JP2003271562A - サーバ装置、ワークフローシステム、プログラム及び記憶媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 従来に比べて運用が容易で、システム維持の
ためのコストを低減することができるワークフローシス
テムを提供する。 【解決手段】 従来のワークフローシステムで使用され
ているユーザデータベース等は設けられていない。代わ
りに、ユーザからそのユーザの識別子となる電子メール
アドレスと作業パスワードの入力を受付け（ステップＳ
１５）、ワークフロー処理における業務の実行経過に関
する情報を登録するログデータベースに、この電子メー
ルアドレスと作業パスワードも記録する（ステップＳ１
７）。これにより、事後的にユーザから提示された電子
メールアドレスと作業パスワードとを検証して、ユーザ
のアクセス権限に不備がなかったか否かを検証すること
ができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、電子化された文
書のワークフロー処理を行なうサーバ装置、ワークフロ
ーシステム、プログラム及び記憶媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】ワークフローシステムとは、あらかじめ
定義された手順（フロー）にしたがって、業務（ワー
ク）の流れ（ワークフロー）の制御を自動化し、業務を
行なう作業者を支援するシステムである。ワークフロー
システムにおいては、業務の対象は電子化された文書で
あり、各作業者がその文書に対して処理を行い、定義さ
れた回覧ルートに従い次の作業者に文書を回覧すること
によって、フローが実行される。

【０００３】このようなワークフローシステムに関する
技術として、特開2001-216222公報に開示の技術では、
ワークフローユーザを管理ユーザと管理外ユーザとに分
け、管理ユーザにおいてはユーザＩＤとパスワードによ
り認証し、管理外ユーザにおいては、ワークフロー上の
１業務につき、対応する文書アクセスのためのパスワー
ドを発行し、管理外ユーザパスワード管理表に記録し、
電子メールで管理外ユーザにそのパスワードを通知し、
パスワードの一致をもって、その管理外ユーザを認証
し、業務を行なう。

【０００４】また、特開平10-177603号公報に開示の技
術では、ユーザまたはユーザの割り当てられた役割ごと
に、ワークフローの運用途中で、代行者を指定すること
の可能なシステムが示されている。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】このような従来のワー
クフローシステムでは、あらかじめワークフローに参加
するユーザのユーザ名が一覧され、各ユーザのパスワー
ドと役割を管理する、ユーザデータベースを構築し、ワ
ークフロー上の業務（例えば、承認の権限）を確認する
ためには、ユーザ名とパスワードの入力を要求し、その
ユーザ名とパスワードの組が存在するか否かをユーザデ
ータベースで検索していた。また、管理外のユーザは、
文書パスワードとともに一時的にユーザデータベースに
登録していた。

【０００６】しかしながら、社内ネッワーク内に設置さ
れたシステムのように、ある程度信頼されたユーザのみ
がアクセス可能な環境においては、ユーザデータベース
を作成し、運用すること自体が煩雑で、システム維持の
ためのコストを吊り上げてしまうという不具合がある。
これは、パスワード管理・変更機能、ユーザと承認権限
（ロール）の対応表など、システムの機能の面だけの不
具合ではなく、人事異動によって発生するユーザデータ
ベースの更新など、運用のための人的資源の面において
も特に問題となる。

【０００７】この発明の目的は、従来に比べて運用が容
易で、システム維持のためのコストを低減することがで
きるワークフローシステムを提供することである。

【０００８】

【課題を解決するための手段】請求項１に記載の発明
は、電子化された文書を登録する文書データベースと、
前記文書に関するワークフロー定義を登録するワークフ
ローデータベースと、前記ワークフローデータベースに
登録されているワークフロー定義にしたがって文書デー
タベースに登録されている文書のワークフロー処理を行
なうワークフロー管理手段と、本サーバ装置へのユーザ
のアクセス権の管理を、当該ユーザを管理する以外の目
的で使用されるデータベースを用いて行なうアクセス権
管理手段と、を備えているサーバ装置である。

【０００９】ユーザを管理する以外の目的で使用される
データベースとは、従来のワークフローシステムで使用
されているユーザデータベース等以外のデータベースで
あり、例えば、ワークフローの対象とする文書に関する
ワークフロー定義を登録するワークフローデータベース
や、ワークフロー処理における業務の実行経過に関する
情報を登録するログデータベースなどである。

【００１０】したがって、ユーザデータベース等の作
成、運用を不要として、従来に比べて運用が容易で、シ
ステム維持のためのコストを低減することができるワー
クフローシステムを提供することができる。

【００１１】請求項２に記載の発明は、請求項１に記載
のサーバ装置において、前記文書データベースは、その
登録されている文書又は当該文書の保管領域と対応付け
てパスワードを記憶していて、前記アクセス権管理手段
は、パスワードの入力を受付ける受付手段と、この入力
されたパスワードを前記文書データベースに登録されて
いるパスワードと照合する照合手段と、この照合により
両パスワードが合致したことを条件に当該パスワードと
前記文書データベースにおいて対応付けられている前記
文書又は前記保管領域内の文書に対して前記ワークフロ
ー処理における業務の実行を許可する許可手段と、を備
えている。

【００１２】したがって、文書データベースにおいて、
文書又は文書の保管領域と対応付けたパスワードを用い
てユーザのアクセス権の管理を行なうことで、ユーザデ
ータベース等の作成、運用を不要として、従来に比べて
運用が容易で、システム維持のためのコストを低減する
ことができるワークフローシステムを提供することがで
きる。

【００１３】請求項３に記載の発明は、請求項１に記載
のサーバ装置において、前記文書データベースは、前記
ワークフロー処理における業務の実行経過に応じて前記
文書の保管領域を複数有し、この各保管領域と対応付け
てパスワードを記憶していて、前記アクセス権管理手段
は、前記業務の実行経過を判断する判断手段と、この判
断に応じて前記保管領域間で前記文書を移動する移動手
段と、パスワードの入力を受付ける受付手段と、この入
力されたパスワードを前記文書データベースに登録され
ているパスワードと照合する照合手段と、この照合によ
り両パスワードが合致したことを条件に当該パスワード
と前記文書データベースにおいて対応付けられている前
記保管領域内の文書に対して前記ワークフロー処理にお
ける業務の実行を許可する許可手段と、を備えている。

【００１４】したがって、業務の実行経過に応じて文書
の保管領域を変更し、各保管領域に対応付けたパスワー
ドを用いてユーザのアクセス権の管理を行なうことで、
ユーザデータベース等の作成、運用を不要として、従来
に比べて運用が容易で、システム維持のためのコストを
低減することができるワークフローシステムを提供する
ことができる。

【００１５】請求項４に記載の発明は、請求項１に記載
のサーバ装置において、前記ワークフロー処理における
業務の実行経過に関する情報を登録するログデータベー
スを備え、前記アクセス権管理手段は、ユーザの識別子
及びパスワードの入力を受付ける受付手段と、この入力
を条件に当該入力されたユーザの識別子を用いて前記ワ
ークフローデータベースを更新する更新手段と、前記ロ
グデータベースに業務の実行経過に関する情報とともに
前記受付手段で受付けたユーザの識別子及びパスワード
も登録する登録手段と、を備えている。

【００１６】したがって、ユーザが入力したユーザの識
別子及びパスワードをログに記録することでユーザのア
クセス権の管理を行なって、ユーザデータベース等の作
成、運用を不要として、従来に比べて運用が容易で、シ
ステム維持のためのコストを低減することができるワー
クフローシステムを提供することができる。

【００１７】請求項５に記載の発明は、請求項３に記載
のサーバ装置において、前記受付手段は、前記パスワー
ドの他に前記文書の識別子の入力も受付けるものであ
り、前記許可手段は、前記照合により両パスワードが合
致したことの他に、当該パスワードと前記文書データベ
ースにおいて対応付けられている前記保管領域内に前記
受付手段で入力を受付けた前記文書の識別子の文書が存
在していることを条件として前記ワークフロー処理にお
ける業務の実行を許可する。

【００１８】したがって、保管領域に対応したパスワー
ドの他、使用する文書の識別子を指定しても、パスワー
ドに対応した保管領域に該当する識別子の文書が存在し
ないときは業務の実行を拒否することで、ユーザのアク
セス権の管理を行なって、ユーザデータベース等の作
成、運用を不要として、従来に比べて運用が容易で、シ
ステム維持のためのコストを低減することができるワー
クフローシステムを提供することができる。

【００１９】請求項６に記載の発明は、請求項４に記載
のサーバ装置において、予め設定されている所定の時刻
になったことを判定する時刻判定手段と、この判定によ
り前記時刻となったときは、予め記録されている時点以
後のログを前記ログデータベースで検索する検索手段
と、この検索したログに記録されている前記ユーザの識
別子と前記パスワードとの対応が予め設定されている所
定の基準と一致するか否かを判定する基準判定手段と、
を備えている。

【００２０】したがって、ユーザが入力したユーザの識
別子及びパスワードをログに記録することでユーザのア
クセス権の管理を行なう場合に、ログに記録されている
ユーザの識別子及びパスワードとの対応に異常がないか
を定期的に検査して、ユーザのアクセス権の検証を事後
的に行なうことができる。

【００２１】請求項７に記載の発明は、請求項６に記載
のサーバ装置において、前記基準判定手段は、ログに記
録されているユーザの識別子ごとにログの記録の時系列
にそって前記パスワードがその直前の前記パスワードと
同一でないことを前記基準とするものである。

【００２２】したがって、ユーザごとにログの記録の時
系列における前後のパスワードの同一性を判定して、ユ
ーザのアクセス権の検証を事後的に行なうことができ
る。

【００２３】請求項８に記載の発明は、請求項６に記載
のサーバ装置において、前記基準判定手段は、単一のユ
ーザの識別子に対応して複数のパスワードが記録されて
いるときに、いずれかの前記パスワードが他の前記パス
ワードに比べて所定の程度に使用回数が少ないことを前
記基準とするものである。

【００２４】したがって、ユーザごとにログに記録され
ている複数のパスワードの中に異常に使用回数が少ない
ものが存在しないか検証して、ユーザのアクセス権の検
証を事後的に行なうことができる。

【００２５】請求項９に記載の発明は、請求項６〜８の
いずれかの一に記載のサーバ装置において、前記基準判
定手段は、所定の基準と一致するか否かを判定するとき
に前記パスワード同士の比較を行なう際には、この比較
するパスワード同士の文字の一致も判断するものであ
る。

【００２６】したがって、パスワード同士の文字の一致
により、単純なパスワードの入力ミスを、ユーザのアク
セス権の違反と区別して検出することができ、ユーザの
アクセス権の事後的な検証を確実に行なうことができ
る。

【００２７】請求項１０に記載の発明は、請求項４，６
〜９のいずれかの一に記載のサーバ装置において、前記
登録手段は、前記パスワードを暗号化してから前記ログ
データベースに登録するものである。

【００２８】したがって、パスワードの秘密性を維持し
つつ、ユーザのアクセス権の検証を事後的に行なうこと
ができる。

【００２９】請求項１１に記載の発明は、請求項１０に
記載のサーバ装置において、前記登録手段は、前記暗号
化を一方向暗号化により行なうものである。

【００３０】したがって、暗号化したパスワードを復号
化しないまま検証することができ、ユーザのアクセス権
の事後的検証を容易に行なうことができる。

【００３１】請求項１２に記載の発明は、請求項１〜１
１のいずれかの一に記載のサーバ装置と、このサーバ装
置とネットワークを介して接続され当該サーバ装置のク
ライアントとなる複数台のクライアント装置と、を備え
ているワークフローシステムである。

【００３２】したがって、請求項１〜１１のいずれかの
一に記載の発明と同様の作用、効果を奏する。

【００３３】請求項１３に記載の発明は、電子化された
文書を登録する文書データベースに登録されている前記
文書について、前記文書に関するワークフロー定義を登
録するワークフローデータベースに登録されているワー
クフロー定義にしたがってワークフロー処理を行なうワ
ークフロー管理処理と、本プログラムが動作するコンピ
ュータへのユーザのアクセス権の管理を、当該ユーザを
管理する以外の目的で使用されるデータベースを用いて
行なうアクセス権管理処理と、をコンピュータに実行さ
せるコンピュータに読取可能なプログラムである。

【００３４】ユーザを管理する以外の目的で使用される
データベースとは、従来のワークフローシステムで使用
されているユーザデータベース等以外のデータベースで
あり、例えば、ワークフローの対象とする文書に関する
ワークフロー定義を登録するワークフローデータベース
や、ワークフロー処理における業務の実行経過に関する
情報を登録するログデータベースなどである。

【００３５】したがって、ユーザデータベース等の作
成、運用を不要として、従来に比べて運用が容易で、シ
ステム維持のためのコストを低減することができるワー
クフローシステムを提供することができる。

【００３６】請求項１４に記載の発明は、請求項１３に
記載のプログラムにおいて、前記ワークフロー管理処理
は、前記文書データベースとして、その登録されている
文書又は当該文書の保管領域と対応付けてパスワードを
記憶しているものを用い、前記アクセス権管理処理は、
パスワードの入力を受付ける受付処理と、この入力され
たパスワードを前記文書データベースに登録されている
パスワードと照合する照合処理と、この照合により両パ
スワードが合致したことを条件に当該パスワードと前記
文書データベースにおいて対応付けられている前記文書
又は前記保管領域内の文書に対して前記ワークフロー処
理における業務の実行を許可する許可処理と、を含んで
いる。

【００３７】したがって、文書データベースにおいて、
文書又は文書の保管領域と対応付けたパスワードを用い
てユーザのアクセス権の管理を行なうことで、ユーザデ
ータベース等の作成、運用を不要として、従来に比べて
運用が容易で、システム維持のためのコストを低減する
ことができるワークフローシステムを提供することがで
きる。

【００３８】請求項１５に記載の発明は、請求項１３に
記載のプログラムにおいて、前記ワークフロー管理処理
は、前記文書データベースとして、前記ワークフロー処
理における業務の実行経過に応じて前記文書の保管領域
を複数有し、この各保管領域と対応付けてパスワードを
記憶しているものを用い、前記アクセス権管理処理は、
前記業務の実行経過を判断する判断処理と、この判断に
応じて前記保管領域間で前記文書を移動する移動処理
と、パスワードの入力を受付ける受付処理と、この入力
されたパスワードを前記文書データベースに登録されて
いるパスワードと照合する照合処理と、この照合により
両パスワードが合致したことを条件に当該パスワードと
前記文書データベースにおいて対応付けられている前記
保管領域内の文書に対して前記ワークフロー処理におけ
る業務の実行を許可する許可処理と、を含んでいる。

【００３９】したがって、業務の実行経過に応じて文書
の保管領域を変更し、各保管領域に対応付けたパスワー
ドを用いてユーザのアクセス権の管理を行なうことで、
ユーザデータベース等の作成、運用を不要として、従来
に比べて運用が容易で、システム維持のためのコストを
低減することができるワークフローシステムを提供する
ことができる。

【００４０】請求項１６に記載の発明は、請求項１３に
記載のプログラムにおいて、前記アクセス権管理処理
は、ユーザの識別子及びパスワードの入力を受付ける受
付処理と、この入力を条件に当該入力されたユーザの識
別子を用いて前記ワークフローデータベースを更新する
更新処理と、前記ワークフロー処理における業務の実行
経過に関する情報を登録するログデータベースに、業務
の実行経過に関する情報とともに前記受付処理で受付け
たユーザの識別子及びパスワードも登録する登録処理
と、を含んでいる。

【００４１】したがって、ユーザが入力したユーザの識
別子及びパスワードをログに記録することでユーザのア
クセス権の管理を行なって、ユーザデータベース等の作
成、運用を不要として、従来に比べて運用が容易で、シ
ステム維持のためのコストを低減することができるワー
クフローシステムを提供することができる。

【００４２】請求項１７に記載の発明は、請求項１５に
記載のプログラムにおいて、前記受付処理は、前記パス
ワードの他に前記文書の識別子の入力も受付けるもので
あり、前記許可処理は、前記照合により両パスワードが
合致したことの他に、当該パスワードと前記文書データ
ベースにおいて対応付けられている前記保管領域内に前
記受付処理で入力を受付けた前記文書の識別子の文書が
存在していることを条件として前記ワークフロー処理に
おける業務の実行を許可する。

【００４３】したがって、保管領域に対応したパスワー
ドの他、使用する文書の識別子を指定しても、パスワー
ドに対応した保管領域に該当する識別子の文書が存在し
ないときは業務の実行を拒否することで、ユーザのアク
セス権の管理を行なって、ユーザデータベース等の作
成、運用を不要として、従来に比べて運用が容易で、シ
ステム維持のためのコストを低減することができるワー
クフローシステムを提供することができる。

【００４４】請求項１８に記載の発明は、請求項１６に
記載のプログラムにおいて、予め設定されている所定の
時刻になったことを判定する時刻判定処理と、この判定
により前記時刻となったときは、予め記録されている時
点以後のログを前記ログデータベースで検索する検索処
理と、この検索したログに記録されている前記ユーザの
識別子と前記パスワードとの対応が予め設定されている
所定の基準と一致するか否かを判定する基準判定処理
と、をコンピュータに実行させる。

【００４５】したがって、ユーザが入力したユーザの識
別子及びパスワードをログに記録することでユーザのア
クセス権の管理を行なう場合に、ログに記録されている
ユーザの識別子及びパスワードとの対応に異常がないか
を定期的に検査して、ユーザのアクセス権の検証を事後
的に行なうことができる。

【００４６】請求項１９に記載の発明は、請求項１８に
記載のプログラムにおいて、前記基準判定処理は、ログ
に記録されているユーザの識別子ごとにログの記録の時
系列にそって前記パスワードがその直前の前記パスワー
ドと同一でないことを前記基準とするものである。

【００４７】したがって、ユーザごとにログの記録の時
系列における前後のパスワードの同一性を判定して、ユ
ーザのアクセス権の検証を事後的に行なうことができ
る。

【００４８】請求項２０に記載の発明は、請求項１８に
記載のプログラムにおいて、前記基準判定処理は、単一
のユーザの識別子に対応して複数のパスワードが記録さ
れているときに、いずれかの前記パスワードが他の前記
パスワードに比べて所定の程度に使用回数が少ないこと
を前記基準とするものである。

【００４９】したがって、ユーザごとにログに記録され
ている複数のパスワードの中に異常に使用回数が少ない
ものが存在しないか検証して、ユーザのアクセス権の検
証を事後的に行なうことができる。

【００５０】請求項２１に記載の発明は、請求項１８〜
２０のいずれかの一に記載のプログラムにおいて、前記
基準判定処理は、所定の基準と一致するか否かを判定す
るときに前記パスワード同士の比較を行なう際には、こ
の比較するパスワード同士の文字の一致も判断するもの
である。

【００５１】したがって、パスワード同士の文字の一致
により、単純なパスワードの入力ミスを、ユーザのアク
セス権の違反と区別して検出することができ、ユーザの
アクセス権の事後的な検証を確実に行なうことができ
る。

【００５２】請求項２２に記載の発明は、請求項１６，
１８〜２１のいずれかの一に記載のプログラムにおい
て、前記登録処理は、前記パスワードを暗号化してから
前記ログデータベースに登録するものである。

【００５３】したがって、パスワードの秘密性を維持し
つつ、ユーザのアクセス権の検証を事後的に行なうこと
ができる。

【００５４】請求項２３に記載の発明は、請求項２２に
記載のプログラムにおいて、前記登録処理は、前記暗号
化を一方向暗号化により行なうものである。

【００５５】したがって、暗号化したパスワードを復号
化しないまま検証することができ、ユーザのアクセス権
の事後的検証を容易に行なうことができる。

【００５６】請求項２４に記載の発明は、請求項１３〜
２３のいずれかの一に記載のプログラムを記憶してい
る、記憶媒体である。

【００５７】したがって、請求項１３〜２３のいずれか
の一に記載の発明と同様の作用、効果を奏する。

【００５８】

【発明の実施の形態】この発明の一実施の形態について
説明する。

【００５９】図１は、この実施の形態であるワークフロ
ーシステム１の全体の概略構成を示すブロック図であ
る。図１に示すように、このワークフローシステム１
は、クライアント装置３の入力に応じてワークフロー処
理を行なうサーバ装置２と、各ユーザが使用する複数台
のクライアント装置３とが、ＬＡＮ等のネットワーク４
で接続されている。

【００６０】図２は、サーバ装置２、クライアント装置
３のハードウエア構成を示す電気的な接続のブロック図
である。図２に示すように、サーバ装置２、クライアン
ト装置３は、ＰＣなどのコンピュータであり、各種演算
を行ない、サーバ装置２、クライアント装置３それぞれ
の各部を集中的に制御するＣＰＵ１１と、各種のＲＯ
Ｍ、ＲＡＭからなるメモリ１２とが、バス１３で接続さ
れている。

【００６１】バス１３には、所定のインターフェイスを
介して、ハードディスクなどの磁気記憶装置１４と、マ
ウス、キーボード等により構成される入力装置１５と、
表示装置１６と、光ディスクなどの記憶媒体１７を読み
取る記憶媒体読取装置１８とが接続され、また、ネット
ワーク４と通信を行なう所定の通信インターフェイス１
９が接続されている。なお、記憶媒体１７としては、Ｃ
Ｄ，ＤＶＤなどの光ディスク、光磁気ディスク、フレキ
シブルディスクなどの各種メディアを用いることができ
る。また、記憶媒体読取装置１８は、具体的には記憶媒
体１７の種類に応じて光ディスク装置、光磁気ディスク
装置、フレキシブルディスク装置などが用いられる。

【００６２】サーバ装置２では、この発明の記憶媒体を
実施する記憶媒体１７から、この発明のプログラムを実
施するワークフローサーバプログラムを読み取って、磁
気記憶装置１４にインストールし、クライアント装置３
では、記憶媒体１７からワークフロークライアントプロ
グラムを読み取って、磁気記憶装置１４にインストール
する。これらのプログラムはネットワーク４や、インタ
ーネットを介してダウンロードしてインストールするよ
うにしてもよい。このインストールにより、サーバ装置
２、クライアント装置３は、それぞれ動作可能な状態と
なる。なお、ワークフローサーバプログラム、ワークフ
ロークライアントプログラムは、所定のＯＳ上で動作す
るものであってもよい。

【００６３】図３は、ワークフローシステム１の機能ブ
ロック図である。サーバ装置２の磁気記憶装置１４に
は、電子化された文書に関するワークフロー定義を登録
するワークフローデータベース２１と、文書を登録する
文書データベース２２と、ワークフローの業務の実行経
過に関する情報を登録するログデータベース２３とが構
築される。文書管理手段２４は文書データベース２２に
登録されている文書の保管、検索を行い、ログデータベ
ース２３はログデータベース２３に登録されている業務
の実行経過の情報を保管、検索する。ワークフロー管理
手段２６は、ワークフローデータベース２１に登録され
ているワークフロー定義にしたがってワークフローの処
理を行なう。ワークフロー管理手段２６が行なう後述の
処理により、ワークフロー管理処理を実現する。これら
の各部の詳細な機能については後述する。

【００６４】クライアント装置３は、その入力装置１５
により、サーバ装置２に入力を行なうことができる。こ
れにより、入力手段２７を実現している。また、表示装
置１６にサーバ装置２が保持している各種情報を表示す
ることができる。これにより文書表示手段２８を実現し
ている。

【００６５】文書データベース２２は、各種文書を登録
するデータベースである。図４に示すように、文書デー
タベース２２には、各文書について、文書を識別する識
別情報である文書ＩＤ３１、文書の保管されている文書
保管領域となるフォルダのフォルダ名３２、当該文書に
アクセスするための文書パスワード３３、当該文書の内
容３４が、関連付けられて登録されている。文書データ
ベース２２は、この他、文書名、最終更新日時等の書誌
情報も管理しているが、図４においては省略している。
なお、直接各文書に対応付けて文書パスワード３３を付
与するのではなく、文書の保管されているフォルダのフ
ォルダ名３２に対応付けて文書パスワード３３を付与す
るようにしてもよい。

【００６６】ワークフローデータベース２１では、実行
中および完了したワークフローを記述し、記録する。な
お、このワークフローシステム１では、便宜上、文書を
作成、審査、承認するという簡単なワークフローの例で
説明するが、ワークフローシステム１において、分岐や
合流をともなうより複雑なワークフローを実現するもの
であってもよいことはいうまでもない。

【００６７】図５は、ワークフローデータベース２１の
構成を示す概念図である。各ワークフローは、それを一
意に識別するワークフローＩＤ４１を持ち、また、各ワ
ークフローは複数の業務からなる。この業務は、業務の
対象となる文書の文書ＩＤ３１、各業務を識別する業務
番号４２、業務の種類（作成、審査、承認のいずれか）
を示す業務種別４３、業務の実行が予定されている作業
者の識別子である作業予定者名４４、業務の実施の期限
を示す年月日である実施期限４５、実際に業務を行なっ
た作業者の識別子である作業者名４６、実際に業務を行
なった年月日である実施日４７からなる。本例では、作
業者となる各ユーザの識別子としてユーザごとに付与さ
れている電子メールアドレスを用いる。なお、図５の例
は、１業務を１行としたリレーショナルデータベースに
よってワークフローデータベース２１を実装した例を示
す。

【００６８】ログ管理手段２５は、ログ記録依頼をワー
クフロー管理手段２６から受け取り、ログを作成してロ
グデータベース２３に記録する。図６は、ログデータベ
ース２３の構成を示す概念図である。図６に示すよう
に、ログデータベース２３において、ログは１行のデー
タとして記録され、ワークフローＩＤ４１、業務番号４
２、作業予定者名４４、実施日４７、作業パスワード４
８をフィールドとして持つ。

【００６９】以上のようなシステム構成で、ワークフロ
ーシステム１において行なうワークフロー処理の内容に
ついて説明する。以下の説明では、ワークフローＩＤ４
１が０００２のワークフローで、業務番号４２が２の審
査を行なう場合（図５参照）の処理を例として説明す
る。

【００７０】図７〜図１１は、かかる処理のフローチャ
ートである。

【００７１】まず、特定の業務番号４２の業務の完了の
際に、ワークフロー管理手段２６は、入力手段２７によ
る、次の業務の作業予定者名４４、実施期限４５の入力
をユーザから受付ける（ステップＳ１のＹ）。この例で
は、ワークフロー管理手段２６は、業務番号１「作成」
の完了の際に、ユーザP@bbb.xxxxx.co.jp（以下単にＰ
と表記）によって指定された２人の審査者、Q@bbb.xxxx
x.co.jp（以下単にＱと表記）、R@bbb.xxxxx.co.jp（以
下単にＲと表記）と１人の承認者、C@aaa.xxxxx.co.jp
（以下単にＣと表記）の作業予定者名４４（電子メール
アドレス）及び各業務の実施期限４５を入力手段２７か
ら受け取る。

【００７２】そして、これをワークフローデータベース
２１に登録する（ステップＳ２）。

【００７３】次に、ワークフロー管理手段２６は、次の
業務の作業予定者が存在するときは（ステップＳ３の
Ｙ）、当該次の業務の作業予定者に対し、作業依頼を電
子メールで通知する（ステップＳ４）。この例では、次
の業務「審査」の作業予定者Ｑに対し、作業依頼を電子
メールで通知する。この作業依頼には、文書ＩＤ３１
（０００３）、業務種別４３（審査）、実施期限４５
（2001/11/25）を情報として含んでいる。

【００７４】この電子メールを受けたユーザ（この例で
は、ユーザＱ）が、受信した作業依頼にしたがって入力
手段２７に対し、文書ＩＤ３１（この例では、０００
３）を入力すると（ステップＳ５のＹ）、ワークフロー
管理手段２６は、ワークフローデータベース２１を、受
け取った文書ＩＤ３１（０００３）をキーとして検索
し、対応するワークフローＩＤ４１（この例では、００
０２）と、今回に行なうべき業務の業務番号４２（この
例では、２）を取得する（ステップＳ６）。

【００７５】そして、ワークフロー管理手段２６は、文
書管理手段２４に文書ＩＤ３１を渡し、文書の検索とア
クセス権の調査を依頼する。文書管理手段２４は、文書
データベース２２を検索し（ステップＳ７）、文書ＩＤ
３１に該当する文書が存在し、文書パスワード３３によ
るアクセス権制御をされた特定のフォルダ名３２（この
例では、フォルダＤ）内にあるときは（ステップＳ８の
Ｙ）、その旨をワークフロー管理手段２６に通知する。
すると、ワークフロー管理手段２６は、入力手段２７を
通じて、このフォルダ名３２（フォルダＤ）の文書パス
ワード３３を入力するよう、ユーザ（この例では、ユー
ザＱ）に求める（ステップＳ９）。

【００７６】これを受けたユーザ（この例では、ユーザ
Ｑ）が、あらかじめ知らされていたフォルダ名３２（フ
ォルダＤ）の文書パスワード３３（この例では、def）
を入力すると（ステップＳ１１のＹ）、ワークフロー管
理手段２６は、文書管理手段２４に文書ＩＤ３１（この
例では、０００３）と文書パスワード３３（この例で
は、def）を渡し、文書の検索とアクセス権の調査を依
頼する。

【００７７】文書管理手段２４は、受け取った文書パス
ワード３３を文書データベース２２内のパスワード３３
と照合し（ステップＳ１２）、一致によりアクセス権が
許可されたこと（ステップＳ１２のＹ）をワークフロー
管理手段２６に通知し、ワークフロー管理手段２６は当
該文書の内容３４を文書表示手段２８に送信して、ユー
ザ（この例では、ユーザＱ）に対し、業務（この例で
は、審査業務）を行なうよう要求する。（ステップＳ１
３）。ここで、もしパスワードが一致しなければ（ステ
ップＳ１２のＮ）、文書アクセス権限、業務実行権限が
ない（この例では、文書の審査権限なし）として、ユー
ザ（ユーザＱ）に通知され（ステップＳ１４）、以後の
業務実行は拒絶される。ステップＳ１１〜Ｓ１４の処理
によりアクセス権管理手段、アクセス権管理処理を実現
している。ステップＳ１１により受付手段、受付処理
を、ステップＳ１２により照合手段、照合処理を、ステ
ップＳ１３により許可手段、許可処理を実現している。

【００７８】なお、文書パスワード３３によるアクセス
権の制御がないときも（ステップＳ９）、ワークフロー
管理手段２６は当該文書の内容３４を文書表示手段２８
に送信して、ユーザ（この例では、ユーザＱ）に対し、
審査業務を行なうよう要求する。（ステップＳ１３）。

【００７９】ステップＳ１３の要求に対し、ユーザ（ユ
ーザＱ）は業務の処理を行い、入力手段２７に対し自分
の電子メールアドレス（この例では、Q@bbb.xxxxx.co.j
p）と、作業パスワード４８（この例では、quickfox）
を入力する。

【００８０】ここで、作業パスワード４８は、ユーザひ
とりだけが知るパスワードである。これを入力させ、記
録しておくことで、他のユーザによるなりすましを検出
することができる。この入力した作業パスワード４８
を、入力の際にすぐに正しいものか否か検出するために
は、作業パスワード４８のデータベース化が必要である
が、本実施例では、作業パスワード４８を記録してお
き、後で検証が必要になった時点で照合するので、従来
用いられていたユーザデータベース等を設ける必要がな
い。

【００８１】ここで、作業パスワード４８は、ユーザに
しかわからない情報であれば何を入力してもよいが、各
ユーザが固定の作業パスワード４８を常に使用するので
あれば、図１６を参照して後述するような処理を定期的
に実行し、ユーザの作業パスワード４８が通常と違って
いることを検出することが可能になる。一方、パスワー
ド入力時には入力途中のパスワードを画面に表示しない
のが通例であるが、その結果、作業パスワード４８の入
力ミスが発生する可能性が出てくる。この問題は、図１
７を参照して後述するような処理により解決することが
できる。

【００８２】このような自分の電子メールアドレス（こ
の例では、Q@bbb.xxxxx.co.jp）と、作業パスワード４
８（この例では、quickfox）の入力を受付けると（ステ
ップＳ１５のＹ）、ワークフロー管理手段２６は、ワー
クフローデータベース２１内の情報を更新し、業務の作
業者名４６の欄に当該ユーザの電子メールアドレス（こ
の例では、ユーザＱのQ@bbb.xxxxx.co.jp）を、実施日
４７の欄に当日の日付を記録する（ステップＳ１６）。

【００８３】そして、ワークフロー管理手段２６は、ロ
グ管理手段２５にワークフローＩＤ４１（この例では、
０００３）、業務番号４２（この例では、２）、作業者
名４６となる電子メールアドレス（この例では、Q@bbb.
xxxxx.co.jp）及び作業パスワード４８（この例では、q
uickfox）を渡して、ログの記録を依頼する。これによ
り、ログ管理手段２５は、受信した情報からログエント
リを作成し、ログに記録する（ステップＳ１７）。ステ
ップＳ１５，Ｓ１７によりアクセス権管理手段、アクセ
ス権管理処理を実現している。ステップＳ１５により受
付手段、受付処理を、ステップＳ１６により更新手段、
更新処理を、ステップＳ１７により登録手段、登録処理
を実現している。

【００８４】その後、ワークフロー管理手段２６は、ス
テップＳ３に戻り（ステップＳ３のＹ）、次の作業予定
者が存在すれば（この例では、次の作業予定者Ｒが存在
する）（ステップＳ３のＹ）、その作業予定者に対し、
次の業務番号４２（この例では、３）の作業依頼を通知
し、（ステップＳ４）、以後、前述の作業が繰り返され
る。

【００８５】以上で、ワークフローＩＤ４１が０００３
のワークフローで、業務番号４２が２の業務に関する一
連の処理は完了する。この処理において、ユーザの入力
した自身の電子メールアドレスと、パスワード４８との
対応関係は検査しない。かかる検査を行なわずに、ユー
ザがサーバ装置２にアクセスすることを承認している。
ユーザの入力した自身の電子メールアドレスと、パスワ
ード４８との対応関係を検査するためには、別途、ユー
ザとパスワード４８の対応を管理する手段と、そのため
のデータベースが必要になるが、このワークフローシス
テム１によれば、そのようなデータベース等を持たずに
ワークフロー処理を進めることができる。

【００８６】このような運用を行なって何らかの問題が
発生し、実際に審査処理を行ったのが誰であるか確認す
る必要が生じたときには、事後的に、システム管理者が
ログデータベース２３を検索し、該当する業務実行時の
ユーザの電子メールアドレスとパスワード４８を入手す
る。そして、ログデータベース２３の記録上のユーザが
入力したであろうパスワードを当該ユーザに問合せ、ロ
グデータベース２３上の電子メールアドレスやスワード
４８を照合すれば、確かに当該ユーザが審査処理等を行
ったのか否かを事後的に検証することができる。

【００８７】また、文書データベース２２に登録されて
いる文書に対応した正しい文書パスワード３３を入力し
ないと、ユーザは業務を行なえないので（ステップＳ１
４）、ユーザとパスワード４８の対応を管理するデータ
ベース等を用いなくても、ユーザのサーバ装置２へのア
クセス権限を確認することができる。

【００８８】また、文書データベース２２では、図１２
に示すようなフォルダ管理テーブル５１を用意してお
き、次のような処理を行なうようにしてもよい。すなわ
ち、文書データベース２２には、ワークフロー処理の業
務ごとにフォルダを用意する。そして、この各フォルダ
には、その業務ごとのフォルダ名５２を付して、そのフ
ォルダ名５２をフォルダ管理テーブル５１に登録してお
く。また、フォルダ管理テーブル５１においては、各フ
ォルダ名５２に対応付けてフォルダパスワード５３も登
録しておく。

【００８９】そして、図１３に示すように、ワークフロ
ー管理手段２６は、次の業務の作業予定者が存在すると
きは（ステップＳ２１のＹ）、ワークフローデータベー
ス２１で当該業務の業務種別４３及び実施日４７を読み
取って、文書管理手段２４に当該業務の文書ＩＤ３１、
種別４３及び実施日４７を知らせてフォルダの移動を依
頼する。これにより、管理手段２４は、当該業務種別４
３及び実施日４７に対応しているフォルダに当該文書Ｉ
Ｄ３１の文書のフォルダを移動する（ステップＳ２
２）。

【００９０】例えば、図１２の例では、フォルダ名５２
として、「/審査待文書」、「/承認待文書」、「/承認
済文書」が登録されている。そして、業務種別４３及び
実施日４７から次の業務が「審査」であれば対象文書を
「/審査待文書」のフォルダに移動し、次の業務が「承
認」であれば対象文書を「/承認待文書」のフォルダに
移動し、ワークフローが完結していれば対象文書を「/
承認済文書」にフォルダに移動することとなる。

【００９１】そして、図９、図１０の処理に代えて図１
４、図１５の処理を行なう。

【００９２】すなわち、ステップＳ４の電子メールを受
けたユーザ（この例では、ユーザＱ）が、受信した作業
依頼にしたがって入力手段２７に対し、文書ＩＤ３１
（この例では、０００３）を入力すると（ステップＳ２
３のＹ）、ワークフロー管理手段２６は、ワークフロー
データベース２１を、受け取った文書ＩＤ３１（０００
３）をキーとして検索し、対応するワークフローＩＤ４
１（この例では、０００２）と、今回に行なうべき業務
の業務番号４２（この例では、２）を取得する（ステッ
プＳ２４）。

【００９３】そして、ワークフロー管理手段２６は、入
力手段２７を通じて、前述の業務ごとのフォルダのフォ
ルダ名５２に対応していているフォルダパスワード５３
を入力するよう、ユーザ（この例では、ユーザＱ）に求
める（ステップＳ２５）。

【００９４】そして、これを受けたユーザ（この例で
は、ユーザＱ）が、あらかじめ知らされていたフォルダ
名５２（この例では、/審査待文書）のフォルダパスワ
ード５３（この例では、sinsa）を入力すると（ステッ
プＳ２６のＹ）、ワークフロー管理手段２６は、文書管
理手段２４に文書ＩＤ３１（この例では、０００３）と
フォルダパスワード５３（この例では、sinsa）を渡
し、文書の検索とアクセス権の調査を依頼する。

【００９５】文書管理手段２４は、受け取ったフォルダ
パスワード５３をフォルダ管理テーブル５１のフォルダ
パスワード５３と照合して合致するフォルダに、受け取
った文書ＩＤ３１の文書が存在するが判断する（ステッ
プＳ２７）、存在するときは（ステップＳ２７のＹ）ア
クセス権が許可されるので、その旨をワークフロー管理
手段２６に通知し、ワークフロー管理手段２６は当該文
書の内容３４を文書表示手段２８に送信して、ユーザ
（この例では、ユーザＱ）に対し、業務（この例では、
審査業務）を行なうよう要求する。（ステップＳ２
８）。ここで、もし受け取った文書ＩＤ３１の文書がフ
ォルダパスワード５３の合致するフォルダに存在しない
ときは（ステップＳ２７のＮ）、文書アクセス権限、業
務実行権限がない（この例では、文書の審査権限なし）
として、ユーザ（ユーザＱ）に通知され（ステップＳ２
９）、以後の業務実行は拒絶される。ステップＳ２１〜
Ｓ２９により、アクセス権管理手段、アクセス権管理処
理を実現している。ステップＳ２１により判断手段、判
断処理を、ステップＳ２２により移動手段、移動処理
を、ステップＳ２６，Ｓ２３により受付手段、受付処理
を、ステップＳ２７により照合手段、照合処理を、ステ
ップＳ２８により許可手段、許可処理を実現している。

【００９６】このように、ワークフロー上の次の業務の
変更により、文書を保存するフォルダを変更し、各フォ
ルダにはフォルダパスワード５３の入力によるアクセス
権限を付しているので、ユーザは自己の行なう業務のフ
ォルダパスワード５３を入力すればアクセス権限が与え
られることになる。しかし、ユーザは自己の行なうべき
でない業務については、その業務に対応したフォルダパ
スワード５３を知らなければ、文書を格納したフォルダ
へのアクセス権限が与えられないので、アクセス権限を
フォルダパスワード５３の入力により確認することがで
きる。

【００９７】前述のように、ユーザの電子メールアドレ
ス及び入力された作業パスワード４８もログに記録され
るが（ステップＳ１７）。このログの記録を、サーバ装
置２において、以下のように定期的に監視するようにし
てもよい。

【００９８】すなわち、このログの監視処理はあらかじ
め定められた間隔（例えば、毎日深夜あるいは週末等）
ごとにサーバ装置２が行なう。かかる処理は、ログを監
視する所定の時点がきたときに、ログ管理手段２５によ
り、ログデータベース２３に記録されているログを検索
し、異常値があればシステム管理者に通知するものであ
る。

【００９９】すなわち、図１６に示すように、ログを監
視する所定の時刻になったときは（ステップＳ３１の
Ｙ）、前回のログの検索の際に記録しておいた所定の時
点（後述のステップＳ３４を参照）以後に登録されたロ
グをログデータベース２３から検索する（ステップＳ３
２）。そして、作業予定者名４４と作業パスワード４８
との対応が予め設定されている一定の基準と異なるとき
に（ステップＳ３３のＹ）、異常ありと判断すればよ
い。

【０１００】（１）第１の例 例えば、ログに記録されている作業予定者名４４ごと
に、ログ記録の時系列にそって作業パスワード４８を調
べ、直前の作業パスワード４８と同一でない場合を異常
ありと判定する。

【０１０１】（２）第２の例 また、一定期間に使用された作業パスワード４８ごとの
使用回数を数え、ひとりのユーザ（ひとつの作業予定者
名４４）に対応して複数の作業パスワード４８が記録さ
れているときに、その作業予定者名４４に対応している
ある作業パスワード４８が他の作業パスワード４８に比
べて所定の程度に使用回数が少なければ、異常ありと判
定することも考えられる。

【０１０２】異常ありと判断したときは（ステップＳ３
３のＹ）、その結果をリストアップし、表示装置１６に
表示する（ステップＳ３４）。その後、今回検索した最
終のログの実施日４７を磁気記憶装置１４や、メモリ１
２を構成する不揮発性メモリに記録する（ステップＳ３
５）。これは、次回のログの検索の開始点を特定するた
めである。なお、ステップＳ３３で異常が無かったとき
は（ステップＳ３３のＮ）、その旨を表示装置１６に表
示する（ステップＳ３６）。ステップＳ３１により時刻
判定手段、時刻判定処理を、ステップＳ３２により検索
手段、検索処理を、ステップＳ３３により基準判定手
段、基準判定処理を実現している。

【０１０３】ところで、この処理により、異常ありと判
定される場合とは、直ちになりすましによる不正認証の
ケースであるとは限らない。作業パスワード４８の入力
ミスや、ユーザが自ら作業パスワード４８を変更した可
能性もある。運用においては、その点を考慮に入れるこ
とにより、より適切な異常の検出が可能となる。

【０１０４】なお、ステップＳ３３の判断では、第１の
例でも第２の例でも、作業パスワード４８が同一である
かを判定する際、入力ミスによる相違である場合にも同
一と見なすことになってしまう。

【０１０５】そこで、その作業パスワード４８の相違が
入力ミスであるか否かについてもステップＳ３３で判定
する場合の処理について、図１７のフローチャートを参
照して説明する。

【０１０６】すなわち、比較する２つの作業パスワード
４８の長さが等しい場合（ステップＳ４１のＹ）、作業
パスワード４８を構成する文字を１文字ずつ取り出して
比較する（ステップＳ４２）。そして、作業パスワード
４８の全体にわたってそれぞれ比較した結果、違いが１
文字以内であれば（ステップＳ４３のＹ）、入力のミス
と判定し（ステップＳ４４）、違いが２文字以上であれ
ば（ステップＳ４５のＹ）、異なる作業パスワード４８
であると判定する（ステップＳ４６）。

【０１０７】例えば、「quick」と「quack」の比較にお
いては、第３文字目が１文字異なるので入力ミスと判定
し、「quick」と「quark」では第３、第４文字列の合計
２文字が異なるので、異なる作業パスワード４８と判定
する（ステップＳ４６）。

【０１０８】次に、２つの作業パスワード４８の長さが
１文字だけ異なる場合（ステップＳ４７のＹ）、文字列
の長い方の作業パスワード４８から任意の１文字を取り
除いた文字列が、もう一方の作業パスワード４８と一致
するか否か判定する（ステップＳ４８）。そして、一致
した場合は（ステップＳ４８のＹ）、入力ミスと判定す
る（ステップＳ４４）。例えば「quick」と「quik」を
比較する場合、長い方「quick」から１文字を取り除い
た文字列を順に発生させると、「uick」「qick」「quc
k」「quik」「quic」となり、第４番目のものが、もう
一方の作業パスワード４８と一致するので、入力ミスと
判定する。

【０１０９】これ以外の場合には、異なるパスワードで
あると判定する（ステップＳ４６）。以上のような図１
７の処理により、基準判定手段、基準判定処理を実現し
ている。

【０１１０】なお、作業予定者名４４（電子メールアド
レス）と作業パスワード４８とをログに記憶する際には
（ステップＳ１７）、ログ管理手段２５において、作業
パスワード４８を暗号化した上で記録し、ステップＳ３
３の処理（図１７の処理）で作業パスワード４８を検証
するときは、ログ管理手段２５において、暗号化された
作業パスワード４８を復号化してから、処理を行なうよ
うにするのが望ましい。

【０１１１】作業パスワード４８は、パスワードである
という性格上、ログの記録上で簡単に閲覧できるのは望
ましくないので、暗号化して秘密性を高めるためであ
る。

【０１１２】この場合の暗号化の方式は様々な周知のも
のを用いることができるが、例えば、一般的によく使用
されるＤＥＳ暗号を採用することができる。この場合、
あらかじめシステム固有の固定鍵を定義しておき、その
固定鍵によりＤＥＳ暗号化を施す。復号化は同一の固定
鍵を与えることによって可能である。

【０１１３】また、この暗号化を行なうに際して、ログ
管理手段２５は、作業パスワード４８を一方向暗号化し
て記録してもよい。これにより、ステップＳ３３の処理
（図１７の処理）で作業パスワード４８を検証するとき
は、ログデータベース２３から取り出した暗号化済の作
業パスワード４８を、暗号化されたまま比較することが
できる。

【０１１４】一方向暗号化の暗号化方式としては、例え
ば、ＰＯＳＩＸ標準関数ｃｒｙｐｔを用いることができ
る。ｃｒｙｐｔによる一方向暗号化では、同一のｓａｌ
ｔを使用した場合、同一の平文から得られる暗号文も同
一になり、平文が異なれば暗号文も異なるという性質を
持っている。

【０１１５】このため、かかる技術を用いれば、ログデ
ータベース２３から取得した暗号化した２つの作業パス
ワード４８の同一性判定において、暗号化したまま復号
化することなく両者を比較し、同一であれば、２つの作
業パスワード４８は同一であり、異なれば、２つの作業
パスワード４８は異なると判定することができる。

【０１１６】なお、ｃｒｙｐｔ関数に渡すｓａｌｔとし
ては、作業者名４６であるメールアドレスの一部、例え
ば、先頭の２文字を使用すれば、同一のユーザにおいて
常に同一のｓａｌｔが使用できる。

【０１１７】

【発明の効果】請求項１，１３に記載の発明は、従来に
比べて運用が容易で、システム維持のためのコストを低
減することができるワークフローシステムを提供するこ
とができる。

【０１１８】請求項２，１４に記載の発明は、請求項
１，１３に記載の発明において、文書データベースにお
いて、文書又は文書の保管領域と対応付けたパスワード
を用いてユーザのアクセス権の管理を行なうことで、従
来に比べて運用が容易で、システム維持のためのコスト
を低減することができるワークフローシステムを提供す
ることができる。

【０１１９】請求項３，１５に記載の発明は、請求項
１，１３に記載の発明において、業務の実行経過に応じ
て文書の保管領域を変更し、各保管領域に対応付けたパ
スワードを用いてユーザのアクセス権の管理を行なうこ
とで、従来に比べて運用が容易で、システム維持のため
のコストを低減することができるワークフローシステム
を提供することができる。

【０１２０】請求項４、１６に記載の発明は、請求項
１，１３に記載の発明において、ユーザが入力したユー
ザの識別子及びパスワードをログに記録することでユー
ザのアクセス権の管理を行なって、従来に比べて運用が
容易で、システム維持のためのコストを低減することが
できるワークフローシステムを提供することができる。

【０１２１】請求項５，１７に記載の発明は、請求項
３，１５に記載の発明において、保管領域に対応したパ
スワードの他、使用する文書の識別子を指定しても、パ
スワードに対応した保管領域に該当する識別子の文書が
存在しないときは業務の実行を拒否することで、ユーザ
のアクセス権の管理を行なって、従来に比べて運用が容
易で、システム維持のためのコストを低減することがで
きるワークフローシステムを提供することができる。

【０１２２】請求項６，１８に記載の発明は、請求項
４，１６に記載の発明において、ユーザが入力したユー
ザの識別子及びパスワードをログに記録することでユー
ザのアクセス権の管理を行なう場合に、ユーザのアクセ
ス権の検証を事後的に行なうことができる。

【０１２３】請求項７，１９に記載の発明は、請求項
６、１８に記載の発明において、ユーザごとにログの記
録の時系列における前後のパスワードの同一性を判定し
て、ユーザのアクセス権の検証を事後的に行なうことが
できる。

【０１２４】請求項８，２０に記載の発明は、請求項
６、１８に記載の発明において、ユーザごとにログに記
録されている複数のパスワードの中に異常に使用回数が
少ないものが存在しないか検証して、ユーザのアクセス
権の検証を事後的に行なうことができる。

【０１２５】請求項９，２１に記載の発明は、請求項６
〜８，１８〜２０のいずれかの一に記載の発明におい
て、パスワード同士の文字の一致により、単純なパスワ
ードの入力ミスを、ユーザのアクセス権の違反と区別し
て検出することができ、ユーザのアクセス権の事後的な
検証を確実に行なうことができる。

【０１２６】請求項１０，２２に記載の発明は、請求項
４，６〜９，１６，１８〜２１のいずれかの一に記載の
発明において、パスワードの秘密性を維持しつつ、ユー
ザのアクセス権の検証を事後的に行なうことができる。

【０１２７】請求項１１，２３に記載の発明は、請求項
１０，２２に記載の発明において、暗号化したパスワー
ドを復号化しないまま検証することができ、ユーザのア
クセス権の事後的検証を容易に行なうことができる。

【０１２８】請求項１２，２４に記載の発明は、請求項
１〜１１，１３〜２３のいずれかの一に記載の発明と同
様の効果を奏する。

【図面の簡単な説明】

【図１】この実施の形態のワークフローシステムの全体
構成を示すブロック図である。

【図２】ワークフローシステムを構成するサーバ装置、
クライアント装置のハードウエア構成を示す電気的な接
続のブロック図である。

【図３】ワークフローシステムの機能ブロック図であ
る。

【図４】文書データベースの概念図である。

【図５】ワークフローデータベースの概念図である。

【図６】ログデータベースの概念図である。

【図７】ワークフローシステムにおけるワークフローの
手順を示すフローチャートである。

【図８】ワークフローシステムにおけるワークフローの
手順を示すフローチャートである。

【図９】ワークフローシステムにおけるワークフローの
手順を示すフローチャートである。

【図１０】ワークフローシステムにおけるワークフロー
の手順を示すフローチャートである。

【図１１】ワークフローシステムにおけるワークフロー
の手順を示すフローチャートである。

【図１２】フォルダ管理テーブルの概念図である。

【図１３】ワークフローシステムにおけるワークフロー
の手順の他の例を示すフローチャートである。

【図１４】ワークフローシステムにおけるワークフロー
の手順の他の例を示すフローチャートである。

【図１５】ワークフローシステムにおけるワークフロー
の手順の他の例を示すフローチャートである。

【図１６】ワークフローシステムにおけるログの事後的
検証の処理を示すフローチャートである。

【図１７】ワークフローシステムにおけるログの事後的
検証の処理を示すフローチャートである。

【符号の説明】

１ ワークフローシステム ２ サーバ装置 ３ クライアント装置 ４ ネットワーク １７ 記憶媒体 ２１ ワークフローデータベース ２２ 文書管理データベース ２３ ログデータベース ２６ ワークフロー管理手段 ３３ パスワード ４４ ユーザの識別子 ４６ ユーザの識別子 ４８ パスワード ５３ パスワード

フロントページの続き Ｆターム(参考） 5B017 AA03 BA05 BA06 CA07 CA16 5B082 EA11 EA12 5B085 AE02 AE03 AE06 BG04

Claims (24)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 電子化された文書を登録する文書データ
   ベースと、 前記文書に関するワークフロー定義を登録するワークフ
   ローデータベースと、 前記ワークフローデータベースに登録されているワーク
   フロー定義にしたがって文書データベースに登録されて
   いる文書のワークフロー処理を行なうワークフロー管理
   手段と、 本サーバ装置へのユーザのアクセス権の管理を、当該ユ
   ーザを管理する以外の目的で使用されるデータベースを
   用いて行なうアクセス権管理手段と、を備えているサー
   バ装置。
2. 【請求項２】 前記文書データベースは、その登録され
   ている文書又は当該文書の保管領域と対応付けてパスワ
   ードを記憶していて、 前記アクセス権管理手段は、 パスワードの入力を受付ける受付手段と、 この入力されたパスワードを前記文書データベースに登
   録されているパスワードと照合する照合手段と、 この照合により両パスワードが合致したことを条件に当
   該パスワードと前記文書データベースにおいて対応付け
   られている前記文書又は前記保管領域内の文書に対して
   前記ワークフロー処理における業務の実行を許可する許
   可手段と、を備えている、請求項１に記載のサーバ装
   置。
3. 【請求項３】 前記文書データベースは、前記ワークフ
   ロー処理における業務の実行経過に応じて前記文書の保
   管領域を複数有し、この各保管領域と対応付けてパスワ
   ードを記憶していて、 前記アクセス権管理手段は、 前記業務の実行経過を判断する判断手段と、 この判断に応じて前記保管領域間で前記文書を移動する
   移動手段と、 パスワードの入力を受付ける受付手段と、 この入力されたパスワードを前記文書データベースに登
   録されているパスワードと照合する照合手段と、 この照合により両パスワードが合致したことを条件に当
   該パスワードと前記文書データベースにおいて対応付け
   られている前記保管領域内の文書に対して前記ワークフ
   ロー処理における業務の実行を許可する許可手段と、を
   備えている、請求項１に記載のサーバ装置。
4. 【請求項４】 前記ワークフロー処理における業務の実
   行経過に関する情報を登録するログデータベースを備
   え、 前記アクセス権管理手段は、 ユーザの識別子及びパスワードの入力を受付ける受付手
   段と、 この入力を条件に当該入力されたユーザの識別子を用い
   て前記ワークフローデータベースを更新する更新手段
   と、 前記ログデータベースに業務の実行経過に関する情報と
   ともに前記受付手段で受付けたユーザの識別子及びパス
   ワードも登録する登録手段と、を備えている、請求項１
   に記載のサーバ装置。
5. 【請求項５】 前記受付手段は、前記パスワードの他に
   前記文書の識別子の入力も受付けるものであり、 前記許可手段は、前記照合により両パスワードが合致し
   たことの他に、当該パスワードと前記文書データベース
   において対応付けられている前記保管領域内に前記受付
   手段で入力を受付けた前記文書の識別子の文書が存在し
   ていることを条件として前記ワークフロー処理における
   業務の実行を許可する、請求項３に記載のサーバ装置。
6. 【請求項６】 予め設定されている所定の時刻になった
   ことを判定する時刻判定手段と、 この判定により前記時刻となったときは、予め記録され
   ている時点以後のログを前記ログデータベースで検索す
   る検索手段と、 この検索したログに記録されている前記ユーザの識別子
   と前記パスワードとの対応が予め設定されている所定の
   基準と一致するか否かを判定する基準判定手段と、を備
   えている請求項４に記載のサーバ装置。
7. 【請求項７】 前記基準判定手段は、ログに記録されて
   いるユーザの識別子ごとにログの記録の時系列にそって
   前記パスワードがその直前の前記パスワードと同一でな
   いことを前記基準とするものである、請求項６に記載の
   サーバ装置。
8. 【請求項８】 前記基準判定手段は、単一のユーザの識
   別子に対応して複数のパスワードが記録されているとき
   に、いずれかの前記パスワードが他の前記パスワードに
   比べて所定の程度に使用回数が少ないことを前記基準と
   するものである、請求項６に記載のサーバ装置。
9. 【請求項９】 前記基準判定手段は、所定の基準と一致
   するか否かを判定するときに前記パスワード同士の比較
   を行なう際には、この比較するパスワード同士の文字の
   一致も判断するものである、請求項６〜８のいずれかの
   一に記載のサーバ装置。
10. 【請求項１０】 前記登録手段は、前記パスワードを暗
    号化してから前記ログデータベースに登録するものであ
    る、請求項４，６〜９のいずれかの一に記載のサーバ装
    置。
11. 【請求項１１】 前記登録手段は、前記暗号化を一方向
    暗号化により行なうものである、請求項１０に記載のサ
    ーバ装置。
12. 【請求項１２】 請求項１〜１１のいずれかの一に記載
    のサーバ装置と、 このサーバ装置とネットワークを介して接続され当該サ
    ーバ装置のクライアントとなる複数台のクライアント装
    置と、を備えているワークフローシステム。
13. 【請求項１３】 電子化された文書を登録する文書デー
    タベースに登録されている前記文書について、前記文書
    に関するワークフロー定義を登録するワークフローデー
    タベースに登録されているワークフロー定義にしたがっ
    てワークフロー処理を行なうワークフロー管理処理と、 本プログラムが動作するコンピュータへのユーザのアク
    セス権の管理を、当該ユーザを管理する以外の目的で使
    用されるデータベースを用いて行なうアクセス権管理処
    理と、をコンピュータに実行させるコンピュータに読取
    可能なプログラム。
14. 【請求項１４】 前記ワークフロー管理処理は、前記文
    書データベースとして、その登録されている文書又は当
    該文書の保管領域と対応付けてパスワードを記憶してい
    るものを用い、 前記アクセス権管理処理は、 パスワードの入力を受付ける受付処理と、 この入力されたパスワードを前記文書データベースに登
    録されているパスワードと照合する照合処理と、 この照合により両パスワードが合致したことを条件に当
    該パスワードと前記文書データベースにおいて対応付け
    られている前記文書又は前記保管領域内の文書に対して
    前記ワークフロー処理における業務の実行を許可する許
    可処理と、を含んでいる、請求項１３に記載のプログラ
    ム。
15. 【請求項１５】 前記ワークフロー管理処理は、前記文
    書データベースとして、前記ワークフロー処理における
    業務の実行経過に応じて前記文書の保管領域を複数有
    し、この各保管領域と対応付けてパスワードを記憶して
    いるものを用い、 前記アクセス権管理処理は、 前記業務の実行経過を判断する判断処理と、 この判断に応じて前記保管領域間で前記文書を移動する
    移動処理と、 パスワードの入力を受付ける受付処理と、 この入力されたパスワードを前記文書データベースに登
    録されているパスワードと照合する照合処理と、 この照合により両パスワードが合致したことを条件に当
    該パスワードと前記文書データベースにおいて対応付け
    られている前記保管領域内の文書に対して前記ワークフ
    ロー処理における業務の実行を許可する許可処理と、を
    含んでいる、請求項１３に記載のプログラム。
16. 【請求項１６】 前記アクセス権管理処理は、 ユーザの識別子及びパスワードの入力を受付ける受付処
    理と、 この入力を条件に当該入力されたユーザの識別子を用い
    て前記ワークフローデータベースを更新する更新処理
    と、 前記ワークフロー処理における業務の実行経過に関する
    情報を登録するログデータベースに、業務の実行経過に
    関する情報とともに前記受付処理で受付けたユーザの識
    別子及びパスワードも登録する登録処理と、を含んでい
    る、請求項１３に記載のプログラム。
17. 【請求項１７】 前記受付処理は、前記パスワードの他
    に前記文書の識別子の入力も受付けるものであり、 前記許可処理は、前記照合により両パスワードが合致し
    たことの他に、当該パスワードと前記文書データベース
    において対応付けられている前記保管領域内に前記受付
    処理で入力を受付けた前記文書の識別子の文書が存在し
    ていることを条件として前記ワークフロー処理における
    業務の実行を許可する、請求項１５に記載のプログラ
    ム。
18. 【請求項１８】 予め設定されている所定の時刻になっ
    たことを判定する時刻判定処理と、 この判定により前記時刻となったときは、予め記録され
    ている時点以後のログを前記ログデータベースで検索す
    る検索処理と、 この検索したログに記録されている前記ユーザの識別子
    と前記パスワードとの対応が予め設定されている所定の
    基準と一致するか否かを判定する基準判定処理と、をコ
    ンピュータに実行させる請求項１６に記載のプログラ
    ム。
19. 【請求項１９】 前記基準判定処理は、ログに記録され
    ているユーザの識別子ごとにログの記録の時系列にそっ
    て前記パスワードがその直前の前記パスワードと同一で
    ないことを前記基準とするものである、請求項１８に記
    載のプログラム。
20. 【請求項２０】 前記基準判定処理は、単一のユーザの
    識別子に対応して複数のパスワードが記録されていると
    きに、いずれかの前記パスワードが他の前記パスワード
    に比べて所定の程度に使用回数が少ないことを前記基準
    とするものである、請求項１８に記載のプログラム。
21. 【請求項２１】 前記基準判定処理は、所定の基準と一
    致するか否かを判定するときに前記パスワード同士の比
    較を行なう際には、この比較するパスワード同士の文字
    の一致も判断するものである、請求項１８〜２０のいず
    れかの一に記載のプログラム。
22. 【請求項２２】 前記登録処理は、前記パスワードを暗
    号化してから前記ログデータベースに登録するものであ
    る、請求項１６，１８〜２１のいずれかの一に記載のプ
    ログラム。
23. 【請求項２３】 前記登録処理は、前記暗号化を一方向
    暗号化により行なうものである、請求項２２に記載のプ
    ログラム。
24. 【請求項２４】 請求項１３〜２３のいずれかの一に記
    載のプログラムを記憶している、記憶媒体。