JPH06326732A - 文書回覧におけるコメント管理方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】電子メールを利用した文書回覧において、文書
の書式を損わないコメント記入を可能とし、さらに、文
書に記入されたコメントについて、その記入者や記入日
時を管理する。 【構成】端末ＳＴ間で送受信される文書はすべて画像デ
−タとし、文書を受信した端末におけるコメント記入
は、受信者が各端末に用意されているエディタ６−３を
用いて作成したコメントを画像化し、受信文書に合成す
ることにより実現される。コメント領域は、発信者ある
いは受信者がディスプレイ１に表示された文書上で、座
標位置指定手段３を用いて指定する。各コメント領域に
ついては、その座標情報と、記入者等のコメント領域情
報が生成され、コメントの合成された文書とコメント領
域情報とが電子メールにより次の回覧先へ送信される。
次の回覧先では、コメント領域情報に基づいて文書の表
示を行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、電子メールを利用した
複数の端末間での文書回覧に係り、各端末上で文書に対
して記入されるコメントの管理方法及び装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、オフィスでの生産性を高めること
を目的としてネットワークシステムを備えたＯＡ環境の
構築が進められている。ネットワークシステムを利用し
て、電話回線、ＬＡＮなどに接続された端末間で文書を
交換する手段として電子メールがある。電子メールによ
り受信した文書に対してコメントを付けて文書の発信元
に返信したり、それ以外の人に送信するような場合、文
書の受信者は、エディタを用いて受信文書の編集作業を
行うなどして、コメントの挿入、追加を施した文書を作
成し、送信することができる。ただし、文書を複数の人
に回覧する場合には、コメントの挿入、追加に伴う文書
の書き替えが繰り返されるため、文書とコメントの区別
も、記入されたコメントが誰によるものなのかも文書の
受信者の判断に任される。

【０００３】電子メールを利用してコメントと文書を送
受信する方法として、例えば特開平１−２７０１６７号
がある。特開平１−２７０１６７号では、コメントを文
書に貼り付けるメモとして扱うメモ付き文書の送受信
を、電子メールにより送受信するデ−タを文書デ−タと
メモデ−タとに分割し、文書にメモが貼り付けられる度
にメモデ−タを追加することにより実現している。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】組織内に発生するオフ
ィス業務では、いくつかの記入欄が設けられた定形の書
式を持つ文書に対して、担当者が記入欄に必要事項を記
入し、次に、その上長が別の記入欄にコメントを記入
し、必要に応じて関連部門の関係者が所定の記入欄にコ
メントを記入するようになっているものが多い。このよ
うに、複数の人に回覧し、所定の記入欄が順次埋められ
ることにより完成するビジネス文書は非常に多い。

【０００５】このような文書を電子メールを利用して回
覧する場合には、文書自体を書き替えることなくコメン
トをメモとして追加していく方法もあるが文書ファイル
の管理が複雑になる。むしろ、１つの文書を順次回覧し
ながら各回覧先で文書自体に直接コメントを記入し、文
書を書き替えていくほうが望ましい。もちろん、文書の
書き替えに伴い、書式が損なわれてはならない。

【０００６】本発明の目的は、異機種の端末間での電子
メールを利用した文書回覧において、文書の書式を損な
わないコメント記入を可能とするコメント管理方式を提
供することにある。

【０００７】本発明の他の目的は、電子メールで回覧さ
れる文書に記入されたコメントについて、コメントの記
入者や記入日時を管理する方式を提供することにある。

【０００８】

【課題を解決するための手段】本発明では、電子メール
で文書を受信した端末において、その文書をディスプレ
イに表示し、受信者がディスプレイ上で文書に対するコ
メント記入作業を行う。受信者は、コメント記入作業と
して、文書に対してコメントを記入したい領域を位置指
定手段により指定して、その領域をコメント領域として
確保する。端末では、さらに、確保済みのコメント領域
へのコメント記入を実行すると共に、コメント領域の座
標位置、コメント記入者、記入日時等を付加して、コメ
ント領域情報を生成する。そして、コメントの合成され
た文書とコメント領域情報とを合わせてコメント付き文
書として、電子メールにより次の回覧先へ送信する。

【０００９】文書中に記入する必要のないコメントにつ
いては、文書を書き替えないメモを併用する。

【００１０】

【作用】端末では、受信した文書に、コメント領域情報
の座標情報から生成したコメント領域枠を重ねあわせて
ディスプレイに表示する。受信者はディスプレイ上で、
文書中にコメント領域枠で囲まれたコメントを見分け、
各コメントについて、記入者および記入日時を参照する
ことが可能である。また、ディスプレイ上に表示されて
いる文書に対して、コメントを記入したい位置を座標位
置指定手段等により指定し、エディタ等でコメントを作
成することにより、コメントを記入することも可能であ
る。さらに、文書の発信者が、文書および回覧先を入力
し、回覧を開始する前にあらかじめ文書中に数個のコメ
ント領域を確保し、各コメント領域を特定の回覧先に割
当てておくことにより、各回覧先で各自に割当てられて
いるコメント領域に対してコメントを記入していくよう
な文書回覧も可能となる。

【００１１】

【実施例】以下、本発明の実施例を図面を用いて説明す
る。図１は、電子メールを利用した文書回覧を実現する
ためのシステム構成を示す。端末ＳＴ１，…，ＳＴｎは
電話回線等のネットワークＮＷに接続されており、端末
間では電子メールによる文書の送受信が可能である。

【００１２】各端末のユーザは、端末に文書と回覧先を
入力して文書回覧を開始し、一方では、端末を介して受
信した文書を参照し、さらに、その文書を次の回覧先へ
送信する。いずれの場合も、文書を送信する前に、必要
に応じて、文書に対してコメントを記入したり、メモを
添付してもよい。ただし、文書およびコメント、メモは
画像デ−タ形式で電子メールにより送受信するものとす
る。

【００１３】端末ＳＴｊの構成は、図に示すように、デ
ィスプレイ１と、キーボード２と、座標位置指定手段３
と、スキャナ４と、デ−タファイル５と、メモリ６と、
ＣＰＵ７とモデム８とからなる。メモリ６は、ＲＯＭ６
−１とＲＡＭ６−２とエディタ６−３とから構成されて
いる。ＲＯＭ６−１は、文書を作成し、回覧を開始する
ための回覧文書作成プログラム６−１１と、電子メール
により受信した文書をデ−タファイル５に格納するため
の回覧文書受信処理プログラム６−１２と、デ−タファ
イル５に格納されている文書を参照するための受信文書
参照プログラム６−１３とからなる。ＲＡＭ６−２は受
信した電子メールを一時格納しておく受信デ−タ格納領
域６−２１と、デ−タファイル５に格納した文書を管理
する受信文書管理テーブル６−２２とからなる。

【００１４】図２は、文書に記入されたコメントの管理
方法を示す。文書１０の受信者が、端末Ａで、コメント
を記入したい領域１１ａを座標位置指定手段３により指
定し、エディタ６−３を用いてコメントを作成すると、
領域１１ａはコメント領域として確保される。コメント
の表示領域１２は画像デ−タ（コメント画像）に変換さ
れてコメント領域１１ａに貼り付けられるように合成さ
れる。ここで、コメントの表示領域１２のサイズがコメ
ント領域１１ａのサイズと異なる場合には、コメント画
像はコメント領域１１ａのサイズに合うように拡大／縮
小されてからコメント領域１１ａに合成される。あるい
は、逆に、コメントの表示領域１２のサイズに合わせて
コメント領域１１ａを再指定することも可能である。

【００１５】このように、文書へのコメント画像の合成
が行われると、次の回覧先（端末Ｂ）には、コメント画
像の合成を受けて書き替えられた文書１３と、文書１３
中のコメント画像を合成されたコメント領域１１ｂに関
するコメント領域情報１４とを送信する。コメント領域
情報１４は、文書１３中のコメント領域１１ｂを示す座
標情報（始点(Ｘ1,Ｙ1)、終点(Ｘ2,Ｙ2)）と、コメント
記入者名と、コメント記入日時とからなる。次の回覧先
の端末Ｂでは、文書１３とコメント領域情報１４とを受
信して、ディスプレイ１に文書１３を表示し、さらに、
文書１３中のコメント領域１１ｂについては、コメント
領域情報１４をもとに、コメント領域１１ｂの色分け表
示や、コメント記入者名、記入日時の表示制御を行う。
そして、端末Ａと同様にコメントを記入し、次の回覧先
へ送信する。このように、文書１０は端末間でやり取り
される間に幾度ものコメント記入操作を受け、その度に
コメント領域情報を追加され、文書１０に記入されたコ
メントの数だけコメント領域情報を持つことになる。

【００１６】図３は、各端末上で起動される文書回覧シ
ステムのフローチャートである。システムが起動される
と、まず、ステップ３２で、ディスプレイ１に初期画面
が表示される。メール受信時には、ステップ３６のメー
ル受信処理に移る。ユーザが初期画面上でコマンドを入
力すると、ステップ４０のコマンド入力処理に移り、シ
ステム終了コマンド入力時には、システムを終了する。

【００１７】まず、ステップ４０のコマンド入力処理に
ついて説明する。図４に示すように、ユーザは、初期画
面上で、回覧文書作成コマンド（４０２）と、受信文書
参照コマンド（４０６）と、システム終了コマンド（４
１０）の入力が可能である。ユーザが回覧文書作成コマ
ンドを入力すると、ステップ４０４の回覧文書作成処理
に移り、受信文書参照コマンドを入力すると、ステップ
４０８の受信文書参照処理に移る。

【００１８】回覧文書作成処理４０４では、ユーザから
の文書および回覧先の入力を受け付け、回覧を開始す
る。ユーザは、自分が入力した文書に対してコメント記
入やメモ添付を施してから、回覧の開始を要求すること
もできる。

【００１９】図５に回覧文書作成処理の処理フローを示
す。まず、ステップ４０４１で、図６に示すような回覧
文書作成画面を表示する。画面上には、文書入力モード
に移るための文書入力コマンド５１１と、回覧先入力モ
ードに移るための回覧先入力コマンド５１２と、コメン
ト記入モードに移るためのコメント記入コマンド５１３
と、メモ添付モードに移るためのメモ添付コマンド５１
４と、回覧文書処理を終了するための取消コマンド５１
５と、入力した文書の回覧を開始するための送信コマン
ド５１６と、入力された文書、コメント、メモを表示す
るための文書表示スペース５１７とが用意されている。

【００２０】ユーザにより各コマンドが入力されると、
ステップ４０４３の文書入力処理、ステップ４０４５の
回覧先入力処理、ステップ４０４７のコメント記入処
理、ステップ４０４９のメモ添付処理が行われる。ユー
ザが取消コマンド５１５を入力すると、そのまま回覧文
書作成処理を終了し、送信コマンド５１６を入力する
と、回覧を開始するためにステップ４０５２で最初の回
覧先に対する文書送信処理を行う。

【００２１】文書入力処理４０４３では、図７に示すよ
うな、エディタ起動、スキャナ４による画像文書の読み
込み、デ−タファイル５に格納されている文書（画像デ
−タ）の呼出しを行うためのコマンド（５３１，５３
２，５３３）と、文書を作成するための文書入力スペー
ス５３６とが用意されている文書入力画面を表示し、ユ
ーザはこれらを利用して文書を作成する。但し、端末間
でやり取りする文書は画像デ−タであるから、エディタ
で作成した文書は画像デ−タに変換される。

【００２２】回覧先入力処理４０４５では、図８のよう
な回覧先入力画面５５３を表示して、回覧先入力を受け
付け、回覧先リストを作成する。

【００２３】コメント記入処理４０４７を図９に示す。
まずステップ４０４７１において、図１０のようなコメ
ント作成画面を表示し、これからコメントを記入しよう
とする文書をコメント作成スペース７１７に表示する。
ユーザは、コメント領域指定コマンド７１１を入力し、
コメント作成スペース７１７上でコメントを記入したい
領域を座標位置指定手段３で指定することにより、その
領域をコメント領域として確保し、そして、コメントを
エディタ起動、スキャナ入力、文書呼出しにより作成す
る。

【００２４】ユーザによるコメント領域の指定およびコ
メント作成が終了すると、ステップ４０４７３でコメン
トの表示領域を画像デ−タ（コメント画像）に変換す
る。ステップ４０４７４でコメントの表示領域のサイズ
をチェックし、ステップ４０４７５でコメント領域のサ
イズに合わせてコメント画像を拡大／縮小した後、ステ
ップ４０４７６でコメント領域へのコメント画像の合成
を行う。なお、コメント画像を拡大／縮小する代わり
に、コメントの表示領域のサイズに合わせてコメント領
域を再確保してもよい。このように、文書へのコメント
画像の合成を行うとともに、画像合成が行われたコメン
ト領域について、ステップ４０４７７で領域の座標情報
とコメント記入者とコメント記入日時とからなるコメン
ト領域情報を生成する。

【００２５】上記のような、コメント記入者自身がコメ
ント記入時にコメント領域を確保する以外に、回覧先入
力処理により入力済みである回覧先について、文書の発
信元で、各回覧先についてコメントを入力すべき領域を
確保し、各回覧先に領域を割り当てることも可能であ
る。この場合、上記と同様なコメント領域情報におい
て、コメント記入者の代わりにコメント記入予定者を指
定することにより、コメント領域を特定の回覧先に割り
当て、実際にその回覧先によりコメントが記入された時
点で記入日時が書き込まれる。

【００２６】メモ添付処理４０４９では、メモの宛先を
指定するための図１１のような宛先入力画面５９３を表
示する。ユーザによる宛先入力が終了すると、文書入力
画面やコメント作成画面と同様な入力を可能とする、図
１２のようなメモ作成画面５９９を表示する。ここで作
成されたメモも同様に画像デ−タに変換され、その画像
デ−タ及び宛先及び作成者名、作成日付は、メモ情報と
して、文書とコメント領域情報と共に次の回覧先へ送信
される。

【００２７】文書送信処理４０５２では、入力済みの文
書、回覧先リスト、コメント領域情報、メモ情報から、
図１３に示すような送信デ−タ６００を作成し、次の回
覧先（ここでは、最初の回覧先）へ送信する。この送信
デ−タ６００は、メールヘッダ６１１、発信者６１２、
回覧開始日時６１３、回覧先リスト６１４、文書データ
６１５、コメント領域情報６１６、メモ情報６１７から
なっている。回覧先リスト６１４中の参照フラグ６１４
２Ｂは、ユーザにより入力された各回覧先への文書の回
覧が済んでいるかどうかを示すものであり、回覧先入力
処理４０４５における回覧先リスト作成時に「未回覧」
にセットされ、各回覧先への回覧時に回覧先の端末によ
り「未回覧」から「回覧済み」へと書き替えられる。こ
のため、回覧先リストにより各回覧先についての回覧状
態が得られ、次に送信すべき回覧先が容易に取得でき
る。

【００２８】図１４には、受信文書参照処理を示す。端
末は電子メールにより図１３のような送信デ−タ６００
を受信すると、後述のメール受信処理により、受信デ−
タをデ−タファイル５に格納し、そのデ−タを受信文書
管理テーブル６−２２により管理する。端末のユーザ
は、デ−タファイル５に格納されている自分宛ての文書
の一覧表、及び一覧表に含まれるすべての文書の参照が
可能である。

【００２９】ユーザが、初期画面上で受信文書参照コマ
ンドと参照したい文書を入力すると、受信文書参照処理
が呼び出され、ステップ４０８１で図１５に示すような
回覧文書参照画面を表示する。文書表示スペース８１６
には、指定された文書を表示し、コメント領域情報の座
標情報をもとに、コメント記入済みのコメント領域８１
６Ａ，８１６Ｂ・・及びユーザに割り当てられているコ
メントを記入すべきコメント領域８１６Ｎを示すコメン
ト領域枠を生成し、文書に重ね合わせて表示する。

【００３０】なお、回覧される文書として、例えば、改
善提案書のように予め定形のフォームが用意されてお
り、社内のある部署で起案され、その上長のコメントを
付して関係部署へ順次回覧され、各々コメントを付され
た後、最終の取まとめ部署へ送付されるものが考えられ
る。このような定形フォームの例では、回覧者とその順
序、各回覧者のコメント記入欄は決まっているので、各
々所定の領域にコメントを記入すればよい。

【００３１】文書にユーザ宛てのメモが添付されている
場合には、図１６のようにメモ８１７も表示する。回覧
文書作成処理と同様に、画面上のコマンドをユーザが入
力することにより、ステップ４０８３のコメント属性表
示処理、ステップ４０４７のコメント記入処理、ステッ
プ４０４９のメモ添付処理が行われる。コメント属性表
示処理４０８３では、文書中のコメント領域について、
コメント領域情報をもとに、コメント領域８１６の色分
け表示や、コメント記入者名、記入日時の表示を行う。
コメント記入処理４０４７では、ユーザは文書の発信元
により割り当てられている自分が記入すべきコメント領
域にコメントを記入してもよいし、新たにコメント領域
領域を確保して、そこにコメントを記入してもよい。た
だし、すでに確保されているコメント領域と重なりを生
じるような新たなコメント領域を指定することはできな
い。発信元により割り当てられているコメント領域にコ
メントを記入した場合は、受信デ−タ中の該当するコメ
ント領域情報について記入日時を書き込み、新たに確保
したコメント領域にコメントを記入した場合には、その
コメント領域に関するコメント領域情報を生成する。

【００３２】送信コマンド入力時には、次の回覧先への
送信デ−タの作成及び送信を行う文書送信処理４０５２
が行われる。送信デ−タ作成時には、回覧リスト中にあ
る自分の参照フラグを書き替え、自分が新たに確保した
コメント領域に関するコメント領域情報および自分が添
付したメモに関するメモ情報を追加する。さらに、他の
回覧先には関係のない自分宛のメモ情報を取り除くこと
も可能である。

【００３３】次に、図１７のメール受信処理について説
明する。ステップ３６２で、受信した電子メールを受信
デ−タ格納領域６−２１に一時格納する。そして、ステ
ップ３６４で、受信デ−タ６００からメールヘッダ６１
１を取り除き、文書及びコメント領域情報、メモ情報６
１２〜６１７のみを抽出し、デ−タファイル５に格納す
る。ステップ３６６では、図１８に示すような受信文書
管理テーブル６−２２に、文書の受信日時と、発信者名
と、文書及びコメント領域及びメモ情報の格納ファイル
名を書き込む。

【００３４】

【発明の効果】本発明によれば、文書の発信者は、端末
に文書および回覧先を入力し、文書中に数個のコメント
領域を確保し、各コメント領域を特定の回覧先に割当て
てから文書を回覧することが可能となる。各回覧先で
は、文書を受信すると、自分に割当てられているコメン
ト領域にコメントを記入したり、或いは、必要に応じ
て、自分で新たなコメント領域を確保して、その領域に
コメントを記入することが可能である。また、受信した
文書に既に記入されているコメントについては、その記
入者および記入日時の参照が可能である。

【図面の簡単な説明】

【図１】システム構成図。

【図２】コメント管理方法。

【図３】文書回覧システムのフローチャート。

【図４】コマンド入力処理。

【図５】回覧文書作成処理。

【図６】回覧文書作成画面。

【図７】文書入力画面。

【図８】回覧先入力画面。

【図９】コメント記入処理。

【図１０】コメント作成画面。

【図１１】メモ宛先入力画面。

【図１２】メモ作成画面。

【図１３】送信デ−タ。

【図１４】受信文書参照処理。

【図１５】受信文書参照画面。

【図１６】メモ付き文書参照画面。

【図１７】メール受信処理。

【図１８】受信文書管理テーブル。

【符号の説明】

１…ディスプレイ、２…キーボード、３…座標位置指定
手段、４…スキャナ、５…デ−タファイル、６…メモ
リ、７…ＣＰＵ、ＳＴ…端末、ＮＷ…電話回線等のネッ
トワーク

Claims (9)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】文書作成手段と、表示手段と、表示された
   文書に対して領域を指定する領域指定手段と、入力手段
   と、該領域の座標情報を含む領域情報を生成する領域情
   報生成手段と、メモリとを持つ端末が、複数接続された
   通信システムにおける電子メールを利用した文書回覧方
   法において、 前記端末の１つにおいて、表示手段に表示された文書に
   対してコメント領域指定手段により指定コメント領域を
   確保し、該コメント領域へコメントを記入してコメント
   記入済み文書を生成し、該コメント記入済み文書および
   領域情報生成手段により前記コメント領域情報を次端末
   へ送信し、 該次端末では、受信した前記コメント領域情報をもと
   に、コメント記入済み文書の前記コメント領域を他の領
   域と区別して表示手段に表示することを特徴とするコメ
   ント管理方法。
2. 【請求項２】請求項１記載のコメント管理方法におい
   て、前記端末で、前記領域指定手段により指定された領
   域をコメント領域として確保し、 前記文書作成手段としてのテキストエディタにより作成
   されたテキストデ−タを、画像データに変換し、前記コ
   メント領域に画像合成して前記コメント記入済み文書を
   生成し、 前記コメント領域の座標情報と、コメント記入者と、記
   入日時とを含む前記コメント領域情報を生成することを
   特徴とするコメント管理方法。
3. 【請求項３】請求項１記載のコメント管理方法におい
   て、コメント記入済み文書およびコメント領域情報を受
   信した次端末では、該コメント領域情報を利用してコメ
   ント領域を複数の領域に区別できるコメント領域枠を生
   成し、コメント記入済み文書に重ね合わせて表示するこ
   とを特徴とするコメント管理方式。
4. 【請求項４】請求項１記載のコメント管理方法におい
   て、前記１つの端末において、確保した各コメント領域
   ごとに各々のコメント記入予定者を指定し、文書に対し
   てコメント領域指定手段により指定コメント領域を確保
   し、 領域情報生成手段により前記文書に対するコメント領域
   の座標情報とコメント記入予定者を含むコメント領域情
   報を生成し、該文書およびコメント領域情報を次端末へ
   送信し、 次端末において、受信したコメント領域情報におけるコ
   メント記入予定者をもとに、コメント領域へのコメント
   記入の可不可を判定し、記入可能であれば、コメント記
   入を受け付け、コメント記入済み文書を生成し、該コメ
   ント記入済み文書および領域情報生成手段により生成さ
   れたコメント領域情報を次々端末へ送信することを特徴
   とするコメント管理方法。
5. 【請求項５】請求項１記載のコメント管理装置におい
   て、前記１つの端末において、文書中にある全てのコメ
   ント領域に対応するコメント領域情報にあらかじめ記入
   予定者を定義し、 次端末では、受信したコメント領域情報におけるコメン
   ト記入予定者をもとに、コメント領域へのコメント記入
   の可不可を判定し、記入可能であれば、コメント記入を
   受け付け、コメント記入済み文書を生成し、コメント記
   入済み文書および領域情報生成手段により生成されたコ
   メント領域情報を次端末へ送信することを特徴とするコ
   メント管理方法。
6. 【請求項６】請求項２記載のコメント管理方式におい
   て、テキストエディタにより作成されたテキストデ−タ
   の表示領域を画像データに変換し、確保済みのコメント
   領域に画像合成する際に、前記表示領域のサイズをチェ
   ックし、コメント領域のサイズに合わせて画像デ−タを
   拡大／縮小することを特徴とするコメント管理方法。
7. 【請求項７】請求項２記載のコメント管理方式におい
   て、テキストエディタにより作成されたテキストデ−タ
   の表示領域のサイズとコメント領域のサイズが異なる場
   合、確保済みのコメント領域を前記表示領域のサイズに
   合わせて再確保することを特徴とするコメント管理方
   法。
8. 【請求項８】文書編集手段と、文書を表示する表示手段
   と、表示された文書に対して記入領域を指定する領域指
   定手段と、入力手段と、該領域の座標情報を含む領域情
   報を生成する領域情報生成手段と、メモリとを持つ端末
   が、複数接続された通信システムにおける、電子メール
   を利用した文書回覧システムにおいて、 前記端末で、座標位置指定手段を利用して、文書に対し
   てコメントを記入するための領域を指定し、該座標位置
   指定手段により指定された領域をコメント領域として確
   保する領域指定手段と、 テキストエディタを利用した、テキストエディタにより
   作成されたテキストデ−タを画像データに変換し、確保
   済みのコメント領域に画像合成することによりコメント
   記入済み文書を生成するコメント記入手段と、 コメント領域の座標情報とコメント記入者と記入日時と
   を含むコメント領域情報を生成する領域情報生成手段と
   を備えたことを特徴とするコメント管理装置。
9. 【請求項９】請求項８記載のコメント管理装置におい
   て、前記各端末は、確保したコメント領域ごとにコメン
   ト記入予定者を指定する記入者指定手段と、文書に対し
   て指定コメント領域を確保しコメント領域の座標情報と
   コメント記入予定者を含むコメント領域情報を生成する
   領域情報生成手段と、文書およびコメント領域情報を次
   端末へ送信する手段と、受信したコメント領域情報にお
   けるコメント記入予定者をもとにコメント領域へのコメ
   ント記入の可不可を判定する手段と、コメント記入を受
   け付けコメント記入済み文書を生成するコメント記入済
   み文書生成手段と、該コメント記入済み文書を次々端末
   へ送信する手段とを備えたことを特徴とするコメント管
   理装置。