JP6881091B2 - 文書管理システムおよび文書管理装置 - Google Patents

Description

本発明は、文書管理システムおよび文書管理装置に関する。

これまで、文書に対する閲覧確認や承認は、印刷された文書に対して押印や署名することで行われていた。このため紙文書を管理するためには、その保管場所の確保などにコストがかかるという課題があった。このような紙文書の保管にかかるコスト低減の要望から、近年では電子化された承認システムが普及し始めている。

しかしながら、完全に電子化された文書を用いる承認システムへ移行するまでの過渡期においては、紙ベースの文書を含むワークフローで運用されるケースも多い。

ある文書に対して、承認作業を行う場合、第１に承認対象文書の識別、第２に承認者の承認を実施するという流れになる。

従来、このような承認作業を、紙文書を用いた形態に近い技術としては、たとえば、アノトペンがある（非特許文献１、特許文献１および２）。この技術はパソコンや特定のデバイス、特別な印刷媒体等を用いて実現されている。具体的には、構造化ドットパターンを用紙に印刷して、閲覧確認や承認の際には、閲覧者や承認者が専用ペン（アノトペン）を用いて、ドットパターンのある用紙に署名などを書き込む。この書き込みの際、ペン先に備えている読み取り装置を用いてドットパターンを認識し、文書の識別、およびその文書における書き込み位置を特定する。

特開２００９−７６０５４号公報 特表２００３−５１８６８８号公報

アノトホームページ、２０１７年６月１２日現在、インターネット〈URL:http://www.anoto.co.jp/〉

しかしながら、従来技術においては、ドットパターンが印刷された用紙に、そのドットパターンを読み取る専用ペンを用いて書き込むだけであるので、誰でも専用ペンさえ持っていれば書き込みすることができる。このため実際に書き込み（署名）した人を特定し、文書と実際に書き込みした人とを紐付けすることができない。

そこで、本発明の目的は、ドットパターンなどの特殊なパターンを印刷した用紙や専用ペンを用いることなく、確実に文書に対する行為者と文書とを紐付けして管理することができる文書管理システムおよび文書管理装置を提供することである。

上記の目的は、以下の手段により達成される。

（１）ユーザーが使用する端末装置と、電子文書を管理する文書管理装置と、を有する文書管理システムであって、
前記端末装置は、
ユーザーの個人情報を記憶した個人情報記憶部と、
ユーザーが行った動作を検出する動作検出部であって、識別コードが印刷された印刷媒体を見たユーザーが行った特定動作を含む動作を検出して、動作情報を出力する動作検出部と、
情報を送信する端末送信部と、
前記個人情報記憶部に記憶されている前記個人情報と、前記動作情報を前記文書管理装置へ送信するように端末送信部を制御する端末制御部と、
を有し、
前記文書管理装置は、
前記電子文書を記憶する記憶部と、
前記端末装置から前記動作情報および前記個人情報を受信する受信部と、
ユーザーに前記特定動作をさせるための情報を含み、前記電子文書に対応させた識別コードを生成して前記記憶部に記憶し、前記電子文書の内容に前記識別コードを付加した印刷媒体に印刷させるためのジョブを作成して画像形成装置に出力し、
前記受信部が受信した前記識別コードが印刷された印刷媒体を見た前記ユーザーが行った動作を検出した前記端末装置からの前記動作情報を解析して前記識別コードに変換し、前記記憶部に記憶している前記電子文書の中から変換した前記識別コードに対応した前記電子文書を特定して、特定した前記電子文書に前記受信部が受信した前記個人情報を紐付けて前記記憶部に記憶する管理制御部と、
を有する、文書管理システム。

（２）前記特定動作は、前記ユーザーに動きの順番を指示する情報である、上記（１）に記載の文書管理システム。

（３）前記動作検出部は、振動感知センサー、および加速度センサーを有し、
前記端末制御部は、前記振動感知センサーおよび前記加速度センサーがそれぞれ検出した振動および加速度を前記動作情報として前記送信部から送信させ、
前記管理制御部は、前記受信部が受信した前記振動および前記加速度を解析して前記識別コードを特定する、上記（１）または（２）に記載の文書管理システム。

（４）前記管理制御部は、前記電子文書の余白部分に前記識別コードを印刷する前記ジョブを作成する、上記（１）〜（３）のいずれか１つに記載の文書管理システム。

（５）前記管理制御部は、前記電子文書に前記識別コードを印刷するために必要な余白部分がない場合は、印刷される前記電子文書の部分に対して強調して前記識別コードを印刷する前記ジョブを作成する、上記（１）〜（３）のいずれか１つに記載の文書管理システム。

（６）前記管理制御部は、さらに、前記電子文書に対する所定の権限を有する個人の情報を前記記憶部に記憶させ、
前記受信部が受信した前記個人情報から、受信した前記動作情報が前記所定の権限を有する個人が行った動作か否かを判断して、当該判断結果を前記電子文書に紐付けして前記記憶部に記憶させる、上記（１）〜（５）のいずれか１つに記載の文書管理システム。

（７）前記所定の権限は、前記電子文書を閲覧する権限、および前記電子文書を承認する権限の少なくともいずれかである、上記（６）に記載の文書管理システム。

（８）前記識別コードは、前記特定動作として、前記電子文書を閲覧したこと、前記電子文書を承認したこと、および前記電子文書を承認しないことのいずれかを示す動作を人に行わせるための情報を含み、
前記管理制御部は、前記受信部が受信した前記動作情報から前記閲覧したこと、前記承認したこと、前記承認しないことのいずれであるかを認識して、認識結果を前記受信部が受信した前記個人情報、および前記電子文書に紐付けして前記記憶部に記憶する、上記（１）〜（７）のいずれか１つに記載の文書管理システム。

（９）前記管理制御部は、前記電子文書の前記ジョブの作成指示を行った他のユーザーが持つ前記端末装置と、前記ユーザーが持つ前記端末装置とが前記文書管理装置と同一領域のネットワークに接続されていると判断した場合、または前記端末装置同士が近距離無線通信により直接接続されていると判断した場合に、
前記受信部が受信した前記端末装置からの前記動作情報および前記個人情報を受け付ける、上記（１）〜（８）のいずれか１つに記載の文書管理システム。

（１０）前記動作検出部は、あらかじめ決められた開始動作を検出した後、開始動作に続く動作を前記特定動作として検出する、上記（１）〜（９）のいずれか１つに記載の文書管理システム。

（１１）前記文書管理装置は、さらに、前記端末装置に情報を送信する送信部を有し、
前記管理制御部は、前記端末装置からの動作情報および前記個人情報から前記電子文書の特定ができたなら、前記電子文書の特定ができたことを示す情報を前記送信部から送信させ、
前記端末装置は、さらに、前記文書管理装置からの情報を受信する端末受信部と、
前記端末受信部が受信した情報をユーザーへ知らせる通知部と、を有する、上記（１）〜（１０）のいずれか１つに記載の文書管理システム。

（１２）前記管理制御部は、
前記ジョブを作成する際に、前記電子文書の有効期間を設定して、当該有効期間を前記ジョブに含ませ、
前記動作情報および前記個人情報を前記受信部が受信した時刻が、前記有効期間内である場合に、前記電子文書に前記個人情報を紐付けして前記記憶部に記憶させる、上記（１）〜（１１）のいずれか１つに記載の文書管理システム。

（１３）前記ジョブを印刷媒体に印刷する画像形成装置をさらに有し、
前記管理制御部は、
前記ジョブを作成する際に、前記電子文書が印刷された印刷時刻およびあらかじめ定められた当該印刷時刻からの有効期間を印刷媒体に印刷する指示を前記ジョブに含ませ、
前記印刷時刻を前記画像形成装置から受け取って、前記動作情報および前記個人情報を前記受信部が受信した時刻が、前記有効期間内か否かを判断して、当該判断結果を前記電子文書に紐付けして前記記憶部に記憶させる、上記（１）〜（１１）のいずれか１つに記載の文書管理システム。

（１４）ユーザーが使用する端末装置であって、内部に記憶した個人情報と共に、ユーザーが行った動作に基づく動作情報を送信する端末装置と、通信接続する文書管理装置であって、
管理する電子文書を記憶する記憶部と、
前記端末装置から前記動作情報および前記個人情報を受信する受信部と、
前記ユーザーに特定動作をさせるための情報を含み、前記電子文書に対応させた識別コードを生成して前記記憶部に記憶し、前記電子文書の内容に前記識別コードを付加した印刷媒体に印刷させるためのジョブを作成して画像形成装置に出力し、
前記受信部が受信した前記識別コードが印刷された印刷媒体を見た人が行った動作を検出した前記端末装置からの前記動作情報を解析して前記識別コードに変換し、前記記憶部に記憶している前記電子文書の中から変換した前記識別コードに対応した前記電子文書を特定して、特定した前記電子文書に前記受信部が受信した前記個人情報を紐付けて前記記憶部に記憶する管理制御部と、
を有する、文書管理装置。

本発明によれば、文書管理装置においてユーザーに特定動作を促す識別コードを生成して、これを電子文書に一意に対応させ、電子文書と共に識別コード印刷のためのジョブを作成し、端末装置にはユーザーの個人情報を記憶させておいて、特定動作を行ったことを個人情報と共に文書管理装置に送信することとした。これにより、特殊なパターンを印刷した用紙や専用ペンを用いることなく、確実に電子文書に対する行為者と電子文書とを紐付けして管理することができる。

実施形態の文書管理システムの構成を示す概略図である。 文書管理装置の構成を示すブロック図である。 ユーザー端末の構成を示すブロック図である。 識別コードの印刷例を示す用紙表面図である。 他の識別コードの印刷例を示す用紙表面図である。 他の識別コードの印刷例を示す一部の裏面が見える用紙表面図である。 他の識別コードの印刷例を示す用紙表面図である。 他の識別コードの印刷例を示す用紙表面図である。 文書管理装置における文書登録、ユーザー登録、およびジョブ作成（印刷）の処理手順を示すフローチャートである。 文書管理装置における閲覧、承認処理の処理手順を示すフローチャートである。 ユーザー端末の処理手順を示すフローチャートである。

以下、添付した図面を参照しながら、本発明の実施形態を説明する。本発明は、以下の実施形態に限定されない。なお、図面の説明において同一の要素には同一の符号を付し、重複する説明を省略する。また、図面の寸法比率は、説明の都合上誇張されており、実際の比率とは異なる場合がある。

図１は、実施形態の文書管理システムの構成を示す概略図である。

文書管理システム１００は、電子文書を管理し記憶する文書管理装置１０１、電子文書を印刷媒体に印刷する画像形成装置１０２、ユーザーが使用する端末装置（ここでは、ユーザー端末１０３という）よりなる。

文書管理装置１０１は、ユーザーが保管、管理したい電子化された（コンピューター読み取り可能な情報となった）文書を記憶（保存）している。文書管理装置１０１は、文書管理サーバーなどと称されているコンピューターであり、一般的なパソコンでもよいし、専用のコンピューターでもよい。図２は、文書管理装置１０１の構成を示すブロック図である。

文書管理装置１０１の構成は、図２に示すように、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）１１、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）１２、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）１３、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）１４、入力装置１５、ディスプレイ１６、通信部１７を備え、これらが情報（データ）のやり取りを行うバス１９に接続されている。

ＣＰＵ１１は、処理内容に応じたプログラムをＨＤＤ１４から読み出してＲＡＭ１２に展開し、展開したプログラムを実行する。ＣＰＵ１１は、ここでは主に、文書管理に必要な処理（詳細後述）を行うことで、管理制御部となる。

ＲＡＭ１２は、ＣＰＵ１１がワークエリアとして使用する記憶部であり、たとえば処理に必要なプログラムや情報を一時記憶する。

ＲＯＭ１３は、文書管理装置１０１の起動やコンピューターとしての基本動作に必要な基本プログラムを記憶している。

ＨＤＤ１４は、各処理に必要なプログラムや、情報を記憶している。また、ＨＤＤ１４は記憶部となり、たとえば電子化された文書（電子文書という）を記憶すると共に、電子文書に関連した権限（後述）や権限者の情報なども記憶している。なお、ＨＤＤ１４に代えて不揮発性の半導体メモリ（たとえばフラッシュメモリを使用したＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ Ｓｔａｔｅ Ｄｒｉｖｅ）など）でもよい。

入力装置１５は、たとえばマウスやキーボードなどであり、ユーザーが文書管理装置１０１へ様々な入力を行うために使用される。

ディスプレイ１６は、たとえば液晶表示装置などあり、文書管理装置１０１からユーザーへの情報の表示に使用される。

通信部１７は、外部機器と通信する。たとえば、イーサネット（登録商標）、ブルートゥース（登録商標）（Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標））などの通信規格に対応してネットワークに接続して、画像形成装置１０２およびユーザー端末１０３と通信する受信部および送信部となる。たとえば、画像形成装置１０２とは有線ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）により接続し、ユーザー端末１０３と通信するためにはブルートゥース（登録商標）や、無線ＬＡＮを使用したりして接続する。

画像形成装置１０２は、たとえばＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）などであり、文書管理装置１０１からの指示により電子文書を印刷媒体（たとえば用紙）に印刷する。ＭＦＰに限定されるものではなく、印刷だけを行う画像形成装置１０２であってもよい。

なお、本実施形態では、画像形成装置１０２を文書管理システム１００の一部としているが、画像形成装置１０２は、文書管理システム１００の一部とせずに、別途配置されていてもよい。たとえば、画像形成装置１０２は、画像形成装置１０２が接続されているＬＡＮなどのネットワークには接続されていなくてもよい。このような場合は、文書管理装置１０１が作成したジョブ（詳細後述）のデータを、別のネットワークにより送信したり、可搬式記憶媒体に記憶して画像形成装置１０２へジョブのデータを入れて印刷することになる。

ユーザー端末１０３は、たとえば、ユーザー（人）が手に持ったり、指、手、腕（手首部分を含む）などに装着したりするハンドヘルドコンピューターまたはウェアラブルコンピューターであることが好ましい。

図３は、ユーザー端末１０３の構成を示すブロック図である。ユーザー端末１０３の基本的な構成はコンピューターと同様であり、ＣＰＵ３１、ＲＡＭ３２、ＲＯＭ３３、ＳＳＤ３４、入力装置３５、ディスプレイ３６、通信部３７、振動感知センサー３８、加速度センサー３９を備え、これらが情報のやり取りを行うバス４０に接続されている。

ＣＰＵ３１は、処理内容に応じたプログラムをＳＳＤ３４から読み出してＲＡＭ３２に展開し、展開したプログラムを実行する。ここでは主に、ユーザーの個人情報と、振動感知センサー３８および加速度センサー３９の情報を文書管理装置１０１に送る処理を行うプログラムを実行することで端末制御部となる。

ＲＡＭ３２は、ＣＰＵ３１がワークエリアとして使用する記憶部であり、たとえば処理に必要なプログラムや情報を一時記憶する。

ＲＯＭ３３は、ユーザー端末１０３の起動やコンピューターとしての基本動作に必要な基本プログラムを記憶している。

ＳＳＤ３４は、各処理に必要なプログラムや、情報を記憶している。また、ＳＳＤ３４は、ユーザー端末１０３の使用者（ユーザー）の個人情報も記憶している。ＳＳＤ３４は、個人情報記憶部となる。

入力装置３５およびディスプレイ３６は、たとえば、入力装置３５とディスプレイ３６が一体化したタッチパネルであってもよい。

通信部３７は、文書管理装置１０１と通信する。たとえば、イーサネット（登録商標）、ブルートゥース（登録商標）などの通信規格に対応して文書管理装置１０１と通信する。通信部３７は、端末受信部および端末送信部となる。たとえば、文書管理装置１０１との通信は、たとえばブルートゥース（登録商標）や無線ＬＡＮなどの無線によることが好ましい。文書管理装置１０１との通信は、イーサネット（登録商標）によるＬＡＮや専用線などによる有線であってもよい。振動感知センサー３８および加速度センサー３９は動作検出部となる。

振動感知センサー３８は、振動を検出する。ここでの振動は、ユーザー端末１０３が停止している状態から移動した瞬間や、逆に、移動している状態から停止した瞬間などを検出する。たとえば、ユーザー端末１０３を着けたユーザーが何かを触った時の振動などを検出する。

加速度センサー３９は、加速度が加わった大きさとその方向を検出する。通常、加速度センサー３９は、静止状態を１Ｇ（重力加速度が加わっている）として、ユーザー端末１０３の移動や停止に伴って発生する加速度を計測する。また、角度は、基準方向に対して加速度が加わった方向の角度である。なお、加速度センサー３９に代えて、角速度センサー（ジャイロセンサー）を利用してもよい。

ユーザー端末１０３には、図示しないがそのほかに、たとえば、ユーザーに装着されたことを検出する装着検出器などを備えていてもよい。もちろんこのよう検出器がない場合は、ユーザーが起動のためのスイッチを入れたことや認証動作が行われたことで、ユーザーに装着されたものと判断するようにしてもよい。

次に、上述した文書管理システム１００に各装置の動作を説明する。

文書管理装置１０１は、管理する電子文書をＨＤＤ１４内に記憶している。文書管理装置１０１は、各電子文書を管理するに当たり、各電子文書に対して、１つの電子文書を一意に特定するための識別コードを生成して対応付けして記憶する。

図４は識別コードの印刷例を示す用紙表面図である。

識別コード５０１は、図４に示すように、管理している電子文書の内容と共に用紙５００などの印刷媒体に印刷される。ここでは識別コード５０１として、連続する数字（丸数字）の配列としている。そしてこの数字の配列がユーザーに対して、ジェスチャー（特定動作）をさせるための軌跡の順番を表している。この例では、図示するように、電子文書を印刷した用紙５００の余白部分に丸１（図における丸数字のこと。以下同様）から丸５の数字が描かれている。ユーザー端末１０３を着けたユーザーは、この紙文書を閲覧して、その数字の順に数字の位置を指で押さえたり、数字の上に手の平をかざすなどのジェスチャーを行う。

図５は他の識別コード５０１の印刷例を示す用紙表面図である。図６は他の識別コードの印刷例を示す一部の裏面が見える用紙表面図である。

識別コード５０１の印刷は、図４のほかにも、たとえば、図５に示すように、用紙５００の右下余白部分に識別コード５０１まとめて印刷する。また図６に示すように、文書を印刷した面を表面として、その裏面（図示する用紙表面図の折り返しから見えている部分）に、識別コード５０１まとめて印刷する。また、裏面に識別コードを印刷する際は、用紙裏面全体を使って（たとえば図４同様）に印刷してもよい。

印刷位置は、文書管理装置１０１が、識別コード５０１を印刷するためのジョブを作成する際に設定する。たとえば、印刷する電子文書のジョブの情報から文書として印刷（描画）される範囲を識別して、識別コード５０１を印刷するために必要な余白部分がある場合（図４および５）は、余白部分に識別コード５０１を印刷する。また、余白部分が少ない（またはない）場合は、裏面（図６）に印刷する。このように識別コード５０１の印刷位置が設定されたら、印刷する電子文書のジョブの情報に生成した識別コード５０１を共に印刷するジョブを作る。その後、作ったジョブを画像形成装置１０２へ出力する。

また、余白部分が少ない（またはない）場合においては、裏面に印刷するだけでなく、文書の内容の上に重ね書するようにしてもよい。図７は、他の識別コードの印刷例を示す用紙表面図である。識別コード５０１ａを文書の内容の上に重ねて印刷する場合、たとえば、図７に示すように、透かし文字などのように、文書の文字が透けて見えるように印刷したり、また、図示しないが、文書の文字と異なる色で印刷するなど、識別コード５０１ａを文書の内容に対して強調して印刷する。このような文書の印刷面と同じ表面に印刷することで、余白部分が少ない（またはない）場合に、たとえば両面印刷機能のない印刷機でも識別コード５０１ａを印刷することができる。しかも、識別コード５０１ａを強調して印刷するので、背景となる文書内容に埋もれて誤読されることが少なくなる。

このような印刷された丸数字の意味は、識別コード５０１（丸数字）と共に、ジェスチャーの手順や識別コードの内容（閲覧、承認等）を示す説明文を付加してもよい。

図８は、他の識別コードの印刷例を示す用紙表面図である。図示するように、用紙５００の下余白部分に、丸数字の意味を記載している。

また、このような丸数字の意味は、別紙に印刷しておいて（閲覧や、承認をもらう文書と同時印刷でもよい）、ユーザー端末１０３を着けたユーザーに渡してもよい。

なお、ここでは、識別コード５０１としてジェスチャーとなる指や手を動かす順番を示す数字による例を示したが、これに限らず、ユーザーがジェスチャーできる内容であればどのような形態であってもよい。たとえば腕を振らせる動作を文章として記載してもよい。たとえば腕を横に１回、縦に２回振るなどという紙文書から離れたジェスチャーを指示するものでもよい。

このようなジェスチャーを促す内容を含む識別コード５０１は、そのジェスチャー内容そのものが識別コード５０１となって文書管理装置１０１に記憶される。たとえば、図４に示した例では、文書を読める状態（図４に示した状態）を正立状態として、右上に丸１、左下に丸２、左上に丸３、右下に丸４、右中に丸５となっている。これをコード化すると、ＲＵ１ＬＬ２ＬＵ３ＲＬ４ＲＭ５となる（Ｒ（Ｒｉｇｈｔ）は右、Ｌ（ＬｏｗｅｒまたはＬｅｆｔ）は下または左、Ｕ（Ｕｐｐｅｒ）は上、Ｍ（Ｍｉｄｄｌｅ）は中を表す）。

また、腕を振るジェスチャーの場合は、たとえば、横に１回、縦に２回振る場合は、コード化すると、ＳＨ１ＳＶ２となる（Ｓ（Ｓｈａｋｅ）は腕を振る、Ｈ（Ｈｏｒｉｚｏｎｔａｌｌｙ）は横、Ｖ（Ｖｅｒｔｉｃａｌｌｙ）は縦を表す）。

このようなジェスチャーのコード化は、任意の規則を用いればよく、特に限定されない。また、識別コード５０１のジェスチャーは紙の上を指や手を動かしたり、腕を振ったりするだけでなく、これらの組み合わせやそのほかの身体的動作を促すものであればよい。

また、文書管理装置１０１は、文書管理装置１０１に電子文書を記憶させたユーザーや他のユーザーからの指示により、管理している電子文書に対して特定の権限を持つユーザー（個人だけでなくグループでもよい）の情報をその権限と紐付けて記憶するようにしてもよい。権限とは、たとえば、電子文書に対する閲覧権や承認権などである。

また、このような権限に合わせて、識別コードに２種類以上の意味を持たせるようにしてもよい。たとえば、同じ識別コードをその順に移動するジェスチャーは「承認」、逆順に移動すれば「非承認」などと意味付けしておいてもよい。このような動作順とその意味はあらかじめユーザーに伝達ておくか、識別コードと一緒（または別紙）に印刷する。

また、たとえば、１つの電子文書に複数の識別コード５０１を対応付けしてもよい。これは、たとえば、１つの電子文書に対して、承認コードと非承認コードを対応付けするなどである。これにより、承認コードと非承認コードが識別コード５０１として印刷された紙文書を受け取ったユーザー端末１０３を持つユーザーは、識別コード５０１として印刷された、いずれかのジェスチャーを行うことで、承認または非承認を明確に、その電子文書へ対応付けすることができる。

ここで、識別コード５０１となるジェスチャーの動作数は、あまり多いとユーザーがそのジェスチャーを正しく表現できなくなるおそれがある（たとえば、紙の上を順番に２０回、３０回と指差しさせる、数十回も腕を振らせる、など）。しかし、管理する電子文書の数が増えると、それら一つひとつの電子文書に一意に識別コード５０１を対応させようとすると、ジェスチャーにおける動作数も多くなってしまう。そこで、ジェスチャーの動作数をある程度の回数に押さえるために（たとえば、指差し１０回以下、腕振り１０回以下など）、一度使用したジェスチャーを別の電子文書でも使えるようにする。たとえば、権限を有するユーザーがその権限の行為（閲覧や承認（または非承認））を行ったなら、その電子文書と識別コード５０１との対応関係を破棄して、別の電子文書に使用できるようにする。この場合、電子文書に対して行われた権限とそのユーザーは紐付けして記憶しておけばよく、その時点では、ジェスチャーを指示する識別コード５０１は記憶しておく必要はない。この場合、電子文書には識別コード５０１のほかに、電子文書を別途に識別するための文書番号などを付与しておいてもよい。

識別コード５０１には、その発行時点から一定期間を有効期間としたり、画像形成装置１０２から印刷日時を取得できる場合には、印刷後からの有効期間を設定したりしてもよい。

有効期間は、たとえは識別コード発行時点からの有効期間であれば、ジョブ作成時に、識別コード発行時点からの有効期間をそのまま識別コードと共に印刷できるジョブを作成する。一方、印刷後からの有効期間の場合は、画像形成装置に対してジョブコマンドとして印刷時点を起算点としてからあらかじめ設定した有効期間を印刷するようにジョブを作成する。したがってこの場合は、画像形成装置１０２側にこのようなジョブコマンドを使用できることが前提となる。

このように有効期間を設けることで、文書管理装置１０１では、ユーザー端末１０３から情報を受信した日時および時刻が有効期間内か否かを判断する（印刷時点からの有効期間の場合は印刷日時を画像形成装置１０２から取得しておくことになる）。その判断の結果、有効期間内のときだけ、ユーザー端末１０３からの個人情報と電子文書を紐付けして記憶する。このような有効期間を設定した場合、当然に有効期間を過ぎてからユーザー端末１０３から情報が来た場合は、無効として受け付けない。また有効期間を過ぎた場合は、その旨を特定した電子文書に紐付けして記憶しておいてもよい。これにより有効期間内に権限（閲覧や承認）が行使されたか否かが履歴として残るようになる。

このように有効期間を設けることで、電子文書の閲覧や承認の期限を設定することができる。また、このような有効期間を設けることで誤検出を低減することができる。

また、このような有効期間を設けることで、有効期間が切れた識別コードは、その電子文書と識別コード５０１との対応関係を破棄して、他の電子文書に使用できるようにしてもよい。

文書管理装置１０１は、ユーザー端末１０３から識別コード５０１を示すジェスチャーの動作情報と個人情報を受信して、動作情報は解析してユニークな識別コード５０１に変換する。そして識別コード５０１を用いてＨＤＤ１４に記憶されている電子文書を特定し、特定された電子文書に対して個人情報を紐付けしてＨＤＤ１４に記憶する。

このときに特定した電子文書に権限とその権限を有する個人情報が紐付けされていたなら、受信した個人情報が同じか否かの判断を行う、判断結果も紐付けして一緒にＨＤＤ１４に記憶する。なお、判断結果については、たとえば、ディスプレイ１６上に表示したり、他の端末へ送信したりできるようにしておくとよい。また、たとえば、受信した個人情報を紹介した結果、電子文書に紐付けされている権限を有するユーザーではない場合は、その旨をディスプレイ１６上に警告として表示したり、他の端末へ送信したりできるようにしておいてもよい。

次に、画像形成装置１０２は、文書管理装置１０１からジョブを受け取って印刷する。このジョブの印刷データには電子文書と共に識別コード５０１が含まれている。画像形成装置１０２自体は、すでに説明したように、ＭＦＰや印刷単機能の印刷機などである。

ユーザー端末１０３は、ネットワークなどを通じて文書管理装置１０１と接続されている。そして、識別コード５０１によって示されているジェスチャーをユーザーが行ったときに、振動感知センサー３８および加速度センサー３９がその動作を検出する。

たとえば、図４に示した識別コード５０１の場合に指で各番号を順に押さえる動作では、まず、ユーザー端末１０３を指や手、手首などに着けたユーザーが指（または手、以下「指」とだけの記載であっても手を一緒の動かす場合を含む）を丸１へ移動させる。この動作を加速度センサー３９が検出する。そして丸１を押さえると、その振動を振動感知センサー３８が検出する。続いて、ユーザーが指を丸２方向へ移動させとその動作を加速度センサー３９が検出する。そして丸２を押さえると、その振動を振動感知センサー３８が検出する。その後、同様に、丸３、丸４、および丸５のそれぞれの方向への移動を加速度センサー３９が検出し、それぞれを押さえた振動を振動感知センサー３８が検出する。

ジェスチャーの検出は、識別コード５０１の誤検出を防ぐため、一定の条件下でのみ行うことが好ましい。人は、通常、様々に手を動かしている。そのような状態で丸１へ指の動かしたとしても、それが丸１への指の動きかどうかがわからない。そこでジェスチャーの検出を開始することを示すための動作を入れるのである。たとえば、識別コード５０１の前に一定の動き（開始動作）をさせる指示を開始コードとして印刷しておく。つまり、丸１の前に開始コードとなる指示番号を入れておくのである。これはどのようなものであってもよく、たとえば、「初めに丸１を３回押して」などと記載してもよいし、丸１を丸３に代えて（以降順送り）、丸１、丸２を同じ位置に隣接させておく、などである。また、開始動作としては、あらかじめ定められた識別コード５０１によらない固有のジェスチャーを定義しておいてもよい。たとえば、手を３回振ることで検出を開始させるなどである。

また、ジェスチャーの検出を開始させる動作（開始動作）はあらかじめ規則としてユーザーに伝えておいてもよいし、識別コード５０１を印刷する際に、一緒に印刷してもよい。印刷する場合は、余白部分があればそこに印刷してもよし、また、別紙に印刷してもよい。別紙に印刷する場合、このような規則だけでなく、印刷した識別コード付き紙文書と共に渡すように促す文章を加えるなどとしてもよい。また、このような開始コードや開始のための特定のジェスチャー開示後一定直に内に行われたジェスチャーのみを識別コード５０１のためのジェスチャーであると検出するようにしてもよい。

振動感知センサー３８および加速度センサー３９が検出した情報はそのままジェスチャーの動作情報として文書管理装置１０１に送信する。このとき、ＳＳＤ３４に記憶している、そのユーザー端末１０３を持っている個人情報も文書管理装置１０１に送信する。

ここで、ユーザー端末１０３においては、使用するユーザーが、あらかじめユーザー端末１０３に登録されているユーザーか否かの本人認証を行うことが好ましい。ユーザー端末１０３における本人認証としては、たとえば暗証番号による認証のほか、指紋、掌紋、静脈、虹彩などによる生体認証などでもよい。

このようなユーザー端末１０３における本人認証は、ユーザーがユーザー端末１０３を装着したときでもよいし、識別コード５０１に従ったジェスチャーを行うと同時に行ってもよい。

また、識別コード付き電子文書のジョブの作成指示を出したユーザー、ここでは実質的に印刷指示を出したユーザー（印刷指示者）の近傍（所定範囲）に、ジェスチャーを行ったユーザーがいる場合にのみ、ジェスチャーを行ったユーザーのユーザー端末１０３からの情報を受け付けるようにしてもよい。これにはたとえば、印刷指示者（他のユーザー）のユーザー端末１０３と、ジェスチャーを行ったユーザーのユーザー端末１０３が、同一のＬＡＮ内に接続されている場合、または近距離無線通信（たとえばブルーツゥース）で直接接続されている場合などに、ＣＰＵ１１がそれらの接続状況を判断して、同一のＬＡＮ内または直接接続されていると判断した場合にのみ、ジェスチャーを行ったユーザーのユーザー端末１０３からの情報を受け付ける。同一のＬＡＮ内か否かは、それらのＩＰアドレスから判断する。また近距離無線通信により直接接続されているか否かは、いずれか一方のユーザー端末１０３から近距離無線通信の接続状況を取得して判断する。

振動感知センサー３８および加速度センサー３９の情報を受け取った文書管理装置１０１は、その情報からジェスチャーの解析処理を実行する。振動感知センサー３８および加速度センサー３９の情報からユーザー端末１０３が停止したことや移動した方向などが判明する。判明した停止や移動方向などから、上述した数字の順番に指（手）が動いたことがわかる。この動きを紙文書が正立した状態に照らし合わせれば、紙面上における指（手）の動きとなる。後は、その動きが、たとえば図４に示した順番か否かを対比して判断すればよい。もちろん図４のような動きではない場合は他の電子文書の識別コード５０１と対比されることになる。

動作情報の解析は、具体的には、たとえば次のように行うことができる。たとえば、図４に示した識別コードを見たユーザーは、その順番に指を移動させる。そうすると振動感知センサー３８および加速度センサー３９の情報（すなわち動作情報）から、丸１から丸５を結ぶ軌跡の図形が描かれることになる。これにより動作情報が、紙面上に指などを動かす識別コードへ変換されることになる。一方、文書管理装置１０１において生成された識別コード５０１は丸１から丸５を結ぶことで図形となる。そこで動作情報から得られた動作軌跡の図形と、元の識別コード５０１から得られる図形を対比し、両者の図形が相似形であれば、動作情報から変換した識別コードと電子文書に対応付けされている識別コードが同じであると判断する。後は、その識別コード５０１から対応している電子文書を特定することができる。

また、識別コードで示されるジェスチャーが手（腕）を降るなどの場合は、ほぼ同じ動きを数回することになるので、動作情報を解析することで、同じ方向の往復移動３回とか、１方向の往復移動２回、他の方向の往復移動３回などと変換できる。元の識別コードも手の振る向きや回数が指定されているので、これらが往復移動やその回数が一致するか否かにより識別コード５０１を対応付けすればよい。

文書管理装置１０１は、ユーザー端末１０３からの情報を受信し、その情報から電子文書の特定が終了したなら、その旨を文書管理装置１０１からユーザー端末１０３へ伝達するようにしてもよい。ユーザー端末１０３は、文書管理装置１０１から情報を受信すると、ディスプレイ３６にその旨を表示する。また、たとえば、ユーザー端末１０３では、ＬＥＤ等の発光により視覚的な通知、スピーカーを用いた音声による通知、またはバイブレーターの振動による通知などであってもよい。これらディスプレイ３６や、その他のＬＥＤ、スピーカー、バイブレーターなどを含めて通知部となる。これにより、識別コード５０１（ジェスチャー）の認識処理が有効になっているかをユーザー端末１０３を持つユーザーにわかるようになって、利便性が向上する。

ここで、ユーザー端末１０３を使用しているユーザーが行ったジェスチャーの誤検出について説明する。誤検出とは、ユーザー端末１０３が、ユーザーの様々な動きをジェスチャーの動作と誤検出してしまうことである。

ジェスチャーを誤検出する原因としては、たとえばユーザー端末装着者の運動状況（歩行など）によって生じる振動、加速度の情報を、識別コード５０１のジェスチャーと誤って検出してしまうことが考えられる。こういった状況に対しては、たとえば、ユーザー端末１０３に、あらかじめユーザー端末１０３を使用するユーザーの歩行時に検出される振動、加速度などのパターンを学習させておいて、歩行時のパターンが検出されている場合は、誤検出が発生する確率が高いケースと判断し、ユーザーの動作を検出しない。一方、歩行時のパターンが検出されていない場合のみ、ユーザーの動作をジェスチャーのための動作が行われたものとして、その時の動作を検出する。そして検出後文書管理装置１０１へ送信する。これにより誤検出を軽減することができる。

このような誤検出軽減のための処理はユーザー端末１０３が行うことで、文書管理装置１０１の負荷を減らすことができる。

このような誤検出軽減のための処理は、前述した開始コードや開始を示す動作と組み合わせることで、いっそう誤検出を低減することができる。

次に、上述した文書管理システム１００を用いた文書管理方法を説明する。図９は文書管理装置１０１における文書登録、ユーザー登録、およびジョブ作成（印刷）の処理手順を示すフローチャートである。

文書管理装置１０１における文書登録、ユーザー登録およびジョブ作成（印刷）の処理手順は、文書管理装置１０１のＣＰＵ１１がこの処理手順に従って作成されたプログラムを実行することにより行われる。

まず、実行処理判断（Ｓ１０）を行う。ここでは文書登録、印刷ジョブ作成、ユーザー登録のいずれかの処理を選択するために、実行処理判断の指示が入力されることになる。これらの処理はそれぞれのリクエストがあれば同時並行的に行うようにしてもよい。

文書登録リクエストが選択されたなら（Ｓ１１：ＹＥＳ）、文書の管理対象として登録する電子文書（電子文書のデータ）を取得する（Ｓ１２）。電子文書は、たとえば、他のコンピューター（他のサーバーやパソコン、携帯端末など）などから取得する。また画像形成装置１０２としてＭＦＰを使用している場合は、ＭＦＰのスキャナで読み取った原稿がデータ化された電子文書を取得する。これら電子文書の取得先は、文書登録をリクエストしたユーザーからの指令による。

続いて、識別コード５０１を生成する（Ｓ１３）。識別コード５０１の生成はすでに説明したとおり、取得した電子文書に一意に対応するように生成する。

続いて、取得した電子文書に生成した識別コード５０１を対応付けして、これらをＨＤＤ１４に記憶する（Ｓ１４）。これにより文書登録処理は完了する。

なお、Ｓ１１において、文書登録リクエストが選択されなければ（Ｓ１１：ＮＯ）、Ｓ１０へ戻り、処理の選択を待つことになる。

次に、ユーザー登録リクエストが選択されたなら（Ｓ２１：ＹＥＳ）、登録するユーザー情報として、たとえばユーザー端末１０３を使用するユーザーの個人情報を取得する（Ｓ２２）。ユーザーの個人情報は、文書管理装置１０１での操作入力、または、他のコンピューター（他のサーバーやパソコン、携帯端末など）などからの入力、さらに、登録するユーザーが複数の場合は、他のコンピューターからユーザー登録リストなどの形でデータとして受け取るようにしてもよい。

続いて、登録するユーザー権限を取得する（Ｓ２３）。ユーザー権限は、電子文書ごとにその電子文書を閲覧して良いか、その電子文書を承認するかなどの権限である。なお、このユーザー権限は、たとえば会社内の役職などに応じて、全ての（または決められた範囲の）電子文書に対して一律に設定するようにしてもよい。

続いて、登録中のユーザーと権限を電子文書に対応付けして記憶する（Ｓ２４）。これによりユーザー登録処理は完了する。

なお、Ｓ２１において、ユーザー登録リクエストが選択されなければ（Ｓ２１：ＮＯ）、Ｓ１０へ戻り、処理の選択を待つことになる。

次に、印刷リクエストが選択されたなら（Ｓ３１：ＹＥＳ）、電子文書およびそれに対応する識別コード５０１をＨＤＤ１４から読み出す（Ｓ３２）。

続いて、電子文書に識別コード５０１を合成したジョブを作成する（Ｓ３３）。このとき余白部分の大きさに合わせて識別コード５０１の印刷位置も設定される。これは、すでに説明したとおり、余白部分が十分であれば余白部分に、余白部分が少なければ裏面や強調印刷とする。

続いて、電子文書と識別コード５０１を合成したジョブを画像形成装置１０２へ出力する（Ｓ３４）。これにより印刷リクエストの処理は完了する。そしてジョブを受け取った画像形成装置１０２は、ジョブの内容に合わせて識別コード５０１が付加された紙文書を印刷することになる。なお、ここでは作成したジョブを画像形成装置１０２へ出力することとしたが、これに限らず、たとえば、ジョブの情報を別の画像形成装置１０２やコンピューターへ出力するなどとしてもよい。このときのジョブの情報は、たとえば、ページ記述言語のままでもよいし、ＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）などの表示形態（レイアウト）を保った情報として出力してもよい。

Ｓ３１において、印刷リクエストが選択されなければ（Ｓ３１：ＮＯ）、Ｓ１０へ戻り、処理の選択を待つことになる。

次に、文書管理装置１０１による、閲覧、承認処理を説明する。図１０は文書管理装置１０１における閲覧、承認処理の処理手順を示すフローチャートである。

文書管理装置１０１における閲覧、承認処理は、文書管理装置１０１のＣＰＵ１１がこの処理手順に従って作成されたプログラムを実行することにより行われる。

まず、ユーザー端末１０３からの情報を受信したか否かを判断する（Ｓ４０）。ユーザー端末１０３からの情報には、振動感知センサー３８および加速度センサー３９の動作情報と、ユーザー端末１０３に記憶されている個人情報が含まれる。

ユーザー端末１０３からの情報を受信したなら（Ｓ４０：ＹＥＳ）、その情報に基づいて電子文書を特定する（Ｓ４１）。これにはすでに説明したように、受信した情報のうち、動作情報を解析して識別コード５０１に変換し、その識別コード５０１をキーにしてＨＤＤ１４に記憶されている電子文書を探し出す。電子文書を特定できたなら、その旨をユーザー端末１０３へ通知する。

続いて、ユーザー端末１０３からの情報の中の個人情報と、特定した電子文書に対応している個人とその権限の有無を確認する（Ｓ４２）。ここで、権限を有するユーザーのユーザー端末１０３から情報であれば（Ｓ４２：ＹＥＳ）、特定された電子文書に対して権限を行使したユーザー（すなわち受信した個人情報）およびその行為された権限を紐付けしてＨＤＤ１４に記憶する（Ｓ４３）。

たとえば、承認権限があるユーザーから情報が来ていれば、承認されたことを紐付けして記憶する。またこのとき、承認権限があるユーザーから、非承認である旨の動作情報が来ている場合は、非承認であることを電子文書に紐付けして記憶する。

一方、権限のないユーザーのユーザー端末１０３から情報を受信していれば（Ｓ４２：ＮＯ）、特定された電子文書に対して権限のないユーザー（無権限ユーザー）が閲覧したことを紐付けしてＨＤＤ１４に記憶する（Ｓ４４）。これにより無権限ユーザーが閲覧したことを履歴として残すことができる。この場合、文書管理装置１０１で警告表示したり、また電子文書の作成者や印刷したユーザー（他のユーザー）に、権限のないユーザーが閲覧したこと通知するなどしてもよい。このような通知は、たとえば、電子文書の作成ユーザーや印刷したユーザー（他のユーザー）がユーザー端末１０３を持っていれば、それらのユーザーのユーザー端末１０３へ送信するとよい（ユーザー端末１０３はそれら警告を表示する機能を有する）。また、電子文書の作成や印刷したユーザーがユーザー端末１０３を持たず、他のコンピューターなどから文書登録や印刷指示を行っている場合には、それらへ通知すればよい。なお、Ｓ４４はなくてもよい。たとえば、閲覧したことの履歴を残す必要はなく、承認だけ特定のユーザーに行わせるような場合は、Ｓ４３で承認者とその行為を記憶し、Ｓ４４のような無権限者の閲覧履歴は残す必要がない。

その後は、Ｓ４０へ戻り、ユーザー端末１０３からの受信待ちとなる。なお、Ｓ４０において、受信がなければＳ４０：ＮＯとなって、ユーザー端末１０３からの受信待ちを継続する。

次に、ユーザー端末１０３の処理を説明する。図１１はユーザー端末１０３の処理手順を示すフローチャートである。

ユーザー端末１０３における処理は、ユーザー端末１０３のＣＰＵ１１がこの処理手順に従って作成されたプログラムを実行することにより行われる。

まず、ユーザー端末１０３はユーザーによる装着確認と共にユーザーの本人認証を行う（Ｓ５０）。本人認証はすでに説明したとおりである。

続いて、ジェスチャーが行われたかを検出する（Ｓ５１）。ここでジェスチャーを検出したなら（Ｓ５１：ＹＥＳ）、振動感知センサー３８および加速度センサー３９の情報と個人情報を文書管理装置１０１へ送信する（Ｓ５２）。ジェスチャーを検出しなければ（Ｓ５１：ＮＯ）、検出するまで待機状態となる。

以上説明した本実施形態によれば、以下の効果を奏する。

（１）文書管理装置１０１では、ユーザーにジェスチャー（特定動作）することを促す識別コード５０１を生成して、これを電子文書に一意に対応させ、電子文書と共に識別コード５０１を印刷するジョブを作成する一方、ユーザー端末１０３はユーザーの個人情報を記憶しておいて、識別コード５０１に基づいてジェスチャーを行ったユーザーの個人情報を送信する。これにより、特殊用紙や専用ペンを用いることなく、確実に電子文書に対する行為者と電子文書とを紐付けして管理することができる。また、特別な印刷媒体や専用ペンを必要としないため、特別なデバイスへの依存を少なくすることができ、非常に簡便な操作で電子文書の閲覧確認や承認作業が行える。このため、閲覧、承認操作にかかる作業負荷の少ないシステムが実現できる。

（２）識別コード５０１は、ユーザーの動きの順番を示すものであるので、容易にジェスチャーの動作を行うことができる。

（３）ユーザー端末１０３は、振動感知センサー３８、加速度センサー３９を備えることで、ジェスチャーを検出し、それらセンサーからの情報を文書管理装置１０１が解析を行って識別コード５０１に復元することとした、このため、ユーザー端末１０３はジェスチャーの検出における各センサーの情報をそのまま送信するだけよいので、処理負荷が少なく（ジェスチャーの動作を解析するための負荷はない）、簡易な装置構成で実現可能となる。

（４）識別コード５０１は余白部分に印刷することとした。このため、文書の内容が読みづらくなることを防止する。

（５）識別コード５０１を印刷する余白部分がない場合は、強調文字を使って印刷することとした。このため、識別コード５０１が文章に埋もれてしまって誤読されることを抑える、または防止することができる。

（６）電子文書に対する権限とその権限を有するユーザーの個人情報を記憶させておいて、ユーザー端末１０３から受信した個人情報から、同じく受信したジェスチャーの動作情報がその権限を有するユーザーが行った動作か否かを判断することとした。これにより、たとえば電子文書に対する権限とその行為者の情報を履歴として残すことができる。

（７）特に、権限として、たとえば電子文書の閲覧や承認（非承認）などの場合それらが行われた履歴とその行為者の情報を残すことができる。

（８）識別コード５０１とするジェスチャー（特定動作）として、電子文書を閲覧したこと、電子文書を承認したこと、および電子文書を承認しないことのいずれかを示すこととした。これにより、識別コード５０１に従ったジェスチャー（特定動作）によって印刷された電子文書に対して行われた行為がわかるようになる。

（９）識別コード５０１付きの電子文書を印刷するジョブを作成した他のユーザーにもユーザー端末１０３を持たせて、ジェスチャーを行ったユーザーのユーザー端末１０３と、同一領域のネットワークに接続されていると判断された場合、またはユーザー端末１０３同士が近距離無線通信により直接接続されていると判断された場合に、ジェスチャーを行ったユーザーのユーザー端末１０３からの情報を受けることとした。これにより、権限を有するユーザーと電子文書とを精度良く紐付けることができる。

（１０）ジェスチャーの開始を示す動作を定義（開始動作）し、この開始動作に続く動作をジェスチャー（特定動作）として検出することとした。これにより、識別コード５０１となるジェスチャーの誤検出を抑えまたは防止することができる。

（１１）文書管理装置１０１から電子文書の特定ができた旨を、ユーザー端末１０３に伝達することとした。これにより、ユーザー端末１０３を使用するユーザーにおいても、管理された電子文書に対する権限の行使などが適切に記録されたことを知ることができる。

（１２）閲覧や承認などの権限行使のための有効期間を設けることとした。これにより誤検出をより低減することができる。

（１３）画像形成装置１０２をシステム内に含むことで、識別コード５０１を含む文書の印刷時間を取得することができるようになる。そして、識別コード５０１を含む文書の印刷時間からの有効期間を設定することで、誤検出をより低減することができる。

以上本発明を適用した実施形態を説明したが、本発明はこのような実施形態に限定されない。本発明は特許請求の範囲に記載された構成に基づき様々な改変が可能であり、それらについても本発明の範疇である。

１１ ＣＰＵ、
１２ ＲＡＭ、
１３ ＲＯＭ、
１４ ＨＤＤ、
１５ 入力装置、
１６ ディスプレイ、
３４ ＳＳＤ、
３８ 振動感知センサー、
３９ 加速度センサー、
１００ 文書管理システム、
１０１ 文書管理装置、
１０２ 画像形成装置、
１０３ ユーザー端末、
５００ 用紙、
５０１、５０１ａ 識別コード。

Claims (14)

1. ユーザーが使用する端末装置と、電子文書を管理する文書管理装置と、を有する文書管理システムであって、
   前記端末装置は、
   ユーザーの個人情報を記憶した個人情報記憶部と、
   ユーザーが行った動作を検出する動作検出部であって、識別コードが印刷された印刷媒体を見たユーザーが行った特定動作を含む動作を検出して、動作情報を出力する動作検出部と、
   情報を送信する端末送信部と、
   前記個人情報記憶部に記憶されている前記個人情報と、前記動作情報を前記文書管理装置へ送信するように端末送信部を制御する端末制御部と、
   を有し、
   前記文書管理装置は、
   前記電子文書を記憶する記憶部と、
   前記端末装置から前記動作情報および前記個人情報を受信する受信部と、
   ユーザーに前記特定動作をさせるための情報を含み、前記電子文書に対応させた識別コードを生成して前記記憶部に記憶し、前記電子文書の内容に前記識別コードを付加した印刷媒体に印刷させるためのジョブを作成して画像形成装置に出力し、
   前記受信部が受信した前記識別コードが印刷された印刷媒体を見た前記ユーザーが行った動作を検出した前記端末装置からの前記動作情報を解析して前記識別コードに変換し、前記記憶部に記憶している前記電子文書の中から変換した前記識別コードに対応した前記電子文書を特定して、特定した前記電子文書に前記受信部が受信した前記個人情報を紐付けて前記記憶部に記憶する管理制御部と、
   を有する、文書管理システム。
2. 前記特定動作は、前記ユーザーに動きの順番を指示する情報である、請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記動作検出部は、振動感知センサー、および加速度センサーを有し、
   前記端末制御部は、前記振動感知センサーおよび前記加速度センサーがそれぞれ検出した振動および加速度を前記動作情報として前記送信部から送信させ、
   前記管理制御部は、前記受信部が受信した前記振動および前記加速度を解析して前記識別コードを特定する、請求項１または２に記載の文書管理システム。
4. 前記管理制御部は、前記電子文書の余白部分に前記識別コードを印刷する前記ジョブを作成する、請求項１〜３のいずれか１つに記載の文書管理システム。
5. 前記管理制御部は、前記電子文書に前記識別コードを印刷するために必要な余白部分がない場合は、印刷される前記電子文書の部分に対して強調して前記識別コードを印刷する前記ジョブを作成する、請求項１〜３のいずれか１つに記載の文書管理システム。
6. 前記管理制御部は、さらに、前記電子文書に対する所定の権限を有する個人の情報を前記記憶部に記憶させ、
   前記受信部が受信した前記個人情報から、受信した前記動作情報が前記所定の権限を有する個人が行った動作か否かを判断して、当該判断結果を前記電子文書に紐付けして前記記憶部に記憶させる、請求項１〜５のいずれか１つに記載の文書管理システム。
7. 前記所定の権限は、前記電子文書を閲覧する権限、および前記電子文書を承認する権限の少なくともいずれかである、請求項６に記載の文書管理システム。
8. 前記識別コードは、前記特定動作として、前記電子文書を閲覧したこと、前記電子文書を承認したこと、および前記電子文書を承認しないことのいずれかを示す動作を人に行わせるための情報を含み、
   前記管理制御部は、前記受信部が受信した前記動作情報から前記閲覧したこと、前記承認したこと、前記承認しないことのいずれであるかを認識して、認識結果を前記受信部が受信した前記個人情報、および前記電子文書に紐付けして前記記憶部に記憶する、請求項１〜７のいずれか１つに記載の文書管理システム。
9. 前記管理制御部は、前記電子文書の前記ジョブの作成指示を行った他のユーザーが持つ前記端末装置と、前記ユーザーが持つ前記端末装置とが前記文書管理装置と同一領域のネットワークに接続されていると判断した場合、または前記端末装置同士が近距離無線通信により直接接続されていると判断した場合に、
   前記受信部が受信した前記端末装置からの前記動作情報および前記個人情報を受け付ける、請求項１〜８のいずれか１つに記載の文書管理システム。
10. 前記動作検出部は、あらかじめ決められた開始動作を検出した後、開始動作に続く動作を前記特定動作として検出する、請求項１〜９のいずれか１つに記載の文書管理システム。
11. 前記文書管理装置は、さらに、前記端末装置に情報を送信する送信部を有し、
    前記管理制御部は、前記端末装置からの動作情報および前記個人情報から前記電子文書の特定ができたなら、前記電子文書の特定ができたことを示す情報を前記送信部から送信させ、
    前記端末装置は、さらに、前記文書管理装置からの情報を受信する端末受信部と、
    前記端末受信部が受信した情報をユーザーへ知らせる通知部と、を有する、請求項１〜１０のいずれか１つに記載の文書管理システム。
12. 前記管理制御部は、
    前記ジョブを作成する際に、前記電子文書の有効期間を設定して、当該有効期間を前記ジョブに含ませ、
    前記動作情報および前記個人情報を前記受信部が受信した時刻が、前記有効期間内である場合に、前記電子文書に前記個人情報を紐付けして前記記憶部に記憶させる、請求項１〜１１のいずれか１つに記載の文書管理システム。
13. 前記ジョブを印刷媒体に印刷する画像形成装置をさらに有し、
    前記管理制御部は、
    前記ジョブを作成する際に、前記電子文書が印刷された印刷時刻およびあらかじめ定められた当該印刷時刻からの有効期間を印刷媒体に印刷する指示を前記ジョブに含ませ、
    前記印刷時刻を前記画像形成装置から受け取って、前記動作情報および前記個人情報を前記受信部が受信した時刻が、前記有効期間内か否かを判断して、当該判断結果を前記電子文書に紐付けして前記記憶部に記憶させる、請求項１〜１１のいずれか１つに記載の文書管理システム。
14. ユーザーが使用する端末装置であって、内部に記憶した個人情報と共に、ユーザーが行った動作に基づく動作情報を送信する端末装置と、通信接続する文書管理装置であって、
    管理する電子文書を記憶する記憶部と、
    前記端末装置から前記動作情報および前記個人情報を受信する受信部と、
    前記ユーザーに特定動作をさせるための情報を含み、前記電子文書に対応させた識別コードを生成して前記記憶部に記憶し、前記電子文書の内容に前記識別コードを付加した印刷媒体に印刷させるためのジョブを作成して画像形成装置に出力し、
    前記受信部が受信した前記識別コードが印刷された印刷媒体を見た人が行った動作を検出した前記端末装置からの前記動作情報を解析して前記識別コードに変換し、前記記憶部に記憶している前記電子文書の中から変換した前記識別コードに対応した前記電子文書を特定して、特定した前記電子文書に前記受信部が受信した前記個人情報を紐付けて前記記憶部に記憶する管理制御部と、
    を有する、文書管理装置。

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