JP2010287094A - 情報処理装置、情報処理方法及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】印刷媒体の所有者に対し印刷媒体で開示されている情報に限定して電子データへのアクセスを許可可能にすることを目的とする。
【解決手段】電子データを一意に特定するデータ識別子と電子データの保持する情報の開示可能な範囲を示す開示範囲情報とを記録した電子データ参照オブジェクトを生成する生成手段と、電子データ参照オブジェクトに対して印刷又は閲覧が指示された場合に、電子データ参照オブジェクトに記録された開示範囲情報の示す範囲に限定して、電子データ参照オブジェクトに記録されたデータ識別子の示す電子データの情報を印刷又は表示する出力手段と、を有することによって課題を解決する。
【選択図】図６

Description

本発明は、情報処理装置、情報処理方法及びプログラムに関する。

電子データの識別子が記録された印刷媒体をスキャンして原本の電子データを検索したり、原本の電子データから再印刷を行ったりするデータ管理システムが存在する。これらのシステムでは、印刷媒体と同期する形で電子データのアクセス権が管理されている。例えば特許文献１では、電子データの所有者が印刷を行う際に配布先ユーザを登録すると配布先ユーザに対する電子データへのアクセス権が自動的に付与される方法が提案されている。また、特許文献２では、印刷媒体にアクセス権の情報も記録し、その情報を読取って電子データへのアクセス権を管理する手法が提案されている。

特開平１０−１４３４１４号公報 特開平０８−０５０５９８号公報

特許文献１においては、電子データの所有者が予め印刷媒体の配布先ユーザを登録しておく必要があるため煩雑であった。また、会議の配布資料等は事前に配布先が明らかにならない場合が多く、配布先ユーザに登録したユーザと実際に印刷媒体を手にするユーザとの間に不整合が生じるのを避けるのが困難であった。特許文献２においては、印刷媒体に記録されたアクセス権の情報によってのみ電子データのアクセス権が管理されており、電子データの側のアクセス権管理が不十分であった。また、電子データへアクセスするためには印刷媒体を保持し続ける必要があり、ユーザの負担になっていた。
更に、何れの手法においても電子データへのアクセスの際に、印刷媒体では開示されていない情報（電子データのファイル名や配置先フォルダ名等）を隠蔽することが考慮されていない点に問題があった。一般的なデータ管理システムにおいては、フォルダ階層に従ったアクセス権管理が行われており、特定のデータへのアクセス権を付与するには上位フォルダへのアクセス権も付与する必要がある。したがって、従来技術では印刷した電子データにだけアクセス権を付与することが現実的には難しかった。そのため、印刷範囲だけをコピーした別の電子データを配布先ユーザがアクセス可能な場所に保存するといった回避策を取らざるを得ない場合が多く、結果的に電子データの散在を招いてしまう点に問題があった。

本発明はこのような問題点に鑑みなされたもので、印刷媒体の所有者に対し印刷媒体で開示されている情報に限定して電子データへのアクセスを許可可能にすることを目的とする。

そこで、本発明の情報処理装置は、電子データを一意に特定するデータ識別子と電子データの保持する情報の開示可能な範囲を示す開示範囲情報とを記録した電子データ参照オブジェクトを生成する生成手段と、前記電子データ参照オブジェクトに対して印刷又は閲覧が指示された場合に、前記電子データ参照オブジェクトに記録された開示範囲情報の示す範囲に限定して、前記電子データ参照オブジェクトに記録されたデータ識別子の示す電子データの情報を印刷又は表示する出力手段と、を有する。

本発明によれば、印刷媒体の所有者に対し印刷媒体で開示されている情報に限定して電子データへのアクセスを許可可能にすることができる。

実施形態１のデータ管理システムのモジュール構成図である。 コンピュータのハードウェア構成の一例を示す図である。 データ管理システムのデータ管理構成の説明図である。 電子データの識別情報として印刷媒体に記録されるデータの構成図である。 印刷媒体の説明図である。 実施形態１のショートカット作成処理の一例を示すフローチャートである。 ショートカットのデータ構成図である。 ショートカット作成後のデータ管理構造の説明図である。 ショートカットに対する印刷処理の一例を示すフローチャートである。 ショートカットに対する閲覧処理の一例を示すフローチャートである。 実施形態２のデータ管理システムのモジュール構成図である。 実施形態２のショートカット作成処理の一例を示すフローチャートである。

以下、本発明の実施形態について図面に基づいて説明する。

＜実施形態１＞
図１は、実施形態１のデータ管理システムのモジュール構成図である。
１０１は、スキャナ部で、印刷媒体に印刷されている文字や図形をスキャンするスキャナ装置と、スキャンデータの生成部とから成る。１０２は、データ識別子を読取る情報読取り部で、印刷媒体に記録されている電子データの識別情報を読取る。印刷媒体に電子データの識別情報を記録する方法としては、文字列やバーコードを印刷する方法や、或いは電子タグを埋め込む方法等を用いることができる。しかし、本実施形態においては２次元バーコードが印刷されているものとする。電子データ識別情報読取り部１０２は、スキャナ部が生成したスキャンデータから２次元バーコードを抽出し、電子データの識別情報を復号化する。１０３は、データ管理部で、電子データを保存するデータベースの管理を行う。また、データ管理部１０３は、電子データを配置するフォルダや、電子データに付与されるメタデータの管理も行う。本実施形態においてデータ管理部１０３は、保存する電子データに一意のデータＩＤを付与する。１０４は、データ検索部で、データベースに保存されている電子データを検索する。データ検索部１０４は、少なくとも、電子データのデータＩＤによる検索を行うことができる。１０５は、アクセス権管理部で、データベースを利用するユーザと、データベースに保存されている電子データへのユーザのアクセス権を管理する。１０６は、ショートカット管理部で、原本の電子データへのショートカットの作成と、ショートカットを経由した電子データへのアクセスと、を制御する。１０７は、記憶装置で、データベースの実体が記憶される。１０８は、印刷部で、電子データの内容を印刷すると共に、電子データの識別情報を符号化した２次元バーコードの印刷も行う。１０９は、表示部で、データベースに保存されている電子データの表示を行う。
なお、図１に示される各部は、同一の装置に含まれていてもよいし、例えば、図１においてスキャナ部１０１及び印刷部１０８以外の各部が同一の装置に含まれていてもよい。例えば、スキャナ部１０１及び印刷部１０８以外の各部は、情報処理装置の一例であるコンピュータに実装されてもよい。

図２は、コンピュータのハードウェア構成の一例を示す図である。ＣＰＵ２０１は、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）及び各種アプリケーションプログラムを実行し、コンピュータ各部の制御を行う。ＲＯＭ２０２は、ＣＰＵ２０１が実行するプログラムや演算用のパラメータのうちの固定的なデータを格納する。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の作業領域やデータの一時記憶領域を提供する。ＲＯＭ２０２及びＲＡＭ２０３、バス２０４を介してＣＰＵ２０１に接続される。キーボード等の入力装置２０５、ＣＲＴ、液晶ディスプレイ等の表示装置２０６、ハードディスク装置、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ等の外部記憶装置２０７はインタフェース２０８を介してバス２０４に接続されている。また、バス２０４は通信部２０９を介してネットワークと接続される。
ＣＰＵ２０１が、プログラムに基づき処理を実行することによって、例えば、上述した１０９、１０３、１０４、１０５、１０６等で示される各機能及び後述するフローチャートに係る処理等が実現される。

図３は、データ管理システムのデータ管理構成の説明図である。階層的に配置されたフォルダと、フォルダの下に配置された文書や画像等の電子データから構成される。それぞれの電子データにはアクセス権が付与される。本実施形態において、アクセス権は、ユーザ毎に付与され、その権限は読出し権、変更権、削除権の３種類で構成される。変更権は、読出し権を包含し、削除権は読出し権と変更権とを包含する。読出し権が付与されている電子データは閲覧と印刷とが許可され、また読出し権が付与されていない電子データはその存在が隠蔽されるものとする。図３において"管理者フォルダ"３０１の下の電子データ"ディクス管理ログ．ｄａｔ"３０２には管理者への削除権３０５が付与されている。"ユーザフォルダＡ"３０３の下の電子データ"会議資料．ｔｘｔ"３０４にはユーザＡの削除権とユーザＢの読出し権３０６とが付与されている。この状態で、ユーザＡには"ディスク管理ログ．ｄａｔ"の存在は隠蔽されていてアクセスできない。

図４は、電子データの識別情報として印刷媒体に記録されるデータの構成図である。本実施形態では、印刷媒体に記録されるデータには、電子データが保存されているデータベースの識別子４０１、データベースにおける電子データのデータＩＤ４０２、印刷時の電子データのタイムスタンプ４０３、印刷ページ番号４０４が含まれる。なお、印刷媒体に記録されるデータは、印刷媒体に印刷されている電子データを特定できればよく、その構成は特に問わない。例えば電子データのバージョン管理を行うシステムであれば上記に加えてバージョン番号を含めるとしてもよい。
図５は、印刷媒体の説明図である。電子データの内容５０１と合わせて、電子データの識別情報が２次元バーコード５０２に符号化されて印刷されている。ここでは、１媒体に１ページ分のデータが印刷されているものとするが、複数ページを印刷してもよい。この場合は、印刷ページ番号４０４に印刷されているページ番号が列挙されているものとする。

続いて、図６〜１０を参照して印刷媒体をスキャンしてショートカットを作成する処理について説明する。ここでは、図３の"ディスク管理ログ．ｄａｔ"３０２の１ページを印刷した媒体を持つユーザＡが操作する場合を例に説明する。図６は、実施形態１のショートカット作成処理の一例を示すフローチャートである。
まず初めに、ユーザＡは、データベースにアクセスするためのユーザ認証を行う。ユーザＡは、認証情報を入力し、アクセス権管理部１０５がこれを認証する（Ｓ６０１）。次に、ユーザＡが印刷媒体をスキャナ部１０１にセットしてショートカットの作成を指示する（Ｓ６０２）。スキャナ部１０１は、印刷媒体をスキャンして、スキャンデータを電子データ識別情報読取り部１０２に引き渡す（Ｓ６０３）。電子データ識別情報読取り部１０２は、スキャンデータから２次元バーコードを抽出して電子データの識別情報を復号化し（Ｓ６０４）、これをショートカット管理部１０６に引き渡す（Ｓ６０５）。続いて、ショートカット管理部１０６がショートカットの作成を行う。まず、ショートカット管理部１０６は、復号化した電子データの識別情報からデータベース識別子とデータＩＤを取得し、データ検索部１０４にデータの検索を指示する（Ｓ６０６）。データ検索部１０４は、最初に指定されたデータベース識別子をチェックし（Ｓ６０７）、続いてデータＩＤをデータベースから検索する（Ｓ６０８）。データ検索部１０４は、検索の結果、該当する電子データがデータベースに保存されていなければ処理を終える（Ｓ６０９）。データ検索部１０４は、該当する電子データがデータベースに保存されていたら、次にアクセス権管理部１０５にユーザＡの認証情報とデータＩＤとを渡して、ユーザＡのアクセス権を問い合わせる（Ｓ６１０）。ユーザに電子データへの読出し権があれば、原本の電子データに直接アクセスすればよくショートカットは不要であるので、ショートカット管理部１０６は、その旨を通知する（Ｓ６１１）。ここでは、ユーザＡは"ディスク管理ログ．ｄａｔ"へのアクセス権が付与されていないので、ショートカット管理部１０６は、指示通りにショートカットを作成する（Ｓ６１２）。

図７にショートカットのデータ構造を示す。図７は、ショートカットのデータ構成図である。ショートカット自体のデータＩＤ７０１、対象電子データのデータＩＤ７０２、対象電子データのタイムスタンプ７０３、対象電子データの印刷ページ番号７０４が含まれる。ショートカットが保持するデータはユーザからは隠蔽されるため、これらの情報をユーザＡが得ることはできない。したがって、ユーザＡはショートカットから"ディスク管理ログ．ｔｘｔ"に関する情報を得ることはできない。ショートカット管理部１０６は、ショートカットを作成したら、これをデータ管理部１０３に引き渡す（Ｓ６１３）。データ管理部１０３は、ショートカットの名称と配置場所の指定とを要求する（Ｓ６１４）。ユーザＡが適当な配置場所（ここでは"ユーザフォルダＡ"の下に"配布資料１"）を指定する。データ管理部１０３は、作成されたショートカットをデータベースに保存する（Ｓ６１５）。最後にアクセス権管理部１０５が作成したショートカットにユーザへのアクセス権を付与する（Ｓ６１６）。ここではアクセス権管理部１０５は、ユーザＡに対する削除権を付与するものとする。以上がショートカットの作成の処理である。
図８にショートカット作成後のデータ管理構成を示す。図８は、ショートカット作成後のデータ管理構造の説明図である。８０７がショートカットである。８０８がショートカットのアクセス権である。
なお、Ｓ６１１において原本の電子データへの読出し権があった場合はユーザへの通知のみ行ってショートカットを作成しないとしたが、ショートカット管理部１０６は、ショートカットを作成するとしてもよい。

引き続いて、ショートカットに対する操作の説明を行う。
初めに図９を参照してショートカットに対して印刷を指示した場合の処理を述べる。図９は、ショートカットに対する印刷処理の一例を示すフローチャートである。
まず、ユーザは、データベースにアクセスするためのユーザ認証を行う。ユーザは、認証情報を入力し、アクセス権管理部１０５がこれを認証する（Ｓ９０１）。続いて、データ管理部１０３がデータベースに保存されている電子データの一覧を提示する（Ｓ９０２）。ここで、ユーザに読出し権のない電子データが隠蔽されることは既に述べた。ユーザは、提示された電子データの一覧からショートカットを選択し、ショートカット管理部１０６に対して印刷を指示する（Ｓ９０３）。ショートカット管理部１０６は、指定されたショートカットから対象電子データのデータＩＤを取得し（Ｓ９０４）、データ検索部１０４に対して当該データＩＤの検索を指示する（Ｓ９０５）。データ検索部１０４は、検索の結果、該当する電子データが存在しなければ処理を終える（Ｓ９０６）。データ検索部１０４は、該当する電子データが存在した場合は更に指定されたショートカットから対象電子データのタイムスタンプを取得し、検索結果の電子データのタイムスタンプと比較する（Ｓ９０７）。データ検索部１０４は、タイムスタンプが一致していなければ印刷時からデータが更新されているので印刷を許可せず、処理を終了する。データ検索部１０４は、タイムスタンプが一致した場合は電子データをデータベースから取得する（Ｓ９０８）。続いてデータ検索部１０４は、指定されたショートカットから印刷ページ番号を取得し（Ｓ９０９）、取得した電子データと印刷ページ番号とを印刷部１０８に引き渡して印刷を指示する（Ｓ９１０）。最後に印刷部１０８は、指定されたページを印刷（出力）する（Ｓ９１１）。

次に図１０を参照してショートカットに対して閲覧を指示した場合の処理を述べる。図１０は、ショートカットに対する閲覧処理の一例を示すフローチャートである。基本的な処理の手順は、前述した印刷の処理（Ｓ９０１〜Ｓ９０９）に準じるので説明は省略する。データ検索部１０４は、電子データをデータベースから取得し、これを表示部１０９に引き渡すと（Ｓ１０１０）、表示部１０９は、指定された電子データの指定されたページから印刷される部分を判別する（Ｓ１０１１）。表示部１０９は、これを編集不可能な形式（例えばラスタイメージ）に変換して（Ｓ１０１２）、表示（出力）する（Ｓ１０１３）。
以上が実施形態１の説明である。

＜実施形態２＞
続いて、実施形態２を説明する。
実施形態１においては印刷媒体に電子データの識別情報が記録されているとし、ショートカット作成時にはこの識別情報から電子データを特定していたが、本実施形態では、印刷媒体と電子データの類似度によって原本の電子データを特定するものとする。類似度の判定には、ＯＣＲにより印刷されている文字を識別して文字検索を行う方法や、印刷物のレイアウトを解析してレイアウト情報から原本を検索する方法等が存在する。なお、本実施形態は、この方法を規定するものではなく、任意の１つ或いは複数の方法を組み合わせて原本の類似度を判定する実施形態をとってもよい。本実施形態においてはＯＣＲによる文字検索を用いるものとする。
図１１に本実施形態のモジュール構成を示す。図１１は、実施形態２のデータ管理システムのモジュール構成図である。電子データ識別情報読取り部１０２の代わりに、ＯＣＲ部１１１０が含まれる。また、データ検索部１０４はデータＩＤによる検索に加えて文字検索を行うことができるものとする。また、文字検索に必要な文字インデクス１１１１を作成する。

図１２を参照して、本実施形態におけるショートカット作成処理を説明する。図１２は、実施形態２のショートカット作成処理の一例を示すフローチャートである。
まず、ユーザＡは、データベースにアクセスするためのユーザ認証を行う。ユーザＡは、認証情報を入力し、アクセス権管理部１０５がこれを認証する（Ｓ１２０１）。次に、ユーザＡが印刷媒体をスキャナ部１０１にセットしてショートカットの作成を指示する（Ｓ１２０２）。スキャナ部１０１は、印刷媒体をスキャンして、スキャンデータをＯＣＲ部１１１０に引き渡す（Ｓ１２０３）。ＯＣＲ部１１１０は、スキャンデータの文字認識を行って文字情報を抽出し（Ｓ１２０４）、これをショートカット管理部１０６に引き渡す（Ｓ１２０５）。続いて、ショートカット管理部１０６がショートカットの作成を行う。まず、ショートカット管理部１０６は、ＯＣＲ部１１１０から渡された文字情報をデータ検索部１０４に渡してデータの検索を指示する（Ｓ１２０６）。データ検索部１０４は、文字インデクス１１１１から指定された文字情報を検索キーとして、電子データを検索する（Ｓ１２０７）。これ以降の処理（Ｓ１２０８〜Ｓ１２１５）は実施形態１の（Ｓ６０９）〜（Ｓ６１６）に準じるので説明は省略する。
なお、コンピュータは、文字検索の結果が一意に定まらない場合は、類似度が最も高い電子データを選択する方法や、類似度が特定の閾値を越えた電子データを選択する方法等を用いてもよい。
以上が実施形態２の説明である。

＜実施形態３＞
以上の実施形態においては、ユーザが明示的にショートカットの作成を指示するとしたが、本実施形態では、コンピュータは、印刷媒体を用いて原本の電子データからの再印刷が指示された際にショートカットを同時に作成する。

＜実施形態４＞
以上の実施形態においては、スキャンデータはショートカット作成時に一時的に利用するだけであったが、スキャンデータそのものを保存するとしてもよい。この際、コンピュータは、ショートカットとスキャンデータを関連付けて保存してもよい。例えば、コンピュータは、ショートカットのメタデータとしてスキャンデータを保存する方法等を用いてもよい。

＜実施形態５＞
以上の実施形態においては、ショートカットに対して印刷又は閲覧を指示した際に、対象電子データへのアクセス権は判定しなかった。本実施形態では、コンピュータは、このアクセス権判定を行うものとする。アクセス権判定の結果、コンピュータは、ショートカットが保持している開示範囲（開示可能な範囲）において対象電子データへ読出し権を付与する。ショートカットを介さなくても電子データへのアクセスが可能な状態になっていたら、コンピュータは、ショートカットを削除する。
更に、コンピュータは、原本の電子データを削除したら対応するショートカットも削除するとしてもよい。これを行うために、コンピュータは、電子データを削除した際にデータベースからショートカットを検索する。コンピュータは、削除した電子データのデータＩＤを対象電子データＩＤとして保持するショートカットを削除する。或いは、コンピュータは、ショートカットを作成した電子データのメタデータとしてショートカットのデータＩＤを保持させる。コンピュータは、電子データを削除した際にメタデータに保持しているデータＩＤの電子データを削除する。

＜実施形態６＞
以上の実施形態では、印刷媒体をスキャンした際にショートカットを作成するとしていたが、ショートカットを作成するタイミングはこれに限定されるものではない。本実施形態においては、コンピュータは、電子データを印刷する際に該電子データに対するショートカットを同時に作成する。その際、ショートカットが保持する対象電子データのデータＩＤには印刷が指示された電子データのデータＩＤを用い、また開示範囲情報には印刷時に指定されたページの範囲を用いるものとする。

＜実施形態７＞
以上の実施形態においては、スキャナ部１０１とデータ管理部１０３と印刷部１０８とがそれぞれ独立した構成をとっていたが、本発明を実施可能な形態はこれに限定されるものではない。複合機のような一体型の装置を用いてもよい。

＜その他の実施形態＞
上述した機能又はフローチャートに係る工程は、ネットワーク又は各種記憶媒体を介して取得したソフトウェア（プログラム）をパソコン等の処理装置（ＣＰＵ、プロセッサ）にて実行することでも実現できる。

以上、上述した各実施形態によれば、電子データ参照オブジェクトを介すことで印刷媒体の所有者に対し印刷媒体で開示されている情報に限定して電子データへのアクセスを許可することができる。そのため、電子データの所有者が予め印刷媒体の配布先ユーザのアクセス権を設定して印刷媒体と電子データのアクセス権を同期させておく必要が無く、データ管理者のデータ管理コストを削減する効果が得られる。また、原本の電子データの一部を複製して媒体の配布先ユーザがアクセス可能な電子データを作成するといった処置も必要が無く、従って、断片的な電子データの散在を抑制する効果が得られる。
また、以後は印刷媒体を保持し続けなくても電子データ参照オブジェクトを経由して電子データへのアクセスが可能となるため、媒体配布先ユーザの媒体管理コストを削減する事ができる。
よって、印刷媒体の所有者に対し印刷媒体で開示されている情報に限定して電子データへのアクセスを許可可能にすることができる。

以上、本発明の好ましい実施形態について詳述したが、本発明は係る特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。

１０５ アクセス権管理部、１０６ ショートカット管理部

Claims (4)

1. 電子データを一意に特定するデータ識別子と電子データの保持する情報の開示可能な範囲を示す開示範囲情報とを記録した電子データ参照オブジェクトを生成する生成手段と、
   前記電子データ参照オブジェクトに対して印刷又は閲覧が指示された場合に、前記電子データ参照オブジェクトに記録された開示範囲情報の示す範囲に限定して、前記電子データ参照オブジェクトに記録されたデータ識別子の示す電子データの情報を印刷又は表示する出力手段と、
   を有する情報処理装置。
2. 前記電子データ参照オブジェクトが記憶しているデータ識別子と開示範囲情報とをユーザから隠蔽する隠蔽手段を更に有する、請求項１記載の情報処理装置。
3. 情報処理装置が実行する情報処理方法であって、
   電子データを一意に特定するデータ識別子と電子データの保持する情報の開示可能な範囲を示す開示範囲情報とを記録した電子データ参照オブジェクトを生成する生成ステップと、
   前記電子データ参照オブジェクトに対して印刷又は閲覧が指示された場合に、前記電子データ参照オブジェクトに記録された開示範囲情報の示す範囲に限定して、前記電子データ参照オブジェクトに記録されたデータ識別子の示す電子データの情報を印刷又は表示する出力ステップと、
   を含む情報処理方法。
4. コンピュータを、
   電子データを一意に特定するデータ識別子と電子データの保持する情報の開示可能な範囲を示す開示範囲情報とを記録した電子データ参照オブジェクトを生成する生成手段と、
   前記電子データ参照オブジェクトに対して印刷又は閲覧が指示された場合に、前記電子データ参照オブジェクトに記録された開示範囲情報の示す範囲に限定して、前記電子データ参照オブジェクトに記録されたデータ識別子の示す電子データの情報を印刷又は表示する出力手段と、
   して機能させるプログラム。

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