JP4747945B2 - 電子決裁処理方法及びプログラム - Google Patents
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Description
(1)決裁者が不在の場合にも決裁処理が滞らないように、代理決裁者が代わりに決裁処理を行えたり、上位決裁者が先に引上げて決裁処理を行えたりすることで、柔軟な決裁処理を実現する。
(2)起案者が他部署の中の決裁ルートを把握していなくても決裁処理が滞らない為に、部署の決裁ルートである「受付け」を設けることで、起案者は他部署の中の決裁ルートを意識せずに済むようになる。
(3)案件に付箋またはコメントを付けることで、起案者または決裁者に対して自分の考えを伝えることができ、案件を適切に判断することが可能となる。
(4)未決ボックス画面に案件のフィルタリング機能を実装することで、決裁すべき案件をすぐに見つけることが可能となる。
(5)電子データとは別に紙ベースで資料を回覧している場合に、電子データの回覧ルートと同じ内容を印刷して資料の頭紙としてつけて回覧し、決裁ルート誤りのない確実な回覧が可能となる。
等を実装することで、迅速かつ確実な決裁処理を実現することが開示されている。
<システム全体構成>
図1は、本実施形態に関る電子決裁処理システム1000の全体構成を示す図である。本実施の形態における電子決裁処理システム1000は、ネットワーク4を介して情報処理装置(サーバ装置)1とユーザ端末2とが通信可能に接続されて構成される。尚、本実施の形態における電子決裁処理システム1000は、ユーザ端末/サーバ型やWeb型等、システム形態は問わない。
<情報処理装置>
情報処理装置1は、処理部(CPU等)11と出力部12と記憶部13と入力部14と通信部15とを備えて構成される。処理部11は出力部12と記憶部13と入力部14と通信部15に接続され、情報処理装置1全体を制御する。処理部11は記憶部13に格納されている制御プログラムを実行する。出力部12は処理部11から出力命令が出された情報を出力し、ディスプレイやプリンタ等の出力機器全般によって実現される。記憶部13はハードディスクやRAM等の記憶装置によって実現され、処理部11によって情報が読み出されたり書き込まれたりする。入力部14はテキストデータを入力するキーボードや画像データを読み込むスキャナ等で実現され、入力されたデータは処理部11に渡される。通信部15はネットワーク4との接続インタフェースであり、ネットワーク4を介してユーザ端末2と情報の送受信を行う。
<ユーザ端末>
ユーザ端末2は、処理部21と出力部22と入力部23とタグ読取部24と通信部25と記憶部26とを備えて構成される。処理部21は出力部22と入力部23とタグ読取部24と通信部25と記憶部26に接続され、ユーザ端末2全体を制御する。処理部21は記憶部26に格納されている制御プログラムを実行する。出力部22は処理部21から出力命令が出された情報を出力し、ディスプレイやプリンタ等の出力機器全般によって実現される。入力部23はテキストデータを入力するキーボードや画像データを読み込むスキャナ等で実現され、入力されたデータは処理部21に渡される。タグ読取部24は紙添付資料3の表紙31に埋め込まれたタグを読み取るリーダによって構成され、読み込まれたデータは処理部21に渡される。通信部25はネットワーク4との接続インタフェースであり、ネットワーク4を介して情報処理装置1と情報の送受信を行う。
<情報処理装置の記憶部に保持されるデータベース及び制御プログラムの機能説明>
図2は、情報処理装置1の記憶部13に保持されるデータベース及び処理部11が実行する制御プログラムの機能を示す図である。
<ユーザ端末の記憶部に保持されるプログラムの機能説明>
図3は、ユーザ端末2の処理部21が実行する制御プログラムの機能を示す図である。図3に示すように、ユーザ端末2の処理部21が実行する制御プログラム300は、ユーザ認証機能211、案件登録機能212、決裁処理機能213を含む。
<データベースのデータ構成と概要>
次に、本発明の実施形態に関る情報処理装置1の記憶部13が保持する各データベースのデータ構成と概要を、図4乃至図7を参照して説明する。但し、図示のデータ項目は説明例であり、特定的な記述が無い限り、並び順や、形式や、図示されていない付加情報は限定しない。
<電子決裁処理の概要説明>
図8は、本実施の形態に関る電子決裁処理フローの概要を説明するための図である。図4乃至図7に示すデータ例を元に、電子決裁フローの概要を説明する。尚、図8に示すように、決裁フローは、起案(ステップS101)→1人目(ユーザA)承認(S102)→2人目(ユーザB)承認(S103)→最終者決裁(S104)の順に進むものとする。
<起案処理の説明>
図9、図10は、本実施の形態に関る起案処理を説明するための図である。
起案処理を実施する場合、まず情報処理装置1の処理部11が案件入力画面を生成し(ステップS201)、通信部15から案件入力画面をネットワーク4を介してユーザ端末2へ送信する(S202)。ユーザ端末2の処理部21は、通信部25で受け取った案件入力画面を出力部22に表示するように制御する(S203)。表示結果の一例を図11に示す。
<起案処理時の画面の説明>
図11乃至図14は、起案処理においてユーザ端末2の出力部22に表示される画面の一例を表している。図11は、ユーザが案件情報を入力する画面例91を示す図である。図11に示すように画面91には、案件情報の入力欄911と登録ボタン912と取消ボタン913を有する。案件情報の入力欄911には、起案者がユーザ端末2から案件名や起案日といった案件情報を入力し、登録ボタン912をクリックすると、入力された案件情報がネットワーク4を介して情報処理装置1へ送信され、図12に示す決裁フロー入力画面92に遷移する。取消ボタン913をクリックすると案件情報入力処理を中断し、起案処理を終了する。
<決裁処理の説明>
図15、図16は、本実施の形態に関る決裁処理を説明するための図である。決裁処理を実施する場合、まず情報処理装置1の処理部11が審査待案件一覧画面を生成し(S301)、通信部15から審査待案件一覧情報(審査待案件一覧画面と審査者(ユーザ)の審査対象である案件情報(案件ID、案件名、起案日))を、ネットワーク4を介してユーザ端末2へ送信する(S302)。ユーザ端末2の処理部21は、通信部25で受け取った審査待案件一覧画面を出力部22に表示するように制御する(S303)。表示結果の一例を図17に示す。ここで、審査待ち案件一覧画面に出力される案件情報は、決裁フローDB134において、決裁順序52が自分の1つ手前のユーザまで全員、完了状態54が“完了”となっており、自分の完了状態54が“未完了”となっているものとなる。
<決裁処理時の画面の説明>
図17乃至図20は、決裁処理においてユーザ端末2の出力部22に表示される画面の一例を表している。図17は、ユーザが審査する案件を選択する画面例101を示す図である。画面101には、案件選択欄1011と審査ボタン1012と取消ボタン1013を備えている。案件選択欄1011には、ユーザ自身が次審査者である案件情報が表示され、ユーザはこの一覧のなかから審査する案件の選択欄にチェックする。審査ボタン1012をクリックすると、案件選択欄1011で選択された案件情報の審査処理に移り、画面102もしくは画面103に遷移する。取消ボタン1013をクリックすると案件の審査処理を中断し、決裁処理を終了する。
Claims (6)
- 端末とネットワークを介して接続された情報処理装置における電子決裁処理方法であって、
前記情報処理装置には、
案件識別情報と、案件名と、起案日と、を対応付けて記憶する第1の記憶部と、
案件識別情報と、決裁順序情報と、ユーザ情報と、決裁処理状況情報と、を対応付
けて記憶する第2の記憶部と、
前記案件識別情報と、該案件の添付資料を識別する添付資料識別情報と、添付資料名と、紙添付資料又は電子添付資料の区別を示す添付資料の区分情報と、前記添付資料が紙添付資料の場合に該紙添付資料に埋め込まれているタグ情報と、を対応付けて記憶する第3の記憶部と、
前記案件識別情報と、該案件に関して審査対象外の前記添付資料識別情報と、前記決裁順序情報と、を対応付けて記憶する第4の記憶部と、
が具備されており、
前記情報処理装置により、
前記第1、第2の記憶部を参照して、審査者(決裁者)の審査待案件一覧が表示された審査待案件一覧画面を生成し、該画面を前記ネットワークを介して前記端末に送信し、
前記端末から、審査を行う案件の前記案件識別情報を前記ネットワークを介して受信し、
前記第3、第4の記憶部を参照し、前記受信した案件識別情報で識別される案件に関して紙添付資料が有るかどうかを判断し、
前記判断の結果、紙添付資料が有る場合、前記第3の記憶部から該当紙添付資料の
情報を取得して紙添付資料一覧画面を生成し、該画面を前記ネットワークを介して前
記端末に送信し、
前記端末から、前記案件識別情報と該案件の紙添付資料に埋め込まれた前記タグ情報を前記ネットワークを介して受信し、
前記第3の記憶部に前記受信した案件識別情報とタグ情報が登録されているかどうかを判断し、
前記判断の結果、前記受信した案件識別情報とタグ情報が前記第3の記憶部に登録されている場合に、前記第3の記憶部から該当電子添付資料の情報を取得し、前記紙添付資料、前記電子添付資料の情報及び前記第1の記憶部に記憶されている当該案件の情報を含む内容審査画面を生成し、該画面を前記ネットワークを介して前記端末に送信し、
前記端末から、案件識別情報と決裁順序情報と承認情報を含む決裁処理情報を前記
ネットワークを介して受信し、
前記第2の記憶部の該当案件について決裁処理状況情報を決裁が完了したことを示す情報に更新し、
前記第3の記憶部を参照し、当該案件について、他に審査対象の前記紙添付資料が有るかどうかを判断し、
前記判断の結果、他に審査対象の前記紙添付資料が有る場合、前記第2、第3、第4の記憶部を参照して、該紙添付資料の次承認者情報を取得して紙添付資料次審査画面を生成し、該画面を前記ネットワークを介して前記端末に送信し、
前記端末から、確認済を示す情報を前記ネットワークを介して受信すると、決裁完了画面を生成し、該画面を前記端末に送信する、
ことを特徴とする電子決裁処理方法。 - 前記情報処理装置により、
前記第3、第4の記憶部を参照し、前記受信した案件識別情報で識別される案件に関して紙添付資料が有るかどうかを判断し、
前記判断の結果、紙添付資料が無い場合、前記第3の記憶部から該当電子添付資料の情報を取得し、該電子添付資料の情報及び前記第1の記憶部に記憶されている当該案件の情報を含む内容審査画面を生成し、該画面を前記ネットワークを介して前記端末に送信する、
ことを特徴とする請求項1に記載の電子決裁処理方法。 - 前記情報処理装置により、
前記第3の記憶部に前記受信した案件識別情報とタグ情報が登録されているかどうかを判断し、
前記判断の結果、前記受信した案件識別情報とタグ情報が前記第3の記憶部に登録されていない場合、その旨を前記ネットワークを介して前記端末に送信する、
ことを特徴とする請求項1に記載の電子決裁処理方法。 - 前記情報処理装置により、
前記第3、第4の記憶部を参照して、審査対象の電子添付資料があるかどうかを判断し、
前記判断の結果、前記審査対象の電子添付資料が無い場合、前記紙添付資料の情報及び前記第1の記憶部に記憶されている当該案件の情報を含む内容審査画面を生成し、該画面を前記ネットワークを介して前記端末に送信する、
ことを特徴とする請求項1に記載の電子決裁処理方法。 - 前記情報処理装置により、
前記第3の記憶部を参照し、当該案件について、他に審査対象の前記紙添付資料が有るかどうかを判断し、
前記判断の結果、他に審査対象の前記紙添付資料が無い場合、決裁完了画面を生成し、該画面を前記端末に送信する、
ことを特徴とする請求項1に記載の電子決裁処理方法。 - コンピュータを制御して、請求項1乃至請求項5の何れか1項に記載の電子決裁処理方法を実行するプログラム。
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