JP2018084857A - 書類の確認項目を確認するシステム、方法及びプログラム - Google Patents
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Abstract
【課題】複数の書類の確認項目を確実に確認することができるシステムを提供する。【解決手段】複数の書類の確認項目を確認するシステムは、表示部14と、異なる願書50を識別する整理番号が表示された願書50の整理番号を読み取る読み取り部20と、願書50の確認項目を、表示部14に表示させる処理部11と、表示部14に表示された確認項目に対する確認結果を入力する入力部13と、入力した確認結果を、整理番号と関連づけて記憶する記憶部31と、を備える。【選択図】図1
Description
本発明は、書類の確認項目を確認するシステム、方法及びプログラムに関する。
従来、複数の書類を管理するシステムが提案されている。
例えば、大学の入学試験を受験する志願者は、願書等の書類を受験する大学へ送付する。
大学は、送付された書類に対して志願者ごとの受験番号を付与し、この受験番号と、書類とを関連づけて管理する。
特許文献1では、大学の入学試験の書類を管理するシステムとして、送付された願書及び調査書それぞれに対して、共通の管理番号である受験番号を有するバーコードを貼付し、バーコードが貼付された願書及び調査書それぞれをイメージデータとしてデータベースに記録するシステムが提案されている。
特許文献1に開示されるシステムは、願書のイメージデータを記憶する志願者データベースと、調査書のイメージデータを記憶する調査書データベースを備える。一の志願者の願書及び調査書のイメージデータを出力する際には、それぞれのイメージデータのバーコードに基づいて受験番号が照合され、受験番号が一致する願書及び調査書のイメージデータが出力されるようになされている。
願書等の書類は、志願者の氏名等の情報が記載される複数の記載箇所、及び志願者の写真が貼付される部分等を有するので、記載不備を有する書類もあり得る。
そのため、大学では、送付された願書等の書類に対して、所定の確認項目を確認する確認作業が行われている。
また、願書等の書類の確認作業は、入学試験の時期に集中するので、確認作業に慣れていない者も作業を手伝う場合がある。このように、確認作業になれていない作業者が作業を行う場合、書類の確認を誤る事故が生じるおそれがある。
最近では、願書等の書類の確認作業のような業務が、ビジネスプロセスアウトソーシング(BPO)により、外部の専門業者によって代行されることもある。外部の専門業者が書類の確認を誤るような事故を起こすと、顧客との間の信頼関係を損ねるおそれもある。
しかし、上述した特許文献1に開示されるシステムでは、書類の確認項目を確認する処理については、開示されていない。
そこで、本明細書では、書類の確認項目を確認するシステム、方法及びプログラムを提案することを課題とする。
本明細書に開示する書類の確認項目を確認するシステムによれば、複数の書類の確認項目を確認するシステムであって、表示部と、異なる上記書類を識別する識別情報が表示された上記書類の上記識別情報を読み取る読み取り部と、上記書類の確認項目を、上記表示部に表示させる処理部と、上記表示部に表示された上記確認項目に対する確認結果を入力する入力部と、入力した上記確認結果を、上記識別情報と関連づけて記憶する記憶部と、を備える。
また、本明細書に開示する書類の確認項目を確認する方法によれば、複数の書類の確認項目を確認する方法であって、異なる上記書類を識別する識別情報が表示された上記書類の上記識別情報を読み取り、上記書類の確認項目を、表示部に表示し、上記表示部に表示された上記確認項目に対する確認結果を入力し、入力した上記確認結果を、上記識別情報と関連づけて記憶する。
更に、本明細書に開示する書類の確認項目を確認するプログラムによれば、複数の書類の確認項目を確認するプログラムであって、異なる上記書類を識別する識別情報が表示された上記書類の上記識別情報を読み取り、上記書類の確認項目を、表示部に表示し、上記表示部に表示された上記確認項目に対する確認結果を入力し、入力した上記確認結果を、上記識別情報と関連づけて記憶することをコンピュータに実行させる。
上述した本明細書に開示する書類の確認項目を確認するシステムによれば、複数の書類の確認項目を確認することができる。
また、本明細書に開示する書類の確認項目を確認する方法によれば、複数の書類の確認項目を確認することができる。
更に、本明細書に開示する書類の確認項目を確認するプログラムによれば、複数の書類の確認項目を確認することができる。
以下、本明細書で開示する書類の確認項目を確認するシステムの好ましい実施形態を、図を参照して説明する。但し、本発明の技術範囲はそれらの実施形態に限定されず、特許請求の範囲に記載された発明とその均等物に及ぶものである。
図1は、本明細書に開示するシステムの一実施形態を示す図である。
本実施形態のシステム1は、複数の書類それぞれが有する複数の確認項目を確認するために用いられる。
本実施形態では、大学の入学試験を受験する志願者が送付する願書を、確認対象の書類とする。願書には、志願者の氏名及び出身高校等の複数の情報が記載されており、これらの情報は、例えば志願者の受験票を作成するために用いられる。
大学では、入学試験の前には、多くの志願者から送付された願書の記載情報を確認する作業が行われる。システム1は、願書が有する複数の確認項目を、確認するために用いられる。
図2は、大学に送付される封筒を説明する図である。
大学には、例えば、願書50が封入された封筒40が郵送される。封筒40には、志願者の出身高校等において作成された調査書60が同封される。調査書60は、小封筒61に封印された状態で、封筒40に同封される。
本実施形態では、書類として願書が用いられているが、確認項目を有する書類であれば、書類は願書以外のものであってもよい。例えば、書類として、帳票、葉書、ダイレクトメール、アンケート用紙、本人確認書類等が含まれる。
また、確認項目が表示される媒体は、紙以外の媒体であってもよい。例えば、確認項目が表示された樹脂シートであってもよい。
図3は、願書を説明する図である。
願書50には、志願者の氏名、生年月日、出身高校等の名称、卒業年月(卒業見込み年月)等の志願者情報が記載される。また、願書50には、志願者の顔写真、及び入学試験の検定費用を金融機関に振り込んだ振込用紙の控えが貼付される。振込用紙の控えには、金融機関の出納印が押される。なお、Web志願書の場合には、入学検定料の振り込みが完了した後に発行されるので、振込用紙の控えは貼付されない。
大学では、願書50に対して、異なる他の願書と識別する識別情報としての整理番号を有するバーコード2が貼付される。
本実施形態では、願書50の整理番号を識別する識別コードは、バーコード以外の識別コードを用いてもよい。例えば、二次元コード、カラー印刷を用いた自動認識コード、OCR文字等を用いてもよい。
図4は、調査書及び小封筒を説明する図である。
調査書60は、志願者の出身高校等によって作成される。調査書60は、取得単位数、出席日数、各教科の評定平均値、全教科の評定平均値、学校生活態度等の志願者の出身高校等における情報が記載される。また、調査書60には、調査書を作成した出身高校等の学校印が押される。調査書60及び小封筒61それぞれには、願書50と同じ整理番号を有するバーコード2が貼付されて、願書50と、調査書60及び小封筒61とが関連付けられる。
大学では、送付された封筒61は、所定数ごとに束ねられて管理される。所定数の封筒の束の上部には、束を識別する束管理番号が記載された束管理票70が配置される。本実施形態では、封筒40は、50ずつが束として管理される。
図5(A)は、束管理票を説明する図であり、図5(B)は、束管理票が上部に配置された封筒の束を示す図である。
束管理票70には、受験日、束の最初に束ねられているスタート整理番号、束の最後に束ねられているエンド整理番号が記載される。また、束管理票70には、束管理番号を有するバーコード3が貼付される。
複数の願書を、束管理票70を用いて管理することにより、願書の処理漏れが生じることが防止される。例えば、後述する願書の確認作業において、願書の1つが置き忘れられた場合、束に含まれる願書の数が49になり、1つの願書が紛失していることを容易に認識することができる。
次に、システム1のハードウェア構成について、以下に説明する。
図1に示すように、システム1は、願書の確認を行う作業者が使用するタブレット端末10と、タブレット端末10に接続されたバーコードリーダ20と、タブレット端末10とネットワークNを介して通信可能に接続されたサーバ30を備える。
システム1は、複数のタブレット端末10及びバーコードリーダ20を備えていてもよい。
図6は、タブレット端末のブロック図である。
タブレット端末10は、ハードウェア構成要素として、処理部11と、記憶部12と、入力部13と、表示部14と、通信部15を有する。
処理部11は、一つまたは複数のプロセッサと、周辺回路とを有する。処理部11は、記憶部12に予め記憶されている所定のプログラムに従い、タブレット端末10の各ハードウェア構成要素の制御及び各種処理を行い、処理中に生じるデータを一時的に保存するために記憶部12を利用する。
記憶部12は、ランダムアクセスメモリ(RAM)又はリードオンリーメモリ(ROM)等の半導体メモリ又は磁気ディスク又はフラッシュメモリを有していても良い。記憶部12は、所定のプログラムを記憶する記憶媒体を読み出し可能なドライブを有していても良い。
入力部13は、タブレット端末10の操作者により操作されて、願書の確認項目の確認作業において、各種情報を入力可能である。入力部13としては、例えば、タッチパネルを用いることができる。
表示部14は、処理部11に制御されて、各種の情報を表示可能である。表示部14としては、例えば、液晶ディスプレイを用いることができる。
通信部15は、無線又は有線接続により、ネットワークNと接続して、サーバ30と通信可能である。また、通信部15は、無線又は有線接続されたバーコードリーダ20と通信可能である。
なお、システム1は、タブレット端末10の代わりに、例えば、ラップトップコンピュータ又はステートマシン等を備えていてもよい。
バーコードリーダ20は、願書50のバーコード2及び束管理票70のバーコード3を読み取るために用いられる。バーコードリーダ20により読み取られた情報は、タブレット端末10に送信される。
なお、タブレット端末10がカメラ機能を有している場合には、バーコードリーダを用いる代わりに、タブレット端末10を用いて、願書50のバーコード2及び束管理票70のバーコード3を読み取ってもよい。
タブレット端末10は、願書50の整理番号と共に、願書50の確認項目に対する確認結果を、ネットワークNを介して、サーバ30に送信する。
サーバ30は、タブレット端末10から受信した確認結果を、願書50の整理番号及び確認項目と関連づけて記憶する記憶部31を有する。
なお、タブレット端末10は、確認結果を、願書50の整理番号及び確認項目と関連づけて、タブレット端末10の記憶部12に記憶するようにしてもよい。
次に、大学に送付された複数の願書の確認項目を確認する処理を、図7に示すフローチャートを参照しながら、以下に説明する。
まず、ステップS701において、タブレット端末10の表示部14には、図8に示すように、「束管理番号の入力をしましょう」と表示される。タブレット端末10の作業者は、バーコードリーダ20を用いて、最初の封筒の束の上部に配置された束管理票70に貼付されているバーコード3を読み取る。バーコードリーダ20により読み取られた束管理票70のバーコード3が有する束管理番号は、タブレット端末10に入力される。
タブレット端末10は、入力した束管理番号を、以下に説明する確認作業の対象となる同じ束に含まれる願書50の整理番号と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶する。
次に、ステップS702において、タブレット端末10の作業者は、封筒の束の封筒40を開封して、願書50及び小封筒61を取り出す。また、作業者は、小封筒61を開封して、調査書60を取り出す。そして、作業者は、願書50、調査書60及び小封筒61それぞれに対して、同じ整理番号を有するバーコード2を貼付する。作業者は、封筒の束を形成する全ての封筒40の開封及びバーコードの貼付作業をまとめて行ってもよい。又は、後述するステップS703の処理において、一の封筒40の開封及びバーコードの貼付作業を行ってもよい。小封筒61を開封する時には、調査書60が封印されているか否かを確認することが好ましい。
次に、ステップS703において、タブレット端末10の表示部14には、図9に示すように、「整理番号を入力しましょう」と表示される。タブレット端末10の作業者は、バーコードリーダ20を用いて、願書50に貼付されているバーコード2を読み取る。バーコードリーダ20により読み取られた願書のバーコード2が有する整理番号は、タブレット端末10に入力される。なお、タブレット端末10の作業者は、願書50の代わりに、調査書60又は小封筒61に貼付されているバーコード2を読み取ってもよい。
次に、ステップS704において、タブレット端末10の作業者は、願書50等の確認作業を行う。この確認作業については後述する。
次に、ステップS705において、タブレット端末10の表示部14には、図10に示すように、「一人の志願者の確認作業を終了しました。束管理番号を変えずに、次の志願者の確認作業を開始しますか。」と表示される。タブレット端末10の作業者は、同じ束の次の願書等の確認作業を行うか否かを判断する。一の束の50個の全ての願書等の確認を終了している場合(ステップS705−いいえ)には、一の束の願書等の確認作業を終了する。確認作業がなされていない他の封筒の束の確認作業を開始する時には、S701以降の処理が繰り返される。
一方、同じ束の次の願書等の確認作業を行う場合(ステップS705−はい)には、ステップS703に戻る。
ステップS703において、タブレット端末10は、前回の処理における願書の整理番号を読み込んだ時点から次の願書の整理番号を読み込むまでの時間を、一の願書等の確認作業の処理時間として記録する。記録した処理時間は、整理番号と管理付けられて、サーバ30の記憶部31に記憶される。タブレット端末10は、記憶された処理時間に基づいて、一の作業者が確認作業を行った確認作業の処理時間の総計を求めることにより、各作業者のトータルの作業時間を求めることができる。また、タブレット端末10は、一の作業者の一の願書等の確認作業の平均的な処理時間を求めることができる。
次に、上述したS704における願書等の確認作業の詳細を、図11〜図13に示すフローチャートを参照しながら、以下に説明する。
まず、ステップS1101において、タブレット端末10の表示部14には、願書等の確認項目として、図14に示すように、「調査書の評定平均値は、願書に正常に転記されましたか」と表示される。タブレット端末10の作業者は、調査書60に記載されている評定平均値を、願書50の所定の欄に転記する。
調査書60の評定平均値が、願書50に正常に転記された場合(ステップS1101−はい)には、タブレット端末10の作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「はい」を操作する。確認結果として、「はい」を入力したタブレット端末10は、入力した確認結果を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1104に進む。本実施形態では、確認項目として、確認項目の判断を行う処理のステップ番号を用いる。ここの確認項目は、具体的にはS1101となる。
一方、確認結果に異常があり、調査書60の評定平均値が、願書50に正常に転記されなかった場合(ステップS1101−いいえ)には、タブレット端末10の作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「いいえ」を操作する。確認結果として、異常である「いいえ」を入力したタブレット端末10は、入力した確認結果を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1102に進む。
ステップS1102へ進んだ場合、タブレット端末10の表示部14には、図15に示すように、1〜3の異常の理由が表示される。タブレット端末10の作業者は、調査書がない場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「1」を操作し、評定平均値の記載がない場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「2」を操作し、その他の理由の場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「3」を操作する。
「1」又は「2」が選択された場合には、タブレット端末10は、選択された異常の理由を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1104に進む。
一方、「3」が選択された場合には、タブレット端末10は、選択された異常の理由を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1103に進む。
ステップS1103では、タブレット端末10の表示部14には、図16に示すように、「管理者による確認後OKボタンを押すか、管理者による確認後NGボタンを押すか、保留ボタンを押して下さい」と表示される。タブレット端末10の作業者は、管理者に確認項目の状態を確認してもらった場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「OK」又は、「NG」を操作する。又は、管理者が不在等の理由により、確認項目の状態を確認してもらえない時には、作業者は、確認項目に対する判断を後で行う保留を、入力部13を用いて入力する。この場合には、作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「保留」を操作する。管理者が確認項目の状態の判断に時間を要するためにすぐには判断できない場合にも、作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「保留」を操作することができる。なお、ボタンの操作は、管理者が行ってもよい。
確認結果として「OK」、「NG」、「保留」のいずれかが入力された後、タブレット端末10は、入力した確認結果を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶して、次の確認項目の確認作業を行うステップS1104に進む。
従来の確認作業では、管理者が不在の場合には、その願書の確認作業が、中断していた。しかし、本実施形態のシステム1では、確認結果として保留を入力できることにより、他の確認項目の処理を先に進めることを可能とする。確認結果として保留が入力された確認項目は、サーバ30の記憶部31に整理番号及び確認項目と関連付けられて記憶されるので、他の確認項目の処理が終了した後に、管理者が、確認漏れすることなく、保留となっている書類の確認項目を確認できる。
図20は、サーバの記憶部に記憶された確認項目及び確認結果を示す図である。
図20には、束管理番号0001に含まれる整理番号0000001の願書等に対する確認結果の例が示されている。サーバ30の記憶部31には、上述したステップS1101の確認項目に対する確認結果として、「いいえ」を入力し、ステップS1102の異常の理由として、「3」を入力し、ステップS1103において「OK」を入力したことが記憶されている。
また、タブレット端末10は、表示部14が、願書50の確認項目又は異常の理由又は保留等を表示した時点から、入力部13が、表示部14に表示された確認項目等に対する確認結果又は選択結果された異常の理由又は保留等を入力する時点までに要した確認時間を求める。そして、タブレット端末10は、確認時間を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶する。
図20に示す例では、ステップS1101の確認時間が10秒であり、ステップS1102の確認時間が5秒であり、ステップS1103の確認時間が30秒であることが記憶されている。
上述した整理番号、確認項目及び確認時間は、束整理番号と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶される。
次に、ステップS1104において、タブレット端末10の表示部14には、願書等の確認項目として、図17に示すように、「写真の状態は正常ですか」と表示される。ここで、タブレット端末10の表示部14に正常な写真の状態の見本となる画像を表示して、タブレット端末10の作業者が、願書に貼付されている写真の状態の判断基準として使用できるようにしてもよい。
写真の状態が正常である場合(ステップS1104−はい)には、タブレット端末10の作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「はい」を操作する。確認結果として、「はい」を入力したタブレット端末10は、入力した確認結果を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1107に進む。
一方、確認結果に異常があり、写真の状態が異常である場合(ステップS1104−いいえ)には、タブレット端末10の作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「いいえ」を操作する。確認結果として、異常である「いいえ」を入力したタブレット端末10は、入力した確認結果を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1105に進む。
ステップS1105へ進んだ場合、タブレット端末10の表示部14には、図18に示すように、1〜6の異常の理由が表示される。タブレット端末10の作業者は、写真が願書に貼付されていない場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「1」を操作し、顔が大きい場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「2」を操作し、顔を小さい場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「3」を操作し、背景と衣服が同色の場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「4」を操作し、目が隠れている場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「5」を操作し、その他の理由の場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「6」を操作する。
「1」〜「5」が選択された場合には、タブレット端末10は、選択された異常の理由を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1107に進む。
一方、「6」が選択された場合には、タブレット端末10は、選択された異常の理由を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1106に進む。
ステップS1106では、タブレット端末10の表示部14には、図19に示すように、「管理者による確認後OKボタンを押すか、管理者による確認後NGボタンを押すか、保留ボタンを押して下さい」と表示される。タブレット端末10の作業者は、管理者に確認項目の状態を確認してもらった場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「OK」又は、「NG」を操作する。又は、管理者が不在等の理由により、確認項目の状態を確認してもらえない時には、作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「保留」を操作する。管理者が確認項目の状態の判断に時間を要するためにすぐには判断できない場合にも、作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「保留」を操作することができる。
確認結果として「OK」、「NG」、「保留」のいずれかが入力された後、タブレット端末10は、入力した確認結果を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶して、次の確認項目の確認作業を行うステップS1107に進む。
図20は、束管理番号0001に含まれる整理番号0000001の願書等に対する確認結果の例が示されている。サーバ30の記憶部31には、上述したステップS1104の確認項目に対する確認結果として、「いいえ」を入力し、ステップS1105の異常の理由として、「6」を入力し、ステップS1106において「保留」を入力したことが記憶されている。
また、図20に示す例では、ステップS1104の確認時間が8秒であり、ステップS1105の確認時間が7秒であり、ステップS1106の確認時間が45秒であることが記憶されている。
次に、ステップS1107において、タブレット端末10の表示部14には、願書等の確認項目として、振込用紙の控えの状態が表示される。
振込用紙の控えの状態が正常な場合(ステップS1107−はい)には、タブレット端末10の作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「はい」を操作する。確認結果として、「はい」を入力したタブレット端末10は、入力した確認結果を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1201(図12参照)に進む。
一方、確認結果に異常があり、振込用紙の控えの状態が異常な場合(ステップS1107−いいえ)には、タブレット端末10の作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「いいえ」を操作する。確認結果として、異常である「いいえ」を入力したタブレット端末10は、入力した確認結果を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1108に進む。
ステップS1108へ進んだ場合、タブレット端末10の表示部14には、1〜6の異常の理由が表示される。タブレット端末10の作業者は、振込用紙の控えが願書に貼付されていない場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「1」を操作し、手書きの訂正箇所がある場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「2」を操作し、金融機関の出納印がない場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「3」を操作し、大学名が異なる場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「4」を操作し、振込用紙の控えが所定の控えでない場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「5」を操作し、その他の理由の場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「6」を操作する。
「1」〜「5」が選択された場合には、タブレット端末10は、選択された異常の理由を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1201に進む。
一方、「6」が選択された場合には、タブレット端末10は、選択された異常の理由を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1109に進む。
ステップS1109では、タブレット端末10の作業者は、管理者に確認項目の状態を確認してもらった場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「OK」又は、「NG」を操作する。又は、管理者が不在等の理由により確認項目の状態を確認してもらえない時、又は、管理者が確認項目の状態の判断に時間を要するためにすぐには判断できない場合には、作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「保留」を操作する。
確認結果として「OK」、「NG」、「保留」のいずれかが入力された後、タブレット端末10は、入力した確認結果を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶して、次の確認項目の確認作業を行うステップS1201に進む。
図20は、束管理番号0001に含まれる整理番号0000001の願書等に対する確認結果の例が示されている。サーバ30の記憶部31には、上述したステップS1107の確認項目に対する確認結果として、「はい」を入力したことが記憶されている。
また、図20に示す例では、ステップS1107の確認時間が3秒であることが記憶されている。
以下の確認作業においても、図20に示すように、確認項目に対する確認結果及び確認時間の記憶が行われるが、説明については省略する。
次に、ステップS1201において、タブレット端末10の表示部14には、願書等の確認項目として、願書50に記載された志願者の氏名の状態が表示される。
願書50に記載された志願者の氏名の状態が正常な場合(ステップS1201−はい)には、タブレット端末10の作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「はい」を操作する。確認結果として、「はい」を入力したタブレット端末10は、入力した確認結果を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1204に進む。
一方、確認結果に異常があり、願書50に記載された志願者の氏名の状態が異常な場合(ステップS1201−いいえ)には、タブレット端末10の作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「いいえ」を操作する。確認結果として、異常である「いいえ」を入力したタブレット端末10は、入力した確認結果を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1202に進む。
ステップS1202へ進んだ場合、タブレット端末10の表示部14には、1〜4の異常の理由が表示される。タブレット端末10の作業者は、願書50に氏名の記載がない場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「1」を操作し、氏名が願書50の所定の枠内に記載されていない場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「2」を操作し、氏名がミドルネームを有する場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「3」を操作し、その他の理由の場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「4」を操作する。
「1」〜「3」が選択された場合には、タブレット端末10は、選択された異常の理由を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1204に進む。
一方、「4」が選択された場合には、タブレット端末10は、選択された異常の理由を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1203に進む。
ステップS1203では、タブレット端末10の作業者は、管理者に確認項目の状態を確認してもらった場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「OK」又は、「NG」を操作する。又は、管理者が不在等の理由により確認項目の状態を確認してもらえない時、又は、管理者が確認項目の状態の判断に時間を要するためにすぐには判断できない場合には、作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「保留」を操作する。
確認結果として「OK」、「NG」、「保留」のいずれかが入力された後、タブレット端末10は、入力した確認結果を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶して、次の確認項目の確認作業を行うステップS1204に進む。
次に、ステップS1204において、タブレット端末10の表示部14には、願書等の確認項目として、願書50に記載された志願者の生年月日の状態が表示される。
願書50に記載された志願者の生年月日の状態が正常な場合(ステップS1204−はい)には、タブレット端末10の作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「はい」を操作する。確認結果として、「はい」を入力したタブレット端末10は、入力した確認結果を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1207に進む。
一方、確認結果に異常があり、願書50に記載された志願者の生年月日の状態が異常な場合(ステップS1204−いいえ)には、タブレット端末10の作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「いいえ」を操作する。確認結果として、異常である「いいえ」を入力したタブレット端末10は、入力した確認結果を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1205に進む。
ステップS1205へ進んだ場合、タブレット端末10の表示部14には、1〜2の異常の理由が表示される。タブレット端末10の作業者は、願書50に志願者の生年月日の記載がない場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「1」を操作し、その他の理由の場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「2」を操作する。
「1」が選択された場合には、タブレット端末10は、選択された異常の理由を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1207に進む。
一方、「2」が選択された場合には、タブレット端末10は、選択された異常の理由を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1206に進む。
ステップS1206では、タブレット端末10の作業者は、管理者に確認項目の状態を確認してもらった場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「OK」又は、「NG」を操作する。又は、管理者が不在等の理由により確認項目の状態を確認してもらえない時、又は、管理者が確認項目の状態の判断に時間を要するためにすぐには判断できない場合には、作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「保留」を操作する。
確認結果として「OK」、「NG」、「保留」のいずれかが入力された後、タブレット端末10は、入力した確認結果を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、次の確認項目の確認作業を行うステップS1207に進む。
次に、ステップS1207において、タブレット端末10の表示部14には、願書等の確認項目として、願書50に記載された志願者の出身高校等の名称の状態が表示される。
願書50に記載された志願者の出身高校等の名称の状態が正常な場合(ステップS1207−はい)には、タブレット端末10の作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「はい」を操作する。確認結果として、「はい」を入力したタブレット端末10は、入力した確認結果を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1301(図13)に進む。
一方、確認結果に異常があり、願書50に記載された志願者の出身高校等の名称の状態が異常な場合(ステップS1207−いいえ)には、タブレット端末10の作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「いいえ」を操作する。確認結果として、異常である「いいえ」を入力したタブレット端末10は、入力した確認結果を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1208に進む。
ステップS1208へ進んだ場合、タブレット端末10の表示部14には、1〜3の異常の理由が表示される。タブレット端末10の作業者は、願書50に志願者の出身高校等の名称の記載がない場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「1」を操作し、願書50の志願者の出身高校等の名称の記載が正しくない場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「2」を操作し、その他の理由の場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「3」を操作する。
「1」〜「2」が選択された場合には、タブレット端末10は、選択された異常の理由を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1301に進む。
一方、「3」が選択された場合には、タブレット端末10は、選択された異常の理由を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1209に進む。
ステップS1209では、タブレット端末10の作業者は、管理者に確認項目の状態を確認してもらった場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「OK」又は、「NG」を操作する。又は、管理者が不在等の理由により確認項目の状態を確認してもらえない時、又は、管理者が確認項目の状態の判断に時間を要するためにすぐには判断できない場合には、作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「保留」を操作する。
確認結果として「OK」、「NG」、「保留」のいずれかが入力された後、タブレット端末10は、入力した確認結果を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶して、次の確認項目の確認作業を行うステップS1301に進む。
次に、ステップS1301において、タブレット端末10の表示部14には、願書等の確認項目として、願書50に記載された志願者の卒業年月(卒業見込み年月)の状態が表示される。
願書50に記載された志願者の卒業年月(卒業見込み年月)の状態が正常な場合(ステップS1301−はい)には、タブレット端末10の作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「はい」を操作する。確認結果として、「はい」を入力したタブレット端末10は、入力した確認結果を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1304に進む。
一方、確認結果に異常があり、願書50に記載された志願者の卒業年月(卒業見込み年月)の状態が異常な場合(ステップS1301−いいえ)には、タブレット端末10の作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「いいえ」を操作する。確認結果として、異常である「いいえ」を入力したタブレット端末10は、入力した確認結果を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1302に進む。
ステップS1302へ進んだ場合、タブレット端末10の表示部14には、1〜3の異常の理由が表示される。タブレット端末10の作業者は、願書50に志願者の卒業年月(卒業見込み年月)の記載がない場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「1」を操作し、願書50に志願者の卒業年月(卒業見込み年月)の記載が誤っている場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「2」を操作し、その他の理由の場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「3」を操作する。
「1」〜「2」が選択された場合には、タブレット端末10は、選択された異常の理由を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1304に進む。
一方、「3」が選択された場合には、タブレット端末10は、選択された異常の理由を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1303に進む。
ステップS1303では、タブレット端末10の作業者は、管理者に確認項目の状態を確認してもらった場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「OK」又は、「NG」を操作する。又は、管理者が不在等の理由により確認項目の状態を確認してもらえない時、又は、管理者が確認項目の状態の判断に時間を要するためにすぐには判断できない場合には、作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「保留」を操作する。
確認結果として「OK」、「NG」、「保留」のいずれかが入力された後、タブレット端末10は、入力した確認結果を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、次の確認項目の確認作業を行うステップS1304に進む。
次に、ステップS1304において、タブレット端末10の表示部14には、願書等の確認項目として、調査書60に記載された志願者の出身高校等の学校印の状態が表示される。
調査書60に記載された志願者の出身高校等の学校印の状態が正常な場合(ステップS1304−はい)には、タブレット端末10の作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「はい」を操作する。確認結果として、「はい」を入力したタブレット端末10は、入力した確認結果を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1307に進む。
一方、確認結果に異常があり、調査書60に記載された志願者の出身高校等の学校印の状態が異常な場合(ステップS1304−いいえ)には、タブレット端末10の作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「いいえ」を操作する。確認結果として、異常である「いいえ」を入力したタブレット端末10は、入力した確認結果を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1305に進む。
ステップS1305へ進んだ場合、タブレット端末10の表示部14には、1〜2の異常の理由が表示される。タブレット端末10の作業者は、調査書60に志願者の出身高校等の学校印の記載がない場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「1」を操作し、その他の理由の場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「2」を操作する。
「1」が選択された場合には、タブレット端末10は、選択された異常の理由を、確認項目及び整理番号と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1307に進む。
一方、「2」が選択された場合には、タブレット端末10は、選択された異常の理由を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1306に進む。
ステップS1306では、タブレット端末10の作業者は、管理者に確認項目の状態を確認してもらった場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「OK」又は、「NG」を操作する。又は、管理者が不在等の理由により確認項目の状態を確認してもらえない時、又は、管理者が確認項目の状態の判断に時間を要するためにすぐには判断できない場合には、作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「保留」を操作する。
確認結果として「OK」、「NG」、「保留」のいずれかが入力された後、タブレット端末10は、入力した確認結果を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶して、次の確認項目の確認作業を行うステップS1307に進む。
次に、ステップS1307において、タブレット端末10の表示部14には、願書等の最終確認項目が表示される。ここでは、上述した確認項目の内、特に重要な確認項目について、再確認することが行われる。例えば、最終確認項目として、調査書の評定平均値を願書に転記すること、及び振込用紙の控えの状態が挙げられる。また、追加の確認項目として、例えばメモ等の同封物の有無を確認するようにしてもよい。
最終確認項目の状態が正常な場合(ステップS1307−はい)には、タブレット端末10の作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「はい」を操作する。確認結果として、「はい」を入力したタブレット端末10は、入力した確認結果を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS705に進む。
一方、確認結果に異常がある場合(ステップS1307−いいえ)には、タブレット端末10の作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「いいえ」を操作する。確認結果として、異常である「いいえ」を入力したタブレット端末10は、入力した確認結果を、整理番号及び確認項目と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶した後、ステップS1308に進む。
ステップS1308では、タブレット端末10の作業者は、管理者に最終確認項目の状態を確認してもらった場合には、入力部13を用いて表示部14に表示された「OK」又は、「NG」を操作する。又は、管理者が不在等の理由により最終確認項目の状態を確認してもらえない時、又は、管理者が最終確認項目の状態の判断に時間を要するためにすぐには判断できない場合には、作業者は、入力部13を用いて表示部14に表示された「保留」を操作する。
確認結果として「OK」、「NG」、「保留」のいずれかが入力された後、タブレット端末10は、入力した確認結果を、確認項目及び整理番号と関連づけて、サーバ30の記憶部31に記憶して、ステップS705に進む。
以上が、ステップS704の処理の説明である。
タブレット端末10は、サーバ30の記憶部31に記憶されている確認結果として保留と関連づけられている整理番号及び確認項目を読み出して、表示部14に表示させる機能を有する。
これにより、管理者は、一の束の願書等の確認項目が終了した後、表示部14に表示されている整理番号及び確認項目に基づいて、保留となっている願書等の確認項目の判断を行うことができるようになされている。また、タブレット端末10の作業者は、上述した願書等の確認作業において、確認項目が保留となった場合には、保留となった整理番号及び確認項目を、束管理票70に記載するようにしてもよい。
また、タブレット端末10は、サーバ30の記憶部31に記憶されている確認結果に基づいて、以下の統計機能を有する。
タブレット端末10は、異常と入力された一の確認項目及び異常と入力された該確認項目の数を、サーバ30の記憶部31に記憶された整理番号及び確認結果に基づいて求めて、求めた結果を表示部14に表示する。
また、タブレット端末10は、異常の理由が入力された確認項目に対して、選択され異常の理由及び該異常の理由が選択された数を、サーバ30の記憶部31に記憶された整理番号、確認項目及び該異常の理由に基づいて求めて、求めた結果を表示部14に表示する。
更に、タブレット端末10は、確認結果が、異常として入力された願書50の数を、サーバ30の記憶部31に記憶された整理番号及び確認結果に基づいて求めて、求めた結果を表示部14に表示する。
これらに統計結果に基づいて、大学は、願書における記載不備等が生じやすい確認項目を把握して、記載不備が生じることを防止するように、願書の記載様式を改善するための情報に用いることができる。
上述した本実施形態のシステムによれば、複数の願書等の確認項目を確実に確認することができる。そのため、経験の浅い作業者であっても、確認項目の確認漏れが起きることが防止される。また、管理者が不在であるか、又は確認の判断をすぐには行えない確認項目を保留とすることにより、他の確認項目の処理を先に進めることができるので、全体としての確認作業を迅速に進めることができる。また、保留となった確認項目は、サーバ30の記憶部31に記憶されて管理されているので、管理者が後で確認できるようにして、確認漏れが起きることが防止される。
本発明では、上述した実施形態の書類の確認項目を確認するシステム、方法及びプログラムは、本発明の趣旨を逸脱しない限り適宜変更が可能である。
例えば、上述した実施形態では、書類は、紙等の媒体に表示されていたが、書類は、液晶ディスプレイ等の表示部に表示される電子情報である電子書類であってもよい。この場合、識別情報は、予め、表示部に表示されるように電子書類に組み込まれていてもよい。また、読み取り部は、表示部に表示された電子書類の画像を解析することにより、電子書類の識別情報を読み取るようにしてもよい。
1 システム
2 バーコード
3 バーコード
10 タブレット端末
11 処理部
12 記憶部
13 入力部
14 表示部
15 通信部
20 バーコードリーダ(読み取り部)
30 サーバ
31 記憶部
40 封筒
50 願書
60 調査書
61 小封筒
70 束管理票
N ネットワーク
2 バーコード
3 バーコード
10 タブレット端末
11 処理部
12 記憶部
13 入力部
14 表示部
15 通信部
20 バーコードリーダ(読み取り部)
30 サーバ
31 記憶部
40 封筒
50 願書
60 調査書
61 小封筒
70 束管理票
N ネットワーク
Claims (12)
- 複数の書類の確認項目を確認するシステムであって、
表示部と、
異なる前記書類を識別する識別情報が表示された前記書類の前記識別情報を読み取る読み取り部と、
前記書類の確認項目を、前記表示部に表示させる処理部と、
前記表示部に表示された前記確認項目に対する確認結果を入力する入力部と、
入力した前記確認結果を、前記識別情報と関連づけて記憶する記憶部と、
を備えるシステム。 - 前記書類は、複数の前記確認項目を有しており、
前記入力部は、前記確認結果として、前記確認項目に対する判断を後で行う保留を入力可能であり、
前記処理部は、前記入力部が前記確認結果として前記保留を入力した時には、前記記憶部が、入力した前記確認結果を前記識別情報及び前記確認項目と関連づけて記憶した後に、次の前記確認項目を、前記表示部に表示させる請求項1に記載のシステム。 - 前記処理部は、前記確認結果である前記保留と関連づけられて、前記記憶部に記憶されている前記識別情報及び前記確認項目を読み出して、前記表示部に表示させる請求項2に記載のシステム。
- 前記入力部は、前記確認結果を、正常、又は、異常として入力し、
前記処理部は、異常と入力された一の前記確認項目及び異常と入力された該確認項目の数を、前記記憶部に記憶された前記識別情報及び前記確認結果に基づいて求める請求項2又は3に記載のシステム。 - 前記処理部は、前記入力部が前記確認結果として異常を入力した場合には、複数の異常の理由を、前記表示部に表示させ、
前記入力部は、選択された異常の理由を入力し、
前記記憶部は、選択された異常の理由を、前記識別情報及び前記確認項目と関連づけて記憶する請求項4に記載のシステム。 - 前記処理部は、異常の理由が入力された前記確認項目に対して、選択され異常の理由及び該異常の理由が選択された数を、前記記憶部に記憶された前記識別情報、前記確認項目及び該異常の理由に基づいて求める請求項5に記載のシステム。
- 前記処理部は、前記確認結果が、異常として入力された前記書類の数を、前記記憶部に記憶された前記識別情報及び前記確認結果に基づいて求める請求項3〜6の何れか一項に記載のシステム。
- 前記読み取り部は、複数の前記書類に対して関連づけられる束識別情報を読み取り、
前記記憶部は、前記束識別情報を、複数の前記識別情報と関連付けて記憶する請求項1〜7の何れか一項に記載のシステム。 - 前記処理部は、前記表示部が、前記書類の前記確認項目を表示した時点から、前記入力部が、前記表示部に表示された前記確認項目に対する前記確認結果を入力する時点までに要した確認時間を求め、
前記記憶部は、前記確認時間を、前記識別情報及び前記確認項目と関連づけて記憶する請求項1〜8の何れか一項に記載のシステム。 - 複数の書類の確認項目を確認する方法であって、
異なる前記書類を識別する識別情報が表示された前記書類の前記識別情報を読み取り、
前記書類の確認項目を、表示部に表示し、
前記表示部に表示された前記確認項目に対する確認結果を入力し、
入力した前記確認結果を、前記識別情報と関連づけて記憶する方法。 - 複数の書類の確認項目を確認するプログラムであって、
異なる前記書類を識別する識別情報が表示された前記書類の前記識別情報を読み取り、
前記書類の確認項目を、表示部に表示し、
前記表示部に表示された前記確認項目に対する確認結果を入力し、
入力した前記確認結果を、前記識別情報と関連づけて記憶することをコンピュータに実行させるプログラム。 - 複数の書類の確認項目を確認するシステムであって、
表示部と、
異なる前記書類を識別する識別情報が表示された前記書類の前記識別情報を読み取る読み取り部と、
前記書類の確認項目を、前記表示部に表示させる処理部と、
前記表示部に表示された前記確認項目に対する確認結果を入力する入力部と、
入力した前記確認結果を、前記識別情報と関連づけて記憶する記憶部と、
を備えるシステム。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
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JP2016225851A JP2018084857A (ja) | 2016-11-21 | 2016-11-21 | 書類の確認項目を確認するシステム、方法及びプログラム |
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