JP4356533B2 - ドキュメント処理装置 - Google Patents
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Description
制御部11は、まず処理対象となったドキュメントを表示部15に表示する。このドキュメントは例えばアドビ社のPDF(Portable Document Format)形式で作成され、一般に、複数のページからなる。制御部11は、当該形式のデータからビットマップデータを生成して、表示部15に出力する。なお、以下の説明では、ドキュメントがPDFである場合を例として説明するが、これに限られるものではない。
また制御部11は赤入れ後のドキュメントを各担当者に提供するべき旨の指示を受けて、図3に示す処理を開始し、送信先リストとなる文字列のリストを記憶する領域を初期化する(S1;初期化)。そして制御部11は、ドキュメントに含まれる関連情報のうち未だ選択されていないものを一つを選択して(S2)、選択した関連情報に宛先情報が含まれているか否かを判断する(S3)。ここで関連情報に宛先情報が含まれていれば(Yesならば)、当該宛先情報と、現在の送信先リストとの論理和を演算し、その演算結果を新たな送信先リストとして記憶部12に格納する(S4)。
制御部11は、宛先情報抽出処理によって生成された送信先リストを参照し、送信先リスト上の宛先情報ごとに、各宛先情報に対応する部分ドキュメントを生成する。具体的に、送信先リストに抽出された宛先情報の一つを注目宛先情報として選択し、当該注目宛先情報を含む関連情報を検索する。そして検索の結果見いだされた関連情報が関連づけられているページをドキュメントから抽出して、部分ドキュメントを生成する。この処理を、送信先リストに未選択の宛先情報がなくなるまで繰返して行う。
制御部11は、宛先情報抽出処理によって生成された送信先リストを参照し、送信先リスト上の各宛先情報に対して、対応する部分ドキュメントと、関連情報とを送信する(なお、ドキュメント自体に関連情報が含まれているときには、関連情報を別途送信する必要はない)。また、制御部11は、抽出された宛先情報の各々を注目宛先情報として、注目宛先情報を含む関連情報を選択し、選択した関連情報と、注目宛先情報に対応する部分ドキュメントとを当該注目宛先情報によって特定される送信先に送信することとしてもよい。
つまり本実施の形態のドキュメント処理装置1は次のように動作する。ここではハードディスク部13が、ドキュメントを識別する情報と、送信先を識別する情報(送信先の利用者名など)と、送信先を特定する宛先情報としての電子メールアドレスとを関連付けたアドレス帳データを格納しているものとする。
さらに制御部11は、編集者から宛先情報を含まない修正依頼が入力されたときには、既定送信先リストとして、例えば記憶部12に格納されているアドレス帳データから、処理の対象となっているドキュメントに関連付けられた宛先情報をすべて抽出し(つまり、当該ドキュメントに係る担当者全員を宛先として)、当該抽出した宛先情報に対して、対応する部分ドキュメントを生成し、当該生成した部分ドキュメントと関連情報とを送信する。また別に既定送信先リストが設定されているときには、当該別に設定された既定送信先リストに含まれる宛先情報をすべて抽出し当該抽出した宛先情報に対して、上記生成した部分ドキュメントと関連情報とを送信することになる。従ってこの場合は、関連情報としての修正依頼が関連付けられているページが、その宛先情報の内容を問わずに抽出されて部分ドキュメントとなり、当該部分ドキュメントが各送信先に送信されることになる。
次に、ドキュメント表示装置2の制御部21における関連情報表示処理について説明する。制御部21は、ドキュメント処理装置1から部分ドキュメントと関連情報と(部分ドキュメントに関連情報が含まれている場合は、部分ドキュメント)を受信すると、これをハードディスク部23に格納して保持する。具体的に、部分ドキュメントと関連情報とは、電子メールの添付ファイルとして受信される。制御部21は、利用者から当該関連情報を表示するべき旨の指示を受けると、部分ドキュメントと関連情報とを表示する処理を行う。
ドキュメント表示装置2の制御部21は、さらに、各関連情報に含まれる宛先情報に基づき、当該宛先情報に関係する所定の表示条件を満足するか否かによって、各関連情報を表示するか否かを決定し、表示すると決定した関連情報のみを表示するようにしてもよい。
ドキュメント表示装置2の制御部21は、また、関連情報の一覧を生成して提示してもよい。具体的に制御部21は、ドキュメント処理装置1から受信した部分ドキュメントに関連づけられている関連情報を抽出する。そして抽出した関連情報を、それに含まれる校数情報の順に並べ替え、さらに同一校数内では部分ドキュメント内の記述順(ページの順となる)に並べ替えて、一覧表情報を生成する。そして制御部21は、この一覧表情報を表示部25に表示する。
ドキュメント表示装置2の利用者は、関連情報に含まれる修正指示等に対応して、ドキュメントの内容を修正する指示を入力する。制御部21は、入力された修正指示に応答して、部分ドキュメントの内容を変更してハードディスク部23に上書き保存する。この際、修正指示により内容を変更した位置に関連づけられた関連情報については、その状態属性情報を「非表示」に変更してもよい。また、利用者は、各関連情報の表示/非表示の設定を変更するべき旨の指示を明示的に入力してもよい。
ドキュメント処理装置1の制御部11は、部分ドキュメントの送信先であるドキュメント表示装置2側から、部分ドキュメントに含まれていない残部の送信要求を受け入れて、部分ドキュメントとして抽出した部分を除く、残部ドキュメントを生成して送信要求元であるドキュメント表示装置2へ送信してもよい。
ここまでの説明では、関連情報は、ドキュメント内に含まれ、ドキュメント(実際には、このドキュメントから一部ページを抽出した部分ドキュメント)上の指定された位置に重ね合わせて表示されることとなっていたが、関連情報を関連付する対象部分は、ドキュメントに含まれるドキュメント要素(テキストや図形などの要素)であってもよい。すなわち、ライターが作成したテキストやカメラマンが撮影した写真など、個々のドキュメント要素ごとに、これらを編集してドキュメントを作成する編集者がその作成者を特定する情報(例えば宛先情報)を含めてドキュメントの形式(例えばPDF形式)に変換する。
ドキュメント処理装置1の制御部11が対象外部分を隠蔽した部分ドキュメントを生成して送信した場合、ドキュメント表示装置2側では、当該隠蔽された部分を要求するようにしてもよい。すなわち、ドキュメント表示装置2の利用者は、表示されている部分ドキュメント上のページ内で隠蔽されている部分を要求する指示操作を行い、ドキュメント表示装置2の制御部21が、この指示操作に応じて、部分ドキュメントを特定する情報(元のドキュメントの名称などでよい)と、表示中のページを特定する情報(要求する隠蔽部分を含むページを特定する情報)と、利用者の宛先情報とを含む残部送信要求をドキュメント処理装置1側に送信する。
なお、この追加部分データの生成において、ドキュメント処理装置1では、予めドキュメントを構成するドキュメント要素の各々に関連付けてアクセス権情報を設定しておき、隠蔽された部分の要求を受けたときに、当該要求された部分に係るアクセス権情報を取得して、要求元に対して送信可能であるか否かを判断してもよい。
また、ここではドキュメント処理装置1側で宛先情報ごとの関連情報に係るページを抜粋して送信する例について述べたが、これに代えて、ドキュメント処理装置1側では、ドキュメント全体と、少なくとも送信先を特定する宛先情報に関する関連情報(すべての関連情報であってもよい)とを送信し、ドキュメント表示装置2側で、利用者の宛先情報に対応する関連情報に係るページを選択的に表示するようにしてもよい。
このように本実施の形態では、(1)ドキュメント処理装置1が宛先ごとに、当該宛先に係る関連情報を含むページ等を抜粋して送信し、ドキュメント表示装置2が当該抜粋された部分ドキュメントを表示するか、(2)ドキュメント処理装置1が宛先を特定する情報を含む関連情報とともにドキュメント全体を送信し、ドキュメント表示装置2側で各関連情報に含まれる宛先の情報を参照しながら、予め定められた条件を満足する宛先に係る関連情報を含むページ等を抜粋して表示することになる。
Claims (10)
- 処理対象となった複数ページのドキュメントについて、対象部分を特定する指示と、当該対象部分に関連づける関連情報との入力を、少なくとも一つ受け入れる手段と、
前記入力された各関連情報に、その宛先となる宛先情報が含まれているときには、当該宛先情報を抽出する宛先抽出手段と、
前記抽出された各宛先情報に対応して、当該宛先情報を含む関連情報に関連付けられた対象部分を含むページを前記ドキュメントから抽出し、当該抽出したページからなる、前記抽出された宛先情報ごとの部分ドキュメントを生成する部分ドキュメント生成手段と、
前記生成した部分ドキュメントと、前記関連情報とを、対応する宛先情報によって特定される送信先に対して送信する送信制御手段と、
を含むことを特徴とするドキュメント処理装置。 - 請求項1に記載のドキュメント処理装置であって、
前記送信制御手段は、宛先情報ごとに生成された部分ドキュメントを送信する際に、当該部分ドキュメントに対応する宛先情報を含む関連情報を選択して送信することを特徴とするドキュメント処理装置。 - 請求項1又は2に記載のドキュメント処理装置において、
前記部分ドキュメント生成手段は、前記抽出したページのうち、各ページに含まれる関連情報の対象部分以外の部分を隠蔽して、前記部分ドキュメントを生成することを特徴とするドキュメント処理装置。 - 請求項3に記載のドキュメント処理装置において、
さらに、前記隠蔽した対象部分以外の部分の送信要求を受け入れて、当該隠蔽した対象部分以外の部分を送信する手段を含むことを特徴とするドキュメント処理装置。 - 請求項1から4のいずれか一項に記載のドキュメント処理装置において、
さらに、部分ドキュメントの送信先から部分ドキュメントに含まれていない残部の送信要求を受け入れる手段と、
前記残部の送信要求を受けたときに、前記ドキュメントのうち、部分ドキュメントとして抽出した部分を除く、残部ドキュメントを生成する手段と、
前記残部ドキュメントを、前記残部の送信要求元へ送信する手段と、
を含むことを特徴とするドキュメント処理装置。 - コンピュータを用い、
処理対象となった複数ページのドキュメントについて、対象部分を特定する指示と、当該対象部分に関連づける関連情報との入力を、少なくとも一つ受け入れ、
前記入力された各関連情報に、その宛先となる宛先情報が含まれているときには、当該宛先情報を抽出し、
前記抽出された各宛先情報に対応して、当該宛先情報を含む関連情報に関連付けられた対象部分を含むページを前記ドキュメントから抽出し、当該抽出したページからなる、前記抽出された宛先情報ごとの部分ドキュメントを生成し、
前記生成した部分ドキュメントと、前記関連情報とを、対応する宛先情報によって特定される送信先に対して送信することを特徴とするドキュメント処理方法。 - コンピュータを、
処理対象となった複数ページのドキュメントについて、対象部分を特定する指示と、当該対象部分に関連づける関連情報との入力を、少なくとも一つ受け入れる手段と、
前記入力された各関連情報に、その宛先となる宛先情報が含まれているときには、当該宛先情報を抽出する宛先抽出手段と、
前記抽出された各宛先情報に対応して、当該宛先情報を含む関連情報に関連付けられた対象部分を含むページを前記ドキュメントから抽出し、当該抽出したページからなる、前記抽出された宛先情報ごとの部分ドキュメントを生成する部分ドキュメント生成手段と、
前記生成した部分ドキュメントと、前記関連情報とを、対応する宛先情報によって特定される送信先に対して送信する送信制御手段と、
として機能させることを特徴とするプログラム。 - 複数ページのドキュメントを受信し、当該ドキュメントのうちから対象部分を特定する指示と、当該対象部分に関連づける関連情報とを抽出する手段と、
前記抽出された各関連情報に、予め自己の宛先として設定されている宛先情報が含まれているときには、当該宛先情報を含む関連情報に関連付けられた対象部分を含むページを前記ドキュメントから抽出し、当該抽出したページからなる、自己の宛先に対応する部分ドキュメントを生成する部分ドキュメント生成手段と、
前記生成した部分ドキュメントを利用者に提示する手段と、
を含むことを特徴とするドキュメント表示装置。 - コンピュータを用い、
複数ページのドキュメントを受信し、当該ドキュメントのうちから対象部分を特定する指示と、当該対象部分に関連づける関連情報とを抽出する工程と、
前記抽出された各関連情報に、予め自己の宛先として設定されている宛先情報が含まれているときには、当該宛先情報を含む関連情報に関連付けられた対象部分を含むページを前記ドキュメントから抽出し、当該抽出したページからなる、自己の宛先に対応する部分ドキュメントを生成する部分ドキュメント生成工程と、
前記生成した部分ドキュメントを利用者に提示する工程と、
を含むことを特徴とするドキュメント表示方法。 - コンピュータを、
複数ページのドキュメントを受信し、当該ドキュメントのうちから対象部分を特定する指示と、当該対象部分に関連づける関連情報とを抽出する手段と、
前記抽出された各関連情報に、予め自己の宛先として設定されている宛先情報が含まれているときには、当該宛先情報を含む関連情報に関連付けられた対象部分を含むページを前記ドキュメントから抽出し、当該抽出したページからなる、自己の宛先に対応する部分ドキュメントを生成する部分ドキュメント生成手段と、
前記生成した部分ドキュメントを利用者に提示する手段と、
として機能させることを特徴とするドキュメント表示プログラム。
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