JP5264334B2 - 情報処理装置および情報処理方法 - Google Patents

Description

本発明は、たとえば画像の入力や出力を行ったり、あるいは画像を保持・記憶したりする画像処理装置および画像処理方法と画像処理システムに関する。

情報処理社会の進展に伴い、膨大な量のデータが記憶装置を備えた機器に蓄積されるようになった。蓄積された画像データや文書データ（文書データと総称する。）としてやり取りされることは非常に便利であるが、その一方で情報漏洩のリスクも増大している。

２００５年から個人情報保護法も施行され、企業にとって情報を適切に管理することは企業の存続に欠かすことのできない責務となった。そこで電子文書による情報漏洩を防止し、あるいは、万が一漏洩した場合にもその追跡を容易にするための取り組みが行われている。

その取り組みの一方法として、管理対象の文書データすべてのアクセス履歴と操作履歴を把握できるようにし、いつどこで誰がどの文書データに何を行ったかをわかるようにした画像処理装置が提案されている（例えば、特許文献等１参照）。
特開２００７−３０４８６１

しかしながら、上述した従来の技術では次のような問題があった。
（１）ある文書データに対して多くの操作が行われた場合、情報流出につながる操作がどれだったのか、またその操作を誰がしたのか、といった、情報漏洩の原因を検索するためにアクセス履歴を目視確認する必要があり、膨大な手間がかかった。
（２）ある文書データが電子的に複写されたり、文書名が変更されたりした後で閲覧され、あるいは出力されるケースでは、元の文書データに誰がアクセスしたかを把握することが容易ではなかった。
（３）ある文書データが他の装置に転送された場合、転送先の装置でのその文書データの閲覧あるいは印刷状況を追跡することができかった。

本発明は上記従来例に鑑みて成されたもので、上記課題を解決するためにユーザが画像形成装置で行った操作、画像形成装置で実行された処理などを関連付けて、それらの関係を容易に把握可能とすることを目的とする。そして、例えば情報漏洩の原因の特定をより簡易迅速に行うことができ、しかも文書名の変更や文書データの移動や複写などがあっても情報漏洩の原因の特定を可能とする手法を提供することを目的とする。

上記目的を達成するために本発明は以下の構成を備える。すなわち、
表示部を備える情報処理装置であって、
画像処理装置での操作ごとにおける、当該操作の操作ＩＤ、当該操作の対象となった文書データの文書ＩＤ、及び操作者に関する情報を関連づけた１以上の操作履歴を含む操作履歴情報を記憶する第１の記憶手段と、
前記画像処理装置で実行されたジョブごとにおける、当該ジョブのジョブＩＤ、当該ジョブに関連する文書ＩＤ、及び操作者に関する情報を関連づけた１以上のジョブ履歴を含むジョブ履歴情報を記憶する第２の記憶手段と、
前記第２の記憶手段に記憶されたジョブ履歴情報の一覧画面を前記表示部に表示させる制御手段と、
前記制御手段に基づき表示された画面を介して、ユーザに選択されたジョブ履歴に含まれる前記文書ＩＤが一致する操作履歴を、前記第１の記憶手段から検索する検索手段とを有し、
前記制御手段は、前記検索手段により検索された操作履歴の一覧画面を前記表示部に表示させ、
前記操作履歴情報には、操作ＩＤと、操作者に関する情報と、画像形成に係る設定操作の内容を示す情報を関連づけた１以上の操作履歴がさらに含まれ、
前記操作履歴情報に含まれるすべての操作履歴には、操作が行われた時間情報が含まれる。

また本発明の他の側面によれば以下の構成を備える。

表示部を備える情報処理装置であって、
画像処理装置での操作ごとにおける、当該操作の操作ＩＤ、当該操作の対象となった文書データの文書ＩＤ、及び操作者に関する情報を関連づけた１以上の操作履歴を含む操作履歴情報を記憶する第１の記憶手段と、
前記画像処理装置で実行されたジョブごとにおける、当該ジョブのジョブＩＤ、当該ジョブに関連する文書ＩＤ、及び操作者に関する情報を関連づけた１以上のジョブ履歴を含むジョブ履歴情報を記憶する第２の記憶手段と、
前記第１の記憶手段に記憶された操作履歴情報の一覧画面を前記表示部に表示させる制御手段と、
前記制御手段に基づき表示された画面を介して、ユーザに選択された操作履歴に含まれる前記文書ＩＤが一致するジョブ履歴を、前記第２の記憶手段から検索する検索手段とを有し、
前記制御手段は、前記検索手段により検索されたジョブ履歴の一覧画面を前記表示部に表示させ、
前記操作履歴情報には、操作ＩＤと、操作者に関する情報と、画像形成に係る設定操作の内容を示す情報を関連づけた１以上の操作履歴がさらに含まれ、
前記操作履歴情報に含まれるすべての操作履歴には、操作が行われた時間情報が含まれる。

また本発明の他の側面によれば以下の構成を備える。

本発明により、ユーザが画像処理装置で行った操作、画像処理装置で実行された処理などが関連づき、それらの関係を容易に把握可能となる。具体的には、情報漏洩の原因の特定をより簡易迅速に行うことができ、しかも文書名の変更や文書データの移動や複写などがあっても情報漏洩の原因の特定が可能となるという効果を奏する。

［第１の実施形態］
＜ＭＦＰの構成＞
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。図１は多機能周辺装置すなわちＭＦＰ１００のブロック図である。ＭＦＰは複写、印刷、スキャンなど複数の機能を備えたデバイスであり、画像処理機能を持つためＭＦＰのことを画像処理装置と呼ぶこともある。

図１において、１０５はデバイス全体を制御するコントローラである。コントローラ１０５の内部には、以下の構成要素がある。ＣＰＵ１０１即ち中央処理装置は、このコントローラ１０５の制御および演算処理等を行う。ＲＯＭ即ち読み出し専用メモリ１０２は、システム起動プログラムの情報等の記憶領域である。ＲＡＭ１０３は、オペレーティングシステムや通信制御およびエンジン制御などのプログラムがロードされ、実行されたり、データが記憶されたりする領域である。ＲＡＭ１０３は、使用制限のないデータ記憶領域である。ＨＤ即ちハードディスク１０４はデータやプログラムファイルのストレージであり、ＳＲＡＭなど不揮発性記憶装置で代用することもできる。

スキャナ１０６は、コントローラ１０５の制御のもとで、用紙などに描かれた画像を、光学的に読み取って画像データに変換する。この動作を読取り動作と呼ぶ。プリンタ１０７は、コントローラ１０５の制御のもとで印刷動作をする。印刷対象は、ＨＤ１０４に保存された文書データや、スキャナ１０６で読み取られた画像データなどである。これら印刷対象となるデータをまとめて文書データと呼ぶことにする。文書データには、画像データなど、文字の含まれていないデータも含まれる。

ＵＩ部１０８は、ＭＦＰ１００とユーザとのインターフェースとなり、ユーザからの指示を受け付ける操作部、あるいは、ユーザに対して表示を行う表示部である。

通信部１０９は、ネットワーク通信制御を行うものであり、他のデバイスやコンピュータとの通信を制御する。システムバス１１０は、上述の構成要素間のデータの通路となるべきものである。

＜ＭＦＰのソフトウェア＞
図２は本発明のＭＦＰのソフトウェア構成図である。本ソフトウェアはＲＯＭ１０２あるいはＨＤ１０４部に記憶され、ＭＦＰ起動時にＲＡＭ１０３にロードされ、実行される。

オペレーティングシステム（ＯＳ）２０１は、ＭＦＰ全体の資源を管理／制御する。ＡＰＩ２０２は、ＯＳ２０１上で動作するアプリケーションのためのインタフェースである。アプリケーションは第１のＡＰＩ２０２を通じて、ＭＦＰ１００上のリソースにアクセスしたり、ＣＰＵ１０１でコマンドを実行したりすることができる。ＯＳ２０１上で動作するコントローラ部２０３は、スキャナ１０６、プリンタ１０７、操作部１０８などを制御する。リソース管理部２０４は、コントローラ部２０３、後述する仮想マシン２０５、仮想マシン上の全アプリケーションがメモリ等のリソース資源を使用する際、予め決められた以上の資源が使用できないように制限するものである。第１のＡＰＩ２０２上には、このほか、アプリケーションから共用されるソフトウェアモジュールが含まれても良い。たとえば、図１０（後述する）に示すジョブ履歴記録部１００８や操作履歴記録部１００９、ユーザ認証部１０１０、課金カウンタ記録部１０１２などが、第１のＡＰＩ２０２上で動作するようにインストールされていても良い。

仮想マシン２０５は、特定のアプリケーションを実行するために最適な実行環境であり、例えば、Ｊａｖａ（登録商標）の仮想マシンなどにより実現される。

第２のＡＰＩ２０６は、仮想マシン２０５上で動作するアプリケーションが、２０３
コントローラ制御部、２０４リソース管理部、第１のＡＰＩ２０２などを利用するためのインタフェースである。

アプリケーション管理アプリケーション２０７は、仮想マシン２０５上で動作するアプリケーションを管理する。後述するアプリケーションのダウンロード、アップロード、消去、有効無効化を行うものである。

アプリケーション２０７は、仮想マシン２０５上で動作するアプリケーションのひとつである。ＭＦＰ１００には、付加的な機能を実現するために、その機能を実現するためのアプリケーションプログラムをインストールし、動作させることが可能である。インストールするアプリケーションの数はひとつとは限らず、ＭＦＰ１００のハードウエアあるいはソフトウェアの制限はあるものの、その制限内で任意の数のアプリケーションをインストールできる。

＜ユーザインターフェース＞
図３、図４はＵＩ部１０８が提供するユーザインタフェース（ＵＩ）の一例である。キー入力部３００は、ハードキーによりユーザ操作を受付可能である。ON/OFFボタン３０１は電源スイッチである。節電キー３０２は節電モードへの意向を指示するためのキーであり、押されると節電モードに移行する。節電モードとは、ＭＦＰの一部の部品への電源供給を停止することで機器全体の電力消費を抑える状態のことを示す。

カウンタ確認キー３０３はカウンタ値を表示するためのキーであり、このボタンが押されるとタッチパネル４００に課金カウンタの値が表示される。課金カウンタは、白黒プリントやカラープリントといったプリントモード別の印刷枚数（すなわちカウンタ値）を数えており、表示時には各モード別のカウンタ値と、その合計（トータル）のカウンタ値を表示する。トータルとは、ＭＦＰが設置されてから現在まで、排紙された面数を示す。白黒トータルとはトータルのうちの白黒印刷のものであり、カラートータルとはトータルのうちの白黒印刷以外のものである。

スタートキー３０４は、コピー/印刷/スキャン/送信などのＭＦＰが提供する処理の開始を指示する。３０５はストップキーであり、スタートキーで開始したジョブを停止する。テンキー３０６は数値情報を入力するためのキーである。IDキー３０７は認証情報の入力を行うことを指示するものである。クリアキー３０８は、テンキー３０６によって入力された情報を消去することを指示するためのキーである。リセットキー３０９は、ユーザによって処理対象のジョブに指示されたすべてのパラメータを解除することを指示するためのキーである。ヘルプキー３１０は、操作方法が不明なときにユーザが押すものであり、操作の助けとなる情報を表示することを指示するためのキーである。ユーザモードキー３１１は、各種設定を開始するためのキーである。

ＵＩ部１０８はタッチパネルを供えている。タッチパネルは表示機能を備えると共に、表示領域の部分ごとに押されたかどうかを検知することにより、操作者からの入力を受け付けることができる。

＜ユーザインターフェース表示例＞
図４のユーザインターフェースはＭＦＰ１００が操作可能になったときにタッチパネル４００上に表示されるトップ画面の一例である。

４０１はコピーボタンであり、複写動作を行う場合に押すボタンである。４０２は送信ボタンであり、送信処理を行う場合に押すボタンである。４０３はボックスボタンであり、ボックスに関する処理を行う場合に押すボタンである。４０４は拡張キーであり、２０８アプリケーションの画面を表示する場合に押すキーである。４０５は色選択リストボックスであり、自動選択、カラー、白黒などいずれかを選択する。４０６はステータス表示欄であり、ユーザに伝えたい情報を表示する。ここでは例として、コピー可否、倍率、用紙選択法、部数を表示している。４０７は等倍ボタンであり、等倍コピーを指示する。４０８は倍率を指定するためのボタンである。４０９は用紙をどこから給紙するかを指定する。４１０は仕上げボタンであり、ソート実効有無、フィニッシング、などを指定する。４１１は両面ボタンであり、原稿スキャン、印刷をそれぞれ片面または両面のどちらにするかを指定する。４１２は割り込みボタンであり、現在実行中のジョブを中断して、新規のジョブを投入できるようにする。４１３は濃度調整のためのスライドバー、ボタンであり、印刷濃度を指定する。４１４は原稿スキャンの特性を指示するものであり、例えば文字向け、写真向け、といった切り替えを可能にする。４１５は応用モードボタンであり、表紙や合紙などの設定、製本の指定、ＯＨＰ中差しの設定、とじしろの大きさ、など複雑な指示を可能にする。４１６はシステム状況表示ボタンであり、ＭＦＰを構成する各コンポーネントの状態や、ＭＦＰに記録しているジョブ履歴情報を表示することができる。

ボックスボタン４０３が押されると図５のボックス一覧画面５００（文書一覧表示）を表示する。図５の画面５００において５０１はボックス内文書一覧であり、各文書の種類、文書名、用紙サイズ、ページ数、記録日時を表示する機能を備える。種類欄は保存されている文書の色を示す。アイコンが白黒であれば白黒文書を、カラーであればカラー文書であることを示す。用紙サイズ欄は用紙サイズを示す。ページ欄はページ数を示す。日付／時刻欄は文書が記録された日時を示す。５０２は原稿読込ボタンである。５０３は編集メニューボタンである。５０４はプリントボタンである。本ボタンが押下されると、ボックス内文書一覧５０１の中の選択されている文書をプリンタ１０７が印刷する。５０５は複製ボタンである。ボックス内文書一覧５０１の中から文書が選択されている状態で複製ボタン５０５が押されると、選択されている文書の示す文書データを複製し、元文書の文書名の先頭に「コピー：」を付加した文書名で、複製した文書を新たに生成する。生成した文書名をボックス内文書一覧５０１に追加する。

ボックス一覧画面５００から原稿読込ボタン５０２が押されると図６に示すような原稿読込画面６００を表示する。６０１は文書名指定ボタンである。文書名指定ボタン６０１が押されると、図８の仮想キーボード８０４を含む文書名入力画面８００を表示する。仮想キーボード８０４は任意の文字列の入力を受け付ける機能を備え、指定が終わると指定された文字列を６０２文書名テキストボックスに表示する。

６０３は色選択リストボックスであり、自動カラー選択、カラー、白黒などいずれかを選択する。６０４はステータス表示欄であり、利用者すなわちユーザに伝えたい情報を表示する。ここでは例として、コピー可否、倍率、用紙選択法、を表示している。６０５は等倍ボタンであり、等倍コピーを指示する。６０６は倍率を指定するためのボタンである。６０７は読み取りサイズボタンであり、読み取る原稿の大きさをA4、A3、B4といったサイズで指定する。６０８は濃度調整のためのスライドバー、ボタンであり、印刷濃度を指定する。６０９は原稿スキャンの特性を指示するものであり、例えば文字向け、写真向け、といった切り替えを可能にする。６１０は応用モードボタンであり、ここでは図示しないが、ページ連写、拡大縮小、枠消し、ネガポジ反転、エリア指定など、さらに細かい指定を行う。

原稿読込画面６００が表示された状態で、スキャナ１０６に読み出したい原稿をセットし、スタートボタン３０４を押すと、原稿をスキャンしたデジタルデータ（すなわち文書データ）を生成する。生成した文書データの保存が終わるとボックス内文書一覧５０１に保存した文書データの欄を追加して、再表示する。文書名テキストボックス６０２に文字列の指定が無い場合は、スタートキー３０４が押された年月日、時分秒を文字列として連結したものを文書名とするなど、固有の名称を自動的に付与しても良い。

一方、ボックス一覧画面５００から文書を選択した状態で編集メニューボタン５０３が押されると図７に示す詳細情報画面を表示する。ここでは選択した文書に関わる、受付番号、更新日時、種類、文書ＩＤ（文書名とも呼ぶ。あるいは識別情報とも呼ぶこともある）、保存したユーザ、ページ数、部数、解像度、用紙サイズ、カラー（カラー/白黒）といった情報（属性情報）を表示する。図７において、７０１は文書名変更ボタンである。文書名変更ボタン７０１が押されると、図８の文書名入力画面を表示する。図８において、８０１はテキストボックスであり、仮想キー８０２の押下により指定された文字列を表示する。仮想キーが押されると押されたキーに対応する文字を保存し、テキストボックス８０１に追加表示する。ＯＫボタン８０３が押されると、そのときにテキストボックス８０２に入力されている文字列を呼び出し側に返す。８０４はキャンセルボタンであり、キャンセルボタン８０４がおされると文字列入力を中止して呼び出し画面に戻る。

＜ログイン画面＞
図９はログイン画面の一例である。ＭＦＰは起動後、ログイン画面９００をタッチパネル４００に表示してログインを制御することが可能であり、この制御を行うか否かは設定によって変更が可能である。９０１は部門ＩＤ入力、９０２は暗号番号入力テキストボックスであり、キー入力部３００から任意の文字列を入力可能である。部門ID、暗証番号入力後３０７ＩＤキーが押されると、ユーザ認証部１０１０にそれらを照合し、認証に成功すれば図４に示すトップ画面を表示する。不成功であれば、部門ID入力/暗号番号入力テキストボックスを空にし、初期状態に戻す。

＜本実施形態に係るアプリケーションをインストールしたＭＦＰ＞
図１０に、アプリケーションプログラム２０８として履歴管理アプリケーション１００３をインストールしたＭＦＰ１００のソフトウェア構成を示す。図１０では、図２に示された構成要素の内、履歴管理アプリケーション１００３に直接関連しないものは省略した。図２で説明したように、ジョブ履歴記録部１００８や操作履歴記録部１００９、ユーザ認証部１０１０、課金カウンタ記録部１０１２などは、第１のＡＰＩ２０２上で動作するように予めインストールされていても良い。あるいは、このうちジョブ履歴記録部１００８や操作履歴記録部１００９は、履歴管理アプリケーション１００３とともにインストールされても良い。

図１０において、１００１は履歴管理アプリケーション１００３をインストールしたＭＦＰである。２０５は前述した仮想マシン２０５である。１００３は履歴管理アプリケーションである。２０３はコントローラ部であり、ジョブの実行をはじめとするＭＦＰを制御するための様々な処理を行う。コントローラ部２０３は、ジョブ実行中は、排紙が完了するたびに課金カウンタ記録部１０１２に総排紙数を記録し、ジョブが完了したら、ジョブ情報記録部１０１２により当該ジョブのジョブ情報を不揮発性のメモリに記録する。

１００４から１００７は、ジョブ履歴アプリケーション内部のブロックである。１００４はジョブ履歴蓄積部であり、定期的にあるいはジョブ履歴が発生するたびにジョブ履歴記録部１００８からジョブ履歴を取得して、永続的に蓄積する。ジョブ履歴記録部１００８は少なくとも最新のジョブのジョブ履歴を記憶する記憶領域を含む。

１００５は操作履歴記録蓄積部であり、定期的にあるいは操作が発生するたびに操作履歴記録部１００９から操作履歴を取得して、永続的に蓄積する。操作履歴記録部１００９は少なくとも最新の文書データの操作履歴を記憶する記憶領域を含む。

ＵＩ部１００６は、ユーザからの入力要求に応じて、操作用画面やジョブ履歴や課金カウンタ値などをタッチパネル４００に表示する制御を行う。

通信部１００７は、遠隔端末で操作を行うユーザの要求に応えるもので、たとえば遠隔端末からの要求に応じて、ジョブ履歴、課金カウンタ値、集計表をＨＴＭＬ（Hyper Text Markup Language）形式に変換して端末に送出する。これにより、遠隔地にあるネットワークでつながれたコンピュータに任意の情報を表示したり、コンピュータユーザからの入力を受け付ける。

１００８はジョブ履歴記録部であり、スキャナ１０６、プリンタ１０７、通信部１０９などで行われた一連の処理（ジョブ）を記録する。記録する内容は、たとえばジョブごとに、ジョブの識別子（ジョブＩＤ）、開始日時、終了日時、ジョブタイプ（プリント／スキャン／コピー／送信など）、文書名、文書ＩＤ等を含む。文書ＩＤは、ユーザが銘々する文書名とは別に装置により割り当てられる固有の識別子である。この例を図１１〜図１３に示す。

１００９は操作履歴記録部であり、キー入力部３００、タッチパネル４００、あるいはネットワークを介して受け付けた操作を記録する。記録する内容には、たとえば文書データごとに、固有に割り当てられる操作ＩＤ、操作開始日時、操作終了日時、操作者、処理タイプ、操作されたパラメータなどが含まれる。この例を図１４〜図１５に示す。

１０１０はユーザ認証部であり、ユーザ識別情報とパスワードなどを照合し、適切なアクセス権を与える。１０１１はコントローラ制御部であり、ＭＦＰの動作を制御する。１０１２は課金カウンタ記録部であり、スキャナ１０６、プリンタ１０７などの動作に応じて、数値情報を増加させる。

＜操作履歴情報の一例＞
図１１に読み込み操作に関する操作履歴の例を示す。本発明のＭＦＰでは、ユーザの操作を記録する操作履歴記録部１０１１を備えている。操作履歴には、操作ＩＤ、日時、操作者情報、処理、処理に関連するデータ（パラメータ）を記録する。操作ＩＤは、操作を一意に特定するための文字列あるいは数であり、ここでは自然数とし、操作ごとに１ずつ加算した値を割り当てる。日時は操作を指示した時刻であり、処理は行った操作の種類を示し、パラメータは当該処理の種類に関連するパラメータである。操作者情報はこの例では入力された部門ＩＤである。なお本実施形態では、ひとつの操作ＩＤに対応した履歴情報を、操作履歴レコードと呼んで履歴全体と区別する。

たとえば、図１１の操作ＩＤ：１２２の操作履歴レコードは、2008年3月12日10時03分45秒に行われ、操作の種類はログインであり、部門ＩＤテキストボックスに１０００が入力され、暗証番号テキストボックスには正しい暗証番号が入力されたことを示す。すなわち、この時刻に部門ＩＤ：１０００の操作者がログインしたことを示す。

操作ＩＤ：１２３の操作履歴レコードは、ボックスボタンが、部門ＩＤ：１０００のコンテキストで押されたことを示す。操作ＩＤ：１２４の操作履歴レコードは、原稿読み込みボタン５０２が押されたことを示す。操作ＩＤ：１２５の操作履歴レコードは、濃度スライドバーの中央から右に２目盛り分押されたことを示す。操作ＩＤ：１２６の操作履歴レコードは、読み込みモードボタン６０９により文字が選択されたことを示す。操作ＩＤ：１２７の操作履歴レコードは、ボタン６０１が押され、仮想キーボードから文字列「TopSecret」が指定されたことを示す。操作ＩＤ：１２８の操作履歴レコードは、スタートキー３０４が押され、その結果スキャナ１０６から原稿が読み込まれて文書データが生成され、その文書データが文書ＩＤ：３４５、文書名：TopSecretとして保存されたことを示す。操作ＩＤ：１２９の操作履歴レコードは、ＩＤボタン３０７が押され、部門ＩＤ：１０００としてログインした操作者がログアウトしたことを示す。

図１２に複製操作に関する操作履歴の一例を示す。図１１と同じ操作の部分は省略する。操作ＩＤ：２２５の操作履歴レコードは、文書名一覧５０１で文書名TopSecretの行を操作者がタッチすることによって、文書が選択されたことを示す。操作ＩＤ：２２６の操作履歴レコードは、複製ボタン５０５が押されたことにより、選択された文書データを複製し、その複製文書データにＩＤ：３４６を割り当てたことを示す。操作ＩＤ：２２７の操作履歴レコードは、編集メニュー５０３が押されたことを示す。操作ＩＤ：２２８の操作履歴レコードは、文書名を変更するボタン７０１が押されたことを示す。操作ＩＤ：２２９の操作履歴レコードは、仮想キーボードで文字列MyScheduleが入力され、ＯＫボタンが押され、文書名をTopSecretからMyScheduleに変えたことを示す。

図１３にプリント操作に関する操作履歴の一例を示す。前述した操作履歴と同じ操作の部分は一部省略する。操作ＩＤ：３２５の操作履歴レコードは、文書名一覧５０１で文書名MyScheduleの行を操作者がタッチすることによって、文書が選択されたことを示す。操作ＩＤ：３２６の操作履歴レコードは、プリントボタン５０４が押されたことを示す。この指示を受けたＭＦＰはプリンタ１０７によって、指定された文書データの画像を形成し、印刷処理を行う。

＜ジョブ履歴情報の一例＞
図１４は前述した操作ＩＤ：１２８に関連する原稿読み込み動作の記録であり、スキャンジョブ履歴あるいはスキャンジョブ履歴情報と称する。ジョブ履歴には、当該ジョブが生成されるきっかけとなった操作の操作ＩＤ、ジョブ履歴の項目ごとに固有に割り当てられるジョブ履歴記録番号、スキャンやプリント、コピー等のジョブタイプを含む。さらに、当該ジョブに固有のジョブＩＤ、当該ジョブのステータス、当該ジョブの開始日時および終了日時、ジョブの生成および実行を指示した操作者がログイン時に入力した部門ＩＤを含む。さらに、スキャンして生成された文書データの文書ＩＤ、スキャンした面の数、用紙サイズ、カラー／モノクロの別を示すカラーモード、指示されたスキャンモードをさらに含む。なお本実施形態では、ひとつのジョブＩＤに対応した履歴情報を、ジョブ履歴レコードと呼んで履歴全体と区別する。ひとつの操作に対して複数のジョブが発生した場合には、ひとつの操作ＩＤについて複数のジョブ履歴レコードが記録されるが、ひとつのジョブＩＤに対してはひとつのジョブ履歴レコードが記録される。

図１５は前述した操作ＩＤ：３２６に関連するプリント動作の記録であり、プリントジョブ履歴あるいはプリントジョブ履歴情報と称する。なおジョブ履歴については、単独のジョブ履歴レコードのみを示した。複数のジョブが実行されている場合には、図示したような履歴レコードが、ジョブの数だけ記録される。スキャナ１０６から読み込んだ画像をプリントしたケースを前述したが、ネットワークにつながれたコンピュータから印刷用データを受信して印刷を行うこともある。図１５のジョブ履歴レコードには、スキャンジョブ履歴と対比すると、当該プリントジョブによって印刷した論理面数（たとえば両面の２イン１レイアウト１枚なら４となる）、用紙サイズが含まれる。さらに、排紙枚数（たとえば両面の２イン１レイアウト１枚なら１となる）、印刷面数（たとえば両面の２イン１レイアウト１枚なら２となる）、ページレイアウト、印刷面（片面／両面）が含まれる。

＜履歴管理アプリケーションによる履歴管理＞
図１６のフローチャートを用いて、履歴管理アプリケーション１００３の動作を説明する。履歴管理アプリケーション１００３は、ＨＤ部１０４に記録され、ＲＡＭ１０３にロードされ、ＣＰＵ１０１によって実行される。本フローチャートの処理は、予め定めた時間間隔ごとに行ってもよいし、ジョブ履歴記録部１００８および操作履歴記録部１００９により履歴情報が更新されるたびに行ってもよい。図１６の手順によって、操作履歴およびジョブ履歴が、最新の操作の内容に応じて更新される。

ステップＳ１６０１において、操作履歴記録部１００９から記録されている最新の操作履歴レコードの操作ＩＤを取得する。ステップＳ１６０２において、Ｓ１６０１で取得した操作ＩＤと、操作履歴記録部１００９から読み取り済みの操作履歴レコードのうち最新のものの操作ＩＤとが一致しているか判定する。一致していればＳ１６０９へ、一致していなければＳ１６０３へ進む。

ステップＳ１６０３において、操作履歴蓄積部１００５に保存している読み取り済み操作履歴レコードのうち最新の操作ＩＤを取得し、その次の操作ＩＤから最新の操作ＩＤまでの操作履歴レコードを操作履歴記録部１００９から取得する。取得した操作履歴レコードはＨＤ等に蓄積される。未取得の操作履歴レコードが複数ある場合にはその全てを取得する。なおここでは操作ＩＤは、連番で割り当てられるものとしている。

ステップＳ１６０４において、読み取り済み操作履歴レコードの操作ＩＤを、Ｓ１６０３で取得した最新の操作ＩＤで更新する。これは読み取り済み操作履歴レコードの操作ＩＤを独立したデータとして保存している場合には必要であるが、蓄積された操作履歴レコードから操作ＩＤを取得する場合には特にしなくともよい。

ステップＳ１６０５において、Ｓ１６０３で取得し、蓄積した操作履歴レコード全てを走査したかを判定し、走査済みであればステップＳ１６０９に、走査していなければステップＳ１６０６に進む。

ステップＳ１６０６において、ステップＳ１６０３で取得した操作履歴レコードの中からひとつ取り出す。これを着目操作履歴レコードと呼ぶ。ステップＳ１６０７において、着目操作履歴レコードに記録された処理内容が文書生成であるかを判定する。文書生成であればＳ１６０８に、そうでなければＳ１６０５に進む。文書生成を伴う操作としては、スキャナ１０６からの文書読み込み、通信部１０９を介する文書データ受信、ＲＯＭ１０２/ＲＡＭ１０３/ＨＤＤ１０４などに保存されているデータの複製、などがある。したがって、着目操作履歴レコードのパラメータ欄に「文書生成」「文書名変更」などが記録されている操作履歴レコードは、その処理内容が文書生成であると判定できる。

ステップＳ１６０８においては、着目操作履歴レコードのパラメータ欄に記録されている文書ＩＤを取り出し、たとえばＨＤ１０４等に記憶された文書リストに追加する。文書リストの１レコードには、文書ＩＤのほかに、文書名、作成日時、関連する操作を行ったユーザの部門ＩＤ、ページ数が記録される。これらは操作履歴レコードから得られる。文書リストに文書ＩＤを追加すると言った場合でも、本例では文書ＩＤ以外のこれら情報のいずれか１つ以上の情報も追加されるものとする。

なお、図１２に示す複製の操作履歴レコードでは、処理として「複製」が記録されたレコードのパラメータに文書ＩＤが記録されている。しかしながら、読み込み操作やプリント操作に付いては、文書ＩＤが記録されたレコードの処理は、図１１では「スタート」であり、図１３では「文書選択」であるので、そのレコードだけからは処理内容の特定は難しい。そこで、処理を簡単にするために、処理内容と文書ＩＤの両方が確定する操作の操作履歴レコードに、処理内容と文書ＩＤとを両方記録するようにすればよい。もちろん、図１１等に示したレコードをそのまま記録してもよい。その場合、図１３のように、一連の操作において、処理内容を示す操作履歴レコードより先に文書ＩＤが含まれる操作履歴レコードをフェッチした場合には、その文書ＩＤをいったん記憶しておく。そして、その後処理内容を特定できる操作履歴レコードをフェッチしたときに、先に記憶した文書ＩＤを、その処理によって生成された文書ＩＤと判定する。逆に、一連の操作において、文書ＩＤが含まれる操作履歴レコードより先に処理内容を示す操作履歴レコードをフェッチした場合には、その処理内容をいったん記憶しておく。そして、その後文書ＩＤを特定できる操作履歴レコードをフェッチしたときに、後でフェッチした文書ＩＤを、先に記憶した処理によって生成された文書ＩＤと判定する。したがってステップＳ１６０８では、そのようにして生成されたと判定された文書ＩＤを文書リストに追加する。ただし、本実施形態では、説明のために、処理内容が文書生成を伴う操作の場合、当該操作履歴レコードのパラメータ欄に文書ＩＤと文書名とを必ず記録するものとする。

さて、このようにして新たに取得した操作履歴レコードから文書リストへの文書ＩＤの追加が完了する。

次にステップＳ１６０９において、ジョブ履歴記録部１００８から、記録されたジョブ履歴レコードの内、最新のもののジョブＩＤを取得する。

ステップＳ１６１０において、Ｓ１６０９で取得したジョブＩＤが、ジョブ履歴蓄積部１００５により記録している読み取り済みのジョブ履歴レコードのうち、最新のもののジョブＩＤと一致しているか判定する。一致していれば終了し、一致していなければＳ１６１１へ進む。

ステップＳ１６１１において、ジョブ履歴蓄積部１００５に保存している読み取り済みジョブ履歴レコードのうち最新のジョブＩＤを取得し、その次のジョブＩＤから最新のジョブＩＤまでのジョブ履歴レコードをジョブ履歴記録部１００８から取得する。取得したジョブ履歴レコードはＨＤ等に蓄積される。未取得のジョブ履歴レコードが複数ある場合にはその全てを取得する。なおここではジョブＩＤは、連番で割り当てられるものとしている。

ステップＳ１６１２において、読み取り済みジョブ履歴レコードのジョブＩＤを、Ｓ１６１１で取得した最新のジョブＩＤで更新する。これは読み取り済みジョブ履歴レコードのジョブＩＤを、独立したデータとして保存している場合には必要であるが、蓄積されたジョブ履歴レコードからジョブＩＤを取得する場合には特にしなくともよい。

以上のようにして操作履歴およびジョブ履歴を更新する。

＜履歴参照画面＞
図１７はＵＩ部１００６が備える履歴参照のための入り口となる画面の一例である。この画面は、タッチパネル４００に表示してもよいし、通信部１００７を介してネットワーク上に接続されるコンピュータからの要求に応答して、ＨＴＭＬを返答することでＷＥＢブラウザ上に表示しても良い。図１７において、１７０１は開始日時、１７０２は終了日時を指定するテキストボックスであり、文書一覧、操作履歴一覧、ジョブ履歴一覧を表示するときの対象期間を指定するものである。１７０３は文書一覧を表示することを指示するボタンであり、本ボタンが押されると図１８のように文書一覧画面が表示される。１７０４は操作履歴一覧を表示することを指示するボタンであり、本ボタンが押されると図１９のように操作一覧画面が表示される。１７０５はジョブ履歴一覧を表示することを指示するボタンであり、本ボタンが押されると図２１のようにジョブ一覧画面が表示される。１７０６は閉じるボタンであり、本ボタンが押されると全画面に戻る。

図１８は文書一覧画面１８００の一例を示す。１８０１は図１７の画面で指定された対象期間を示す。１８０２は文書画面一覧表であり、文書ＩＤ、文書名、作成日時、部門ＩＤ、ページ数を表示する列を備えている。１８０３はチェックボックスであり、後述する操作履歴またはジョブ履歴を表示する対象文書を指定する。１８０４は操作履歴表示ボタンであり、チェックボックス１８０３で指定された文書に関連する操作履歴を表示する。１８０５はジョブ履歴表示ボタンであり、チェックボックス１８０３で指定された文書に関連するジョブ履歴を表示する。１８０６は条件設定ボタンであり、文書を表示する条件を変更する。ここで具体的な画面例は省略するが、例えば、次のような条件を指定することができる。（１）文書ＩＤについて、特定の番号以前、以降、範囲といった限定を指定する。（２）文書名に特定の文字列が含むもの、含まないものを指定する。（３）作成日時を限定する。（４）作成部門を限定する。（５）ページ数を限定する。１８０７は閉じるボタンであり、本ボタンが押されると全画面に戻る。

図１９は、操作履歴一覧画面１９００の一例を示す。本画面は、１７０４、１８０４、後述する２００４いずれの操作履歴表示ボタン押下により表示されてもよい。１９０１は指定された対象期間を示す。１９０２は、操作履歴一覧表であり、操作ＩＤ、操作、日時、部門ＩＤ、文書ＩＤを表示する列を備えている。１９０３はチェックボックスであり、後述するジョブ履歴を表示する対象操作を指定する。１９０４はジョブ履歴表示ボタンであり、チェックボックス１９０３で指定された操作に関連するジョブ履歴を表示する。
１９０５は条件設定ボタンであり、条件設定ボタン１８０６と同様に操作履歴一欄１９０２に表示する操作を限定する条件を指定する。１９０６は戻るボタンであり、元のページに戻る。

ここで、１９０５の条件設定において、特定の文字列としてオリジナルの文書名（例えば、「TopSecret」）を含むものといった指定を行うと、操作ＩＤ２２９などの文書名の変更された際の操作履歴レコードが容易に検索できる。さらに、検索されたレコードに関連するジョブ履歴を、ジョブ履歴表示ボタン１９０４を用いて表示することで、簡単に重要な文書に対する処理を簡単に追跡できる。この構成は、ジョブ履歴だけの管理するシステムでは達成できず、さらに高いユーザビリティを考慮したＵＩとなっている。

図２０はジョブ履歴一覧画面２０００の一例を示す。２００１は指定された対象期間を示す。２００２は、ジョブ操作履歴一覧表であり、ジョブＩＤ、ジョブタイプ、日時、部門ＩＤ、操作ＩＤ、文書ＩＤを表示する列を備えている。２００３はチェックボックスであり、操作履歴を表示する対象操作を指定する。２００４は操作履歴表示ボタンであり、チェックボックス２００３で指定された操作に関連する操作履歴を表示する。２００５は条件設定ボタンであり、条件設定ボタン１８０６と同様にジョブ履歴一欄２００２に表示する操作を限定する条件を指定する。２００６は戻るボタンであり、元のページに戻る。

＜操作履歴一覧表示処理＞
図２１のフローチャートは、たとえば図１８の文書履歴位置欄から選択した文書データについて、図１９に示した操作履歴一覧画面を表示するための手順である。Ｓ２１０１において、表示すべき操作履歴を決定するための対象となる文書リストのレコード（文書レコードと呼ぶことにする）を、図１６の処理で作成した文書リストから取得する。文書リストのうち、対象となる文書レコードを対象文書レコードと呼ぶことにする。また対象文書レコード全体の集合を対象文書リストと呼ぶことにする。また対象文書レコードに相当する文書データを、特定された文書データと呼ぶ場合もある。入り口画面１７００の操作履歴一覧ボタン１７０４から表示する場合は、開始日１７０１と終了日１７０２の間に生成された文書すべてを対象とする。このためには、文書リストを、生成日時でソートし、指定期間内の文書レコードを全て対象文書リストとして取得する。取得とは、ここではたとえばＨＤＤ等から読み込んでＲＡＭ等に複製することである。文書一覧画面１８００の操作履歴表示ボタン１８０４から表示する場合は、チェックボックス１８０３で選択されている文書を対象文書リストとする。この場合には、選択された文書ＩＤで文書リストを検索することで、対象文書リストを得る。図２０に示すジョブ履歴一覧画面２０００から操作履歴一覧画面１９を表示する際には、操作履歴表示ボタン１８０４が押されたときに選択されている文書データが、特定された文書データとなって、対象文書レコードが特定される。

ステップＳ２１０２において、Ｓ２１０１で取得した対象文書レコードをすべて走査したか判定し、すべて走査していればＳ２１１０に、走査していなければＳ２１０３に進む。ステップＳ２１０３において、対象文書リストからひとつ文書レコードを取り出す。これを着目文書レコードと呼ぶことにする。ステップＳ２１０４において、ステップＳ２１０３で取り出した着目文書レコードに関連している関連操作履歴レコードを操作履歴蓄積部１００５からすべて取り出し、関連操作履歴リストに追加する。着目文書レコードに関連している関連操作履歴レコードとは、たとえば着目文書レコードの文書名や文書ＩＤを含む操作履歴レコードである。文書関連操作履歴リストのことを結果リストとも呼び、図２１ではそのように示した。関連操作履歴リストは、操作履歴一覧表１９０２に表示する操作履歴のリストであり、最終的な成果物である。関連操作履歴リストがなければ、ステップＳ２１０４では新規のリストを作成する。なお関連は、着目文書レコードの文書ＩＤで操作履歴を検索し、その文書ＩＤを含む操作履歴レコードを関連する操作履歴レコードと判定することで判定でできる。関連操作履歴リストは、この様にして関連があると判定された操作履歴レコードのリストである。

ステップＳ２１０５においては、関連操作履歴リストをすべて走査したか判定する。すべて走査していればＳ２１０２に、すべて走査していなければＳ２１０６に進む。ステップＳ２１０６において、操作履歴レコードを関連操作履歴リストからひとつ取り出す。これを着目操作対象リストと呼ぶことにする。

ステップＳ２１０８において、着目操作履歴レコードに関連文書を示す文書ＩＤが含まれているか判別し、あればその文書の文書レコードを、関連文書レコードとしてステップＳ２１０９で文書リストに追加する。すなわち追加的に保存する。ただし、既に対象文書リストに含まれている文書レコードは追加する必要がない。続いてステップＳ２１０５に進む。文書リストへの追加があると、ステップＳ２１０２に戻った後で再度ステップＳ２１０３から処理を行うこととなる。

ステップＳ２１１０においては、関連操作履歴リストに含まれる関連操作履歴レコードを操作履歴一覧１９０２に表示する。

このようにして、作成された文書を、それが作成された期間や、その文書自体、あるいはその文書を作成したジョブから特定し、その文書に関連する操作の操作履歴を表示することができる。

なおジョブ履歴一覧についても図２１の手順で表示できる。ただし、図２１の手順および説明の「操作履歴」を「ジョブ履歴」と読み替える必要がある。

この手順をまとめていえば、操作とジョブと文書とを互いに関連づけて記憶しておく。そして、特定された文書から操作履歴を検索する際に、当該文書に直接関連づけられた操作履歴に加えて、該操作履歴に含まれる操作に関連づけられた文書を前記特定された文書とする。その文書に関連づけられた操作履歴を、求める操作履歴として表示するといいかえられる。ここでは出力は表示である。

＜ジョブ履歴一覧表示処理＞
図２２のフローチャートを用いて、履歴管理アプリケーション１００３の動作を説明する。図２２は、図１９の操作履歴一覧画面１９００から、図２０のジョブ履歴一覧画面２０００を表示するための処理の例である。履歴管理アプリケーション１００３は、１０４ＨＤＤに記録され、ＲＡＭ１０３にロードされ、ＣＰＵ１０１によって実行される。操作履歴レコードが選択され、図１９のジョブ履歴表示ボタン１９０４が押されたら、履歴管理アプリケーション１００３は、本手順を実行する。この場合には、操作履歴一覧画面１９００で選択されている操作に関連する文書データが特定された文書データとなって、表示用のジョブ履歴一覧が作成される。

さて、ステップＳ２２０１において、チェックボックス１９０３で選択されている操作の操作履歴レコードを操作ＩＤリストとして取得する。ステップＳ２２０２において、Ｓ２２０１の操作ＩＤリストに対応する文書全てを文書ＩＤリストとして取得し、未処理文書ＩＤリストとする。なお、文書一覧画面１８００からジョブ履歴一覧画面２０００を表示する際には、ジョブ履歴表示ボタン１８０５が押されたときに選択されている文書データが、処理対象として特定された文書データ（すなわち文書ＩＤリスト）となる。

こうして、Ｓ２２０２において、表示すべきジョブ履歴を決定するための対象となる文書リストのレコード（文書レコードと呼ぶことにする）を、図１６の処理で作成した文書リストから取得する。文書リストのうち、対象となる文書レコードを対象文書レコードと呼ぶことにする。また対象文書レコード全体の集合を対象文書リストと呼ぶことにする。入り口画面１７００のジョブ履歴一覧ボタン１７０５から表示する場合は、開始日１７０１と終了日１７０２の間に生成された文書すべてを対象とする。このためには、文書リストを、生成日時でソートし、指定期間内の文書レコードを全て対象文書リストとして取得する。取得とは、ここではたとえばＨＤＤ等から読み込んでＲＡＭ等に複製することである。文書一覧画面１８００のジョブ履歴表示ボタン１８０５から表示する場合は、チェックボックス１８０３で選択されている文書を対象文書リストとする。この場合には、選択された文書ＩＤで文書リストを検索することで、対象文書リストを得る。操作履歴一覧画面２０００のジョブ履歴表示ボタン２００３から表示する場合は、ステップＳ２２０１で行ったように、チェックボックス２００３で選択されている文書を対象文書リストとする。

ステップＳ２２０３において、対象文書リストを全て走査したか判定し、すべて走査していれば終了する。走査していなければＳ２２０４に進む。ステップＳ２２０４において、対象文書リストから着目文書レコードをひとつ取り出す。ステップＳ２２０５において、Ｓ２２０４で取り出した着目文書レコードの文書に関連するジョブのジョブ履歴レコードを全て得て、それを関連ジョブ履歴リストとし保存する。関連するジョブのジョブ履歴レコードとは、たとえば着目文書データの文書名あるいは文書ＩＤを含むジョブ履歴レコードである。さらに得られた関連ジョブ履歴リストを結果リストに追加する。ひとつの文書でも、それを読み込んだとき、出力したとき、送信したときなど複数のジョブ履歴レコードが存在するので、それら全てを得る。結果リストとは最終的にジョブ履歴表２００２に表示するジョブ履歴リストである。そのためには、着目文書レコードの文書ＩＤでジョブ履歴を検索し、該当するジョブ履歴レコードを、すべて取得する。

ステップＳ２２０６において、Ｓ２２０５で取得した関連ジョブ履歴リストについて、各ジョブ履歴レコードに対応する操作履歴レコードを操作履歴からすべて取得し、それを関連操作履歴リストとして記憶する。そのためには、各ジョブ履歴レコードに含まれる操作ＩＤを持つ操作履歴レコードをすべて取得する。ジョブ履歴レコードに対応する操作履歴レコードとは、たとえば、当該ジョブ履歴レコードに含まれる操作ＩＤを有する操作履歴レコードである。

ステップＳ２２０７において、Ｓ２２０６の関連操作履歴リスト内の操作履歴レコードをすべて走査したか判別し、すべて走査していればＳ２２０３へ、操作していなければＳ２２０８へ進む。ステップＳ２２０８において、関連操作履歴リストから操作履歴レコードをひとつ取り出す。ステップＳ２２０９において、Ｓ２２０８で取得した操作履歴レコードに対応する文書ＩＤ（関連文書ＩＤ）があるか判別し、有ればＳ２２１０に、無ければＳ２２０７に進む。関連文書ＩＤとは、当該操作履歴レコードに含まれる文書ＩＤ（あるいは当該操作に関連した一連操作履歴レコードのいずれかに含まれる文書ＩＤ）である。ステップＳ２２１０において、対象文書リストにＳ２２０９で得た文書ＩＤの文書レコードを追加する。追加した文書レコードは、ステップＳ２２０３で未処理と判定され、ステップＳ２２０４以下で処理される。ステップＳ２２１１では結果リストを表示する。

このようにして、作成された文書を、それが作成された期間や、その文書自体、あるいはその文書を作成した操作から特定し、その文書に関連するジョブのジョブ履歴を表示することができる。

この手順をまとめると、操作とジョブと文書とを互いに関連づけて記憶しておく。そして、特定された文書からジョブ履歴を検索する際に、当該文書に直接関連づけられたジョブ履歴に加えて、該ジョブ履歴に含まれるジョブに関連づけられた操作にさらに関連づけられた文書を前記特定された文書とする。その文書に関連づけられたジョブ履歴をも、求めるジョブ履歴として出力する、ということになろう。

この手順によれば、文書に関連するジョブを求めるジョブ履歴とし、さらにそのジョブに関連する操作履歴を検索し、得られた操作履歴があればその操作履歴に関連する文書を対象として、さらにジョブ履歴を生成する。これにより、ある文書を処理するジョブとジョブとの間に当該文書の名称変更があっても、関連するジョブ履歴としてもれなく一覧表示することができる。

これによって、文書リストから、ジョブ履歴から、あるいは操作履歴から、指定した項目に関連するジョブ履歴や操作履歴を自在に参照することが可能となった。このため、文書に関連する操作やジョブを特定したり、操作に関連するジョブを特定したり、ジョブに関連する操作を特定したりすることが可能になり、機密情報へのアクセスや流出を容易に追跡できるようになった。

［第２の実施形態］
第１の実施形態では、ジョブ履歴管理アプリケーションは画像処理装置上で動作していたが、本実施形態ではネットワーク上に接続されたコンピュータが複数の画像形成装置の各種履歴を収集する例を示す。ここで、収集された履歴に関しては、第１実施形態同様に、ネットワーク上のコンピュータで分析、閲覧が可能である。

図２３は、ＭＦＰ１００（２３０１）とサーバコンピュータ２３０１、クライアントコンピュータ２３０２が、ネットワーク２３０４に配置された図である。

ＭＦＰ２３０１ではUI部１０８から様々なジョブが投入可能である。クライアントコンピュータからもＰＤＬ（Page Description Language）を使用して印刷ジョブを投入したり、所定のプロトコルを使用してボックスにジョブを保存したりすることが可能である。他にもスキャナ１０６で読み込んだ画像を取りこんだりすることもある。各ジョブは図１４、図１５で示したようにジョブ履歴として、ＨＤＤ１０４上のジョブ履歴記録部１００８に記録される。

２３０１はサーバコンピュータであり、複数のＭＦＰ２３０１から、ジョブ履歴、操作履歴を収集して、永続的に蓄積する。

図２４は、サーバコンピュータ２３０１、クライアントコンピュータ２３０２のブロック図を示す図である。図２４において、２４０１はＣＰＵ、即ち中央処理装置であり、このコンピュータ装置全体の制御および演算処理等を行うものである。２４０２はＲＯＭ即ち読み出し専用メモリであり、システム起動プログラムの情報等の記憶領域である。２４０３はＲＡＭ即ちランダムアクセスメモリであり、使用制限のないデータ記憶領域であり、オペレーティングシステム，アプリケーション、デバイスドライバおよび通信制御などのプログラムがロードされ、実行される領域である。２４０４はＫＢＣ即ちキーボード制御部であり、キーボードより入力データを受け取りＣＰＵへ伝達する。２４０５はＣＲＴ（表示部）及びディスプレイ制御部であり、ディスプレイ装置への表示制御などを行う。２４０６はＦＤ即ちフレキシブルディスク装置あるいはＨＤ即ちハードディスク装置などの不揮発性の外部記憶装置であり、プログラムおよびデータを記憶、格納する。プログラムおよびデータは、実行時に必要に応じて参照またはＲＡＭへロードされる。２４０７は通信部であり、ネットワーク通信制御を行うものであり、図１で説明したようにネットワークに接続された他のコンピュータや周辺機器との通信が可能である。２４０８はシステムバスであり、上述の構成要素間のデータの通路となるべきものである。

図５の送信ボタン５０６が押されると図２５の送信先選択画面２５００をＵＩ部１０８に表示する。２５０１は送信先一覧表であり、送信先名称とＩＰアドレスを表示する。２５０２は送信先を選択するチェックボックスである。２５０３は決定ボタンであり、本ボタンが押されるとチェックボックス２５０２で選択されている送信先に文書データを送信する。２５０４は戻るボタンであり、呼び出し元画面に戻る。

図２６は、文書の送信を行った際の操作履歴である。操作ＩＤ：６２５の操作履歴レコードは、ボックス内文書一覧５０１から、文書ａｂｃが選択されたことを示す。操作ＩＤ：６２６の操作履歴レコードは、送信ボタン５０６が押されたことを示す。操作ＩＤ：６２７の操作履歴レコードは、チェックボックス２５０２でＭＦＰ１（ＩＰアドレス：172.10.20.30）を選択したことを示す。操作ＩＤ：６２８の操作履歴レコードは、決定ボタン２５０３が押されたことを示す。

図２７は、文書の送信記録を示すジョブ履歴である。送信先ＩＤとは送信先の機体ＩＤであり機体を一意に特定するものである。ここではひとつのジョブ履歴レコードのみを示した。

図２８は、文書の受信記録を示すジョブ履歴である。送信元ＩＤとは送信元の機体ＩＤである。

本実施形態でも、図１６、２１，２２の処理はほぼ同じであるが、ジョブ履歴を記録する際は、文書の受信もジョブの一つとして記録し、そのジョブ履歴レコードには文書発生元の機体ＩＤも記録するようにする。また、送信操作も操作履歴レコードとして記録される。

そして、前述した図２１のステップＳ２１０８、図２２のステップＳ２２０９において、関連文書を検索する際に、文書が発生した機体を示す機体ＩＤと文書ＩＤとを関連づけて、関連文書を特定する。たとえば、操作履歴レコードの処理内容が「送信」であれば、該当文書ＩＤを送信した送信ジョブをジョブ履歴から検索し、該当する送信先ＩＤを取得する。そしてその送信先が遠隔のデバイスであれば、その送信先ＩＤのデバイスから、該当するする文書ＩＤに関連する操作履歴レコードやジョブ履歴レコードを取得する。取得の手順は遠隔デバイスであっても、図２１や図２２と同様であるが、結果リストは表示ではなく、要求元に返送する点で図２１や図２２とは異なる。このようにして、遠隔デバイスの履歴を参照することもできる。

本処理を行うことにより、複数のＭＦＰ間において、文書の授受が追跡できるようになる。したがって、複数のＭＦＰ間で文書が移動された場合でも、操作履歴とジョブ履歴をシームレスに参照し、情報流出を容易に把握することが可能になる。つまり、ジョブタイプが送信であるときの受信側の装置におけるジョブ履歴情報から送信側の装置のジョブ履歴情報だけでなく、更に操作履歴情報を簡単に解析できることになる。

なお本発明は、複数の機器（例えばホストコンピュータ、インタフェイス機器、リーダ、プリンタなど）から構成されるシステムに適用しても、一つの機器からなる装置（例えば、複写機、ファクシミリ装置など）に適用してもよい。また本発明の目的は、前述の実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータが記憶媒体に格納されたプログラムを読み出し実行することによっても達成される。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラム自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラム自体およびプログラムを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

また、本発明には、プログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム(OS)などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた場合についても、本発明は適用される。その場合、書き込まれたプログラムの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるCPUなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される。

ＭＦＰの構成図 ＭＦＰ内のソフトウェアブロック図 操作キーの一例を示す模式図 初期画面表示の一例を示す模式図 ボックス一覧表示の一例を示す模式図 原稿読込表示の一例を示す模式図 文書情報表示の一例を示す模式図 文書名入力表示の一例を示す模式図 ログイン表示の一例を示す模式図 アプリケーションのブロック図 操作履歴の一例を示す図 操作履歴の一例を示す図 プリント履歴の一例を示す図 スキャンジョブ履歴の一例を示す図 プリントジョブ履歴の一例を示す図 ジョブ履歴を取得する処理を示すフローチャート 履歴表示の日時を指定する画面の一例を示す図 文書履歴画面の一例を示す図 操作履歴画面の一例を示す図 ジョブ履歴画面の一例を示す図 操作履歴を表示する処理を示すフローチャート ジョブ履歴を表示する処理を示すフローチャート ネットワーク構成の一例を示す図 コンピュータのブロック図 送信先選択画面の一例を示す図 送信操作履歴の一例を示す図 送信ジョブ履歴の一例を示す図 受信ジョブ履歴の一例を示す図

Claims (20)

1. 表示部を備える情報処理装置であって、
   画像処理装置での操作ごとにおける、当該操作の操作ＩＤ、当該操作の対象となった文書データの文書ＩＤ、及び操作者に関する情報を関連づけた１以上の操作履歴を含む操作履歴情報を記憶する第１の記憶手段と、
   前記画像処理装置で実行されたジョブごとにおける、当該ジョブのジョブＩＤ、当該ジョブに関連する文書ＩＤ、及び操作者に関する情報を関連づけた１以上のジョブ履歴を含むジョブ履歴情報を記憶する第２の記憶手段と、
   前記第２の記憶手段に記憶されたジョブ履歴情報の一覧画面を前記表示部に表示させる制御手段と、
   前記制御手段に基づき表示された画面を介して、ユーザに選択されたジョブ履歴に含まれる前記文書ＩＤが一致する操作履歴を、前記第１の記憶手段から検索する検索手段とを有し、
   前記制御手段は、前記検索手段により検索された操作履歴の一覧画面を前記表示部に表示させ、
   前記操作履歴情報には、操作ＩＤと、操作者に関する情報と、画像形成に係る設定操作の内容を示す情報を関連づけた１以上の操作履歴がさらに含まれ、
   前記操作履歴情報に含まれるすべての操作履歴には、操作が行われた時間情報が含まれることを特徴とする情報処理装置。
2. 前記ジョブ履歴情報の一覧画面において、当該ジョブ履歴情報を絞り込んで表示するための条件をユーザに指示させるための表示が行われることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記制御手段は、前記画像処理装置において生成された文書一覧を前記表示部に表示させ、
   更に、前記制御手段は、前記文書一覧からユーザに選択された文書の文書ＩＤが一致するジョブ履歴を前記第２の記憶手段から検索し、当該検索されたジョブ履歴の一覧画面を前記表示部に表示させることを特徴とする請求項１または２に記載の情報処理装置。
4. 前記情報処理装置が画像処理装置であることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
5. 表示部を備える情報処理装置であって、
   画像処理装置での操作ごとにおける、当該操作の操作ＩＤ、当該操作の対象となった文書データの文書ＩＤ、及び操作者に関する情報を関連づけた１以上の操作履歴を含む操作履歴情報を記憶する第１の記憶手段と、
   前記画像処理装置で実行されたジョブごとにおける、当該ジョブのジョブＩＤ、当該ジョブに関連する文書ＩＤ、及び操作者に関する情報を関連づけた１以上のジョブ履歴を含むジョブ履歴情報を記憶する第２の記憶手段と、
   前記第１の記憶手段に記憶された操作履歴情報の一覧画面を前記表示部に表示させる制御手段と、
   前記制御手段に基づき表示された画面を介して、ユーザに選択された操作履歴に含まれる前記文書ＩＤが一致するジョブ履歴を、前記第２の記憶手段から検索する検索手段とを有し、
   前記制御手段は、前記検索手段により検索されたジョブ履歴の一覧画面を前記表示部に表示させ、
   前記操作履歴情報には、操作ＩＤと、操作者に関する情報と、画像形成に係る設定操作の内容を示す情報を関連づけた１以上の操作履歴がさらに含まれ、
   前記操作履歴情報に含まれるすべての操作履歴には、操作が行われた時間情報が含まれることを特徴とする情報処理装置。
6. 前記操作履歴情報の一覧画面において、当該操作履歴情報を絞り込んで表示するための条件をユーザに指示させるための表示が行われることを特徴とする請求項５に記載の情報処理装置。
7. 前記制御手段は、前記画像処理装置において生成された文書一覧を前記表示部に表示させ、
   更に、前記制御手段は、前記文書一覧からユーザに選択された文書の文書ＩＤが一致する操作履歴を前記第１の記憶手段から検索し、当該検索された操作履歴の一覧画面を前記表示部に表示させることを特徴とする請求項５または６に記載の情報処理装置。
8. 画像処理装置での操作ごとにおける当該操作の操作ＩＤと当該操作の対象となった文書データの文書ＩＤと操作者に関する情報とを関連づけた１以上の操作履歴を含む操作履歴情報を記憶する第１の記憶手段と、前記画像処理装置で実行されたジョブごとにおける当該ジョブのジョブＩＤと当該ジョブに関連する文書ＩＤと操作者に関する情報を関連づけた１以上のジョブ履歴を含むジョブ履歴を記憶する第２の記憶手段と、制御手段と、検索手段と、表示部とを備える情報処理装置における情報処理方法であって、
   前記制御手段が、前記第２の記憶手段に記憶されたジョブ履歴情報の一覧画面を前記表示部に表示させる制御工程と、
   前記検索手段が、前記制御工程により表示された画面を介して、ユーザに選択されたジョブ履歴に含まれる前記文書ＩＤが一致する操作履歴を、前記第１の記憶手段から検索する検索工程とを有し、
   前記制御工程では、前記検索手段により検索された操作履歴の一覧画面を前記表示部に表示させ、
   前記操作履歴情報には、操作ＩＤと、操作者に関する情報と、画像形成に係る設定操作の内容を示す情報を関連づけた１以上の操作履歴がさらに含まれ、
   前記操作履歴情報に含まれるすべての操作履歴には、操作が行われた時間情報が含まれることを特徴とする情報処理方法。
9. 前記ジョブ履歴情報の一覧画面において、当該ジョブ履歴情報を絞り込んで表示するための条件をユーザに指示させるための表示が行われることを特徴とする請求項８に記載の情報処理方法。
10. 前記制御工程では、前記画像処理装置において生成された文書一覧を前記表示部に表示させ、
    更に、前記制御工程では、前記文書一覧からユーザに選択された文書の文書ＩＤが一致するジョブ履歴を前記第２の記憶手段から検索し、当該検索されたジョブ履歴の一覧画面を前記表示部に表示させることを特徴とする請求項８または９に記載の情報処理方法。
11. 前記情報処理装置が画像処理装置であることを特徴とする請求項８乃至１０のいずれか１項に記載の情報処理方法。
12. 画像処理装置での操作ごとにおける当該操作の操作ＩＤと当該操作の対象となった文書データの文書ＩＤと操作者に関する情報とを関連づけた１以上の操作履歴を含む操作履歴情報を記憶する第１の記憶手段と、前記画像処理装置で実行されたジョブごとにおける当該ジョブのジョブＩＤと当該ジョブに関連する文書ＩＤと操作者に関する情報とを関連づけた１以上のジョブ履歴を含むジョブ履歴情報を記憶する第２の記憶手段と、制御手段と、検索手段と、表示部を備える情報処理装置における情報処理方法であって、
    前記制御手段が、前記第１の記憶手段に記憶された操作履歴情報の一覧画面を前記表示部に表示させる制御工程と、
    前記検索手段が、前記制御工程により表示された画面を介して、ユーザに選択された操作履歴に含まれる前記文書ＩＤが一致するジョブ履歴を、前記第２の記憶手段から検索する検索工程とを有し、
    前記制御工程では、前記検索工程により検索されたジョブ履歴の一覧画面を前記表示部に表示させ、
    前記操作履歴情報には、操作ＩＤと、操作者に関する情報と、画像形成に係る設定操作の内容を示す情報を関連づけた１以上の操作履歴がさらに含まれ、
    前記操作履歴情報に含まれるすべての操作履歴には、操作が行われた時間情報が含まれることを特徴とする情報処理方法。
13. 前記操作履歴情報の一覧画面において、当該操作履歴情報を絞り込んで表示するための条件をユーザに指示させるための表示が行われることを特徴とする請求項１２に記載の情報処理方法。
14. 前記制御工程では、前記画像処理装置において生成された文書一覧を前記表示部に表示させ、
    更に、前記制御工程では、前記文書一覧からユーザに選択された文書の文書ＩＤが一致する操作履歴を前記第１の記憶手段から検索し、当該検索された操作履歴の一覧画面を前記表示部に表示させることを特徴とする請求項１２または１３に記載の情報処理方法。
15. 表示部を備えるコンピュータを、
    画像処理装置での操作ごとにおける、当該操作の操作ＩＤ、当該操作の対象となった文書データの文書ＩＤ、及び操作者に関する情報を関連づけた１以上の操作履歴を含む操作履歴情報を記憶する第１の記憶手段と、
    前記画像処理装置で実行されたジョブごとにおける、当該ジョブのジョブＩＤ、当該ジョブに関連する文書ＩＤ、及び操作者に関する情報を関連づけた１以上のジョブ履歴を含むジョブ履歴情報を記憶する第２の記憶手段と、
    前記第２の記憶手段に記憶されたジョブ履歴情報の一覧画面を前記表示部に表示させる制御手段と、
    前記制御手段に基づき表示された画面を介して、ユーザに選択されたジョブ履歴に含まれる前記文書ＩＤが一致する操作履歴を、前記第１の記憶手段から検索する検索手段として機能させ、
    前記制御手段は、前記検索手段により検索された操作履歴の一覧画面を前記表示部に表示させ、
    前記操作履歴情報には、操作ＩＤと、操作者に関する情報と、画像形成に係る設定操作の内容を示す情報を関連づけた１以上の操作履歴がさらに含まれ、
    前記操作履歴情報に含まれるすべての操作履歴には、操作が行われた時間情報が含まれることを特徴とするプログラム。
16. 前記ジョブ履歴情報の一覧画面において、当該ジョブ履歴情報を絞り込んで表示するための条件をユーザに指示させるための表示が行われることを特徴とする請求項１５に記載のプログラム。
17. 前記制御手段は、前記画像処理装置において生成された文書一覧を前記表示部に表示させ、
    更に、前記制御手段は、前記文書一覧からユーザに選択された文書の文書ＩＤが一致するジョブ履歴を前記第２の記憶手段から検索し、当該検索されたジョブ履歴の一覧画面を前記表示部に表示させることを特徴とする請求項１５または１６に記載のプログラム。
18. 表示部を備えるコンピュータを、
    画像処理装置での操作ごとにおける、当該操作の操作ＩＤ、当該操作の対象となった文書データの文書ＩＤ、及び操作者に関する情報を関連づけた１以上の操作履歴を含む操作履歴情報を記憶する第１の記憶手段と、
    前記画像処理装置で実行されたジョブごとにおける、当該ジョブのジョブＩＤ、当該ジョブに関連する文書ＩＤ、及び操作者に関する情報を関連づけた１以上のジョブ履歴を含むジョブ履歴情報を記憶する第２の記憶手段と、
    前記第１の記憶手段に記憶された操作履歴情報の一覧画面を前記表示部に表示させる制御手段と、
    前記制御手段に基づき表示された画面を介して、ユーザに選択された操作履歴に含まれる前記文書ＩＤが一致するジョブ履歴を、前記第２の記憶手段から検索する検索手段として機能させ、
    前記制御手段は、前記検索手段により検索されたジョブ履歴の一覧画面を前記表示部に表示させ、
    前記操作履歴情報には、操作ＩＤと、操作者に関する情報と、画像形成に係る設定操作の内容を示す情報を関連づけた１以上の操作履歴がさらに含まれ、
    前記操作履歴情報に含まれるすべての操作履歴には、操作が行われた時間情報が含まれることを特徴とするプログラム。
19. 前記操作履歴情報の一覧画面において、当該操作履歴情報を絞り込んで表示するための条件をユーザに指示させるための表示が行われることを特徴とする請求項１８に記載のプログラム。
20. 前記制御手段は、前記画像処理装置において生成された文書一覧を前記表示部に表示させ、
    更に、前記制御手段は、前記文書一覧からユーザに選択された文書の文書ＩＤが一致する操作履歴を前記第１の記憶手段から検索し、当該検索された操作履歴の一覧画面を前記表示部に表示させることを特徴とする請求項１８または１９に記載のプログラム。

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