CN111881089B - 一种纸质文件流转处理系统 - Google Patents

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Abstract

本发明公开了一种纸质文件流转处理系统，包括：一个或多个用户端，以及服务器；其中，所述服务器中储存有文件记录表和文件痕迹表；所述文件记录表用于记录纸质文件的基础信息和相对应的文件标识；所述文件痕迹表用于储存纸质文件的流转痕迹信息；本发明技术方案通过对设置在纸质文件上的二维码进行识别，在服务器中储存的文件记录表进行文件识别查找，并将流转痕迹记录到文件痕迹表中，可以简化纸质文件在流转过程中的痕迹记录工作，提高工作人员的工作效率和信息安全性。

Description

一种纸质文件流转处理系统
技术领域
本发明涉及信息处理技术领域，尤其涉及一种纸质文件流转处理系统。
背景技术
传统公文流转管理可能会存在部分只能线下流转的纸质文件。这些文件在办公流程中经多名人员流转，而部分单位的公文流转过程缺乏系统的管理，经常导致公文流转的记录难以跟踪，且因文件本身的特殊性和敏感性，不利于信息安全性的保障。纸质公文流转的过程容易出现处理流程不统一、审批流程不规范、效率低的问题，缺乏系统且有效的监控管理，对于公文流转的过程痕迹难以追踪，不利于信息安全管理。
因此，为了解决不能上网的文件，特别是大量只能线下流转的纸质文件等难跟踪，流程不透明的问题；目前市面上亟需一种纸质文件流转处理策略，可以简化纸质文件在流转过程中的痕迹记录工作，提高工作人员的工作效率和信息安全性。
发明内容
本发明提供了一种纸质文件流转处理系统，可以简化纸质文件在流转过程中的痕迹记录工作，提高工作人员的工作效率和信息安全性。
为了解决上述技术问题，本发明实施例提供了一种纸质文件流转处理系统，包括：一个或多个用户端，以及服务器；其中，所述服务器中储存有文件记录表和文件痕迹表；所述文件记录表用于记录纸质文件的基础信息和相对应的文件标识；所述纸质文件的基础信息包括纸质文件的创建时间、纸质文件的类型信息和纸质文件的主题内容；所述文件痕迹表用于储存纸质文件的流转痕迹信息；
所述用户端用于在对纸质文件上的二维码进行扫描识别后，响应于所述二维码，跳转到所述二维码上的网络地址对用户身份进行认证；以及，用于在认证用户身份通过后，获取所述二维码上的文件标识；
所述服务器用于接收所述文件标识并在所述文件记录表中进行匹配识别，查找出与所述文件标识相对应的纸质文件作为目标文件；以及，用于根据所述目标文件在所述文件痕迹表中进行匹配识别，查找出所述目标文件所对应的历史流转痕迹信息，其中，当不存在历史流转痕迹信息时，向所述用户端发送第一指令；当存在历史流转痕迹信息时，向所述用户端发送第二指令；
所述用户端还用于当接收到第一指令时，向所述服务器发送当前时间和用户基础信息，以使所述服务器将所述当前时间和用户基础信息添加到所述文件痕迹表中作为所述目标文件的流转痕迹信息；或者，还用于当接收到第二指令时，向所述服务器发送当前时间，以使所述服务器将所述当前时间替换到所述文件痕迹表中所述目标文件所对应的流转时间，以更新所述目标文件的流转痕迹信息；在对所述目标文件进行添加或更新流转痕迹信息后，向所述用户端发送预设的提示信息。
作为优选方案，所述纸质文件上的二维码的生成过程，具体为：
在所述文件记录表中获取纸质文件的基础信息及其对应的文件标识；
将所述文件标识和预设的网络地址进行封装，生成对应的二维码；
将生成的二维码转换成为二维码图片，以使用户将所述二维码图片打印出来后，根据所述文件标识对应的基础信息粘贴在对应的纸质文件上。
作为优选方案，所述文件标识为唯一的编码号。
作为优选方案，所述用户基础信息包括用户所在机构名称和用户名称。
作为优选方案，所述流转时间包括目标文件的接收时间和送出时间。
相比于现有技术，本发明实施例具有如下有益效果：
本发明技术方案通过对设置在纸质文件上的二维码进行识别，在服务器中储存的文件记录表进行文件识别查找，并将流转痕迹记录到文件痕迹表中，可以简化纸质文件在流转过程中的痕迹记录工作，提高工作人员的工作效率和信息安全性。
附图说明
图1：为本发明实施例提供的一种纸质文件流转处理系统的结构示意图；
图2：为本发明实施例中进行身份认证时系统已经登录状态下的时序图；
图3：为本发明实施例中进行身份认证时系统没有登录状态下的时序图。
具体实施方式
下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有作出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。
请参照图1，为本发明实施例提供的一种纸质文件流转处理系统的结构示意图，包括：一个或多个用户端，以及服务器；其中，所述服务器中储存有文件记录表和文件痕迹表；所述文件记录表用于记录纸质文件的基础信息和相对应的文件标识；所述文件痕迹表用于储存纸质文件的流转痕迹信息。在本实施例中，所述纸质文件的基础信息包括纸质文件的创建时间、纸质文件的类型信息和纸质文件的主题内容；所述文件标识为唯一的编码号。
所述用户端用于在对纸质文件上的二维码进行扫描识别后，响应于所述二维码，跳转到所述二维码上的网络地址对用户身份进行认证；以及，用于在认证用户身份通过后，获取所述二维码上的文件标识。
所述服务器用于接收所述文件标识并在所述文件记录表中进行匹配识别，查找出与所述文件标识相对应的纸质文件作为目标文件；以及，用于根据所述目标文件在所述文件痕迹表中进行匹配识别，查找出所述目标文件所对应的历史流转痕迹信息，其中，当不存在历史流转痕迹信息时，向所述用户端发送第一指令；当存在历史流转痕迹信息时，向所述用户端发送第二指令。
所述用户端还用于当接收到第一指令时，向所述服务器发送当前时间和用户基础信息，以使所述服务器将所述当前时间和用户基础信息添加到所述文件痕迹表中作为所述目标文件的流转痕迹信息；或者，还用于当接收到第二指令时，向所述服务器发送当前时间，以使所述服务器将所述当前时间替换到所述文件痕迹表中所述目标文件所对应的流转时间，以更新所述目标文件的流转痕迹信息。在本实施例中，所述用户基础信息包括用户所在机构名称和用户名称；所述流转时间包括目标文件的接收时间和送出时间。
具体地，用户调起企业微信的扫描功能，对文件中的二维码进行扫描，可以获取到二维码上的地址；企业微信的机制将对获取到的地址直接进行访问的操作；纸质文件流转会根据系统的登录状态对请求进行处理，若系统已做登录，系统直接对请求的地址进行处理，详细过程如图2所示。若系统未登录，系统需要经由企业微信的认证体系完成系统的登录操作，再对数据进行处理，详细过程如图3所示。用户登录成功后，通过文件标识从文件记录表里，获取到目标的文件；通过目标文件从文件痕迹表获取到文件处理的详细痕迹(痕迹包含人员所在机构名称，人员名称，接收时间和送出时间的信息)。若痕迹不存在，直接新增一条新的痕迹。若痕迹已经存在，对接收时间最晚的痕迹进行处理，把该痕迹的送出时间设置为当前的时间，再新增一条新的痕迹。新的痕迹创建的时候，人员名称为当前登录人名称，机构名称为当前登录人所在机构名称，接收时间为当前时间。需要说明的是，本发明技术方案可以利用企业微信中的扫描功能进行操作，也可以利用其它具有扫描功能的软件进行操作，具体使用何种应用软件不作为限制本发明技术方案的保护范围。
其中，文件记录表：包含文件标识、文件的创建时间、文件的类型信息。在文件录入后，把录入的内容保存到文件记录表中，其中文件的编号唯一。文件痕迹表：包含痕迹所属文件标识、人员所在机构名称、人员名称、接收时间和送出时间的信息。在二维码扫描成功后，对痕迹进行保存的操作。从痕迹中可以了解到文件在传递过程中，每个步骤的人员，机构，时间的信息。也可以通过最后的一条记录查看到文件目前所在的人员和机构信息，方便快速跟踪到文件的位置。
在本实施例中，所述纸质文件上的二维码的生成过程，具体为：步骤1，在所述文件记录表中获取纸质文件的基础信息及其对应的文件标识；步骤2，将所述文件标识和预设的网络地址进行封装，生成对应的二维码；步骤3，将生成的二维码转换成为二维码图片，以使用户将所述二维码图片打印出来后，根据所述文件标识对应的基础信息粘贴在对应的纸质文件上。
具体地，在文件的界面，选择具体的文件，发起生成二维码的操作；应用层获取到文件的标识，结合预先配置好的地址，生成文件流程的处理地址。地址组成方式为地址+文件标识；使用谷歌提供的二维码生成工具把地址转换成二维码的图片；把生成好的图片返回到电脑端的用户界面；用户通过网页打印的功能把文件的二维码打印出来；打印出来的二维码，贴到对应的文件上。
在另一实施例中，所述服务器还用于：在对所述目标文件进行添加或更新流转痕迹信息后，向所述用户端发送预设的提示信息。
具体地，在处理完成后，返回到企业微信端，提示你已经收到了文件，文件的标识为xxxx。
本发明技术方案通过对设置在纸质文件上的二维码进行识别，在服务器中储存的文件记录表进行文件识别查找，并将流转痕迹记录到文件痕迹表中，可以简化纸质文件在流转过程中的痕迹记录工作，提高工作人员的工作效率和信息安全性。
以上所述的具体实施例，对本发明的目的、技术方案和有益效果进行了进一步的详细说明，应当理解，以上所述仅为本发明的具体实施例而已，并不用于限定本发明的保护范围。特别指出，对于本领域技术人员来说，凡在本发明的精神和原则之内，所做的任何修改、等同替换、改进等，均应包含在本发明的保护范围之内。

Claims (5)

1.一种纸质文件流转处理系统，其特征在于，包括：一个或多个用户端，以及服务器；其中，所述服务器中储存有文件记录表和文件痕迹表；所述文件记录表用于记录纸质文件的基础信息和相对应的文件标识；所述纸质文件的基础信息包括纸质文件的创建时间、纸质文件的类型信息和纸质文件的主题内容；所述文件痕迹表用于储存纸质文件的流转痕迹信息；
所述用户端用于在对纸质文件上的二维码进行扫描识别后，响应于所述二维码，跳转到所述二维码上的网络地址对用户身份进行认证；以及，用于在认证用户身份通过后，获取所述二维码上的文件标识；
所述服务器用于接收所述文件标识并在所述文件记录表中进行匹配识别，查找出与所述文件标识相对应的纸质文件作为目标文件；以及，用于根据所述目标文件在所述文件痕迹表中进行匹配识别，查找出所述目标文件所对应的历史流转痕迹信息，其中，当不存在历史流转痕迹信息时，向所述用户端发送第一指令；当存在历史流转痕迹信息时，向所述用户端发送第二指令；
所述用户端还用于当接收到第一指令时，向所述服务器发送当前时间和用户基础信息，以使所述服务器将所述当前时间和用户基础信息添加到所述文件痕迹表中作为所述目标文件的流转痕迹信息；或者，还用于当接收到第二指令时，向所述服务器发送当前时间，以使所述服务器将所述当前时间替换到所述文件痕迹表中所述目标文件所对应的流转时间，以更新所述目标文件的流转痕迹信息；在对所述目标文件进行添加或更新流转痕迹信息后，向所述用户端发送预设的提示信息。
2.如权利要求1所述的纸质文件流转处理系统，其特征在于，所述纸质文件上的二维码的生成过程，具体为：
在所述文件记录表中获取纸质文件的基础信息及其对应的文件标识；
将所述文件标识和预设的网络地址进行封装，生成对应的二维码；
将生成的二维码转换成为二维码图片，以使用户将所述二维码图片打印出来后，根据所述文件标识对应的基础信息粘贴在对应的纸质文件上。
3.如权利要求1所述的纸质文件流转处理系统，其特征在于，所述文件标识为唯一的编码号。
4.如权利要求1所述的纸质文件流转处理系统，其特征在于，所述用户基础信息包括用户所在机构名称和用户名称。
5.如权利要求1所述的纸质文件流转处理系统，其特征在于，所述流转时间包括目标文件的接收时间和送出时间。
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