CN1975770B

CN1975770B - 纸件和电子办公流程综合系统

Info

Publication number: CN1975770B
Application number: CN 200610163191
Authority: CN
Inventors: 山本阳平
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2005-11-29
Filing date: 2006-11-29
Publication date: 2012-03-21
Anticipated expiration: 2026-11-29
Also published as: JP2007179533A; CN1975770A

Abstract

一种能够将纸件办公流程和电子办公流程综合在一起的纸件和电子办公流程综合系统。上述综合系统包括：图像读取部，它用于读取用来执行纸件流程的纸件文书的图像，该纸件文书上打印了表示与电子流程的对应关系的第一识别码，还付有表示上述纸件流程的处理结果的第二识别码；解码部，它用于对读取的上述纸件文书的图像上的第一识别码和第二识别码进行解码；综合部，它用于根据上述第一识别码确定电子流程，同时根据上述第二识别码进入电子流程。

Description

纸件和电子办公流程综合系统

技术领域

本发明涉及一种能够将纸件办公流程和电子办公流程综合在一起的纸件和电子办公流程综合系统。

背景技术

一般来说，差旅费报销申请和休假申请等的审批流程有两种，一种是基于传统纸件申请书的纸件办公流程(纸件流程)，一种是基于办公流程系统等的电子化办公流程(电子流程)。

另一方面，日本专利文献“特开平11—143980号公报”公开了一种办公流程辅助系统，在该系统中，可以节省如下所述的多余的操作，即：当使用电子邮件进行审批申请，另外还邮送了审批时用于阅览的必要的纸件文书时，即使开启了电子邮件，但由于纸件文书还没有到达，也不对其进行审批，中断处理过程。

如上所述，尽管有传统的纸件流程和电子流程两种方式，但当导入这样的审批流程时，也只能选择其中的一种。

从办公管理自动化的观点来看，最好是采用电子流程一体化的方式，但是从目前的实际情况来看，要想完全放弃纸件流程也是很困难的。

做为一种妥协策略，在纸件流程的预定的时间上将信息输入电子流程的方式也在使用，但是，因为必须使用手工作业输入信息，所以不仅操作繁琐，还经常发生输入错误。

发明内容

本发明正是鉴于上述现有技术问题而提案的，其目的在于提供一种能够将纸件流程和电子流程综合在一起的纸件和电子办公流程综合系统。

为了解决上述技术问题，本发明的纸件和电子办公流程综合系统包括：图像读取部，它用于读取用来执行纸件流程的纸件文书的图像，该纸件文书上打印了表示与电子流程的对应关系的第一识别码，还付有表示上述纸件流程的处理结果的第二识别码；解码部，它用于对读取的上述纸件文书的图像上的第一识别码和第二识别码进行解码；综合部，它用于根据第一识别码确定电子流程，同时根据第二识别码进入电子流程。

另外，上述纸件和电子办公流程综合系统可以包括进程模板，它用于将应该付有第二识别码的位置信息与电子流程相对应并保存该信息。

另外，上述纸件和电子办公流程综合系统可以判断第二识别码如果存在则申请被批准。

另外，上述纸件和电子办公流程综合系统可以判断第二识别码如果位于第一领域时则申请被批准、如果位于第二领域时则申请没有被批准。

另外，上述纸件和电子办公流程综合系统可以判断第二识别码如果是表示批准等的第一识别码时则申请被批准、如果是表示不批准的第二识别码时则申请没有被批准。

另外，上述纸件和电子办公流程综合系统可以判断第二识别码如果有一个时则申请被批准、如果有两个时则申请没有被批准。

另外，上述纸件和电子办公流程综合系统可以包括纸件流程模板数据库，它用于保存上述纸件文书的模板。

另外，上述纸件和电子办公流程综合系统可以包括图像保存部，它用于保存读取的上述纸件文书的图像。

另外，本发明可以构成为一种纸件和电子办公流程的综合方法。

另外，本发明可以构成为一种纸件和电子办公流程的综合装置。

本发明的纸件和电子办公流程综合系统由于可以将电子流程的一部分采用纸件流程来处理，因此可以将纸件流程和电子流程综合在一起。

附图说明

图1是本发明的一个实施例中的纸件和电子办公流程综合系统的构成例子的示意图。

图2是纸件和电子办公流程综合系统的模块构成的一个例子的示意图。

图3是纸件和电子办公流程综合系统的模块构成的另一个例子的示意图。

图4是纸件和电子办公流程综合系统的处理概要示意图。

图5是申请书打印的处理过程示意图。

图6是纸件流程模板数据库示意图。

图7是申请书打印画面的一个例子的示意图。

图8是需要审批的申请书的一个例子的示意图。

图9是只需要批准的申请书的一个例子的示意图。

图10是从申请书扫描开始到在办公流程系统中反映出来为止的一个处理过程示意图。

图11是从申请书扫描开始到在办公流程系统中反映出来为止的另一个处理流程示意图。

图12是进程模板的一个例子的示意图。

图13是盖章位置坐标确定的一个例子的示意图。

图14是条码解码结果的一个例子的示意图。

图15是能够判别批准和不批准的一个例子的示意图。

图16是进程模板变更点示意图。

图17是从申请书扫描开始到在办公流程系统中反映出来为止的另一个处理流程示意图。

图18是能够判别批准和不批准的另一个例子的示意图。

图19是从申请书扫描开始到在办公流程系统中反映出来为止的另一个处理流程示意图。

图20是能够判别批准和不批准的另一个例子的示意图。

图21是从申请书扫描开始到在办公流程系统中反映出来为止的另一个处理流程示意图。

具体实施方式

下面结合附图说明本发明的最佳实施方式。

图1是本发明的一个实施例中的纸件和电子办公流程综合系统的构成例子的示意图。图1中，纸件和电子办公流程综合系统负责管理电子流程，输出流程信息，其包括：办公流程系统1，它用于根据纸件信息启动办公流程；纸件和电子流程综合部2，它用于综合纸件流程和电子流程；终端机3，它用于指示对用来执行纸件流程的申请书等的纸件文书5进行打印，同时执行办公流程处理；打印机4，它用于打印纸件文书5，纸件文书5上付有表示与电子流程的对应关系的条码(二维条码(Quick Response Code：QR码)，识别码)；条码印章6，它用于在执行纸件流程时，将表示处理结果的条码(识别码)的印记盖在纸件文书5上；扫描仪7，它用于扫描纸件文书5读取其图像。另外，条码印章6是纸件流程中的处理者(包括申请者、审查者、批准者等)各自保存的印章，这些人的ID包含在条码的印记之中。

图2是纸件和电子办公流程综合系统的模块构成的一个例子的示意图，这是一个没有文书图像的简单的构成示意图。图2中，纸件和电子流程综合部2执行与办公流程系统1之间的通讯，其包括：控制器21，它用于控制各个组成部件；纸件流程模板数据库22，它用于保存纸件文书5的模板；管理逻辑处理部23，它用于对来自终端机3的访问实行预定的处理；纸件文书输出部(驱动器)24，它用于把纸件文书5输出给打印机4；图像输入部25，它用于从扫描仪7输入纸件文书5的图像；条码解码部26，它用于将包含在纸件文书5的图像中的条码解码。另外，办公流程系统1还包括进程模板11，它用于将应该付有表示纸件文书5的处理结果的条码的印记的位置信息与电子流程的进程(活动)相对应并保存该信息。

图3是纸件和电子办公流程综合系统的模块构成的另一个例子的示意图，其包括文书图像数据库8，它用于保存从扫描仪7读取的纸件文书5的图像，其他的构成要件均与图2所示相同。这样，被实施了批准等的纸件文书5的图像就能够以电子形式被保存起来。

图4是纸件和电子办公流程综合系统的处理概要示意图。图4中，终端机3向纸件和电子流程综合部2发出打印申请书的指示(步骤S1)，然后纸件和电子流程综合部2生成一包含条码的申请书数据，该条码表示与办公流程系统1的电子流程的对应关系(步骤S2)，之后由打印机4实施打印(步骤S3)。

打印好的申请书的纸件文书5由打印者本人盖上申请的印章(条码印记)(步骤S4)，再盖上上司A审查的印章(条码印记)(步骤S5)，然后再盖上上司B批准的印章(条码印记)(步骤S6)被最后确定。

之后，付有表示处理结果的条码的印记的申请书的纸件文书5被扫描仪7扫描(步骤S7)，由扫描仪7将图像数据传给纸件和电子流程综合部2，纸件和电子流程综合部2从图像上将条码解码，再根据表示与电子办公流程的对应关系的条码确定办公流程系统1的电子流程，同时，根据表示处理结果的条码(条码印记)进入电子流程(步骤S8)。

图5是申请书打印处理过程示意图。图5中，通过终端机3访问纸件和电子流程综合部2的管理逻辑处理部23，管理逻辑处理部23执行用于打印操作的画面显示(步骤S101)。此时，从纸件流程模板数据库22中读取打印的文书名列表，并将其提交给终端机3。图6中，(a)是纸件流程模板数据库22的一个例子的示意图，它将确定办公流程系统1的电子流程的流程ID、文书名以及模板文书的文件名(包含文件路径)相互对应并保存，(b)是模板文书的一个例子的示意图，模板文书22a含有一将流程ID编码了的条码22b。图7是申请书打印画面的一个例子的示意图，操作终端机画面3a包含文书名列表3b、选择栏3c以及打印按钮3d，在选择栏3c内选上目标，然后点击打印按钮3d即可下达打印指示。

返回图5，终端机3发出打印要求(步骤S102)，管理逻辑处理部23读取从纸件流程模板数据库22选择的申请书(步骤S103)，然后向纸件文书输出部24下达打印指示(步骤S104)，由打印机4实施打印(步骤S105)。之后，管理逻辑处理部23将打印结果(打印是否正常等信息)显示于终端机3上(步骤S106)。

图8是需要审批的申请书的一个例子的示意图，休假申请书5a上打印了将流程ID(type:kyuka)编码了的条码5b，另外，还设置了本人盖章栏5c、科长审查盖章栏5d以及部长批准盖章栏5e。之后，通过执行纸件流程，本人盖章栏5c盖上本人印章(id:yamada)6a、科长审查盖章栏5d盖上科长印章(id:inoue)6b、部长批准盖章栏5e盖上部长印章(id:hamada)6c。

图9是只需要批准的申请书的一个例子的示意图，差旅费申请书5f上打印了将流程ID(type:kotsu)编码了的条码5g，另外，还设置了本人盖章栏5h以及科长批准盖章栏5i。之后，通过执行纸件流程，本人盖章栏5h盖上本人印章(id:yamada)6a，科长批准盖章栏盖上科长印章(id:inoue)6b。

图10是从申请书扫描到在办公流程系统中反映出来为止的处理流程示意图，图11是此时的纸件和电子流程综合部2的处理过程示意图。

图10和图11中，扫描仪7将扫描的图像传给纸件和电子流程综合部2的图像输入部25(步骤S201)，图像输入部25将扫描的图像传给(输入)控制器21(步骤S202)。

控制器21通过条码解码部26将表示申请书类型的条码解码，读取流程ID(步骤S203)。

接下来，控制器21根据流程ID从办公流程系统中读取进程模板11(步骤S204)。图12是进程模板11的一个例子的示意图，其中，(a)是进程模板“ProcessTemplate”的类型定义，(b)是用于保存包含在进程模板内的条码的位置信息的活动“Activity”的类型定义，(c)是进程模板的一个实例。这里表示的是如图13所示的、确定差旅费申请书5f上的本人盖印栏5h的坐标的一个例子。

返回图10和图11，控制器21从进程模板11读取盖章位置的坐标(步骤S205)，通过条码解码部26对各盖章位置上的表示纸件流程处理结果的条码进行解码，并将解码值与使用者ID相对应(步骤S206)。图14是条码解码结果的一个例子的示意图，其中，(a)是条码(QR码)解码结果(QRData)的类型定义，(b)是休假申请书(图8)的解码结果的实例，(c)是差旅费结算书(图9)的解码结果的实例。

再返回图10和图11，控制器21对办公流程系统1起动进程实例(Process Instance)(步骤S207)，然后根据流程ID生成进程实例(步骤S208)，并以本人的权限起动进程实例。

接下来，控制器21根据表示纸件流程处理结果的条码进行处理，如果审查盖章被盖了就反映为审查结束(步骤S209)，如果批准盖章被盖了就反映为批准结束(步骤S210)。也就是说，在进程实例没有结束期间，从进程实例读取下一个活动(进程)的使用者ID，确认使用者ID是否包含在解码值内，并以上述使用者的权限处理活动(进程)。

之后，将扫描的图像保存入文书图像数据库8(步骤S211)，结束处理过程。

第一变形例

图15是根据申请书的盖章来判别批准和不批准的一个例子的示意图。也就是说，在图8和图9所示例子中，批准等是通过各盖章栏内表示处理结果的条码的印记的存在来判断的，但是，在图15的例子中，表示处理结果的条码的印记如果在第一领域内则判断为批准等，如果在第二领域内则判断为不批准。这样，即使对于不批准的情况也可以让系统进行判断，并可以将履历保存下来。

图15中，休假申请书5a上打印了将流程ID(type:kyuka)编码了的条码5b，另外，还设置了本人盖章栏5c、科长不批准栏5j以及科长批准栏5k。之后，通过执行纸件流程，在本人盖章栏5c上盖上本人印章(id:yamada)，科长处理时如果不批准，就在科长不批准栏5j上盖上科长印章(id:inoue)，如果批准就在科长批准栏5k上盖章。

图16是此时的进程模板11的变更点示意图。图16中，(a)是进程模板“ProcessTemplate”的类型定义，(b)是包含在进程模板内的活动(进程)“Activity”的类型定义，(c)是进程模板的一个实例。(c)中，除了“id:honnin”之外，还设定了对应于科长批准栏的“id:kacho:ok”和对应于科长不批准栏的“id:kacho:ng”的坐标信息。

图17是从申请书扫描开始到在办公流程系统1中反映出来为止的处理过程示意图。图17中，图像输入部25将扫描的图像输入控制器21(步骤S301)，控制器21通过条码解码部26将表示申请书类型的条码解码，读取流程ID(步骤S302)。

接下来，控制器21根据流程ID从办公流程系统1中读取进程模板11(步骤S303)，然后从进程模板11中读取盖章位置的坐标(步骤S304)。

接下来，控制器21通过条码解码部26对各盖章位置上的表示纸件流程处理结果的条码进行解码，如果条码存在且“id”为“ok”则将解码值采用批准的方式与使用者ID相对应，如果条码存在且“id”为“ng”则将解码值采用不批准的方式与使用者ID相对应，其他情况则将解码值采用缺省值的方式与使用者ID相对应(步骤S305)。

接下来，控制器21根据流程ID向办公流程系统1生成进程实例(步骤S306)，然后以本人的权限起动进程实例(步骤S307)。

接下来，控制器21在进程实例没有结束期间，从进程实例读取下一个活动(进程)的使用者ID，然后确认使用者ID是否包含在解码值内，并以上述使用者的权限处理活动(进程)(步骤S308)。

之后，将扫描的图形保存入文书图像数据库8(步骤S309)，结束处理过程。

第二变形例

图18是能够判别批准与不批准的另一个例子的示意图。也就是说，将条码印章6分类，如果表示处理结果的条码的印记是表示批准等的第一条码，那么就判断为批准等，如果是显示不批准的第二条码，那么就判断为不批准。这时，条码印章6的个数增加了一倍，但这可以减少申请书上的盖章空间，适用于在盖章位置有限的情况下。

图18中，(a)是含有“id＝hamada&judg＝ok”的批准用的印记，(b)是含有“id＝hamada&judg＝ng”的不批准用的印记。

图19是从申请书扫描开始到在办公流程系统1中反映出来为止的处理过程示意图。图19中，图像输入部25将扫描的图像输入控制器21(步骤S401)，控制器21通过条码解码部26对表示申请书类型的条码进行解码，读取流程ID(步骤S402)。

接下来，控制器21根据流程ID从办公流程系统1中读取进程模板11(步骤S403)，然后从进程模板11中读取盖章位置的坐标(步骤S404)。

接下来，控制器21通过条码解码部26对各盖印位置上表示纸件流程处理结果的条码进行解码，如果条码的“judgment”是“ok”则将解码值以批准的方式与使用者ID相对应，如果条码的“judgment”是“ng”则将解码值以不批准的方式与使用者ID相对应，其他情况则将解码值以缺省值的方式与使用者ID相对应(步骤S405)。

接下来，控制器21根据流程ID向办公流程系统1生成进程实例(步骤S406)，然后以本人的权限起动进程实例(步骤S407)。

接下来，控制器21在进程实例没有结束期间，从进程实例读取下一个活动(进程)的使用者ID，然后确认使用者ID是否包含在解码值内，并以上述使用者的权限处理活动(进程)(步骤S408)。

之后，将扫描的图像保存入文书图像数据库8(步骤S409)，结束处理过程。

第三变形例

图20是能够判别批准和不批准的另外一个例子的示意图。也就是说，将条码印章6的盖章次数分为一次和二次两种情况，如果表示处理结果的条码的印记是一个则判断为批准，如果是两个则判断为不批准。这时，具有可以采用较少的条码印章6就可完成审批的优点。

图20中，休假申请书5a上打印了将流程ID(type:kyuka)编码了的条码5b，另外，还设置了本人盖章栏5c以及科长批准/不批准栏5m。之后，通过执行纸件流程，在本人盖章栏内盖上本人印章(id:yamada)6a，科长处理时如果不批准，就在科长批准/不批准栏5m内盖上2次科长的印章(id:inoue)6b，如果批准就在科长批准/不批准栏5m内盖上1次印章。

图21是从申请书扫描开始到在办公流程系统1内反映出来为止的处理过程示意图。图21中，图像输入部25将扫描的图像输入控制器21(步骤S501)，然后控制器21通过条码部26对表示申请书类型的条码进行解码，读取流程ID(步骤S502)。

接下来，控制器21根据流程ID从办公流程系统1读取进程模板11(步骤S503)，然后从进程模板11读取盖章位置的坐标(步骤S504)。

接下来，控制器21通过条码解码部26对各盖章位置上表示纸件处理结果的条码进行解码，如果条码是一个则将解码值以批准的方式与使用者ID相对应，如果条码是两个则将解码值以不批准的方式与使用者ID相对应，其他情况则显示错误(步骤S505)。

接下来，控制器21根据流程ID向办公流程系统1生成进程实例(Process Instance)(步骤S506)，然后以本人的权限起动进程实例(步骤S507)。

接下来，控制器21在进程实例没有结束期间，从进程实例读取下一个活动(进程)的使用者ID，然后确认使用者ID是否包含在解码值内，并以上述使用者的权限处理活动(进程)(步骤S508)。

之后，将扫描的图像保存入文书图像数据库8(步骤S509)，结束处理过程。

本发明并不局限于上述具体实施例，只要不脱离权利要求书的范围，亦可采用其他变化形式代替，但那些变化形式仍属于本发明所涉及的范围。

Claims

1.一种纸件和电子办公流程综合系统，它具有：

图像读取部，它用于读取用来执行纸件流程的纸件文书的图像，该纸件文书上打印了表示与电子流程的对应关系的第一识别码，还付有表示所述纸件流程的处理结果的第二识别码；

解码部，它用于对读取的所述纸件文书的图像上的所述第一识别码和所述第二识别码进行解码；

综合部，它用于根据所述第一识别码确定电子流程，同时根据所述第二识别码进行该电子流程，

其中，所述第二识别码如果存在则判断得到批准。

2.根据权利要求1所述的纸件和电子办公流程综合系统，其特征在于：

它包括进程模板，该进程模板用于将应该付有所述第二识别码的位置信息与电子流程相对应并保存该位置信息。

3.根据权利要求1或2所述的纸件和电子办公流程综合系统，其特征在于：

所述第二识别码如果位于第一领域则判断得到批准，所述第二识别码如果位于第二领域则判断没有得到批准。

4.根据权利要求1或2所述的纸件和电子办公流程综合系统，其特征在于：

所述第二识别码如果是表示批准的第一识别码则判断得到批准，

所述第二识别码如果是表示不批准的第二识别码则判断没有得到批准。

5.根据权利要求1或2所述的纸件和电子办公流程综合系统，其特征在于：

所述第二识别码如果有一个则判断得到批准，所述第二识别码如果有两个则判断没有得到批准。

6.根据权利要求1或2所述的纸件和电子办公流程综合系统，其特征在于：

它包括纸件流程模板数据库，该纸件流程模板数据库用于保存所述纸件文书的模板。

7.根据权利要求1或2所述的纸件和电子办公流程综合系统，其特征在于：

它包括图像保存部，该图像保存部用于保存读取的所述纸件文书的图像。

8.一种纸件和电子办公流程综合方法，它具有：

图像读取步骤，读取用来执行纸件流程的纸件文书的图像，该纸件文书上打印了表示与电子流程的对应关系的第一识别码，还付有表示所述纸件流程的处理结果的第二识别码：

解码步骤，对读取的所述纸件文书的图像上的所述第一识别码和所述第二识别码进行解码：

综合步骤，根据所述第一识别码确定电子流程，同时根据所述第二识别码进行该电子流程，

其中，所述第二识别码如果存在则判断得到批准。

9.一种纸件和电子办公流程综合装置，它具有：

控制器，它用于执行与办公流程系统之间的通讯，同时控制各组成部；

管理逻辑处理部，它用于响应终端机的访问执行预定的处理；

纸件文书输出部，它用于向打印机输出纸件文书；

图像输入部，它用于从扫描仪输入纸件文书的图像；

解码部，它用于对包含在所述纸件文书的图像内的识别码进行解码，

其中，

所述控制器控制如下操作：

响应所述终端机的要求，将表示与电子流程的对应关系的第一识别码付着并打印在所述纸件文书上；

在执行所述纸件流程的同时，从所述扫描仪读取付有表示处理结果的第二识别码的所述纸件文书的图像；

根据读取的所述纸件文书的图像，对所述第一识别码和所述第二识别码进行解码；

根据所述第一识别码确定所述办公流程系统的电子流程，同时根据所述第二识别码进行该电子流程，

其中，所述第二识别码如果存在则判断得到批准。