JP4240050B2 - 文書管理装置、文書管理方法及び文書管理プログラム - Google Patents
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Description
これまで、紙文書としてオフィス内を流通していた文書は、PCにより作成されたり、スキャナーで読み取られたりすることにより、電子化され、データベースに保存されて管理されるようになってきている。
従って、ユーザは、種々の情報を紙文書として保存しておかなくても、必要時に上記データベースから、電子化された文書を読出し、紙文書として出力させることができる。
具体的には、オリジナルの電子文書に手書き等により追記した場合に、画像処理システムによって、オリジナルの電子文書と追記後の電子文書との差分情報が抽出され、抽出された差分情報とオリジナルの電子文書とが対応付けされて別々に保存される。
又、ユーザの選択により、オリジナルの電子文書に替えて追記後の電子文書を上書きする上書き保存又は、オリジナルの電子文書と追記後の電子文書とを別保存させることもできる。
本発明は、上記の問題点に鑑み、電子文書の保存者や電子文書の属性に応じて、追記後の電子文書の適切な保存形式を選択することが可能な文書管理装置、文書管理方法及び文書管理プログラムを提供することを目的とする。
ユーザから入力された追加電子文書を取得する取得手段と、前記追加電子文書に対応する電子文書原本の識別情報に基づいて、前記追加電子文書の保存形式の決定をし、決定した保存形式で前記追加電子文書を保存させる保存制御手段とを備える。
前記文書管理装置は、取得手段と保存制御手段を備え、電子文書原本の識別情報を含む属性情報を管理し、前記取得手段がユーザから入力された追加電子文書を取得する取得ステップと、前記保存制御手段が前記追加電子文書に対応する電子文書原本の識別情報に基づいて、前記追加電子文書の保存形式の決定をし、決定した保存形式で前記追加電子文書を保存させる保存制御ステップと
を含むこととしてもよい。
前記取得手段がユーザから入力された追加電子文書を取得する取得ステップと、
前記保存制御手段が前記追加電子文書に対応する電子文書原本の識別情報に基づいて、前記追加電子文書の保存形式の決定をし、決定した保存形式で前記追加電子文書を保存させる保存制御ステップとを含むこととしてもよい。
ここで、前記保存制御手段は、前記識別情報に基づいて、前記追加電子文書の保存形式が上書き保存であるか否かの決定をすることとしてもよい。
ここで、前記保存制御手段は、前記決定が、上書き保存である場合に、前記追加電子文書を前記電子文書原本に上書きして保存させ、前記決定が上書き保存でない場合に、前記電子文書原本が保存されている格納場所とは、別の格納場所に前記追加電子文書の一部又は全部を保存させることとしてもよい。
ここで、前記保存制御手段は、前記電子文書原本の識別情報に対応付けられ、当該電子文書原本に係る追加電子文書の保存形式をユーザ種別毎に定めた情報であって、複数の各ユーザ種別のユーザに対して許容された前記追加電子文書の保存形式が、前記電子文書原本に上書きして保存させる上書き保存か、前記電子文書原本が保存されている格納場所とは、別の格納場所に前記追加電子文書の一部又は全部を保存させる別保存かを示すユーザ管理情報を取得する管理情報取得手段と、取得した追加電子文書に係る電子文書原本の識別情報に対応するユーザ管理情報に基づいて、前記追加電子文書を入力したユーザの属するユーザ種別に対して許容された保存形式が上書き保存か、別保存かを特定し、特定した保存形式を前記追加電子文書の保存形式として決定する決定手段とを有することとしてもよい。
ここで、前記複数の各ユーザ種別は、前記電子文書原本の作成者及び非作成者であり、
前記ユーザ管理情報において、前記作成者に対しては、上書き保存が許容され、前記非作成者に対しては、別保存が許容されていることとしてもよい。
ここで、前記複数の各ユーザ種別は、前記電子文書原本の作成者、前記電子文書原本の修正許可者、前記作成者及び前記修正許可者の何れにも該当しない非該当者であり、
前記ユーザ管理情報において、前記作成者及び前記修正許可者に対しては、上書き保存が許容され、前記非該当者に対しては、別保存が許容されていることとしてもよい。
ここで、前記保存制御手段は、前記電子文書原本の識別情報に対応付けられ、当該電子文書原本に係る追加電子文書の保存形式を当該電子文書原本の種類に応じて定めた情報であって、前記追加電子文書の保存形式が、前記電子文書原本に上書きして保存させる上書き保存か、前記電子文書原本が保存されている格納場所とは、別の格納場所に前記追加電子文書の一部又は全部を保存させる別保存かを示す文書属性情報と、前記電子文書原本の識別情報に対応付けられ、当該電子文書原本に係る追加電子文書の保存形式をユーザ種別毎に定めた情報であって、複数の各ユーザ種別のユーザに対して許容された前記追加電子文書の保存形式が、前記電子文書原本に上書きして保存させる上書き保存か、前記電子文書原本が保存されている格納場所とは、別の格納場所に前記追加電子文書の一部又は全部を保存させる別保存かを示すユーザ管理情報とを取得する情報取得手段と、取得した追加電子文書に係る電子文書原本の識別情報に対応するユーザ管理情報において、前記追加電子文書を入力したユーザの属するユーザ種別に対して許容された保存形式が上書き保存か、別保存かを特定し、特定した保存形式と、前記識別情報に対応する文書属性情報の示す保存形式との比較結果に基づいて前記追加電子文書の保存形式を決定する決定手段と、を有することとしてもよい。
ここで、前記複数の各ユーザ種別は、前記電子文書原本の作成者、前記電子文書原本の修正許可者、前記作成者及び前記修正許可者の何れにも該当しない非該当者であり、
前記ユーザ管理情報において、前記作成者及び前記修正許可者に対しては、上書き保存が許容され、前記非該当者に対しては、別保存が許容され、前記決定手段は、前記文書属性情報の示す保存形式が上書き保存であり、前記追加電子文書を入力したユーザの属するユーザ種別に対して許容された保存形式が別保存である場合には、前記追加電子文書の保存形式を別保存と決定することとしてもよい。
又、前記文書管理装置は、前記追加電子文書から前記追加情報を抽出する抽出手段を備え、前記電子文書原本が保存されている格納場所とは別の格納場所に前記追加電子文書の一部を保存させる場合において、前記追加電子文書の一部は、抽出された前記追加情報であることとしてもよい。
これにより、追加電子文書の入力者は、必要に応じて、自己の個人フォルダにアクセスすることにより、容易に自己の作成した追加電子文書を再生させることができる。
前記保存制御手段は、前記識別情報の示す電子文書原本について定められた、複数の各ユーザ種別のユーザに対して許容される電子文書原本の保存形式が、前記電子文書原本に上書きする上書き保存形式か、前記追加電子文書の一部又は全部を前記電子文書原本と別に保存する別保存形式かを示すユーザ管理情報を取得する管理情報取得手段と、前記属性情報に基づいて前記電子文書原本の属性を判定する判定手段と、前記ユーザ管理情報において、前記追加電子文書を入力したユーザの属するユーザ種別に対して許容される電子文書原本の保存形式と、前記判定手段による判定結果とに基づいて、前記追加電子文書の保存形式を上書き保存形式とするか別保存形式とするかを決定する決定手段と
を有することとしてもよい。
又、前記属性情報には、電子文書原本の属性を示す情報として、電子文書原本の解像度を示す解像度特定情報、出力形式を特定する出力特定情報、データサイズに関する情報、入力形式を特定する入力特定情報がそれぞれ含まれ、前記保存制御手段は、管理情報取得手段と判定手段と決定手段を有し、前記保存制御ステップは、前記管理情報取得手段が前記識別情報の示す電子文書原本について定められた、複数の各ユーザ種別のユーザに対して許容される電子文書原本の保存形式が、前記電子文書原本に上書きする上書き保存形式か、前記追加電子文書の一部又は全部を前記電子文書原本と別に保存する別保存形式かを示すユーザ管理情報を取得する管理情報取得ステップと、前記判定手段が前記属性情報に基づいて前記電子文書原本の属性を判定する判定手ステップと、前記決定手段が前記ユーザ管理情報において、前記追加電子文書を入力したユーザの属するユーザ種別に対して許容される電子文書原本の保存形式と、前記判定手段による判定結果とに基づいて、前記追加電子文書の保存形式を上書き保存形式とするか別保存形式とするかを決定する決定ステップとを含むこととしてもよい。
前記ユーザ管理情報は、前記文書管理装置によって管理されている電子文書原本単位で作成され、前記決定手段は、入力された前記追加電子文書の電子文書原本について作成された前記ユーザ管理情報において、前記追加電子文書を入力したユーザの属するユーザ種別に対して許容される電子文書原本の保存形式と、前記判定手段による判定結果とに基づいて、前記追加電子文書の保存形式を上書き保存形式とするか別保存形式とするかを決定することとしてもよい。
ここで、前記判定手段は、追加対象の前記電子文書原本の前記解像度特定情報を取得する特定情報取得手段と、前記解像度特定情報の示す解像度が閾値より小さいか否かにより、追加対象の前記電子文書原本の解像度が低解像度であるか否かを判定する解像度判定手段とを有し、前記決定手段は、前記保存形式が上書き保存形式であって、判定結果が低解像度である場合に、前記追加電子文書の保存形式を別保存形式と決定することとしてもよい。
ここで、前記文書管理装置は、管理している電子文書原本を、ネットワーク出力を含む複数の出力形式で出力する出力手段と、前記追加電子文書と前記電子文書原本との差分を追加情報として抽出する差分抽出手段とを備え、前記ユーザ管理情報は、許容される電子文書原本の保存形式が、前記上書き保存形式か、前記追加電子文書を前記電子文書原本と別に保存する全部別保存形式か、抽出された前記追加情報のみを前記電子文書原本と別に保存する一部別保存形式かをユーザ種別毎に示し、前記判定手段は、前記電子文書原本が出力される毎に、その出力特定情報を前記電子文書原本の属性を示す情報として作成する作成手段と、作成した出力特定情報に基づいて、前記電子文書原本の出力頻度の最も高い出力形式がどの出力形式であるかを判定する最頻度出力判定手段とを有し、前記決定手段は、前記保存形式が一部別保存形式であって、判定結果がネットワーク出力形式である場合に、前記追加電子文書の保存形式を全部別保存形式と決定することとしてもよい。
ここで、前記文書管理装置は、前記追加電子文書と前記電子文書原本との差分を追加情報として抽出する差分抽出手段を備え、前記ユーザ管理情報は、許容される電子文書原本の保存形式が、前記上書き保存形式か、前記追加電子文書を前記電子文書原本と別に保存する全部別保存形式か、抽出された前記追加情報のみを前記電子文書原本と別に保存する一部別保存形式かをユーザの種別毎に示し、前記判定手段は、前記属性情報に含まれる前記電子文書原本のデータサイズに関する情報に基づいてデータサイズが閾値以上であるか否かを判定し、前記決定手段は、前記保存形式が全部別保存形式であって、判定結果が閾値以上である場合に、前記追加電子文書の保存形式を一部別保存形式と決定することとしてもよい。
ここで、前記電子文書原本は、ファックス入力を含む複数の入力形式で前記文書管理装置に入力され、前記判定手段は、前記属性情報に含まれる入力特定情報に基づいて前記電子文書原本の入力形式がファックス入力であるか否かを判定し、前記決定手段は、前記保存形式が上書き保存形式であって、前記電子文書原本の入力形式がファックス入力である場合に、前記追加電子文書の保存形式を別保存形式と決定することとしてもよい。
ここで、前記電子文書原本及び前記追加電子文書は、紙文書の画像データであることとしてもよい。
<構成>
図1は本発明の実施形態に係る文書管理システム100の構成を示す機能ブロック図である。
文書管理システム100(ここでは、MFP(Multi−Function Peripheral)とする。)は、文書管理装置101、文書管理サーバ102、データベース103、PC104a〜104dから構成され、文書管理装置101、PC104a〜104dは、ネットワーク105で接続されている。
(文書管理装置101)
(ハードウェア構成)
本実施の形態の文書管理装置101は、マイクロプロセッサ、ROM、RAM、ハードディスクユニット、液晶ディスプレイやCRTなどから構成されるディスプレィユニット、キーボード、マウス、スキャナー、レーザ印刷機などの画像印刷機等からなるプリンタなどから構成される。前記RAM又は前記ハードディスクユニットには、コンピュータプログラムが記憶されている。前記マイクロプロセッサが、前記コンピュータプログラムに従って動作することにより、文書管理装置101は、以下の機能構成において説明する各機能を達成する。ここで、コンピュータプログラムは、所定の機能を達成するために、コンピュータに対する指令を示す命令コードが複数個組み合わされて構成されたものである。
(プリント部1011)
レーザ印刷機などの画像印刷機等から構成され、中央処理部1013から入力された電子文書に基づく画像を記録紙に印字し、紙文書として出力する。
例えば、格納先情報は、一次元バーコードや2次元バーコードとして紙文書に埋め込み、可視画像として出力することとしてもよいし、電子透かし法を用いて格納先情報を不可視画像として紙文書に埋め込んだり、あるいは、地紋等を用いて格納先情報を紙文書に埋め込むこととしてもよい。
液晶ディスプレイやCRTなどから構成され、中央処理部1013より入力された表示用のデータを画面に表示する。
(中央処理部1013)
原本登録部10131、差分抽出部10132、保存形式決定部10133、原本取得部10134、原本出力属性監視部10135から構成され、文書管理装置101の全体の制御を行う。
(原本登録部10131)
以下の各処理を行う。
1.原本登録処理
通信部1016又は入力部1017より、電子文書原本の登録要求があると、登録要求元にユーザID(ここでは、社員番号とする。)及びパスワードの入力を要求し、登録要求元の認証を行い、認証できた場合に、電子文書原本の入力を指示し、認証できなかった場合には、その旨の通知をする。
なお、電子文書原本がファックス受信されたものである場合には、ファックス受信時に電子文書原本がデータベース103に記録され、その後、当該ファックスの名宛人によって、通信部1016又は入力部1017を介して当該ファックスに係る電子文書の文書属性情報と文書別管理情報の登録要求が、原本登録部10131を介して行われて、対応する文書属性情報及び文書別管理情報がデータベース103に記録されるものとする。
ここで、「文書属性情報」とは、当該電子文書原本の識別子である電子文書原本識別情報、電子文書原本の種類(例えば、定型業務文書、稟議書等の要承認文書、議事録等の回覧文書、画像データなど)、判定モード、電子文書原本のモノクロ、カラーの区別を示す色識別情報から構成される情報のことをいう。
ここで、「追記データ」とは、電子文書原本の紙文書にユーザが追記した紙文書を、スキャナー等に読み取らせて、電子化したデータのことをいう。
図3(b)は、電子文書原本識別情報が「C1」の電子文書原本についての文書属性情報を示し、当該電子文書原本の種類が「議事録」であり、判定モードが、後述する文書別管理情報に基づいて個別に判定される「個別」モードであり、色識別情報が「モノクロ」であることを示す。
図3(d)は、電子文書原本識別情報が「A2」の電子文書原本についての文書属性情報を示し、当該電子文書原本の種類が「承認文書」であり、判定モードが、後述する文書別管理情報に基づいて個別に判定される「個別」モードであり、色識別情報が「モノクロ」であることを示す。
なお、文書別管理情報は、電子文書原本の文書属性によって、ユーザが追記データの保存形式を個別に設定するか否かを判断し、個別設定する場合に作成されるものとし、後述する一般管理情報に基づいて保存形式を設定する場合には、作成されないものとする。
ここでは、追記データの保存形式として、データベース103に格納されている、当該追記データに係わる電子文書原本(以下、「追記対象原本」という。)を追記データに書き換えて格納する「上書き保存」と、追記対象原本は、書き換えず、追記データについて抽出した差分情報を文書管理装置101の記憶部1014に格納し、当該差分情報の格納先と追記対象原本の格納先との対応関係を示す追記データ関連情報を作成して記憶部1014に格納する「一部別保存」と、追記対象原本は、書き換えず、追記データを記憶部1014に格納する「全部別保存」が予め定められているものとする。
2.追記データ登録処理
通信部1016又は入力部1017より、追記データの登録要求があると、原本登録処理の場合と同様の認証処理を行う。
又、後述する保存方式決定部1033による保存方式決定処理によって決定された追記データの保存方式に従って、追記データ又は差分情報を当該保存方式によって指示された格納先に格納する。
3.原本入力属性情報作成処理
通信部1016、画像読取部1015、ファックス送受信部1018より、電子文書原本の入力を受取ると、入力された電子文書のデータサイズを特定し、さらに、当該入力が通信部1016からされたものか、画像読取部1015からされたものかファックス送受信部1018から入力されたものかを判定し、判定結果に基づいて、電子文書原本と判定した入力元と電子文書原本のデータサイズとの対応関係を示す原本入力属性情報を作成し、入力された電子文書原本と作成した原本入力属性情報とを対応付けて、文書管理サーバ102を介してデータベース103に記録する。図5は、原本入力属性情報の具体例を示す。図5に示す原本入力属性情報は、電子文書原本識別情報が「A1」の電子文書原本(具体的には、図3(a)に示す、電子文書原本の種類が「定型業務文書」の電子文書原本)についての原本入力属性情報を示し、電子文書原本の入力元が「通信部」であって、データサイズが「100KByte」であることを示す。
(差分抽出部10132)
プリント部1011より電子文書原本に基づく画像が出力された紙文書に、ユーザが手書き等の追記を行い、ユーザが画像読取部1015に追記後の紙文書を読み取らせることにより、画像読取部1015から当該紙文書の追記データと当該追記データに係る電子文書原本の格納先情報とを受取る。
次に当該格納先情報を原本取得部10134に通知し、原本取得部10134を介して、データベース103における当該格納先情報の示す格納場所から、電子文書原本の画像データを取得し、取得した画像データと追記データとの差分(以下、「差分情報」という。)を抽出する。
保存形式決定処理を行う。保存形式決定処理においては、最初に、文書管理サーバ102を介して、データベース103に格納されている文書別管理情報又は後述する一般管理情報に基づいて、追記データの保存形式を暫定的に選択する選択処理を行い、次に、選択した保存形式、電子文書原本の文書属性、入力属性、出力属性相互の相関関係に基づいて、選択した保存形式をそのまま、追記データの保存形式とするか、選択された保存形式を他の保存形式に変更するかを決定する決定処理を行う。
(原本取得部10134)
画像読取部1015又は通信部1016より入力された、電子文書原本の格納場所を示す格納先情報に基づいて、データベース103から、該当する電子文書原本を、文書管理サーバ102を介して取得する。
現在時刻を計測する時刻計測部を有し、入力部1017、通信部1016から電子文書原本の出力要求がある毎に、時刻計測部より出力要求時刻を取得し、出力先が通信部1016か、プリント部1011か、ファックス送受信部1018かを特定し、特定した出力先と出力要求された電子文書原本と出力要求取得時刻との対応関係を示す原本出力属性情報を作成し、原本登録部10131に出力する。
(記憶部1014)
ハードディスク又は、フロッピー(登録商標)ディスク、光磁気ディスク、ICカード等の取り外し可能な記憶装置から構成され、差分情報や追記データ、後述する保存形式決定処理の動作における、電子文書原本の解像度判定に用いる閾値(以下、「閾値1」という。)、電子文書原本のデータサイズ判定に用いる閾値(以下、「閾値2」という。)等を記憶する。
スキャナーなどの画像入力装置から構成され、紙文書に記録された文字、バーコード、図面、表、写真等の画像を、内部に備える光源で照射し、反射像をレンズで固体撮像素子上に結像し、固体撮像素子を介して画像信号に変換し、中央処理部1013に出力する。
(通信部1016)
ネットワーク105に接続するためのインターフェースであり、ネットワーク105を介して、文書管理サーバ102、PC104a〜104dと接続する。
タッチパネル、キーボード等の入力装置から構成され、ユーザからの指示の入力を受取り、中央処理部1013に出力する。
(文書管理サーバ102)
データベース103を管理するサーバであり、文書管理装置101からの要求に応じて、電子文書原本等のデータをデータベース103に格納し、又、データベース103に格納されているデータを出力する。
(データベース103)
図7は、データベース103の構成を示す機能ブロック図である。データベース103は、原本記録部1031、文書属性情報記録部1032、原本入力属性情報記録部1033、原本出力属性情報記録部1034、管理情報記録部1035から構成される。
電子文書原本又は原本の追記データを、その格納先情報と対応付けて記録している。
又、電子文書原本又は原本の追記データは、その文書属性情報、文書別管理情報、原本入力属性情報、原本出力属性情報とそれぞれ対応付けられている。
(文書属性情報記録部1032)
文書属性情報を記録している。
各電子文書原本についての原本入力属性情報を記録している。
(原本出力属性情報記録部1034)
各電子文書原本についての原本出力属性情報を記録している。
(一般管理情報記録部1035)
一般管理情報を記録している。
(PC104a〜104d)
コンピュータ、スキャナー等から構成され、ユーザのキーボード入力により作成された電子文書原本や、スキャナー入力された電子文書原本を、ネットワーク105を介して文書管理装置101の通信部1016に送信する。
<動作>
(追記データ保存制御処理)
次に、中央処理部1013の行う追記データ保存制御処理の動作について説明する。図9は、上記動作を示すフローチャートである。
次に、原本登録部10131は、決定した保存形式に従って追記データを保存する(ステップS1111)。
ステップS1104において、認証できなかった場合には(ステップS1104:N)、原本登録部10131は、登録要求元にその旨の通知をする(ステップS1112)。
(保存形式決定処理)
次に、保存形式決定部10133の行う保存形式決定処理の動作について説明する。図10は、上記動作を示すフローチャートである。
個別判定である場合に(ステップS1201:Y)、取得した電子文書原本に対応付けられている文書別管理情報を、原本取得部10134を介してデータベース103から取得し(ステップS1202)、取得した文書別管理情報を参照して、追記データ保存制御処理のステップS1102において入力されたユーザIDに該当する追記データの保存形式を選択し(ステップS1203)、ステップS1205の処理に移行する。
ここで、解像度は、圧縮形式などにいって、必ずしもデータサイズと相関しない場合もあるため、解像度の良否の推定は、文書属性情報の色識別情報がカラーかモノクロかによって行うこととしてもよいし、予め画像の解像度の値を、ユーザが文書属性情報に入力しておき、入力された解像度の値が所定レベル以上であるか否かにより判定することとしてもよい。
又、ステップS1211の判定結果が肯定的である場合(ステップS1211:Y)、追記データの保存形式を、選択した保存形式である「上書き保存」と決定する(ステップS1212)。
ステップS1210の判定結果が否定的である場合には(ステップS1210:N)、選択した保存形式である「全部別保存」を追記データの保存形式として決定する(ステップS1214)。
<補足>
以上、本発明に係る文書管理システム100について、実施の形態に基づいて説明したが、本発明はこの実施の形態に限られないことは勿論である。
(1)本実施の形態においては、選択対象となる追記データの保存形式を「上書き保存」、「全部別保存」、「一部別保存」の3形式としたが、保存形式は、3形式に限らず、3形式以上であっても良いし、3形式未満であってもよい。
又、保存形式が「上書き保存」以外の保存形式である場合、本実施の形態では、差分情報及び追記データの格納先を記憶部1014としたが、格納先は、記憶部1014に限らず、PC104a〜104dのハードディスクであってもよいし、データベース103に電子文書原本と別保存することとしてもよい。
(2)本実施の形態においては、追記データの保存形式が「一部別保存」の場合、追記データ関連情報を作成して、追記対象原本と追記データについて抽出した差分情報とを対応付けることとしたが、データ関連情報を作成する代わりに、ユーザ毎、例えば、各社員番号に対応付けられた個人フォルダを予め作成し、記憶部1014の記憶領域に格納しておき、追記データの登録要求をしたユーザの社員番号に対応する個人フォルダに抽出した差分情報を格納することとしてもよい。更に、追記データの保存形式が「全部別保存」の場合にも、同様に追記データの登録要求をしたユーザの社員番号に対応する個人フォルダに追記データを格納することとしてもよい。
(3)本実施の形態においては、保存形式処理の動作において、図10に示すように、ステップS1211における解像度の良否の判定が、否定的である場合(ステップS1211:N)、追記データの保存形式を「一部別保存」としたが、「全部別保存」としてもよい。
又、ステップS1210におけるデータサイズの判定は、電子文書原本のデータサイズを用いて判定することとしたが、追記データのデータサイズを用いて判定することとしてもよい。
(4)本実施の形態においては、図10の保存形式決定処理の動作において、ステップS1201における判定結果が一律判定である場合には、一般管理情報を参照して追記データの保存形式を選択することとしたが、文書属性情報において、電子文書原本の種類に応じた保存形式(「上書き保存」であるか、「全部別保存」であるか、「一部別保存」であるか)を定め、ステップS1201における判定結果が一律判定である場合には、図11のステップS1109において取得した文書属性情報の電子文書原本の種類に応じて定められた保存形式を選択することとし、ステップS1201における判定結果が個別判定である場合には、ステップS1202において取得した文書別管理情報に基づいて選択した保存形式を選択することとしてもよい。
又、一律判定か、個別判定かの判定を文書属性情報の示す判定モードに基づいて行う代わりに、判定モードを設けず、上記変形例のように、文書属性情報において、電子文書原本の種類に応じた保存形式を定め、文書別管理情報に基づいて選択された保存形式と、文書属性情報において定めた保存形式とを比較し、比較した保存形式が一致する場合には、文書属性情報において定めた保存形式を、追記データの保存形式として決定し、比較した保存形式が異なる場合には、文書別管理情報に基づいて選択された保存形式を追記データの保存形式として決定することとしてもよい。
102 文書管理サーバ
103 データベース
104a〜104d PC
1011 プリント部
1012 表示部
1013 中央処理部
1014 記憶部
1015 画像読取部
1016 通信部
1017 入力部
1018 ファックス送受信部
1031 原本記録部
1032 文書属性情報記録部
1033 原本入力属性情報記録部
1034 原本出力属性情報記録部
1035 一般管理情報記録部
Claims (7)
- 電子文書原本と当該電子文書原本について追加情報を追加した追加電子文書の保存を管理する文書管理装置であって、
前記文書管理装置は、電子文書原本の識別情報を含む属性情報を管理し、
ユーザから入力された追加電子文書を取得する取得手段と、
前記追加電子文書に対応する電子文書原本の識別情報に基づいて、前記追加電子文書の保存形式の決定をし、決定した保存形式で前記追加電子文書を保存させる保存制御手段と、を備え、
前記保存制御手段は、前記識別情報に基づいて、前記追加電子文書の保存形式が上書き保存であるか否かの決定をし、
前記決定が、上書き保存である場合に、前記追加電子文書を前記電子文書原本に上書きして保存させ、前記決定が上書き保存でない場合に、前記電子文書原本が保存されている格納場所とは、別の格納場所に前記追加電子文書の一部又は全部を保存させ、
前記保存制御手段は、
前記電子文書原本の識別情報に対応付けられ、当該電子文書原本に係る追加電子文書の保存形式をユーザ種別毎に定めた情報であって、複数の各ユーザ種別のユーザに対して許容された前記追加電子文書の保存形式が、前記電子文書原本に上書きして保存させる上書き保存か、前記電子文書原本が保存されている格納場所とは、別の格納場所に前記追加電子文書の一部又は全部を保存させる別保存かを示すユーザ管理情報を取得する管理情報取得手段と、
取得した追加電子文書に係る電子文書原本の識別情報に対応するユーザ管理情報に基づいて、前記追加電子文書を入力したユーザの属するユーザ種別に対して許容された保存形式が上書き保存か、別保存かを特定し、特定した保存形式を前記追加電子文書の保存形式として決定する決定手段と、
を有することを特徴とする文書管理装置。 - 前記複数の各ユーザ種別は、前記電子文書原本の作成者及び非作成者であり、
前記ユーザ管理情報において、前記作成者に対しては、上書き保存が許容され、前記非作成者に対しては、別保存が許容されている
ことを特徴とする請求項1記載の文書管理装置。 - 前記複数の各ユーザ種別は、前記電子文書原本の作成者、前記電子文書原本の修正許可者、前記作成者及び前記修正許可者の何れにも該当しない非該当者であり、
前記ユーザ管理情報において、前記作成者及び前記修正許可者に対しては、上書き保存が許容され、前記非該当者に対しては、別保存が許容されている
ことを特徴とする請求項1記載の文書管理装置。 - 電子文書原本と当該電子文書原本について追加情報を追加した追加電子文書の保存を管理する文書管理装置であって、
前記文書管理装置は、電子文書原本の識別情報を含む属性情報を管理し、
ユーザから入力された追加電子文書を取得する取得手段と、
前記追加電子文書に対応する電子文書原本の識別情報に基づいて、前記追加電子文書の保存形式の決定をし、決定した保存形式で前記追加電子文書を保存させる保存制御手段と、を備え、
前記保存制御手段は、前記識別情報に基づいて、前記追加電子文書の保存形式が上書き保存であるか否かの決定をし、
前記決定が、上書き保存である場合に、前記追加電子文書を前記電子文書原本に上書きして保存させ、前記決定が上書き保存でない場合に、前記電子文書原本が保存されている格納場所とは、別の格納場所に前記追加電子文書の一部又は全部を保存させ、
前記保存制御手段は、
前記電子文書原本の識別情報に対応付けられ、当該電子文書原本に係る追加電子文書の保存形式を当該電子文書原本の種類に応じて定めた情報であって、前記追加電子文書の保存形式が、前記電子文書原本に上書きして保存させる上書き保存か、前記電子文書原本が保存されている格納場所とは、別の格納場所に前記追加電子文書の一部又は全部を保存させる別保存かを示す文書属性情報と、前記電子文書原本の識別情報に対応付けられ、当該電子文書原本に係る追加電子文書の保存形式をユーザ種別毎に定めた情報であって、複数の各ユーザ種別のユーザに対して許容された前記追加電子文書の保存形式が、前記電子文書原本に上書きして保存させる上書き保存か、前記電子文書原本が保存されている格納場所とは、別の格納場所に前記追加電子文書の一部又は全部を保存させる別保存かを示すユーザ管理情報とを取得する情報取得手段と、
取得した追加電子文書に係る電子文書原本の識別情報に対応するユーザ管理情報において、前記追加電子文書を入力したユーザの属するユーザ種別に対して許容された保存形式が上書き保存か、別保存かを特定し、特定した保存形式
と、前記識別情報に対応する文書属性情報の示す保存形式との比較結果に基づいて前記追加電子文書の保存形式を決定する決定手段と、
を有することを特徴とする文書管理装置。 - 前記複数の各ユーザ種別は、前記電子文書原本の作成者、前記電子文書原本の修正許可者、前記作成者及び前記修正許可者の何れにも該当しない非該当者であり、
前記ユーザ管理情報において、前記作成者及び前記修正許可者に対しては、上書き保存が許容され、前記非該当者に対しては、別保存が許容され、
前記決定手段は、前記文書属性情報の示す保存形式が上書き保存であり、前記追加電子文書を入力したユーザの属するユーザ種別に対して許容された保存形式が別保存である場合には、前記追加電子文書の保存形式を別保存と決定する
ことを特徴とする請求項4記載の文書管理装置。 - 前記文書管理装置は、前記追加電子文書から前記追加情報を抽出する抽出手段を備え、
前記電子文書原本が保存されている格納場所とは別の格納場所に前記追加電子文書の一部を保存させる場合において、
前記追加電子文書の一部は、抽出された前記追加情報である
ことを特徴とする請求項1又は4に記載の文書管理装置。 - 前記電子文書原本及び前記追加電子文書は、紙文書の画像データである
ことを特徴とする請求項1又は4に記載の文書管理装置。
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