JP5154292B2 - 情報管理システム、帳票定義管理サーバ及び情報管理方法 - Google Patents

情報管理システム、帳票定義管理サーバ及び情報管理方法 Download PDF

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Description

本発明は、情報管理システムに関し、特に、紙の帳票を業務ワークフローにて取り扱うための前処理技術に関する。
ペン先の軌跡を電子的に取得するペン型入力デバイス（デジタルペン）が実用化されている。このようなデジタルペン等を用いると紙へ手書きした文字の電子化が可能となり、紙にだれが、いつ、何を書いたかの記録を残すことができる。
現在のデジタルペンシステムでは、電子文書を印刷する際に、印刷対象の配置や内容に関する情報が定義され、その定義の範囲で記載内容が電子化され、電子化されたデータが記録される。すなわち、印刷された枠の構造に従って記載された内容を、ＯＣＲ技術によって認識したり、ある領域の筆跡をサインとして保存することができる。また、詳細な領域の定義がない場合でも、枠の構造及び見出し名に基づいて、その領域には何が書かれているかを判定することができる。
また、デジタルペンは、取得したペン先の軌跡を電子計算機に入力する。例えば、デジタルペンは、スウェーデンのＡｎｏｔｏ社が開発した「アノトペン」等がある。このデジタルペンの詳細は、特許文献１に開示されている。デジタルペンは、キーボードやマウスの利用に慣れていない利用者であっても手軽に使える利点があり、特許文献２に開示される文書管理システムへの応用の他、電子政府での申請業務やその他の分野への応用が期待されている。
また、内部統制等の観点から業務をワークフロー管理システムによってトレースするニーズがある。このようなワークフローシステムとしては、例えば、特許文献３に開示される文書管理システムが提案されている。
このような業務の流れ（ワークフロー）を管理する文書管理システムデジタルペンの技術を適用することによって、ワークフローに流すために作成された帳票（電子ファイル）に、業務の途中で、誰がいつ承認しているかというワークフロー情報をトレースすることができる。
国際公開第０１／７１４７３号パンフレット 特開２００８−４１００６号公報 特開２００６−３５０６２７号公報
しかし、従来の技術によると、実際の業務では、ワークフローに流す帳票がワークフローに適するように作成れているとは限らない。例えば、図１に示すように、チェック欄のない紙の帳票を業務ワークフローに従って処理する場合、作成された紙帳票上に、スタンプ等によってチェック欄を設け、設けられたチェック欄に承認者がサインをしていた。このように帳票に後にチェック欄を設けることは、業務ワークフローを考慮していない帳票が、業務ワークフロー外から入ってくることに起因する場合が多い。
例えば、購買部門では、社外（取引先）から送られてくる見積書上に回覧者のチェック欄を押印し、チェック欄に承認をすることによって、ワークフローにおける業務を進行させている。このような方法によると、ワークフロー管理システムが、ワークフロー上の書類の場所（すなわち、処理の進捗状況）の情報を管理することができない問題があった。
本発明の代表的な一例を示せば以下の通りである。すなわち、業務を処理するワークフローにおいて使用される帳票の定義含む帳票定義情報を管理する第１管理サーバを備える情報管理システムにおいて、前記第１管理サーバは、紙によって受け付けられた帳票に追加されるチェック領域を決定し、前記決定されたチェック領域を前記帳票上に印刷する位置を決定し、前記決定された位置に前記決定されたチェック領域を印刷する指示をし、前記印刷されるチェック領域の定義を前記帳票定義情報に登録することを特徴とする情報管理システムである。
本発明の一実施形態によれば、ワークフローを考慮しないで作成されている帳票に基づいて、ワークフローシステムによって取り扱うことができる帳票を作成することができる。
以下に説明する本発明の実施の形態では、ワークフローを考慮しないで作成されている帳票にワークフロー用の領域（チェック領域）を追加し、追加されたチェック領域の定義を帳票の定義情報に追加することによって、帳票をワークフロー管理システムで取り扱う（すなわち、電子的にトレースする）ことを可能にする方法を開示する。
具体的には、文書及び記入位置を特定するために使用されるドットパターンが付された文書について、その文書の原本とその文書に記載された情報とを対応付けて管理する紙・電子文書統合管理システムにおいて、外部から流入する帳票に基づいて、ワークフローに対応したチェック領域を含む新たな帳票を生成する。そして、生成されたワークフロー用のチェック領域の定義情報を生成する。
なお、本発明の実施の形態では、ワークフローに流入する帳票は、従来の紙（ドットパターン無し）で届けられる帳票、ドットパターン付きの紙で届けられる帳票、ＰＤＦ等の電子データで届けられる帳票を取り扱うことができる。
これによって、外部から入ってくるワークフローを意識して作成されていない紙文書であっても、ワークフローの過程を計算機に入力することなく、紙文書上への承認のサインを記入するという本来の作業を行うだけで、ワークフローの過程を電子化することができる。よって、外部から流入する紙の帳票が多いワークフロー業務の効率を向上することができる。
次に、本発明の実施の形態について、図面を参照して説明する。
図２は、本発明の実施の形態の情報管理システムの構成図である。
本実施の形態の情報管理システムは、ハイブリッド文書管理サーバ１０、ハイブリッド文書データベース１１、クライアント端末１２、デジタルペンインターフェース１３、デジタルペン１４、ドットパターン管理サーバ（ＥＰＬＳ）１５、アプリケーションハンドラ（ＡＳＨ）１６、帳票定義管理サーバ１７、筆跡処理サーバ１８、ワークフロー管理サーバ２０、印刷装置（プリンタ）２１及び画像取得装置（スキャナ）２２を備える。
ハイブリッド文書管理サーバ１０、ハイブリッド文書データベース１１、クライアント端末１２、ドットパターン管理サーバ１５、アプリケーションハンドラ１６、帳票定義管理サーバ１７、筆跡処理サーバ１８、ワークフロー管理サーバ２０、プリンタ２１及びスキャナ２２は、ネットワーク２３を介して互いに接続されている。
ハイブリッド文書管理サーバ１０は、ＣＰＵ、メモリ、記憶装置等を備えたコンピュータであり、本実施の形態の情報管理システムで扱われる文書を管理する。ハイブリッド文書データベース１１は、本実施の形態の情報管理システムで扱われる文書の情報が登録されるデータベースである。
クライアント端末１２は、各ユーザが使用するコンピュータで、ＣＰＵ、メモリ、記憶装置等を備える。クライアント端末１２は、デジタルペン１４が無線又は有線によって接続されるデジタルペンインターフェース１３を備え、デジタルペン１４に対するアクセスポイントとして機能する。クライアント端末１２は、クライアント端末１２は、デジタルペン１４が取得した座標情報をストローク情報に変換して、変換されたストローク情報をハイブリッド文書管理サーバ１０に転送する。
デジタルペンインターフェース１３には、デジタルペン１４が接続される。デジタルペン１４は、通常のペンと同様に、紙媒体に文字、図形等を記入することができる。また、デジタルペン１４は、先端に小型カメラを備え、紙に接した位置のドットパターンを取得する。デジタルペン１４は、撮影したドットパターンから、当該ドットパターンが存在する座標を提供する。また、デジタルペン１４は、予め設定されたペンＩＤを保持する。デジタルペン１４は、デジタルペンインターフェース１３と無線又は有線によって接続する通信インターフェースを備え、紙面の情報及び紙面上の座標をクライアント端末１２に送信する。
ドットパターン管理サーバ１５は、ＣＰＵ、メモリ、記憶装置等を備えたコンピュータであり、デジタルペン１４が使用する紙とアプリケーションとを対応づけたデータベースを管理している。アプリケーションハンドラ１６は、ＣＰＵ、メモリ、記憶装置等を備えたコンピュータであり、ストローク情報を使用すべきアプリケーションを特定し、該特定されたアプリケーションにストローク情報を転送する。
帳票定義管理サーバ１７は、ワークフロー管理サーバ２０によって管理されるワークフローで使用される帳票の情報を管理する。筆跡処理サーバ１８は、ＣＰＵ、メモリ、記憶装置等を備えたコンピュータであり、ストローク情報をワークフロー処理に必要な情報に変換する。
ワークフロー管理サーバ２０は、ＣＰＵ、メモリ、記憶装置等を備えたコンピュータであり、ワークフロー情報データベースを用いて、予め定められたワークフローに従って業務の進行を管理する。
プリンタ２１は、ワークフローに流入する帳票を印刷する印刷装置である。スキャナ２２は、ワークフローに流入する帳票の画像データを取得するための画像取得装置である。
図３は、本発明の実施の形態のハイブリッド文書管理サーバ１０の構成を示すブロック図である。
ハイブリッド文書管理サーバ１０は、ＣＰＵ１０１、メモリ１０２、記憶装置１０３及びデータ通信部１０８を備える。
ＣＰＵ１０１は、記憶装置１０３に記憶された各種プログラムを呼び出して実行することによって、各種処理を実行する。メモリ１０２は、ＣＰＵ１０１が各種処理に使用するデータを一時的に記憶するワークエリアを含む。
記憶装置１０３は、不揮発性の記憶媒体（例えば、磁気ディスクドライブ）で構成されており、書類管理プログラム１００１、印刷プログラム１００２、ペンデータ管理プログラム１００３及びユーザ管理プログラム１００４を格納する。これらのプログラムは、メモリ１０２にロードされた後、ＣＰＵ１０１によって実行され、各種処理が実行される。
また、記憶装置１０３は、ハイブリッド文書情報１０１１、ユーザ情報１０１２、グループ情報１０１３及び権限情報１０１４を格納する。
ハイブリッド文書情報１０１１は、図２０で後述するように、電子ファイル情報５１、書類情報５２（図２１参照）、ページ情報６２（図２２参照）及びストロークセット情報２４（図９Ａ参照）を含む。
ユーザ情報１０１２は、ユーザの属性（ユーザＩＤ、氏名、所属、役職等）及びユーザが保有するペンの識別子を示す情報である。グループ情報１０１３は、課、チーム等のユーザの集合を示す情報である。権限情報１０１４は、ハイブリッド文書に対するアクセス権限を示す情報である。
書類管理プログラム１００１は、ハイブリッド文書情報１０１１を管理する。ペンデータ管理プログラム１００３は、ハイブリッド文書情報１０１１に含まれるストロークセット情報２４を管理する。ユーザ管理プログラム１００４は、ユーザ情報１０１２を管理し、ユーザ情報１０１２を参照して、ユーザ（例えば、システムへのログインの許可等）を管理する。
データ通信部１０８は、ネットワーク２３を介して他の装置との通信を実現するインターフェースであり、例えば、ＴＣＰ／ＩＰプロトコルを用いて通信可能なネットワークカードである。ハイブリッド文書管理サーバ１０は、データ通信部１０８を介して、クライアント端末１２等のネットワーク２３接続された機器と通信することができる。
図４は、本発明の実施の形態のクライアント端末１２の構成を示すブロック図である。
クライアント端末１２は、ＣＰＵ１２１、メモリ１２２、ペンデータ入力部１２３、操作入力部１２４、データ表示部１２５及びデータ通信部１２６を備える。
ＣＰＵ１２１は、記憶装置（図示省略）に記憶された各種プログラムを呼び出して実行することによって、各種処理を行う。メモリ１２２は、ＣＰＵ１２１が各種処理に使用するデータを一時的に記憶するワークエリアを含む。また、メモリ１２２は、ハイブリッド文書管理サーバ１０及びデジタルペン１４から送られたデータを一時的に記憶する。
ペン入力部１２３は、有線（例えば、ＵＳＢ）又は無線（例えば、ブルートゥース、無線ＬＡＮ）によってデジタルペンインターフェース１３と接続され、デジタルペン１４が取得した座標等の情報を収集する。
操作入力部１２４は、例えば、キーボードであり、ユーザによって入力される情報を受け付ける。データ表示部１２５は、例えば、液晶ディスプレイで構成されており、ハイブリッド文書管理サーバ１０から取得した書類等のコンテンツを表示する。
データ通信部１２６は、ネットワークインターフェースであり、例えば、ＴＣＰ／ＩＰプロトコルを用いて通信可能なＬＡＮカードである。これによって、クライアント端末１２はネットワーク２３を介してハイブリッド文書管理サーバ１０と通信することができる。
なお、ペンデータ入力部１２３及びデータ通信部１２６は、一つのインターフェースであってもよい。
図５は、本発明の実施の形態の帳票定義管理サーバ１７の構成を示すブロック図である。
帳票定義管理サーバ１７は、ＣＰＵ１７１、メモリ１７２、記憶装置１７３及びデータ通信部１７８を備える。
ＣＰＵ１７１は、記憶装置１７３に記憶された各種プログラムを呼び出して実行することによって、各種処理を実行する。メモリ１７２は、ＣＰＵ１７１が各種処理に使用するデータを一時的に記憶するワークエリアを含む。
記憶装置１７３は、不揮発性の記憶媒体（例えば、磁気ディスクドライブ）で構成されており、紙文書スキャン制御プログラム１７０１、印刷制御プログラム１７０２、ペンデータ取得プログラム１７０３、チェック領域選択プログラム１７０４、領域位置決定プログラム１７０５、帳票定義要素生成プログラム１７０６、帳票定義情報作成プログラム１７０７及びユーザ管理プログラム１７０８を格納する。これらのプログラムは、メモリ１７２にロードされた後、ＣＰＵ１７１によって実行され、各種処理が行われる。
また、記憶装置１７３は、帳票定義情報１７１１、チェック領域テンプレート情報１７１２、チェック領域情報１７１３及び筆跡情報１７１４を格納する。
紙文書スキャン制御プログラム１７０１は、スキャナ２２による紙（帳票）の画像取得を制御する。印刷制御プログラム１７０２は、プリンタによる帳票の印刷を制御する。
ペンデータ取得プログラム１７０３は、デジタルペン１４が撮影した紙上のドットパターンを取得し、取得したドットパターンを解析することによって帳票の絶対座標を計算し、ドットパターン管理サーバ１５に問い合わせることによって、スキャンした紙面の情報（ドキュメントＩＤ及びページ番号）を取得する。
チェック領域選択プログラム１７０４は、チェック領域テンプレート情報１７１２から取得したチェック領域のテンプレートをユーザに提示して、ユーザによるチェック領域の選択を促す。領域位置決定プログラム１７０５は、帳票に追加されるチェック領域の帳票上の位置を決定する（図１８参照）。
帳票定義要素生成プログラム１７０６は、帳票に追加されるチェック領域の定義情報を生成する。帳票定義情報生成プログラム１７０７は、新たに登録される帳票の定義情報を生成し、生成された定義情報を帳票定義情報１７１１に登録する。
ユーザ管理プログラム１７０８は、ハイブリッド文書管理サーバ１０に格納されたユーザ情報１０１２を参照して、ユーザ（例えば、システムへのログインの許可等）を管理する。
帳票定義情報１７１１は、帳票の定義（記入欄、表示欄）を格納する。
チェック領域テンプレート情報１７１２は、ワークフローの途中で追加，押印されるチェック領域に対して、その大きさや枠の構造などに関してあらかじめ用意される情報である。これらのチェック領域がワークフローの途中で実際に押印されると、紙上の位置が決定され座標情報が確定し，チェック領域情報１７１３のインスタンスとして生成される。
筆跡情報１７１４は、帳票定義に関係するストローク情報である（例えば、チェック欄に記入された承認者の筆跡）。
データ通信部１７８は、ネットワーク２３を介して他の装置との通信を実現するインターフェースであり、例えば、ＴＣＰ／ＩＰプロトコルを用いて通信可能なネットワークカードである。ハイブリッド文書管理サーバ１０は、データ通信部１７８によって、クライアント端末１２等のネットワーク２３に接続された機器と通信することができる。
図２０は、本発明の実施の形態のハイブリッド文書管理サーバ１０に格納されるハイブリッド文書情報１０１１のデータ構造の説明図である。
ハイブリッド文書情報１０１１は、電子ファイル情報５１、書類情報５２、ページ情報６２及びストロークセット情報２４を含む。電子ファイル情報５１と書類情報５２とは、電子ファイル名５２７及び書類ＩＤ５２０によって関連付けられており、書類情報５２とページ情報６２とは、書類ＩＤ５２０、６２７及びページＩＤ５２９１、６２０によって関連付けられており、ページ情報６２とストロークセット情報２４とは、ページＩＤ２４３、６２０及びストロークセットＩＤ６２９、２４１によって関連付けられている。
電子ファイル情報５１は、ハイブリッド文書管理サーバ１０に格納されている電子ファイルを管理するための情報である。
図２１は、本発明の実施の形態のハイブリッド文書情報１０１１に含まれる書類情報５２のデータ構造の説明図である。
電子ファイル情報５１は、書類ＩＤ５２０、書類所有ユーザＩＤ５２１、印刷日時５２２、印刷装置ＩＤ５２３、印刷形態５２４、権限情報数５２５、権限情報ＩＤ５２６、電子ファイル名５２７、電子ファイル所有ユーザＩＤ５２８、印刷ページ数５２９及びページＩＤ５２９１を含む。
書類ＩＤ５２０は、当該書類を一意に識別する識別子である。書類所有ユーザＩＤ５２１、当該書類の所有者を一意に識別する識別子である。
印刷日時５２２は、当該書類が印刷された日時である。印刷装置ＩＤ５２３は、当該書類を印刷したプリンタの識別子である。印刷形態５２４は、当該書類を印刷する場合の形態を示す。例えば、図２１では、”２−ｉｎ−１”が登録されており、これは電子ファイルの２ページを１ページに印刷することを示す。
権限情報数５２５は、当該文書に設定された権限の数を示し、権限情報数５２５と同数の権限情報ＩＤ５２６が記録される。権限情報ＩＤ５２６は、当該文書に対して設定された権限の識別子である。権限は、文書への書込、閲覧である（図２５参照）。
電子ファイル名５２７は、当該書類の電子データを一意に識別するファイル名である。電子ファイル所有ユーザＩＤ５２８は、当該書類の電子データの所有者を一意に識別する識別子である。
印刷ページ数５２９は、当該書類に含まれるページ数を示し、印刷ページ数５２９と同数のページＩＤ５２９１が記録される。ページＩＤ５２９１は、当該書類に含まれるページを一意に識別する識別子である。
図２２は、本発明の実施の形態のハイブリッド文書情報１０１１に含まれるページ情報６２のデータ構造の説明図である。
ページ情報６２は、ページＩＤ６２０、ドットパターンＩＤ６２１、所有ユーザＩＤ６２２、電子文書印刷ページ６２３、権限情報数６２４、権限情報ＩＤ６２５、書類情報ＩＤ６２６、ページサイズ６２７、ストロークセット数６２８及びストロークセットＩＤ６２９を含む。
ページＩＤ６２０は、当該ページを一意に識別する識別子である。ドットパターンＩＤ６２１は、当該ページに付されたドットパターンを一意に識別する識別子である。
所有ユーザＩＤ６２２は、当該ページの所有者を一意に識別する識別子である。電子文書印刷ページ６２３は、当該ページに印刷された電子文書のページ数である。
うち、書類の電子データの所有者を一意に識別する識別子である。例えば、図２２では、”１，２”が登録されており、これは電子ファイルの１ページ及び２ページが印刷されていることを示す。
権限情報数６２４は、当該ページに設定された権限の数を示し、権限情報数６２４と同数の権限情報ＩＤ６２５が記録される。権限情報ＩＤ６２５は、当該ページに対して設定された権限の識別子である。権限は、ページへの書込、閲覧である（図２５参照）。
書類情報ＩＤ６２６は、当該ページが含まれる書類の識別子であり、書類情報５２の書類ＩＤ５２０と同じ値が登録される。ページサイズ６２７は、当該ページの大きさである。
ストロークセット数６２８は、当該ページに含まれるストロークセットの数を示し、ストロークセット数６２８と同数のストロークセットＩＤ６２９が記録される。ストロークセットＩＤ６２９は、ストロークセットを一意に識別する識別子である。
図７は、本発明の実施の形態のデジタルペン１４による紙面上の座標取得の説明図である。
デジタルペン１４は、ＣＰＵ、メモリ、通信インターフェース、カメラ１４１、電池及び筆圧センサを備える。また、デジタルペン１４は、インク又は黒鉛によって紙面上に文字、記号等を筆記可能なペン先を備える。
デジタルペン１４は、位置検出用のドット２０３が印刷された用紙２００と共に用いられる。ここで、用紙２００の一部２０１を拡大して、ドット２０３を説明する。用紙２００には、複数の小さなドット２０３が印刷されている。このドット２０３は、仮想的な格子線の交点（基準点）２０２から上下左右にずれた位置に印刷されている。
紙に文字、図形がデジタルペン１４で記入されると、記入された文字等は紙に視認可能に残る。デジタルペン１４は、筆圧センサによってペン先が紙に接したことを検出すると、カメラ１４１によって紙上に印刷されたドット２０３を撮影する。デジタルペン１４は、例えば、６×６個のドット２０３を含む領域を撮影する。
デジタルペン１４は、撮影したドットパターンのズレ量から、当該ドットパターンが存在する絶対座標を演算する。この絶対座標は、広大な平面領域における当該ドットパターンが存在する座標である。この広大な平面領域は、ドットパターンが重複しないように配置できる全領域である。
デジタルペン１４は、演算された絶対座標を、クライアント端末１２に送信する。クライアント端末１２は、デジタルペン１４によって演算された絶対座標をドットパターン管理サーバ１５に送信する。ドットパターン管理サーバ１５は、クライアント端末１２から送信された絶対座標に基づいて、前記広大な平面領域中の該紙面の位置（ドットパターンＩＤ）と、ある一枚の紙面における座標（相対座標）とを特定し、特定したドットパターンＩＤ及び相対座標をクライアント端末１２に送信する。
このようにして、クライアント端末１２は、デジタルペン１４が撮影したドットパターンから、ドットパターンＩＤ及び相対座標を取得する。
デジタルペン１４が、ペン先が接した位置の情報を周期的（例えば、一定時間毎）に取得することによって、ペン先の動きが分かる。そして、デジタルペン１４は、撮影したドットパターンに対応する絶対座標、当該ドットパターンの撮影時刻及びペンＩＤをクライアント端末１２に送信する。
クライアント端末１２は、デジタルペン１４によって演算された絶対座標に基づいて、デジタルペン１４が接している紙面の情報及び紙面上の相対座標、ドットパターン管理サーバ１５から取得する。クライアント端末１２は、取得した相対座標及びドットパターンが撮影された時刻から、ペン先の軌跡（ストローク情報）を生成する。
また、デジタルペン１４は、ドットパターンＩＤ及び相対座標を特定するために、ドットパターン管理サーバ１５を用いなくてもよい。例えば、紙に印刷された識別番号、紙に印刷されたバーコード、又は、紙に埋め込まれたＩＣタグによって用紙を特定してもよい。さらに、タブレットを用いて用紙上の位置（相対座標）を特定することができる。なお、ＩＣタグ等を用いる用紙の特定又はタブレットを用いる用紙上の位置の特定のいずれかと、ドットパターン管理サーバ１５による絶対座標の特定を組み合わせてもよい。このようにすると、情報管理システムがドットパターンＩＤ及び相対座標を特定する処理を軽減できる。
図８は、本発明の実施の形態のストロークセット２６の一例を示す説明図である。
ストロークセット２６は、デジタルペン１４によって記入された文字「東京」を示す。本実施の形態では、図に示すように、左上を原点とし、横方向をＸ軸とし、縦方向をＹ軸として、ストロークの位置が定められる。
前述したように、ストロークセットは、一纏まりの線（ストローク）の集合であり、線が記入された時間及び／又は線同士の位置関係に基づいて特定される。
図９Ａは、本発明の実施の形態のハイブリッド文書情報１０１１に含まれるストロークセット情報２４のデータ構造の説明図であり、図８に示すストロークセット２６のストロークセット情報を示す。
ストロークセット情報２４は、ストロークセットＩＤ２４１、ペンＩＤ２４２、ページＩＤ２４３、記入開始日時２４４、該当矩形座標２４５、権限情報数２４６、権限情報ＩＤ２４７、ストローク数２４８及びストローク情報２４９を含む。
ストロークセットＩＤ２４１は、当該ストロークセットを一意に識別する識別子である。ペンＩＤ２４２は、当該ストロークセットを記入したデジタルペン１４を一意に識別する識別子である。ページＩＤ２４３は、当該ストロークセットが記入されている紙（ページ）を一意に識別する識別子である。
記入開始日時２４４は、当該ストロークセットを記入し始めた日時である。該当矩形領域２４５は、当該ストロークセットを含む矩形の領域である。該当矩形領域２４４は、当該ストロークセットが含まれる四角形の紙面上の相対座標であり、矩形領域の左上端の座標及び右下端の座標で表される。
権限情報数２４６は、当該ストロークセットに設定された権限の数を示し、権限情報数２４６と同数の権限情報ＩＤ２４７が記録される。権限情報ＩＤ２４７は、当該ストロークセットに設定された権限を一意に識別する識別子である。権限は、ストロークセットの閲覧である（図２５参照）。
ストローク数２４８は、当該ストロークセットに含まれる線（ストローク）の数である。ストローク数２４８と同数のストローク情報２４９が記録される。ストローク情報２４９は、標本点数及びシリアル番号を含む。標本点数は、デジタルペン１４によって取得された、当該ストロークを構成する相対座標の数である。シリアル番号は、デジタルペン１４によって取得された、当該ストロークを構成する相対座標を一意に識別する識別子であり、ストローク座標情報２５（図９Ｂ）へのリンクである。
図９Ｂは、本発明の実施の形態のハイブリッド文書情報１０１１に含まれるストロークセット情報２４からリンクされるストローク座標情報２５のデータ構造の説明図である。すべてのストローク情報は，ストローク座標情報２５として一括保存されている。これに対して，各文字を構成する個々のストロークは，ストロークセット情報２４中のストローク２４９に，それぞれストローク座標情報中の位置を指示することにより特定される。
ストローク座標情報２５は、シリアル番号２５１、Ｘ座標２５２、Ｙ座標２５３及び取得時刻２５４を含む。
シリアル番号２５１は、デジタルペン１４によって取得された相対座標を一意に識別する識別子である。Ｘ座標２５２は、図８に示すＸ軸方向の相対座標であり、例えば、ミリメートルを単位として表す。Ｙ座標２５３は、図８に示すＹ軸方向の相対座標であり、例えば、ミリメートルを単位として表す。取得時刻２５４は、デジタルペン１４によって当該相対座標が取得された時刻を表す。なお、図９Ｂに示す例では、取得時刻２５４には、記入開始時刻２４２からの経過時間が記録されている。
図２３は、本発明の実施の形態のハイブリッド文書管理サーバ１０に格納されるユーザ情報１０１２のデータ構造の説明図である。
ユーザ情報１０１２は、ユーザＩＤ２７１、氏名２７２、所属２７３、役職２７４及び保有ペンＩＤ２７５を含む。
ユーザＩＤ２７１は、当該ユーザを一意に識別する識別子である。氏名２７２は、当該ユーザの氏名である。所属２７３は、当該ユーザの所属する部署である。役職２７４は、当該ユーザの役職である。
保有ペンＩＤ２７５は、当該ユーザが保有するデジタルペン１４を一意に識別する識別子である。
図２４は、本発明の実施の形態のハイブリッド文書管理サーバ１０に格納されるグループ情報１０１３のデータ構造の説明図である。
グループ情報１０１３は、グループＩＤ２８１、ユーザ数２８２及びユーザＩＤ２８３を含む。
グループＩＤ２８１は、一人以上のユーザによって構成されるグループを一意に識別する識別子である。ユーザ数２８２は、当該グループＩＤによって識別されるグループを構成するユーザの数を示し、ユーザ数２８２と同数のユーザＩＤ２８３が記録される。ユーザＩＤ２８３は、当該グループに所属するユーザを一意に識別する識別子である。
図２５は、本発明の実施の形態のハイブリッド文書管理サーバ１０に格納される権限情報１０１４のデータ構造の説明図である。
権限情報１０１４は、権限ＩＤ５５１、グループ／ユーザＩＤ５５２、書込権限フラグ５５３、閲覧権限フラグ５５４及び期限５５５を含む。
権限ＩＤ５５１は、書類、ページ又はストロークセットのいずれかに設定される権限を一意に識別する識別子である。グループ／ユーザＩＤ５５２は、当該権限の対象となるグループ又はユーザを一意に識別する識別子である。
書込権限フラグ５５３は、当該レコードのグループ／ユーザＩＤによって識別されるグループを構成するユーザ又は当該レコードのグループ／ユーザＩＤによって識別されるユーザに書込権限が与えられているか否かを示す。つまり、書込権限フラグ５５３は、当該ユーザによる書類又はページへの書き込みが認められるか否かを示す。
閲覧権限フラグ５５４は、当該レコードのグループ／ユーザＩＤによって識別されるグループを構成するユーザ又は当該レコードのグループ／ユーザＩＤによって識別されるユーザに閲覧権限が与えられているか否かを示す。つまり、閲覧権限フラグ５５４は、当該ユーザが、書類、ページ又はストロークセットを閲覧できるか否かを示す。
期限５５５は、当該権限が有効な期限を示す。
各権限情報（権限情報１０１４の各エントリ）は、ハイブリッド文書のレイヤの情報に対するアクセス権限を表している。権限情報が重複する場合、上位の権限情報が優先される。権限情報の上位・下位は、上のレイヤに存在する権限情報が上位となる。例えば、書類よりページのレイヤが上位で、ページよりページに埋め込まれた帳票定義のレイヤが上位であり、帳票定義より帳票定義に書き込まれたストロークセットのレイヤが上位である。また、帳票定義は、後から設定された帳票定義のレイヤが上位である。すなわち、ページに対する権限情報で許可されていても、ストロークに対する権限情報が許可されていなければ、そのストローク情報にアクセスすることはできない。レイヤ情報の設定は，上記の順番以外にも任意の順に設定が可能であり，この場合あとから書き込まれた(押印された)チェック領域に対する優先度を，以前から存在する領域の定義情報のそれよりも低くすることも可能となる。
図６は、本発明の実施の形態の帳票定義情報１７１１のデータ構造の説明図である。
帳票定義情報１７１１は、ドキュメントＩＤ１７２１、ページ番号１７２２、ページサイズ１７２３及び帳票定義要素１７２４を含む。
ドキュメントＩＤ１７２１は、当該帳票が含まれる文書を一意に識別する識別子である。ページ番号１７２２は、文書中の当該帳票のページである。ページサイズ１７２３は、当該ページ（当該帳票）の大きさである。帳票定義要素１７２４は、当該帳票に含まれる記入欄、表示欄等の帳票中の構成を示す。
帳票定義要素１７２４は、シリアル番号１７２４１、領域左上Ｘ座標１７２４２、領域左上Ｙ座標１７２４３、領域右下Ｘ座標１７２４４、領域右下Ｙ座標１７２４５、フィールド名１７２４６、処理プログラムＩＤ１７２４７、レイヤ１７２４８及び優先度１７２４９を含む。
シリアル番号１７２４１は、当該帳票定義要素を一意に識別する識別子である。領域左上Ｘ座標１７２４２、領域左上Ｙ座標１７２４３、領域右下Ｘ座標１７２４４及び領域右下Ｙ座標１７２４５は、当該帳票定義要素が帳票上に表示される領域の４点を示す座標である。
フィールド名１７２４６は、当該帳票定義要素の名称である。処理プログラムＩＤ１７２４７は、当該帳票定義要素に記入された内容を処理するためのプログラムである。
レイヤ１７２４８は、帳票上に表示された当該帳票定義要素の、他の帳票定義要素との重なりの関係を示す。レイヤ１７２４８は、例えば、レイヤ０は元の紙文書や電子文書に存在した帳票定義要素であり、レイヤ１は１回目の印刷をした時に付加された帳票定義要素である。同様に、レイヤｎはｎ回目の印刷をした時に付加された帳票定義要素である。
す。
優先度１７２４９は、複数の定義要素の領域が重複した場合に、優先される定義要素を示す情報である。本実施の形態では、優先度の値が大きい定義要素が優先される。
図１０は、本発明の実施の形態の情報管理システムによる処理の概要を示すフローチャートである。
まず、デジタルペン１４は、紙面上のドットパターン撮影し、撮影されたドットパターンによって、デジタルペン１４が接している紙面の絶対座標を特定する。デジタルペン１４は、クライアント端末１２と接続されることによって、特定した絶対座標をクライアント端末１２に送信する。
クライアント端末１２は、デジタルペン１４によって特定された絶対座標をドットパターン管理サーバ１５に送信する。
ドットパターン管理サーバ１５は、デジタルペン１４が特定した絶対座標をクライアント端末１２から受信すると、受信した絶対座標から、デジタルペン１４が接している紙面の情報及び紙面上の座標を取得する。そして、取得した紙面の情報から、その紙が使用されているアプリケーション（すなわち、デジタルペン１４が取得したストローク情報を送信すべきアプリケーション）を特定し、特定されたアプリケーションの情報をクライアント端末１２に送信する（Ｓ１０２）。
クライアント端末１２は、ドットパターン管理サーバ１５から、座標情報を送信すべきアプリケーションの情報を受信すると、デジタルペン１４が取得した座標情報及び座標情報の宛先となるアプリケーションの情報をアプリケーションハンドラ１６に送信する。
アプリケーションハンドラ１６は、クライアント端末１２から、デジタルペン１４が取得したストローク情報を受信すると、受信したストローク情報を宛先となるアプリケーションに転送する。なお、本実施の形態の情報管理システムによって提供されるワークフローでは、まず筆跡処理サーバ１４がストローク情報を受け取る。
筆跡処理サーバ１４は、アプリケーションハンドラ１６からストローク情報を受信すると、このストローク情報が記入された紙（帳票）の定義情報を帳票定義情報１７１１から取得する。そして、帳票のチェック欄（例えば、承認欄、回覧欄等）の位置とストロークの位置とを照合し、受信したストローク情報が記入された欄を特定する。そして、特定された欄内に記入された承認情報を抽出し、抽出された承認情報をワークフロー管理サーバ２０に送信する（Ｓ１０３）。
ワークフロー管理サーバ２０は、筆跡処理サーバ１４から承認情報を受信すると、ワークフロー情報データベース１７を参照して、ワークフローの進行状況を特定する。そして、特定されたワークフローの進行状況をワークフロー情報データベース１７に格納する（Ｓ１０４）。
ここで、従来の情報管理システムによって取り扱われる帳票について説明する。
図１１Ａから図１１Ｃは、従来の情報管理システムによって取り扱われる帳票の種類の説明図である。
図１１Ａには、紙でワークフローに流入する帳票の取り扱いの一例を示す。チェック欄のない紙の帳票をワークフローに従って処理する場合、ワークフローに流入する帳票上にスタンプ等によってチェック欄を設けた後、ワークフローによる処理が行われる。しかし、本実施の形態では、図１３で説明するようにチェック欄と共にドットパターンを印刷し、チェック欄の定義情報を登録する。又は、図１５で説明するように、チェック欄を印刷し、チェック欄の定義情報を登録する。
図１１Ｂには、紙でワークフローに流入する帳票の別な取り扱いの例を示す。チェック欄のない紙の帳票を業務ワークフローに従って処理する場合、ワークフローに流入する帳票を複写機によって複写する。そして、ワークフローに流入する帳票の原本は保管され、ワークフローに流入する帳票の複製物上にスタンプ等によってチェック欄を設けた後、ワークフローによる処理が行われる。しかし、本実施の形態では、図１４で説明するようにチェック欄と共にドットパターンを印刷し、チェック欄の定義情報を登録する。又は、図１６で説明するように、チェック欄を印刷し、チェック欄の定義情報を登録する。
図１１Ｃには、電子データで流入する帳票の取り扱いの一例を示す。チェック欄のない帳票をワークフローに従って処理する場合、チェック欄と共に帳票を印刷した後、本実施の形態の情報管理システムによって提供されるワークフローによる処理が行われる。
図１２は、帳票定義情報１７１１に格納された帳票定義情報の変化を示す説明図である。
図１１Ａから図１１Ｃによって説明した帳票にチェック領域が追加された場合、帳票定義情報１７１１に格納された帳票定義情報にはチェック領域の位置を示す情報の変化を示す説明図である。
ワークフローに流入する帳票にチェック欄が追加されると、追加されたチェック欄の座標が帳票定義情報に追加される。具体的には、チェック欄に含まれる各記入欄の対角線上の２点の座標が帳票定義情報に追加される。その後、ワークフロー管理システムは、デジタルペン１４が取得したストローク情報がこのチェック欄の座標範囲に含まれるか否かによって、どのチェック欄にサインが記入されたかを判定して、ワークフローの進捗状況を把握する。
図１３は、本発明の実施の形態の紙帳票をワークフローに流すための前処理の一例であり、図１１Ａに示す紙でワークフローに流入する帳票（ドットパターン無し）を取り扱うための前処理を示す。図１３に示す処理では、帳票の原本にチェック欄及びドットパターンが印刷される。
まず、ユーザは、帳票定義管理サーバ１７に紙文書スキャン制御プログラム１７０１の起動を指示し、ワークフローに流入すべき帳票をスキャナ２２にセットする（Ｓ１１１）。このとき、帳票定義管理サーバ１７は、チェック領域選択プログラム１７０４を起動して、帳票に追加されるチェック領域のテンプレートをチェック領域テンプレート情報１７１２から取得し、取得したテンプレートのリストをユーザに提示する。そして、ユーザは、提示されたリストから帳票に印刷すべきチェック欄を選択する（Ｓ１１２）。
次に、帳票定義情報作成プログラム１７０７を起動し、スキャンすべき帳票の定義情報を生成する（Ｓ１２１）。その後、ユーザが紙文書スキャン制御プログラム１７０１にスキャン開始を指示すると、スキャナ２２は帳票の画像をスキャンする。紙文書スキャン制御プログラム１７０１は、スキャンされた帳票の画像をハイブリッド文書管理ＤＢ１１に登録する（Ｓ１１３）。
その後、ユーザは、ワークフローに流入する帳票をプリンタ２１にセットする（Ｓ１１４）。帳票定義管理サーバ１７は、ステップＳ１１２で選択されたチェック欄のテンプレートのデータをチェック領域テンプレート情報１７１２から取得する（Ｓ１１５）。さらに、帳票定義管理サーバ１７は、帳票位置決定プログラム１７０５を起動し、チェック領域を帳票上に印刷する位置を決定する（Ｓ１１６）。このチェック領域の位置決定処理は、図１８を用いて後述する。
帳票定義管理サーバ１７は、帳票定義要素生成プログラム１７０６を起動し、位置が決定されたチェック領域の定義情報を生成する（Ｓ１１７）。このとき、後から生成された定義情報の優先度１７２４９を高く設定する。図１８で後述するように、チェック欄は文字が記載されていない領域に重畳され、複数の帳票定義が重なった箇所に記入された文字は優先度が高い帳票定義と関連付けられる。よって、上から書かれた文字は、高い優先度が設定された新たなチェック領域に関連付けられる。
この定義情報は新たに印刷されるチェック領域の情報の他に、ワークフローに流入する前から印刷されている帳票の記入欄の情報を含んでもよい。なお、ワークフローに流入する前から印刷されている帳票に含まれる記入欄の情報は、チェック領域の位置決定処理（Ｓ１１６）によって分析することができる。
帳票定義管理サーバ１７は、帳票と共に印刷されるドットパターンの割り当てをハイブリッド文書管理サーバ１０に要求して、ハイブリッド文書管理サーバ１０からドットパターンの割り当てを受ける（Ｓ１１８）。
帳票定義管理サーバ１７は、位置が決定されたチェック領域と、割り当てを受けたドットパターンとを重畳して、帳票に印刷される画像を生成する。そして、印刷制御プログラム１７０２を起動して、生成された画像（チェック領域、ドットパターン）の印刷をハイブリッド文書管理サーバ１０に要求する（Ｓ１１９）。ハイブリッド文書管理サーバ１０はプリンタ２１に印刷指示を送信する。
その後、帳票定義管理サーバ１７は、Ｓ１１７で生成されたチェック領域の定義情報と、Ｓ１２１で生成された帳票の定義情報をハイブリッド文書管理ＤＢ１１に登録する（Ｓ１２０）。
図１４は、本発明の実施の形態の紙帳票をワークフローに流すための前処理の別な例であり、図１１Ｂに示す紙でワークフローに流入する帳票（ドットパターン無し）を取り扱うための前処理を示す。図１４に示す処理では、帳票の原本とは別に、チェック欄及びドットパターンが追加された帳票が作成される。
まず、ユーザは、帳票定義管理サーバ１７に紙文書スキャン制御プログラム１７０１の起動を指示し、ワークフローに流入すべき帳票をスキャナ２２にセットする（Ｓ１３１）。このとき、帳票定義管理サーバ１７は、チェック領域選択プログラム１７０４を起動して、帳票に追加されるチェック領域のテンプレートをチェック領域テンプレート情報１７１２から取得し、取得したテンプレートのリストをユーザに提示する。そして、ユーザは、提示されたリストから帳票に印刷すべきチェック欄を選択する（Ｓ１３２）。
次に、ユーザがスキャン開始の指示をすると、スキャナ２２は帳票の画像をスキャンする。紙文書スキャン制御プログラム１７０１は、スキャンされた帳票の画像をハイブリッド文書管理ＤＢ１１に登録する（Ｓ１３３）。
帳票定義管理サーバ１７は、ステップＳ１３２で選択されたチェック欄のテンプレートのデータをチェック領域テンプレート情報１７１２から取得する（Ｓ１３４）。さらに、帳票定義管理サーバ１７は、帳票位置決定プログラム１７０５を起動し、チェック領域を帳票上に印刷する位置を決定する（Ｓ１３５）。このチェック領域の位置決定処理は、図１８を用いて後述する。
帳票定義管理サーバ１７は、スキャンされた帳票の画像と、位置が決定されたチェック領域とを重畳した帳票の画像を生成する（Ｓ１３６）。
帳票定義管理サーバ１７は、帳票定義要素生成プログラム１７０６を起動し、位置が決定されたチェック領域の定義情報を生成する（Ｓ１３７）。このとき、後から生成された定義情報の優先度１７２４９を高く設定する。図１８で後述するように、チェック欄は文字が記載されていない領域に重畳され、複数の帳票定義が重なった箇所に記入された文字は優先度が高い帳票定義と関連付けられる。よって、上から書かれた文字は、高い優先度が設定された新たなチェック領域に関連付けられる。
ステップＳ１３７で生成される定義情報は、新たに印刷されるチェック領域の情報の他に、ワークフローに流入する前から印刷されている帳票の記入欄の情報を含んでもよい。なお、ワークフローに流入する前から印刷されている帳票に含まれる記入欄の情報は、チェック領域の位置決定処理（Ｓ１３５）によって分析することができる。
帳票定義管理サーバ１７は、帳票と共に印刷されるドットパターンの割り当てをハイブリッド文書管理サーバ１０に要求して、ハイブリッド文書管理サーバ１０からドットパターンの割り当てを受ける（Ｓ１３８）。
帳票定義管理サーバ１７は、スキャンされた帳票の画像と、位置が決定されたチェック領域と、割り当てを受けたドットパターンとを重畳して、印刷する帳票の画像を生成する。そして、印刷制御プログラム１７０２を起動して、生成された帳票の画像の印刷をハイブリッド文書管理サーバ１０に要求する（Ｓ１３９）。ハイブリッド文書管理サーバ１０はプリンタ２１に印刷指示を送信する。
その後、帳票定義管理サーバ１７は、帳票定義情報生成プログラム１７０７を起動し、新たに印刷された帳票の定義情報を生成する（Ｓ１４０）。
帳票定義管理サーバ１７は、Ｓ１３７で生成されたチェック領域の定義情報及びＳ１４０で生成された帳票の定義情報をハイブリッド文書管理ＤＢ１１に登録する（Ｓ１４１）。
図１５は、本発明の実施の形態の紙帳票をワークフローに流すための前処理の別な例であり、図１１Ａに示す紙でワークフローに流入する帳票（ドットパターン付き）を取り扱うための前処理を示す。図１５に示す処理では、帳票の原本上にチェック欄が印刷される。
まず、ユーザは、帳票定義管理サーバ１７に紙文書スキャン制御プログラム１７０１の起動を指示し、ワークフローに流入すべき帳票をスキャナ２２によってスキャンする（Ｓ１５１）。紙文書スキャン制御プログラム１７０１は、スキャンされた画像から帳票上に付されたドットパターンを解析し、帳票の絶対座標を計算する。そして、紙文書スキャン制御プログラム１７０１は、ドットパターン管理サーバ１５に問い合わせることによって、スキャンした紙面の情報（ドキュメントＩＤ及びページ番号）を取得する。
ドットパターンが付された状態でワークフローに流入する帳票は、既にハイブリッド文書管理ＤＢ１１に登録されていることから、ドットパターンに基づいて取得した紙面の情報によって、文書の電子データをハイブリッド文書管理ＤＢ１１から取得することができる。
なお、帳票をスキャナ２２によって読み取ることなく、ペンデータ取得プログラム１７０３を起動することによって、デジタルペン１４によって紙面上に印刷されたドットパターンを取得し、帳票の絶対座標から紙面の情報を取得することができる。
帳票定義管理サーバ１７は、チェック領域選択プログラム１７０４を起動して、帳票に追加されるチェック領域のテンプレートをチェック領域テンプレート情報１７１２から取得し、取得したテンプレートのリストをユーザに提示する。そして、ユーザは、提示されたリストから帳票に印刷すべきチェック欄を選択する（Ｓ１５２）。
帳票定義管理サーバ１７は、ステップＳ１５１で取得した書面の情報（ドキュメントＩＤ及びページ番号）を用いて、ハイブリッド文書管理ＤＢ１１を検索し、文書の電子データを取得する（Ｓ１５３）。
その後、ユーザは、ワークフローに流入する帳票をプリンタ２１にセットする（Ｓ１５４）。帳票定義管理サーバ１７は、ステップＳ１５２で選択されたチェック欄のテンプレートのデータをチェック領域テンプレート情報１７１２から取得する（Ｓ１５５）。さらに、帳票定義管理サーバ１７は、帳票位置決定プログラム１７０５を起動し、チェック領域を帳票上に印刷する位置を決定する（Ｓ１５６）。このチェック領域の位置決定処理は、図１８を用いて後述する。
帳票定義管理サーバ１７は、帳票定義要素生成プログラム１７０６を起動し、位置が決定されたチェック領域の定義情報を生成する（Ｓ１５７）。このとき、後から生成された定義情報の優先度１７２４９を高く設定する。図１８で後述するように、チェック欄は文字が記載されていない領域に重畳され、複数の帳票定義が重なった箇所に記入された文字は優先度が高い帳票定義と関連付けられる。よって、上から書かれた文字は、高い優先度が設定された新たなチェック領域に関連付けられる。
帳票定義管理サーバ１７は、ハイブリッド文書管理ＤＢ１１から取得した文書の電子データと、位置が決定されたチェック領域とを重畳した画像を生成する（Ｓ１５８）。
帳票定義管理サーバ１７は、印刷制御プログラム１７０２を起動して、位置が決定されたチェック領域の印刷をハイブリッド文書管理サーバ１０に要求する（Ｓ１５９）。ハイブリッド文書管理サーバ１０はプリンタ２１に印刷指示を送信する。その後、帳票定義管理サーバ１７は、追加されたチェック領域の情報をハイブリッド文書管理ＤＢ１１に登録する（Ｓ１６０）。
図１６は、本発明の実施の形態の紙帳票をワークフローに流すための前処理の別な例であり、図１１Ｂに示す紙でワークフローに流入する帳票（ドットパターン付き）を取り扱うための前処理を示す。図１５に示す処理では、帳票の原本とは別に、チェック欄及びドットパターンが追加された帳票が作成される。
まず、ユーザが、ワークフローに流入すべき帳票をスキャナ２２によってスキャンする（Ｓ１７１）。紙文書スキャン制御プログラム１７０１は、スキャンされた画像から帳票上に付されたドットパターンを解析し、帳票の絶対座標を計算する。そして、紙文書スキャン制御プログラム１７０１は、ドットパターン管理サーバ１５に問い合わせることによって、スキャンした紙面の情報（ドキュメントＩＤ及びページ番号）を取得する。
なお、帳票をスキャナ２２によって読み取ることなく、ペンデータ取得プログラム１７０３を起動することによって、デジタルペン１４によって紙面上に印刷されたドットパターンを取得し、帳票の絶対座標から紙面の情報を取得することができる。
ドットパターンが付された状態でワークフローに流入する帳票は、既にハイブリッド文書管理ＤＢ１１に登録されていることから、取得した紙面の情報によって、文書の電子データをハイブリッド文書管理ＤＢ１１から取得することができる。
なお、帳票をスキャナ２２によって読み取ることなく、ペンデータ取得プログラム１７０３を起動することによって、デジタルペン１４によって紙面上に印刷されたドットパターンを取得し、帳票の絶対座標から紙面の情報を取得することができる。
帳票定義管理サーバ１７は、チェック領域選択プログラム１７０４を起動して、帳票に追加されるチェック領域のテンプレートをチェック領域テンプレート情報１７１２から取得し、取得したテンプレートのリストをユーザに提示する。そして、ユーザは、提示されたリストから帳票に印刷すべきチェック欄を選択する（Ｓ１７２）。
帳票定義管理サーバ１７は、ステップＳ１５１で取得した書面の情報（ドキュメントＩＤ及びページ番号）を用いて、ハイブリッド文書管理ＤＢ１１を検索し、文書の電子データを取得する（Ｓ１７３）。
帳票定義管理サーバ１７は、ステップＳ１５２で選択されたチェック欄のテンプレートのデータをチェック領域テンプレート情報１７１２から取得する（Ｓ１７４）。さらに、帳票定義管理サーバ１７は、帳票位置決定プログラム１７０５を起動し、チェック領域を帳票上に印刷する位置を決定する（Ｓ１７５）。このチェック領域の位置決定処理は、図１８を用いて後述する。
帳票定義管理サーバ１７は、帳票定義要素生成プログラム１７０６を起動し、位置が決定されたチェック領域の定義情報を生成する（Ｓ１７６）。このとき、後から生成された定義情報の優先度１７２４９を高く設定する。図１８で後述するように、チェック欄は文字が記載されていない領域に重畳され、複数の帳票定義が重なった箇所に記入された文字は優先度が高い帳票定義と関連付けられる。よって、上から書かれた文字は、高い優先度が設定された新たなチェック領域に関連付けられる。
帳票定義管理サーバ１７は、ハイブリッド文書管理ＤＢ１１から取得した文書の電子データと、位置が決定されたチェック領域とを重畳した画像を生成する（Ｓ１７７）。
帳票定義管理サーバ１７は、帳票と共に印刷されるドットパターンの割り当てをハイブリッド文書管理サーバ１０に要求して、ハイブリッド文書管理サーバ１０からドットパターンの割り当てを受ける（Ｓ１７８）。
帳票定義管理サーバ１７は、帳票定義情報生成プログラム１７０７を起動し、新たに印刷された帳票の定義情報を生成する（Ｓ１７９）。
帳票定義管理サーバ１７は、印刷制御プログラム１７０２を起動して、ハイブリッド文書管理ＤＢ１１から取得した文書の電子データと、位置が決定されたチェック領域と、割り当てを受けたドットパターンとを重畳して、印刷する帳票の画像を生成する。そして、印刷制御プログラム１７０２を起動して、生成された帳票の画像の印刷をハイブリッド文書管理サーバ１０に要求する（Ｓ１８０）。
その後、帳票定義管理サーバ１７は、追加されたチェック領域の情報をハイブリッド文書管理ＤＢ１１に登録する（Ｓ１８１）。
図１７は、本発明の実施の形態の紙帳票をワークフローに流すための前処理の別な例であり、図１１Ｃに示す電子データで流入する帳票を取り扱うための前処理を示す。図１７に示す処理では、電子データで流入する帳票（ドットパターンなし）にチェック欄及びドットパターンが追加された帳票が作成される。
まず、ユーザは、帳票定義管理サーバ１７にワークフローに流入する帳票の電子データの印刷を指示を入力し、印刷制御プログラム１７０２を起動する（Ｓ２０１）。
帳票定義管理サーバ１７は、チェック領域選択プログラム１７０４を起動して、帳票に追加されるチェック領域のテンプレートをチェック領域テンプレート情報１７１２から取得し、取得したテンプレートのリストをユーザに提示する。（Ｓ２０２）。
帳票定義管理サーバ１７は、領域位置決定プログラム１７０５を起動して、流入する帳票の構造を解析し、流入した帳票にチェック領域が含まれるか否かを判定する（Ｓ２０３）。
判定の結果、帳票にチェック領域が含まれないと判定された場合には、チェック領域選択プログラム１７０４は、ステップＳ２０２で選択されたチェック欄のテンプレートのデータをチェック領域テンプレート情報１７１２から取得する。そして、帳票位置決定プログラム１７０５を起動し、チェック領域を帳票上に印刷する位置を決定する。その後、帳票の電子データと、位置が決定されたチェック領域とを重畳した画像を生成する（Ｓ２０６）。
帳票定義管理サーバ１７は、帳票定義要素生成プログラム１７０６を起動し、位置が決定されたチェック領域の定義情報を生成する（Ｓ２０７）。このとき、後から生成された定義情報の優先度１７２４９を高く設定する。図１８で後述するように、チェック欄は文字が記載されていない領域に重畳され、複数の帳票定義が重なった箇所に記入された文字は優先度が高い帳票定義と関連付けられる。よって、上から書かれた文字は、高い優先度が設定された新たなチェック領域に関連付けられる。
また、帳票定義管理サーバ１７は、帳票定義情報生成プログラム１７０７を起動し、ワークフローに流入する帳票の定義情報を作成し、帳票定義情報１７１１に登録する（Ｓ２０８）。
一方、ステップＳ２０３の判定の結果、帳票にチェック領域が含まれると判定された場合には、帳票定義情報１７１１を参照して、チェック領域の定義情報を取得する（Ｓ２０４）。そして、帳票の定義情報が取得できたか否かを判定する（Ｓ２０５）。その結果、帳票の定義情報が取得できなければ、ワークフローに流入する帳票の定義情報は帳票定義情報１７１１に登録されていないので、ステップＳ２０７に進み、帳票定義情報生成プログラム１７０７を起動し、チェック領域の定義情報を生成し（Ｓ２０７）、帳票の定義情報を帳票定義情報１７１１に登録する（Ｓ２０８）。
一方、ステップＳ２０５の判定の結果、帳票の定義情報が取得できれば、ワークフローに流入する帳票の定義情報は帳票定義情報１７１１に登録されているので、ステップＳ２０９に進む。なお、帳票の定義情報が取得できても、チェック領域の定義情報が取得した帳票の定義情報に含まれていなければ、ステップＳ２０７と同様に、チェック領域の定義情報を生成して、生成されたチェック領域の定義情報を帳票定義情報１７１１に登録する。
その後、帳票定義管理サーバ１７は、帳票と共に印刷されるドットパターンの割り当てをハイブリッド文書管理サーバ１０に要求して、ハイブリッド文書管理サーバ１０からドットパターンの割り当てを受ける（Ｓ２０９）。
帳票定義管理サーバ１７は、帳票の電子データと、位置が決定されたチェック領域と、割り当てを受けたドットパターンとを重畳して、印刷する帳票の画像を生成する。そして、印刷制御プログラム１７０２を起動して、生成された帳票の画像の印刷をハイブリッド文書管理サーバ１０に要求する（Ｓ２１０）。
帳票定義管理サーバ１７は、チェック領域とドットパターンとを重畳して生成された帳票の画像をハイブリッド文書管理ＤＢ１１に登録する（Ｓ２１１）。
図１８は、本発明の実施の形態のチェック領域の位置を決定するための処理のフローチャートであり、図１３のステップＳ１１６、図１４のステップＳ１３５、図１５のステップＳ１５６、図１６のＳ１７５、図１７のステップＳ２０６で実行される。
まず、チェック領域選択プログラム１７０４は、選択されたチェック領域の情報（特に、チェック領域の大きさ）をチェック領域テンプレート情報１７１２から取得する（Ｓ２２１）。
帳票上の空白領域に選択されたチェック領域の全体を含めることができるか否かを判定する（Ｓ２２２）。
その結果、空白領域にチェック領域を含めることができれば、検索された空白領域の重心及びチェック領域の重心を計算する。そして、チェック領域の重心が空白領域の重心と一致するような、チェック領域の位置を計算して（Ｓ２２５）、チェック領域位置決定処理を終了する。
一方、空白領域にチェック領域を含めることができなければ、帳票の構造を解析し、帳票上の情報を文字情報と文字以外の情報（例えば、罫線）とに分けて、文字情報が記入されていない領域を特定する（Ｓ２２３）。そして、特定された領域（文字情報が記入されていない非文字領域）に選択されたチェック領域の全体を含めることができるか否かを判定する（Ｓ２２４）。
その結果、非文字領域にチェック領域を含めることができれば、非文字領域の重心及びチェック領域の重心を計算する。そして、チェック領域の重心が非文字領域の重心と一致するような、チェック領域の位置を計算して（Ｓ２２６）、チェック領域位置決定処理を終了する。
一方、非文字領域にチェック領域を含めることができなければ、文字領域とチェック領域との重複が最も少なくなるような、チェック領域の位置を計算して（Ｓ２２７）、チェック領域位置決定処理を終了する。
また、チェック領域を文字領域又は非文字領域と重なる位置に配置する場合、チェック領域と重なる領域の優先度を帳票定義情報１７１１から取得し優先度が低い帳票定義要素１７２４と重なるようにチェック領域を配置してもよい。
図１９は、本発明の実施の形態の帳票定義を解釈するための処理のフローチャートであり、図１０のステップＳ１０３で実行される。
まず、ストロークセット情報が登録されている紙のドキュメントＩＤ及びページ番号をキーとして帳票定義情報１７１１を検索し、帳票定義情報を取得する（Ｓ２４１）。
そして、筆跡領域と重なる帳票定義要素を抽出する。具体的には、帳票定義要素１７２４の領域左上Ｘ座標１７２４２、領域左上Ｙ座標１７２４３、領域右下Ｘ座標１７２４４及び領域右下Ｙ座標１７２４５によって構成される矩形中に、ストロークセット情報２４の該当矩形座標２４５が含まれるか否かを判定する。そして、帳票定義要素１７２４に定義される矩形中に、ストロークセット情報２４によって定義される矩形が含まれれば、この筆跡（ストロークデータ）は帳票定義要素と関係すると判定する（Ｓ２４２）。
また、ストロークセット情報２４の該当矩形座標２４５によって定義される矩形が、帳票定義要素１７２４の領域座標１７２４２〜１７２４５によって構成される矩形中と重なる割合が所定の閾値（例えば、８０％）より大きいか否かを判定し、重なる割合が所定の閾値を超えれば、この筆跡（ストロークデータ）は帳票定義要素と関係すると判定してもよい。
判定の結果、一つの帳票定義要素がストロークデータと関係すると判定された場合には、この一つの帳票定義要素がストロークデータが記入されたチェック欄であると判定する。しかし、複数の帳票定義要素がストロークデータと関係すると判定された場合には、この複数の帳票定義要素の優先度１７２４９を参照して、ストロークデータが記入されたチェック欄は最も優先される帳票定義であると判定する（Ｓ２４３）。なお、本実施の形態では、優先度の値が大きい方が優先される。
現在のワークフローで使用されている紙帳票の説明図である。 本発明の実施の形態の情報管理システムの構成図である。 本発明の実施の形態のハイブリッド文書管理サーバの構成を示すブロック図である。 本発明の実施の形態のクライアント端末の構成を示すブロック図である。 本発明の実施の形態の帳票定義管理サーバの構成を示すブロック図である。 本発明の実施の形態の帳票定義情報のデータ構造の説明図である。 本発明の実施の形態のデジタルペンによる紙面上の座標取得の説明図である。 本発明の実施の形態のストロークセットの一例を示す説明図である。 本発明の実施の形態のストロークセット情報のデータ構造の説明図である。 本発明の実施の形態のストローク座標情報のデータ構造の説明図である。 本発明の実施の形態の情報管理システムによる処理の概要を示すフローチャートである。 従来の情報管理システムによって取り扱われる帳票の種類の説明図である。 従来の情報管理システムによって取り扱われる帳票の種類の説明図である。 従来の情報管理システムによって取り扱われる帳票の種類の説明図である。 帳票定義情報データベースに格納された帳票定義情報の変化を示す説明図である。 本発明の実施の形態の紙帳票をワークフローに流すための前処理の一例である。 本発明の実施の形態の紙帳票をワークフローに流すための前処理の別な例である。 本発明の実施の形態の紙帳票をワークフローに流すための前処理の別な例である。 本発明の実施の形態の紙帳票をワークフローに流すための前処理の別な例である。 本発明の実施の形態の紙帳票をワークフローに流すための前処理の別な例である。 本発明の実施の形態のチェック領域の位置を決定するための処理のフローチャートである。 本発明の実施の形態の帳票定義を解釈するための処理のフローチャートである。 本発明の実施の形態のハイブリッド文書情報のデータ構造の説明図である。 本発明の実施の形態の書類情報のデータ構造の説明図である。 本発明の実施の形態のページ情報のデータ構造の説明図である。 本発明の実施の形態のユーザ情報のデータ構造の説明図である。 本発明の実施の形態のグループ情報のデータ構造の説明図である。 本発明の実施の形態の権限情報のデータ構造の説明図である。
符号の説明
１０ ハイブリッド文書管理サーバ
１１ ハイブリッド文書データベース
１２ クライアント端末
１３ デジタルペンインターフェース
１４ デジタルペン
１５ ドットパターン管理サーバ（ＥＰＬＳ）
１６ アプリケーションハンドラ（ＡＳＨ）
１７ 帳票定義管理サーバ
１８ 筆跡処理サーバ
１９ 帳票定義情報データベース
２０ ワークフロー管理サーバ
２１ 印刷装置（プリンタ）
２２ 画像取得装置（スキャナ）

Claims (11)

  1. 業務を処理するワークフローにおいて使用される帳票の定義含む帳票定義情報を管理する第１管理サーバを備える情報管理システムにおいて、
    前記第１管理サーバは、
    紙によって受け付けられた帳票に追加されるチェック領域を決定し、
    前記決定されたチェック領域を前記帳票上に印刷する位置を決定し、
    前記決定された位置に前記決定されたチェック領域を印刷する指示をし、
    前記印刷されるチェック領域の定義を前記帳票定義情報に登録することを特徴とする情報管理システム。
  2. 前記情報管理システムは、さらに、前記帳票の画像を取得する画像取得装置を備え、
    前記第１管理サーバは、
    前記受け付けた帳票の原本を保管するか否かの選択を受け付け、
    前記帳票の原本を保管する場合、前記帳票の画像を前記画像取得装置によって取得し、前記チェック領域と前記取得した帳票の画像とを重畳することによって生成された新しい帳票の印刷を指示し、前記印刷によって新たに生成された帳票の定義を前記帳票定義情報に登録し、
    前記帳票の原本を保管しない場合、前記帳票の原本上の前記決定された位置に前記決定されたチェック領域の印刷を指示し、前記印刷されるチェック領域の定義を前記帳票の原本の帳票定義情報に登録することを特徴とする請求項１に記載の情報管理システム。
  3. 前記情報管理システムは、さらに、紙媒体を特定する座標取得装置と、電子文書を管理する第２管理サーバとを備え、
    前記受け付けた帳票が前記座標取得装置によって紙媒体を特定できるものである場合、前記第１管理サーバは、前記帳票の画像を前記第２管理サーバから取得し、前記チェック領域と前記取得した画像とを重畳することによって生成された新しい帳票の印刷を指示することを特徴とする請求項１に記載の情報管理システム。
  4. 前記第１管理サーバは、前記チェック領域と前記受け付けた帳票の画像とを重畳することによって生成された新しい帳票の画像を前記第２管理サーバへ送信することを特徴とする請求項３に記載の情報管理システム。
  5. 前記第１管理サーバは、
    前記チェック領域の印刷位置を決定する際に、前記チェック領域を前記受け付けた帳票の余白領域に配置することができるか否かを判定し、
    前記チェック領域を前記受け付けた帳票の余白領域に配置することができる場合、前記チェック領域を当該余白領域に配置し、
    前記チェック領域を前記受け付けた帳票の余白領域に配置することができない場合、前記チェック領域の定義の優先度を、既に帳票に含まれる定義の優先度より高く設定することを特徴とする請求項１に記載の情報管理システム。
  6. 情報管理システムに備わり、業務を処理するワークフローにおいて使用される帳票の定義含む帳票定義情報を管理する帳票定義管理サーバであって、
    紙によって受け付けられた帳票に追加されるチェック領域を決定し、
    前記決定されたチェック領域を前記帳票上に印刷する位置を決定し、
    前記決定された位置に前記決定されたチェック領域を印刷する指示をし、
    前記印刷されるチェック領域の定義を前記帳票定義情報に登録することを特徴とする帳票定義管理サーバ。
  7. 前記情報管理システムは、さらに、前記帳票の画像を取得する画像取得装置を備え、
    前記帳票定義管理管理サーバは、
    前記受け付けた帳票の原本を保管するか否かの選択を受け付け、
    前記帳票の原本を保管する場合、前記帳票の画像を前記画像取得装置によって取得し、前記チェック領域と前記取得した帳票の画像とを重畳することによって生成された新しい帳票の印刷を指示し、前記印刷によって新たに生成された帳票の定義を前記帳票定義情報に登録し、
    前記帳票の原本を保管しない場合、前記帳票の原本上の前記決定された位置に前記決定されたチェック領域の印刷を指示し、前記印刷されるチェック領域の定義を前記帳票の原本の帳票定義情報に登録することを特徴とする請求項６に記載の帳票定義管理サーバ。
  8. 前記情報管理システムは、さらに、紙媒体を特定する座標取得装置と、電子文書を管理する情報管理サーバとを備え、
    前記受け付けた帳票が前記座標取得装置によって紙媒体を特定できるものである場合、前記第１管理サーバは、前記帳票の画像を前記情報管理サーバから取得し、前記チェック領域と前記取得した画像とを重畳することによって生成された新しい帳票の印刷を指示することを特徴とする請求項６に記載の帳票定義管理サーバ。
  9. 前記帳票定義管理サーバは、前記チェック領域と前記受け付けた帳票の画像とを重畳することによって生成された新しい帳票の画像を前記第２管理サーバへ送信することを特徴とする請求項８に記載の帳票定義管理サーバ。
  10. 前記チェック領域の印刷位置を決定する際に、前記チェック領域を前記受け付けた帳票の余白領域に配置することができるか否かを判定し、
    前記チェック領域を前記受け付けた帳票の余白領域に配置することができる場合、前記チェック領域を当該余白領域に配置し、
    前記チェック領域を前記受け付けた帳票の余白領域に配置することができない場合、前記チェック領域の定義の優先度を、既に帳票に含まれる定義の優先度より高く設定することを特徴とする請求項６に記載の帳票定義管理サーバ。
  11. 業務を処理するワークフローにおいて使用される帳票の定義含む帳票定義情報を管理する情報管理システムにおける情報管理方法であって、
    紙によって受け付けられた帳票に追加されるチェック領域を決定し、
    前記決定されたチェック領域を前記帳票上に印刷する位置を決定し、
    前記決定された位置に前記決定されたチェック領域を印刷する指示をし、
    前記印刷されるチェック領域の定義を前記帳票定義情報に登録することを特徴とする情報管理方法。
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