JP2008226242A - 電子ドキュメントまたはその一部をロギングするシステムおよび方法 - Google Patents

Abstract

【課題】電子ドキュメントまたはその一部をロギングするシステムおよび方法を提供する。
【解決手段】先ず、１または複数の電子ドキュメントが受信され、受信された電子ドキュメントに関連付けされた一意的なタグ・データが生成される。生成される一意的なタグ・データは、そのタグに関連付けされた電子ドキュメントを特定するデータを含む。その後、電子ドキュメントに関連するイベントの発生について監視が行われる。イベントが検出された場合には、イベント・データが生成される。次に、受信された電子ドキュメントに対応するタグ・データおよびイベント・データを含むログが生成される。生成されたログに対応するログ・データが、その後、出力される。
【選択図】図５

Description

本発明は、電子ドキュメントまたはその一部をロギングするシステムおよび方法に関し、特に、電子ドキュメントまたはその一部の追跡を可能にする情報を生成する電子ドキュメントまたはその一部をロギングするシステムおよび方法に関する。

業務においては、テキスト・ファイル、ベクトル・ファイルおよび画像ファイルを含む多くの形式の電子ドキュメントを用いる。電子ドキュメントは、受信されるファクシミリ伝送、電子メール、アップロード、ダウンロードまたは画像走査から発生する。加えて、電子ドキュメントは、ＣＡＤパッケージ、描画パッケージ、ワード・プロセッシング・パッケージ等のようなアプリケーションによって生成される。

多数の電子ドキュメントおよび多様なフォーマットを考えて、その種のドキュメントまたはその種のドキュメントに関連するイベントを管理し、または追跡するための多くのシステムが存在する。従来のドキュメント追跡システムは、アクティビティまたはイベントに関連付けされた情報を生成することがある。その種の情報は、システム管理者等のユーザに送信されるか、それらのユーザによるアクセスが可能な、ログ・ファイル内に記録される。

ログを生成することがあるイベントは、印刷、コピー、画像走査、送信、または修正等を含むことができる。ログ・ファイルが作成されるとき、その後の電子ドキュメントまたはそれに関連する事項の特定、検索、または分析を可能にする個々のドキュメントの保存場所に関係する情報がしばしば欠ける問題点があった。

したがって、このような問題点を解決する電子ドキュメントまたはその一部をロギングするシステムおよび方法が望まれている。

本発明は、上記の従来の問題点に鑑みてなされたもので、電子ドキュメントまたはその一部をロギングするシステムおよび方法を提供することを目的とする。

本発明による電子ドキュメントまたはその一部をロギングするシステムは、電子ドキュメントを受信する受信手段と、受信された電子ドキュメントに関連付けされた一意的なタグ・データであってそれに関連付けされた電子ドキュメントを特定するデータを含むタグ・データを生成するタグ生成手段と、電子ドキュメントまたはその一部に関連するイベントを監視する監視手段と、監視手段の出力にしたがってイベント・データを生成するイベント・データ生成手段と、受信された電子ドキュメントに対応するタグ・データおよびイベント・データを含むログを生成するログ生成手段と、生成されたログに基づいてログ・データを出力する出力手段とを有する。ここで、本発明におけるイベントには、電子ドキュメントまたはその一部に対するアクセス、削除、修正、関連するドキュメント処理装置へのドキュメントまたはその一部の出力等、およびこれらの動作の試みがある。

本発明による一実施形態においては、監視手段は、電子画像を含む受信された電子ドキュメントに対するアクセスを含む使用を監視する手段を含む。好ましくは、この監視手段は、受信された電子ドキュメントまたはこのドキュメントに含まれる電子画像の、関連するドキュメント処理装置への出力を含む使用を監視する手段を、さらに、含む。

本発明による別の実施形態においては、本システムは、選択されたパラメータに基づいてログを分析し、受信された電子ドキュメントまたはその一部の使用が許容されるものか否かを判断する分析手段を、さらに、有する。好ましくは、本システムは、受信された電子ドキュメントまたはその一部の使用が許容されない旨の判断が分析手段によって行われたときに通知信号を生成する手段を、さらに、有する。

本発明によるさらに別の実施形態においては、本システムは、生成されたログを周期的にアーカイブ化する手段を、さらに、有する。

本発明によるさらに別の実施形態においては、タグ・データは、それに関連付けされた電子ドキュメントの保存場所を表すデータを含む。

本発明による電子ドキュメントまたはその一部をロギングする方法は、電子ドキュメントを受信するステップと、このステップで受信された電子ドキュメントに関連付けされた一意的なタグ・データであってそれに関連付けされた電子ドキュメントを特定するデータを含むタグ・データを生成するステップと、電子ドキュメントまたはその一部に関連するイベントを監視するステップと、この監視するステップの出力にしたがってイベント・データを生成するステップと、受信された電子ドキュメントに対応するタグ・データおよびイベント・データを含むログを生成するステップと、ログに基づいてログ・データを出力するステップとを含む。

本発明によれば、電子ドキュメントまたはその一部をロギングするシステムおよび方法が提供される。

以下、適宜、図面を参照しながら本発明による実施形態の説明を行う。図１は本発明による実施形態が適用される電子ドキュメントまたはその一部をロギングするシステム全体の構成例である。図に示したシステム１００は、コンピュータ・ネットワーク１０２として表されている分散コンピューティング環境を利用している。コンピュータ・ネットワーク１０２は、複数の電子装置間におけるデータの交換を可能とする本技術分野で知られている任意の分散通信システムである。コンピュータ・ネットワーク１０２は、例えば、仮想ローカル・エリア・ネットワーク、ワイド・エリア・ネットワーク、パーソナル・エリア・ネットワーク、ローカル・エリア・ネットワーク、インターネット、イントラネット、またはそれらの任意の組み合わせを含む本技術分野で知られている任意のコンピュータ・ネットワークである。本発明による一実施形態において、コンピュータ・ネットワーク１０２は、例えば、トークン・リング、IEEE802.11(x)、Ethernet（登録商標）またはその他の無線ベースまたは有線ベースのデータ通信メカニズム等の既存の多数のデータ転送メカニズムによって例示されるような物理レイヤおよびトランスポート・レイヤから構成される。尚、図にコンピュータ・ネットワーク１０２を示したが、本発明は、本技術分野で知られているようなスタンドアローンの形態でも同様に実施可能である。

システム１００は、さらに、様々なドキュメント処理を実行するために適切な多機能周辺装置（Multi-Function Peripheral；以下、ＭＦＰということがある。）として図に表されている、ドキュメント処理装置１０４を含む。しかし、ＭＦＰはドキュメント処理装置の一形態であって、本発明におけるドキュメント処理装置がＭＦＰに限定されるものではない。ドキュメント処理装置における処理動作には、例えば、ファクシミリ通信、画像走査、コピー、印刷、電子メール、ドキュメント管理、ドキュメント保存等がある。本発明による一形態においては、ドキュメント処理装置１０４は、リモート・ドキュメント処理サービスを外部装置あるいはネットワーク装置に対して提供する。さらに、本発明による他の実施形態においては、ドキュメント処理装置１０４は、受信した電子ドキュメントおよび画像に対応するログ・データを生成し、維持し、分析する。ドキュメント処理装置１０４は、ユーザあるいはネットワーク装置等とやり取りするように構成された、ハードウェア、ソフトウェアおよびこれらの任意の適切な組み合わせを含んでいる。

また、本発明による一実施形態において、ドキュメント処理装置１０４は、例えば、IEEE 1394あるいはＵＳＢインターフェイスを有する各種ドライブ、多様なＩＣメモリカード等の、複数のポータブル記憶媒体を受け入れるためのインターフェイスを備える。本発明の実施形態においては、ドキュメント処理装置１０４は、さらに、タッチ・スクリーン、ＬＣＤ、タッチ・パネル、英数字キーパッド等のユーザ・インターフェイス１０６を備え、ユーザは、このようなユーザ・インターフェイスを介してドキュメント処理装置１０４と直接やり取りすることができる。本発明による実施形態においては、ユーザ・インターフェイス１０６は、ユーザに対して情報を伝達するとともに、ユーザから選択内容を受け取るために、有効に用いられる。ユーザ・インターフェイス１０６は、本技術分野で知られているように、ユーザにデータを提供ために適切な種々のコンポーネントからなる。本発明における一実施形態においては、ユーザ・インターフェイス１０６は、より詳細な説明を後述するとおり、１つまたは複数の図形要素、テキスト・データ、画像等をユーザに表示し、ユーザから入力を受け取り、受け取った入力をコントローラ１０８等のバックエンド・コンポーネントに伝達するディスプレイ装置を有する。ドキュメント処理装置１０４は、適切な通信リンク１１２を介して、コンピュータ・ネットワーク１０２に通信可能に接続されている。適切な通信リンク１１２としては、例えば、WiMax（Worldwide Interoperability for Microwave Access）、IEEE802.11a、IEEE802.11b、IEEE802.11g、IEEE802.11(x)、Bluetooth（登録商標）、公衆交換電話網、専用通信ネットワーク、赤外線接続、光接続、または、本技術分野において知られている他の適切な有線または無線のデータ通信チャネルがある。

本発明による実施形態において、ドキュメント処理装置１０４は、さらに、ドキュメント処理装置１０４による処理動作を容易にする適切なコントローラ１０８として示されたバックエンド・コンポーネントを内蔵している。コントローラ１０８は、ドキュメント処理装置１０４の動作の制御、あるいはユーザ・インターフェイス１０６を介した画像の表示、または、電子画像データの操作の指示等の処理を容易にするように構成されたハードウェア、ソフトウェアあるいはこれらの適切な組み合わせによって実装される。以下の説明においては、コントローラ１０８という用語は、後に述べる動作を実行し、もしくは実行させ、もしくは制御し、またはその他の指示を行うように機能するハードウェア、ソフトウェア、またはこれらの組み合わせを含むドキュメント処理装置１０４と関連する任意の多数のコンポーネントの意味で、使用する。なお、図および上記の説明において、コントローラ１０８をドキュメント処理装置１０４に内蔵された形態としたが、コントローラ１０８は、ドキュメント処理装置１０４に通信可能に接続された外部装置の形態であってもよい。コントローラ１０８との関連において説明を行う処理動作は、本技術分野において知られている任意の汎用コンピューティング・システムによって実行可能である。したがって、コントローラ１０８は、このような一般的なコンピューティング装置を表しており、以下の説明において使用する際にも、そのように意図されている。さらに、以下におけるコントローラ１０８の使用は、例としての実施形態にすぎず、当業者には明らかな他の実施形態も本発明の一実施形態による電子ドキュメントまたはその一部をロギングするシステムおよび方法を用いることができる。コントローラ１０８の構成等については、後ほど図２と図３を参照しながら説明を行う。

また、ドキュメント処理装置１０４にはデータ記憶装置１１０が通信可能に接続されている。データ記憶装置１１０は、例えば、ハードディスク・ドライブ、その他の磁気記憶装置、光学式記憶装置、フラッシュ・メモリまたはそれらの任意の組み合わせを含む、本技術分野で知られている大容量記憶装置である。一実施形態においては、データ記憶装置１１０は、イベント・データ、ドキュメント・データ、画像データ、電子データベースのデータを保存するように適切に適合されている。データ記憶装置１１０は、図においてはシステム１００の独立したコンポーネントとして例示されているが、例えば、内蔵ハードディスク・ドライブ等のような、ドキュメント処理装置１０４の内部記憶装置、あるいはコントローラ１０８のコンポーネント等として実装することができる。本発明による一実施形態においては、データ記憶装置１１０に保存されたデータが、受信した電子ドキュメントに関連付けされた一意的なタグを用いており、そのタグが、関連付けされるドキュメントを特定する。

システム１００は、さらに、通信リンク１１６を介してコンピュータ・ネットワーク１０２とデータ通信可能なユーザ装置１１４を含む。図においてはユーザ装置１１４をデスクトップ形パーソナル・コンピュータとして示しているが、これは例示にすぎない。ユーザ装置１１４は、例えば、コンピュータ・ワークステーション、ノート形パーソナル・コンピュータ、携帯情報端末（ＰＤＡ）、ウェブ適合携帯電話、スマートフォン、専用通信ネットワーク用の電子装置、またはその他のウェブ適合電子装置を含む本技術分野において知られている任意のパーソナル・コンピューティング装置を表している。通信リンク１１６は、例えば、Bluetooth（登録商標）、WiMax、IEEE802.11a、IEEE802.11b、IEEE802.11g、IEEE802.11(x)、専用通信ネットワーク、赤外線接続、光接続、公衆交換電話網、または、本技術分野において知られている他の適切な無線または有線のデータ通信チャネルである。ユーザ装置１１４は、電子ドキュメント、ドキュメント処理インストラクション、ユーザ・インターフェイスの修正、アップグレード、更新、パーソナル・データ等を生成し、生成されたデータを、ドキュメント処理装置１０４あるいはコンピュータ・ネットワーク１０２に接続された他の類似装置に送る。

システム１００は、さらに、データ記憶装置１２０が接続されたネットワーク・ストレージ・サーバ１１８を含む。ネットワーク・ストレージ・サーバ１１８は、本技術分野で知られているように、ドキュメント・データ、画像データ、映像データ、音声データ、マルチメディア・データまたは他の適切な電子データを保存することができる本技術分野で知られている任意のネットワーク・データ記憶装置を表す。本発明による一実施形態においては、データ記憶装置１２０は、画像データ、ドキュメント・データ、アーカイブ化されたログ・データ、タグ・データ、イベント・データ等を含む複数の電子データを含む。ネットワーク・ストレージ・サーバ１１８は、適切な通信リンク１２２を介して、コンピュータ・ネットワーク１０２に通信可能に接続されている。通信リンク１２２は、例えば、専用通信ネットワーク、赤外線接続、光接続、Bluetooth（登録商標）、WiMax、IEEE802.11a、IEEE802.11b、IEEE802.11g、IEEE802.11(x)、公衆交換電話網、または、本技術分野において知られている他の適切な有線または無線のデータ通信チャネルである。ネットワーク・ストレージ・サーバ１１８の構成については、図４を参照しながら後に説明を行う。

次に、図２および図３を参照しながら、本発明による実施形態におけるシステムの動作が実行されるコントローラのハードウェアおよび機能構成等を説明する。図２に本発明による実施形態においてシステム１００の動作が実行される、例えば、図１においてはコントローラ１０８として示した、バックエンド・コンポーネントであるコントローラ２００のハードウェア・アーキテクチャの構成例を示す。尚、図においては、コントローラの構成要素の意義をより明確にするため、参照符号２３２で表した、コントローラ以外のドキュメント処理装置の構成要素の一部を併せて示している。コントローラ１０８は、本明細書に記載する動作を円滑に実行する能力を有する、本技術分野において知られている任意の汎用コンピューティング装置を表している。コントローラ２００には、少なくとも一つのＣＰＵを含むプロセッサ２０２が含まれている。プロセッサ２０２は、互いに協調して動作する複数のＣＰＵから構成されることもある。また、コントローラ２００には、ＢＩＯＳ機能、システム機能、システム構成データおよびコントローラ２００の動作に使用する他のルーチンもしくはデータ等の静的または固定的なデータ、あるいはインストラクションのために有効に使用される、不揮発性または読出し専用メモリ（ＲＯＭ）２０４が含まれている。

また、コントローラ２００には、ダイナミック・ランダム・アクセス・メモリ、スタティック・ランダム・アクセス・メモリ、または他の任意の適切なアドレス指定可能かつ書込み可能なメモリ・システムから構成されるＲＡＭ２０６が含まれている。ＲＡＭ２０６は、プロセッサ２０２により処理されるアプリケーションおよびデータ処理に関係するデータ・インストラクションのための記憶領域を提供する。

ストレージ・インターフェイス２０８は、コントローラ２００に関連するデータの不揮発性保存、大容量保存または長期的な保存のためのメカニズムを提供する。ストレージ・インターフェイス２０８は、２１６として図示したディスク・ドライブ、あるいは光学式ドライブ、テープ・ドライブ等の適切な任意のアドレス指定可能、またはシリアル記憶装置等の大容量記憶装置の他、当業者に知られている適切な任意の記憶媒体を使用する。

ネットワーク・インターフェイス・サブシステム２１０は、ネットワークとの間の入出力を適切にルーティングすることによって、コントローラ２００が他の装置と通信することを可能にする。ネットワーク・インターフェイス・サブシステム２１０は、コントローラ２００に対する外部装置との一つまたは複数のコネクションのインターフェイスを適切にとる。図においては、例えば、Ethernet（登録商標）、トークン・リング等の固定または有線ネットワークとのデータ通信のための少なくとも一つのネットワーク・インターフェイス・カード２１４、およびWiFi（Wireless Fidelity）、WiMax、無線モデム、セルラ・ネットワークまたは適切な任意の無線通信システム等の手段を介した無線通信のために適切な無線インターフェイス２１８を示している。ネットワーク・インターフェイス・サブシステム２１０は、任意の物理的データ転送レイヤあるいは物理的データ転送レイヤではないデータ転送レイヤまたはプロトコル・レイヤを適切に利用する。図においては、ネットワーク・インターフェイス・カード２１４は、例えば、ローカル・エリア・ネットワーク、ワイド・エリア・ネットワークまたはそれらの組合せから適切に構成される物理的ネットワーク２２０を介したデータ交換を行うために、相互接続されている。

プロセッサ２０２、読出し専用メモリ２０４、ＲＡＭ２０６、ストレージ・インターフェイス２０８およびネットワーク・インターフェイス・サブシステム２１０の間のデータ通信は、バス２１２によって例示したバス・データ転送メカニズムを介して行われる。

また、ドキュメント・プロセッサ・インターフェイス２２２もバス２１２を介してデータ通信を行う。ドキュメント・プロセッサ・インターフェイス２２２は、様々なドキュメント処理動作を実行するために、ドキュメント処理ハードウェア２３２との接続を提供する。そのようなドキュメント処理動作には、コピー・ハードウェア２２４によって実行されるコピー、画像走査ハードウェア２２６によって実行される画像走査、印刷ハードウェア２２８によって実行される印刷、およびファクシミリ・ハードウェア２３０によって実行されるファクシミリ通信が含まれる。コントローラ２００は、これらのドキュメント処理動作のいずれかまたは全部を適切に動作させる。複数のドキュメント処理動作を実行可能なシステムは、前述したように、ＭＦＰ（多機能周辺装置）または多機能装置と呼ばれる。システム１００の機能は、ドキュメント処理装置と関連するインテリジェント・サブシステムとして図２に示したコントローラ２００（図１におけるコントローラ１０８に対応）を含む、ドキュメント処理装置１０４において実行される。

次に図３を参照しながら、システムの動作が実行されるコントローラの機能ブロックと動作の概要を説明する。図３に、本発明による実施形態のシステム１００の動作が実行されるコントローラ３００の機能ブロックの構成例を説明するための図を示す。尚、図３においても、コントローラの機能要素の意義をより明確にするため、コントローラ以外のドキュメント処理装置の機能要素の一部を併せて示している。コントローラ３００の機能は、ドキュメント処理エンジン３０２を含む。図３は、ソフトウェアおよびオペレーティング・システム機能と関連して、図２に示したハードウェアの機能性を例示している。

一実施形態において、ドキュメント処理エンジン３０２は、印刷動作、コピー動作、ファクシミリ通信動作および画像走査動作を可能にする。これらの機能は、産業界において一般に好まれるドキュメント処理周辺装置であるＭＦＰと関連付けられることが多い。しかし、コントローラ３００が上記のドキュメント処理動作のすべてを可能にする必要は必ずしもない。コントローラは、上記のドキュメント処理動作のサブセットである、専用のドキュメント処理装置、あるいはより限定した目的のドキュメント処理装置においても有効に用いられる。

ドキュメント処理エンジン３０２はユーザ・インターフェイス・パネル３１０と適切にインターフェイスされており、ユーザまたは管理者は、このユーザ・インターフェイス・パネル３１０を介して、ドキュメント処理エンジン３０２によって制御される機能にアクセスすることができる。アクセスは、コントローラへのローカルなインターフェイスを介して行われるか、遠隔のシン・クライアント（thin client）またはシック・クライアント（thick client）によって遠隔から行われる。

ドキュメント処理エンジン３０２は、印刷機能部３０４、ファクシミリ通信機能部３０６および画像走査機能部３０８とデータ通信を行う。これらの機能部は、印刷、ファクシミリの送受信、およびドキュメント画像をコピーのために取得するか、またはドキュメント画像の電子バージョンを生成するための、ドキュメント画像走査の実際の処理動作を容易にする。

ジョブ・キュー（job queue）３１２は、印刷機能部３０４、ファクシミリ通信機能部３０６および画像走査機能部３０８とデータ通信を行う。ビットマップ・フォーマット、ページ記述言語（ＰＤＬ）フォーマットまたはベクター・フォーマット等の種々の画像形式は、画像走査機能部３０８からジョブ・キュー３１２を介して以降の処理のために中継される。

ジョブ・キュー３１２は、また、ネットワーク・サービス機能部３１４ともデータ通信を行う。一実施形態において、ジョブ制御信号、状態データまたは電子ドキュメント・データが、ジョブ・キュー３１２とネットワーク・サービス機能部３１４との間で交換される。したがって、任意の適切なシンまたはシック・クライアントとなるクライアント側ネットワーク・サービス機能３２０を経由するコントローラ機能３００に対するネットワーク・ベースのアクセスのために適切なインターフェイスが設けられる。一実施形態において、ウェブ・サービス・アクセスは、ハイパーテキスト転送プロトコル（HTTP）、ファイル転送プロトコル（FTP）、ユニフォーム・データ・ダイアグラム・プロトコル（uniform data diagram protocol）または他の任意の適切な交換メカニズムによって実行される。ネットワーク・サービス機能部３１４は、また、ＦＴＰ、電子メール、テルネット（TELNET）等による通信のために、クライアント側ネットワーク・サービス機能３２０とのデータ交換も有効に提供する。このように、コントローラ機能３００は、種々のネットワーク・アクセス・メカニズムによって、電子ドキュメントおよびユーザ情報のやり取りを容易にする。

ジョブ・キュー３１２は、また、画像プロセッサ３１６ともデータ通信を行う。画像プロセッサ３１６は、印刷機能部３０４、ファクシミリ通信機能部３０６または画像走査機能部３０８等の装置機能部と、電子ドキュメントを交換するために適したフォーマットに変換するラスタ画像処理（ＲＩＰ）、ページ記述言語インタープリタまたは任意の適切な画像処理を行うメカニズムである。

最後に、ジョブ・キュー３１２はジョブ解析部（job parser）３１８とデータ通信を行い、このジョブ解析部３１８はクライアント装置サービス部３２２等の外部装置からの印刷ジョブ言語ファイルを受け取る働きをする。クライアント装置サービス部３２２は、電子ドキュメントの印刷、ファクシミリ通信、またはコントローラ機能３００による処理が有効である他の適切な電子ドキュメントの入力を含む。ジョブ解析部３１８は、受け取った電子ドキュメント・ファイルを解析し、前述した機能およびコンポーネントと関連する処理のために、解析した電子ドキュメント・ファイル情報をジョブ・キュー３１２に中継する働きをする。

次に図４を参照しながら、本発明による実施形態におけるシステムの動作が実行される、図１ではネットワーク・ストレージ・サーバ１１８として示した、サーバのハードウェア構成を説明する。図４に本発明による実施形態においてシステム１００の動作が実行されるサーバ４００のハードウェア・アーキテクチャの構成例を示す。サーバ４００には、少なくとも一つのＣＰＵを含むプロセッサ４０２が含まれている。プロセッサ４０２は、互いに協調して動作する複数のＣＰＵから構成されることもある。また、サーバ４００には、ＢＩＯＳ機能、システム機能、システム設定またはサーバ４００の動作に使用する他のルーチンもしくはデータ等の静的または固定的なデータ、あるいはインストラクションのために有効に使用される、不揮発性または読出し専用メモリ（ＲＯＭ）４０４が含まれている。

また、サーバ４００には、ダイナミック・ランダム・アクセス・メモリ、スタティック・ランダム・アクセス・メモリ、または他の任意の適切なアドレス指定可能かつ書込み可能なメモリ・システムから構成されるＲＡＭ４０６が含まれている。ＲＡＭ４０６は、プロセッサ４０２により処理されるアプリケーションおよびデータ処理に関係するデータ・インストラクションのための記憶領域を提供する。

ストレージ・インターフェイス４０８は、サーバ４００に関連するデータの不揮発性保存、大容量保存または長期的な保存ためのメカニズムを提供する。ストレージ・インターフェイス４０８は、４１６として図示したディスク・ドライブ、あるいは光学式ドライブ、テープ・ドライブ等の適切な任意のアドレス指定可能、またはシリアル記憶装置等の大容量記憶装置の他、当業者に知られている適切な任意の記憶媒体を使用する。

ネットワーク・インターフェイス・サブシステム４１０は、ネットワークとの間の入出力を適切にルーティングすることによって、サーバ４００が他の装置と通信することを可能にする。ネットワーク・インターフェイス・サブシステム４１０は、サーバ４００に対する外部装置との一つまたは複数のコネクションのインターフェイスを適切にとる。図においては、例えば、Ethernet（登録商標）、トークン・リング等の固定または有線ネットワークとのデータ通信のための少なくとも一つのネットワーク・インターフェイス・カード４１４、およびWiFi、WiMax、無線モデム、セルラ・ネットワークまたは適切な任意の無線通信システム等の手段を介した無線通信のために適切な無線インターフェイス４１８を示している。ネットワーク・インターフェイス・サブシステム４１０は、任意の物理的データ転送レイヤあるいは物理的データ転送レイヤではないデータ転送レイヤまたはプロトコル・レイヤを適切に利用する。図においては、ネットワーク・インターフェイス・カード４１４は、例えば、ローカル・エリア・ネットワーク、ワイド・エリア・ネットワークまたはそれらの組合せから適切に構成される物理的ネットワーク４２０を介したデータ交換を行うために、相互接続されている。

プロセッサ４０２、読出し専用メモリ４０４、ＲＡＭ４０６、ストレージ・インターフェイス４０８およびネットワーク・インターフェイス・サブシステム４１０の間のデータ通信は、バス４１２によって例示したバス・データ転送メカニズムを介して行われる。

サーバ４００における適切な実行可能なインストラクションが、ワークステーション、ドキュメント処理装置あるいは他のサーバ等の複数の外部装置との通信を容易にする。動作において、一般的なサーバは自律的に動作するが、ユーザによる直接的な制御が望ましい場合もあり、このような直接的な制御は、オプションの入出力インターフェイス４２２を介して実行される。

次に、本発明における動作の概要を説明する。先ず、１または複数の電子ドキュメントが受信される。次いで、受信された電子ドキュメントに関連付けされる一意的なタグ・データが生成される。一意的なタグ・データは、そのタグに関連付けされた電子ドキュメントを特定するデータを含む。その後、電子ドキュメントは、イベントの発生に関して監視される。イベントが発生すると、イベントの発生を表すイベント・データが生成される。その後、受信された電子ドキュメントに対応するタグ・データとイベント・データを含むログが生成される。その後、生成されたログ・データが出力される。

本発明による１つの例示的な実施形態においては、先ず、適切な装置によって１または複数の電子ドキュメントが受信される。ドキュメント処理装置１０４、ユーザ装置１１４、ネットワーク・ストレージ・サーバ１１８、またはコンピュータ・ネットワーク１０２に通信可能に接続されているその他の類似装置は、等しく、１または複数の電子ドキュメントを受信することができる。その後、受信された電子ドキュメントに関連付けられる一意的なタグ・データが生成される。ドキュメント処理装置１０４、ユーザ装置１１４、ネットワーク・ストレージ・サーバ１１８等は、電子ドキュメントをいずれの装置が受信したかに応じて、それぞれ、タグ・データを生成することができる。例えば、ドキュメント処理装置１０４が、コントローラ１０８またはその他の適切なバックエンド・コンポーネントによって、受信された電子ドキュメントのための一意的なタグ・データを生成する。本発明による一実施形態においては、一意的なタグ・データは、関連付けられる電子ドキュメントを特定するデータを含む。このような実施形態において、タグ・データは、さらに、その電子ドキュメントに関連付けられた保存場所（storage location）を表すデータを含む。保存場所を表すデータとしては、例えば、ファイル・ディレクトリ、ＵＲＬ（ユニフォーム・リソース・ロケータ）、ＨＴＭＬ参照（reference）あるいはＸＭＬ参照等がある。

コントローラ１０８またはドキュメント処理装置１０４のその他の適切なバックエンド・コンポーネント、ユーザ装置１１４、またはネットワーク・ストレージ・サーバ１１８は、いずれの装置がその電子ドキュメントを受信したかに応じて、その後、受信した電子ドキュメントに関連する使用イベントを監視する。イベントの監視としては、例えば、その電子ドキュメントに対するアクセスの監視、関連するドキュメント処理装置への出力の監視等がある。したがって、例えば、ネットワーク・ストレージ・サーバ１１８は、データ記憶装置１２０に保存された電子画像を含む電子ドキュメントに関連するイベントを監視する。電子ドキュメントまたはその電子ドキュメントに含まれる電子画像がアクセスされるか、ドキュメント処理装置１０４に出力されると、ネットワーク・ストレージ・サーバ１１８によってイベント・データが生成される。同様に、データ記憶装置１１０から電子ドキュメントがドキュメント処理装置１０４によって出力されるか、またはアクセスされると、コントローラ１０８またはその他の適切なバックエンド・コンポーネントによってイベント・データが生成される。イベント・データは、電子画像を含む電子ドキュメントが、ユーザ装置１１４に保存され、ドキュメント処理装置１０４に出力されるか、またはユーザによってアクセスされるときにも生成される。

次に、イベントが発生した電子ドキュメントに関連付けされたイベントおよびタグ・データを含むログが生成される。このログは、コントローラ１０８、ユーザ装置１１４、またはネットワーク・ストレージ・サーバ１１８等によって生成される。本発明による一実施形態においては、コントローラ１０８、ユーザ装置１１４、またはネットワーク・ストレージ・サーバ１１８等は、生成されたログを周期的にアーカイブ化することができる。すなわちコントローラ１０８、ユーザ装置１１４、またはネットワーク・ストレージ・サーバ１１８は、生成されたログを周期的にアーカイブ化し、アーカイブ化したログを適切なデータ記憶装置に送信する。例えばコントローラ１０８が、予め定められた時間が経過したと判断すると、コントローラ１０８は、生成されたログをアーカイブ化し、アーカイブ化したログを記憶装置、すなわちデータ記憶装置１１０またはネットワーク・ストレージ・サーバ１１８に関連付けられたデータ記憶装置１２０等のリモート・データ記憶装置に、送信する。このような実施形態は、コンピュータ・ネットワーク１０２に通信可能に接続された複数のドキュメント処理装置（図示せず）が、ログを中央のリポジトリ、すなわちネットワーク・ストレージ・サーバ１１８に送信することを可能にする。その結果、ネットワーク管理者等は、コンピュータ・ネットワーク１０２上において、それぞれのドキュメント処理装置、およびそれぞれの電子ドキュメントまたは電子画像の一方または両方を選択的に監視することができる。

現時点においてアーカイブ化が必要ではない場合、またはアーカイブ化されたログが既に指定の保存場所に送信されている場合には、例えば、ドキュメント処理装置１０４、ユーザ装置１１４、またはネットワーク・ストレージ・サーバ１１８等の装置によってログ・データが出力される。次に、ログ・データが分析され、検出されたイベントに対応する使用が許容されるものか否かについて判断される。すなわち、コントローラ１０８、ユーザ装置１１４、ネットワーク・ストレージ・サーバ１１８、またはその他のログ・データを受け取った装置は、記録を発生させた使用が許容されるものか否かについて判断する。適切な使用であるか否かは、ネットワーク管理者、ドキュメントの作成者、コンピュータ・ネットワーク１０２またはドキュメントのタイプ等によって示されるパラメータに基づいて、判断できる。したがって、印刷不可と指定されたドキュメントを印刷する試みのような、許容されない使用が検出されると、通知信号が生成され、責任者に、許容されない使用のイベントの発生について注意が喚起される。使用が許容されるものであるときは、処理は、上述した、それぞれのドキュメントに関連付けされた使用イベントの監視に戻る。

以上、図１ないし図４を参照しながらシステム１００とその構成コンポーネントについて説明を行ったが、図５と図６を参照しながら行う次に述べる、電子ドキュメントまたはその一部をロギングする動作の説明によって、理解がより深まるであろう。図５に、本発明による実施形態における、電子ドキュメントまたはその一部をロギングする基本的な動作例を表すフローチャートを示す。先ず、Ｓ５０２で、１または複数の電子ドキュメントが受信される。電子ドキュメントは、ドキュメント処理装置１０４、ユーザ装置１１４、またはネットワーク・ストレージ・サーバ１１８等によって受信されることができる。説明を具体的なものにするために、以下の説明においては、ドキュメント処理装置１０４が電子ドキュメントを受信する場合について説明を行うが、コンピュータ・ネットワーク１０２に接続されているその他の装置も、本発明による種々の実施形態にしたがって、ドキュメント処理装置１０４と同様に機能することができる。

次にＳ５０４において、コントローラ１０８、またはドキュメント処理装置１０４に関連付けされたその他の適切なバックエンド・コンポーネントが、電子ドキュメントに関連付けされた一意的なタグ・データを生成する。コントローラ１０８は、次いでＳ５０６において、電子ドキュメントに関連するイベントを監視する。適切なイベントとしては、例えば、電子ドキュメントまたはその一部に対するアクセス、削除、修正、関連するドキュメント処理装置へのドキュメントまたはその一部の出力等、およびこれらの動作の試みがある。その後Ｓ５０８において、コントローラ１０８によって検出されたイベントにしたがってイベント・データが生成される。すなわち、コントローラ１０８は、受信されたドキュメントについて発生する各イベントを監視し、イベントの検出に応じてイベント・データを生成する。本発明による一実施形態においては、イベント・データは、例えば、関連するデータ・セットのユニフォーム・リソース・インジケータ（ＵＲＩ）シンタクス、例えばイベントおよびそのデータの保存場所等を含む。ＵＲＩは、イベントに関連付けされた任意のデータを指し示す（point）ことができる。コントローラ１０８またはドキュメント処理装置１０４のその他の適切なバックエンド・コンポーネントは、その後Ｓ５１０において、受信された電子ドキュメントに関連付けされたタグ・データ、およびその電子ドキュメントに関連するイベントに対応するイベント・データを含む、ログを生成する。その後Ｓ５１２において、ログ・データが、データ保存機能を備えた適切な装置、例えばネットワーク・ストレージ・サーバ１１８および関連するデータ記憶装置１２０に、出力される。

次に図６を参照しながら、本発明による一実施形態において、電子ドキュメントまたはその一部をロギングする詳細な動作を説明する。図６に、本発明による実施形態における、電子ドキュメントまたはその一部をロギングする詳細な動作例を表すフローチャートを示す。先ず、Ｓ６０２で、１または複数の電子ドキュメントがドキュメント処理装置１０４によって受信される。説明を具体的なものにするために、以下の説明においても、ドキュメント処理装置１０４が電子ドキュメントを受信する場合について説明を行うが、コンピュータ・ネットワーク１０２に接続されているその他の装置、例えばユーザ装置１１４またはネットワーク・ストレージ・サーバ１１８も、本発明による種々の実施形態にしたがって、ドキュメント処理装置１０４と同様に機能することができる。Ｓ６０４において、コントローラ１０８は、受信された電子ドキュメントに関連付けされた一意的なタグ・データすなわち識別子を生成する。本発明による一実施形態においては、タグ・データは、関連する電子ドキュメントの保存場所を表すデータを含む。電子ドキュメントの保存場所を表すデータには、例えば、ファイル・ディレクトリ、ＵＲＬ、あるいはＨＴＭＬ参照またはＸＭＬ参照等がある。コントローラ１０８は、その後Ｓ６０６において、電子ドキュメントに関連する使用イベントを監視する。例えば、ドキュメント処理装置１０４は、任意の電子画像を含む電子ドキュメントをデータ記憶装置１１０に保存し、その後その電子ドキュメントまたは電子画像を、それらに関連するイベントに関して監視する。本発明による他の実施形態においては、ネットワーク・ストレージ・サーバ１１８が、データ記憶装置１２０によって、１または複数の電子ドキュメントまたは電子画像を保存し、イベントの発生に関するこれらの保存されたファイルの監視の任務が、コントローラ１０８またはネットワーク・ストレージ・サーバ１１８に課される。

次にＳ６０８において、イベントが、監視装置、例えばコントローラ１０８によって、検出されたか否かについての判断が行われる。ここではコントローラ１０８が電子ドキュメントまたは電子画像を監視する例を説明しているが、適切なソフトウェア・アプリケーション、ＡＳＩＣ、ハードウェアまたはそれらの適切な組み合わせも、また、監視エンティティとして機能するように具体化することができる。イベントが検出されないときは、処理はＳ６０６に戻り、使用イベントの監視が行われる。Ｓ６０８において、イベントが検出された場合には、処理はＳ６１０に進み、コントローラ１０８によってイベント・データが生成される。例えば、生成されるイベント・データは、発生したイベントのタイプ、例えば電子ドキュメントへのアクセスの試み、またはドキュメントの出力の試み等を含む。コントローラ１０８は、その後Ｓ６１２において、イベントが検出された電子ドキュメントまたは電子画像に関連するタグ・データおよびイベント・データを含むログを生成する。

その後Ｓ６１４において、そのログをアーカイブ化するか否かについての判断が行われる。すなわち、コントローラ１０８は、そのログの外部アーカイブ化が必要となる予め定められた時間が経過したか否かについて判断する。アーカイブ化が必要である場合には、処理はＳ６１６に進み、ログがアーカイブ化される。アーカイブ化されたログは、その後Ｓ６１８において、コンピュータ・ネットワーク１０２を介して、記憶装置に送信される。アーカイブ化されたログは、例えば、syslogプロトコル、またはＳＮＭＰプロトコル等の適切なプロトコルによって、送信される。本発明による一実施形態において、アーカイブ化されたデータは、コンピュータ・ネットワーク１０２に通信可能に接続されたドキュメント処理装置またはユーザ装置等に対応するアーカイブ化されたログを保存するデータ記憶装置１２０によって、中央の保存ファシリティとして機能するネットワーク・ストレージ・サーバ１１８に、送信される。アーカイブ化が必要ではない場合、またはアーカイブ化が完了している場合には、処理はＳ６２０に進み、コントローラ１０８によってログ・データが出力される。出力されたログ・データは、適切なネットワーク管理者、ドキュメント作成者等が見ることができる。

続いてＳ６２２において、コントローラ１０８またはシステム１００のその他の適切なコンポーネントによってログ・データが分析され、ロギングを発生させた使用イベントが、電子ドキュメントまたは電子画像の許容される使用であるか否かについて判断される。その電子ドキュメントまたは電子画像の使用、すなわち電子ドキュメントへのアクセスまたは出力が許容される場合には、処理はＳ６０６に戻り、コントローラ１０８は、使用イベントに関して電子ドキュメントまたは電子画像の監視を継続する。コントローラによってこの使用が許容されないと判断されると、処理はＳ６２６に進み、通知信号が生成される。適切な通知信号としては、例えば、テキスト警告、電子メール・メッセージ、視覚的な合図（cue）、または可聴音等がある。好ましくは、その電子ドキュメントまたは電子画像の作成者、またはその他の適切なユーザ、例えば管理者が、この通知信号を受信する。本発明による一実施形態においては、許容される使用の判断は、予め定められたパラメータに基づいて行われる。したがって、予め定められたパラメータが超えられると、通知が発行される。このようなパラメータは、例えば、電子ドキュメントまたは電子画像のタイプ、著作者の設定、ユーザのアクセス権、またはその他のその種の基準に基づくことができる。例えば、電子ドキュメントの著作者がその電子ドキュメントにアクセスするときは許容される使用であると判断されるが、コンピュータ・ネットワーク１０２の別のユーザがその電子ドキュメントのアクセスを試みると通知が発行される。同様に、出力が許可されていない特定タイプの電子ドキュメントがアクセスされ、ドキュメント処理装置によるハードコピーが要求された場合にも、関係者に通知信号が送信される。

以上の説明から明らかなように、本発明によれば、電子ドキュメントまたはその一部をロギングするシステムおよび方法が提供される。また、本発明による一実施形態によれば、生成されるログ・データには、電子ドキュメントの保存場所を表すデータを含むため、電子ドキュメントまたはそれに関連する事項の特定、検索または分析が可能となる。すなわち、本発明による一実施形態によれば、電子ドキュメントまたはその一部の追跡を可能とする情報を生成し、電子ドキュメントまたはその一部をロギングするシステムおよび方法が提供される。

本発明は、ソース・コード、オブジェクト・コード、部分的にコンパイルされた形のようなコード中間ソースおよびオブジェクト・コードの形、あるいは本発明の実施形態で使用するために適した任意の他の形のコンピュータ・プログラムに適用される。コンピュータ・プログラムは、スタンドアローンのアプリケーション、ソフトウェア・コンポーネント、スクリプトまたは他のアプリケーションへのプラグ・インとすることができる。本発明を実施するコンピュータ・プログラムは、例えば、ＲＯＭやＲＡＭ等の記憶媒体、ＣＤ−ＲＯＭ等の光記録媒体、フロッピー（登録商標）ディスク等の磁気記録媒体等の、コンピュータ・プログラムを記録することができる任意の実体または装置である担体上で具体化することができ、また、電気ケーブルまたは光ケーブルによって、あるいは無線や他の手段によって伝えられる電気信号や光信号等の任意の伝達可能な担体によって伝達することができる。コンピュータ・プログラムは、サーバからインターネットを介してダウンロードすることもできる。また、コンピュータ・プログラムの機能は集積回路に組み込むこともできる。説明を行った本発明の原理を実質的にコンピュータまたはプロセッサに実行させるコードを含む任意およびすべての実施形態は、本発明の範囲内にある。

本発明の好ましい実施形態の以上の説明は、例示と説明のために行った。説明は網羅的ではなく、本発明を開示した形態に限定しようとするものでもない。以上の開示を鑑みて明らかな修正または変形が可能である。例えば、本発明による実施形態の説明に記したシステムおよび方法は、通信、一般コンピューティング、データ処理、ドキュメント処理分野等を含む、ログを用いる複数の様々な電子工学分野に対しても適用可能であり、本発明がドキュメント処理分野のみへの適用に限定されるものではない。実施形態は、本発明の原理とその実際的な応用例を最もよく示し、それにより当業者が、本発明を、意図された特定の使用に適した様々な実施形態において様々な修正で使用できるように選択され説明された。そのようなすべての修正と変形は、特許請求の範囲の記載に明示されるとおりの本発明の原理および範囲内において、当業者によって行われ得ることは明らかであり、特許請求の範囲の記載によって定められる本発明の範囲内にある。

本発明による実施形態が適用される電子ドキュメントまたはその一部をロギングするシステム全体の構成例である。 本発明による実施形態のシステムの動作が実行されるコントローラのハードウェアの構成例を説明するための図である。 本発明による実施形態のシステムの動作が実行されるコントローラの機能ブロックの構成例を説明するための図である。 本発明による実施形態のシステムの動作が実行されるサーバのハードウェアの構成例である。 本発明による実施形態における、電子ドキュメントまたはその一部をロギングする基本的な動作例を表したフローチャートである。 本発明による実施形態における、電子ドキュメントまたはその一部をロギングする詳細な動作例を表したフローチャートである。

符号の説明

１００ システム
１０２ コンピュータ・ネットワーク、分散通信システム
１０４ ドキュメント処理装置、ＭＦＰ
１０６ ユーザ・インターフェイス
１０８ コントローラ
１１０、１２０ データ記憶装置
１１２、１１６、１２２ 通信リンク
１１４ ユーザ装置
１１８ ネットワーク・ストレージ・サーバ
２００、３００ コントローラ
２０２、４０２ プロセッサ
２０４、４０４ 読み出し専用メモリ、ＲＯＭ
２０６、４０６ ＲＡＭ
２０８、４０８ ストレージ・インターフェイス
２１０、４１０ ネットワーク・インターフェイス・サブシステム
２１２、４１２ バス
２１４、４１４ ネットワーク・インターフェイス・カード
２１６、４１６ ディスク・ドライブ
２１８、４１８ 無線インターフェイス
２２０、４２０ 物理的ネットワーク
２２２ ドキュメント・プロセッサ・インターフェイス
２２４ コピー・ハードウェア
２２６ 画像走査ハードウェア
２２８ 印刷ハードウェア
２３０ ファクシミリ・ハードウェア
２３２ ドキュメント処理ハードウェア
３０２ ドキュメント処理エンジン
３０４ 印刷機能部
３０６ ファクシミリ通信機能部
３０８ 画像走査機能部
３１０ ユーザ・インターフェイス・パネル
３１２ ジョブ・キュー
３１４ ネットワーク・サービス機能部
３１６ 画像プロセッサ
３１８ ジョブ解析部
３２０ クライアント側ネットワーク・サービス機能
４００ サーバ
４２２ オプションの入出力インターフェイス

Claims (14)

1. 電子ドキュメントを受信する受信手段と、
   この受信手段によって受信された前記電子ドキュメントに関連付けされた一意的なタグ・データであって、それに関連付けされた電子ドキュメントを特定するデータを含むタグ・データを生成するタグ生成手段と、
   前記電子ドキュメントまたはその一部に関連するイベントを監視する監視手段と、
   この監視手段の出力にしたがってイベント・データを生成するイベント・データ生成手段と、
   受信された前記電子ドキュメントに対応する前記タグ・データおよび前記イベント・データを含むログを生成するログ生成手段と、
   このログ生成手段によって生成されたログに基づいてログ・データを出力する出力手段と
   を有することを特徴とする電子ドキュメントまたはその一部をロギングするシステム。
2. 前記監視手段は、電子画像を含む前記受信された電子ドキュメントに対するアクセスを含む使用を監視する手段を含むことを特徴とする請求項１に記載の電子ドキュメントまたはその一部をロギングするシステム。
3. 前記監視手段は、前記受信された電子ドキュメントまたはこのドキュメントに含まれる電子画像の、関連するドキュメント処理装置への出力を含む使用を監視する手段を、さらに、含むことを特徴とする請求項２に記載の電子ドキュメントまたはその一部をロギングするシステム。
4. 選択されたパラメータに基づいて前記ログを分析し、前記受信された電子ドキュメントまたはその一部の使用が許容されるものか否かを判断する分析手段を、さらに、有することを特徴とする請求項２に記載の電子ドキュメントまたはその一部をロギングするシステム。
5. 前記受信された電子ドキュメントまたはその一部の使用が許容されない旨の判断が前記分析手段によって行われたときに通知信号を生成する手段を、さらに、有することを特徴とする請求項４に記載の電子ドキュメントまたはその一部をロギングするシステム。
6. 生成された前記ログを周期的にアーカイブ化する手段を、さらに、有することを特徴とする請求項２に記載の電子ドキュメントまたはその一部をロギングするシステム。
7. 前記タグ・データは、それに関連付けされた電子ドキュメントの保存場所を表すデータを含むことを特徴とする請求項１に記載の電子ドキュメントまたはその一部をロギングするシステム。
8. 電子ドキュメントを受信するステップと、
   このステップで受信された前記電子ドキュメントに関連付けされた一意的なタグ・データであって、それに関連付けされた電子ドキュメントを特定するデータを含むタグ・データを生成するステップと、
   前記電子ドキュメントまたはその一部に関連するイベントを監視するステップと、
   この監視するステップの出力にしたがってイベント・データを生成するステップと、
   受信された前記電子ドキュメントに対応する前記タグ・データおよび前記イベント・データを含むログを生成するステップと、
   このステップで生成されたログに基づいてログ・データを出力するステップと
   を含むことを特徴とする電子ドキュメントまたはその一部をロギングする方法。
9. 前記監視するステップは、電子画像を含む前記受信された電子ドキュメントに対するアクセスを含む使用を監視することを含むことを特徴とする請求項８に記載の電子ドキュメントまたはその一部をロギングする方法。
10. 前記監視するステップは、前記受信された電子ドキュメントまたはこのドキュメントに含まれる電子画像の、関連するドキュメント処理装置への出力を含む使用を監視することを含むことを特徴とする請求項９に記載の電子ドキュメントまたはその一部をロギングする方法。
11. 選択されたパラメータに基づいて前記ログを分析し、前記受信された電子ドキュメントまたはその一部の使用が許容されるものか否かを判断する分析ステップを、さらに、含むことを特徴とする請求項９に記載の電子ドキュメントまたはその一部をロギングする方法。
12. 前記受信された電子ドキュメントまたはその一部の使用が許容されない旨の判断が前記分析ステップによって行われたときに通知信号を生成するステップを、さらに、含むことを特徴とする請求項１１に記載の電子ドキュメントまたはその一部をロギングする方法。
13. 生成された前記ログを周期的にアーカイブ化するステップを、さらに、含むことを特徴とする請求項９に記載の電子ドキュメントまたはその一部をロギングする方法。
14. 前記タグ・データは、それに関連付けされた電子ドキュメントの保存場所を表すデータを含むことを特徴とする請求項８に記載の電子ドキュメントまたはその一部をロギングする方法。

Images