JP2008217719A - ワークフロー管理システム、管理サーバ、担当者端末、ワークフロー管理システムの進捗管理方法、管理サーバの進捗管理方法、及び管理サーバの進捗管理プログラム - Google Patents

ワークフロー管理システム、管理サーバ、担当者端末、ワークフロー管理システムの進捗管理方法、管理サーバの進捗管理方法、及び管理サーバの進捗管理プログラム Download PDF

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Abstract

【課題】タスクの情報を自動的に電子文書化し、進捗報告を通知することができるワークフロー管理システム、管理サーバ、ワークフロー管理システムの進捗管理方法、管理サーバの進捗管理方法、及び管理サーバの進捗管理プログラムを提供する。
【解決手段】ワークフロー管理システム１は、ワークフローを構成する階層構造を有するタスクのタスク情報２１を管理する管理サーバ１００と、前記タスクの進捗報告を確認する端末３００とを有するシステムであって、回覧ルート情報２３を保持する回覧ルート情報保持手段５２と、ユーザからの要求に従ってタスク情報２１を取得するタスク情報取得手段６１と、タスク情報２１と回覧ルート情報２３とを基に進捗報告情報２７を生成する進捗報告情報生成手段６２と、進捗報告情報２７を回覧ルート情報２３を基に端末３００へ通知する進捗報告通知手段６３とを有することを特徴とする。
【選択図】図６

Description

本発明は、階層構造を有する複数個のタスクで構成されたワークフローを管理するワークフロー管理システムに関するものである。
昨今、製品開発などのプロジェクトは、数多くのタスク（作業工程）から構成され、かつ複数の部門・部署の担当者が関わることによって、複雑化してきている。
このような背景から、プロジェクトを効率良く管理し遂行するために、プロジェクトの管理を支援するシステムとして、階層構造を有する複数個のタスクで構成されたワークフローを管理するワークフロー管理システムが、実際の業務で使用されている。
プロジェクトを効率良く遂行するためには、ワークフロー管理システムが有するワークフロー管理機能の他、ワークフローを構成する各タスクの進捗状況を管理する点が重要である。
そのため、例えば、特許文献１には、「作業の停滞やもれを防ぎ、作業効率を向上させる」ことを目的とし、「文書の審査者、承認者に対して審査・承認依頼通知等を行うための審査・承認依頼通知手段を有し、審査・承認依頼通知手段によって、複数の審査・承認依頼について、予め定めた条件に基づいて依頼を結合し、審査・承認者に対して一括して審査・承認依頼通知を行う」と言うワークフロー管理システムが提案されている。
このように、従来のワークフロー管理システムでは、タスクが完了した際に、担当者によって作業完了報告の審査・承認依頼を申請し、申請された審査・承認依頼がプロジェクトの管理者へ通知することで、タスクの進捗管理を実現している。
特開２００２−２７９３３５号公報
しかしながら、実際に効率良くプロジェクトを遂行するために行うタスクの進捗管理では、従来のワークフロー管理システムにより行っているタスク完了報告ではなく、日常において定期的に行う日報、週報、月報などのような中間報告が重要である。
このような中間報告を担当者が行う場合、担当しているタスクの進捗状態には、完了しているもの、作業中（未完了）のもの、未着手のものなどが存在する。
よって、特許文献１に提案されているような従来のワークフロー管理システムでは、担当者によってタスクの進捗報告を行う場合、その都度、自身が担当している複数のタスクについて進捗状況を確認し、これらのタスクについて進捗報告を行う文書を作成した上で、プロジェクトの管理者へ、作成した文書を通知（確認を依頼する）することとなる。この作業は、業務の中で定期的に行わなければならず、担当者にとって煩雑な作業である。
本発明では、上記従来技術の問題点を鑑み、タスクの情報を自動的に電子文書化し、タスクの進捗報告を通知することができるワークフロー管理システム、管理サーバ、ワークフロー管理システムの進捗管理方法、管理サーバの進捗管理方法、及び管理サーバの進捗管理プログラムを提供することを目的とする。
上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムは、データベースに格納された、ワークフローを構成する階層構造を有するタスクに関する情報を管理する管理サーバと、前記管理サーバにより管理される前記タスクにおける進捗報告を確認する端末とがネットワークに接続されるワークフロー管理システムであって、前記タスクの進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報を保持する回覧ルート情報保持手段と、ユーザの要求に従って、進捗報告を行う対象となる前記タスクに関連する情報であるタスク情報を前記データベースから取得するタスク情報取得手段と、前記タスク情報取得手段により取得された前記タスク情報と、前記回覧ルート情報保持手段から読み出した前記回覧ルート情報とを基に、前記タスクの進捗報告である進捗報告情報を生成する進捗報告情報生成手段と、前記進捗報告情報生成手段により生成された前記進捗報告情報を、前記回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って前記端末へ通知する進捗報告通知手段とを有することを特徴とする。
これによって、本発明のワークフロー管理システムは、進捗報告を行う対象となるタスクに関する情報を取得し、進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報に従って、取得したタスクに関する情報から、回覧ルートに対応した、タスクの進捗状況を報告する情報を生成し、生成した進捗状況を報告する情報を通知することにより、タスクの情報を自動的に電子文書化し、進捗報告を通知することができる。
また、上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムは、前記タスク情報取得手段において、進捗報告を行う対象である前記タスクが、前記タスクの下位に位置する下位タスクを有するタスクであった場合に、前記タスク情報と前記下位タスクのタスク情報とを、前記データベースから取得することを特徴とする。
これによって、本発明のワークフロー管理システムは、進捗報告を行う対象とする親タスクを構成する子タスクを含めたタスク群を一括して進捗報告を行う対象とし、進捗状況を報告する情報を生成するときに必要なタスク情報を取得することができる。
よって、担当者は、プロジェクトの見直しによるタスクの追加や削除など、担当するタスクに変化があった場合でも、正確に担当するタスクの進捗報告を行うことができる。
また、上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムは、前記データベースから前記タスク情報を取得するための条件を示す前記タスク情報の取得条件を保持するタスク情報取得条件保持手段を有し、前記タスク情報取得手段において、前記タスク情報を前記データベースから取得するときに、前記タスク情報取得条件保持手段から読み出した前記タスク情報の取得条件に従って、前記データベースから、該当する前記タスク情報を取得することを特徴とする。
これによって、本発明のワークフロー管理システムは、進捗報告を行う対象とするタスク群の中から、更に、担当者が設定した所定の条件に従って、進捗状況を報告する情報を生成するときに必要なタスクに絞り込み、必要なタスク情報のみを取得することができる。
よって、担当者は、適切な情報量でタスクの進捗報告を行うことができる。
また、上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムは、進捗報告の通知を定期的に行う期間を示す進捗報告の通知タイミング情報を保持する通知タイミング情報保持手段を有し、前記通知タイミング情報保持手段から読み出した前記通知タイミング情報が示す期間に従って、定期的に、前記タスク情報取得手段により前記タスク情報を前記データベースから取得し、前記進捗報告情報生成手段により、前記タスク情報と前記回覧ルート情報とを基に前記進捗報告情報を生成し、前記進捗報告通知手段により前記進捗報告通知情報を、前記回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って前記端末へ通知することを特徴とする。
これによって、本発明のワークフロー管理システムは、担当者が設定した進捗報告の通知を行うタイミングに従って、生成された進捗状況を報告する情報を、定期的に管理者へ通知することができる。
よって、担当者は、日報、週報、月報など、進捗報告を通知するタイミングが異なる報告に対して柔軟に対応することができる。
上記目的を達成するため、本発明の管理サーバは、タスクにおける進捗報告を確認する端末とネットワークを介して接続される、データベースに格納された、ワークフローを構成する階層構造を有するタスクに関する情報を管理する管理サーバであって、前記タスクの進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報を保持する回覧ルート情報保持手段と、ユーザの要求に従って、進捗報告を行う対象となる前記タスクに関連する情報であるタスク情報を前記データベースから取得するタスク情報取得手段と、前記タスク情報取得手段により取得された前記タスク情報と、前記回覧ルート情報保持手段から読み出した前記回覧ルート情報とを基に、前記タスクの進捗報告である進捗報告情報を生成する進捗報告情報生成手段と、前記進捗報告情報生成手段により生成された前記進捗報告情報を、前記回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って前記端末へ通知する進捗報告通知手段とを有することを特徴とする。
これによって、本発明の管理サーバは、進捗報告を行う対象となるタスクに関する情報を取得し、進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報に従って、取得したタスクに関する情報から、回覧ルートに対応した、タスクの進捗状況を報告する情報を生成し、生成した進捗状況を報告する情報を通知することにより、タスクの情報を自動的に電子文書化し、進捗報告を通知することができる。
また、上記目的を達成するため、本発明の管理サーバは、前記タスク情報取得手段において、進捗報告を行う対象である前記タスクが、前記タスクの下位に位置する下位タスクを有するタスクであった場合に、前記タスク情報と前記下位タスクのタスク情報とを、前記データベースから取得することを特徴とする。
これによって、本発明の管理サーバは、進捗報告を行う対象とする親タスクを構成する子タスクを含めたタスク群を一括して進捗報告を行う対象とし、進捗状況を報告する情報を生成するときに必要なタスク情報を取得することができる。
よって、担当者は、プロジェクトの見直しによるタスクの追加や削除など、担当するタスクに変化があった場合でも、正確に担当するタスクの進捗報告を行うことができる。
また、上記目的を達成するため、本発明の管理サーバは、進捗報告を行う対象である前記タスクの進捗状況を基に前記データベースから前記タスク情報を取得するための条件を示す前記タスク情報の取得条件を保持するタスク情報取得条件保持手段を有し、前記タスク情報取得手段において、前記タスク情報を前記データベースから取得するときに、前記タスク情報取得条件保持手段から読み出した前記タスク情報の取得条件に従って、前記データベースから、該当する前記タスク情報を取得することを特徴とする。
これによって、本発明の管理サーバは、進捗報告を行う対象とするタスク群の中から、更に、担当者が設定した所定の条件に従って、進捗状況を報告する情報を生成するときに必要なタスクに絞り込み、必要なタスク情報のみを取得することができる。
よって、担当者は、適切な情報量でタスクの進捗報告を行うことができる。
また、上記目的を達成するため、本発明の管理サーバは、進捗報告の通知を定期的に行う期間を示す進捗報告の通知タイミング情報を保持する通知タイミング情報保持手段を有し、前記通知タイミング情報保持手段から読み出した前記通知タイミング情報が示す期間に従って、定期的に、前記タスク情報取得手段により前記タスク情報を前記データベースから取得し、前記進捗報告情報生成手段により、前記タスク情報と前記回覧ルート情報とを基に前記進捗報告情報を生成し、前記進捗報告通知手段により前記進捗報告情報を、前記回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って前記端末へ通知することを特徴とする。
これによって、本発明の管理サーバは、担当者が設定した進捗報告の通知を行うタイミングに従って、生成された進捗状況を報告する情報を、定期的に管理者へ通知することができる。
よって、担当者は、日報、週報、月報など、進捗報告を通知するタイミングが異なる報告に対して柔軟に対応することができる。
上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムの進捗管理方法は、データベースに格納された、ワークフローを構成する階層構造を有するタスクに関する情報を管理する管理サーバと、前記管理サーバにより管理される前記タスクにおける進捗報告を確認する端末とがネットワークに接続されるワークフロー管理システムの進捗管理方法であって、該ワークフロー管理システムが、前記タスクの進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報を保持する回覧ルート情報保持手段を有しており、ユーザからの要求に従って、進捗報告を行う対象となる前記タスクに関連する情報であるタスク情報を前記データベースから取得するタスク情報取得手順と、前記タスク情報取得手順により取得された前記タスク情報と、前記回覧ルート情報保持手段から読み出した前記回覧ルート情報とを基に、前記タスクの進捗報告である進捗報告情報を生成する進捗報告情報生成手順と、前記進捗報告情報生成手順により生成された前記進捗報告情報を、前記回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って前記端末へ通知する進捗報告通知手順とを有することを特徴とする。
また、上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムにおける管理サーバの進捗管理方法は、タスクにおける進捗報告を確認する端末とネットワークを介して接続される、データベースに格納された、ワークフローを構成する階層構造を有するタスクに関する情報を管理する、ワークフロー管理システムにおける管理サーバの進捗管理方法であって、該管理サーバが、前記タスクの進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報を保持する回覧ルート情報保持手段を有しており、ユーザからの要求に従って、進捗報告を行う対象となる前記タスクに関連する情報であるタスク情報を前記データベースから取得するタスク情報取得手順と、前記タスク情報取得手順により取得された前記タスク情報と、前記回覧ルート情報保持手段から読み出した前記回覧ルート情報とを基に、前記タスクの進捗報告である進捗報告情報を生成する進捗報告情報生成手順と、前記進捗報告情報生成手順により生成された前記進捗報告情報を、前記回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って前記端末へ通知する進捗報告通知手順とを有することを特徴とする。
これによって、本発明のワークフロー管理システムにおける管理サーバの進捗管理方法は、進捗報告を行う対象となるタスクに関する情報を取得し、進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報に従って、取得したタスクに関する情報から、回覧ルートに対応した、タスクの進捗状況を報告する情報を生成し、生成した進捗状況を報告する情報を通知することにより、タスクの情報を自動的に電子文書化し、進捗報告を通知することができる。
上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムにおける管理サーバの進捗管理プログラムは、タスクにおける進捗報告を確認する端末とネットワークを介して接続される、データベースに格納された、ワークフローを構成する階層構造を有するタスクに関する情報を管理する管理サーバにおける進捗管理プログラムであって、コンピュータが、前記タスクの進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報を保持する回覧ルート情報保持手段を有しており、コンピュータを、ユーザからの要求に従って、進捗報告を行う対象となる前記タスクに関連する情報であるタスク情報を前記データベースから取得するタスク情報取得手段と、前記タスク情報取得手段により取得された前記タスク情報と、前記回覧ルート情報保持手段から読み出した前記回覧ルート情報とを基に、前記タスクの進捗報告である進捗報告情報を生成する進捗報告情報生成手段と、前記進捗報告情報生成手段により生成された前記進捗報告情報を、前記回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って前記端末へ通知する進捗報告通知手段として機能させる。
これによって、本発明のワークフロー管理システムの進捗管理プログラムは、コンピュータを、進捗報告を行う対象となるタスクに関する情報を取得し、進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報に従って、取得したタスクに関する情報から、回覧ルートに対応した、タスクの進捗状況を報告する情報を生成し、生成した進捗状況を報告する情報を通知するように機能させることができる。
よって、本発明のワークフロー管理システムにおける管理サーバの進捗管理プログラムは、コンピュータで、タスクの情報を自動的に電子文書化し、進捗報告を通知すると言う進捗管理機能を実現することができる。
本発明によれば、進捗報告を行う対象となるタスクに関する情報を取得し、進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報に従って、取得したタスクに関する情報から、回覧ルートに対応した、タスクの進捗状況を報告する情報を生成し、生成した進捗状況を報告する情報を通知することにより、タスクの情報を自動的に電子文書化し、タスクの進捗報告を通知することができるワークフロー管理システム、管理サーバ、ワークフロー管理システムの進捗管理方法、管理サーバの進捗管理方法、及び管理サーバの進捗管理プログラムを提供することを目的とする。
以下、本発明の好適な実施の形態（以下、「実施形態」と言う。）について、図面を用いて詳細に説明する。
［第１の実施形態］
＜ワークフロー管理システムのシステム構成＞
まず、本実施形態に係るワークフロー管理システム１のシステム構成について、図１を用いて説明する。
図１は、本発明の第１の実施形態に係るワークフロー管理システム１のシステム構成の一例を示す図である。
本実施形態に係るワークフロー管理システム１は、例えば、担当者（システムを利用するユーザ）が、担当するタスクに関する情報（以下、「タスク情報」と言う。）や進捗報告に関する情報（以下、「進捗報告関連情報」と言う。）を設定する担当者端末２００と、データベースに格納された、ワークフローを構成する階層構造を有するタスクに関する情報を管理する管理サーバ１００と、管理サーバ１００により管理されるタスクの進捗報告を、管理者（システムを利用するユーザ）が確認する管理者端末３００とが、有線及び／又は無線回線により構築されたLAN（Local Area Network）やWAN（Wide Area Network）などのネットワーク（データ通信網）９０に接続されることにより構成される。
このように構成される本実施形態に係るワークフロー管理システム１では、以下に示す手順によって、各タスクの進捗管理を行っている。
（手順１）進捗報告関連情報の設定
担当者端末２００は、担当者（システムを利用するユーザ）から設定された、進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報や、管理者（システムを利用するユーザ）へ進捗報告の通知を定期的に行う期間を示す通知タイミング情報などを管理サーバ１００へ送信する。
（手順２）進捗報告情報の生成
管理サーバ１００は、担当者端末２００から送信された進捗報告関連情報に基づいて、進捗報告を行う対象となるタスクのタスク情報をデータベースから取得し、取得したタスク情報から、回覧ルート情報が示す回覧ルートに対応した進捗状況を報告する情報（以下、「進捗報告情報」と言う。）、すなわち進捗報告用の電子文書（電子文書化された報告書）を生成する。
（手順３）進捗報告の通知
管理サーバ１００は、生成した進捗報告情報（電子文書化された報告書）を、回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って管理者端末３００へ通知する。
（手順４）進捗確認の実施
管理者端末３００は、管理サーバ１００から通知された進捗報告情報（電子文書化された報告書）を受信し、管理者（システムを利用するユーザ）がタスクの進捗報告を確認する。
本実施形態に係るワークフロー管理システム１は、複数個のタスクで構成されたワークフローを管理する機能の他、上記（手順１）〜（手順３）によって、タスクの情報を自動的に電子文書化し、進捗報告を通知すると言う「タスクの進捗管理機能」を実現している。
＜管理サーバ及び担当者端末のハードウェア構成について＞
次に、本実施形態に係るワークフロー管理システム１が有する「タスクの進捗管理機能」において重要な管理サーバ１００及び担当者端末２００のハードウェア構成について、図２を用いて説明する。
図２は、本発明の実施形態１に係るワークフロー管理システム１が有する管理サーバ１００及び担当者端末２００のハードウェア構成の一例を示す図である。
本実施形態に係る管理サーバ１００及び担当者端末２００は、図２に示すように、同一のハードウェアによって構成された情報処理装置である。よって、以下に行うハードウェア構成についての説明では、管理サーバ１００を例に挙げて説明を行い、担当者端末２００については、その説明をもって省略する。
図２に示すように、本実施形態に係る管理サーバ１００は、制御部１１、主記憶部１２、補助記憶部１３、ネットワークI/F１４、外部記憶装置I/F１５、外部装置I/F１６、出力装置I/F１７、及び入力装置I/F１８とから構成されている。
制御部（CPU：Central Processing Unit）１１は、以下に説明する主記憶部１２、補助記憶部１３、及びネットワークI/F１４など、本実施形態に係る管理サーバ１００が有する各装置の制御を行う。また、制御部１１は、主記憶部１２に記憶されたプログラムを実行する装置で、入力装置や記憶装置からデータを受け取り、データを演算・加工した上で、出力装置や記憶装置に出力する（例えば、キーボードで入力した文字をディスプレイに表示するなど）。
主記憶部（ROM：Read Only Memory、RAM：Random Access Memory）１２は、制御部１１が実行するプログラムや関連するデータを記憶（一時的に保持する場合も含む）する装置である。ROMには、制御部１１が実行するプログラムや関連するデータが記憶されており、記憶されたプログラムや関連するデータは、制御部１１により、必要に応じてRAM上へ展開（ロード）され、展開（ロード）されたプログラムや関連するデータは、制御部１１により、演算・加工される。
補助記憶部（HD：Hard Disk）１３は、基本ソフトウェアであるOS（Operating System）やアプリケーションソフトウェアなどを関連するデータとともに記憶する装置である。また、補助記憶部１３には、本実施形態に係る管理サーバ１００が管理する各種情報（例えば、タスク情報や進捗報告関連情報など。）が格納され、データベース（DB：database）やファイルシステム（FS：File System）などにより管理される。
ネットワークI/F１４は、有線及び／又は無線回線などのデータ伝送路により構築されたLAN、WANなどのネットワーク（データ通信網）９０を介して接続された通信機能を有する周辺機器（例えば、担当者端末２００や管理者端末３００など。）と本実施形態に係る管理サーバ１００とのインタフェースである。
外部記憶装置I/F１５は、USB（Universal Serial Bus）などのデータ伝送路を介して接続された外部記憶装置（例えば、記憶メディアドライブなど。）と本実施形態に係る管理サーバ１００とのインタフェースである。
外部装置I/F１６は、USBなどのデータ伝送路を介して接続された外部入力装置（例えば、外付けHDやUSBメモリ、デジタルカメラやスキャナなど。）と本実施形態に係る管理サーバ１００とのインタフェースである。
本実施形態に係る管理サーバ１００は、これらのインタフェースを介して、外部と各種データのやり取り（送受信や読み込み／書き込み）を行っている。
出力装置I/F１７は、専用ケーブルなどのデータ伝送路を介して接続された出力装置（例えば、CRT（Cathode Ray Tube）やLCD（Liquid Crystal Display）など。）と本実施形態に係る管理サーバ１００とのインタフェースである。
入力装置I/F１８は、USBなどのデータ伝送路を介して接続された入力装置（例えば、キーボードやマウスなど。）と本実施形態に係る管理サーバ１００とのインタフェースである。
このように、本実施形態に係る管理サーバ１００は、主記憶部１２や補助記憶部１３などの記憶装置に格納されたプログラムを実行し、各装置を制御することで、以降に説明する「タスクの進捗管理機能」を実現している。
＜ワークフロー管理システムが有する「タスクの進捗管理機能」の主な機能構成について＞
では、図１で説明したシステム構成及び図２で説明したシステムを構成する各装置のハードウェア構成により実現される、本実施形態に係るワークフロー管理システム１が有する「タスクの進捗管理機能」の主要な機能構成について、図３を用いて説明する。
図３は、本発明の第１の実施形態に係るワークフロー管理システム１が有する主な機能構成の一例を示すブロック図である。
図３に示すように、管理サーバ１００は、システムを利用する担当者及び管理者（システムを利用するユーザ）に対してGUI（Graphical User Interface）を提供するGUI提供部１０１と、階層構造を有する複数個のタスクにより構成されたワークフローを管理するワークフローエンジン１０４と、各種のデータベース１０９（以下、「DB」と言う。）とを備えている。
各種DB１０９は、タスク間の依存関係に従ったタスクの実行順書（作業手順）を示すワークフロー情報を格納するワークフローDB１１０と、進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報を格納する回覧ルート情報DB１１１と、タスク情報から進捗報告情報を生成するときに用いる、タスク情報を電子文書化するための文書フォーマットが定義された定義データを、回覧ルートに対応付けて格納する文書フォーマットDB１１２と、ワークフローを構成する各タスクのタスク情報を格納するタスク情報DB１１３と、担当者及び管理者（システムを利用するユーザ）を識別するための識別情報や電子メールアドレスなどのユーザ情報を格納するユーザ情報DB１１４とを備えている。
GUI提供部１０１は、担当者端末２００や管理者端末３００の表示画面（CRTやLCDなどに表示される画面）を描画するためのレンダリングエンジン１０２と、担当者端末２００や管理者端末３００との間で、ネットワーク９０を介して情報のやり取りを行う入出力制御部１０３とを備えている。
ワークフローエンジン１０４は、ワークフローDB１１０に格納されたワークフロー情報の実行や情報更新及びワークフロー情報の追加や削除などを行い、ワークフロー情報を管理するワークフロー管理部１０５と、文書フォーマットDB１１２に格納された定義データの取得やデータ更新及び定義データの追加や削除を行い、文書フォーマットを管理する文書フォーマット管理部１０６と、タスク情報DB１１３に格納されたタスク情報の取得や情報更新及びタスク情報の追加や削除を行い、タスクを管理するタスク管理部１０７と、ユーザ情報DB１１４に格納されたユーザ情報の取得や情報更新及びユーザ情報の追加や削除を行い、ユーザ情報を管理するユーザ管理部１０８とを備えている。
「ワークフローの管理機能」の動作概要としては、GUI提供部１０１が提供するGUIを介して、担当者（システムを利用するユーザ）からのワークフロー実行指示を受け付ける（もしくは、管理サーバ１００内の時計機能を用いて、担当者（システムを利用するユーザ）が予め設定しておいた時間になったときにワークフローの実行を自動的に指示しても良い）。
次に、管理サーバ１００は、受け付けた実行指示に従って、ワークフローエンジン１０４のワークフロー管理部１０５により、ワークフローDB１１０から実行指示を受けたワークフローの情報を検索し、該当するワークフロー情報を実行し、ワークフローエンジン１０４のタスク管理部１０７により、実行指示を受けたワークフローを構成するタスクが、順次、タスク情報DB１１３から読み出され実行される。
その結果、管理サーバ１００は、GUI提供部１０１を介して、担当者端末２００の表示画面に作業を促す旨を表示させ、担当者（システムを利用するユーザ）の作業遂行を支援する。
次に、「タスクの進捗管理機能」の動作概要としては、まず、GUI提供部１０１が提供するGUIを介して、担当者（システムを利用するユーザ）により、進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報や進捗報告の通知を定期的に行う期間を示す通知タイミング情報などの進捗報告関連情報が設定され、GUI提供部１０１の入出力制御部１０３を介して、設定された進捗報告関連情報が担当者端末２００から管理サーバ１００へ送信される。
次に、管理サーバ１００は、時計機能を用いて、送信された進捗報告関連情報の通知タイミング情報を基に、進捗報告の通知を行う時間になったときに、ワークフローエンジン１０４のタスク管理部１０７により、進捗報告を行う対象となるタスクのタスク情報をタスク情報DB１１３から取得し、ワークフローエンジン１０４の文書フォーマット管理部１０６により、進捗報告関連情報の回覧ルート情報が示す回覧ルートに対応付けられた定義データを文書フォーマットDB１１２から取得する。
図４は、本発明の第１の実施形態に係るタスク情報DB１１３に格納されたタスク情報２１のデータ構造の一例を示す図である。
管理サーバ１００が備えるタスク情報DB１１３には、図４に示すようなタスク情報２１がタスク毎に格納されている。
タスク情報２１は、格納されたタスクを識別するための「タスク識別情報（タスクid）」、タスクの名称である「タスク名」、タスク間の階層関係を示す「階層関係情報（親タスクid）」、タスクの開始から完了までの期間を示す「実施期間」、担当者（システムを利用するユーザ）を識別するための「担当者情報（担当者id）」、タスクの進捗状況を示す「進捗状況」などから構成されている。
このように、タスク管理部１０７は、各情報項目を検索キーにして、タスク情報DB１１３を検索することによって、タスクに関する情報を取得することができる。
図３に戻り、管理サーバ１００は、ワークフローエンジン１０４のユーザ管理部１０８により、タスク管理部１０７によって取得されたタスク情報２１に含まれる担当者情報を基に、担当者（システムを利用するユーザ）に関する情報をユーザ情報DB１１４から取得し、進捗報告関連情報の回覧ルート情報（例えば、回覧ルートを識別する識別コードなど。）を基に、管理者（システムを利用するユーザ）に関する情報をユーザ情報DB１１４から取得する。
図５は、本発明の第１の実施形態に係るユーザ情報DB１１４に格納されたユーザ情報２２のデータ構造の一例を示す図である。
管理サーバ１００が備えるユーザ情報DB１１４には、図５に示すようなユーザ情報２２がタスク毎に格納されている。
ユーザ情報２２は、担当者及び管理者（システムを利用するユーザ）を識別するための「ユーザ識別情報（ユーザid）」、担当者及び管理者（システムを利用するユーザ）の名前である「名前」、担当者及び管理者（システムを利用するユーザ）の連絡先の１つである「電子メールアドレス」などから構成されている。
このように、ユーザ管理部１０８は、各情報項目を検索キーにして、ユーザ情報DB１１４を検索することによって、担当者及び管理者（システムを利用するユーザ）に関する情報を取得することができる。
図３に戻り、管理サーバ１００は、ワークフローエンジン１０４のワークフロー管理部１０５により、文書フォーマット管理部１０６によって取得された回覧ルートに対応した文書フォーマットが定義された定義データを基に、タスク管理部１０７によって取得されたタスク情報から進捗報告情報（電子文書化された報告書）を生成し、生成した進捗報告情報（電子文書化された報告書）を管理者端末３００へ通知する。
次に、担当者端末２００は、管理サーバ１００が備えたGUI提供部１０１のレンダリングエンジン１０２により描画されたGUIの画面を表示するブラウザ２０１を備えている。
これによって、担当者（システムを利用するユーザ）は、ブラウザ２０１から、自身が担当するタスクのタスク情報２１の閲覧やタスクの進捗状況の更新（例えば、作業完了（済）／作業中もしくは未着手（未）など、状況に応じて更新。）、及び進捗報告関連情報の設定（例えば、進捗報告の回覧ルート情報や通知タイミング情報などの設定。）などを行うことができる。
次に、管理者端末３００は、担当者端末２００と同じように、管理サーバ１００が備えたGUI提供部１０１のレンダリングエンジン１０２により描画されたGUIの画面を表示するブラウザ３０１を備えている。
これによって、管理者（システムを利用するユーザ）は、ブラウザ３０１から、所定の文書フォーマットに統一された進捗報告情報（電子文書化された報告書）から各担当者（システムを利用するユーザ）が行っているタスクの進捗状況を確認する（以下、「進捗確認」と言う。）ことができる。また、ブラウザ３０１から、日報、週報、月報などのような報告書の種類毎の文書フォーマット設定や報告書の種類毎の回覧ルート設定などを行うことができる。
このように、本実施形態に係るワークフロー管理システム１は、上記に説明した各機能部を実現するプログラムを、主記憶部１２であるRAM上に展開（ロード）し、制御部１１で実行することにより、タスクの情報を自動的に電子文書化し、進捗報告を通知すると言う「タスクの進捗管理機能」を実現している。
＜「タスクの進捗管理機能」の主な機能を構成する手段について＞
では、本実施形態に係るワークフロー管理システム１が有する「タスクの進捗管理機能」の主な機能を構成する各手段について、図６〜１８を用いて説明する。
図６は、本発明の第１の実施形態に係るワークフロー管理システム１が有する主な機能を構成する手段の一例を示すブロック図である。
図６では、本実施形態に係るワークフロー管理システム１が有する「タスクの進捗管理機能」が、主に、担当者端末２００が有する「進捗報告関連情報を設定する機能」と、管理サーバ１００が有する「タスクの情報を電子文書化し、進捗報告の通知を行う機能」とを構成する各手段によって行われる例を示している。
以降に、担当者端末２００が有する手段、管理サーバ１００が有する手段の順に説明を行う。
＜＜担当者端末２００が有する手段＞＞
本実施形態に係る担当者端末２００が有する機能は、タスク情報取得条件設定手段３１、回覧ルート情報設定手段３２、通知タイミング情報設定手段３３、タスク情報取得条件送信手段４１、回覧ルート情報送信手段４２、及び通知タイミング情報送信手段４３とから構成されている。
図７は、本発明の第１の実施形態に係る進捗報告関連情報の設定画面の一例を示す図である。
以下に説明する設定手段３１、３２、及び３３は、図７に示すような、担当者端末２００が有する出力装置I/F１７を介して接続された、CRTやLCDなどの出力装置に表示されたGUI７１によって進捗報告関連情報の設定を行う。このGUI７１は、管理サーバ１００が備えたGUI提供部１０１のレンダリングエンジン１０２により描画される。
タスク情報取得条件設定手段３１は、進捗報告関連情報のうち、タスク情報DB１１３から、進捗報告を行う対象となるタスク情報２１を取得するための条件を示すタスク情報２１の取得条件を設定する。
タスク情報取得条件設定手段３１は、図７の破線枠で示す、GUI７１の進捗報告対象タスクにおける取得条件設定領域７１cに表示された複数個の選択肢（複数個のチェックボックス）の中から、進捗報告の通知を行う担当者（システムを利用するユーザ）によって選択された肢（チェックされたチェックボックス）に対応する取得条件を設定する。
図７では、タスク情報２１の取得条件として、作業完了（完了）／作業処理中もしくは作業未着手（未完了）などのタスクの進捗状況に応じて、「完了／未完了の全て」と「完了したタスク」との２つの条件が設定でき、担当者（システムを利用するユーザ）によって「完了／未完了の全て」が条件として設定された例を示している。このとき、タスク情報取得条件設定手段３１が選択された取得条件として受け取った設定値は、チェックボックスの選択による入力であるため、選択肢を識別する識別コードが対応する条件値である。ここで言う「条件値」とは、後に、管理サーバ１００において、タスク情報DB１１３からタスク情報２１を取得するときに、取得するタスク情報２１を絞り込むための検索キーである。例えば、担当者（システムを利用するユーザ）の名前を示す"武田"などの文字列やタスクの進捗状況を示す"済"／"未"などの文字である。
図８は、本発明の第１の実施形態に係る進捗報告を行う対象とするタスクの閲覧画面の一例（その１：登録された全てのタスクを表示）を示す図である。
本実施形態に係るワークフロー管理システム１では、図７の破線枠に示す、GUI７１の進捗報告対象のタスク選択領域７１aに表示された複数個の選択肢（複数個のチェックボックス）の中から、進捗報告の通知を行う担当者（システムを利用するユーザ）によって選択された肢（チェックされたチェックボックス）に対応する進捗報告を行う対象とするタスクの選択方法を設定する。
図７では、タスクの選択方法として「全てのタスク」と「選択したタスク」との２つの方法が設定でき、担当者（システムを利用するユーザ）によって「全てのタスク」がタスクの選択方法として設定された例を示している。
例えば、図７に示すように、進捗報告を行う対象とするタスクの選択方法を「全てのタスク」として設定した場合、図８に示すタスクの閲覧画面には、現在、担当者（システムを利用するユーザ）が関連するワークフローを構成する全てのタスクが表示される。
図８では、担当者"武田"が関連するワークフローを構成する全てのタスクが表示された例を示している。
図９は、本発明の第１の実施形態に係る進捗報告を行う対象とするタスク選択の様子の一例を示す図である。
また、進捗報告を行う対象とするタスクの選択方法を「選択したタスク」として設定した場合（図示せず）、図７に示す［選択］ボタンが有効となり、担当者（システムを利用するユーザ）がマウスなどのポインティングデバイスを介して選択することで、図９に示すような進捗報告を行う対象とするタスクを個々に選択することができるGUI７１が表示される。
図９では、担当者（システムを利用するユーザ）によって"システムAの開発"のワークフローが、進捗報告を行う対象として選択された例を示している。
また、図９に示すように、タスクを選択したポインティングデバイスであるマウスを右クリックするとメニュー８１が表示され、選択したタスクのタスク情報２１から電子文書化された報告書の生成を実行指示する［文書化］や、電子文書化された報告書の通知を実行指示する［通知］などを選択することで、それぞれの処理を実行することができる。
図６に戻り、タスク情報取得条件設定手段３１は、例えば、図８に示したような担当者（システムを利用するユーザ）が関連する全てのタスクを進捗報告を行う対象として選択された場合に、設定したタスク情報２１の取得条件によって、実際に取得する情報を絞り込む。
図１０は、本発明の第１の実施形態に係る進捗報告を行う対象とするタスクの閲覧画面の一例（その２：担当者のタスクを表示）を示す図である。また、図１１は、本発明の第１の実施形態に係る進捗報告を行う対象とするタスクの閲覧画面の一例（その３：担当者のタスクで未完了なタスクの表示）を示す図である。
図１０では、例えば、タスク情報取得条件設定手段３１によって「担当者」と言う取得条件が設定された場合（図示せず）に、選択された担当者（システムを利用するユーザ）が関連する全てのタスクの中から、担当するタスクのみに絞り込んだ様子（図中の破線）が示されている。
また、図１１では、例えば、タスク情報取得条件設定手段３１によって「担当者」及び「未完了」と言う取得条件が設定された場合（図示せず）に、選択された担当者（システムを利用するユーザ）が関連する全てのタスクの中から、担当するタスクで作業中や未着手の進捗状況であるタスクのみに絞り込んだ様子（図中の破線）が示されている。
図６に戻り、このように、担当者端末２００では、タスク情報取得条件設定手段３１によって、担当者（システムを利用するユーザ）が進捗報告の通知を行う前に、進捗報告を行う対象とするタスクの情報量を柔軟に制御することができる。
次に、回覧ルート情報設定手段３２は、進捗報告関連情報のうち、進捗報告を行うときに、進捗報告情報（電子文書化された報告書）が回覧される順序を示す回覧ルート情報を設定する。
図１２は、本発明の第１の実施形態に係る回覧ルート情報の設定画面の一例を示す図である。
本実施形態に係る担当者端末２００は、図７の破線枠で示す、GUI７１の回覧ルート設定領域７１dに表示された［選択］ボタンを、担当者（システムを利用するユーザ）がマウスなどのポインティングデバイスを介して選択することで、図１２に示すような回覧ルートを選択することができるGUI７１が表示される。
回覧ルート情報設定手段３２は、図１２に示すGUI７１の回覧ルート名に表示された複数個の選択肢（複数個のチェックボックス）の中から、進捗報告の通知を行う担当者（システムを利用するユーザ）によって選択された肢（チェックされたチェックボックス）に対応する進捗報告情報（電子文書化された報告書）を回覧する順序を設定する。
図１２では、回覧ルート情報として、各ルートの管理者（システムを利用するユーザ）のメンバーに応じて、「ルート１」、「ルート２」、「ルート３」の３つのルートが設定でき、担当者（システムを利用するユーザ）によって「ルート１」が回覧ルート情報として設定された例を示している。このとき、回覧ルート情報設定手段３２が選択された回覧ルート情報として受け取った設定値は、チェックボックスの選択による入力であるため、選択肢を識別する識別コード、すなわち回覧ルートを識別するための識別コードである。
図１３は、本発明の第１の実施形態に係る回覧ルート情報DB１１１に格納された回覧ルート情報２３のデータ構造の一例を示す図である。
管理サーバ１００が備える回覧ルート情報DB１１１には、図１３に示すような回覧ルート情報２３がルート毎に格納されている。
回覧ルート情報２３は、管理者（システムを利用するユーザ）によって予め設定された回覧ルートを識別するための「回覧ルート識別情報（ルートid）」、回覧ルートの名称である「回覧ルート名」、及び回覧ルート（報告書の回覧順序）の中で進捗確認を行う管理者（システムを利用するユーザ）の名前を示す「管理者」などから構成されている。
回覧ルート情報設定手段３２によって設定された回覧ルートを識別するための識別コードとは、「回覧ルート識別情報（ルートid）」であり、GUI７１のチェックボックスを選択することで設定される。
図６に戻り、このように、本実施形態に係る担当者端末２００では、回覧ルート情報設定手段３２によって、担当者（システムを利用するユーザ）が進捗報告の通知を行う前に、進捗報告情報（電子文書化された報告書）を回覧する順序を簡便に決定することができる。
次に、通知タイミング情報設定手段３３は、進捗報告関連情報のうち、進捗報告の通知を定期的に行う期間、すなわち、進捗報告を行う対象となるタスクのタスク情報２１をタスク情報DB１１３から取得し、取得したタスク情報２１から進捗報告情報（電子文書化された報告書）を生成し、生成した進捗報告情報（電子文書化された報告書）を通知する処理手順を定期的に行う期間を示す通知タイミング情報を設定する。
通知タイミング情報設定手段３３は、図７の破線枠で示す、GUI７１の通知タイミング設定領域７１bに設けられたテキストボックスに入力された日数を、進捗報告の通知を行う期間として設定する。
図７では、通知タイミング情報として、日報、週報、月報などの報告書の種類に応じて適切な日数が設定でき、担当者（システムを利用するユーザ）によって、週報に対応した「７日」が進捗報告の通知を行う期間として設定された例を示している。このとき、通知タイミング情報設定手段３３が日数として受け取った設定値は、テキストボックスからの入力値であるためテキスト形式の整数値となる。
図６に戻り、このように、本実施形態に係る担当者端末２００では、通知タイミング情報設定手段３３によって、担当者（システムを利用するユーザ）が進捗報告の通知を行う前に、進捗報告の通知に関する処理手順をどの程度の期間毎に行うかを柔軟に設定することができる。
次に、本実施形態に係る担当者端末２００は、各設定手段３１、３２、及び３３によって設定された進捗報告関連情報を、管理サーバ１００へ送信する各送信手段４１、４２、及び４３を有している。
タスク情報取得条件送信手段４１は、タスク情報取得条件設定手段３１により設定されたタスク情報２１の取得条件（例えば、設定値として受け取った文字や文字列。）を、ネットワークI/F１４からネットワーク９０を介して管理サーバ１００へ送信する。
回覧ルート情報送信手段４２は、回覧ルート情報設定手段３２により設定された回覧ルート情報２３（「回覧ルート識別情報（ルートid）」）を、ネットワークI/F１４からネットワーク９０を介して管理サーバ１００へ送信する。
通知タイミング情報送信手段４３は、通知タイミング情報設定手段３３により設定された通知タイミング情報（例えば、設定値として受け取った整数値。）を、ネットワークI/F１４からネットワーク９０を介して管理サーバ１００へ送信する。
これらの各送信手段４１、４２、及び４３は、担当者（システムを利用するユーザ）が図７に示すGUI７１を介して進捗報告関連情報の設定を行った後、設定内容が確定した場合に、図中の右下に示す［OK］ボタンがマウスなどのポインティングデバイスを介して選択することで、設定された進捗報告関連情報を管理サーバ１００へ送信する。本実施形態に係る担当者端末２００では、進捗報告関連情報の各情報項目に対応した送信手段を有する構成を例に挙げているが、進捗報告関連情報を一括して送信する手段としても良い。
図６に戻り、このように、本実施形態に係る担当者端末２００は、GUI７１を介して設定された進捗報告関連情報を、各送信手段４１、４２、及び４３によって管理サーバ１００へ送信する。
＜＜管理サーバ１００が有する手段＞＞
本実施形態に係る管理サーバ１００が有する機能は、タスク情報取得条件保持手段５１、回覧ルート情報保持手段５２、通知タイミング情報保持手段５３、タスク情報取得手段６１、進捗報告情報生成手段６２、及び進捗報告通知手段６３とから構成されている。
本実施形態に係る管理サーバ１００は、担当者端末２００が有する各送信手段４１、４２、及び４３によって送信された進捗報告関連情報を、管理サーバ１００が有する補助記憶部１３で保持する各保持手段５１、５２、及び５３を有している。
タスク情報取得条件保持手段５１は、担当者端末２００が有するタスク情報取得条件送信手段５１により送信されたタスク情報２１の取得条件（例えば、文字や文字列。）を、管理サーバ１００が有する補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置に保持する。
管理サーバ１００が有する補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置内には、予め、進捗報告関連情報の「タスク情報取得条件」、「回覧ルート」、及び「通知タイミング」などの情報を保持するために、情報項目毎に格納領域が確保されている（例えば、テーブル形式の格納領域など）。
よって、タスク情報取得条件保持手段５１は、担当者端末２００から受信し、主記憶部１２のRAM上に一時保持したタスク情報２１の取得条件（例えば、文字や文字列。）を、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置内の「タスク情報取得条件」の領域に保持する。
回覧ルート情報保持手段５２は、担当者端末２００が有する回覧ルート情報送信手段５２により送信された回覧ルート情報２３（「回覧ルート識別情報（ルートid）」）を、管理サーバ１００が有する補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置に保持する。
回覧ルート情報保持手段５２は、担当者端末２００から受信し、主記憶部１２のRAM上に一時保持した回覧ルート情報２３（「回覧ルート識別情報（ルートid）」）を、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置内の「回覧ルート」の領域に保持する。
通知タイミング情報保持手段５３は、担当者端末２００が有する通知タイミング情報送信手段５３により送信された通知タイミング情報（例えば、進捗報告を通知する期間の日数を示す整数値。）を、管理サーバ１００が有する補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置に保持する。
通知タイミング情報保持手段５３は、担当者端末２００から受信し、主記憶部１２のRAM上に一時保持した通知タイミング情報（例えば、進捗報告を通知する期間の日数を示す整数値。）を、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置内の「通知タイミング」の領域に保持する。
本実施形態に係る管理サーバ１００では、進捗報告関連情報の各情報項目に対応した保持手段を有する構成を例に挙げているが、進捗報告関連情報を一括して保持する手段としても良い。
本実施形態に係る管理サーバ１００は、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置に保持した進捗報告関連情報を基に、以降に説明する「タスクの情報を電子文書化し、進捗報告の通知を行う機能」を実現している。
タスク情報取得手段６１は、タスク情報DB１１３から、進捗報告を行う対象となるタスク情報２１を取得する。
タスク情報取得手段６１は、図８及び９に示すようなGUI７１を介して、担当者（システムを利用するユーザ）によって予め、進捗報告を行う対象とするタスクとして選択された情報を基に、タスク情報DB１１３から該当するタスク情報２１を取得する。
また、タスク情報取得手段６１は、図８に示すように、進捗報告を行う対象として選択されたタスク（図中の"システムAの開発"）が、自身の階層より下位に位置するタスク（以下、「下位タスク」と言う。）を有する場合、選択されたタスク（親タスク）と下位タスク（子タスク）のタスク情報２１を、タスク情報DB１１３から取得する。
図６に戻り、タスク情報取得手段６１は、進捗報告を行う対象とするタスクのタスク情報２１を取得するとき、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置（タスク情報取得条件保持手段５１）から読み出したタスク情報２１の取得条件に従って、タスク情報DB１１３から取得するタスク情報２１を絞り込む。すなわち、選択されたタスクのうち、取得条件に該当するタスクのタスク情報２１のみをタスク情報DB１１３から取得する。
このように、本実施形態に係る管理サーバ１００は、進捗報告を行う対象とするタスク（親タスク）を構成する下位タスク（子タスク）を含めたタスク群を一括して進捗報告を行う対象とし、進捗報告情報（電子文書化された報告書）を生成するときに必要なタスク情報２１を取得することができる。また、管理サーバ１００は、進捗報告を行う対象とするタスク群の中から、更に、担当者（システムを利用するユーザ）が設定した所定の条件（タスク情報２１の取得条件）に従って、進捗報告情報（電子文書化された報告書）を生成するときに必要なタスクに絞り込むことができる。
進捗報告情報生成手段６２は、タスク情報２１から、回覧ルート情報２３が示す回覧ルートに対応した進捗報告情報（電子文書化された報告書）を生成する。そのとき、進捗報告情報生成手段６２は、タスク情報取得手段６１により取得されたタスク情報２１と、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置（回覧ルート情報保持手段５２）から読み出した回覧ルート情報２３（「回覧ルート識別情報（ルートid）」）とを基に、進捗報告情報（電子文書化された報告書）を生成する。
進捗報告情報生成手段６２は、以下に示す手順によって、進捗報告情報（電子文書化された報告書）を生成する。
（手順Ａ）文書フォーマットの決定
補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置（回覧ルート情報保持手段５２）から読み出した回覧ルート情報２３（「回覧ルート識別情報（ルートid）」）を検索キーとして、文書フォーマットDB１１２を検索する。
（手順Ｂ）タスク情報２１の埋め込み
（手順Ａ）の検索によって該当した文書フォーマットが定義された定義データに、タスク情報取得手段６１により取得したタスク情報２１を埋め込み、タスク情報２１から進捗報告情報（電子文書化された報告書）を生成する。
以下に、上記に説明した（手順Ａ）及び（手順Ｂ）について詳細に説明する。
まず、上記（手順Ａ）において、回覧ルート情報２３（「回覧ルート識別情報（ルートid）」）を検索キーに検索する文書フォーマットDB１１２に格納されたデータについて説明する。
図１４は、本発明の第１の実施形態に係る回覧ルートと文書フォーマットとの対応付けを行う設定画面の一例を示す図である。
本実施形態に係る文書フォーマットDB１１２に格納されるデータには、タスク情報２１から進捗報告情報（電子文書化された報告書）を生成するときの書式などを示す文書フォーマットの名称である「文書フォーマット名」と、回覧ルートの名称である「回覧ルート名」の２つがある。
文書フォーマットDB１１２に格納されるデータは、図１４に示すようなGUI７１を介して、管理者（システムを利用するユーザ）により予め設定される。例えば、図中に示す「文書フォーマット名」は、日報、週報、月報などの報告書の種類に応じて、"フォーマット１"、"フォーマット２"、"フォーマット３"のような、書式を識別する情報である文字列をGUI７１のテキストボックスに入力することで設定できる。また、図中に示す「回覧ルート名」は、それぞれの書式に従って生成した進捗報告情報（電子文書化された報告書）を、どのルートに従って進捗報告を行うかを考慮し、"ルート１"、"ルート２"、"ルート３"のような、回覧ルートを識別する情報である文字列をテキストボックスに入力することで、文書フォーマットと回覧ルートとを対応付けて設定できる。
図１４では、"ルート１"に従って進捗報告を行うときには、"フォーマット１"の書式に従って進捗報告情報（電子文書化された報告書）を生成し、"ルート１"又は"ルート２"に従って進捗報告を行うときには、"フォーマット２"の書式に従って進捗報告情報（電子文書化された報告書）を生成するように、文書フォーマットと回覧ルートとを対応付けて設定された例を示している。
図１５は、本発明の第１の実施形態に係る文書フォーマットDB１１２のデータ構造の一例を示す図である。
図１４において説明した方法によって設定された結果、文書フォーマットDB１１２には、図１５に示すような、回覧ルートと文書フォーマットとの対応付け情報２４が格納される。
回覧ルートと文書フォーマットとの対応付け情報２４は、回覧ルートと文書フォーマットとの対応付けを識別するための「対応付け識別情報（対応付けid）」、文書フォーマットを識別するための「文書フォーマット識別情報（文書id）」、回覧ルートを識別するための「回覧ルート識別情報（ルートid）」などから構成されている。
図６に戻り、（手順Ａ）として、進捗報告情報生成手段６２は、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置（回覧ルート情報保持手段５２）から読み出した回覧ルート情報２３（「回覧ルート識別情報（ルートid）」）を検索キーとして、文書フォーマットDB１１２を検索する。
その結果、進捗報告情報生成手段６２は、検索キーに該当する文書フォーマットを識別するための「文書フォーマット識別情報（文書id）」を取得する。
例えば、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置（回覧ルート情報保持手段５２）から読み出した回覧ルート情報２３（「回覧ルート識別情報（ルートid）」）が"R002"であった場合に、"R002"を検索キーに、図１５の示す文書フォーマットDB１１２を検索すると、該当する文書フォーマットを識別するための「文書フォーマット識別情報（文書id）」として"D002"を取得することができる。
図６に戻り、進捗報告情報生成手段６２は、（手順Ａ）により、該当する文書フォーマットを識別するための「文書フォーマット識別情報（文書id）」を取得した後、（手順Ｂ）として、該当した文書フォーマットが定義された定義データに、タスク情報取得手段６１により取得したタスク情報２１を埋め込み、タスク情報２１から進捗報告情報（所定の書式で文書化された報告書）を生成する。
図１６は、本発明の第１の実施形態に係る文書フォーマット２５の書式と定義データ２６のデータ構造の一例を示す図である。
（手順Ａ）により取得した、該当する文書フォーマットを識別するための「文書フォーマット識別情報（文書id）」には、図１６の左側に示すような、報告書の書式を示す文書フォーマット２５が定義された、図１６の右側に示す定義データ２６が対応付けられている。
定義データ２６は、タスク情報２１から進捗報告情報（電子文書化された報告書）を生成するときの書式などを示す文書フォーマットが定義されたデータであり、予め、文書フォーマットを識別するための「文書フォーマット識別情報（文書id）」に対応付けて、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置に保持されている。
また、定義データ２６のデータ形式は、例えば、図１６の右側に示すようにXHTML（Extensible HyperText Markup Language）などの「書式などを表現する処理を文字の形で直接書き込むことのできる言語、すなわち拡張可能なマークアップ言語によって記述されたテキストデータなどである。
図１６の右上に示す定義データ２６には、図１６の左上に示す報告書の書式（例えば、パラグラフ（段落）、大見出し、小見出し、箇条書き、強調語句、表、図版などの要素。）がXHTMLのタグと言われる処理符号によって定義されている。
図６に戻り、進捗報告情報生成手段６２は、まず、（手順Ａ）により取得した、該当する文書フォーマットを識別するための「文書フォーマット識別情報（文書id）」を基に、対応する定義データ２６を、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置から主記憶部１２のRAM上に展開（ロード）する。
次に、進捗報告情報生成手段６２は、主記憶部１２のRAM上に展開（ロード）した定義データ２６の記述を構文解析する。このときの構文解析は、定義データ２６を記述した言語が解釈可能なパーサーによって行う。
進捗報告情報生成手段６２は、構文解析を行いながら、定義データ２６内の"｛＄X｝"に該当する情報（例えば、タスク情報２１など。）を埋め込む。
具体的には、図１６の右上に示す定義データ２６の場合、進捗報告情報生成手段６２は、構文解析を行いながら、"｛＄user name｝"を、進捗報告を通知する担当者（システムを利用するユーザ）の名前（文字列）に置き換え、"｛＄Date｝"を、進捗報告を行う日付（文字列）に置き換える。また、"｛＄completed task｝"を作業が完了したタスクの名前（文字列）に置き換え、"｛＄not completed task｝"を作業が未完了の状態（作業中や未着手などの状態）であるタスクの名前（文字列）に置き換える。
図６に戻り、進捗報告情報生成手段６２では、定義データ２６内の"｛＄X｝"を、所定の情報（文字列や数値といった実値）に置き換える変換先として解釈し、"X"に該当する文字列や数値に置き換えることによって、タスク情報取得手段６１により取得したタスク情報２１から進捗報告情報（電子文書化された報告書）を生成している。
このように、本実施形態に係る管理サーバ１００は、所定の書式に従って、タスクの進捗状態を電子文書化することができる。
進捗報告通知手段６３は、進捗報告情報生成手段６２により生成された進捗報告情報（電子文書化された報告書）を、回覧ルート情報２３が示す回覧ルートに従って管理者端末３００へ通知する。
進捗報告通知手段６３は、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置（回覧ルート情報保持手段５２）から読み出した回覧ルート情報２３（「回覧ルート識別情報（ルートid）」）を検索キーとして、回覧ルート情報DB１１１を検索する。
その結果、進捗報告通知手段６３は、検索キーに該当する回覧ルート（報告書の回覧順序）の中で進捗報告を行う管理者（システムを利用するユーザ）の名前を示す「管理者名」を取得する。
次に、進捗報告通知手段６３は、取得した「管理者名」を検索キーとして、ユーザ情報DB１１４を検索する。
その結果、進捗報告通知手段６３は、検索キーに該当する管理者（システムを利用するユーザ）の連絡先の１つである「電子メールアドレス」を取得する。
例えば、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置に格納された回覧ルート情報（「回覧ルート識別情報（ルートid）」）が"R002"であった場合に、"R002"を検索キーに、図１３の示す回覧ルート情報DB１１１を検索すると、該当する回覧ルート（報告書の回覧順序）の中で進捗報告を行う管理者（システムを利用するユーザ）の名前を示す「管理者名」として"山内"及び"前田"を取得することができる。
次に、取得した「管理者名」"山内"及び"前田"を検索キーに、図５に示すユーザ情報DB１１４を検索すると、該当する管理者（システムを利用するユーザ）の連絡先の１つである「電子メールアドレス」として"yamauchi@abc.com"及び"maeta@abc.com"を取得することができる。
進捗報告通知手段６３では、進捗報告情報生成手段６２により生成された進捗報告情報（電子文書化された報告書）を、例えば、取得した管理者（システムを利用するユーザ）の連絡先の１つである「電子メールアドレス」に送信することで、管理者端末３００へ通知している。
図１７は、本発明の第１の実施形態に係る進捗確認の表示画面の一例（その１：回覧ルート１の場合）を示す図である。また、図１８は、本発明の第１の実施形態に係る進捗確認の表示画面の一例（その２：回覧ルート２又は３の場合）を示す図である。
その結果、管理者端末３００では、管理サーバ１００が有する進捗報告通知手段６３により、回覧ルートに従って通知された進捗報告情報（電子文書化された報告書）２７を、図１７及び図１８に示すようなGUI７１を介して、閲覧することができる。
このように、本実施形態に係る管理サーバ１００は、管理者端末３００へ進捗報告を通知することができる。
本実施形態に係るワークフロー管理システム１は、上記に説明した管理サーバ１００及び担当者端末２００のそれぞれが有する各手段を、以下の手順に従って実施することで、「タスクの進捗管理機能」を実現している。
（手順１）進捗報告関連情報の設定
本実施形態に係る担当者端末２００は、タスク情報取得条件設定手段３１によって設定された進捗報告を行う対象とするタスク情報２１の取得条件や、回覧ルート情報設定手段３２によって設定された進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報２３や、通知タイミング情報設定手段３３によって設定された進捗報告の通知を定期的に行う期間を示す通知タイミング情報などの進捗報告関連情報を、各送信手段４１、４２、及び４３によって管理サーバ１００へ送信する。
（手順２）タスク情報２１の取得
本実施形態に係る管理サーバ１００は、担当者端末２００から送信された進捗報告関連情報を、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置（各保持手段５１、５２、及び５３）に保持する。
本実施形態に係る管理サーバ１００は、タスク情報取得手段６１により、進捗報告を行う対象となるタスク情報２１をタスク情報DB１１３から取得する。
このとき、管理サーバ１００は、タスク情報取得手段６１により、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置（タスク情報取得条件保持手段５１）から読み出したタスク情報２１の取得条件に従って、タスク情報DB１１３から取得するタスク情報２１を絞り込む。すなわち、選択されたタスクのうち、取得条件に該当するタスクのタスク情報２１のみをタスク情報DB１１３から取得する。
（手順３）進捗報告情報２７の生成
本実施形態に係る管理サーバ１００は、進捗報告情報生成手段６２により、タスク情報２１から、回覧ルート情報２３が示す回覧ルートに対応した進捗報告情報（電子文書化された報告書）を生成する。
すなわち、管理サーバ１００は、進捗報告情報生成手段６２により、取得されたタスク情報２１と、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置（回覧ルート情報保持手段５２）から読み出した回覧ルート情報２３（「回覧ルート識別情報（ルートid）」）とを基に、進捗報告情報（電子文書化された報告書）２７を生成する。
（手順３−１）文書フォーマット２５の決定
本実施形態に係る管理サーバ１００は、進捗報告情報生成手段６２により、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置（回覧ルート情報保持手段５２）から読み出した回覧ルート情報２３（「回覧ルート識別情報（ルートid）」）を検索キーとして、文書フォーマットDB１１２を検索し、検索の結果、検索キーに該当する文書フォーマット２５を識別するための「文書フォーマット識別情報（文書id）」を取得する。
（手順３−２）タスク情報２１の埋め込み
本実施形態に係る管理サーバ１００は、進捗報告情報生成手段６２により、該当する文書フォーマット２５を識別するための「文書フォーマット識別情報（文書id）」を取得した後、該当する文書フォーマットを識別するための「文書フォーマット識別情報（文書id）」を基に、対応する定義データ２６を、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置から主記憶部１２のRAM上に展開（ロード）する。
次に、管理サーバ１００は、進捗報告情報生成手段６２により、主記憶部１２のRAM上に展開（ロード）した定義データ２６の記述を構文解析する。
このとき、管理サーバ１００は、進捗報告情報生成手段６２により、定義データ２６内の"｛＄X｝"を、所定の情報（文字列や数値といった実値）に置き換える変換先として解釈し、"X"に該当する文字列や数値に置き換えることによって、定義データ２６内の"｛＄X｝"に該当する情報（例えば、タスク情報２１など。）を埋め込み、進捗報告情報（電子文書化された報告書）２７を生成する。
（手順４）進捗報告の通知
本実施形態に係る管理サーバ１００は、生成した進捗報告情報（電子文書化された報告書）２７を、回覧ルート情報２３が示す回覧ルートに従って管理者端末３００へ通知する。
また、本実施形態に係るワークフロー管理システム１では、上記（手順１）において、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置（通知タイミング情報保持手段３３）から読み出した通知タイミング情報の設定値（進捗報告を行う期間を示す日数）に従って、上記（手順２）〜（手順４）までを定期的に実行する。
このように、本実施形態に係るワークフロー管理システム１は、上記に説明した「タスクの進捗管理機能」の（手順１）〜（手順４）により、タスクの情報を自動的に電子文書化し、進捗報告を通知する処理を実現している。
但し、上記（手順１）で説明した処理手順は、進捗報告関連情報を設定する方法の一例であって、本実施形態に係るワークフロー管理システム１では、本発明が目的とする「タスクの情報を自動的に電子文書化し、進捗報告を通知する」と言う機能を実現するために、進捗報告関連情報が補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置に保持されていれば良い。
＜ワークフロー管理システムにおける「タスクの進捗管理機能」の処理手順について＞
これまでに説明した本実施形態に係るワークフロー管理システム１が有する「タスクの進捗管理機能」の具体的な処理手順について、図１９を用いて説明する。
図１９は、本発明の第１の実施形態に係るワークフロー管理システム１の基本処理手順の一例を示すシーケンス図である。
本実施形態に係るワークフロー管理システム１は、例えば、管理サーバ１００が有する補助記憶部１３に格納された「タスクの進捗管理機能」の処理を行う進捗管理プログラムを主記憶部１２であるRAM上に展開（ロード）し、制御部１１で実行する。このとき、以下の処理手順（Ｓ１０１〜Ｓ１１６）が実行される。
まず、本実施形態に係るワークフロー管理システム１における担当者端末２００では、各設定手段３１、３２、及び３３により、タスク情報２１の取得条件、回覧ルート情報２３、及び通知タイミング情報などの進捗報告関連情報が設定される。また、GUI７１を介して、担当者（システムを利用するユーザ）によって、進捗報告を行う対象とするタスクが選択される。
その結果、担当者端末２００は、各送信手段４１、４２、及び４３により、設定された進捗報告関連情報を管理サーバ１００へ送信する（Ｓ１０１）。
それに伴い、本実施形態に係るワークフロー管理システム１における管理サーバ１００は、担当者端末２００から送信された進捗報告関連情報を、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置内の所定の領域に格納し保持する（各保持手段５１、５２、及び５３）。
次に、管理サーバ１００は、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置に保持された進捗報告関連情報のうち、通知タイミング情報が示す期間（進捗報告の通知を行う期間の日数）に従って、以降に説明する処理手順Ｓ１０２〜Ｓ１１６を定期的に実行する。
管理サーバ１００は、ワークフロー管理部１０５により、選択された進捗報告を行う対象となるタスクの情報と、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置（タスク情報取得条件保持手段５１）から読み出したタスク情報２１の取得条件とを基に、タスク管理部１０７へ、進捗報告を行う対象となるタスクのタスク情報２１の取得を要求する（Ｓ１０２）。
タスク管理部１０７は、取得要求に従って、タスク情報DB１１３から該当するタスク情報２１を取得し（Ｓ１０３）、取得したタスク情報２１をワークフロー管理部１０５へ送信する（Ｓ１０４）。
また、タスク管理部１０７は、取得したタスク情報２１の中から、進捗報告の通知を行う担当者（システムを利用するユーザ）の識別情報（担当者情報（担当者id））を基に、ユーザ管理部１０８へ、担当者情報の取得を要求する（Ｓ１０５）。
ユーザ管理部１０８は、取得要求に従って、ユーザ情報DB１１４から該当する担当者情報（例えば、名前や電子メールアドレスなどの担当者（システムを利用するユーザ）固有の情報。）を取得し（Ｓ１０６）、取得した担当者情報をタスク管理部１０８へ送信する。
タスク管理部１０７は、ユーザ管理部１０８から受信した担当者情報を、ワークフロー管理部１０５へ送信する（Ｓ１０７）。
次に、管理サーバ１００は、ワークフロー管理部１０５により、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置（回覧ルート情報保持手段５２）から読み出した回覧ルート情報２３（回覧ルートの識別情報（ルートid））を基に、回覧ルート情報DB１１１から該当する回覧ルート情報２３（例えば、進捗報告を行う管理名などの回覧ルート固有の情報。）を取得する（Ｓ１０８）。
ワークフロー管理部１０５は、取得した回覧ルート情報２３に含まれる「管理名」を基に、ユーザ管理部１０５へ、担当者（システムを利用するユーザ）が指定した回覧ルートにおける管理者情報の取得を要求する（Ｓ１０９）。
ユーザ管理部１０８は、取得要求に従って、ユーザ情報DB１１４から該当する管理者情報（例えば、名前や電子メールアドレスなどの管理者（システムを利用するユーザ）固有の情報。）を取得し（Ｓ１１０）、取得した管理者情報をワークフロー管理部１０５へ送信する（Ｓ１１１）。
次に、管理サーバ１００は、ワークフロー管理部１０５により、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置（回覧ルート情報保持手段５２）から読み出した回覧ルート情報２３（回覧ルートの識別情報（ルートid））を基に、文書フォーマット管理部１０６へ、回覧ルートに対応した文書フォーマット２５が定義された定義データ２６の取得を要求する（Ｓ１１２）。
文書フォーマット管理部１０６は、取得要求に従って、文書フォーマットDB１１２から該当する文書フォーマット２５（タスク情報２１を電子文書化するときの書式）の識別情報（文書id）を検索する。
その結果、文書フォーマット管理部１０６は、検索された文書フォーマット２５の識別情報（文書id）に対応付けられ、予め、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置に保持された定義データ２６を取得する（Ｓ１１３）。
文書フォーマット管理部１０６は、取得した定義データ２６を、ワークフロー管理部１０５へ送信する（Ｓ１１４）。
次に、管理サーバ１００は、ワークフロー管理部１０５により、取得した定義データ２６を構文解析し、その解析結果に基づいて、定義データ２６内の"｛＄X｝"を、タスク情報２１などの所定の情報へ置き換えることで、進捗報告を行う対象となるタスク情報２１から電子文書化された報告書である進捗報告情報２７を生成する（Ｓ１１５）。
次に、管理サーバ１００は、ワークフロー管理部１０５により、生成した進捗報告情報２７（電子文書化された報告書）を、回覧ルート情報２３が示す回覧ルートに従って、管理者端末３００へ通知する（例えば、管理者（システムを利用するユーザ）の電子メールアドレスに送信など。）（Ｓ１１６）。
このように、本実施形態に係るワークフロー管理システム１は、図１９に示す（Ｓ１０１）〜（Ｓ１１６）のによって、進捗報告を行う対象となるタスクのタスク情報２１を取得し、進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報２３に従って、取得したタスク情報２１から、回覧ルートに対応した進捗報告情報２７を生成し、生成した進捗報告情報２７を、進捗報告の通知を定期的に行う期間を示す通知タイミング情報に従って管理者（システムを利用するユーザ）へ定期的に通知すると言う処理を実現している。
＜まとめ＞
以上のように、本発明の第１の実施形態によれば、本実施形態に係るワークフロー管理システム１は、「タスクの進捗管理機能」を、以下の処理手順により実現している。
（手順１）進捗報告関連情報の設定
本実施形態に係る担当者端末２００は、タスク情報取得条件設定手段３１によって設定された進捗報告を行う対象とするタスク情報２１の取得条件や、回覧ルート情報設定手段３２によって設定された進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報２３や、通知タイミング情報設定手段３３によって設定された進捗報告の通知を定期的に行う期間を示す通知タイミング情報などの進捗報告関連情報を、各送信手段４１、４２、及び４３によって管理サーバ１００へ送信する。
（手順２）タスク情報２１の取得
本実施形態に係る管理サーバ１００は、担当者端末２００から送信された進捗報告関連情報を、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置（各保持手段５１、５２、及び５３）に格納し保持する。
本実施形態に係る管理サーバ１００は、タスク情報取得手段６１により、進捗報告を行う対象となるタスク情報２１をタスク情報DB１１３から取得する。
このとき、管理サーバ１００は、タスク情報取得手段６１により、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置（タスク情報取得条件保持手段５１）から読み出したタスク情報２１の取得条件に従って、タスク情報DB１１３から取得するタスク情報２１を絞り込む。すなわち、選択されたタスクのうち、取得条件に該当するタスクのタスク情報２１のみをタスク情報DB１１３から取得する。
（手順３）進捗報告情報２７の生成
本実施形態に係る管理サーバ１００は、進捗報告情報生成手段６２により、タスク情報２１から、回覧ルート情報２３が示す回覧ルートに対応した進捗報告情報（電子文書化された報告書）を生成する。
すなわち、管理サーバ１００は、管理サーバ１００は、進捗報告情報生成手段６２により、取得されたタスク情報２１と、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置（回覧ルート情報保持手段５２）から読み出した回覧ルート情報２３（「回覧ルート識別情報（ルートid）」）とを基に、進捗報告情報（電子文書化された報告書）２７を生成する。
（手順３−１）文書フォーマット２５の決定
本実施形態に係る管理サーバ１００は、進捗報告情報生成手段６２により、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置（回覧ルート情報保持手段５２）から読み出した回覧ルート情報２３（「回覧ルート識別情報（ルートid）」）を検索キーとして、文書フォーマットDB１１２を検索し、検索の結果、検索キーに該当する文書フォーマット２５を識別するための「文書フォーマット識別情報（文書id）」を取得する。
（手順３−２）タスク情報２１の埋め込み
本実施形態に係る管理サーバ１００は、進捗報告情報生成手段６２により、該当する文書フォーマット２５を識別するための「文書フォーマット識別情報（文書id）」を取得した後、該当する文書フォーマットを識別するための「文書フォーマット識別情報（文書id）」を基に、対応する定義データ２６を、補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置から主記憶部１２のRAM上に展開（ロード）する。
次に、管理サーバ１００は、進捗報告情報生成手段６２により、主記憶部１２のRAM上に展開（ロード）した定義データ２６の記述を構文解析する。
このとき、管理サーバ１００は、進捗報告情報生成手段６２により、定義データ２６内の"｛＄X｝"を、所定の情報（文字列や数値といった実値）に置き換える変換先として解釈し、"X"に該当する文字列や数値に置き換えることによって、定義データ２６内の"｛＄X｝"に該当する情報（例えば、タスク情報２１など。）を埋め込み、進捗報告情報（電子文書化された報告書）２７を生成する。
（手順４）進捗報告の通知
本実施形態に係る管理サーバ１００は、生成した進捗報告情報（電子文書化された報告書）２７を、回覧ルート情報２３が示す回覧ルートに従って管理者端末３００へ通知する。
また、本実施形態に係るワークフロー管理システム１では、上記（手順１）において、通知タイミング情報設定手段３３により設定された通知タイミング情報の設定値（進捗報告の通知を行う期間を示す日数）に従って、上記（手順２）〜（手順４）までを定期的に実行する。
このように、本実施形態に係るワークフロー管理システム１は、上記（手順１）〜（手順４）によって、進捗報告を行う対象となるタスクのタスク情報２１を取得し、進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報２３に従って、取得したタスク情報２１から、回覧ルートに対応した進捗報告情報２７を生成し、生成した進捗報告情報２７を、進捗報告の通知を定期的に行う期間を示す通知タイミング情報に従って管理者（システムを利用するユーザ）へ定期的に通知することができる。
よって、本実施形態に係るワークフロー管理システム１は、タスクの情報を自動的に電子文書化し、進捗報告を通知することができる。
第１の実施形態に基づき本発明の説明を行ってきたが、本発明の第１の実施形態に係るワークフロー管理システム１が有する「タスクの進捗管理機能」は、第１の実施形態において説明した管理サーバ１００及び担当者端末２００が有する各処理手順を、それぞれの動作環境（プラットフォーム）にあったプログラミング言語でコード化したプログラムをコンピュータで実行することで実現することができる。よって、本発明の第１の実施形態に係るワークフロー管理システム１が有する「タスクの進捗管理機能」を実行するプログラム（進捗管理プログラム）は、コンピュータが読み取り可能な記憶媒体に格納することができる。
また、本発明の第１の実施形態に係るワークフロー管理システム１が有する「タスクの情報を自動的に電子文書化し、進捗報告を通知する」機能は、主に、管理サーバ１００において実現される機能である。よって、本実施形態において説明した担当者端末２００が有する各設定手段３１、３２、及び３３、並びに各送信手段４１、４２、及び４３は、進捗報告を行う対象とするタスク情報２１の取得条件、進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報２３、進捗報告の通知を定期的に行う期間を示す通知タイミング情報などの進捗報告関連情報を、管理サーバ１００が有する補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置へ格納する方法の一例であり、既に、管理サーバ１００が有する補助記憶部１３などの不揮発性の記憶装置に、進捗報告関連情報が保持されていれば、本実施形態において説明した機能を実現することができる。
最後に、上記各実施形態に挙げた形状に、その他の要素との組み合わせなど、ここで示した要件に、本発明が限定されるものではない。これらの点に関しては、本発明の主旨をそこなわない範囲で変更することが可能であり、その応用形態に応じて適切に定めることができる。
本発明の第１の実施形態に係るワークフロー管理システムのシステム構成の一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態に係るワークフロー管理システムが有する管理サーバ及び担当者端末のハードウェア構成の一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態に係るワークフロー管理システムが有する主な機能構成の一例を示すブロック図である。 本発明の第１の実施形態に係るタスク情報DBに格納されたタスク情報のデータ構造の一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態に係るユーザ情報DBに格納されたユーザ情報のデータ構造の一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態に係るワークフロー管理システムが有する主な機能を構成する手段の一例を示すブロック図である。 本発明の第１の実施形態に係る進捗報告関連情報の設定画面の一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態に係る進捗報告を行う対象とするタスクの閲覧画面の一例（その１：登録された全てのタスクを表示）を示す図である。 本発明の第１の実施形態に係る進捗報告を行う対象とするタスク選択の様子の一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態に係る進捗報告を行う対象とするタスクの閲覧画面の一例（その２：担当者のタスクを表示）を示す図である。 本発明の第１の実施形態に係る進捗報告を行う対象とするタスクの閲覧画面の一例（その３：担当者のタスクで未完了なタスクの表示）を示す図である。 本発明の第１の実施形態に係る回覧ルート情報の設定画面の一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態に係る回覧ルート情報DBに格納された回覧ルート情報のデータ構造の一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態に係る回覧ルートと文書フォーマットとの対応付けを行う設定画面の一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態に係る文書フォーマットDBのデータ構造の一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態に係る文書フォーマットの書式と定義データのデータ構造の一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態に係る進捗確認の表示画面の一例（その１：回覧ルート１の場合）を示す図である。 本発明の第１の実施形態に係る進捗確認の表示画面の一例（その２：回覧ルート２又は３の場合）を示す図である。 本発明の第１の実施形態に係るワークフロー管理システムの基本処理手順の一例を示すシーケンス図である。
符号の説明
１ ワークフロー管理システム
１１ 制御部（CPU）
１２ 主記憶部（ROM,RAM）
１３ 補助記憶部（HD）
１４ ネットワークI/F
１５ 外部記憶装置I/F
１６ 外部装置I/F
１７ 出力装置I/F
１８ 入力装置I/F
２１ タスク情報
２２ ユーザ情報
２３ 回覧ルート情報
２４ 回覧ルートと文書フォーマットとの対応付け情報
２５ 文書フォーマット
２６ 定義データ
２７ 進捗報告情報
３１ タスク情報取得条件設定手段
３２ 回覧ルート情報設定手段
３３ 通知タイミング情報設定手段
４１ タスク情報取得条件送信手段
４２ 回覧ルート情報送信手段
４３ 通知タイミング情報送信手段
５１ タスク情報取得条件保持手段
５２ 回覧ルート情報保持手段
５３ 通知タイミング情報保持手段
６１ タスク情報取得手段
６２ 進捗報告情報生成手段
６３ 進捗報告通知手段
７１ グラフィカルユーザインタフェース（GUI）
７１a 進捗報告対象のタスク選択領域
７１b 通知タイミング設定領域
７１c 進捗報告対象タスクにおける取得条件設定領域
７１d 回覧ルート設定領域
１０１ GUI提供部
１０２ レンダリングエンジン
１０３ 入出力制御部
１０４ ワークフローエンジン
１０５ ワークフロー管理部
１０６ 文書フォーマット管理部
１０７ タスク管理部
１０８ ユーザ管理部
１０９ データベース（DB）
１１０ ワークフローDB
１１１ 回覧ルート情報DB
１１２ 文書フォーマットDB
１１３ タスク情報DB
１１４ ユーザ情報DB
９０ ネットワーク
１００ 管理サーバ（情報処理装置）
２００ 担当者端末（情報処理装置）
２０１ ブラウザ（担当者端末のUI）
３００ 管理者端末（情報処理装置）
３０１ ブラウザ（管理者端末のUI）

Claims (11)

  1. データベースに格納された、ワークフローを構成する階層構造を有するタスクに関する情報を管理する管理サーバと、前記管理サーバにより管理される前記タスクにおける進捗報告を確認する端末とがネットワークに接続されるワークフロー管理システムであって、
    前記タスクの進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報を保持する回覧ルート情報保持手段と、
    ユーザの要求に従って、進捗報告を行う対象となる前記タスクに関連する情報であるタスク情報を前記データベースから取得するタスク情報取得手段と、
    前記タスク情報取得手段により取得された前記タスク情報と、前記回覧ルート情報保持手段から読み出した前記回覧ルート情報とを基に、前記タスクの進捗報告である進捗報告情報を生成する進捗報告情報生成手段と、
    前記進捗報告情報生成手段により生成された前記進捗報告情報を、前記回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って前記端末へ通知する進捗報告通知手段とを有することを特徴とするワークフロー管理システム。
  2. 前記タスク情報取得手段は、
    進捗報告を行う対象である前記タスクが、前記タスクの下位に位置する下位タスクを有するタスクであった場合に、
    前記タスク情報と前記下位タスクのタスク情報とを、前記データベースから取得することを特徴とする請求項１に記載のワークフロー管理システム。
  3. 前記データベースから前記タスク情報を取得するための条件を示す前記タスク情報の取得条件を保持するタスク情報取得条件保持手段を有し、
    前記タスク情報取得手段は、
    前記タスク情報を前記データベースから取得するときに、
    前記タスク情報取得条件保持手段から読み出した前記タスク情報の取得条件に従って、前記データベースから、該当する前記タスク情報を取得することを特徴とする請求項１又は２に記載のワークフロー管理システム。
  4. 進捗報告の通知を定期的に行う期間を示す進捗報告の通知タイミング情報を保持する通知タイミング情報保持手段を有し、
    前記通知タイミング情報保持手段から読み出した前記通知タイミング情報が示す期間に従って、定期的に、前記タスク情報取得手段により前記タスク情報を前記データベースから取得し、前記進捗報告情報生成手段により、前記タスク情報と前記回覧ルート情報とを基に前記進捗報告情報を生成し、前記進捗報告通知手段により前記進捗報告通知情報を、前記回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って前記端末へ通知することを特徴とする請求項１ないし３のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
  5. タスクにおける進捗報告を確認する端末とネットワークを介して接続される、データベースに格納された、ワークフローを構成する階層構造を有するタスクに関する情報を管理する管理サーバであって、
    前記タスクの進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報を保持する回覧ルート情報保持手段と、
    ユーザの要求に従って、進捗報告を行う対象となる前記タスクに関連する情報であるタスク情報を前記データベースから取得するタスク情報取得手段と、
    前記タスク情報取得手段により取得された前記タスク情報と、前記回覧ルート情報保持手段から読み出した前記回覧ルート情報とを基に、前記タスクの進捗報告である進捗報告情報を生成する進捗報告情報生成手段と、
    前記進捗報告情報生成手段により生成された前記進捗報告情報を、前記回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って前記端末へ通知する進捗報告通知手段とを有することを特徴とする管理サーバ。
  6. 前記タスク情報取得手段は、
    進捗報告を行う対象である前記タスクが、前記タスクの下位に位置する下位タスクを有するタスクであった場合に、
    前記タスク情報と前記下位タスクのタスク情報とを、前記データベースから取得することを特徴とする請求項５に記載の管理サーバ。
  7. 前記データベースから前記タスク情報を取得するための条件を示す前記タスク情報の取得条件を保持するタスク情報取得条件保持手段を有し、
    前記タスク情報取得手段は、
    前記タスク情報を前記データベースから取得するときに、
    前記タスク情報取得条件保持手段から読み出した前記タスク情報の取得条件に従って、前記データベースから、該当する前記タスク情報を取得することを特徴とする請求項５又は６に記載の管理サーバ。
  8. 進捗報告の通知を定期的に行う期間を示す進捗報告の通知タイミング情報を保持する通知タイミング情報保持手段を有し、
    前記通知タイミング情報保持手段から読み出した前記通知タイミング情報が示す期間に従って、定期的に、前記タスク情報取得手段により前記タスク情報を前記データベースから取得し、前記進捗報告情報生成手段により、前記タスク情報と前記回覧ルート情報とを基に前記進捗報告情報を生成し、前記進捗報告通知手段により前記進捗報告情報を、前記回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って前記端末へ通知することを特徴とする請求項５ないし７のいずれか一項に記載の管理サーバ。
  9. データベースに格納された、ワークフローを構成する階層構造を有するタスクに関する情報を管理する管理サーバと、前記管理サーバにより管理される前記タスクにおける進捗報告を確認する端末とがネットワークに接続されるワークフロー管理システムの進捗管理方法であって、
    該ワークフロー管理システムは、前記タスクの進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報を保持する回覧ルート情報保持手段を有しており、
    ユーザからの要求に従って、進捗報告を行う対象となる前記タスクに関連する情報であるタスク情報を前記データベースから取得するタスク情報取得手順と、
    前記タスク情報取得手順により取得された前記タスク情報と、前記回覧ルート情報保持手段から読み出した前記回覧ルート情報とを基に、前記タスクの進捗報告である進捗報告情報を生成する進捗報告情報生成手順と、
    前記進捗報告情報生成手順により生成された前記進捗報告情報を、前記回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って前記端末へ通知する進捗報告通知手順とを有することを特徴とするワークフロー管理システムの進捗管理方法。
  10. タスクにおける進捗報告を確認する端末とネットワークを介して接続される、データベースに格納された、ワークフローを構成する階層構造を有するタスクに関する情報を管理する、ワークフロー管理システムにおける管理サーバの進捗管理方法であって、
    該管理サーバは、前記タスクの進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報を保持する回覧ルート情報保持手段を有しており、
    ユーザからの要求に従って、進捗報告を行う対象となる前記タスクに関連する情報であるタスク情報を前記データベースから取得するタスク情報取得手順と、
    前記タスク情報取得手順により取得された前記タスク情報と、前記回覧ルート情報保持手段から読み出した前記回覧ルート情報とを基に、前記タスクの進捗報告である進捗報告情報を生成する進捗報告情報生成手順と、
    前記進捗報告情報生成手順により生成された前記進捗報告情報を、前記回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って前記端末へ通知する進捗報告通知手順とを有することを特徴とする管理サーバの進捗管理方法。
  11. タスクにおける進捗報告を確認する端末とネットワークを介して接続される、データベースに格納された、ワークフローを構成する階層構造を有するタスクに関する情報を管理する管理サーバにおける進捗管理プログラムであって、
    コンピュータは、前記タスクの進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報を保持する回覧ルート情報保持手段を有しており、
    コンピュータを、
    ユーザからの要求に従って、進捗報告を行う対象となる前記タスクに関連する情報であるタスク情報を前記データベースから取得するタスク情報取得手段と、
    前記タスク情報取得手段により取得された前記タスク情報と、前記回覧ルート情報保持手段から読み出した前記回覧ルート情報とを基に、前記タスクの進捗報告である進捗報告情報を生成する進捗報告情報生成手段と、
    前記進捗報告情報生成手段により生成された前記進捗報告情報を、前記回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って前記端末へ通知する進捗報告通知手段として機能させる管理サーバの進捗管理プログラム。
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