JP2006092279A - 稟議システム - Google Patents

Abstract

【課題】 稟議書の原本性を維持しつつ、電子文書と紙文書とを併用して稟議を行うことを可能とする。
【解決手段】 稟議システムにおいては、稟議書を表す稟議書ファイルと、稟議者データが受取られると、稟議書ファイルに含まれている原本情報が抽出される。稟議システムは、抽出された原本情報を記憶手段に記憶している場合、受取った稟議者データに対応して記憶している稟議状況データを、稟議が終了した旨に更新すると共に、抽出された原本情報とは異なる原本情報を生成して記憶する。そして、稟議書ファイルに含まれている原本情報を、生成した原本情報に変更する。稟議システムは、記憶している稟議状況データに基づいて稟議者データで特定される稟議者のうち、稟議が終了していない稟議者を特定し、原本性付与手段により原本情報が付与された稟議書ファイルを、特定手段で特定された稟議者宛てに出力する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、通信ネットワークを用いて稟議を行う技術に関する。

官庁や会社等の組織においては、稟議書を複数の回覧者に順次回覧し、回覧者の承認を得ることにより、案件の決裁が行われている。通常、このように稟議により案件の決裁を行う場合、紙文書として作成された稟議書を承認者の間で回覧し、各承認者が稟議書に捺印を行うことにより進められる。しかしながら、近年、文書の電子化が進められていることから、電子化された稟議書を回覧して、稟議を行う技術も考案されており、例えば、特許文献１には、電子化された稟議書や、報告書等の文書を通信ネットワークを介して授受し、文書の回覧や承認を行う技術が記載されている。
特開２００２−２４４９９号公報

ところで、通信ネットワークと電子化された稟議書とを用いて稟議が行われる場合、このような態様での稟議に不便を感じる者も少なからずいる。例えば、承認者の中には、出張等による外出が多い者もいる。このような承認者にとって、通信ネットワークと電子化された稟議書とを用いて稟議を行う態様は、職場で端末を使用する時間がとれず、稟議書を十分に精査する時間が取れないという問題がある。また、例えば、回覧ルートで次の承認者となる者が隣席にいる場合、紙文書であれば手渡しで直ぐに回覧が済むのに、端末を操作して稟議書の回覧を行うのは不便と感じる者も承認者の中には存在する。
このような問題に対して、通信ネットワークにおいて回覧される稟議書を印刷したり、印刷された稟議書を回覧に回したりする方法も考えられるが、紙に印刷された稟議書は複写が容易となり、稟議書の原本性を確保するのが困難になる虞がある。

本発明は、上述した背景の下になされたものであり、稟議書の原本性を維持しつつ、電子文書と紙文書とを併用して稟議を行うことを可能とする技術を提供することを目的とする。

上述した課題を解決するために本発明は、稟議書の原本であることを表す原本情報と、稟議者が稟議を承認した際に稟議書に付す標を示す認証データと、稟議者が前記稟議書の稟議を終了したか否かを表す稟議状況データとを記憶する記憶手段と、前記原本情報と前記認証データとを含む稟議書を表す稟議書ファイルを生成するファイル生成手段と、前記ファイル生成手段により生成された稟議書ファイルに含まれている原本情報が前記記憶手段に記憶されている原本情報と一致し、且つ、前記ファイル生成手段により生成された稟議書ファイルに含まれている認証データが前記記憶手段に記憶されている認証データと一致した場合、前記記憶手段に記憶されている原本情報を新たな原本情報に書き換えると共に、前記稟議書ファイルに含まれている原本情報を新たな原本情報に変更し、前記認証データに対応する稟議者の稟議状況データを、稟議が終了した旨に更新する更新手段と、前記稟議書の稟議者のうち稟議が終了していない稟議者を前記記憶手段に記憶されている稟議状況データに基づいて特定し、前記更新手段により原本情報が変更された稟議書ファイルを、特定された稟議者宛てに出力する出力手段とを有する稟議システムを提供する。

この稟議システムにおいては、ＰＣまたは複合機などが有するファイル生成手段により、稟議書の原本情報と認証データとを含む稟議書ファイルが生成される。そして、稟議書ファイルに含まれている原本情報と認証データとが記憶手段に記憶されている場合、記憶手段に記憶されている原本情報が新たな原本情報に書き換えられると共に、稟議書ファイルに含まれている原本情報が新たに生成された原本情報に変更され、認証データに対応する稟議者の稟議状況データが、稟議が終了した旨に更新される。そして、稟議書の稟議者のうち稟議が終了していない稟議者が記憶手段に記憶されている稟議状況データに基づいて特定され、更新手段により原本情報が変更された稟議書ファイルが、特定された稟議者宛てに出力される。

本発明によれば、稟議書の原本性を維持しつつ、電子文書と紙文書とを併用して稟議を行うことが可能となる。

次に本発明の実施形態について説明する。
［Ａ．構成］
図１は、本発明の実施形態に関わる通信システム１の全体構成を例示した図であり、図１７は実施形態の機能構成を示すブロック図である。ＬＡＮ（Local Area Network）１０は、例えば企業に設置された通信ネットワークであり、このＬＡＮ１０には、企業に所属する社員が使用するＰＣ（Personal Computer）３００Ａ〜ＰＣ３００Ｄと、複合機２００と、稟議管理装置１００と、メールサーバ装置４００とが接続されている。なお、このシステムにおいて、ＬＡＮ１０には多数のＰＣが接続されるが、図面が煩雑になるのを防ぐため図１においては、ＰＣ３００Ａ〜ＰＣ３００Ｄのみを図示している。

ＰＣ３００Ａ〜ＰＣ３００Ｄは、ＣＰＵ（Central Processing Unit）やＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）等によって構成される制御部と、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）等の記憶部と、ＬＡＮ１０を介して通信を行う通信インターフェース等の機能を具備した通信部と、液晶ディスプレイ装置等の表示部と、キーボードやマウス等の操作部とを備えている。なお、ＰＣ３００Ａ〜ＰＣ３００Ｄは、各々同じ構成であるため、以下、個々のＰＣを区別する必要のない場合は、ＰＣ３００と略称する。ＰＣ３００は、ＯＳソフトウェアや稟議ソフトウェア、電子メールの授受を行う機能を実現させる電子メールソフトウェア等、種々のソフトウェアを記憶している。ＰＣ３００が、稟議ソフトウェアを起動すると、稟議書を表す稟議書ファイル作成する機能、稟議書ファイルが表す画像に種々の情報を付加する機能等、種々の機能が実現する。また、ＰＣ３００は、当該ＰＣ３００の使用者が稟議の承認時に押印する印鑑の印影を表す印影データ（認証データ）を記憶しており、この印影データが表す印影を、稟議書ファイルが表す画像に配置する機能も具備している。

複合機２００は、文書の印刷機能や複写機能、文書を光学的に読み取り、読み取った文書を表す画像データを生成するスキャン機能等、複数の機能を併せ持つ装置である。複合機２００は、受信したデータに従って文書を印刷する一方、ＰＣ３００からの指示に応じて、スキャン機能により生成した画像データをＰＣ３００へ出力する。また、複合機２００は、スキャン機能により生成した画像データをＬＡＮ１０に接続された装置へ送信する機能を備えており、使用者の指示に従って、画像データを稟議管理装置１００へ送信することが可能となっている。

メールサーバ装置４００は、電子メールの配信を行う装置であり、ＬＡＮ１０に接続されている装置から送信された電子メールを記憶し、ＰＣ３００からの要求に応じて、記憶している電子メールをＰＣ３００に配信する。

次に、稟議管理装置１００の構成について説明する。図２は、本発明の実施形態に係わる稟議管理装置１００のハードウェア構成を示すブロック図である。図２に示したように、稟議管理装置１００の各部は、バス１０１に接続されており、このバス１０１を介して各部間で通信を行う。通信部１０６は、ＬＡＮ１０を介して通信を行うためのインターフェースとして機能する。通信部１０６（入力手段、出力手段）は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１０２から供給されたデータをＬＡＮ１０を介して通信相手となる装置へ送出する一方、ＬＡＮ１０を介して入力されたデータをＣＰＵ１０２へ供給する。Ｕ／Ｉ（ユーザインターフェース）部１０７は、キーボードやマウスなどの入力装置を備えており、このキーボードのキーやマウスのボタンが押下されると、押下されたキーを示す信号をＣＰＵ１０２へ供給する。表示部１０８は、例えば、液晶ディスプレイ等の表示デバイスを有しており、ＣＰＵ１０２の制御の下、稟議管理装置１００を操作するためのメニュー画面等、各種画面を表示する。

記憶部１０５（記憶手段）は、例えばハードディスク装置など、データを永続的に記憶する装置（図示略）を具備しており、稟議管理装置１００の各部を制御する機能を実現するＯＳ（Operating System）ソフトウェアや稟議管理ソフトウェア等、各種ソフトウェアを記憶している。また、記憶部１０５は、社員が稟議の承認時に使用する印鑑の印影を表す印影データ（認証データ）、稟議書を表す稟議書ファイル、各種テーブル等を記憶する。

図３は、記憶部１０５に記憶される稟議書管理テーブルＴＢ１のフォーマットを例示した図である。図３に示したように、稟議書管理テーブルＴＢ１には、「稟議書識別子」、「稟議書ファイル名」「原本情報」、「起案者」、「稟議番号」、「承認者」、「稟議状況」の各項目が関連付けられている。これらの項目のうち、「稟議書ファイル名」のフィールドには、稟議書ファイルのファイル名が格納され、また、「稟議書識別子」のフィールドには、稟議書ファイルが表す稟議書を一意に識別する識別子が格納される。また、「原本情報」のフィールドには、稟議書ファイルが表す稟議書の画像に埋め込まれる情報であって、稟議書の原本であることを示す原本情報が格納される。また、「起案者」のフィールドには、稟議書ファイルが表す稟議書の作成者を示す氏名が格納され、「承認者」のフィールドには、稟議の承認／否認を行う承認者の氏名が格納される。また、稟議番号のフィールドには、稟議の順番を表す番号が格納され、「稟議状況」のフィールドには、承認者が稟議を行ったか否かを示す稟議状況データが格納される。稟議状況データが「１」の場合、稟議が終了したことを示し、稟議状況データが「０」の場合、稟議が終了していないことを示す。

図４は、記憶部１０５に記憶される社員テーブルＴＢ２のフォーマットを例示した図である。図４に示したように、社員テーブルＴＢ２には、社員の氏名に対応付けて、社員に付与されている電子メールアドレスと、社員が稟議の承認時に使用する印鑑の印影を表す印影データのファイル名とが格納される。

ＲＯＭ（Read Only Memory）１０３は、ＩＰＬ（Initial Program Loader）と呼ばれるプログラムを記憶している。ＣＰＵ１０２（更新手段）は、図示を省略した電源から電力が供給されると、ＲＯＭ１０３からＩＰＬを読み出して実行する。ＣＰＵ１０２は、ＩＰＬを実行すると、記憶部１０５からＯＳソフトウェアを読み出し、ＲＡＭ１０４を作業エリアとして起動する。ＣＰＵ１０２は、ＯＳソフトウェアを起動すると、記憶部１０５から稟議管理ソフトウェアを読出して起動する。ＣＰＵ１０２が稟議管理ソフトウェアを起動すると、稟議の承認の進行状況を管理する機能が稟議管理装置１００において実現する。このように稟議管理装置１００は、ＣＰＵ１０２がソフトウェアに従って動作することにより種々の機能が実現するという点で、一般的なコンピュータ装置と同様の構成を有していると言える。

［Ｂ．動作例］
次に本実施形態の動作について図面を参照しつつ説明する。なお、以下の説明においては、ＰＣ３００Ａの使用者を稟議の起案者とし、ＰＣ３００Ｂの使用者を１番目の承認者、ＰＣ３００Ｃの使用者を２番目の承認者、ＰＣ３００Ｄの使用者を３番目の承認者として稟議書を回覧する場合を想定して動作の説明を行う。

＜稟議書の作成＞
まず、起案者は、ＰＣ３００Ａを操作して稟議ソフトウェアを起動させる。稟議ソフトウェアが起動されると、図１１に例示したメニュー画面がＰＣ３００Ａの表示部に表示される。起案者が、このメニュー画面の「稟議書作成」ボタンをクリックする旨の操作を行うと、稟議書の雛形がＰＣ３００Ａにおいて表示される共に、メニュー操作を行うためのメニューバーが表示される（図５：ステップＳＡ１）。

稟議書の雛形が表示されると、起案者によりＰＣ３００Ａが操作され、稟議内容や稟議ルートを雛形に入力する旨の操作が行われる。この操作が行われると、入力された稟議内容や稟議ルートが表示される（ステップＳＡ２；ＹＥＳ、ステップＳＡ３）。また、起案者によりＰＣ３００Ａが操作され、起案者が使用している印鑑の印影を表す画像を、雛形の起案者印の欄に配置する旨の操作が行われる。ＰＣ３００Ａは、この操作が行われると、記憶部に記憶されている印影データを読出す。そして、図１２に例示したように、印影データが表す印影が起案者印の欄に配置された稟議書を表示する（ステップＳＡ４；ＹＥＳ、ステップＳＡ５）。

＜稟議開始＞
この後、メニューバーの部分に表示されている「稟議開始」の項目の部分をクリックする旨の操作が起案者により行われると（ステップＳＡ６；ＹＥＳ）、図１３に例示したように、稟議者の設定を行うためのメニュー画面がＰＣ３００Ａの表示部に表示される（ステップＳＡ７）。図１３に示したように、このメニュー画面には、起案者の名前を入力するためのテキストボックスＢＸ１０と、稟議の承認者の名前を入力するためのテキストボックスＢＸ１１Ａ〜テキストボックスＢＸ１１Ｃとが設けられている。例えば、起案者が、テキストボックスＢＸ１０に自身の名前「特許太郎」を入力し、テキストボックスＢＸ１１Ａ〜テキストボックス１１Ｃに、承認者の名前として「特許一郎」と、「特許二郎」と、「特許三郎」とを入力する旨の操作を行った後（ステップＳＡ８；ＹＥＳ、ステップＳＡ９）、メニュー画面に設けられている「稟議開始」ボタンをクリックする旨の操作を行うと（ステップＳＡ８；ＮＯ、ステップＳＡ１０；ＮＯ、ステップＳＡ１１；ＹＥＳ）、まず、ＰＣ３００Ａは、テキストボックスＢＸ１０に入力された氏名と、テキストボックスＢＸ１１Ａ〜テキストボックスＢＸ１１Ｃに入力された氏名とを含むテキストデータを生成する。具体的には、ＰＣ３００Ａは、「起案者：特許太郎、第１承認者：特許一郎、第２承認者：特許二郎、第３承認者：特許三郎」というように文字列を含むテキストデータを生成する。この後、ＰＣ３００Ａは、稟議書の画像を表す稟議書ファイルを生成する（ステップＳＡ１２）。そしてＰＣ３００Ａは、稟議管理装置１００を宛先として、生成したテキストデータと、この稟議書ファイルとを送信する（ステップＳＡ１３）。

この稟議書ファイルとテキストデータは、ＬＡＮ１０を介して稟議管理装置１００へ送られる。稟議管理装置１００の通信部１０６にて、これらのデータが受信されると、受信されたデータがＣＰＵ１０２へ送られる。ＣＰＵ１０２は、これらのデータを受け取ると、まず、稟議書ファイルが表す稟議書を一意に識別するための稟議書識別子と、稟議書の原本であることを示す第１原本情報を生成する（図６：ステップＳＢ１）。そして、ＣＰＵ１０２は、この稟議書識別子と第１原本情報とを格納した稟議書管理テーブルＴＢ１を生成する（ステップＳＢ２）。具体的には、ＣＰＵ１０２は、受信したテキストデータに含まれている氏名を抽出し、稟議書管理テーブルＴＢ１において、起案者の氏名を格納するセルに、抽出した起案者の氏名「特許太郎」を格納する。またＣＰＵ１０２は、これと同様に、稟議番号が「１」である第１承認者の氏名を格納するセルに、抽出した第１承認者の氏名「特許一郎」を格納し、稟議番号が「２」である第２承認者の氏名を格納するセルに、抽出した第２承認者の氏名「特許二郎」を格納し、稟議番号が「３」である第３承認者の氏名を格納するセルに、抽出した第３承認者の氏名「特許三郎」を格納する。また、ＣＰＵ１０２は、受信した稟議書ファイルのファイル名と第１原本情報を、稟議書識別子に対応付けて稟議書管理テーブルＴＢ１に格納し、稟議状況フィールドに格納されている稟議状況データの値を全て「０」にする。

＜第１承認者への通知＞
次にＣＰＵ１０２は、稟議書管理テーブルＴＢ１の氏名フィールドに格納されている氏名のうち、第１承認者として格納されている氏名「特許一郎」を抽出する。この後、ＣＰＵ１０２は、抽出した氏名を検索キーとして、社員テーブルＴＢ２の氏名フィールドを検索する。ＣＰＵ１０２は、検索キーに一致する氏名を見つけると、この氏名に対応付けて格納されている電子メールアドレスを抽出する（ステップＳＢ３）。次にＣＰＵ１０２は、受信した稟議書ファイルが表す画像に、稟議書の原本であることを表す第１原本情報「original-1」と稟議書識別子とを、例えば電子透かしの技術により埋め込む（ステップＳＢ４）。ＣＰＵ１０２は、稟議書識別子と第１原本情報の埋込みが終了すると、稟議書識別子と第１原本情報とが埋め込まれた稟議書の画像を表す稟議書ファイルを添付ファイルとし、稟議の承認／否認を行うよう指示する旨の文章が本文中に記載された電子メールを生成し（ステップＳＢ５）、読出した電子メールアドレスを宛先として、この電子メールを送信する（ステップＳＢ６）。

稟議管理装置１００から送信された電子メールは、メールサーバ装置４００に送られた後、第１承認者が使用しているＰＣ３００Ｂにより受信される。第１承認者によりＰＣ３００Ｂが操作され、受信された電子メールを開封する旨の操作が行われると、電子メールの本文が表示される。これにより第１承認者は、承認／否認を判断する稟議があることを知る。この後、第１承認者によりＰＣ３００Ｂが操作され、添付された稟議書ファイルを保存する旨の操作が行われると、添付された稟議書ファイルがＰＣ３００Ｂの記憶部に記憶される。

＜ＰＣ３００Ｂにおける稟議書の表示＞
次に、第１承認者によりＰＣ３００Ｂが操作され、稟議ソフトウェアを起動させる旨の操作が行われると、稟議ソフトウェアが起動され、図１１に例示したメニュー画面がＰＣ３００Ｂの表示部に表示される。第１承認者により、ＰＣ３００Ｂが操作され、このメニュー画面の「稟議書表示」ボタンをクリックする旨の操作が行われると、ＰＣ３００Ｂは、図１４に示したメニュー画面を表示する（図７：ステップＳＣ１）。このメニュー画面には、稟議書ファイルの記憶場所を入力するためのテキストボックスＢＸ２０が設けられている。稟議書ファイルの記憶場所を入力する旨の操作が第１承認者により行われた後（ステップＳＣ２；ＹＥＳ、ステップＳＣ３）、メニュー画面に設けられている「開く」ボタンをクリックする旨の操作が行われると（ステップＳＣ４；ＮＯ、ステップＳＣ５；ＹＥＳ）、入力された記憶場所に記憶されている稟議書ファイルを記憶部から読み出し、稟議書ファイルが表す画像と、メニューバーとを表示する（ステップＳＣ６）。

＜第１承認者による稟議内容の承認＞
第１承認者は、稟議書が表示されると稟議の内容を確認し、第１承認者が使用している印鑑の印影を表す画像を、稟議書の決裁印の欄に配置する旨の操作をＰＣ３００Ｂにおいて行う。ＰＣ３００Ｂは、この操作が行われると（図８：ステップＳＣ７；ＹＥＳ）、記憶部に記憶されている印影データを読出し、この印影データが表す印影を決裁印の欄に配置した稟議書を表示する（ステップＳＣ８）。

＜第１承認者による稟議書の回覧＞
この後、第１承認者が、ＰＣ３００Ｂを操作し、メニューバーの部分に表示されている項目「回覧（電子メール）」の部分をクリックする旨の操作を行うと（ステップＳＣ１１；ＹＥＳ）、図１５に示した回覧メニュー画面がＰＣ３００Ｂの表示部に表示される（ステップＳＣ１２）。図１５に示したように、このメニュー画面には、承認者の氏名を入力するためのテキストボックスＢＸ３０が設けられている。第１承認者が、テキストボックス３０に自身の氏名を入力した後（ステップＳＣ１４；ＹＥＳ、ステップＳＣ１５）、メニュー画面に設けられている「回覧」ボタンをクリックする旨の操作を行うと（ステップＳＣ１６；ＮＯ、ステップＳＣ１７；ＹＥＳ）、ＰＣ３００Ｂは、表示しているメニューが「稟議書回覧（電子メール）」である場合（ステップＳＣ１８；ＹＥＳ）、表示されている稟議書を表す稟議書ファイルと、テキストボックスＢＸ３０に入力された氏名とを含む第１承認確認メッセージを稟議書管理装置１００へ送信する（ステップＳＣ２０）。

稟議管理装置１００にて、この第１承認確認メッセージが受信されると、ＣＰＵ１０２は、このメッセージに含まれている稟議書ファイルが有する稟議書識別子と第１原本情報「original-1」とを抽出する（図９：ステップＳＥ１）。次に、ＣＰＵ１０２は、抽出した稟議書識別子を検索キーとし、検索キーと同じ稟議書識別子が格納されている稟議書管理テーブルＴＢ１を検索する（ステップＳＥ２）。ここで、検索キーとした稟議書識別子が格納されている稟議書管理テーブルＴＢ１が見つからなかった場合には、ＣＰＵ１０２は、稟議書ファイルが表す稟議書は正当なものでないと判断する（ステップＳＥ３；ＮＯ）。ＣＰＵ１０２は、検索キーとした稟議書識別子を格納している稟議書管理テーブルＴＢ１を見つけると（ステップＳＥ３；ＹＥＳ）、この稟議書管理テーブルＴＢ１に格納されている原本情報「original-1」を抽出する。そして、この抽出した原本情報と、稟議書ファイルから抽出した第１原本情報とを比較する（ステップＳＥ４）。ＣＰＵ１０２は、原本情報が一致しない場合には（ステップＳＥ４；ＮＯ）、稟議書ファイルが表す稟議書が正当な稟議書ではない（原本ではない）と判断する。ここで、本動作例においては、稟議書ファイルが表す画像から抽出された第１原本情報「original-1」と、稟議書管理テーブルＴＢ１から抽出した原本情報「original-1」とは一致するので、ＣＰＵ１０２は、受信した稟議書ファイルが表す稟議書が原本であると判断する（ステップＳＥ４；ＹＥＳ）。

次にＣＰＵ１０２は、第１承認確認メッセージに含まれている氏名「特許一郎」を抽出し（ステップＳＥ５）、抽出した氏名を検索キーとし、ステップＳＥ２で見つけた稟議書管理テーブルＴＢ１の承認者フィールドを検索する（ステップＳＥ６）。ＣＰＵ１０２は、一致する氏名を見つけられなかった場合、受信した稟議書ファイルは、稟議ルートとして指定された承認者から送信されたものではないと判断する（ステップＳＥ７；ＮＯ）。ここで、本動作例においては、第１承認確認メッセージから抽出された氏名「特許一郎」は、氏名フィールドに格納されているので、一致する氏名が見つけられ、ＣＰＵ１０２は、第１承認確認メッセージは、稟議ルートとして指定された承認者から送信されたものであると判断する（ステップＳＥ７；ＹＥＳ）。

次に、ＣＰＵ１０２は、第１承認確認メッセージから抽出した氏名を検索キーとして、社員テーブルＴＢ２の氏名フィールドを検索する（ステップＳＥ８）。ＣＰＵ１０２は、一致する氏名を見つけると、一致した氏名に対応付けて格納されている、印影データのファイル名を抽出する。次にＣＰＵ１０２は、抽出したファイル名で特定される印影データを記憶部１０５から読出す（ステップＳＥ９）。ＣＰＵ１０２は、印影データを読出すと、読出した印影データが表す印影と、稟議書ファイルが表す画像に含まれている印影とを比較し、同じ印影があるか否かを判断する（ステップＳＥ１０）。

ＣＰＵ１０２は、同じ印影が無いと判断した場合（ステップＳＥ１０；ＮＯ）、正常な承認がされていないと判断し、稟議書の回覧を不許可とする旨の不許可メッセージをＰＣ３００Ｂへ送信する（ステップＳＥ１１）。上述したように、第１承認者は、記憶部１０５に記憶されている印影と同じ印影の画像を決裁印の欄に配置したので、決裁印の欄にある印影と、記憶部１０５から読出した印影データが表す印影は同じであると判断され、正当な承認者により承認が行われたと判断される（ステップＳＥ１０；ＹＥＳ）。ＣＰＵ１０２は、ステップＳＥ１０でＹＥＳと判断すると、新たな原本情報として第２原本情報「original-2」を生成して稟議書管理テーブルＴＢ１に格納すると共に（ステップＳＥ１２）、稟議書管理テーブルＴＢ１において、第１承認確認メッセージから抽出した氏名に対応付けて格納されている稟議状況データの値を「１」とする（ステップＳＥ１３）。

次にＣＰＵ１０２は、次の承認者が存在するか否かを判断する。ＣＰＵ１０２は、稟議書管理テーブルＴＢ１の稟議状況フィールドにおいて、値が「０」となっているセルを検索する。ＣＰＵ１０２は、値が「０」となっているセルが見つからなかった場合には（図１０：ステップＳＥ１４；ＹＥＳ）、全ての承認者による承認が終了したと判断し、値が「０」となっているセルを見つけた場合（ステップＳＥ１４；ＮＯ）、全ての承認者による承認が終了していないと判断する。ここでは、第１承認者による承認が終了したのみであるため、ＣＰＵ１０２は、次のステップＳＥ１５へ処理を進める。ＣＰＵ１０２は、稟議状況フィールドの値が「０」となっている承認者を検索し、次の承認者の氏名を稟議書管理テーブルＴＢ１から読み出す。そしてＣＰＵ１０２は、この氏名を検索キーとして社員テーブルＴＢ２に格納された氏名を検索し、検索キーとした氏名に対応付けて格納されている電子メールアドレスを読み出す（ステップＳＥ１５）。

次にＣＰＵ１０２は、稟議書ファイルが表す画像中に埋め込まれている第１原本情報を除去し（ステップＳＥ１６）、稟議書ファイルが表す稟議書の画像に第２原本情報を埋め込み、この第２原本情報が埋め込まれた稟議書の画像を表す稟議書ファイルを生成する（ステップＳＥ１７）。次にＣＰＵ１０２は、受信したメッセージが第１承認確認メッセージであったか否かを判断する（ステップＳＥ１８）。ＣＰＵ１０２は、ステップＳＥ１８でＹＥＳと判断した場合、稟議書ファイルを添付ファイルとし、稟議の承認／否認を行うよう指示する旨の文章が本文中に記載された電子メールを生成し、読出した電子メールアドレスを宛先として、この電子メールを送信する（ステップＳＥ１９）。

稟議管理装置１００から送信された電子メールは、メールサーバ装置４００に送られた後、第２承認者が使用しているＰＣ３００Ｃにより受信される。第２承認者によりＰＣ３００Ｃが操作され、受信された電子メールを開封する旨の操作が行われると、電子メールの本文が表示される。これにより第２承認者は、承認／否認を判断する稟議があることを知る。この後、第２承認者によりＰＣ３００Ｃが操作され、添付された稟議書ファイルを保存する旨の操作が行われると、添付された稟議書ファイルがＰＣ３００Ｃの記憶部に記憶される。

＜第２承認者による稟議内容の承認＞
次に、第２承認者によりＰＣ３００Ｃが操作され、稟議ソフトウェアを起動させる旨の操作が行われると、稟議ソフトウェアが起動され、図１１に例示したメニュー画面がＰＣ３００Ｃの表示部に表示される。第２承認者により、ＰＣ３００Ｃが操作され、このメニュー画面の「稟議書表示」ボタンをクリックする旨の操作が行われると、ＰＣ３００Ｂは、図１４に示したメニュー画面を表示する（図７：ステップＳＣ１）。稟議書ファイルの記憶場所を入力する旨の操作が第２承認者により行われた後（ステップＳＣ２；ＹＥＳ、ステップＳＣ３）、メニュー画面に設けられている「開く」ボタンをクリックする旨の操作が行われると（ステップＳＣ４；ＮＯ、ステップＳＣ５；ＹＥＳ）、入力された記憶場所に記憶されている稟議書ファイルを記憶部から読み出し、稟議書ファイルが表す画像と、メニューバーとを表示する（ステップＳＣ６）。

第２承認者は、稟議書が表示されると稟議の内容を確認し、第２承認者が使用している印鑑の印影を表す画像を、稟議書の決裁印の欄に配置する旨の操作をＰＣ３００Ｃにおいて行う。ＰＣ３００Ｃは、この操作が行われると（図８：ステップＳＣ７；ＹＥＳ）、記憶部に記憶されている印影データを読出し、この印影データが表す印影を決裁印の欄に配置した稟議書を表示する（ステップＳＣ８）。

＜第２承認者による稟議書の回覧＞
この後、第２承認者が、ＰＣ３００Ｃを操作し、メニューバーの部分に表示されている項目「回覧（印刷）」の部分をクリックする旨の操作を行うと、図１６に示した回覧メニュー（印刷）画面がＰＣ３００Ｃの表示部に表示される（ステップＳＣ１３）。図１６に示したように、このメニュー画面には、承認者の氏名を入力するためのテキストボックスＢＸ３２が設けられている。第２承認者が、テキストボックス３２に自身の氏名「特許二郎」を入力し（ステップＳＣ１４；ＹＥＳ、ステップＳＣ１５）、メニュー画面に設けられている「回覧」ボタンをクリックする旨の操作を行うと（ステップＳＣ１６；ＮＯ、ステップＳＣ１７；ＹＥＳ）、ＰＣ３００ＢＣは、表示しているメニューが「稟議書回覧（印刷）」である場合（ステップＳＣ１８；ＮＯ）、表示されている稟議書を表す稟議書ファイルと、テキストボックスＢＸ３２に入力された氏名とを含む第２承認確認メッセージを稟議書管理装置１００へ送信する（ステップＳＣ１９）。

稟議管理装置１００にて、この第２承認確認メッセージが受信されると、ＣＰＵ１０２は、このメッセージに含まれている稟議書ファイルが有する稟議書識別子と第２原本情報「original-2」とを抽出する（図９：ステップＳＥ１）。次に、ＣＰＵ１０２は、抽出した稟議書識別子を検索キーとし、検索キーと同じ稟議書識別子が格納されている稟議書管理テーブルＴＢ１を検索する（ステップＳＥ２）。ここで、ＣＰＵ１０２は、検索キーとした稟議書識別子を格納している稟議書管理テーブルＴＢ１を見つけると（ステップＳＥ３；ＹＥＳ）、この稟議書管理テーブルＴＢ１に格納されている原本情報「original-2」を抽出する。そして、この抽出した原本情報と、稟議書ファイルから抽出した第２原本情報とを比較する（ステップＳＥ４）。ここで、本動作例においては、稟議書ファイルが表す画像から抽出された第２原本情報「original-2」と、稟議書管理テーブルＴＢ１から抽出した原本情報「original-2」とは一致するので、ＣＰＵ１０２は、稟議書が原本であると判断する（ステップＳＥ４；ＹＥＳ）。

次にＣＰＵ１０２は、第２承認確認メッセージに含まれている氏名「特許二郎」を抽出し（ステップＳＥ５）、抽出した氏名を検索キーとし、ステップＳＥ２で見つけた稟議書管理テーブルＴＢ１の承認者フィールドを検索する（ステップＳＥ６）。ここで、承認確認メッセージから抽出された氏名「特許二郎」は、氏名フィールドに格納されているので、一致する氏名が見つけられ、ＣＰＵ１０２は、第２承認確認メッセージは、稟議ルートとして指定された承認者から送信されたものであると判断する（ステップＳＥ７；ＹＥＳ）。

次に、ＣＰＵ１０２は、第２承認確認メッセージから抽出した氏名を検索キーとして、社員テーブルＴＢ２の氏名フィールドを検索する（ステップＳＥ８）。ＣＰＵ１０２は、一致する氏名を見つけると、一致した氏名に対応付けて格納されている、印影データのファイル名を抽出する。次にＣＰＵ１０２は、抽出したファイル名で特定される印影データを記憶部１０５から読出す（ステップＳＥ９）。ＣＰＵ１０２は、印影データを読出すと、読出した印影データが表す印影と、稟議書ファイルが表す画像に含まれている印影とを比較し、同じ印影があるか否かを判断する（ステップＳＥ１０）。

上述したように、第２承認者は、記憶部１０５に記憶されている印影と同じ印影の画像を決裁印の欄に配置したので、決裁印の欄にある印影と、記憶部１０５から読出した印影データが表す印影は同じであると判断され、正当な承認者により承認が行われたと判断される（ステップＳＥ１０；ＹＥＳ）。ＣＰＵ１０２は、ステップＳＥ１０でＹＥＳと判断すると、新たな原本情報として第３原本情報「original-3」を生成して稟議書管理テーブルＴＢ１に格納すると共に、稟議書管理テーブルＴＢ１において、第２承認者の氏名に対応付けて格納されている稟議状況データの値を「１」とする（ステップＳＥ１３）。

次にＣＰＵ１０２は、稟議書管理テーブルＴＢ１の稟議状況フィールドにおいて、値が「０」となっているセルを検索する。ここでは、第２承認者までの承認が終了したので、次のステップへ処理を進める（ステップＳＥ１４；ＮＯ）。ＣＰＵ１０２は、次の承認者の氏名「特許三郎」を稟議書管理テーブルＴＢ１から読み出す。そしてＣＰＵ１０２は、この氏名を検索キーとして社員テーブルＴＢ２に格納された氏名を検索し、検索キーとした氏名に対応付けて格納されている電子メールアドレスを読み出す（ステップＳＥ１５）。次にＣＰＵ１０２は、稟議書ファイルが表す画像中に埋め込まれている第２原本情報を除去し（ステップＳＥ１６）、稟議書ファイルが表す稟議書の画像に第３原本情報を埋め込み、この第３原本情報が埋め込まれた稟議書の画像を表す稟議書ファイルを生成する（ステップＳＥ１７）。次にＣＰＵ１０２は、受信したメッセージが第１承認確認メッセージであったか否かを判断する（ステップＳＥ１８）。ＣＰＵ１０２は、ステップＳＥ１８でＮＯと判断した場合、稟議の承認／否認を行うよう指示する旨の文章と、稟議書が印刷されて出力される旨の文章が本文中に記載された電子メールを生成し、読出した電子メールアドレスを宛先として、この電子メールを送信する（ステップＳＥ２０）。

次に、ＣＰＵ１０２は、稟議書ファイルが表す稟議書を印刷するための印刷データを生成し（ステップＳＥ２１）、生成した印刷データを複合機２００へ送信する（ステップＳＥ２２）。

複合機２００は、この印刷データを受け取ると、この印刷データが表す稟議書をシートに印刷する。印刷が行われる際、稟議書データが表す画像がそのまま印刷されるので、この印刷された稟議書には、第３原本情報と稟議書識別子とが埋め込まれている。

＜第３承認者による稟議内容の承認＞
稟議管理装置１００から送信された電子メールは、メールサーバ装置４００に送られた後、第３承認者が使用しているＰＣ３００Ｄにより受信される。第３承認者によりＰＣ３００Ｄが操作され、受信された電子メールを開封する旨の操作が行われると、電子メールの本文が表示される。これにより第３承認者は、承認／否認を判断する稟議があることを知る。

第３承認者は、複合機２００で印刷された稟議書を得ると、稟議の内容を確認し、第３承認者が稟議に使用している印鑑を、稟議書の決裁印の欄に押印する。次に第３承認者は、稟議書を複合機２００に載置する。第３承認者が、載置した文書の読み取りを指示する旨の操作を複合機２００において行うと、複合機２００は、載置された文書を光学的に読み取り、読み取った稟議書を表す画像データを生成し記憶する。この後、第３承認者が複合機２００を操作し、この稟議書を表す画像データを稟議管理装置１００へ送信するよう指示する旨の操作を行うと、複合機２００は、図１５に例示したＰＣ３００に表示されるメニュー画面と同様のメニュー画面を表示する。第３承認者が、テキストボックスＢＸ３０に自身の氏名「特許三郎」を入力した後、メニュー画面に設けられている「回覧」ボタンをクリックする旨の操作を行うと、複合機２００は、稟議書を表す画像データ（以下、稟議書を表すファイルであるとして稟議書ファイルと称する）と、テキストボックスＢＸ３０に入力された氏名とを含む第１承認確認メッセージを稟議書管理装置１００へ送信する。

＜第３承認者による稟議書の回覧＞
稟議管理装置１００にて、この第１承認確認メッセージが受信されると、ＣＰＵ１０２は、このメッセージに含まれている稟議書ファイルに含まれている稟議書識別子と第３原本情報「original-3」とを抽出する（図９：ステップＳＥ１）。次に、ＣＰＵ１０２は、抽出した稟議書識別子を検索キーとし、検索キーと同じ稟議書識別子が格納されている稟議書管理テーブルＴＢ１を検索する（ステップＳＥ２）。ここで、ＣＰＵ１０２は、検索キーと同じ稟議書識別子を格納している稟議書管理テーブルＴＢ１を見つけると（ステップＳＥ３；ＹＥＳ）、この稟議書管理テーブルＴＢ１に格納されている原本情報「original-3」を抽出し、稟議書管理テーブルＴＢ１から抽出した原本情報と、受信した稟議書ファイルから抽出した第３原本情報とを比較する。ここで、稟議書ファイルが表す画像から抽出された第３原本情報「original-3」と、稟議書管理テーブルＴＢ１から抽出した原本情報「original-3」とは一致するので、ＣＰＵ１０２は、受信した稟議書ファイルが表す稟議書が原本であると判断する（ステップＳＥ４；ＹＥＳ）。

次にＣＰＵ１０２は、第１承認確認メッセージに含まれている氏名「特許三郎」を抽出し（ステップＳＥ５）、抽出した氏名を検索キーとし、ステップＳＥ２で見つけた稟議書管理テーブルＴＢ１の承認者フィールドを検索する（ステップＳＥ６）。ここで、第１承認確認メッセージから抽出された氏名「特許三郎」は、氏名フィールドに格納されているので、一致する氏名が検索され、ＣＰＵ１０２は、第１承認確認メッセージは、稟議ルートとして指定された承認者から送信されたものであると判断する（ステップＳＥ７；ＹＥＳ）。

次に、ＣＰＵ１０２は、第１承認確認メッセージから抽出した氏名を検索キーとして、社員テーブルＴＢ２の氏名フィールドを検索する（ステップＳＥ８）。ＣＰＵ１０２は、一致する氏名を見つけると、一致した氏名に対応付けて格納されている、印影データのファイル名を抽出する。次にＣＰＵ１０２は、抽出したファイル名で特定される印影データを記憶部１０５から読出す（ステップＳＥ９）。ＣＰＵ１０２は、印影データを読出すと、読出した印影データが表す印影と、稟議書ファイルが表す画像に含まれている印影とを比較し、同じ印影があるか否かを判断する（ステップＳＥ１０）。

上述したように、第３承認者は、記憶部１０５に記憶されている印影と同じ印影の印鑑を決裁印の欄に押印したので、決裁印の欄にある印影と、記憶部１０５から読出した印影データが表す印影は同じであると判断され、正当な承認者により承認が行われたと判断される（ステップＳＥ１０；ＹＥＳ）。ＣＰＵ１０２は、ステップＳＥ１０でＹＥＳと判断すると、新たな原本情報として第４原本情報「original-4」を生成して稟議書管理テーブルＴＢ１に格納すると共に、稟議書管理テーブルＴＢ１において、第３承認者の氏名に対応付けて格納されている稟議状況データの値を「１」とする（ステップＳＥ１３）。

次にＣＰＵ１０２は、次の承認者が存在するか否かを判断する。ここで、稟議状況フィールドに格納されている値は全て「１」となったので（ステップＳＥ１４；ＹＥＳ）、ＣＰＵ１０２は、起案者の氏名を稟議書管理テーブルＴＢ１から読み出す。次にＣＰＵ１０２は、読み出した氏名を検索キーとして社員テーブルＴＢ２を検索し、検索キーに対応付けて格納されている電子メールアドレスを読み出す（ステップＳＥ２３）。次にＣＰＵ１０２は、稟議書ファイルが表す画像中に埋め込まれている第３原本情報を除去し、稟議書ファイルが表す稟議書の画像に第４原本情報を埋め込み、この第４原本情報が埋め込まれた稟議書の画像を表す稟議書ファイルを生成する（ステップＳＥ２４）。そして、ＣＰＵ１０２は、稟議書ファイルを添付し、稟議が終了したことを伝える文章が本文中に記載された電子メールを生成し、読出した電子メールアドレスを宛先として、この電子メールを送信する（ステップＳＥ２５）。

稟議管理装置１００から送信された電子メールは、メールサーバ装置４００に送られた後、起案者が使用しているＰＣ３００Ａにより受信される。起案者によりＰＣ３００Ａが操作され、受信された電子メールを開封する旨の操作が行われると、電子メールの本文が表示される。これにより起案者は、稟議が終了したことを知る。また、起案者がＰＣ３００Ａを操作し、電子メールに添付された稟議書ファイルを保存する旨の操作を行うと、添付された稟議書ファイルがＰＣ３００Ａの記憶部に記憶される。

以上説明したように、本実施形態によれば、紙文書と電子文書とを併用して稟議を行うことが可能となる。また、稟議書が回覧される際には、原本であることを示す原本情報が稟議書ファイルが表す画像に付加される。稟議管理装置１００においてこの原本情報が用いられて原本であるか否かが確認され、原本であると判断された場合にのみ、稟議書を表す稟議書ファイルが稟議者へ回覧されていくので、回覧される稟議書の原本性を確保することができる。

［Ｃ．変形例］
上述した実施形態においては、ＰＣ３００を用いて、稟議の進行状況を確認できるようにしてもよい。具体的には、ＰＣ３００においてメニュー画面を表示させ、氏名の入力を起案者または承認者に促す。ＰＣ３００において、氏名が入力された後、メニュー画面に設けられている「進行状況確認」ボタンをクリックする操作が行われると、ＰＣ３００は、入力された氏名を含む状況確認メッセージを稟議管理装置１００へ送信する。稟議管理装置１００は、このメッセージを受信すると、メッセージに含まれている氏名と同じ氏名が格納されている稟議書管理テーブルＴＢ１を検索し、この稟議書管理テーブルＴＢ１に格納されている承認者の氏名と、稟議状況データとを読出す。稟議管理装置１００は、読出した承認者の氏名と、稟議状況データとをＰＣ３００へ送信する（稟議情報出力手段）。ＰＣ３００は、これらのデータを受信すると、受信したデータを表示する。承認者の氏名に対応付けて表示される稟議状況データの値を確認することにより、各承認者が稟議を終了したか否かを判断できる。

上述した実施形態において、稟議書管理装置１００は、稟議書ファイルが添付された電子メールを複数の承認者へ同時に配信し、稟議を分岐するようにしてもよい。
具体的には、例えば図１３に例示した回覧メニューにおいて、第２承認者の氏名を入力するテキストボックスＢＸ１１Ｂにカンマで区切って二人分の氏名が入力された場合、稟議書管理装置１００は、図１８に例示したように、第２承認者として二人の氏名を格納する。そして、第１承認者による稟議が終了した場合には、第２承認者として格納された二人の承認者の電子メールアドレスを読み出し、読出した電子メールを宛先として稟議書ファイルを送信し、稟議を分岐する。

上述した実施形態において、紙に印刷された稟議書を読み取り、読み取った稟議書を表す稟議書ファイルを稟議管理装置１００へ送信する際には、スキャンした文書に、稟議書の原本ではないことを示す記号（例えば、「済」などのマーク）を付すようにしてもよい。このような態様によれば、原本でない稟議書が容易にわかるようになる。

また、複合機２００に、回覧される稟議書の複写を不可とする機能を持たせるようにしてもよい。具体的には、複合機２００は、稟議書中に埋め込まれている原本情報を読み取り、その情報を稟議管理装置１００へ送信する。受信した原本情報が記憶している稟議書管理テーブルのいずれかに格納されている場合、稟議管理装置１００は、稟議書の複写を禁止する指示を送信する。この指示を受信した複合機２００は、稟議書の複写を行わず、稟議書の複写が不可であることを複合機２００の使用者へ報知する。

ＰＣ３００において、印影の画像を稟議書に付加する際、原本情報が付加されているか否かを確認し、原本情報がない場合には、印影の画像を付加できないようにしてもよい。

上述した実施形態において、印刷用紙に無線ＩＣタグなどの記憶媒体をもたせ、稟議書を印刷する際、原本情報を無線ＩＣタグに書き込むようにしてもよい。また、無線ＩＣタグを具備する紙文書をスキャンして読み取る際には、無線ＩＣタグに記録された原本情報を読み取り、この原本情報をスキャンにより得られた文書の画像に埋め込むようにしてもよい。

本発明の実施形態に係る通信システムの全体構成を示す図である。 同実施形態に係わる稟議管理装置１００のハードウェア構成を示すブロック図である。 同稟議管理装置１００に記憶されている稟議書管理テーブルＴＢ１のフォーマットを例示した図である。 同稟議管理装置１００に記憶されている社員テーブルＴＢ２のフォーマットを例示した図である。 同実施形態に係わるＰＣ３００が行う処理の流れを示したフローチャートである。 同実施形態に係わるＣＰＵ１０２が稟議書ファイルを受信した際に行う処理の流れを示すフローチャートである。 ＰＣ３００が行う処理の流れを示したフローチャートである。 ＰＣ３００が行う処理の流れを示したフローチャートである。 ＣＰＵ１０２が承認確認メッセージを受信した時に行う処理の流れを例示したフローチャートである。 ＣＰＵ１０２が承認確認メッセージを受信した時に行う処理の流れを例示したフローチャートである。 ＰＣ３００において表示される画面を例示した図である。 ＰＣ３００において表示された稟議書を例示した図である。 ＰＣ３００において表示される画面を例示した図である。 ＰＣ３００において表示される画面を例示した図である。 ＰＣ３００において表示される画面を例示した図である。 ＰＣ３００において表示される画面を例示した図である。 本発明の機能構成を示す図である。 変形例に係る稟議書管理テーブルのフォーマットを例示した図である。

符号の説明

１０・・・ＬＡＮ、１００・・・稟議管理装置、１０１・・・バス、１０２・・・ＣＰＵ、１０３・・・ＲＯＭ、１０４・・・ＲＡＭ、１０５・・・記憶部、１０６・・・通信部、１０７・・・Ｕ／Ｉ部、１０８・・・表示部、２００・・・複合機、３００Ａ，３００Ｂ，３００Ｃ，３００Ｄ・・・ＰＣ（端末装置）、４００・・・メールサーバ装置。

Claims (3)

1. 稟議書の原本であることを表す原本情報と、稟議者が稟議を承認した際に稟議書に付す標を示す認証データと、稟議者が前記稟議書の稟議を終了したか否かを表す稟議状況データとを記憶する記憶手段と、
   前記原本情報と前記認証データとを含む稟議書を表す稟議書ファイルを生成するファイル生成手段と、
   前記ファイル生成手段により生成された稟議書ファイルに含まれている原本情報が前記記憶手段に記憶されている原本情報と一致し、且つ、前記ファイル生成手段により生成された稟議書ファイルに含まれている認証データが前記記憶手段に記憶されている認証データと一致した場合、前記記憶手段に記憶されている原本情報を新たな原本情報に書き換えると共に、前記稟議書ファイルに含まれている原本情報を新たな原本情報に変更し、前記認証データに対応する稟議者の稟議状況データを、稟議が終了した旨に更新する更新手段と、
   前記稟議書の稟議者のうち稟議が終了していない稟議者を前記記憶手段に記憶されている稟議状況データに基づいて特定し、前記更新手段により原本情報が変更された稟議書ファイルを、特定された稟議者宛てに出力する出力手段と
   を有する稟議システム。
2. 前記稟議書ファイルが表す稟議書をシートに記録して出力すると共に、前記原本情報を前記シートが有する記録媒体に記録する記録手段を備えることを特徴とする請求項１に記載の稟議システム。
3. 前記稟議状況データを出力する稟議状況出力手段を有することを特徴とする請求項１に記載の稟議管理システム。

Images