JP4561156B2 - ドキュメント処理装置 - Google Patents

Description

本発明は、複数のスタッフが共同でドキュメントを作成する作業を支援するドキュメント処理装置に関する。

書籍を初めとする印刷物等、近年の多くのドキュメントは、複数のスタッフの共同作業によって作成されている。例えば、カメラマンが撮影した写真と、ライターが記述した文章とをデザイナがレイアウトし、さらにカットなどを描き添えて、原稿を作成する。また、編集者が当該原稿を確認し、修正を要する部分があれば、原稿に赤色のペンで修正依頼を描き加えてカメラマンやライター、デザイナなどに戻して修正依頼を行うことになっている。

従来、ここで赤色のペン入れ（いわゆる「赤入れ」）を行った原稿をライターなどに戻す作業は、ファクシミリなどを利用して行われていた。また、近年では原稿を電子的に例えば電子メールなどを用いて授受する、いわゆるリモートプルーフも試みられている。
特開平０９−１５３９１１号公報

しかしながら、上記従来の赤入れの方法では、修正依頼の数が多くなると、赤入れ済みのドキュメントを受け入れたライターやデザイナの側で、修正依頼を見落とす可能性が高くなる。特に、編集者は原稿全体をチェックするため、ライターやデザイナなど、各担当者ごとの修正依頼を記述するのではなく、すべての修正依頼を記述してしまう。

つまり、ライター側で受け取った赤入れ後の原稿には、デザイナ向けの修正依頼も含まれているのである。さらに編集者は、原稿の量が多くなるほど、どの担当者の分を修正したのかを把握することが困難になり、例えばデザイナ向けの修正がなくても、デザイナに赤入れ後の原稿を配信してしまうなどの場合も生じていた。この場合、赤入れ後の原稿を受領したデザイナは、自己担当分の修正個所がないことを一々確認しなければならず、利便性が低い。

そこで例えば、修正依頼自体を別の用紙に書き出して、各担当者ごとに分類して記述できるのであれば、特許文献１に開示されているような技術（宛先ごとに内容の異なる電子メールを送信するための技術）を利用できる可能性もある。しかしながら、赤入れは、原稿上のレイアウトについての修正依頼までも含むものであるから、個々の修正を別の用紙に書き出せば済むというものでもない。

本発明は上記実情に鑑みて為されたもので、赤入れなど、複数のスタッフが共同でドキュメントを作成する作業を支援できるドキュメント処理装置を提供することを、その目的の一つとする。

上記従来例の問題点を解決するための本発明は、ドキュメント処理装置であって、処理対象となったドキュメント上の対象部分の指定と、当該対象部分に関連づける関連データとの入力を、少なくとも一つ受け入れる手段と、前記入力された各関連データに、その宛先となる宛先情報が含まれているときには、当該宛先情報を抽出する宛先抽出手段と、前記抽出された宛先情報によって特定される送信先に、前記ドキュメントと、当該ドキュメントの前記対象部分に関連付けられた関連データとを送信する送信制御手段と、を含むことを特徴としている。

ここで前記宛先抽出手段が、宛先情報を含まない関連データを見いだしたときには、前記送信制御手段が、前記処理対象となったドキュメントに関連して予め定められた送信先に、当該処理対象となったドキュメントと、前記関連データとを送信することとしてもよい。

また前記送信制御手段は、前記抽出された宛先情報の各々を注目宛先情報として、注目宛先情報を含む関連データを選択し、当該選択した関連データと、前記処理対象となったドキュメントとを当該注目宛先情報によって特定される送信先に送信することとしてもよい。

また、前記関連データを複製する複製手段を含み、当該複製手段は、関連データの複製時に、当該関連データに含まれる宛先情報を除く少なくとも一部を除去し、関連データを複製した複製関連データを生成することとしてもよい。

さらに、上記従来例の問題点を解決するための本発明は、ドキュメント処理方法であって、コンピュータを用い、処理対象となったドキュメント上の対象部分の指定と、当該対象部分に関連づける関連データとの入力を、少なくとも一つ受け入れる工程と、前記入力された各関連データに、その宛先となる宛先情報が含まれているときには、当該宛先情報を抽出する工程と、前記抽出された宛先情報によって特定される送信先に、前記ドキュメントと、当該ドキュメントの前記対象部分に関連付けられた関連データとを送信する工程と、を実行することを特徴としている。

また、本発明の別の態様に係るプログラムは、コンピュータに、処理対象となったドキュメント上の対象部分の指定と、当該対象部分に関連づける関連データとの入力を、少なくとも一つ受け入れる手順と、前記入力された各関連データに、その宛先となる宛先情報が含まれているときには、当該宛先情報を抽出する手順と、前記抽出された宛先情報によって特定される送信先に、前記ドキュメントと、当該ドキュメントの前記対象部分に関連付けられた関連データとを送信する手順と、を実行させるものである。

本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係るドキュメント処理装置１は、図１に示すように、ドキュメントの作成に関与する各担当者側に配置されたドキュメント表示装置２にネットワークを介して接続されている。ドキュメント処理装置１は、制御部１１と記憶部１２とハードディスク部１３と操作部１４と表示部１５と通信部１６とを含んで構成されている。また、ドキュメント表示装置２は、制御部２１と記憶部２２とハードディスク部２３と操作部２４と表示部２５と通信部２６とを含む。

ドキュメント処理装置１の制御部１１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等であり、記憶部１２に格納されているプログラムに従って動作しており、処理対象となったドキュメントに関連する関連データの入力を、少なくとも一つ受け入れて、当該入力された各関連データに、その宛先となる宛先情報が含まれているときに、当該宛先情報を抽出する宛先情報抽出処理と、当該抽出された宛先情報によって特定される送信先に、処理対象となったドキュメントと関連データとを送信する送信制御処理と、を実行する。これらの各処理については、後に詳しく述べる。

記憶部１２は、ＲＡＭ（Random Access Memory）や、ＲＯＭ（Read Only Memory）等で実現され、制御部１１によって実行されるプログラムを格納している。また、この記憶部１２は、制御部１１の処理の実行に必要となる種々の情報を保持するワークメモリとしても動作する。

ハードディスク部１３は、制御部１１によって実行されるプログラムを格納している。またこのハードディスク部１３は、処理対象となったドキュメントなどを保持している。

操作部１４は、キーボードやマウスなどであり、利用者の操作の内容を受け入れて制御部１１に出力する。表示部１５は、ディスプレイ等であり、制御部１１から入力される指示に従って利用者に提示するべき情報を表示する。

通信部１６は、ネットワークに接続されており、ドキュメント表示装置２から種々のデータを受信して制御部１１に出力する。またこの通信部１６は、制御部１１から入力される指示に従い、種々のデータをその宛先となったドキュメント表示装置２に送出する。

ドキュメント表示装置２の制御部２１は、ＣＰＵ等であり、記憶部２２に格納されているプログラムに従って動作しており、ドキュメントと関連データとを表示する処理（関連データ表示処理）を実行している。この処理の具体的な内容については、後に詳しく述べる。

記憶部２２は、ＲＡＭや、ＲＯＭ等で実現され、制御部２１によって実行されるプログラムを格納している。また、この記憶部２２は、制御部２１の処理の実行に必要となる種々の情報を保持するワークメモリとしても動作する。

ハードディスク部２３は、制御部２１によって実行されるプログラムを格納している。またこのハードディスク部２３は、処理対象となったドキュメントなどを保持している。

操作部２４は、キーボードやマウスなどであり、利用者の操作の内容を受け入れて制御部２１に出力する。表示部２５は、ディスプレイ等であり、制御部２１から入力される指示に従って利用者に提示するべき情報を表示する。

通信部２６は、ネットワークに接続されており、ドキュメント処理装置１から種々のデータを受信して制御部２１に出力する。またこの通信部２６は、制御部２１から入力される指示に従い、種々のデータをその宛先となったドキュメント処理装置１に送出する。

ここで、ドキュメント処理装置１の制御部１１によって行われる各処理について説明する。

［入力受入処理］
制御部１１は、まず処理対象となったドキュメントを表示部１５に表示する。このドキュメントは例えばアドビ社のＰＤＦ（Portable Document Format）形式で作成され、制御部１１は、当該形式のデータからビットマップデータを生成して、表示部１５に出力する。なお、以下の説明では、ドキュメントがＰＤＦである場合を例として説明するが、これに限られるものではない。

ドキュメント処理装置１の利用者が赤入れを行う場合、赤入れの内容（修正依頼の記述など）を関連情報としてドキュメントに関連付ける。つまり、制御部１１は、ドキュメントの指定位置に関連情報を関連付けるべき旨の指示入力を利用者から受けて、当該指示に従って関連情報の入力を受け入れる画面を表示する（図２）。ここでは関連情報を入力する欄として、修正指示の概要を表す文字列（修正指示）の入力欄と、修正の具体的内容（修正内容）を示す記述の入力欄とのそれぞれが設けられている。そして当該画面で入力されたテキスト等をドキュメント上の指定された位置（対象部分）に関連付ける。

具体的にこの関連情報はＰＤＦにおける「注釈」として保持させることができる。一例として、テキストの注釈を関連付ける場合、ドキュメント上の指定された位置に文字列情報を関連付ける記述をドキュメント内に含める。

本実施の形態において特徴的なことの一つは、図２に示した画面に、関連情報の入力欄とともに、その関連情報の送信先を特定する宛先情報の入力欄が設けられていることである。制御部１１は、この宛先情報の入力欄に記述された宛先情報と、関連情報とを注釈の内容に含めて関連データ（ここではＰＤＦの注釈データと同様のデータ構造を有するものとする）を生成して、ドキュメントの記述に含める。この関連データの内容は、例えばアドビシステムズ著、株式会社ドキュメントシステム訳による「ＰＤＦリファレンス第２版」、２００１年９月２５日初版発行の３４２ページから３６１ページの「注釈」の項目に詳細に記述されているので、ここでの説明を省略する。

さらに、ここで関連データには、その状態を表す属性情報（状態属性情報）が含まれてもよい。この属性情報は例えば未読／既読の別、表示／非表示の別などの情報である。

また利用者は、複写（コピー）と貼付け（ペースト）操作によって関連データの関連付けを行うことができる。すなわち制御部１１は、再利用のための複写（コピー）の指示を受けると、現在複写の対象として選択されている関連データのうち、少なくとも関連情報を除いて、例えば関連データであることを表す情報と宛先情報とを複製関連データとして記憶部１２に格納する。そして貼付け（ペースト）指示を受けたときには、当該貼付け指示があった時点でマウスカーソルがあった位置を指定位置として、図２に示した画面を表示し、関連情報の入力を促す。このとき、図２に示した画面の宛先情報の入力欄には、コピーの指示を受けたときに記憶部１２に格納した複製関連データ内の宛先情報を設定する。

［宛先情報抽出処理］
また制御部１１は赤入れ後のドキュメントを各担当者に提供するべき旨の指示を受けて、図３に示す処理を開始し、送信先リストとなる文字列のリストを記憶する領域を初期化する（Ｓ１；初期化）。そして制御部１１は、ドキュメントに含まれる関連データのうち未だ選択されていないものを一つを選択して（Ｓ２）、選択した関連データに宛先情報が含まれているか否かを判断する（Ｓ３）。ここで関連データに宛先情報が含まれていれば（Ｙｅｓならば）、当該宛先情報と、現在の送信先リストとの論理和を演算し、その演算結果を新たな送信先リストとして記憶部１２に格納する（Ｓ４）。

具体的に、宛先情報が「Ａ」であり、現在の送信先リストが「Ｂ，Ｃ」であれば論理和の演算結果は、「Ａ，Ｂ，Ｃ」となり、宛先情報が「Ｂ」であり、現在の送信先リストが「Ｂ，Ｃ」であれば、論理和の演算結果は「Ｂ，Ｃ」となる。

制御部１１は、ドキュメントに未だ選択されていない関連データがあるか否かを調べ（Ｓ５）、選択されていない関連データがあれば（Ｙｅｓならば）、処理Ｓ２に戻って処理を続ける。一方、この処理Ｓ５において、ドキュメントに未だ選択されていない関連データがなければ（つまり、すべての関連データについての処理を終了したならば；Ｎｏならば）、処理を終了する。

また、処理Ｓ３において宛先情報が含まれていない場合は、予め定めた送信先を特定する既定送信先リストと、現在の送信先リストとの論理和を演算し、その演算結果を新たな送信先リストとして記憶部１２に格納し（Ｓ６）、処理Ｓ５に移行して処理を続ける。

なお、既定送信先リストは、ドキュメントごとに予め定めておくこととしてもよい。この場合、記憶部１２にドキュメントを識別する情報と、そのドキュメントに関連する既定送信先リストとを関連付けて格納しておき、制御部１１は、現在処理の対象となっているドキュメントに関連する既定送信先リストを記憶部１２から読出して、処理Ｓ６の処理を行う。

また、この既定送信先リストは、例えばドキュメントに係る担当者全員としておいてもよい。この場合、制御部１１は、処理Ｓ６の実行後に上記図３に示した処理を終了してもよい。

さらに、ここでは関連データを順次読出しながら宛先情報の論理和を演算しているが、一旦関連データ全体を読出した後で重複を排除する処理（例えばUNIX（登録商標）で広く利用されているuniqコマンドと同様の処理）を実行して送信先リストを生成してもよい。

［送信制御処理］
制御部１１は、宛先情報抽出処理によって生成された送信先リストを参照し、各送信先に対してドキュメントと、関連データとを送信する。また、制御部１１は、抽出された宛先情報の各々を注目宛先情報として、注目宛先情報を含む関連データを選択し、選択した関連データと処理対象となったドキュメントとを当該注目宛先情報によって特定される送信先に送信することとしてもよい。

［動作例］
つまり本実施の形態のドキュメント処理装置１は次のように動作する。ここではハードディスク部１３が、ドキュメントを識別する情報と、送信先を識別する情報（送信先の利用者名など）と、送信先を特定する宛先情報としての電子メールアドレスとを関連付けたアドレス帳データを格納しているものとする。

編集者は、受領したＰＤＦドキュメントを表示させ、ここで修正したい場所を見つけると、当該修正個所に関連データを関連付ける旨の指示を入力する。このとき編集者は、関連情報とともに、当該修正個所の修正依頼の相手先の電子メールアドレスを宛先情報として入力する。なお、図２の画面を提示する際、制御部１１は記憶部１２に格納されているアドレス帳データに含まれる電子メールアドレスを提示してもよい。利用者は、当該提示された電子メールアドレスから宛先を選択して入力できるようになる。

編集者は、赤入れ（修正個所の確認）を完了すると、関連データの送信指示を行う。制御部１１は当該送信指示を受けて、宛先情報抽出処理を実行する。例えば編集者が、ライター宛の修正依頼と、カメラマン宛の修正依頼とを含む関連データを関連付けた場合、制御部１１は、これらライター宛の修正依頼と、カメラマン宛の修正依頼とを見いだして、ライターの電子メールアドレス（例えば「writer@xxx.yyy.zzz」）と、カメラマンの電子メールアドレス（例えば「camera@yyy.zzz.xxx」）とを含む送信先リストを生成する。

そして制御部１１は、送信先リストに含まれる各宛先に対してドキュメントと関連データとを送信する。この場合ライターには、カメラマン宛の修正依頼をも送信されることとなるが、修正依頼の対象とならないデザイナに対しては関連データは送信されない。

さらに制御部１１は、編集者から宛先情報を含まない修正依頼が入力されたときには、既定送信先リストとして、例えば記憶部１２に格納されているアドレス帳データから、処理の対象となっているドキュメントに関連付けられた宛先情報をすべて抽出し（つまり、当該ドキュメントに係る担当者全員を宛先として）、当該抽出した宛先情報に対してドキュメントと関連データとを送信する。また別に既定送信先リストが設定されているときには、当該別に設定された既定送信先リストに含まれる宛先情報をすべて抽出し当該抽出した宛先情報に対してドキュメントと関連データとを送信することになる。

制御部１１はさらに、抽出された宛先情報ごとに、宛先情報を含む関連データを選択的に宛先情報に送信することとしてもよい。この場合は、各宛先に送信される関連データが異なるものとなり、ライターに対してはライター宛の修正個所のみが送信され、カメラマンにはカメラマン宛の修正個所のみが送信されることになる。

［校数管理］
さらにドキュメント処理装置１の制御部１１は、各ドキュメントについて、ドキュメントを識別する情報と、当該情報により識別されるドキュメントの校数（初校・再校・３校…の別）の情報とを関連付けて、記憶部１２やハードディスク部１３に格納して保持してもよい。

具体的に制御部１１は、処理対象となったドキュメントを初めて受け入れた場合には、当該受け入れたドキュメントを識別する情報に関連付けて、初校であることを表す校数情報を記憶部１２やハードディスク部１３に格納する。

そして、関連データを生成して送信した後、再度当該ドキュメント（修正後のドキュメント）が受け入れられたときには、当該ドキュメントに関連づけられている校数情報をインクリメントして「再校」であることを表すものに書換える。以下、修正後のドキュメントを受け入れるたびに当該ドキュメントに関連づけられている校数情報をインクリメントしていけばよい。

こうして管理される校数情報は、各関連情報に含められてもよい。このようにすると、各関連情報が何校で関連付けられたものであるかを確認できるようになる。

［関連データ表示処理］
次に、ドキュメント表示装置２の制御部２１における関連データ表示処理について説明する。制御部２１は、ドキュメント処理装置１から関連データを受信すると、これをハードディスク部２３に格納して保持する。具体的に、ドキュメントと関連データとは、電子メールの添付ファイルとして受信される。制御部２１は、利用者から当該関連データを表示するべき旨の指示を受けると、ドキュメントと関連データとを表示する処理を行う。

本実施の形態ではドキュメントがＰＤＦを用いて記述され、関連データは当該ＰＤＦ内の注釈データとして記述されるので、利用者が電子メールに添付されたＰＤＦファイルを開く指示を行ったときに、制御部２１が、ＰＤＦ表示プログラムの処理に基づいてこのＰＤＦファイルを読出して表示部２５にドキュメントを表示することになる。この表示時に、関連データとしての注釈のデータも併せて表示される。

なお関連データの表示は、例えば図４に示すように、ドキュメントに付された付箋のメタファーとして、ドキュメントの表示領域からはみ出して表示してもよい。

［表示／非表示の制御］
ドキュメント表示装置２の制御部２１は、さらに、各関連データに含まれる宛先情報に基づき、当該宛先情報に関係する所定の表示条件を満足するか否かによって、各関連データを表示するか否かを決定し、表示すると決定した関連データのみを表示するようにしてもよい。

具体的に所定の表示条件としては、ドキュメント表示装置２の利用者の電子メールアドレス（受入側識別情報に相当する）と宛先情報とが一致するとの条件などがある。また、宛先情報の一部が所定の文字列に一致しているとの条件であってもよい。例えば宛先情報としての電子メールアドレスのうち、ドメイン名以下の部分（例えば「user@host.domain.co.jp」のうち「domain.co.jp」の部分など）の文字列が所定の文字列に一致しているときに、当該関連データを表示すると決定する。

このようにすると、ドキュメント処理装置１から、受信したドキュメント内に、他者宛の関連データが含まれている場合にも、そのうち自己宛の関連データや自社宛の関連データなど、宛先情報に応じて関連データを選択的に表示させることができる。

また、各関連データに含まれる状態属性情報により、非表示の属性となっているものを表示しないように制御してもよい。具体的に、制御部２１は、ドキュメントに関連づけられている関連データの各々について、その状態属性情報を参照し、当該状態属性情報により表示する旨の属性情報（本発明の表示設定に相当する）を含む関連データを選択する。そして選択した関連データのうち、上記宛先情報に関係する所定条件を満足する関連データを表示する。

［一覧表示］
ドキュメント表示装置２の制御部２１は、また、関連データの一覧を生成して提示してもよい。具体的に制御部２１は、ドキュメント処理装置１から受信したドキュメントに関連づけられている関連データを抽出する。そして抽出した関連データを、それに含まれる校数情報の順に並べ替え、さらに同一校数内ではドキュメント内の記述順（ページの順となる）に並べ替えて、一覧表情報を生成する。そして制御部２１は、この一覧表情報を表示部２５に表示する。

具体的に、この一覧表情報は図５に示すように、ドキュメントを識別する情報と、校数情報と、関連データごとの識別子と、関連データが関連づけられているドキュメント上のページと、関連データの内容（修正指示や修正内容など）とをリスト表示したものである。

さらに、この一覧表示の際にも、上記の表示／非表示の制御を行うこととしてもよい。表示／非表示の制御を行うことで、一覧表示においても、例えば宛先情報に応じた選択的表示が行われるようになる。

［ドキュメントの修正に関する動作］
ドキュメント表示装置２の利用者は、関連データに含まれる修正指示等に対応して、ドキュメントの内容を修正する指示を入力する。制御部２１は、入力された修正指示に応答して、ドキュメントの内容を変更してハードディスク部２３に上書き保存する。この際、修正指示により内容を変更したドキュメントの部分の表示位置に関連づけられた関連データについては、その状態属性情報を「非表示」に変更してもよい。また、利用者は、各関連データの表示／非表示の設定を変更するべき旨の指示を明示的に入力してもよい。

さらにこれら状態属性情報は、利用者を識別する情報（例えば宛先情報そのものなど）に応じて複数設定されてもよい。例えば図６に示すように、表示／非表示の設定を利用者毎に異ならせておけば、次のような処理が実現できる。

すなわち、校正を担当する編集者Ａが、ドキュメント処理装置１を操作して校正個所に関連データを関連づけ、これを各担当者に送信する。このとき、ライターの修正個所に係る関連データの状態属性情報は、例えばライターについては「表示」、デザイナ等については「非表示」、編集者Ａ自身については「表示」と設定しておく。

ライターの利用するドキュメント表示装置２は、当該関連データとともにドキュメントを受信する。そしてドキュメント表示装置２の制御部２１は、各関連データのうち、ライター（ドキュメント表示装置２の利用者）に対応した状態属性情報が「表示」に設定されている関連データを表示部２５に表示する。

ライターは、表示されている関連データを参照しながら、ドキュメントを修正する。そして修正を完了した関連データの状態属性情報を非表示と設定する。このとき、ドキュメント表示装置２の制御部２１は、ライター（ドキュメント表示装置２の利用者）に対応した状態属性情報を「非表示」に設定する。つまり、編集者Ａに対応する状態属性情報は「表示」のままとなる。

そしてライターが修正後のドキュメントを関連データとともに編集者Ａに返信すると、編集者Ａ側のドキュメント処理装置１の制御部１１が、ドキュメント表示装置２の制御部２１の関連データ表示処理と同様の表示処理を行い、各関連データのうち、編集者Ａ（ドキュメント処理装置１の利用者）に対応した状態属性情報が「表示」に設定されている関連データを表示部１５に表示する。

これにより、ライター側で修正して「非表示」に設定した関連データも、編集者Ａ側では再度表示されるようになり、編集者Ａは、修正が正しく行われているか否かを確認できるようになる。なお、ドキュメント処理装置１の制御部１１は、他の宛先情報に関連づけられた状態属性情報が「表示」になっているか否かに応じて、関連データの表示態様を異ならせてもよい。例えば、ライターに対応する状態属性情報が「表示」になっている関連データについては、薄い青色で塗りつぶした矩形内に関連情報の文字列を表示したものとし、ライターに対応する状態属性情報が「非表示」になっている関連データについては、薄い黄色で塗りつぶした矩形内に関連情報の文字列を表示したものとするなど、色を違えて表示してもよい。

［ドキュメントの要素ごとの関連づけ］
ここまでの説明では、関連データは、ドキュメント内に含まれ、ドキュメント上の指定された位置に重ね合わせて表示されることとなっていたが、関連データを関連付する対象部分は、ドキュメントに含まれるドキュメント要素（テキストや図形などの要素）であってもよい。すなわち、ライターが作成したテキストやカメラマンが撮影した写真など、個々のドキュメント要素ごとに、これらを編集してドキュメントを作成する編集者がその作成者を特定する情報（例えば宛先情報）を含めてドキュメントの形式（例えばＰＤＦ形式）に変換する。

具体的には、ＰＤＦに含まれるテキストや写真、絵柄といったドキュメント要素を表すオブジェクト（obj）ごとに、例えばコメントとしてそのオブジェクトに係るドキュメント要素の作成者の宛先情報を含めてもよい。これによりドキュメント要素ごとにその作成者を特定する情報を関連付けることができる。

ドキュメント処理装置１の利用者は、関連データをドキュメントに関連付ける際に、当該ドキュメントに含まれるドキュメント要素のいずれかに関連データを関連付けるよう指示する。すると、ドキュメント処理装置１の制御部１１は、関連付けの対象となったドキュメント要素の記述から、当該ドキュメント要素の作成者を特定する情報があるか否かを調べる。そして当該ドキュメント要素の作成者を特定する情報があれば、当該情報を抽出する。

制御部１１は、図２に示したのと同様の画面（関連情報入力用の画面）を表示する。このときドキュメント要素の作成者を特定する情報が抽出されていれば、関連情報の送信先を特定する宛先情報の入力欄に当該抽出した情報によって特定される作成者の宛先情報を設定する。具体的にドキュメント要素の作成者を特定する情報を宛先情報そのものとしておけば、制御部１１は、宛先情報の入力欄に抽出した宛先情報をそのまま設定する。

制御部１１は、関連情報入力用の画面を介して入力されたテキスト等を指定されたドキュメント要素に関連付けて関連データを生成し、この関連データをドキュメントに含める。具体的にはドキュメント要素を識別する情報として、例えばドキュメント要素ごとにオブジェクト識別番号が付与されている場合、関連付けの対象となったドキュメント要素のオブジェクト識別番号を含んだ関連データを生成する。なお、ここではドキュメント要素は、ドキュメント中のオブジェクト（テキストや図形など）の単位としていたが、これに限られず、例えばテキストの一部文字列を関連付けの対象となるドキュメント要素としてもよい。この場合は、当該文字列部分を特定する情報（例えば文字列のテキスト内の位置）に関連データを関連付けし、また、当該文字列部分を含むテキスト等のオブジェクトに関連づけられている宛先情報（作成者を特定する情報）を、関連データに含める。

さらに、ドキュメント要素に関連付けを行う場合は、制御部１１は、宛先情報ごとに、当該宛先情報に係るものとして抽出した各関連データについて、当該各関連データに係るドキュメント要素と、当該各関連データに係るドキュメント要素以外のドキュメント要素とを互いに異なる態様で表示させる所定処理を実行してもよい。

具体的に、制御部１１は宛先情報抽出処理の際に抽出された宛先情報ごとに、宛先情報を含む関連データを選択する。そしてここで選択した関連データの各々の関連付けの対象となっているドキュメント要素を特定する。そして特定した各ドキュメント要素と、特定した各ドキュメント要素以外のドキュメント要素とを、例えば互いに異なる解像度で表示させる指示を含める。

一例として、送信先ごとに、当該送信先の宛先情報を含む関連データが関連付けされたドキュメント要素については、出力側の最高解像度で出力させ、それ以外のドキュメント要素については、７２ｄｐｉ（dot par inch）以下の解像度でのみ出力可能として設定してもよい。

また、別の例では、送信先ごとに、当該送信先の宛先情報を含む関連データが関連付けされたドキュメント要素以外のドキュメント要素については、当該ドキュメント要素内の文字や図形の色が薄くなるように色指定の記述を追記してもよい。

この制御部１１の処理により、例えばライター側で受信したドキュメントと関連データとをドキュメント表示装置２で表示させると、その制御部２１が、ドキュメント要素ごとの指示に従って、ライター宛の修正個所に関連付けられたドキュメント要素は元のドキュメントの色通りの色で表示し、それ以外のドキュメント要素は、元のドキュメントの色よりも薄い色に調整して表示する。関連データの受信側は、指示のある箇所とそうでない箇所とが互いに異なる態様で表示され、指示のある箇所をより容易に認識できるようになる。

さらにこの場合も、ドキュメント処理装置１の制御部１１は、抽出された宛先情報ごとに宛先情報を含む関連データを選択的に宛先情報に送信することとして、例えばライターに対してはライター宛の修正個所のみを送信するようにしてもよい。

なお、ここではドキュメント処理装置１側で、関連データの関連付けられたドキュメント要素と、それ以外のドキュメント要素との表示態様を異ならせるようにドキュメントの記述を書き換える例について説明したが、ドキュメント表示装置２側で、関連データの関連付けられたドキュメント要素と、それ以外のドキュメント要素との表示態様を異ならせる処理を行ってもよい。

すなわち、ドキュメント表示装置２の制御部２１は、利用者の電子メールアドレスなど、利用者に係る宛先情報を含む関連データが関連付けされているドキュメント要素については、表示部２５の最高解像度で表示出力し、それ以外のドキュメント要素については、表示しない（あるいは、当該ドキュメント要素の占める領域を矩形等の簡易図形で表す簡易表示を行う）ようにしてもよい。

［動作］
このように本実施の形態によると、ドキュメントの修正指示等に宛先情報を含めて設定し、当該修正指示を送信する側であるドキュメント処理装置１がドキュメントに対する修正指示内の宛先情報で指定されていない宛先には修正指示を送信しないように制御している。

これにより、ドキュメントの作成に関わる担当者のうち、修正指示を受けない担当者が、他人宛の修正指示を受け取ることがなくなり、利便性を向上できる。

また、当該修正指示を受信する側であるドキュメント表示装置２は、その一覧を表示する際、ドキュメント表示装置２の利用者に係る宛先情報以外の宛先情報のみを含む修正指示は表示しないように制御している。

これにより、ドキュメントの作成に関わる各担当者は、自己宛の修正指示を容易に識別できるようになる。このように本実施の形態によれば、赤入れなど、複数のスタッフが共同でドキュメントを作成する作業が支援される。

さらに、本実施の形態の別の例では、ドキュメント処理装置１が宛先ごとに、当該宛先に係る修正指示のみを選択的に送信する。この場合、ドキュメント表示装置２が、そのまま一覧を表示しても、ドキュメント表示装置２の利用者に係る宛先情報以外の宛先情報のみを含む修正指示は表示されない。

さらにドキュメント要素ごとに修正指示が関連付けられる場合、ドキュメント処理装置１側は、修正指示が関連付されたドキュメント要素と、それ以外のドキュメント要素とを互いに異なる態様で表示するよう、ドキュメントを書換えて、ドキュメント表示装置２側に送信してもよい。

また、これに代えて、ドキュメント表示装置２側で、修正指示が関連付されたドキュメント要素と、それ以外のドキュメント要素とを互いに異なる態様で表示するよう処理してもよい。

このようにすると、ドキュメントの作成に関わる各担当者は、自己宛の修正指示を容易に識別できるようになる。

このようにドキュメント要素ごとに修正指示を関連付ける場合は、各ドキュメント要素ごとに予め作成者を特定する情報など、修正指示の送信先である宛先情報を関連付けておいてもよい。ドキュメント処理装置１側では、修正指示の関連付け指示があったとき、その関連付けの対象となったドキュメント要素に予め関連付けされた宛先情報を、修正指示の宛先情報として、ドキュメントの修正指示等に当該宛先情報を含めて設定し、ドキュメントに対する修正指示内の宛先情報で指定されていない宛先には修正指示を送信しないように制御する。

本発明の実施の形態に係るドキュメント処理装置の構成ブロック図である。 関連データの入力インタフェースの例を表す説明図である。 関連データの送信に係る処理例を表すフローチャート図である。 関連データの表示例を表す説明図である。 関連データの一覧表の表示例を表す説明図である。 状態属性情報の内容例を表す説明図である。

符号の説明

１ ドキュメント処理装置、２ ドキュメント表示装置、１１，２１ 制御部、１２，２２ 記憶部、１３，２３ ハードディスク部、１４，２４ 操作部、１５，２５ 表示部、１６，２６ 通信部。

Claims (5)

1. 処理対象となったドキュメント上の修正指示対象部分の指定とともに、当該修正指示対象部分に関連づける関連情報を含み、当該関連情報の送信先を特定する宛先情報を含み得る関連データの入力を、少なくとも一つ受け入れる手段と、
   前記受け入れる手段に入力された各関連データに、その宛先となる宛先情報が含まれているときには、当該宛先情報を抽出する宛先抽出手段と、
   前記抽出する手段によって抽出された宛先情報によって特定される送信先に、前記ドキュメントと、当該ドキュメントの前記修正指示対象部分に関連付けられた関連データとを送信する送信制御手段と、
   を含むことを特徴とするドキュメント処理装置。
2. 処理対象となったドキュメント上の修正指示対象部分の指定とともに、当該修正指示対象部分に関連づける関連情報を含み、当該関連情報の送信先を特定する宛先情報を含み得る関連データの入力を、少なくとも一つ受け入れる手段と、
   前記受け入れる手段に入力された各関連データに、その宛先となる宛先情報が含まれているときには、当該宛先情報を抽出する宛先抽出手段と、
   前記抽出する手段によって抽出された宛先情報によって特定される送信先に、前記ドキュメントと、当該ドキュメントの前記修正指示対象部分に関連付けられた関連データとを送信する送信制御手段と、
   前記関連データを複製する複製手段と、を含み、
   当該複製手段は、関連データの複製時に、当該関連データに含まれる宛先情報を除く少なくとも一部を除去し、関連データを複製した複製関連データを生成する
   ことを特徴とするドキュメント処理装置。
3. 請求項１または２に記載のドキュメント処理装置であって、
   前記宛先抽出手段が、宛先情報を含まない関連データを見いだしたときには、前記送信制御手段が、前記処理対象となったドキュメントに関連して予め定められた送信先に、当該処理対象となったドキュメントと、前記関連データとを送信する
   ことを特徴とするドキュメント処理装置。
4. 請求項１から３のいずれか一項に記載のドキュメント処理装置であって、
   前記送信制御手段は、前記抽出された宛先情報の各々を注目宛先情報として、注目宛先情報を含む関連データを選択し、当該選択した関連データと、前記処理対象となったドキュメントとを当該注目宛先情報によって特定される送信先に送信する
   ことを特徴とするドキュメント処理装置。
5. コンピュータに、
   処理対象となったドキュメント上の修正指示対象部分の指定とともに、当該修正指示対象部分に関連づける関連情報を含み、当該関連情報の送信先を特定する宛先情報を含み得る関連データの入力を、少なくとも一つ受け入れる手順と、
   前記受け入れる手順に入力された各関連データに、その宛先となる宛先情報が含まれているときには、当該宛先情報を抽出する手順と、
   前記抽出する手順にて抽出された宛先情報によって特定される送信先に、前記ドキュメントと、当該ドキュメントの前記修正指示対象部分に関連付けられた関連データとを送信する手順と、
   を実行させるためのプログラム。

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