JP2019008728A - 文書管理システムおよび文書管理装置 - Google Patents
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Abstract
Description
前記端末装置は、
ユーザーの個人情報を記憶した個人情報記憶部と、
ユーザーが行った動作を検出する動作検出部であって、識別コードが印刷された印刷媒体を見たユーザーが行った特定動作を含む動作を検出して、動作情報を出力する動作検出部と、
情報を送信する端末送信部と、
前記個人情報記憶部に記憶されている前記個人情報と、前記動作情報を前記文書管理装置へ送信するように端末送信部を制御する端末制御部と、
を有し、
前記文書管理装置は、
前記電子文書を記憶する記憶部と、
前記端末装置から前記動作情報および前記個人情報を受信する受信部と、
ユーザーに前記特定動作をさせるための情報を含み、前記電子文書に対応させた識別コードを生成して前記記憶部に記憶し、前記電子文書の内容に前記識別コードを付加した印刷媒体に印刷させるためのジョブを作成して画像形成装置に出力し、
前記受信部が受信した前記識別コードが印刷された印刷媒体を見た前記ユーザーが行った動作を検出した前記端末装置からの前記動作情報を解析して前記識別コードに変換し、前記記憶部に記憶している前記電子文書の中から変換した前記識別コードに対応した前記電子文書を特定して、特定した前記電子文書に前記受信部が受信した前記個人情報を紐付けて前記記憶部に記憶する管理制御部と、
を有する、文書管理システム。
前記端末制御部は、前記振動感知センサーおよび前記加速度センサーがそれぞれ検出した振動および加速度を前記動作情報として前記送信部から送信させ、
前記管理制御部は、前記受信部が受信した前記振動および前記加速度を解析して前記識別コードを特定する、上記(1)または(2)に記載の文書管理システム。
前記受信部が受信した前記個人情報から、受信した前記動作情報が前記所定の権限を有する個人が行った動作か否かを判断して、当該判断結果を前記電子文書に紐付けして前記記憶部に記憶させる、上記(1)〜(5)のいずれか1つに記載の文書管理システム。
前記管理制御部は、前記受信部が受信した前記動作情報から前記閲覧したこと、前記承認したこと、前記承認しないことのいずれであるかを認識して、認識結果を前記受信部が受信した前記個人情報、および前記電子文書に紐付けして前記記憶部に記憶する、上記(1)〜(7)のいずれか1つに記載の文書管理システム。
前記受信部が受信した前記端末装置からの前記動作情報および前記個人情報を受け付ける、上記(1)〜(8)のいずれか1つに記載の文書管理システム。
前記管理制御部は、前記端末装置からの動作情報および前記個人情報から前記電子文書の特定ができたなら、前記電子文書の特定ができたことを示す情報を前記送信部から送信させ、
前記端末装置は、さらに、前記文書管理装置からの情報を受信する端末受信部と、
前記端末受信部が受信した情報をユーザーへ知らせる通知部と、を有する、上記(1)〜(10)のいずれか1つに記載の文書管理システム。
前記ジョブを作成する際に、前記電子文書の有効期間を設定して、当該有効期間を前記ジョブに含ませ、
前記動作情報および前記個人情報を前記受信部が受信した時刻が、前記有効期間内である場合に、前記電子文書に前記個人情報を紐付けして前記記憶部に記憶させる、上記(1)〜(11)のいずれか1つに記載の文書管理システム。
前記管理制御部は、
前記ジョブを作成する際に、前記電子文書が印刷された印刷時刻およびあらかじめ定められた当該印刷時刻からの有効期間を印刷媒体に印刷する指示を前記ジョブに含ませ、
前記印刷時刻を前記画像形成装置から受け取って、前記動作情報および前記個人情報を前記受信部が受信した時刻が、前記有効期間内か否かを判断して、当該判断結果を前記電子文書に紐付けして前記記憶部に記憶させる、上記(1)〜(11)のいずれか1つに記載の文書管理システム。
管理する電子文書を記憶する記憶部と、
前記端末装置から前記動作情報および前記個人情報を受信する受信部と、
前記ユーザーに特定動作をさせるための情報を含み、前記電子文書に対応させた識別コードを生成して前記記憶部に記憶し、前記電子文書の内容に前記識別コードを付加した印刷媒体に印刷させるためのジョブを作成して画像形成装置に出力し、
前記受信部が受信した前記識別コードが印刷された印刷媒体を見た人が行った動作を検出した前記端末装置からの前記動作情報を解析して前記識別コードに変換し、前記記憶部に記憶している前記電子文書の中から変換した前記識別コードに対応した前記電子文書を特定して、特定した前記電子文書に前記受信部が受信した前記個人情報を紐付けて前記記憶部に記憶する管理制御部と、
を有する、文書管理装置。
12 RAM、
13 ROM、
14 HDD、
15 入力装置、
16 ディスプレイ、
34 SSD、
38 振動感知センサー、
39 加速度センサー、
100 文書管理システム、
101 文書管理装置、
102 画像形成装置、
103 ユーザー端末、
500 用紙、
501、501a 識別コード。
Claims (14)
- ユーザーが使用する端末装置と、電子文書を管理する文書管理装置と、を有する文書管理システムであって、
前記端末装置は、
ユーザーの個人情報を記憶した個人情報記憶部と、
ユーザーが行った動作を検出する動作検出部であって、識別コードが印刷された印刷媒体を見たユーザーが行った特定動作を含む動作を検出して、動作情報を出力する動作検出部と、
情報を送信する端末送信部と、
前記個人情報記憶部に記憶されている前記個人情報と、前記動作情報を前記文書管理装置へ送信するように端末送信部を制御する端末制御部と、
を有し、
前記文書管理装置は、
前記電子文書を記憶する記憶部と、
前記端末装置から前記動作情報および前記個人情報を受信する受信部と、
ユーザーに前記特定動作をさせるための情報を含み、前記電子文書に対応させた識別コードを生成して前記記憶部に記憶し、前記電子文書の内容に前記識別コードを付加した印刷媒体に印刷させるためのジョブを作成して画像形成装置に出力し、
前記受信部が受信した前記識別コードが印刷された印刷媒体を見た前記ユーザーが行った動作を検出した前記端末装置からの前記動作情報を解析して前記識別コードに変換し、前記記憶部に記憶している前記電子文書の中から変換した前記識別コードに対応した前記電子文書を特定して、特定した前記電子文書に前記受信部が受信した前記個人情報を紐付けて前記記憶部に記憶する管理制御部と、
を有する、文書管理システム。 - 前記特定動作は、前記ユーザーに動きの順番を指示する情報である、請求項1に記載の文書管理システム。
- 前記動作検出部は、振動感知センサー、および加速度センサーを有し、
前記端末制御部は、前記振動感知センサーおよび前記加速度センサーがそれぞれ検出した振動および加速度を前記動作情報として前記送信部から送信させ、
前記管理制御部は、前記受信部が受信した前記振動および前記加速度を解析して前記識別コードを特定する、請求項1または2に記載の文書管理システム。 - 前記管理制御部は、前記電子文書の余白部分に前記識別コードを印刷する前記ジョブを作成する、請求項1〜3のいずれか1つに記載の文書管理システム。
- 前記管理制御部は、前記電子文書に前記識別コードを印刷するために必要な余白部分がない場合は、印刷される前記電子文書の部分に対して強調して前記識別コードを印刷する前記ジョブを作成する、請求項1〜3のいずれか1つに記載の文書管理システム。
- 前記管理制御部は、さらに、前記電子文書に対する所定の権限を有する個人の情報を前記記憶部に記憶させ、
前記受信部が受信した前記個人情報から、受信した前記動作情報が前記所定の権限を有する個人が行った動作か否かを判断して、当該判断結果を前記電子文書に紐付けして前記記憶部に記憶させる、請求項1〜5のいずれか1つに記載の文書管理システム。 - 前記所定の権限は、前記電子文書を閲覧する権限、および前記電子文書を承認する権限の少なくともいずれかである、請求項6に記載の文書管理システム。
- 前記識別コードは、前記特定動作として、前記電子文書を閲覧したこと、前記電子文書を承認したこと、および前記電子文書を承認しないことのいずれかを示す動作を人に行わせるための情報を含み、
前記管理制御部は、前記受信部が受信した前記動作情報から前記閲覧したこと、前記承認したこと、前記承認しないことのいずれであるかを認識して、認識結果を前記受信部が受信した前記個人情報、および前記電子文書に紐付けして前記記憶部に記憶する、請求項1〜7のいずれか1つに記載の文書管理システム。 - 前記管理制御部は、前記電子文書の前記ジョブの作成指示を行った他のユーザーが持つ前記端末装置と、前記ユーザーが持つ前記端末装置とが前記文書管理装置と同一領域のネットワークに接続されていると判断した場合、または前記端末装置同士が近距離無線通信により直接接続されていると判断した場合に、
前記受信部が受信した前記端末装置からの前記動作情報および前記個人情報を受け付ける、請求項1〜8のいずれか1つに記載の文書管理システム。 - 前記動作検出部は、あらかじめ決められた開始動作を検出した後、開始動作に続く動作を前記特定動作として検出する、請求項1〜9のいずれか1つに記載の文書管理システム。
- 前記文書管理装置は、さらに、前記端末装置に情報を送信する送信部を有し、
前記管理制御部は、前記端末装置からの動作情報および前記個人情報から前記電子文書の特定ができたなら、前記電子文書の特定ができたことを示す情報を前記送信部から送信させ、
前記端末装置は、さらに、前記文書管理装置からの情報を受信する端末受信部と、
前記端末受信部が受信した情報をユーザーへ知らせる通知部と、を有する、請求項1〜10のいずれか1つに記載の文書管理システム。 - 前記管理制御部は、
前記ジョブを作成する際に、前記電子文書の有効期間を設定して、当該有効期間を前記ジョブに含ませ、
前記動作情報および前記個人情報を前記受信部が受信した時刻が、前記有効期間内である場合に、前記電子文書に前記個人情報を紐付けして前記記憶部に記憶させる、請求項1〜11のいずれか1つに記載の文書管理システム。 - 前記ジョブを印刷媒体に印刷する画像形成装置をさらに有し、
前記管理制御部は、
前記ジョブを作成する際に、前記電子文書が印刷された印刷時刻およびあらかじめ定められた当該印刷時刻からの有効期間を印刷媒体に印刷する指示を前記ジョブに含ませ、
前記印刷時刻を前記画像形成装置から受け取って、前記動作情報および前記個人情報を前記受信部が受信した時刻が、前記有効期間内か否かを判断して、当該判断結果を前記電子文書に紐付けして前記記憶部に記憶させる、請求項1〜11のいずれか1つに記載の文書管理システム。 - ユーザーが使用する端末装置であって、内部に記憶した個人情報と共に、ユーザーが行った動作に基づく動作情報を送信する端末装置と、通信接続する文書管理装置であって、
管理する電子文書を記憶する記憶部と、
前記端末装置から前記動作情報および前記個人情報を受信する受信部と、
前記ユーザーに特定動作をさせるための情報を含み、前記電子文書に対応させた識別コードを生成して前記記憶部に記憶し、前記電子文書の内容に前記識別コードを付加した印刷媒体に印刷させるためのジョブを作成して画像形成装置に出力し、
前記受信部が受信した前記識別コードが印刷された印刷媒体を見た人が行った動作を検出した前記端末装置からの前記動作情報を解析して前記識別コードに変換し、前記記憶部に記憶している前記電子文書の中から変換した前記識別コードに対応した前記電子文書を特定して、特定した前記電子文書に前記受信部が受信した前記個人情報を紐付けて前記記憶部に記憶する管理制御部と、
を有する、文書管理装置。
Priority Applications (1)
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JP2017126583A JP6881091B2 (ja) | 2017-06-28 | 2017-06-28 | 文書管理システムおよび文書管理装置 |
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Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
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-
2017
- 2017-06-28 JP JP2017126583A patent/JP6881091B2/ja active Active
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