JP2001167105A - 文書管理装置、通信端末装置、文書請求用紙、回線番号入力用紙および文書管理システム - Google Patents

文書管理装置、通信端末装置、文書請求用紙、回線番号入力用紙および文書管理システム

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JP2001167105A
JP2001167105A JP34801299A JP34801299A JP2001167105A JP 2001167105 A JP2001167105 A JP 2001167105A JP 34801299 A JP34801299 A JP 34801299A JP 34801299 A JP34801299 A JP 34801299A JP 2001167105 A JP2001167105 A JP 2001167105A
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Abstract

(57)【要約】 【課題】本体における文書管理のセキュリティを向上さ
せ、セキュリティの高い文書についても十分管理するこ
とができる文書管理装置を提供する。 【解決手段】文書管理装置１は公衆回線網６を介して送
信されてきた画像から、請求された文書に関するサムネ
イル情報を取り出し、このサムネイル情報が請求された
文書に対して適正であるかどうかを判定し、適正であっ
たときに請求された文書を返信する。したがって、サム
ネイル情報を知らない者に装置本体から文書が取り出さ
れることが防止できる。したがって、本体における文書
管理のセキュリティを向上させることができる。

Description

【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】この発明は、入力画像に応じ
て管理している文書を出力する文書管理装置、公衆回線
網等を介して接続された局との間で画像通信を実行する
通信端末装置、上記文書管理装置における画像の入力に
適した文書請求用紙、上記通信端末装置に対する回線番
号の入力に適した回線番号入力用紙、および上記文書管
理装置と上記通信端末装置とを公衆回線網等のネットワ
ークを利用して接続した文書管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】従来より、公衆回線網を介して接続され
た装置間での画像通信技術が様々な形で利用されてい
る。
【０００３】例えば、公衆回線網を介して接続されたフ
ァックス装置から送信されてきた画像を受信すると、デ
ータベースを検索して受信した画像に応じた文書を取り
出し、画像を送信してきた上記ファックス装置にデータ
ベースから取り出した文書を送信する文書管理装置があ
った（特開平２−２４６１号公報）。この装置を利用す
れば、ユーザは任意のファックス装置から適当な画像
（文書管理装置に所望の文書の送信を要求する画像）を
送信するだけで、上記文書管理装置において管理されて
いる所望の文書を得ることができる。したがって、ユー
ザは自分のいる場所に係わらず、公衆回線網に接続され
たファックス装置が利用できれば、何処からでも文書管
理装置において管理されている所望の文書を得ることが
できる。
【０００４】また、画像通信に使用されるファックス装
置本体に、送信する原稿に記載されている送信先の回線
番号を読み取って、読み取った回線番号の局に対して自
動的に回線の接続要求を行い、回線が接続されると原稿
画像を送信する機能を設けることが提案されている（特
開平７−２３６０４７号公報）。このファックス装置
は、上記機能を設けたことでユーザによる送信先の回線
番号の入力が不要となり、発信時の操作性が向上できる
というものである。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、特開平
２−２４６１号公報に記載された文書管理装置は公衆回
線網を介して送信されてきた画像、すなわち本体で管理
している文書の送信要求、を受信すると、要求された文
書を無条件でデータベースから取り出して送信するもの
であった。このため、文書管理装置において管理されて
いる文書を誰もが自由に取り出せるという問題があっ
た。したがって、従来の文書管理装置では、例えば特定
の人にしか開示しない文書、すなわち開示を制限する文
書、を管理することができなかった。このように、従来
の文書管理装置は、本体における文書管理のセキュリテ
ィが十分でないという問題があった。
【０００６】また、最近では通信回線を提供する複数の
事業者があり、また事業者毎に回線の使用料が決められ
ていることから、回線を接続した局が同じであっても
（通信した相手局が同じであっても）、使用した回線に
よって通信費が異なる。一方、ユーザにとっては回線が
接続する相手局が同じであれば、通信コストの面から使
用する回線を通信費が最も安くなる回線とすることが望
ましい。
【０００７】しかし、相手局が変われば、通信費が最も
安くなる回線を提供している事業者が変わることから、
ユーザ自信が回線を接続する相手に合わせて使用する回
線を選択することは難しく、また例えできたとしても非
常に手間がかかることから、ユーザが入力した回線番号
に基づいて使用する回線を自動的に選択する機能（所
謂、ＬＣＲ機能）を設けた通信端末装置が提案されてい
る。
【０００８】ところで、最近ではサービスの提供行うサ
ーバ装置（例えば、上記文書管理装置）を全国の複数箇
所に設置し、ユーザがどの場所に設置されているサーバ
装置にアクセスしても同じサービスを受けられるように
したネットワークシステムが構築されている。しかし、
上記ＬＣＲ機能は自局と相手局とを接続する回線を選択
する機能であって、複数の相手局から通信料金が最も安
くなる相手局を選択するものではなかった。したがっ
て、回線を接続するサーバ装置（アクセスポイント）に
ついてはユーザ自信が決定しなければならなかった。こ
のため、常に通信料金が安くなるサーバ装置を選択する
ことは難しく、通信費に無駄が生じるという問題があっ
た。特に、使用する端末装置の設置場所が変われば通信
料金が最も安くなるサーバ装置が変わる可能性もあるの
で、旅行先等ではサーバ装置にアクセスする際に通信料
金が最も安くなるサーバ装置をユーザ自信が選択するこ
とが困難であった。
【０００９】この発明の目的は、入力された文書の出力
要求に対して、該出力要求が予め定めた条件を満たすも
のであったときに要求された文書を出力することで、本
体における文書管理のセキュリティを向上させ、セキュ
リティが高い文書についても十分管理できる文書管理装
置、および該文書管理装置に対する画像の入力に適した
文書請求用紙を提供することにある。
【００１０】また、この発明は、複数のアクセスポイン
トから通信費が安くなるアクセスポイントを自動的に選
択し、選択したアクセスポイントに対して回線の接続を
行わせることで、通信費の無駄を抑えることができる通
信端末装置、および該通信端末装置に複数のアクセスポ
イントの回線番号を入力するのに適した回線番号入力用
紙を提供することを目的とする。
【００１１】さらに、この発明は上記文書管理装置と通
信端末装置とを使用し、好適な文書管理が行える文書管
理システムを提供することを目的とする。
【００１２】
【課題を解決するための手段】この発明の文書管理装置
は、上記課題を解決するために以下の構成を備えてい
る。
【００１３】（１）識別番号が付与された文書を記憶す
る記憶部と、上記識別番号および該識別番号が付与され
た文書の要約情報を含む画像の入力を受け付ける入力部
と、上記入力部に入力された入力画像から上記識別番号
および上記要約情報を抽出する抽出機能、上記記憶部を
検索して該抽出機能が抽出した識別番号が付与されてい
る文書を獲得する文書獲得機能、および上記文書獲得機
能が獲得した文書に対して上記抽出機能が抽出した要約
情報が適正であるかどうかを判定する適正判定機能を有
する制御部と、上記適正判定機能が適正であると判定し
たときに、上記文書獲得機能が獲得した文書を出力する
出力部と、を備えている。
【００１４】この構成では、入力された画像から文書を
識別する識別番号および該識別番号が付与された文書の
要約情報を抽出し、抽出した識別番号が付与されている
文書を記憶部から獲得すると、獲得した文書に対して入
力された画像から抽出した要約情報が適正であるかどう
かを判定し、適正であったときに記憶部から獲得した文
書の出力を実行する。
【００１５】したがって、適正な要約情報を知らない者
に本体で管理している文書が取り出されてしまうことを
抑えることができるので、文書管理のセキュリティが向
上され、セキュリティが高い文書についても管理するこ
とができる。
【００１６】（２）上記入力部は、公衆回線網等のネッ
トワークを介して接続された外部装置から送信されてき
た画像を入力画像として受け付け、上記出力部は、上記
ネットワークを介して接続された外部装置に上記文書獲
得機能が獲得した文書を送信する。
【００１７】この構成では、本体に対する画像の入力が
公衆回線網等のネットワークを介して接続した外部装置
で行えるので、文書管理装置本体から離れた場所にいて
も、該文書管理装置本体から所望の文書が取り出せる。
【００１８】（３）上記適正判定機能は、上記文書獲得
機能が獲得した文書内に上記抽出機能が抽出した要約情
報と一致する画像が存在したときに、適正であると判定
する。
【００１９】この構成では、上記要約情報を該当する文
書の一部または全部の画像とすることで、入力された画
像から抽出した要約情報と、記憶部に記憶している文書
の画像とが一致しているかどうかという簡単な画像処理
によって、入力された画像から抽出した要約情報が適正
であるかどうかを判定できる。
【００２０】（４）上記出力部は、上記文書獲得機能が
該当する文書を獲得できなかったときに、上記記憶部に
該当する文書が記憶されていない旨の出力を行う。
【００２１】この構成では、出力が要求された文書が記
憶部に記憶されていなかったとき、その旨の出力を行う
ようにしたので、出力要求された文書が装置本体で管理
していないことを知らせることができる。
【００２２】（５）上記入力画像には、文書のバージョ
ンを示す情報が含まれている。
【００２３】この構成では、上記入力画像に文書のバー
ジョンを示す情報も含まれるように構成したので、本体
において文書をバージョン別に管理させることで、ユー
ザが古いバージョンの文書も取り出せるようになる。
【００２４】（６）上記制御部は、入力画像に所定のマ
ークがあるかどうかを判定するマーク有無判定機能を有
し、上記出力部は、上記マーク有無判定機能が入力画像
に所定のマークがあると判定したとき、上記文書獲得機
能が獲得した文書の最新版を送信する。
【００２５】この構成では、入力画像に所定のマークが
あると出力が要求された文書の最新バージョンが出力さ
れる。したがって、最新バージョンの文書がどれである
かを知らない者でも、上記所定のマークを付けた画像を
入力することで、簡単に最新バージョンの文書が得られ
る。
【００２６】（７）上記制御部は、上記入力画像に適正
な認証情報が含まれているかどうかを判定する認証機
能、および上記入力画像に適正な認証情報画像が含まれ
ていなかったときに上記出力部に対して文書の出力を禁
止する文書出力禁止機能を有する。
【００２７】この構成では、入力画像に適正な認証情報
が含まれていなかったときには、要約情報が適正であっ
ても、文書の出力が禁止される。したがって、装置本体
における文書管理のセキュリティを一層向上させること
ができる。
【００２８】なお、認証情報としては、文字列（パスワ
ード）であってもよいし、画像であってもよい。
【００２９】（８）上記記憶部に記憶する文書毎に上記
認証情報を付与した。
【００３０】この構成では、装置本体で管理されている
文書毎に認証情報を設定することができる。したがっ
て、装置本体で管理されている文書毎に出力を制限する
ことができ、本体における文書管理のセキュリティが一
層向上される。
【００３１】（９）上記制御部は、上記入力画像に含ま
れる認証情報に所定の情報が付加されているとき、上記
文書出力禁止機能を有効にする。
【００３２】この構成では、装置本体から所望の文書を
獲得する際に画像の入力に用いて原稿における認証情報
に対して所定の情報を付加することによって、例えば認
証情報の上に線を引く等することで、原稿を拾った者が
この原稿を使用しても本体から文書が取り出されること
がない。したがって、装置本体における文書管理のセキ
ュリティが一層向上される。
【００３３】（１０）上記出力部は、上記入力画像に適
正な認証情報画像が含まれていなかったときに、適正な
認証情報画像がない旨を出力する。
【００３４】この構成では、入力画像に適正な認証情報
が含まれていなかったときにその旨を出力するようにし
たので、認証情報の記入を忘れていることを知らせるこ
とができ、ユーザに迅速な対応を促すことができる。
【００３５】また、この発明の通信端末装置は、〔発明
が解決しようとする課題〕の欄に記載した課題を解決す
るために以下の構成を備えている。
【００３６】（１１）原稿から原稿画像を読み取る画像
読取部と、上記画像読取部が読み取った原稿画像から回
線を接続する外部装置の回線番号を抽出する回線抽出機
能、および抽出した回線番号の外部装置との回線を接続
する回線接続機能を有する制御部と、回線が接続された
上記外部装置に対して上記画像読取部が読み取った原稿
画像を送信する画像送信部と、を備え、上記回線抽出機
能は、上記原稿画像から回線を接続する外部装置の回線
番号が複数抽出されたとき、自局の回線番号を用いて抽
出された複数の回線番号から１つを選択する回線選択機
能を含んでいる。
【００３７】この構成では、画像読取部において読み取
った原稿画像から回線を接続する外部装置の回線番号が
複数抽出されたとき、自局の回線番号を用いて抽出され
た複数の回線番号から１つを選択するようにした。例え
ば、市街局番が自局と同じである外部装置を選択するよ
うにしておけば、市内通話となるため通信コストの無駄
を抑えることができる。
【００３８】また、複数の上記外部装置の回線番号を記
入した原稿を所持していれば、旅行先等でも常に適切な
回線を選択させることができる。
【００３９】（１２）原稿画像を読み取る画像読取部
と、上記画像読取部が読み取った原稿画像から回線を接
続する外部装置の回線番号を抽出する回線抽出機能、お
よび抽出した回線番号の外部装置との回線を接続する回
線接続機能を有する制御部と、回線が接続された上記外
部装置に対して上記画像読取部が読み取った原稿画像を
送信する画像送信部と、を備えるとともに、回線を接続
したときにかかる単位時間当たりの通信費を、回線番号
に基づいて分類した通信コストテーブルを記憶する記憶
部を備え、上記回線抽出機能は、上記原稿画像から回線
を接続する外部装置の回線番号が複数抽出されたとき、
上記通信コストテーブルを用いて抽出された複数の回線
番号から１つを選択する回線選択機能を含んでいる。
【００４０】この構成では、本体に通信コストテーブル
を記憶させたので、回線の使用による通信コストの無駄
を確実に無くすことができる。
【００４１】（１３）上記制御部は、上記原稿画像から
回線を接続する外部装置の回線番号が複数抽出されたと
き、上記画像読取部が読み取った原稿画像から複数抽出
された回線番号の画像を削除する画像削除機能を有し、
上記画像送信部は、上記画像削除機能によって複数抽出
された回線番号が削除された画像を送信する。
【００４２】この構成では、原稿に記載されていた複数
の回線番号の画像を送信しないようにしたので、通信時
間が短縮され通信コストを一層低減することができる。
【００４３】（１４）上記画像読取部は、原稿の表面お
よび裏面の画像を読み取り、上記回線番号抽出機能は、
原稿の一方の面の画像を処理して回線を接続する外部装
置の回線番号を抽出する機能であり、上記画像送信部
は、原稿の他方の面の画像を送信する。
【００４４】この構成では、送信する原稿の一方の面に
回線番号を記載し、他方の面に送信する画像を記載して
おけば、上記（１３）と同様の効果が得られる。
【００４５】（１５）また、上記文書管理装置から文書
を獲得する際に好適な文書請求用紙としては、 表面に上記識別番号および要約情報を印字した用紙、 上記における要約情報を識別番号に対応する文書の
画像とした用紙、 上記またはに文書のバージョンを示す情報を追加
した用紙、 等が考えられる。
【００４６】（１６）また、上記通信端末装置での使用
に適した回線番号入力用紙としては、 複数の回線番号が印字された用紙、 一方の面に複数の回線番号が印字された用紙、 等が考えられる。
【００４７】（１７）さらに、公衆回線網等のネットワ
ークを利用して、上記文書管理装置と通信端末装置とを
接続すれば、好適な文書管理が行える文書管理システム
も構築できる。
【００４８】
【発明の実施の形態】〔文書管理装置の実施形態〕ま
ず、最初にこの発明の実施形態である文書管理装置につ
いて説明する。図１は、この実施形態の文書管理装置の
構成を示すブロック図である。文書管理装置１は、本体
の動作を制御する制御部２と、識別番号（以下、文書Ｉ
Ｄと言う。）が付与された文書を記憶する記憶部３と、
公衆回線網６を介して接続されたファックス装置等の画
像の送受信が行える通信端末装置７から送信されてきた
画像の受信処理を行う受信部４と、公衆回線網６を介し
て接続された上記通信端末装置７に画像を送信する送信
部５と、を備えている。上記受信部４がこの発明で言う
入力部に相当し、上記送信部５がこの発明言う出力部に
相当する。また、通信端末装置７がこの発明で言う外部
装置に相当する。
【００４９】制御部２は、受信部４が受信した画像を処
理して、該画像から文書ＩＤおよびサムネイル情報を抽
出する抽出機能１１、記憶部３を検索して前記抽出機能
１１が抽出した文書ＩＤが付与されている文書を取り出
す文書取得機能１２、および、前記抽出機能１１が抽出
した上記サムネイル情報が該文書取得機能１２によって
取り出された文書に対して適正であるかどうかを判定す
る判定機能１３を有している。なお、上記文書ＩＤがこ
の発明で言う識別番号に相当し、上記サムネイル情報が
この発明で言う要約情報に相当する。また、ここで言う
サムネイル情報とは該当する文書を縮小した画像であ
り、上記判定機能１３は前記抽出機能１１が抽出した上
記サムネイル情報が該文書取得機能１２によって取り出
された文書内に一致する画像が存在するかどうかを判定
する。
【００５０】記憶部３には、文書ＩＤと該文書ＩＤが付
与されている文書の記憶部３における記憶位置を示す情
報（ファイルパス）とを対応づけた図２に示す文書管理
テーブル２０が記憶されている。上記ファイルパスは、
該当する文書の記憶位置を示すアドレスである。
【００５１】また、この発明の実施形態である文書管理
装置１に対してアクセスが許可されているユーザには図
３に示す文書請求用紙２１が事前に配付されている。こ
の文書請求用紙２１は、記憶部３に記憶されている文書
毎に作成された用紙である。文書請求用紙２１は、図３
に示すように対応する文書のタイトル（Ｔｉｔｌｅ）、
該文書の作成日付（日付）、該文書のサムネイル情報
（１〜６ページのサムネイル）、該文書の文書ＩＤ（ド
キュメントＩＤ）、および文書管理装置１の回線番号
（通信番号）がそれぞれ所定の位置に印刷された用紙で
ある。文書作成日付が、この発明で言う文書のバージョ
ンを示す情報である（詳細については後述する。）。な
お、各ユーザに配付される文書請求用紙２１は該ユーザ
が記憶部３から取り出してもよい文書に対応するものだ
けであり、記憶部３から取り出すことが禁止されている
文書に対応する文書請求用紙２１については配付されて
いない。すなわち、事前に配付される上記文書請求用紙
２１の種類はユーザ毎に決められている。
【００５２】以下、この実施形態の文書管理装置１の動
作について説明する。図４はこの実施形態の文書管理装
置の動作を示すフローチャートである。ユーザは記憶部
３から取り出す文書に対応する文書請求用紙２１を準備
する。上述したように、文書請求用紙２１は事前にユー
ザに配付されている。ユーザは公衆回線網６に接続され
ている通信端末装置７を使用して、用意した文書請求用
紙２１に印字されている画像を文書管理装置１に送信す
る。
【００５３】なお、一般的な通信端末装置７では画像の
送信（ファックス通信）が完了すると文書管理装置１と
の回線を切断する。しかし、一般的な通信端末装置７は
画像を送信する際、読みとった原稿画像に自機の回線番
号を含むヘッダを付けて送信するので、文書管理装置１
では受信した画像における上記ヘッダ部分の画像に対し
て公知の画像認識処理技術を利用した認識処理を実行す
ることで、画像を送信してきたユーザが使用した通信端
末装置７の回線番号が認識できる。また、周知の発信者
番号通知サービスを利用して、上記ユーザが使用した通
信端末装置７の回線番号を認識する構成であってもよ
い。このように、文書管理装置１はユーザが文書請求用
紙２１に印字されている画像の送信に使用した通信端末
装置７の回線番号を認識できるので、該通信端末装置７
に対して回線の接続要求を行って、回線の接続後に適当
な画像を送信することができる。
【００５４】文書管理装置１は、受信部４において公衆
回線網６を介して送信されてきた文書請求用紙２１の画
像を受信すると（ｎ１）、受信した画像（以下、受信画
像と言う。）から文書ＩＤおよびサムネイル情報を抽出
する抽出処理を実行する（ｎ２）。この抽出処理は、制
御部２が備える抽出機能１１によって実行される。文書
管理装置１はｎ２において受信画像から文書ＩＤおよび
サムネイル情報の少なくとも一方が抽出できなかったと
きには、その旨を示す画像を作成して送信部５から作成
した画像を受信画像を送信してきた通信端末装置７に返
信する（ｎ３〜ｎ５）。なお、上述したように文書管理
装置１ではユーザが使用した通信端末装置７の回線番号
を認識できるので、受信画像を送信してきた通信端末装
置７との回線を接続してｎ４で作成した画像を返信する
ことができる。
【００５５】一方、文書管理装置１は受信画像から文書
ＩＤおよびサムネイル情報の両方の抽出に成功すると、
ここで抽出した文書ＩＤをキーにして文書管理テーブル
２０を検索し、記憶部３から該当する文書ＩＤが付与さ
れている文書を獲得する（ｎ６）。ｎ６で記憶部３から
該当する文書ＩＤが付与された文書が獲得できなかった
とき（記憶部３に該当する文書ＩＤが付与された文書が
記憶されていなかったとき）、文書管理装置１はその旨
を示す画像を作成して送信部５から作成した画像を受信
画像を送信してきた通信端末装置７に返信する（ｎ７〜
ｎ９）。
【００５６】また、文書管理装置１は記憶部３から該当
する文書ＩＤが付与されている文書を獲得した場合、受
信画像から抽出したサムネイル情報がｎ６で獲得した文
書の縮小画像であるかどうか（適正なサムネイル情報で
あるかどうか）を判定する（ｎ１０）。ｎ１０で受信画
像から抽出したサムネイル情報が適正でないと判定する
と、その旨を示す画像を作成して、作成した画像を送信
部５から作成した画像を受信画像を送信してきた通信端
末装置７に返信する（ｎ１１、ｎ１２）。
【００５７】文書管理装置１は、受信画像から抽出した
サムネイル情報が適正であると判定すると、ｎ６で記憶
部３から獲得した文書を通信端末装置７に返信する（ｎ
１３）。
【００５８】したがって、ユーザは事前に配付されてい
る文書請求用紙２１の画像を通信端末装置７を使用して
文書管理装置１に送信することによって、文書管理装置
１で管理されている所望の文書が入手できる。また、 受信画像から文書ＩＤやサムネイル情報が抽出できな
かったとき、 請求された文書が記憶部３に存在しなかったとき、 受信画像から抽出したサムネイル情報が適正でなかっ
たとき、には、 その旨を示す画像を作成して返信するようにしているの
で、ユーザに文書の請求が適正に行われていないことを
知らせることができ、該ユーザが文書管理装置１から請
求した文書が返信されてくるのをいつまでも待ち続ける
ことがない。したって、ユーザは文書請求用紙２１の再
送信を実行する等、適正な処置を迅速に行って、文書管
理装置１から所望の文書を獲得することができる。
【００５９】また、上記構成により文書請求用紙２１を
所有していない者、すなわち文書管理装置１が管理して
いる文書の取り出しが許可されていない者、が文書管理
装置１に対して文書の出力を要求しても、文書管理装置
１から該当する文書が返信されてくることがない。これ
により、文書管理装置１における文書管理のセキュリテ
ィを向上できる。なお、受信画像から抽出したサムネイ
ル情報が適正でなければ文書を出力しないように構成し
ており、またサムネイル情報は文書の縮小画像であるこ
とから、文書の内容を知らない者が偽造することは殆ど
不可能であるので、文書請求用紙２１が偽造されて文書
管理装置１から不正に文書が取り出されるという問題も
抑えることができる。
【００６０】さらに、ユーザが画像の送信に使用した通
信端末装置７は、文書管理装置１への文書請求用紙２１
の画像の送信を完了すると回線を切断するので、文書管
理装置１が内部処理を実行している時間については、通
信費がかからない。したがって、通信費の無駄も抑える
ことができる。
【００６１】なお、ユーザが画像の送信に使用した通信
端末装置７が、文書管理装置１への文書請求用紙２１の
画像の送信を完了しても回線を切断しないようにする
と、上記文書管理装置１における内部処理の時間も回線
が接続されているので通信費がかかることになるが、文
書管理装置１が通信端末装置７の回線番号を認識する処
理や、該通信端末装置７との回線を接続する回線接続処
理等が不要になるため、文書管理装置１の負荷が低減さ
れることになり、文書請求用紙を送信したユーザが所望
の文書の画像を入手するまでの時間を短縮することがで
きる。
【００６２】また、図３に示した文書請求用紙２１で
は、対応する文書の６ページ分のサムネイル情報が印刷
されている用紙を例として示したが、フロントページの
サムネイル情報だけを印字した用紙とすることもできる
し、また、フロントページの一部領域のサムネイル情報
を印字した用紙としてもよい。このように、文書請求用
紙２１に形成されるサムネイル情報は、適正な請求であ
るかどうかを判定することができる画像情報であればよ
い。
【００６３】次に、この発明の文書管理装置１の別の実
施形態について説明する。この実施形態の文書管理装置
１も図１に示した構成である。上記実施形態の文書管理
装置１と異なる点は、記憶部３に記憶している文書が更
新されたときに、更新前の文書を記憶部３から削除する
のではなく、残すようにした点である。これにより、こ
の実施形態の文書管理装置１では記憶部３に同一の文書
ＩＤが付与されている文書をバージョン別に記憶するよ
うにしている。そこで、記憶部３には図２に示した文書
管理テーブルにかえて、図５に示す文書管理テーブル２
０を記憶させた。この文書管理テーブル２０は、同一の
文書ＩＤが付与されている複数の文書を文書の作成日付
（更新日）で管理するテーブルである。この作成日付が
この発明で言うバージョン情報として機能する。
【００６４】図６はこの発明の実施形態である文書管理
装置の動作を示すフローチャートである。なお、この図
６では図４で示した処理と同様の処理については図４と
同じステップ番号（ｎ番号）を付している。この実施形
態の文書管理装置１は、ｎ１で受信した受信画像から文
書ＩＤ、サムネイル情報に加えて作成日付情報を抽出し
（ｎ２１）、文書ＩＤ、サムネイル情報および作成日付
が抽出できたかどうかを判定する（ｎ２２）。文書管理
装置１は文書ＩＤ、サムネイル情報および作成日付が全
て抽出できていれば、ｎ２３に進んで受信画像から抽出
した文書ＩＤが付与されている文書で、且つ受信画像か
ら抽出した作成日付が一致している文書を記憶部３から
獲得する（ｎ２４）。なお、その他の処理については上
記した実施形態と同様であるのでここでは説明を省略す
る。
【００６５】このように、この実施形態の文書管理装置
１は、記憶部３において文書をバージョン別に管理でき
るようにし、図４に示したｎ２、ｎ３、ｎ６の処理に換
えてｎ２１、ｎ２２、ｎ２３の処理を実行させること
で、バージョンが最新でない文書も請求できるようにし
た。
【００６６】また、文書請求用紙２１における作成日付
欄をユーザが自由に変更（書換え）できるようにしても
よい。このようにすれば、ユーザは同一の文書ＩＤが付
与されている複数の文書（バージョンの異なる文書）を
１枚の文書請求用紙２１で請求できる。
【００６７】但し、このように構成した場合には、文書
管理装置１は図７に示すようにｎ２５で受信画像から抽
出した付与されている全ての文書を取り出す。そして、
ｎ２５で取り出した文書の中に、受信画像から抽出した
作成日付の文書があるかどうかを判定し（ｎ２６）、無
ければｎ８に進む。一方、受信画像から抽出した作成日
付の文書があれば、ｎ２５で取り出した文書の中に、受
信画像から抽出したサムネイル情報が適正である文書が
存在しているかかどうかを判定し（ｎ２７）、適正であ
る文書が１つでもあれば通信端末装置７に対して指定さ
れた文書ＩＤが付与されている文書で且つ、作成日付が
一致する文書を返信する（ｎ２８）。
【００６８】このように、文書請求用紙２１における作
成日付欄をユーザが自由に書き換えられるようにする
と、受信画像から抽出した文書ＩＤが付与されている全
ての文書の中にサムネイル情報が適正である文書が存在
するかどうかを判定するようにしたので、受信画像から
抽出したサムネイル情報が適正であるかどうかを、正確
に判定することができる。
【００６９】さらに、文書請求用紙２１の右上に最新バ
ージョン要求欄２２を設けてもよい（図８参照）。以
下、図８に示す文書請求用紙２１の使用に適した文書管
理装置１の動作について図９を参照しなら説明する。図
９は、この実施形態にかかる文書管理装置の動作を示す
フローチャートである。この実施形態の文書管理装置１
は、図７に示した処理と略同様の処理を行うのである
が、ｎ２７で受信画像から抽出したサムネイル情報が適
正であると判定すると、受信画像から上記最新バージョ
ン要求欄２２に所定のマークが記入されていたかどうか
を判定する（ｎ３１）。最新バージョン要求欄２２に所
定のマークが記入されていると、最新バージョンの文書
を返信し（ｎ３２）、所定のマークが記入されていなけ
れば受信画像から抽出した作成日付の文書を返信する
（ｎ３３）。
【００７０】したがって、最新バージョンの文書を希望
するユーザは、最新バージョン要求欄２２に所定のマー
クを記入して、文書管理装置１に文書請求用紙２１の画
像を送信すればよい。このため、最新バージョンがいつ
更新された文書であるか知らなくても（作成日付を知ら
なくても）、最新バージョンの文書が簡単に入手でき
る。
【００７１】なお、文書請求用紙２１の最新バージョン
要求欄２２に記入する所定のマークとしては、例えば図
８に示すような『○』等のユーザが簡単に記入できるマ
ークとすればよい。また、作成日付欄が未記入の画像が
送信されてきたときには、最新バージョン要求欄に所定
のマークが記載されているかどうかにかかわらず、最新
バージョンの文書を返信するようにしてもよいし、また
サムネイル情報が一致した文書を返信するようにしても
よい。
【００７２】また、この発明の文書管理装置１の別の実
施形態について説明する。図１０はこの発明の実施形態
である文書管理装置１の構成を示すブロック図である。
図１に示した構成と異なる点は、制御部２に後述する認
証マークが適正であるかどうかを判定する認証機能１４
を設けた点である。
【００７３】図１１は、この実施形態の文書管理装置に
対する文書の請求に適した文書請求用紙を示す図であ
る。この文書請求用紙２１は図８に示したものと略同一
であるが、用紙の右下に認証マーク記入欄２３が設けら
れている。さらに、文書管理装置１の記憶部３には図１
２に示す文書管理テーブル２０が記憶されている。この
文書管理テーブル２０は、図示するように文書ＩＤと該
文書ＩＤが付与されている文書が記録されている位置を
示すファイルパスに対して複数の認証情報を対応づけて
記憶するテーブルである。
【００７４】ここで、上記認証機能１４は受信した文書
請求用紙２１の画像から抽出した認証マークが、請求さ
れた文書に対して対応づけられている複数の認証マーク
のいずれかと一致するかどうかを判定する機能であり、
いずれかの認証マークと一致すれば適正であると判定
し、全ての認証マークと一致しなければ適正でないと判
定する機能である。また、認証マークとしては、管理者
によって定められるパスワード（文字列）だけでなく、
管理者の印章等の画像を用いることもできる。
【００７５】以下、この実施形態の文書管理装置１の動
作について説明する。図１３は、この実施形態の文書管
理装置の動作を示すフローチャートである。なお、上記
実施形態の装置と同様の処理について説明を省略する。
この実施形態の文書管理装置１は、図２に示したｎ１〜
ｎ７と同様の処理を行い、ｎ７で該当文書があると判定
すると、受信画像から抽出した認証マークが、該当文書
に対応づけられている認証マークのいずれかと一致する
かどうかを判定する（ｎ４１）。ここで、該当する文書
に対応づけられている認証マークのいずれかとも一致し
なければ、文書請求装置１は通信端末装置７にその旨を
示す画像を作成し、該画像を送信する（ｎ４２、ｎ４
３）。一方、該当する文書に対応づけられているいずれ
かの認証マークと一致していれば、図２に示したｎ１０
以降の処理を実行する。
【００７６】このように、この実施形態の文書管理装置
１では適正な認証マークが記入された文書請求用紙２１
を使用しなければ、文書を取り出すことができないの
で、文書管理装置１における文書管理のセキュリティを
一層向上させることができる。
【００７７】また、各文書に複数の認証情報が設定で
き、且つ受信画像から抽出された認証マークが設定され
ている認証情報のいずれかと一致すれば、文書を返信す
るようにしているので、一時的に文書の取り出しを許可
したり、装置本体で管理している一部の文書について取
り出しを許可することもできる。
【００７８】また、受信した画像から抽出した認証マー
クに適当なマークが付加されていた場合、文書の出力を
禁止するようにしてもよい。例えば、図１４に示すよう
に認証マーク上に上記適当なマークとして線が引かれて
いる場合、文書の出力を禁止する。図１５はこの構成に
よる文書管理装置の動作を示すフローチャートである。
【００７９】文書管理装置１は、受信画像から抽出した
認証マークに上記適当なマークが付されているかどうか
を判定し（ｎ４５）、適当なマークが付されていなけれ
ば図１３に示したｎ４１以降の処理を実行し、適当なマ
ークが付されていればｎ４１以降の処理を実行する。
【００８０】このように、この実施形態の文書管理装置
１は受信画像から抽出した認証マークに適当なマーク、
例えば認証マーク上に線が引かれていれば、請求された
文書を返信しない。したがって、文書管理装置１から文
書を取り出したユーザは、該文書を取り出す時に使用し
た文書請求用紙２１の認証マーク記入欄に記入した認証
マークの上に線を引いて該文書請求用紙２１を処分する
ことによって、この文書請求用紙２１を拾った他人によ
って文書管理装置１から文書が取り出されることを防止
することができるので、文書管理装置１における文書管
理のセキュリティを一層向上できる。
【００８１】なお、この実施形態の文書管理装置１に上
述したバージョン別の管理が行える機能を加えることも
できる。
【００８２】〔通信端末装置の実施形態〕次に、この発
明の通信端末装置の実施形態について説明する。図１６
はこの発明の実施形態である通信端末装置の構成を示す
図である。この実施形態の通信端末装置３０は、本体の
動作を制御する制御部３１と、セットされた原稿から原
稿画像を読み取る画像読取部３２と、画像読取部３２で
読み取った画像を公衆回線網６を介して回線が接続され
た局に送信する送信部３３と、公衆回線網６を介して回
線が接続された局に送信されてきた画像を受信する受信
部３４と、受信部３４で受信した画像を用紙に印字する
印字部３５と、を備えている。制御部３１には、画像読
取部３２で読み取った原稿画像から回線の接続要求を行
う回線番号を抽出する回線番号抽出機能４１、自局の回
線番号を用いて回線番号抽出機能４１によって抽出され
た複数の回線番号から１つを選択する回線番号選択機能
４２および、画像読取部３２で読み取った原稿画像を加
工する読取画像加工機能４３が設けられている。読取画
像加工機能４３がこの発明で言う画像削除機能に相当す
る。
【００８３】画像読取部３２は、原稿から画像を読み取
るスキャナ等を有しており、例えば周知のＡＤＦ（自動
原稿送り装置）やＲＡＤＦ（両面自動原稿送り装置）を
備え、セットされた原稿を１枚ずつ読取位置に搬送して
該原稿の画像を読み取るものである。なお、周知のよう
にＲＡＤＦを備えることで、セットされた原稿の両面の
画像が読み取れる。
【００８４】以下、この実施形態の通信端末装置３０の
動作について説明する。なお、この実施形態の通信端末
装置３０における受信処理については従来の装置と略同
じであり、公衆回線網６を介して接続された局から受信
した画像を印字部３５において用紙に印字する。なお、
受信処理の詳細な説明については省略する。以下、この
実施形態の通信端末装置３０の送信処理について説明す
る。
【００８５】図１７は、この実施形態の通信端末装置の
送信処理を示すフローチャートである。この実施形態の
通信端末装置３０が最初（または最後）に画像を読み取
る原稿の所定の位置に送信先の局の回線番号が記入され
ている。例えば、図１８に示す原稿５１（以下、回線番
号入力用紙５１と言う。）の画像が最初（または最後）
に読み取られる。図１８において破線で囲んだ領域が送
信先の局の回線番号を記入した領域である。この領域に
記入される回線番号は１つであってもよいし、複数であ
ってもよい。但し、ユーザは所定領域に記入されていて
る複数の回線番号の局のいずれかの局と通信できればよ
い（画像が送信できればよい。）。
【００８６】通信端末装置３０は、画像読取部３２にセ
ットされた原稿の画像を１枚ずつ読み取る（ｎ５１）。
制御部３１は最初（または最後）に読み取った回線番号
入力用紙５１の画像から、送信先の回線番号を抽出する
回線番号抽出処理を実行する（ｎ５２）。ｎ５２の処理
は回線番号抽出機能４１が、周知の画像認識処理技術を
利用して、回線番号入力用紙５１の読取画像から送信先
の回線番号を抽出する処理である。制御部３１は送信先
の回線番号を抽出すると、回線を接続する局の回線番号
を選択する回線番号選択処理を実行する（ｎ５３）。ｎ
５３の処理は回線番号選択機能４２が実行する処理であ
る。
【００８７】以下、回線番号選択処理について詳細に説
明する。図１９は回線番号選択処理を示すフローチャー
トである。制御部３１は、自機の回線番号の市外局番を
６桁化する（ｎ６１）。自機の回線番号は制御部３１に
設けられているＲＡＭ（不図示）に記憶されている。ま
た市外局番を６桁化するとは、市外局番の桁数が６桁未
満であるときに、該市外局番の下桁側に『０』を付けて
６桁にすることである。例えば、自機の市外局番が『０
３』であれば『０』を４つ付けて『０３００００』と
し、自機の市外局番が『０１２３』であれば『０』を２
つ付けて『０１２３００』する処理である。
【００８８】次に、上記ｎ５２の回線番号抽出処理にお
いて抽出した回線番号を１つ取り出し（ｎ６２）、取り
出した回線番号の市外局番を６桁化し（ｎ６３）、自機
の６桁化した市外局番との差を求める（ｎ６４）。この
差が『０』であれば、このときの回線番号を送信先とし
て選択する（ｎ６５、ｎ６６）。一方、差が『０』でな
ければ、ｎ５２で抽出した回線番号の全てについて上記
ｎ６２以降の処理が完了したかどうかを判定し（ｎ６
７）、終了していなければｎ６２に戻って上記処理を繰
り返す。ｎ６７でｎ５２で抽出した回線番号の全てにつ
いて上記ｎ６２以降の処理が完了したと判定すると、ｎ
６４で算出した差の絶対値が最小である回線番号を送信
先として選択する（ｎ６８）。なお、差の絶対値が最小
の回線番号が複数存在するときには、その中から適当な
１つを送信先として選択する。
【００８９】制御部３１は上記処理で送信先の局の選択
を完了すると、送信部３４を制御して送信先として選択
した局との回線を接続する回線接続処理を実行する（ｎ
５４）。そして、送信先として選択した局との回線が接
続されると、回線が接続された局にｎ５１で読みとった
原稿画像を送信し本処理を終了する（ｎ５５、ｎ５
６）。
【００９０】ここで、公衆回線網における隣接する市の
市外局番はよく似た番号である。したがって、自機の市
外局番との差の絶対値が最小であった市外局番の局が、
自機から最も近い市に存在する局である可能性が高い。
また、回線の接続に対して課金される通信費の料金体系
は、通常、回線が接続された両装置間の距離が近いほど
安く、離れているほど高くなる。したがって、殆どの場
合上記回線番号選択処理で選択された局が通信料金が最
も安価となる局である可能性が高い。
【００９１】このように、この実施形態の通信端末装置
３０では回線の接続にともなって課金される通信費が最
も安価となる局を送信先として選択し、選択した局と回
線を接続して通信するようにしたので、通信費を確実に
低減することができる。また、自機の市外局番との差が
『０』である局が見つかると、該局を送信先として選択
するようにしたので、処理時間の無駄も防止できる。な
お、上記差が０になった局は自機と同一市内に存在する
局であり、市外通話ではなく市内通話となるので通信費
が最も安価になる局である。
【００９２】次に、この発明の通信端末装置の別の実施
形態について説明する。図２０は、この実施形態の通信
端末装置３０の構成を示すブロック図である。この実施
形態の通信端末装置は、自機との回線の接続にともなう
単位時間当たりの料金を市外局番毎に対応づけた、接続
料金テーブル５２（図２１参照）を記憶させた料金デー
タベース３６を備えている点で異なる。接続料金テーブ
ル５２は単位時間当たりに課金される料金が安い順に市
外局番を並べたものである。
【００９３】以下、この実施形態の通信端末装置３０の
動作について説明する。この実施形態の通信端末装置３
０が上記実施形態の装置と異なる点は、ｎ５３にかかる
回線番号選択処理である。以下、この実施形態の通信端
末装置３０の回線番号選択処理について説明する。図２
２はこの実施形態の通信端末装置における回線番号選択
処理を示すフローチャートである。この実施形態の通信
端末装置３０は、接続料金テーブル５２から単位時間当
たりに課金される料金が安い順に市外局番を１つずつ取
り出し（ｎ７１）、取り出した市外局番と一致する回線
番号の局がｎ５２で抽出されているかどうを判定し（ｎ
７２）、抽出されていれば該局を送信先の局として選択
する（ｎ７３）。一方、取り出した市外局番と一致する
局が抽出されていなければ、接続料金テーブル５２に登
録されている次に単位時間当たりに課金される料金が安
い市外局番を取り出し上記処理を繰り返す。
【００９４】したがって、この実施形態の通信端末装置
３０では確実に通信料金が最も安くなる局を回線を送信
先として選択することができる。また、通信端末装置３
０は単位時間当たりに課金される料金が安い順に市外局
番の比較を行っており、該当する局番が抽出されたとき
に、送信先の局として処理を終了するようにしたので、
回線番号選択処理にかかる時間の無駄も防止できる。
【００９５】また、上記実施形態の通信端末装置３０で
は、回線が接続された局に対して画像読取部３２で読み
取った原稿画像をそのまま送信するとしたが、読取画像
加工機能４３において回線番号を抽出した領域の画像を
削除した画像を作成し、この画像を送信するようにして
もよい。このようにすると、削除した領域については画
像の送信にかかる時間が短縮されることになり、通信費
をさらに低減することができる。
【００９６】また、最初または最後に画像を読み取らせ
る原稿については、回線番号のみを記入した回線番号入
力原稿５１（図２３参照）とし、この原稿画像について
は回線が接続された局に送信しないようにしてもよい。
【００９７】さらに、両面原稿の一方の面に回線番号の
みを記入し、他方の面に通信内容を記入した原稿をＲＡ
ＤＦを用いて原稿両面の画像を読み取らせ、一方の面に
ついては回線が接続された局に送信しないようにするこ
ともできる。
【００９８】このように、この実施形態の通信端末装置
３０では回線の接続にともなって課金される通信費が最
も安価となる局を送信先として選択し、選択した局と回
線を接続して通信するようにしたので、通信費を確実に
低減することができる。
【００９９】〔文書管理システム〕図２４は、この発明
の文書管理システムの構成を示す図である。この実施形
態の文書管理システムは、図２４に示すように公衆回線
網１００に上記実施形態の文書管理装置１が複数接続さ
れている。なお、この文書管理装置１は、先に説明した
いずれのタイプであってもよい。また、これらの文書管
理装置１は全国に設置されており、ユーザはどの文書管
理装置１に対してアクセスしても同様のサービス、すな
わち文書の取り出しが行える。また、公衆回線網１００
には上記実施形態で説明した通信端末装置３０が接続さ
れている。この通信端末装置３０も先に説明したいずれ
のタイプのものであってもよい。また、ユーザが文書管
理装置１に対して文書の取り出しを要求する際に使用す
る装置がこの通信端末装置３０である。
【０１００】このシステムでは、ユーザに対して文書請
求用紙２１だけでなく、回線番号入力用紙５１も事前に
配付されている。この回線番号入力原稿５１には、全国
に設置されている文書管理装置１の回線番号が記入され
ている。なお、ユーザに配付されている文書請求用紙２
１は、公衆回線網１００に接続されている文書管理装置
１に応じたものである。
【０１０１】これにより、ユーザがこの回線番号入力原
稿５１と、所望の文書に対応する文書請求用紙２１を通
信端末装置３０にセットすることで、該通信端末装置３
０が通信費の最も安い文書管理装置１を選択し、該文書
管理装置１との回線を接続して文書請求用紙２１の画像
を送信する。文書管理装置１では、上述したように記憶
部３において管理している文書から、請求された文書を
取り出して通信端末装置３０に返信する。
【０１０２】このように、ユーザはどの通信端末装置３
０を使用しても、常に通信費が最も安くなる文書管理装
置１から文書を取り出すことができる。また、上述した
ように文書管理装置１における文書管理のセキュリティ
も十分に向上されているので、非常に有効な文書管理シ
ステムが構築できる。
【０１０３】また、通信端末装置３０が原稿読取部３２
にＲＡＤＦを備えたタイプのものであれば、図３、図８
または図１１に示した文書請求用紙２１が裏面に全国に
設置されている文書管理装置１の回線番号が記入された
ものであってもよい。このようにすれば、ユーザは１枚
の用紙を取り扱うだけでよくなるので、操作性も向上さ
れる。
【０１０４】
【発明の効果】以上のように、この発明の文書管理装置
は入力画像から抽出した要約情報が適正でなければ、請
求された文書を出力しないように構成したので、装置本
体における文書管理のセキュリティを向上させることが
できる。
【０１０５】また、本体に対する画像の入力を公衆回線
網等のネットワークを介して接続された通信端末装置に
おいて実行できるようにしたので、装置本体から離れた
場所にいるときでも本体から文書の取り出しが行え、本
体の利便性が向上できる。
【０１０６】さらに、要約情報を本体で管理されている
文書の縮小画像としたことで、文書の内容を知らない者
が本体に対する入力画像を偽造することは殆ど不可能で
あることから、本体における文書管理のセキュリティを
一層向上できる。
【０１０７】また、この発明の通信端末装置は回線番号
が入力された複数の局から通信費が安くなる局を送信先
の局として選択し、選択した局と回線を接続するように
したので、通信費の無駄を効率的に抑えることができ
る。
【０１０８】さらに、上記文書管理装置と通信端末装置
とを利用したことで、非常に好適な文書管理システムを
構築される。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の実施形態である文書管理装置の構成
を示すブロック図である。
【図２】この発明の実施形態である文書管理装置が有す
る文書管理テーブルの構成を示す図である。
【図３】この発明の実施形態である文書管理装置に使用
される文書請求用紙を示す図である。
【図４】この発明の実施形態である文書管理装置の動作
を示すフローチャートである。
【図５】この発明の別の実施形態である文書管理装置が
有する文書管理テーブルの構成を示す図である。
【図６】この発明の別の実施形態である文書管理装置の
動作を示すフローチャートである。
【図７】この発明の別の実施形態である文書管理装置の
動作を示すフローチャートである。
【図８】この発明の別の実施形態である文書管理装置に
使用される文書請求用紙を示す図である。
【図９】この発明の別の実施形態である文書管理装置の
動作を示すフローチャートである。
【図１０】この発明の別の実施形態である文書管理装置
の構成を示すブロック図である。
【図１１】この発明の別の実施形態である文書管理装置
に使用される文書請求用紙を示す図である。
【図１２】文書管理テーブルの構成を示す図である。
【図１３】この発明の別の実施形態である文書管理装置
の動作を示すフローチャートである。
【図１４】この発明の別の実施形態である文書管理装置
に使用される文書請求用紙を示す図である。
【図１５】この発明の別の実施形態である文書管理装置
の動作を示すフローチャートである。
【図１６】この発明の実施形態である通信端末装置の構
成を示すブロック図である。
【図１７】この発明の実施形態である通信端末装置の動
作を示すフローチャートである。
【図１８】この発明の実施形態である通信端末装置に使
用される回線番号入力原稿を示す図である。
【図１９】この発明の実施形態である通信端末装置にお
ける回線番号処理を示すフローチャートである。
【図２０】この発明の別の実施形態である通信端末装置
の構成を示すブロック図である。
【図２１】この発明の別の実施形態である通信端末装置
に記憶された接続料金テーブルを示す図である。
【図２２】この発明の別の実施形態である通信端末装置
における回線番号処理を示すフローチャートである。
【図２３】この発明の実施形態である通信端末装置に使
用される回線番号入力原稿を示す図である。
【図２４】この発明の実施形態である文書管理システム
の構成を示す図である。
【符号の説明】
１−文書管理装置 ２−制御部 ３−記憶部 ４−受信部 ５−送信部 ６−公衆回線網 ７−通信端末装置 １１−抽出機能 １２−文書取得機能 １３−判定機能 １４−認証機能 ２０−文書管理テーブル ２１−文書請求用紙 ２２−最新バージョン要求欄 ２３−認証マーク記入欄 ３０−通信端末装置 ３１−制御部 ３２−画像読取部 ３３−送信部 ３４−受信部 ３５−印字部 ４１−回線番号抽出機能 ４２−回線番号選択機能 ４３−読取画像加工機能 ５１−回線番号入力原稿 ５２−接続料金テーブル

Claims (20)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項１】 識別番号が付与された文書を記憶する記
    憶部と、 上記識別番号および該識別番号が付与された文書の要約
    情報を含む画像の入力を受け付ける入力部と、 上記入力部に入力された入力画像から上記識別番号およ
    び上記要約情報を抽出する抽出機能、上記記憶部を検索
    して該抽出機能が抽出した識別番号が付与されている文
    書を獲得する文書獲得機能、および上記文書獲得機能が
    獲得した文書に対して上記抽出機能が抽出した要約情報
    が適正であるかどうかを判定する適正判定機能を有する
    制御部と、 上記適正判定機能が適正であると判定したときに、上記
    文書獲得機能が獲得した文書を出力する出力部と、を備
    えた文書管理装置。
  2. 【請求項２】 上記入力部は、公衆回線網等のネットワ
    ークを介して接続された外部装置から送信されてきた画
    像を入力画像として受け付け、 上記出力部は、上記ネットワークを介して接続された外
    部装置に上記文書獲得機能が獲得した文書を送信する請
    求項１に記載の文書管理装置。
  3. 【請求項３】 上記適正判定機能は、上記文書獲得機能
    が獲得した文書内に上記抽出機能が抽出した要約情報と
    一致する画像が存在したときに、適正であると判定する
    請求項１または２に記載の文書管理装置。
  4. 【請求項４】 上記出力部は、上記文書獲得機能が該当
    する文書を獲得できなかったときに、上記記憶部に該当
    する文書が記憶されていない旨の出力を行う請求項１〜
    ３のいずれかに記載の文書管理装置。
  5. 【請求項５】 上記入力画像には、文書のバージョンを
    示す情報が含まれている請求項１〜４のいずれかに記載
    の文書管理装置。
  6. 【請求項６】 上記制御部は、入力画像に所定のマーク
    があるかどうかを判定するマーク有無判定機能を有し、 上記出力部は、上記マーク有無判定機能が入力画像に所
    定のマークがあると判定したとき、上記文書獲得機能が
    獲得した文書の最新版を送信する請求項５に記載の文書
    管理装置。
  7. 【請求項７】 上記制御部は、上記入力画像に適正な認
    証情報が含まれているかどうかを判定する認証機能、お
    よび上記入力画像に適正な認証情報画像が含まれていな
    かったときに上記出力部に対して文書の出力を禁止する
    文書出力禁止機能を有する請求項１〜６のいずれかに記
    載の文書管理装置。
  8. 【請求項８】 上記記憶部に記憶する文書毎に上記認証
    情報を付与した請求項７に記載の文書管理装置。
  9. 【請求項９】 上記制御部は、上記入力画像に含まれる
    認証情報に所定の情報が付加されているとき、上記文書
    出力禁止機能を有効にする請求項７または８に記載の文
    書管理装置。
  10. 【請求項１０】 上記出力部は、上記入力画像に適正な
    認証情報画像が含まれていなかったときに、適正な認証
    情報画像がない旨を出力する請求項７〜９のいずれかに
    記載の文書管理装置。
  11. 【請求項１１】 原稿から原稿画像を読み取る画像読取
    部と、 上記画像読取部が読み取った原稿画像から回線を接続す
    る外部装置の回線番号を抽出する回線抽出機能、および
    抽出した回線番号の外部装置との回線の接続を制御する
    回線接続機能を有する制御部と、 回線が接続された上記外部装置に対して上記画像読取部
    が読み取った原稿画像を送信する画像送信部と、を備
    え、 上記回線抽出機能は、上記原稿画像から回線を接続する
    外部装置の回線番号が複数抽出されたとき、自局の回線
    番号を用いて抽出された複数の回線番号から１つを選択
    する回線選択機能を含む通信端末装置。
  12. 【請求項１２】 原稿画像を読み取る画像読取部と、 上記画像読取部が読み取った原稿画像から回線を接続す
    る外部装置の回線番号を抽出する回線抽出機能、および
    抽出した回線番号の外部装置との回線の接続を制御する
    回線接続機能を有する制御部と、 回線が接続された上記外部装置に対して上記画像読取部
    が読み取った原稿画像を送信する画像送信部と、を備え
    るとともに、 回線を接続したときにかかる単位時間当たりの通信費
    を、回線番号に基づいて分類した通信コストテーブルを
    記憶する記憶部を備え、 上記回線抽出機能は、上記原稿画像から回線を接続する
    外部装置の回線番号が複数抽出されたとき、上記通信コ
    ストテーブルを用いて抽出された複数の回線番号から１
    つを選択する回線選択機能を含む通信端末装置。
  13. 【請求項１３】 上記制御部は、上記原稿画像から回線
    を接続する外部装置の回線番号が複数抽出されたとき、
    上記画像読取部が読み取った原稿画像から複数抽出され
    た回線番号の画像を削除する画像削除機能を有し、 上記画像送信部は、上記画像削除機能によって複数抽出
    された回線番号が削除された画像を送信する請求項１１
    または１２に記載の通信端末装置。
  14. 【請求項１４】 上記画像読取部は、原稿の表面および
    裏面の画像を読み取り、 上記回線番号抽出機能は、原稿の一方の面の画像を処理
    して回線を接続する外部装置の回線番号を抽出する機能
    であり、 上記画像送信部は、原稿の他方の面の画像を送信する請
    求項１１または１２に記載の通信端末装置。
  15. 【請求項１５】 上記請求項１〜１０のいずれかに記載
    の文書管理装置に画像を入力する際に用いる文書請求用
    紙であって、 表面に上記識別番号および要約情報を印字した文書請求
    用紙。
  16. 【請求項１６】 上記要約情報は、識別番号に対応する
    文書の画像である請求項１５に記載の文書請求用紙。
  17. 【請求項１７】 上記文書のバージョンを示す情報も印
    字されている請求項１５または１６に記載の文書請求用
    紙。
  18. 【請求項１８】 上記請求項１１〜１４のいずれかに記
    載の通信端末装置に使用される原稿用紙であって、 複数の回線番号を印字した回線番号入力用紙。
  19. 【請求項１９】 上記請求項１４に記載の通信端末装置
    に使用される回線番号入力用紙であって、 一方の面に上記複数の回線番号が印字した回線番号入力
    用紙。
  20. 【請求項２０】 公衆回線網等のネットワークを利用し
    て、複数台の上記請求項２〜１０のいずれかに記載の文
    書管理装置と、請求項１１〜１４のいずれかに記載の通
    信端末装置が接続された文書管理システム。
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