JP2010266944A - 文書管理システム、サーバ装置、サーバ装置の制御方法、及び、プログラム - Google Patents
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Abstract
【課題】To−Doリストで管理されているタスクをワークフローへと簡単に移行すること。
【解決手段】クライアントソフトウェア1000にて、To−Doリストデータベース1105に記憶される未処理のタスクについてワークフローへの変換が指示されると、サーバソフトウェア1100は、前記変換が指示された未処理のタスクに対応するアクティビティを有するワークフローの定義を、ワークフロー管理データベース1109から抽出してクライアントソフトウェア1000に通知する。そして、クライアントソフトウェア1000にてワークフローの定義が選択されると、サーバソフトウェア1100は、該選択されたワークフローの定義に対応するワークフローのインスタンスを作成し、該作成されたワークフローのインスタンスの、前記変換を指示されたタスクに対応するアクティビティに、前記変換を指示されたタスクの情報を適用する。
【選択図】図1
【解決手段】クライアントソフトウェア1000にて、To−Doリストデータベース1105に記憶される未処理のタスクについてワークフローへの変換が指示されると、サーバソフトウェア1100は、前記変換が指示された未処理のタスクに対応するアクティビティを有するワークフローの定義を、ワークフロー管理データベース1109から抽出してクライアントソフトウェア1000に通知する。そして、クライアントソフトウェア1000にてワークフローの定義が選択されると、サーバソフトウェア1100は、該選択されたワークフローの定義に対応するワークフローのインスタンスを作成し、該作成されたワークフローのインスタンスの、前記変換を指示されたタスクに対応するアクティビティに、前記変換を指示されたタスクの情報を適用する。
【選択図】図1
Description
本発明は、To−Doタスクにより業務を管理するシステムの制御に関する。
電子文書が業務の中核を担うようになり、電子文書と業務とを関連付けて管理できるシステムの必要性が高まっている。一般的な解決手段として知られているのはワークフローシステムである。ワークフローシステムとは、業務の流れをあらかじめワークフローとして定義しておき、定義されたワークフローの各処理(アクティビティと称す)に必要な文書を添付して処理を進めていくものである。
例えば、承認システムのように、「作成(一般社員)→精査(課長)→承認(部長)」というワークフローを事前に作成しておく。決裁書を処理する場合は、そのフローの「作成」で申請書を添付し、「精査」・「承認」ではそれぞれ課長・部長の承認をその文書に付与する、というように処理する。
しかし、ワークフローシステムは、事前にユーザロールやフローなどの細かい設定が必要であり、小規模の業務で使用するには作成工数がかかるという問題点があった。また、複雑なフロー制御を行うためのワークフローエンジンを備える必要があるので、システムも高価で大規模になってしまうという問題点があった。
そのため、特許文献1に示すように、小規模なユーザ環境では、文書管理システムとそのTo−Doリスト機能を使用することによって、簡易的に電子文書と業務とを関連付ける方法が多く採用されている。
そのようなシステムにおいては、文書管理システム上の文書に対して、各ユーザがTo−Doフラグなどのフラグを付与することができ、また、業務内容の記載を行うことができる。それによって文書と、その文書に対して処理が必要な業務の関連付けを実現している。
また、特許文献1では、他のユーザがTo−Doリストにアイテムを追加可能にし、To−Doリストを使用して業務フローを実現している。
また、特許文献1では、他のユーザがTo−Doリストにアイテムを追加可能にし、To−Doリストを使用して業務フローを実現している。
しかし、上述のTo−Doリストを用いて業務フローを実現した場合でも、利用者の増大やシステム統合といったシステム規模の拡大にともない、To−Doリストを用いた業務フローをワークフローシステムへ移行していかなければならない場合がある。
しかし、To−Doリストを用いた業務フローでは、現在処理が行われているタスクと、その前に処理されたタスクとが関連付けられていない。例えば、To−Doリストの各To−Doタスクには、依頼者と処理者の情報は含まれているが、その前に処理されたタスクの依頼者の情報は含まれていない。
また、現在処理が行われているタスクの後に行われるべきタスクはまだ作成されていない。
また、To−Doリストを用いた業務フローでは、対象者が個人で管理されているのに対し、ワークフローではロールと呼ばれる役職で対象者が管理されている。
また、To−Doリストに記載されている依頼する作業内容は、文書管理システム上の操作ベースであるのに対し、ワークフロー上の処理する作業内容はワークフロー固有の作業名であり、作業の種類が異なる。このような違いから、To−Doリストを用いた業務フローをワークフローへと単純に置き換えることができない。このため、ユーザが各To−Doリストの内容を確認しながら、そのTo−Doリストに相当するワークフローを新規に1つずつ作成しなければならず、非常に煩雑であった。
また、To−Doリストを用いた業務フローでは、対象者が個人で管理されているのに対し、ワークフローではロールと呼ばれる役職で対象者が管理されている。
また、To−Doリストに記載されている依頼する作業内容は、文書管理システム上の操作ベースであるのに対し、ワークフロー上の処理する作業内容はワークフロー固有の作業名であり、作業の種類が異なる。このような違いから、To−Doリストを用いた業務フローをワークフローへと単純に置き換えることができない。このため、ユーザが各To−Doリストの内容を確認しながら、そのTo−Doリストに相当するワークフローを新規に1つずつ作成しなければならず、非常に煩雑であった。
本発明は、上記の問題点を解決するためになされたものである。本発明の目的は、To−Doリストで管理されている業務フローをワークフローに置き換えるユーザの手間を軽減させる仕組みを提供することである。
本発明は、クライアント装置とサーバ装置とを含み、文書操作の業務を個々に独立したタスクにより管理する文書管理システムであって、前記クライアント装置は、前記サーバ装置で管理されるいずれか未処理のタスクに対してワークフローへの変換を指示する指示手段を有し、前記サーバ装置は、前記タスクを記憶するタスクデータベースと、順次処理される複数のアクティビティからなるワークフローの定義を記憶するワークフロー管理データベースと、前記クライアント装置からワークフローへの変換を指示された未処理のタスクに対応するアクティビティを有するワークフローの定義を前記ワークフロー管理データベースから抽出する抽出手段と、前記抽出手段により抽出されたワークフローの定義に対応するワークフローのインスタンスを作成する作成手段と、前記作成手段により作成されたワークフローのインスタンスの、前記変換を指示されたタスクに対応するアクティビティに、前記変換を指示されたタスクの情報を適用する適用手段とを有することを特徴とする。
本発明により、タスクリストで管理されている業務フローをワークフローに置き換えるユーザの手間を軽減させることができる。
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。
図1は、本発明の一実施形態を示す文書管理システム(情報処理システム)の構成を示すブロック図である。
図1において、1000は文書管理システムのクライアントソフトウェア、1100は文書管理システムのサーバソフトウェアである。クライアントソフトウェア1000は、後述する図2に示すようなコンピュータで構成されるクライアント装置のOS上で動作するソフトウェアである。また、サーバソフトウェア1100は、後述する図2に示すようなコンピュータで構成されるサーバ装置のOS上で動作するソフトウェアである。
図1において、1000は文書管理システムのクライアントソフトウェア、1100は文書管理システムのサーバソフトウェアである。クライアントソフトウェア1000は、後述する図2に示すようなコンピュータで構成されるクライアント装置のOS上で動作するソフトウェアである。また、サーバソフトウェア1100は、後述する図2に示すようなコンピュータで構成されるサーバ装置のOS上で動作するソフトウェアである。
クライアントソフトウェア1000において、1001はユーザインタフェースである。クライアントソフトウェア1000は、ユーザインタフェース1001を介してユーザ操作を受け取り、そのユーザ操作をコマンド制御部1002に伝える。
コマンド制御部1002は、ユーザインタフェース1001から受け取ったユーザ操作に応じて、通信制御部1003、To−Doリスト制御部1004を使用した制御を行い、操作結果をユーザインタフェース1001に返す。
通信制御部1003は、コマンド制御部1002からの命令に応じてサーバソフトウェア1100と通信を行う。To−Doリスト制御部1004は、コマンド制御部1002からの命令に応じてTo−Doリストを制御する。
次に、サーバソフトウェア1100において、1101は通信制御部であり、文書管理制御部1102の命令に応じてクライアントソフトウェア1000と通信を行う。
文書管理制御部1102は、通信制御部1101を介してクライアントソフトウェア1000からの操作依頼を受け取る。そして、操作依頼に応じて、文書管理制御部1102は、データベース制御部1103、ワークフロー制御部1107、変換制御部1110を使用した制御を行い、操作結果を通信制御部1101を介してクライアントソフトウェア1000に返す。
文書管理制御部1102は、通信制御部1101を介してクライアントソフトウェア1000からの操作依頼を受け取る。そして、操作依頼に応じて、文書管理制御部1102は、データベース制御部1103、ワークフロー制御部1107、変換制御部1110を使用した制御を行い、操作結果を通信制御部1101を介してクライアントソフトウェア1000に返す。
データベース制御部1103は、文書管理制御部1102からの命令に応じて文書データベース1104、To−Doリストデータベース1105、ユーザ管理データベース1106を制御する。
文書データベース1104は、文書情報が格納されている。To−Doリストデータベース1105は、後述する図3に例示するようなTo−Doリスト情報(To−Doタスク)が格納されているタスクデータベースである。ユーザ管理データベース1106は、ユーザ情報が格納されている。
ワークフロー制御部1107は、文書管理制御部1102からの命令に応じて、ロール管理データベース1108、ワークフロー管理データベース1109を制御する。
ロール管理データベース1108は、ワークフローで使用されるロール情報(図4)が格納されている。ワークフロー管理データベース1109は、ワークフロー情報(後述する図5に例示するようなワークフロー定義情報や、後述する図13に例示するようなワークフローのインスタンス等)が格納されている。
ロール管理データベース1108は、ワークフローで使用されるロール情報(図4)が格納されている。ワークフロー管理データベース1109は、ワークフロー情報(後述する図5に例示するようなワークフロー定義情報や、後述する図13に例示するようなワークフローのインスタンス等)が格納されている。
変換制御部1110は、文書管理制御部1102からの命令に応じて、操作対応マップ1111を制御する。操作対応マップ1111は、後述する図6に例示するような、To−Doタスクの処理操作とワークフローのアクティビティの処理操作の対応情報が格納されている。
以下、図1に示した文書管理システムのクライアント装置及びサーバ装置に適用可能な一般的な情報処理装置の構成を示す。
図2は、図1に示した文書管理システムのクライアント装置及びサーバ装置に適用可能な一般的な情報処理装置(コンピュータ1600)の構成を示す図である。
コンピュータ1600において、1601はCPUで、ROM1603のプログラム用ROM又は外部メモリ1610に記憶されたプログラムに基づいてシステムバス1611に接続された各デバイスを制御し、コンピュータ1600全体を統括制御する。
図2は、図1に示した文書管理システムのクライアント装置及びサーバ装置に適用可能な一般的な情報処理装置(コンピュータ1600)の構成を示す図である。
コンピュータ1600において、1601はCPUで、ROM1603のプログラム用ROM又は外部メモリ1610に記憶されたプログラムに基づいてシステムバス1611に接続された各デバイスを制御し、コンピュータ1600全体を統括制御する。
また、このROM1603のフォント用ROMには、本実施形態の処理を行う際に使用するフォントデータ等を記憶する。また、ROM1603のデータ用ROMには、本実施形態の処理を行う際に使用する各種データ等を記憶する。1602はRAMで、CPU1601の主メモリ,ワークエリア等として機能する。
1604はキーボードコントローラ(KBC)で、キーボード(KB)1608や図示しないポインティングデバイス(例えばマウス)からの入力を制御する。1605はディスプレイコントローラ(DSPC)で、ディスプレイ(DSP)1609の表示を制御する。なお、ディスプレイはCRTであってもLCD等のその他の形式の表示装置であってもよい。1607はネットワークインタフェースで、図示しないネットワークを介して外部装置との通信を制御する。
1606はディスクコントローラ(DKC)で、ハードディスク(HD),図示しないフレキシブルディスク(FD),CD−ROM等の外部メモリとのアクセスを制御する。外部メモリ1610には、オペレーティングシステムプログラム(以下OS)や、図1に示したクライアントソフトウェア1000やサーバソフトウェア1100等を実現するプログラム等が記憶されている。
CPU1601は、外部メモリ1610に記憶されたプログラムをRAM1602にロードして実行することにより、図1に示したクライアントソフトウェア1000やサーバソフトウェア1100の各機能を実現することができる。
なお、CPU1601は、ディスプレイ1609上の不図示のマウスカーソル等で指示されたコマンドに基づいて、予め登録された種々のウィンドウを開き、種々のデータ処理を実行する。
以下、図1に示した各データベースに格納される情報について説明する。
図3は、To−Doリストデータベース1105に格納されるTo−Doリスト情報の一例を示す図である。
図3に示すように、To−Doリスト情報内の各To−Doタスクは、タスクID301、所望とする文書操作302、依頼者303、処理者304、対象文書305、及び、未/済306等の情報で構成される。
図3は、To−Doリストデータベース1105に格納されるTo−Doリスト情報の一例を示す図である。
図3に示すように、To−Doリスト情報内の各To−Doタスクは、タスクID301、所望とする文書操作302、依頼者303、処理者304、対象文書305、及び、未/済306等の情報で構成される。
タスクID301は、タスクを一意に識別するものである。所望とする文書操作302は、このタスクで依頼された文書の操作を示す。依頼者303は、このタスクを依頼したユーザのユーザ名を示す。処理者304は、このタスクを処理するユーザのユーザ名を示す。対象文書305は、このタスクで操作される文書データベース1104内の文書の文書名を示す。未/済306は、このタスクが未処理(未)であるか、処理済み(済)であるかを示す。なお、To−Doリストデータベース1105に格納される各To−Doタスクは、個々に独立したものである。このようなTo−Doタスクにより、文書管理制御部1102は、文書データベース1104に格納される文書の文書操作の業務を管理している。
図4は、ロール管理データベース1108に格納されるロール情報の一例を示す図である。
図4に示すように、ロール情報は、ワークフローの処理者となり得るユーザのユーザ名を示すユーザ401と、該ユーザのロール(役職)を示すロール402で構成される。なお、本実施例では、ワークフローの処理者となり得るユーザは、上述したタスクの依頼者及び処理者となり得るユーザでもある。
図4に示すように、ロール情報は、ワークフローの処理者となり得るユーザのユーザ名を示すユーザ401と、該ユーザのロール(役職)を示すロール402で構成される。なお、本実施例では、ワークフローの処理者となり得るユーザは、上述したタスクの依頼者及び処理者となり得るユーザでもある。
図5は、ワークフロー管理データベース1109に格納されるワークフロー定義情報の一例を示す図である。
図5に示すように、ワークフロー定義は、ワークフロー定義を一意に識別するワークフロー名(WF名)501と、複数のアクティビティ(図5の例ではアクティビティ1〜4(502〜505))とで構成される。各アクティビティは、そのアクティビティにおける処理者のロールを示す処理者511と、そのアクティビティにおける処理操作を示す処理操作512とで構成される。なお、各アクティビティは、アクティビティに付加されている番号の小さい順に順次処理されるものである。図5の例では、アクティビティ1,アクティビティ2,アクティビティ3,アクティビティ4の順に順次処理される。このように、ワークフロー定義は、処理者のロールと前記処理者が処理する処理操作の情報を含むアクティビティの順列により定義される。
図5の例では、4つのアクティビティから構成されるワークフロー定義の例として、「購買依頼」、「交通費の申請」、「残業申請」、「特許申請」の4つがワークフロー管理データベース1109格納されている。
図5に示すように、ワークフロー定義は、ワークフロー定義を一意に識別するワークフロー名(WF名)501と、複数のアクティビティ(図5の例ではアクティビティ1〜4(502〜505))とで構成される。各アクティビティは、そのアクティビティにおける処理者のロールを示す処理者511と、そのアクティビティにおける処理操作を示す処理操作512とで構成される。なお、各アクティビティは、アクティビティに付加されている番号の小さい順に順次処理されるものである。図5の例では、アクティビティ1,アクティビティ2,アクティビティ3,アクティビティ4の順に順次処理される。このように、ワークフロー定義は、処理者のロールと前記処理者が処理する処理操作の情報を含むアクティビティの順列により定義される。
図5の例では、4つのアクティビティから構成されるワークフロー定義の例として、「購買依頼」、「交通費の申請」、「残業申請」、「特許申請」の4つがワークフロー管理データベース1109格納されている。
図6は、操作対応マップ1111に格納されるタスクの処理操作とワークフローのアクティビティの処理操作の対応情報の一例を示す図である。
図6に示すように、タスクの処理操作とワークフローのアクティビティの処理操作の対応情報は、タスクでの文書操作701と、ワークフローでの処理操作702で構成される。タスクでの文書操作701は、To−Doタスクの所望とする文書操作302に対応する処理操作を示す。また、ワークフローでの処理操作702は、ワークフロー定義の処理操作512に対応する処理操作を示す。
図6に示すように、タスクの処理操作とワークフローのアクティビティの処理操作の対応情報は、タスクでの文書操作701と、ワークフローでの処理操作702で構成される。タスクでの文書操作701は、To−Doタスクの所望とする文書操作302に対応する処理操作を示す。また、ワークフローでの処理操作702は、ワークフロー定義の処理操作512に対応する処理操作を示す。
図6の例では、タスクでの文書操作「編集」に対してワークフローでの処理操作「評価」及び「処理」が対応付けられている。また、タスクでの文書操作「表示」、「印刷」に対してそれぞれワークフローでの処理操作「承認」、「回覧」が対応付けられている。
以下、本実施例におけるTo−Doタスクの作成手順について説明する。
図7は、To−Doタスクの作成手順を説明する図である。
まず、ユーザが、図7(a)に示すように、クライアントソフトウェア1000を通して文書データベース1104で管理される文書を選択し、その文書に対してTo−Doタスクの作成を指示する。そして、ユーザの要求をユーザインタフェース1001を介して受け取ったクライアントソフトウェア1000は、通信制御部1003を介してサーバソフトウェア1100にその要求を伝える。
図7は、To−Doタスクの作成手順を説明する図である。
まず、ユーザが、図7(a)に示すように、クライアントソフトウェア1000を通して文書データベース1104で管理される文書を選択し、その文書に対してTo−Doタスクの作成を指示する。そして、ユーザの要求をユーザインタフェース1001を介して受け取ったクライアントソフトウェア1000は、通信制御部1003を介してサーバソフトウェア1100にその要求を伝える。
要求を受け取ったサーバソフトウェア1100は、To−Doリストデータベース1105から文書操作のリスト、ユーザ管理データベース1106からユーザのリストを取得し、クライアントソフトウェア1000にその結果を返す。リストを受け取ったクライアントソフトウェア1000は、ユーザのリストを「処理者」の一覧、文書操作のリストと「所望とする文書操作」の一覧として表示したTo−Doタスク作成画面(図7(b))をユーザに表示する。なお、「所望とする文書操作」の一覧は、例えば、「編集」、「表示」、「印刷」等が表示される。
例えば、ユーザ「鈴木」が、文書「残業申請2.xls」についてタスクの作成を行っているとする。そして、ユーザ「鈴木」が、該当する文書に対して、「処理者」の一覧において「佐藤」を選択し、「所望とする文書操作」の一覧において、「表示」を選択する。そして、「作成」ボタンを押下指示して、全入力が終了したことを通知すると、その通知をユーザインタフェース1001を介してクライアントソフトウェア1000は受け取る。通知を受け取ったクライアントソフトウェア1000は、To−Doリスト制御部1004にてTo−Doタスクの生成を行う。To−Doリスト制御部1004は、現在の操作ユーザを示す「依頼者」、「対象文書」、「処理者」、「所望とする操作」を取得する。
そして、「依頼者」、「処理者」、「所望とする操作」、「対象文書」の情報を合成し、To−Doタスクを生成する。クライアントソフトウェア1000は、通信制御部1003を介してサーバソフトウェア1100に生成したTo−Doタスクを送信する。
一方、サーバソフトウェア1100は、受信したTo−DoタスクにタスクID301を付与し、未/済306を「未」として、To−Doリストデータベース1105に格納する。これにより、図4のタスクID「2」に示されるタスクがTo−Doリストデータベース1105に格納される。
以後、ユーザ「佐藤」がクライアントソフトウェア1000から文書の操作や、To−Doリストの取得操作を行うと、その旨がサーバソフトウェア1100に通知され、サーバソフトウェア1100にて処理者が「佐藤」のTo−Doリストが生成される。そして、このTo−Doリストがサーバソフトウェア1100からクライアントソフトウェア1000に通知され、処理者が「佐藤」のTo−Doリストがユーザインタフェース1001上に表示される。
そして、ユーザ「佐藤」は、このTo−Doリストに含まれるタスク(例えば、文書「残業申請2.xls」に対する文書操作)を確認し、処理することが可能となる。さらに、ユーザ「佐藤」は必要に応じて、文書「残業申請2.xls」に対するTo−Doタスクを作成し、他のユーザに業務を流すことが可能である。
本実施例では、図7(b)に示したように、ユーザが、To−Doタスク作成画面に、「処理者」と「所望とする文書操作」を一覧から選択できるようにしている。このことによって、To−Doタスクによって、人から人へ業務を流す業務フロー(簡易ワークフロー)を容易に実現することができる。その結果、必要な業務を効率的に他のユーザに流すことができる。
以下、本実施例におけるTo−Doリストからワークフローへの変換処理の流れを説明する。
まず、ユーザが、ユーザインタフェース1001を通して未処理のタスクの取得を指示する。すると、クライアントソフトウェア1000は、サーバソフトウェア1100に依頼してTo−Doリストデータベース1105に格納されている未処理のタスクのリストを取得してタスクリスト画面(図8)としてユーザインタフェース1001に表示する。なお、ここで取得されるタスクは、上記操作中のユーザが処理者304となっているタスクであっても、全てのユーザのタスクであってもよい。また、管理者権限を有するユーザのみ、全てのユーザのタスクを取得できるように構成してもよい。
まず、ユーザが、ユーザインタフェース1001を通して未処理のタスクの取得を指示する。すると、クライアントソフトウェア1000は、サーバソフトウェア1100に依頼してTo−Doリストデータベース1105に格納されている未処理のタスクのリストを取得してタスクリスト画面(図8)としてユーザインタフェース1001に表示する。なお、ここで取得されるタスクは、上記操作中のユーザが処理者304となっているタスクであっても、全てのユーザのタスクであってもよい。また、管理者権限を有するユーザのみ、全てのユーザのタスクを取得できるように構成してもよい。
図8は、ユーザインタフェース1001に表示されるタスクリスト画面の一例を示す図である。
そして、ユーザが図8に示されるようにユーザインタフェース1001を通してタスクを選択し、そのタスクに対してワークフローへの変換を指示すると、ユーザインタフェース1001はそのユーザ操作をコマンド制御部1002に通知する。
そして、ユーザが図8に示されるようにユーザインタフェース1001を通してタスクを選択し、そのタスクに対してワークフローへの変換を指示すると、ユーザインタフェース1001はそのユーザ操作をコマンド制御部1002に通知する。
コマンド制御部1002は、上記ワークフローへの変換を指示されたタスクの識別子(タスクID)と、そのタスクの変換先ワークフロー一覧要求とを通信制御部1003を介してサーバソフトウェア1100に通知する。
サーバソフトウェア1100では、通信制御部1101を通して上記ワークフローへの変換を指示されたタスクの識別子(タスクID)と、そのタスクの変換先ワークフロー一覧要求とを文書管理制御部1102が受け取る。これにより、文書管理制御部1102は、タスクからワークフローに変換する処理を実行する。以下、図9を用いてその処理を詳細に説明する。
図9は、タスクからワークフローに変換する処理の一例を示すフローチャートである。なお、このフローチャートの処理は、サーバソフトウェア1100により実行される。即ち、このフローチャートの処理は、サーバ装置のCPUが外部メモリに格納されたプログラムをRAMにロードして実行することにより実現される。
まず、ステップS10001において、文書管理制御部1102は、上記ワークフローへの変換を指示されたタスクのタスクIDに基づいてデータベース制御部1103を介してTo−Doリストデータベース1105から上記タスクの情報を取得する。詳細には、上記タスクの対象文書305、依頼者303、処理者304、所望する文書操作302を取得する。例えば、上記タスクのタスクIDが「2」の場合、対象文書305として「残業申請2.xls」、依頼者303として「鈴木」、処理者304として「佐藤」、所望する文書操作302として「編集」が取得される。
次に、ステップS10002において、文書管理制御部1102は、ワークフロー制御部1107を介してロール管理データベース1108から、上記S10001で取得した依頼者のロールと、処理者のロールとを取得する。
上述の例では、依頼者「鈴木」のロールとして「課長」、処理者「佐藤」のロールとして「部長」が取得される。
上述の例では、依頼者「鈴木」のロールとして「課長」、処理者「佐藤」のロールとして「部長」が取得される。
次に、ステップS10003にて、文書管理制御部1102は、ワークフロー制御部1107を介してワークフロー管理データベース1109からワークフロー定義を1つずつ取得する。そして、文書管理制御部1102は、ワークフロー定義を1つ取得するごとに、そのワークフロー定義に対してステップS10004〜S10007の処理を行うように制御する。なお、ステップS10003では、ワークフロー定義が取得できた場合はステップS10004へ処理を移行させ、一方、ワークフロー定義が取得できなかった場合はステップS10008へ処理を移行させる。
ステップS10004では、文書管理制御部1102は、上記S10003で取得したワークフロー定義のアクティビティに、処理者のロールが上記S10002で取得したタスクの依頼者のロールと等しいアクティビティが含まれるか否かを判定する。そして、上記S10004において、処理者のロールがタスクの依頼者のロールと等しいアクティビティが含まれない(No)と判定した場合には、文書管理制御部1102は、ステップS10003へ処理を戻す。そして、次のワークフロー定義に対して処理を行うように制御する。
一方、上記S10004において、処理者のロールがタスクの依頼者のロールと等しいアクティビティが含まれる(Yes)と判定した場合には、文書管理制御部1102は、ステップS10005へ処理を進める。例えば、図5に示されるワークフロー定義がワークフロー管理データベース1109に存在する場合は、全てのワークフロー定義が依頼者「鈴木」のロール「課長」を含むため、いずれのワークフロー定義も抽出され、ステップS10005へ進むこととなる。
次に、ステップS10005において、文書管理制御部1102は、上記S10004にて処理者が等しいと判断されたアクティビティの、次のアクティビティの処理者のロールが、上記S10002で取得したタスクの処理者と等しいか否かを判定する。そして、上記S10005にて、次のアクティビティの処理者のロールがタスクの処理者と等しくない(No)と判定した場合には、文書管理制御部1102は、ステップS10003へ処理を戻し、次のワークフロー定義に対して処理を行うように制御する。
一方、上記S10005にて、次のアクティビティの処理者のロールがタスクの処理者と等しい(Yes)と判定した場合には、文書管理制御部1102は、ステップS10006へ処理を進める。例えば、図5に示されるワークフロー定義の場合、「課長」ロールのアクティビティの次のアクティビティの処理者が「部長」ロールである「交通費の申請」、「残業申請」、「特許申請」の3つのみが抽出され、ステップS10006へ進むこととなる。このワークフロー定義を図10に示す。
図10は、図9のステップS10005にて次のアクティビティの処理者のロールがタスクの処理者と等しいと判定されるワークフロー定義の例を示す図である。
図10は、図9のステップS10005にて次のアクティビティの処理者のロールがタスクの処理者と等しいと判定されるワークフロー定義の例を示す図である。
次に、ステップS10006において、文書管理制御部1102は、変換制御部1110を介して操作対応マップ1111から操作対応マップを取得する。そして、文書管理制御部1102は、上記S10001で取得したタスクの所望する文書操作302に対応するワークフローでの処理操作702を取得する。さらに、文書管理制御部1102は、上記S10005にて処理者が等しいと判断されたアクティビティの処理操作512が上記操作対応マップ1111から取得したワークフローでの処理操作702と等しいか否かを判定する。そして、上記S10006にて、アクティビティの処理操作512がワークフローでの処理操作702と等しくない(No)と判定した場合には、文書管理制御部1102は、ステップS10003へ処理を戻す。そして、次のワークフロー定義に対して処理を行うように制御する。
一方、上記S10006にて、アクティビティの処理操作512がワークフローでの処理操作702と等しい(Yes)と判定した場合には、文書管理制御部1102は、ステップS10007へ処理を進める。例えば、図6に示した操作対応マップでは、タスクの所望する文書操作「表示」に対応するワークフローでの処理操作として「承認」が取得される。そして、上記S10005にてYesと判定された図10に示されるワークフロー定義の場合、「部長」ロールのアクティビティの処理操作が「承認」である「交通費の申請」、「残業申請」、の2つのみが抽出され、ステップS10007へ進むこととなる。このワークフロー定義を図11に示す。
図11は、図9のステップS10006にてアクティビティの処理操作512がワークフローでの処理操作702と等しいと判定されるワークフロー定義の例を示す図である。
図11は、図9のステップS10006にてアクティビティの処理操作512がワークフローでの処理操作702と等しいと判定されるワークフロー定義の例を示す図である。
次に、ステップS10007において、文書管理制御部1102は、上記S10003で取得したワークフロー定義のWF名501を変換先ワークフロー一覧として追加する。
上記S10003〜S10007の処理を全てのワークフロー定義について終了すると、ステップS10008において、文書管理制御部1102は、ワークフローの一覧の抽出を終了し、ステップS10009へ処理を進める。なお、上述の例では、この時点で、図11に示すワークフロー定義のWF名が変換先ワークフロー一覧として抽出されている。
上記S10003〜S10007の処理を全てのワークフロー定義について終了すると、ステップS10008において、文書管理制御部1102は、ワークフローの一覧の抽出を終了し、ステップS10009へ処理を進める。なお、上述の例では、この時点で、図11に示すワークフロー定義のWF名が変換先ワークフロー一覧として抽出されている。
次に、ステップS10009において、文書管理制御部1102は、上記抽出された変換先ワークフロー一覧を通信制御部1101を通してクライアントソフトウェア1000に通知し、クライアントソフトウェア1000からの返信を待機する。
なお、変換先ワークフロー一覧が無い場合には、図示しないが、変換先ワークフロー一覧が無い旨を、文書管理制御部1102は通信制御部1101を通してクライアントソフトウェア1000に通知し、そのまま本フローチャートの処理を終了する。
なお、変換先ワークフロー一覧が無い場合には、図示しないが、変換先ワークフロー一覧が無い旨を、文書管理制御部1102は通信制御部1101を通してクライアントソフトウェア1000に通知し、そのまま本フローチャートの処理を終了する。
クライアントソフトウェア1000では、通信制御部1003を通して変換先ワークフロー一覧を受け取る。そして、該変換先ワークフロー一覧を受け取ったコマンド制御部1002は、該変換先ワークフロー一覧を、図12に示すように、変換先ワークフロー候補一覧として、ユーザインタフェース1001を介してユーザに提示し、ユーザに選択を促す。
図12は、変換先ワークフロー候補一覧のユーザ提示例を示す図である。
そして、図12の変換先ワークフロー候補一覧から、ユーザが変換先ワークフローを選択すると、ユーザインタフェース1001が、選択された変換先ワークフローのWF名をコマンド制御部1002に通知する。
そして、図12の変換先ワークフロー候補一覧から、ユーザが変換先ワークフローを選択すると、ユーザインタフェース1001が、選択された変換先ワークフローのWF名をコマンド制御部1002に通知する。
ユーザインタフェース1001からユーザにより選択された変換先ワークフローのWF名を受け取ったコマンド制御部1002は、該選択された変換先ワークフローのWF名を、通信制御部1003を介してサーバソフトウェア1100に通知する。
サーバソフトウェア1100では、ステップS10010において、クライアントソフトウェア1000から通知される変換先ワークフローのWF名を、通信制御部1101を介して文書管理制御部1102が取得する。そして文書管理制御部1102は、上記取得した変換先ワークフローのWF名、上記S10001で取得したタスクの情報、及び、タスクの情報を適用するアクティビティをワークフロー制御部1107に通知し、タスクからワークフローへの変換を指示する。なお、タスクの情報を適用するアクティビティとは、上記ワークフロー一覧抽出時の条件となったアクティビティであり、上記S10004でタスクの依頼者のロールが処理者と判定されたアクティビティを示す。
この指示を受けたワークフロー制御部1107は、ステップS10011において、指定されたWF名のワークフロー定義に対応したワークフローのインスタンスを作成する。
この指示を受けたワークフロー制御部1107は、ステップS10011において、指定されたWF名のワークフロー定義に対応したワークフローのインスタンスを作成する。
次にステップS10012にて、ワークフロー制御部1107は、上記指定されたタスクの依頼者303を、上記作成したワークフローのインスタンスの上記指定されたアクティビティの処理者1311(図13)として適用する。また、ワークフロー制御部1107は、上記指定されたタスクの処理者304を、上記作成したワークフローのインスタンスの上記指定されたアクティビティの次のアクティビティの処理者1311(図13)として適用する。さらに、ワークフロー制御部1107は、上記指示されたタスクの対象文書305を、上記作成したワークフローのインスタンスの申請文書1303(図13)として適用する。
例えば、変換先ワークフローとして「残業申請」が選択された場合、タスクIDが「2」のタスクの依頼者「鈴木」が、ワークフローのインスタンスのアクティビティ2の処理者1311として適用される。また、タスクIDが「2」のタスクの処理者「佐藤」が、ワークフローのインスタンスのアクティビティ3の処理者1311として適用される。さらに、タスクIDが「2」のタスクの対象文書「残業申請2.xls」が、ワークフローのインスタンスの申請文書1303(図13)として適用される。この適用結果を図13に示す。
図13は、タスクから変換されたワークフローのインスタンスの一例を示す図である。なお、図13の例は、タスクID「2」のタスクから変換されたワークフローのインスタンスに対応する。なお、ワークフローID(WFID)1301は、ワークフローのインスタンス作成時にワークフロー制御部1107により付与されるものであり、ワークフローのインスタンスを一意に識別するものである。
なお、ワークフロー制御部1107は、上記タスクの情報を適用したワークフローのインスタンスを、ワークフロー管理データベース1109に格納する。
本実施例によれば、To−Doリストからタスクを選択して変換指示すると、該タスクの変換先ワークフローが絞られて表示され、ユーザは、そのいずれかを選択するだけで、簡単に、タスクをワークフローへと変換することができる。
本実施例によれば、To−Doリストからタスクを選択して変換指示すると、該タスクの変換先ワークフローが絞られて表示され、ユーザは、そのいずれかを選択するだけで、簡単に、タスクをワークフローへと変換することができる。
さらに、本実施例では、To−Doリストに同一の業務フローに関連するタスクが1つしかない場合でも、ワークフロー定義と照らし合わせることで、複数のタスクからなるワークフローを作成することができる。このように、業務フローを構成する全てのタスクが揃っていなくても、一部のタスクのみからでも、ワークフローを作成することができる。
なお、図9では示していないが、変換先ワークフロー一覧として抽出されたワークフロー定義が1つのみの場合、文書管理制御部1102は、変換先ワークフロー一覧の通知を行うことなく、そのままステップS10011に処理を進めるように構成してもよい。この場合、ステップS10011では、抽出された唯一のワークフロー定義に対応したワークフローのインスタンスを作成するものとする。
上記実施例1において、作成されたワークフローのインスタンスは、変換元タスク以後のタスクの情報は適用されているが、変換元タスクの前に処理された処理済のタスクの情報は適用されていない。そこで、本実施例では、上記作成されたワークフローのインスタンスの処理済みのアクティビティとして、変換元タスクの前に処理された処理済のタスクの情報を適用するように構成する。まず、変換元タスクの依頼者を適用したアクティビティの処理者1311,処理操作1312が、処理者304,所望する文書操作302にそれぞれ等しく、かつ、その1つ前のアクティビティの処理者1311が、依頼者303に等しい処理済みタスクを抽出する。そして、該抽出したタスクの情報を、上記ワークフローのインスタンスの処理済みのアクティビティとして適用する。以下、本実施例について詳細に説明する。
なお、To−Doリストをワークフローへと変換するまでは実施例1と同じ処理であるので説明は省略する。本実施例では、サーバソフトウェア1100の文書管理制御部1102は、図9のステップS10012の処理が終了すると、ワークフロー制御部1107からタスクの情報が適用されたワークフローのインスタンスの情報を取得する。そして、文書管理制御部1102は、上記ワークフローのインスタンスに追加で処理済みタスクを適用する処理(処理済みタスク適用処理)を実行する。以下、図14を用いて処理済みタスク一覧の作成処理を詳細に説明する。
図14は、処理済みタスク適用処理を示すフローチャートである。なお、このフローチャートの処理は、サーバソフトウェア1100により実行される。即ち、このフローチャートの処理は、サーバ装置のCPUが外部メモリに格納されたプログラムをRAMにロードして実行することにより実現される。
ステップS11001においてまず、文書管理制御部1102は、上記ワークフローのインスタンスから、変換元のタスクの依頼者を適用したアクティビティの処理操作1312を取得する。実施例1で例示したタスクID「2」のタスクから変換されたワークフローのインスタンスの例(図13)では、変換元のタスクの依頼者「鈴木」を適用したアクティビティ2の処理操作「承認」が取得される。
次に、ステップS11002において、文書管理制御部1102は、変換制御部1110を介して操作対応マップ1111から操作対応マップを取得し、上記S11001で取得したアクティビティの処理操作に対応するタスクでの文書操作701を取得する。上述の図13に示した例では、アクティビティ2の処理操作「承認」に対応するタスクでの文書操作「表示」が取得される。
次に、ステップS11003において、文書管理制御部1102は、データベース制御部1103を介して、To−Doリストデータベース1105から処理済みのタスクを1つずつ取得する。そして、文書管理制御部1102は、前記タスクを1つ取得するごとに、そのタスクに対してステップS11004〜S11007の処理(処理済みタスク抽出処理)を行うように制御する。なお、ステップS11003では、タスクが取得できた場合はステップS11004へ処理を移行させ、一方、タスクが取得できなかった場合はステップS11008へ処理を移行させる。
ステップS11004では、文書管理制御部1102は、ワークフローに適用済の依頼者(変換元のタスクの依頼者を適用したアクティビティの処理操作512)が、上記S11003で取得したタスクの処理者304と等しいか否かを判定する。そして、上記S10004において、ワークフローに適用済の依頼者が上記タスクの処理者304と等しくない(No)と判定した場合には、文書管理制御部1102は、ステップS11003へ処理を戻し、次のタスクに対して処理を行うように制御する。
一方、上記S10004において、ワークフローに適用済の依頼者が上記タスクの処理者304と等しい(Yes)と判定した場合には、文書管理制御部1102は、ステップS11005へ処理を進める。上述の図13のインスタンスと、図3のタスクの例では、ワークフローに適用済の依頼者「鈴木」と等しい処理者304が等しいタスクID「0」と「3」の2つのみが抽出され、ステップS10005へ進むこととなる。
ステップS11005では、文書管理制御部1102は、上記S11004にて等しい(Yes)と判断されたタスクの所望する文書操作302が、上記S11002で取得されたタスクでの文書操作701と等しいか否かを判定する。そして、上記S11005にて、上記タスクの所望する文書操作302が上記タスクでの文書操作701と等しくない(No)と判定した場合には、文書管理制御部1102は、ステップS11003へ処理を戻す。そして、次のタスクに対して処理を行うように制御する。
一方、上記S11005にて、上記タスクの所望する文書操作302が上記タスクでの文書操作701と等しい(Yes)と判定した場合には、文書管理制御部1102は、ステップS11006へ処理を進める。上述の図13のインスタンスと、図3のタスクの例では、タスクID「0」と「3」の所望とする文書操作302はいずれも、上記S11002で取得されたタスクでの文書操作「表示」と等しいため、いずれも抽出されステップS10006へ進むこととなる。
ステップS11006では、文書管理制御部1102は、ワークフロー制御部1107を介してロール管理データベース1108から、上記S11003で取得したタスクの依頼者303のロール402を取得する。さらに、文書管理制御部1102は、上記取得したタスクの依頼者のロール402が、上記変換元のタスクの依頼者303を適用したアクティビティの1つ前のアクティビティの処理者のロールと等しいか否かを判定する。そして、上記S11006にて、上記タスクの依頼者のロール402が、1つ前のアクティビティの処理者のロールと等しくない(No)と判定した場合には、文書管理制御部1102は、ステップS11003へ処理を戻す。そして、次のタスクに対して処理を行うように制御する。
一方、上記S11006にて、タスクの依頼者のロール402が、1つ前のアクティビティの処理者のロールと等しい(Yes)と判定した場合には、文書管理制御部1102は、ステップS11007へ処理を進める。上述の図13のインスタンスと、図3のタスクの例では、タスクID「0」と「3」の依頼者303のロールはいずれも、1つ前のアクティビティ1の処理者のロール「課員」と等しいため、いずれも抽出されステップS10007へ進むこととなる。
ステップS11007では、文書管理制御部1102は、上記S11003で取得したタスクの情報(所望とする文書操作302,依頼者303,処理者304,対象文書305(タスクID301を含めてもよい))を処理済みタスク一覧として追加する。
上記S11003〜S11007の処理を全ての処理済みのタスクについて終了すると、ステップS11008において、文書管理制御部1102は、処理済みタスク一覧の抽出を終了し、ステップS11009へ処理を進める。上述したように、図13のインスタンスと、図3のタスクの例では、タスクID「0」のタスクの情報と、タスクID「3」のタスクの情報が、上記S11008の時点で、処理済みタスク一覧として抽出されていることになる。
次に、ステップS11009において、文書管理制御部1102は、上記抽出された処理済みタスク一覧を通信制御部1101を通してクライアントソフトウェア1000に通知し、クライアントソフトウェア1000からの返信を待機する。なお、処理済みタスク一覧が無い場合には、処理済みタスク一覧が無い旨を、文書管理制御部1102は通信制御部1101を通してクライアントソフトウェア1000に通知する。
クライアントソフトウェア1000では、通信制御部1003を通して処理済みタスク一覧を受け取る。該処理済みタスク一覧を受け取ったコマンド制御部1002は、図15の1201,1202に示すように、処理済みタスク一覧を処理済アクティビティ候補一覧としてユーザインタフェース1001を介してユーザに提示し、ユーザに選択を促す。
図15は、処理済アクティビティ候補一覧のユーザ提示例を示す図である。
図15の1201,1202に示す例では、「依頼者303→処理者304:対象文書305の所望とする文書操作302」の形式で表示しているが、他の形式であってもよい。
図15の1201,1202に示す例では、「依頼者303→処理者304:対象文書305の所望とする文書操作302」の形式で表示しているが、他の形式であってもよい。
そして、図15の処理済アクティビティ候補一覧から、ユーザがワークフローの過去のアクティビティとして適用する処理済みタスクの情報を選択すると、ユーザインタフェース1001が、選択されたタスクの情報をコマンド制御部1002に通知する。
ユーザインタフェース1001からユーザにより選択されたタスクの情報を受け取ったコマンド制御部1002は、該選択されたタスクの情報を、通信制御部1003を介してサーバソフトウェア1100に通知する。
サーバソフトウェア1100では、ステップS11010において、クライアントソフトウェア1000から通知されるタスクの情報を、通信制御部1101を介して文書管理制御部1102が取得する。そして文書管理制御部1102は、上記取得したタスクの情報、上記ワークフローのインスタンスのWFID1301、及び、タスクの情報を適用するアクティビティをワークフロー制御部1107に通知し、タスクの情報のワークフローへの追加を指示する。なお、タスクの情報を適用するアクティビティとは、上記処理済みタスク一覧抽出時の条件となったアクティビティであり、図9のS10012でタスクの依頼者が処理者として適用されたアクティビティを示す。
この指示を受けたワークフロー制御部1107は、ステップS11011において、上記指定されたタスクの依頼者303を、上記指定されたワークフローのインスタンスの上記指定されたアクティビティの処理者1311(図13)として適用する。そして、上記タスクの依頼者を適用したワークフローのインスタンスでワークフロー管理データベース1109を更新する。
例えば、ワークフローの過去のアクティビティとして追加する処理済みタスクとして、図15の1201(タスクID「0」のタスク)が選択された場合、タスクID「0」のタスクの依頼者「田中」が、アクティビティ1の処理者1311として適用される。この適用結果を図16に示す。
例えば、ワークフローの過去のアクティビティとして追加する処理済みタスクとして、図15の1201(タスクID「0」のタスク)が選択された場合、タスクID「0」のタスクの依頼者「田中」が、アクティビティ1の処理者1311として適用される。この適用結果を図16に示す。
図16は、処理済みのタスクをワークフローの過去のアクティビティとして適用したワークフローのインスタンスの一例を示す図である。なお、図16の例は、タスクID「2」のタスクから変換されたワークフローのインスタンスに対応する。
以上に示したように、本実施例によれば、処理済みのTo−Doタスクもワークフローの過去のアクティビティとして変換することができる。
なお、図14では示していないが、処理済みタスク一覧として抽出された処理済みタスクが1つのみの場合、文書管理制御部1102は、処理済みタスク一覧の通知を行うことなく、そのままステップS11011に処理を進めるように構成してもよい。この場合、ステップS11011では、抽出された唯一の処理済みタスクの情報をワークフローのインスタンスに適用するものとする。
なお、図14では示していないが、処理済みタスク一覧として抽出された処理済みタスクが1つのみの場合、文書管理制御部1102は、処理済みタスク一覧の通知を行うことなく、そのままステップS11011に処理を進めるように構成してもよい。この場合、ステップS11011では、抽出された唯一の処理済みタスクの情報をワークフローのインスタンスに適用するものとする。
なお、上述の各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
以下、本発明に係る情報処理装置で読み取り可能な(コンピュータ読取り可能な)各種データ処理プログラムを格納する記憶媒体(記録媒体)について説明する。
本発明の各工程(上述した各機能)は、ネットワーク又は各種記憶媒体を介して取得したソフトウェア(プログラム)をパーソナルコンピュータ等の処理装置(CPU、プロセッサ)にて実行することでも実現できる。
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、1つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システム或いは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムを格納した記憶媒体を該システム或いは装置に読み出すことによって、そのシステム或いは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
本発明の各工程(上述した各機能)は、ネットワーク又は各種記憶媒体を介して取得したソフトウェア(プログラム)をパーソナルコンピュータ等の処理装置(CPU、プロセッサ)にて実行することでも実現できる。
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、1つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システム或いは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムを格納した記憶媒体を該システム或いは装置に読み出すことによって、そのシステム或いは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
本発明は上記実施例に限定されるものではなく、本発明の趣旨に基づき種々の変形(各実施例の有機的な組合せを含む)が可能であり、それらを本発明の範囲から除外するものではない。
本発明の様々な例と実施例を示して説明したが、当業者であれば、本発明の趣旨と範囲は、本明細書内の特定の説明に限定されるのではない。
なお、上述した各実施例及びその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
以上示したように、本実施例では、タスクリストで管理されている業務フローをワークフローに置き換えるユーザの手間を軽減させることができる。
本発明の様々な例と実施例を示して説明したが、当業者であれば、本発明の趣旨と範囲は、本明細書内の特定の説明に限定されるのではない。
なお、上述した各実施例及びその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
以上示したように、本実施例では、タスクリストで管理されている業務フローをワークフローに置き換えるユーザの手間を軽減させることができる。
1000 クライアントソフトウェア
1100 サーバソフトウェア
1102 文書管理制御部
1105 To−Doリストデータベース
1107 ワークフロー制御部
1108 ロール管理データベース
1109 ワークフロー管理データベース
1110 変換制御部
1111 操作対応マップ
1100 サーバソフトウェア
1102 文書管理制御部
1105 To−Doリストデータベース
1107 ワークフロー制御部
1108 ロール管理データベース
1109 ワークフロー管理データベース
1110 変換制御部
1111 操作対応マップ
Claims (11)
- クライアント装置とサーバ装置とを含み、文書操作の業務を個々に独立したタスクにより管理する文書管理システムであって、
前記クライアント装置は、
前記サーバ装置で管理されるいずれか未処理のタスクに対してワークフローへの変換を指示する指示手段を有し、
前記サーバ装置は、
前記タスクを記憶するタスクデータベースと、
順次処理される複数のアクティビティからなるワークフローの定義を記憶するワークフロー管理データベースと、
前記クライアント装置からワークフローへの変換を指示された未処理のタスクに対応するアクティビティを有するワークフローの定義を前記ワークフロー管理データベースから抽出する抽出手段と、
前記抽出手段により抽出されたワークフローの定義に対応するワークフローのインスタンスを作成する作成手段と、
前記作成手段により作成されたワークフローのインスタンスの、前記変換を指示されたタスクに対応するアクティビティに、前記変換を指示されたタスクの情報を適用する適用手段とを有する、
ことを特徴とする文書管理システム。 - クライアント装置とサーバ装置とを含み、文書操作の業務を個々に独立したタスクにより管理する文書管理システムで用いられるサーバ装置であって、
前記タスクを記憶するタスクデータベースと、
順次処理される複数のアクティビティからなるワークフローの定義を記憶するワークフロー管理データベースと、
前記クライアント装置からワークフローへの変換を指示されたいずれか未処理のタスクに対応するアクティビティを有するワークフローの定義を前記ワークフロー管理データベースから抽出する抽出手段と、
前記抽出手段により抽出されたワークフローの定義に対応するワークフローのインスタンスを作成する作成手段と、
前記作成手段により作成されたワークフローのインスタンスの、前記変換を指示されたタスクに対応するアクティビティに、前記変換を指示されたタスクの情報を適用する適用手段と、
を有することを特徴とするサーバ装置。 - 前記抽出手段は、前記抽出したワークフローの定義を前記クライアント装置に通知するものであり、
前記作成手段は、前記抽出手段により抽出したものから前記クライアント装置にて選択されたワークフローの定義に対応したワークフローのインスタンスを作成することを特徴とする請求項2に記載のサーバ装置。 - 前記適用手段によりタスクの情報を適用されたアクティビティ及び該アクティビティの1つ前のアクティビティに対応する処理済のタスクを前記タスクデータベースから抽出する処理済みタスク抽出手段と、
前記処理済みタスク抽出手段により抽出された処理済のタスクの情報を、前記適用手段によりタスクの情報を適用されたワークフローのインスタンスの前記1つ前のアクティビティに適用する処理済みタスク適用手段と、
を有することを特徴とする請求項2又は3に記載のサーバ装置。 - 前記処理済みタスク抽出手段は、前記抽出した処理済のタスクを前記クライアント装置に通知するものであり、
前記処理済みタスク適用手段は、前記処理済みタスク抽出手段により抽出したものから前記クライアント装置にて選択されたタスクの情報を、前記ワークフローのインスタンスの前記1つ前のアクティビティに適用することを特徴とする請求項4に記載のサーバ装置。 - 前記タスクは、依頼者と処理者と前記依頼者が前記処理者に依頼した文書操作の情報を有するものであり、
前記アクティビティは、ワークフローの処理者のロールと前記処理者が処理する処理操作の情報を有するものであり、
前記タスクの依頼者、処理者、及び、前記アクティビティの処理者となり得るユーザのロールを記憶するロール管理データベースと、
前記クライアント装置からワークフローへの変換を指示された未処理のタスクの依頼者のロールと処理者のロールとを前記ロール管理データベースから取得する取得手段とを有し、
前記抽出手段は、前記タスクの依頼者のロールに対応するアクティビティを含み、このアクティビティの次に前記タスクの処理者のロールに対応するアクティビティを含むワークフローの定義を前記ワークフロー管理データベースから抽出するものであり、
前記適用手段は、前記ワークフローのインスタンスの、前記タスクの処理者のロールに対応するアクティビティの処理者に、前記タスクの依頼者を適用し、このアクティビティの次のアクティビティの処理者に前記タスクの処理者を適用することを特徴とする請求項2乃至5のいずれか1項に記載のサーバ装置。 - 前記処理済みタスク抽出手段は、前記適用手段によりタスクの依頼者が適用されたアクティビティの処理者に対応する処理者を有する処理済みのタスクであって、かつ、前記アクティビティの1つ前のアクティビティの処理者のロールに対応する依頼者を有する処理済みのタスクを抽出するものであり、
前記処理済みタスク適用手段は、前記処理済みタスク抽出手段により抽出された処理済みのタスクの依頼者を、前記ワークフローのインスタンスの、前記適用手段によりタスクの情報を適用されたアクティビティの1つ前のアクティビティの処理者として適用することを特徴とする請求項6に記載のサーバ装置。 - 前記タスクでの文書操作と前記アクティビティでの処理操作とを対応付けた操作対応マップを有し、
前記抽出手段は、前記依頼者のロールに対応するアクティビティを含み、このアクティビティの次に前記処理者のロールに対応し、かつ、前記タスクの文書操作が前記操作対応マップで対応付けられた処理操作に対応するアクティビティを含むワークフローの定義を抽出することを特徴とする請求項6又は7に記載のサーバ装置。 - 前記処理済みタスク抽出手段は、前記適用手段によりタスクの依頼者が適用されたアクティビティの処理者及び処理操作にそれぞれ対応する処理者及び文書操作を有する処理済みのタスクであって、かつ、前記アクティビティの1つ前のアクティビティの処理者のロールに対応する依頼者を有する処理済みのタスクを、抽出することを特徴とする請求項8に記載のサーバ装置。
- クライアント装置とサーバ装置とを含み、文書操作の業務を個々に独立したタスクにより管理する文書管理システムで用いられるサーバ装置の制御方法であって、
抽出手段が、前記クライアント装置からワークフローへの変換を指示された、タスクデータベースに記憶されるいずれか未処理のタスクに対応するアクティビティを有するワークフローの定義を、順次処理される複数のアクティビティからなるワークフローの定義を記憶するワークフロー管理データベースから抽出する抽出ステップと、
作成手段が、前記抽出ステップで抽出されたワークフローの定義に対応するワークフローのインスタンスを作成する作成ステップと、
適用手段が、前記作成ステップで作成されたワークフローのインスタンスの、前記変換を指示されたタスクに対応するアクティビティに、前記変換を指示されたタスクの情報を適用する適用ステップと、
を有することを特徴とするサーバ装置の制御方法。 - 請求項2乃至9のいずれか1項に記載されたサーバ装置の手段としてコンピュータを機能させるためのプログラム。
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