JP5570278B2 - 文書管理システムおよび文書管理方法 - Google Patents
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Description
本実施の形態では、一例として、企業等において利用する文書管理システム、具体的には、ワークフローに従って、あるユーザが文書を新たに作成すると、文書管理システムに登録した後、他のユーザ(上司などの承認者)が内容の確認を行い、問題が無ければ承認を行う、というような形態で利用する場合の文書管理システムについて説明する。
図1を用いて説明した起票者となるユーザは、所定のアプリケーションソフトウェア等で文書を作成した後、この文書を本実施の形態の文書管理システムに登録するために、まずログイン操作を行う(ステップS11)。この操作では、たとえばユーザIDとパスワードを入力する。
承認者となるユーザは、まずログイン操作を行う(ステップS21)。この操作では、上記のステップS11と同様に、たとえばユーザIDとパスワードを入力する。
3 アクセス権情報作成部
11,21 文書管理DB
12 ユーザ管理部
13 ワークフロー管理部
14,22 文書管理エンジン
121 ユーザ管理DB
122 承認者情報抽出部
131 ワークフローDB
132 ワークフロー展開部
133 ワークフロー情報抽出部
141 アクセス権情報抽出部
142,222 文書登録部
143 文書情報抽出部
144 文書情報表示部
145 文書削除部
221 アクセス権管理部
Claims (7)
- それぞれ異なるアクセス権が設定された複数のフォルダを備え、管理対象とする文書の格納先をユーザから指定されたフォルダとすることにより管理対象文書のアクセス権を設定して当該管理対象文書のアクセス制御を行う第1の文書管理手段と、
前記第1の文書管理手段で管理されている文書が操作対象として選択され、当該選択された文書の前記第1の文書管理手段における格納先を指定する操作を実施したユーザとは異なるユーザにより所定の操作が行われたことを検出した場合に、当該所定の操作における操作内容、および前記選択された文書の格納先フォルダのアクセス権設定状態に基づいて、前記選択された文書に固有のアクセス権の情報を生成する情報作成手段と、
前記情報作成手段により前記アクセス権の情報が生成された場合、当該アクセス権の情報に対応する文書およびその管理情報を取得して当該文書の管理を開始し、以降、当該アクセス権の情報に従って当該文書のアクセス制御を行う第2の文書管理手段と、
を備えることを特徴とする文書管理システム。 - 前記第2の文書管理手段が前記情報作成手段により新たに生成されたアクセス権の情報に対応する文書の管理を開始した場合、
前記第1の文書管理手段は、前記第2の文書管理手段での管理が開始された文書を管理対象から除外する
ことを特徴とする請求項1に記載の文書管理システム。 - 前記所定の操作においてアクセス権の設定変更操作が行われた場合、
前記情報作成手段は、
アクセス権の設定変更操作による指示内容、および前記選択された文書の格納先フォルダのアクセス権設定状態に基づいて、前記アクセス権の情報を生成する
ことを特徴とする請求項1または2に記載の文書管理システム。 - 前記所定の操作においてアクセス権の設定変更操作が行われなかった場合、
前記情報作成手段は、
前記選択された文書の格納先フォルダのアクセス権設定状態のみに基づいて、前記アクセス権の情報を生成する
ことを特徴とする請求項1、2または3に記載の文書管理システム。 - ワークフローに従って作成および承認が行われる文書を管理する場合の文書管理方法であって、
新規に作成され、未承認状態の文書を、それぞれ異なるアクセス権が設定された複数のフォルダの中のいずれか一つに格納することにより当該文書のアクセス権を設定する第1のアクセス権設定ステップと、
未承認状態の文書を承認する操作を受け付ける承認操作受付ステップと、
前記承認操作受付ステップで受け付けた操作の内容および当該操作で承認された文書の格納先フォルダのアクセス権設定状態に基づいて、当該承認された文書のアクセス制御を文書単位で行う際に使用するアクセス権情報を生成するアクセス権情報生成ステップと、
前記アクセス権情報生成ステップを実行してアクセス権情報を生成後、前記承認された文書の格納先フォルダをアクセス権が設定されていないフォルダに変更し、さらに、前記生成したアクセス権情報に従ったアクセス権を前記承認された文書に設定する第2のアクセス権設定ステップと、
を含み、
未承認状態の文書に対するアクセス制御をフォルダ単位で行い、承認された後の文書に対するアクセス制御は文書単位で行う
ことを特徴とする文書管理方法。 - 前記未承認状態の文書を承認する操作においてアクセス権の設定変更が指示された場合、
前記アクセス権情報生成ステップでは、
アクセス権の設定変更指示の内容、および前記承認された文書の格納先フォルダのアクセス権設定状態に基づいて前記アクセス権情報を生成する
ことを特徴とする請求項5に記載の文書管理方法。 - 前記未承認状態の文書を承認する操作においてアクセス権の設定変更が指示されなかった場合、
前記アクセス権情報生成ステップでは、
前記承認された文書の格納先フォルダのアクセス権設定状態のみに基づいて前記アクセス権情報を生成する
ことを特徴とする請求項5に記載の文書管理方法。
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