JP2004192501A - 文書管理装置とそのプログラム - Google Patents

Abstract

【構成】ワークフロー文書を不在中のユーザーには、通常と異なる電子メールやＧ３ファクシミリなどにより転送する。ワークフロー文書の転送を受けたユーザーは、文書を処理した旨を、電子メールやＧ３ファクシミリでのＦコード、電話通信でのＤＴＭＦ信号などにより、文書管理装置に返信する。この返信を受信すると、文書管理装置は次のユーザーにワークフローを処理させる。
【効果】不在中のユーザーがいても、ワークフローを途切れずに続行できる。
【選択図】 図１

Description

【０００１】
【発明の利用分野】
この発明は文書管理装置に関し、特にユーザーが不在の際の、ワークフロー文書などの転送に関する。
【０００２】
【従来技術】
【０００３】
【特許文献１】特開平８−４６６３７号公報
【０００４】
文書管理装置を用いて、ワークフローなどの処理を行うことが知られている。またこのような処理にはある程度の柔軟性が必要なことが知られている。例えば特許文献１は、電子回覧の途中で受信者を追加することを開示している。ところでワークフローの途中で、担当のユーザーが不在の場合、処理が止まってしまう。ので、ワークフローを進めることができず、大きな問題となる。
【０００５】
【発明の課題】
この発明の基本的課題は、ワークフローなどにおいて、ユーザーが外部でも処理対象文書を受け取ることができるようにして、ユーザーが不在でもワークフローが停止しないようにすることにある（請求項１〜８）。
請求項３の発明での追加の課題は、不在のユーザーがいることを他のユーザーに通知して、以降のワークフローでのルートの変更などを容易にすることにある。
請求項４の発明での追加の課題は、不在中のユーザーに文書を転送した後に、ワークフローを容易に再開できるようにすることにある。
請求項５〜７の発明での追加の課題は、ワークフローの再開を行うための信号の具体的な伝送形態を提供することにある。
【０００６】
【発明の構成】
この発明は、所定の転送手順で処理対象文書をユーザーに転送するようにした文書管理装置において、ユーザーの不在時に、前記所定の転送手順とは異なる第２の転送手順で、処理対象文書を前記不在中のユーザーに転送するようにしたことを特徴とする（請求項１）。
処理対象文書は好ましくは、ワークフロー文書とするが（請求項２）、電子回覧文書や電子掲示板文書などでも良い。
【０００７】
また好ましくは、処理対象文書のワークフロー文書を不在中のユーザーに転送した際に、文書管理装置の他のユーザーに、不在による転送を行ったことを通知する（請求項３）。
【０００８】
好ましくは、不在中にワークフロー文書の転送を受けたユーザーからの返信を受信して、ワークフローを再開させるようにする（請求項４）。
【０００９】
返信は例えば、Ｇ３ファクシミリを通信媒体として、Ｆコードにより行う（請求項５）。
返信はまた例えば、電子メールにより行う（請求項６）。
返信はこの他に例えば、電話通信でのＤＴＭＦ信号により行う（請求項７）。
【００１０】
この発明はまた、所定の転送手順で処理対象文書をユーザーに転送するようにした文書管理装置用のプログラムにおいて、ユーザーの不在時に、前記所定の転送手順とは異なる第２の転送手順で、処理対象文書を前記不在中のユーザーに転送するための命令を設けたことを特徴とする（請求項８）。
【００１１】
【発明の作用と効果】
この発明では、ユーザーの不在時に、ワークフローや電子掲示板、電子回覧などに係わる文書を、常時とは異なる第２の転送手順で外出中のユーザーに転送する。このためユーザーが外出中で、通常の転送手順では処理対象文書を受信できない環境でも、ワークフローなどの処理を進めることができる（請求項１〜８）。
【００１２】
ワークフローの場合、処理の順序を守ることや、ワークフローに参加している全てのユーザーが処理に加わることが重要である。そこで請求項３の発明では、ワークフロー文書を不在中のユーザーに転送した際に、ワークフローの管理者やワークフローの前の担当者などのワークフローに参加している他のユーザーに、不在転送した旨を通知する。すると以降のワークフローについて、不在中のユーザーを飛ばすようにワークフロー経路を変更する、などのことが可能になる。
【００１３】
ワークフロー文書を不在転送した後で、未処理の他のユーザーでワークフローを再開するには、不在転送を受けたユーザーから処理を行った旨の通知を受けた後に、再開するのが好ましい。単に不在転送を行っただけで、ワークフロー文書が処理されたと見なすのは危険だからである。そこで請求項４の発明では、不在転送を受けたユーザーからの返信を文書管理装置が受信すると、ワークフローを再開するようにし、不在転送後のワークフローの再開を容易にする。
【００１４】
ワークフロー文書の不在転送を受けたユーザーは、通常の通信手順では、文書管理装置と通信できない状況にあるはずである。通常の通信手順とは、例えばブラウザを用いて文書管理装置のＷＥＢページにアクセスすることである。
そこで請求項５の発明では、Ｇ３ファクシミリを通信媒体として、Ｆコードにより処理を完了した旨を通知する。このようにすると、Ｇ３ファクシミリを使える環境であれば、文書管理装置に返信できる。
また請求項６の発明では、電話通信でのＤＴＭＦ（２重トーン多重周波数信号）を用いて、文書管理装置に返信する。この場合、プッシュホン電話や携帯電話を用い得る環境であれば、文書管理装置に返信できる。
請求項７の発明では、電子メールを用いて、文書管理装置に返信する。この場合、携帯電話などから電子メールを発信できれば、文書管理装置に返信できる。
【００１５】
【実施例】
図１〜図３に、実施例を示す。これらの図において、２は文書管理装置で、ＬＡＮ４などのネットワークを介して、パーソナルコンピュータなどからなるクライアント６と接続されている。なおクライアント６はユーザーの端末で、ここでは文書管理装置２を用いるワークフローに参加したユーザーの端末とする。文書管理装置２には、Ｇ３ファクシミリ処理部８とインターネットファクシミリ処理部１０とが設けられ、Ｇ３ファクシミリやインターネットファクシミリの送受信ができる。１２はコピー処理部で、１４は原稿画像を読み取るためのスキャナで、１６はプリンタである。
【００１６】
文書管理装置２は、ファクシミリ機能を中心とする、コピー，スキャナ，プリンタの複合機で、同時にワークフローや電子回覧、電子掲示板などの処理を行う装置である。文書管理装置２には、ワークフロー処理部１８を設けてワークフローの処理を行い、また回覧・掲示板処理部２０を設け、電子回覧や電子掲示板の処理を行う。ワークフローでは文書の処理に所定の順序があり、ワークフローの進行業況のチェックは、ワークフローの管理者がチェックしても、あるいはワークフローの前の担当者が次の担当者の処理状況をチェックするようにしても良い。
【００１７】
２２はＨＴＴＰサーバで、文書管理装置２のＷＥＢページをクライアント６に提供するためのものである。そしてワークフローや電子回覧、電子掲示板などでは、クライアント６はブラウザを用いて、文書管理装置２のＷＥＢページにアクセスし、ＨＴＴＰプロトコルでワークフロー文書や電子回覧文書、掲示板文書などを受信する。２４はデータベースで、ワークフロー文書や電子回覧文書、電子掲示板文書などの他に、ファクシミリの送受信文書やスキャンした文書などを記憶する。
【００１８】
不在転送処理部２６は、不在中のユーザーが指定した不在転送先へ、ユーザーが指定した転送手順で、ワークフロー文書や電子回覧文書、電子掲示板文書などを転送する。この転送を不在転送と呼び、ユーザーは文書管理装置のＷＥＢページを開いて不在を設定し（不在設定）、例えばこれと同時に不在転送先とそれに用いる転送方法を設定する。不在転送での転送手順は、例えば電子メール（ユーザーが外出先で電子メールを受信できる環境の時）、Ｇ３ファクシミリ（外出先でＧ３ファクシミリを利用できる時）などである。
【００１９】
文書管理装置２には、これ以外にプログラム・メモリ２８を設け、必要なプログラムを記憶し、特に不在転送に必要なプログラムを記憶する。実施例では、ワークフロー文書や電子回覧文書の記憶から不在転送までを、文書管理装置２で処理するが、これらを複数の装置に分散させて処理しても良い。
【００２０】
３０は、ＬＡＮ４からインターネットなどの外部のネットワークへのルータで、例えば携帯電話や携帯情報端末などの外部端末３２を、文書管理装置２と接続する。不在転送やその後の返信では、文書管理装置２は電子メールで外部端末３２と通信する。Ｇ３ファクシミリ処理部８は外部のＧ３ファクシミリ装置３４と接続され、不在転送やその後の返信では、Ｇ３ファクシミリでワークフロー文書を不在転送し、ワークフロー文書を処理した旨の返信は、例えばＧ３ファクシミリのＦコードで行う。なおＦコードは、非標準のファクシミリ通信コードで、画像データ以外の情報の通信に用い得るコードである。外部端末３２が等プッシュホンの電話機能を備えている場合や、プッシュホン電話機３６を利用し得る場合、ワークフロー文書の処理後の返信にＤＴＭＦ（プッシュホンを用いたデータ通信信号）を用いても良い。
【００２１】
図２に、実施例での不在転送のアルゴリズムと、その後の返信処理のアルゴリズムを示す。ステップ１で文書管理装置がユーザーからワークフロー文書や電子回覧文書、あるいは電子掲示板文書などのＵＲＬを受信すると、文書のＵＲＬをチェックし、同時にユーザーがこの文書にアクセスする権限を持っているかどうかを認証する（ステップ２）。ユーザーにアクセス権限がない場合や文書のＵＲＬが不正な場合などは、エラーを通知する（ステップ３）。ユーザーにアクセス権限があり、文書のＵＲＬが正しい場合、その文書をＨＴＭＬ形式でＨＴＴＰサーバからユーザーの端末（クライアント）へ送信する（ステップ４）。
【００２２】
ステップ４までの処理で、１人のユーザーに対する処理を終えたので、次のユーザーにワークフロー文書などへのアクセス権限を移すため、ステップ５で次のユーザーが不在転送設定をしているかどうかをチェックする。不在転送設定がなされていない場合、アクセス権限を次のユーザーに移し（ステップ６）、次のユーザーに対してステップ１〜ステップ４の処理を行う。次のユーザーが不在転送の設定をしている場合、不在転送先のユーザーにワークフロー文書などへのアクセス権限があるものとし、不在転送先へワークフロー文書などを送信する（ステップ７）。この送信には電子メールやＧ３ファクシミリなどを用いる。ワークフローでは、不在中のユーザーよりも在籍中のユーザーを優先して処理を割り当てるべきなので、不在転送を行うと、他のユーザーに対して不在転送を行った旨を通知する（ステップ８）。ここでの他のユーザーは、ワークフローの管理者やワークフローの前の担当者などであり、ワークフローに関係したユーザーであればよい。
【００２３】
結合子▲１▼以降で、不在転送したユーザーからの返信を待つ。この返信は、不在転送されたワークフロー文書をユーザーが受信し処理したことの返信である。例えばＧ３ファクシミリを利用できる環境の場合、ユーザーはステップ７で文書管理装置からＧ３ファクシミリでワークフロー文書などを受信したはずである。そこでこの場合、ワークフロー文書を処理したユーザーは、Ｇ３ファクシミリのＦコードを用いて、返信ファクシミリを送信できるはずである。返信ファクシミリに必要な項目は、ユーザーのパスワードなどのパスコードと、ワークフロー文書のＩＤ、並びに処理を完了した旨のメッセージである。これらのものを所定のＦコードで表現したファクシミリを、文書管理装置に対してＧ３ファクシミリで送信すると、文書管理装置側では、不在中のユーザーがワークフロー文書を処理したことを確認でき（ステップ１０）、次のユーザーに対してワークフロー文書へのアクセス権限を移し、ワークフローを進めることができる。
【００２４】
ユーザーが電子メールを利用できる環境の場合、ステップ７で例えば電子メールによりワークフロー文書を送信したはずである。この時の送信に用いた電子メールに対し、返信メールをユーザーが文書管理装置に送信する。返信メールには例えば、ユーザーのパスコードと、ワークフロー文書のＩＤ、並びにワークフロー文書を処理した旨のメッセージを含める。これを受信した文書管理装置は、Ｆコードの場合と同様にして、ワークフローの処理が完了したことを検出し（ステップ１０）、次のユーザーへと処理を進めることができる。
【００２５】
これ以外に不在中のユーザーは、プッシュホン電話でのＤＴＭＦを用いて、ワークフロー文書の処理を完了した旨を返信できる（ステップ１０）。ＤＴＭＦでは、例えばユーザーのパスコード、ワークフロー文書のＩＤ、並びに文書を処理した旨のメッセージを記述すればよい。
【００２６】
なおステップ１０での文書管理装置への返信では、ユーザーのパスコードとワークフロー文書のＩＤ並びに処理した旨のメッセージの３データを要求したが、最低限必要なのはユーザーのパスコードとワークフロー文書のＩＤである。またワークフロー文書を処理した旨のメッセージは、文書管理装置２が理解し得る定型的メッセージやシンボルでよい。
【００２７】
これらの返信を受けると、文書管理装置は文書のＩＤとユーザーとを認証し（ステップ１１）、次のユーザーにアクセス権限を移して、ワークフローを進行させる。またこの時、不在中のユーザーに対して電子メールやＧ３ファクシミリなどにより、文書の処理完了を受け付けた旨の通知を行っても良い。
【００２８】
図３に、不在転送時の、不在中のユーザーＡと文書管理装置との通信手順を示す。またあわせて、ワークフローの前の担当者やワークフローの管理者などのユーザーＢと、文書管理装置との通信手順を示す。ユーザーＡは不在設定を行い、この時同時に、不在転送先や不在転送に用いる通信手順などを文書管理装置に対して設定する。これらの設定には、文書管理装置内のＨＴＴＰサーバを用いる。ユーザーＡの不在中に、ワークフローの処理の順番がユーザーＡに回ってくると、文書管理装置は、不在転送先に、電子メールやＧ３ファクシミリなどにより、ワークフロー文書を転送する。そして外出先でユーザーＡがワークフロー文書を処理すると、処理した旨を返信する。返信は電子メールでの返信やＦコードを用いたＧ３ファクシミリによる返信、あるいはＤＴＭＦ信号を用いたプッシュホン電話機や携帯電話機からの返信などで行う。返信に必要なデータは、処理した文書のＩＤとユーザーＡのパスコード、並びに処理済みを示すメッセージである。
【００２９】
ユーザーＡに対して不在転送を行うと、文書管理装置はユーザーＢに対して不在転送を行った旨を通知する。これによってユーザーＢは、ユーザーＡが不在であることを知り、以降のワークフローについて、例えば、ユーザーＡ以外のユーザーで処理するように処理ルートを変更する、などの処置をとることができる。また文書管理装置は、ユーザーＡからの返信を受信すると、単にワークフロー文書をユーザーＡに不在転送しただけでなく、ユーザーＡがワークフロー文書を処理したことを確認できるので、ワークフローの処理を再開できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】実施例の文書管理装置の構成を示すブロック図
【図２】実施例での、不在転送アルゴリズムを示すフローチャート
【図３】実施例で、ユーザーＡが不在の際の、文書管理装置からユーザーＡへの不在転送とユーザーＡから文書管理装置への返信とを示す図
【符号の説明】
２ 文書管理装置
４ ＬＡＮ
６ クライアント
８ Ｇ３ファクシミリ処理部
１０ インターネットファクシミリ処理部
１２ コピー処理部
１４ スキャナ
１６ プリンタ
１８ ワークフロー処理部
２０ 回覧・掲示板処理部
２２ ＨＴＴＰサーバ
２４ データベース
２６ 不在転送処理部
２８ プログラム・メモリ
３０ ルータ
３２ 外部端末
３４ Ｇ３ファクシミリ装置
３６ プッシュホン電話機

Claims (8)

1. 所定の転送手順で処理対象文書をユーザーに転送するようにした文書管理装置において、
   ユーザーの不在時に、前記所定の転送手順とは異なる第２の転送手順で、処理対象文書を前記不在中のユーザーに転送するようにしたことを特徴とする、文書管理装置。
2. 前記処理対象文書がワークフロー文書であることを特徴とする、請求項１の文書管理装置。
3. 処理対象文書のワークフロー文書を不在中のユーザーに転送した際に、文書管理装置の他のユーザーに、不在による転送を行ったことを通知するようにしたことを特徴とする、請求項２の文書管理装置。
4. 不在中にワークフロー文書の転送を受けたユーザーからの返信を受信すると、ワークフローを再開させるようにしたことを特徴とする、請求項２または３の文書管理装置。
5. 前記返信を、Ｇ３ファクシミリを通信媒体として、Ｆコードにより行うようにしたことを特徴とする、請求項３または４の文書管理装置。
6. 前記返信を、電子メールにより行うようにしたことを特徴とする、請求項３または４の文書管理装置。
7. 前記返信を、電話通信でのＤＴＭＦ信号により行うようにしたことを特徴とする、請求項３または４の文書管理装置。
8. 所定の転送手順で処理対象文書をユーザーに転送するようにした文書管理装置用のプログラムにおいて、
   ユーザーの不在時に、前記所定の転送手順とは異なる第２の転送手順で、処理対象文書を前記不在中のユーザーに転送するための命令を設けたことを特徴とする、文書管理装置用のプログラム。

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