JP2002279335A

JP2002279335A - ワークフローシステム

Info

Publication number: JP2002279335A
Application number: JP2001074817A
Authority: JP
Inventors: Minako Kobayashi; みな子小林
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2001-03-15
Filing date: 2001-03-15
Publication date: 2002-09-27

Abstract

(57)【要約】【課題】作業の停滞やもれを防ぎ、作業効率を向上さ
せるワークフローシステムを得る。【解決手段】申請クライアント１は、文書申請のため
の入力装置２、申請情報等を出力する出力装置３、計算
機１１、記憶装置１２有しており、通信ケーブルでネッ
トワーク４に接続されている。入力装置２はキーボード
やマウスのようなポインティングデバイス等であり、出
力装置３はディスプレイ、またはプリンター等である。
本構成のワークフローシステムにおいて、文書の審査
者、承認者に対して審査・承認依頼通知等を行い、一人
の審査者あるいは承認者に対して文書ごとではなく一括
して審査・承認依頼通知を行う。これにより、発生する
申請に対する審査・承認の依頼を一括して通知すること
により、頻繁に依頼が起こることを防止し、作業の効率
を向上させることができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ワークフローシス
テムに関し、例えば、ネットワークを通じて文書の作
成、審査、承認等のフローを電子的に管理するワークフ
ローシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、ワークフローシステムは、あらか
じめ定められた手順（フロー) に従って、業務（ワー
ク) の流れ（ワークフロー) の制御を自動化し、業務を
行う作業者を支援するシステムとして構成される。

【０００３】このワークフローシステムにおいては、業
務は電子化された文書であり、各作業者がその文書を処
理し、定義された回覧ルートに従って次の作業者に回覧
することによってフローが実行される。

【０００４】従来のワークフローシステムでは、各作業
者が文書の処理を終えると、回覧ルートにしたがって次
の作業者に作業を開始するように通知がされ、作業者は
通知を受け取ると自分の作業を実行して次の作業者へ回
覧を行う、というフローを文書一つずつに関してそれぞ
れ行っている。これにより、作業者は、フロー全体を把
握していなくても、自分に通知が来た作業を行うこと
で、業務を停滞させずに行うことができる。さらに、フ
ローに乗っ取って複数人の作業を進めるために、ある一
つの業務について、一人の作業が終わったら自動的に次
の作業者に通知が行くという機能が実現されている。こ
れにより、作業者は、次の作業者へ自分で連絡をする必
要がなく、円滑に業務を進めることができる。

【０００５】本発明と技術分野の類似する公知技術例１
として、承認者へ同時に大量に依頼が発生し、業務が停
滞することを解消するための特開平１１−２１３０５５
号公報がある。ここでは、申請されたデータと同種のデ
ータが次の処理ステップにかかっている場合は、後から
申請されたデータを先に申請されたデータと同列にまと
めて次のステップに渡すことで、同種の、しかも連続し
て発生する処理をまとめられるようにしている。これに
より、申請データを処理する作業者はある程度まとまっ
た単位で申請データを受け取ることができる。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来のワークフローシステムでは、経理事務や各種の承認
が必要な業務においては、一つの部署に所属する多数の
申請者が発行する申請を、部署の上司など少数の決まっ
た承認者がすべて承認処理を行わなければならない場合
が多い。この場合、承認者のもとには１つの承認作業に
ついて１通の承認依頼が届くことになり、申請が大量に
なる場合、ほかの業務の妨げになる可能性がある。ま
た、フローの進行を電子メールで行う場合は、この承認
業務を行う人へのメールの数が膨大となり、かえってフ
ローを停滞なく回すことが不可能になる。

【０００７】上記公知技術例１の特開平１１−２１３０
５５号公報では、作業をする人がどの単位で承認を行う
か、ということのみを対象にしている。このため、作業
者への通知は一括で行うことができない。また、例外的
に処理期限が差し迫っている等で他の処理とは分離した
い場合の対応が困難である。また、まとめて承認処理に
回された複数のデータはその時点で一つの申請データと
して扱われるので、個別に承認、あるいは差し戻し処理
が不可能となる。

【０００８】以上のように、従来のワークフローシステ
ムでは、一人の作業者に大量の回覧作業が発生する場合
に、同種の依頼が同時に大量に発生するので、作業を円
滑に進めることができない、という問題がある。また、
依頼の種類によってある程度の申請を一括承認できるシ
ステムでも、例外的に発生する申請を区別することは不
可能である。

【０００９】本発明は、複数おこる承認依頼について、
あらかじめ定めた条件に基づいてこの依頼を結合し、承
認者にまとめて通知することによって依頼の総数を減ら
し、作業の停滞やもれを防ぎ、作業効率を向上させるワ
ークフローシステムを提供することを第一の目的とす
る。また、申請の種類に応じて一括通知の条件を個別に
設定し、また緊急性の高いものについては申請者がこれ
を明確にし、他の申請とはまとめずに単体でフローを回
すことによって、様々な形態のフローを同一のシステム
上で処理することを第二の目的とする。

【００１０】

【課題を解決するための手段】かかる目的を達成するた
め、請求項１記載のワークフローシステムは、文書の作
成、審査、承認、閲覧などのフローを電子的に管理する
ワークフローシステムにおいて、文書の審査者、承認者
に対して審査・承認依頼通知等を行うための審査・承認
依頼通知手段を有し、審査・承認依頼通知手段は、審査
者・承認者に対して一括して審査・承認依頼通知を行う
ことを特徴としている。

【００１１】請求項２記載の発明は、請求項１記載のワ
ークフローシステムにおいて、作成、申請された文書に
関しての文書の種類、緊急度を含む情報を蓄積する蓄積
手段と、蓄積手段の情報を基に一括で審査・承認依頼を
通知するための文書申請分類手段をさらに有し、文書の
種類と、未通知のまま蓄積された文書数とに応じて一括
して審査・承認依頼通知を行うことを特徴とする。

【００１２】請求項３記載の発明は、請求項２記載のワ
ークフローシステムにおいて、申請した文書に次の作業
者への作業納期を設定する手段をさらに有し、文書申請
分類手段はこの作業納期を管理することにより、審査・
承認依頼通知手段は作業納期に応じて、蓄積された文書
の審査承認依頼通知を行うことを特徴とする。

【００１３】請求項４の発明は、請求項１から３のいず
れか１項記載のワークフローシステムにおいて、文書申
請分類手段は、文書種類によって緊急性を判別し、審査
・承認依頼通知手段は、判別結果に基づいて一括通知と
は別途に個々に審査・承認依頼通知を行うことを特徴と
する。

【００１４】請求項５の発明は、請求項４記載のワーク
フローシステムにおいて、作成した文書に対して、作成
後遅延なく審査・承認のフローを行う文書を指定できる
文書登録手段をさらに有することにより、作成者が自分
の作成した文書の緊急度を設定できることを特徴とす
る。

【００１５】請求項６の発明は、請求項１から３のいず
れか１項記載のワークフローシステムにおいて、審査者
・承認者に対して現在依頼されている業務の一覧を表示
する審査承認依頼文書表示手段をさらに有し、審査承認
依頼文書表示手段は一括して審査承認依頼をされた業務
をそれぞれ分類して表示することを特徴とする。

【００１６】請求項７の発明は、請求項１から３のいず
れか１項記載のワークフローシステムにおいて、一括し
て通知を行うための文書の蓄積件数と、納期との通知条
件を設定する通知条件設定手段をさらに有し、審査者・
承認者は通知条件設定手段により通知条件を設定できる
ことを特徴とする。

【００１７】請求項８の発明は、請求項１から７のいず
れか１項記載のワークフローシステムにおいて、各審査
者・承認者のメールアドレスを登録するアドレス登録手
段をさらに有し、審査者・承認者への審査承認依頼通知
を電子メールによって行うことを特徴とする。

【００１８】

【発明の実施の形態】次に、添付図面を参照して本発明
によるワークフローシステムの実施形態を詳細に説明す
る。図１から図３を参照すると、本発明のワークフロー
システムの一実施形態が示されている。

【００１９】以下、本発明の一実施形態を図１から図３
を用いて説明する。図１は、本発明の一実施形態を示す
ブロック図である。図２および図３は、本発明の実施形
態によるワークフローシステムの動作を表したフローチ
ャートである。

【００２０】＜構成＞本実施形態によるワークフローシ
ステムは、申請者が申請を行うための申請装置、審査承
認者が審査承認作業を行う審査承認装置、申請から審査
承認のフローを管理するワークフロー管理手段を有す
る。複数の申請手段、審査手段がワークフロー手段に接
続されている場合は、これらを、ネットワークを経由し
て接続されるクライアント・サーバ式のシステムとし、
申請クライアント、審査承認クライアント、ワークフロ
ーサーバとそれらを接続するネットワークとする。ネッ
トワークは、主に社内ＬＡＮやインターネットである
（図１）。申請クライアント、審査承認クライアントは
一つのワークフローサーバに複数接続することができ
る。

【００２１】以下、図１に示すワークフローシステムに
ついて説明する。申請クライアント１は、文書申請のた
めの入力装置２、申請情報等を出力する出力装置３、計
算機１１、記憶装置１２を有し、通信ケーブルでネット
ワーク４に接続されている。入力装置２は、キーボード
やマウスのようなポインティングデバイス等である。出
力装置３は、ディスプレイ、プリンター等である。

【００２２】審査承認クライアント５は、審査承認作業
のための入力装置６、出力装置７、計算機５１、記憶装
置５２、および通信ケーブルを有している。各装置は、
申請クライアント１と同様である。ワークフローサーバ
８は、ワークフロー管理手段、ワークフローＤＢ、文書
管理手段、文書ＤＢ、審査状態管理手段、審査状態Ｄ
Ｂ、通知判定手段、作業通知作成手段、通知手段を有す
る。

【００２３】ワークフロー管理手段は、あらかじめ定め
られたフローの定義に従って文書の回覧を行う。ワーク
フローＤＢは、ワークフロー定義に必要な情報を蓄積す
る。文書管理手段は、申請された文書を管理する。文書
ＤＢは申請された文書の内容を蓄積する。

【００２４】審査状態管理手段は、各作業者の現在の作
業状態を管理する。審査状態ＤＢには、現在の各作業者
の作業状態テーブルを蓄積する。また、各作業者への作
業依頼通知を送るための設定情報を蓄積する。

【００２５】通知判定手段は、審査状態管理手段より渡
された作業状態と設定情報とを元に、作業者に依頼通知
をするか否かを判断する。作業通知作成手段は、渡され
た文書情報により、作業者への審査承認依頼通知を作成
する。通知手段は、作業通知作成手段によって作成され
た通知を作業者の審査承認クライアント５へ送る。

【００２６】＜動作＞本実施形態によるワークフローシ
ステムでは、ワークフローＤＢに蓄積されたフロー情報
に基づいてフロー管理手段によりフローの管理を行う。
また、申請された文書は、文書管理手段によって文書管
理ＤＢに蓄積され、審査時、承認時など必要な時にクラ
イアントに渡される。

【００２７】以下に、実施例として、申請、承認を行う
ワークフローシステムについての動作を説明する。な
お、審査が入った場合も承認時の動作と同様になるが、
ここでは割愛する。申請者が申請を行った場合の動作例
を、図２、図３のフローチャートを用いて説明する。

【００２８】(1) ＜文書申請時の動作＞申請者は申請クライアント１より、申請する文書を作成
する。この際、書誌事項の一つとして、文書の種別と次
作業者の承認納期、緊急文書かどうかを指定するフラグ
をセットする（ステップ１）。

【００２９】申請者が申請を行うと、申請情報がワーク
フローサーバ８へ送られる。文書管理手段は、申請され
た文書にＩＤを振り、文書ＤＢに蓄積する（ステップ
２）。

【００３０】ワークフロー管理手段は、ワークフローＤ
Ｂより、文書について次に作業を行う承認者の情報を得
て、通知判定手段へ渡す。また、文書の緊急フラグの状
態も通知判定手段へ渡す（ステップ３）。

【００３１】通知判定手段は、渡された文書の緊急フラ
グがＯＮになっていたら、その文書情報と次の作業者の
情報とを審査状態管理手段へ渡し、作業通知作成手段へ
通知内容を渡す。

【００３２】審査状態管理手段は、審査状態ＤＢの作業
状態テーブルへ現在の文書に関する作業状態を追加する
（ステップ４）。

【００３３】作業通知作成手段は、渡された情報より審
査承認依頼通知を作成し（ステップ５）、通知手段へ渡
す。通知手段は、依頼通知を承認者の審査承認クライア
ント５へ送る（ステップ６）。

【００３４】緊急フラグがＯＦＦの場合は、文書情報と
次の作業者の情報とを審査状態管理手段へ渡す。審査状
態管理手段は、渡された作業者の情報を基に審査状態Ｄ
Ｂを検索し、該当する作業者の作業状態テーブルと、通
知を行うための条件を記述した条件設定テーブルとを得
て、通知判定手段へ渡す（ステップ７）。

【００３５】通知判定手段は、作業状態テーブルより、
現在の作業者の未通知文書数を確認する。現在の文書
と、同じ文書種別の未通知文書数の合計が条件設定テー
ブルの指定文書数を上回っていた場合は、作業状態テー
ブルに現在の文書の情報を追加し、作業待ち文書の状態
を通知済みにし、それらの作業待ち文書情報を作業通知
作成手段へ渡す（ステップ９）。

【００３６】合計が指定文書数を上回っていなかった場
合は、作業状態テーブルに現在の文書の情報を加えて申
請処理を終了する（ステップ８）。

【００３７】今、申請者が文書種別１の文書を作成し、
申請する場合を例とする。ワークフロー情報よりこの文
書の承認者が作業者Ａで、作業者Ａの現在の作業状態テ
ーブルが表２の状態であり、設定条件が表１のとおりで
あるとする。表２より、種別１の文書で未通知のもの
は、５件ある。ここに新たな文書が申請されると、種別
１の文書で未通知のものは合計６件となり、表１での指
定文書数５を超える。よって判定手段は、文書番号００
１、００２、００５、００７、００８の文書と新規に登
録された文書の情報を作業通知作成手段へ渡す。また、
作業者Ａの作業状態テーブルを、表３のように更新す
る。

【００３８】

【表１】

【００３９】

【表２】

【００４０】

【表３】

【００４１】作業通知作成手段は、渡された文書の文書
名や申請者など、必要な情報を文書管理手段より得て複
数文書の情報をリストにして、通知手段へ渡す（ステッ
プ１０）。通知手段は審査・承認クライアントへ審査承
認依頼通知を送信する（ステップ１１）。

【００４２】申請者が申請を行ったタイミングだけでな
く、文書の期限も審査承認者へ依頼通知を送信するキー
となる。定期的に審査承認者へ審査承認依頼通知を送付
するための動作を、図３を用いて説明する。

【００４３】(2) ＜定期的に審査承認依頼通知を送付す
る場合の動作＞審査状態管理手段は、審査承認者ごとに作業状態テーブ
ルを取得し、通知判定手段へ渡す（ステップ１２）。通
知判定手段は、現在の作業者の作業待ちでなおかつ未通
知の文書を、文書種別ごとにまとめる（ステップ１
３）。

【００４４】通知判定手段は、まとめた文書種別ごとに
最も古い希望審査承認期限を得る。現在の日付が、この
希望審査承認期限からあらかじめ設定されている送付期
限を引いた日時よりも古い場合、その文書種別の文書情
報を作業通知作成手段へ渡す（ステップ１４）。以下、
審査承認依頼通知を送信するまでの動作は申請時と同様
である（ステップ１５、１６）。

【００４５】現在の日付が、あらかじめ設定されている
送付期限に満たない場合は、通知を行わず次の文書種別
の文書を検索する。すべての文書種別について以上を行
う。作業者Ａについて、設定が表１であり、作業状態が
表２である場合で、２０００年１２月１１日に行われる
処理を例にあげる。

【００４６】文書種別１の文書については、現在の日付
が１２月１１日、表１より送付期限が５日であるので、
審査承認期限が１２月１６日よりも前のものがある場
合、通知の条件に当てはまる。表２より、条件に当ては
まる文書は存在しないので、文書種別１に関しては通知
を作成しない。次に文書種別２については、送付期限が
１０日であるので、審査承認期限が１２月２１日より前
のものがある場合、通知の条件に当てはまる。

【００４７】表２より文書番号００３の文書がこの条件
に当てはまるので、文書種別２については通知を行い、
通知後の作業状態テーブルは表４のように更新される。

【００４８】

【表４】

【００４９】(3) ＜審査・承認時の動作＞審査承認依頼通知を受けた場合の審査、承認時の動作を
説明する。作業者は、自分宛の審査承認依頼通知より、
自分宛に請求されている審査承認作業の種類や件数を知
る。作業者は通知の情報より、審査承認クライアント５
において審査承認画面を開く。

【００５０】審査承認画面を開くと、審査承認クライア
ント５からワークフローサーバ８へ審査承認に関する情
報が請求される。通知手段は、請求があった文書に関し
ての情報を文書管理手段より得て、審査承認クライアン
ト５へ送る。

【００５１】審査承認クライアント５では、その通知の
リストに記載されている文書のリストのみが画面に表示
される。または、審査承認依頼があった単位ごとに区別
してリストが表示される。

【００５２】作業者は画面より、申請されている文書の
情報を得て一括、または一件ずつ審査承認作業を行う。
審査承認作業を行うと、その情報は審査承認クライアン
ト５からワークフローサーバ８のワークフロー管理手段
へ送られる。ワークフロー管理手段はワークフローＤＢ
より次の作業者の情報を得て審査状態管理手段へ渡す。

【００５３】審査状態管理手段は、処理を行った作業者
のテーブルにおいて処理済の文書の情報を書き換え、次
の作業者のテーブルを得て、通知判定手段に渡す。以
下、次の作業者が存在する場合、次の作業者に関する動
作は申請時の動作と同様である。

【００５４】次の作業者がいない場合、審査状態管理手
段が処理を行った作業者のテーブルにおいて情報を書き
換え、この業務のフローはここで終了となる。

【００５５】(4) ＜作業者による自分の作業設定情報の
編集＞作業者が自分の設定を変更することが可能な場合、審査
承認クライアント５から審査状態管理手段を呼びだし、
表１のような設定情報をクライアント５の出力装置７上
に表示する。

【００５６】表１において、指定文書数は未通知で蓄積
することのできる文書数を表し、この文書数を超えると
審査承認依頼通知が送付される。表１の文書種別２のよ
うに、指定文書数を設定しないと、文書数に関わらず送
付期限によって通知が行われる。この場合は送付期限は
必ず設定する。送付期限は、申請者の設定した審査承認
期限のどれくらい前に通知を送付するかを表す。

【００５７】また、文書種別３のように指定文書数を０
にした場合、文書が申請されると直ちに通知が発行され
る。この場合、未通知で蓄積されることがないので、送
付期限を設定しない。

【００５８】

【発明の効果】以上の説明より明らかなように、請求項
１記載のワークフローシステムは、発生する申請に対す
る審査・承認の依頼を一括して通知することにより、頻
繁に依頼が起こることを防止し、作業の効率を向上させ
ることができる。

【００５９】請求項２記載のワークフローシステムで
は、一括して通知する申請の数を、申請の種類によって
制御することにより、異種の申請が同時に発生した場合
でも、それぞれの申請に応じて審査・承認の通知を行う
ため、審査者・承認者はそれぞれの申請に適したタイミ
ングで処理を行うことができる。

【００６０】請求項３記載のワークフローシステムで
は、蓄積された文書数が一括通知の条件に満たなくて
も、作業の納期が近づいた場合には審査承認通知を行う
ため、審査・承認者は申請時期が偏る文書に関しても適
度な間隔で処理を行うことができる。

【００６１】請求項４記載のワークフローシステムで
は、審査・承認作業を直ちに行わなければならない申請
については、一括通知の条件とは別に通知を送付するこ
とにより、審査者、承認者に文書の緊急性を知らせるこ
とができ、業務の停滞を防ぐことができる。

【００６２】請求項５記載のワークフローシステムで
は、申請の緊急度を申請者が設定する手段を持つことに
よって、あらかじめ設定された申請の種類に関わらず、
柔軟に業務のフローを進めることができる。

【００６３】請求項６記載のワークフローシステムで
は、審査者、承認者に対して一括して通知を行った申請
についての一覧を表示することにより、審査者・承認者
は一括して処理を行うことができる。

【００６４】請求項７記載のワークフローシステムで
は、審査者、承認者が自分で依頼通知のための設定を行
うことが可能であり、審査者、承認者が自分の作業環境
を設定することができる。

【００６５】請求項８記載のワークフローシステムで
は、審査者、承認者に対する作業依頼通知を電子メール
で送付することにより、審査者、承認者は特別な業務用
クライアントがなくても通知を受け取ることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明によるワークフローシステムの一実施形
態を示すブロック図である。

【図２】動作例を表した第１のフローチャートである。

【図３】動作例を表した第２のフローチャートである。

【符号の説明】

１申請クライアント２、６入力装置３、７出力装置１１、５１計算機１２、５２記憶装置４ネットワーク５審査承認クライアント８ワークフローサーバ

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】文書の作成、審査、承認、閲覧を含むフ
ローを電子的に管理するワークフローシステムにおい
て、前記文書の審査者・承認者に対して審査・承認依頼を含
む通知を行うための審査・承認依頼通知手段を有し、該審査・承認依頼通知手段は、前記審査者・承認者に対
して一括して審査・承認依頼通知を行うことを特徴とす
るワークフローシステム。
【請求項２】作成、申請された前記文書に関しての文
書の種類、緊急度を含む情報を蓄積する蓄積手段と、該蓄積手段の情報を基に一括で前記審査・承認依頼を通
知するための文書申請分類手段をさらに有し、前記審査・承認依頼通知手段は、前記文書の種類と、未
通知のまま蓄積された文書数に応じて一括して前記審査
・承認依頼通知を行うことを特徴とする請求項１記載の
ワークフローシステム。
【請求項３】申請した文書に次の作業者への作業納期
を設定する手段をさらに有し、前記文書申請分類手段は
前記作業納期を管理することにより、前記審査・承認依
頼通知手段は、前記作業納期に応じて、蓄積された文書
の審査承認依頼通知を行うことを特徴とする請求項２記
載のワークフローシステム。
【請求項４】前記文書申請分類手段は、文書種類によ
って緊急性を判別し、前記審査・承認依頼通知手段は、
判別結果に基づいて一括通知とは別途に個々に前記審査
・承認依頼通知を行うことを特徴とする請求項１から３
のいずれか１項記載のワークフローシステム。
【請求項５】作成した文書に対して、作成後遅延なく
審査・承認のフローを行う文書を指定できる文書登録手
段をさらに有することにより、作成者が自分の作成した
文書の緊急度を設定できることを特徴とする請求項４記
載のワークフローシステム。
【請求項６】前記審査者・承認者に対して現在依頼さ
れている業務の一覧を表示する審査承認依頼文書表示手
段をさらに有し、該審査承認依頼文書表示手段は一括し
て審査承認依頼をされた業務をそれぞれ分類して表示す
ることを特徴とする請求項１から３のいずれか１項記載
のワークフローシステム。
【請求項７】一括して通知を行うための文書の蓄積件
数と、納期との通知条件を設定する通知条件設定手段を
さらに有し、前記審査者・承認者は前記通知条件設定手
段により前記通知条件を設定できることを特徴とする請
求項１から３のいずれか１項記載のワークフローシステ
ム。
【請求項８】前記各審査者・承認者のメールアドレス
を登録するアドレス登録手段をさらに有し、前記審査者
・承認者への審査承認依頼通知を電子メールによって行
うことを特徴とする請求項１から７のいずれか１項記載
のワークフローシステム。