていることを意味する。例えば、図3に
おける伝票作成ノード301は、さらに詳細な定義(部
分プロセス)310で表わされる。これを、図11の案
件管理テーブル1100においては、ノード情報テーブ
ル1120におけるノード名”伝票作成”のユーザID
(階層フラグ)をNULL値にすることで対応させる。
該当ノードのユーザIDがNULL値の場合、ワークフ
ローサーバ101は案件を下の階層(次の部分プロセ
ス)に遷移させるため、まず該当ノードのトラッキング
フラグ1125を2(階層移動中)に変更する(ステッ
プ610)。そして、該当ノードのノードID1121
が示すノードをプロセス管理テーブル1000から検索
し、次の部分プロセスとしてステップ601からステッ
プ616までの案件運用処理を再帰的に処理する(ステ
ップ611)。
【0046】ステップ612で案件の処理が終了する
か、または、ステップ611で下階層の部分プロセスの
処理が完了すると、該当ノードは処理が終了したことに
なるから、案件管理テーブル1100のノード情報テー
ブル1120における該当ノードのトラッキングフラグ
1125を“−1”(処理済み)に変更する(ステップ
613)。そして、処理を案件管理テーブル1100上
のノード情報テーブル1120における次のノードに移
し、該当部分プロセスの構成ノードのトラッキングフラ
グ1125が全て“−1”(処理済み)になるまで、ス
テップ603から613までの処理を繰り返す(ステッ
プ614)。図11の案件管理テーブル1100では、
図3における伝票作成の部分プロセス310の構成ノー
ド311、312は全て処理済みになり、次の出金処理
の部分プロセス320の構成ノード321(伝票審査)
が処理中であることを示している。
【0047】ステップ608において、案件管理テーブ
ル1100のノード情報テーブル1120における該当
ノードの停止フラグが“1”(停止中)であるなら、案
件をそのノードID1121が示す部分プロセスに遷移
できないので、案件を一時停止する必要がある。この場
合、ワークフローサーバ101は案件管理テーブル11
00のノード情報テーブル1120における該当ノード
のトラッキングフラグ1125を“3”(停止中)にす
る(ステップ615)。そして、ワークフローサーバ1
01は停止案件テーブル1200(図12)に停止した
案件のID、停止中のノードのID、名称、Version
No.を格納して、案件処理を停止する(ステップ61
6)。
【0048】次に、部分プロセスの停止及び再開の処理
について、図7及び図8のフローチャートに基づいて詳
述する。
【0049】図7は、部分プロセスを停止する際の処理
手順である。部分プロセスを停止したいときは、管理者
は、まず停止したい部分プロセスのノード/プロセスI
Dを入力する(ステップ701)。ワークフローサーバ
101は、指定されたノード/プロセスIDからプロセ
ス管理テーブル1000を検索し、停止を要求する管理
者のネットワークアドレスと該当ノードの管理者ID1
006が一致するかどうかチェックする(ステップ70
2)。チェックの結果、停止要求者のネットワークアド
レスが管理者IDと一致すれば、停止権限があるものと
して、ワークフローサーバ101は、プロセス管理テー
ブル1000の該当ノードの停止フラグ1005を
“1”(停止中)に変更する(ステップ703)。ネッ
トワークアドレスと管理者IDが一致しなければ、無差
別な部分プロセス停止の乱用を回避するため、部分プロ
セスの停止を拒否し、処理を終了させる。
【0050】図8は、停止中の部分プロセスを再開する
際の処理手順である。停止中の部分プロセスの運用を再
開したいときは、管理者は、まず再開したい部分プロセ
スのノード/プロセスIDを入力する(ステップ80
1)。ワークフローサーバ101は、指定されたノード
/プロセスIDからプロセス管理テーブル1000を検
索し、再開を要求する管理者のネットワークアドレスと
該当ノードの管理者ID1006が一致するかどうかチ
ェックする(ステップ802)。チェックの結果、再開
要求者のネットワークアドレスが管理者IDと一致すれ
ば、再開権限があるものとして、ワークフローサーバ1
01はプロセス管理テーブル1000の該当ノードの停
止フラグを“0”(稼働中)に変更する(ステップ80
3)。次に、部分プロセスの停止から再開までに一時停
止された案件を次のようにして再起動する。
【0051】停止案件テーブル1200から、再開した
い部分プロセスIDをもつ案件を検索し、その全てに対
して、以下の処理を行なう(ステップ804)。検索し
た案件の案件IDとノード/プロセスIDから、該当案
件の案件管理テーブル1100を検索し、そのノード情
報テーブル1120中の該当ノード/プロセスID11
21の示すノードでトラッキングフラグ1125が
“3”(停止中)であるノードを検索する。案件は現在
このノードで停止しているから、このトラッキングフラ
グを“1”(稼働中)にして、案件処理を開始する(ス
テップ805)。再開された案件は、図6のステップ6
09の下階層有無のチェックの直前から再開する(図6
のステップ617)。案件を再開した後、停止案件テー
ブルの再開した案件の項目を削除する(ステップ80
6)。ステップ805、806の処理を、停止案件テー
ブル1200上に再開すべきノードIDを持つ案件がな
くなるまで繰り返す(ステップ807)。
【0052】以上、本発明の一実施の形態を説明した。
上述の実施の形態において、部分プロセスの停止や再
開、変更時に処理要求者のネットワークアドレスと該当
部分プロセスの管理者IDを比較し、同じ場合にのみ処
理を許可することにより、部分プロセス毎に管理者を設
定でき、ワークフローの階層的な管理を可能にする。例
えば、図3のワークフローにおいて、依頼部署の伝票チ
ェック時に金額が20万円以上なら部長にも回覧するよ
うなプロセスに変更する場合、出金業務全体を管理する
管理者がすべてメンテナンスしていては、各部門で同様
の変更がなされた場合、その対処にかなりの工数を占有
される。この場合、伝票作成部分プロセスの管理者に依
頼部署の変更や停止、再開の管理を全て一任し、自分は
出金業務部分プロセスにおける管理のみ行なうことにす
れば、部分プロセスの階層にあった効率的な管理が実現
される。
【0053】また、開発者の定義したワークフローにお
いて、運用前にテストを行なう際に案件をワークフロー
の途中から投入したい場合、テストしたい部分プロセス
のみを組合わせたワークフローを新たに定義すれば、遷
移させたい部分だけ案件を流すことができる。このテス
トしたい部分プロセスからなるワークフローの定義は、
ユーザーが端末から部分プロセスの組合わせを指示して
定義してもよいし、ユーザが流したい部分プロセスを指
定することでサーバがその部分プロセス情報から案件管
理テーブルを自動作成してもよい。
【0054】上述の実施の形態において、部分プロセス
の管理者IDを開発者のネットワークアドレスと一致さ
せたが、これは部分プロセスを開発した担当者がそのワ
ークフローに権利を持つようにさせるためである。した
がって、この開発者のIDと管理者のIDを別々に指定
して、開発者と管理者を分けて登録してもよい。
【0055】また、図4のワークフロー定義時のフロー
チャートのステップ407において、プロセスの利用が
制限されているとき、サーバは制限されている旨のメッ
セージを表示し、利用の最終決定は開発者に任せたが、
これは開発者の既登録プロセス利用を制限しない様にす
るためである。したがって、プロセスの利用が制限され
ているときは自動的に利用不可能にしてもよい。
【0056】また、図5のフローチャートのステップ5
01、701及び図8のフローチャートのステップ80
1において、部分プロセスの利用の制限や制限解除、一
時停止及び再開処理の際にユーザは該当プロセスのID
を入力していたが、ワークフローサーバがプロセス管理
テーブルから対象案件を抽出し、そのリストを画面に表
示させてユーザに選択させることにより、ユーザの入力
の手間を軽減することもできる。
【0057】
【発明の効果】以上述べたように、本発明によれば、ワ
ークフローの定義情報を分割して登録し、分割した登録
情報を複数のワークフローで共有して利用するため、計
算機(ワークフローサーバ)の記憶領域が節約される。
また、ワークフローの変更時にも、変更対象の部分プロ
セスだけを変更すればそれを利用する全ワークフローに
反映されるので効率的なメンテナンスを可能にする。さ
らに、ワークフローの途中から案件を投入したい場合
は、案件を流したい範囲の部分プロセスを組合わせるこ
とにより、簡単に案件の途中投入を可能にする。さら
に、部分プロセスを他のワークフローの定義時に使用さ
せないための情報を部分プロセス毎に付加しておくこと
で、勝手な流用を防止することができる。
【0058】ワークフローの運用時においては、案件の
進行を管理するテーブルの回覧経路情報を、案件の進行
と同時にサーバに登録していくことで、部分プロセスの
変更に対し柔軟に対応できる。また、部分プロセス毎に
一時停止に関する情報を付加しておき、案件の進行と同
時にそれを参照することで、プロセスの部分的な停止を
実現し、案件毎に停止作業をする必要がない。さらに、
ある部分プロセスに対し停止命令をすることで、その部
分プロセスを利用しているワークフロー全てに反映でき
るので、管理者は効率的にワークフローの部分的一時停
止を実現できる。さらに、管理者をこの部分プロセス毎
に設定して部分プロセスの変更、停止権限を与えること
で、多くの部門が関与する長大なワークフローにおいて
も効率的できめ細かな管理を実現できる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明に係るワークフローシステムのサーバと
クライアント、テーブルの関連を示すブロック図であ
る。
【図2】出金業務のワークフロー定義例を示すフロー図
である。
【図3】図2の出金業務について、ワークフローを部分
プロセスに分割して階層的に表記した例を示すフロー図
である。
【図4】本発明におけるワークフロー定義時の処理手順
の実施の形態を示すフローチャートである。
【図5】図4において、部分プロセスの利用を制限、制
限解除する際の処理手順の実施の形態を示すフローチャ
ートである。
【図6】本発明におけるワークフロー運用時の処理手順
の実施の形態を示すフローチャートである。
【図7】図6において、部分プロセスを停止する際の処
理手順の実施の形態を示すフローチャートである。
【図8】図6において、停止中の部分プロセスを再開す
る際の処理手順の実施の形態を示すフローチャートであ
る。
【図9】各部分プロセスの情報を格納するプロセステー
ブルの構成例である。
【図10】部分プロセス全体の管理情報を格納するプロ
セス管理テーブルの構成例である。
【図11】ワークフローシステムで回覧される案件毎
に、回覧経路や進捗情報を格納する案件管理テーブルの
構成例である。
【図12】停止中の部分プロセスに対し、再開を待つ案
件の情報を格納する停止案件テーブルの構成例である。
【符号の説明】
101 ワークフローサーバ 102 ワークフロークライアント 900 プロセステーブル 1000 プロセス管理テーブル 1100 案件管理テーブル 1200 停止案件テーブル
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 永井 庸夫 神奈川県横浜市都筑区加賀原2丁目2番 株式会社日立製作所ビジネス開発センタ内 (72)発明者 尾越 昌子 神奈川県横浜市都筑区加賀原2丁目2番 株式会社日立製作所ビジネス開発センタ内

Claims (6)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】 複数の担当者が書類や情報をやりとりし
    ながら共同作業を行なうような業務について、書類や情
    報を電子化し、業務や書類回覧の順序やルール(ワーク
    フロー)を予め定義し、該定義に従って書類の回覧をネ
    ットワークを介して自動的に処理するワークフローシス
    テムにおいて、 前記業務や書類回覧の順序を複数の部分(部分プロセ
    ス)に分割し、該分割した部分プロセス毎にワークフロ
    ーの定義情報を別々に登録することを特徴とする階層型
    ワークフロー管理方法。
  2. 【請求項2】 請求項1記載の階層型ワークフロー管理
    方法において、新たなワークフローの定義時に、既登録
    の部分プロセスの組合わせを利用して登録することを特
    徴とする階層型ワークフロー管理方法。
  3. 【請求項3】 請求項2記載の階層型ワークフロー管理
    方法において、既登録の部分プロセスを組み合わせる際
    に、部分プロセス毎に利用制限に関する情報を付加し、
    ワークフロー定義時に、該情報を参照することにより既
    登録の部分プロセスの利用を許可あるいは制限すること
    を特徴とする階層型ワークフロー管理方法。
  4. 【請求項4】 請求項1、2もしくは3記載の階層型ワ
    ークフロー管理方法において、ワークフローの管理者を
    部分プロセス毎に設定し、該当プロセスに関する管理権
    限を各部分プロセスの管理者に与えることを特徴とする
    階層型ワークフロー管理方法。
  5. 【請求項5】 複数の担当者が書類や情報をやりとりし
    ながら共同作業を行なうような業務について、書類や情
    報を電子化し、業務や書類回覧の順序やルール(ワーク
    フロー)を予め定義し、該定義に従って書類の回覧をネ
    ットワークを介して自動的に処理するワークフローシス
    テムにおいて、 前記業務や書類回覧の順序を複数の部分(部分プロセ
    ス)に分割し、該分割した部分プロセス毎にワークフロ
    ーの管理情報を登録し、回覧書類が部分プロセス間を移
    動する度に部分プロセスの管理情報を参照して、次に遷
    移する部分プロセスを選択することを特徴とするワーク
    フロー書類回覧方法。
  6. 【請求項6】 請求項5記載のワークフロー書類回覧方
    法において、部分プロセスの管理情報の変化に応じて部
    分プロセス内における書類回覧を一時停止し、端末から
    の入力情報により書類の回覧を再開させることを特徴と
    するワークフロー書類回覧方法。
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