JP6907659B2 - 情報処理システム、情報処理装置、情報処理方法及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、情報処理システム、情報処理装置、情報処理方法及びプログラムに関する。

複合機のようなドキュメントの入力デバイスにおいて入力された（例えば、スキャンされた）画像データを受信すると、設定された配信先（例えば、メールアドレスやクラウドストレージ等）へ当該画像データ等を配信するシステムが有る。このようなシステムにおいて、予め登録された単語の候補の中からユーザによって選択された単語を含むファイル名が配信対象の画像データに対して付与される機能が提供されている。斯かる機能によれば、配信対象の画像データに対するファイル名の入力負担を軽減することができる。

しかしながら、上記のような機能では、ファイル名等の識別情報に用いられる単語の候補が予め辞書情報として登録される必要が有る。そのため、ファイル名等の識別情報に用いられうる単語の候補が変化した場合、当該辞書情報を更新するための作業が必要とされる。

本発明は、上記の点に鑑みてなされたものであって、配信対象のデータの識別情報に含める文字列の候補の作成負担を軽減することを目的とする。

そこで上記課題を解決するため、機器にネットワークを介して接続される情報処理装置とを含む情報処理装置は、前記機器において入力されるデータの配信先の候補に関する情報を取得する取得部と、前記取得部が取得した情報から、予め設定された抽出条件に基づいて特定される、前記データの配信先に関する情報に含まれる複数の前記配信先の候補それぞれに関連づけられた文字列の候補であって、前記データの識別情報に含める文字列の候補を抽出する抽出部と、を有し、前記機器は、前記データを入力する入力部と、入力されたデータに対して、前記抽出部によって抽出されたいずれかの候補を含む識別情報を付与する付与部と、を有する。

配信対象のデータの識別情報に含める文字列の候補の作成負担を軽減することができる。

第１の実施の形態における情報処理システムの構成例を示す図である。 第１の実施の形態における配信サーバ装置２０のハードウェア構成例を示す図である。 第１の実施の形態における画像形成装置１０のハードウェア構成例を示す図である。 第１の実施の形態における各装置の機能構成例を示す図である。 第１の実施の形態における処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。 第１の実施の形態における辞書取得情報記憶部２３２の構成例を示す図である。 第１の実施の形態における抽出元情報の一例を示す図である。 第１の実施の形態における抽出結果の一例を示す図である。 ファイル名設定画面の表示例を示す図である。 第２の実施の形態における各装置の機能構成例を示す図である。 第２の実施の形態における処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。 第３の実施の形態における情報処理システムの構成例を示す図である。 第３の実施の形態における各装置の機能構成例を示す図である。 第３の実施の形態における処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。 第４の実施の形態における処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。 第４の実施の形態における辞書取得情報記憶部２３２の構成例を示す図である。 第４の実施の形態における抽出元情報の例を示す図である。 第４の実施の形態における抽出結果の一例を示す図である。 第４の実施の形態における辞書情報の一例を示す図である。 第５の実施の形態における情報処理システムの構成例を示す図である。 第５の実施の形態における各装置の機能構成例を示す図である。 第５の実施の形態における処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。 アドレス情報の構成例を示す図である。 第５の実施の形態における送付先選択画面の表示例を示す図である。 テンプレートデータの構成例を示す図である。 送付状データの一例を示す図である。 第６の実施の形態における処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。 第６の実施の形態における送付状選択画面の表示例を示す図である。 第７の実施の形態における処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。 第８の実施の形態における情報処理システムの構成例を示す図である。 第８の実施の形態における各装置の機能構成例を示す図である。 第８の実施の形態における処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。

以下、図面に基づいて本発明の実施の形態を説明する。図１は、第１の実施の形態における情報処理システムの構成例を示す図である。図１において、情報処理システム１は、画像形成装置１０、配信サーバ装置２０及びアドレス帳管理装置３０等を含む。画像形成装置１０と配信サーバ装置２０、配信サーバ装置２０とアドレス帳管理装置３０は、例えば、インターネット等のネットワークを介して接続されている。

画像形成装置１０は、印刷、スキャン、コピー、及びＦＡＸ送受信等のうちの二以上の機能を一台の筐体によって実現する複合機である。但し、スキャン機能を単体で有する機器が画像形成装置１０として用いられてもよい。本実施の形態において、画像形成装置１０は、配信対象の画像データの入力元として機能する。

配信サーバ装置２０は、画像形成装置１０において入力された画像データについて、配信処理等のクラウドサービスを提供する１以上のコンピュータである。本実施の形態において、配信サーバ装置２０は、配信対象の画像データのファイル名に含められる文字列の候補を生成する。当該文字列の候補は、例えば、画像データの配信先の候補に関する情報から取得（抽出）される。

アドレス帳管理装置３０は、画像形成装置１０を利用可能な各ユーザのアドレス帳を記憶する１以上のコンピュータである。アドレス帳とは、スキャン画像の配信先の候補のアドレス情報（例えば、メールアドレス）の一覧をいう。例えば、クラウドストレージがアドレス帳管理装置３０として利用されてもよい。

図２は、第１の実施の形態における配信サーバ装置２０のハードウェア構成例を示す図である。図２の配信サーバ装置２０は、それぞれバスＢで相互に接続されているドライブ装置２００、補助記憶装置２０２、メモリ装置２０３、ＣＰＵ２０４、及びインタフェース装置２０５等を有する。

配信サーバ装置２０での処理を実現するプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体２０１によって提供される。プログラムを記憶した記録媒体２０１がドライブ装置２００にセットされると、プログラムが記録媒体２０１からドライブ装置２００を介して補助記憶装置２０２にインストールされる。但し、プログラムのインストールは必ずしも記録媒体２０１より行う必要はなく、ネットワークを介して他のコンピュータよりダウンロードするようにしてもよい。補助記憶装置２０２は、インストールされたプログラムを格納すると共に、必要なファイルやデータ等を格納する。

メモリ装置２０３は、プログラムの起動指示があった場合に、補助記憶装置２０２からプログラムを読み出して格納する。ＣＰＵ２０４は、メモリ装置２０３に格納されたプログラムに従って配信サーバ装置２０に係る機能を実行する。インタフェース装置２０５は、ネットワークに接続するためのインタフェースとして用いられる。

図３は、第１の実施の形態における画像形成装置１０のハードウェア構成例を示す図である。図３において、画像形成装置１０は、コントローラ１１、スキャナ１２、プリンタ１３、モデム１４、操作パネル１５、ネットワークインタフェース１６、及びＳＤカードスロット１７等のハードウェアを有する。

コントローラ１１は、ＣＰＵ１１１、ＲＡＭ１１２、ＲＯＭ１１３、ＨＤＤ１１４、及びＮＶＲＡＭ１１５等を有する。ＲＯＭ１１３には、各種のプログラムやプログラムによって利用されるデータ等が記憶されている。ＲＡＭ１１２は、プログラムをロードするための記憶領域や、ロードされたプログラムのワーク領域等として用いられる。ＣＰＵ１１１は、ＲＡＭ１１２にロードされたプログラムを処理することにより、各種の機能を実現する。ＨＤＤ１１４には、プログラムやプログラムが利用する各種のデータ等が記憶される。ＮＶＲＡＭ１１５には、各種の設定情報等が記憶される。

スキャナ１２は、原稿より画像データを読み取るためのハードウェア（画像読取手段）である。プリンタ１３は、印刷データを印刷用紙に印刷するためのハードウェア（印刷手段）である。モデム１４は、電話回線に接続するためのハードウェアであり、ＦＡＸ通信による画像データの送受信を実行するために用いられる。操作パネル１５は、ユーザからの入力の受け付けを行うためのボタン等の入力手段や、液晶パネル等の表示手段等を備えたハードウェアである。液晶パネルは、タッチパネル機能を有していてもよい。この場合、当該液晶パネルは、入力手段の機能をも兼ねる。ネットワークインタフェース１６は、ＬＡＮ等のネットワーク（有線又は無線の別は問わない。）に接続するためのハードウェアである。ＳＤカードスロット１７は、ＳＤカード８０に記憶されたプログラムを読み取るために利用される。すなわち、画像形成装置１０では、ＲＯＭ１１３に記憶されたプログラムだけでなく、ＳＤカード８０に記憶されたプログラムもＲＡＭ１１２にロードされ、実行されうる。なお、他の記録媒体（例えば、ＣＤ−ＲＯＭ又はＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリ等）によってＳＤカード８０が代替されてもよい。すなわち、ＳＤカード８０の位置付けに相当する記録媒体の種類は、所定のものに限定されない。この場合、ＳＤカードスロット１７は、記録媒体の種類に応じたハードウェアによって代替されればよい。

図４は、第１の実施の形態における各装置の機能構成例を示す図である。図４において、画像形成装置１０は、配信制御部１２１及びジョブ実行部１２２等を有する。これら各部は、画像形成装置１０にインストールされた１以上のプログラムが、ＣＰＵ１１１に実行させる処理により実現される。

配信制御部１２１は、画像形成装置１０においてスキャンされた画像データ（以下、「スキャン画像」という。）を配信サーバ装置２０に配信させるために必要とされる処理全体を制御する。

ジョブ実行部１２２は、画像形成装置１０にセットされた原稿から画像データをスキャンするためのジョブを実行する。

配信サーバ装置２０は、認証部２１１、ユーザ管理部２１２、辞書情報取得部２１３、抽出部２１４及び配信処理部２１５等を有する。これら各部は、配信サーバ装置２０にインストールされた１以上のプログラムが、ＣＰＵ２０４に実行させる処理により実現される。配信サーバ装置２０は、また、ユーザ情報記憶部２３１及び辞書取得情報記憶部２３２等を利用する。これら各記憶部は、例えば、補助記憶装置２０２、又は配信サーバ装置２０にネットワークを介して接続可能な記憶装置等を用いて実現可能である。

認証部２１１は、画像形成装置１０のユーザについて認証処理を行う。ユーザ管理部２１２は、認証されたユーザ（以下、「ログインユーザ」という。）に関してユーザ情報記憶部２３１に記憶されている情報を、画像形成装置１０からの要求に応じて返信する。第１の実施の形態において、ユーザ管理部２１２は、ログインユーザに関してユーザ情報記憶部２３１に記憶されている、本人のアドレス情報（例えば、メールアドレス等）を返信する。第１の実施の形態において画像形成装置１０においてスキャンされた画像データは、本人のアドレス情報（以下、「本人アドレス」という。）宛てに配信されるからである。

ユーザ情報記憶部２３１には、画像形成装置１０を利用可能なユーザごとに、ユーザＩＤ及びパスワード等の認証情報や、本人アドレス、並びにアドレス帳管理装置３０への認証情報等が記憶されている。アドレス帳管理装置３０への認証情報とは、アドレス帳管理装置３０にログインするための情報であり、例えば、ユーザＩＤ及びパスワードである。

辞書情報取得部２１３は、スキャン画像に対して付与されるファイル名の候補となる文字列の抽出元となる情報（以下、「抽出元情報」という。）を、辞書取得情報記憶部２３２に記憶されている情報に基づいて、アドレス帳管理装置３０から取得する。

辞書取得情報記憶部２３２には、抽出元情報を記憶しているアドレス帳管理装置３０を識別するための情報等が記憶されている。

抽出部２１４は、辞書情報取得部２１３によって取得された抽出元情報から、スキャン画像に対して付与されるファイル名の候補となる文字列を抽出する。抽出された文字列の一覧を「辞書情報」という。

配信処理部２１５は、スキャン画像の配信処理を実行する。

以下、情報処理システム１において実行される処理手順について説明する。図５は、第１の実施の形態における処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。図５の処理手順の開始時において、画像形成装置１０の操作パネル１５には、例えば、配信サーバ装置２０からダウンロードされたＨＴＭＬ（HyperText Markup Language）データに基づいて、ログイン画面が表示されている。

ユーザが、ログイン画面を介してユーザＩＤ及びパスワードを入力すると、配信制御部１２１は、当該ユーザＩＤ及びパスワードを含む認証要求を配信サーバ装置２０へ送信する（Ｓ１１０）。配信サーバ装置２０の認証部２１１は、当該認証要求に含まれているユーザＩＤ及びパスワードについて認証処理を実行する（Ｓ１２０）。具体的には、当該ユーザＩＤ及びパスワードを含むレコードがユーザ情報記憶部２３１に記憶されているか否かが判定される。該当するレコードが有る場合、認証は成功であると判定され、当該レコードがログインユーザに対応するレコード（以下、「ログインユーザレコード」という。）として特定される。一方、該当するレコードが無い場合、認証は失敗であると判定される。

続いて、認証部２１１は、認証処理の結果を画像形成装置１０に返信する（Ｓ１３０）。認証処理の結果とは、認証処理の成否を示す情報をいう。

認証処理の結果が、認証に失敗したことを示す場合、ステップＳ１４０以降は実行されない。認証処理の結果が、認証に成功したことを示す場合、ステップＳ１４０以降が実行される。

ステップＳ１４０において、配信制御部１２１は、ログインユーザの本人アドレスの取得要求を配信サーバ装置２０へ送信する。配信サーバ装置２０のユーザ管理部２１２は、当該取得要求に応じ、ログインユーザレコードに記憶されている本人アドレスを返信する（Ｓ１５０）。

続いて、配信制御部１２１は、辞書情報の取得要求を配信サーバ装置２０へ送信する（Ｓ１６０）。配信サーバ装置２０の辞書情報取得部２１３は、当該取得要求に応じ、辞書取得情報記憶部２３２を参照する（Ｓ１７０）。

図６は、第１の実施の形態における辞書取得情報記憶部２３２の構成例を示す図である。図６において、辞書情報記憶部には、辞書識別子、辞書ラベル、抽出条件、外部サービス情報及び取得方法識別子等を含むレコード（辞書取得情報）が記憶されている。

辞書識別子は、当該レコードに基づいて生成される辞書情報に対する識別子である。辞書ラベルは、当該辞書情報に対するラベルである。抽出条件は、抽出元情報を構成する項目のうち、抽出対象とする項目を示す情報である。外部サービス情報は、当該抽出元情報の取得先のアドレス帳管理装置３０の識別情報である。取得方法識別子は、当該アドレス帳管理装置３０から抽出元情報を取得するための実装（例えば、ライブラリ等）に対する識別子である。

なお、図６では、１つのレコードのみが記憶されている例が示されているが、辞書取得情報記憶部２３２には、複数のレコードが記憶されていてもよい。この場合、複数のレコードが利用されてもよい。又は、ユーザごとに、辞書識別子がユーザ情報記憶部２３１において関連付けられており、ログインユーザに対応する辞書識別子を含むレコードが利用されてもよい。

続いて、辞書情報取得部２１３は、抽出元情報の取得要求を、辞書取得情報の外部サービス情報によって識別されるアドレス帳管理装置３０へ送信する（Ｓ１８０）。当該取得要求には、ログインレコードにおいて、アドレス帳管理装置３０に関して記憶されている認証情報が含まれる。又は、当該認証情報に基づいてアドレス帳管理装置３０へのログインが行われた後に、当該取得要求が送信されてもよい。なお、当該取得要求は、辞書取得情報の取得方法識別子によって識別される実装（ロジック）に基づいて行われる。

続いて、アドレス帳管理装置３０は、当該取得要求に係る認証情報に対応する抽出元情報（すなわち、配信サーバ装置２０へのログインユーザに対応する抽出元情報）を返信する（Ｓ１９０）。

図７は、第１の実施の形態における抽出元情報の一例を示す図である。第１の実施の形態では、ログインユーザに関して記憶されているアドレス帳が抽出元情報とされる。図７では、配信先の各候補に関する情報を構成する項目ごとに、キー及び値が含まれている。具体的には、候補ごとに、ｎａｍｅ、ｎａｍｅＫａｎａ、ｃｏｍｐａｎｙＮａｍｅ、ｐｈｏｎｅＮｕｍｂｅｒ１、ｃｏｍｐａｎｙＡｄｄｒｅｓｓ及びｅｍａｉｌ等が含まれている。

ｎａｍａｅは、候補の氏名である。ｎａｍｅＫａｎａは、候補の氏名の仮名である。ｃｏｍｐａｎｙＮａｍｅは、候補が所属する会社の名前である。ｐｈｏｎｅＮｕｍｂｅｒ１は、候補の電話番号である。ｃｏｍｐａｎｙＡｄｄｒｅｓｓは、候補が所属する会社の住所である。ｅｍａｉｌは、候補のメールアドレスである。

なお、図７では、３つの候補を含むアドレス帳が示されている。

続いて、辞書情報取得部２１３は、当該抽出元情報からの文字列の抽出を抽出部２１４に要求する（Ｓ２００）。抽出部２１４は、辞書取得情報（図６）の抽出条件に従って、当該抽出元情報から文字列を抽出する（Ｓ２１０）。

図６において、抽出条件は、「キー：ｃｏｍｐａｎｙＮａｍｅ」である。これは、ｃｏｍｐａｎｙＮａｍｅに対応する値が抽出対象であることを示す。したがって、当該抽出条件が図７に示される抽出元条件に適用された場合、図１７に示されるような抽出結果が得られる。

図８は、第１の実施の形態における抽出結果の一例を示す図である。図８に示されるように、「株式会社Ｒ」及び「株式会社ＲＪ」が辞書情報を構成する文字列として抽出される。なお、図７からｃｏｍｐａｎｙＮａｍｅを抽出した場合、「株式会社Ｒ」が２つ抽出される。このように、重複する文字列が抽出された場合、抽出部２１４は、重複を排除した結果を抽出結果とする。

また、抽出条件は、例えば、ステップＳ１６０の前においてユーザによって画像形成装置１０に入力されるようにしてもよい。この場合、ステップＳ１６０では、当該抽出条件が配信サーバ装置２０へ送信されるようにしてもよい。抽出部２１４は、当該抽出条件に
基づいて文字列を抽出してもよい。

続いて、抽出部２１４は、抽出結果を辞書情報取得部２１３へ出力する（Ｓ２２０）。辞書情報取得部２１３は、当該抽出結果を含む辞書情報を、配信制御部１２１へ返信する（Ｓ２３０）。この際、抽出結果そのものが辞書情報とされてもよいし、抽出結果に対して所定の情報が付加された結果が、辞書情報とされてもよい。例えば、抽出結果に対して、辞書取得情報のラベルが付加された結果が、辞書情報とされてもよい。

配信制御部１２１は、当該辞書情報を受信すると、ファイル名設定画面を操作パネル１５に表示する（Ｓ２４０）。

図９は、ファイル名設定画面の表示例を示す図である。図９において、ファイル名設定画面５１０は、ファイル名入力領域５１１及び文字列選択領域５１２等を含む。

ファイル名入力領域５１１は、スキャン画像に対するファイル名の入力を受け付けるための領域である。文字列選択領域５１２は、辞書情報に含まれる文字列の中から、ファイル名に含める文字列の選択を受け付けるための領域である。

ユーザが、文字列選択領域５１２からいずれかの文字列を選択すると当該文字列がファイル名入力領域５１１に表示される。なお、ユーザは、表示された文字列の前方又は後方に、任意の文字列を追加してもよい。また、ユーザは、文字列選択領域５１２に表示された複数の文字列を選択してもよい。この場合、各文字列を接続するための文字（各文字列の間に挿入される文字）が予め設定されてもよい。更に、ユーザは、文字列選択領域５１２に表示された文字列を選択せずに、ファイル名の全部を手入力してもよい。

ファイル名設定画面５１０においてファイル名が入力された後、配信制御部１２１は、スキャン条件を設定させるための画面を操作パネル１５に表示してもよい。この場合、ユーザによって設定されたスキャン条件が有効とされる。又は、スキャン条件は、予め画像形成装置１０に記憶されていてもよい。

続いて、配信制御部１２１は、スキャンの実行をジョブ実行部１２２へ要求する（Ｓ２５０）。当該要求には、スキャン条件が含まれる。ジョブ実行部１２２は、当該スキャン条件に従って、画像形成装置１０にセットされた原稿についてスキャンジョブを実行する（Ｓ２６０）。その結果、スキャナ１２によって、当該原稿からスキャン画像が読み取られる。ジョブ実行部１２２は、当該スキャン画像を配信制御部１２１へ出力する（Ｓ２７０）。

続いて、配信制御部１２１は、当該スキャン画像の配信要求を配信サーバへ送信する（Ｓ２８０）。当該配信要求には、本人アドレス及びスキャン画像等が含まれる。本人アドレスは、スキャン画像の配信先の情報である。また、スキャン画像には、ファイル名設定画面５１０を介して入力されたファイル名に係るファイルに格納された状態で当該配信要求に含められる。すなわち、配信制御部１２１は、当該スキャン画像に対して、ファイル名設定画面５１０を介して入力されたファイル名を付与する。

配信サーバ装置２０の配信処理部２１５は、当該配信要求に応じ、当該配信要求に指定されている本人アドレス宛に、当該スキャン画像を格納したファイルを配信（送信）する（Ｓ２９０）。

上述したように、第１の実施の形態によれば、配信先に関する情報の一例であるアドレス帳から、スキャン画像のファイル名に含められる文字列の候補が抽出され、当該候補の一覧がユーザに対して提示される。したがって、予め、ファイル名に含める文字列の候補について辞書情報を作成する手間を省くことができる。その結果、配信対象のデータの識別情報に含める文字列の候補の作成負担を軽減することができる。

次に、第２の実施の形態について説明する。第２の実施の形態では第１の実施の形態と異なる点について説明する。したがって、特に言及されない点については、第１の実施の形態と同様でもよい。

図１０は、第２の実施の形態における各装置の機能構成例を示す図である。図１０中、図４と同一部分には同一符号を付し、その説明は省略する。

図１０において、配信サーバ装置２０は、アドレス帳取得部２１６を有する。アドレス帳取得部２１６は、配信サーバ装置２０にインストールされた１以上のプログラムが、ＣＰＵ２０４に実行させる処理により実現される。アドレス帳取得部２１６は、スキャン画像の配信先を選択させるために、アドレス帳管理装置３０からログインユーザのアドレス帳を取得する。すなわち、第２の実施の形態では、スキャン画像の配信先がアドレス帳から選択される例が示される。

図１１は、第２の実施の形態における処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。図１１中、図５と同一ステップには同一ステップ番号を付し、その説明は省略する。

図１１では、ステップＳ１４０の代わりにステップＳ１４０ａが実行される。ステップＳ１４０ａにおいて、配信制御部１２１は、ログインユーザのアドレス帳の取得要求を配信サーバ装置２０へ送信する。

配信サーバ装置２０のアドレス帳取得部２１６は、アドレス帳の取得要求を、辞書取得情報（図６）の外部サービス情報によって識別されるアドレス帳管理装置３０へ送信する（Ｓ１４１）。当該取得要求は、ステップＳ１８０と同様の処理によって送信されてもよい。

続いて、アドレス帳管理装置３０は、当該取得要求に係る認証情報に対応するアドレス帳（すなわち、配信サーバ装置２０へのログインユーザに対応するアドレス帳）を返信する（Ｓ１４２）。アドレス帳取得部２１６は、当該アドレス帳を画像形成装置１０へ返信する（Ｓ１５０ａ）。

続いて、配信制御部１２１は、当該アドレス帳に含まれている配信先の候補の一覧を含む配信先選択画面を操作パネル１５に表示させる（Ｓ１５１）。当該配信先選択画面を介して、１以上の候補がユーザによって選択される。または、アドレス帳に含まれていない配信先のアドレス情報が、配信先選択画面に対して手入力されてもよい。

以降の各ステップは、第１の実施の形態と同様でよい。但し、ステップＳ２８０の配信要求には、ステップＳ１５１に応じて選択された候補の一覧が含まれる。したがって、ステップＳ２９０では、当該一覧に含まれる各候補へスキャン画像が配信される。

上述したように、第２の実施の形態によれば、第１の実施の形態と同様の効果を得ることができる。

次に、第３の実施の形態について説明する。第３の実施の形態では第２の実施の形態と異なる点について説明する。したがって、特に言及されない点については、第２の実施の形態と同様でもよい。

図１２は、第３の実施の形態における情報処理システムの構成例を示す図である。図１２中、図１と同一部分には同一符号を付し、その説明は省略する。

図１２において、情報処理システム２は、更に、配信先管理装置４０を含む。配信先管理装置４０は、例えば、インターネット等のネットワークを介して配信サーバ装置２０に接続される。

配信先管理装置４０は、スキャン画像の配信先の候補に関する情報をユーザごとに記憶する１以上のコンピュータである。例えば、クラウドストレージが配信先管理装置４０として利用されてもよい。なお、第３の実施の形態では、アドレス帳に含まれる候補ではなく、配信先管理装置４０によって管理される情報（以下、「配信先候補情報」という。）に含まれる候補が、スキャン画像の配信先の候補とされる。例えば、配信先候補情報は、スキャン画像の配信先の候補となるクラウドストレージの一覧情報であってもよい。

図１３は、第３の実施の形態における各装置の機能構成例を示す図である。図１３中、図１０と同一部分には同一符号を付し、その説明は省略する。

図１３において、配信サーバ装置２０は、配信先情報取得部２１７を有する。配信先情報取得部２１７は、配信サーバ装置２０にインストールされた１以上のプログラムが、ＣＰＵ２０４に実行させる処理により実現される。配信先情報取得部２１７は、スキャン画像の配信先を選択させるために、配信先管理装置４０からログインユーザの配信先情報を取得する。

図１４は、第３の実施の形態における処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。図１４中、図１１と同一ステップには同一ステップ番号を付し、その説明は省略する。

図１１では、ステップＳ１４０ａの代わりにステップＳ１４０ｂが実行される。ステップＳ１４０ａにおいて、配信制御部１２１は、ログインユーザの配信先情報の取得要求を配信サーバ装置２０へ送信する。

配信サーバ装置２０の配信先情報取得部２１７は、配信先情報の取得要求を配信先管理装置４０へ送信する（Ｓ１４１ｂ）。当該取得要求には、例えば、ユーザ情報記憶部２３１においてユーザごとに記憶されている、配信先管理装置４０に対する認証情報（例えば、ユーザＩＤ及びパスワード）が含まれる。

続いて、配信先管理装置４０は、当該取得要求に係る認証情報に対応する配信先情報（すなわち、配信サーバ装置２０へのログインユーザに対応する配信先情報）を返信する（Ｓ１４２ｂ）。配信先情報取得部２１７は、当該配信先情報を画像形成装置１０へ返信する（Ｓ１５０ｂ）。

続いて、配信制御部１２１は、当該配信先情報に含まれている配信先の候補の一覧を含む配信先選択画面を操作パネル１５に表示させる（Ｓ１５１ｂ）。当該配信先選択画面を介して、１以上の配信先がユーザによって選択される。または、配信先情報に含まれていない配信先の識別情報が、配信先選択画面に対して手入力されてもよい。

以降の各ステップは、第２の実施の形態と同様でよい。但し、ステップＳ２８０の配信要求には、ステップＳ１５１ｂに応じて選択された配信先の一覧が含まれる。したがって、ステップＳ２９０では、当該一覧に含まれる各配信先（例えば、クラウドストレージ）へスキャン画像が配信（アップロード）される。

上述したように、第３の実施の形態によれば、第１の実施の形態と同様の効果を得ることができる。

次に、第４の実施の形態について説明する。第４の実施の形態では第３の実施の形態と異なる点について説明する。したがって、特に言及されない点については、第３の実施の形態と同様でもよい。

図１５は、第４の実施の形態における処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。図１５中、図１４と同一ステップには同一ステップ番号を付し、その説明は省略する。

図１５では、ステップＳ１９０に続いて、ステップＳ１９１が実行される。すなわち、第４の実施の形態では、辞書取得情報記憶部２３２に、図１６に示されるようなレコードが記憶されていることとする。

図１６は、第４の実施の形態における辞書取得情報記憶部２３２の構成例を示す図である。図１６には２つのレコードが示されている。１番目のレコードは、図６と同じである。したがって、ステップＳ１８０及びＳ１９０では、上記各実施の形態と同様に、ログインユーザのアドレス帳が抽出元情報として取得される。

２番目のレコードは、第４の実施の形態において追加されたレコードである。当該レコードの外部サービス情報の値（「サービス２」）は、配信先管理装置４０の識別情報である。当該レコードの取得方法識別子（「ｇｅｔ−ｈｉｅｒａｒｃｈｙ」）は、配信先管理装置４０から抽出元情報を取得するための実装に対する識別子である。

したがって、ステップＳ１９１では、２番目のレコードの外部サービス情報に係る配信先管理装置４０に対して、「ｇｅｔ−ｈｉｅｒａｒｃｈｙ」を識別子とする実装に基づいて、抽出元情報の取得要求が送信される。なお、当該取得要求には、ログインレコードにおいて、配信先管理装置４０に関して記憶されている認証情報が含まれる。

続いて、配信先管理装置４０は、当該取得要求に係る認証情報に対応する抽出元情報（すなわち、配信サーバ装置２０へのログインユーザに対して配信先管理装置４０に記憶されている抽出元情報）を返信する（Ｓ１９２）。

図１７は、第４の実施の形態における抽出元情報の例を示す図である。図１７に示される抽出元情報は、配信先の候補となるフォルダの階層構造を示す階層情報である。すなわち、ステップＳ１９１における抽出元情報の取得要求は、当該階層情報の取得要求に該当する。

当該階層情報は、フォルダごとに、ｎａｍｅ、ｉｄ及びｐａｒｅｎｔＩｄ等のキーに対する値を含む。ｎａｍｅは、フォルダ名である。ｉｄは、フォルダの識別情報（以下、「フォルダＩＤ」という。）である。ｐａｒｅｎｔＩｄは、親フォルダのフォルダＩＤである。

当該階層構造では、「フォルダ３／フォルダ２／フォルダ１」という階層構造が示されている。

続いて、辞書情報取得部２１３は、ステップＳ１９０において取得された抽出元情報（図７）と、ステップＳ１９２において取得された抽出元情報（図１７）とからの文字列の抽出を抽出部２１４に要求する（Ｓ２００ａ）。抽出部２１４は、各抽出元情報に対応する抽出条件に従って、各抽出元情報から文字列を抽出する（Ｓ２１０ａ）。ステップＳ１９０において取得された抽出元情報（図７）からの抽出結果（以下、「第１の抽出結果」という。）は、図８に示した通りである。ステップＳ１９２において取得された抽出元情報（図１７）に対しては、図１６よれば、「キー：ｎａｍｅ／階層３」という抽出条件が適用される。これは、上位から３階層目までの各階層（フォルダ）のｎａｍｅの値を取得することを示す。したがって、図１８に示されるような抽出結果が得られる。

図１８は、第４の実施の形態における抽出結果の一例を示す図である。図１８では、図１７に示した階層情報から、各フォルダのフォルダ名が抽出された結果（以下、「第２の抽出結果」という。）が示されている。

続いて、抽出部２１４は、第１の抽出結果及び第２の抽出結果を辞書情報取得部２１３へ出力する（Ｓ２２０ａ）。辞書情報取得部２１３は、当該抽出結果を含む辞書情報を画像形成装置１０へ返信する（Ｓ２３０ａ）。

図１９は、第４の実施の形態における辞書情報の一例を示す図である。図１９に示される辞書情報において、ｄｉｃｔｉｏｎａｒｙ１に係る括弧で囲まれた部分ｐ１は、辞書取得情報記憶部２３２において、ｄｉｃｔｉｏｎａｒｙ１を辞書識別子として含むレコード（辞書取得情報）に基づいて生成された辞書情報である。一方、ｄｉｃｔｉｏｎａｒｙ２に係る括弧で囲まれた部分１は、辞書取得情報記憶部２３２において、ｄｉｃｔｉｏｎａｒｙ２を辞書識別子として含むレコード（辞書取得情報）に基づいて生成された辞書情報である。

なお、図１９では、各辞書情報に対応する辞書取得情報のラベルの値が各辞書に付与された例が示されている。

配信制御部１２１は、当該辞書情報を受信すると、ファイル名設定画面５１０を操作パネル１５に表示する（Ｓ２４０ａ）。この場合、「株式会社Ｒ」、「株式会社ＲＪ」、「フォルダ１」、「フォルダ２」、「フォルダ３」を、文字列選択領域５１２における選択候補として含むファイル名設定画面５１０が表示される。

上述したように、第４の実施の形態によれば、複数種類の抽出元情報から辞書情報が抽出される。したがって、スキャン画像のファイル名（識別情報）に含める文字列の選択肢を多様化することができる。

次に、画像形成装置６０の異なる機能についての外部のコンピュータとの連携について以下の各実施形態において説明する。

ファクス（ＦＡＸ）送信される文書には、送付先及び送付元に関する情報が記載されたＦＡＸ送付状が最初のページに添付されるのが一般的である。そうすることで、ＦＡＸ送信された文書の受信側では、当該文書を受け取るべき人を容易に判別することができる。又、当該文書の受取人は、当該文書の送付者を容易に判別することができる。

しかし、ＦＡＸの送付状は、ＦＡＸ送信される文書とは別にＰＣ（Personal Computer）等を利用して作成され、プリンタによって印刷した後に、当該文書に添付される必要が有り、ＦＡＸ送信者の作業負担が大きかった。

そこで、以下の各実施の形態は、ＦＡＸ送信の操作負担を軽減することを目的とする。

なお、特願２０１４−１２０８９８号候公報には、ユーザが入力した送信先情報に基づいて送付状を作成する技術が開示されている。しかし、初めての送付先の場合には、ユーザが送信先情報を入力する必要があるため、作業負担の軽減としては不十分である。

図２０は、第５の実施の形態における情報処理システムの構成例を示す図である。図２０において、情報処理システム３は、画像形成装置６０、Ｗｅｂサーバ装置７０及び外部装置９１等を含む。画像形成装置６０とＷｅｂサーバ装置７０、Ｗｅｂサーバ装置７０と外部装置９１は、例えば、インターネット等のネットワークを介して接続されている。

画像形成装置６０は、印刷、スキャン、コピー、及びＦＡＸ送受信等のうちの二以上の機能を一台の筐体によって実現する複合機である。但し、ＦＡＸ機能を単体で有する機器が画像形成装置６０として用いられてもよい。

Ｗｅｂサーバ装置７０は、画像形成装置６０において送信されるＦＡＸの送付状の生成等のクラウドサービスを提供する１以上のコンピュータである。

外部装置９１は、ＦＡＸの送付先の各候補のアドレス情報を記憶する１以上のコンピュータである。アドレス情報は、ＦＡＸ番号や当該候補の属性情報等を含む情報である。

なお、Ｗｅｂサーバ装置７０のハードウェア構成は、例えば、図２に示した通りでよい。また、画像形成装置６０のハードウェア構成は、例えば、図３に示した通りでよい。

図２１は、第５の実施の形態における各装置の機能構成例を示す図である。図２１において、画像形成装置６０は、操作制御部６１１及びジョブ実行部６１２等を有する。これら各部は、画像形成装置６０にインストールされた１以上のプログラムが、画像形成装置６０のＣＰＵに実行させる処理により実現される。

操作制御部６１１は、画像形成装置６０の操作パネルへの画面の表示や、当該画面に対するユーザからの操作に応じた処理の制御等を行う。

ジョブ実行部６１２は、ＦＡＸ送付状の印刷やＦＡＸ送信の実行等を制御する。

Ｗｅｂサーバ装置７０は、Ｗｅｂページ管理部７１、ユーザ管理部７２、アドレス情報取得部７３及び送付状生成部７４等を有する。これら各部は、Ｗｅｂサーバ装置７０にインストールされた１以上のプログラムが、Ｗｅｂサーバ装置７０のＣＰＵに実行させる処理により実現される。Ｗｅｂサーバ装置７０は、また、ユーザ情報記憶部７１１、外部情報記憶部７１２、及びテンプレート記憶部７１３等を利用する。これら各記憶部は、例えば、Ｗｅｂサーバ装置７０の補助記憶装置、又はＷｅｂサーバ装置７０にネットワークを介して接続可能な記憶装置等を用いて実現可能である。

Ｗｅｂページ管理部７１は、画像形成装置６０の操作パネルに画面を表示させるＷｅｂページの生成等を行う。

ユーザ管理部７２は、画像形成装置６０のユーザの認証等を行う。各ユーザのユーザＩＤ及びパスワード等は、ユーザ情報記憶部７１１に記憶されている。

アドレス情報取得部７３は、ＦＡＸの送付先の各候補のアドレス情報を外部装置９１から取得する。外部装置９１の識別情報は、外部情報記憶部７１２に記憶されている。

送付状生成部７４は、アドレス情報取得部７３によって取得されるアドレス情報の中から画像形成装置６０のユーザによって選択されるアドレス情報を、テンプレート記憶部７１３に記憶されているＦＡＸ送付状のテンプレートデータに適用することで、送付状の電子データ（以下、「送付状データ」という。）を生成する。

図２２は、第５の実施の形態における処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。

ユーザが操作を開始すると、画像形成装置６０の操作制御部６１１は、ログイン画面の取得要求をＷｅｂサーバ装置７０へ送信する（Ｓ３１０）。Ｗｅｂサーバ装置７０のＷｅｂページ管理部７１は、当該取得要求に応じ、ログイン画面のＷｅｂページを返信する（Ｓ３２０）。操作制御部６１１は、当該Ｗｅｂページに基づいて、ログイン画面を画像形成装置６０の操作パネルに表示する。

ユーザが、ログイン画面を介してユーザＩＤ及びパスワードを入力すると、操作制御部６１１は、当該ユーザＩＤ及びパスワードを含む認証要求をＷｅｂサーバ装置７０へ送信する（Ｓ３３０）。Ｗｅｂサーバ装置７０のユーザ管理部７２は、当該認証要求に含まれているユーザＩＤ及びパスワードについて、ユーザ情報記憶部７１１に記憶されているユーザＩＤ及びパスワードとの照合に基づいて認証処理を実行する（Ｓ３４０）。続いて、ユーザ管理部７２は、認証処理の結果を画像形成装置６０に返信する（Ｓ３５０）。

認証に成功した場合、操作制御部６１１は、ＦＡＸに関するアプリケーション（以下、「ＦＡＸアプリ」という。）の画面に関するＷｅｂページの取得要求をＷｅｂサーバ装置７０へ送信する（Ｓ３６０）。Ｗｅｂサーバ装置７０のＷｅｂページ管理部は、当該操作画面のＷｅｂページを返信する（Ｓ３７０）。画像形成装置６０の操作制御部６１１は、当該Ｗｅｂページを受信すると、当該Ｗｅｂページの定義に基づいて、ＦＡＸの送付先の候補の一覧の取得要求をＷｅｂサーバ装置７０へ送信する（Ｓ３８０）。

Ｗｅｂサーバ装置７０のアドレス情報取得部７３は、当該取得要求に応じ、外部情報記憶部７１２から外部装置９１の識別情報（例えば、ＩＰアドレス等）を取得する（Ｓ３９０）。続いて、アドレス情報取得部７３は、当該識別情報に係る外部装置９１へアドレス情報の一覧（以下、「アドレス一覧」という。）の取得要求を送信する（Ｓ４００）。当該取得要求には、ログインユーザのユーザＩＤに関連付けられてユーザ情報記憶部７１１に記憶されている、外部装置９１に対する認証情報が含まれる。外部装置９１は、当該認証情報に基づく認証に成功すれば、外部装置９１に記憶されているアドレス一覧を返信する（Ｓ４１０）。

図２３は、アドレス情報の構成例を示す図である。図２３には、１つの送付先候補に関するアドレス情報の例が示されている。図２３に示されるように、１つのアドレス情報は、ｉｄ、ｎａｍｅ、ｎａｍｅＫａｎａ、ｎａｍｅＡｌｐｈａｂｅｔ、ｐｈｏｎｅＮｕｍｂｅｒ、ｆａｘＮｕｍｂｅｒ、ｅｍａｉｌ、ｃｏｍｐａｎｙＮａｍｅ、ｃｏｍｐａｎｙＮａｍｅＫａｎａ、ｃｏｍｐａｎｙＰｈｏｎｅＮｕｍｂｅｒ、ｃｏｍｐａｎｙＡｄｄｒｅｓｓ、ｄｅｐａｒｔｍｅｎｔＮａｍｅ、ｄｅｐａｒｔｍｅｎｔＮａｍｅＫａｎａ、ｄｅｐａｒｔｍｅｎｔＰｈｏｎｅＮｕｍｂｅｒ、及びｄｅｐａｒｔｍｅｎｔＡｄｄｒｅｓｓ等の項目名に対する値を含む。

ｉｄは、送付先候補の識別子（ＩＤ）である。ｎａｍｅは、送付先候補の氏名である。ｎａｍｅＫａｎａは、送付先候補の氏名の仮名である。ｎａｍｅＡｌｐｈａｂｅｔは、送付先候補の氏名のアルファベット表記である。ｐｈｏｎｅＮｕｍｂｅｒは、送付先候補の電話番号である。ｆａｘＮｕｍｂｅｒは、送付先候補のＦＡＸ番号である。ｅｍａｉｌは、送付先候補のメールアドレスである。ｃｏｍｐａｎｙＮａｍｅは、送付先候補が所属する会社の名前である。ｃｏｍｐａｎｙＮａｍｅＫａｎａは、当該会社の名前の仮名である。ｃｏｍｐａｎｙＰｈｏｎｅＮｕｍｂｅｒは、当該会社の電話番号である。ｃｏｍｐａｎｙＡｄｄｒｅｓｓは、当該会社の住所である。ｄｅｐａｒｔｍｅｎｔＮａｍｅは、送付先候補が所属する部署の名前である。ｄｅｐａｒｔｍｅｎｔＮａｍｅＫａｎａは、当該部署の名前の仮名である。ｄｅｐａｒｔｍｅｎｔＰｈｏｎｅＮｕｍｂｅｒは、当該部署の電話番号である。ｄｅｐａｒｔｍｅｎｔＡｄｄｒｅｓｓは、当該部署の住所である。

なお、ユーザごとに異なるアドレス一覧が外部装置９１に記憶されていてもよい。この場合、ログインユーザに対応するアドレス一覧が返信される。

続いて、アドレス情報取得部７３は、当該アドレス一覧を画像形成装置６０へ返信する（Ｓ４２０）。画像形成装置６０の操作制御部６１１は、当該アドレス一覧を受信すると、当該アドレス一覧をステップＳ３７０において受信したＷｅｂページに当てはめて、送付先選択画面を操作パネルに表示する。

図２４は、第５の実施の形態における送付先選択画面の表示例を示す図である。図２４において、送付先選択画面５２０は、ＦＡＸ番号表示領域５２１及び送付先選択領域５２２等を含む。

ＦＡＸ番号表示領域５２１は、ＦＡＸ番号の入力を受け付けるための領域である。送付先選択領域５２２は、アドレス一覧にアドレス情報が含まれる各送付先候補の中から、ＦＡＸの送付先の選択を受け付けるための領域である。

ユーザが、送付先選択領域５２２からいずれかの送付先候補を選択すると、当該送付先のＦＡＸ番号（ｆａｘＮｕｍｂｅｒの値）がＦＡＸ番号表示領域５２１に表示される。また、いずれかの送付先候補の選択に応じ、操作制御部６１１は、ＦＡＸ送付状の取得要求をＷｅｂサーバ装置７０へ送信する（Ｓ４４０）。当該取得要求には、選択された送付先候補のアドレス情報（以下、「送付先情報」という。）が含まれる。

Ｗｅｂサーバ装置７０の送付状生成部７４は、当該取得要求に応じ、テンプレート記憶部７１３からテンプレートデータを取得する（Ｓ４５０）。

図２５は、テンプレートデータの構成例を示す図である。図２５に示されるように、テンプレートデータ５３０は、ＦＡＸ送付状の雛型である。但し、送付先ごとに異なる可能性の有る部分（項目）については、当該部分に適用されるべき情報に対する識別子が付与されている。各識別子は、送付先情報を構成するいずれかの項目の項目名である。

例えば、項目５３１〜５３５には、それぞれ、送付先情報のｃｏｍｐａｎｙＮａｍｅ、ｄｅｐａｒｔｍｅｎｔＮａｍｅ、ｎａｍｅ、ｐｈｏｎｅＮｕｍｂｅｒ、ｆａｘＮｕｍｂｅｒによって置換されることが示されている。

また、日付のような、送付先に依存しない情報については、当該情報を示すキーワードによって表現されている。例えば、項目５３６のｄａｔｅは、当日の日付によって置き換えられるべきことを示す。

続いて、送付状生成部７４は、テンプレートデータに対して送付先情報を適用して、送付状データを生成する（Ｓ４６０）。すなわち、テンプレートデータにおける各識別子が、送付先情報において当該識別子の示す項目名に対応する値によって置換される。またテンプレートデータにおけるキーワードが、当該キーワードの意味に対応する値によって置換される。

図２６は、送付状データの一例を示す図である。図２６に示されるように、送付状データでは、図２５のテンプレートデータ５３０の項目５３１〜５３６が、送付先情報に含まれている値、又はキーワードに対応する値によって置換されている。

続いて、送付状生成部７４は、生成した送付状データを画像形成装置６０へ返信する（Ｓ４７０）。画像形成装置６０の操作制御部６１１は、当該送付状データを受信すると、当該送付状データの印刷をジョブ実行部６１２に要求する（Ｓ４８０）。ジョブ実行部６１２は、当該送付状データの印刷を画像形成装置６０に実行させる（Ｓ４９０）。その結果、送付先に関する情報が印字された送付状が出力される。

ユーザが、当該送付状とＦＡＸ送信対象の文書とを画像形成装置６０にセットして、必要に応じてＦＡＸ送信条件を設定した上でＦＡＸの実行指示を入力すると、操作制御部６１１は、ＦＡＸ送信の実行をジョブ実行部６１２に要求する（Ｓ５００）。なお、当該要求には、送付先選択画面５２０を介してユーザによって選択された送付先候補のＦＡＸ番号も含まれる。ジョブ実行部６１２は、当該要求に応じ、当該ＦＡＸ番号宛てに、当該送付状及びＦＡＸ送信対象の文書についてＦＡＸ送信を実行する（Ｓ５１０）。

上述したように、第５の実施の形態によれば、ユーザが、ＰＣ（Personal Computer）等を利用してＦＡＸ送付状を作成する必要性を低減することができる。その結果、ＦＡＸ送信のための操作負担を軽減することができる。

次に、第６の実施の形態について説明する。第６の実施の形態では第５の実施の形態と異なる点について説明する。したがって、特に言及されない点については、第５の実施の形態と同様でもよい。

第５の実施の形態では単一のテンプレートデータから送付状データが生成される例について説明した。一方、第６の実施の形態では複数種類のＦＡＸ送付状のそれぞれのテンプレートデータが予めテンプレート記憶部７１３に記憶され、使用するＦＡＸ送付状（テンプレートデータ）をユーザが選択可能とされる例について説明する。

図２７は、第６の実施の形態における処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。図２７中、図２２と同一ステップには同一ステップ番号を付し、その説明は省略する。図２７では、ステップＳ４３０に続いて、ステップＳ４３１〜Ｓ４３４等が実行される。また、ステップＳ４４０〜Ｓ４６０は、ステップＳ４４０ａ〜Ｓ４６０ａに置換される。

ステップＳ４３１において、操作制御部６１１は、ＦＡＸ送付状の一覧の取得要求をＷｅｂサーバ装置７０へ送信する。Ｗｅｂサーバ装置７０の送付状生成部７４は、テンプレート記憶部７１３に記憶されている複数種類のテンプレートデータのそれぞれのテンプレート名を取得し（Ｓ４３２）、取得されたテンプレート名の一覧（以下、「テンプレート名一覧」という。）を返信する（Ｓ４３３）。画像形成装置６０の操作制御部６１１は、当該テンプレート名一覧を受信すると、当該テンプレート名一覧に基づいて送付状選択画面を操作パネルに表示する（Ｓ４３４）。

図２８は、第６の実施の形態における送付状選択画面の表示例を示す図である。図２８において、送付状選択画面５４０は、送付状選択領域５４１等を含む。送付状選択領域５４１には、受信されたテンプレート名一覧に含まれる各テンプレート名が表示される。なお、各テンプレート名は、ＦＡＸ送付状の種別を表現するような文字列である。

ユーザが、いずれかのテンプレート名を選択すると、画像形成装置６０の操作制御部６１１は、ＦＡＸ送付状の取得要求をＷｅｂサーバ装置７０へ送信する（Ｓ４４０ａ）。当該取得要求には、送付先選択画面５２０（図２４）において選択された送付先候補のアドレス情報である送付先情報に加え、送付状選択画面５４０（図２８）において選択されたテンプレート名が含まれる。

Ｗｅｂサーバ装置７０の送付状生成部７４は、当該取得要求に応じ、当該取得要求に含まれているテンプレート名に対応するテンプレートデータをテンプレート記憶部７１３から取得する（Ｓ４５０ａ）。続いて、送付状生成部７４は、取得されたテンプレートデータに対して送付先情報を適用して、送付状データを生成する（Ｓ４６０ａ）。なお、送付状データの生成方法は、第５の実施の形態と同様でよい。

以降は、第５の実施の形態と同様である。

上述したように、第６の実施の形態によれば、目的に応じてＦＡＸ送付状を切り換えることができる。

次に、第７の実施の形態について説明する。第７の実施の形態では第５の実施の形態と異なる点について説明する。したがって、特に言及されない点については、第５の実施の形態と同様でもよい。

第５の実施の形態では、アドレス情報のうち、ＦＡＸ送付状の生成に利用されない項目についても外部装置９１から取得されるため、アドレス情報の数が多い場合に通信負荷等が高くなる可能性が有る。そこで、第７の実施の形態では、外部装置９１との間の通信量を削減する例について説明する。

図２９は、第７の実施の形態における処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。図２９中、図２２と同一ステップには同一ステップ番号を付し、その説明は省略する。

図２９では、ステップＳ４１０、Ｓ４２０、Ｓ４４０が、ステップＳ４１０ａ、Ｓ４２０ａ、Ｓ４４０ａに置換されている。また、ステップＳ４５０に続いて、ステップＳ４５１〜Ｓ４５５が実行される。

ステップＳ４１０ａにおいて、外部装置９１は、記憶されている各アドレス情報の一部の項目の値の一覧を返信する。当該一部の項目は、例えば、ｉｄ及びｎａｍｅ等、送付先選択画面５２０（図２４）の表示に必要な情報でよい。続いて、アドレス情報取得部７３は、当該アドレス情報の一部の一覧を画像形成装置６０へ返信する（Ｓ４２０ａ）。

送付先選択画面５２０において表示されているいずれかの送付先候補の選択に応じ、操作制御部６１１は、ＦＡＸ送付状の取得要求をＷｅｂサーバ装置７０へ送信する（Ｓ４４０ａ）。当該取得要求には、選択された送付先候補のｉｄが含まれる。当該ｉｄを、以下、「送付先ｉｄ」という。

ステップＳ４５１において、送付状生成部７４は、ステップＳ４５０において取得したテンプレートデータから、ＦＡＸ送付状の生成に必要な項目名を抽出する。当該テンプレートデータが、図２５に示されるものであれば、ｃｏｍｐａｎｙＮａｍｅ、ｄｅｐａｒｔｍｅｎｔＮａｍｅ、ｎａｍｅ、ｐｈｏｎｅＮｕｍｂｅｒ及びｆａｘＮｕｍｂｅｒが抽出される。すなわち、アドレス情報の項目名によって表現されている部分が抽出される。以下、抽出された項目名を示す情報を、以下「抽出情報」という。

続いて、送付状生成部７４は、送付先ｉｄ及び抽出情報を指定して、アドレス情報の取得をアドレス情報取得部７３に要求する（Ｓ４５２）。アドレス情報取得部７３は、外部装置９１へアドレス情報の取得要求を送信する（Ｓ４５３）。当該取得要求には、ステップＳ４００と同様の認証情報と、送付先ｉｄ及び抽出情報とが含まれる。外部装置９１は、当該認証情報に基づく認証に成功すれば、外部装置９１に記憶されているアドレス情報のうち、当該送付先ｉｄに係るアドレス情報において、当該抽出情報が示す項目名に対応する値を返信する（Ｓ４５４）。アドレス情報取得部７３は、外部装置９１から返信された値を送付状生成部７４に通知する（Ｓ４５５）。送付状生成部７４は、当該値をテンプレートデータに適用して、送付状データを生成する（Ｓ４６０）。なお、送付状データの生成方法は、第５の実施の形態と同様である。

以降は、第５の実施の形態と同様である。なお、第７の実施の形態は、第６の実施の形態と組み合わされてもよい。

上述したように、第７の実施の形態によれば、外部装置９１から送信されるアドレス情報は、送付先選択画面５２０の表示に必要な情報と、送付状データの生成に必要な情報とに限定される。したがって、外部装置９１とＷｅｂサーバ装置７０との間の通信負荷を軽減することができる。

次に、第８の実施の形態について説明する。第８の実施の形態では第５の実施の形態と異なる点について説明する。したがって、特に言及されない点については、第５の実施の形態と同様でもよい。

図３０は、第８の実施の形態における情報処理システムの構成例を示す図である。図３０中、図２０と同一部分には同一符号を付し、その説明は省略する。

図３０において、情報処理システム４は、外部装置９２を更に含む。外部装置９２は、インターネット等のネットワークを介してＷｅｂサーバ装置７０に接続される。

外部装置９２は、テンプレートデータを記憶する。すなわち、第８の実施の形態では、テンプレートデータは、Ｗｅｂサーバ装置７０ではなく、外部装置９２において記憶される。

図３１は、第８の実施の形態における各装置の機能構成例を示す図である。図３１中、図２１と同一部分には同一符号を付し、その説明は省略する。

図３１において、Ｗｅｂサーバ装置７０は、更に、テンプレート取得部７５を有する。テンプレート取得部７５は、外部装置９２からテンプレートデータを取得する。なお、外部装置９２の識別情報（例えば、ＩＰアドレス等）は、外部情報記憶部７１２に記憶されている。また、第８の実施の形態において、Ｗｅｂサーバ装置７０は、テンプレート記憶部７１３を有さなくてもよい。

図３２は、第８の実施の形態における処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。図３２中、図２２と同一ステップには同一ステップ番号を付し、その説明は省略する。図３２では、ステップＳ４４０に続いて、ステップＳ４５０の代わりにステップＳ４４１〜Ｓ４４５が実行される。

ステップＳ４４１において、送付状生成部７４は、テンプレートデータの取得をテンプレート取得部７５に要求する。テンプレート取得部７５は、外部情報記憶部７１２から外部装置９２の識別情報（例えば、ＩＰアドレス等）を取得する（Ｓ４４２）。続いて、テンプレート取得部７５は、当該識別情報に係る外部装置９２へテンプレートデータの取得要求を送信する（Ｓ４４３）。当該取得要求には、ログインユーザのユーザＩＤに関連付けられてユーザ情報記憶部７１１に記憶されている外部装置９２に対する認証情報が含まれる。外部装置９２は、当該認証情報に基づく認証に成功すれば、外部装置９２に記憶されているテンプレートデータを返信する（Ｓ４４４）。テンプレート取得部７５は、当該テンプレートデータを、送付状生成部７４に出力する。ステップＳ４６０では、当該テンプレートデータが利用されて、送付状データが生成される。

以降は、第５の実施の形態と同様である。なお、第８の実施の形態は、第６の実施の形態及び第７の実施の形態のうちの１以上と組み合わされてもよい。

なお、上記各実施の形態は、画像形成装置１０以外の機器に対して適用されてもよい。例えば、デジタルカメラ、スマートフォン、又はタブレット端末等によって撮像（入力）されたデータについて、上記各実施の形態が適用されてもよい。

なお、上記各実施の形態において、画像形成装置１０は、機器の一例である。配信サーバ装置２０は、情報処理装置の一例である。辞書情報取得部２１３は、取得部の一例である。ジョブ実行部１２２は、入力部の一例である。配信制御部１２１は、付与部の一例である。

以上、本発明の実施例について詳述したが、本発明は斯かる特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。

１、２、３、４ 情報処理システム
１０ 画像形成装置
１１ コントローラ
１２ スキャナ
１３ プリンタ
１４ モデム
１５ 操作パネル
１６ ネットワークインタフェース
１７ ＳＤカードスロット
２０ 配信サーバ装置
３０ アドレス帳管理装置
４０ 配信先管理装置
８０ ＳＤカード
１１１ ＣＰＵ
１１２ ＲＡＭ
１１３ ＲＯＭ
１１４ ＨＤＤ
１１５ ＮＶＲＡＭ
１２１ 配信制御部
１２２ ジョブ実行部
２００ ドライブ装置
２０１ 記録媒体
２０２ 補助記憶装置
２０３ メモリ装置
２０４ ＣＰＵ
２０５ インタフェース装置
２１１ 認証部
２１２ ユーザ管理部
２１３ 辞書情報取得部
２１４ 抽出部
２１５ 配信処理部
２１６ アドレス帳取得部
２１７ 配信先情報取得部
２３１ ユーザ情報記憶部
２３２ 辞書取得情報記憶部
Ｂ バス
６０ 画像形成装置
７０ Ｗｅｂサーバ装置
７１ Ｗｅｂページ管理部
７２ ユーザ管理部
７３ アドレス情報取得部
７４ 送付状生成部
７５ テンプレート取得部
９１ 外部装置
９２ 外部装置
６１１ 操作制御部
６１２ ジョブ実行部
７１１ ユーザ情報記憶部
７１２ 外部情報記憶部
７１３ テンプレート記憶部

特開２００６−７２８９２号公報

Claims (6)

1. 機器と、前記機器にネットワークを介して接続される情報処理装置とを含む情報処理システムであって、
   前記情報処理装置は、
   前記機器において入力されるデータの配信先の候補に関する情報を取得する取得部と、
   前記取得部が取得した情報から、予め設定された抽出条件に基づいて特定される、前記データの配信先に関する情報に含まれる複数の前記配信先の候補それぞれに関連づけられた文字列の候補であって、前記データの識別情報に含める文字列の候補を抽出する抽出部と、
   を有し、
   前記機器は、
   前記データを入力する入力部と、
   入力されたデータに対して、前記抽出部によって抽出されたいずれかの候補を含む識別情報を付与する付与部と、
   を有することを特徴とする情報処理システム。
2. 前記抽出部は、前記配信先の候補ごとに、当該候補に関する情報から、前記データの識別情報に含める文字列の候補を抽出する、
   ことを特徴とする請求項１記載の情報処理システム。
3. 前記抽出条件は、前記配信先の候補に関する情報を構成する項目のうち、抽出対象とする項目を示す情報である、
   ことを特徴とする請求項１又は２記載の情報処理システム。
4. 機器にネットワークを介して接続される情報処理装置であって、
   前記機器において入力されるデータの配信先の候補に関する情報を取得する取得部と、
   前記取得部が取得した情報から、予め設定された抽出条件に基づいて特定される、前記データの配信先に関する情報に含まれる複数の前記配信先の候補それぞれに関連づけられた文字列の候補であって、前記データの識別情報に含める文字列の候補を抽出する抽出部と、
   を有することを特徴とする情報処理装置。
5. 機器と、前記機器にネットワークを介して接続される情報処理装置とが実行する情報処理方法であって、
   前記情報処理装置が、
   前記機器において入力されるデータの配信先の候補に関する情報を取得する取得手順と、
   前記取得手順において取得した情報から、予め設定された抽出条件に基づいて特定される、前記データの配信先に関する情報に含まれる複数の前記配信先の候補それぞれに関連づけられた文字列の候補であって、前記データの識別情報に含める文字列の候補を抽出する抽出手順と、
   を実行し、
   前記機器が、
   前記データを入力する入力手順と、
   入力されたデータに対して、前記抽出手順において抽出されたいずれかの候補を含む識別情報を付与する付与手順と、
   を実行することを特徴とする情報処理方法。
6. 機器にネットワークを介して接続される情報処理装置に、
   前記機器において入力されるデータの配信先の候補に関する情報を取得する取得手順と、
   前記取得手順において取得した情報から、予め設定された抽出条件に基づいて特定される、前記データの配信先に関する情報に含まれる複数の前記配信先の候補それぞれに関連づけられた文字列の候補であって、前記データの識別情報に含める文字列の候補を抽出する抽出手順と、
   を実行させることを特徴とするプログラム。

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