JP2008052710A - スキャン文書管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】画像処理装置と業務システムとファイルサーバとが連携するスキャン文書管理システムにおいてファイルサーバの一覧性を改善することのできるスキャン文書管理方法を提供する。
【解決手段】特定の業務における帳票等の管理を行う業務システムの管理のもと、文書を画像処理装置でスキャンして得た画像ファイルをファイルサーバに登録するスキャン文書管理システムにおける管理方法であって、スキャンする上記文書を後の検索時に特定可能な、上記業務システムおよび上記ファイルサーバの実装に影響されない情報を含むメタ情報を少なくとも上記業務システムから取得される情報に基づいて生成し、スキャンした上記文書の画像ファイルと対応付けて上記メタ情報を上記ファイルサーバに登録し、上記業務システム以外の端末からの検索要求に対し、上記メタ情報に基づいて上記ファイルサーバに登録された該当する上記文書の上記画像ファイルを提示する。
【選択図】図７

Description

本発明は、ＭＦＰ（Multi Function Printer）等の画像処理装置と業務システムとファイルサーバとが連携するスキャン文書管理システムにおけるファイルサーバの一覧性を改善したスキャン文書管理方法に関する。

オフィス内においては文書の電子化が進んでいる反面、紙の状態で入手もしくは発生する文書（プリントアウトされた文書、プリントアウトされたものに手書き内容が加えられた文書、すべて手書きの文書等）も多く、これらを統一的に管理するため、ＭＦＰ等のスキャナ機能でスキャンし、画像データとして電子化した上でファイルサーバに蓄積を行う技術が注目されている。

また、管理の対象となる文書は、見積書、注文書といった業務内容と密接に関連するものであるため、特定の業務における帳票等の管理を行う業務システムとともに用いられるのが一般的である。なお、業務システムはＡＳＰ（Application Service Provider）形態で提供されるものを用いることが多い。

スキャン文書管理システムには、大別してＭＦＰスキャンとＡＳＰスキャンの２つのタイプがある。ＭＦＰスキャンは、ＭＦＰのオペパネ（Operation Panel）もしくはＰＣ（Personal Computer）から業務システムの拡張機能（Javascript等による拡張）を呼び出してスキャン文書の送信先（登録先）等の情報を埋め込んだカバーページを印刷し、カバーページとともに対象の文書をＭＦＰでスキャンし、ファイルサーバ側でカバーページの埋め込み情報に従ってスキャン文書の登録を行うものである。ＡＳＰスキャンは、ＭＦＰのオペパネから業務システムの拡張機能を呼び出し、対象の文書をスキャンしてファイルサーバに直接に登録を行うものである。

図１は従来のスキャン文書管理システムにおけるＭＦＰスキャンの概要を示す図である。

図１において、ＭＦＰ１２のオペパネもしくはＰＣ１４から業務システム１１の拡張機能でカバーシート印刷要求を行い（ステップＳ１１）、ＭＦＰ１２でカバーシートの印刷を行う（ステップＳ１２）。

次いで、カバーシートと対象の文書を重ねてＭＦＰ１２でスキャンを実行し（ステップＳ１３）、ファイルサーバ１３にスキャン画像を配信する（ステップＳ１４）。

ファイルサーバ１３ではサーブレットによりカバーページの埋め込み情報を取得し、その情報に従ってファイルＤＢに登録を行う（ステップＳ１５）。

また、ＭＦＰ１２のオペパネもしくはＰＣ１４からは、業務システム１１を介してファイルサーバ１３の蓄積文書を参照することができる（ステップＳ１６）。

図２は従来のスキャン文書管理システムにおけるＡＳＰスキャンの概要を示す図である。

図２において、ＭＦＰ１２のオペパネから業務システム１１の拡張機能でスキャン要求を行い（ステップＳ２１）、対象の文書のスキャンを実行し（ステップＳ２２）、ファイルサーバ１３のファイルＤＢに登録を行う（ステップＳ２３）。

また、ＭＦＰ１２のオペパネもしくはＰＣ１４からは、業務システム１１を介してファイルサーバ１３の蓄積文書を参照することができる（ステップＳ２４）。

なお、出願人は出願時点までに本発明に関連する公開された先行技術文献を発見することができなかった。よって、先行技術文献情報を開示していない。

上述したようにＭＦＰと業務システムとファイルサーバとが連携するスキャン文書管理システムが注目されてきているが、業務システムとファイルサーバの結び付きが強く、ファイルサーバのディレクトリ（フォルダ）構造は業務システムの仕様に依存していたため、ＰＣや他の業務システムからファイルサーバを直接に参照する場合の一覧性が悪いという問題があった。すなわち、業務システムでは、例えば数字列からなる案件ＩＤのディレクトリの下に「estimation（見積書）」等の業務名のディレクトリが置かれているものであり、「\\fileserver\1234\estimation」といったファイルパスだけで蓄積文書を特定していたため、業務システムの提供するビューワ等からファイルサーバの蓄積文書を参照する場合は問題ないが、ＰＣや他の業務システムからファイルサーバを直接に参照する場合、案件ＩＤ等に意味不明の数字列が並んで見えるだけであり、所望の蓄積文書を見つけるのが困難であった。例えば、任意の案件で利用された「契約書」を検索したり、販売管理システムで利用した契約書を契約管理システムから参照したりという場合に不都合があった。

また、ファイルサーバのディレクトリ構造が業務システムの仕様に依存していることから、業務の拡張や見直しに伴って業務システムを他のベンダーの提供するサービスにリプレースする場合、ファイルサーバの再構築を行わなければならず、柔軟性に乏しいという問題があった。

本発明は上記の従来の問題点に鑑み提案されたものであり、その目的とするところは、画像処理装置と業務システムとファイルサーバとが連携するスキャン文書管理システムにおいてファイルサーバの一覧性を改善することのできるスキャン文書管理方法を提供することにある。

上記の課題を解決するため、本発明にあっては、請求項１に記載されるように、特定の業務における帳票等の管理を行う業務システムの管理のもと、文書を画像処理装置でスキャンして得た画像ファイルをファイルサーバに登録するスキャン文書管理システムにおける管理方法であって、スキャンする上記文書を後の検索時に特定可能な、上記業務システムおよび上記ファイルサーバの実装に影響されない情報を含むメタ情報を少なくとも上記業務システムから取得される情報に基づいて生成し、スキャンした上記文書の画像ファイルと対応付けて上記メタ情報を上記ファイルサーバに登録し、上記業務システム以外の端末からの検索要求に対し、上記メタ情報に基づいて上記ファイルサーバに登録された該当する上記文書の上記画像ファイルを提示するスキャン文書管理方法を要旨としている。

また、請求項２に記載されるように、請求項１に記載のスキャン文書管理方法において、上記業務システムは、上記メタ情報を埋め込んだ用紙であって、上記文書とともにスキャンされるカバーシートをスキャン実行以前に生成するようにすることができる。

また、請求項３に記載されるように、請求項１に記載のスキャン文書管理方法において、上記業務システムは、スキャン対象となる上記文書の印刷時に上記メタ情報を埋め込む加工を行うようにすることができる。

また、請求項４に記載されるように、請求項１に記載のスキャン文書管理方法において、上記業務システムに接続する端末は、スキャン対象となる上記文書の印刷時に上記メタ情報を埋め込む加工を行うようにすることができる。

また、請求項５に記載されるように、請求項１に記載のスキャン文書管理方法において、上記業務システムは、上記画像処理装置によるスキャン時に画像ファイルとともに送信される上記メタ情報を上記文書のスキャン時に生成するようにすることができる。

また、請求項６に記載されるように、請求項１乃至５のいずれか一項に記載のスキャン文書管理方法において、上記メタ情報に上記ファイルサーバへのアクセス時に必要となる認証情報を含めるようにすることができる。

また、請求項７〜１２に記載されるように、スキャン文書管理システムとして構成することができる。

本発明のスキャン文書管理方法にあっては、業務システム上の文書管理とファイルサーバ上の文書とをメタ情報によるリンクで対応付けているため、業務システムの仕様とは独立にファイルサーバ上の文書を管理することができ、画像処理装置と業務システムとファイルサーバとが連携するスキャン文書管理システムにおいてファイルサーバの一覧性を改善することができる。

以下、本発明の好適な実施形態につき説明する。

＜ＭＦＰスキャン＞
図３は本発明をＭＦＰスキャンに適用した実施形態にかかるカバーシート印刷もしくは原本加工のためのクラス図である。

図３において、機能部の構成要素として、カバーシート印刷パッケージに含まれるカバーシート印刷部１０１と、原本加工印刷パッケージに含まれる原本加工印刷部１０１＋と、メタ文書関連パッケージに含まれるメタ文書生成部１０２と、メタ情報生成パッケージに含まれるメタ情報生成部１０３と、情報埋め込み関連パッケージに含まれる情報埋め込み部１０４と、符号化パッケージに含まれる符号化部１０５とが設けられている。破線で示したものはカバーシート印刷等では用いられないものである。なお、カバーシート印刷のみに対応させる場合には原本加工印刷パッケージは不要であり、逆に原本加工印刷のみに対応させる場合にはカバーシート印刷パッケージは不要である。

図４は本発明をＭＦＰスキャンに適用した実施形態にかかるＭＦＰスキャンのためのクラス図である。

図４において、機能部の構成要素として、ＭＦＰの機能であるスキャン送信部１１１と、スキャン文書の配信先であるフォルダ１１２と、文書ファイル管理パッケージに含まれるフォルダ監視部１１３および到着文書処理部１１４と、メタ文書関連パッケージに含まれるメタ文書解析部１１５と、情報埋め込み関連パッケージに含まれる情報抽出部１１６と、復号化パッケージに含まれる復号化部１１７と、メタ情報生成パッケージに含まれるメタ情報生成部１１８と、文書ファイル管理パッケージに含まれる文書ファイル登録部１１９と、ファイルサーバ３のファイルＤＢ１２０と、文書ファイル管理パッケージに含まれるファイルサーバ３のメタ情報ＤＢ１２１とが設けられている。破線で示したものはＭＦＰスキャンでは用いられないものである。

なお、文書ファイル登録部１１９をストレージマネージャ（Storage Manager）として複数のファイルサーバに登録先を振り分けることもでき、その場合の他のファイルサーバに対応するものがファイルＤＢ１２０＋である。複数のファイルサーバとしては、例えばＬＡＮ（Local Area Network）上のファイルサーバとＷＡＮ（Wide Area Network）上のファイルサーバ（オンラインストレージ：Online Storage）等とすることができる。

図５は本発明をＭＦＰスキャンに適用した実施形態にかかるコンポーネント図である。

図５において、カバーシート印刷部１０１はカバーシート印刷モジュールに属し、原本加工印刷部１０１＋は原本加工印刷モジュールに属し、メタ文書生成部１０２および情報埋め込み部１０４はメタ文書生成モジュールに属し、メタ情報生成部１０３（１１８）はメタ文書生成モジュール、メタ文書解析モジュール、ＭＦＰ機能およびファイル保管機能に属し、符号化部１０５は符号化モジュールに属している。また、スキャン送信部１１１はＭＦＰ機能に属し、フォルダ監視部１１３、到着文書処理部１１４、文書ファイル登録部１１９およびメタ情報ＤＢ１２１は文書ファイル管理モジュールに属し、メタ文書解析部１１５および情報抽出部１１６はメタ文書解析モジュールに属し、復号化部１１７は復号化モジュールに属し、ファイルＤＢ１２０はファイル保管機能に属している。

図６はＸＭＬ（Extensible Markup Language）で記述したメタ情報の例を示す図であり、メタ情報を記述する一般的なボキャブラリとして、書誌情報の記述に用いられるDublin Core(http://dublincore.org/documents/dces/)に準拠したものである。図６において、rdf要素内には、オリジナルファイルへのＵＲＩ（Uniform Resource Identifiers）の記述と、ファイル名を示す記述と、作成者を示す記述と、ファイルフォーマットを示す記述と、業務システムにおける関連する案件ＩＤまたはＭＦＰのＩＰ（Internet Protocol）アドレス等の記述と、業務システムから取得できる文書記述情報等の記述とが含まれている。

オリジナルファイルへのＵＲＩの記述は、「http://fileserver/1」のように、ＡＳＰとして提供される業務システムの仕様とは独立したユニークなＵＲＩを利用している。従って、汎用ブラウザからＵＲＩを指定して直接に参照することも可能である。これらのメタ情報は、業務システムから取得される情報から抽出されるほか、ＭＦＰによるスキャン時に取得可能な情報（スキャン日時、機器ＩＤ、ユーザＩＤ等）や登録先のファイルサーバからも抽出することができる。また、オンラインストレージをファイルサーバとして用いる場合には、アクセスに必要なプロトコル名やログイン時に必要となる認証情報をメタ情報に含める。認証情報としては、ユーザ名およびパスワード等のセット、正当なユーザであることを示すユーザ認証チケットおよびセッションＩＤ等のセット、特定のフォルダへのアクセスを許可するフォルダチケット等とすることができる。更に、メタ情報の文字数に制限がある場合には、メタ情報にはストレージタイプ等を記述しておき、このストレージタイプからリンクされるデータにＵＲＩやプロトコル名等を記述しておくことができる。なお、メタ情報は、ＭＦＰスキャンの場合はカバーシートもしくは原本の一部にＱＲコード、地紋等により埋め込まれ、後述するＡＳＰスキャンの場合は外部リンクされてインデックスとして管理される。

図７はカバーシート印刷等およびＭＦＰスキャンの処理概要を示す図であり、（ａ）はカバーシート印刷もしくは原本加工印刷の処理概要を示し、（ｂ）はＭＦＰスキャンの処理概要を示している。カバーシート印刷は、スキャン時の表紙として使用するカバーシートにメタ情報を埋め込んで印刷する処理であり、手書き加筆等の行われる前の文書の印刷時に同時に行う場合と、手書き加筆等の行われた文書をスキャンする直前に行う場合とがある。また、原本加工印刷は、手書き加筆等の行われる前の文書の印刷時において、予めメタ情報を埋め込んだ状態で文書を印刷するものである。この場合はスキャン時にカバーシートを用いる必要はない。

図７（ａ）において、カバーシート印刷の場合はカバーシート印刷機能Ｆ０に対して、原本加工印刷の場合は原本加工印刷機能Ｆ０＋に対して印刷要求を行うと（ステップＳ１０１）、カバーシート印刷機能Ｆ０もしくは原本加工印刷機能Ｆ０＋はメタ情報生成機能Ｆ１に対してメタ情報生成要求を行う（ステップＳ１０２）。

メタ情報生成機能Ｆ１はメタ情報（図６）の生成を行い（ステップＳ１０３）、符号化機能Ｆ２に対してメタ情報符号化要求を行い（ステップＳ１０４）、符号化機能Ｆ２はカバーシート生成機能Ｆ３もしくは原本加工機能Ｆ３＋に対してメタ情報埋め込み要求を行う（ステップＳ１０５）。

そして、カバーシート生成機能Ｆ３もしくは原本加工機能Ｆ３＋は印刷機能Ｆ４に対して印刷要求を行い（ステップＳ１０６）、印刷機能Ｆ４はカバーシートの印刷を行う（ステップＳ１０７）。

図７（ｂ）において、カバーシートを先頭にスキャン対象の文書を重ねた上で、あるいは原本に予めメタ情報が埋め込まれた文書の場合はそのまま、スキャン機能（Scan To Folder）Ｆ５に対して文書登録要求を行うと（ステップＳ１１１）、スキャン機能Ｆ５はスキャンを行うとともに、カバーシート解析機能Ｆ６もしくは原本解析機能Ｆ６＋に対してカバーシートもしくは原本の解析要求を行う（ステップＳ１１２）。

カバーシート解析機能Ｆ６もしくは原本解析機能Ｆ６＋はメタデータ抽出を行い（ステップＳ１１３）、復号化機能Ｆ７に対して復号化要求を行う（ステップＳ１１４）。

復号化機能Ｆ７は復号化を行った上でメタ情報解析機能Ｆ８に対してメタ解析要求を行い（ステップＳ１１５）、メタ情報解析機能Ｆ８は文書登録機能Ｆ９に対して登録要求を行う（ステップＳ１１６）。

文書登録機能Ｆ９はカバーシートを伴う場合はそれに続く文書ファイルを結合し、カバーシートを伴わない場合はそのまま文書ファイルとして登録し（ステップＳ１１７）、メタ情報登録機能Ｆ１０に対して、登録した文書へのＵＲＩと検索に利用するメタ情報をリンクした登録要求を行い（ステップＳ１１８）、メタ情報登録機能Ｆ１０はメタ情報の登録を行う（ステップＳ１１９）。

図８はカバーシート印刷等の詳細な処理例を示すシーケンス図である。

図８において、カバーシート印刷部１０１もしくは原本加工印刷部１０１＋はカバーシートもしくは原本の印刷を開始すると（ステップＳ１２１）、メタ文書の取得を開始し（ステップＳ１２２）、メタ文書生成部１０２にメタ文書の取得を要求する（ステップＳ１２３）。

メタ文書生成部１０２はメタ情報の取得を開始し（ステップＳ１２４）、メタ情報生成部１０３にメタ情報の生成を要求し（ステップＳ１２５）、メタ情報生成部１０３で生成されたメタ情報を取得する（ステップＳ１２６）。

次いで、メタ文書生成部１０２は情報埋め込み部１０４に埋め込み文書イメージの取得を要求し（ステップＳ１２７）、情報埋め込み部１０４は符号化部１０５に符号化を要求し（ステップＳ１２８）、符号化部１０５で生成された符号を取得する（ステップＳ１２９）。

次いで、情報埋め込み部１０４は符号化イメージの埋め込みを行い（ステップＳ１３０）、メタ文書生成部１０２に埋め込み文書イメージを返す（ステップＳ１３１）。

次いで、メタ文書生成部１０２はメタ文書を生成し（ステップＳ１３２）、カバーシート印刷部１０１にメタ文書を返す（ステップＳ１３３）。

そして、カバーシート印刷部１０１もしくは原本加工印刷部１０１＋はカバーシートもしくは原本を生成し（ステップＳ１３４）、カバーシートもしくは原本の印刷を行う（ステップＳ１３５）。

図９Ａおよび図９ＢはＭＦＰスキャンの詳細な処理例を示すシーケンス図である。

図９Ａおよび図９Ｂにおいて、スキャン送信部１１１はフォルダ１１２にファイル登録を行うと（ステップＳ１４１）、一方でフォルダ監視部１１３はフォルダ１１２の監視を開始し（ステップＳ１４２）、フォルダ１１２にファイル一覧表示を要求し（ステップＳ１４３）、ファイル一覧を取得する（ステップＳ１４４）。

次いで、フォルダ監視部１１３は文書到着通知を開始し（ステップＳ１４５）、到着文書処理部１１４に文書到着処理を要求する（ステップＳ１４６）。

到着文書処理部１１４は到着文書取得を開始し（ステップＳ１４７）、フォルダ監視部１１３に到着文書取得を要求し（ステップＳ１４８）、フォルダ監視部１１３はフォルダ１１２にファイル取得を要求し（ステップＳ１４９）、フォルダ１１２はフォルダ監視部１１３にファイルを返し（ステップＳ１５０）、フォルダ監視部１１３は到着文書処理部１１４に到着文書を返す（ステップＳ１５１）。

次いで、到着文書処理部１１４は到着文書解析を開始し（ステップＳ１５２）、メタ文書解析部１１５にメタ文書取得を要求する（ステップＳ１５３）。

メタ文書解析部１１５は埋め込み情報取得を開始し（ステップＳ１５４）、情報抽出部１１６に埋め込み情報取得を要求する（ステップＳ１５５）。

情報抽出部１１６は復号化イメージの抽出を行い（ステップＳ１５６）、復号化を開始し（ステップＳ１５７）、復号化部１１７に復号化を要求し（ステップＳ１５８）、復号化部１１７から復号化文字列を取得し（ステップＳ１５９）、メタ文書解析部１１５に埋め込み情報を返す（ステップＳ１６０）。

次いで、メタ文書解析部１１５はメタ情報取得を開始し（ステップＳ１６１）、メタ情報生成部１１８にメタ情報取得を要求し（ステップＳ１６２）、メタ情報生成部１１８からメタ情報を取得する（ステップＳ１６３）。

次いで、メタ文書解析部１１５はメタ文書を生成し（ステップＳ１６４）、メタ文書を到着文書処理部１１４に返す（ステップＳ１６５）。

次いで、到着文書処理部１１４は文書ファイル登録を開始し（ステップＳ１６６）、文書ファイル登録部１１９に文書ファイル登録を要求し（ステップＳ１６７）、文書ファイル登録部１１９はファイルＤＢ１２０にファイル登録を行い（ステップＳ１６８）、更に文書ファイル登録部１１９はメタ情報ＤＢ１２１にメタ情報登録を行う（ステップＳ１６９）。

図１０〜図１５はＭＦＰスキャンのための機能部およびコンポーネントの具体的な配置例を示す図である。

図１０では、業務システム１にカバーシート印刷機能Ｆ０もしくは原本加工印刷機能Ｆ０＋、メタ情報生成機能Ｆ１、符号化機能Ｆ２およびカバーシート生成機能Ｆ３もしくは原本加工機能Ｆ３＋を配置し、ＰＣ４に符号化機能Ｆ２_Ｐおよび原本加工機能Ｆ３_Ｐ＋を配置している。また、ＭＦＰ２に印刷機能Ｆ４、スキャン機能Ｆ５およびメタ情報生成機能Ｆ１_Ｍを配置し、ファイルサーバ３にカバーシート解析機能Ｆ６、復号化機能Ｆ７、メタ情報解析機能Ｆ８、文書登録機能Ｆ９、メタ情報登録機能Ｆ１０およびメタ情報生成機能Ｆ１_Ｆを配置している。図１１はこの場合のコンポーネントの配置図であり、業務システム１にカバーシート印刷モジュール、メタ文書生成モジュールおよび符号化モジュールを配置し、ＭＦＰ２にＭＦＰ機能を配置し、ファイルサーバ３に復号化モジュール、メタ文書解析モジュール、文書ファイル管理モジュールおよびファイル保管機能を配置し、ＰＣ４に符号化モジュール、原本加工印刷モジュールおよび汎用ブラウザを配置している。

図１２では、業務システム１にカバーシート印刷機能Ｆ０もしくは原本加工印刷機能Ｆ０＋、メタ情報生成機能Ｆ１およびカバーシート生成機能Ｆ３もしくは原本加工機能Ｆ３＋を配置し、ＰＣ４に符号化機能Ｆ２_Ｐおよび原本加工機能Ｆ３_Ｐ＋を配置している。また、ＭＦＰ２に印刷機能Ｆ４、スキャン機能Ｆ５およびメタ情報生成機能Ｆ１_Ｍを配置し、ファイルサーバ３に符号化機能Ｆ２、カバーシート解析機能Ｆ６、復号化機能Ｆ７、メタ情報解析機能Ｆ８、文書登録機能Ｆ９、メタ情報登録機能Ｆ１０およびメタ情報生成機能Ｆ１_Ｆを配置している。図１３はこの場合のコンポーネントの配置図であり、業務システム１にカバーシート印刷モジュールおよびメタ文書生成モジュールを配置し、ＭＦＰ２にＭＦＰ機能を配置し、ファイルサーバ３に符号化モジュール、復号化モジュール、メタ文書解析モジュール、文書ファイル管理モジュールおよびファイル保管機能を配置し、ＰＣ４に符号化モジュール、原本加工印刷モジュールおよび汎用ブラウザを配置している。

図１４では、業務システム１にカバーシート印刷機能Ｆ０もしくは原本加工印刷機能Ｆ０＋、メタ情報生成機能Ｆ１およびカバーシート生成機能Ｆ３もしくは原本加工機能Ｆ３＋を配置し、ＰＣ４に符号化機能Ｆ２_Ｐおよび原本加工機能Ｆ３_Ｐ＋を配置している。また、ＭＦＰ２に符号化機能Ｆ２、印刷機能Ｆ４、スキャン機能Ｆ５およびメタ情報生成機能Ｆ１_Ｍを配置し、ファイルサーバ３にカバーシート解析機能Ｆ６、復号化機能Ｆ７、メタ情報解析機能Ｆ８、文書登録機能Ｆ９、メタ情報登録機能Ｆ１０およびメタ情報生成機能Ｆ１_Ｆを配置している。図１５はこの場合のコンポーネントの配置図であり、業務システム１にカバーシート印刷モジュールおよびメタ文書生成モジュールを配置し、ＭＦＰ２に符号化モジュールおよびＭＦＰ機能を配置し、ファイルサーバ３に復号化モジュール、メタ文書解析モジュール、文書ファイル管理モジュールおよびファイル保管機能を配置し、ＰＣ４に符号化モジュール、原本加工印刷モジュールおよび汎用ブラウザを配置している。

＜ＡＳＰスキャン＞
図１６は本発明をＡＳＰスキャンに適用した実施形態にかかるクラス図である。

図１６において、機能部の構成要素として、ＡＳＰスキャンのためのＡＳＰスキャン送信部２０１と、ＭＦＰの機能であるスキャン送信部２０２と、メタ情報生成パッケージに含まれるメタ情報生成部２０３と、スキャン文書の配信先であるフォルダ２０４と、文書ファイル管理パッケージに含まれるフォルダ監視部２０５および到着文書処理部２０６と、メタ文書関連パッケージに含まれるメタ文書解析部２０７と、文書ファイル管理パッケージに含まれる文書ファイル登録部２０８と、ファイルサーバ３のファイルＤＢ２０９と、文書ファイル管理パッケージに含まれるファイルサーバ３のメタ情報ＤＢ２１０とが設けられている。

なお、文書ファイル登録部２０８をストレージマネージャとして複数のファイルサーバに登録先を振り分けることもでき、その場合の他のファイルサーバに対応するものがファイルＤＢ２０９＋である。複数のファイルサーバとしては、例えばＬＡＮ上のファイルサーバとＷＡＮ上のファイルサーバ（オンラインストレージ）等とすることができる。

図１７は本発明をＡＳＰスキャンに適用した実施形態にかかるコンポーネント図である。

図１７において、ＡＳＰスキャン送信部２０１はＡＳＰスキャンモジュールに属し、スキャン送信部２０２はＭＦＰ機能に属し、メタ情報生成部２０３はメタ文書生成モジュール、メタ文書解析モジュール、ＭＦＰ機能およびファイル保管機能に属し、フォルダ監視部２０５、到着文書処理部２０６、文書ファイル登録部２０８およびメタ情報ＤＢ２１０は文書ファイル管理モジュールに属し、メタ文書解析部２０７はメタ文書解析モジュールに属し、ファイルＤＢ２０９はファイル保管機能に属している。

図１８はＡＳＰスキャンの処理概要を示す図である。

図１８において、ＭＦＰ２上で業務システム１を操作してメタファイル添付スキャン機能Ｆ１１に対してスキャン実行を要求すると（ステップＳ２０１）、メタファイル添付スキャン機能Ｆ１１はメタ情報生成機能Ｆ１２に対してメタ情報生成要求を行う（ステップＳ２０２）。

メタ情報生成機能Ｆ１２はメタ情報を生成し、メタファイル生成機能Ｆ１３に対してメタファイル生成要求を行い（ステップＳ２０３）、メタファイル生成機能Ｆ１３はメタファイルを生成し、スキャン機能Ｆ１４に対してスキャン要求を行う（ステップＳ２０４）。

スキャン機能Ｆ１４は対象文書のスキャンを行い、スキャン画像とメタファイルを伴ってメタファイル解析機能Ｆ１５にメタファイル解析要求を行う（ステップＳ２０５）。

メタファイル解析機能Ｆ１５はメタファイルを抽出し、メタ情報解析機能Ｆ１６に対してメタ情報解析要求を行い（ステップＳ２０６）、メタ情報解析機能Ｆ１６は文書登録機能Ｆ１７に対して文書登録要求を行う（ステップＳ２０７）。

文書登録機能Ｆ１７はメタファイルに関連する文書ファイルを結合して登録を行い（ステップＳ２０８）、文書登録機能Ｆ１７はメタ情報登録機能Ｆ１８に対して登録した文書へのＵＲＩと検索に利用するメタ情報をリンクした登録要求を行い（ステップＳ２０９）、メタ情報登録機能Ｆ１８はメタ情報の登録を行う（ステップＳ２１０）。

図１９Ａおよび図１９ＢはＡＳＰスキャンの詳細な処理例を示すシーケンス図である。

図１９Ａおよび図１９Ｂにおいて、ＡＳＰスキャン送信部２０１はスキャン送信を開始すると（ステップＳ２１１）、メタファイルの取得を開始し（ステップＳ２１２）、メタ情報生成部２０３にメタファイル取得を要求し（ステップＳ２１３）、メタ情報生成部２０３で生成されたメタファイルを取得する（ステップＳ２１４）。

次いで、ＡＳＰスキャン送信部２０１はスキャンを開始し（ステップＳ２１５）、スキャン送信部２０２にスキャン送信を要求し（ステップＳ２１６）、スキャン送信部２０２はフォルダ２０４にファイル登録を行う（ステップＳ２１７）。

フォルダ監視部２０５はフォルダ２０４の監視を開始し（ステップＳ２１８）、フォルダ２０４にファイル一覧表示を要求し（ステップＳ２１９）、ファイル一覧を取得する（ステップＳ２２０）。

次いで、フォルダ監視部２０５は文書到着通知を開始し（ステップＳ２２１）、到着文書処理部２０６に文書到着処理を要求する（ステップＳ２２２）。

到着文書処理部２０６は到着文書取得を開始し（ステップＳ２２３）、フォルダ監視部２０５に到着文書取得を要求し（ステップＳ２２４）、フォルダ監視部２０５はフォルダ２０４にファイル取得を要求し（ステップＳ２２５）、フォルダ２０４はフォルダ監視部２０５にファイルを返し（ステップＳ２２６）、フォルダ監視部２０５は到着文書処理部２０６に到着文書を返す（ステップＳ２２７）。

次いで、到着文書処理部２０６は到着文書解析を開始し（ステップＳ２２８）、メタ文書解析部２０７にメタ文書取得を要求する（ステップＳ２２９）。

メタ文書解析部２０７はメタ情報取得を開始し（ステップＳ２３０）、メタ情報生成部２０３にメタファイル取得を要求し（ステップＳ２３１）、メタ情報生成部２０３からメタ情報を取得する（ステップＳ２３２）。

次いで、メタ文書解析部２０７はメタ文書生成を開始し（ステップＳ２３３）、到着文書処理部２０６にメタ文書を返す（ステップＳ２３４）。

次いで、到着文書処理部２０６は文書ファイル登録を開始し（ステップＳ２３５）、文書ファイル登録部２０８に文書ファイル登録を要求し（ステップＳ２３６）、文書ファイル登録部２０８はファイルＤＢ２０９にファイル登録を行い（ステップＳ２３７）、更に文書ファイル登録部２０８はメタ情報ＤＢ２１０にメタ情報登録を行う（ステップＳ２３８）。

図２０はＡＳＰスキャンのための機能部の具体的な配置例を示す図である。

図２０では、業務システム１にメタファイル添付スキャン機能Ｆ１１、メタ情報生成機能Ｆ１２およびメタファイル生成機能Ｆ１３を配置し、ＭＦＰ２にスキャン機能Ｆ１４およびメタ情報生成機能Ｆ１２_Ｍを配置し、ファイルサーバ３にメタファイル解析機能Ｆ１５、メタ情報解析機能Ｆ１６、文書登録機能Ｆ１７、メタ情報登録機能Ｆ１８およびメタ情報生成機能Ｆ１２_Ｆを配置している。図２１はこの場合のコンポーネントの配置図であり、業務システム１にＡＳＰスキャンモジュールおよびメタ文書生成モジュールを配置し、ＭＦＰ２にＭＦＰ機能を配置し、ファイルサーバ３にメタ文書解析モジュール、文書ファイル管理モジュールおよびファイル保管機能を配置し、ＰＣ４に汎用ブラウザを配置している。

＜検索＞
図２２はＭＦＰスキャン・ＡＳＰスキャン共通の検索のためのクラス図である。

図２２において、機能部の構成要素として、ＰＣ４に設けられるブラウザ３０１と、文書ファイル管理パッケージに含まれる文書ファイル検索部３０２およびメタ情報ＤＢ３０３と、ファイルサーバ３のファイルＤＢ３０４とが設けられている。なお、複数のファイルサーバに登録先が振り分けられている場合の他のファイルサーバに対応するものがファイルＤＢ３０４＋である。

図２３はＭＦＰスキャン・ＡＳＰスキャン共通の検索のためのコンポーネント図である。

図２３において、ブラウザ３０１は汎用ブラウザに属し、文書ファイル検索部３０２およびメタ情報ＤＢ３０３は文書ファイル管理モジュールに属し、ファイルＤＢ３０４はファイル保管機能に属している。

図２４は検索の処理概要を示す図であり、（ａ）は検索の処理、（ｂ）は検索して得たファイル一覧からファイルを開く処理である。

図２４（ａ）において、ＰＣ４から業務システム１を操作して検索画面表示機能Ｆ２１に対してファイル一覧表示を要求すると（ステップＳ３０１）、検索画面表示機能Ｆ２１は検索要求機能Ｆ２２に対してファイルサーバ３の検索画面からの検索要求を行う（ステップＳ３０２）。

検索要求機能Ｆ２２はメタ情報検索機能Ｆ２３に対して検索要求を行い（ステップＳ３０３）、メタ情報検索機能Ｆ２３はメタ情報ＤＢを検索してファイル一覧結果を作成し、ファイル一覧表示機能Ｆ２４に渡し（ステップＳ３０４）、ファイル一覧表示機能Ｆ２４はファイル一覧を表示する（ステップＳ３０５）。

図２４（ｂ）において、ファイル一覧からファイル取得要求機能Ｆ２５に対して所望のファイルを開く要求を行うと（ステップＳ３１１）、ファイル取得要求機能Ｆ２５はファイル内容表示機能Ｆ２６に対してリンクに基づいて文書ＤＢ内のファイルを開く要求を行い（ステップＳ３１２）、ファイル内容表示機能Ｆ２６は該当するファイルを開く（ステップＳ３１３）。

図２５は検索の詳細な処理例を示すシーケンス図である。

図２５において、ブラウザ３０１は検索要求を開始すると（ステップＳ３２１）、文書ファイル検索部３０２に文書検索を要求する（ステップＳ３２２）。

文書ファイル検索部３０２はメタ情報ＤＢ３０３に検索条件を設定し（ステップＳ３２３）、メタ情報ＤＢ３０３から検索結果を取得し（ステップＳ３２４）、文書ファイル検索部３０２はブラウザ３０１に検索結果を返す（ステップＳ３２５）。ブラウザ３０１は検索結果の表示を行う（ステップＳ３２６）。

次いで、ブラウザ３０１はファイル表示を開始すると（ステップＳ３２７）、ファイルＤＢ３０４にファイル取得を要求し（ステップＳ３２８）、ファイルＤＢ３０４から該当するファイルを取得して表示を行う（ステップＳ３２９）。

図２６はＭＦＰスキャン・ＡＳＰスキャン共通の検索のための機能部の具体的な配置例を示す図である。

図２６では、ＰＣ４に検索要求機能Ｆ２２およびファイル取得要求機能Ｆ２５を配置し、業務システム１に検索要求機能Ｆ２２およびファイル取得要求機能Ｆ２５を配置し、ファイルサーバ３に検索画面表示機能Ｆ２１、メタ情報検索機能Ｆ２３、ファイル一覧表示機能Ｆ２４およびファイル内容表示機能Ｆ２６を配置している。図２７はこの場合のコンポーネントの配置図であり、ファイルサーバ３にファイル保管機能を配置し、ＰＣ４に汎用ブラウザを配置している。ファイルサーバ３が検索サービスを提供するため、業務システム１、ＭＦＰ２およびＰＣ４には特別な機能は不要である。

＜総括＞
以上説明したように、本発明にあっては、業務システム１上の文書管理とファイルサーバ３上の文書とをメタ情報によるリンクで対応付けているため、業務システム１の仕様とは独立にファイルサーバ３上の文書を管理することができ、ＭＦＰ２と業務システム１とファイルサーバ３とが連携するスキャン文書管理システムにおいてファイルサーバ３の一覧性を改善することができる。

以上、本発明の好適な実施の形態により本発明を説明した。ここでは特定の具体例を示して本発明を説明したが、特許請求の範囲に定義された本発明の広範な趣旨および範囲から逸脱することなく、これら具体例に様々な修正および変更を加えることができることは明らかである。すなわち、具体例の詳細および添付の図面により本発明が限定されるものと解釈してはならない。

従来のスキャン文書管理システムにおけるＭＦＰスキャンの概要を示す図である。 従来のスキャン文書管理システムにおけるＡＳＰスキャンの概要を示す図である。 本発明をＭＦＰスキャンに適用した実施形態にかかるカバーシート印刷もしくは原本加工のためのクラス図である。 本発明をＭＦＰスキャンに適用した実施形態にかかるＭＦＰスキャンのためのクラス図である。 本発明をＭＦＰスキャンに適用した実施形態にかかるコンポーネント図である。 ＸＭＬで記述したメタ情報の例を示す図である。 カバーシート印刷等およびＭＦＰスキャンの処理概要を示す図である。 カバーシート印刷等の詳細な処理例を示すシーケンス図である。 ＭＦＰスキャンの詳細な処理例を示すシーケンス図である。 ＭＦＰスキャンの詳細な処理例を示すシーケンス図である。 ＭＦＰスキャンのための機能部の具体的な配置例を示す図（その１）である。 コンポーネントの配置図（その１）である。 ＭＦＰスキャンのための機能部の具体的な配置例を示す図（その２）である。 コンポーネントの配置図（その２）である。 ＭＦＰスキャンのための機能部の具体的な配置例を示す図（その３）である。 コンポーネントの配置図（その３）である。 本発明をＡＳＰスキャンに適用した実施形態にかかるクラス図である。 本発明をＡＳＰスキャンに適用した実施形態にかかるコンポーネント図である。 ＡＳＰスキャンの処理概要を示す図である。 ＡＳＰスキャンの詳細な処理例を示すシーケンス図である。 ＡＳＰスキャンの詳細な処理例を示すシーケンス図である。 ＡＳＰスキャンのための機能部の具体的な配置例を示す図である。 コンポーネントの配置図である。 ＭＦＰスキャン・ＡＳＰスキャン共通の検索のためのクラス図である。 ＭＦＰスキャン・ＡＳＰスキャン共通の検索のためのコンポーネント図である。 検索の処理概要を示す図である。 検索の詳細な処理例を示すシーケンス図である。 ＭＦＰスキャン・ＡＳＰスキャン共通の検索のための機能部の具体的な配置例を示す図である。 コンポーネントの配置図である。

符号の説明

１ 業務システム
２ ＭＦＰ
３ ファイルサーバ
４ ＰＣ
１０１ カバーシート印刷部
１０１＋ 原本加工印刷部
１０２ メタ文書生成部
１０３ メタ情報生成部
１０４ 情報埋め込み部
１０５ 符号化部
１１１ スキャン送信部
１１２ フォルダ
１１３ フォルダ監視部
１１４ 到着文書処理部
１１５ メタ文書解析部
１１６ 情報抽出部
１１７ 復号化部
１１８ メタ情報生成部
１１９ 文書ファイル登録部
１２０、１２０＋ ファイルＤＢ
１２１ メタ情報ＤＢ
Ｆ０ カバーシート印刷機能
Ｆ０＋ 原本加工印刷機能
Ｆ１、Ｆ１_Ｍ、Ｆ１_Ｆ メタ情報生成機能
Ｆ２、Ｆ２_Ｐ 符号化機能
Ｆ３ カバーシート生成機能
Ｆ３＋、Ｆ３_Ｐ＋ 原本加工機能
Ｆ４ 印刷機能
Ｆ５ スキャン機能
Ｆ６ カバーシート解析機能
Ｆ６＋ 原本解析機能
Ｆ７ 復号化機能
Ｆ８ メタ情報解析機能
Ｆ９ 文書登録機能
Ｆ１０ メタ情報登録機能
２０１ ＡＳＰスキャン送信部
２０２ スキャン送信部
２０３ メタ情報生成部
２０４ フォルダ
２０５ フォルダ監視部
２０６ 到着文書処理部
２０７ メタ文書解析部
２０８ 文書ファイル登録部
２０９、２０９＋ ファイルＤＢ
２１０ メタ情報ＤＢ
Ｆ１１ メタファイル添付スキャン機能
Ｆ１２、Ｆ１２_Ｍ、Ｆ１２_Ｆ メタ情報生成機能
Ｆ１３ メタファイル生成機能
Ｆ１４ スキャン機能
Ｆ１５ メタファイル解析機能
Ｆ１６ メタ情報解析機能
Ｆ１７ 文書登録機能
Ｆ１８ メタ情報登録機能
３０１ ブラウザ
３０２ 文書ファイル検索部
３０３ メタ情報ＤＢ
３０４、３０４＋ ファイルＤＢ
Ｆ２１ 検索画面表示機能
Ｆ２２ 検索要求機能
Ｆ２３ メタ情報検索機能
Ｆ２４ ファイル一覧表示機能
Ｆ２５ ファイル取得要求機能
Ｆ２６ ファイル内容表示機能

Claims (12)

1. 特定の業務における帳票等の管理を行う業務システムの管理のもと、文書を画像処理装置でスキャンして得た画像ファイルをファイルサーバに登録するスキャン文書管理システムにおける管理方法であって、
   スキャンする上記文書を後の検索時に特定可能な、上記業務システムおよび上記ファイルサーバの実装に影響されない情報を含むメタ情報を少なくとも上記業務システムから取得される情報に基づいて生成し、
   スキャンした上記文書の画像ファイルと対応付けて上記メタ情報を上記ファイルサーバに登録し、
   上記業務システム以外の端末からの検索要求に対し、上記メタ情報に基づいて上記ファイルサーバに登録された該当する上記文書の上記画像ファイルを提示することを特徴とするスキャン文書管理方法。
2. 請求項１に記載のスキャン文書管理方法において、
   上記業務システムは、上記メタ情報を埋め込んだ用紙であって、上記文書とともにスキャンされるカバーシートをスキャン実行以前に生成することを特徴とするスキャン文書管理方法。
3. 請求項１に記載のスキャン文書管理方法において、
   上記業務システムは、スキャン対象となる上記文書の印刷時に上記メタ情報を埋め込む加工を行うことを特徴とするスキャン文書管理方法。
4. 請求項１に記載のスキャン文書管理方法において、
   上記業務システムに接続する端末は、スキャン対象となる上記文書の印刷時に上記メタ情報を埋め込む加工を行うことを特徴とするスキャン文書管理方法。
5. 請求項１に記載のスキャン文書管理方法において、
   上記業務システムは、上記画像処理装置によるスキャン時に画像ファイルとともに送信される上記メタ情報を上記文書のスキャン時に生成することを特徴とするスキャン文書管理方法。
6. 請求項１乃至５のいずれか一項に記載のスキャン文書管理方法において、
   上記メタ情報に上記ファイルサーバへのアクセス時に必要となる認証情報を含めることを特徴とするスキャン文書管理方法。
7. 特定の業務における帳票等の管理を行う業務システムの管理のもと、文書を画像処理装置でスキャンして得た画像ファイルをファイルサーバに登録するスキャン文書管理システムであって、
   スキャンする上記文書を後の検索時に特定可能な、上記業務システムおよび上記ファイルサーバの実装に影響されない情報を含むメタ情報を少なくとも上記業務システムから取得される情報に基づいて生成するメタ情報生成手段と、
   スキャンした上記文書の画像ファイルと対応付けて上記メタ情報を上記ファイルサーバに登録するメタ情報登録手段と、
   上記業務システム以外の端末からの検索要求に対し、上記メタ情報に基づいて上記ファイルサーバに登録された該当する上記文書の上記画像ファイルを提示するファイル検索手段とを備えたことを特徴とするスキャン文書管理システム。
8. 請求項７に記載のスキャン文書管理システムにおいて、
   上記業務システムは、上記メタ情報を埋め込んだ用紙であって、上記文書とともにスキャンされるカバーシートをスキャン実行以前に生成する手段を備えたことを特徴とするスキャン文書管理システム。
9. 請求項７に記載のスキャン文書管理システムにおいて、
   上記業務システムは、スキャン対象となる上記文書の印刷時に上記メタ情報を埋め込む加工を行う手段を備えたことを特徴とするスキャン文書管理システム。
10. 請求項７に記載のスキャン文書管理システムにおいて、
    上記業務システムに接続する端末は、スキャン対象となる上記文書の印刷時に上記メタ情報を埋め込む加工を行う手段を備えたことを特徴とするスキャン文書管理システム。
11. 請求項７に記載のスキャン文書管理システムにおいて、
    上記業務システムは、上記画像処理装置によるスキャン時に画像ファイルとともに送信される上記メタ情報を上記文書のスキャン時に生成する手段を備えたことを特徴とするスキャン文書管理システム。
12. 請求項７乃至１１のいずれか一項に記載のスキャン文書管理システムにおいて、
    上記業務システムは、上記メタ情報に上記ファイルサーバへのアクセス時に必要となる認証情報を含めることを特徴とするスキャン文書管理システム。

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