JP2008139978A - 押印文書管理システム、押印文書管理方法及びコンピュータプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】契約書等の押印が必要な文書を正確に管理でき、保管期限の切れた文書の廃棄を容易にする。
【解決手段】押印文書管理システムは、押印が必要な文書について、押印申請を受け付ける押印申請受付部１００と、押印申請に係る文書の保管期限を算出する保管期限算出部１０１と、押印申請に係る文書の提出期限を算出する提出期限算出部１０２と、受け付けた押印申請を申請情報として記憶する記憶部と、該記憶部に記憶されている前記申請情報の変更を受け付ける更新受付部１０３と、前記記憶部に記憶されている前記申請情報をチェックし、担当者への通知が必要であるか否かを判定する通知判定部１０４と、通知判定部１０４により通知が必要であると判定された場合に、当該担当者に対して、所定の態様で前記押印申請に係る文書の提出に関する通知を行う通知部１０５と、を備える。
【選択図】図３

Description

本発明は、契約書等の押印が必要な文書を管理する押印文書管理システム、押印文書管理方法及びコンピュータプログラムに関する。

契約書は、法律により原本保存が要求されている。このため、企業等において、契約書は、一般的に決算年度毎のバインダー等にその発生順にファイリングされて保管されている。

ところで、複数の部門や事業所等を有する企業等では、契約書を管理する部門（管理部門）を設け、各部門や事業所等で発生した契約書をこの管理部門で統括して管理するケースも少なくない。

従来、この種の管理部門では、各部門等からの契約書の提出をもって、当該契約の発生を把握していた。したがって、契約書が提出されない場合には、管理対象からもれてしまい、正確な管理ができていないという問題が生じていた。

また、従来の管理方法では、保管期限の切れた契約書を容易に廃棄することができないという問題もある。これは、保管期限はその契約内容に基づいて定まるものであるが、いったんファイルされた後に、契約書の法定保管時期を調べ、廃棄時期を揃えて、再度ファイリングするのは非常に手間がかかり、工数的に割が合わないからである。

このため、多くの企業等では、法定の保管期限が切れた契約書を廃棄せずに保管し続け、結果として、契約書の保管スペースの増大、保管コストの増加という弊害を招いている。

これに対し、例えば、特許文献１には、紙文書等を保管するためのスペースの有効活用に関連した技術が提案されている。

特開２００４−３１０１４４号公報

しかしながら、特許文献１で開示される技術は、紙文書等の物理書類と、該物理書類の表示内容を電子化した電子書類とを一括して管理し、その利用において、両者の利点を享受しようとするものであり、契約書の正確な管理や、その廃棄を容易にするものではない。

本発明は、上記問題を解決すべくなされたものであり、契約書等の押印が必要な文書を正確に管理でき、保管期限の切れた文書の廃棄を容易にする押印文書管理システム、押印文書管理方法及びコンピュータプログラムを提供することを目的とする。

本発明に係る押印文書管理システムは、押印が必要な文書について、押印申請を受け付ける押印申請受付手段と、押印申請に係る文書の保管期限を算出する保管期限算出手段と、押印申請に係る文書の提出期限を算出する提出期限算出手段と、受け付けた押印申請を申請情報として記憶する申請情報記憶手段と、該申請情報記憶手段に記憶されている前記申請情報の変更を受け付ける変更受付手段と、前記申請情報記憶手段に記憶されている前記申請情報をチェックし、担当者への通知が必要であるか否かを判定する通知判定手段と、該通知判定手段により通知が必要であると判定された場合に、当該担当者に対して、所定の態様で前記押印申請に係る文書の提出に関する通知を行う通知手段と、を備える、ことを特徴とする。

上記構成に加え、提出された前記押印申請に係る文書の表示内容を読み取り、該表示内容に基づく電子文書ファイルを生成する読取手段と、前記申請情報に基づいて、生成した前記電子文書ファイルのインデックス情報を生成するインデックス情報生成手段と、前記電子文書ファイルと、前記インデックス情報と、を記憶する電子文書ファイル記憶手段と、を更に備えてもよい。

また、本発明に係る押印文書管理方法は、押印が必要な文書について、押印申請を受け付ける工程と、押印申請に係る文書の保管期限を算出する工程と、押印申請に係る文書の提出期限を算出する工程と、受け付けた押印申請を申請情報として第１の記憶装置に記憶させる工程と、前記第１の記憶装置に記憶されている前記申請情報の変更を受け付ける工程と、前記第１の記憶装置に記憶されている前記申請情報をチェックし、担当者への通知が必要であるか否かを判定する工程と、通知が必要である場合に、当該担当者に対して、所定の態様で前記押印申請に係る文書の提出に関する通知を行う工程と、を備える、ことを特徴とする。

上記構成に加え、提出された前記押印申請に係る文書の表示内容を読取装置を使用して読み取り、該表示内容に基づく電子文書ファイルを生成する工程と、前記申請情報に基づいて、生成した前記電子文書ファイルのインデックス情報を生成する工程と、前記電子文書ファイルと、前記インデックス情報と、を第２の記憶装置に記憶させる工程と、を更に備えてもよい。

また、本発明に係るコンピュータプログラムは、コンピュータを、押印が必要な文書について、押印申請を受け付ける手段、押印申請に係る文書の保管期限を算出する手段、押印申請に係る文書の提出期限を算出する手段、受け付けた押印申請を申請情報として第１の記憶装置に記憶させる手段、前記第１の記憶装置に記憶されている前記申請情報の変更を受け付ける手段、前記第１の記憶装置に記憶されている前記申請情報をチェックし、担当者への通知が必要であるか否かを判定する手段、及び通知が必要である場合に、当該担当者に対して、所定の態様で前記押印申請に係る文書の提出に関する通知を行う手段、として機能させることを特徴とする。

上記構成のコンピュータプログラムを、提出された前記押印申請に係る文書の表示内容を読取装置を使用して読み取り、該表示内容に基づく電子文書ファイルを生成する手段、前記申請情報に基づいて、生成した前記電子文書ファイルのインデックス情報を生成する手段、及び前記電子文書ファイルと、前記インデックス情報と、を第２の記憶装置に記憶させる手段、として更に機能させるようにしてもよい。

以上の如く、本発明によれば、契約書等の押印が必要な文書を正確かつ効率的に管理できる。また、保管期限の切れた文書の廃棄が容易となり、文書保管スペースの増大を防止し、保管コストの低減を図れる。

以下、本発明に係る押印文書管理システムの一実施形態について図面を参照して説明する。

図１は、本実施形態に係る押印文書管理システムの全体像を概略的に示す図である。図１において、契約書管理装置１は、複数の部門（部署）を有する企業の管理部門に設置され、各部門での業務により発生した契約書について、一括管理するための処理を行う装置である。文書管理サーバ２（電子文書ファイル記憶手段）は、複数の契約書の電子化データ（電子化文書）を格納する図示しない文書データベース（文書ＤＢ）を備えたコンピュータである。端末装置３は、当該企業の社員各自に用意された一般的なパーソナルコンピュータである。

契約書管理装置１、文書管理サーバ２及び端末装置３は、当該企業内に構築されたイントラネット等のネットワーク４に接続し、相互にデータ通信可能な状態に構成されている。

図２は、契約書管理装置１の構成を示すブロック図である。図２に示すように、契約書管理装置１は、装置本体１０と、入力部２０と、モニタ３０と、を備える。また、装置本体１０は、制御部１１と、記憶部１２と、通信部１３と、を備える。

制御部１１は、当該制御、演算の主体であるマイクロコンピュータと、契約書管理に関する制御用プログラム等が記憶されるＲＯＭと、ワークエリア等として使用されるＲＡＭ（何れも図示せず）と、をその内部に備え、契約書管理装置１全体の制御を行う。

記憶部１２は、申請情報ファイル（後述する）、社員情報テーブル、その他の電子データを記憶するハードディスク等の記憶装置である。社員情報テーブルは、社員コード、氏名、所属部門、連絡先（電話番号、メールアドレス）等の当該企業に勤務する社員に関する情報を記録したテーブルである。

通信部１３は、外部機器とデータ通信を行うための装置であり、ネットワーク４を介して文書管理サーバ２、端末装置３と通信を行うための装置と、インターネット等の他の通信網を介して携帯電話等の機器と通信を行うための装置とを備える。入力部２０は、管理担当者等のオペレータが操作指令等の入力を行うための入力装置（例えば、キーボードやマウス等）である。モニタ３０は、オペレータからの操作指令等を受け付けるための入力画面や処理結果等を表示する出力装置である。尚、モニタ３０をタッチパネル方式にして、オペレータの指や専用の入力ペン等を使用して操作指令を入力するようにしてもよい。

次に、制御部１１の機能について詳細に説明する。図３は、制御部１１の機能構成を示すブロック図である。図３に示すように、制御部１１は、押印申請受付部１００と、保管期限算出部１０１と、提出期限算出部１０２と、更新受付部１０３と、通知判定部１０４と、通知部１０５と、インデックス情報生成部１０６と、登録部１０７と、を備える。

押印申請受付部１００は、各部門の契約担当者からの押印申請に関する処理を行う。本実施形態の押印文書管理システムを導入する企業では、新たな取引等の契約で契約書を作成した場合、その担当者（即ち、当該契約の担当者）は、所定の手順に則って押印申請を行う。押印申請とは、その契約に関して、承認を受ける必要のある者（例えば、係長、課長、部長等）に当該契約書への押印を依頼するための手続きである。

具体的には、担当者は、押印申請受付部１００が提供し、端末装置３のモニタに表示される押印申請画面を介して、所定事項の入力を行うことで押印申請をすることができる。図４に押印申請画面の一例を示す。

図４の押印申請画面には、所属する部門の名称、担当者の社員コード・氏名、契約の種別、契約締結の予定年月日を入力するためのフィールドが設けられている。ここで、所属部門、社員コード、契約種別、契約予定の年、月、日の各フィールドは、いわゆるリストボックスあるいはコンボボックス状に構成されている。したがって、担当者は、各フィールド横のリスト表示ボタン（下向きの黒三角）を押下することで表示される選択肢の中から該当するものを選択することができる。また、社員コードが入力（あるいは選択）されると、押印申請受付部１００が社員情報テーブルを自動的に検索し、対応する氏名を氏名フィールドに表示させる。

以上の入力後、ＯＫボタンが押下されると、保管期限算出部１０１は、契約種別及び契約予定日に基づいて当該契約書を保管しなければならない法定期限を算出する。また、提出期限算出部１０２は、契約予定日を基に、契約書の提出期限を算出する。契約書の提出期限とは、契約締結後の契約書が管理部門に提出されなければならない期限をいう。

押印申請受付部１００は、押印申請画面を介して入力された情報と、上記保管期限及び提出期限と、を含む申請情報ファイルを作成し、記憶部１２に記録する。

更新受付部１０３は、契約担当者、承認者、管理担当者等による申請情報ファイルの更新に関する処理を行う。承認者等は、更新受付部１０３が提供し、端末装置３のモニタに表示される押印更新画面を介して、申請情報ファイルを更新するための情報を入力することができる。図５に押印更新画面の一例を示す。尚、管理担当者は、契約書管理装置１のモニタ３０に表示される押印更新画面を介し、入力部２０を操作して申請情報ファイルを更新するための情報を入力することができる。

図５の押印更新画面の上段には、保管期限、提出期限、所属部門、担当者、契約種別、契約予定日についての情報が表示される。契約予定日の年・月・日の各フィールドは、図４と同様に入力可能に構成され、押印申請時に入力した契約予定日の変更ができるようになっている。尚、契約種別等のその他の情報についても変更可能にしてもよい。

図５の押印更新画面の中段には、契約書提出の有無についての情報が入力できるように、「未」及び「済」のグループからなるラジオボタンが設けられている。また、契約書が管理部門に提出された場合、その保管場所についての情報を入力するためのフィールドも設けられている。

図５の押印更新画面の下段には、承認者（ここでは、部長、課長及び係長）に承認を受けるためのボタンが設けられている。かかるボタンを押下すると、ユーザ名及びパスワードの入力を要求する本人確認画面（図示せず）がポップアップ表示される。かかる本人確認画面を介して、承認者が、ユーザ名（即ち、当該承認者の氏名）及び自己のパスワードを入力し、本人であることが確認されると、押印の承認が完了（詳細には、ＯＫボタンが押下されることで承認が決定する）し、該当するボタン上に“承認済”と表示される。尚、押印の承認手法については、このほかにも既存のよく知られた技術が適用可能である。

以上の押印更新画面での操作後、ＯＫボタンを押下すると、変更内容が申請情報ファイルに反映される。また、契約予定日が変更されると、保管期限算出部１０１は、契約書の保管期限を再算出し、提出期限算出部１０２は、契約書の提出期限を再算出する。

通知判定部１０４は、定周期的に記憶部１２に記憶されている申請情報ファイルをチェックし、契約担当者に通知が必要であるか否かの判定を行う。具体的には、契約書が未定出であり、提出期限を経過し、必要とされる承認者の承認が完了している場合に通知が必要であると判定する。

通知部１０５は、通知判定部１０４により通知が必要であると判定された場合に、当該申請情報ファイルに対応する契約担当者に対して通知を行う。通知部１０５は、社員情報テーブルから当該契約担当者のメールアドレスを取得し、該メールアドレス宛に、予め所定事項（例えば、契約書の提出を催促する旨等）が本文に記載された電子メールを通信部１３を介して送信する。

インデックス情報生成部１０６は、管理担当者等のオペレータの指示（入力部２０を介して入力される）に応じて、電子文書ファイル（即ち、契約書の電子化データ）のインデックス情報を生成する処理を行う。インデックス情報生成部１０６は、記憶部１２に記憶されている申請情報ファイルの内容に基づいて、インデックス情報を生成する。

登録部１０７は、オペレータの指示に応じて、電子文書ファイルと、対応するインデックス情報と、を文書管理サーバ２に登録する処理を行う。電子文書ファイルは、契約書管理装置１が備える図示しないイメージ・スキャナ等の画像入力装置によって、提出された契約書の表示内容を読み取らせることで生成される。また、インデックス情報は、文書管理サーバ２に保存されている管理台帳ファイルに追記される態様で登録される。

図６は、押印文書管理システムにおける押印申請受付処理の流れを示すフローチャートである。

契約担当者が、端末装置３を操作して、図４に示す押印申請画面に必要事項を入力し、ＯＫボタンを押下すると、入力に関する情報（入力情報）が、契約書管理装置１に送信され、押印申請受付処理が開始される。制御部１１の押印申請受付部１００は、先ず、かかる入力情報の内容をチェックする（ステップＳ６０１）。ここで、入力内容に誤りがある場合（ステップＳ６０２でＹＥＳ）は、例えば、入力エラーである旨を示すエラーメッセージを端末装置３に送信する等のエラー処理を行って（ステップＳ６０３）、本処理を抜ける。

一方、入力内容に誤りがない場合（ステップＳ６０２でＮＯ）は、保管期限算出部１０１は、当該押印申請に係る契約書の保管期限（年月日）を算出する（ステップＳ６０４）。具体的には、保管期限算出部１０１は、先ず、制御部１１のＲＯＭに記憶している保管期間テーブル（契約種別と法定保管期間との関係を示すデータテーブル）を使用して、当該契約書の法定保管期間（例えば、３年等）を取得する。そして、取得した法定保管期間を契約予定日に加算する。その結果が保管期限となる。

次に、提出期限算出部１０２は、契約予定日を基に（例えば、契約予定日に所定日数を加算する等して）契約書の提出期限（年月日）を算出する（ステップＳ６０５）。

押印申請受付部１００は、入力情報と、算出した保管期限及び提出期限と、を含む申請情報ファイルを作成し（ステップＳ６０６）、記憶部１２に保存する（ステップＳ６０７）。以上で押印申請受付処理が終了する。

図７は、押印文書管理システムにおける更新受付処理の流れを示すフローチャートである。

契約担当者、承認者が、端末装置３を操作して、図５に示す押印更新画面に必要事項を入力し、ＯＫボタンを押下すると、入力に関する情報（入力情報）が、契約書管理装置１に送信され、更新受付処理が開始される。制御部１１の更新受付部１０３は、先ず、かかる入力情報の内容をチェックする（ステップＳ７０１）。ここで、入力内容に誤りがある場合（ステップＳ７０２でＹＥＳ）は、例えば、入力エラーである旨を示すエラーメッセージを端末装置３に送信する等のエラー処理を行って（ステップＳ７０３）、本処理を抜ける。

一方、入力内容に誤りがない場合（ステップＳ７０２でＮＯ）は、契約予定日が変更されているか否かがチェックされ、変更されている場合（ステップＳ７０４でＹＥＳ）には、保管期限算出部１０１は、当該押印申請に係る契約書の保管期限（年月日）を再算出する（ステップＳ７０５）。また、提出期限算出部１０２は、当該押印申請に係る契約書の提出期限（年月日）を再算出する（ステップＳ７０６）。一方、契約予定日が変更されていない場合（ステップＳ７０４でＮＯ）には、ステップＳ７０７に移行する。

更新受付部１０３は、入力情報と、算出した保管期限及び提出期限と、に基づいて記憶部１２に保存されている申請情報ファイルの内容を更新する（ステップＳ７０７）。以上で更新受付処理が終了する。

図８は、押印文書管理システムにおける通知処理の流れを示すフローチャートである。以下の通知処理は、通知判定部１０４及び通知部１０５によって定周期的に実行される。

先ず、通知判定部１０４は、記憶部１２に保存している申請情報ファイルをピックアップし（ステップＳ８０１）、その内容をチェックする（ステップＳ８０２）。具体的には、契約書が提出されているか否か、提出期限が経過しているか否か、承認が完了しているか否か、について判定を行う。その結果、契約書が提出済み（ステップＳ８０３でＮＯ）、契約書の提出期限がまた来ていない（ステップＳ８０４でＮＯ）又は承認が完了していない（ステップＳ８０５でＮＯ）場合には、本処理を抜ける。

一方、上記何れの条件にも該当していない場合（ステップＳ８０３でＹＥＳ、ステップＳ８０４でＹＥＳ及びステップＳ８０５でＹＥＳ）には、通知判定部１０４は、当該契約担当者に対して通知が必要であると判定する。通知が必要であると判定されると、通知部１０５は、記憶部１２に記憶している社員情報テーブルから当該契約担当者のメールアドレスを取得する（ステップＳ８０６）。そして、通知部１０５は、取得したメールアドレス宛に、契約書の提出を催促する旨の電子メールを通信部１３を介して送信する（ステップＳ８０７）。

以上説明した本実施形態に係る押印文書管理システムを導入すれば、管理部門は、契約書が未提出状態であっても契約書の実数を把握することができる。また、契約担当者に対して、契約書の提出を促す通知を確実に行えるので、契約締結後、短期間で契約書を収集することが可能となる。

また、押印申請時に保管期限を算出するため、提出された契約書を廃棄時期を揃えてファイリングすることが容易となる。これにより、保管期限の切れた契約書を容易に廃棄することができ、保管コストの低減が図れる。

さらに、提出された契約書の内容を電子化し、電子文書ファイルとして登録することもできるため、閲覧等の利用についての利便性が向上する。

尚、本発明は、上記実施形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲で種々の変更が可能である。

例えば、契約書のみならず、押印が必要で、原本保管が所定期間求められる文書全般について管理対象とすることができ、その場合においても、上記実施形態と同等の効果が得られることは勿論である。

本発明の一実施形態に係る押印文書管理システムの全体像を示す概略図である。 図１に示す契約書管理装置の内部構成を示すブロック図である。 図２に示す制御部の機能構成を示すブロック図である。 押印申請画面の一例を示す図である。 押印更新画面の一例を示す図である。 押印申請受付処理の流れを示すフローチャートである。 更新受付処理の流れを示すフローチャートである。 通知処理の流れを示すフローチャートである。

符号の説明

１ 契約書管理装置
２ 文書管理サーバ
３ 端末装置
４ ネットワーク
１０ 装置本体
１１ 制御部
１２ 記憶部
１３ 通信部
２０ 入力部
３０ モニタ
１００ 押印申請受付部
１０１ 保管期限算出部
１０２ 提出期限算出部
１０３ 更新受付部
１０４ 通知判定部
１０５ 通知部
１０６ インデックス情報生成部
１０７ 登録部

Claims (6)

1. 押印が必要な文書について、押印申請を受け付ける押印申請受付手段と、
   押印申請に係る文書の保管期限を算出する保管期限算出手段と、
   押印申請に係る文書の提出期限を算出する提出期限算出手段と、
   受け付けた押印申請を申請情報として記憶する申請情報記憶手段と、
   該申請情報記憶手段に記憶されている前記申請情報の変更を受け付ける変更受付手段と、
   前記申請情報記憶手段に記憶されている前記申請情報をチェックし、担当者への通知が必要であるか否かを判定する通知判定手段と、
   該通知判定手段により通知が必要であると判定された場合に、当該担当者に対して、所定の態様で前記押印申請に係る文書の提出に関する通知を行う通知手段と、を備える、
   ことを特徴とする押印文書管理システム。
2. 提出された前記押印申請に係る文書の表示内容を読み取り、該表示内容に基づく電子文書ファイルを生成する読取手段と、
   前記申請情報に基づいて、生成した前記電子文書ファイルのインデックス情報を生成するインデックス情報生成手段と、
   前記電子文書ファイルと、前記インデックス情報と、を記憶する電子文書ファイル記憶手段と、を更に備える、
   ことを特徴とする請求項１に記載の押印文書管理システム。
3. 押印が必要な文書について、押印申請を受け付ける工程と、
   押印申請に係る文書の保管期限を算出する工程と、
   押印申請に係る文書の提出期限を算出する工程と、
   受け付けた押印申請を申請情報として第１の記憶装置に記憶させる工程と、
   前記第１の記憶装置に記憶されている前記申請情報の変更を受け付ける工程と、
   前記第１の記憶装置に記憶されている前記申請情報をチェックし、担当者への通知が必要であるか否かを判定する工程と、
   通知が必要である場合に、当該担当者に対して、所定の態様で前記押印申請に係る文書の提出に関する通知を行う工程と、を備える、
   ことを特徴とする押印文書管理方法。
4. 提出された前記押印申請に係る文書の表示内容を読取装置を使用して読み取り、該表示内容に基づく電子文書ファイルを生成する工程と、
   前記申請情報に基づいて、生成した前記電子文書ファイルのインデックス情報を生成する工程と、
   前記電子文書ファイルと、前記インデックス情報と、を第２の記憶装置に記憶させる工程と、を更に備える、
   ことを特徴とする請求項３に記載の押印文書管理方法。
5. コンピュータを、
   押印が必要な文書について、押印申請を受け付ける手段、
   押印申請に係る文書の保管期限を算出する手段、
   押印申請に係る文書の提出期限を算出する手段、
   受け付けた押印申請を申請情報として第１の記憶装置に記憶させる手段、
   前記第１の記憶装置に記憶されている前記申請情報の変更を受け付ける手段、
   前記第１の記憶装置に記憶されている前記申請情報をチェックし、担当者への通知が必要であるか否かを判定する手段、及び
   通知が必要である場合に、当該担当者に対して、所定の態様で前記押印申請に係る文書の提出に関する通知を行う手段、
   として機能させるためのコンピュータプログラム。
6. 提出された前記押印申請に係る文書の表示内容を読取装置を使用して読み取り、該表示内容に基づく電子文書ファイルを生成する手段、
   前記申請情報に基づいて、生成した前記電子文書ファイルのインデックス情報を生成する手段、及び
   前記電子文書ファイルと、前記インデックス情報と、を第２の記憶装置に記憶させる手段、として更に機能させる、
   ことを特徴とする請求項５に記載のコンピュータプログラム。