JP2007226473A

JP2007226473A - 電子文書管理システム及び方法

Info

Publication number: JP2007226473A
Application number: JP2006045952A
Authority: JP
Inventors: Taro Terao; 太郎寺尾; Kizashi Toki; 萌時
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2006-02-22
Filing date: 2006-02-22
Publication date: 2007-09-06
Also published as: US20070198913A1; US7765474B2

Abstract

【課題】編集前後の電子文書群を特定可能として、これにより電子文書のトレーサビリティを向上できる電子文書管理システムを提供すること。
【解決手段】編集対象となる電子文書を取得する編集対象文書取得手段（Ｓ２０２）と、前記編集対象となる電子文書を編集する文書編集手段（Ｓ２０３）と、前記文書編集手段による編集後の電子文書とその特徴値とを関連づけて記憶する文書記憶手段（Ｓ２０５）と、前記編集対象となる電子文書の参照情報と前記編集後の電子文書の特徴値とを含むメタ情報を生成するメタ情報生成手段（Ｓ２０６）と、前記メタ情報とその特徴値とを関連づけて記憶するメタ情報記憶手段（Ｓ２０７）と、前記メタ情報の特徴値を前記編集後の電子文書の参照情報として出力する参照情報出力手段（Ｓ２０９）と、を含む。
【選択図】図６

Description

本発明は電子文書管理システム及び方法に関し、特に電子文書のトレーサビリティ（追跡性）を実現できる電子文書管理システム及び方法に関する。

電子文書の社会生活における重要性の高まりに伴い、そのトレーサビリティ（追跡性）の重要性が認識されている。電子文書のトレーサビリティとは、文書流通の履歴を記録しておき、後にその記録から文書流通を特定することである。
特開平０６−０７７９９４号公報

現在のところ提案されている電子文書のトレーサビリティは、完成されてその後に編集を受けない電子文書の流通経路（配布経路）を特定するに過ぎない。このため、電子文書がどのようにして編集されていったかを事後に特定することは困難である。

本発明は上記課題に鑑みてなされたものであって、編集前後の電子文書群を特定可能として、これにより電子文書のトレーサビリティを向上できる電子文書管理システム、電子文書管理方法及びプログラムを提供することにある。

上記課題を解決するために、本発明に係る電子文書管理システムは、編集対象となる電子文書を取得する編集対象文書取得手段と、前記編集対象となる電子文書を編集する文書編集手段と、前記文書編集手段による編集後の電子文書とその特徴値とを関連づけて記憶する文書記憶手段と、前記編集対象となる電子文書の参照情報と前記編集後の電子文書の特徴値とを含むメタ情報を生成するメタ情報生成手段と、前記メタ情報とその特徴値とを関連づけて記憶するメタ情報記憶手段と、前記メタ情報の特徴値を前記編集後の電子文書の参照情報として出力する参照情報出力手段と、を含むことを特徴とする。

また、本発明に係る電子文書管理方法は、編集対象となる電子文書を取得する編集対象文書取得ステップと、前記編集対象となる電子文書を編集する文書編集ステップと、前記文書編集手段による編集後の電子文書とその特徴値とを関連づけて文書記憶手段に格納する文書格納ステップと、前記編集対象となる電子文書の参照情報と前記編集後の電子文書の特徴値とを含むメタ情報を生成するメタ情報生成ステップと、前記メタ情報とその特徴値とを関連づけてメタ情報記憶手段に格納するメタ情報格納ステップと、前記メタ情報の特徴値を前記編集後の電子文書の参照情報として出力する参照情報出力ステップと、を含むことを特徴とする。

また、本発明に係るプログラムは、編集対象となる電子文書を取得する編集対象文書取得手段、前記編集対象となる電子文書を編集する文書編集手段、前記文書編集手段による編集後の電子文書とその特徴値とを関連づけて文書記憶手段に格納する文書格納手段、前記編集対象となる電子文書の参照情報と前記編集後の電子文書の特徴値とを含むメタ情報生成手段、前記メタ情報とその特徴値とを関連づけてメタ情報記憶手段に格納するメタ情報格納手段、及び前記メタ情報の特徴値を前記編集後の電子文書の参照情報として出力する参照情報出力手段としてコンピュータを機能させるためのプログラムである。このプログラムは、例えばコンピュータ読み取り可能な情報記憶媒体に格納されてよい。

本発明では、編集対象となる文書の参照情報とその編集後の電子文書の特徴値とを含むメタ情報が生成され、このメタ情報の特徴値が編集後の電子文書の参照情報として出力される。メタ情報とその特徴値とは関連づけて記憶され、編集後の電子文書とその特徴値も関連づけて記憶される。このため、参照情報からメタ情報を読み出し、該メタ情報に含まれる特徴値から編集後の電子文書を読み出すことができる。さらに、メタ情報には編集対象となった電子文書の参照情報が含まれているため、これにより更に編集対象となった電子文書も特定することができる。すなわち、編集後の電子文書の参照情報から、編集前の電子文書の参照情報を得ることができる。この結果、電子文書のトレーサビリティを向上させることができる。

なお、本発明の一態様では、電子文書を新規作成する文書新規作成手段をさらに含み、前記文書記憶手段は、前記文書新規作成手段により新規作成された電子文書とその特徴値とを関連づけて記憶し、前記メタ情報生成手段は、前記新規作成された電子文書の特徴値を含むメタ情報を生成し、前記参照情報出力手段は、前記新規作成された電子文書の特徴値を含むメタ情報の特徴値を前記新規作成された電子文書の参照情報として出力する。こうすれば、新規作成された電子文書も管理できる。

また、本発明の一態様では、前記編集対象となる電子文書の参照情報と前記編集後の電子文書の参照情報とを関連づけて記憶する履歴記憶手段をさらに含む。こうすれば、編集前後の電子文書を直ちに特定できるようになり、電子文書のトレーサビリティがさらに向上する。

また、本発明の一態様では、ユーザ識別子に関連づけて、該ユーザ識別子により識別されるユーザによって新規作成又は編集された電子文書の参照情報を記憶するユーザ文書記憶手段をさらに含む。こうすれば、特定のユーザが新規作成又は編集した電子文書を直ちに特定できるようになり、電子文書のトレーサビリティがさらに向上する。

また、本発明の一態様では、前記メタ情報は電子文書の属性情報を含む。属性情報は、例えば電子文書が新規作成されたり編集されたりした日時、新規作成したり編集したりしたユーザのユーザ識別子、操作種別（新規作成されたか、編集されたか、等の区別）等である。こうすれば、電子文書の各種の属性情報も管理できるようになる。

以下、本発明の一実施形態について図面に基づき詳細に説明する。

図１は、本発明の一実施形態に係る電子文書管理システムの全体構成を示す図である。同図に示すように、電子文書管理システム１０は、複数の文書管理データベース１８、複数の編集履歴データベース１２、複数のユーザクライアント１６を含んで構成されており、これらの要素はいずれも通信ネットワーク１４に接続されている。文書管理データベース１８は、公知のサーバコンピュータを用いて実現されたデータベースシステムであり、図２に示される構成を有している。すなわち、各種電子文書の実体、それら電子文書のメタ情報（後述する）を、それらのハッシュ値（特徴値）と関連づけて記憶するものである。電子文書の中には、新規作成されたもの、いずれかの電子文書を編集することにより得られたものが含まれる。１つの電子文書については、その実体とそのハッシュ値とが文書管理データベース１８に関連づけて登録されるとともに、その電子文書のメタ情報とそのハッシュ値とが同じく文書管理データベース１８に関連づけて登録される。そして、メタ情報のハッシュ値が、該メタ情報に関連する電子文書の参照情報としてユーザに通知されるようになっている。メタ情報には、該メタ情報に関連する電子文書のハッシュ値が含まれており、ユーザクライアント１６は、電子文書の参照情報を文書管理データベース１８に送信することで、その電子文書のメタ情報の返信を受けられるようになっている。そして、返信されたメタ情報に含まれるハッシュ値を再び文書管理データベース１８に送信することで、該ハッシュ値に関連づけられた電子文書の返信を受けられるようになっている。

編集履歴データベース１２も、文書管理データベース１８と同様、公知のサーバコンピュータを用いて実現されたデータベースシステムであり、図３に示される構成の文書単位編集履歴データベースと、図４に示される構成のユーザ単位編集履歴データベースと、を含んでいる。図３に示されるように、文書単位編集履歴データベースは、新規文書の参照情報（メタ情報のハッシュ値）と、その新規文書を１又は複数回編集して得られた文書の参照情報（メタ情報のハッシュ値）と、を関連づけて記憶するものである。また、図４に示されるように、ユーザ単位編集履歴データベースは、各ユーザのユーザ識別子に関連づけて、そのユーザが新規作成したり、編集したりした文書の参照情報を記憶するものである。

図５は、本電子文書管理システム１０における新規電子文書の登録処理を示すフロー図である。同図に示すように、ユーザクライアント１６において、新規電子文書を、例えばワープロアプリケーションや表計算アプリケーションにより生成した場合には、そのハッシュ値を計算する（Ｓ１０１）。そして、作成した新規電子文書（実体）とそのハッシュ値とを関連づけて、いずれかの文書管理データベース１８に送信し、新規電子文書とそのハッシュ値とを関連づけて該文書管理データベース１８に登録する（Ｓ１０２）。さらに、Ｓ１０１で生成したハッシュ値、新規作成した電子文書の作成日時、作成者であるユーザのユーザ識別子を含むメタ情報を、例えばＸＭＬ文書形式で生成する（Ｓ１０３）。また、こうして生成されるメタ情報のハッシュ値も計算する（Ｓ１０４）。

ユーザクライアント１６は、こうして生成されるメタ情報及びそのハッシュ値も、いずれかの文書管理データベース１８に送信し、それらを関連づけて該文書管理データベース１８に登録する（Ｓ１０５）。さらに、文書を新規作成したユーザのユーザ識別子と、Ｓ１０４で計算されたハッシュ値（新規作成文書の参照情報）と、を編集履歴データベース１２に送信し、文書単位及びユーザ単位の編集履歴データベースにその情報を登録する（Ｓ１０６）。すなわち、文書単位編集履歴データベースに新規レコードを作成して、その「新規文書の参照情報」欄にＳ１０４で計算されたハッシュ値を登録する。また、ユーザ単位編集履歴データベースに、ユーザ識別子に関連づけて、Ｓ１０４で計算されたハッシュ値を登録する。

その後、ユーザクライアント１６では、Ｓ１０４で計算されたハッシュ値を、新規作成文書の参照情報として、例えばモニタに表示出力する（Ｓ１０７）。あるいは、ハッシュ値を値として持つファイルを作成してもよい。こうして出力される参照情報は、例えば電子メール等の手段により他のユーザに通知される。そして、上述のように、この参照情報を文書管理データベース１８に送信することで、対応する文書情報を得ることができる。

なお、各文書管理データベース１８は、電子文書やそのメタ情報を、それらのハッシュ値に関連づけて登録している。例えばＳＨＡ−２５６のような耐衝突性を持った暗号学的ハッシュ関数を用いることによって、ハッシュ値の衝撃は事実上無視でき、各文書管理データベース１８は分散型データベースとして利用できるようになっている。

図６は、本電子文書管理システム１０における電子文書の編集処理を示すフロー図である。上述のようにして新規作成された電子文書、或いはいずれかのユーザにより編集された電子文書の参照情報を入手したユーザが、ユーザクライアント１６によりその編集を行う場合、ユーザクライアント１６では、ユーザが入手した編集対象となる電子文書の参照情報を取得する（Ｓ２０１）。そして、その参照情報を基に、編集対象となる電子文書をいずれかの文書管理データベース１８から読み出す（Ｓ２０２）。その後、例えばワープロアプリケーションや表計算アプリケーションにより、Ｓ２０２において取得された電子文書の編集を行う（Ｓ２０３）。

そして、編集済みの電子文書のハッシュ値を計算して（Ｓ２０４）、編集済みの電子文書及びそのハッシュ値をいずれかの文書管理データベース１８に送信する。こうして、編集済みの電子文書及びそのハッシュ値を関連づけて該文書管理データベース１８に登録する（Ｓ２０５）。

続いて、ユーザクライアント１６では、編集済みの電子文書のハッシュ値、Ｓ２０１で取得された編集対象の電子文書の参照情報、編集日時、編集者であるユーザの識別子を含むメタ情報を、例えばＸＭＬ形式で生成する（Ｓ２０６）。そして、生成されたメタ情報のハッシュ値を生成するとともに、それらをいずれかの文書管理データベース１８に送信して、該文書管理データベース１８に両者を関連づけて登録する（Ｓ２０７）。

さらに、文書を編集したユーザのユーザ識別子と、Ｓ２０７で計算されたハッシュ値（編集済み電子文書の参照情報）と、Ｓ２０１で取得された編集対象の電子文書の参照情報と、を編集履歴データベース１２に送信し、文書単位及びユーザ単位の編集履歴データベースにその情報を登録する（Ｓ２０８）。すなわち、文書単位編集履歴データベースから、Ｓ２０１で取得された参照情報が、新規文書の参照情報又は編集済み文書の参照情報として記録されたレコードを検索して、該レコードの「編集済み文書の参照情報」欄にＳ２０７で計算されたハッシュ値を登録する。また、ユーザ単位編集履歴データベースに、ユーザ識別子に関連づけて、Ｓ２０７で計算されたハッシュ値を登録する。

その後、ユーザクライアント１６は、Ｓ２０７で計算されたハッシュ値を、ユーザが編集した電子文書の参照情報として、例えばモニタにより表示出力する（Ｓ２０９）。あるいは、ハッシュ値を値として持つファイルを更新してもよい。こうして出力される参照情報は、例えば電子メール等の手段により他のユーザに通知される。そして、上述のように、この参照情報を文書管理データベース１８に送信することで、対応する編集済み文書情報を得ることができる。

以上説明した電子文書管理システム１０によれば、文書管理データベース１８に編集前後の電子文書を特定可能なメタ情報が多数蓄積されることになるので、管理者等が任意に、電子文書のオリジナル及びｎ次編集物がなにか、それがいつ作成されたか、それが誰により作成されたか、を特定することができる。さらに、編集履歴データベース１２の文書単位編集履歴データベースを参照することにより、編集前後の電子文書を速やかに特定することができ、また編集履歴データベース１２のユーザ単位編集履歴データベースを参照することにより、各ユーザがどのような電子文書を新規作成し、又は編集したかを速やかに特定することができ、電子文書のトレーサビリティを向上できる。

本発明の一実施形態に係る電子文書管理システムを示す図である。文書管理データベースの構成を示す図である。文書単位編集履歴データベースの構成を示す図である。ユーザ単位編集履歴データベースの構成を示す図である。ユーザクライアントにおける新規文書登録処理を示すフロー図である。ユーザクライアントにおける文書編集処理を示すフロー図である。

符号の説明

１０電子文書管理システム、１２編集履歴データベース、１４通信ネットワーク、１６ユーザクライアント、１８文書管理データベース。

Claims

編集対象となる電子文書を取得する編集対象文書取得手段と、
前記編集対象となる電子文書を編集する文書編集手段と、
前記文書編集手段による編集後の電子文書とその特徴値とを関連づけて記憶する文書記憶手段と、
前記編集対象となる電子文書の参照情報と前記編集後の電子文書の特徴値とを含むメタ情報を生成するメタ情報生成手段と、
前記メタ情報とその特徴値とを関連づけて記憶するメタ情報記憶手段と、
前記メタ情報の特徴値を前記編集後の電子文書の参照情報として出力する参照情報出力手段と、
を含むことを特徴とする電子文書管理システム。
請求項１に記載の電子文書管理システムにおいて、
電子文書を新規作成する文書新規作成手段をさらに含み、
前記文書記憶手段は、前記文書新規作成手段により新規作成された電子文書とその特徴値とを関連づけて記憶し、
前記メタ情報生成手段は、前記新規作成された電子文書の特徴値を含むメタ情報を生成し、
前記参照情報出力手段は、前記新規作成された電子文書の特徴値を含むメタ情報の特徴値を前記新規作成された電子文書の参照情報として出力する、
ことを特徴とする電子文書管理システム。
請求項１又は２に記載の電子文書管理システムにおいて、
前記編集対象となる電子文書の参照情報と前記編集後の電子文書の参照情報とを関連づけて記憶する履歴記憶手段をさらに含む、
ことを特徴とする電子文書管理システム。
請求項１乃至３のいずれかに記載の電子文書管理システムにおいて、
ユーザ識別子に関連づけて、該ユーザ識別子により識別されるユーザによって新規作成又は編集された電子文書の参照情報を記憶するユーザ文書記憶手段をさらに含む、
ことを特徴とする電子文書管理システム。
請求項１乃至４のいずれかに記載の電子文書管理システムにおいて、
前記メタ情報は電子文書の属性情報を含む、
ことを特徴とする電子文書管理システム。
編集対象となる電子文書を取得する編集対象文書取得ステップと、
前記編集対象となる電子文書を編集する文書編集ステップと、
前記文書編集手段による編集後の電子文書とその特徴値とを関連づけて文書記憶手段に格納する文書格納ステップと、
前記編集対象となる電子文書の参照情報と前記編集後の電子文書の特徴値とを含むメタ情報を生成するメタ情報生成ステップと、
前記メタ情報とその特徴値とを関連づけてメタ情報記憶手段に格納するメタ情報格納ステップと、
前記メタ情報の特徴値を前記編集後の電子文書の参照情報として出力する参照情報出力ステップと、
を含むことを特徴とする電子文書管理方法。
編集対象となる電子文書を取得する編集対象文書取得手段、
前記編集対象となる電子文書を編集する文書編集手段、
前記文書編集手段による編集後の電子文書とその特徴値とを関連づけて文書記憶手段に格納する文書格納手段、
前記編集対象となる電子文書の参照情報と前記編集後の電子文書の特徴値とを含むメタ情報生成手段、
前記メタ情報とその特徴値とを関連づけてメタ情報記憶手段に格納するメタ情報格納手段、及び
前記メタ情報の特徴値を前記編集後の電子文書の参照情報として出力する参照情報出力手段
としてコンピュータを機能させるためのプログラム。