JPH0836538A

JPH0836538A - ワークフロー管理システム

Info

Publication number: JPH0836538A
Application number: JP16962394A
Authority: JP
Inventors: Hideaki Ishida; 秀昭石田; Hideki Kato; 英樹加藤; Takeshi Ishizaki; 健史石▲崎▼; Yoshiyuki Nakayama; 良幸中山; Kenjiro Mori; 賢二郎森; Masami Kameda; 正美亀田
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 1994-07-21
Filing date: 1994-07-21
Publication date: 1996-02-06

Abstract

(57)【要約】【目的】業務管理を行うワークフロー管理システムに
関し、個々の業務を実行する担当者間の指示および問合
せに伴うコミュニケーションを容易化および効率化す
る。【構成】ネットワークを介して接続された多数の情報
処理装置で個別に実行される業務の連携管理を行うワー
クフロー管理システムにおいて、各々の業務の担当者間
で行われるコミュニケーション処理（画面，ウィンド
ウ，アプリケーションプログラムなどの共有による情報
交換や、電子メールによる情報交換など）を統一管理す
るコミュニケーション管理手段を具備する。コミュニケ
ーション管理手段は、例えば、ある担当者から他の業務
の内容に対する指示および問合せの操作が行われたと
き、その業務の担当者を自動的に検索した後、双方の担
当者間のコミュニケーション処理を開始させる。これに
より、業務に関連する指示および問合せに伴うコミュニ
ケーションを容易かつ効率的に行うことができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は業務管理を行うワークフ
ロー管理システムに係り、特に、ネットワークを介して
接続された多数の情報処理装置において多数の担当者が
実行する個々の業務を連携させるワークフロー管理シス
テムに関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、ワークステーション（ＷＳ）やパ
ーソナルコンピュータ（ＰＣ）などの情報処理装置と、
これらを相互に接続させてデータの送受信を仲介するＬ
ＡＮやＷＡＮなどのネットワークとが普及するのに伴
い、各々の情報処理装置をスタンドアローンとして個別
に使用するだけにとどまらず、複数の情報処理装置間で
相互にメールや文書および業務に関連するデータなどを
交換しながら業務を進めるという業務処理形態が増加し
てきている。そして、上記のようなデータ交換を伴う業
務の流れをあらかじめ定義しておき、これに基づいて業
務の進捗管理を行うことにより、個々の業務を効率的に
連携させることを目的とするワークフロー管理システム
が注目を集めつつある。上記のワークフロー管理システ
ムにおけるワークフローの管理形態としては、最初に
ある業務の全体の流れを特定の管理者がワークフローと
して定義し、次に定義されたワークフローに基づいて
個々の業務の担当者が相互に連携をとりながら作業を進
め、管理者が個々の業務の進捗状況を把握する、とい
う形態が採用されている。

【０００３】上述したワークフロー管理システムの公知
例のひとつとして、アメリカ合衆国で出願された米国特
許第４５０３４９９号明細書「CONTROLLED WORK FLOW
SYSTEM」があり、作業のスケジュール情報と作業に必
要なドキュメント情報とを中央データ処理装置にあらか
じめ格納し、作業を実行する際にリモートデータ処理装
置にそれらを取り出して処理する形態が採用されてい
る。また、ワークフロー管理システム関連する種々のソ
フト製品がアメリカを中心に出回っており、例えば図１
６に示すように、個々の業務間の関連をグラフィック・
イメージによってワークフロー図Ｗ０で表現して定義操
作を行うことのできる環境を備えたワークフロー管理ソ
フトが製品化されている。同図の例では、全体の業務を
構成する個々の業務をノードＷ１によって定義し、ノー
ド間をリンクＷ２で結び付けることで各々の業務間の関
連を表現するとともに、各ノードに当該業務の担当者名
Ｗ３を付すことによって、個々の業務の担当者間におけ
る業務の流れを示している。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】上記従来のワークフロ
ー管理システムにおいては、ワークフローによる個々の
業務間の連携順序の管理や、業務連携を行う際の個々の
業務実行について必要な情報の非同期的な交換などの実
現方法に重点が置かれており、業務担当者間でのリアル
タイムな情報交換や、あるいは、ワークフロー管理下に
おける各担当者個別の操作状況や個々の業務の進捗状況
などまでも考慮できる担当者間のコミュニケーションを
可能としているワークフロー管理システムは提供されて
いない。

【０００５】すなわち、上記従来技術では、業務の流れ
を記述したワークフローに基づいて個々の業務を実行す
る担当者間の連携を図ることによって全体の業務を効率
的に達成しようとしている。しかしながら、実際には、
担当者間の連携がワークフローのみによって一方向的に
スムーズに行なわれるとは限らず、効率の良い連携を実
現させるためには、個々の担当者間の密なコミュニケー
ションが重要な役割を果たすことが多い。例えば、ある
業務を実行中の担当者が当該業務について疑問点や不審
な点を見つけた場合、当該業務に先行する業務の担当者
に問い合せて意見を交わすことが必要である。また、当
該業務を後継する担当者に引き渡す場合には、誤解や間
違いが生じないように何らかの指示を与えておくのが一
般的である。

【０００６】この場合のコミュニケーション手段として
は電話による会話が代表としてあげられるが、さらに明
確に意図を伝えることのできるコミュニケーション手段
として、それぞれが同一の画面，ウィンドウ，ＡＰ（Ap
plication Program ）を共有しながらリアルタイムに対
話を行う電子対話や、電子メールを用いた非同期型の情
報交換などもあげられる。しかしながら、現状のワーク
フロー管理システムでは、上記のコミュニケーション手
段とワークフロー管理との間につながりを持たせている
ものはなく、それぞれ別個の操作を行わなければならな
いので、相手の電話番号やユーザＩＤなどの宛先情報の
入手や指示および問合せに必要な共通情報の受渡しなど
に手間取ってしまい、ワークフロー管理システムの本来
の目的である効率的な業務の連携が妨げられてしまうと
いう問題点があった。なお、宛先情報の入手を簡便化で
きる公知例として、特開平２−２２６７号公報記載の発
明（電子メールに対応して送信元の電話番号を記憶する
手段を設け、受信したメールについて送信元に連絡を取
りたいときには、簡単な操作で送信元を電話呼出しでき
る）があげられるが、これは電子メール操作時のみに限
定された発明であり、上述したワークフロー管理システ
ムに関連づけて使用するのには無理がある。

【０００７】さらに、指示および問合せを受ける側の担
当者にとっても、ワークフロー管理システムのもとで何
らかの業務を実行しているときの方が、指示および問合
せに容易に応じることが可能である。そして特に、業務
を後継する次の担当者に対して指示および問合せを行う
場合、次の担当者が当該業務の内容を全く把握していな
い状態の時点よりも、当該業務の実行を開始したばかり
のタイミングで指示および問合せを行う方が、より的確
に意図するところを伝えることができるが、現状のワー
クフロー管理システムでは、相手側の状況に関わらず常
に強制割込み的に指示および問合せを行わざるを得ない
ため、双方の作業およびコミュニケーションを必ずしも
効率的に行うことができないという問題点があった。

【０００８】したがって本発明の目的は、上記の問題点
を解決して、ワークフローに基づいて連携管理されてい
る個々の業務を実行する担当者間で、当該業務に関連す
る指示および問合せに伴うコミュニケーションを容易か
つ効率的に行うことのできるワークフロー管理システム
を提供することにある。

【０００９】

【課題を解決するための手段】

(1) 上記の目的を達成するため、本発明のワークフロー
管理システムは、あらかじめ定められたワークフローに
基づき、ネットワークを介して接続された多数の情報処
理装置でそれぞれ個別に実行される個々の業務の連携管
理を行うワークフロー管理システムにおいて、異なる担
当者が割り付けられた互いに関連性を有する複数の業務
の実行に際して、当該業務の内容についての指示および
問合せに伴って各々の担当者の間で行われるコミュニケ
ーション処理を統一管理するコミュニケーション管理手
段を具備する構成としたものである。

【００１０】(2) また、(1)の構成において、前記コミュ
ニケーション処理として、画面，ウィンドウ，アプリケ
ーションプログラムなどの共有による情報交換や、電子
メールによる情報交換などを行うものである。

【００１１】(3) また、(1)または(2) の構成において、
前記コミュニケーション管理手段は、第１の業務を割り
付けられた第１の担当者から他の第２の業務の内容に対
する指示および問合せの操作が行われたとき、前記第２
の業務を割り付けられた第２の担当者を自動的に検索し
た後、前記第１および第２の担当者の間のコミュニケー
ション処理を開始させるものである。

【００１２】(4) また、(3)の構成において、前記コミュ
ニケーション管理手段は、前記第１の担当者によって指
定されたタイミングで前記第１および第２の担当者の間
のコミュニケーション処理を開始させるものである。

【００１３】(5) また、(4)の構成において、前記第２の
担当者が前記第２の業務を新規にまたは継続して開始す
る時点を前記タイミングとするものである。

【００１４】(6) また、(3)〜(5) のいずれかの構成にお
いて、前記コミュニケーション管理手段は、前記第１お
よび第２の担当者の間のコミュニケーション処理が開始
されるとき、前記第１の担当者によって指定された情報
を前記第１および第２の担当者に提示するものである。

【００１５】

【作用】上記構成に基づく作用を説明する。

【００１６】本発明のワークフロー管理システムでは、
あらかじめ定められたワークフローに基づき、ネットワ
ークを介して接続された多数の情報処理装置でそれぞれ
個別に実行される個々の業務の連携管理を行うワークフ
ロー管理システムにおいて、異なる担当者が割り付けら
れた互いに関連性を有する複数の業務の実行に際して、
当該業務の内容についての指示および問合せに伴って各
々の担当者の間で行われるコミュニケーション処理（画
面，ウィンドウ，アプリケーションプログラムなどの共
有による情報交換や、電子メールによる情報交換など）
を統一管理するコミュニケーション管理手段を具備する
構成としたことにより、ワークフローに基づいて連携管
理されている個々の業務を実行する担当者間で、当該業
務に関連する指示および問合せに伴うコミュニケーショ
ンを容易かつ効率的に行うことができる。なお、コミュ
ニケーション管理手段は、以下のように作用する。

【００１７】・第１の業務を割り付けられた第１の担当
者から他の第２の業務の内容に対する指示および問合せ
の操作が行われたとき、前記第２の業務を割り付けられ
た第２の担当者を自動的に検索した後、前記第１および
第２の担当者の間のコミュニケーション処理を開始させ
る。・前記第１の担当者によって指定されたタイミングで前
記第１および第２の担当者の間のコミュニケーション処
理を開始させる。例えば前記第２の担当者が前記第２の
業務を新規にまたは継続して開始する時点を前記タイミ
ングとする。・前記第１および第２の担当者の間のコミュニケーショ
ン処理が開始されるとき、前記第１の担当者によって指
定された情報を前記第１および第２の担当者に提示す
る。

【００１８】

【実施例】以下、本発明のワークフロー管理システムの
一実施例を図面を用いて詳細に説明する。

【００１９】図１は、本発明のワークフロー管理システ
ムの一実施例の全体的な構成を示すブロック図である。
同図中、ＬＡＮやＷＡＮなどのネットワーク１８に接続
された複数の情報処理装置１において、ワークフローに
基づいた業務の実行を制御するためのワークフロー実行
制御手段２と、担当者間で指示・問合せを行なうための
指示・問合せ手段３および指示・問合せを受けた場合に
応じるための指示・問合せ応答手段４（両者が請求項中
のコミュニケーション管理手段に相当する）を、業務実
行に使用する業務データと業務実行制御情報７０（図８
にて後述する）の取出しと格納を行なう業務データ蓄積
交換プログラム（電子メールプログラム）５、及び、業
務処理実行に使用する業務処理ＡＰ(Application Progr
am)６と、リアルタイムに画面やウィンドウ、ＡＰを共
有するプログラム（以下、電子対話プログラム１０と呼
ぶ）と共に設ける。他方、同じくＬＡＮやＷＡＮなどの
ネットワーク１８に接続されたファイルサーバ装置７に
は、業務間の関連を管理するために使用するワークフロ
ー管理情報６０（図８にて後述する）を記憶するための
ワークフロー管理情報記憶手段８と、業務実行に伴って
業務データ及び業務実行制御情報７０を担当者毎に記憶
するための担当者別データ蓄積手段９と、指示・問合せ
を行なう場合に使用する担当者宛先情報８０及び操作監
視情報９０（図９にて後述する）を記憶するための指示
・問合せ情報記憶手段２６を設ける。上記の業務データ
蓄積交換プログラム（電子メールプログラム）５には、
情報を担当者別データ蓄積手段９の指定された担当者の
エリアに書き込む機能と、担当者別データ蓄積手段９の
指定された担当者のエリアから情報を読み出す機能が必
要であり、これは、電子メールソフトとして製品化され
ている流通アプリケーション・ソフトを使用することに
より実現可能であり、担当者別データ蓄積手段９も、電
子メールソフトを情報処理装置１にインストールするこ
とにより、ファイルサーバ装置７の外部記憶装置などに
自動的に確保される。また、ワークフロー管理情報記憶
手段８と指示・問合せ情報記憶手段２６もファイルサー
バ装置７の外部記憶装置を利用し、ファイルサーバ装置
７に一般的に備わっている基本ソフトにより、情報処理
装置１からネットワーク１８を介して、情報の書き込み
と読み出しを実現することが可能である。更に、電子対
話プログラム１０は、例えば、特願平１−１１７３０７
号の「対話通信方法およびシステム」によって実現可能
であり、具体例としては、図１に示すように、各情報処
理装置１内に電子対話プログラム１０を設け、対話を開
始したい情報処理装置１内において、対話する相手の情
報処理装置１のネットワークアドレスを伴って電子対話
プログラム１０を呼び出すことにより、対話する相手の
情報処理装置１内の電子対話プログラム１０も呼び出さ
れ、情報処理装置１間でネットワーク１８を介して電子
対話プログラム１０同士が情報交換を行ない、電子対話
の操作環境を実現することができる。

【００２０】図２は、図１中の情報処理装置およびファ
イルサーバ装置の細部構成を示すブロック図である。同
図中、情報処理装置１及びファイルサーバ装置７は、ワ
ークステーションやパーソナル・コンピュータなどのコ
ンピュータ装置により構成される。これらのコンピュー
タ装置は、キーボード１９やポインティングデバイス２
０などを入力機器として接続し、データなどの入力を行
なう入力部１１と、入力されたデータをもとに処理を行
なう処理部１２と、入力データや演算処理データなどを
記憶保持する内部メモリ１３と、磁気ディスク装置２４
などを接続してデータなどの記憶を行なう外部記憶部１
４と、ＣＲＴ２１や液晶２２などへ表示を行なう表示部
１５と、プリンタ２３などを接続してデータなどを印字
出力する出力部１６と、ネットワークアダプタ２５など
を経由してネットワーク１８に接続し、他のコンピュー
タ装置との通信を行なう通信制御部１７を備える。本実
施例では、図１に示したワークフロー実行制御手段２を
処理部１２に付設し、指示・問合せ手段３を入力部１１
に付設し、指示・問合せ応答手段４を通信制御部１７に
付設している。

【００２１】図３は、本発明のワークフロー管理システ
ムに特有な部分の詳細構成を示すブロック図である。同
図中、図１に示したワークフロー実行制御手段２は、業
務データ蓄積交換プログラム５に依頼して業務処理実行
に必要な業務データ及び業務実行制御情報７０を取出
し、記憶されているワークフロー管理情報６０に基づい
て業務の流れを制御するワークフロー制御部３０と、担
当者が処理すべき業務の一覧を表示する業務一覧表示部
３１と、担当者の業務の選択により業務処理ＡＰを起動
して業務を実行する業務実行処理部３２と、担当者が受
信したメールを表示するメール表示部３３と、担当者の
操作状況の監視結果を監視設定側の担当者の情報処理装
置１に通知する操作監視結果通知部３４から成る。ま
た、指示・問合せ手段３は、担当者の選択操作による指
示・問合せ方法の決定と、指示・問合せ相手の電話呼び
出しを行なう指示・問合せ先呼出部３５と、メールの設
定画面を表示するメール設定部３６と、指示・問合せ相
手の業務の操作状況を監視するための設定を行なう操作
監視設定部３７から成り、指示・問合せ応答手段４は、
他の担当者の情報処理装置１からの通知情報の受信を監
視する指示・問合せ受信部３８から成る。

【００２２】図４〜図７は、本発明のワークフロー管理
システムにおける操作表示画面の状態遷移についての説
明図であり、図４および図５が指示・問合せを発する側
について、図６および図７は指示・問合せを受ける側に
ついての説明図である。なお、本実施例ではマルチウィ
ンドウ・システム下で動作することを前提としている。

【００２３】図４（ａ）から（ｅ）は、担当者がワーク
フロー管理に基づいて業務を実行している場合の操作画
面の推移を示し、図４（ｆ）から（ｋ）は、業務実行中
に、他の担当者に指示・問合せを行なう場合の操作画面
の推移を示している。

【００２４】まず、業務を実行しようとする担当者が、
図４（ａ）に示す操作画面において、ワークフロー管理
プログラム起動用のアイコン４０を図２に示した入力部
１１のキーボード１９やポインティングデバイス２０に
よって操作することにより、処理部１２を通じて図３に
示したワークフロー実行制御手段２が起動され、ワーク
フロー制御部３０が図４（ｂ）に示すように担当者に担
当者名４１やパスワード４２の入力を要求した後、業務
データ蓄積交換プログラム５に依頼して、当該担当者宛
に格納されている業務名などの一覧情報を図１に示した
担当者別データ蓄積手段９から取り出し、その情報をも
とに業務一覧表示部３１が図４（ｃ）に示す業務一覧４
３を表示し、担当者が業務を選択することによって、そ
の業務の実行に必要な業務実行制御情報７０及び業務デ
ータを業務データ蓄積交換プログラム５に依頼して、図
１に示した担当者別データ蓄積手段９から取り出し、業
務実行処理部３２がこれらの情報に基づいて該当する業
務処理ＡＰ６を起動して、図４（ｄ）に示す業務処理Ａ
Ｐの操作画面４４となる。担当者が業務処理ＡＰの操作
を終了すると、ワークフロー制御部３０が図４（ｅ）に
示すように、次の担当者へ業務を引渡すか否かの指定を
要求し、引渡す場合は、図１に示したワークフロー管理
情報記憶手段８に記憶されているワークフロー管理情報
６０に基づいて次の担当者名を決定し、図１に示した業
務データ蓄積交換プログラム５に依頼して、業務実行制
御情報７０及び業務データを次の担当者の図１に示す担
当者別データ蓄積手段９へ格納すると共に、図４（ｃ）
の業務一覧４３の表示画面に戻り、次の業務選択待ちと
なる。図４（ｅ）で、引渡さない場合には、当該業務デ
ータを再び現在の担当者の担当者別データ蓄積手段９へ
格納することとなる。

【００２５】次に、図４（ｆ）から（ｋ）を用いて、担
当者が業務実行中に、他の担当者に指示・問合せを行な
う場合の操作画面の推移について説明する。図４（ｄ）
において、担当者がすぐ前の担当者またはｎステップ前
の担当者に指示・問合せをしたい場合には、図４に示す
前担当者への指示・問合せ用のアイコン４５を図２の入
力部１１のキーボード１９やポインティングデバイス２
０によって操作することにより、現在使用中のワークフ
ロー管理情報６０と業務実行制御情報７０が図３の指示
・問合せ手段３に渡され、指示・問合せ先呼出部３５が
図４（ｆ）に示す指示・問合せメニューを表示し、指示
・問合せ方法の選択待ちとなる。通常は、担当者は、ま
ず、電話呼出し用のアイコン４８を選択し、相手を呼び
出すことによって指示・問合せを開始する。更に、電子
対話による会話が必要な場合には、電子対話開始用のア
イコン４９を選択することにより、電子対話プログラム
１０が呼び出され、図４（ｇ）に示すような電子対話操
作画面となると共に、指示・問合せ相手の情報処理装置
１にも電子対話開始のための通知１０２（図１０にて後
述する）を送信し、図４（ｇ）と同様の画面が表示さ
れ、両者間において、指示棒５５などの操作により、同
一ウィンドウ参照による会話が可能となる。一方、図４
（ｆ）において、担当者が電子メール送信用のアイコン
５０を選択した場合には、図４（ｈ）に示す送信メール
の設定画面５７が表示され、メールを設定した後、送信
用のアイコン５６を選択することによって、メール設定
部３６が業務データ蓄積交換プログラム（電子メールプ
ログラム）５に依頼して、当該メールデータを送信相手
の担当者の図１に示す担当者別データ蓄積手段９へ登録
して、指示・問合せ相手にメールが送られる。また、メ
ール設定部３６が業務データ蓄積交換プログラム（電子
メールプログラム）５に依頼する場合に渡すメールデー
タとして、指示・問合せたい文書データをメールの添付
ファイルとして指定することも可能である。次に、図４
（ｆ）において、担当者が指示・問合せ相手の操作監視
設定用のアイコン５１を選択した場合には、操作監視情
報９０が作成され、図１の指示・問合せ情報記憶手段２
６に記憶される。

【００２６】また、図４（ｄ）において、担当者が、業
務を引渡す次の担当者またはｎステップ後の担当者に指
示・問合せたい場合には、図４（ｄ）に示す次担当者へ
の指示・問合せ用のアイコン４７を選択することによ
り、現在使用中のワークフロー管理情報６０と業務実行
制御情報７０が図３の指示・問合せ手段３に渡され、指
示・問合せ先呼出部３５が図４（ｉ）に示す指示・問合
せメニューを表示し、指示・問合せ方法の選択待ちとな
る。図４（ｉ）の画面において、電話呼出し用のアイコ
ン４８、電子対話開始用のアイコン４９、メール送信用
のアイコン５０、指示・問合せ相手の操作監視設定用の
アイコン５１、及び、次の担当者の当該業務操作開始を
監視するための業務開始監視設定用のアイコン５２を担
当者が選択すると、図４（ｊ）及び（ｋ）に示すよう
に、上記の図４（ｇ）及び（ｈ）を用いて述べたと同様
の処理が実行される。

【００２７】図５は、図４（ｆ）または（ｉ）におい
て、指示・問合せ相手の操作状況の監視や特定業務の操
作開始の監視のための設定をした場合に、図１０で後述
する１０３から１０５の操作監視結果に基づく通知が監
視設定者へ送信されることによって発生する監視設定者
側の操作画面の推移を示す。監視設定した担当者が図５
（ａ）に示す何らかの操作中に、監視設定者側の情報処
理装置１に対して操作監視結果の通知が送信されると、
図３の指示・問合せ応答手段４の指示・問合せ受信部３
８がこの通知を受信し、図５（ｂ）に示すように、操作
監視結果の通知到着メッセージ５９を表示し、担当者が
指示・問合せ用のアイコン５８を選択すると、指示・問
合せ先呼出し部３５が図５（ｃ）に示す指示・問合せメ
ニューを表示し、指示・問合せ方法の選択待ちとなる。
図５（ｃ）の画面において、電話呼出し用のアイコン４
８、電子対話開始用のアイコン４９、メール送信用のア
イコン５０を担当者が選択すると、図５（ｄ）及び
（ｅ）に示すように、上記の図４（ｇ）及び（ｈ）を用
いて述べたと同様の処理が実行される。

【００２８】図６は、指示・問合せを受ける側の担当者
が、電話による呼出しを受け、電話による会話を経た
後、電子対話を行なう場合の操作画面の推移を示す。指
示・問合せする側の担当者が、図４（ｆ）または（ｉ）
において、電話呼出し用のアイコン４８を選択すると、
オートダイヤルされ、指示・問合せを受ける側の情報処
理装置１において、図６（ａ）に示す何らかの操作中
に、図６（ｂ）に示すように電話によるコールがかか
り、図６（ｃ）に示すように電話による会話が可能とな
る。その後、どちらかが電話を切れば、図６（ａ）の元
の状態に戻るが、図６（ｃ）において、両者が電子対話
を開始することを了承し、指示・問合せする側の担当者
が、図４（ｆ）または（ｉ）において、電子対話開始用
のアイコン４９を選択すると、指示・問合せを受ける側
の情報処理装置１に、電子対話開始のための通知１０２
が送信される。図３の指示・問合せ応答手段４の指示・
問合せ受信部３８がこれを受信すると、電子対話プログ
ラム１０が呼び出され、図６（ｄ）に示すような図４
（ｇ）または（ｊ）と同様の電子対話操作画面となり、
両者間において、指示棒５５などの操作により、同一ウ
ィンドウ参照による会話が可能となる。

【００２９】図７（ａ）から（ｅ）は、指示・問合せを
受ける側の担当者が、ワークフロー管理に基づいて業務
を実行している場合の操作画面の推移を示しており、図
４（ａ）から（ｅ）の指示・問合せする側の操作画面と
同じである。また、図７（ｆ）から（ｉ）は、受信した
メールを参照した場合の操作画面の推移を示し、図７
（ｊ）から（ｏ）は、操作監視の対象となっている担当
者が指示・問合せを受けた場合の操作画面の推移を示し
ている。

【００３０】まず、図７（ｃ）の業務一覧表示画面にお
いて、担当者が業務と共に表示されている受信メールの
一つを選択することにより、図３のメール表示部３３が
図７（ｆ）に示す受信メールの内容５７を表示し、担当
者が終了用のアイコン５４を選択すると、図７（ｃ）の
業務一覧表示画面に戻る。図７（ｆ）の画面において、
担当者がメール送信元への指示・問合せ用のアイコン５
８を選択した場合には、図３の指示・問合せ先呼出部３
５が図７（ｇ）に示す指示・問合せメニューを表示し、
指示・問合せ方法の選択待ちとなる。図７（ｇ）の画面
において、電話呼出し用のアイコン４８、電子対話開始
用のアイコン４９、メール送信用のアイコン５０を担当
者が選択すると、図７（ｈ）及び（ｉ）に示すように、
上記の図４（ｇ）及び（ｈ）を用いて述べたと同様の処
理が実行される。

【００３１】次に、操作監視の対象となっている担当者
が指示・問合せを受けた場合の操作画面の推移を図７
（ｊ）から（ｏ）を用いて説明する。操作状況の監視や
特定業務の操作開始の監視の対象となっている担当者側
の情報処理装置１において、図７（ａ）から（ｄ）の操
作により、ワークフローに基づく業務操作が実行される
と、操作監視結果１０３〜１０５（図１０にて後述す
る）に基づく通知が監視設定者側の情報処理装置１に送
信され、その結果、監視設定者が指示・問合せするため
に、図５（ｂ）及び（ｃ）の操作により、電話呼出し用
のアイコン４８を選択すると、指示・問合せを受ける側
の操作監視対象者の図７（ｄ）または（ｃ）の操作中に
おいて、図７（ｊ）または（ｍ）に示すように、電話に
よるコールがかかり、図７（ｋ）または（ｎ）のように
電話による会話が可能となる。その後、どちらかが電話
を切れば、図７（ｄ）または（ｃ）の元の状態に戻る
が、図７（ｋ）または（ｎ）において、両者が電子対話
を開始することを了承し、指示・問合せする側の担当者
が、図５（ｃ）において、電子対話開始用のアイコン４
９を選択すると、指示・問合せを受ける側の情報処理装
置１に、電子対話開始のための通知１０２が送信され
る。図３の指示・問合せ応答手段４の指示・問合せ受信
部３８がこれを受信すると、電子対話プログラム１０が
呼び出され、図７（ｌ）または（ｏ）に示すような図５
（ｄ）と同様の電子対話操作画面となり、両者間におい
て、指示棒５５などの操作により、同一ウィンドウ参照
による会話が可能となる。

【００３２】図８〜図１０は、本発明のワークフロー管
理システムを制御するための管理情報の一実施例を示す
図である。

【００３３】図８に、本実施例のワークフロー管理で使
用するワークフロー管理情報６０、及び、業務の実行制
御に使用する業務実行制御情報７０の構成例を示す。ワ
ークフロー管理情報６０は、ワークフロー管理に基づく
業務の実行に先立ってあらかじめ設定されている情報で
あり、業務実行制御情報７０は、ワークフロー管理に基
づく業務の実行に伴って作成・更新される情報である。

【００３４】図８（ａ）において、ワークフロー管理情
報６０は、ヘッダ情報６４とノード間の関連を表す複数
のリンク情報６５から成り、ヘッダ情報６４は、ワーク
フロー名６１と先頭のノード番号６２と最終のノード番
号６３から成る。リンク情報６５はノード間の関連を表
す情報であり、以下に述べる各情報から成る。ノード番
号６７は各ノードに付けた一連番号であり、担当者名６
８は各ノードの業務を担当するユーザ名であり、リンク
先ノード番号６９は各ノードの業務終了後、次に業務を
引渡すべきノードの番号である。

【００３５】また、図８（ｂ）において、業務実行制御
情報７０は、以下の各情報から成り、業務名７１は業務
一覧に表示される業務の名称であり、ワークフロー名７
２は当該業務が使用しているワークフローの名称であ
る。発信者名７３は次の担当者へ業務を引渡そうとして
いる担当者名であり、受信者名７５は業務を引継ぐ次の
担当者名であり、発信者ノード番号７４と受信者ノード
番号７６は、それぞれ、発信側と受信側の担当者がワー
クフロー上で位置するノード番号である。業務処理ＡＰ
名７７は図４（ｄ）または、図７（ｄ）において操作中
の業務処理ＡＰ４４の名であり、業務データ名７８は、
その時に業務処理ＡＰが使用しているデータファイル名
である。

【００３６】図９に、本実施例の指示・問合せを行なう
場合に必要な担当者宛先情報８０、及び、操作状況の監
視や特定業務開始の監視のための設定に伴って生成され
る操作監視情報９０の構成を示す。担当者宛先情報８０
は、指示・問合せの実行に先立ってあらかじめ設定され
ている情報であり、操作監視情報９０は、指示・問合せ
側の担当者の操作によって生成・消去される情報であ
る。

【００３７】図９（ａ）において、担当者宛先情報８０
は、以下の各情報から成る。担当者名８１はワークフロ
ー管理に基づいて業務を実行するユーザ名であり、電話
番号８２はその担当者を呼び出す場合の電話番号であ
り、ネットワークアドレス８３はその担当者が業務実行
中に使用している情報処理装置１のネットワークに接続
されているアドレスであり、メールユーザＩＤ８４はそ
の担当者にメールを送信する場合に使用するユーザ識別
子である。通常、担当者名８１としてメールユーザＩＤ
８４を使用することにより、両者間の変換を省くことは
可能である。尚、本情報に基づく実施例では、図９
（ａ）からも分かるように、担当者名８１とネットワー
クアドレス８３の対応は固定的であり、情報処理装置１
が固定的にネットワークに接続されている場合には、各
担当者が使用できる情報処理装置１は限定されることに
なる。

【００３８】図９（ｂ）は、担当者宛先情報８０の別の
実施例であり、ネットワークを統合的に管理するＮＯＳ
（Network Operating System）の使用を前提とした場合
で、図９（ａ）のネットワークアドレス８３の代わり
に、図９（ｂ）ではＮＯＳユーザＩＤ８５を設定してい
る。通常、ユーザはＮＯＳの元での操作開始時におい
て、ＮＯＳユーザＩＤ８５を用いてログインすることに
なり、ＮＯＳ内において、ＮＯＳユーザＩＤ８５と使用
している情報処理装置１のネットワークアドレス８３が
対応付けられる。従って、ネットワークアドレス８３は
ＮＯＳユーザＩＤ８５を用いてＮＯＳに問い合わせるこ
とにより入手可能であり、これにより、各担当者が使用
できる情報処理装置１は限定されないこととなる。ま
た、ユーザがＮＯＳの元で操作を行なう場合には、上述
したように操作開始時において、ＮＯＳユーザＩＤ８５
を用いてログインしているため、図９（ｂ）の担当者宛
先情報により、担当者名８１とＮＯＳユーザＩＤ８５を
対応付けることは可能であるため、図４（ｂ）または図
７（ｂ）の操作における担当者名４１やパスワード４２
の入力操作を省くことは可能である。更に、担当者名８
１としてＮＯＳユーザＩＤ８５を使用することにより、
両者間の変換を省くことも可能である。

【００３９】また、図９（ｃ）において、操作監視情報
９０は、以下の各情報から成る。監視設定者名９１は指
示・問合せを行なうために監視を設定する側の担当者名
であり、監視対象者名９２は監視の対象となる指示・問
合せ相手の担当者名であり、業務名９３は監視を設定す
る際に実行していた業務であり、業務処理ＡＰ名９４は
その際に操作していたＡＰ名であり、業務データ名９５
はその際に使用していたデータファイル名であり、特定
業務監視有無９６は指示・問合せ相手が特定の業務の操
作を開始するのを監視するか否かの指定である。

【００４０】図１０は、指示・問合せを行なう場合に、
情報処理装置１間で受渡しされる通知情報１００であ
り、電子対話開始通知１０２は指示・問合せ相手の情報
処理装置１に対して電子対話の開始を依頼する通知で、
操作中通知１０３と操作開始通知１０４と特定業務開始
通知１０５は、特定担当者に対する操作監視結果に伴う
通知１０７で、それぞれ、ワークフロー管理に基づく操
作の途中、及び、開始、及び、特定業務の操作開始を示
す通知である。パラメータ１０１のうち、通知元担当者
名１０６は全ての通知情報に共通で、通知を発信する側
の情報処理装置１を使用している担当者名である。更
に、操作監視結果通知１０７の各通知は以下の各パラメ
ータから成り、業務名１０８は監視を設定する際に実行
していた業務であり、業務処理ＡＰ名１０９はその際に
操作していたＡＰ名であり、業務データ名１１０はその
際に使用していたデータファイル名である。

【００４１】次に、図３に示したワークフロー実行制御
手段２，指示・問合せ手段３，指示・問合せ応答手段４
の動作について、図１１〜図１５のフローチャートを参
照して説明する。

【００４２】図１１は、図３中のワークフロー実行制御
手段２および指示・問合せ手段３による全体的な処理の
流れを示すフローチャートである。同図中、情報処理装
置１において、業務の担当者が、図４（ａ）及び図７
（ａ）に示すワークフロー管理起動用のアイコン４０を
キーボード１９やポインティングデバイス２０などで操
作すると図２の入力部１１が受け付け、処理部１２を経
由して図３のワークフロー実行制御手段２が起動され、
図１１のＳ１からＳ１５に示す処理が実行される。ま
ず、ワークフロー制御部３０は、担当者が誰であるかを
判別するために、図４（ｂ）及び図７（ｂ）に示すよう
に、担当者に対して担当者名４１とパスワード４２の入
力を要求し（Ｓ１）、入力が完了すると、他の担当者か
らの指示・問合せに応じるために、図３の指示・問合せ
応答手段４を起動し（Ｓ２）、次に、図３の操作監視結
果通知部３４が、当該担当者に対する操作監視が設定さ
れていないかチェックする（Ｓ３：図１３にて詳細を後
述する）。Ｓ１の入力結果をもとにワークフロー制御部
３０が業務データ蓄積交換プログラム５に依頼して、図
１の担当者別データ蓄積手段９から、当該担当者宛に格
納されている業務名などの一覧情報を入手し（Ｓ４）、
その情報をもとに業務一覧表示部３０が図４（ｃ）及び
図７（ｃ）に示す業務一覧４３を表示して（Ｓ５）、担
当者に業務の選択を要求する（Ｓ６）。業務一覧には、
業務と共に受信メールも表示されており、担当者がいず
れかを選択すると、業務かメールかを種別により判別し
（Ｓ７）、業務であれば、ワークフロー制御部３０は業
務データ蓄積交換プログラム５に依頼して、図１の担当
者別データ蓄積手段９から、選択した業務に関する業務
実行制御情報７０及び業務データを取り出し（Ｓ８）、
次に、操作監視結果通知部３４が、選択された業務の操
作開始の監視が設定されていないかチェックする（Ｓ
９：図１３にて詳細を後述する）。その後、ワークフロ
ー制御部３０はＳ８で取り出した業務実行制御情報７０
内のワークフロー名７２に基づいて、図１のワークフロ
ー管理情報記憶手段８からワークフロー管理情報６０を
取り出し（Ｓ１０）、これらの情報をもとに業務処理実
行部３２が業務処理のためのＡＰを起動し（Ｓ１１）、
図４（ｄ）及び図７（ｄ）に示す業務処理ＡＰ４４の操
作が可能となる（Ｓ１２）。担当者が業務処理ＡＰの操
作を終了すると、ワークフロー制御部３０が図４（ｅ）
及び図７（ｅ）に示すように、次の担当者に業務を引渡
すか否かの指定を要求し（Ｓ１３）、引渡しを指定する
と、Ｓ１０で取り出したワークフロー管理情報６０に基
づいて業務を引渡す担当者名を決定して、業務実行制御
情報７０を更新し（Ｓ１４）、その情報をもとに、業務
データ蓄積交換プログラム５に依頼して、業務実行制御
情報７０及び業務データを図１の担当者別データ蓄積手
段９へ格納することにより、次の担当者へ引渡す（Ｓ１
５）と共に、Ｓ５の業務一覧表示に戻って、次の業務の
選択待ちとなる（Ｓ６）。一方、Ｓ１３において、業務
を次の担当者へ引渡さない場合は、業務実行制御情報７
０を更新せず、従って、Ｓ１５では、業務実行制御情報
７０及び業務データを、再び、同じ担当者の担当者別デ
ータ蓄積手段９へ戻すこととなる。

【００４３】図１２は、図１１中の業務実行制御情報更
新処理（Ｓ１４）における詳細な処理の流れを示すフロ
ーチャートである。同図中、図８（ｂ）に示した業務実
行制御情報７０において、図３のワークフロー制御部３
０は、発信者名７３を受信者名７５としてセットし（Ｓ
５１）、発信者ノード番号７４を受信者ノード番号７６
としてセットする（Ｓ５２）。次いで、ワークフロー管
理情報６０においてノード番号６７が発信者ノード番号
７４に等しいリンク情報６５のリンク先ノード番号６９
を受信者ノード番号７６としてセットし（Ｓ５３）、ノ
ード番号６７が受信者ノード番号７６に等しいリンク情
報６５の担当者名６８を受信者名７５としてセットし
（Ｓ５４）、更に、ノード番号６７が発信者ノード番号
７４に等しいリンク情報６５が他に無いかチェックし
（Ｓ５５）、あれば、業務実行制御情報７０を別に一部
コピーした後（Ｓ５６）、Ｓ５３へ戻る。無ければ、業
務実行制御情報７０の更新処理を終了する。

【００４４】ところで、図１１中のＳ４及びＳ８及びＳ
１５における業務データ蓄積交換プログラム５への依頼
のための処理は、上述したように、業務データ蓄積交換
プログラム５として市販の電子メール・ソフトを使用す
ることにより、それらが標準的に備えている電子メール
用のＡＰＩ(Application Program Interface)を利用す
ることによって実現可能である。また、Ｓ７で使用した
種別については、Ｓ１５において、業務を次の担当者へ
引き渡すために業務データ蓄積交換プログラム５へ依頼
する場合には、種別を「業務」と設定し、後述する図１
４のＳ８７において、メールの送信を業務データ蓄積交
換プログラム（電子メールプログラム）５へ依頼する場
合には、種別を「メール」と設定し、更に、Ｓ４におい
て、業務データ蓄積交換プログラム５に依頼して業務一
覧情報を入手する際に、種別についての情報も入手し、
図４（ｃ）及び図７（ｃ）の業務一覧４３において、業
務とメールの区別が担当者に分かるように表示すること
によって達成される。

【００４５】図１３は、図１１中の操作監視情報チェッ
ク処理（Ｓ３およびＳ９）における詳細な処理の流れを
示すフローチャートであり、図１３（ａ）は担当者がワ
ークフローに基づく業務実行を開始した時点でのチェッ
ク処理、図１３（ｂ）は担当者が特定の業務を選択した
時点でのチェック処理である。

【００４６】図１３（ａ）において、図３の操作監視結
果通知部３４は、図１の指示・問合せ情報記憶手段２６
から、図９（ｃ）に示した操作監視情報９０を取り出し
（Ｓ６１）、当該担当者に対する操作監視情報９０があ
るかチェックし（Ｓ６２）、あれば、特定業務監視の指
定の有無を判別し（Ｓ６３）、特定業務監視の指定が無
ければ、図１の指示・問合せ情報記憶手段２６に記憶さ
れている担当者宛先情報８０に基づいて、監視設定者が
使用している情報処理装置１のネットワークアドレス８
３を取り出し、図１０の操作開始通知１０４を生成し、
この通知を監視設定者の情報処理装置１宛に送信した後
（Ｓ６４）、この監視設定者による当該操作監視情報９
０を消去し（Ｓ６５）、Ｓ６２へ戻って、当該担当者に
対する操作監視情報９０が他にあるかチェックする。Ｓ
６３で、特定業務監視の指定がある場合は、そのままＳ
６２へ戻る。Ｓ６２で、当該担当者に対する操作監視情
報９０が無ければ、Ｓ６５における操作監視情報の消去
があったか判定し（Ｓ６６）、あれば、図１の指示・問
合せ情報記憶手段２６の操作監視情報９０を更新し（Ｓ
６７）、無ければそのままチェックを終了する。

【００４７】図１３（ｂ）においても同様に、図３の操
作監視結果通知部３４は、まず、図１の指示・問合せ情
報記憶手段２６から、図９（ｃ）に示した操作監視情報
９０を取り出し（Ｓ７１）、操作中の担当者に対する操
作監視情報９０があるかチェックし（Ｓ７２）、あれ
ば、特定業務監視の指定の有無を判別し（Ｓ７３）、特
定業務監視の指定が無ければ、図１の指示・問合せ情報
記憶手段２６に記憶されている担当者宛先情報８０に基
づいて、監視設定者が使用している情報処理装置１のネ
ットワークアドレス８３を取り出し、図１０に示した操
作中通知１０３を生成し、この通知を監視設定者の情報
処理装置１宛に送信した後（Ｓ７４）、この監視設定者
による当該操作監視情報９０を消去し（Ｓ７５）、Ｓ７
２へ戻って、当該担当者に対する操作監視情報９０が他
にあるかチェックする。Ｓ７３で、特定業務監視の指定
がある場合は、担当者が選択した業務と同じか比較し
（Ｓ７６）、同じであれば、担当者宛先情報８０によ
り、監視設定者が使用している情報処理装置１のネット
ワークアドレス８３を取り出し、図１０に示した特定業
務開始の通知１０５を生成し、この通知を監視設定者の
情報処理装置１宛に送信した後（Ｓ７７）、この監視設
定者による当該操作監視情報を消去し（Ｓ７５）、Ｓ７
２へ戻る。Ｓ７６で、担当者が選択した業務と異なれ
ば、そのままＳ７２へ戻る。Ｓ７２で、操作中の担当者
に対する操作監視情報９０が無ければ、Ｓ７５における
操作監視情報の消去があったか判定し（Ｓ７８）、あれ
ば、図１の指示・問合せ情報記憶手段２６の操作監視情
報９０を更新し（Ｓ７９）、無ければそのままチェック
を終了する。ここで、Ｓ７４の通知は、図４（ｆ）及び
（ｉ）の操作画面において、他の担当者が当該担当者に
対して操作状況の監視を設定した場合に、既に当該担当
者が操作中である場合の通知であり、Ｓ６４の通知は、
当該担当者が操作中でなかった状態から操作を開始した
変化に対する通知となる。また、Ｓ７７の通知は、他の
ユーザが当該担当者に対して、特定業務開始の監視を設
定した場合に、当該担当者がその特定業務の操作を開始
した時点での通知となる。

【００４８】一方、図１１中のＳ６の業務選択待ちにお
いて、担当者が図４（ｄ）に示す、すぐ前の担当者への
指示・問合せ用のアイコン４５を選択した場合には、ワ
ークフロー制御部３０はＳ８で取り出した業務実行制御
情報７０内の発信者名７３を指示・問合せ先担当者名と
して取り出した後（Ｓ１６）、図３の指示・問合せ手段
３が起動され、指示・問合せ先呼出し部３５が図４
（ｆ）に示す指示・問合せメニューを表示し（Ｓ１
７）、担当者によって選択された方法による指示・問合
せを実行する（Ｓ１８）。また上記と同様に、Ｓ６の業
務選択待ちで、担当者が図４（ｄ）に示す、次の担当者
への指示・問合せ用のアイコン４７を選択した場合に
は、ワークフロー制御部３０は、Ｓ１０で取り出したワ
ークフロー管理情報６０に基づいて担当者名を決定し、
これを指示・問合せ先担当者名として取り出した後（Ｓ
１９）、図３の指示・問合せ手段３が起動され、指示・
問合せ先呼出部３５が図４（ｉ）に示す指示・問合せメ
ニューを表示し（Ｓ２０）、担当者によって選択された
方法による指示・問合せを実行する（Ｓ２１）。

【００４９】他方、図１１のＳ６の業務選択待ちにおい
て、図７（ｃ）に示すように、担当者がメールを選択し
た場合には、Ｓ７における種別判定はメールとなり、図
３のワークフロー制御部３０は、業務データ蓄積交換プ
ログラム５に依頼して、図１の担当者別データ蓄積手段
９からメール情報を取り出し（Ｓ２２）、メール表示部
３３がメールに添付されているファイルに基づいて業務
処理ＡＰデータを表示すると共に、図７（ｆ）に示す受
信メール５７を表示し（Ｓ２３）、操作待ちとなる（Ｓ
２４）。担当者が図７（ｆ）に示すメール表示終了用の
アイコン５４を選択すると、Ｓ５の業務一覧表示に戻っ
て、次の業務の選択待ちとなる（Ｓ６）。また、Ｓ２４
で、担当者が図７（ｆ）に示すように、メール内にある
メール送信元への指示・問合せ用のアイコン５８を選択
した場合には、メール表示部３３はＳ２２で取り出した
メール情報からメール発信者名を指示・問合せ先担当者
名として取り出した後（Ｓ２５）、指示・問合せ手段３
が起動され、指示・問合せ先呼出し部３５が図７（ｇ）
に示す指示・問合せメニューを表示し（Ｓ２６）、担当
者によって選択された方法による指示・問合せを実行す
る（Ｓ２７）。なお、Ｓ２７の指示問合せ方法選択・実
行処理はＳ１８及びＳ２１と同一であり、その詳細につ
いては図１４を用いて一括して説明する。

【００５０】図１４は、図１１中の指示問合せ方法選択
・実行処理における詳細な処理の流れを示すフローチャ
ートである。同図中、最初に図３の指示・問合せ先呼出
し部３５は、Ｓ１７またはＳ２０、Ｓ２６において、指
示・問合せメニューを表示した後、指示・問合せ方法の
選択を要求し（Ｓ８１）、担当者が電話呼出し用のアイ
コン４８を選択すると、図１の指示・問合せ情報記憶手
段２６に記憶されている担当者宛先情報８０（図９
（ａ）または図９（ｂ））に基づき、指示・問合せ相手
の電話番号８２を取り出してオートダイヤルを行ない
（Ｓ８２）、相手の電話を呼び出して、Ｓ８１へ戻る。
Ｓ８１で、担当者が電子対話開始用のアイコン４９を選
択した場合には、指示・問合せ先呼出し部３５が担当者
宛先情報８０に基づき、相手が使用している情報処理装
置１のネットワークアドレス８３を取り出し、相手の情
報処理装置１へ図１０に示した電子対話開始通知１０２
を送信する（Ｓ８３）と共に、電子対話プログラム１０
を呼出し（Ｓ８４）、図４（ｇ），図４（ｊ）及び図７
（ｈ）に示すように電子対話の操作が可能となる（Ｓ８
５）。Ｓ８１で、担当者がメール送信用のアイコン５０
を選択した場合には、図３のメール設定部３６が担当者
宛先情報８０に基づき、相手のメールユーザＩＤ８４を
取り出し、図４（ｈ），図４（ｋ）及び図７（ｉ）に示
すようにメールの設定操作が可能となる（Ｓ８６）。担
当者が送信用のアイコン５６を選択すると、メール設定
部３６が業務データ蓄積交換プログラム（電子メールプ
ログラム）５に依頼してメール情報を図１の担当者別デ
ータ蓄積手段９へ格納することにより、指示・問合せ相
手へメールが送信される（Ｓ８７）。この時、業務処理
ＡＰデータはメールの添付ファイルとして上記メール情
報と共に格納される。Ｓ８１で、担当者が指示・問合せ
相手の操作状況の監視設定用のアイコン５１または当該
業務開始の監視設定用のアイコン５２を選択した場合に
は、図３の操作監視設定部３７が図９（ｃ）の操作監視
情報９０を作成し（Ｓ８８またはＳ８９）、図１の指示
・問合せ情報記憶手段２６へ登録する（Ｓ９０）。

【００５１】また、図１１のＳ６の業務選択待ちにおい
て、担当者が図４（ｃ）及び図７（ｃ）に示す終了用の
アイコン５４を選択した場合には、Ｓ２で起動した図３
の指示・問合せ応答手段４を停止し（Ｓ２８）、図１４
のＳ９０で図１の指示・問合せ情報記憶手段２６に記憶
されている操作監視情報８０のうち、当該担当者が監視
設定者として登録した情報を全て消去する（Ｓ２９）。
以上のように本実施例においては、指示・問合せ相手の
操作状況監視や特定業務開始の監視を行う際には、監視
設定者が操作中である間のみ当該監視を有効なものとし
ている。

【００５２】図１５は、図３中の指示・問合せ応答手段
４における処理の流れを示すフローチャートである。図
１１のＳ２において、指示・問合せ応答手段４がワーク
フロー実行制御手段２によって起動されると、指示・問
合せ受信部３８が他の情報処理装置１からの通知受信待
ちとなる（Ｓ９１）。図１０に示した電子対話開始通知
１０２を受信した場合には、指示・問合せ受信部３８
は、電子対話プログラム１０を呼出し（Ｓ９２）、図６
（ｄ）及び図７（ｌ），図７（ｏ）に示すように電子対
話による操作が可能となる（Ｓ９３）。Ｓ９１で、図１
０に示した操作中通知１０３、操作開始通知１０４、特
定業務開始通知１０５などの操作監視結果通知１０７を
受信した場合には、指示・問合せ受信部３８は図５
（ｂ）に示した通知到着メッセージ５９を表示し（Ｓ９
４）、指示・問合せを行なうか否かの指定を要求する
（Ｓ９５）。担当者が指示・問合せ用のアイコン５８を
選択すると、指示・問合せ受信部３８は、図１０に示し
た各通知情報１００のパラメータ１０１の業務処理ＡＰ
名１０９と業務データ名１１０により、業務処理ＡＰデ
ータの表示を行ない（Ｓ９６）、同じく図１０に示した
通知情報１００のパラメータ１０１の通知元担当者名１
０６を指示・問合せ先担当者名として取り出した後（Ｓ
９７）、指示・問合せ手段３が起動され、指示・問合せ
先呼出し部３５が図５（ｃ）に示す指示・問合せメニュ
ーを表示し（Ｓ９８）、担当者によって選択された方法
による指示・問合せを実行した後（Ｓ９９）、Ｓ９１に
戻り、再び、通知受信待ちとなる。なお、Ｓ９９は、図
１１のＳ１８及びＳ２１及びＳ２７の処理と同一である
（図１４参照）。また、Ｓ９５で、担当者が中止用のア
イコン５３を選択した場合には、そのまま、Ｓ９１に戻
り、再び、通知受信待ちとなる。また図１１のＳ２８に
おいてワークフロー実行制御手段２により指示・問合せ
応答手段４が停止されると、Ｓ９１の通知受信待ちが終
了となる。

【００５３】以上のように、本実施例によれば、ワーク
フロー管理に基づいて業務を実行する担当者が、自己の
業務について、以前に携わった担当者に問合せたい場合
や、今後引き継いでもらう担当者に指示したい場合に、
相手の電話番号やネットワークアドレスなどの宛先情報
がワークフロー管理情報に基づいて自動的に検索される
とともに、ワークフロー管理に基づく業務実行状態に応
じて、問合せや指示に必要なデータが相手に自動的に送
られるため、担当者は、簡単な操作で、しかも迅速かつ
確実な問合せや指示を行なうことができる。また、指示
・問合せしたい相手がワークフロー管理に基づいた業務
の実行状態にあることを確認するための設定や、指示・
問合せを行ないたい特定の業務の操作開始時点を知るた
めの設定を行なうことが可能なため、相手の操作状況に
合わせた指示・問合せを行うことが可能となり、両者の
コミュニケーションの円滑化を図ることができる。

【００５４】

【発明の効果】以上詳しく説明したように、本発明のワ
ークフロー管理システムによれば、あらかじめ定められ
たワークフローに基づき、ネットワークを介して接続さ
れた多数の情報処理装置でそれぞれ個別に実行される個
々の業務の連携管理を行うワークフロー管理システムに
おいて、異なる担当者が割り付けられた互いに関連性を
有する複数の業務の実行に際して、当該業務の内容につ
いての指示および問合せに伴って各々の担当者の間で行
われるコミュニケーション処理（画面，ウィンドウ，ア
プリケーションプログラムなどの共有による情報交換
や、電子メールによる情報交換など）を統一管理するコ
ミュニケーション管理手段を具備する構成としたことに
より、ワークフローに基づいて連携管理されている個々
の業務を実行する担当者間で、当該業務に関連する指示
および問合せに伴うコミュニケーションを容易かつ効率
的に行うことができるという効果が得られる。なお、コ
ミュニケーション管理手段によって、以下に例示する具
体的な効果が得られる。

【００５５】・第１の業務を割り付けられた第１の担当
者から他の第２の業務の内容に対する指示および問合せ
の操作が行われたとき、前記第２の業務を割り付けられ
た第２の担当者を自動的に検索した後、前記第１および
第２の担当者の間のコミュニケーション処理を開始させ
ることにより、事前に相手の電話番号やネットワークア
ドレスなどの宛先情報を調べる手間が省け、簡単で迅速
な指示および問合せを行うことができるという効果が得
られる。・前記第１の担当者によって指定されたタイミングで前
記第１および第２の担当者の間のコミュニケーション処
理を開始させることにより、相手の操作状況などに合わ
せて指示および問合せを行うことが可能となる。例え
ば、前記第２の担当者が前記第２の業務を新規にまたは
継続して開始する時点を前記タイミングとすれば、両者
のコミュニケーションの円滑化を図ることができるとい
う効果が得られる。・前記第１および第２の担当者の間のコミュニケーショ
ン処理が開始されるとき、前記第１の担当者によって指
定された情報を前記第１および第２の担当者に提示する
ことにより、さらに綿密で確実性の高い指示および問合
せを行うことができるという効果が得られる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明のワークフロー管理システムの一実施例
の全体的な構成を示すブロック図である。

【図２】図１中の情報処理装置およびファイルサーバ装
置の細部構成を示すブロック図である。

【図３】本発明のワークフロー管理システムに特有な部
分の詳細構成を示すブロック図である。

【図４】本発明のワークフロー管理システムにおける操
作表示画面の状態遷移についての説明図（その１）であ
る。

【図５】本発明のワークフロー管理システムにおける操
作表示画面の状態遷移についての説明図（その２）であ
る。

【図６】本発明のワークフロー管理システムにおける操
作表示画面の状態遷移についての説明図（その３）であ
る。

【図７】本発明のワークフロー管理システムにおける操
作表示画面の状態遷移についての説明図（その４）であ
る。

【図８】本発明のワークフロー管理システムを制御する
ための管理情報の一実施例を示す図（その１）である。

【図９】本発明のワークフロー管理システムを制御する
ための管理情報の一実施例を示す図（その２）である。

【図１０】本発明のワークフロー管理システムを制御す
るための管理情報の一実施例を示す図（その３）であ
る。

【図１１】図３中のワークフロー実行制御手段および指
示・問合せ手段による全体的な処理の流れを示すフロー
チャートである。

【図１２】図１１中の業務実行制御情報更新処理におけ
る詳細な処理の流れを示すフローチャートである。

【図１３】図１１中の操作監視情報チェック処理におけ
る詳細な処理の流れを示すフローチャートである。

【図１４】図１１中の指示問合せ方法選択・実行処理に
おける詳細な処理の流れを示すフローチャートである。

【図１５】図３中の指示・問合せ応答手段における処理
の流れを示すフローチャートである。

【図１６】一般的なワークフロー管理システムにおける
ワークフローのグラフィック・イメージによる表現およ
び定義の一例を示す図である。

【符号の説明】

１情報処理装置２ワークフロー実行制御手段３指示・問合せ手段４指示・問合せ応答手段５業務データ蓄積交換プログラム（電子メールプログ
ラム）６業務処理ＡＰ７ファイルサーバ装置８ワークフロー管理情報記憶手段９担当者別データ蓄積手段１０電子対話プログラム１１入力部１２処理部１３内部メモリ１４外部記憶部１５表示部１６出力部１７通信制御部１８ネットワーク１９キーボード２０ポインティングデバイス２１ＣＲＴ２２液晶２３プリンタ２４外部記憶装置２５ネットワークアダプタ２６指示・問合せ情報記憶手段３０ワークフロー制御部３１業務一覧表示部３２業務処理実行部３３メール表示部３４操作監視結果通知部３５指示・問合せ先呼出し部３６メール設定部３７操作監視設定部３８指示・問合せ受信部４０ワークフロー管理起動用アイコン４１担当者名４２パスワード４３業務一覧４４業務処理ＡＰ操作画面４５前担当者指示・問合せ用アイコン４６業務引渡し指定用アイコン４７次担当者指示・問合せ用アイコン４８電話呼出し用アイコン４９電子対話開始用アイコン５０メール送信用アイコン５１指示・問合せ相手操作監視設定用アイコン５２当該業務開始監視設定用アイコン５３中止用アイコン５４終了用アイコン５５指示棒５６メール送信用アイコン５７メール表示画面５８指示・問合せ用アイコン５９通知到着メッセージ６０ワークフロー管理情報６１ワークフロー名６２先頭ノード番号６３最終ノード番号６４ヘッダ情報６５リンク情報６７ノード番号６８担当者名６９リンク先ノード番号７０業務実行制御情報７１業務名７２ワークフロー名７３発信者名７４発信者ノード番号７５受信者名７７受信者ノード番号７７業務処理ＡＰ名７８業務データ名８０担当者宛先情報８１担当者名８２電話番号８３ネットワークアドレス８４メールユーザＩＤ８５ＮＯＳユーザＩＤ９０操作監視情報９１監視設定者名９２監視対象者名９３業務名９４業務処理ＡＰ名９５業務データ名９６特定業務監視有無１００通知情報１０１パラメータ１０２電子対話開始通知１０３操作中通知１０４操作開始通知１０５特定業務開始通知１０６通知元担当者名１０７操作監視結果通知１０８業務名１０９業務処理ＡＰ名１１０業務データ名Ｗ０ワークフロー図Ｗ１ノードＷ２リンクＷ３担当者名Ｓ１〜Ｓ９９処理の各ステップ。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者中山良幸神奈川県川崎市麻生区王禅寺1099番地株式会社日立製作所システム開発研究所内 (72)発明者森賢二郎神奈川県川崎市麻生区王禅寺1099番地株式会社日立製作所システム開発研究所内 (72)発明者亀田正美神奈川県横浜市戸塚区戸塚町5030番地株式会社日立製作所ソフトウェア開発本部内

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】あらかじめ定められたワークフローに基
づき、ネットワークを介して接続された多数の情報処理
装置でそれぞれ個別に実行される個々の業務の連携管理
を行うワークフロー管理システムにおいて、異なる担当者が割り付けられた互いに関連性を有する複
数の業務の実行に際して、当該業務の内容についての指
示および問合せに伴って各々の担当者の間で行われるコ
ミュニケーション処理を統一管理するコミュニケーショ
ン管理手段を具備する構成としたことを特徴とするワー
クフロー管理システム。
【請求項２】前記コミュニケーション処理として、画
面，ウィンドウ，アプリケーションプログラムなどの共
有による情報交換や、電子メールによる情報交換などを
行うことを特徴とする請求項１記載のワークフロー管理
システム。
【請求項３】前記コミュニケーション管理手段は、第
１の業務を割り付けられた第１の担当者から他の第２の
業務の内容に対する指示および問合せの操作が行われた
とき、前記第２の業務を割り付けられた第２の担当者を
自動的に検索した後、前記第１および第２の担当者の間
のコミュニケーション処理を開始させることを特徴とす
る請求項１または２記載のワークフロー管理システム。
【請求項４】前記コミュニケーション管理手段は、前
記第１の担当者によって指定されたタイミングで前記第
１および第２の担当者の間のコミュニケーション処理を
開始させることを特徴とする請求項３記載のワークフロ
ー管理システム。
【請求項５】前記第２の担当者が前記第２の業務を新
規にまたは継続して開始する時点を前記タイミングとす
ることを特徴とする請求項４記載のワークフロー管理シ
ステム。
【請求項６】前記コミュニケーション管理手段は、前
記第１および第２の担当者の間のコミュニケーション処
理が開始されるとき、前記第１の担当者によって指定さ
れた情報を前記第１および第２の担当者に提示すること
を特徴とする請求項３〜５のいずれか一項記載のワーク
フロー管理システム。