JP2015187821A - 書類管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】申込書類を安全に且つ正しく管理する。【解決手段】不備がない申込書類である所定数の正常書類に対応する正常確認コードと不備がある申込書類である不備書類それぞれに対応する不備確認コードとを発行する第１の発行工程と、正常確認コードに所定数の機械読取コードを関係付ける第１の正常書類関係付け工程と、不備確認コードに機械読取コードを１対１で関係付ける第１の不備書類関係付け工程と、正常確認コードに関係付けられた所定数の機械読取コードにしたがって、所定数の正常書類に記載されたテキスト情報をデータベースに登録する登録工程と、を有する。【選択図】図１

Description

本発明は、書類管理方法に関する。

バーコードを製品に付し、各製造工程でそのバーコードを読み取ることにより製造履歴管理を行う、製造工程の工程管理システムが知られている（例えば、特許文献１参照）。また、製造ラインにおける製品の組み立て工程において、製品にロットカード、部品に部品カードをそれぞれ貼付し、部品を選択する際にロットカードと部品コードとを読み取って関係付けることによって関係付けのルールが正しいか否かをチェックし、部品の選択ミスを防止する製造管理システムが知られている（例えば、特許文献２参照）。

従来、ユーザから送付された保険書類等の申込書類の受付業務において、特許文献１に記載された技術のように、受け付けた申込書類に帳票バーコードを貼付し、仕分け、断裁、スキャニング等の各工程において帳票バーコードを読み取る作業を行うことで履歴を管理することが行われている。また、特許文献２に記載されたロット管理方法のように、受け付けた申込書類をバッチと呼ばれる集合により管理し、バッチを識別する管理バーコードが印刷されたバッチ確認票と複数の申込書類とをまとめるとともに、管理バーコードと帳票バーコードとを関係付けて工程履歴の管理を行っている。

特開平５−２３３６４１号公報 特開２００１−３２５０１９号公報

しかしながら、受け付けた申込書類の中には不備がある帳票が含まれていることがあり、この不備がある帳票（不備帳票）については、不備が解消するまで人為的に管理するしかなく、不備の解消までに不備帳票を紛失するおそれがある。また、不備を解消させるために行う電話問い合わせでは、オペレータが現物である不備帳票を見ながら電話をしているため、作業が煩雑であり、且つ不備帳票を紛失するおそれがある。
そこで、本発明は上記事情に鑑みてなされたものであり、申込書類を安全に且つ正しく管理することができる書類管理方法を提供することを目的とする。

［１］上記の課題を解決するため、本発明の一態様である書類管理方法は、機械読取コードが設けられた申込書類にユーザにより記載されたテキスト情報をデータベースに登録する書類管理方法であって、不備がない申込書類である所定数の正常書類に対応する正常確認コードと不備がある申込書類である不備書類それぞれに対応する不備確認コードとを発行する第１の発行工程と、前記正常確認コードに前記所定数の機械読取コードを関係付ける第１の正常書類関係付け工程と、前記不備確認コードに前記機械読取コードを１対１で関係付ける第１の不備書類関係付け工程と、前記正常確認コードに関係付けられた前記所定数の機械読取コードにしたがって、前記所定数の正常書類に記載されたテキスト情報を前記データベースに登録する登録工程と、を有する。

［２］上記［１］記載の書類管理方法において、前記正常確認コードが設けられた正常確認票と前記不備確認コードが設けられた不備書類数量分の不備確認票とを生成する第１の生成工程をさらに有し、前記第１の正常書類関係付け工程は、前記正常確認票に設けられた前記正常確認コードと前記所定数の正常書類それぞれに設けられた機械読取コードとを読み取って行われ、前記第１の不備書類関係付け工程は、不備確認票それぞれに設けられた不備確認コードと不備書類それぞれに設けられた機械読取コードとを読み取って行われる。
［３］上記［１］記載の書類管理方法において、前記第１の生成工程において、前記正常確認コードと前記所定数を表す書類管理数情報とが設けられた正常確認票と前記不備確認コードが設けられた不備書類数量分の不備確認票とを生成する。
［４］上記［３］記載の書類管理方法において、前記所定数の正常書類の中に新たな不備書類がある場合に、前記新たな不備書類に対応する新たな不備確認コードを発行する第２の発行工程と、前記正常確認コードと前記書類管理数情報が示す数から前記新たな不備書類の数を減じて得られる数を表す新たな書類管理数情報とが設けられた新たな正常確認票、および前記新たな不備確認コードが設けられた新たな不備確認票を生成する第２の生成工程と、前記新たな不備確認票に設けられた新たな不備確認コードと新たな不備書類に設けられた機械読取コードとを読み取って、前記新たな不備確認コードに前記機械読取コードを１対１で関係付ける第２の不備書類関係付け工程と、を更に有する。
［５］上記［１］から［４］いずれか一項記載の書類管理方法において、前記不備書類の画像情報を生成する画像情報生成工程と、前記不備書類に記載されたテキスト情報を入力する入力工程と、前記画像情報と前記テキスト情報とを前記不備書類に設けられた機械読取コードにしたがって関係付ける関係付け工程と、前記テキスト情報に基づいて、少なくとも電話番号の情報を含む不備書類確認リストを生成するリスト生成工程と、架電により得られた不備の補完に関する架電履歴情報を前記不備書類確認リストに関係付ける関係付け工程と、を更に有する。

本発明によれば、申込書類を安全に且つ正しく管理することができる。

本実施形態である書類管理方法が適用される書類管理システムの例の概略のブロック図である。 ユーザから送付された申込書類の管理の概要を説明する図である。 正常書類と不備書類とを一旦区別して管理している段階において、正常書類から新たに不備書類が発見された場合の、申込書類の管理の概要を説明する図である。 工程管理サーバがバッチ情報ＤＢに格納する確認票ＩＤ管理リストのデータ構成の例を示す図である。 工程管理サーバがバッチ情報ＤＢに格納する帳票ＩＤ管理リストのデータ構成の例を示す図である。 正常書類の中から新たに不備書類が発見された場合に、工程管理サーバがバッチ情報ＤＢに格納された確認票ＩＤ管理リストを更新した例を示す図である。 正常書類の中から新たに不備書類が発見された場合に、工程管理サーバがバッチ情報ＤＢに格納された帳票ＩＤ管理リストを更新した例を示す図である。 架電情報管理サーバの顧客ＤＢに格納される不備書類確認リストのデータ構成の例を示す図である。 書類管理システムの概略のシーケンスの例を示す図である。

以下、本発明を実施するための形態について、図面を参照して詳細に説明する。
本実施形態は、ユーザから送付された申込書類を受け付け、この受け付けた申込書類を管理する書類管理方法および書類管理システムについての例である。申込書類は、例えば、ユーザが所定のサービスの提供を受けるための申し込みの意思およびその申し込み内容、ならびに氏名、住所、電話番号等の個人情報を、ユーザまたはその代理人が記入した書類である。

図１は、本実施形態である書類管理方法が適用される書類管理システムの例の概略のブロック図である。図１に示すように、書類管理システム１は、工程管理サーバ１０と、個人情報管理サーバ２０と、架電情報管理サーバ３０と、工程管理装置４０と、スキャナ装置５０と、データ入力装置６０と、アウトバウンド装置７０と、ネットワーク８０とを含む。

工程管理サーバ１０と、個人情報管理サーバ２０と、架電情報管理サーバ３０と、工程管理装置４０と、スキャナ装置５０と、データ入力装置６０と、アウトバウンド装置７０とは、ネットワーク８０を介してそれぞれ接続されている。ネットワーク８０は、例えば、ローカルエリアネットワーク（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ；ＬＡＮ）等のコンピュータネットワークである。

工程管理サーバ１０は、書類受付業務の各種作業工程等を管理するサーバ装置である。工程管理サーバ１０は、設定情報ＤＢ１１と、バッチ情報ＤＢ１２と、工程情報ＤＢ１３とを備える。設定情報ＤＢ１１は、業務ごとの業務情報を管理する。業務情報は、顧客情報、案件名称等を含む情報である。バッチ情報ＤＢ１２は、複数の申込書類を一つの集合（バッチ）として取り扱う場合の当該バッチの確認票を管理する。工程情報ＤＢ１３は、仕分け、断裁、スキャニング等の工程を管理する。

個人情報管理サーバ２０は、申込書類に記載された個人情報を管理するサーバ装置である。ここでいう個人情報は、例えば、住所、氏名、電話番号、メールアドレス、申込に関して個人にかかる情報等である。個人情報管理サーバ２０は、イメージＤＢ２１と、インデックスＤＢ２２とを備える。イメージＤＢ２１は、スキャナ装置５０によって取り込まれた申込書類の帳票ごとの画像情報（イメージデータ）を登録する。インデックスＤＢ２２は、データ入力装置６０によって入力された申込書類の帳票ごとの記載欄のテキスト情報（個人情報を含む。）を登録する。

架電情報管理サーバ３０は、不備書類に関する確認情報を管理するサーバ装置である。架電情報管理サーバ３０は、顧客ＤＢ３１を備える。顧客ＤＢは、不備書類を架電によって確認するための情報、および架電により確認して得た情報を登録する。

工程管理装置４０は、業務情報を登録し、バッチの確認票を印刷する装置である。工程管理装置４０は、端末４１と、プリンタ４２と、バーコードリーダ４３とを備える。端末４１は、コンピュータ装置により実現される。プリンタ４２は、確認票を印刷する装置である。バーコードリーダ４３は、機械読取コードであるバーコードを読み取る読取装置である。

スキャナ装置５０は、申込書類の各帳票を画像として取り込む取込装置である。
データ入力装置６０は、ユーザによって記入された申込書類のテキスト情報を、オペレータの操作により入力する装置である。

アウトバンド装置７０は、不備書類の画像を提示させるとともに、その画像にしたがってオペレータが架電する装置である。アウトバウンド装置７０は、端末７１と、電話機７２と、ヘッドセット７３とを備える。端末７１は、コンピュータ装置により実現される。電話機７２およびヘッドセット７３は、オペレータによる架電作業において使用される。

図２は、ユーザから送付された申込書類の管理の概要を説明する図である。図２に示すように、受け付けた申込書類は、「正常書類／不備書類の分類」、「確認票ＩＤ／確認票の発行」、および「確認票と書類との対応付け」の段階を経て管理される。

「正常書類／不備書類の分類」段階では、申込書類は、正常書類と不備書類とに分類される。申込書類は、一または複数の帳票により構成される。申込書類には、帳票ごとに当該帳票を識別する帳票ＩＤ（帳票コード）を記録した機械読取コードが設けられている。具体的に、各帳票には、バーコードリーダ４３およびスキャナ装置５０が読み取り可能なバーコードが印刷、または貼付されている。

正常書類とは、申込書類として全ての帳票が揃っており、帳票に破損や処理不能となる程の汚れがなく、帳票の記載に漏れ、捺印の抜け、間違いが発見されない書類である。不備書類とは、申込書類に帳票の抜けや破損があったり、帳票に記載の漏れ、捺印の抜け、間違いがあったりする書類である。正常書類と不備書類との分類は、分類作業者による手作業、または、仕分機械によって行われる。

次に、「確認票ＩＤ／確認票の発行」段階では、業者のオーダごとに、複数の正常書類を任意の集合（バッチ）にまとめる。そして、工程管理サーバ１０は、バッチごとに、正常確認票の識別情報である正常確認票ＩＤ（正常確認コード）を発行する。また、不備書類それぞれについて、工程管理サーバ１０は、不備確認票ＩＤ（不備確認コード）を発行する。工程管理サーバ１０は、業務を識別する業務ＩＤと、正常か不備かを示すフラグ情報（正常／不備フラグ）と、確認票ＩＤと、確認票に対応する帳票の数量（員数）とを関係付けた確認票ＩＤ管理リストを生成する。工程管理サーバ１０は、その確認票ＩＤ管理リストをバッチ情報ＤＢ１２に登録する。

工程管理装置４０は、工程管理サーバ１０が発行した正常確認票ＩＤと員数（“３”）とを記載した正常確認票をプリンタ４２により印刷させる。また、工程管理装置４０は、工程管理サーバ１０が発行した不備確認票ＩＤと員数（“１”）とを記載した不備確認票をプリンタ４２により印刷させる。

次に、「確認票と書類との対応付け」段階では、オペレータは、バッチごとに、正常確認票と正常書類とを対応付けて管理する。また、オペレータは、不備書類ごとに、不備書類と不備確認票とを対応付けて管理する。また、工程管理サーバ１０は、確認票の確認票ＩＤと、当該確認票の確認票ＩＤの履歴である旧確認票ＩＤと、当該確認票に対応する帳票の帳票ＩＤとを関係付けた帳票ＩＤ管理リストを生成する。工程管理サーバ１０は、その帳票ＩＤ管理リストをバッチ情報ＤＢ１２に登録する。

図３は、正常書類と不備書類とを一旦区別して管理している段階において、正常書類から新たに不備書類が発見された場合の、申込書類の管理の概要を説明する図である。図３に示すように、「正常書類から不備書類を発見」段階において、正常書類の中から新たな不備書類が発見されると、この新たな不備書類が正常書類のバッチから引き抜かれる。

次に、「新たな不備確認票ＩＤ／確認票の発行」段階では、新たな不備書類が引き抜かれたバッチについて、工程管理サーバ１０は、新たな不備確認票ＩＤ（新たな不備確認コード）を発行する。また、工程管理装置４０は、バッチの員数から新たな不備書類分の数を減じて得た新たな員数（“２”）を記載した改定正常確認票をプリンタ４２により印刷させる。また、工程管理装置４０は、工程管理サーバ１０が発行した新たな不備確認票ＩＤと員数（“１”）とを記載した新規不備確認票をプリンタ４２により印刷させる。

次に、「確認票と書類の対応付け」段階では、オペレータは、改定正常確認票と正常書類とを対応付けて管理する。また、オペレータは、新たな不備書類と新規不備確認票とを対応付けて管理する。また、工程管理サーバ１０は、新規不備確認票の新たな不備確認票ＩＤと、新たな不備帳票の帳票ＩＤと、この不備帳票が先に関係付けられていた正常確認票の確認票ＩＤ（旧確認票ＩＤ）とを関係付けて、バッチ情報ＤＢ１２に登録された帳票ＩＤ管理リストを更新する。

次に、本実施形態において用いられるデータのデータ構成の例について説明する。
図４は、工程管理サーバ１０がバッチ情報ＤＢ１２に格納する確認票ＩＤ管理リストのデータ構成の例を示す図である。図４に示すように、確認票ＩＤ管理リストは、業務ＩＤと、正常／不備フラグと、確認票ＩＤと、員数との項目を関係付けて含む。業務ＩＤは、申込書類の業務を示す識別情報（例えば、「○○社の△△保険の申し込み」を示す情報）である。正常／不備フラグは、確認票の種別を表すフラグ情報であり、例えば、“正常”または“不備”により表される。確認票ＩＤは、確認票（正常確認票または不備確認票）の識別情報である。員数は、当該確認票に対応付けられる帳票の数量である。

図４の確認票ＩＤ管理リストの例では、業務ＩＤが“ＺＺＺＺ”である正常書類のバッチ員数が“３”であり、その正常確認票の正常確認票ＩＤが“Ｃ００１”である。また、業務ＩＤが“ＺＺＺＺ”である不備書類のバッチ員数が“１”であり、その不備確認票の不備確認票ＩＤが“Ｆ００２”である。

図５は、工程管理サーバ１０がバッチ情報ＤＢ１２に格納する帳票ＩＤ管理リストのデータ構成の例を示す図である。図５に示すように、帳票ＩＤ管理リストは、確認票ＩＤと、旧確認票ＩＤと、帳票ＩＤとの項目を関係付けて含む。確認票ＩＤは、確認票（正常確認票または不備確認票）の識別情報である。旧確認票ＩＤは、変更される前の確認票ＩＤ（履歴）である。帳票ＩＤは、当該確認票に対応付けられる帳票の識別情報である。

図５の帳票ＩＤ管理リストの例では、図４を併せ参照した場合に、確認票ＩＤが“Ｃ００１”である確認票（正常確認票）には、帳票ＩＤが“ＤＣ００１”および“ＤＣ００２”である帳票が関係付けられている。また、確認票ＩＤが“Ｆ００２”である確認票（不備確認票）には、帳票ＩＤが“ＤＣ００９”である帳票が関係付けられている。

図６は、正常書類の中から新たに不備書類が発見された場合に、工程管理サーバ１０がバッチ情報ＤＢ１２に格納された確認票ＩＤ管理リストを更新した例を示す図である。図６の確認票ＩＤ管理リストの例では、図４に示した確認票ＩＤ管理リストに対して、確認票ＩＤが“Ｃ００１”である正常確認票の正常書類の員数が“２”となり、また、新たな不備確認票ＩＤが“Ｆ００３”である新規不備確認票のレコードが３行目に追加されている。

図７は、正常書類の中から新たに不備書類が発見された場合に、工程管理サーバ１０がバッチ情報ＤＢ１２に格納された帳票ＩＤ管理リストを更新した例を示す図である。図７の帳票ＩＤ管理リストの例では、図５における２行目のレコードが、図７のように更新されている。すなわち、帳票ＩＤが“ＤＣ００２”である帳票が新たな不備帳票として発見された場合に、工程管理サーバ１０は、この新たな不備帳票に対応する新規不備確認票の不備確認票ＩＤ“Ｆ００３”に帳票ＩＤ“ＤＣ００２”を関係付けるとともに、元々帳票ＩＤ“ＤＣ００２”が関係付けられていた正常確認票の正常確認票ＩＤ“Ｃ００１”を旧確認票ＩＤとして記録する。

図８は、架電情報管理サーバ３０の顧客ＤＢ３１に格納される不備書類確認リストのデータ構成の例を示す図である。図８に示すように、不備書類確認リストは、帳票ＩＤと、氏名と、住所と、電話番号と、架電履歴情報との項目が関係付けられている。帳票ＩＤは、不備帳票の識別情報である。氏名は、当該不備帳票に関係付けられたユーザの氏名を表す情報である。住所は、当該ユーザの住所を表す情報である。電話番号は、当該ユーザの電話番号を表す情報である。架電履歴情報は、オペレータが当該ユーザに架電することによって得た情報（履歴情報）である。不備書類確認リストは、個人情報管理サーバ２０のインデックスＤＢ２２に格納された個人情報に基づいて、架電情報管理サーバ３０によって生成される。

次に、本実施形態による書類管理システム１の動作について説明する。
図９は、書類管理システム１の概略のシーケンスの例を示す図である。図９の左端縦一列に記載した破線のブロックＪ１からブロックＪ６は、受け付けた申込書類の各作業工程の内容を示している。

まず、工程管理装置４０の動作について説明する。
業務登録Ｊ１におけるステップＳ１において、工程管理装置４０の端末４１は、オペレータの操作によって業務情報を入力する。業務情報は、業務を特定する情報である。具体的に、例えば、業務情報は、顧客を識別する顧客識別情報、およびサービスを識別するサービス識別情報を含む。次に、端末４１は、業務情報を工程管理サーバ１０に送信する。

次に、確認票の印刷Ｊ２におけるステップＳ２において、工程管理装置４０の端末４１は、正常書類および不備書類の仕分けによって求まる、正常確認票および不備確認票それぞれの印刷枚数を表す印刷枚数情報と、一正常確認票あたりの帳票数を表す書類管理数情報とを、工程管理サーバ１０に送信する。

次に、確認票の印刷Ｊ２におけるステップＳ３において、工程管理装置４０の端末４１は、後述するステップＳ１２の処理によって工程管理サーバ１０が送信した印刷指示命令を受信する。この印刷指示命令は、正常確認票の正常確認票ＩＤおよび書類管理数情報、ならびに不備確認票の不備確認票ＩＤを含む。
次に、端末４１は、正常確認票ＩＤおよび書類管理数情報を記載した正常確認票と、不備確認票ＩＤおよび書類管理数情報“１”を記載した不備確認票とを、プリンタ４２に印刷させる。すなわち、端末４１は、正常確認コードと所定数を表す書類管理数情報とが設けられた正常確認票、および不備確認コードが設けられた不備書類数量分の不備確認票を生成する（第１の生成工程）。

次に、確認票と帳票との対応付けＪ３におけるステップＳ４において、工程管理装置４０の端末４１は、正常確認票ＩＤおよび不備確認票ＩＤと帳票ＩＤとの関連付けを工程管理サーバ１０に指示する。

次に、新たな不備帳票の引き抜きＪ４において正常書類の中から新たな不備書類が発見されると、ステップＳ５において、工程管理装置４０の端末４１は、不備書類が含まれるバッチに対応する正常確認票ＩＤと不備書類に対する帳票ＩＤとを指定し、再作成指示情報を工程管理サーバ１０に送信する。

次に、新たな不備帳票の引き抜きＪ４におけるステップＳ６において、工程管理装置４０の端末４１は、後述するステップＳ１４の処理によって工程管理サーバ１０が送信した印刷指示命令を受信する。この印刷指示命令は、改定正常確認票の正常確認票ＩＤおよび書類管理数情報、ならびに新規不備確認票の新たな不備確認票ＩＤを含む。
次に、端末４１は、正常確認票ＩＤおよび改定された書類管理数情報を記載した改定正常確認票と、新たな不備確認票ＩＤおよび書類管理数情報“１”を記載した新規不備確認票とを、プリンタ４２に印刷させる。すなわち、端末４１は、正常確認コードと書類管理数情報が示す数から新たな不備書類の数を減じて得られる数を表す新たな書類管理数情報とが設けられた新たな正常確認票、および新たな不備確認コードが設けられた新たな不備確認票を生成する（第２の生成工程）。

次に、工程管理サーバ１０の動作について説明する。
業務管理Ｊ１におけるステップＳ１１において、工程管理サーバ１０は、ステップＳ１の処理によって工程管理装置４０の端末４１が送信した業務情報を受信する。工程管理サーバ１０は、受信した業務情報に対する業務ＩＤを発行し、この業務ＩＤに業務情報を関係付けて設定情報ＤＢ１１に登録する。

次に、確認票の印刷Ｊ２におけるステップＳ１２において、工程管理サーバ１０は、ステップＳ２の処理によって工程管理装置４０の端末４１が送信した印刷枚数情報と書類管理数情報とを受信する。
次に、工程管理サーバ１０は、正常確認票の印刷枚数分の正常確認票ＩＤと、不備確認票の印刷枚数分の不備確認票ＩＤとを発行する。すなわち、工程管理サーバ１０は、不備がない申込書類である所定数の正常書類に対応する正常確認コードと、不備がある申込書類である不備書類それぞれに対応する不備確認コードとを発行する（第１の発行工程）。
次に、工程管理サーバ１０は、業務ＩＤと、正常／不備フラグと、確認票ＩＤと、員数とを関係付けた確認票ＩＤ管理リストを生成し、この確認票ＩＤ管理リストをバッチ情報ＤＢ１２に格納する。
次に、工程管理サーバ１０は、印刷数分の正常確認票ＩＤおよび書類管理数情報のペアと、印刷数分の不備確認票ＩＤとを工程管理装置４０に送信する。

次に、確認票と帳票との対応付けＪ３におけるステップＳ１３において、ステップＳ４の処理によって工程管理装置４０の端末４１が指定した正常確認票ＩＤおよび不備確認票ＩＤと帳票ＩＤとを受信する。
次に、工程管理サーバ１０は、確認票ＩＤと旧確認票ＩＤと帳票ＩＤとを関係付けた帳票ＩＤ管理リストを生成し、この帳票ＩＤ管理リストをバッチ情報ＤＢ１２に格納する。すなわち、工程管理サーバ１０は、正常確認票に設けられた正常確認コードと所定数の正常書類それぞれに設けられた機械読取コードとを読み取って、正常確認コードに所定数の機械読取コードを関係付ける（第１の正常書類関係付け工程）。また、工程管理サーバ１０は、不備確認票それぞれに設けられた不備確認コードと不備書類それぞれに設けられた機械読取コードとを読み取って、不備確認コードに機械読取コードを１対１で関係付ける（第１の不備書類関係付け工程）。

次に、新たな不備帳票の引き抜きＪ４におけるステップＳ１４において、工程管理サーバ１０は、ステップＳ５の処理によって工程管理装置４０の端末４１が送信した再作成指示情報を受信し、指定された正常確認票ＩＤ（不備書類が含まれるバッチに対応する正常確認票ＩＤ）と、不備書類に対する帳票ＩＤとを取得する。
次に、工程管理サーバ１０は、新たな不備確認票ＩＤを発行する。すなわち、工程管理サーバ１０は、新たな不備書類に対応する新たな不備確認コードを発行する（第２の発行工程）。
次に、工程管理サーバ１０は、バッチ情報ＤＢ１２に格納された確認票ＩＤ管理リストに、新規不備確認票に対する新たな不備確認票ＩＤを含むレコードを追加する。
次に、工程管理サーバ１０は、バッチ情報ＤＢ１２に格納された帳票ＩＤ管理リストの新規不備確認票に該当する確認票ＩＤを新たな不備確認票ＩＤで更新し、旧確認票ＩＤを元の正常確認票ＩＤで更新する。すなわち、工程管理サーバ１０は、新たな不備確認票に設けられた新たな不備確認コードと新たな不備書類に設けられた機械読取コードとを読み取って、新たな不備確認コードに機械読取コードを１対１で関係付ける（第２の不備書類関係付け工程）。
次に、工程管理サーバ１０は、改定正常確認票ＩＤおよび改定された書類管理数情報のペアと、新たな不備確認票ＩＤとを含む印刷指示命令を、工程管理装置４０に送信する。

次に、スキャナ装置５０の動作について説明する。
帳票のスキャンおよびデータ入力Ｊ５におけるステップＳ２１において、オペレータによる操作により、スキャン装置５０は、正常書類が含まれるバッチに対応する正常確認票ＩＤと、当該正常書類の帳票ＩＤと、当該正常書類との画像を取り込み、画像情報を個人情報管理サーバ２０のイメージＤＢ２１に格納する。すなわち、スキャナ装置５０は、不備書類の画像情報を生成する（画像情報生成工程）。
同様に、オペレータによる操作により、スキャン装置５０は、不備書類に対応する不備確認票ＩＤと、当該不備書類の帳票ＩＤと、当該不備書類との画像を取り込み、画像情報を個人情報管理サーバ２０のイメージＤＢ２１に格納する。
ここで、例えば、イメージＤＢ２１に格納されるイメージデータのファイル名は帳票ＩＤとしてもよい。

次に、データ入力装置６０の動作について説明する。
帳票のスキャンおよびデータ入力Ｊ５におけるステップＳ３１において、データ入力装置６０は、個人情報管理サーバ２０のイメージＤＢから所望の帳票ＩＤに対応する画像情報を読み込む。

次に、帳票のスキャンおよびデータ入力Ｊ５におけるステップＳ３２において、オペレータによる操作により、データ入力装置６０は、正常書類の帳票ＩＤと画像情報に含まれるユーザ記載のテキスト情報（個人情報）を入力し、正常書類の帳票ＩＤおよびテキスト情報を、個人情報管理サーバ２０のインデックスＤＢ２２に格納する。すなわち、データ入力装置６０は、正常確認コードに関係付けられた所定数の機械読取コードにしたがって、所定数の正常書類に記載されたテキスト情報を前記データベースに登録する（登録工程）。
同様に、オペレータによる操作により、データ入力装置６０は、不備書類の帳票ＩＤと画像情報に含まれるユーザ記載のテキスト情報（個人情報）を入力し、不備書類の帳票ＩＤおよびテキスト情報を、個人情報管理サーバ２０のインデックスＤＢ２２に格納する。すなわち、データ入力装置６０は、不備書類に記載されたテキスト情報を入力する（入力工程）。また、データ入力装置６０は、画像情報とテキスト情報とを不備書類に設けられた機械読取コードにしたがって関係付ける（関係付け工程）。

次に、アウトバウンド装置７０の動作について説明する。
不備帳票の問い合わせ対応Ｊ６におけるステップＳ４１において、アウトバウンド装置７０の端末７１は、不備書類確認リストの作成指示を送信する。
次に、不備帳票の問い合わせ対応Ｊ６におけるステップＳ４２において、端末７１は、架電情報管理サーバ３０の顧客ＤＢ３１に登録された不備書類確認リストを参照し、この不備書類確認リストにおける帳票ＩＤに対応する不備帳票の画像情報を、個人情報管理サーバ２０のイメージＤＢ２１から読み込む。

次に、不備帳票の問い合わせ対応Ｊ６におけるステップＳ４３において、アウトバウンド装置７０は、電話機７２およびヘッドセット７３を用いた顧客に対する架電の結果、得られた情報を、架電履歴情報として不備書類確認リストに追加する。なお、端末７１は、帳票ＩＤをキーとして、架電履歴情報を不備書類確認リストに関係付けて顧客ＤＢ３１に登録してもよい。すなわち、アウトバウンド装置７０の端末７１は、架電により得られた不備の補完に関する架電履歴情報を不備書類確認リストに関係付ける（関係付け工程）。

次に、架電情報管理サーバ３０の動作について説明する。
不備帳票の問い合わせ対応Ｊ６におけるステップＳ５１において、ステップＳ４１の処理によってアウトバウンド装置７０の端末７１が送信した不備書類確認リストの作成指示を受信する。
次に、架電情報管理サーバ３０は、個人情報管理サーバ２０のインデックスＤＢ２２から個人情報を取得し、この個人情報に基づいて不備書類確認リストを生成して、不備書類確認リストを顧客ＤＢに格納する。すなわち、架電情報管理サーバ３０は、テキスト情報に基づいて、少なくとも電話番号の情報を含む不備書類確認リストを生成する（リスト生成工程）。

以上、説明したとおり、本実施形態による書類管理方法は、機械読取コードが設けられた申込書類にユーザにより記載されたテキスト情報をデータベースに登録するものである。そして、この書類管理方法は、不備がない申込書類である所定数の正常書類に対応する正常確認コードと不備がある申込書類である不備書類それぞれに対応する不備確認コードとを発行する第１の発行工程を有する。そして、この書類管理方法は、正常確認コードが設けられた正常確認票と不備確認コードが設けられた不備書類数量分の不備確認票とを生成する第１の生成工程を有する。そして、この書類管理方法は、正常確認票に設けられた正常確認コードと所定数の正常書類それぞれに設けられた機械読取コードとを読み取って、正常確認コードに所定数の機械読取コードを関係付ける第１の正常書類関係付け工程を有する。そして、この書類管理方法は、不備確認票それぞれに設けられた不備確認コードと不備書類それぞれに設けられた機械読取コードとを読み取って、不備確認コードに機械読取コードを１対１で関係付ける第１の不備書類関係付け工程を有する。そして、この書類管理方法は、正常確認コードに関係付けられた所定数の機械読取コードにしたがって、所定数の正常書類に記載されたテキスト情報をデータベースに登録する登録工程を有する。
この構成により、不備書類の個別管理が実現し、不備書類の現物を紛失するおそれを防止または低減し、申込書類を安全に且つ正しく管理することができる。

なお、第１の生成工程において、正常確認コードと所定数を表す書類管理数情報とが設けられた正常確認票と不備確認コードが設けられた不備書類数量分の不備確認票とを生成するようにしてもよい。

また、本実施形態による書類管理方法は、所定数の正常書類の中に新たな不備書類がある場合に、新たな不備書類に対応する新たな不備確認コードを発行する第２の発行工程と、正常確認コードと書類管理数情報が示す数から新たな不備書類の数を減じて得られる数を表す新たな書類管理数情報とが設けられた新たな正常確認票、および新たな不備確認コードが設けられた新たな不備確認票を生成する第２の生成工程と、新たな不備確認票に設けられた新たな不備確認コードと新たな不備書類に設けられた機械読取コードとを読み取って、新たな不備確認コードに機械読取コードを１対１で関係付ける第２の不備書類関係付け工程と、を更に有してもよい。
この構成により、一旦正常書類と不備書類に分類して作業を進めている段階で正常書類の中から新たな不備書類が発見された場合でも、不備書類の個別管理を行って、不備書類の現物を紛失するおそれを防止または低減し、申込書類を安全に且つ正しく管理することができる。

また、本実施形態による書類管理方法は、不備書類の画像情報を生成する画像情報生成工程と、不備書類に記載されたテキスト情報を入力する入力工程と、画像情報とテキスト情報とを不備書類に設けられた機械読取コードにしたがって関係付ける関係付け工程と、テキスト情報に基づいて、少なくとも電話番号の情報を含む不備書類確認リストを生成するリスト生成工程と、架電により得られた不備の補完に関する架電履歴情報を不備書類確認リストに追記する追記工程と、を更に有してもよい。
この構成により、不備を解消させるために行う電話問い合わせにおいて、オペレータが現物である不備書類を見ながら電話をする必要がないため、作業が単純化、効率化され、且つ不備書類を紛失するおそれを防止または低減することができる。

本実施形態では、バーコードが設けられた正常確認票および不備確認票を先に印刷し、各確認票のバーコードと正常書類および不備書類上のバーコードとをそれぞれ読み取って関係付けた。これ以外にも、例えば、正常書類および不備書類に対応する工程管理装置４０において紐付アプリケーションソフトウェアを起動し、この紐付アプリケーションソフトウェアの実行によって指定された正常確認票ＩＤまたは不備確認票ＩＤに対し、対応する正常書類または不備書類のバーコードを読み取って関連付けてもよい。

また、本実施形態では、機械読取コードとしてバーコードを用いたが、機械読み取りできるものであればよく、二次元コード、ＯＣＲ認識できる数値の羅列、その他記号等を用いてもよい。

また、上述した実施形態である工程管理サーバ１０の一部の機能をコンピュータで実現するようにしてもよい。この場合、その機能を実現するためのプログラムをコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録し、この記録媒体に記録されたプログラムをコンピュータシステムに読み込ませて、このコンピュータシステムが実行することにより、当該機能を実現してもよい。なお、このコンピュータシステムとは、オペレーティングシステム（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ；ＯＳ）や周辺装置のハードウェアを含むものである。また、コンピュータ読み取り可能な記録媒体とは、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、光ディスク、メモリカード等の可搬型記録媒体、コンピュータシステムに備えられる磁気ハードディスクやソリッドステートドライブ等の記憶装置のことをいう。さらに、コンピュータ読み取り可能な記録媒体とは、インターネット等のコンピュータネットワーク、および電話回線や携帯電話網を介してプログラムを送信する場合の通信回線のように、短時間の間、動的にプログラムを保持するもの、さらには、その場合のサーバ装置やクライアントとなるコンピュータシステム内部の揮発性メモリのように、一定時間プログラムを保持するものを含んでもよい。また上記のプログラムは、前述した機能の一部を実現するためのものであってもよく、さらに、前述した機能をコンピュータシステムにすでに記録されているプログラムとの組み合わせにより実現するものであってもよい。

以上、本発明の実施の形態について図面を参照して詳述したが、具体的な構成はその実施形態に限られるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲の設計等も含まれる。

１…書類管理システム、１０…工程管理サーバ、１１…設定情報ＤＢ、１２…バッチ情報ＤＢ、１３…工程情報ＤＢ、２０…個人情報管理サーバ、２１…イメージＤＢ、２２…インデックスＤＢ、３０…架電情報管理サーバ、３１…顧客ＤＢ、４０…工程管理装置、４１…端末、４２…プリンタ、４３…バーコードリーダ、５０…スキャナ装置、６０…データ入力装置、７０…アウトバウンド装置、７１…端末、７２…電話機、７３…ヘッドセット、８０…ネットワーク

Claims (5)

1. 機械読取コードが設けられた申込書類にユーザにより記載されたテキスト情報をデータベースに登録する書類管理方法であって、
   不備がない申込書類である所定数の正常書類に対応する正常確認コードと不備がある申込書類である不備書類それぞれに対応する不備確認コードとを発行する第１の発行工程と、
   前記正常確認コードに前記所定数の機械読取コードを関係付ける第１の正常書類関係付け工程と、
   前記不備確認コードに前記機械読取コードを１対１で関係付ける第１の不備書類関係付け工程と、
   前記正常確認コードに関係付けられた前記所定数の機械読取コードにしたがって、前記所定数の正常書類に記載されたテキスト情報を前記データベースに登録する登録工程と、
   を有する書類管理方法。
2. 前記正常確認コードが設けられた正常確認票と前記不備確認コードが設けられた不備書類数量分の不備確認票とを生成する第１の生成工程をさらに有し、
   前記第１の正常書類関係付け工程は、前記正常確認票に設けられた前記正常確認コードと前記所定数の正常書類それぞれに設けられた機械読取コードとを読み取って行われ、
   前記第１の不備書類関係付け工程は、不備確認票それぞれに設けられた不備確認コードと不備書類それぞれに設けられた機械読取コードとを読み取って行われる、
   請求項１記載の書類管理方法。
3. 前記第１の生成工程において、前記正常確認コードと前記所定数を表す書類管理数情報とが設けられた正常確認票と前記不備確認コードが設けられた不備書類数量分の不備確認票とを生成する、
   請求項２記載の書類管理方法。
4. 前記所定数の正常書類の中に新たな不備書類がある場合に、
   前記新たな不備書類に対応する新たな不備確認コードを発行する第２の発行工程と、
   前記正常確認コードと前記書類管理数情報が示す数から前記新たな不備書類の数を減じて得られる数を表す新たな書類管理数情報とが設けられた新たな正常確認票、および前記新たな不備確認コードが設けられた新たな不備確認票を生成する第２の生成工程と、
   前記新たな不備確認票に設けられた新たな不備確認コードと新たな不備書類に設けられた機械読取コードとを読み取って、前記新たな不備確認コードに前記機械読取コードを１対１で関係付ける第２の不備書類関係付け工程と、
   を更に有する請求項３記載の書類管理方法。
5. 前記不備書類の画像情報を生成する画像情報生成工程と、
   前記不備書類に記載されたテキスト情報を入力する入力工程と、
   前記画像情報と前記テキスト情報とを前記不備書類に設けられた機械読取コードにしたがって関係付ける関係付け工程と、
   前記テキスト情報に基づいて、少なくとも電話番号の情報を含む不備書類確認リストを生成するリスト生成工程と、
   架電により得られた不備の補完に関する架電履歴情報を前記不備書類確認リストに関係付ける関係付け工程と、
   を更に有する請求項１から請求項４いずれか一項記載の書類管理方法。

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