JP2006253959A - ファクシミリ誤送信防止システム - Google Patents

Abstract

【課題】 ファクシミリ誤送信防止システムにおいて、送信データの誤送信を防止する。
【解決手段】 ファクシミリ機１１が用紙を読み取って生成された送信データ（画像データ）は、構内交換装置１２を経由してファクシミリサーバ２０に送信され、ファクシミリサーバ２０のデータ記憶部に格納される。送信者により送信データの宛先が入力されてから、確認者により当該宛先が確認されると、ファクシミリサーバ２０の仮送信手段は、当該宛先に送信データの存在を通知するためのデータを送信する。その後、公衆電話回線網２を経由して、送信データの送信を指示する本送信指令を受け付けると、ファクシミリサーバ２０の本送信手段は上記の宛先に送信データを送信する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、公衆電話回線網を経由して送信データを送信するファクシミリ誤送信防止システム、特に、ファクシミリ誤送信防止システムにおいて送信データの誤送信を防止するための誤送信防止技術に関する。

公衆電話回線網に送信データを送信するファクシミリ機では、送信データの誤送信が問題となる。例えば、秘密性の高い情報を含む送信データを送信する場合に、送信データが間違った宛先に誤送信されると、顧客の個人情報が流出することとなってしまい問題となる。ここで、秘密性の高い情報とは、例えば、金融機関の顧客の個人情報や、重要な企業秘密などである。

このような誤送信を防止するための一つの方法として、ファクシミリ機で用紙を読み取って送信データを送信する前に、用紙に印刷された宛先が正しいことを、送信者と、送信者以外の他の者（例えば送信者の上司）が確認する方法がある。また、別の方法として、ファクシミリ機から送信データを送信する時に、ファクシミリ機で押下された宛先が正しいことを、送信者と、送信者以外の他の者の２人で確認する方法がある。

また、送信データの誤送信を防止するためのファクシミリ機に関する技術として、“親展送信”と呼ばれる技術がある。この技術では、送信者側のファクシミリ機から受信者側のファクシミリ機に秘密性の高い送信データを送信するときに、受信者側のファクシミリ機においてパスワードで保護された“私書箱”宛てに送信データを送信する。そして、受信者側のファクシミリ機に正しいパスワードを入力した者だけが、“私書箱”宛てに送信された送信データを印刷して用紙を入手することができる。これにより、秘密性の高い情報の漏洩が防止される。なお、親展送信については、下記のＵＲＬに紹介されている。
コニカ・ミノルタ株式会社、製品情報、モノクロ複合機 bizhub7228、［平成１７年３月３日検索］、インターネット＜URL : http://konicaminolta.jp/products/business/copiers/bw/bizhub7228/＞

しかしながら、上述した、用紙に印刷された宛先が正しいことを、送信者と、送信者以外の他の者が確認する方法では、用紙に印刷された宛先が正しいことが確認されたとしても、ファクシミリ機から送信データを送信する時に、送信者によりファクシミリ機で押下される宛先番号が間違っていれば、送信データは間違った宛先に誤送信されてしまう、といった問題がある。

また、上述した、ファクシミリ機で押下された宛先が正しいことを、送信者と、送信者以外の他の者の２人で確認する方法では、ファクシミリ機から送信データを送信する度に２人で確認する必要があり、人員を要し、手間がかかってわずらわしい、といった問題がある。

また、上述した、“親展送信”では、送信者側のファクシミリ機と受信者側のファクシミリ機とで、“親展送信”を行うための共通の通信規約に従って通信を行う必要があり、このためには、送信者側のファクシミリ機と受信者側のファクシミリ機が共通の仕様「Ｆコード」に従うことが前提となる。よって、この機能を実装していないファクシミリ機の間では“親展送信”を行うことができない、といった問題がある。

本発明は、上述した課題に鑑みてなされたものであり、ファクシミリ誤送信防止システムにおいて、送信データの誤送信を防止することを目的とする。

上述した目的を達成するために、本発明は、公衆電話回線網を経由して送信データの送信処理を行うファクシミリ誤送信防止システムであって、送信予定の送信データを格納するデータ記憶手段と、当該送信データの宛先に、当該送信データの存在を通知するためのデータを送信する仮送信手段と、公衆電話回線網を経由して、送信データの送信を指示する本送信指令を受け付ける本送信指令受け付け手段と、本送信指令受け付け手段により本送信指令が受け付けられた場合、宛先に送信データを送信する本送信手段と、を備えたことを特徴とする。

本発明のファクシミリ誤送信防止システムによれば、データ記憶手段に送信予定の送信データが格納されると、仮送信手段は、送信データの宛先に、送信データの存在を通知するためのデータを送信する。これにより、宛先側の当該データの受信者は、自分宛ての送信データが存在することを知ることができる。そして、宛先側の当該データの受信者は、公衆電話回線網を経由して、ファクシミリ誤送信防止システムに、送信データの送信を指示する本送信指令を送信することができる。ファクシミリ誤送信防止システムの本送信指令受け付け手段が、公衆電話回線網を経由して、送信データの送信を指示する本送信指令を受け付けると、本送信手段は、上記宛先に送信データを送信する。このように、送信者により設定された宛先に送信データの送信するに先立って、当該宛先に送信データの存在を通知するためのデータの送信を行うことで、送信データが間違った宛先に誤送信されることを防止しつつ、送信データを確実に正しい宛先に送信することができる。

また、上述したファクシミリ誤送信防止システムは、送信データの宛先に対応したパスワードを格納したパスワード記憶手段を、さらに備え、本送信指令受け付け手段は、本送信指令として、パスワードを含む情報を取得し、本送信手段は、本送信指令受け付け手段により取得されたパスワードが、パスワード記憶手段に格納された送信データの宛先のパスワードと一致する場合に、宛先に送信データを送信し、本送信指令受け付け手段により取得されたパスワードが、パスワード記憶手段に格納された送信データの宛先のパスワードと一致しない場合に、宛先への送信データの送信を禁止することが好ましい。

これによれば、本送信指令をパスワードを含む情報とすることで、宛先側の受信者がパスワードを知っているか否かを確認することができる。よって、送信データの存在を通知するためのデータが、間違った宛先に送信された場合に、当該間違った宛先側の受信者による本送信指令の送信を不可能にして、送信データが間違った宛先に誤送信されることを防止することができる。

また、上述した目的を達成するために、本発明は、公衆電話回線網を経由して送信データの送信処理を行うファクシミリ誤送信防止システムであって、送信予定の送信データを格納するデータ記憶手段と、送信データの宛先を受け付ける宛先情報受け付け手段と、確認者により宛先が確認されたことを示す確認情報を受け付ける確認情報受け付け手段と、確認情報受け付け手段により確認情報が受け付けられた場合、宛先に送信データを送信する送信手段と、を備えたことを特徴とする。

本発明のファクシミリ誤送信防止システムによれば、データ記憶手段に送信予定の送信データが格納されると、送信者は送信データの宛先をファクシミリ誤送信防止システムに入力する。ファクシミリ誤送信防止システムの宛先情報受け付け手段が、送信者により入力された送信データの宛先を受け付けると、確認者は送信データの宛先を確認する。ファクシミリ誤送信防止システムの確認情報受け付け手段が、確認者により宛先が確認されたことを示す確認情報を受け付けると、ファクシミリ誤送信防止システムの送信手段は宛先に送信データを送信する。このように、送信者により入力された宛先に送信データを送信するために、送信者以外の少なくとも一人の者による確認を必要とすることで、送信データが間違った宛先に誤送信されることを防止しつつ、送信データを確実に正しい宛先に送信することができる。

また、上述した目的を達成するために、本発明は、コンピュータを、送信予定の送信データを格納するデータ記憶手段、当該送信データの宛先に、当該送信データの存在を通知するためのデータを送信する仮送信手段、公衆電話回線網を経由して、送信データの送信を指示する本送信指令を受け付ける本送信指令受け付け手段、本送信指令受け付け手段により本送信指令が受け付けられた場合、宛先に送信データを送信する本送信手段、として機能させることを特徴とするファクシミリ誤送信防止プログラムである。

また、上述したファクシミリ誤送信防止プログラムは、コンピュータを、送信データの宛先に対応したパスワードを格納したパスワード記憶手段として、さらに機能させ、本送信指令受け付け手段は、本送信指令としてパスワードを含む情報を取得し、本送信手段は、本送信指令受け付け手段により取得されたパスワードが、パスワード記憶手段に格納された送信データの宛先のパスワードと一致する場合に、宛先に送信データを送信し、本送信指令受け付け手段により取得されたパスワードが、パスワード記憶手段に格納された送信データの宛先のパスワードと一致しない場合に、宛先への送信データの送信を禁止することが好ましい。

上述した目的を達成するために、本発明は、コンピュータを、送信予定の送信データを格納するデータ記憶手段、送信データの宛先を受け付ける宛先情報受け付け手段、確認者により宛先が確認されたことを示す確認情報を受け付ける確認情報受け付け手段、確認情報受け付け手段により確認情報が受け付けられた場合、宛先に送信データを送信する送信手段、として機能させることを特徴とするファクシミリ誤送信防止プログラムである。

本発明のファクシミリ誤送信防止システムによれば、送信データの誤送信を防止することができる。

以下、図面を参照して、本発明のファクシミリ誤送信防止システムの好適な実施形態について詳細に説明する。

＜ファクシミリ誤送信防止システムの構成＞
図１は、ファクシミリ誤送信防止システム１の構成を示すシステム図である。図１に示すように、ファクシミリ誤送信防止システム１は、ファクシミリ機１１と、構内交換装置ＰＢＸ１２と、ファクシミリサーバ２０と、複数の端末装置１３Ａ〜１３Ｚと、で構成されている。ファクシミリ誤送信防止システム１においては、構内交換装置１２が、公衆交換電話網ＰＳＴＮ（公衆電話回線網）２に接続されており、その構内交換装置１２にはファクシミリ機１１とファクシミリサーバ２０が接続されている。また、ファクシミリ誤送信防止システム１にはローカルエリアネットワークＬＡＮ１６が配設され、そのＬＡＮ１６にはファクシミリサーバ２０及び複数の端末装置１３Ａ〜１３Ｚが接続されている。

［ ファクシミリ機の構成 ］
ファクシミリ機１１には、電話番号又はファックス番号をプッシュするための複数のプッシュボタンと、シャープボタン、＊印ボタン、短縮ダイヤルボタン等の複数の機能ボタンが設けられている。また、ファクシミリ機１１には、ビジネス文書等が印刷された用紙の紙面を読み取るためのスキャナーが設けられている。送信者がスキャナーに用紙をセットして、宛先のファックス番号を押下すると、ファクシミリ機１１は、用紙の紙面を読み取って画像データ（送信データ）を生成し、当該送信データを公衆交換電話網２を介して宛先のファクシミリ機３に送信する。ここで、送信者は、同じファクシミリ誤送信防止システム１内のファクシミリサーバ２０を宛先として、送信データを送信することもできる。すなわち、送信者がファクシミリサーバ２０を指定するファックス番号を押下すると、ファクシミリ機１１は、用紙の紙面を読み取って送信データを生成し、当該送信データを内線１４，１５及び構内交換装置１２を介してファクシミリサーバ２０に送信する。また、上記の処理において、ファクシミリ機１１は、送信データに、送信データを互いに識別するためのファックスＩＤ番号を付加してから、送信データをファクシミリサーバ２０に送信する。なお、ファクシミリサーバ２０のファックス番号の押下を簡単に行うために、いずれか一つの機能ボタンに、ファクシミリサーバ２０のファックス番号を割り付けている。

［ 構内交換装置の構成 ］
構内交換装置ＰＢＸ１２は、いわゆるデジタルＰＢＸであり、ファクシミリ機１１及びファクシミリサーバ２０に接続されたライン回路と、公衆交換電話網２に接続されたトランク回路と、音声信号の交換接続を行う通話スイッチと、ライン回路、トランク回路及び通話スイッチの交換接続を行う制御部と、を有している。

[ ファクシミリサーバの構成 ]
図２は、ファクシミリサーバ２０の機能ブロック図を示している。ファクシミリサーバ２０は、物理的には、ＣＰＵ、ＲＯＭやＲＡＭといったメモリ、ハードディスクといった記憶装置、ＦＡＸ回線ボード２２、ＬＡＮインターフェイス２３といった通信機器、キーボード、マウス、ディスプレイといった周辺機器等により構成されている。そして、図２に示すように、ファクシミリサーバ２０は、機能的には、制御部３０、データ記憶部２１、公衆交換電話網２に接続されたＦＡＸ回線ボード２２、及びＬＡＮインターフェイス２３を備えている。これらのうち、制御部３０は、データ記憶部２１、ＦＡＸ回線ボード２２、及びＬＡＮインターフェイス２３に接続されており、送信者番号認識手段３１、宛先情報受け付け手段３２、確認情報受け付け手段３３、仮送信手段３４、本送信指令受け付け手段３５、本送信手段３６、Ｗｅｂサーバーアプリケーション３７、Ｗｅｂブラウザ３８を有している。

データ記憶部２１には、ファクシミリ機１１から内線１６を介して到来した送信データが格納される。また、データ記憶部２１には、ファクシミリ誤送信防止システム１を利用可能なユーザのユーザ番号及びパスワードのデータや、送信データを送信する宛先のデータ（顧客名、会社名、住所、ファックス番号、電話番号、パスワード等）など、後述する送信データを送信するための処理に必要となる全てのデータが格納されている。

ＦＡＸ回線ボード２２は、公衆交換電話網２に接続され、受信側のファクシミリ機３と回線を接続したり、受信側のファクシミリ機３からの信号を受信したりする。ＬＡＮインターフェイス２３は、ローカルエリアネットワーク１６を介して、ファクシミリ誤送信防止システム１に設置された各端末装置１３Ａ〜１３Ｚとの通信を行うためのインターフェイスである。

制御部３０は、次に説明する各手段３１〜３８として機能する。制御部３０が、ファクシミリ機１１から内線１６を介して到来した送信データを取り込むと、送信者番号認識手段３１は、当該送信データ（画像データ）に対して文字認識処理を行う。詳しくは、送信者は、送信対象の用紙の左上隅部に自己のユーザ番号を押印してから、この用紙をファクシミリ機１１の読み取り処理にかけて、ファクシミリ機１１に送信データを生成させる。送信者番号認識手段３１が、この送信データの左上隅部に対して文字認識処理を行うことにより、押印された送信者番号が検出される。

宛先情報受け付け手段３２は、送信者により入力された宛先データを取り込む処理、又は、データ記憶部２１に格納された複数の宛先データの中から、送信者により選択された宛先データを取り込む処理を行う。確認情報受け付け手段３３は、宛先情報受け付け手段３２により取り込まれた宛先データが、確認者により確認されたことを示す確認情報を取り込む処理を行う。仮送信手段３４は、データ記憶部２１に送信データが格納されていることを通知するためのデータを、公衆交換電話網２を介して送信する処理を行う。

本送信指令受け付け手段３５は、公衆交換電話網２を介して発呼があると発呼元と回線を接続し、発呼元におけるプッシュボタンの押下により出力されるトーン信号を、送信データの送信を指示する本送信指令として取り込む。本送信指令は、具体的には、送信データを識別するためのファックスＩＤ番号と、発呼元を確認するためのパスワードである。本送信手段３６は、本送信指令受け手段３５により正しい本送信指令が受け付けられた場合、発呼元に送信データを送信する。

Ｗｅｂサーバーアプリケーション３７は、ＬＡＮ１６を経由した端末装置１３Ａ〜１３Ｚからのアクセスにより端末装置１３Ａ〜１３Ｚに対してＷｅｂサイトを閲覧可能にし、データ記憶部２１に格納された送信データ及びそれに関連する情報（ファックスＩＤ番号、送信者等）などを閲覧可能にする。また、Ｗｅｂブラウザ３８は、ファクシミリサーバ２０のＵＲＬを基にＷｅｂサーバーアプリケーション３７にアクセスし、Ｗｅｂ画面生成プログラム（ｈｔｍｌ等）を取り込んで、そのＷｅｂ画面生成プログラムを実行する。表示手段は、Ｗｅｂ画面生成プログラムの実行によるＷｅｂサイトを表示する。このＷｅｂサイトでは、ファクシミリサーバ２０のデータ記憶部２１に格納された送信データ及びそれに関連する情報などが表示される。

[ 端末装置の構成 ]
端末装置１３Ａ〜１３Ｚは、物理的には、キーボード、マウス、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスク、ディスプレイ、ＬＡＮインターフェイス２３といった通信機器等により構成されている。端末装置１３Ａ〜１３Ｚは、機能的には、操作部、制御部３０、表示手段、及びＬＡＮインターフェイス２３、を備え、制御部３０は、Ｗｅｂブラウザを有している。操作部は、キーボード及びマウス等により構成され、文字や数字の入力等を行う際に用いられる。Ｗｅｂブラウザは、ファクシミリサーバ２０のＵＲＬを基に、ＬＡＮ１６を介してファクシミリサーバ２０のＷｅｂサーバーアプリケーション３７にアクセスし、Ｗｅｂ画面生成プログラム（ｈｔｍｌ等）をダウンロードして、そのＷｅｂ画面生成プログラムを実行する。表示手段は、Ｗｅｂ画面生成プログラムの実行によるＷｅｂサイトを表示する。

＜受信側ファクシミリ機の構成＞
受信側のファクシミリ機３には、電話番号又はＦＡＸ番号をプッシュするための複数のプッシュボタンと、シャープボタン、＊印ボタン、短縮ダイヤルボタン等の複数の機能ボタンが設けられている。また、ファクシミリ機３には、ビジネス文書等が印刷された用紙の紙面を読み取るためのスキャナーが設けられている。また、ユーザが通話するための受話器が設けられており、当該受話器には、送話するためのマイク及び受話するためのスピーカが設けられている。

＜ファクシミリ誤送信防止システムによる処理＞
次に、上述したファクシミリ誤送信防止システム１によって行われる処理について説明する。

［ 送信データの取り込み処理 ］
図３には、ファクシミリサーバ２０により実行される、送信データをデータ記憶部２１に格納する処理を示すフローチャートである。この処理は、送信者により、用紙がファクシミリ機１１のスキャナーにセットされ、ファクシミリサーバ２０のファックス番号が押下された時、又は当該ファックス番号に対応する機能ボタンが押下された時に実行される。

用紙の紙面がファクシミリ機１１のスキャナーに読み取られると、スキャナーは用紙の紙面の画像データを、送信データとして生成する。ファクシミリ機１１は、送信データに、用紙が読み取られた日時のデータを付加してから、構内交換装置１２及び内線１４，１５を介して、ファクシミリサーバ２０に送信する。ファクシミリサーバ２０が送信データを取り込むと（Ｓ３０１）、制御部３０はこの送信データにファックスＩＤ番号を割り振り、送信データに、ファックスＩＤ番号のデータを付加する。そして、制御部３０の送信者番号認識手段３１は、画像データ（送信データ）の左上隅部分に対して文字認識処理を行い、用紙の左上隅に押印された送信者番号を検出する（Ｓ３０２）。制御部３０は、送信データに、送信者番号のデータを付加してから、データ記憶部２１において当該送信者番号に対応する格納領域に送信データを格納する（Ｓ３０３）。

［ 送信者による仮送信指示〜確認者による確認処理〜仮送信処理］
図４には、送信データがデータ記憶部２１に格納された後に、送信者及び確認者により行われる処理のフローチャートが示されている。送信者は、ファクシミリ機１１に用紙を読み取らせた後に、ファクシミリサーバ２０のキーボード及びマウスを操作して、ファクシミリサーバ２０のＷｅｂブラウザ３８を起動させる。続いて、送信者は、Ｗｅｂブラウザ３８においてファクシミリサーバ２０のＵＲＬを設定し、ファクシミリサーバ２０のＷｅｂサーバーアプリケーション３７にアクセスさせる。Ｗｅｂサーバーアプリケーション３７は、Ｗｅｂブラウザ３８の要求に応じて、ユーザがファクシミリ誤送信防止システムにログインするための画面を表示させるＷｅｂ画面生成プログラム（ｈｔｍｌ等）を提供する。Ｗｅｂブラウザ３８がＷｅｂ画面生成プログラムを実行すると、ファクシミリサーバ２０の表示手段には、図６に示されるユーザ番号及びパスワードを入力するためのログイン画面が表示される。ここで、送信者がユーザ番号（送信者番号）とパスワードを入力すると、制御部３０は、データ記憶部２１に格納された送信者番号とパスワードの対応関係を示すテーブルを参照し、入力されたパスワードが正しいか否かを判定する。そして、入力されたパスワードが正しい場合には、制御部３０は、送信者を認証する。

制御部３０により送信者が認証されると、Ｗｅｂサーバーアプリケーション３７は、Ｗｅｂブラウザ３８に対して、認証されたユーザ番号（送信者番号）に関連する送信データの一覧を表示するためのＷｅｂ画面生成プログラムを提供する。Ｗｅｂブラウザ３８がＷｅｂ画面生成プログラムを実行すると、ファクシミリサーバ２０の表示手段には、図７に示される送信データの一覧が表示される。図７の画面表示では、認証されたユーザ番号に関連する送信データの一覧が表示されており、先ほどの読み取り処理により生成された送信データは最上欄に表示されている。

ここで、送信データの一覧には、送信データの“ファックスＩＤ番号”、“状態”、読み取り処理が行われた“日付”及び“時刻”、“送信者”、“会社名”、“宛先”、“ＦＡＸ番号”、“確認者”のデータの欄が設けられている。ここで、“状態”の欄には、送信データの処理状況に応じて“未送信”“確認前” “確認済” “送信済み”と表示される。“未送信”とは、送信データがデータ記憶部２１に格納されたのみで、何ら処理が行われていない状態を意味する。“確認前”とは、送信者による仮送信指示又は送信指示が行われ、且つ、確認者による確認処理が行われていない状態を意味する。“確認済”とは、確認者による確認処理が行われ、且つ、送信データの送信処理が行われていない状態を意味する。“送信済み”とは、送信データの送信処理が行われた状態を意味する。

なお、確認者とは、送信者により入力された送信データの宛先が正しいか否かを確認する者である。データ記憶部２１には、複数のユーザのそれぞれに対応して、一人又は複数人の確認者が設定され、記憶されている。一人の確認者が設定されている場合には、その確認者が出張中であったり休暇中であると、宛先の確認が遅れてしまう。そこで、出来れば、複数人の確認者を設定することが好ましい。なお、確認者は、例えば、送信者の上司を設定したり、隣席の者を設定すればよい。

図７の画面表示において、送信者のマウス操作によって、送信データのファックスＩＤ番号のいずれかがクリックされると、Ｗｅｂサーバーアプリケーション３７は、Ｗｅｂブラウザ３８に対して、クリックされた送信データに関する詳細データを表示するためのＷｅｂ画面生成プログラムを提供する。Ｗｅｂブラウザ３８がＷｅｂ画面生成プログラムを実行すると、ファクシミリサーバ２０の表示手段には、クリックされた送信データに関する詳細データが表示される。例えば、図７の一覧表の最上欄に表示された送信データのファックスＩＤ番号“２５４９４”がクリックされると、図８に示される画面が表示される。

図８の画面表示は、送信者に送信データの宛先を入力させるための画面である。送信データの宛先として、“お客様名”“会社名”“ＦＡＸ番号”“電話番号”及び“コメント”を入力するための欄が、空欄で表示されている。また、送信データの宛先を入力するための欄の下側には、送信データの画像データが表示される。なお、画像データの左上隅部には、文字認識処理に供されたユーザ番号“５５２３４”が表示されている。送信者のキーボード操作によって各欄に宛先が入力されてから、さらに、送信者のマウス操作によって画面右側に表示された“送信”がクリックされると、制御部３０の宛先情報受け付け手段３２は、宛先データを取り込み、図８に表示された送信データと関連付けて記憶する。また、同時に、制御部３０は、送信者により仮送信が指示されたことを示す情報を取得する（Ｓ４０１）。

また、上述したように、図８の画面表示において“送信”がクリックされると、ファクシミリサーバ２０の表示手段には、図９に示される画面が表示される。図９の画面では、送信データの一覧が更新された状態で表示されている。すなわち、ファックスＩＤ番号“２５４９４”の送信データの状態が“確認前”に変更されている。また、ファックスＩＤ番号“２５４９４”の送信データの“送信者”、“会社名”、“宛先”、“ＦＡＸ番号”の欄に、送信者により入力された宛先データが表示されている。

なお、同じ宛先に送信データを送信する機会が多い場合には、送信者による宛先データの入力ミスを回避するために、ファクシミリ誤送信防止システム１に宛先登録機能及び宛先検索機能を用意してもよい。すなわち、図８の画面表示において、送信者のマウス操作によって、画面右側の“参照”がクリックされると、Ｗｅｂサーバーアプリケーション３７は、Ｗｅｂブラウザ３８に対して、宛先を登録又は検索するためのＷｅｂ画面生成プログラムを提供する。Ｗｅｂブラウザ３８がＷｅｂ画面生成プログラムを実行すると、ファクシミリサーバ２０の表示手段には、図１０の画面が表示される。

図１０の画面表示は、送信者が宛先データを登録又は検索するための画面である。この画面では、“お客様名”“会社名”“住所”“ＦＡＸ番号”“電話番号” “携帯番号” “パスワード”を入力するための欄が、空欄で表示される。送信者が宛先データを登録する場合には、送信者は、各欄に宛先データを入力してから、さらに、マウスを操作して画面表示された“登録”をクリックする。これにより、制御部３０の宛先情報受け付け手段３２は、宛先データを取り込んでから、既に登録されている他の宛先データと共にデータ記憶部２１に格納する。このように予め宛先データを登録しておくことで、送信者が送信データの送信を行う度に宛先データを入力する必要がなく、送信者の宛先データの入力ミスにより送信データが誤送信されることを防止することができる。なお、ここで登録されたパスワードは、ファクシミリ誤送信防止システム１が受信者を認証するためのパスワードであり、電話、ファクシミリ、Ｅメール等の手段で受信者に通知される。

また、送信者が既に登録された宛先データを検索する場合には、例えば、“お客様名”の欄に、キーワードとして“やまだ”を入力してから、画面に表示された“検索”をクリックすると、Ｗｅｂサーバーアプリケーション３７は、Ｗｅｂブラウザ３８に対して、キーワードに対する検索結果を表示するためのＷｅｂ画面生成プログラムを提供する。Ｗｅｂブラウザ３８がＷｅｂ画面生成プログラムを実行すると、ファクシミリサーバ２０の表示手段には、図１１に示されるようにキーワードに対する検索結果が表示される。ここで、送信者のマウス操作によって、図１１に示された表の“お客様名（かな）”の列に表示された名前のいずれかがクリックされると、クリックされた名前の宛先データが入力された状態で図８の画面が表示される。

送信者により宛先データが入力されて仮送信指示が行われた後に、確認者による確認処理が行われる（Ｓ４０２）。すなわち、送信者について設定された確認者が、自己の使用する端末装置１３Ａ〜１３Ｚのキーボード及びマウスを操作して、端末装置１３Ａ〜１３ＺのＷｅｂブラウザを起動させる。続いて、確認者は、ファクシミリサーバ２０のＵＲＬを設定し、ＬＡＮ１６を介して、ファクシミリサーバ２０のＷｅｂサーバーアプリケーション３７にアクセスする。Ｗｅｂサーバーアプリケーション３７は、端末装置１３Ａ〜１３ＺのＷｅｂブラウザの要求に応じて、ユーザがファクシミリ誤送信防止システムにログインするための画面を表示させるＷｅｂ画面生成プログラム（ｈｔｍｌ等）を提供する。ＷｅｂブラウザがＷｅｂ画面生成プログラムを実行すると、ファクシミリサーバ２０の表示手段には図６に示されるユーザ番号及びパスワードを入力するためのログイン画面が表示される。Ｗｅｂブラウザ３８がＷｅｂ画面生成プログラムを実行すると、ファクシミリサーバ２０の表示手段には、図６に示されるユーザ番号及びパスワードを入力するためのログイン画面が表示される。ここで、確認者が正しいユーザ番号とパスワードを入力すると、制御部３０は確認者を認証する。

この画面において、確認者のマウス操作によって一覧表の最上欄に表示された送信データのファックスＩＤ番号“２５４９４”がクリックされると、端末装置１３Ａ〜１３Ｚの表示手段には、図８に示される画面と同様な形式で、ファックスＩＤ番号“２５４９４”の送信データについて、送信者により入力された宛先データが表示される。この画面表示は、確認者に、入力された宛先データの確認を求めるものであるため、画面右側には、図８の画面表示の“送信”に代えて、“確認”と表示される。この画面表示において、確認者が、表示された宛先データが正しいことを確認すると、確認者は、画面右側に表示された“確認”をクリックする。

上述したように、確認者により“確認”がクリックされると、端末装置１３Ａ〜１３ＺからＬＡＮ１６を介してファクシミリサーバ２０に、確認者により宛先データが確認されたことを示す確認情報が送信される（Ｓ４０２）。ファクシミリサーバ２０の制御部３０の確認情報受け付け手段３３が確認情報を取り込むと、制御部３０は、仮送信手段３４に仮送信処理を実行させる（Ｓ４０３）。ここで、仮送信処理とは、公衆交換電話網２を介して、送信データの宛先に、送信データの存在を通知するためのデータを送信する処理のことである。すなわち、制御部３０の仮送信手段３４は、受信側のファクシミリ機３に対して発呼を行って回線が接続されると、図１２に示される「ＦＡＸ送付通知状」の送信データを送信する。受信側のファクシミリ機３は、当該送信データを取り込んで、「ＦＡＸ送付通知状」を用紙に印刷して出力する。「ＦＡＸ送付通知状」には、所定の電話番号（ファクシミリサーバ２０の電話番号）に電話してから、ファックスＩＤ番号及び受信者のパスワードの入力を促す文書が記載されている。

［ 本送信処理 ］
図５には、受信者による送信データの要求に応じて、ファクシミリサーバ２０により実行される処理のフローチャートが示されている。「ＦＡＸ送付通知状」を見た受信者が、受話器を取り上げて、「ＦＡＸ送付通知状」に記載されたファクシミリサーバ２０の電話番号を押下すると、公衆交換電話網２を介して、受信者側のファクシミリ機３はファクシミリサーバ２０に対して発呼を行う。ファクシミリサーバ２０は、発呼に対して応呼して、回線を接続する（Ｓ５０１）。続いて、ファクシミリサーバ２０の制御部３０の本送信指令受け付け手段３５は、データ記憶部２１に格納された音声情報を読み出して、接続されている回線を介して、受信者側のファクシミリ機３に音声情報を送信する（Ｓ５０２）。当該音声情報は、受信者側のファクシミリ機３に設けられた受話器のスピーカを介して再生される。音声情報は、受信者にファックスＩＤ番号と受信者のパスワードの押下を促すものである。受信者は、当該音声を聞き取いてから、ファクシミリ機３に設けられたボタンに触れて、送信データのファックスＩＤ番号と受信者のパスワードを押下して、さらにスタートボタンを押下する。

受信者によりファクシミリ機３のボタンが押下されると、押下されるボタンに応じたトーン信号が公衆交換電話網２を介してファクシミリサーバ２０に送信される。本送信指令受け付け手段３５は、当該トーン信号を取り込んで、トーン信号に基づいて受信者により押下されたファックスＩＤ番号とパスワードを認識する（Ｓ５０３）。そして、本送信指令受け付け手段３５は、データ記憶部２１に格納された送信データを参照して、送信データのファックスＩＤ番号に基づいて受信者を特定する。さらに、本送信指令受け付け手段３５は、データ記憶部２１に格納された宛先データを参照して、押下されたパスワードが送信データの受信者のパスワードと一致するか否かを判定する（Ｓ５０４）。

ここで、本送信指令受け付け手段３５により取得されたパスワードが、データ記憶手段２１に格納された送信データの受信者のパスワードと一致する場合に、本送信手段３６は、送信データの宛先に送信データを送信する（Ｓ５０５）。受信側のファクシミリ機３は、送信データを取り込んで、印刷処理を行う。これにより、受信者は、送信データが印刷された用紙を入手することができる。その後、制御部３０は、回線を切断する。一方、本送信指令受け付け手段３５により取得されたパスワードが、データ記憶手段２１に格納された送信データの受信者のパスワードと一致しない場合には、制御部３０は、パスワードが間違っている旨の音声信号を送信してから回線を切断する（Ｓ５０６）。このように、本送信指令をパスワードを含む情報とすることで、発呼元がパスワードを知っているか否かを確認することができる。よって、仮送信処理が間違った宛先にされた場合に、当該間違った宛先の受信者による本送信指令の送信を不可能にして、送信データが間違った宛先に誤送信されることを防止することができる。また、上述した処理において、制御部３０は、送信データを送信した時に、送信データが送信された日時のデータを、ファックスＩＤ番号に関連付けて記憶する。送信者及び確認者は、この送信データが送信された日時のデータを、Ｗｅｂブラウザを用いて参照することができる。従来技術では、送信データを送信した後に、本人宛てに送信データが間違いなく届いているか電話で確認をするなどの処理を行っている場合が多い。これに対して、本システムでは、送信者及び確認者は、受信者が送信データを受信した日時を、容易に確認することができる。

なお、ファクシミリサーバ２０からパスワードを要求する手順は、次のように行ってもよい。すなわち、受信者が「ＦＡＸ送付通知状」を見てから、携帯電話や固定電話からファクシミリサーバ２０に電話をかけて、ファクシミリサーバ２０との間で回線を接続する。そして、受信者が携帯電話や固定電話のボタンを押下して、ファックスＩＤ番号及びパスワードをファクシミリサーバ２０に送信する。ここで、ファクシミリサーバ２０は、データ記憶部２１に格納された送信データを参照して、携帯電話等から送信されてきたファックスＩＤ番号に基づいて受信者を特定する。さらに、ファクシミリサーバ２０は、データ記憶部２１に格納された宛先データを参照して、押下されたパスワードが送信データの受信者のパスワードと一致するか否かを判定する。ここで、ファクシミリサーバ２０により取得されたパスワードが、データ記憶手段２１に格納された送信データの受信者のパスワードと一致する場合に、ファクシミリサーバ２０は、送信データの宛先に送信データを送信する。

また、ファクシミリサーバ２０からパスワードを要求する手順は、次のように行ってもよい。すなわち、ファクシミリサーバ２０が受信側のファクシミリ機３に電話をかけて、受信側のファクシミリ機３との間で回線を接続する。そして、ファクシミリサーバ２０が、受信側のファクシミリ機３に音声ガイダンスで「こちらは○○ファックス送信センターです。お客様のパスワードをダイヤルしてください。」というガイダンスを流す。これに応じて、受信者がパスワードを押下すると、ファクシミリサーバ２０は、公衆交換電話網２を介して到来するトーン信号に基づいて、受信者により押下されたパスワードを認識する。ここで、本送信指令受け付け手段３５により取得されたパスワードが、データ記憶手段２１に格納された送信データの受信者のパスワードと一致する場合に、ファクシミリサーバ２０は、音声ガイダンスで「それではＦＡＸを送信します。ピーと鳴ったら電話を切ってお待ちください。」というガイダンスを流し、送信データを送信する。この手順によれば、受信者がパスワードを押下するときに、ファクシミリサーバ２０とファクシミリ機３との間で回線が接続されたままであるため、送信データのファックスＩＤ番号は特定されている。よって、受信者は、ファックスＩＤ番号を押下しなくても、送信データの送信を受けることができる。

＜本実施形態の効果＞
上述した本実施形態のファクシミリ誤送信防止システム１では、送信者により入力された宛先に送信データの送信するに先立って、当該宛先に送信データの存在を通知するために、「ＦＡＸ送付通知状」のデータの送信を行う。そして、ファクシミリ誤送信防止システム１は、送信データの送信を指示する本送信指令が受け付けられるまで、送信データを送信することがない。よって、本実施形態のファクシミリ誤送信防止システム１では、送信データが間違った宛先に誤送信されることを防止しつつ、送信データを確実に正しい宛先に送信することができる。

また、上述した本実施形態のファクシミリ誤送信防止システム１では、送信者により入力された宛先データに、送信者以外の少なくとも一人の確認者による確認を必要としている。よって、本実施形態のファクシミリ誤送信防止システム１では、これによっても、送信データが間違った宛先に誤送信されることを防止しつつ、送信データを確実に正しい宛先に送信することができる。さらに、確認者は、端末装置からファクシミリ誤送信防止システム１にログインしたときに、送信者に対して宛先データの確認を与えることができるため、送信者による送信データの送信にいちいち立ち会う必要がなく、業務を効率的に行うことができる。また、万が一、送信者が間違った宛先データを入力して、当該宛先に送信データが送られてしまった場合でも、その責任を送信者一人が負うことがなく、その責任を送信者と確認者に分散することができる。このように誤送信の責任を分散することは、送信者が業務を安心して効率的に遂行できる点で効果がる。

また、上述した本実施形態のファクシミリ誤送信防止システム１では、既存のファクシミリシステムを利用してファクシミリ誤送信防止システム１を構築することができるため、ファクシミリ誤送信防止システム１を構築するための費用を安価にすることができる。また、本実施形態のファクシミリ誤送信防止システム１は、受信側のファクシミリ機３のメーカー、機種等を問わず適用することができるため、受信側のファクシミリ機３のメーカー、機種等を、ファクシミリ誤送信防止システム１に合わせて変更する必要がない。

なお、上述した実施形態のファクシミリ誤送信防止システム１では、送信データを送信するときに、送信データの宛先を２人以上で確認して送信する機能と、「ＦＡＸ送付通知状」を送信して受信者にパスワードを要求する機能と、を併用することにより、送信データの誤送信を好適に防止している。しかし、これらの機能は、必ずしも併用される必要はない。すなわち、上述したファクシミリ誤送信防止システム１において、送信データの宛先を２人以上で確認して送信する機能のみを用いて、受信者にパスワードを要求する機能を用いない構成としてもよい。また、受信者にパスワードを要求する機能のみを用いて、送信データの宛先を２人以上で確認して送信する機能を用いない構成としてもよい。

＜他の送信方法、その１＞
上述したファクシミリ誤送信防止システム１を利用して、図１３に示される手順で送信データの送信を行っても、送信データの誤送信を防止することができる。図１３には、送信データがデータ記憶部２１に格納された後に、送信者及び確認者により行われる処理の手順が示されている。図４に示される処理と同様に、送信者により、図６の画面においてユーザ番号とパスワードが入力され、図７の画面において送信データのファックスＩＤ番号がクリックされ、図８の画面において送信データの宛先データが入力される。ここで、図８の画面において、送信者のマウス操作によって、画面右側に表示された“送信”がクリックされると、制御部３０は、送信者により送信データの送信が指示されたことを示す情報を取得する（Ｓ１３１）。

送信者により宛先データが入力されて送信指示が行われた後に、当該送信者の確認者として設定された者が、自己の使用する端末装置１３Ａ〜１３ＺのＷｅｂブラウザ３８を起動して、ファクシミリ誤送信防止システム１にログインすると、図８と同様な形式で送信データの一覧が画面表示される。ここで、送信者により“送信”がクリックされた送信データについては、送信者により入力された送信データの宛先データが表示される。確認者が、画面に表示された送信データの宛先データが正しいことを確認してから、マウスを操作して画面右側に表示された“確認”をクリックすると、端末装置１３Ａ〜１３Ｚからファクシミリサーバ２０に、確認者により宛先データが確認されたことを示す確認情報が送信される（Ｓ１３２）。ファクシミリサーバ２０の本送信手段３６は、端末装置１３Ａ〜１３Ｚからの確認情報に応じて、送信データを受信側のファクシミリ機３に送信する処理を行う（Ｓ１３３）。受信側のファクシミリ機３は、送信データを取り込んで、印刷処理を行う。これにより、受信者は、送信データが印刷された用紙を入手することができる。

上述した送信データの送信方法では、送信者により入力された宛先データに、送信者以外の少なくとも一人の確認者による確認を必要としている。よって、このファクシミリ誤送信防止システム１では、送信データが間違った宛先に誤送信されることを防止しつつ、送信データを確実に正しい宛先に送信することができる。さらに、確認者は、端末装置からファクシミリ誤送信防止システム１にログインしたときに、送信者に対して宛先データの確認を与えることができるため、送信者による送信データの送信にいちいち立ち会う必要がなく、業務を効率的に行うことができる。また、万が一、送信者が間違った宛先データを入力して、当該宛先に送信データが送られてしまった場合でも、その責任を送信者一人が負うことがなく、その責任を送信者と確認者に分散することができる。このように誤送信の責任を分散することは、送信者が業務を安心して効率的に遂行できる点で効果がる。

また、このファクシミリ誤送信防止システム１では、既存のファクシミリシステムを利用してファクシミリ誤送信防止システム１を構築することができるため、ファクシミリ誤送信防止システム１を構築するための費用を安価にすることができる。また、このファクシミリ誤送信防止システム１は、受信側のファクシミリ機３のメーカー、機種等を問わず適用することができるため、受信側のファクシミリ機３のメーカー、機種等を、ファクシミリ誤送信防止システム１に合わせて変更する必要がない。

＜他の送信方法、その２＞
また、図１４に示されるファクシミリ誤送信防止システム５を利用して、図１５に示される手順で送信データの送信を行っても、送信データの誤送信を防止することができる。図１４は、他のファクシミリ誤送信防止システム５の構成を示すシステム図である。図１４に示されるファクシミリ誤送信防止システム５では、図１のファクシミリ誤送信防止システム１と比較して、ファクシミリサーバ２０がＬＡＮに接続されておらず簡略化された構成となっている。

図１５には、送信データがデータ記憶部２１に格納された後に、送信者及び確認者により行われる処理の手順が示されている。図４に示される処理と同様に、送信者により、図６の画面においてユーザ番号とパスワードが入力され、図７の画面において送信データのファックスＩＤ番号がクリックされ、図８の画面において送信データの宛先データが入力される。ここで、図８の画面において、送信者のマウス操作によって、画面右側に表示された“送信”がクリックされると、制御部３０は、送信者により送信データの仮送信が指示されたことを示す情報を取得する（Ｓ１５１）。既述したように、仮送信処理とは、送信データの宛先に送信データの存在を通知するためのデータを送信する処理のことである。送信データを受信した受信側のファクシミリ機３は、図１３に示される「ＦＡＸ送付通知状」を印刷して出力する（Ｓ１５２）。「ＦＡＸ送付通知状」を見た者が、正しいファックスＩＤ番号と受信者のパスワードを押下すると、制御部２０の本送信指令受け付け手段３５は、当該ファックスＩＤ番号とパスワードを、本送信指令として取り込む。以降、既述した図５に示される処理が行われる。これにより、受信者は、送信データが印刷された用紙を入手することができる。

上述した本実施形態のファクシミリ誤送信防止システム５では、送信者により入力された宛先に送信データの送信するに先立って、当該宛先に送信データの存在を通知するための「ＦＡＸ送付通知状」のデータの送信を行う。そして、ファクシミリ誤送信防止システム５は、送信データの送信を指示する本送信指令が受け付けられるまで、送信データを送信することがない。よって、本実施形態のファクシミリ誤送信防止システム５では、送信データが間違った宛先に誤送信されることを防止しつつ、送信データを確実に正しい宛先に送信することができる。

また、上述した本実施形態のファクシミリ誤送信防止システム５では、既存のファクシミリシステムを利用してファクシミリ誤送信防止システム５を構築することができるため、ファクシミリ誤送信防止システム５を構築するための費用を安価にすることができる。また、本実施形態のファクシミリ誤送信防止システム５は、受信側のファクシミリ機３のメーカー、機種等を問わず適用することができるため、受信側のファクシミリ機３のメーカー、機種等を、ファクシミリ誤送信防止システム５に合わせて変更する必要がない。

ファクシミリ誤送信防止システムの構成を示すシステム図である。 ファクシミリサーバの構成を示す機能ブロック図である。 データ記憶部に送信データを格納する処理を示すフローチャートである。 送信者による送信指示から仮送信処理までの手順を示すフローチャートである。 受信者側のファクシミリ機に送信データを送信する処理を示すフローチャートである。 ブラウザによる画面表示を示す模式図である。 ブラウザによる画面表示を示す模式図である。 ブラウザによる画面表示を示す模式図である。 ブラウザによる画面表示を示す模式図である。 ブラウザによる画面表示を示す模式図である。 ブラウザによる画面表示を示す模式図である。 「ＦＡＸ送付通知状」の内容を示す説明図である。 送信者による送信指示から送信処理までの手順を示すフローチャートである。 ファクシミリ誤送信防止システムの他の構成を示すシステム図である。 送信者による送信指示から仮送信処理までの手順を示すフローチャートである。

符号の説明

１，５…ファクシミリ誤送信防止システム、２…公衆交換電話網、３…受信側のファクシミリ機、１１…送信側のファクシミリ機、１２…構内交換装置、１３Ａ〜１３Ｚ…端末装置、１４，１５…内線、１６…ローカルエリアネットワーク、２０…ファクシミリサーバ、２１…データ記憶部、２２…ＦＡＸ回線ボード、２３…ＬＡＮインターフェイス、３０…制御部、３１…送信者番号認識手段、３２…宛先情報受け付け手段、３３…確認情報受け付け手段、３４…仮送信手段、３５…本送信指令受け付け手段、３６…本送信手段、３７…Ｗｅｂサーバーアプリケーション、３８…Ｗｅｂブラウザ。

Claims (6)

1. 公衆電話回線網を経由して送信データの送信処理を行うファクシミリ誤送信防止システムであって、
   送信予定の送信データを格納するデータ記憶手段と、
   当該送信データの宛先に、当該送信データの存在を通知するためのデータを送信する仮送信手段と、
   前記公衆電話回線網を経由して、前記送信データの送信を指示する本送信指令を受け付ける本送信指令受け付け手段と、
   前記本送信指令受け付け手段により前記本送信指令が受け付けられた場合、前記宛先に前記送信データを送信する本送信手段と、
   を備えたことを特徴とするファクシミリ誤送信防止システム。
2. 前記送信データの宛先に対応したパスワードを格納したパスワード記憶手段を、さらに備え、
   前記本送信指令受け付け手段は、前記本送信指令として、パスワードを含む情報を取得し、
   前記本送信手段は、
   前記本送信指令受け付け手段により取得されたパスワードが、前記パスワード記憶手段に格納された前記送信データの宛先のパスワードと一致する場合に、前記宛先に前記送信データを送信し、
   前記本送信指令受け付け手段により取得されたパスワードが、前記パスワード記憶手段に格納された前記送信データの宛先のパスワードと一致しない場合に、前記宛先への前記送信データの送信を禁止する
   ことを特徴とする請求項１に記載のファクシミリ誤送信防止システム。
3. 公衆電話回線網を経由して送信データの送信処理を行うファクシミリ誤送信防止システムであって、
   送信予定の送信データを格納するデータ記憶手段と、
   前記送信データの宛先を受け付ける宛先情報受け付け手段と、
   確認者により前記宛先が確認されたことを示す確認情報を受け付ける確認情報受け付け手段と、
   前記確認情報受け付け手段により前記確認情報が受け付けられた場合、前記宛先に前記送信データを送信する送信手段と、
   を備えたことを特徴とするファクシミリ誤送信防止システム。
4. コンピュータを、
   送信予定の送信データを格納するデータ記憶手段、
   当該送信データの宛先に、当該送信データの存在を通知するためのデータを送信する仮送信手段、
   前記公衆電話回線網を経由して、前記送信データの送信を指示する本送信指令を受け付ける本送信指令受け付け手段、
   前記本送信指令受け付け手段により前記本送信指令が受け付けられた場合、前記宛先に前記送信データを送信する本送信手段、
   として機能させることを特徴とするファクシミリ誤送信防止プログラム。
5. コンピュータを、前記送信データの宛先に対応したパスワードを格納したパスワード記憶手段として、さらに機能させ、
   前記本送信指令受け付け手段は、前記本送信指令としてパスワードを含む情報を取得し、
   前記本送信手段は、
   前記本送信指令受け付け手段により取得されたパスワードが、前記パスワード記憶手段に格納された前記送信データの宛先のパスワードと一致する場合に、前記宛先に前記送信データを送信し、
   前記本送信指令受け付け手段により取得されたパスワードが、前記パスワード記憶手段に格納された前記送信データの宛先のパスワードと一致しない場合に、前記宛先への前記送信データの送信を禁止する
   ことを特徴とする請求項４に記載のファクシミリ誤送信防止プログラム。
6. コンピュータを、
   送信予定の送信データを格納するデータ記憶手段、
   前記送信データの宛先を受け付ける宛先情報受け付け手段、
   確認者により前記宛先が確認されたことを示す確認情報を受け付ける確認情報受け付け手段、
   前記確認情報受け付け手段により前記確認情報が受け付けられた場合、前記宛先に前記送信データを送信する送信手段、
   として機能させることを特徴とするファクシミリ誤送信防止プログラム。

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