JP4508226B2 - ワークフローシステムおよびプログラム - Google Patents

Description

本発明は、ワークフローシステムおよびプログラムに関する。

回覧、稟議、合議などの様々な業務プロセスをワークフローとして管理するワークフローシステムがある。ワークフローは、図１２に例示するように、たとえば、物品購入プロセスにおける「購入申請記入」、「購入申請承認」、「購買受付」といった作業を業務の流れに沿って連結したものであり、業務の内容に応じて作成される。また、ワークフローを構成する各作業には少なくとも１人の担当者が割り当てられており、ある作業が完了すると当該ワークフローにおける次の作業の担当者に作業開始の指示が通知される。このように、ワークフローシステムでは、作成されたワークフローに従って、業務の進行を効率的に管理できるようになっている。

従来、あるワークフローに属する担当者同士が特定の作業について協議を行うための場を提供するワークフローシステムが提案されている。たとえば、特許文献１には、ある作業（アクティビティ）の遷移先として複数の作業が（ワークフロー内に）存在する場合に、それら複数の作業の担当者同士が遷移先を協議するため場を設け、その協議結果に基づいて遷移先を決定するワークフロー支援システムが開示されている。また、特許文献２には、ワークフローを構成する各作業の担当者間で、画面などを共有してリアルタイムに対話する電子対話や電子メールなどを用いて、当該作業に関する指示や問合せを行うことができるワークフロー管理システムが開示されている。
特開２００６−９２０７３号公報 特開平８−３６５３８号公報

本発明は、２以上のワークフローから抽出された各作業の担当者間で協議する場を生成するワークフローシステムおよびプログラムを提供することを目的とする。

上記課題を解決するために、本発明に係るワークフローシステムは、担当者がそれぞれ割り当てられた複数の作業を連結してなるワークフローを記憶するワークフロー記憶手段と、前記ワークフロー記憶手段に記憶される２以上の前記ワークフローのそれぞれから少なくとも１つの前記作業を抽出する作業抽出手段と、前記作業抽出手段により抽出された各作業の担当者に対してアクセスする権限を付与した、電子情報を共有する協議の場を生成する場生成手段と、権限に応じて前記場生成手段によって生成された協議の場へのアクセスを制御するアクセス制御手段と、を含むことを特徴とする。

請求項２の発明は、担当者がそれぞれ割り当てられた複数の作業を連結してなるワークフローを記憶するワークフロー記憶装置と接続されたコンピュータを、前記ワークフロー記憶装置に記憶される２以上の前記ワークフローのそれぞれから少なくとも１つの前記作業を抽出する作業抽出手段、前記作業抽出手段により抽出された各作業の担当者に対してアクセスする権限を付与した、電子情報を共有する協議の場を生成する場生成手段、および権限に応じて前記場生成手段によって生成された協議の場へのアクセスを制御するアクセス制御手段、として機能させることを特徴とする。

請求項３の発明は、請求項２に記載の発明において、前記場生成手段により前記協議の場が生成されてから該協議の場での協議が終了するまで、前記作業抽出手段により抽出された作業を含む前記２以上のワークフローの進行を制限するワークフロー進行制御手段、として前記コンピュータをさらに機能させることを特徴とする。

請求項４の発明は、請求項２または３に記載の発明において、前記協議の場を生成する条件である場生成条件を条件記憶部に記憶させる条件登録手段、および前記条件記憶部に記憶される前記場生成条件が成立するか否かを監視する条件監視手段、として前記コンピュータをさらに機能させ、前記作業抽出手段は、前記条件監視手段による監視結果に基づいて、前記２以上のワークフローのそれぞれから前記場生成条件に関連する前記少なくとも１つの作業を抽出することを特徴とする。

請求項５の発明は、請求項４に記載の発明において、前記条件登録手段は、前記場生成条件に関連づけて、前記作業を抽出する条件である作業抽出条件を条件記憶部にさらに記憶させ、前記作業抽出手段は、前記条件監視手段による監視結果に基づいて、前記２以上のワークフローのそれぞれから前記場生成条件に関連づけて記憶される前記作業抽出条件を充足する前記少なくとも１つの作業を抽出することを特徴とする。

請求項６の発明は、請求項４または５に記載の発明において、前記条件登録手段は、前記場生成条件に関連づけて、前記協議に係る属性を示す協議属性情報を前記条件記憶部にさらに記憶させ、前記場生成手段は、前記場生成条件に関連づけて記憶される前記協議属性情報に基づいて、前記協議の場を生成することを特徴とする。

請求項７の発明は、請求項６に記載の発明において、前記協議属性情報は、前記協議の実施期限を示す情報を含み、前記協議の場での協議は、前記協議の実施期限の経過に応じて終了することを特徴とする。

請求項８の発明は、請求項７に記載の発明において、前記協議の実施期限は、前記作業抽出手段により抽出される各作業に係る情報に基づいて決定されることを特徴とする。

請求項１記載のワークフローシステムによれば、２以上のワークフローから抽出された各作業の担当者間で協議する場を生成することができる。

請求項２記載のプログラムによれば、２以上のワークフローから抽出された各作業の担当者間で協議する場を生成することができる。

請求項３記載のプログラムによれば、協議の場における協議が終了するまで、ワークフローを誤って進行させてしまうことを抑制することができる。

請求項４記載のプログラムによれば、場生成条件を成立させる事象が発生した場合に、その事象に関連する２以上のワークフローから抽出された各作業の担当者間で協議する場を生成することができる。

請求項５記載のプログラムによれば、場生成条件を成立させる事象が発生した場合に、その事象に関連する２以上のワークフローから所定の条件を充足した各作業を抽出し、抽出した各作業の担当者間で協議する場を生成することができる。

請求項６記載のプログラムによれば、場生成条件を成立させる事象が発生した場合に、所定の属性情報に基づいて協議の場を生成することができる。

請求項７記載のプログラムによれば、協議の場に協議の実施期限を設定することができる。

請求項８記載のプログラムによれば、協議の場に設定する協議の実施期限を抽出した各作業に基づいて決定することができる。

以下、本発明の一実施形態を図面に基づいて詳細に説明する。

図１は、本発明の一実施形態に係る情報管理システム１０の構成の一例を示すブロック図である。同図に示すように、情報管理システム１０は、ユーザ情報記憶部１２、ワークフローシステム１４と、掲示板システム１６と、を含んで構成されている。ユーザ情報記憶部１２、ワークフローシステム１４、掲示板システム１６、および情報管理システム１０を利用するためのユーザ端末（図示せず）は、直接または間接的にＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）またはインターネットなどのネットワーク（図示せず）を介して接続されており、相互にデータ通信可能となっている。

ユーザ情報記憶部１２は、ＲＡＭやＲＯＭなどのメモリ素子およびハードディスク装置などの記憶装置の少なくとも一方を含んで構成され、情報管理システム１０のユーザに関する各種情報を記憶している。具体的には、ユーザを識別するユーザＩＤに関連づけて、ユーザ名、情報管理システム１０にログインする際のユーザ認証に用いるログインパスワード、該ユーザが属するグループなどを記憶している。

ワークフローシステム１４は、ハードディスク装置などの記憶部およびＬＡＮカードなどのデータ通信部を備える公知のサーバコンピュータであり、少なくとも１人の担当者がそれぞれ割り当てられた複数の作業を業務の流れに沿って連結してなるワークフロー（図１２参照）を管理する。ワークフローシステム１４は、複数の作業が一方向に連結されたワークフローだけでなく、条件に応じて遷移先の作業が変わる条件分岐や、実行済みの作業を再実行させる差し戻しなどを含む複雑なワークフローも管理することができる。

掲示板システム１６は、ハードディスク装置などの記憶部およびＬＡＮカードなどのデータ通信部を備える公知のサーバコンピュータであり、機能的に、掲示板制御部５０および掲示板情報記憶部５２を含んで構成される。

掲示板制御部５０は、ＣＰＵおよびＣＰＵの動作を制御するプログラムで構成され、掲示板システム１６の各部を制御するものである。たとえば、ユーザの要求またはワークフローシステム１４の指示に応じて、複数のユーザがメッセージや電子ファイルなどの情報を掲載および閲覧できる電子掲示板（以下単に「掲示板」という。）を生成し、生成した掲示板をユーザ端末に提供する。なお、掲示板へのアクセスは、各ユーザが有する掲示板アクセス権（協議権、閲覧権、無権限など）に応じてを制御される。

掲示板情報記憶部５２は、掲示板制御部５０で生成される掲示板に関する各種情報を記憶する。たとえば、掲示板を識別する掲示板ＩＤに関連づけて、掲示板に参加するユーザのユーザＩＤ、掲示板のタイトル、掲示板に掲載される文書や電子ファイルなどを記憶する。

上記構成を有する情報管理システム１０では、所定の条件を満たす事象が発生した場合に、ワークフローシステム１４で管理される２以上のワークフローそれぞれからその条件に関連する少なくとも１つの作業が抽出されるとともに、抽出された各作業の担当者が協議するための掲示板が掲示板システム１６で生成される。すなわち、２以上のワークフローから抽出された各作業の担当者が、情報管理システム１０を介して協議することができるようになっている。

なお、図示しないユーザ端末は、ディスプレイなどの表示部、キーボードやマウスなどの入力部、およびＬＡＮカードなどのデータ通信部を備える公知のコンピュータ端末であり、たとえばパーソナルコンピュータである。このユーザ端末には、ワークフローシステム１４においてワークフローの作成やワークフローに含まれる作業を実行したり、掲示板システム１６により提供される掲示板の閲覧や掲示板への情報掲載をしたりするためのプログラム（ウェブブラウザ、専用アプリケーションなど）が格納されている。

以下、ワークフローシステム１４が備える機能についてより詳細に説明する。

図１に示すように、ワークフローシステムは、機能的に、ワークフロー制御部２０と、条件記憶部３０と、ワークフロー情報記憶部３２と、を含んで構成される。

ワークフロー情報記憶部３２は、ワークフローシステム１４で管理されるワークフローに係る各種情報を記憶する。具体的には、ワークフローを識別するワークフローＩＤ、ワークフローの名称である案件名、ワークフローを構成する作業に係る情報（作業を識別する作業ＩＤ、作業名、作業内容、担当者情報（担当者ＩＤなど）、作業へのアクセスの可否を示す作業アクセス権、作業の実行期限など）、作業の連結順序を示す情報、ワークフローの進行を制御するための進行制御情報、その他の属性情報など、を記憶する。

なお、ワークフローシステム１４で管理されるワークフローには、ユーザが任意の作業を任意の順序で連結することにより作成されるもの、代表的な業務プロセスごとにその業務を構成する作業およびそれら作業の連結順序などを予め規定した「ワークフロー定義」に基づいて作成されるもの、などがある。たとえば、ワークフロー定義「購入申請」には、「購入申請記入」、「購入申請承認」、「購買受付」などの作業がこの順で連結されたワークフローのひな形（テンプレート）が予め規定されている。このワークフロー定義（定義名を含む）も、ワークフロー情報記憶部３２に記憶されている。

ワークフロー制御部２０は、ＣＰＵおよびＣＰＵの動作を制御するプログラムで構成され、ワークフローシステム１４の各部を制御する。特に、ワークフロー制御部２０は、条件登録部２１、条件監視部２２、作業抽出部２３、掲示板生成指示部２４、ワークフロー進行制御部２５、変更指示受付部２６、作業アクセス権変更部２７、を含み、ワークフローを管理するための各種処理を行う。これらの機能は、たとえばハードディスク装置などの記憶部に記憶されるプログラムをＣＰＵが実行することによって実現される。なお、このプログラムは、インターネットなどの通信ネットワークを介して提供されてもよいし、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭなどのコンピュータ読み取り可能な各種情報記録媒体に格納されて提供されてもよい。

条件登録部２１は、ユーザ端末から送信される条件登録指示に基づいて、掲示板システム１６に掲示板を生成させるための条件である「掲示板生成条件」を後述する条件記憶部３０に登録する。さらに、掲示板生成条件に関連づけて、作業を抽出するための条件である「作業抽出条件」および生成される掲示板での協議に係る属性を示す「協議属性情報」を条件記憶部３０に登録する。ここで、ユーザ端末から送信される条件登録指示について具体的に説明する。

図２は、ユーザ端末の表示部に表示される掲示板生成条件および協議属性情報を指定する画面の一例を示す図である。同画面には、掲示板生成条件を指定するための欄として「条件値」および「絞り込み条件」が設けられている。ユーザは、「条件値」欄に、所定の属性値（変数値）などを含む条件式などを指定し、「絞り込み条件」欄に、定義名（ワークフローの作成に用いたワークフロー定義の名称）、案件名（ワークフローの名称）、作業名（ワークフローを構成する作業の名称）などを指定することができる。ここでは、『ワークフロー定義「購入申請」に基づいて作成されたワークフローの属性「申請金額」の合計額が属性「予算額」を超えたとき』という条件が、掲示板生成条件として指定されている。なお、「条件値」欄および「絞り込み条件」欄は、図２に示すテキストボックスに限らず、複数の選択肢から項目を選択するプルダウンメニューやラジオボタンなどで構成されてもよい。

また、同画面には、協議属性情報を指定するための欄として「協議メッセージ」および「協議実施期限」が設けられている。ユーザは、「協議メッセージ」欄に、上記掲示板生成条件が満たされたときに生成される掲示板に表示される（あるいは掲示板が生成された旨の通知に含まれる）メッセージを指定し、「協議実施期限」に、生成された掲示板での協議を終了すべき期限、たとえば、期間（１週間）、絶対日時（２００７年３月３１日まで）、後述する作業抽出条件を充足する各作業に係る情報（各作業を含むワークフローの実行期限、各作業の実行期限、各作業の担当者の合計人数や熟練度など）の組み合わせなどを指定することができる。

図３は、ユーザ端末の表示部に表示される作業抽出条件を指定する画面の一例を示す図である。作業抽出条件を指定する欄として「かつ」または「または」で結合される２つの「絞り込み条件」が設けられている。ユーザは、これらの欄に、定義名、案件名、作業名などを指定することができる。なお、これらの欄は、図３に示すテキストボックスに限らず、たとえばプルダウンメニューやラジオボタンなどで構成されてもよい。

この作業抽出条件は、上記掲示板生成条件に関連づけて指定される。このため、同画面は、図２に示す画面に関連づけて表示されるようになっている。たとえば、図３に示す画面は、図２に示す画面で「確定」ボタンが押された後に表示されてもよいし、図２に示す画面と同時に表示されてもよい。

こうして指定される掲示板生成条件、協議属性情報および作業抽出条件が条件登録指示としてユーザ端末からワークフローシステム１４に送信されると、条件登録部２１は、条件登録指示に含まれるそれらの情報を条件記憶部３０に登録する。図４は、条件登録部２１により条件記憶部３０に登録される情報の一例を示す図である。同図に示すように、条件記憶部３０は、掲示板生成条件を識別する条件ＩＤに関連づけて、掲示板生成条件、作業抽出条件および協議属性情報を記憶する。

条件監視部２２は、条件記憶部３０に記憶される掲示板生成条件が成立するか否かを監視する。そして、掲示板生成条件を成立させる事象が発生すると、当該掲示板生成条件を示す条件ＩＤを作業抽出部２３に通知する。なお、条件監視部２２は、所定周期ごとに掲示板生成条件の成否を確認をしてもよいし、ワークフロー情報記憶部３２に記憶されるワークフローの進行状況が変化するたびに掲示板生成条件の成否を確認してもよい。

作業抽出部２３は、条件監視部２２による監視結果に基づいて、ワークフロー情報記憶部３２に記憶される２以上のワークフローのそれぞれから少なくとも１つの作業を抽出する。具体的には、条件記憶部３０から、条件監視部２２により通知される条件ＩＤに関連づけて記憶される作業抽出条件と協議属性情報とを取得する。そして、ワークフロー情報記憶部３２から、取得された作業抽出条件を充足する作業を抽出するとともに、その作業の担当者情報を取得する。ここで、抽出された作業を含むワークフローの数が２以上であれば、取得された担当者情報に含まれる担当者ＩＤ（担当者のユーザＩＤ）と協議属性情報とを掲示板生成指示部２４に出力する。これに対し、抽出された作業を含むワークフローの数が１以下であれば、上記掲示板生成指示部２４への出力は行わない。

掲示板生成指示部２４は、作業抽出部２３により抽出される各作業の担当者が協議するための掲示板を掲示板システム１６に生成させる。具体的には、掲示板システム１６に対し、作業抽出部２３から入力される担当者ＩＤと協議属性情報とを含む掲示板生成指示を送信する。

掲示板システム１６は、ワークフローシステム１４（掲示板生成指示部２４）から送信される掲示板生成指示を受信すると、その掲示板生成指示に基づいて掲示板を生成する。具体的には、掲示板制御部５０が、上記掲示板生成指示に含まれる協議属性情報（協議メッセージや協議実施期限など）に基づいて掲示板を生成する。さらに、掲示板生成指示に含まれる担当者ＩＤにより識別される担当者が参加者となるよう、それら担当者に掲示板で協議するための協議権を付与する。そして、掲示板制御部５０は、生成された掲示板に関する各種情報（前述）を掲示板情報記憶部５２に記憶させるとともに、その掲示板を識別する掲示板ＩＤをワークフローシステム１４に返信する。

なお、こうして生成される掲示板には、たとえば協議属性情報に含まれる「協議メッセージ」を初期情報として掲載してもよい。また、掲示板制御部５０は、協議属性情報に含まれる「協議実施期限」の経過に応じて、生成した掲示板での協議を終了させるようにしてもよい。

ワークフローシステム１４が掲示板システム１６から返信される掲示板ＩＤを受信すると、掲示板生成指示部２４は、図５に例示するように、受信された掲示板ＩＤに関連づけて、作業抽出部２３により抽出される各作業の作業ＩＤを記憶する。掲示板生成指示部２４は、これらの情報を記憶部に記憶させてもよい。

このようにして掲示板システム１６内に掲示板が生成されると、所定の通知方法（電子メール、情報管理システム１０のトップページでのお知らせなど）により、その掲示板の参加者である担当者に対して掲示板が生成された旨が通知される。通知を受けた担当者は、ユーザ端末を用いて生成された掲示板に参加し、掲示板を介して他の参加者と協議を行うことができる。

ワークフロー進行制御部２５は、掲示板システム１６により掲示板が生成されてからその掲示板での協議が終了するまで、当該掲示板に関連づけられた作業を含む２以上のワークフローの進行を制限する。具体的には、掲示板システム１６から掲示板ＩＤが返信されると、該掲示板ＩＤに関連づけて管理される作業ＩＤを掲示板生成指示部２４から取得する。そして取得された作業ＩＤにより識別される作業を含むワークフローの進行を制限するよう、ワークフロー情報記憶部３２に記憶される進行制御情報を変更する。

こうしてワークフローの進行が制限されると、進行制限が解除されるまで、当該ワークフローに属するいずれの担当者も作業を実行することができなくなる。このため、掲示板における協議が終了するまで、協議の対象となっているワークフローを誤って進行させてしまうことを抑制することができる。

掲示板での協議が終了すると（たとえば、協議終了を示す所定のメッセージが掲示板に書き込まれた場合、掲示板内の所定位置に設けられた「協議終了」ボタンが押下された場合、掲示板に設定された「協議の実施期限」が経過した場合）、掲示板システム１６は、当該掲示板での協議が終了した旨をワークフローシステム１４に通知する。そして、ワークフロー進行制御部２５は、協議の対象であるワークフローの進行制限を解除するよう、ワークフロー情報記憶部３２に記憶される進行制御情報を変更する。

変更指示受付部２６は、少なくとも作業抽出部２３により抽出される各作業の担当者から、該各作業へのアクセス権（作業アクセス権）の変更指示を受け付ける（後述する図８参照）。作業アクセス権の変更指示には、作業アクセス権を変更する作業の作業ＩＤ、作業アクセス権を付与または剥奪する担当者の担当者ＩＤ、付与または剥奪する作業アクセス権の種別（参照権や実行権など）が含まれる。なお、協議に参加する担当者のうち特定の担当者に、該特定の担当者が担当する作業以外の作業へのアクセス権を変更する権限を与えてもよい。

作業アクセス権変更部２７は、変更指示受付部２６により受け付けられる変更指示に従って、ワークフロー情報記憶部３２に記憶される、その変更指示に係る作業の作業アクセス権を変更する。

ここで、上記作業アクセス権の変更に係る処理を、図６に例示する３つの「購入申請」ワークフロー（「ＰＣ−Ａ００１購入申請」、「マウス購入申請」、「ＣＤ−Ｒ購入申請」）がワークフローシステム１４で管理されている場合を例にあげて具体的に説明する。なお、条件記憶部３０には、『ワークフロー定義「購入申請」に基づいて作成されたワークフローの属性「申請金額」の合計額が属性「予算額」を超えたとき』という掲示板生成条件（図２，４参照）と、『ワークフロー定義が「購入申請」でありかつ作業名が「購入申請承認」である』という作業抽出条件（図３，４参照）と、「協議メッセージ」や「協議実施期限」を含む協議属性情報（図２，４参照）と、が関連づけて記憶されているものとする。

上記掲示板生成条件を成立させる事象が発生すると、該掲示板生成条件に関連づけられた上記作業抽出条件を充足する作業（図６において波線で囲まれた３つの「購入申請承認」作業）が抽出され、抽出された作業の担当者Ｄ，Ｅ，Ｆを参加者とする掲示板が掲示板システム１６に生成される。このとき、担当者Ｄ，Ｅ，Ｆには、「購入申請承認」作業について協議するための掲示板が生成された旨（たとえば、上記掲示板生成条件に関連づけられた協議属性情報に含まれる「協議メッセージ」や「協議実施期限」を含むメッセージ）が通知される。通知を受けた担当者Ｄ，Ｅ，Ｆは、それぞれユーザ端末を用いて、掲示板システム１６により提供される掲示板に参加し、その掲示板を介して他の参加者と協議する。

図７は、ユーザ端末（ここでは、担当者Ｄのユーザ端末とする。）の表示部に表示される掲示板の一例を示す図である。同画面には、掲示板のタイトル、参加者により投稿されたメッセージ、参加者の一覧、「購入申請承認」作業へのアクセス権の変更に係るボタン（ＰＣ−Ａ００１に対する「購入申請承認」フォームの参照権の変更を指示する画面を表示するための「フォームを公開」ボタン、同編集権の変更を指示する画面を表示するための「編集権を委任」ボタン）などが表示される。ここで、担当者Ｄが「編集権を委任」ボタンが押下すると、ユーザ端末の表示部には図８に例示する画面が表示される。

図８は、「購入申請承認」フォームの編集権を委任する画面の一例を示す図である。同画面には、「購入申請承認」フォームの編集権の委任相手（ここでは、担当者ＥまたはＦ）、委任するフォーム名（ここでは、「ＰＣ−Ａ００１購入申請」のみ）が表示されている。ここで、委任相手として「担当者Ｆ」を選択し、委任するフォーム名として「ＰＣ−Ａ００１購入申請」を選択した後に、担当者Ｄが「確定」ボタンを押下すると、担当者Ｄに割り当てられた「ＰＣ−Ａ００１購入申請」ワークフロー内の「購入申請承認」作業の作業ＩＤ、委任相手である担当者Ｆの担当者ＩＤ、付与する作業アクセス権の種別（実行権）が、変更指示として変更指示受付部２６に渡される。そして、作業アクセス権変更部２７は、変更指示受付部２６が受け付けた変更指示に従って、「購入申請承認」作業の実行権（ここでは、「購入申請承認」フォームの編集権）を担当者Ｄから担当者Ｆに委任するよう、ワークフロー情報記憶部３２に記憶される「ＰＣ−Ａ００１購入申請」ワークフロー内の「購入申請承認」作業へのアクセス権を変更する。これにより、担当者Ｄのユーザ端末に表示さえるＰＣ−Ａ００１に対する「購入申請承認」フォームは、図９に例示する状態から図１０に例示する状態に変化する。

図９は、担当者Ｄから担当者Ｆに編集権が委任される前の「購入申請承認」フォームの一例を示す図である。同フォームには、作業名、案件名、購入商品型番、購入商品名、商品価格、今期購入予算残などを表示する欄、および承認可否を指定する欄が設けられており、担当者Ｄは、承認可否欄の「承認」ボタンまたは「却下」ボタンを選択することにより、商品名「ＰＣ−Ａ００１」の購入申請を承認または却下できるようになっている。ただし、上記掲示板生成条件が成立し、掲示板システム１６により「購入申請承認」作業について協議するための掲示板が生成されると、その掲示板での担当者Ｄ，Ｅ，Ｆによる協議が終了するまで、３つの「購入申請」ワークフロー（「ＰＣ−Ａ００１購入申請」、「マウス購入申請」、「ＣＤ−Ｒ購入申請」）の進行がワークフロー進行制御部２５により制限されるため、担当者Ｄは同フォームにおいて購入申請の承認を行うことができない。

図１０は、担当者Ｄから担当者Ｆに編集権が委任された後の「購入申請承認」フォームの一例を示す図である。ＰＣ−Ａ００１に対する「購入申請承認」フォームの編集権が担当者Ｄから担当者Ｆに委任されると、同図に示すように、フォーム上部に、編集権が委任された旨と、委任に至るまでの協議に用いた掲示板へのリンクと、が表示される。

次に、ワークフローシステム１４の動作の一例について説明する。

図１１は、ワークフローシステム１４で実行される処理の一例を示すフロー図である。同図に示すように、条件監視部２２は、条件記憶部３０に記憶される掲示板生成条件が成立するか否かを監視している（Ｓ１００，Ｓ１００：Ｎ）。ここで、掲示板生成条件を成立させる事象が発生すると（Ｓ１００：Ｙ）、作業抽出部２３は、条件記憶部３０から、Ｓ１００で成立が確認された掲示板生成条件に関連づけて記憶される作業抽出条件と協議属性情報とを取得する（Ｓ１０２）。そして、取得された作業抽出条件を充足する作業をワークフロー情報記憶部３２から抽出する（Ｓ１０４）。また、抽出された作業の担当者情報をワークフロー情報記憶部３２から取得する（Ｓ１０６）。

次に、掲示板生成指示部２４は、Ｓ１０６で取得された担当者ＩＤにより識別される担当者を参加者とする掲示板を生成するよう、掲示板システム１６に対して、Ｓ１０６で取得された担当者ＩＤとＳ１０２で取得された協議属性情報とを含む掲示板生成指示を送信する（Ｓ１０８）。

掲示板システム１６により掲示板が生成されると、掲示板生成指示部２４は、掲示板システム１６から返信される掲示板ＩＤに関連づけて、Ｓ１０４で抽出された各作業の作業ＩＤを記憶する（Ｓ１１０）。次に、ワークフロー進行制御部２５は、生成された掲示板での協議が終了するまで、生成された掲示板に関連づけられた作業を含む２以上のワークフローの進行を制限する（Ｓ１１２，Ｓ１１８：Ｎ）。一方、変更指示受付部２６は、Ｓ１０４で抽出された各作業へのアクセス権の変更指示を待っており（Ｓ１１４，Ｓ１１４：Ｎ）、そのいずれかの作業へのアクセス権の変更指示があると（Ｓ１１４：Ｙ）、作業アクセス権変更部２７は、変更指示に従ってその指示に係る作業へのアクセス権を変更する（Ｓ１１６）。そして、生成された掲示板での協議が終了すると（Ｓ１１８：Ｙ）、ワークフロー進行制御部２５は、Ｓ１１２でかけたワークフローの進行制限を解除する（Ｓ１２０）。

なお、ワークフローシステム１４は、掲示板での協議内容や作業アクセス権の変更履歴を、Ｓ１０４で抽出された各作業に関連づけてログに記録してもよい。

以上説明したように、本実施形態に係る情報管理システム１０では、予め登録された掲示板生成条件を成立させる事象が発生した場合に、ワークフローシステム１４で管理される２以上のワークフローそれぞれからその条件に関連する少なくとも１つの作業が抽出されるとともに、抽出された各作業の担当者が協議するための掲示板が掲示板システム１６内に生成される。すなわち、２以上のワークフローから抽出された各作業の担当者間で協議する場を生成することができる。

たとえば、情報管理システム１０において、掲示板生成条件として『ワークフロー定義「購入申請」に基づいて作成されたワークフローの属性「申請金額」の合計額が属性「予算額」を超えたとき』を、協議メッセージとして『購入予定額が予算額を超えました。』を、協議実施期限として『ワークフロー定義「購入申請」に基づいて作成されたワークフローの終了予定日のうち最近の終了予定日』を、作業抽出条件として『ワークフロー定義「購入申請」に基づいて作成されたワークフローに含まれる作業のうち現在実行中の作業すべて』を、それぞれ登録しておく。こうすれば、上記掲示板生成条件が成立した場合に、各購入申請の採否を決定するための掲示板が自動的に生成されるようになる。また、この掲示板での協議の実施期限は、いずれかのワークフローの実行期限が到来する前に協議が終了するように設定される。なお、上記協議実施期限を上記作業抽出条件を充足する作業の担当者の数に基づいて決定するようにすれば、協議の実施期限は協議への参加者数に応じて好適に設定されるようになる。

また、掲示板生成条件として『ワークフロー定義「購入申請」に基づいて作成されたワークフローの異常終了率が５０％以上となったとき』を、協議メッセージとして『「購入申請」ワークフローが正常終了しないケースが増えています。』を、作業抽出条件として『ワークフロー定義「購入申請」に基づいて作成されたワークフローに含まれる作業のすべて」を、それぞれ登録しておけば、異常終了率の高いワークフロー（ワークフロー定義自体に問題があると考えられるワークフロー）の担当者にその対応を協議させるための掲示板が自動的に生成されるようになる。

また、掲示板生成条件として『２００７年４月１日になったとき』を、協議メッセージとして『「Ａ社案件プロジェクト」の終了日になりました。』を、協議実施期限として『１ヶ月』を、作業抽出条件として『属性「プロジェクト名」が「Ａ社案件プロジェクト」であるワークフローに含まれる作業のうち現在実行中の作業すべて』を、それぞれ設定しておけば、２００７年３月３１で終了するプロジェクトに関連する作業を１ヶ月以内で整理するための掲示板が２００７年４月１日に自動的に生成されるようになる。

なお、本発明は、上記実施形態に限定されるものではなく、種々の変形実施が可能である。たとえば、以上の説明では、ワークフローシステム１４と掲示板システム１６を含む情報管理システム１０に本発明を適用したが、本発明は、協議の場を生成する機能を有するワークフローシステム単体にも適用可能である。また、協議の場は、掲示板に限らず、チャットや電子メールなどを利用して情報を交換できる場であればよい。

本発明の実施形態に係る情報管理システムの構成の一例を示すブロック図である。 掲示板生成条件および協議属性情報を指定する画面の一例を示す図である。 作業抽出条件を指定する画面の一例を示す図である。 条件記憶部に登録される情報の一例を示す図である。 掲示板生成指示部で管理される情報の一例を示す図である。 ３つの「購入申請」ワークフローの例を示す図である。 掲示板システムにより提供される掲示板の一例を示す図である。 「購入申請承認」フォームの編集権を委任する画面の一例を示す図である。 編集権が委任される前の「購入申請承認」フォームの一例を示す図である。 編集権が委任された後の「購入申請承認」フォームの一例を示す図である。 ワークフローシステムで実行される処理の一例を示すフロー図である。 ワークフローシステムで管理されるワークフローの一例を説明する図である。

符号の説明

１０ 情報管理システム、１２ ユーザ情報記憶部、１４ ワークフローシステム、１６ 掲示板システム、２０ ワークフロー制御部、２１ 条件登録部、２２ 条件監視部、２３ 作業抽出部、２４ 掲示板生成指示部、２５ ワークフロー進行制御部、２６ 変更指示受付部、２７ 作業アクセス権変更部、３０ 条件記憶部、３２ ワークフロー情報記憶部、５０ 掲示板制御部、５２ 掲示板情報記憶部。

Claims (9)

1. 担当者がそれぞれ割り当てられた複数の作業を連結してなるワークフローを記憶するワークフロー記憶手段と、
   前記作業を抽出する条件である作業抽出条件を記憶する条件記憶手段と、
   前記ワークフロー記憶手段に記憶される２以上の前記ワークフローのそれぞれから、前記条件記憶手段に記憶される前記作業抽出条件を充足する少なくとも１つの作業を抽出する作業抽出手段と、
   前記作業抽出手段により抽出された各作業の担当者が参加者として関連づけられた、電子情報を共有する協議の場を場システム上に生成する場生成手段と、
   前記場生成手段によって生成された前記協議の場に参加者として関連づけられた担当者による、該協議の場へのアクセスを許可するアクセス制御手段と、
   を含むことを特徴とするワークフローシステム。
2. 担当者がそれぞれ割り当てられた複数の作業を連結してなるワークフローを記憶するワークフロー記憶装置と接続されたコンピュータを、
   前記作業を抽出する条件である作業抽出条件を条件記憶部に記憶させる条件登録手段、
   前記ワークフロー記憶装置に記憶される２以上の前記ワークフローのそれぞれから、前記条件記憶部に記憶される前記作業抽出条件を充足する少なくとも１つの作業を抽出する作業抽出手段、
   前記作業抽出手段により抽出された各作業の担当者が参加者として関連づけられた、電子情報を共有する協議の場を場システム上に生成する場生成手段、および
   前記場生成手段によって生成された前記協議の場に参加者として関連づけられた担当者による、該協議の場へのアクセスを許可するアクセス制御手段、
   として機能させることを特徴とするプログラム。
3. 請求項２に記載のプログラムにおいて、
   前記場生成手段により前記協議の場が生成されてから該協議の場での協議終了が前記場システムから通知されるまで、前記作業抽出手段により抽出された作業を含む前記２以上のワークフローの進行を制限するよう、前記ワークフロー記憶装置に記憶されるワークフローの進行を制御するための進行制御情報を変更するワークフロー進行制御手段、
   として前記コンピュータをさらに機能させることを特徴とするプログラム。
4. 請求項２または３に記載のプログラムにおいて、
   前記条件登録手段は、前記協議の場を生成する条件である場生成条件に関連づけて、前記作業抽出条件を前記条件記憶部に記憶させる、
   ことを特徴とするプログラム。
5. 請求項４に記載のプログラムにおいて、
   前記条件記憶部に記憶される前記場生成条件が成立するか否かを監視する条件監視手段、として前記コンピュータをさらに機能させ、
   前記作業抽出手段は、前記条件監視手段による監視結果に基づいて、前記２以上のワークフローのそれぞれから、前記場生成条件に関連づけて記憶される前記作業抽出条件を充足する前記少なくとも１つの作業を抽出する、
   ことを特徴とするプログラム。
6. 請求項４または５に記載のプログラムにおいて、
   前記条件登録手段は、前記場生成条件に関連づけて、前記協議に係る属性を示す協議属性情報を前記条件記憶部にさらに記憶させ、
   前記場生成手段は、前記場生成条件に関連づけて記憶される前記協議属性情報に基づいて、該協議属性情報が示す属性を有する協議の場を前記場システム上に生成する、
   ことを特徴とするプログラム。
7. 請求項６に記載のプログラムにおいて、
   前記協議属性情報は、前記協議の実施期限を示す情報を含み、
   前記場システムは、前記協議の実施期限の経過に応じて、前記協議の場での協議を終了させる、
   ことを特徴とするプログラム。
8. 請求項７に記載のプログラムにおいて、
   前記協議の実施期限は、前記作業抽出手段により抽出される各作業に係る情報に基づいて決定される、
   ことを特徴とするプログラム。
9. 請求項６に記載のプログラムにおいて、
   前記協議属性情報は、協議メッセージを含み、
   前記場生成手段は、前記協議メッセージが掲載された協議の場を前記場システム上に生成する、
   ことを特徴とするプログラム。

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