JPH10143414A - 媒体文書管理システムおよび媒体文書管理方法 - Google Patents
媒体文書管理システムおよび媒体文書管理方法Info
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- JPH10143414A JPH10143414A JP8294196A JP29419696A JPH10143414A JP H10143414 A JPH10143414 A JP H10143414A JP 8294196 A JP8294196 A JP 8294196A JP 29419696 A JP29419696 A JP 29419696A JP H10143414 A JPH10143414 A JP H10143414A
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Abstract
(57)【要約】
【課題】 出力された紙の文書からオリジナルの電子文
書にアクセス可能とすることにより，紙の文書および電
子文書を含めた文書の管理および再利用を容易にし，作
業効率・利便性の向上を図ること。 【解決手段】 電子文書を保管した少なくとも一つの文
書データベース１０１と，電子文書および電子文書の保
管場所を管理するための文書管理情報が記載された少な
くとも一枚の記録紙からなる媒体文書１０２と，媒体文
書１０２から文書管理情報を読み取るスキャナー１０３
と，ディスプレイ１０４ａおよびキーボード１０４ｂを
含み，読み取った文書管理情報に基づいて，文書データ
ベース１０１から電子文書を検索する検索手段および該
検索した電子文書をディスプレイ１０４ａに出力する第
１の出力手段としての役割を果たすコンピュータ１０４
と，媒体文書１０２を出力するプリンター１０５と，か
ら構成される。
書にアクセス可能とすることにより，紙の文書および電
子文書を含めた文書の管理および再利用を容易にし，作
業効率・利便性の向上を図ること。 【解決手段】 電子文書を保管した少なくとも一つの文
書データベース１０１と，電子文書および電子文書の保
管場所を管理するための文書管理情報が記載された少な
くとも一枚の記録紙からなる媒体文書１０２と，媒体文
書１０２から文書管理情報を読み取るスキャナー１０３
と，ディスプレイ１０４ａおよびキーボード１０４ｂを
含み，読み取った文書管理情報に基づいて，文書データ
ベース１０１から電子文書を検索する検索手段および該
検索した電子文書をディスプレイ１０４ａに出力する第
１の出力手段としての役割を果たすコンピュータ１０４
と，媒体文書１０２を出力するプリンター１０５と，か
ら構成される。
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は，媒体文書管理シス
テムおよび媒体文書管理方法に関し，より詳細には，文
書が記録された紙（媒体文書）を媒体として，人間とコ
ンピューター環境との関わり合い（ＨＣＩ：Human-Comp
uter-Interaction）の向上を図った媒体文書管理システ
ムおよび媒体文書管理方法に関する。
テムおよび媒体文書管理方法に関し，より詳細には，文
書が記録された紙（媒体文書）を媒体として，人間とコ
ンピューター環境との関わり合い（ＨＣＩ：Human-Comp
uter-Interaction）の向上を図った媒体文書管理システ
ムおよび媒体文書管理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】近年，コンピューター関連技術・マンマ
シンインタフェースの発達や，ネットワーク環境の整備
によって文書の電子化が進み，これによってオフィスの
ペーパーレス化が促進されている。
シンインタフェースの発達や，ネットワーク環境の整備
によって文書の電子化が進み，これによってオフィスの
ペーパーレス化が促進されている。
【０００３】具体的には，各種書類や文書等をパソコン
・ワークステーションの画面上で作成（電子化）し，電
子化した文書（以下，電子文書と記載する）の編集，コ
ピー，転送，共有，ファイリング，校正，検索等がコン
ピューターの中（デジタルの世界または仮想現実）で行
えるようになっている。特に，ネットワークの発展によ
って，電子文書をプリンター等で出力することなく，そ
のまま個人宛に配布（転送）することができるため，さ
らにオフィスのペーパーレス化が進みつつある。
・ワークステーションの画面上で作成（電子化）し，電
子化した文書（以下，電子文書と記載する）の編集，コ
ピー，転送，共有，ファイリング，校正，検索等がコン
ピューターの中（デジタルの世界または仮想現実）で行
えるようになっている。特に，ネットワークの発展によ
って，電子文書をプリンター等で出力することなく，そ
のまま個人宛に配布（転送）することができるため，さ
らにオフィスのペーパーレス化が進みつつある。
【０００４】また，電子文書は，コンピューター中に構
築された文書情報管理システムによって自動的・体系的
に管理することが可能であるため，保存文書の分類作業
や，参照したい文書の検索作業が容易となり，さらに文
書の共有化による全体の文書量の低減，パスワード等の
設定による機密文書のセキュリティの向上，各文書間の
情報の関連付け等を図れるという利点を有している。
築された文書情報管理システムによって自動的・体系的
に管理することが可能であるため，保存文書の分類作業
や，参照したい文書の検索作業が容易となり，さらに文
書の共有化による全体の文書量の低減，パスワード等の
設定による機密文書のセキュリティの向上，各文書間の
情報の関連付け等を図れるという利点を有している。
【０００５】ところが，電子文書には多くの利点がある
ものの，実際の記録紙に出力された文書（以下，紙の文
書と記載する）と比較した場合に，読みやすさ，持ち運
びの利便性，扱いやすさ，利用可能な環境条件，実務作
業との連続性等において種々の制限が存在するため，電
子文書を現実作業において使用する場合には，一旦，プ
リンター等で記録紙に出力した後，紙の文書として使用
した方が効率の良いことも多い。したがって，これから
のオフィス環境では，作業の目的に応じて紙の文書と電
子文書が共存する状況になる。
ものの，実際の記録紙に出力された文書（以下，紙の文
書と記載する）と比較した場合に，読みやすさ，持ち運
びの利便性，扱いやすさ，利用可能な環境条件，実務作
業との連続性等において種々の制限が存在するため，電
子文書を現実作業において使用する場合には，一旦，プ
リンター等で記録紙に出力した後，紙の文書として使用
した方が効率の良いことも多い。したがって，これから
のオフィス環境では，作業の目的に応じて紙の文書と電
子文書が共存する状況になる。
【０００６】また，一般に，文書作成者は，パソコン等
で作成した文書をプリンターで記録紙にプリントアウト
して関係者に配布する他に，文書データ（電子文書）と
して，パソコンのハードディスクや，フロッピーディス
ク，パソコンに接続されたサーバー等の記憶手段に保管
して，文書番号等の形式でその保管場所を記憶してい
る。したがって，文書作成者が，後日，その文書を利用
して新しい文書を作成したい場合や，文書の内容を修正
・更新したい場合には，該当する文書番号の電子文書を
読み出して作業を行うことができる。
で作成した文書をプリンターで記録紙にプリントアウト
して関係者に配布する他に，文書データ（電子文書）と
して，パソコンのハードディスクや，フロッピーディス
ク，パソコンに接続されたサーバー等の記憶手段に保管
して，文書番号等の形式でその保管場所を記憶してい
る。したがって，文書作成者が，後日，その文書を利用
して新しい文書を作成したい場合や，文書の内容を修正
・更新したい場合には，該当する文書番号の電子文書を
読み出して作業を行うことができる。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら，上記従
来の技術によれば，デジタルの世界に構築された文書情
報管理システムで電子文書の管理を行っている場合で
も，一旦，電子文書を紙の文書として出力すると，電子
文書の有する関連情報，例えば，文書情報管理システム
内におけるアドレス情報，パスワード等のセキュリティ
情報，他の文書との連結情報等が消失するため，紙の文
書は文書情報管理システムから出力された単なるアウト
プットとしての価値しか持たないという問題点があっ
た。
来の技術によれば，デジタルの世界に構築された文書情
報管理システムで電子文書の管理を行っている場合で
も，一旦，電子文書を紙の文書として出力すると，電子
文書の有する関連情報，例えば，文書情報管理システム
内におけるアドレス情報，パスワード等のセキュリティ
情報，他の文書との連結情報等が消失するため，紙の文
書は文書情報管理システムから出力された単なるアウト
プットとしての価値しか持たないという問題点があっ
た。
【０００８】換言すれば，現実の作業において紙の文書
と電子文書が共存する状況にも関わらず，従来の文書情
報管理システムでは，作成した文書を電子文書としてデ
ジタルの世界のみで管理することを前提としており，出
力された紙の文書を直接的に電子文書に連結させる情報
および手段が構築されていないため，紙の文書および電
子文書を含めた文書の管理および再利用において，作業
効率・利便性が悪いという問題点があった。
と電子文書が共存する状況にも関わらず，従来の文書情
報管理システムでは，作成した文書を電子文書としてデ
ジタルの世界のみで管理することを前提としており，出
力された紙の文書を直接的に電子文書に連結させる情報
および手段が構築されていないため，紙の文書および電
子文書を含めた文書の管理および再利用において，作業
効率・利便性が悪いという問題点があった。
【０００９】具体的には，プリントされた紙の文書また
はそのコピーを配布された人は，通常，この紙の文書に
対応した電子文書を再利用することができなかったた
め，必要に応じて，再度文字等をキーボードを使って再
入力するか，ＯＣＲを使って文字を読み取り，電子文書
化したりして利用していたが，大変な労力がかかり，効
率が悪いという不具合があった。さらにこの場合には，
ＯＣＲが高価な機器であり，また読み取り精度が必ずし
も充分でないという不具合もあった。
はそのコピーを配布された人は，通常，この紙の文書に
対応した電子文書を再利用することができなかったた
め，必要に応じて，再度文字等をキーボードを使って再
入力するか，ＯＣＲを使って文字を読み取り，電子文書
化したりして利用していたが，大変な労力がかかり，効
率が悪いという不具合があった。さらにこの場合には，
ＯＣＲが高価な機器であり，また読み取り精度が必ずし
も充分でないという不具合もあった。
【００１０】また，文書作成者であっても，複数頁から
なる紙の文書の１頁または一部の頁しか保管していない
場合には，オリジナルの電子文書がどこに保管されてい
るか検索することが容易でないという問題点や，文書を
作成してから時間が経過した場合や，文書番号（保管場
所）を忘れてしまった場合には，同様にオリジナルの電
子文書がどこに保管されているか検索することが容易で
ないという不具合があった。
なる紙の文書の１頁または一部の頁しか保管していない
場合には，オリジナルの電子文書がどこに保管されてい
るか検索することが容易でないという問題点や，文書を
作成してから時間が経過した場合や，文書番号（保管場
所）を忘れてしまった場合には，同様にオリジナルの電
子文書がどこに保管されているか検索することが容易で
ないという不具合があった。
【００１１】本発明は上記に鑑みてなされたものであっ
て，出力された紙の文書からオリジナルの電子文書にア
クセス可能とすることにより，紙の文書および電子文書
を含めた文書の管理および再利用を容易にし，作業効率
・利便性の向上を図ることを目的とする。
て，出力された紙の文書からオリジナルの電子文書にア
クセス可能とすることにより，紙の文書および電子文書
を含めた文書の管理および再利用を容易にし，作業効率
・利便性の向上を図ることを目的とする。
【００１２】
【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に，請求項１に係る媒体文書管理システムは，作成され
た文書の電子情報を電子文書として保管した少なくとも
一つの文書データベースと，前記作成された文書および
該文書に対応する電子文書の保管場所を管理するための
文書管理情報が記載された少なくとも一枚の記録紙から
なる媒体文書と，前記媒体文書から前記文書管理情報を
読み取る読取手段と，前記読取手段で読み取った文書管
理情報に基づいて，前記文書データベースから対応する
電子文書を検索する検索手段と，少なくとも表示部およ
び操作入力部を含むコンピュータと，前記検索手段によ
って検索した電子文書を前記コンピュータの表示部に出
力する第１の出力手段と，前記コンピュータの操作入力
部を介して出力指定された前記電子文書および前記電子
文書に対応する文書管理情報を記録紙上に記録して媒体
文書として出力する第２の出力手段と，を備えたもので
ある。
に，請求項１に係る媒体文書管理システムは，作成され
た文書の電子情報を電子文書として保管した少なくとも
一つの文書データベースと，前記作成された文書および
該文書に対応する電子文書の保管場所を管理するための
文書管理情報が記載された少なくとも一枚の記録紙から
なる媒体文書と，前記媒体文書から前記文書管理情報を
読み取る読取手段と，前記読取手段で読み取った文書管
理情報に基づいて，前記文書データベースから対応する
電子文書を検索する検索手段と，少なくとも表示部およ
び操作入力部を含むコンピュータと，前記検索手段によ
って検索した電子文書を前記コンピュータの表示部に出
力する第１の出力手段と，前記コンピュータの操作入力
部を介して出力指定された前記電子文書および前記電子
文書に対応する文書管理情報を記録紙上に記録して媒体
文書として出力する第２の出力手段と，を備えたもので
ある。
【００１３】また，請求項２に係る媒体文書管理システ
ムは，請求項１記載の媒体文書管理システムにおいて，
前記文書管理情報が，少なくとも前記文書データベース
を特定するための文書データベース名および前記文書デ
ータベース中の電子文書を特定するための文書番号を含
むものである。
ムは，請求項１記載の媒体文書管理システムにおいて，
前記文書管理情報が，少なくとも前記文書データベース
を特定するための文書データベース名および前記文書デ
ータベース中の電子文書を特定するための文書番号を含
むものである。
【００１４】また，請求項３に係る媒体文書管理システ
ムは，請求項１または２記載の媒体文書管理システムに
おいて，前記媒体文書が複数枚の記録紙からなる場合，
前記文書管理情報が，前記媒体文書に対応する電子文書
中の頁を示す頁情報を含むものである。
ムは，請求項１または２記載の媒体文書管理システムに
おいて，前記媒体文書が複数枚の記録紙からなる場合，
前記文書管理情報が，前記媒体文書に対応する電子文書
中の頁を示す頁情報を含むものである。
【００１５】また，請求項４に係る媒体文書管理システ
ムは，請求項１〜３のいずれか一つに記載の媒体文書管
理システムにおいて，さらに，前記検索手段によって検
索した電子文書の出力を制御する出力制御手段を備え，
前記文書データベースには，あらかじめ電子文書毎にア
クセスを許可されたアクセス権限者の情報が登録されて
おり，前記出力制御手段は，前記コンピュータの操作入
力部を介して入力されたユーザーＩＤに基づいて，前記
文書データベースを参照してアクセス権限者であるか否
かを判定し，アクセス権限者である場合には，前記第１
の出力手段および第２の出力手段への出力を許可し，ア
クセス権限者でない場合には，前記第１の出力手段およ
び第２の出力手段への出力を禁止するものである。
ムは，請求項１〜３のいずれか一つに記載の媒体文書管
理システムにおいて，さらに，前記検索手段によって検
索した電子文書の出力を制御する出力制御手段を備え，
前記文書データベースには，あらかじめ電子文書毎にア
クセスを許可されたアクセス権限者の情報が登録されて
おり，前記出力制御手段は，前記コンピュータの操作入
力部を介して入力されたユーザーＩＤに基づいて，前記
文書データベースを参照してアクセス権限者であるか否
かを判定し，アクセス権限者である場合には，前記第１
の出力手段および第２の出力手段への出力を許可し，ア
クセス権限者でない場合には，前記第１の出力手段およ
び第２の出力手段への出力を禁止するものである。
【００１６】また，請求項５に係る媒体文書管理システ
ムは，請求項４記載の媒体文書管理システムにおいて，
さらに，前記電子文書中に記載されている配布先の個人
名またはグループ名に対して，自動的に当該電子文書へ
のアクセスを許可し，アクセス権限者として前記文書デ
ータベースに登録するアクセス権自動登録手段を備えた
ものである。
ムは，請求項４記載の媒体文書管理システムにおいて，
さらに，前記電子文書中に記載されている配布先の個人
名またはグループ名に対して，自動的に当該電子文書へ
のアクセスを許可し，アクセス権限者として前記文書デ
ータベースに登録するアクセス権自動登録手段を備えた
ものである。
【００１７】また，請求項６に係る媒体文書管理システ
ムは，請求項４または５記載の媒体文書管理システムに
おいて，さらに，前記電子文書毎に，任意の個人または
グループに対して前記電子文書へのアクセスを許可し，
アクセス権限者として前記文書データベースに登録する
アクセス権登録手段を備えたものである。
ムは，請求項４または５記載の媒体文書管理システムに
おいて，さらに，前記電子文書毎に，任意の個人または
グループに対して前記電子文書へのアクセスを許可し，
アクセス権限者として前記文書データベースに登録する
アクセス権登録手段を備えたものである。
【００１８】また，請求項７に係る媒体文書管理システ
ムは，請求項６記載の媒体文書管理システムにおいて，
前記アクセス権登録手段を用いて，前記電子文書の各頁
毎に，任意の個人またはグループに対して，前記電子文
書の各頁へのアクセスの許可および禁止を設定可能であ
るものである。
ムは，請求項６記載の媒体文書管理システムにおいて，
前記アクセス権登録手段を用いて，前記電子文書の各頁
毎に，任意の個人またはグループに対して，前記電子文
書の各頁へのアクセスの許可および禁止を設定可能であ
るものである。
【００１９】また，請求項８に係る媒体文書管理システ
ムは，請求項１〜７のいずれか一つに記載の媒体文書管
理システムにおいて，前記文書管理情報が，前記電子文
書のバージョンを示すバージョン情報を含み，前記検索
手段が，前記読取手段で読み取った文書管理情報に基づ
いて，前記文書データベースから対応するバージョンの
電子文書を検索するものである。
ムは，請求項１〜７のいずれか一つに記載の媒体文書管
理システムにおいて，前記文書管理情報が，前記電子文
書のバージョンを示すバージョン情報を含み，前記検索
手段が，前記読取手段で読み取った文書管理情報に基づ
いて，前記文書データベースから対応するバージョンの
電子文書を検索するものである。
【００２０】また，請求項９に係る媒体文書管理システ
ムは，請求項１〜８のいずれか一つに記載の媒体文書管
理システムにおいて，前記媒体文書に記載されている文
書が白黒画像であった場合でも，前記文書データベース
に保管されている電子文書がカラー画像であれば，前記
第１の出力手段または第２の出力手段を介してカラー画
像を出力するものである。
ムは，請求項１〜８のいずれか一つに記載の媒体文書管
理システムにおいて，前記媒体文書に記載されている文
書が白黒画像であった場合でも，前記文書データベース
に保管されている電子文書がカラー画像であれば，前記
第１の出力手段または第２の出力手段を介してカラー画
像を出力するものである。
【００２１】また，請求項１０に係る媒体文書管理シス
テムは，請求項１〜９のいずれか一つに記載の媒体文書
管理システムにおいて，前記媒体文書が編集されている
場合でも，前記読取手段で前記文書管理情報が読み取れ
る場合には，前記読取手段で読み取った文書管理情報に
基づいて，前記文書データベースから対応する電子文書
を検索して，オリジナルの電子文書を出力するものであ
る。
テムは，請求項１〜９のいずれか一つに記載の媒体文書
管理システムにおいて，前記媒体文書が編集されている
場合でも，前記読取手段で前記文書管理情報が読み取れ
る場合には，前記読取手段で読み取った文書管理情報に
基づいて，前記文書データベースから対応する電子文書
を検索して，オリジナルの電子文書を出力するものであ
る。
【００２２】また，請求項１１に係る媒体文書管理シス
テムは，請求項１０記載の媒体文書管理システムにおい
て，前記編集は，拡大コピー，縮小コピー，複数頁を一
枚に集約したコピーまたは両面コピーであるものであ
る。
テムは，請求項１０記載の媒体文書管理システムにおい
て，前記編集は，拡大コピー，縮小コピー，複数頁を一
枚に集約したコピーまたは両面コピーであるものであ
る。
【００２３】また，請求項１２に係る媒体文書管理シス
テムは，請求項４記載の媒体文書管理システムにおい
て，前記出力制御手段が，前記文書管理情報中の頁情報
に基づいて，前記検索手段によって検索した電子文書中
の該当する頁のみを前記第１の出力手段または第２の出
力手段へ出力するものである。
テムは，請求項４記載の媒体文書管理システムにおい
て，前記出力制御手段が，前記文書管理情報中の頁情報
に基づいて，前記検索手段によって検索した電子文書中
の該当する頁のみを前記第１の出力手段または第２の出
力手段へ出力するものである。
【００２４】また，請求項１３に係る媒体文書管理シス
テムは，請求項４記載の媒体文書管理システムにおい
て，前記出力制御手段が，前記文書管理情報中の文書番
号に基づいて，前記検索手段によって検索した電子文書
中の全ての頁を前記第１の出力手段または第２の出力手
段へ出力するものである。
テムは，請求項４記載の媒体文書管理システムにおい
て，前記出力制御手段が，前記文書管理情報中の文書番
号に基づいて，前記検索手段によって検索した電子文書
中の全ての頁を前記第１の出力手段または第２の出力手
段へ出力するものである。
【００２５】また，請求項１４に係る媒体文書管理シス
テムは，請求項４〜７のいずれか一つに記載の媒体文書
管理システムにおいて，前記出力制御手段が，前記文書
管理情報中の文書番号および文書データベース中のアク
セス権限者の情報に基づいて，前記検索手段によって検
索した電子文書中のアクセスが許可された頁のみを前記
第１の出力手段または第２の出力手段へ出力するもので
ある。
テムは，請求項４〜７のいずれか一つに記載の媒体文書
管理システムにおいて，前記出力制御手段が，前記文書
管理情報中の文書番号および文書データベース中のアク
セス権限者の情報に基づいて，前記検索手段によって検
索した電子文書中のアクセスが許可された頁のみを前記
第１の出力手段または第２の出力手段へ出力するもので
ある。
【００２６】また，請求項１５に係る媒体文書管理シス
テムは，請求項１記載の媒体文書管理システムにおい
て，前記コンピュータの操作入力部を介して，前記第１
の出力手段によって前記表示部に表示された電子文書の
中から媒体文書として出力する特定の頁を選択可能であ
り，前記第２の出力手段が，前記選択された特定の頁お
よび文書管理情報を記録紙上に記録して，該当する頁の
みを媒体文書として出力するものである。
テムは，請求項１記載の媒体文書管理システムにおい
て，前記コンピュータの操作入力部を介して，前記第１
の出力手段によって前記表示部に表示された電子文書の
中から媒体文書として出力する特定の頁を選択可能であ
り，前記第２の出力手段が，前記選択された特定の頁お
よび文書管理情報を記録紙上に記録して，該当する頁の
みを媒体文書として出力するものである。
【００２７】また，請求項１６に係る媒体文書管理方法
は，作成された文書の電子情報を電子文書として文書デ
ータベースに格納する第１の工程と，前記作成された文
書および該文書に対応する前記電子文書の保管場所を管
理するための文書管理情報を記録した記録紙を媒体文書
として出力する第２の工程と，前記媒体文書から前記文
書管理情報を読み取る第３の工程と，前記第３の工程で
読み取った文書管理情報に基づいて，前記文書データベ
ースから対応する電子文書を検索する第４の工程と，前
記第４の工程によって検索した電子文書をコンピュータ
の表示部に出力する第５の工程と，を含むものである。
は，作成された文書の電子情報を電子文書として文書デ
ータベースに格納する第１の工程と，前記作成された文
書および該文書に対応する前記電子文書の保管場所を管
理するための文書管理情報を記録した記録紙を媒体文書
として出力する第２の工程と，前記媒体文書から前記文
書管理情報を読み取る第３の工程と，前記第３の工程で
読み取った文書管理情報に基づいて，前記文書データベ
ースから対応する電子文書を検索する第４の工程と，前
記第４の工程によって検索した電子文書をコンピュータ
の表示部に出力する第５の工程と，を含むものである。
【００２８】また，請求項１７に係る媒体文書管理方法
は，さらに，前記第５の工程によって表示された前記電
子文書に対して，文書内容の更新を行う第６の工程と，
前記第６の工程で更新された文書の電子情報を新しく作
成された電子文書として文書データベースに格納する第
７の工程と，前記第６の工程で更新された文書および第
７の工程で文書データベースに格納した電子文書の保管
場所を管理するための文書管理情報を記録した記録紙を
媒体文書として出力する第８の工程と，を含むものであ
る。
は，さらに，前記第５の工程によって表示された前記電
子文書に対して，文書内容の更新を行う第６の工程と，
前記第６の工程で更新された文書の電子情報を新しく作
成された電子文書として文書データベースに格納する第
７の工程と，前記第６の工程で更新された文書および第
７の工程で文書データベースに格納した電子文書の保管
場所を管理するための文書管理情報を記録した記録紙を
媒体文書として出力する第８の工程と，を含むものであ
る。
【００２９】また，請求項１８に係る媒体文書管理方法
は，請求項１６または１７記載の媒体文書管理方法にお
いて，前記媒体文書が複数枚の記録紙からなる場合，前
記文書管理情報が，前記媒体文書に対応する電子文書中
の頁を示す頁情報を含むものである。
は，請求項１６または１７記載の媒体文書管理方法にお
いて，前記媒体文書が複数枚の記録紙からなる場合，前
記文書管理情報が，前記媒体文書に対応する電子文書中
の頁を示す頁情報を含むものである。
【００３０】また，請求項１９に係る媒体文書管理方法
は，請求項１６〜１８記載の媒体文書管理方法におい
て，前記媒体文書が複数枚の記録紙からなる場合，前記
第３の工程で，前記媒体文書のいずれか１頁の文書管理
情報を読み取ると，前記第４の工程で，前記読み取った
文書管理情報に対応する電子文書の全ての頁を検索する
ものである。
は，請求項１６〜１８記載の媒体文書管理方法におい
て，前記媒体文書が複数枚の記録紙からなる場合，前記
第３の工程で，前記媒体文書のいずれか１頁の文書管理
情報を読み取ると，前記第４の工程で，前記読み取った
文書管理情報に対応する電子文書の全ての頁を検索する
ものである。
【００３１】また，請求項２０に係る媒体文書管理方法
は，請求項１８記載の媒体文書管理方法において，前記
媒体文書が複数枚の記録紙からなる場合，前記第３の工
程で，前記媒体文書のいずれか１頁の文書管理情報を読
み取ると，前記第４の工程で，前記読み取った文書管理
情報の頁情報に対応する電子文書の頁のみを検索するも
のである。
は，請求項１８記載の媒体文書管理方法において，前記
媒体文書が複数枚の記録紙からなる場合，前記第３の工
程で，前記媒体文書のいずれか１頁の文書管理情報を読
み取ると，前記第４の工程で，前記読み取った文書管理
情報の頁情報に対応する電子文書の頁のみを検索するも
のである。
【００３２】また，請求項２１に係る媒体文書管理方法
は，作成された文書の電子情報を電子文書として文書デ
ータベースに格納する第１の工程と，前記作成された文
書および該文書に対応する前記電子文書の保管場所を管
理するための文書管理情報を記録した記録紙を媒体文書
として出力する第２の工程と，前記媒体文書から前記文
書管理情報を読み取る第３の工程と，前記第３の工程で
読み取った文書管理情報に基づいて，前記文書データベ
ースから対応する電子文書を検索する第４の工程と，前
記第４の工程によって検索した電子文書の出力許可を判
定する第５の工程と，前記第５の工程によって出力許可
された電子文書をコンピュータの表示部に出力する第６
の工程と，を含み，前記文書データベースには，あらか
じめ電子文書毎にアクセスを許可されたアクセス権限者
の情報が登録されており，前記第５の工程では，コンピ
ュータを介して入力されたユーザーＩＤに基づいて，前
記文書データベースを参照してアクセス権限者であるか
否かを判定し，アクセス権限者である場合には，該当す
る電子文書の出力を許可し，アクセス権限者でない場合
には，該当する電子文書の出力を禁止するものである。
は，作成された文書の電子情報を電子文書として文書デ
ータベースに格納する第１の工程と，前記作成された文
書および該文書に対応する前記電子文書の保管場所を管
理するための文書管理情報を記録した記録紙を媒体文書
として出力する第２の工程と，前記媒体文書から前記文
書管理情報を読み取る第３の工程と，前記第３の工程で
読み取った文書管理情報に基づいて，前記文書データベ
ースから対応する電子文書を検索する第４の工程と，前
記第４の工程によって検索した電子文書の出力許可を判
定する第５の工程と，前記第５の工程によって出力許可
された電子文書をコンピュータの表示部に出力する第６
の工程と，を含み，前記文書データベースには，あらか
じめ電子文書毎にアクセスを許可されたアクセス権限者
の情報が登録されており，前記第５の工程では，コンピ
ュータを介して入力されたユーザーＩＤに基づいて，前
記文書データベースを参照してアクセス権限者であるか
否かを判定し，アクセス権限者である場合には，該当す
る電子文書の出力を許可し，アクセス権限者でない場合
には，該当する電子文書の出力を禁止するものである。
【００３３】また，請求項２２に係る媒体文書管理方法
は，請求項２１記載の媒体文書管理方法において，前記
文書データベースに登録されているアクセス権限者の情
報は，前記電子文書中に記載されている配布先の個人名
またはグループ名が当該電子文書へのアクセス権限者と
して登録された情報であるものである。
は，請求項２１記載の媒体文書管理方法において，前記
文書データベースに登録されているアクセス権限者の情
報は，前記電子文書中に記載されている配布先の個人名
またはグループ名が当該電子文書へのアクセス権限者と
して登録された情報であるものである。
【００３４】また，請求項２３に係る媒体文書管理方法
は，請求項２１記載の媒体文書管理方法において，前記
文書データベースに登録されているアクセス権限者の情
報は，前記電子文書毎に，任意の個人またはグループが
アクセス権限者として登録された情報であるものであ
る。
は，請求項２１記載の媒体文書管理方法において，前記
文書データベースに登録されているアクセス権限者の情
報は，前記電子文書毎に，任意の個人またはグループが
アクセス権限者として登録された情報であるものであ
る。
【００３５】また，請求項２４に係る媒体文書管理方法
は，請求項２１記載の媒体文書管理方法において，前記
文書データベースに登録されているアクセス権限者の情
報は，前記電子文書の各頁毎に，任意の個人またはグル
ープがアクセス権限者として登録された情報であるもの
である。
は，請求項２１記載の媒体文書管理方法において，前記
文書データベースに登録されているアクセス権限者の情
報は，前記電子文書の各頁毎に，任意の個人またはグル
ープがアクセス権限者として登録された情報であるもの
である。
【００３６】また，請求項２５に係る媒体文書管理方法
は，請求項１６〜２４のいずれか一つに記載の媒体文書
管理方法において，前記文書管理情報が，前記電子文書
のバージョンを示すバージョン情報を含み，前記第４の
工程が，前記第３の工程で読み取った文書管理情報に基
づいて，前記文書データベースから対応するバージョン
の電子文書を検索するものである。
は，請求項１６〜２４のいずれか一つに記載の媒体文書
管理方法において，前記文書管理情報が，前記電子文書
のバージョンを示すバージョン情報を含み，前記第４の
工程が，前記第３の工程で読み取った文書管理情報に基
づいて，前記文書データベースから対応するバージョン
の電子文書を検索するものである。
【００３７】また，請求項２６に係る媒体文書管理方法
は，請求項１６〜２５のいずれか一つに記載の媒体文書
管理方法において，前記媒体文書が編集されている場合
でも，前記第３の工程で前記文書管理情報が読み取れる
場合には，前記第４の工程が，前記第３の工程で読み取
った文書管理情報に基づいて，前記文書データベースか
ら対応する電子文書を検索して，オリジナルの電子文書
を出力するものである。
は，請求項１６〜２５のいずれか一つに記載の媒体文書
管理方法において，前記媒体文書が編集されている場合
でも，前記第３の工程で前記文書管理情報が読み取れる
場合には，前記第４の工程が，前記第３の工程で読み取
った文書管理情報に基づいて，前記文書データベースか
ら対応する電子文書を検索して，オリジナルの電子文書
を出力するものである。
【００３８】また，請求項２７に係る媒体文書管理方法
は，請求項２６記載の媒体文書管理方法において，前記
編集は，拡大コピー，縮小コピー，複数頁を一枚に集約
したコピーまたは両面コピーであるものである。
は，請求項２６記載の媒体文書管理方法において，前記
編集は，拡大コピー，縮小コピー，複数頁を一枚に集約
したコピーまたは両面コピーであるものである。
【００３９】また，請求項２８に係る媒体文書管理方法
は，請求項２４記載の媒体文書管理方法において，前記
第５の工程が，前記電子文書の各頁毎のアクセス権限者
の情報に基づいて，前記第４の工程によって検索した電
子文書中のアクセスが許可された頁のみを出力許可する
ものである。
は，請求項２４記載の媒体文書管理方法において，前記
第５の工程が，前記電子文書の各頁毎のアクセス権限者
の情報に基づいて，前記第４の工程によって検索した電
子文書中のアクセスが許可された頁のみを出力許可する
ものである。
【００４０】
【発明の実施の形態】以下，本発明の媒体文書管理シス
テムおよび媒体文書管理方法について，〔実施の形態
１〕，〔実施の形態２〕，〔実施の形態３〕の順で，図
面を参照して詳細に説明する。
テムおよび媒体文書管理方法について，〔実施の形態
１〕，〔実施の形態２〕，〔実施の形態３〕の順で，図
面を参照して詳細に説明する。
【００４１】〔実施の形態１〕図１は，実施の形態１の
媒体文書管理システムの概略構成図を示し，作成された
文書の電子情報を電子文書として保管した少なくとも一
つの文書データベース１０１と，作成された文書および
該文書に対応する電子文書の保管場所を管理するための
文書管理情報１０２ａ（図２参照）が記載された少なく
とも一枚の記録紙からなる媒体文書１０２と，媒体文書
１０２から文書管理情報１０２ａを読み取る読取手段と
してのスキャナー１０３と，少なくとも表示部としての
ディスプレイ１０４ａおよび操作入力部としてのキーボ
ード１０４ｂを含むと共に，スキャナー１０３で読み取
った文書管理情報１０２ａに基づいて，文書データベー
ス１０１から対応する電子文書を検索する検索手段およ
び該検索した電子文書をディスプレイ１０４ａに出力す
る第１の出力手段としての役割を果たすコンピュータ１
０４と，コンピュータ１０４のキーボード１０４ｂを介
して出力指定された電子文書および該電子文書に対応す
る文書管理情報１０２ａを記録紙上に記録して媒体文書
１０２として出力する第２の出力手段としてのプリンタ
ー１０５と，から構成される。
媒体文書管理システムの概略構成図を示し，作成された
文書の電子情報を電子文書として保管した少なくとも一
つの文書データベース１０１と，作成された文書および
該文書に対応する電子文書の保管場所を管理するための
文書管理情報１０２ａ（図２参照）が記載された少なく
とも一枚の記録紙からなる媒体文書１０２と，媒体文書
１０２から文書管理情報１０２ａを読み取る読取手段と
してのスキャナー１０３と，少なくとも表示部としての
ディスプレイ１０４ａおよび操作入力部としてのキーボ
ード１０４ｂを含むと共に，スキャナー１０３で読み取
った文書管理情報１０２ａに基づいて，文書データベー
ス１０１から対応する電子文書を検索する検索手段およ
び該検索した電子文書をディスプレイ１０４ａに出力す
る第１の出力手段としての役割を果たすコンピュータ１
０４と，コンピュータ１０４のキーボード１０４ｂを介
して出力指定された電子文書および該電子文書に対応す
る文書管理情報１０２ａを記録紙上に記録して媒体文書
１０２として出力する第２の出力手段としてのプリンタ
ー１０５と，から構成される。
【００４２】図２は，媒体文書１０２の出力例を示す説
明図である。媒体文書１０２は，前述したように記録紙
上に，文書と該文書に対応する文書管理情報１０２ａを
記録したものである。換言すれば，コンピュータ１０４
で作成した文書をプリンター１０５でプリントアウトし
た記録紙上に，さらにプリントアウトされている文書に
対応する電子文書の保管場所を管理するための文書管理
情報１０２ａを記録したものである。なお，本実施の形
態では，文書管理情報１０２ａをバーコード（３次元バ
ーコード）で記録している。
明図である。媒体文書１０２は，前述したように記録紙
上に，文書と該文書に対応する文書管理情報１０２ａを
記録したものである。換言すれば，コンピュータ１０４
で作成した文書をプリンター１０５でプリントアウトし
た記録紙上に，さらにプリントアウトされている文書に
対応する電子文書の保管場所を管理するための文書管理
情報１０２ａを記録したものである。なお，本実施の形
態では，文書管理情報１０２ａをバーコード（３次元バ
ーコード）で記録している。
【００４３】文書管理情報１０２ａには，文書データベ
ース１０１を特定するための文書データベース名と，文
書データベース名によって特定された文書データベース
１０１中の電子文書を特定するための文書番号と，電子
文書のバージョンを示すバージョン情報と，媒体文書１
０２が複数枚の記録紙からなる場合に媒体文書１０２に
対応する電子文書中の頁を示す頁情報とが記載されてい
る。
ース１０１を特定するための文書データベース名と，文
書データベース名によって特定された文書データベース
１０１中の電子文書を特定するための文書番号と，電子
文書のバージョンを示すバージョン情報と，媒体文書１
０２が複数枚の記録紙からなる場合に媒体文書１０２に
対応する電子文書中の頁を示す頁情報とが記載されてい
る。
【００４４】なお，図２では，媒体文書１０２に記載さ
れている文書として，文字のみで構成された文書（通達
文）の例を示すが，特に限定するものではなく，文字の
他に，絵や，写真，図，グラフ等を含んでいても良いの
は勿論である。また，図中において，１０２ｂは媒体文
書１０２を配布する配布先の個人名またはグループ名を
示す。
れている文書として，文字のみで構成された文書（通達
文）の例を示すが，特に限定するものではなく，文字の
他に，絵や，写真，図，グラフ等を含んでいても良いの
は勿論である。また，図中において，１０２ｂは媒体文
書１０２を配布する配布先の個人名またはグループ名を
示す。
【００４５】図３は，作成したオリジナルの電子文書が
複数の頁からなり，プリントアウトした際に複数枚の媒
体文書１０２として出力された場合を示す。すなわち，
一つの書類が複数の媒体文書１０２からなる場合を示
し，このような場合には，図示の如く，媒体文書１０２
の各頁に頁番号を記録されていると共に，各頁の媒体文
書１０２に，それぞれ文書管理情報１０２ａが記録され
ている。なお，前述したように文書管理情報１０２ａは
頁情報を含むので，各頁の媒体文書１０２の文書管理情
報１０２ａから，一つの書類（文書）の何頁目であるか
（換言すれば，一つの電子文書中の何頁目であるか）を
特定することができる。
複数の頁からなり，プリントアウトした際に複数枚の媒
体文書１０２として出力された場合を示す。すなわち，
一つの書類が複数の媒体文書１０２からなる場合を示
し，このような場合には，図示の如く，媒体文書１０２
の各頁に頁番号を記録されていると共に，各頁の媒体文
書１０２に，それぞれ文書管理情報１０２ａが記録され
ている。なお，前述したように文書管理情報１０２ａは
頁情報を含むので，各頁の媒体文書１０２の文書管理情
報１０２ａから，一つの書類（文書）の何頁目であるか
（換言すれば，一つの電子文書中の何頁目であるか）を
特定することができる。
【００４６】図４は，文書管理情報１０２ａから特定の
電子文書を検索する具体的な例を示す。例えば，文書管
理情報１０２ａが｛文書データベース名，文書番号，バ
ージョン情報，頁情報｝の順で以下のように設定されて
いるとする。 文書データベース名：ＤＢ０１ 文書番号 ：ＢＭ９６０００１ バージョン情報 ：Ｖｅｒ１ 頁情報 ：Ｐ３
電子文書を検索する具体的な例を示す。例えば，文書管
理情報１０２ａが｛文書データベース名，文書番号，バ
ージョン情報，頁情報｝の順で以下のように設定されて
いるとする。 文書データベース名：ＤＢ０１ 文書番号 ：ＢＭ９６０００１ バージョン情報 ：Ｖｅｒ１ 頁情報 ：Ｐ３
【００４７】先ず，文書データベース名：ＤＢ０１によ
って，図示の如く，該当する文書データベース１０１を
特定する。これによって文書データベース１０１が複数
ある場合でも，該当する文書データベース１０１を特定
することができる。
って，図示の如く，該当する文書データベース１０１を
特定する。これによって文書データベース１０１が複数
ある場合でも，該当する文書データベース１０１を特定
することができる。
【００４８】次に，文書番号：ＢＭ９６０００１を用い
て，文書データベース１０１中に保管されている複数の
電子文書の中から該当する電子文書（ＢＭ９６０００
１）を特定する。さらに，該当する電子文書（ＢＭ９６
０００１）に複数のバージョンがある場合には，バージ
ョン情報：Ｖｅｒ１を用いて該当するバージョンの電子
文書を特定することができ，また，該当する電子文書
（ＢＭ９６０００１）が複数の頁からなる場合には，頁
情報：Ｐ３を用いて該当する頁を特定することができ
る。
て，文書データベース１０１中に保管されている複数の
電子文書の中から該当する電子文書（ＢＭ９６０００
１）を特定する。さらに，該当する電子文書（ＢＭ９６
０００１）に複数のバージョンがある場合には，バージ
ョン情報：Ｖｅｒ１を用いて該当するバージョンの電子
文書を特定することができ，また，該当する電子文書
（ＢＭ９６０００１）が複数の頁からなる場合には，頁
情報：Ｐ３を用いて該当する頁を特定することができ
る。
【００４９】以上の構成において，図５（ａ），（ｂ）
の概略フローチャートを参照して，媒体文書管理システ
ムの使用方法およびその動作について説明する。
の概略フローチャートを参照して，媒体文書管理システ
ムの使用方法およびその動作について説明する。
【００５０】先ず，コンピュータ１０４で作成した文書
の電子情報を電子文書として文書データベースに格納す
る（Ｓ５０１：請求項１６の第１の工程）。このとき，
コンピュータ１０４が，文書管理情報１０２ａを生成し
て電子文書と共に格納先の文書データベース１０１中に
格納する。
の電子情報を電子文書として文書データベースに格納す
る（Ｓ５０１：請求項１６の第１の工程）。このとき，
コンピュータ１０４が，文書管理情報１０２ａを生成し
て電子文書と共に格納先の文書データベース１０１中に
格納する。
【００５１】次に，コンピュータ１０４は，作成された
文書および該文書に対応する文書管理情報１０２ａをプ
リンター１０５を介して記録紙に記録し，媒体文書１０
２として出力する（Ｓ５０２：請求項１６の第２の工
程）。
文書および該文書に対応する文書管理情報１０２ａをプ
リンター１０５を介して記録紙に記録し，媒体文書１０
２として出力する（Ｓ５０２：請求項１６の第２の工
程）。
【００５２】このようにして作成した媒体文書１０２
を，任意の個人またはグループに配布し，通常の印刷書
類と同様に利用することができる。
を，任意の個人またはグループに配布し，通常の印刷書
類と同様に利用することができる。
【００５３】その後，文書作成者または媒体文書１０２
を配布された人が，その文書を利用して新しい文書を作
成したい場合や，文書の内容を修正・変更したい場合に
は，同図（ｂ）の手順で，手持ちの媒体文書１０２を用
いて，文書データベース１０１に保存されている電子文
書を検索して更新し，新しい媒体文書１０２を出力する
ことができる。
を配布された人が，その文書を利用して新しい文書を作
成したい場合や，文書の内容を修正・変更したい場合に
は，同図（ｂ）の手順で，手持ちの媒体文書１０２を用
いて，文書データベース１０１に保存されている電子文
書を検索して更新し，新しい媒体文書１０２を出力する
ことができる。
【００５４】先ず，更新したい媒体文書１０２をスキャ
ナー１０３に載置して，文書管理情報１０２ａを読み取
ると（Ｓ５０３：請求項１６の第３の工程），コンピュ
ータ１０４が，読み取った文書管理情報１０２ａに基づ
いて，該当する文書データベース１０１から対応する電
子文書を検索し（Ｓ５０４：請求項１６の第４の工
程），検索した電子文書をコンピュータ１０４のディス
プレイ１０４ａに表示する（Ｓ５０５：請求項１６の第
５の工程）。なお，ここで，媒体文書１０２のいずれか
１頁の文書管理情報１０２ａを読み取ると，読み取った
文書管理情報１０２ａの文書番号およびバージョン情報
に基づいて，対応するバージョンの電子文書の全ての頁
を検索する。したがって，ディスプレイ１０４ａで該当
する電子文書の全ての頁を表示することができる。
ナー１０３に載置して，文書管理情報１０２ａを読み取
ると（Ｓ５０３：請求項１６の第３の工程），コンピュ
ータ１０４が，読み取った文書管理情報１０２ａに基づ
いて，該当する文書データベース１０１から対応する電
子文書を検索し（Ｓ５０４：請求項１６の第４の工
程），検索した電子文書をコンピュータ１０４のディス
プレイ１０４ａに表示する（Ｓ５０５：請求項１６の第
５の工程）。なお，ここで，媒体文書１０２のいずれか
１頁の文書管理情報１０２ａを読み取ると，読み取った
文書管理情報１０２ａの文書番号およびバージョン情報
に基づいて，対応するバージョンの電子文書の全ての頁
を検索する。したがって，ディスプレイ１０４ａで該当
する電子文書の全ての頁を表示することができる。
【００５５】ディスプレイ１０４ａに表示された電子文
書の文書内容を更新し（Ｓ５０６：請求項１７の第６の
工程），更新した文書の電子情報を新しく作成された電
子文書として文書データベース１０１に格納する（Ｓ５
０７：請求項１７の第７の工程）。この際，格納した文
書データベース１０１の文書データベース名，文書番
号，新しいバージョン，頁数に基づいて，文書管理情報
１０２ａを生成する。また，ここで特に修正等を行う必
要がない場合には，ステップＳ５０６，Ｓ５０７を飛ば
してそのまま次のステップＳ５０８へ進むこともでき
る。
書の文書内容を更新し（Ｓ５０６：請求項１７の第６の
工程），更新した文書の電子情報を新しく作成された電
子文書として文書データベース１０１に格納する（Ｓ５
０７：請求項１７の第７の工程）。この際，格納した文
書データベース１０１の文書データベース名，文書番
号，新しいバージョン，頁数に基づいて，文書管理情報
１０２ａを生成する。また，ここで特に修正等を行う必
要がない場合には，ステップＳ５０６，Ｓ５０７を飛ば
してそのまま次のステップＳ５０８へ進むこともでき
る。
【００５６】次に，更新した文書および文書管理情報１
０２ａを，プリンター１０５を介して記録紙を記録して
新しい媒体文書１０２を出力する（Ｓ５０８：請求項１
７の第８の工程）。このとき，コンピュータ１０４のキ
ーボード１０４ｂを用いて，ディスプレイ１０４ａに表
示された電子文書の中から媒体文書として出力する特定
の頁を選択し，選択された特定の頁および文書管理情報
を記録紙上に記録して，該当する頁のみを媒体文書１０
２として出力することもできる。また，特に修正等を行
う必要がない場合には，オリジナルの電子文書をそのま
ま媒体文書１０２として出力することもできる。
０２ａを，プリンター１０５を介して記録紙を記録して
新しい媒体文書１０２を出力する（Ｓ５０８：請求項１
７の第８の工程）。このとき，コンピュータ１０４のキ
ーボード１０４ｂを用いて，ディスプレイ１０４ａに表
示された電子文書の中から媒体文書として出力する特定
の頁を選択し，選択された特定の頁および文書管理情報
を記録紙上に記録して，該当する頁のみを媒体文書１０
２として出力することもできる。また，特に修正等を行
う必要がない場合には，オリジナルの電子文書をそのま
ま媒体文書１０２として出力することもできる。
【００５７】このようにして更新した媒体文書１０２
を，任意の個人またはグループに配布し，通常の印刷書
類と同様に利用することができる。
を，任意の個人またはグループに配布し，通常の印刷書
類と同様に利用することができる。
【００５８】なお，例えば，上記ステップＳ５０３で読
み取った媒体文書１０２が，白黒コピーで複写されるこ
とにより，記載されている文書が白黒画像となった場合
でも文書データベース１０１に保管されている電子文書
がカラー画像であれば，上記ステップＳ５０５や，Ｓ５
０８において，ディスプレイ１０４ａまたはプリンター
１０５を介して，オリジナルの電子文書のカラー画像を
出力する。
み取った媒体文書１０２が，白黒コピーで複写されるこ
とにより，記載されている文書が白黒画像となった場合
でも文書データベース１０１に保管されている電子文書
がカラー画像であれば，上記ステップＳ５０５や，Ｓ５
０８において，ディスプレイ１０４ａまたはプリンター
１０５を介して，オリジナルの電子文書のカラー画像を
出力する。
【００５９】また，図６に示すように，同図（ａ）のオ
リジナルの媒体文書１０２が同図（ｂ）〜（ｅ）のよう
に編集されている場合でも，スキャナー１０３で文書管
理情報１０２ａを読み取ることができる場合には，スキ
ャナー１０３で読み取った文書管理情報１０２ａに基づ
いて，上記ステップＳ５０３〜Ｓ５０８を実行して，文
書データベース１０１から対応する電子文書を検索し
て，オリジナルの電子文書を出力する。
リジナルの媒体文書１０２が同図（ｂ）〜（ｅ）のよう
に編集されている場合でも，スキャナー１０３で文書管
理情報１０２ａを読み取ることができる場合には，スキ
ャナー１０３で読み取った文書管理情報１０２ａに基づ
いて，上記ステップＳ５０３〜Ｓ５０８を実行して，文
書データベース１０１から対応する電子文書を検索し
て，オリジナルの電子文書を出力する。
【００６０】具体的には，同図（ｂ）に示すように，Ａ
４サイズをＢ５サイズに縮小コピーした媒体文書や，同
図（ｃ）に示すように，２枚の記録紙を１枚の記録紙に
集約コピー（いわゆる，２ｉｎ１）した媒体文書，同図
（ｄ）に示すように，記録紙の両面にそれぞれ媒体文書
を両面コピーした媒体文書，同図（ｅ）に示すように，
オリジナルの媒体文書を他の文書の一部として合成した
編集コピーによる媒体文書（但し，この場合はその一部
が媒体文書である）等を読み取って，オリジナルの媒体
文書を検索することができる。
４サイズをＢ５サイズに縮小コピーした媒体文書や，同
図（ｃ）に示すように，２枚の記録紙を１枚の記録紙に
集約コピー（いわゆる，２ｉｎ１）した媒体文書，同図
（ｄ）に示すように，記録紙の両面にそれぞれ媒体文書
を両面コピーした媒体文書，同図（ｅ）に示すように，
オリジナルの媒体文書を他の文書の一部として合成した
編集コピーによる媒体文書（但し，この場合はその一部
が媒体文書である）等を読み取って，オリジナルの媒体
文書を検索することができる。
【００６１】前述したように実施の形態１によれば，出
力された紙の文書である媒体文書１０２をスキャナー１
０３で読み取らせることにより，文書データベース１０
１に保管されているオリジナルの電子文書にアクセスで
きるので，媒体文書１０２および電子文書を含めた文書
の管理および再利用が容易になり，作業効率・利便性の
向上を図ることができる。
力された紙の文書である媒体文書１０２をスキャナー１
０３で読み取らせることにより，文書データベース１０
１に保管されているオリジナルの電子文書にアクセスで
きるので，媒体文書１０２および電子文書を含めた文書
の管理および再利用が容易になり，作業効率・利便性の
向上を図ることができる。
【００６２】なお，実施の形態１では，媒体文書１０２
のいずれか１頁の文書管理情報１０２ａを読み取ると，
読み取った文書管理情報１０２ａに対応する電子文書の
全ての頁，換言すれば，文書管理情報１０２ａ中の文書
番号とバージョン情報が一致する電子文書の全ての頁を
出力したが，頁情報を用いて，文書管理情報１０２ａ中
の文書番号，バージョン情報，頁情報が一致する特定の
電子文書の頁のみを出力するようにしても良い。
のいずれか１頁の文書管理情報１０２ａを読み取ると，
読み取った文書管理情報１０２ａに対応する電子文書の
全ての頁，換言すれば，文書管理情報１０２ａ中の文書
番号とバージョン情報が一致する電子文書の全ての頁を
出力したが，頁情報を用いて，文書管理情報１０２ａ中
の文書番号，バージョン情報，頁情報が一致する特定の
電子文書の頁のみを出力するようにしても良い。
【００６３】〔実施の形態２〕実施の形態２の媒体文書
管理システムおよび媒体文書管理方法は，基本的に実施
の形態１と同様の構成であるため，ここでは異なる部分
のみを説明する。
管理システムおよび媒体文書管理方法は，基本的に実施
の形態１と同様の構成であるため，ここでは異なる部分
のみを説明する。
【００６４】実施の形態２では，実施の形態１の構成お
よび動作に加えて，コンピュータ１０４が，さらに検索
した電子文書の出力を制御する出力制御手段，電子文書
中に記載されている配布先の個人名またはグループ名に
対して，自動的に当該電子文書へのアクセスを許可し，
アクセス権限者として文書データベース１０１に登録す
るアクセス権自動登録手段および電子文書毎に任意の個
人またはグループに対して電子文書へのアクセスを許可
し，アクセス権限者として文書データベース１０１に登
録するアクセス権登録手段としての役割を果たす。
よび動作に加えて，コンピュータ１０４が，さらに検索
した電子文書の出力を制御する出力制御手段，電子文書
中に記載されている配布先の個人名またはグループ名に
対して，自動的に当該電子文書へのアクセスを許可し，
アクセス権限者として文書データベース１０１に登録す
るアクセス権自動登録手段および電子文書毎に任意の個
人またはグループに対して電子文書へのアクセスを許可
し，アクセス権限者として文書データベース１０１に登
録するアクセス権登録手段としての役割を果たす。
【００６５】また，文書データベース１０１には，後述
する方法によって，あらかじめ電子文書毎にアクセスを
許可されたアクセス権限者の情報が登録されているもの
である。
する方法によって，あらかじめ電子文書毎にアクセスを
許可されたアクセス権限者の情報が登録されているもの
である。
【００６６】ここで，コンピュータ１０４（出力制御手
段）は，キーボード１０４ｂを介して入力されたユーザ
ーＩＤに基づいて，文書データベース１０１を参照して
アクセス権限者であるか否かを判定し，アクセス権限者
である場合には，ディスプレイ１０４ａおよびプリンタ
ー１０５への出力を許可し，アクセス権限者でない場合
には，ディスプレイ１０４ａおよびプリンター１０５へ
の出力を禁止する。また，文書管理情報１０２ａ中の頁
情報に基づいて，電子文書中の該当する頁のみを出力す
る。
段）は，キーボード１０４ｂを介して入力されたユーザ
ーＩＤに基づいて，文書データベース１０１を参照して
アクセス権限者であるか否かを判定し，アクセス権限者
である場合には，ディスプレイ１０４ａおよびプリンタ
ー１０５への出力を許可し，アクセス権限者でない場合
には，ディスプレイ１０４ａおよびプリンター１０５へ
の出力を禁止する。また，文書管理情報１０２ａ中の頁
情報に基づいて，電子文書中の該当する頁のみを出力す
る。
【００６７】また，コンピュータ１０４（出力制御手
段）は，ユーザーがアクセス権限者である場合に，文書
管理情報１０２ａ中の文書番号に基づいて検索した電子
文書中の全ての頁を出力する。
段）は，ユーザーがアクセス権限者である場合に，文書
管理情報１０２ａ中の文書番号に基づいて検索した電子
文書中の全ての頁を出力する。
【００６８】また，コンピュータ１０４（アクセス権登
録手段）は，電子文書の各頁毎に，任意の個人またはグ
ループに対して，電子文書の各頁へのアクセスの許可お
よび禁止を設定可能であり，電子文書の頁毎にアクセス
の許可および禁止が設定されている場合には，コンピュ
ータ１０４（出力制御手段）は，文書管理情報１０２ａ
中の文書番号および文書データベース中のアクセス権限
者の情報に基づいて，検索した電子文書中のアクセスが
許可された頁のみを出力する。
録手段）は，電子文書の各頁毎に，任意の個人またはグ
ループに対して，電子文書の各頁へのアクセスの許可お
よび禁止を設定可能であり，電子文書の頁毎にアクセス
の許可および禁止が設定されている場合には，コンピュ
ータ１０４（出力制御手段）は，文書管理情報１０２ａ
中の文書番号および文書データベース中のアクセス権限
者の情報に基づいて，検索した電子文書中のアクセスが
許可された頁のみを出力する。
【００６９】以上の構成において，図７および図８の概
略フローチャートを参照して，媒体文書管理システムの
使用方法およびその動作について説明する。
略フローチャートを参照して，媒体文書管理システムの
使用方法およびその動作について説明する。
【００７０】先ず，コンピュータ１０４で作成した文書
の電子情報を電子文書として文書データベースに格納す
る（Ｓ７０１：請求項２１の第１の工程）。このとき，
コンピュータ１０４が，文書管理情報１０２ａを生成し
て電子文書と共に格納先の文書データベース１０１中に
格納する。
の電子情報を電子文書として文書データベースに格納す
る（Ｓ７０１：請求項２１の第１の工程）。このとき，
コンピュータ１０４が，文書管理情報１０２ａを生成し
て電子文書と共に格納先の文書データベース１０１中に
格納する。
【００７１】次に，コンピュータ１０４が，アクセス権
限者の自動設定処理を実行して，電子文書中に記載され
ている配布先の個人名またはグループ名（図２の１０２
ｂに相当する）に対して自動的にアクセス権を設定し，
アクセス権限者として文書データベース１０１に登録す
る（Ｓ７０２）。ここでのアクセス権の設定は，電子文
書の全ての頁に対するアクセスを許可するものであり，
図９（ａ）に示すように，電子文書の文書番号毎にアク
セス権限者が登録される。
限者の自動設定処理を実行して，電子文書中に記載され
ている配布先の個人名またはグループ名（図２の１０２
ｂに相当する）に対して自動的にアクセス権を設定し，
アクセス権限者として文書データベース１０１に登録す
る（Ｓ７０２）。ここでのアクセス権の設定は，電子文
書の全ての頁に対するアクセスを許可するものであり，
図９（ａ）に示すように，電子文書の文書番号毎にアク
セス権限者が登録される。
【００７２】続いて，ステップＳ７０２で自動的に設定
されたアクセス権限者の変更や，さらに配布先以外の任
意の個人またはグループをアクセス権限者として追加登
録するためのアクセス権限者の変更処理を実行する（Ｓ
７０３）。具体的には，コンピュータ１０４を用いて，
図９（ａ）の文書番号：ＢＭ９６０００１のアクセス権
限者からＢ氏およびＣ氏を削除したり，新たにＤ氏を追
加したりすることができる。さらに，電子文書の各頁毎
に，任意の個人またはグループに対してアクセス権を設
定することも可能であり，例えば，図９（ｂ）に示すよ
うに，Ａ氏に対してのみ全頁のアクセス権を設定し，Ｂ
氏に対しては１頁目のみアクセス権を設定し，Ｃ氏に対
しては１頁と２頁のアクセス権を設定することも可能で
ある。
されたアクセス権限者の変更や，さらに配布先以外の任
意の個人またはグループをアクセス権限者として追加登
録するためのアクセス権限者の変更処理を実行する（Ｓ
７０３）。具体的には，コンピュータ１０４を用いて，
図９（ａ）の文書番号：ＢＭ９６０００１のアクセス権
限者からＢ氏およびＣ氏を削除したり，新たにＤ氏を追
加したりすることができる。さらに，電子文書の各頁毎
に，任意の個人またはグループに対してアクセス権を設
定することも可能であり，例えば，図９（ｂ）に示すよ
うに，Ａ氏に対してのみ全頁のアクセス権を設定し，Ｂ
氏に対しては１頁目のみアクセス権を設定し，Ｃ氏に対
しては１頁と２頁のアクセス権を設定することも可能で
ある。
【００７３】次に，コンピュータ１０４は，作成された
文書および該文書に対応する文書管理情報１０２ａをプ
リンター１０５を介して記録紙に記録し，媒体文書１０
２として出力する（Ｓ７０４：請求項２１の第２の工
程）。
文書および該文書に対応する文書管理情報１０２ａをプ
リンター１０５を介して記録紙に記録し，媒体文書１０
２として出力する（Ｓ７０４：請求項２１の第２の工
程）。
【００７４】このようにして作成した媒体文書１０２
を，任意の個人またはグループに配布し，通常の印刷書
類と同様に利用することができる。
を，任意の個人またはグループに配布し，通常の印刷書
類と同様に利用することができる。
【００７５】その後，文書作成者または媒体文書１０２
を配布された人で，かつ，アクセス権限者として登録さ
れている人が，その文書を利用して新しい文書を作成し
たい場合や，文書の内容を修正・変更したい場合には，
図８の手順で，手持ちの媒体文書１０２を用いて，文書
データベース１０１に保存されている電子文書を検索し
て更新し，新しい媒体文書１０２を出力することができ
る。
を配布された人で，かつ，アクセス権限者として登録さ
れている人が，その文書を利用して新しい文書を作成し
たい場合や，文書の内容を修正・変更したい場合には，
図８の手順で，手持ちの媒体文書１０２を用いて，文書
データベース１０１に保存されている電子文書を検索し
て更新し，新しい媒体文書１０２を出力することができ
る。
【００７６】先ず，更新したい媒体文書１０２をスキャ
ナー１０３に載置して，文書管理情報１０２ａを読み取
ると（Ｓ８０１：請求項２１の第３の工程），コンピュ
ータ１０４が，読み取った文書管理情報１０２ａに基づ
いて，該当する文書データベース１０１から対応する電
子文書を検索する（Ｓ８０２：請求項２１の第４の工
程）。
ナー１０３に載置して，文書管理情報１０２ａを読み取
ると（Ｓ８０１：請求項２１の第３の工程），コンピュ
ータ１０４が，読み取った文書管理情報１０２ａに基づ
いて，該当する文書データベース１０１から対応する電
子文書を検索する（Ｓ８０２：請求項２１の第４の工
程）。
【００７７】次に，コンピュータ１０４が，ステップＳ
８０２で検索した電子文書に対するアクセス権の設定状
況をチェックし，電子文書の出力許可を判定する（Ｓ８
０３：請求項２１の第５の工程）。具体的には，ディス
プレイ１０４ａを用いてユーザに対してユーザーＩＤの
入力を促し，キーボード１０４ｂを介してユーザーＩＤ
が入力されると，文書データベース１０１中に登録され
ている該当する電子文書のアクセス権限者を参照し，入
力されたユーザーＩＤに対してアクセスが許可されてい
るか否かをチェックし，該当する電子文書の文書番号に
対してアクセス権限者として登録されている場合には，
電子文書の全ての頁の出力を許可し，該当する電子文書
の頁単位でアクセス権限者として登録されている場合に
は，登録されている頁のみの出力を許可する。
８０２で検索した電子文書に対するアクセス権の設定状
況をチェックし，電子文書の出力許可を判定する（Ｓ８
０３：請求項２１の第５の工程）。具体的には，ディス
プレイ１０４ａを用いてユーザに対してユーザーＩＤの
入力を促し，キーボード１０４ｂを介してユーザーＩＤ
が入力されると，文書データベース１０１中に登録され
ている該当する電子文書のアクセス権限者を参照し，入
力されたユーザーＩＤに対してアクセスが許可されてい
るか否かをチェックし，該当する電子文書の文書番号に
対してアクセス権限者として登録されている場合には，
電子文書の全ての頁の出力を許可し，該当する電子文書
の頁単位でアクセス権限者として登録されている場合に
は，登録されている頁のみの出力を許可する。
【００７８】続いて，出力が許可された頁をコンピュー
タ１０４のディスプレイ１０４ａに表示する（Ｓ８０
４：請求項２１の第６の工程）。
タ１０４のディスプレイ１０４ａに表示する（Ｓ８０
４：請求項２１の第６の工程）。
【００７９】次に，ディスプレイ１０４ａに表示された
電子文書の文書内容を更新し（Ｓ８０５），更新した文
書の電子情報を新しく作成された電子文書として文書デ
ータベース１０１に格納する（Ｓ８０６）。この際，格
納した文書データベース１０１の文書データベース名，
文書番号，新しいバージョン，頁数に基づいて，文書管
理情報１０２ａを生成する。
電子文書の文書内容を更新し（Ｓ８０５），更新した文
書の電子情報を新しく作成された電子文書として文書デ
ータベース１０１に格納する（Ｓ８０６）。この際，格
納した文書データベース１０１の文書データベース名，
文書番号，新しいバージョン，頁数に基づいて，文書管
理情報１０２ａを生成する。
【００８０】その後，コンピュータ１０４が，図７のス
テップＳ７０２と同様に，アクセス権限者の自動設定処
理を実行して，電子文書中に記載されている配布先の個
人名またはグループ名に対して自動的にアクセス権を設
定し，アクセス権限者として文書データベース１０１に
登録する（Ｓ８０７）。続いて，ステップＳ８０７で自
動的に設定されたアクセス権限者の変更や，さらに配布
先以外の任意の個人またはグループをアクセス権限者と
して追加登録するためのアクセス権限者の変更処理を実
行する（Ｓ８０８）。また，ステップＳ８０５で特に修
正等を行う必要がない場合には，ステップＳ８０５〜Ｓ
８０８を飛ばしてそのまま次のステップＳ８０９へ進む
こともできる。
テップＳ７０２と同様に，アクセス権限者の自動設定処
理を実行して，電子文書中に記載されている配布先の個
人名またはグループ名に対して自動的にアクセス権を設
定し，アクセス権限者として文書データベース１０１に
登録する（Ｓ８０７）。続いて，ステップＳ８０７で自
動的に設定されたアクセス権限者の変更や，さらに配布
先以外の任意の個人またはグループをアクセス権限者と
して追加登録するためのアクセス権限者の変更処理を実
行する（Ｓ８０８）。また，ステップＳ８０５で特に修
正等を行う必要がない場合には，ステップＳ８０５〜Ｓ
８０８を飛ばしてそのまま次のステップＳ８０９へ進む
こともできる。
【００８１】次に，更新した文書および文書管理情報１
０２ａを，プリンター１０５を介して記録紙を記録して
新しい媒体文書１０２を出力する（Ｓ８０９）。このと
き，コンピュータ１０４のキーボード１０４ｂを用い
て，ディスプレイ１０４ａに表示された電子文書の中か
ら媒体文書として出力したい特定の頁を選択し，選択さ
れた特定の頁および文書管理情報を記録紙上に記録し
て，該当する頁のみを媒体文書１０２として出力するこ
ともできる。
０２ａを，プリンター１０５を介して記録紙を記録して
新しい媒体文書１０２を出力する（Ｓ８０９）。このと
き，コンピュータ１０４のキーボード１０４ｂを用い
て，ディスプレイ１０４ａに表示された電子文書の中か
ら媒体文書として出力したい特定の頁を選択し，選択さ
れた特定の頁および文書管理情報を記録紙上に記録し
て，該当する頁のみを媒体文書１０２として出力するこ
ともできる。
【００８２】このようにして更新した媒体文書１０２
を，任意の個人またはグループに配布し，通常の印刷書
類と同様に利用することができる。
を，任意の個人またはグループに配布し，通常の印刷書
類と同様に利用することができる。
【００８３】前述したように実施の形態２によれば，文
書データベース１０１を参照してアクセス権限者である
か否かを判定し，アクセス権限者である場合には，ディ
スプレイ１０４ａおよびプリンター１０５への出力を許
可し，アクセス権限者でない場合には，ディスプレイ１
０４ａおよびプリンター１０５への出力を禁止するた
め，文書データベース１０１中に保管されている電子文
書の機密保護を確実に行うことができ，さらに作業効率
・利便性の向上を図ることができる。
書データベース１０１を参照してアクセス権限者である
か否かを判定し，アクセス権限者である場合には，ディ
スプレイ１０４ａおよびプリンター１０５への出力を許
可し，アクセス権限者でない場合には，ディスプレイ１
０４ａおよびプリンター１０５への出力を禁止するた
め，文書データベース１０１中に保管されている電子文
書の機密保護を確実に行うことができ，さらに作業効率
・利便性の向上を図ることができる。
【００８４】また，媒体文書１０２の配布先の人に当該
電子文書のアクセスを許可して，それ以外の人が当該電
子文書をアクセスできないように，電子文書の機密保護
を管理することができ，さらに作業効率・利便性の向上
を図ることができる。
電子文書のアクセスを許可して，それ以外の人が当該電
子文書をアクセスできないように，電子文書の機密保護
を管理することができ，さらに作業効率・利便性の向上
を図ることができる。
【００８５】さらに，電子文書毎に，任意の個人または
グループに対して電子文書へのアクセスを許可し，アク
セス権限者として文書データベースに登録する可能であ
るため，文書作成者が自由にアクセス権限者を設定し
て，よりきめ細かな機密保護を行うことができる。ま
た，電子文書の各頁毎に，任意の個人またはグループに
対して，電子文書の各頁へのアクセスの許可および禁止
を設定可能であるため，限定した頁に限りアクセスを許
可して，よりきめ細かな機密保護を行うことができる。
グループに対して電子文書へのアクセスを許可し，アク
セス権限者として文書データベースに登録する可能であ
るため，文書作成者が自由にアクセス権限者を設定し
て，よりきめ細かな機密保護を行うことができる。ま
た，電子文書の各頁毎に，任意の個人またはグループに
対して，電子文書の各頁へのアクセスの許可および禁止
を設定可能であるため，限定した頁に限りアクセスを許
可して，よりきめ細かな機密保護を行うことができる。
【００８６】なお，実施の形態２では，コンピュータ１
０４側でユーザーＩＤを入力させてユーザーを確認し，
文書データベース１０１中に登録されているアクセス権
限者であるか否かを判定する構成としてが，特にこれに
限定するものではなく，例えば，媒体文書１０２上にユ
ーザーＩＤを記載して，文書管理情報１０２ａと同時に
スキャナー１０３で読み取るように構成しても良い。
０４側でユーザーＩＤを入力させてユーザーを確認し，
文書データベース１０１中に登録されているアクセス権
限者であるか否かを判定する構成としてが，特にこれに
限定するものではなく，例えば，媒体文書１０２上にユ
ーザーＩＤを記載して，文書管理情報１０２ａと同時に
スキャナー１０３で読み取るように構成しても良い。
【００８７】〔実施の形態３〕実施の形態３は，実施の
形態１および実施の形態２の媒体文書管理システムをネ
ットワーク化した例を示す。基本的な構成は実施の形態
１または実施の形態２と同様であるため，ここでは異な
る部分のみを説明する。
形態１および実施の形態２の媒体文書管理システムをネ
ットワーク化した例を示す。基本的な構成は実施の形態
１または実施の形態２と同様であるため，ここでは異な
る部分のみを説明する。
【００８８】図１０は，実施の形態３の媒体文書管理シ
ステムの概略構成図を示し，ネットワーク１００１上に
複数の文書データベース１０１や，複数のコンピュータ
１０４を配置し，それぞれのコンピュータ１０４にスキ
ャナー１０３およびプリンター１０５を接続したもので
ある。
ステムの概略構成図を示し，ネットワーク１００１上に
複数の文書データベース１０１や，複数のコンピュータ
１０４を配置し，それぞれのコンピュータ１０４にスキ
ャナー１０３およびプリンター１０５を接続したもので
ある。
【００８９】このような構成とすることにより，ネット
ワーク１００１上に接続されたコンピュータ１０４（ス
キャナー１０３およびプリンター１０５を含む）が配置
された場所から，媒体文書１０２を用いて文書データベ
ース１０１中の電子文書を確実に検索することが可能と
なる。
ワーク１００１上に接続されたコンピュータ１０４（ス
キャナー１０３およびプリンター１０５を含む）が配置
された場所から，媒体文書１０２を用いて文書データベ
ース１０１中の電子文書を確実に検索することが可能と
なる。
【００９０】なお，上記実施の形態１および実施の形態
２では，コンピュータ１０４が，本発明の検索手段，第
１の出力手段，出力制御手段，アクセス権自動登録手段
およびアクセス権登録手段としての役割を果たしている
が，特にこれに限定するものではなく，例えば，ネット
ワーク１００１上にサーバー１００２を配置して，サー
バー１００２が上記各手段の一部または全部を担うよう
に構成しても良い。
２では，コンピュータ１０４が，本発明の検索手段，第
１の出力手段，出力制御手段，アクセス権自動登録手段
およびアクセス権登録手段としての役割を果たしている
が，特にこれに限定するものではなく，例えば，ネット
ワーク１００１上にサーバー１００２を配置して，サー
バー１００２が上記各手段の一部または全部を担うよう
に構成しても良い。
【００９１】
【発明の効果】以上説明したように，本発明の媒体文書
管理システム（請求項１）は，読取手段で，媒体文書か
ら文書管理情報を読み取り，検索手段で，文書管理情報
に基づいて，文書データベースから対応する電子文書を
検索し，第１の出力手段で，検索した電子文書をコンピ
ュータの表示部に出力すると共に，第２の出力手段で，
コンピュータの操作入力部を介して出力指定された電子
文書および文書管理情報を記録紙上に記録して媒体文書
として出力するため，出力された紙の文書である媒体文
書からオリジナルの電子文書にアクセス可能とすること
により，紙の文書および電子文書を含めた文書の管理お
よび再利用を容易にし，作業効率・利便性の向上を図る
ことができる。
管理システム（請求項１）は，読取手段で，媒体文書か
ら文書管理情報を読み取り，検索手段で，文書管理情報
に基づいて，文書データベースから対応する電子文書を
検索し，第１の出力手段で，検索した電子文書をコンピ
ュータの表示部に出力すると共に，第２の出力手段で，
コンピュータの操作入力部を介して出力指定された電子
文書および文書管理情報を記録紙上に記録して媒体文書
として出力するため，出力された紙の文書である媒体文
書からオリジナルの電子文書にアクセス可能とすること
により，紙の文書および電子文書を含めた文書の管理お
よび再利用を容易にし，作業効率・利便性の向上を図る
ことができる。
【００９２】また，本発明の媒体文書管理システム（請
求項２）は，請求項１記載の媒体文書管理システムにお
いて，文書管理情報が，少なくとも文書データベースを
特定するための文書データベース名および文書データベ
ース中の電子文書を特定するための文書番号を含むた
め，複数の文書データベースの中から該当する文書デー
タベースを素早く特定し，また文書番号によって文書デ
ータベース中に保管されている電子文書を確実に検索す
ることができる。したがって，さらに作業効率・利便性
の向上を図ることができる。
求項２）は，請求項１記載の媒体文書管理システムにお
いて，文書管理情報が，少なくとも文書データベースを
特定するための文書データベース名および文書データベ
ース中の電子文書を特定するための文書番号を含むた
め，複数の文書データベースの中から該当する文書デー
タベースを素早く特定し，また文書番号によって文書デ
ータベース中に保管されている電子文書を確実に検索す
ることができる。したがって，さらに作業効率・利便性
の向上を図ることができる。
【００９３】また，本発明の媒体文書管理システム（請
求項３）は，請求項１または２記載の媒体文書管理シス
テムにおいて，媒体文書が複数枚の記録紙からなる場
合，文書管理情報が，媒体文書に対応する電子文書中の
頁を示す頁情報を含むため，媒体文書に記載されている
文書管理情報を用いて，電子文書中の特定の頁を検索
し，取り出すことが可能である。したがって，さらに作
業効率・利便性の向上を図ることができる。
求項３）は，請求項１または２記載の媒体文書管理シス
テムにおいて，媒体文書が複数枚の記録紙からなる場
合，文書管理情報が，媒体文書に対応する電子文書中の
頁を示す頁情報を含むため，媒体文書に記載されている
文書管理情報を用いて，電子文書中の特定の頁を検索
し，取り出すことが可能である。したがって，さらに作
業効率・利便性の向上を図ることができる。
【００９４】また，本発明の媒体文書管理システム（請
求項４）は，請求項１〜３のいずれか一つに記載の媒体
文書管理システムにおいて，文書データベースを参照し
てアクセス権限者であるか否かを判定し，アクセス権限
者である場合には，第１の出力手段および第２の出力手
段への出力を許可し，アクセス権限者でない場合には，
第１の出力手段および第２の出力手段への出力を禁止す
るため，文書データベース中に保管されている電子文書
の機密保護を確実に行うことができ，さらに作業効率・
利便性の向上を図ることができる。
求項４）は，請求項１〜３のいずれか一つに記載の媒体
文書管理システムにおいて，文書データベースを参照し
てアクセス権限者であるか否かを判定し，アクセス権限
者である場合には，第１の出力手段および第２の出力手
段への出力を許可し，アクセス権限者でない場合には，
第１の出力手段および第２の出力手段への出力を禁止す
るため，文書データベース中に保管されている電子文書
の機密保護を確実に行うことができ，さらに作業効率・
利便性の向上を図ることができる。
【００９５】また，本発明の媒体文書管理システム（請
求項５）は，請求項４記載の媒体文書管理システムにお
いて，さらに，電子文書中に記載されている配布先の個
人名またはグループ名に対して，自動的に当該電子文書
へのアクセスを許可し，アクセス権限者として文書デー
タベースに登録するアクセス権自動登録手段を備えたた
め，媒体文書の配布先の人に当該電子文書のアクセスを
許可して，それ以外の人が当該電子文書をアクセスでき
ないように，電子文書の機密保護を管理することがで
き，さらに作業効率・利便性の向上を図ることができ
る。
求項５）は，請求項４記載の媒体文書管理システムにお
いて，さらに，電子文書中に記載されている配布先の個
人名またはグループ名に対して，自動的に当該電子文書
へのアクセスを許可し，アクセス権限者として文書デー
タベースに登録するアクセス権自動登録手段を備えたた
め，媒体文書の配布先の人に当該電子文書のアクセスを
許可して，それ以外の人が当該電子文書をアクセスでき
ないように，電子文書の機密保護を管理することがで
き，さらに作業効率・利便性の向上を図ることができ
る。
【００９６】また，本発明の媒体文書管理システム（請
求項６）は，請求項４または５記載の媒体文書管理シス
テムにおいて，さらに，電子文書毎に，任意の個人また
はグループに対して電子文書へのアクセスを許可し，ア
クセス権限者として文書データベースに登録するアクセ
ス権登録手段を備えたため，文書作成者が自由にアクセ
ス権限者を設定して，よりきめ細かな機密保護を行うこ
とができ，さらに作業効率・利便性の向上を図ることが
できる。
求項６）は，請求項４または５記載の媒体文書管理シス
テムにおいて，さらに，電子文書毎に，任意の個人また
はグループに対して電子文書へのアクセスを許可し，ア
クセス権限者として文書データベースに登録するアクセ
ス権登録手段を備えたため，文書作成者が自由にアクセ
ス権限者を設定して，よりきめ細かな機密保護を行うこ
とができ，さらに作業効率・利便性の向上を図ることが
できる。
【００９７】また，本発明の媒体文書管理システム（請
求項７）は，請求項６記載の媒体文書管理システムにお
いて，アクセス権登録手段を用いて，電子文書の各頁毎
に，任意の個人またはグループに対して，電子文書の各
頁へのアクセスの許可および禁止を設定可能であるた
め，限定した頁に限りアクセスを許可して，よりきめ細
かな機密保護を行うことができ，さらに作業効率・利便
性の向上を図ることができる。
求項７）は，請求項６記載の媒体文書管理システムにお
いて，アクセス権登録手段を用いて，電子文書の各頁毎
に，任意の個人またはグループに対して，電子文書の各
頁へのアクセスの許可および禁止を設定可能であるた
め，限定した頁に限りアクセスを許可して，よりきめ細
かな機密保護を行うことができ，さらに作業効率・利便
性の向上を図ることができる。
【００９８】また，本発明の媒体文書管理システム（請
求項８）は，請求項１〜７のいずれか一つに記載の媒体
文書管理システムにおいて，文書管理情報が，電子文書
のバージョンを示すバージョン情報を含み，検索手段
が，読取手段で読み取った文書管理情報に基づいて，文
書データベースから対応するバージョンの電子文書を検
索するため，媒体文書から電子文書のバージョンを管理
することが可能となり，さらに不要なバージョンの検索
や，出力を回避することができる。したがって，さらに
作業効率・利便性の向上を図ることができる。
求項８）は，請求項１〜７のいずれか一つに記載の媒体
文書管理システムにおいて，文書管理情報が，電子文書
のバージョンを示すバージョン情報を含み，検索手段
が，読取手段で読み取った文書管理情報に基づいて，文
書データベースから対応するバージョンの電子文書を検
索するため，媒体文書から電子文書のバージョンを管理
することが可能となり，さらに不要なバージョンの検索
や，出力を回避することができる。したがって，さらに
作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【００９９】また，本発明の媒体文書管理システム（請
求項９）は，請求項１〜８のいずれか一つに記載の媒体
文書管理システムにおいて，媒体文書に記載されている
文書が白黒画像であった場合でも，文書データベースに
保管されている電子文書がカラー画像であれば，第１の
出力手段または第２の出力手段を介してカラー画像を出
力するため，オリジナルの電子文書の情報を正確に取り
出すことができ，さらに作業効率・利便性の向上を図る
ことができる。
求項９）は，請求項１〜８のいずれか一つに記載の媒体
文書管理システムにおいて，媒体文書に記載されている
文書が白黒画像であった場合でも，文書データベースに
保管されている電子文書がカラー画像であれば，第１の
出力手段または第２の出力手段を介してカラー画像を出
力するため，オリジナルの電子文書の情報を正確に取り
出すことができ，さらに作業効率・利便性の向上を図る
ことができる。
【０１００】また，本発明の媒体文書管理システム（請
求項１０）は，請求項１〜９のいずれか一つに記載の媒
体文書管理システムにおいて，媒体文書が編集されてい
る場合でも，読取手段で文書管理情報が読み取れる場合
には，読取手段で読み取った文書管理情報に基づいて，
文書データベースから対応する電子文書を検索して，オ
リジナルの電子文書を出力するため，媒体文書のオリジ
ナルがない場合でも，対応する電子文書を検索して出力
することができ，さらに作業効率・利便性の向上を図る
ことができる。
求項１０）は，請求項１〜９のいずれか一つに記載の媒
体文書管理システムにおいて，媒体文書が編集されてい
る場合でも，読取手段で文書管理情報が読み取れる場合
には，読取手段で読み取った文書管理情報に基づいて，
文書データベースから対応する電子文書を検索して，オ
リジナルの電子文書を出力するため，媒体文書のオリジ
ナルがない場合でも，対応する電子文書を検索して出力
することができ，さらに作業効率・利便性の向上を図る
ことができる。
【０１０１】また，本発明の媒体文書管理システム（請
求項１１）は，請求項１０記載の媒体文書管理システム
において，編集は，拡大コピー，縮小コピー，複数頁を
一枚に集約したコピーまたは両面コピーであるため，一
般的に複写機を用いて編集を行っても，オリジナルの電
子文書を検索して出力することができ，さらに作業効率
・利便性の向上を図ることができる。
求項１１）は，請求項１０記載の媒体文書管理システム
において，編集は，拡大コピー，縮小コピー，複数頁を
一枚に集約したコピーまたは両面コピーであるため，一
般的に複写機を用いて編集を行っても，オリジナルの電
子文書を検索して出力することができ，さらに作業効率
・利便性の向上を図ることができる。
【０１０２】また，本発明の媒体文書管理システム（請
求項１２）は，請求項４記載の媒体文書管理システムに
おいて，出力制御手段が，文書管理情報中の頁情報に基
づいて，検索手段によって検索した電子文書中の該当す
る頁のみを第１の出力手段または第２の出力手段へ出力
するため，不必要な文書の検索および出力を省いて，電
子文書中の特定の頁を検索し，取り出すことが可能であ
る。したがって，さらに作業効率・利便性の向上を図る
ことができる。
求項１２）は，請求項４記載の媒体文書管理システムに
おいて，出力制御手段が，文書管理情報中の頁情報に基
づいて，検索手段によって検索した電子文書中の該当す
る頁のみを第１の出力手段または第２の出力手段へ出力
するため，不必要な文書の検索および出力を省いて，電
子文書中の特定の頁を検索し，取り出すことが可能であ
る。したがって，さらに作業効率・利便性の向上を図る
ことができる。
【０１０３】また，本発明の媒体文書管理システム（請
求項１３）は，請求項４記載の媒体文書管理システムに
おいて，出力制御手段が，文書管理情報中の文書番号に
基づいて，検索手段によって検索した電子文書中の全て
の頁を第１の出力手段または第２の出力手段へ出力する
ため，媒体文書が複数枚の記録紙からなる場合でも，媒
体文書のいずれかの１頁を用いて全ての頁を検索し，取
り出すことが可能である。したがって，さらに作業効率
・利便性の向上を図ることができる。
求項１３）は，請求項４記載の媒体文書管理システムに
おいて，出力制御手段が，文書管理情報中の文書番号に
基づいて，検索手段によって検索した電子文書中の全て
の頁を第１の出力手段または第２の出力手段へ出力する
ため，媒体文書が複数枚の記録紙からなる場合でも，媒
体文書のいずれかの１頁を用いて全ての頁を検索し，取
り出すことが可能である。したがって，さらに作業効率
・利便性の向上を図ることができる。
【０１０４】また，本発明の媒体文書管理システム（請
求項１４）は，請求項４〜７のいずれか一つに記載の媒
体文書管理システムにおいて，出力制御手段が，文書管
理情報中の文書番号および文書データベース中のアクセ
ス権限者の情報に基づいて，検索手段によって検索した
電子文書中のアクセスが許可された頁のみを第１の出力
手段または第２の出力手段へ出力するため，アクセスが
許可されているか否かを全ての頁に対して確認する必要
がなく，効率的にアクセスの許可された頁を取り出すこ
とができる。また，アクセスが許可されていない頁の機
密保護を確実に行うことができる。
求項１４）は，請求項４〜７のいずれか一つに記載の媒
体文書管理システムにおいて，出力制御手段が，文書管
理情報中の文書番号および文書データベース中のアクセ
ス権限者の情報に基づいて，検索手段によって検索した
電子文書中のアクセスが許可された頁のみを第１の出力
手段または第２の出力手段へ出力するため，アクセスが
許可されているか否かを全ての頁に対して確認する必要
がなく，効率的にアクセスの許可された頁を取り出すこ
とができる。また，アクセスが許可されていない頁の機
密保護を確実に行うことができる。
【０１０５】また，本発明の媒体文書管理システム（請
求項１５）は，請求項１記載の媒体文書管理システムに
おいて，コンピュータの操作入力部を介して，第１の出
力手段によって表示部に表示された電子文書の中から媒
体文書として出力する特定の頁を選択可能であり，第２
の出力手段が，選択された特定の頁および文書管理情報
を記録紙上に記録して，該当する頁のみを媒体文書とし
て出力するため，必要な頁のみを効率的に取り出すこと
ができ，利便性が向上する。
求項１５）は，請求項１記載の媒体文書管理システムに
おいて，コンピュータの操作入力部を介して，第１の出
力手段によって表示部に表示された電子文書の中から媒
体文書として出力する特定の頁を選択可能であり，第２
の出力手段が，選択された特定の頁および文書管理情報
を記録紙上に記録して，該当する頁のみを媒体文書とし
て出力するため，必要な頁のみを効率的に取り出すこと
ができ，利便性が向上する。
【０１０６】また，本発明の媒体文書管理方法（請求項
１６）は，作成された文書の電子情報を電子文書として
文書データベースに格納する第１の工程と，作成された
文書および該文書に対応する電子文書の保管場所を管理
するための文書管理情報を記録した記録紙を媒体文書と
して出力する第２の工程と，媒体文書から文書管理情報
を読み取る第３の工程と，第３の工程で読み取った文書
管理情報に基づいて，文書データベースから対応する電
子文書を検索する第４の工程と，第４の工程によって検
索した電子文書をコンピュータの表示部に出力する第５
の工程と，を含むため，出力された紙の文書である媒体
文書からオリジナルの電子文書にアクセス可能とするこ
とにより，紙の文書および電子文書を含めた文書の管理
および再利用を容易にし，作業効率・利便性の向上を図
ることができる。
１６）は，作成された文書の電子情報を電子文書として
文書データベースに格納する第１の工程と，作成された
文書および該文書に対応する電子文書の保管場所を管理
するための文書管理情報を記録した記録紙を媒体文書と
して出力する第２の工程と，媒体文書から文書管理情報
を読み取る第３の工程と，第３の工程で読み取った文書
管理情報に基づいて，文書データベースから対応する電
子文書を検索する第４の工程と，第４の工程によって検
索した電子文書をコンピュータの表示部に出力する第５
の工程と，を含むため，出力された紙の文書である媒体
文書からオリジナルの電子文書にアクセス可能とするこ
とにより，紙の文書および電子文書を含めた文書の管理
および再利用を容易にし，作業効率・利便性の向上を図
ることができる。
【０１０７】また，本発明の媒体文書管理方法（請求項
１７）は，さらに，第５の工程によって表示された電子
文書に対して，文書内容の更新を行う第６の工程と，第
６の工程で更新された文書の電子情報を新しく作成され
た電子文書として文書データベースに格納する第７の工
程と，第６の工程で更新された文書および第７の工程で
文書データベースに格納した電子文書の保管場所を管理
するための文書管理情報を記録した記録紙を媒体文書と
して出力する第８の工程と，を含むため，媒体文書を用
いてオリジナルの電子文書を検索して当該電子文書を更
新した場合でも，既に配布されている他の複数の媒体文
書とオリジナルの電子文書との整合性を保つことができ
る共に，更新した電子文書とオリジナルの電子文書とを
区別して管理することができ，さらに更新した電子文書
に対応する新しい媒体文書を出力することができる。し
たがって，作業効率・利便性の向上を図ることができ
る。
１７）は，さらに，第５の工程によって表示された電子
文書に対して，文書内容の更新を行う第６の工程と，第
６の工程で更新された文書の電子情報を新しく作成され
た電子文書として文書データベースに格納する第７の工
程と，第６の工程で更新された文書および第７の工程で
文書データベースに格納した電子文書の保管場所を管理
するための文書管理情報を記録した記録紙を媒体文書と
して出力する第８の工程と，を含むため，媒体文書を用
いてオリジナルの電子文書を検索して当該電子文書を更
新した場合でも，既に配布されている他の複数の媒体文
書とオリジナルの電子文書との整合性を保つことができ
る共に，更新した電子文書とオリジナルの電子文書とを
区別して管理することができ，さらに更新した電子文書
に対応する新しい媒体文書を出力することができる。し
たがって，作業効率・利便性の向上を図ることができ
る。
【０１０８】また，本発明の媒体文書管理方法（請求項
１８）は，請求項１６または１７記載の媒体文書管理方
法において，媒体文書が複数枚の記録紙からなる場合，
文書管理情報が，媒体文書に対応する電子文書中の頁を
示す頁情報を含むため，媒体文書に記載されている文書
管理情報を用いて，電子文書中の特定の頁を検索し，取
り出すことが可能である。したがって，さらに作業効率
・利便性の向上を図ることができる。
１８）は，請求項１６または１７記載の媒体文書管理方
法において，媒体文書が複数枚の記録紙からなる場合，
文書管理情報が，媒体文書に対応する電子文書中の頁を
示す頁情報を含むため，媒体文書に記載されている文書
管理情報を用いて，電子文書中の特定の頁を検索し，取
り出すことが可能である。したがって，さらに作業効率
・利便性の向上を図ることができる。
【０１０９】また，本発明の媒体文書管理方法（請求項
１９）は，請求項１６〜１８記載の媒体文書管理方法に
おいて，媒体文書が複数枚の記録紙からなる場合，第３
の工程で，媒体文書のいずれか１頁の文書管理情報を読
み取ると，第４の工程で，読み取った文書管理情報に対
応する電子文書の全ての頁を検索するため，媒体文書が
複数枚の記録紙からなる場合でも，媒体文書のいずれか
の１頁を用いて全ての頁を検索し，取り出すことが可能
である。したがって，さらに作業効率・利便性の向上を
図ることができる。
１９）は，請求項１６〜１８記載の媒体文書管理方法に
おいて，媒体文書が複数枚の記録紙からなる場合，第３
の工程で，媒体文書のいずれか１頁の文書管理情報を読
み取ると，第４の工程で，読み取った文書管理情報に対
応する電子文書の全ての頁を検索するため，媒体文書が
複数枚の記録紙からなる場合でも，媒体文書のいずれか
の１頁を用いて全ての頁を検索し，取り出すことが可能
である。したがって，さらに作業効率・利便性の向上を
図ることができる。
【０１１０】また，本発明の媒体文書管理方法（請求項
２０）は，請求項１８記載の媒体文書管理方法におい
て，媒体文書が複数枚の記録紙からなる場合，第３の工
程で，媒体文書のいずれか１頁の文書管理情報を読み取
ると，第４の工程で，読み取った文書管理情報の頁情報
に対応する電子文書の頁のみを検索するため，不必要な
文書の検索および出力を省いて，電子文書中の特定の頁
を検索し，取り出すことが可能である。したがって，さ
らに作業効率・利便性の向上を図ることができる。
２０）は，請求項１８記載の媒体文書管理方法におい
て，媒体文書が複数枚の記録紙からなる場合，第３の工
程で，媒体文書のいずれか１頁の文書管理情報を読み取
ると，第４の工程で，読み取った文書管理情報の頁情報
に対応する電子文書の頁のみを検索するため，不必要な
文書の検索および出力を省いて，電子文書中の特定の頁
を検索し，取り出すことが可能である。したがって，さ
らに作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【０１１１】また，本発明の媒体文書管理方法（請求項
２１）は，作成された文書の電子情報を電子文書として
文書データベースに格納する第１の工程と，作成された
文書および該文書に対応する電子文書の保管場所を管理
するための文書管理情報を記録した記録紙を媒体文書と
して出力する第２の工程と，媒体文書から文書管理情報
を読み取る第３の工程と，第３の工程で読み取った文書
管理情報に基づいて，文書データベースから対応する電
子文書を検索する第４の工程と，第４の工程によって検
索した電子文書の出力許可を判定する第５の工程と，第
５の工程によって出力許可された電子文書をコンピュー
タの表示部に出力する第６の工程と，を含み，文書デー
タベースには，あらかじめ電子文書毎にアクセスを許可
されたアクセス権限者の情報が登録されており，第５の
工程では，コンピュータを介して入力されたユーザーＩ
Ｄに基づいて，文書データベースを参照してアクセス権
限者であるか否かを判定し，アクセス権限者である場合
には，該当する電子文書の出力を許可し，アクセス権限
者でない場合には，該当する電子文書の出力を禁止する
ため，文書データベース中に保管されている電子文書の
機密保護を確実に行うことができ，さらに作業効率・利
便性の向上を図ることができる。
２１）は，作成された文書の電子情報を電子文書として
文書データベースに格納する第１の工程と，作成された
文書および該文書に対応する電子文書の保管場所を管理
するための文書管理情報を記録した記録紙を媒体文書と
して出力する第２の工程と，媒体文書から文書管理情報
を読み取る第３の工程と，第３の工程で読み取った文書
管理情報に基づいて，文書データベースから対応する電
子文書を検索する第４の工程と，第４の工程によって検
索した電子文書の出力許可を判定する第５の工程と，第
５の工程によって出力許可された電子文書をコンピュー
タの表示部に出力する第６の工程と，を含み，文書デー
タベースには，あらかじめ電子文書毎にアクセスを許可
されたアクセス権限者の情報が登録されており，第５の
工程では，コンピュータを介して入力されたユーザーＩ
Ｄに基づいて，文書データベースを参照してアクセス権
限者であるか否かを判定し，アクセス権限者である場合
には，該当する電子文書の出力を許可し，アクセス権限
者でない場合には，該当する電子文書の出力を禁止する
ため，文書データベース中に保管されている電子文書の
機密保護を確実に行うことができ，さらに作業効率・利
便性の向上を図ることができる。
【０１１２】また，本発明の媒体文書管理方法（請求項
２２）は，請求項２１記載の媒体文書管理方法におい
て，文書データベースに登録されているアクセス権限者
の情報は，電子文書中に記載されている配布先の個人名
またはグループ名が当該電子文書へのアクセス権限者と
して登録された情報であるため，媒体文書の配布先の人
に当該電子文書のアクセスを許可して，それ以外の人に
当該電子文書がアクセスできないように，電子文書の機
密保護を管理することができ，さらに作業効率・利便性
の向上を図ることができる。
２２）は，請求項２１記載の媒体文書管理方法におい
て，文書データベースに登録されているアクセス権限者
の情報は，電子文書中に記載されている配布先の個人名
またはグループ名が当該電子文書へのアクセス権限者と
して登録された情報であるため，媒体文書の配布先の人
に当該電子文書のアクセスを許可して，それ以外の人に
当該電子文書がアクセスできないように，電子文書の機
密保護を管理することができ，さらに作業効率・利便性
の向上を図ることができる。
【０１１３】また，本発明の媒体文書管理方法（請求項
２３）は，請求項２１記載の媒体文書管理方法におい
て，文書データベースに登録されているアクセス権限者
の情報は，電子文書毎に，任意の個人またはグループが
アクセス権限者として登録された情報であるため，文書
作成者が自由にアクセス権限者を設定して，よりきめ細
かな機密保護を行うことができ，さらに作業効率・利便
性の向上を図ることができる。
２３）は，請求項２１記載の媒体文書管理方法におい
て，文書データベースに登録されているアクセス権限者
の情報は，電子文書毎に，任意の個人またはグループが
アクセス権限者として登録された情報であるため，文書
作成者が自由にアクセス権限者を設定して，よりきめ細
かな機密保護を行うことができ，さらに作業効率・利便
性の向上を図ることができる。
【０１１４】また，本発明の媒体文書管理方法（請求項
２４）は，請求項２１記載の媒体文書管理方法におい
て，文書データベースに登録されているアクセス権限者
の情報は，電子文書の各頁毎に，任意の個人またはグル
ープがアクセス権限者として登録された情報であるた
め，限定した頁に限りアクセスを許可して，よりきめ細
かな機密保護を行うことができ，さらに作業効率・利便
性の向上を図ることができる。
２４）は，請求項２１記載の媒体文書管理方法におい
て，文書データベースに登録されているアクセス権限者
の情報は，電子文書の各頁毎に，任意の個人またはグル
ープがアクセス権限者として登録された情報であるた
め，限定した頁に限りアクセスを許可して，よりきめ細
かな機密保護を行うことができ，さらに作業効率・利便
性の向上を図ることができる。
【０１１５】また，本発明の媒体文書管理方法（請求項
２５）は，請求項１６〜２４のいずれか一つに記載の媒
体文書管理方法において，文書管理情報が，電子文書の
バージョンを示すバージョン情報を含み，第４の工程
が，第３の工程で読み取った文書管理情報に基づいて，
文書データベースから対応するバージョンの電子文書を
検索するため，媒体文書から電子文書のバージョンを管
理することが可能となり，さらに不要なバージョンの検
索や，出力を回避することができる。したがって，さら
に作業効率・利便性の向上を図ることができる。
２５）は，請求項１６〜２４のいずれか一つに記載の媒
体文書管理方法において，文書管理情報が，電子文書の
バージョンを示すバージョン情報を含み，第４の工程
が，第３の工程で読み取った文書管理情報に基づいて，
文書データベースから対応するバージョンの電子文書を
検索するため，媒体文書から電子文書のバージョンを管
理することが可能となり，さらに不要なバージョンの検
索や，出力を回避することができる。したがって，さら
に作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【０１１６】また，本発明の媒体文書管理方法（請求項
２６）は，請求項１６〜２５のいずれか一つに記載の媒
体文書管理方法において，媒体文書が編集されている場
合でも，第３の工程で文書管理情報が読み取れる場合に
は，第４の工程が，第３の工程で読み取った文書管理情
報に基づいて，文書データベースから対応する電子文書
を検索して，オリジナルの電子文書を出力するため，媒
体文書のオリジナルがない場合でも，対応する電子文書
を検索して出力することができ，さらに作業効率・利便
性の向上を図ることができる。
２６）は，請求項１６〜２５のいずれか一つに記載の媒
体文書管理方法において，媒体文書が編集されている場
合でも，第３の工程で文書管理情報が読み取れる場合に
は，第４の工程が，第３の工程で読み取った文書管理情
報に基づいて，文書データベースから対応する電子文書
を検索して，オリジナルの電子文書を出力するため，媒
体文書のオリジナルがない場合でも，対応する電子文書
を検索して出力することができ，さらに作業効率・利便
性の向上を図ることができる。
【０１１７】また，本発明の媒体文書管理方法（請求項
２７）は，請求項２６記載の媒体文書管理方法におい
て，編集は，拡大コピー，縮小コピー，複数頁を一枚に
集約したコピーまたは両面コピーであるため，一般的に
複写機を用いて編集を行っても，オリジナルの電子文書
を検索して出力することができ，さらに作業効率・利便
性の向上を図ることができる。
２７）は，請求項２６記載の媒体文書管理方法におい
て，編集は，拡大コピー，縮小コピー，複数頁を一枚に
集約したコピーまたは両面コピーであるため，一般的に
複写機を用いて編集を行っても，オリジナルの電子文書
を検索して出力することができ，さらに作業効率・利便
性の向上を図ることができる。
【０１１８】また，本発明の媒体文書管理方法（請求項
２８）は，請求項２４記載の媒体文書管理方法におい
て，第５の工程が，電子文書の各頁毎のアクセス権限者
の情報に基づいて，第４の工程によって検索した電子文
書中のアクセスが許可された頁のみを出力許可するた
め，アクセスが許可されているか否かを全ての頁に対し
て確認する必要がなく，効率的にアクセスの許可された
頁を取り出すことができる。また，アクセスが許可され
ていない頁の機密保護を確実に行うことができる。
２８）は，請求項２４記載の媒体文書管理方法におい
て，第５の工程が，電子文書の各頁毎のアクセス権限者
の情報に基づいて，第４の工程によって検索した電子文
書中のアクセスが許可された頁のみを出力許可するた
め，アクセスが許可されているか否かを全ての頁に対し
て確認する必要がなく，効率的にアクセスの許可された
頁を取り出すことができる。また，アクセスが許可され
ていない頁の機密保護を確実に行うことができる。
【図１】実施の形態１の媒体文書管理システムの概略構
成図である。
成図である。
【図２】実施の形態１の媒体文書の出力例を示す説明図
である。
である。
【図３】実施の形態１において，作成したオリジナルの
電子文書が複数の頁からなり，プリントアウトした際に
複数枚の媒体文書として出力された場合を示す説明図で
ある。
電子文書が複数の頁からなり，プリントアウトした際に
複数枚の媒体文書として出力された場合を示す説明図で
ある。
【図４】実施の形態１において文書管理情報から特定の
電子文書を検索する具体的な例を示す説明図である。
電子文書を検索する具体的な例を示す説明図である。
【図５】実施の形態１の概略フローチャートである。
【図６】オリジナルの媒体文書を編集した具体例を示す
説明図である。
説明図である。
【図７】実施の形態２の概略フローチャートである。
【図８】実施の形態２の概略フローチャートである。
【図９】実施の形態２におけるアクセス権の設定方法を
示す説明図である。
示す説明図である。
【図１０】実施の形態３の媒体文書管理システムの概略
構成図である。
構成図である。
１０１ 文書データベース １０２ 媒体文書 １０２ａ 文書管理情報 １０３ スキャナー（読取手段） １０４ コンピュータ（検索手段，第１の出力手段） １０４ａ ディスプレイュータ（表示部） １０４ｂ キーボード（操作入力部） １０５ プリンター（第２の出力手段） １００１ ネットワーク １００２ サーバー
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.6 識別記号 ＦＩ Ｇ０６Ｆ 15/62 ３３０Ｇ
Claims (28)
- 【請求項１】 作成された文書の電子情報を電子文書と
して保管した少なくとも一つの文書データベースと，前
記作成された文書および該文書に対応する電子文書の保
管場所を管理するための文書管理情報が記載された少な
くとも一枚の記録紙からなる媒体文書と，前記媒体文書
から前記文書管理情報を読み取る読取手段と，前記読取
手段で読み取った文書管理情報に基づいて，前記文書デ
ータベースから対応する電子文書を検索する検索手段
と，少なくとも表示部および操作入力部を含むコンピュ
ータと，前記検索手段によって検索した電子文書を前記
コンピュータの表示部に出力する第１の出力手段と，前
記コンピュータの操作入力部を介して出力指定された前
記電子文書および前記電子文書に対応する文書管理情報
を記録紙上に記録して媒体文書として出力する第２の出
力手段と，を備えたことを特徴とする媒体文書管理シス
テム。 - 【請求項２】 前記文書管理情報が，少なくとも前記文
書データベースを特定するための文書データベース名お
よび前記文書データベース中の電子文書を特定するため
の文書番号を含むことを特徴とする請求項１記載の媒体
文書管理システム。 - 【請求項３】 前記媒体文書が複数枚の記録紙からなる
場合，前記文書管理情報が，前記媒体文書に対応する電
子文書中の頁を示す頁情報を含むことを特徴とする請求
項１または２記載の媒体文書管理システム。 - 【請求項４】 さらに，前記検索手段によって検索した
電子文書の出力を制御する出力制御手段を備え，前記文
書データベースには，あらかじめ電子文書毎にアクセス
を許可されたアクセス権限者の情報が登録されており，
前記出力制御手段は，前記コンピュータの操作入力部を
介して入力されたユーザーＩＤに基づいて，前記文書デ
ータベースを参照してアクセス権限者であるか否かを判
定し，アクセス権限者である場合には，前記第１の出力
手段および第２の出力手段への出力を許可し，アクセス
権限者でない場合には，前記第１の出力手段および第２
の出力手段への出力を禁止することを特徴とする請求項
１〜３のいずれか一つに記載の媒体文書管理システム。 - 【請求項５】 さらに，前記電子文書中に記載されてい
る配布先の個人名またはグループ名に対して，自動的に
当該電子文書へのアクセスを許可し，アクセス権限者と
して前記文書データベースに登録するアクセス権自動登
録手段を備えたことを特徴とする請求項４記載の媒体文
書管理システム。 - 【請求項６】 さらに，前記電子文書毎に，任意の個人
またはグループに対して前記電子文書へのアクセスを許
可し，アクセス権限者として前記文書データベースに登
録するアクセス権登録手段を備えたことを特徴とする請
求項４または５記載の媒体文書管理システム。 - 【請求項７】 前記アクセス権登録手段を用いて，前記
電子文書の各頁毎に，任意の個人またはグループに対し
て，前記電子文書の各頁へのアクセスの許可および禁止
を設定可能であることを特徴とする請求項６記載の媒体
文書管理システム。 - 【請求項８】 前記文書管理情報が，前記電子文書のバ
ージョンを示すバージョン情報を含み，前記検索手段
が，前記読取手段で読み取った文書管理情報に基づい
て，前記文書データベースから対応するバージョンの電
子文書を検索することを特徴とする請求項１〜７のいず
れか一つに記載の媒体文書管理システム。 - 【請求項９】 前記媒体文書に記載されている文書が白
黒画像であった場合でも，前記文書データベースに保管
されている電子文書がカラー画像であれば，前記第１の
出力手段または第２の出力手段を介してカラー画像を出
力することを特徴とする請求項１〜８のいずれか一つに
記載の媒体文書管理システム。 - 【請求項１０】 前記媒体文書が編集されている場合で
も，前記読取手段で前記文書管理情報が読み取れる場合
には，前記読取手段で読み取った文書管理情報に基づい
て，前記文書データベースから対応する電子文書を検索
して，オリジナルの電子文書を出力することを特徴とす
る請求項１〜９のいずれか一つに記載の媒体文書管理シ
ステム。 - 【請求項１１】 前記編集は，拡大コピー，縮小コピ
ー，複数頁を一枚に集約したコピーまたは両面コピーで
あることを特徴とする請求項１０記載の媒体文書管理シ
ステム。 - 【請求項１２】 前記出力制御手段が，前記文書管理情
報中の頁情報に基づいて，前記検索手段によって検索し
た電子文書中の該当する頁のみを前記第１の出力手段ま
たは第２の出力手段へ出力することを特徴とする請求項
４記載の媒体文書管理システム。 - 【請求項１３】 前記出力制御手段が，前記文書管理情
報中の文書番号に基づいて，前記検索手段によって検索
した電子文書中の全ての頁を前記第１の出力手段または
第２の出力手段へ出力することを特徴とする請求項４記
載の媒体文書管理システム。 - 【請求項１４】 前記出力制御手段が，前記文書管理情
報中の文書番号および文書データベース中のアクセス権
限者の情報に基づいて，前記検索手段によって検索した
電子文書中のアクセスが許可された頁のみを前記第１の
出力手段または第２の出力手段へ出力することを特徴と
する請求項４〜７のいずれか一つに記載の媒体文書管理
システム。 - 【請求項１５】 前記コンピュータの操作入力部を介し
て，前記第１の出力手段によって前記表示部に表示され
た電子文書の中から媒体文書として出力する特定の頁を
選択可能であり，前記第２の出力手段が，前記選択され
た特定の頁および文書管理情報を記録紙上に記録して，
該当する頁のみを媒体文書として出力することを特徴と
する請求項１記載の媒体文書管理システム。 - 【請求項１６】 作成された文書の電子情報を電子文書
として文書データベースに格納する第１の工程と，前記
作成された文書および該文書に対応する前記電子文書の
保管場所を管理するための文書管理情報を記録した記録
紙を媒体文書として出力する第２の工程と，前記媒体文
書から前記文書管理情報を読み取る第３の工程と，前記
第３の工程で読み取った文書管理情報に基づいて，前記
文書データベースから対応する電子文書を検索する第４
の工程と，前記第４の工程によって検索した電子文書を
コンピュータの表示部に出力する第５の工程と，を含む
ことを特徴とする媒体文書管理方法。 - 【請求項１７】 さらに，前記第５の工程によって表示
された前記電子文書に対して，文書内容の更新を行う第
６の工程と，前記第６の工程で更新された文書の電子情
報を新しく作成された電子文書として文書データベース
に格納する第７の工程と，前記第６の工程で更新された
文書および第７の工程で文書データベースに格納した電
子文書の保管場所を管理するための文書管理情報を記録
した記録紙を媒体文書として出力する第８の工程と，を
含むことを特徴とする請求項１６記載の媒体文書管理方
法。 - 【請求項１８】 前記媒体文書が複数枚の記録紙からな
る場合，前記文書管理情報が，前記媒体文書に対応する
電子文書中の頁を示す頁情報を含むことを特徴とする請
求項１６または１７記載の媒体文書管理方法。 - 【請求項１９】 前記媒体文書が複数枚の記録紙からな
る場合，前記第３の工程で，前記媒体文書のいずれか１
頁の文書管理情報を読み取ると，前記第４の工程で，前
記読み取った文書管理情報に対応する電子文書の全ての
頁を検索することを特徴とする請求項１６〜１８記載の
媒体文書管理方法。 - 【請求項２０】 前記媒体文書が複数枚の記録紙からな
る場合，前記第３の工程で，前記媒体文書のいずれか１
頁の文書管理情報を読み取ると，前記第４の工程で，前
記読み取った文書管理情報の頁情報に対応する電子文書
の頁のみを検索することを特徴とする請求項１８記載の
媒体文書管理方法。 - 【請求項２１】 作成された文書の電子情報を電子文書
として文書データベースに格納する第１の工程と，前記
作成された文書および該文書に対応する前記電子文書の
保管場所を管理するための文書管理情報を記録した記録
紙を媒体文書として出力する第２の工程と，前記媒体文
書から前記文書管理情報を読み取る第３の工程と，前記
第３の工程で読み取った文書管理情報に基づいて，前記
文書データベースから対応する電子文書を検索する第４
の工程と，前記第４の工程によって検索した電子文書の
出力許可を判定する第５の工程と，前記第５の工程によ
って出力許可された電子文書をコンピュータの表示部に
出力する第６の工程と，を含み，前記文書データベース
には，あらかじめ電子文書毎にアクセスを許可されたア
クセス権限者の情報が登録されており，前記第５の工程
では，コンピュータを介して入力されたユーザーＩＤに
基づいて，前記文書データベースを参照してアクセス権
限者であるか否かを判定し，アクセス権限者である場合
には，該当する電子文書の出力を許可し，アクセス権限
者でない場合には，該当する電子文書の出力を禁止する
ことを特徴とする媒体文書管理方法。 - 【請求項２２】 前記文書データベースに登録されてい
るアクセス権限者の情報は，前記電子文書中に記載され
ている配布先の個人名またはグループ名が当該電子文書
へのアクセス権限者として登録された情報であることを
特徴とする請求項２１記載の媒体文書管理方法。 - 【請求項２３】 前記文書データベースに登録されてい
るアクセス権限者の情報は，前記電子文書毎に，任意の
個人またはグループがアクセス権限者として登録された
情報であることを特徴とする請求項２１記載の媒体文書
管理方法。 - 【請求項２４】 前記文書データベースに登録されてい
るアクセス権限者の情報は，前記電子文書の各頁毎に，
任意の個人またはグループがアクセス権限者として登録
された情報であることを特徴とする請求項２１記載の媒
体文書管理方法。 - 【請求項２５】 前記文書管理情報が，前記電子文書の
バージョンを示すバージョン情報を含み，前記第４の工
程が，前記第３の工程で読み取った文書管理情報に基づ
いて，前記文書データベースから対応するバージョンの
電子文書を検索することを特徴とする請求項１６〜２４
のいずれか一つに記載の媒体文書管理方法。 - 【請求項２６】 前記媒体文書が編集されている場合で
も，前記第３の工程で前記文書管理情報が読み取れる場
合には，前記第４の工程が，前記第３の工程で読み取っ
た文書管理情報に基づいて，前記文書データベースから
対応する電子文書を検索して，オリジナルの電子文書を
出力することを特徴とする請求項１６〜２５のいずれか
一つに記載の媒体文書管理方法。 - 【請求項２７】 前記編集は，拡大コピー，縮小コピ
ー，複数頁を一枚に集約したコピーまたは両面コピーで
あることを特徴とする請求項２６記載の媒体文書管理方
法。 - 【請求項２８】 前記第５の工程が，前記電子文書の各
頁毎のアクセス権限者の情報に基づいて，前記第４の工
程によって検索した電子文書中のアクセスが許可された
頁のみを出力許可することを特徴とする請求項２４記載
の媒体文書管理方法。
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