JP2004265140A - 電子文書管理システム、電子文書管理方法、電子文書管理プログラム、及び記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】紙文書にスキャナで読み取り可能なユニークなＩＤ情報を付加することにより、審査・承認フローの中での電子文書・紙文書の混在を可能とする電子文書管理システムを提供する。
【解決手段】この電子文書管理システム１００は、紙文書の情報を光学的に読み込んで電子情報に変換するスキャナ１と、電子文書の情報を紙文書として出力するプリンタ２と、共有文書の登録、削除、閲覧、審査・承認依頼などを行うクライアントＰＣ３と、データベース４内に共有文書を保管するドキュメントサーバ５と、電子文書管理システム１００内の文書に関する審査・承認情報を格納するワークフローサーバ６と、夫々を接続するネットワーク８とを備えて構成される。尚、ワークフローサーバ６内には審査・承認情報を格納するデータベース７を有している。また本実施形態ではクライアントＰＣ３が１つの場合について説明しているが、複数有っても構わない。
【選択図】 図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子文書管理システムに関し、さらに詳しくは、電子文書における審査・承認技術に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
ワークフローとは業務の流れを意味し、ここでいうワークフローシステムはその流れを自動化するシステムを指している。このワークフローに関するソフトウエアは多数市販されており、例えば、勤怠入力や交通費清算システムなど、様々な場面で用いられている。そして多くのワークフローシステムに含まれる機能に「文書の審査・承認」機能がある。この審査・承認について、例えば富士ゼロックス社の「ＩＳＯ ＸＲＯＳＳ」では「Ｄｏｃｕ Ｗｏｒｋｓ」に登録した電子印を使用し承認印を押し、その文書を共有フォルダにいれる等で承認文書の受け渡しが可能となる。また、共有文書を保管するシステムとして、サーバ側で作成したキャビネットの中に、クライアント側で文書登録・削除・移動、フォルダ作成・削除・移動等の操作を行うことができるシステムについて提案されており、フォルダ内に保管するものとして、実ファイルへのリンク（ショートカット）を用いることもできる。そして登録文書には「文書タイプ」と呼ばれるものを関連付けて管理しており、一般ユーザは文書管理サーバに登録されている「文書タイプ」を一つ選択し、文書タイプ内の「文書名」「作成者名」等の各項目を入力し、文書に関連づける。そしてこのシステムは図７に示すように、ツリービューを用いることにより、階層構造を容易に視覚的に認識可能であることと、文書やフォルダに対する操作をＧＵＩ上で行えることを特徴としている。
また文書管理に関する従来技術として特開２００２−３０５６１７公報には、スキャンステップや画像処理ステップの前にペーパーＵＩを検出する方法について開示されている。それによると、ペーパーＵＩの形式で配信処理命令を含んでいる符号化カバーシートを提供することによって原文書を表すデジタルデータファイルの配信を促進するシステムと方法であり、コードはペーパーＵＩの存在を表示する。このシステムは、コードを検出し且つ制御プロセッサにペーパーＵＩ命令を処理するよう信号合図する光学センサを含むとしている。
また特開２００２−２１８１２５公報には、画像入力部から文書画像を入力し、この入力された文書画像に対して、この文書画像の予め定めた箇所あるいは付箋に処理命令の内容が記載されている情報を文字認識部で抽出して認識する。この文字認識部で認識された認識結果と命令データベース部に予め記憶されている処理命令の内容とを比較して、命令判断部で入力された文書画像に記載されている処理命令の内容を判断し、この判断された処理命令に従って、処理部にて文書画像毎の処理を実行するとしている。
【特許文献１】特開２００２−３０５６１７公報
【特許文献２】特開２００２−２１８１２５公報
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
特許文献１では、スキャンする紙文書にカバーページを付け、そのカバーページ上に光学的に読み取り可能な「ペーパーＵＩ」と呼ばれるバーコードを印刷している。「ペーパーＵＩ」の中には配信経路情報、他の機能経路への方向づけという情報が含まれており、電子文書として取り込まれた後の処理情報を紙上に含ませておく点が本発明と似ているところであるが、審査・承認フローを流すために必要なユニークなＩＤ情報を持たせていないため、審査・承認フローを正確に実行することができないといった問題がある。
また特許文献２は、文書画像のあらかじめ定められた場所や付せんなどに、処理命令、識別子を記述し、文字認識部で文字認識し、命令判断部で命令を理解し処理を行う。命令例としてはコピー、ファックス、ＯＣＲ等があげられている。しかし、この従来技術も特許文献１と同様に、審査・承認フローを流すために必要なユニークなＩＤ情報を認識して処理を行うわけではないので、審査・承認フローを正確に実行することができないといった問題がある。
本発明は、かかる課題に鑑み、紙文書にスキャナで読み取り可能なユニークなＩＤ情報を付加することにより、審査・承認フローの中での電子文書・紙文書の混在を可能とする電子文書管理システムを提供することを目的する。
【０００４】
【課題を解決するための手段】
本発明はかかる課題を解決するために、請求項１は、フォルダとファイルの階層構造、及びファイル情報を格納し、前記階層構造内の特定領域にアクセス制御行う電子文書管理サーバと、ネットワークを介して前記電子文書管理サーバにアクセスし、該電子文書管理サーバ内の情報を参照、及び更新する電子文書クライアントとを備えた電子文書管理システムにおいて、紙文書の情報を光学的に読み込んで電子情報に変換するスキャナと、電子文書の情報を紙文書として出力するプリンタと、前記電子文書管理システム内の文書に関する審査・承認情報を格納するワークフローサーバとを更に備え、前記ワークフローサーバは、前記プリンタに対して前記電子文書の情報を紙文書に出力する際、ユニークなＩＤ情報を前記紙文書に印刷することを指示し、該ＩＤ情報が印刷された紙文書により審査・承認作業を行った後、該紙文書に印刷された文書情報及びＩＤ情報を前記スキャナにより取り込み、該取り込まれた文書情報及びＩＤ情報を処理して電子文書の審査・承認フローを継続するように制御することを特徴とする。
従来の電子文書管理システムでは、電子文書による審査・承認フローを流して処理することはできるが、電子文書と紙文書が混在したシステムにおいて紙文書に承認して承認印を押印し、再び電子文書に変換して保存するシステムはなかった。この大きな理由は電子文書と紙文書の連携を行うための手段を備えていなかったためである。そこで本発明では、紙文書を印刷する時に電子文書との関連付けを行うためにユニークなＩＤ情報を生成して紙文書に印刷する。そして、紙文書で審査・承認を行った後、その紙文書のユニークなＩＤ情報をスキャナにより読み込んでワークフローサーバに保存する。これにより、ワークフローサーバでは生成したユニークなＩＤ情報の電子文書と、スキャナにより読み込まれた紙文書のユニークなＩＤ情報とを比較することにより、電子文書と紙文書の整合をとることができる。
かかる発明によれば、ワークフローサーバで生成したユニークなＩＤ情報を持つ電子情報を印刷する時、そのＩＤ情報を文書と同時に印刷するので、電子文書と紙文書の整合を正確にとることができ、電子文書と紙文書が混在しても電子文書の審査・承認フローを継続することができる。
【０００５】
請求項２は、前記ワークフローサーバは、審査・承認作業中の電子文書に関する情報、前記審査・承認作業の経路情報、及び文書の審査・承認状態に関する情報を保管するデータベースと、前記プリンタへの紙文書の出力の指示、前記電子文書の審査・承認処理、及び前記スキャナにより読み取った情報を基にワークフローの継続を行う制御部とを備えたことを特徴とする。
本発明のワークフローサーバは、データベース上にどのような経路で審査・承認が行われたかの情報と、審査・承認すべき文書の状態がどのように成っているかの情報を記憶する。また、プリンタに対して電子文書の情報を紙文書に印刷する指示や、実際の電子文書の審査・承認のための処理や、スキャナから読み取ったＩＤ情報からワークフローの継続を行う処理を制御する制御部を備えている。従って、ワークフローサーバが主として文書管理、特に電子文書の審査・承認の処理を主体的に行うことができる。
かかる発明によれば、ワークフローサーバが審査・承認のためのデータベースとその制御部を備えているので、電子文書の審査・承認の処理を主体的に行うことができる。
請求項３は、前記ユニークなＩＤ情報は、前記プリンタにより前記紙文書の所定の位置に印刷され、前記スキャナにより取り込まれた文書情報及びＩＤ情報を前記ワークフローサーバ内のデータベースに保持することにより、前記紙文書と電子文書の整合をとることを特徴とする。
本発明の最も大きな特徴は、電子文書と紙文書の整合をとることである。その方法の特徴として、各電子文書にユニークなＩＤ情報を付加し、そのＩＤ情報を紙文書の印刷時に印刷し、紙文書上で審査・承認の処理がされた紙文書を再度、スキャナにより読み込むときにＩＤ情報を同時に読み込んで、データベースに保持するものである。これにより、データベース上の電子文書とスキャナにより読み込まれた紙文書の整合をＩＤ情報により行うことができる。
かかる発明によれば、ＩＤ情報が紙文書に印刷され再びスキャナにより電子文書として読み込まれるので、データベース上の電子文書とスキャナにより読み込まれた紙文書の整合をＩＤ情報により行うことができる。
【０００６】
請求項４は、前記ワークフローサーバは、前記プリンタに対して前記ユニークなＩＤ情報を前記紙文書に出力する際、前記ユニークなＩＤ情報と共に前記紙文書の枚数情報を印刷することを指示し、前記スキャナにより取り込まれた前記ＩＤ情報及び枚数情報に基づいて前記紙文書の枚数及び取り込み順序をチェックすることを特徴とする。
本発明のワークフローサーバは、ユニークなＩＤ情報以外に、何枚目の文書であるかの情報を付加する。これにより、複数枚にわたる文書の管理が可能となる。これにより、ワークフローサーバは出力した枚数をユニークなＩＤ情報とともに管理し、紙文書をスキャンし再び電子文書となる場合に、出力した全ての文書を取り込んだか、また取り込み順は正しいかのチェックを行い、正しくない場合はユーザに対して警告を行うことができる。
かかる発明によれば、ユニークなＩＤ情報以外に、何枚目の文書であるかの情報を付加するので、プリンタで出力した全ての文書を取り込んだか、その取り込み順序は正しいかをチェックすることができる。
請求項５は、フォルダとファイルの階層構造、及びファイル情報を格納し、前記階層構造内の特定領域にアクセス制御行う電子文書管理サーバと、ネットワークを介して前記電子文書管理サーバにアクセスし、該電子文書管理サーバ内の情報を参照、及び更新する電子文書クライアントとを備えた電子文書管理方法において、紙文書の情報を光学的に読み込んで電子情報に変換するスキャナと、電子文書の情報を紙文書として出力するプリンタと、前記電子文書管理システム内の文書に関する審査・承認情報を格納するワークフローサーバとを更に備え、前記ワークフローサーバは、前記プリンタに対して前記電子文書の情報を紙文書に出力する際、ユニークなＩＤ情報を前記紙文書に印刷することを指示し、該ＩＤ情報が印刷された紙文書により審査・承認作業を行った後、該紙文書に印刷された文書情報及びＩＤ情報を前記スキャナにより取り込み、該取り込まれた文書情報及びＩＤ情報を処理して電子文書の審査・承認フローを継続するように制御することを特徴とする。
かかる発明によれば、請求項１と同様の作用効果を奏する。
【０００７】
請求項６は、前記ワークフローサーバは、審査・承認作業中の電子文書に関する情報、前記審査・承認作業の経路情報、及び文書の審査・承認状態に関する情報を保管するデータベースと、前記プリンタへの紙文書の出力の指示、前記電子文書の審査・承認処理、及び前記スキャナにより読み取った情報を基にワークフローの継続を行う制御部とを備えたことを特徴とする。
かかる発明によれば、請求項２と同様の作用効果を奏する。
請求項７は、前記ユニークなＩＤ情報は、前記プリンタにより前記紙文書の所定の位置に印刷され、前記スキャナにより取り込まれた文書情報及びＩＤ情報を前記ワークフローサーバ内のデータベースに保持することにより、前記紙文書と電子文書の整合をとることを特徴とする。
かかる発明によれば、請求項３と同様の作用効果を奏する。
請求項８は、前記ワークフローサーバは、前記プリンタに対して前記ユニークなＩＤ情報を前記紙文書に出力する際、前記ユニークなＩＤ情報と共に前記紙文書の枚数情報を印刷することを指示し、前記スキャナにより取り込まれた前記ＩＤ情報及び枚数情報に基づいて前記紙文書の枚数及び取り込み順序をチェックすることを特徴とする。
かかる発明によれば、請求項４と同様の作用効果を奏する。
請求項９は、請求項５乃至８の何れか一項に記載の電子文書管理方法をコンピュータが制御可能にプログラミングしたことを特徴とする。
かかる発明によれば、本発明の電子文書管理方法をコンピュータが制御可能なＯＳに従ってプログラミングすることにより、そのＯＳを備えたコンピュータであれば同じ処理方法により制御することができる。
請求項１０は、請求項９に記載の電子文書管理プログラムをコンピュータが読み取り可能な形式で記録したことを特徴とする。
かかる発明によれば、電子文書管理プログラムをコンピュータが読み取り可能な形式で記録媒体に記録することにより、この記録媒体を持ち運ぶことにより何処でもプログラムを稼動することができる。
【０００８】
【発明の実施の形態】
以下、本発明を図に示した実施形態を用いて詳細に説明する。但し、この実施形態に記載される構成要素、種類、組み合わせ、形状、その相対配置などは特定的な記載がない限り、この発明の範囲をそれのみに限定する主旨ではなく単なる説明例に過ぎない。
図１は本発明の一実施形態に係る電子文書管理システムの構成図である。この電子文書管理システム１００は、紙文書の情報を光学的に読み込んで電子情報に変換するスキャナ１と、電子文書の情報を紙文書として出力するプリンタ２と、共有文書の登録、削除、閲覧、審査・承認依頼などを行うクライアントＰＣ３と、データベース４内に共有文書を保管するドキュメントサーバ５と、電子文書管理システム１００内の文書に関する審査・承認情報を格納するワークフローサーバ６と、夫々を接続するネットワーク８とを備えて構成される。尚、ワークフローサーバ６内には審査・承認情報を格納するデータベース７を有している。また本実施形態ではクライアントＰＣ３が１つの場合について説明しているが、複数有っても構わない。
【０００９】
次に電子文書管理システム１００の概略動作について説明する。クライアントＰＣ３はネットワーク８を介してドキュメントサーバ５へアクセスし、共有文書の登録、削除、閲覧、審査・承認依頼などを行うことができる。またドキュメントサーバ５はデータベース４内に共有文書を保管する。またワークフローサーバ６はデータベース７を持ち、審査・承認フローを流れる電子文書に関する情報、フロー経路情報、文書のフロー状態（審査・承認状態）情報を保管する。また、ワークフローサーバ６は図示しない制御部を持ち、プリンタ２へ紙文書の出力を依頼したり、電子文書の審査・承認処理を行ったり、スキャナ１により読み取った情報を元にワークフローの続きを行うといった動作を担う。またスキャナ１及びプリンタ２はネットワーク接続が可能なものである。
【００１０】
図２は、電子文書と紙文書が審査・承認フローに混在している場合を説明する模式図である。説明を簡単にするために電子文書管理システム１００の各構成要件は省略している。この図は点線を境にして上段を紙文書、下段を電子文書とする。まずオリジナルの電子文書１０上に文書Ａ１１が存在するものとする。この文書は例えば、承認図や起案書といった第３者により審査・承認を必要とする文書であるとする。その電子文書１０は一旦プリンタにより紙に印刷され、紙文書１２として作成する。そのとき同時にユニークなＩＤ情報１３を所定の位置に印刷する。このとき、ＩＤ情報１３は記号若しくは数字でも良いし、バーコードに変換して印刷しても良い。そして紙文書１２に承認者が承認印１５を押印して承認する。次にこの紙文書１２を電子文書に戻すためにスキャナにより文書Ａ１１とＩＤ情報１３が読み込まれる。ＩＤ情報１３は記号若しくは数字で構成されている場合は、ＩＤを認識するためにＯＣＲ等により画像認識を行う。またバーコードで構成されている場合は、バーコードリーダにより読み取り、再び電子文書１４として格納する。その電子文書１４にはＩＤ情報１３と文書Ａ１１と承認印１５が記録されている。
【００１１】
図３は図２の情報が付加された紙文書の一例を示す図である。この例では、ＩＤ情報を数字により構成した場合について示している。同じ構成要素には同じ参照番号が付されているので、重複する説明は省略する。紙文書１２には、文書１１が印刷され、右上端にＩＤ情報１３が印刷され、右下端に承認印１５が押印されている。またユニークなＩＤ情報を生成する方法としては、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）の提供するＡＰＩ関数を用いることにより実現可能である。このＡＰＩ関数はネットワークカードや生成時刻からユニークな値を生成するものである。
図４はＩＤ情報に更に何枚目の文書であるかの情報を付加する例を示す図である。この例では、ユニークなＩＤ情報１３の末尾に「３」を付加することにより、この文書が３枚目であることを示している。その他の例として「３／５」と表示して全ページが５ページあり、その３ページ目であることを表す表示の仕方でも構わない。これにより、複数枚にわたる文書の管理が可能となり、ワークフローサーバは出力した枚数をユニークなＩＤ情報とともに管理し、紙文書をスキャンし再び電子文書となる場合に出力した全ての文書を取り込んだか、取り込み順は正しいかのチェックを行い、間違っていればユーザに対して警告を行うことができる。
【００１２】
図５は本発明の電子文書管理システムにおける紙文書出力時の処理の流れを表すフローチャートである。各列は左からプリンタ、ワークフローサーバ、クライアントＰＣの動作を表す。図１を参照して説明する。まず電子文書から紙文書にフローが移る時、クライアントＰＣ３により、電子文書が審査される（Ｓ１）。審査がＯＫになると審査情報が更新されてワークフローサーバ６内の審査・承認情報ＤＢ７に登録される（Ｓ２）。次にワークフローサーバ６より、次審査（承認）は紙文書で行われることがクライアントＰＣ３へ通知される（Ｓ３）。するとクライアントＰＣ３は電子文書の出力をワークフローサーバ６へ依頼すると（Ｓ４）、ワークフローサーバ６は審査・承認情報ＤＢ７から文書情報、ＩＤ情報、印刷枚数を取り込みプリンタ２に対して文書出力を依頼する（Ｓ５）。プリンタ２はその依頼に基づいて文書情報、ＩＤ情報を印刷枚数に従って印刷し（Ｓ６）紙文書１２を次審査（承認）者へ渡す。
図６は本発明の電子文書管理システムにおける紙文書取り込み時の処理の流れを表すフローチャートである。各列は左からスキャナ、ワークフローサーバの動作を表す。図１を参照して説明する。まず紙文書から電子文書にフローが移る時、審査（承認）済の紙文書１２を受け取り、スキャナ１で紙文書を読み込む（Ｓ１１）。読み込んだ情報中にユニークなＩＤ情報が存在するか否かがチェックされ（Ｓ１２）、ＩＤ情報が存在しなければ（Ｓ１２でＮＯのルート）、通常のスキャン処理が行われ（Ｓ１３）、ステップＳ１２でＩＤ情報が存在すると（Ｓ１２でＹＥＳのルート）、そのＩＤ情報を問い合わせるためにワークフローサーバ６に送られ（Ｓ１４）、ワークフローサーバ６がＩＤに関連する情報を審査・承認情報ＤＢ７から取得し（Ｓ１５）、その情報に基づいてスキャナ１はスキャンした文書の枚数が審査・承認情報ＤＢ７の情報と一致するか否かをチェックし（Ｓ１６）、一致しなければ（Ｓ１６でＮＯのルート）、警告ダイアログを表示する（Ｓ１７）。ステップＳ１６で一致すれば（Ｓ１６でＹＥＳのルート）、更に文書が正しい順番でスキャンされているか否かをチェックし（Ｓ１８）、正しい順番でスキャンされていない場合は（Ｓ１８でＮＯのルート）、ステップＳ１１に戻って繰り返す。ステップＳ１８で順番が正しければ（Ｓ１８でＹＥＳのルート）、ワークフローサーバ６は審査情報を更新する（Ｓ１９）。
【００１３】
【発明の効果】
以上記載のごとく請求項１、５の発明によれば、ワークフローサーバで生成したユニークなＩＤ情報を持つ電子情報を印刷する時、そのＩＤ情報を文書と同時に印刷するので、電子文書と紙文書の整合を正確にとることができ、電子文書と紙文書が混在しても電子文書の審査・承認フローを継続することができる。
また請求項２、６では、ワークフローサーバが審査・承認のためのデータベースとその制御部を備えているので、電子文書の審査・承認の処理を主体的に行うことができる。
また請求項３、７では、ＩＤ情報が紙文書に印刷され再びスキャナにより電子文書として読み込まれるので、データベース上の電子文書とスキャナにより読み込まれた紙文書の整合をＩＤ情報により行うことができる。
また請求項４、８では、ユニークなＩＤ情報以外に、何枚目の文書であるかの情報を付加するので、プリンタで出力した全ての文書を取り込んだか、その取り込み順序は正しいかをチェックすることができる。
また請求項９では、本発明の電子文書管理方法をコンピュータが制御可能なＯＳに従ってプログラミングすることにより、そのＯＳを備えたコンピュータであれば同じ処理方法により制御することができる。
また請求項１０では、電子文書管理プログラムをコンピュータが読み取り可能な形式で記録媒体に記録することにより、この記録媒体を持ち運ぶことにより何処でもプログラムを稼動することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態に係る電子文書管理システムの構成図。
【図２】本発明の電子文書と紙文書が審査・承認フローに混在している場合を説明する模式図。
【図３】本発明の図２の情報が付加された紙文書の一例を示す図。
【図４】本発明のＩＤ情報に更に何枚目の文書であるかの情報を付加する例を示す図。
【図５】本発明の電子文書管理システムにおける紙文書出力時の処理の流れを表すフローチャート。
【図６】本発明の電子文書管理システムにおける紙文書取り込み時の処理の流れを表すフローチャート。
【図７】従来の階層構造を持つシステムを説明する図。
【符号の説明】
１ スキャナ、２ プリンタ、３ クライアントＰＣ、４ データベース、５ドキュメントサーバ、６ ワークフローサーバ、７ データベース、８ ネットワーク

Claims (10)

1. フォルダとファイルの階層構造、及びファイル情報を格納し、前記階層構造内の特定領域にアクセス制御行う電子文書管理サーバと、ネットワークを介して前記電子文書管理サーバにアクセスし、該電子文書管理サーバ内の情報を参照、及び更新する電子文書クライアントとを備えた電子文書管理システムにおいて、
   紙文書の情報を光学的に読み込んで電子情報に変換するスキャナと、電子文書の情報を紙文書として出力するプリンタと、前記電子文書管理システム内の文書に関する審査・承認情報を格納するワークフローサーバとを更に備え、
   前記ワークフローサーバは、前記プリンタに対して前記電子文書の情報を紙文書に出力する際、ユニークなＩＤ情報を前記紙文書に印刷することを指示し、該ＩＤ情報が印刷された紙文書により審査・承認作業を行った後、該紙文書に印刷された文書情報及びＩＤ情報を前記スキャナにより取り込み、該取り込まれた文書情報及びＩＤ情報を処理して電子文書の審査・承認フローを継続するように制御することを特徴とする電子文書管理システム。
2. 前記ワークフローサーバは、審査・承認作業中の電子文書に関する情報、前記審査・承認作業の経路情報、及び文書の審査・承認状態に関する情報を保管するデータベースと、前記プリンタへの紙文書の出力の指示、前記電子文書の審査・承認処理、及び前記スキャナにより読み取った情報を基にワークフローの継続を行う制御部とを備えたことを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理システム。
3. 前記ユニークなＩＤ情報は、前記プリンタにより前記紙文書の所定の位置に印刷され、前記スキャナにより取り込まれた文書情報及びＩＤ情報を前記ワークフローサーバ内のデータベースに保持することにより、前記紙文書と電子文書の整合をとることを特徴とする請求項１又は２に記載の電子文書管理システム。
4. 前記ワークフローサーバは、前記プリンタに対して前記ユニークなＩＤ情報を前記紙文書に出力する際、前記ユニークなＩＤ情報と共に前記紙文書の枚数情報を印刷することを指示し、前記スキャナにより取り込まれた前記ＩＤ情報及び枚数情報に基づいて前記紙文書の枚数及び取り込み順序をチェックすることを特徴とする請求項１、２又は３に記載の電子文書管理システム。
5. フォルダとファイルの階層構造、及びファイル情報を格納し、前記階層構造内の特定領域にアクセス制御行う電子文書管理サーバと、ネットワークを介して前記電子文書管理サーバにアクセスし、該電子文書管理サーバ内の情報を参照、及び更新する電子文書クライアントとを備えた電子文書管理方法において、
   紙文書の情報を光学的に読み込んで電子情報に変換するスキャナと、電子文書の情報を紙文書として出力するプリンタと、前記電子文書管理システム内の文書に関する審査・承認情報を格納するワークフローサーバとを更に備え、
   前記ワークフローサーバは、前記プリンタに対して前記電子文書の情報を紙文書に出力する際、ユニークなＩＤ情報を前記紙文書に印刷することを指示し、該ＩＤ情報が印刷された紙文書により審査・承認作業を行った後、該紙文書に印刷された文書情報及びＩＤ情報を前記スキャナにより取り込み、該取り込まれた文書情報及びＩＤ情報を処理して電子文書の審査・承認フローを継続するように制御することを特徴とする電子文書管理方法。
6. 前記ワークフローサーバは、審査・承認作業中の電子文書に関する情報、前記審査・承認作業の経路情報、及び文書の審査・承認状態に関する情報を保管するデータベースと、前記プリンタへの紙文書の出力の指示、前記電子文書の審査・承認処理、及び前記スキャナにより読み取った情報を基にワークフローの継続を行う制御部とを備えたことを特徴とする請求項５に記載の電子文書管理方法。
7. 前記ユニークなＩＤ情報は、前記プリンタにより前記紙文書の所定の位置に印刷され、前記スキャナにより取り込まれた文書情報及びＩＤ情報を前記ワークフローサーバ内のデータベースに保持することにより、前記紙文書と電子文書の整合をとることを特徴とする請求項５又は６に記載の電子文書管理方法。
8. 前記ワークフローサーバは、前記プリンタに対して前記ユニークなＩＤ情報を前記紙文書に出力する際、前記ユニークなＩＤ情報と共に前記紙文書の枚数情報を印刷することを指示し、前記スキャナにより取り込まれた前記ＩＤ情報及び枚数情報に基づいて前記紙文書の枚数及び取り込み順序をチェックすることを特徴とする請求項５、６又は７に記載の電子文書管理方法。
9. 請求項５乃至８の何れか一項に記載の電子文書管理方法をコンピュータが制御可能にプログラミングしたことを特徴とする電子文書管理プログラム。
10. 請求項９に記載の電子文書管理プログラムをコンピュータが読み取り可能な形式で記録したことを特徴とする記録媒体。

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