JP4903079B2

JP4903079B2 - スキャン文書管理システム

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Publication number: JP4903079B2
Application number: JP2007097531A
Authority: JP
Inventors: 純川田
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2006-04-25
Filing date: 2007-04-03
Publication date: 2012-03-21
Anticipated expiration: 2027-04-03
Also published as: JP2007318732A; CN101064760A; US8607055B2; US20070250714A1; CN101064760B

Description

本発明は、紙文書をスキャンして電子化した状態で管理するスキャン文書管理システムに関する。

図１は従来のスキャン文書管理システムの概要を示す図であり、スキャナ機能を備えたＭＦＰ（Multi Function Printer：多機能印刷装置）１と認証システム２と文書管理システム３とを備えている。なお、認証システム２および文書管理システム３は一般にＷｅｂサービスとして提供されるものである。

図１において、ユーザＵが紙文書ＤをＭＦＰ１でスキャンして文書管理システム３に配信（転送）する場合の動作は次のようになる。

先ず、ユーザＵがＭＦＰ１に対しユーザＩＤ、パスワード等を伴ってユーザ認証を要求すると（ステップＳ１）、ＭＦＰ１は認証システム２にユーザ認証の要求を行い（ステップＳ２）、適正であると判断されると認証チケットが発行される（ステップＳ３）。

次いで、ＭＦＰ１は文書管理システム３に認証チケットを送って認証を要求し（ステップＳ４）、文書管理システム３は認証システム２に認証チケットを送って認証を要求する（ステップＳ５）。そして、認証チケットが適正であると判断されると、認証された旨がＭＦＰ１まで返され（ステップＳ６、Ｓ７）、ユーザＵに認証された旨が伝えられる（ステップＳ８）。

これによりスキャン配信が可能となり（ステップＳ９）、スキャンされた文書データはＭＦＰ１から文書管理システム３に配信される（ステップＳ１０）。

なお、認証チケットによる認証の詳細は特許文献１〜４等に記載がある。
特開２００５−１７４３０２号公報特開２００５−１６６０２４号公報特開２００４−２５２９５３号公報特開２００４−１８５３９６号公報

従来のスキャン文書管理システムは上述したように動作するものであったが、次のような問題点が指摘されていた。
（１）ＭＦＰ１から文書管理システム３にスキャン配信する際、予め認証システム２によってユーザ認証をしなければならず、ユーザ認証の手間がかかる。
（２）スキャンする紙文書Ｄの内容にかかわらず所定以上のユーザ権限が必要となり、スキャン操作を行えるユーザＵが限定され、業務に支障を与えることがある。
（３）ＭＦＰ１や文書管理システム３が複数存在する場合、有効期限や利用サービス等の利用制限が統一的に管理できない。
（４）同様に、ＭＦＰ１や文書管理システム３が複数存在する場合、統一的な管理が困難であり、利用履歴やログ監査が一元化できない。

本発明は上記の従来の問題点に鑑み提案されたものであり、その目的とするところは、ユーザ認証を不要とするとともに、複数の機器やシステムが存在する場合でも統一的な管理を行うことのできるスキャン文書管理システムを提供することにある。

上記の課題を解決するため、本発明にあっては、請求項１に記載されるように、紙文書をスキャンして電子化した文書の文書イメージを文書の識別情報および文書情報と対応付けて文書管理部により管理するスキャン文書管理システムであって、管理対象の文書の属性を識別情報管理部に登録する手段と、上記文書管理部が管理している文書を印刷するときに、印刷する文書の識別情報に基づいて上記文書管理部から文書イメージおよび文書情報を取得する手段と、取得した文書情報に基づいて上記識別情報管理部から対応する属性を取得する手段と、印刷する文書の識別情報と取得した属性とを対応付けて上記識別情報管理部に登録する手段と、印刷する文書の識別情報を含む文書認証表明証を発行する手段と、発行した文書認証表明証をコード化し印刷する文書イメージに含めて印刷する手段と、文書をスキャンするときに、スキャンにより取得した文書イメージからコード化された文書認証表明証を抽出する手段と、抽出した文書認証表明証に含まれる上記識別情報に基づいて上記識別情報管理部から対応する属性を取得する手段と、取得した属性に基づいて認証の可否を判断し、認証できた場合にスキャンにより取得した文書イメージの転送を許可する手段と、上記許可に基づいてスキャンにより取得した文書イメージを上記文書管理部に転送する手段とを備えるスキャン文書管理システムを要旨としている。

また、請求項２に記載されるように、請求項１に記載のスキャン文書管理システムにおいて、文書の印刷およびスキャンの履歴を管理する手段を備えるようにすることができる。

また、請求項３に記載されるように、請求項１または２のいずれか一項に記載のスキャン文書管理システムにおいて、上記属性は、文書カテゴリ、対象サービスおよび有効期限を含み、認証時が上記有効期限内であり、かつ転送の許可される文書カテゴリおよび対象サービスである場合に転送を許可するようにすることができる。

また、請求項４に記載されるように、請求項１乃至３のいずれか一項に記載のスキャン文書管理システムにおいて、上記認証により許可された文書イメージの転送を受けてユーザ拡張処理を行う手段を備えるようにすることができる。

また、請求項５に記載されるように、請求項１乃至４のいずれか一項に記載のスキャン文書管理システムにおいて、情報の送受信における通信プロトコル等の違いを吸収する手段を備えるようにすることができる。

また、請求項６〜１０に記載されるように、多機能印刷装置として構成することができる。

また、請求項１１〜１５に記載されるように、スキャン文書管理方法として構成することができる。

また、請求項１６〜２０に記載されるように、スキャン文書管理プログラムとして構成することができる。

本発明のスキャン文書管理システムにあっては、統一的に管理された文書の属性に基づいて、文書の印刷時に文書単位で文書認証表明証を発行し、文書のスキャン時にその文書認証表明証を使って認証を行うとともに、利用履歴を統一的に管理するようにしたので、ユーザ認証を不要とするとともに、複数の機器やシステムが存在する場合でも統一的な管理を行うことができる。

以下、本発明の好適な実施形態につき説明する。

図２〜図５は本発明の一実施形態にかかるスキャン文書管理システムの構成例を示す図である。なお、ここでは紙文書に２次元コードであるＱＲコードもしくは地紋を印刷し、その中にＷｅｂを活用したシングルサインオン認証プロトコル（ＨＴＴＰ（Hyper Text Transfer Protocol）を使ったＸＭＬ（Extensible Markup Language）データ交換方式であり、複数のサーバが認証情報を共有する必要がある場合に利用）であるＳＡＭＬ（Security Assertion Markup Language）による文書認証表明証の情報を含める例について説明するが、ＱＲコードもしくは地紋に代えて他のコード方式を使用することもできるとともに、ＳＡＭＬによる文書認証表明証に代えて従来の認証チケットやＫｅｒｂｅｒｏｓチケット等（認証情報を交換できる方法であれば可）を使用することもできる。

図２はＭＦＰ１００とネットワーク上のＷｅｂサービスによる機能部によりスキャン文書管理システムを構成したものである。

図２において、ＭＦＰ１００は印刷エンジンおよび印刷アプリケーションにより文書の印刷を行う印刷部１０１と、スキャナ機構およびスキャンアプリケーションによりスキャン配信を行うスキャン配信部１０２と、プラグイン化されたソフトウェアのフィルタを適宜に組み合わせることで各種の機能を実現するユーザ拡張部１０３とを備えている。

そして、ＭＦＰ１００と、文書利用の入出力を一括管理（ログ取得を含む）して各部へ処理を振り分ける文書ＩＯ（Input/Output）管理部１２と、紙文書に含めるＱＲコードもしくは地紋の処理を行うＱＲ／地紋処理部１３と、文書情報（管理情報）および文書データ本体を管理するファイルサーバ等の文書管理部１４と、文書認証表明証の発行および認証を行う文書認証部１５と、文書ＩＤ（Identification）を管理する文書ＩＤ管理部１６と、各機能部の通信プロトコルやＩＦ（Interface）の違いを吸収する通信プロトコル／ＩＦ変換部１７とが、ネットワーク上に配置されている。文書ＩＯ管理部１２、ＱＲ／地紋処理部１３、文書管理部１４、文書認証部１５、文書ＩＤ管理部１６、通信プロトコル／ＩＦ変換部１７は独立した部品として存在するものであり、ネットワーク上に分散して配置されるＷｅｂサービスとして構成される。また、ＭＦＰ１００と文書管理部１４はシステム内に複数存在することが想定されるが、システム内の統一的な管理のため、文書ＩＯ管理部１２、文書認証部１５、文書ＩＤ管理部１６はそれぞれ単一の機能部として存在することを想定している。

図３は図２における各機能部をＭＦＰ１００の内部に収容したものであり、ＭＦＰ１００は印刷部１０１とスキャン配信部１０２とユーザ拡張部１０３と文書ＩＯ管理部１２とＱＲ／地紋処理部１３と文書管理部１４と文書認証部１５と文書ＩＤ管理部１６と通信プロトコル／ＩＦ変換部１７とを備えている。

図４はＭＦＰ１００とネットワーク上のＷｅｂサービスによる機能部によりスキャン文書管理システムを構成するとともに、各機能部（サービス）間の通信をＥＳＢ（Enterprise Service Bus）等を使って仮想化し、通信プロトコル、サービスインタフェース、ルーティング等に束縛されない設計としたものである。従って、図２に示した通信プロトコル／ＩＦ変換部１７は不要となる。

図５は図４における各機能部をＭＦＰ１００の内部に収容したものであり、ＭＦＰ１００は印刷部１０１とスキャン配信部１０２とユーザ拡張部１０３と文書ＩＯ管理部１２とＱＲ／地紋処理部１３と文書管理部１４と文書認証部１５と文書ＩＤ管理部１６とを備えている。

図６は図２〜図５における文書認証部１５および文書ＩＤ管理部１６の機能概要を示す図である。文書印刷時には、文書認証部１５は他の機能部から文書の認証（ＳＡＭＬ表明書発行）が要求されると、当該文書の識別情報（文書ＩＤ）に基づき文書ＩＤ管理部１６から文書検索を行って文書情報を取得し、その文書情報を含むＳＡＭＬ表明書を発行する。また、文書スキャン時には、文書認証部１５はＳＡＭＬ表明書の認証を求めるＳＡＭＬリクエストを受けると文書ＩＤ管理部１６から文書検索を行って認証結果を示すＳＡＭＬレスポンスを生成する。

図７はスキャン文書管理システムのユースケースを示す図であり、管理者による文書メタ情報の登録、文書メタ情報の変更、文書メタ情報の削除、ログ監査と、ユーザによる文書の印刷（ＳＡＭＬ表明書の発行、ＳＡＭＬ埋込み、印刷を含む）と、文書のスキャン（ＳＡＭＬ抽出、ＳＡＭＬ認証、配信を含む）と、文書のユーザ拡張処理（ＳＡＭＬ抽出、ＳＡＭＬ認証、拡張処理を含む）とが存在する。

図８は管理者による処理の例を示すシーケンス図であり、管理者は文書ＩＤ管理部１６に対し、分類、有効期限、対象サービスを特定して文書メタ情報の登録を行う（ステップＳ１１）。図９は文書ＩＤ管理部１６に登録される文書属性のメタ情報の例を示す図であり、対象となる文書「申込書（紙文書）」「アンケート用紙」「申込書（電子文書）」につき、「申込書（紙文書）」「アンケート用紙」が「クリスマスキャンペーン」にカテゴライズ（分類）され、「申込書（電子文書）」が「オンライン」にカテゴライズされ、「クリスマスキャンペーン」「オンライン」が「○○開発ソフト」にカテゴライズされ、「○○開発ソフト」が「販売」にカテゴライズされた状態を示している。また、対象となる文書「申込書（紙文書）」「アンケート用紙」「申込書（電子文書）」には有効期限と対象サービス（「受注サービス」「集計サービス」「受注サービス」）が付される。これらは、ＯＡＳＩＳ（Organization for the Advancement of Structured Information Standards）が仕様化したＳＰＭＬ（Service Provisioning Markup Language）に準拠することができる。

図８に戻り、管理者は文書ＩＤ管理部１６に対し、文書メタ情報ＩＤ、新規文書メタ情報を特定して文書メタ情報の更新を行う（ステップＳ１２）。また、管理者は文書ＩＤ管理部１６に対し、文書メタ情報ＩＤを特定して文書メタ情報の削除を行う（ステップＳ１３）。

更に、管理者は文書ＩＯ管理部１２に対して利用履歴を示すログ監査を行う（ステップＳ１４）。図１０は文書利用履歴を示すログの例を示す図であり、処理対象となった文書ＩＤ、日時、処理サービス、処理方法、要求ユーザ等の情報を含んでいる。

図１１は文書印刷の処理例を示すシーケンス図である。図１１において、ユーザが印刷部１０１に対して印刷を要求すると（ステップＳ２１）、印刷部１０１は文書ＩＯ管理部１２に対して文書ＩＤを伴って文書イメージ取得を要求する（ステップＳ２２）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２は文書管理部１４に対して文書ＩＤを伴って文書取得を要求し（ステップＳ２３）、文書管理部１４は文書ＩＯ管理部１２に対して文書データと文書情報を提供する（ステップＳ２４）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２は文書ＩＤ管理部１６に対して文書ＩＤと文書情報を伴って文書情報の登録を要求し（ステップＳ２５）、文書ＩＤ管理部１６は予め管理者によって登録されたメタ情報（図９）と対応付けて登録を行い、正常登録した場合はその旨を返す（ステップＳ２６）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２は文書認証部１５に対して文書ＩＤを伴ってＳＡＭＬ表明書の発行を要求し（ステップＳ２７）、文書認証部１５は文書ＩＤにより文書ＩＤ管理部１６から文書情報を検索して取得し（ステップＳ２８、Ｓ２９）、文書認証部１５は取得した文書情報を含むＳＡＭＬ表明書を発行して文書ＩＯ管理部１２に送信する（ステップＳ３０）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２はＱＲ／地紋処理部１３に文書データとＳＡＭＬ表明書を伴ってＳＡＭＬ埋込みを要求し（ステップＳ３１）、ＱＲ／地紋処理部１３はＳＡＭＬ表明書を埋込んだ文書イメージを生成して文書ＩＯ管理部１２に送信する（ステップＳ３２）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２は利用履歴をログに登録し（ステップＳ３３）、ＳＡＭＬ表明書を埋込んだ文書イメージを印刷部１０１に送信する（ステップＳ３４）。印刷部１０１はこの文書イメージを印刷する。

図１２は文書印刷の他の処理例を示すシーケンス図であり、文書ＩＯ管理部１２が文書管理部１４から文書取得を行う際に文書管理部１４から文書ＩＤ管理部１６に文書情報の登録を行うようにしたものである。

図１２において、ユーザが印刷部１０１に対して印刷を要求すると（ステップＳ４１）、印刷部１０１は文書ＩＯ管理部１２に対して文書ＩＤを伴って文書イメージ取得を要求する（ステップＳ４２）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２は文書管理部１４に対して文書ＩＤを伴って文書取得を要求し（ステップＳ４３）、文書管理部１４は文書ＩＤ管理部１６に対して文書ＩＤと文書情報を伴って文書情報の登録を要求し（ステップＳ４４）、文書ＩＤ管理部１６は予め管理者によって登録されたメタ情報（図９）と対応付けて登録を行い、正常登録した場合はその旨を返し（ステップＳ４５）、文書管理部１４は文書ＩＯ管理部１２に対して文書データと文書情報を提供する（ステップＳ４６）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２は文書認証部１５に対して文書ＩＤを伴ってＳＡＭＬ表明書の発行を要求し（ステップＳ４７）、文書認証部１５は文書ＩＤにより文書ＩＤ管理部１６から文書情報を検索して取得し（ステップＳ４８、Ｓ４９）、文書認証部１５は取得した文書情報を含むＳＡＭＬ表明書を発行して文書ＩＯ管理部１２に送信する（ステップＳ５０）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２はＱＲ／地紋処理部１３に文書データとＳＡＭＬ表明書を伴ってＳＡＭＬ埋込みを要求し（ステップＳ５１）、ＱＲ／地紋処理部１３はＳＡＭＬ表明書を埋込んだ文書イメージを生成して文書ＩＯ管理部１２に送信する（ステップＳ５２）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２は利用履歴をログに登録し（ステップＳ５３）、ＳＡＭＬ表明書を埋込んだ文書イメージを印刷部１０１に送信する（ステップＳ５４）。印刷部１０１はこの文書イメージを印刷する。

図１３は文書印刷の他の処理例を示すシーケンス図であり、文書ＩＯ管理部１２が文書管理部１４から文書取得を行う前に文書ＩＯ管理部１２から文書ＩＤ管理部１６に文書情報の登録を行うようにしたものである。

図１３において、ユーザが印刷部１０１に対して印刷を要求すると（ステップＳ６１）、印刷部１０１は文書ＩＯ管理部１２に対して文書ＩＤを伴って文書イメージ取得を要求する（ステップＳ６２）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２は文書ＩＤ管理部１６に対して文書ＩＤと文書情報を伴って文書情報の登録を要求し（ステップＳ６３）、文書ＩＤ管理部１６は予め管理者によって登録されたメタ情報（図９）と対応付けて登録を行い、正常登録した場合はその旨を返す（ステップＳ６４）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２は文書管理部１４に対して文書ＩＤを伴って文書取得を要求し（ステップＳ６５）、文書管理部１４は文書ＩＯ管理部１２に対して文書データと文書情報を提供する（ステップＳ６６）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２は文書認証部１５に対して文書ＩＤを伴ってＳＡＭＬ表明書の発行を要求し（ステップＳ６７）、文書認証部１５は文書ＩＤにより文書ＩＤ管理部１６から文書情報を検索して取得し（ステップＳ６８、Ｓ６９）、文書認証部１５は取得した文書情報を含むＳＡＭＬ表明書を発行して文書ＩＯ管理部１２に送信する（ステップＳ７０）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２はＱＲ／地紋処理部１３に文書データとＳＡＭＬ表明書を伴ってＳＡＭＬ埋込みを要求し（ステップＳ７１）、ＱＲ／地紋処理部１３はＳＡＭＬ表明書を埋込んだ文書イメージを生成して文書ＩＯ管理部１２に送信する（ステップＳ７２）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２は利用履歴をログに登録し（ステップＳ７３）、ＳＡＭＬ表明書を埋込んだ文書イメージを印刷部１０１に送信する（ステップＳ７４）。印刷部１０１はこの文書イメージを印刷する。

図１４は文書印刷の他の処理例を示すシーケンス図であり、文書ＩＤ管理部１６において文書ＩＤに代えて新たな管理文書ＩＤを生成するようにしたものである。複数の文書管理部１４が存在する場合、文書ＩＤは異なった形式のものとなるが、新たな管理文書ＩＤを文書ＩＤ管理部１６で生成することにより、ＩＤの形式が統一され、管理が容易になる。

図１４において、ユーザが印刷部１０１に対して印刷を要求すると（ステップＳ８１）、印刷部１０１は文書ＩＯ管理部１２に対して文書ＩＤを伴って文書イメージ取得を要求する（ステップＳ８２）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２は文書管理部１４に対して文書ＩＤを伴って文書取得を要求し（ステップＳ８３）、文書管理部１４は文書ＩＯ管理部１２に対して文書データと文書情報を提供する（ステップＳ８４）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２は文書ＩＤ管理部１６に対して文書データと文書情報を伴って文書情報の登録を要求し（ステップＳ８５）、文書ＩＤ管理部１６は新たな管理文書ＩＤを生成し（ステップＳ８６）、予め管理者によって登録されたメタ情報（図９）と対応付けて登録を行い、正常登録した場合は管理文書ＩＤを返す（ステップＳ８７）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２は文書認証部１５に対して管理文書ＩＤを伴ってＳＡＭＬ表明書の発行を要求し（ステップＳ８８）、文書認証部１５は管理文書ＩＤにより文書ＩＤ管理部１６から文書情報を検索して取得し（ステップＳ８９、Ｓ９０）、文書認証部１５は取得した文書情報を含むＳＡＭＬ表明書を発行して文書ＩＯ管理部１２に送信する（ステップＳ９１）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２はＱＲ／地紋処理部１３に文書データとＳＡＭＬ表明書を伴ってＳＡＭＬ埋込みを要求し（ステップＳ９２）、ＱＲ／地紋処理部１３はＳＡＭＬ表明書を埋込んだ文書イメージを生成して文書ＩＯ管理部１２に送信する（ステップＳ９３）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２は利用履歴をログに登録し（ステップＳ９４）、ＳＡＭＬ表明書を埋込んだ文書イメージを印刷部１０１に送信する（ステップＳ９５）。印刷部１０１はこの文書イメージを印刷する。

図１５は文書スキャンの動作の流れを示す図である。図１５において、ユーザＵがＱＲコードもしくは地紋にＳＡＭＬの埋込まれた紙文書Ｄのスキャン配信をスキャン配信部１０２に要求すると（ステップＳ１０１）、スキャン配信部１０２はスキャンを行い（ステップＳ１０２）、文書イメージを文書ＩＯ管理部１２に転送する（ステップＳ１０３）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２は文書利用履歴をログに登録し（ステップＳ１０４）、文書イメージをＱＲ／地紋処理部１３に送信する（ステップＳ１０５）。

次いで、ＱＲ／地紋処理部１３は文書イメージからＳＡＭＬの抽出を行い（ステップＳ１０６）、文書データとＳＡＭＬ情報を文書ＩＯ管理部１２に送信する（ステップＳ１０７）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２は文書管理部１４に対してＳＡＭＬ表明書を送信し（ステップＳ１０８）、文書管理部１４は文書認証部１５に対してＳＡＭＬ表明書の認証を求めるＳＡＭＬリクエストを送信する（ステップＳ１０９）。

次いで、文書認証部１５は文書ＩＤ管理部１６から文書ＩＤにより検索を行って文書情報を取得し（ステップＳ１１０、Ｓ１１１）、正常に認証された場合はその旨を示すＳＡＭＬレスポンスを文書管理部１４に送信する（ステップＳ１１２）。

次いで、文書管理部１４は認証完了を文書ＩＯ管理部１２に送信し（ステップＳ１１３）、文書ＩＯ管理部１２はスキャンした文書イメージを文書管理部１４に転送する（ステップＳ１１４）。

図１６は文書スキャンの処理例を示すシーケンス図である。図１６において、ユーザがＱＲコードもしくは地紋にＳＡＭＬの埋込まれた紙文書のスキャン配信をスキャン配信部１０２に要求すると（ステップＳ１２１）、スキャン配信部１０２はスキャンを行って文書イメージを文書ＩＯ管理部１２に転送する（ステップＳ１２２）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２は文書利用履歴をログに登録し（ステップＳ１２３）、ＱＲ／地紋処理部１３に対して文書イメージを伴ってＳＡＭＬ抽出を要求し（ステップＳ１２４）、ＱＲ／地紋処理部１３は文書イメージからＳＡＭＬの抽出を行って文書データとＳＡＭＬ情報を文書ＩＯ管理部１２に送信する（ステップＳ１２５）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２は文書管理部１４に対してＳＡＭＬ表明書を伴って認証を要求し（ステップＳ１２６）、文書管理部１４は文書認証部１５に対してＳＡＭＬ表明書の認証を求めるＳＡＭＬリクエストを送信する（ステップＳ１２７）。

文書認証部１５は文書ＩＤ管理部１６から文書ＩＤにより検索を行って文書情報を取得し（ステップＳ１２８、Ｓ１２９）、有効期限等の有効性をチェックし（ステップＳ１３０）、正常に認証された場合はその旨を示すＳＡＭＬレスポンスを文書管理部１４に送信する（ステップＳ１３１）。

文書管理部１４は認証完了を文書ＩＯ管理部１２に送信し（ステップＳ１３２）、文書ＩＯ管理部１２はスキャンした文書イメージを文書管理部１４に転送する（ステップＳ１３３）。

図１７は文書スキャンの他の処理例を示すシーケンス図であり、文書ＩＤ管理部１６の検索に管理文書ＩＤを使用したものである。

図１７において、ユーザがＱＲコードもしくは地紋にＳＡＭＬの埋込まれた紙文書のスキャン配信をスキャン配信部１０２に要求すると（ステップＳ１４１）、スキャン配信部１０２はスキャンを行って文書イメージを文書ＩＯ管理部１２に転送する（ステップＳ１４２）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２は文書利用履歴をログに登録し（ステップＳ１４３）、ＱＲ／地紋処理部１３に対して文書イメージを伴ってＳＡＭＬ抽出を要求し（ステップＳ１４４）、ＱＲ／地紋処理部１３は文書イメージからＳＡＭＬの抽出を行って文書データとＳＡＭＬ情報を文書ＩＯ管理部１２に送信する（ステップＳ１４５）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２は文書管理部１４に対してＳＡＭＬ表明書を伴って認証を要求し（ステップＳ１４６）、文書管理部１４は文書認証部１５に対してＳＡＭＬ表明書の認証を求めるＳＡＭＬリクエストを送信する（ステップＳ１４７）。

文書認証部１５は文書ＩＤ管理部１６から管理文書ＩＤにより検索を行って文書情報を取得し（ステップＳ１４８、Ｓ１４９）、有効期限等の有効性をチェックし（ステップＳ１５０）、正常に認証された場合はその旨を示すＳＡＭＬレスポンスを文書管理部１４に送信する（ステップＳ１５１）。

文書管理部１４は認証完了を文書ＩＯ管理部１２に送信し（ステップＳ１５２）、文書ＩＯ管理部１２はスキャンした文書イメージを文書管理部１４に転送する（ステップＳ１５３）。

図１８はユーザ拡張処理に基づく文書スキャンの動作の流れを示す図である。図１８において、ユーザＵがＱＲコードもしくは地紋にＳＡＭＬの埋込まれた紙文書Ｄのユーザ拡張処理をスキャン配信部１０２に要求すると（ステップＳ２０１）、スキャン配信部１０２はスキャンを行い（ステップＳ２０２）、文書イメージを文書ＩＯ管理部１２に転送する（ステップＳ２０３）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２は文書利用履歴をログに登録し（ステップＳ２０４）、文書イメージをＱＲ／地紋処理部１３に送信する（ステップＳ２０５）。

次いで、ＱＲ／地紋処理部１３は文書イメージからＳＡＭＬの抽出を行い（ステップＳ２０６）、文書データとＳＡＭＬ情報を文書ＩＯ管理部１２に送信する（ステップＳ２０７）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２はユーザ拡張部１０３に対してＳＡＭＬ表明書を送信し（ステップＳ２０８）、ユーザ拡張部１０３は文書認証部１５に対してＳＡＭＬ表明書の認証を求めるＳＡＭＬリクエストを送信する（ステップＳ２０９）。

次いで、文書認証部１５は文書ＩＤ管理部１６から文書ＩＤにより検索を行って文書情報を取得し（ステップＳ２１０、Ｓ２１１）、正常に認証された場合はその旨を示すＳＡＭＬレスポンスをユーザ拡張部１０３に送信する（ステップＳ２１２）。

次いで、ユーザ拡張部１０３は認証完了を文書ＩＯ管理部１２に送信し（ステップＳ２１３）、文書ＩＯ管理部１２はスキャンした文書イメージをユーザ拡張部１０３に転送する（ステップＳ２１４）。その後、ユーザ拡張部１０３では転送された文書イメージに対し、ユーザカスタマイズされた種々の処理を行う。

図１９はユーザ拡張処理に基づく文書スキャンの処理例を示すシーケンス図である。図１９において、ユーザがＱＲコードもしくは地紋にＳＡＭＬの埋込まれた紙文書のユーザ拡張処理をスキャン配信部１０２に要求すると（ステップＳ２２１）、スキャン配信部１０２はスキャンを行って文書イメージを文書ＩＯ管理部１２に転送する（ステップＳ２２２）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２は文書利用履歴をログに登録し（ステップＳ２２３）、ＱＲ／地紋処理部１３に対して文書イメージを伴ってＳＡＭＬ抽出を要求し（ステップＳ２２４）、ＱＲ／地紋処理部１３は文書イメージからＳＡＭＬの抽出を行って文書データとＳＡＭＬ情報を文書ＩＯ管理部１２に送信する（ステップＳ２２５）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２はユーザ拡張部１０３に対してＳＡＭＬ表明書を伴って認証を要求し（ステップＳ２２６）、ユーザ拡張部１０３は文書認証部１５に対してＳＡＭＬ表明書の認証を求めるＳＡＭＬリクエストを送信する（ステップＳ２２７）。

文書認証部１５は文書ＩＤ管理部１６から文書ＩＤにより検索を行って文書情報を取得し（ステップＳ２２８、Ｓ２２９）、有効期限等の有効性をチェックし（ステップＳ２３０）、正常に認証された場合はその旨を示すＳＡＭＬレスポンスをユーザ拡張部１０３に送信する（ステップＳ２３１）。

ユーザ拡張部１０３は認証完了を文書ＩＯ管理部１２に送信し（ステップＳ２３２）、文書ＩＯ管理部１２はスキャンした文書イメージをユーザ拡張部１０３に転送する（ステップＳ２３３）。その後、ユーザ拡張部１０３では転送された文書イメージに対し、ユーザカスタマイズされた種々の処理を行う。

図２０はユーザ拡張処理に基づく文書スキャンの他の処理例を示すシーケンス図であり、文書ＩＤ管理部１６の検索に管理文書ＩＤを使用したものである。

図２０において、ユーザがＱＲコードもしくは地紋にＳＡＭＬの埋込まれた紙文書のユーザ拡張処理をスキャン配信部１０２に要求すると（ステップＳ２４１）、スキャン配信部１０２はスキャンを行って文書イメージを文書ＩＯ管理部１２に転送する（ステップＳ２４２）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２は文書利用履歴をログに登録し（ステップＳ２４３）、ＱＲ／地紋処理部１３に対して文書イメージを伴ってＳＡＭＬ抽出を要求し（ステップＳ２４４）、ＱＲ／地紋処理部１３は文書イメージからＳＡＭＬの抽出を行って文書データとＳＡＭＬ情報を文書ＩＯ管理部１２に送信する（ステップＳ２４５）。

次いで、文書ＩＯ管理部１２はユーザ拡張部１０３に対してＳＡＭＬ表明書を伴って認証を要求し（ステップＳ２４６）、ユーザ拡張部１０３は文書認証部１５に対してＳＡＭＬ表明書の認証を求めるＳＡＭＬリクエストを送信する（ステップＳ２４７）。

文書認証部１５は文書ＩＤ管理部１６から管理文書ＩＤにより検索を行って文書情報を取得し（ステップＳ２４８、Ｓ２４９）、有効期限等の有効性をチェックし（ステップＳ２５０）、正常に認証された場合はその旨を示すＳＡＭＬレスポンスをユーザ拡張部１０３に送信する（ステップＳ２５１）。

ユーザ拡張部１０３は認証完了を文書ＩＯ管理部１２に送信し（ステップＳ２５２）、文書ＩＯ管理部１２はスキャンした文書イメージをユーザ拡張部１０３に転送する（ステップＳ２５３）。その後、ユーザ拡張部１０３では転送された文書イメージに対し、ユーザカスタマイズされた種々の処理を行う。

以上、本発明の好適な実施の形態により本発明を説明した。ここでは特定の具体例を示して本発明を説明したが、特許請求の範囲に定義された本発明の広範な趣旨および範囲から逸脱することなく、これら具体例に様々な修正および変更を加えることができることは明らかである。すなわち、具体例の詳細および添付の図面により本発明が限定されるものと解釈してはならない。

従来のスキャン文書管理システムの概要を示す図である。本発明の一実施形態にかかるスキャン文書管理システムの構成例を示す図（その１）である。本発明の一実施形態にかかるスキャン文書管理システムの構成例を示す図（その２）である。本発明の一実施形態にかかるスキャン文書管理システムの構成例を示す図（その３）である。本発明の一実施形態にかかるスキャン文書管理システムの構成例を示す図（その４）である。文書認証部および文書ＩＤ管理部の機能概要を示す図である。スキャン文書管理システムのユースケースを示す図である。管理者による処理の例を示すシーケンス図である。文書ＩＤ管理部に登録される文書属性のメタ情報の例を示す図である。文書利用履歴を示すログの例を示す図である。文書印刷の処理例を示すシーケンス図（その１）である。文書印刷の処理例を示すシーケンス図（その２）である。文書印刷の処理例を示すシーケンス図（その３）である。文書印刷の処理例を示すシーケンス図（その４）である。文書スキャンの動作の流れを示す図である。文書スキャンの処理例を示すシーケンス図（その１）である。文書スキャンの処理例を示すシーケンス図（その２）である。ユーザ拡張処理に基づく文書スキャンの動作の流れを示す図である。ユーザ拡張処理に基づく文書スキャンの処理例を示すシーケンス図（その１）である。ユーザ拡張処理に基づく文書スキャンの処理例を示すシーケンス図（その２）である。

符号の説明

１００ＭＦＰ
１０１印刷部
１０２スキャン配信部
１０３ユーザ拡張部
１２文書ＩＯ管理部
１３ＱＲ／地紋処理部
１４文書管理部
１５文書認証部
１６文書ＩＤ管理部
１７通信プロトコル／ＩＦ変換部

Claims

紙文書をスキャンして電子化した文書の文書イメージを文書の識別情報および文書情報と対応付けて文書管理部により管理するスキャン文書管理システムであって、
管理対象の文書の属性を識別情報管理部に登録する手段と、
上記文書管理部が管理している文書を印刷するときに、印刷する文書の識別情報に基づいて上記文書管理部から文書イメージおよび文書情報を取得する手段と、
取得した文書情報に基づいて上記識別情報管理部から対応する属性を取得する手段と、
印刷する文書の識別情報と取得した属性とを対応付けて上記識別情報管理部に登録する手段と、
印刷する文書の識別情報を含む文書認証表明証を発行する手段と、
発行した文書認証表明証をコード化し印刷する文書イメージに含めて印刷する手段と、
文書をスキャンするときに、スキャンにより取得した文書イメージからコード化された文書認証表明証を抽出する手段と、
抽出した文書認証表明証に含まれる上記識別情報に基づいて上記識別情報管理部から対応する属性を取得する手段と、
取得した属性に基づいて認証の可否を判断し、認証できた場合にスキャンにより取得した文書イメージの転送を許可する手段と、
上記許可に基づいてスキャンにより取得した文書イメージを上記文書管理部に転送する手段とを備えたことを特徴とするスキャン文書管理システム。
請求項１に記載のスキャン文書管理システムにおいて、
文書の印刷およびスキャンの履歴を管理する手段を備えたことを特徴とするスキャン文書管理システム。
請求項１または２のいずれか一項に記載のスキャン文書管理システムにおいて、
上記属性は、文書カテゴリ、対象サービスおよび有効期限を含み、認証時が上記有効期限内であり、かつ転送の許可される文書カテゴリおよび対象サービスである場合に転送を許可することを特徴とするスキャン文書管理システム。
請求項１乃至３のいずれか一項に記載のスキャン文書管理システムにおいて、
上記認証により許可された文書イメージの転送を受けてユーザ拡張処理を行う手段を備えたことを特徴とするスキャン文書管理システム。
請求項１乃至４のいずれか一項に記載のスキャン文書管理システムにおいて、
情報の送受信における通信プロトコル等の違いを吸収する手段を備えたことを特徴とするスキャン文書管理システム。
紙文書をスキャンして電子化した文書の文書イメージを文書の識別情報および文書情報と対応付けて文書管理部により管理する機能を有した装置であって、
管理対象の文書の属性を識別情報管理部に登録する手段と、
上記文書管理部が管理している文書を印刷するときに、印刷する文書の識別情報に基づいて上記文書管理部から文書イメージおよび文書情報を取得する手段と、
取得した文書情報に基づいて上記識別情報管理部から対応する属性を取得する手段と、
印刷する文書の識別情報と取得した属性とを対応付けて上記識別情報管理部に登録する手段と、
印刷する文書の識別情報を含む文書認証表明証を発行する手段と、
発行した文書認証表明証をコード化し印刷する文書イメージに含めて印刷する手段と、
文書をスキャンするときに、スキャンにより取得した文書イメージからコード化された文書認証表明証を抽出する手段と、
抽出した文書認証表明証に含まれる上記識別情報に基づいて上記識別情報管理部から対応する属性を取得する手段と、
取得した属性に基づいて認証の可否を判断し、認証できた場合にスキャンにより取得した文書イメージの転送を許可する手段と、
上記許可に基づいてスキャンにより取得した文書イメージを上記文書管理部に転送する手段とを備えたことを特徴とする多機能印刷装置。
請求項６に記載の多機能印刷装置において、
文書の印刷およびスキャンの履歴を管理する手段を備えたことを特徴とする多機能印刷装置。
請求項６または７のいずれか一項に記載の多機能印刷装置において、
上記属性は、文書カテゴリ、対象サービスおよび有効期限を含み、認証時が上記有効期限内であり、かつ転送の許可される文書カテゴリおよび対象サービスである場合に転送を許可することを特徴とする多機能印刷装置。
請求項６乃至８のいずれか一項に記載の多機能印刷装置において、
上記認証により許可された文書イメージの転送を受けてユーザ拡張処理を行う手段を備えたことを特徴とする多機能印刷装置。
請求項６乃至９のいずれか一項に記載の多機能印刷装置において、
情報の送受信における通信プロトコル等の違いを吸収する手段を備えたことを特徴とする多機能印刷装置。
紙文書をスキャンして電子化した文書の文書イメージを文書の識別情報および文書情報と対応付けて文書管理部により管理する方法であって、
管理対象の文書の属性を識別情報管理部に登録する工程と、
上記文書管理部が管理している文書を印刷するときに、印刷する文書の識別情報に基づいて上記文書管理部から文書イメージおよび文書情報を取得する工程と、
取得した文書情報に基づいて上記識別情報管理部から対応する属性を取得する工程と、
印刷する文書の識別情報と取得した属性とを対応付けて上記識別情報管理部に登録する工程と、
印刷する文書の識別情報を含む文書認証表明証を発行する工程と、
発行した文書認証表明証をコード化し印刷する文書イメージに含めて印刷する工程と、
文書をスキャンするときに、スキャンにより取得した文書イメージからコード化された文書認証表明証を抽出する工程と、
抽出した文書認証表明証に含まれる上記識別情報に基づいて上記識別情報管理部から対応する属性を取得する工程と、
取得した属性に基づいて認証の可否を判断し、認証できた場合にスキャンにより取得した文書イメージの転送を許可する工程と、
上記許可に基づいてスキャンにより取得した文書イメージを上記文書管理部に転送する工程とを備えたことを特徴とするスキャン文書管理方法。
請求項１１に記載のスキャン文書管理方法において、
文書の印刷およびスキャンの履歴を管理する工程を備えたことを特徴とするスキャン文書管理方法。
請求項１１または１２のいずれか一項に記載のスキャン文書管理方法において、
上記属性は、文書カテゴリ、対象サービスおよび有効期限を含み、認証時が上記有効期限内であり、かつ転送の許可される文書カテゴリおよび対象サービスである場合に転送を許可することを特徴とするスキャン文書管理方法。
請求項１１乃至１３のいずれか一項に記載のスキャン文書管理方法において、
上記認証により許可された文書イメージの転送を受けてユーザ拡張処理を行う手段を備えたことを特徴とするスキャン文書管理方法。
請求項１１乃至１４のいずれか一項に記載のスキャン文書管理方法において、
情報の送受信における通信プロトコル等の違いを吸収する手段を備えたことを特徴とするスキャン文書管理方法。
紙文書をスキャンして電子化した文書の文書イメージを文書の識別情報および文書情報と対応付けて文書管理部により管理する機能を有した装置を構成するコンピュータを、
管理対象の文書の属性を識別情報管理部に登録する手段、
上記文書管理部が管理している文書を印刷するときに、印刷する文書の識別情報に基づいて上記文書管理部から文書イメージおよび文書情報を取得する手段、
取得した文書情報に基づいて上記識別情報管理部から対応する属性を取得する手段、
印刷する文書の識別情報と取得した属性とを対応付けて上記識別情報管理部に登録する手段、
印刷する文書の識別情報を含む文書認証表明証を発行する手段、
発行した文書認証表明証をコード化し印刷する文書イメージに含めて印刷する手段、
文書をスキャンするときに、スキャンにより取得した文書イメージからコード化された文書認証表明証を抽出する手段、
抽出した文書認証表明証に含まれる上記識別情報に基づいて上記識別情報管理部から対応する属性を取得する手段、
取得した属性に基づいて認証の可否を判断し、認証できた場合にスキャンにより取得した文書イメージの転送を許可する手段、
上記許可に基づいてスキャンにより取得した文書イメージを上記文書管理部に転送する手段、
として機能させることを特徴とするスキャン文書管理プログラム。
請求項１６に記載のスキャン文書管理プログラムにおいて、
文書の印刷およびスキャンの履歴を管理する手段として更に機能させることを特徴とするスキャン文書管理プログラム。
請求項１６または１７のいずれか一項に記載のスキャン文書管理プログラムにおいて、
上記属性は、文書カテゴリ、対象サービスおよび有効期限を含み、認証時が上記有効期限内であり、かつ転送の許可される文書カテゴリおよび対象サービスである場合に転送を許可することを特徴とするスキャン文書管理プログラム。
請求項１６乃至１８のいずれか一項に記載のスキャン文書管理プログラムにおいて、
上記認証により許可された文書イメージの転送を受けてユーザ拡張処理を行う手段として更に機能させることを特徴とするスキャン文書管理プログラム。
請求項１６乃至１９のいずれか一項に記載のスキャン文書管理プログラムにおいて、
情報の送受信における通信プロトコル等の違いを吸収する手段として更に機能させることを特徴とするスキャン文書管理プログラム。