JP4736458B2 - 稟議書発行装置、稟議書回覧システム、稟議書発行方法およびプログラム - Google Patents

Description

本発明は、決裁権限者に稟議書を回付し順次決裁を得る場合においてコンピュータネットワークを介して、稟議の進捗を確認する装置、システム、方法及びプログラムに関する。

会社等の組織において、社員が自分の権限で決定できない事項について上司や組織の上層部の承認を求める場合、稟議書を作成し決裁を得ることが行われている。稟議書は例えば予算や企画に関するものである。起案者は稟議書に予算や企画等についての必要事項を書き込み稟議書を回付する。決裁者は稟議書が回付されると、稟議書の内容を確認し、承認であれば承認欄に捺印をする。起案者はその承認欄を見ることで、どの決裁者まで稟議書が回付されたのかを確認することができる。しかし、決裁者によっては、捺印個所に稟議書内容のコメントを記載したり、他の決裁者の捺印欄に誤って捺印をしてしまうという混乱が起こっていた。また、決裁者によっては非承認ということもあり、承認欄を見ただけでは、どの決裁者まで回付されたのかを把握することが困難であった。

そこで、特許文献１、２にはファクシミリによって稟議書を回付するシステムが開示されている。このシステムによれば、稟議書を順次回付する際、転送元を識別するマーク、あるいはファクシミリ番号を転送先のファクシミリにおいて印字を行うようになっている。これにより、承認欄を見なくても、印字されたマーク、及びファクシミリ番号を見ることでどの決裁権限者まで回付されたかを把握することができる。

しかしながら、特許文献１、２においてはファクシミリで送られてきた稟議書を次の決裁権限者に送るとき、再度ファクシミリで送信するため、回付される回を重ねるごとに稟議書の印刷文字が劣化するという問題があった。そこで、特許文献３、４にはネットワークに接続されたコンピュータの表示画面上で決裁を進めるシステムが開示されている。これによれば、稟議結果を記憶したデータをネットワークを介してコンピュータのモニタに表示できるようになっている。そのため、稟議書の劣化の問題がなく、また起案者はそのモニタ上のデータを見ることで、稟議の進捗を把握することができる。
特開平５−１４５６６９号公報 特開２００１−１０３２６４号公報 特開２００３−３０３２７６号公報 特開平８−２６５３６１号公報

しかしながら、モニタ上の表示は紙に比べ一覧性に欠けるため、例えば決裁者が書き込んだコメントなど小さな文字は読めないという問題があった。またコンピュータなどの機器の操作に不慣れな利用者には、コンピュータの操作に手間がかかり、稟議書の進捗管理を効率よく行えない問題があった。

本発明はこのような背景に鑑みてなされたものであり、それぞれの決裁権限者に稟議書の原本を回付し、起案者はその回付状況をオンラインで確認でき、起案者、及び決裁権限者の手間を軽減し決裁を進めることができる技術を提供することを目的とする。

上記課題を解決するため、本発明は、原稿を識別する識別情報ごとに、順序を割り当てられた複数の回付先と、当該回付先における回付の状況をそれぞれ示すデータとを対応付けてテーブルに記憶する記憶手段と、原稿を表す第１画像データに、当該原稿を識別する識別情報を表す第２画像データと自己のネットワークアドレスを表す第３画像データとを付加して稟議書として印刷する印刷手段と、前記複数の回付先のいずれかにおいて読み取られた前記稟議書を表す第４画像データのうち、当該第４画像データに含まれる前記第３画像データから特定された前記自己のネットワークアドレスにより自己へ送信された当該第４画像データを受信する受信手段と、前記受信手段が受信した第４画像データに含まれる前記第２画像データに基づいて、前記原稿を識別する識別情報を取得する取得手段と、前記取得手段で取得された識別情報ごとに、当該識別情報を表す前記第２画像データを含む前記第４画像データが前記受信手段により受信された回数を特定する特定手段と、前記テーブルにおいて、前記特定手段が特定した前記回数の値と同じ値の順序を割り当てられた回付先の前記回付の状況を示すデータを、回付済みを示すデータに更新する更新手段とを具備することを特徴とする稟議書発行装置を提供する。

本発明に係る稟議書発行装置によれば、稟議書を印刷する際、印刷手段は自己のネットワークアドレスと、稟議書識別コードを付加する。そしてその稟議書識別コードに関連づけて記憶手段によって稟議書の回付状況を把握するテーブルを作成する。テーブルは、「回付順」、「回付先」、「回付状況」がそれぞれ関連づけられたレコードによって構成されており、そのうち、「回付順」、「回付先」は起案者によって入力される。なお「回付先」は１から始まる通し番号で入力される。起案者によって稟議書が回付され、その回付先から決済が行われた稟議書の画像データがネットワークを介して送信されると、認識手段によって、その画像データの稟議書識別コードを認識する。そして認識した稟議書識別コードと同じ稟議書識別コードのデータをテーブルから読み出し、その稟議書識別コードの稟議書の画像データを受信した回数と同じ値の「回付順」のレコードの「回付状況」に回付済みであることを示す回付済みデータを書き込んでいく。

また本発明は、前記記憶手段内のテーブルの内容を表示する表示手段を具備することを特徴とする稟議書発行装置を提供する。

この稟議書発行装置によれば、表示手段は回付済みデータが書き込まれたテーブルを表示する。

本発明の好ましい態様においては、前記表示手段は、前記受信手段が画像データを受信した時の時刻を認識する時刻認識手段を具備し、前記記憶手段内のテーブルの内容を表示する際、前記時刻認識手段が記憶している時刻を該テーブルに関連づけて表示する。このようにすれば起案者は稟議書の回付状況のより詳しい情報を知ることができる。

また、本発明は、稟議書の画像を読み取り、前記稟議書の画像データを生成する読取手段と、前記読取手段が読み取った画像からネットワークアドレスの画像を識別して、前記ネットワークアドレスを認識するネットワークアドレス認識手段と、前記読取手段が生成した前記稟議書の画像データを前記ネットワークアドレス認識手段が認識したネットワークアドレスに送信する送信手段と、前記稟議書発行装置とを具備することを特徴とする稟議書回覧システムを提供する。

この稟議書回覧システムによれば、稟議書発行装置から送信された稟議書の画像データに付加してあるネットワークアドレスを読取り、その読み取ったネットワークアドレス宛に画像データを送信する。このようにすれば、稟議書の画像データに付加したネットワークアドレスを元にネットワークを介して稟議書の画像データの送受信ができる。
また、この稟議書回覧システムは、前記テーブルを受信する受信装置を具備し、前記稟議書発行装置は、前記受信装置のネットワークアドレスを記憶するアドレス記憶手段と、前記記憶手段に記憶された前記テーブルを前記アドレス記憶手段に記憶されているネットワークアドレスに転送する転送手段とを具備するようにしてもよい。
また、この稟議書回覧システムは、前記稟議書発行装置と別に、前記稟議書の画像データを受信する受信装置を具備し、前記印刷手段は、前記自己のネットワークアドレスに加えて、前記受信装置のネットワークアドレスを画像化し、前記画像データに付加するようにしてもよい。この場合、前記受信装置を複数具備するようにしてもよい。

また、本発明は、ネットワークに接続される端末装置である稟議書発行装置が、原稿を識別する識別情報ごとに、順序を割り当てられた複数の回付先と、当該回付先における回付の状況をそれぞれ示すデータとを対応付けてテーブルに記憶する記憶ステップと、原稿を表す第１画像データに、当該原稿を識別する識別情報を表す第２画像データと自己のネットワークアドレスを表す第３画像データとを付加して稟議書として印刷する印刷ステップと、前記複数の回付先のいずれかにおいて読み取られた前記稟議書を表す第４画像データのうち、当該第４画像データに含まれる前記第３画像データから特定された前記自己のネットワークアドレスにより送信された当該第４画像データを受信する受信ステップと、前記受信ステップにおいて受信された第４画像データに含まれる前記第２画像データに基づいて、前記原稿を識別する識別情報を取得する取得ステップと、前記取得ステップにおいて取得された識別情報ごとに、当該識別情報を表す前記第２画像データを含む前記第４画像データが前記受信ステップにおいて受信された回数を特定する特定ステップと、前記テーブルにおいて、前記特定ステップにおいて特定された前記回数の値と同じ値の順序を割り当てられた回付先の前記回付の状況を示すデータを、回付済みを示すデータに更新する更新ステップとを実行する稟議書発行方法を提供する。

また、本発明は、コンピュータを原稿を識別する識別情報ごとに、順序を割り当てられた複数の回付先と、当該回付先における回付の状況をそれぞれ示すデータとを対応付けてテーブルに記憶する記憶手段と、原稿を表す第１画像データに、当該原稿を識別する識別情報を表す第２画像データと自己のネットワークアドレスを表す第３画像データとを付加して稟議書として印刷する印刷手段と、前記複数の回付先のいずれかにおいて読み取られた前記稟議書を表す第４画像データのうち、当該第４画像データに含まれる前記第３画像データから特定された前記自己のネットワークアドレスにより送信された当該第４画像データを受信する受信手段と、前記受信手段が受信した第４画像データに含まれる前記第２画像データに基づいて、前記原稿を識別する識別情報を取得する取得手段と、前記取得手段で取得された識別情報ごとに、当該識別情報を表す前記第２画像データを含む前記第４画像データが前記受信手段により受信された回数を特定する特定手段と、前記テーブルにおいて、前記特定手段が特定した前記回数の値と同じ値の順序を割り当てられた回付先の前記回付の状況を示すデータを、回付済みを示すデータに更新する更新手段として機能させるためのプログラムを提供する。

以下、本発明の第１実施形態について説明する。
[構成]
図１は、本発明の第１実施形態に関わる稟議進捗管理システム１の全体構成を示した図である。ＬＡＮ（Local Area Network）１００は例えば企業に設置された通信ネットワークであり、このＬＡＮ１００には、企業内の各部署に設けてある複合機２００Ａ〜２００Ｄ、そして複合機１０が接続されている。なお、このシステムにおいて、ＬＡＮ１００には多数の複合機が接続されるが、図面が煩雑になるのを防ぐため図１においては、複合機２００Ａ〜２００Ｄのみを図示している。

次に、複合機１０、複合機２００Ａ〜２００Ｄの構成について説明するが、これらの複合機は同じ構成であるため、複合機１０を代表にして説明する。本実施形態における複合機１０は、例えばカラープリンターやカラー複写機、或いはこれらの複数の機能を兼ね備えた複合機である。図２に示すように、複合機１０は画像形成ユニット２０、画像読取りユニット３０、原稿送り装置３１、給紙トレイ２２、排紙トレイ２４を具備している。原稿読取りユニット３０は原稿送り装置３１によって搬送された原稿を読み取る。そして読み取った画像を表す画像データを画像形成ユニット２０が形成する。このとき、複合機１０は給紙トレイ２２に格納してある用紙を図示せぬ搬送経路によって搬送し、その用紙上に画像形成ユニット２０が画像形成を行うようにする。そして画像形成した用紙を排紙トレイ２４に排紙する。

図３は複合機１０の制御系の構成を表すブロック図である。制御部１２は例えばＭＰＵ（Micro Processor Unit）や各種の特定用途向けのＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）を備えている。通信部４０はＬＡＮ１００を介して通信を行うためのインターフェースとして機能し、複合機１０は、通信部４０を介してパーソナルコンピュータやサーバマシン、複合機２００Ａ〜２００Ｄなどのホスト装置から送信されてくる画像データを受信する。そして画像データに基づいて画像形成処理を行う。

記憶部５０は、例えばハードディスク装置などの大容量記憶装置であり、制御プログラム５２、稟議書管理テーブルＴＢ２を記憶している。制御プログラム５２には制御部１２を制御するためのプログラムが記憶されている。

稟議書管理テーブルＴＢ２のフォーマットを図４に例示した。図４に示すように、稟議書管理テーブルＴＢ２には、「ファイル名」、「回付順」、「部署名」、「回付状況」の各フィールドが設けられている。「ファイル名」のフィールドには、稟議書のファイル名が格納され、「回付順」フィールドには稟議書を回付する順番が格納される。そして「部署名」フィールドには、稟議書の承認／否認を行う決裁者の所属部署の名前が格納され、「回付状況」フィールドには、決裁者に回付されたかどうかを示す回付状況が格納される。「回付状況」のデータが「１」の場合、回付済みであることを示し、「０」の場合、まだ回付されていないことを示す。「回付状況」の「０」から「１」へのデータ更新は、制御部１２が行い、データ更新の方法は、画像データの受信回数の値と同じ値をもつ「回付順」のレコードの「回付状況」を「０」から「１」にする。つまり、例えば、ｒｉｎｇｉ００１というファイル名の稟議書が回付され、その画像データを複合機１０が受信すると、ｒｉｎｇｉ００１の画像データを受信したのが初回であれば、「回付順」が「１」であるレコードの「回付状況」の値を「０」から「１」にする。２回目以降も同じように行う。

また、複合機１０は画像記憶部５４を有している。画像記憶部５４は画像読取りユニット３０が受信した画像や読み取った画像を記憶する。

また、複合機１０は操作部７０を有している。操作部７０は、液晶表示パネル７４と、制御部１２の制御の下に液晶表示パネル７４に対し各種表示制御を行う液晶ドライバ７８を有している。また、液晶表示パネル７４の表面には透明のタッチパネル７６が設けられており、操作者によってタッチされると、タッチパネル制御部７２がその位置座標を検出して制御部１２に送る。制御部１２においては、例えば、各種ボタンなどを液晶表示パネル７４に表示させるが、どの位置にどのようなボタンを表示したかを把握しているから、その状態においてタッチパネル制御部７２からタッチされた場所の位置座標が送られると、それらの相互の関係からどのボタンが押されているかを把握するようになっている。

[動作例]
次に、本発明の第１実施形態の動作について図面を参照して説明する。なお、以下の説明において、複合機１０の使用者を稟議書の起案者とし、複合機２００Ａの使用者を１番目の決裁者、複合機２００Ｂの使用者を２番目の決裁者、複合機２００Ｃの使用者を３番目の決裁者、複合機２００Ｄの使用者を４番目の決裁者として稟議書を回付する場合を想定して動作の説明を行う。

＜稟議書の回付開始＞
図５に複合機１０の制御部１２が行う処理を示した。まず、起案者は稟議書を原稿送り装置３１に設置し、タッチパネル７６を操作する。制御部１２は起案者の操作に基づいて液晶パネル７４に図６に示す稟議書メニュー６２を表示する（ステップＳＡ２）。図６に示すように、稟議書メニュー６２には「稟議開始」ボタンＢＴ１０、「回付状況照会」ボタンＢＴ２０、そして「起案者宛送付」ボタンＢＴ３０がある。起案者により「稟議開始」ボタンＢＴ１０がタッチされると（ステップＳＡ４；ＹＥＳ）、制御部１２には液晶パネル７４に図７のような部署名一覧テーブルＴＢ３と「回付開始」ボタンＢＴ１２を表示する（ステップＳＡ６）。部署名一覧テーブルＴＢ３は「部署名一覧」フィールドと、「回付順」フィールドからなっている。「部署名一覧」の欄に表示されているいずれかの部署名が起案者によってタッチされると、制御部１２はタッチされる順番に「回付順」フィールドに１から始まる通し番号を表示する。図７においては、総務部が最初にタッチされたため、総務部の「回付順」フィールドには「１」が表示され、次に法務部がタッチされたので法務部の「回付順」フィールドには「２」が表示されている。そして３番目にタッチされた経理部の「回付順」フィールドには「３」が、４番目にタッチされた事業部の「回付順」フィールドには「４」が各々表示されている。

そして「回付開始」ボタンＢＴ１２がタッチされると（ステップＳＡ８；ＹＥＳ）、制御部１２は部署名一覧テーブルＴＢ３をもとに図４（ａ）に示す稟議書管理テーブルＴＢ２を作成する（ＳＡ１０）。具体的には、稟議書管理テーブルＴＢ２の「ファイル名」のセルに稟議書のファイル名を格納する。本実施形態においては、ファイル名は制御部１２が自動設定する。ここでは、「ｒｉｎｇｉ００１」というファイル名が生成されている。「回付順」に、１から始まる通し番号を格納する。そして、回付順が「１」である行の部署名のセルに部署名一覧テーブルＴＢ３において回付順が「１」であった「総務部」を格納する。同じように、回付順が「２」である行の部署名のセルに部署名一覧テーブルＴＢ３において回付順が「２」であった「法務部」を格納し、回付順が「３」である行の部署名のセルには部署名一覧テーブルＴＢ３において回付順が「３」であった「経理部」を格納し、回付順が「４」である行の部署名のセルには部署名一覧テーブルＴＢにおいて回付順が「４」であった「事業部」を格納する。また、制御部１２は回付状況フィールドに格納されている回付状況データの値を全て「０」にする。

その後制御部１２は起案者が原稿送り装置３１に載置した原稿を画像読取りユニット３０によって読み取り、稟議書の原稿を画像データにする（ステップＳＡ１２）。このとき、稟議書の画像データに、複合機１０のネットワークアドレスと、稟議書のファイル名を付加する（ステップＳＡ１４）。通常ネットワークアドレスとファイル名は数値、及び文字であるため、ステップＳＡ１４においてはネットワークアドレスとファイル名をラスタ画像にエンコードして稟議書の画像データに付加する。ネットワークアドレスとファイル名を付加した稟議書Ｒ１を図８に示す。本実施形態においては、ネットワークアドレスとファイル名はバーコードにエンコードされる。図８に示したように稟議書Ｒ１の右上には複合機１０のネットワークアドレスとファイル名をそれぞれエンコードしたバーコード３４、バーコード３６が付加されている。なお、本実施形態では、バーコード３４、バーコード３６は右上に付加するようにしたが、右上に限るものではなく、稟議書の内容に影響を及ぼさない場所であるならば、どの場所に付加するようにしてもよい。このようにして画像形成が行われた稟議書Ｒ１を起案者は第１決裁者に回付する。

なお、起案者が次々に稟議書を作成し、それぞれの稟議書において上記のような複合機１０の操作を行うと、複合機１０は図４（ｂ）に示すように、それぞれの稟議書に対してファイル名を自動生成し、稟議書管理テーブルＴＢ２を作成する。

＜第１決裁者に回付＞
第１決裁者は稟議書Ｒ１を受け取ると、稟議の内容を確認し、稟議書Ｒ１の決裁欄に捺印をする。そして第１決裁者は複合機１０に稟議書Ｒ１の画像データを送信するために、複合機２００Ａの画像読取りユニット３０に稟議書Ｒ１を載置し、複合機２００Ａを操作する。

その時の制御部１２の具体的な動作を図５を用いて説明する。まず、制御部１２は第１決裁者の操作により稟議書メニュー６２を液晶パネル７４に表示する（ステップＳＡ２）。ここで液晶パネル７４に表示する稟議書メニュー６２は前述のように図６に示す画面である。第１決裁者が原稿読取りユニット３０に稟議書Ｒ１を載置し、「起案者宛送付」ボタンＢＴ３０をタッチすると（ステップＳＡ４；ＮＯ、ステップＳＡ２０；ＹＥＳ）、制御部１２は稟議書Ｒ１を読み取り、画像データにする（ステップＳＡ２２）。次に読み取った画像データのうち、稟議書Ｒ１の右上に印字されていたバーコード３４をデコードし、稟議書Ｒ１の送付先を特定する。このバーコード３４は複合機１０において複合機１０のネットワークアドレスがエンコードされたものなので、制御部１２はバーコード３４のデコードにより、複合機１０のネットワークアドレスを得る（ステップＳＡ２４）。そして、複合機１０のネットワークアドレスに稟議書Ｒ１の画像データを送信する（ステップＳＡ２６）。

複合機１０が複合機２００Ａから稟議書Ｒ１の画像データを受信したときの動作を図１０に示す。制御部１２は稟議書Ｒ１の画像データを記憶部５０の画像記憶部５４に格納する（ステップＳＢ２）。次に稟議書Ｒ１の右上に印字されたバーコード３６をデコードし、稟議書Ｒ１のファイル名を特定する（ステップＳＢ４）。ここでは、稟議書Ｒ１のファイル名は「ｒｉｎｇｉ００１」である。次に記憶部５０からファイル名がｒｉｎｇｉ００１である稟議書管理テーブルＴＢ２を読み出し（ステップＳＢ６）、稟議書管理テーブルＴＢ２の第１承認者の回付状況のセルの値を図１１に示すように「１」にする（ステップＳＢ８）。

ここで起案者によって稟議書の回付状況が閲覧された場合を図５を用いて説明する。制御部１２は起案者の操作に従って稟議書メニュー６２を液晶パネル７４に表示する（ステップＳＡ２）。そして起案者により、「回付状況照会」ボタンＢＴ２０がタッチされると（ステップＳＡ４；ＮＯ→ステップＳＡ２０；ＮＯ→ステップＳＡ２８；ＹＥＳ）、制御部１２は記憶部５０から稟議書管理テーブルＴＢ２を読み出す（ステップＳＡ２９）。そして、図１２に示す回付状況照会メニュー６４を液晶パネル７４に表示する（ステップＳＡ３０）。回付状況照会メニュー６４は稟議書管理テーブルＴＢ２と、「全稟議書印刷」ボタンＢＴ２２、「「まとめて１枚に印刷」ボタンＢＴ２４とから構成されている。この場合、第１承認者の回付状況のみが１になっているので、稟議書は第１承認者まで回付されたことがわかる。このように起案者は稟議書管理テーブルＴＢ２を閲覧することによって、稟議書がどこまで回付されているかを把握することができる。そして、起案者が「全稟議書印刷」ボタンＢＴ２２をタッチすると（ステップＳＡ３２；ＹＥＳ）と、制御部１２はその時点までに複合機２００Ａ〜２００Ｄから送付された画像データを画像記憶部５４から読み出す（ステップＳＡ３４）。そして読み出した稟議書の画像データを元に画像形成ユニット２０において画像形成を行う。この場合、送付された稟議書は第１決裁者が使用する複合機２００Ａから送付された稟議書Ｒ１のみなので、複合機１０は複合機２００Ａから送付された稟議書のみの画像形成を用紙に行い、その用紙を排紙トレイ２４に出力する（ステップＳＡ３６）。この時出力される用紙を図９に示す。

＜第２決裁者に回付＞
第１決裁者は複合機Ａを操作し稟議書Ｒ１の画像データを複合機１０に送信した後、稟議書Ｒ１を第２決裁者に回付する。第２決裁者は稟議書Ｒ１を受け取ると、稟議の内容を確認し、稟議書Ｒ１の決裁欄に捺印する。第２起案者は捺印をすると、複合機１０に稟議書Ｒ１の画像データを送信するために、複合機２００Ｂの画像読取りユニット３０に稟議書Ｒ１を載置し、複合機２００Ｂを操作する。複合機２００Ｂは複合機２００Ａと同様に前述の図５のステップＳＡ２０〜ＳＡ２６を行い、複合機１０に稟議書Ｒ１を送信する。つまり、第２決裁者の操作により、制御部１２は稟議書メニュー６２を液晶パネル７４に表示する（ステップＳＡ２）。「起案者宛送付」ボタンＢＴ３０が第２決裁者によってタッチされると（ステップＳＡ４；ＮＯ、ステップＳＡ２０；ＹＥＳ）、制御部１２は画像読取りユニット３０に載置された稟議書Ｒ１を読取り、稟議書Ｒ１の画像データを生成する（ステップＳＡ２２）。次に制御部１２は稟議書Ｒ１の右上に印字されていたバーコード３４を読み取り、複合機１０のネットワークアドレスを認識し（ステップＳＡ２４）、そのネットワークアドレスに稟議書Ｒ１の画像データを送信する（ステップＳＡ２６）。

複合機１０は複合機２００Ｂから稟議書Ｒ１の画像データを受信すると、前述した図１０の動作を行う。つまり、制御部１２は稟議書Ｒ１の画像データを画像記憶部５４に格納する（ステップＳＢ２）。次に稟議書Ｒ１の右上に印字されたバーコード３６をデコードし、稟議書Ｒ１のファイル名がｒｉｎｇｉ００１であることを特定し（ステップＳＢ４）、次に記憶部５０からファイル名がｒｉｎｇｉ００１である稟議書管理テーブルＴＢ２を読み出す（ステップＳＢ６）。そして稟議書管理テーブルＴＢ２の第２承認者の回付状況のセルの値を図１１に示すように「１」にする（ステップＳＢ８）。

ここで起案者が稟議書メニュー６２で「回付状況照会」ボタンＢＴ２０をタッチすると（ステップＳＡ２→ステップＳＡ４；ＮＯ→ステップＳＡ２０；ＮＯ→ステップＳＡ２８）、制御部１２は図１４に示す回付状況照会メニュー６４を液晶パネル７４に表示する（ステップＳＡ２９→ステップＳＡ３０）。この場合、第１承認者と、第２承認者の回付状況が１になっているので、稟議書は第２承認者まで回付されたことがわかる。そして、起案者によって「全稟議書印刷」ボタンＢＴ２２がタッチされると（ステップＳＡ３２；ＹＥＳ）、制御部１２は、複合機２００Ａと複合機２００Ｂから送付された稟議書のデータを読み出し（ステップＳＡ３４）、その稟議書データを元に画像形成ユニット２０において画像形成を行う。そして、画像形成を行った用紙を排紙トレイ２４に出力する（ステップＳＡ３２）。この時出力される用紙を図１３に示す。

また、起案者によって「まとめて１枚に印刷」ボタンＢＴ２４がタッチされた場合（ステップＳＡ３２；ＮＯ→ステップＳＡ３８；ＹＥＳ）、制御部１２はその時点までに送付された稟議書の画像データを画像記憶部５４から読み出し（ステップＳＡ４０）、図１５に示すように１枚の用紙に画像形成を行い用紙に出力する（ステップＳＡ４２）。このとき、制御部１２は用紙の左から右に向かって稟議書の画像データを受信した順に画像形成を行う。つまり、一番左には、複合機２００Ａから送信された稟議書の画像データを、２番目には複合機２００Ｂから送信された稟議書の画像データの画像形成を行う。

第２決裁者は複合機２００Ｂを操作し複合機１０に稟議書Ｒ１の画像データを送信した後、稟議書Ｒ１を第３決裁者に回付する。第３決裁者は稟議書Ｒ１を受け取ると、決裁を行った後、第１、第２決裁者と同じように、決裁を行った稟議書を複合機２００Ｃの画像読取りユニット３０に載置し、複合機２００Ｃを操作する。複合機２００Ｃは複合機２００Ａ、２００Ｂが行った前述の図５のステップＳＡ２→ステップＳＡ４；ＮＯ→ステップＳＡ２０；ＹＥＳ→ステップＳＡ２２〜ＳＡ２６を行い、複合機１０に第３決裁者が決裁を行った稟議書データを送信する。

複合機１０は複合機２００Ｃから第３決裁者が決裁を行った稟議書の画像データを受信すると、前述した図１０の動作を行う。つまり、制御部１２は複合機２００Ｃから送信された稟議書の画像データを画像記憶部５４に格納する（ステップＳＢ２）。次に稟議書Ｒ１の右上に印字されたバーコード３６をデコードし、稟議書Ｒ１のファイル名がｒｉｎｇｉ００１であることを特定する（ステップＳＢ４）。次に記憶部５０からファイル名がｒｉｎｇｉ００１である稟議書管理テーブルＴＢ２を読み出し（ステップＳＢ６）、稟議書管理テーブルＴＢ２の第３承認者の回付状況のセルの値を図１１に示すように「１」にする（ステップＳＢ８）。

その後第３決裁者は稟議書を第４決裁者に回付する。第４決裁者は稟議書を受け取ると、決裁を行った後、第１、第２、及び第３決裁者と同じように、決裁を行った稟議書を複合機２００Ｄの画像読取りユニット３０に載置し、複合機２００Ｄを操作する。複合機２００Ｄは図５のステップＳＡ２→ステップＳＡ４；ＮＯ→ステップＳＡ２０；ＹＥＳ→ステップＳＡ２２〜ＳＡ２６を行い、複合機１０に第４決裁者が決裁を行った稟議書データを送信する。

複合機１０は複合機２００Ｄから第４決裁者が決裁を行った稟議書の画像データを受信すると、稟議書の画像データを画像記憶部５４に格納する（ステップＳＢ２）。次に稟議書Ｒ１の右上に印字されたバーコード３６をデコードし、稟議書Ｒ１のファイル名がｒｉｎｇｉ００１であることを特定する（ステップＳＢ４）。次に記憶部５０からファイル名がｒｉｎｇｉ００１である稟議書管理テーブルＴＢ２を読み出し（ステップＳＢ６）、稟議書管理テーブルＴＢ２の第４承認者の回付状況のセルの値を図１１に示すように「１」にする（ステップＳＢ８）。

ここで、起案者が液晶パネル７４で稟議書メニュー６２の「回付状況照会」ボタンＢＴ２０をタッチすると、複合機１０は図１０に示した回付状況照会メニュー６４を表示する（図５ステップＳＡ２→ステップＳＡ４；ＮＯ→ステップＳＡ２０；ＮＯ→ステップＳＡ２８；ＹＥＳ→ステップＳＡ２９〜ステップＳＡ３０）。この時、稟議書管理テーブルＴＢ２の回付状況フィールドの値は、第４決裁者まで回付されたために、全て「１」になっている。

また、ここで起案者によって「まとめて１枚に印刷」ボタンＢＴ２４がタッチされると、複合機１０は図１７に示したように読み出した画像の画像形成を１枚の用紙上に行う（ステップＳＡ３２；ＮＯ→ステップＳＡ３８；ＹＥＳ→ステップＳＡ４０〜ステップＳＡ４２）。

本実施形態によれば、複合機１０はネットワークアドレスをエンコードして画像印刷し、複合機２００Ａ〜２００Ｄは複合機１０によって印刷されたネットワークアドレスを読み取って、複合機１０のネットワークアドレスを把握して画像データの送信を行う。これにより、複合機１０に稟議書の回付状況の情報が集まる。複合機１０はその情報を液晶パネル７４に表示するので、起案者は回付されている稟議書そのものの承認欄を見なくても、稟議の進捗状況を把握することができる。また、決裁者においても、送付先のアドレス等の入力をする必要がなく稟議書をスキャンするのみでよいので、コピーをする感覚で容易に起案者の複合機に稟議書の画像データを送付することができる。また、決裁者に稟議書の原本を回付するため、従来とまったく同様の方法で稟議を回付することが出来る。このことは、コンピュータなど、いわゆるＩＴ（Information Technology）機器の操作に不慣れな利用者でも、稟議書の進捗管理に従事できる。また、システムの維持管理や、操作方法の習熟にかける手間から解放される。

[変形例]
なお、稟議書管理テーブルＴＢ２を液晶パネル７４に表示する際、複合機２００Ａ〜２００Ｄのそれぞれから送信された稟議書を受信した日時、時刻等も表示するようにしてもよい。このとき、稟議書を受信した時刻を記憶部５０において記憶しておき、稟議書管理テーブルＴＢ２を液晶パネル７４に表示するとき、稟議書管理テーブルＴＢ２と共に、記憶しておいた時刻を呼び出すようにすればよい。

また、図１０のステップＳＢ８において稟議書管理テーブルＴＢ２の「回付状況」を「０」から「１」に更新する際、本実施形態においては稟議書の画像データの受信回数を元に更新するセルを特定したが、図１８のようなアドレス一覧テーブルを元に更新するセルを特定してもよい。つまり、画像データの送付元のネットワークアドレスとアドレス一覧テーブルＴＢ４から「部署名」を特定し、その「部署名」と同じレコードの「回付状況」を「０」から「１」に更新するようにしてもよい。このとき、アドレス一覧テーブルＴＢ４は記憶部５０に格納するものとする。この構成によれば、例えば１番目の決裁者が２番目の決裁者を飛ばして、３番目の決裁者に回付してしまった場合、複合機１０が受信する画像データの受信回数は２回であるが、送付元のネットワークアドレスから稟議書が回付されたのは１番目と３番目の決裁者であることがわかる。そのため、起案者は２番目の起案者に稟議書の回付をし直す等のより詳しい進捗管理を行うことができる。

また、図１８においては、画像データの送付元のネットワークアドレスから部署名を特定したが、ネットワークアドレスに限らず、例えばＩＤ番号等といった部署を特定する情報（回付先の端末を特定する情報）であればどのような情報でもよい。その場合、図１８の「アドレス」フィールドにはそのとき設定した特定情報が格納される。

また、稟議書管理テーブルＴＢ２を液晶パネル７４に表示することで、起案者が稟議の進捗状況を把握できるようにしたが、稟議書管理テーブルＴＢ２を表示するのではなく、複合機２００Ａ〜２００Ｄから送信される稟議書の画像データを表示するようにしてもよい。この場合、稟議書管理テーブルＴＢ２の回付状況を見なくとも、稟議書の画像データの中の日付印や決裁印を参照することで、稟議の進捗状況を把握することができる。

また、複合機２００Ａ〜Ｄが稟議書Ｒ１の画像データを送信する送信先は複合機１０のみであったが、複合機１０のみに限らず、例えば起案者が稟議書を作成したパーソナルコンピュータ（起案者ＰＣ）にも送信するようにしてもよい。またさらに、稟議書を回付するのが起案者とは別（回付者）である場合は、その回付者が所属する部署に設置してある複合機（回付者複合機）にも稟議書Ｒ１の画像データを送信するようにしてもよい。このときのシステムの全体構成を図１９に示す。この場合、複合機１０に記憶部１０ａを設け、この記憶部１０ａに起案者ＰＣ６０、回付者複合機６６のネットワークアドレスを登録しておく。そして複合機１０は稟議書Ｒ１にネットワークアドレスを付加するとき、自己のネットワークアドレスをデコードすると共に、起案者ＰＣ６０と回付者複合機６６のネットワークアドレスもデコードする。そして、デコードしたそれぞれのネットワークアドレスを付加する。これらのネットワークアドレスが付加された稟議書Ｒ１は決裁者に回覧された後、決裁者の操作により複合機２００Ａ〜２００Ｄから画像データとして送信される。その際、複合機２００Ａ〜２００Ｄは稟議書Ｒ１に付加されている複合機１０、起案者ＰＣ、そして回付者複合機のネットワークアドレスをエンコードし、それぞれのネットワークアドレスに稟議書Ｒ１の画像データを送信する。つまり、複合機１０、起案者ＰＣ、そして回付者複合機に画像データを送信する。このようにすることで、稟議の進捗状況を複合機１０のみでなく、起案者ＰＣ６０、回付者複合機６６においても把握することができる。また、稟議書管理テーブルＴＢ２の回付状況を見なくとも、稟議書の画像データの中の日付印や決裁印を参照することで、稟議の進捗状況を把握することができる。

また、複合機１０が稟議書管理テーブルＴＢ２を起案者ＰＣ６０、回付者複合機６６に送信するようにしてもよい。この場合、複合機１０に記憶部１０ｂを設け記憶部１０ｂに起案者ＰＣ６０と回付者複合機６６のネットワークアドレスを登録しておく。そして複合機１０は複合機２００Ａ〜２００Ｄのそれぞれから送信された稟議書Ｒ１の画像データを元に作成、更新した稟議書管理テーブルＴＢ２を起案者ＰＣ６０、回付者複合機６６に送信する。送信するタイミングは稟議書管理テーブルＴＢ２を更新した時であっても良いし、稟議が完了した時点、つまり複合機２００Ｄからの画像データを受信し、その画像データを元に更新した最終的な稟議書管理テーブルＴＢ２を作成し終わった時でも良い。このようにすれば、複合機１０が付加するネットワークアドレスは自己のネットワークアドレスのみでよい。また、複合機１０のみでなく、起案者ＰＣ６０、回付者複合機６６においても稟議書管理テーブルＴＢ２を参照することができる。

次に第２実施形態について説明する。第１実施形態においては、稟議書管理テーブルＴＢ２を液晶パネル７４において表示したが、第２実施形態においてはクライアントＰＣ１４の表示部において表示する。それ以外の構成、動作については第１実施形態と同様のため説明を省略する。

第２実施形態に係る稟議進捗管理システム２の全体構成を図２０に示す。ＬＡＮ（Local Area Network）１００には、複合機１０’、クライアントＰＣ１４が接続されている。複合機１０’はＨＴＭＬ（Hypertext Markup Language）で記述されたファイル形式のデータ（以下、ＨＴＭＬファイルという）を記憶しており、このＨＴＭＬファイルをクライアントＰＣ１４からのリクエストに応じて送信するようになっている。また、クライアントＰＣ１４は、例えばパーソナルコンピュータ等であり、ＣＰＵ（Central Processing Unit）やＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）等によって構成される制御部と、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）等の記憶部と、ＬＡＮ１００を介して通信を行う通信インターフェース等の機能を具備した通信部と、液晶ディスプレイ装置等の表示部と、キーボードやマウス等の操作部とを備えている。クライアントＰＣ１４の記憶部にはＷＷＷブラウザプログラムが記憶されている。制御部がこのＷＷＷブラウザプログラムを実行することによって、クライアントＰＣ１４は複合機１０’とＬＡＮを介してＨＴＴＰ（Hypertext Transfer Protocol）に従った通信を行い、複合機１０’によって送信されてくるＨＴＭＬファイルを受信すると、その内容を解釈して各種情報を表示部に表示するようになっている。

複合機１０’の構成を図２１に示す。図２１に示すように、複合機１０’は記憶部５０にクライアントＰＣ１４に提供される多数のＨＴＭＬファイル群５６が記憶されている。ＨＴＭＬファイル群５６に含まれる各々のＨＴＭＬファイルはそれぞれハイパーリンクによって階層的に関連づけられており、クライアントＰＣ１４のユーザがこれらＨＴＭＬファイルのハイパーリンクを一つずつ辿っていくことによって、クライアントＰＣ１４は複合機１０’からＨＴＭＬファイルを一つずつ取得して表示部に表示することが出来るようになっている。また制御プログラム５２には、クライアントＰＣ１４に稟議書を照会する手順が記述された照会プログラム５５が含まれている。

図２２は、照会プログラムに記述された手順を示すフローチャートである。図２２において、複合機１０’の制御部１２は照会画面を要求するＨＴＴＰリクエストを通信部４０が受信したことを検知すると（ステップＳＣ２；ＹＥＳ）、これに応じて、照会画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを記憶部５０から読み出す（ステップＳＣ４）。次いで、制御部１２は、上記ＨＴＭＬファイルを含むＨＴＴＰレスポンスを生成し、通信部４０によって上記ＨＴＴＰリクエストの送信元のクライアントＰＣ１４に送信する（ステップＳＣ６）。次に、制御部１２は、照会要求をパラメータとして含むＨＴＴＰリクエストを通信部４０が受信したことを検知すると（ステップＳＣ８；ＹＥＳ）、画像記憶部５４に格納していた稟議書の画像データを上記ＨＴＴＰリクエストの送信元のクライアントＰＣ１４に送信する（ステップＳＣ１０）。クライアントＰＣ１４は送信された稟議書の画像データを表示する。

次に、図２３参照しながら、具体的な動作について説明する。図２３においてまず、起案者はクライアントＰＣ１４の操作部を操作してＷＷＷブラウザプログラムを起動させる。次いで、起案者が複合機１０’によって用意されている照会画面のＵＲＬを入力或いは選択すると、クライアントＰＣ１４は、そのＵＲＬを含むＨＴＴＰリクエストｒ１を送信する。

複合機１０’は、上記ＨＴＴＰリクエストｒ１を受信すると、図２２に示したステップＳＢ２→ＳＢ４→ＳＢ６という処理を経て、照会画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを含むＨＴＴＰレスポンスｒ２をクライアントＰＣ１４に送信する。

クライアントＰＣ１４はＨＴＴＰレスポンスｒ２を受信すると、これに含まれているＨＴＭＬファイルの内容を解釈して表示部に照会画面を表示する。この照会画面には稟議書の照会を要求するための照会ボタンが設けられている。起案者によってこの照会ボタンがクリックされると、クライアントＰＣ１４は照会要求をパラメータとして含むＨＴＴＰリクエストｒ３を複合機１０’に送信する。複合機１０’は、このＨＴＴＰリクエストｒ３を受信すると、図２２のステップＳＢ８→ＳＢ１０の処理を行う。複合機１０’はＨＴＴＰリクエストｒ４を受信すると、稟議書の画像データを含むＨＴＴＰレスポンスｒ４をクライアントＰＣ１４に送信する。

本実施形態によれば、起案者は稟議書回付の進捗状況をオンラインで、即座に確認できる。また、画像にて確認できるので、利用者にとってわかりやすい。さらに、各決裁者のコメントなども即座にわかるため、コメントに対する対処を迅速にできる。

本発明の第１実施形態に係るシステムの全体構成を示すブロック図である。 同実施形態における複合機の斜視図である。 同実施形態における複合機の構成を示すブロック図である。 同実施形態における稟議書管理テーブルのフォーマットである。 同実施形態における複合機が行う処理を示したフローチャートである。 同実施形態における複合機の操作部に表示する稟議書メニューである。 同実施形態における記憶部に記憶する部署名一覧テーブルのフォーマットの例である。 同実施形態における稟議書のフォーマットである。 同実施形態における第１承認者によって決裁が行われた稟議書である。 同実施形態における複合機が行う処理を示したフローチャートである。 同実施形態における第１承認者によって決裁が行われたテーブルに更新をした稟議書である。 同実施形態における複合機の操作部に表示する稟議書の回付状況照会メニューである。 同実施形態における第２承認者まで決裁が行われた稟議書である。 同実施形態における複合機の操作部に表示する稟議書の回付状況照会メニューである。 同実施形態における稟議書の出力例である。 同実施形態における複合機の操作部に表示する稟議書の回付状況照会メニューである。 同実施形態における稟議書の出力例である。 同実施形態におけるアドレス一覧テーブルのフォーマットである。 同実施形態の変形例におけるシステムの全体構成を示すブロック図である。 本発明の第２実施形態に係るシステムの全体構成を示すブロック図である。 同実施形態における複合機の構成を示すブロック図である。 同実施形態における複合機が行う処理を示したフローチャートである。 同実施形態におけるシステム全体の動作例を示すシーケンス図である。

符号の説明

１・・・第１実施例の稟議書進捗管理システム、２・・・第２実施例の稟議書進捗管理システム、１０・・・第１実施例の複合機（第１複合機）、１０’・・・第２実施例の複合機、１２・・・制御部、１４・・・クライアントＰＣ、２０・・・画像形成ユニット、２２・・・給紙トレイ、３０・・・画像読取ユニット、３４・・・ネットワークアドレス、４０・・・通信部、５０・・・記憶部、７０・・・操作部、７２・・・タッチパネル制御部、７４・・・液晶パネル、７６・・・タッチパネル、７８・・・液晶ドライバ、１００・・・ＬＡＮ、２００Ａ〜２００Ｄ・・・複合機（第２複合機）

Claims (9)

1. 原稿を識別する識別情報ごとに、順序を割り当てられた複数の回付先と、当該回付先における回付の状況をそれぞれ示すデータとを対応付けてテーブルに記憶する記憶手段と、
   原稿を表す第１画像データに、当該原稿を識別する識別情報を表す第２画像データと自己のネットワークアドレスを表す第３画像データとを付加して稟議書として印刷する印刷手段と、
   前記複数の回付先のいずれかにおいて読み取られた前記稟議書を表す第４画像データのうち、当該第４画像データに含まれる前記第３画像データから特定された前記自己のネットワークアドレスにより自己へ送信された当該第４画像データを受信する受信手段と、
   前記受信手段が受信した第４画像データに含まれる前記第２画像データに基づいて、前記原稿を識別する識別情報を取得する取得手段と、
   前記取得手段で取得された識別情報ごとに、当該識別情報を表す前記第２画像データを含む前記第４画像データが前記受信手段により受信された回数を特定する特定手段と、
   前記テーブルにおいて、前記特定手段が特定した前記回数の値と同じ値の順序を割り当てられた回付先の前記回付の状況を示すデータを、回付済みを示すデータに更新する更新手段と
   を具備することを特徴とする稟議書発行装置。
2. 前記記憶手段内のテーブルの内容を表示する表示手段
   を具備することを特徴とする請求項１に記載の稟議書発行装置。
3. 前記表示手段は、前記受信手段が画像データを受信した時の時刻を認識する時刻認識手段を具備し、前記記憶手段内のテーブルの内容を表示する際、前記時刻認識手段が記憶している時刻を該テーブルに関連づけて表示する
   ことを特徴とする請求項２に記載の稟議書発行装置。
4. 稟議書の画像を読み取り、前記稟議書の画像データを生成する読取手段と、
   前記読取手段が読み取った画像からネットワークアドレスの画像を識別して、前記ネットワークアドレスを認識するネットワークアドレス認識手段と、
   前記読取手段が生成した前記稟議書の画像データを前記ネットワークアドレス認識手段が認識したネットワークアドレスに送信する送信手段と、
   請求項１乃至３いずれかに記載の稟議書発行装置と
   を具備することを特徴とする稟議書回覧システム。
5. 前記テーブルを受信する受信装置を具備し、
   前記稟議書発行装置は、
   前記受信装置のネットワークアドレスを記憶するアドレス記憶手段と、
   前記記憶手段に記憶された前記テーブルを前記アドレス記憶手段に記憶されているネットワークアドレスに転送する転送手段と
   を具備することを特徴とする請求項４に記載の稟議書回覧システム。
6. 前記稟議書発行装置と別に、前記稟議書の画像データを受信する受信装置を具備し、
   前記印刷手段は、前記自己のネットワークアドレスに加えて、前記受信装置のネットワークアドレスを画像化し、前記画像データに付加する
   ことを特徴とする請求項４に記載の稟議書回覧システム。
7. 前記受信装置を複数具備する
   ことを特徴とする請求項６に記載の稟議書回覧システム。
8. ネットワークに接続される端末装置である稟議書発行装置が、
   原稿を識別する識別情報ごとに、順序を割り当てられた複数の回付先と、当該回付先における回付の状況をそれぞれ示すデータとを対応付けてテーブルに記憶する記憶ステップと、
   原稿を表す第１画像データに、当該原稿を識別する識別情報を表す第２画像データと自己のネットワークアドレスを表す第３画像データとを付加して稟議書として印刷する印刷ステップと、
   前記複数の回付先のいずれかにおいて読み取られた前記稟議書を表す第４画像データのうち、当該第４画像データに含まれる前記第３画像データから特定された前記自己のネットワークアドレスにより送信された当該第４画像データを受信する受信ステップと、
   前記受信ステップにおいて受信された第４画像データに含まれる前記第２画像データに基づいて、前記原稿を識別する識別情報を取得する取得ステップと、
   前記取得ステップにおいて取得された識別情報ごとに、当該識別情報を表す前記第２画像データを含む前記第４画像データが前記受信ステップにおいて受信された回数を特定する特定ステップと、
   前記テーブルにおいて、前記特定ステップにおいて特定された前記回数の値と同じ値の順序を割り当てられた回付先の前記回付の状況を示すデータを、回付済みを示すデータに更新する更新ステップと
   を実行することを特徴とする稟議書発行方法。
9. コンピュータを
   原稿を識別する識別情報ごとに、順序を割り当てられた複数の回付先と、当該回付先における回付の状況をそれぞれ示すデータとを対応付けてテーブルに記憶する記憶手段と、
   原稿を表す第１画像データに、当該原稿を識別する識別情報を表す第２画像データと自己のネットワークアドレスを表す第３画像データとを付加して稟議書として印刷する印刷手段と、
   前記複数の回付先のいずれかにおいて読み取られた前記稟議書を表す第４画像データのうち、当該第４画像データに含まれる前記第３画像データから特定された前記自己のネットワークアドレスにより送信された当該第４画像データを受信する受信手段と、
   前記受信手段が受信した第４画像データに含まれる前記第２画像データに基づいて、前記原稿を識別する識別情報を取得する取得手段と、
   前記取得手段で取得された識別情報ごとに、当該識別情報を表す前記第２画像データを含む前記第４画像データが前記受信手段により受信された回数を特定する特定手段と、
   前記テーブルにおいて、前記特定手段が特定した前記回数の値と同じ値の順序を割り当てられた回付先の前記回付の状況を示すデータを、回付済みを示すデータに更新する更新手段
   として機能させるためのプログラム。

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