JP2007199763A

JP2007199763A - 情報管理方法及び情報管理システム

Info

Publication number: JP2007199763A
Application number: JP2006014089A
Authority: JP
Inventors: Akiko Ogawa; 晶子小川; Takayoshi Shimokawa; 隆義下川; Kojiro Sakakawa; 浩二郎坂川
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 2006-01-23
Filing date: 2006-01-23
Publication date: 2007-08-09

Abstract

【課題】情報の共有と管理とに関して、分散した情報を効率的に管理・取得できるようにすると共に、ファイル構成を他の業務にも適用することができるようにする。
【解決手段】業務の視点で必要な作業や情報を階層的に管理する仮想的ファイルディレクトリを管理する仮想ファイルディレクトリＤＢ１０７、ディレクトリを構成するノードの組合せパターンを管理する構成パターンＤＢ１０８、ファイル実体の所在情報を管理するファイル所在情報ＤＢ１０９、業務の関連性のパターンをディレクトリから抽出する機能、業務の関連性のパターンから業務に関連する作業や情報の業務属性に不足や変更などを検出する機能、業務属性の変更から業務の関連性パターンの変更提案をする機能などを備える。
【選択図】図１

Description

本発明は、情報管理方法及び情報管理システムに係り、特に、情報リソースの構成パターンを他の業務に応用することを可能とした情報管理方法及び情報管理システムに関する。

情報管理方法に関する従来技術として、例えば、特許文献１等に記載された技術が知られている。この従来技術は、ファイルやディレクトリの利用上の意味や分類に基づく属性により、ファイルやディレクトリの実体を前述の属性に関連づけて管理し、ファイル管理の容易性やディレクトリ構造の保守性を向上させることができるものである。

そして、前述の従来技術は、ディレクトリやファイルの意味上の論理的分類を、ディレクトリやファイルのそれぞれの属性として複数登録する機構を備えており、この論理的分類の属性をキーワードにしてディレクトリやファイルを参照することを可能としている。
特開平１１−１６１５３１号公報

しかし、前述した従来技術は、分類属性の関連性について定義しておらず、特に、業務という観点でのファイルの関連性を軸にしたファイル管理には不充分なものであるという問題点を有している。

本発明の目的は、前述した従来技術の問題点を解決し、情報の共有と管理とに関して、分散した情報を効率的に管理・取得できるようにすると共に、ファイル構成を他の業務にも適用することができるようにした情報管理方法及び情報管理システムを提供することにある。

本発明によれば前記目的は、分散した情報を業務視点で管理・活用する情報管理方法において、業務視点での論理的なファイル構成を示す仮想ファイルディレクトリを編集し、編集された仮想ファイルディレクトリから構成パターンを抽出してディレクトリをチェックし、抽出された構成パターンを管理し、構成パターンに従ってファイルの所在情報を格納・管理することにより達成される。

また、前記目的は、分散した情報を業務視点で管理・活用する情報管理システムにおいて、業務視点での論理的なファイル構成を示す仮想ファイルディレクトリを編集する業務ビュー管理部と、編集された仮想ファイルディレクトリから構成パターンを抽出するディレクトリチェック部と、抽出された構成パターンを管理するパターン管理部と、構成パターンに従ってファイルの所在情報を格納・管理する所在管理部とを備えて構成したことにより達成される。

本発明によれば、業務に必要な情報の所在を容易に確認することができると共に、業務に必要な作業等も容易に確認することができ、これにより、より効率的に業務を遂行することができ、複数人でのタイムリーな情報共有が可能となる。

以下、本発明の実施形態による情報管理方法及び情報管理システムの実施形態を図面により詳細に説明する。

図１は本発明の一実施形態による情報管理システムの構成例を示すブロック図である。図１において、１はファイル管理サーバ、２（２０１〜２０５）はファイルコンピュータ、３は利用者端末、１０１は出入力部、１０２は通知処理部、１０３はディレクトリチェック部、１０４は業務ビュー管理部、１０５はパターン管理部、１０６は所在管理部、１０７は仮想ファイルディレクトリＤＢ、１０８は構成パターンＤＢ、１０９はファイル所在情報ＤＢである。

本発明の実施形態による情報管理システムは、社内ＬＡＮ(Local Area Network)等のネットワークに、各種ファイル保管するＰＣ等によるファイルコンピュータ２（２０１〜２０５）と、ファイル管理サーバ１とが接続され、また、ファイル管理サーバ１に利用者端末３が接続されて構成されている。ファイル管理サーバ１は、ファイルコンピュータ２のそれぞれからの処理要求を受け付けることができる。そして、ファイル管理サーバ１は、よく知られているように、コンピュータにより構成され、出入力部１０１と、通知処理部１０２と、ディレクトリチェック部１０３と、業務ビュー管理部１０４と、パターン管理部１０５と、所在管理部１０６と、仮想ファイルディレクトリＤＢ１０７と、構成パターンＤＢ１０８と、ファイル所在情報ＤＢ１０９とを備えて構成されている。なお、本発明の実施形態は、説明の便宜上、利用者端末３をファイル管理サーバ１に接続し、ネットワークを介しテーブル接続されるファイルコンピュータ２とは別のものとしているが、本発明は、利用者端末３とファイルコンピュータ２とを同一のコンピュータに構成し、ネットワークに接続して構成してもよい。

前述において、利用者端末３からのファイル検索、ファイル登録等のリクエストデータは、出入力部１０１が受け付け、また、リクエスト処理後の結果も出入力部１０１が出力する。通知処理部１０２は、利用者端末３からのリクエストデータを、ディレクトリチェック部１０３、業務ビュー管理部１０４、パターン管理部１０５、所在管理部１０６に適切な処理通知を送受信する機能を果たす。

ディレクトリチェック部１０３は、仮想ファイルディレクトリや構成パターンの登録・変更時の登録・変更内容を、関連する仮想ファイルディレクトリや構成パターンに反映するためにノード情報や構成パターン情報を検索する機能と、変更を反映する情報変更リクエスト通知を行う役割を有している。業務ビュー管理部１０４は、ファイルの実在場所を管理する仮想ファイルディレクトリの編集に関して、仮想ファイルディレクトリの構成要素であるノード情報の登録・変更・削除の処理を行う。

パターン管理部１０５は、構成パターン情報の登録・変更に関する処理を行う。所在管理部１０６は、業務ビュー管理部１０４で管理するノード情報と関連付けて、各ノードの提示する情報（ファイルの）実在場所に関する情報を管理する。１つのノードにつき、複数のファイルの情報を持つことが可能である。ファイルの所在情報は、利用者端末３により新規に登録される。

仮想ファイルディレクトリＤＢ１０７は、業務ビュー管理部１０４と連携し、仮想ファイルディレクトリに関連するノード情報を格納する。構成パターンＤＢ１０８は、パターン管理部１０５と連携し、構成パターン情報を格納する。ファイル所在情報ＤＢ１０９は、所在管理部１０６と連携し、所在情報や有効期限等のファイルの属性情報を格納する。

図２は業務ビュー管理部１０４の詳細な構成を示す図である。業務ビュー管理部１０４は、通知処理部１０２からのリクエストを受け取るメッセージ受信部１０４１と、仮想ファイルディレクトリへのノードの登録・変更・削除のリクエストに応じて仮想ファイルディレクトリＤＢ１０７が保持する情報を更新するノード情報編集部１０４２と、ノード情報の更新内容に合わせて構成パターン情報を見直す指示を通知処理部１０２に通知したり、ノードの最新情報を出入力部１０１に送信して利用者端末３に提示できるようにするメッセージ出力部１０４３とを含んで構成されている。

図３はパターン管理部１０５の詳細な構成を示す図である。パターン管理部１０５は、通知処理部１０２から構成パターンの登録・変更リクエストを受け取るメッセージ受信部１０５１と、構成パターンの登録・変更のリクエストに応じて構成パターンＤＢ１０８が保持する情報を更新するパターン情報編集部１０５２と、パターン情報編集部１０５２の処理の完了を通知処理部１０２に通知するメッセージ出力部１０５３とを含んで構成されている。

図４はディレクトリチェック部１０３の詳細な構成を示す図である。ディレクトリチェック部１０３は、ノード情報の更新時や構成パターンの変更時、あるいは、利用者端末３がファイル検索を行うとき等にリクエストを受け取るメッセージ受信部１０３１と、構成パターンの変更時に関連するノードを検索するノード検索部１０３２と、ノード情報の変更時に関連する構成パターンを検索する構成パターン検索部１０３３と、各種検索結果に応じて情報変更のリクエストを通知処理部１０２に発行するメッセージ出力部１０３４とを含んで構成されている。

図５はパターン管理部１０５が通知処理部１０２から構成パターン情報の登録・変更のリクエストを受け取った後に行う処理動作を説明するフローチャートであり、次に、これについて説明する。

（１）通知処理部１０２から構成パターン編集のリクエストを受け取ると、既にそのリクエストと同じ構成パターンが登録されているか否かを判断する（ステップ５００、５０１）。

（２）ステップ５０１の判断で、受け取ったリクエストと同じ構成パターンが登録済みであった場合、登録済みの情報について変更処理を行うか否を確認し、更新しないのであればここでの処理を終了し、登録済みの情報について変更するのであれば、情報の更新を行う（ステップ５０２、５０３）。

（３）ステップ５０１の判断で、受け取ったリクエストと同じ構成パターンが登録されていなかった場合、情報を新規に登録する（ステップ５０４）。

（４）ステップ５０３での情報の変更の処理後、または、ステップ５０４での情報の新規登録の処理後、構成パターン情報の変更により影響を受けるノードを調べ、ノードの属性に推奨する構成パターンとして情報を登録するためのリクエストを通知処理部１０２に送信して、ここでの処理を終了する（ステップ５０５）。

図６は業務ビュー管理部１０４が通知処理部１０２から仮想ファイルディレクトリのノード情報の登録・変更のリクエストを受け取った後に行う処理動作を説明するフローチャートであり、次に、これについて説明する。

（１）通知処理部１０２からノード編集のリクエストを受け取ると、既にリクエストと同じ名称のノードが登録されているか否かを判断する（ステップ６００、６０１）。

（２）ステップ６０１の判断で、受け取ったリクエストに含まれるノードが既に登録済みであった場合、登録済みのノード情報について変更処理をするかどうかを確認し、変更しないのであればここでの処理を終了し、登録済みのノード情報について変更するのであれば、そのノード情報の更新（変更、削除）を行う（ステップ６０２、６０３）。

（３）ステップ６０１の判断で、受け取ったリクエストに含まれるノードが登録されていなかった場合、ノード情報を新規に登録する（ステップ６０４）。

（４）ステップ６０３でのノード情報の更新の処理後、または、ステップ６０４でのノード情報の新規登録の処理後、ノード情報の登録・変更により影響を受ける構成パターンを調べ、構成パターンの変更または新規登録のリクエストを通知処理部１０２に送信して、ここでの処理を終了する（ステップ６０５）。

図７はディレクトリチェック部１０３が仮想ファイルディレクトリのノード情報と構成パターン情報とが相互に反映されているかを全体的に調べ、反映されていないことを検知した場合にリクエストを送信する処理動作を説明するフローチャートであり、次に、これについて説明する。

（１）通知処理部１０２からノード情報や構成パターン情報の検索リクエストを受け取ると、構成パターンＤＢ１０８に格納されている情報を検索し、さらに、仮想ファイルディレクトリＤＢ１０７に格納されているノード情報を検索する（ステップ７００〜７０２）。

（２）ステップ７０１、７０２の処理で取得した情報について、業務名称情報をもとにキーワードの照合を行い、ノード情報あるいは構成パターン情報について変更すべき差異が検知された場合、情報変更リクエストを業務ビュー管理部１０４またはパターン管理部１０５にその編集の指示を通知するよう通知処理部１０２に編集リクエストを送信する（ステップ７０３、７０４）。

図８は業務やファイルの構成に関する情報からなる仮想ファイルディレクトリの構成例を示す図である。

図８に示すように、例えば、“拡販ツール作成”という業務の下位には、“製品カタログ作成”、“製品ポスター作成”等の業務があり、“製品ポスター作成”という業務のノードの下位ディレクトリには、“製品Ｘポスター”というノードと、“製品Ｙポスター”というノードとがある。さらに、“製品Ｘポスター”の下には“ロゴ”、“写真”、“キャッチコピー”というノードがある。これらのノードの構成から、ポスターを作成する業務を行うには、例えば、製品ＸやＹのように、複数の製品のポスターを作成する必要があり、また、ポスターには必ず製品ロゴやキャッチコピーなどを掲載するという特徴があることが判る。“製品Ｙポスター”には“ロゴ”と“写真”しか載せていない状態であるが、“キャッチコピー”も記載すべきであるということを、“製品Ｘポスター”というノードから推定することができる。

業務あるいは情報作成の必要性は、業務名に含まれるポスターというフレーズが“製品Ｘポスター”というノードと“製品Ｙポスター”というノードに共通であることにより推定することができる。このように業務の推定は、構成パターンＤＢ１０８に格納する構成パターン情報を活用できる。複数階層にわたる業務のノード組合せパターンを構成パターンとしてパターン管理部１０５に登録する。

図９は図８に示した仮想ファイルディレクトリの構成例の一部を、ＸＭＬ形式で示した図である。

図９に示す例では、拡販ツール作成に関連する業務を管理するディレクトリの“拡販ツール作成”をディレクトリの最上位ノードとして“業務レベル１”とし、“ノードＩＤ”や“業務名称”、関連する業務の構成を“上位業務”及び“下位業務”として情報を保有する。“拡販ツール作成”の場合、それより上位の業務は存在しないため、“上位業務”はなし、ということでｎｕｌｌが登録される。“下位業務”には、“製品カタログ作成”、“製品ポスター作成”“製品事例集作成”の３つを関連する業務として登録する。

さらに、“製品ポスター作成”という業務については、最上位ノードの１つ下のレベルに位置するノードであり、また“製品カタログ作成”ノードの次に登録された業務とし、“業務レベルは“２−２”である。“上位業務”は、“拡販ツール作成”だけであり、“下位業務”は、“製品Ｘポスター”、“製品Ｙポスター”、“製品Ｚポスター”の３つである。ポスターは、製品Ｘ、Ｙ、Ｚの全てについて作成するため、下位レベルに位置付けられる。製品Ｘ、Ｙのポスターについてのノードは、それぞれ“業務レベル”は、“２−２−１”、“２−２−２”であり、業務レベル“２−２”の１つ下の同じレベルに位置することが判る。“製品Ｘポスター”については、その“下位業務”として“ロゴ”、“写真”、“キャッチコピー”が登録されているが、“製品Ｙポスター”については、“ロゴ”、“写真”しか登録されていない。しかし、ディレクトリチェック部１０３により、“キャッチコピー”が製品ポスター作成にあたり必要であろうことが検知されるため、“下位推定業務”としてノード属性の１つとして登録される。

ユーザがこのような推定業務について、その関連ファイルの所在情報を登録した場合、属性情報を変更し、“キャッチコピー”は“下位推定業務”ではなく“下位業務”となる。また、ノードの属性の１つとして“属性変更”情報を保持するが、これは、構成パターンを仮想ファイルディレクトリに反映可能とするかどうかをノード属性の変更可否情報として管理し、“可”の場合、前述の“下位推定業務”属性等として変更が可能である。独自の業務の構成を登録する場合、“不可”としておくことにより独自性を保つことができる。

図１０は構成パターン情報をＸＭＬ形式で管理するための構成パターン情報の構成例の一部を示す図である。構成パターン情報は、パターンＡ、Ｂ、Ｃ、……として、パターン毎に管理され、例えば、パターンＡについて見ると、パターンＩＤ“Ｐ００１”、上位業務“ポスター”、下位業務“ロゴ”、“写真”、“キャッチコピー”が管理されている。

図１１はファイル所在情報ＤＢ１０９に格納されているファイル実体の所在情報の構成例を示す図である。このファイル実体の所在情報は、図９に示した仮想ファイルディレクトリ情報のノードＩＤによりファイルの所在を関連づけて管理する。図１１に示す例では、１つのノードＩＤに対するレコードが、ファイルＩＤ、場所、物理パス、アクセス手段、業務名称、更新日、有効期限を有して構成される。

図１２は本発明の実施形態による情報管理のため利用者端末３から業務やファイルの所在を登録する作業全体の処理動作の概要を説明するシーケンスチャート、図１３は利用者が業務やファイルの所在情報の登録や検索を行うための業務・ファイル管理画面の例を示す図であり、次に、全体の処理について説明する。

利用者は、利用者端末３に表示される図１３に示すような画面から、図１２に示す登録作業を行うので、まず、図１３に示す業務・ファイル管理画面の例について説明する。業務・ファイル管理画面は、利用者が行おうとする作業の選択や、業務の検索、ファイルの検索のためのキーワードを入力するための業務・ファイル管理画面と、ファイルの所在情報を登録したり、ファイルの検索結果が表示されるファイル所在管理画面と、業務の登録・更新を行うための業務ノード管理画面との３つの画面により構成されている。利用者は、このような画面を利用して、図１２により説明する登録作業を行うことができる。

（１）新規業務の登録を行おうとする場合、利用者は、まず、利用者端末３から新規業務に関する情報を入力する。ファイル管理サーバ１の業務ビュー管理部１０４は、この入力を受けて、入力された情報を仮想ファイルディレクトリＤＢ１０７へ登録すると共に、通知処理部１０２を介して仮想ファイルディレクトリの更新をディレクトリチェック部１０３に通知する（シーケンス１２０１、１２０２）。

（２）ディレクトリチェック部１０３は、仮想ファイルディレクトリの更新の通知を受信すると、構成パターンＤＢ１０８と仮想ファイルディレクトリＤＢ１０７とを検索し、構成パターンＤＢ１０８が保持する構成パターン情報と、仮想ファイルディレクトリＤＢ１０７が保持する仮想ファイルディレクトリ情報を比較する（シーケンス１２０３、１２０４）。

（３）シーケンス１２０４での比較の結果、構成パターンが存在しない場合、新規構成パターンとして構成パターンＤＢ１０８に登録するように、構成パターンの登録／更新リクエストをパターン管理部１０５に送信する（シーケンス１２０５）。

（４）パターン管理部１０５は、受け取ったリクエストに基づいて、新規構成パターンの追加、既存の構成パターンへの情報追加による既存の構成パターンの情報の更新を構成パターンＤＢ１０８に実施し、構成パターン情報の登録・変更の終了をファイル所在管理部１０６に通知する（シーケンス１２０６）。

（５）ファイル所在管理部１０６は、構成パターンの更新通知を受信すると、登録した業務に関するファイルの所在情報を登録するように、図１３に示すような業務・ファイル管理画面に表示するメッセージを、利用者端末３に送信する（シーケンス１２０７、１２０８）。

（６）これを受けた利用者は、利用者端末３に表示された画面から仮想ファイルディレクトリＤＢ１０７に登録されているノードを指定し、ファイル所在情報を入力する（シーケンス１２０９、１２１０）。

（７）ファイル所在管理部１０６は、入力された情報を受け取って、そのファイル所在情報をファイル所在情報ＤＢ１０９に登録する。また、登録するファイル所在情報が推定業務のノードに関する場合、ファイル所在管理部１０６は、業務ビュー管理部１０４にその旨を通知する（シーケンス１２１１）。

（８）業務ビュー管理部１０４は、シーケンス１２１１での通知を受けて、仮想ファイルディレクトリＤＢ１０７に登録されている該当ノードの属性情報を更新する（シーケンス１２１２）。

前述した本発明の実施形態での各処理は、プログラムにより構成し、計算機が備えるＣＰＵに実行させることができ、また、それらのプログラムは、ＦＤ、ＣＤＲＯＭ、ＤＶＤ等の記録媒体に格納して提供することができ、また、ネットワークを介してディジタル情報により提供することができる。

本発明の一実施形態による情報管理システムの構成例を示すブロック図である。業務ビュー管理部の詳細な構成を示す図である。パターン管理部の詳細な構成を示す図である。ディレクトリチェック部の詳細な構成を示す図である。パターン管理部が構成パターン情報の登録・変更のリクエストを受け取った後に行う処理動作を説明するフローチャートである。業務ビュー管理部が仮想ファイルディレクトリのノード情報の登録・変更のリクエストを受け取った後に行う処理動作を説明するフローチャートである。ディレクトリチェック部が仮想ファイルディレクトリのノード情報と構成パターン情報とが相互に反映されているかを全体的に調べ、反映されていないことを検知した場合にリクエストを送信する処理動作を説明するフローチャートである。業務やファイルの構成に関する情報からなる仮想ファイルディレクトリの構成例を示す図である。図８に示した仮想ファイルディレクトリの構成例の一部を、ＸＭＬ形式で示した図である。構成パターン情報をＸＭＬ形式で管理するための構成パターン情報の構成例の一部を示す図である。ファイル所在情報ＤＢに格納されているファイル実体の所在情報の構成例を示す図である。本発明の実施形態による情報管理のため利用者端末から業務やファイルの所在を登録する作業全体の処理動作の概要を説明するシーケンスチャートである。利用者が業務やファイルの所在情報の登録や検索を行うための業務・ファイル管理画面の例を示す図である。

符号の説明

１ファイル管理サーバ
２（２０１〜２０５）ファイルコンピュータ
３利用者端末
１０１出入力部
１０２通知処理部
１０３ディレクトリチェック部
１０４業務ビュー管理部
１０５パターン管理部
１０６所在管理部
１０７仮想ファイルディレクトリＤＢ
１０８構成パターンＤＢ
１０９ファイル所在情報ＤＢ
１０３１、１０４１、１０５１メッセージ受信部
１０３２ノード検索部
１０３３構成パターン検索部
１０３４メッセージ出力部
１０４２ノード情報編集部
１０４３メッセージ出力部
１０５２パターン情報編集部
１０５３メッセージ出力部

Claims

分散した情報を業務視点で管理・活用する情報管理方法において、業務視点での論理的なファイル構成を示す仮想ファイルディレクトリを編集し、編集された仮想ファイルディレクトリから構成パターンを抽出してディレクトリをチェックし、抽出された構成パターンを管理し、構成パターンに従ってファイルの所在情報を格納・管理することを特徴とする情報管理方法。
前記仮想ファイルディレクトリの編集時、ファイルの構成パターンを登録・変更し、また、構成パターンを適用可能か否かを判断し、可能であれば、その構成パターンを適用して前記仮想ファイルディレクトリの編集を行うことを特徴とする請求項１記載の情報管理方法。
前記仮想ファイルディレクトリの編集時、前記仮想ファイルディレクトリの構成要素の属性情報について、構成パターンの変更を反映するか否かを設定し、この構成パターンににて関係のある仮想ファイルディレクトリの構成要素の属性情報により、新規登録する仮想ファイルディレクトリの構成要素の属性情報を付与し、この属性の変更を仮想ファイルディレクトリの関連する仮想ファイルディレクトリに反映させることを特徴とする請求項１記載の情報管理方法。
分散した情報を業務視点で管理・活用する情報管理システムにおいて、業務視点での論理的なファイル構成を示す仮想ファイルディレクトリを編集する業務ビュー管理部と、編集された仮想ファイルディレクトリから構成パターンを抽出するディレクトリチェック部と、抽出された構成パターンを管理するパターン管理部と、構成パターンに従ってファイルの所在情報を格納・管理する所在管理部とを備えて構成したことを特徴とするファイル管理システム。