JP2003067249A

JP2003067249A - 電子ファイリングシステムおよびプログラム

Info

Publication number: JP2003067249A
Application number: JP2001252020A
Authority: JP
Inventors: Naoki Sugiyama; 尚樹杉山
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2001-08-22
Filing date: 2001-08-22
Publication date: 2003-03-07

Abstract

(57)【要約】【課題】文書の共有利用を進めつつ、守秘性のある文
書については、文書出力者などに対し守秘義務を促すこ
とができるようにする。【解決手段】ユーザおよびユーザグループの設定・管
理を行う手段と、画像データに対して、付属情報とし
て、ユーザグループ単位でのアクセス権を設定できる手
段と、操作者のユーザ情報を取得する手段と、画像デー
タへのアクセスの際、前記ユーザ情報および前記付属情
報を参照してアクセス認証を行う手段とを備える。ま
た、用紙出力に対し、守秘義務を促すイメージを合成す
る手段、あるいは、用紙出力に対し、出力者のユーザ情
報を合成する手段、さらに、出力者のユーザ情報から追
跡パターンを生成して合成する手段などを備える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書の画像を大容
量記憶装置に蓄積する電子ファイリングシステムに関す
る。

【０００２】

【従来の技術】近年、データ処理の高速化や記憶装置の
低価格化などに伴い、コピー機、ＦＡＸなどによる文書
（書類・資料など）のスキャンデータを大容量記憶装置
に蓄積して管理する電子ファイリングシステム（ファイ
ルシステム）が出現している。電子ファイリングシステ
ムとして、原稿画像データをデータベース内に種別に応
じて分類する、関連文書などの検索が用意にできるな
ど、利用性を向上させる様々なシステムが考案されてい
る。

【０００３】また、ファイルシステムに保管される対象
である文書は、会議に使用するためにコピーされた文書
や書類であったり、取引先とのファクスでの送受信文書
であったり、ワークステーションやパーソナルコンピュ
ータなどにより作成した機密文書であったりすることか
ら、セキュリティの確保も重要な課題である。

【０００４】特開平１１−１４３９０７号公報は、原稿
画像データを大容量記憶装置に蓄積するファイルシステ
ムについて開示している。このファイルシステムでは、
守秘義務のある原稿画像ファイルに対しては、ユーザＩ
Ｄとパスワードによる管理を行い、入力パスワードが整
合した操作者に対して原稿画像ファイルの出力処理を許
可するようにセキュリティが施される。しかし、このフ
ァイルシステムでは、例えば、組織の課レベルなどグル
ープ単位でデータに対するアクセス共有を行いたい場合
でも、最初にファイルしたユーザしか処理が行えないと
いう不便さが伴う。

【０００５】また、機密性・守秘性のある文書に関し
て、特にその文書が守秘義務のあるものであることを示
す情報が最初から含まれているとは限らないため、蓄積
された画像を用紙出力した際、その文書が守秘義務のあ
る文書であることがわからない場合があり、文書出力者
が守秘義務を怠ってしまう懸念がある。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】本発明は、かかる問題
点に鑑みてなされたものであり、大容量記憶装置に蓄積
する文書画像データに対し、用紙出力などのアクセス・
操作の権限を許可する共有グループの情報を設定するこ
とができるようにすることにより、文書ファイルの共有
利用を進めつつ、かつ、文書ファイルのセキュリティを
確保することのできる電子ファイリングシステムを提供
することを第１の目的とする。

【０００７】また、機密性・守秘性のある文書データに
対して、ユーザが守秘レベルを設定できるようにし、守
秘レベルに応じたアクセス権の設定を施すことのできる
電子ファイリングシステムを提供することを第２の目的
とする。

【０００８】また、当電子ファイリングシステム内にの
み文書画像ファイルについての守秘レベルなどの付属情
報を登録・管理しておくだけでなく、用紙出力にも、種
々の付加情報を付加出力することのできる電子ファイリ
ングシステムを提供することを第３の目的とする。

【０００９】また、守秘義務のある文書データの用紙出
力に、その文書が守秘データであることを出力者に対し
て示す視覚的情報を付加し、守秘義務を促すことのでき
る電子ファイリングシステムを提供することを第４の目
的とする。

【００１０】また、守秘義務のある文書データの用紙出
力に、誰により出力された印刷物なのかを視者に示す情
報を付加し、出力者に対し守秘義務を促すことのできる
電子ファイリングシステムを提供することを第５の目的
とする。

【００１１】また、守秘義務のある文書データの用紙出
力に、誰により出力された印刷物なのかを目視確認し難
い情報として付加し、付加情報の改ざんを防ぎ、必要に
応じて誰により出力されたのかを検出することができる
電子ファイリングシステムを提供することを第６の目的
とする。

【００１２】

【課題を解決するための手段】かかる目的を達成するた
めに、請求項１記載の発明は、文書の画像を読み取る画
像読取手段と、ユーザおよびユーザグループの設定・管
理を行うユーザ管理手段と、画像データに対して、付属
情報として、アクセス権を設定するアクセス権設定手段
と、付属情報を管理する付属情報管理手段と、画像デー
タを蓄積する大容量記憶手段と、記憶手段へのファイル
読み書きを管理・制御する蓄積制御手段と、操作者のユ
ーザ情報を取得するユーザ情報取得手段と、大容量記憶
手段に蓄積された画像データへのアクセスの際、ユーザ
情報および付属情報を参照してアクセス認証を行う認証
手段と、画像データを用紙出力する画像形成手段と、ア
クセス権の設定タイプとして、ユーザグループ単位での
設定を行うアクセス共有グループ設定手段と、を有する
ことを特徴としている。

【００１３】請求項２記載の発明は、請求項１記載の発
明において、用紙出力に対し、守秘義務を促す目視確認
可能な画像イメージを合成する守秘イメージ付加手段
と、守秘命令の入力に応じて、画像データに対し、付属
情報として、用紙出力への画像イメージの合成の指定を
設定する手段と、をさらに有することを特徴としてい
る。

【００１４】請求項３記載の発明は、請求項１または２
に記載の発明において、用紙出力に対し、出力操作者の
ユーザ情報を目視確認可能な画像として合成する出力者
情報付加手段と、守秘命令の入力に応じて、画像データ
に対し、付属情報として、用紙出力へのユーザ情報の合
成の指定を設定する手段と、をさらに有することを特徴
としている。

【００１５】請求項４記載の発明は、請求項１から３の
いずれか１項に記載の発明において、用紙出力に対し、
出力操作者のユーザ情報から目視確認し難い追跡パター
ンを生成して合成する追跡パターン付加手段と、守秘命
令の入力に応じて、画像データに対し、付属情報とし
て、用紙出力への追跡パターンの合成の指定を設定する
手段と、をさらに有することを特徴としている。

【００１６】請求項５記載の発明は、ネットワーク上に
おいて、デジタル複写機と、サーバ装置と、大容量記憶
装置と、を含んで構成される電子ファイリングシステム
であって、デジタル複写機は、文書の画像を読み取る画
像読取手段と、画像データを用紙に記録出力する画像形
成手段と、ネットワークを介してデータ送受信を行う通
信手段と、操作者のユーザ情報を取得する手段と、画像
データに対し、付属情報として、アクセス権を設定する
アクセス権設定手段と、アクセス権の設定タイプとし
て、ユーザグループ単位での設定を行うアクセス共有グ
ループ設定手段と、大容量記憶装置に蓄積された画像デ
ータへのアクセスの際、ユーザ情報および付属情報を参
照してアクセス認証を行う認証手段とを有し、サーバ装
置は、ユーザおよびユーザグループの設定・管理を行う
ユーザ管理手段と、デジタル複写機あるいはネットワー
ク上のノードから転送された画像データについて、付属
情報を処理し管理する付属情報管理手段と、画像データ
の大容量記憶装置へのファイル読み書きを管理・制御す
る蓄積制御手段とを有することを特徴としている。

【００１７】請求項６記載の発明は、請求項５に記載の
発明において、デジタル複写機は、ＩＤカードを読み取
り、ＩＤカード内のユーザ情報を取得するＩＤカード読
取手段をさらに有することを特徴としている。

【００１８】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を添付
図面を参照しながら詳細に説明する。

【００１９】図１は、本発明の実施の形態における電子
ファイリングシステムの構成図である。電子ファイリン
グシステムは、ＬＡＮ１５において、デジタル複写機１
１と、サーバ装置１２と、大容量記憶装置１３と、パー
ソナルコンピュータ（ＰＣ）１４とを含んで構成されて
いる。

【００２０】デジタル複写機１１は、読み取り画像デー
タを記録出力するコピー機能だけでなく、通信回線を介
して画像データの送受信を行うファクス機能、ＰＣ１４
などから送信される画像データの印刷を行うプリンタ機
能、原稿から画像を読み取るスキャナ機能を有する多機
能／複合型である。

【００２１】また、デジタル複写機１１は、操作部にデ
ィスプレイ機能を有し、ユーザによる各種設定や命令な
どの入力操作を行うためのテンキー、ファンクションキ
ーなどを配設していると共に、キーボードやマウスなど
のデバイスの接続が可能となっている。また、デジタル
複写機１１には、ＩＤカードを通じて各種情報の読み書
き、および、認証などを行うためのＩＤカードスロット
なども配設されている。ＩＤカードは、磁気カード、Ｉ
Ｃ内蔵型カードなどであり、カード内には、ユーザ名、
ユーザＩＤなどのユーザ情報が記録されている。このユ
ーザ情報は、本システムで原稿を電子ファイリングする
際に付加情報として用いられる。また、デジタル複写機
１１は、ＩＤカード読み書き手段を備えない構成でも良
く、その場合、操作者は、必要に応じて操作部において
ユーザ情報を手操作入力する。

【００２２】サーバ装置１２は、ＬＡＮ１５の管理と共
に、本発明のシステムプロダクトとして機能し、デジタ
ル複写機１１に対する画像データ入出力の制御手段とし
ての役割（複写機サーバ機能）を果たす。また、サーバ
装置１２は、大容量記憶装置１３を制御し、ファイルサ
ーバとして、ファイルの保存・読み出し処理を行う。ま
た、デジタル複写機１１およびＰＣ１４などより送信さ
れる画像データについての付属情報（蓄積メモリアドレ
スや処理時の条件、後述する守秘レベル情報など）の管
理を行う。なお、システム構成として、サーバ装置１２
の有するサーバ機能がデジタル複写機１１内に具備され
る構成でも良い。

【００２３】大容量記憶装置１３は、サーバ装置１２に
より制御され、画像データファイルその他を記憶・蓄積
する。

【００２４】ＰＣ１４は、作成文書データをデジタル複
写機１１に送信して用紙出力させたり、デジタル複写機
１１におけるスキャンデータを受信して保存したりする
ことができる。また、ファイルサーバのクライアントと
して、大容量記憶装置１３に蓄積されているファイルに
アクセスすることができる。

【００２５】次に、図２を用いて、デジタル複写機１１
における文書コピー時における具体的な画像データ処理
の流れについて説明する。図２に参照されるように、デ
ジタル複写機１１は、ＣＰＵ２１５、ＲＯＭ２１６、Ｒ
ＡＭ２１７、システムコントローラ２１８、スキャナ部
２０１、画像処理部２０１〜２１０、プリント部２１
１、ネットワークＩ／Ｆ部２１４などを備える。システ
ムコントローラ２１８は、システム全体の制御を行うた
めの操作部である。ＣＰＵ２１５は、ＲＯＭ２１６より
読み出されたプログラムに従い、ＲＡＭ２１７を利用し
ながら、本発明の各種処理の実行を行う。

【００２６】まず、ユーザは、デジタル複写機１１にお
いて、コピー対象である文書をセットし、操作部におい
て各種処理の選択・設定などを必要に応じて行ってから
スタートキーを押下する。スキャナ部２０１は、セット
された文書を読み取り、ＲＧＢに色分解されたデータを
画像処理部に送信する。画像処理部では、画像データに
対し、シェーディング補正回路２０２、ＲＧＢγ補正回
路２０３、画像分離回路２０４、フィルタ回路２０５、
色補正処理回路２０６、変倍回路２０７、画像加工回路
２０８、諧調処理回路２０９、およびパターン合成回路
２１０の各部において画像処理を行う。画像処理部にお
いて処理されたデータはプリンタ部２１１に送信されて
用紙出力される。

【００２７】また、デジタル複写機１１は、コピー処理
と並行して、変倍回路２０７における変倍処理後の画像
データについて、ＣＭＹＫ／ｓＲＧＢ変換回路２１２で
の変換処理、および、圧縮伸張回路２１３での圧縮処理
を行う。そして、処理された画像データを、操作者のユ
ーザ情報などと共にＮ・Ｉ／Ｆ部（ネットワークインタ
ーフェース部）２１４よりＬＡＮ１５に出力し、サーバ
装置１２に送信する。

【００２８】サーバ装置１２は、デジタル複写機１１よ
り送信された画像データについて、情報管理手段により
付属情報の処理・管理を行い、大容量記憶装置１３に蓄
積する。画像データに対する付属情報として、処理日
時、処理条件（読み取り時の画像処理条件）、蓄積する
メモリアドレス、ユーザ情報、後述する守秘レベル情報
などがある。

【００２９】なお、この時、デジタル複写機１１におい
て、操作者によるユーザＩＤの入力／提示（ＩＤカード
の挿入などによる）が無い場合でも、共有ＩＤを使用し
て画像データの蓄積を行うようにすることも可能であ
る。共有ＩＤとは、ユーザＩＤが取得できず不明の時に
自動設定されるＩＤであり、システムで予め設定されて
いる。また、機密性の高い画像データなどに対して、操
作部からの入力指示により画像データの蓄積を行わない
よう処理をすることができる。

【００３０】本発明では、各文書画像データに対し、
「守秘レベル」に応じたセキュリティ設定を行う。「守
秘レベル」は、文書の機密性・守秘性に応じてユーザ
（文書の最初の登録者や文書管理者など）により設定さ
れるレベルである。

【００３１】各画像データに対し任意に設定できる守秘
レベルとして、例えば、以下のようなレベル分けを行
う。守秘レベル１）システムは、ユーザのグループ管理を行
う。文書登録者は、画像データに対して、アクセスを許
可するグループの情報を設定する。システムは、操作者
の所属するグループが、操作対象の画像データに設定さ
れているアクセス許可グループ情報に含まれる場合に、
用紙出力処理などのアクセスを許可する。守秘レベル２）守秘レベル１に加え、システムは、蓄積
画像の用紙出力の際、画像画像出力者に対し守秘義務を
促すイメージ、または、文書画像出力者のユーザ情報、
または、文書画像出力者のユーザ情報から生成した追跡
パターン、を出力画像に合成して出力する。守秘レベル３）文書登録者のユーザＩＤおよびパスワー
ドにより、画像データに対しアクセス権の設定を行う。
システムは、用紙出力要求者が入力するユーザＩＤおよ
びパスワードが上記のものと一致しない限り、用紙出力
などのアクセスを許可しない。

【００３２】「守秘レベル３」では、従来のように、最
初の文書登録者、あるいはグループ代表者などの単一ユ
ーザのユーザ情報を用いてアクセス権の設定およびアク
セス認証を行う。なお、守秘レベルは、上記例のような
３レベルに限らず、システムの適用ドメインに応じて、
より詳細に設定することができる。

【００３３】「守秘レベル１」について説明する。守秘
レベル１では、組織の課レベルなど、グループ単位での
ファイル共有化を行うために、システムは、ユーザのグ
ループ管理を行う。システム管理者などのユーザは、予
め、課単位などの幾つかの共有グループを必要に応じて
設定しておく。システムに管理されるグループ情報とし
て、グループ名、グループＩＤ、各グループのメンバー
ユーザ情報、グループごとに設定されるパスワード、グ
ループの代表者・管理者などがある。グループ情報の設
定・管理は、サーバ装置１２などから行うことができ
る。デジタル複写機１１は、読み取り画像データに対し
て、アクセスを許可するグループを設定する手段を持
つ。操作者は、操作部により、このアクセス許可グルー
プの設定を行うことができる。アクセス許可グループ情
報は、各画像データファイルの付属情報として管理され
る。

【００３４】図３に守秘レベル１における文書画像蓄積
の際の処理フローを示す。また、図１２に、文書蓄積処
理についての図を示す。まず、操作者は、デジタル複写
機１１において文書・原稿をセットし、操作部より、蓄
積する画像に対して設定する守秘レベル、ここでは「守
秘レベル１」を選択する（ステップＳ３１）。なお、シ
ステムは、操作者に対し、守秘レベル１では共有グルー
プ単位で画像ファイルへのアクセス権管理がなされるこ
とを提示する。次に、デジタル複写機１１は、操作者に
対し、当該画像データに対して設定するアクセス許可グ
ループ情報を要求する。操作者は、どのグループに対し
てアクセスの許可を行うかの情報を選択／入力する（ス
テップＳ３２）。なお、デフォルトで、操作者の所属す
るグループをアクセス許可グループ第１候補としてもよ
い。

【００３５】デジタル複写機１１は、画像データに対
し、上記アクセス許可グループ情報の対応付けを行う。
アクセス許可グループ情報は、画像データについての付
属情報に含まれて管理される。サーバ装置１２は、画像
データに対応付けされたアクセス許可グループ情報を付
属情報として管理し（ステップＳ３３）、画像ファイル
を大容量記憶装置１３に蓄積する（ステップＳ３４）。

【００３６】大容量記憶装置１３に蓄積された守秘レベ
ル１画像ファイルは、設定されたアクセス許可グループ
内のユーザによる出力処理が可能となる。図４に、守秘
レベル１における文書画像の用紙出力の際の処理フロー
を示す。

【００３７】デジタル複写機１１は、画像データの用紙
出力処理が選択・要求されると、まず、ＩＤカード読み
取り手段においてＩＤカードの有無の検出を行う（ステ
ップＳ４１）。ＩＤカードがスロットに装着されていな
い場合、操作者に対してＩＤカードの装着を要求する
（ステップＳ４２）。再確認を行い（ステップＳ４
３）、ＩＤカードが装着されている場合、ＩＤカード内
に記憶されているユーザ情報を読み取る（ステップＳ４
４）。

【００３８】デジタル複写機１１あるいはサーバ装置１
２は、出力対象画像データの付属情報内のアクセス許可
グループ情報を参照し、ユーザ情報と比較して、操作者
が、アクセス許可グループに含まれるかどうか判断する
（ステップＳ４５）。デジタル複写機１１は、操作者が
アクセス許可グループに含まれる場合、用紙出力の許可
を行い、サーバ装置１２に要求を行って対象画像データ
を取得し（ステップＳ４６）、取得した画像データをプ
リンタ部２１０により用紙出力する（ステップＳ４
７）。また、デジタル複写機１１は、操作者がアクセス
許可グループに含まれない場合、出力処理要求を拒否す
る（ステップＳ４８）。

【００３９】前述したように、守秘レベル１の場合の画
像データファイルの共有化として、共有グループ、例え
ば、課レベルで共有のグループパスワードを予め設定し
ておき、蓄積画像データに対して上記パスワードでアク
セス権の設定を行い、出力の際は、このパスワードの入
力により認証を行うようにしてもよい。

【００４０】次に、「守秘レベル２」について説明す
る。守秘レベル１の設定された画像データの場合、共有
グループユーザによりデジタル複写機１１で用紙出力さ
れるが、その文書データが守秘データであることを示す
情報が出力には現れない。

【００４１】守秘レベル２では、出力画像（用紙出力）
に、守秘義務を示す付加情報（以下、「守秘イメー
ジ」）を合成して出力し、出力された印刷物が守秘性・
機密性を有する文書画像であることを出力者に対し促
す。

【００４２】文書登録者は、文書画像登録の際、文書画
像ファイルに対して、守秘レベル２を選択・設定し、対
象ファイルが用紙出力される際に守秘イメージを付加出
力するようシステムに対し指定しておく。

【００４３】文書画像に付加する守秘イメージの例を図
５に示す。また、図９にデジタル複写機１１における画
像加工回路２０８の構成を示す。守秘画像イメージメモ
リ３０１には、守秘イメージデータを保持している。ユ
ーザ情報画像変換部３０２では、ＩＤカードなどから取
得したユーザ情報をもとに、用紙出力に付加するユーザ
情報データを生成する。画像合成回路３０３では、出力
対象画像データと、上記守秘イメージやユーザ情報デー
タを合成し、セレクタ３０４に出力する。セレクタ３０
４では、守秘情報制御信号による制御に基づき、出力画
像データを制御する。なお、守秘イメージは、管理者な
どによって自由に作成・変更可能である。

【００４４】図６を参照して守秘レベル２における文書
画像の用紙出力の際の処理フローについて説明する。ま
た、図１３に、文書出力処理についての図を示す。守秘
レベル２画像データの用紙出力処理が要求されると、Ｉ
Ｄカードの有無の検出を行う（ステップＳ６１）。ＩＤ
カードが装着されていない場合、ＩＤカードの装着を要
求する（ステップＳ６２）。再確認を行い（ステップＳ
６３）、タイムアウトの場合、出力要求を拒否する（ス
テップＳ６９）。ＩＤカードが装着されている場合、Ｉ
Ｄカード内に記憶されているユーザ情報を読み取る（ス
テップＳ６４）。

【００４５】デジタル複写機１１あるいはサーバ装置１
２は、出力対象画像データの付属情報内のアクセス許可
グループ情報を参照し、ユーザ情報と比較して、操作者
が、アクセス許可グループに含まれるかどうか判断する
（ステップＳ６５）。デジタル複写機１１は、操作者が
アクセス許可グループに含まれない場合、出力を拒否す
る（ステップＳ６９）。

【００４６】操作者がアクセス許可グループに含まれる
場合、用紙出力を許可し、サーバ装置１２に要求を行っ
て対象画像データを取得する（ステップＳ６６）。サー
バ装置１２は、要求された画像データが守秘レベル２画
像であることをデジタル複写機１１に通知する。デジタ
ル複写機１１は、守秘レベル２画像データであることを
認識し、画像加工回路２０８において、守秘画像イメー
ジメモリ３０１に記憶されている守秘画像イメージを読
み出し、画像合成回路３０３により出力対象画像データ
との合成を行う（ステップＳ６７）。そして、合成した
画像データをプリンタ部において用紙出力する（ステッ
プＳ６８）。これにより、出力者に対し、出力された印
刷物が守秘義務のある文書画像であることを示す。

【００４７】また、守秘レベル２では、守秘義務を促す
ために出力画像データに付加する他の付加情報として、
出力者のユーザＩＤおよびユーザ名などのユーザ情報を
合成して出力することができる。文書登録者は、文書画
像登録の際、対象画像ファイルに対して、守秘レベル２
を選択・設定し、対象ファイルが用紙出力される際の条
件として、出力者のユーザ情報を付加出力するように、
操作部の「出力者情報の付加印刷」を選択して画像デー
タの蓄積を行う。

【００４８】図７は、用紙出力に付加する出力者情報の
例である。図８を参照して守秘レベル２で文書出力者の
ユーザ情報を付加して文書画像出力を行う際の処理フロ
ーを説明する。

【００４９】守秘レベル２画像データの用紙出力が要求
されると、ＩＤカードの有無の検出を行い（ステップＳ
８０１）、ＩＤカードが装着されている場合、ユーザ情
報読み取りを行う（ステップＳ８０４）。ＩＤカードが
装着されていない場合、装着要求を行い（ステップＳ８
０２）、再確認を行って（ステップＳ８０３）、タイム
アウトの場合は、出力要求を拒否する（ステップＳ８１
０）。

【００５０】デジタル複写機１１あるいはサーバ装置１
２は、出力対象画像データの付属情報内のアクセス許可
グループ情報を参照し、ユーザ情報と比較して、操作者
が、アクセス許可グループに含まれるかどうか判断する
（ステップＳ８０５）。デジタル複写機１１は、操作者
がアクセス許可グループに含まれない場合、出力を拒否
する（ステップＳ８１０）。デジタル複写機１１は、操
作者が、アクセス許可グループに含まれている場合、用
紙出力を許可し、サーバ装置１２に要求を行って、出力
対象の守秘レベル２画像データを取得する（ステップＳ
８０６）。サーバ装置１２は、要求された画像データが
守秘レベル２画像データであり、ユーザ情報出力の必要
があることをデジタル複写機１１に通知する。

【００５１】デジタル複写機１１の画像加工回路２０８
のユーザ情報画像変換部３０２は、ユーザＩＤ、ユーザ
名などのユーザ情報を画像データに変換し、図７に示す
ようなユーザ情報を表す画像イメージの生成を行う（ス
テップＳ８０７）。生成されたユーザ情報画像データ
は、画像合成部３０３により、蓄積されていた対象画像
データと合成される（ステップＳ８０８）。合成画像デ
ータは、セレクタを介してプリント部に転送され用紙出
力される（ステップＳ８０９）。

【００５２】また、デジタル複写機１１において用紙出
力が行われた場合、デジタル複写機１１は、出力者のユ
ーザ情報を、扱われた画像データについての付属情報と
してサーバ装置１２に送信する。サーバ装置１２は、出
力者のユーザ情報を付属情報として処理し管理する。以
上のように、出力画像に対し、出力操作を行ったユーザ
の情報を付加印刷することにより、出力者に対して守秘
義務を促すようにする。

【００５３】また、守秘レベル２として、上記のよう
に、ユーザ情報を目視認識できるイメージとして付加印
刷するのではなく、目視確認しにくい情報として、「追
跡パターン」に変換して出力画像に混入させる。用紙出
力に対し目視確認しにくい情報を埋め込む方法として、
イエロードットを埋め込む情報に応じてパターン化して
画像中に混入させる方法などが一般的に知られている。

【００５４】画像データの蓄積を行う操作者は、その画
像データに対し守秘レベル２で設定を行い、出力時の出
力条件として、出力を行った操作者のユーザＩＤが必要
に応じて検出できるように追跡パターンの印刷を行うよ
う、操作部の「出力者情報を追跡パターンとして付加出
力」を選択して画像データの蓄積を行う。

【００５５】図１０に、追跡パターン合成処理に対応す
る画像加工回路２０８の構成を示す。追跡パターン生成
回路４０１は、出力者のユーザ情報から、印刷する追跡
パターン画像を生成する。画像合成回路４０２は、出力
対象画像データと、追跡パターンとを合成し、セレクタ
４０３に出力する。

【００５６】図１１を参照して、守秘レベル２で文書出
力者のユーザ情報を追跡パターンとして付加して文書画
像出力を行う際の処理フローを説明する。守秘レベル２
画像データの用紙出力処理が要求されると、ＩＤカード
の有無の検出を行う（ステップＳ１１０１）。ＩＤカー
ドが装着されていない場合、ＩＤカードの装着を要求す
る（ステップＳ１１０２）。再確認を行い（ステップＳ
１１０３）、タイムアウトの場合、出力要求を拒否する
（ステップＳ１１１０）。ＩＤカードが装着されている
場合、ＩＤカード内に記憶されているユーザ情報を読み
取る（ステップＳ１１０４）。

【００５７】デジタル複写機１１あるいはサーバ装置１
２は、出力対象画像データの付属情報内のアクセス許可
グループ情報を参照し、ユーザ情報と比較して、操作者
が、アクセス許可グループに含まれるかどうか判断する
（ステップＳ１１０５）。デジタル複写機１１は、操作
者がアクセス許可グループに含まれない場合、出力を拒
否する（ステップＳ１１１０）。デジタル複写機１１
は、操作者が、アクセス許可グループに含まれている場
合、用紙出力を許可し、サーバ装置１２に要求を行っ
て、出力対象の守秘レベル２画像データを取得する（ス
テップＳ８０６）。サーバ装置１２は、要求された画像
データが守秘レベル２画像データであり、追跡パターン
出力の必要があることをデジタル複写機１１に通知す
る。

【００５８】デジタル複写機１１の画像加工回路２０８
の追跡パターン生成部４０１は、ユーザＩＤ、ユーザ名
などのユーザ情報を追跡パターン画像データに変換する
（ステップＳ１１０７）。生成された追跡パターン画像
データは、画像合成部４０２により、蓄積されていた対
象画像データと合成される（ステップＳ１１０８）。合
成画像データは、セレクタを介してプリント部に転送さ
れ用紙出力される（ステップＳ１１０９）。

【００５９】また、デジタル複写機１１において用紙出
力が行われた場合、デジタル複写機１１は、出力者のユ
ーザ情報を、扱われた画像データについての付属情報と
してサーバ装置１２に送信する。サーバ装置１２は、出
力者のユーザ情報を付属情報として処理し管理する。以
上のように、出力画像に対し、出力操作を行ったユーザ
の情報を追跡パターンとして付加印刷することにより、
必要に応じて追跡パターンを検証することにより出力者
を特定することができる。

【００６０】本発明の処理を実現するプログラムは、デ
ジタル複写機やサーバ装置上において、ユーザおよびユ
ーザグループの設定・管理を行うユーザ管理処理と、操
作者のユーザ情報を取得するユーザ情報取得処理と、文
書の画像を読み取る画像読取処理と、守秘命令の入力に
応じて、読み取り画像データに対して、付属情報とし
て、ユーザグループ単位でのアクセス権の設定を行うア
クセス権設定処理と、付属情報を管理する付属情報管理
処理と、画像データを大容量記憶装置に蓄積する処理
と、大容量記憶装置に蓄積された画像データへのアクセ
スの際、ユーザ情報および付属情報を参照してアクセス
認証を行う認証処理と、画像データを用紙出力する画像
形成処理とをコンピュータに実行させる。

【００６１】また、本発明によれば、上記プログラム
は、守秘命令の入力に応じて、画像データに対し、付属
情報として、用紙出力への守秘義務を促す目視確認可能
な画像イメージの合成の指定を設定する処理と、用紙出
力の際、守秘義務を促す目視確認可能な画像イメージを
合成する守秘イメージ付加処理とをさらにコンピュータ
に実行させてもよい。

【００６２】また、本発明によれば、上記プログラム
は、守秘命令の入力に応じて、画像データに対し、付属
情報として、用紙出力へ出力操作者のユーザ情報を目視
確認可能な画像として合成する指定を設定する処理と、
用紙出力の際、出力者のユーザ情報を目視確認可能な画
像として合成する出力者情報付加処理とをさらにコンピ
ュータに実行させてもよい。

【００６３】また、本発明によれば、上記プログラム
は、守秘命令の入力に応じて、画像データに対し、付属
情報として、用紙出力へ出力操作者のユーザ情報から目
視確認し難い追跡パターンを生成して合成する指定を設
定する処理と、用紙出力に対し、出力操作者のユーザ情
報から目視確認し難い追跡パターンを生成して合成する
追跡パターン付加処理とをさらにコンピュータに実行さ
せてもよい。

【００６４】以上により、本発明の実施例について説明
した。なお、上述した実施形態は、本発明の好適な実施
形態の一例を示すものであり、本発明はそれに限定され
るものではなく、その要旨を逸脱しない範囲内におい
て、種々変形実施が可能である。

【００６５】

【発明の効果】以上の説明から明らかなように、本発明
によれば、蓄積文書画像データに対してユーザグループ
単位でのアクセス権を設定できるので、ファイル共有を
行うことができる。

【００６６】また、蓄積画像データに対し任意に設定で
きる守秘レベルに応じたセキュリティの確保を行うこと
ができる。

【００６７】また、蓄積画像データの用紙出力に、その
文書が機密性のある文書であることを示すイメージを付
加できるので、出力者に対し、守秘義務を促すことがで
きる。

【００６８】また、蓄積画像データの用紙出力に、出力
者のユーザ情報を付加できるので、出力者に対し、守秘
義務を促すことができる。

【００６９】また、蓄積画像データの用紙出力に、出力
者のユーザ情報から生成した追跡パターンを付加できる
ので、付加情報の改ざんを防ぎ、必要に応じて出力者の
検出・特定を行うことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の形態における電子ファイリング
システムの構成を示す図である。

【図２】デジタル複写機１１の構成を示す図である。

【図３】守秘レベル１の画像蓄積処理のフローチャート
である。

【図４】守秘レベル１の画像出力処理のフローチャート
である。

【図５】守秘イメージ出力の例を示す図である。

【図６】守秘レベル２で守秘イメージを合成する場合の
画像出力処理のフローチャートである。

【図７】出力者情報出力の例を示す図である。

【図８】守秘レベル２で出力者情報を合成する場合の画
像出力処理のフローチャートである。

【図９】パターン合成回路２１０の構成（守秘イメージ
／出力者情報の付加手段を有する場合）を示す図であ
る。

【図１０】パターン合成回路２１０の構成（追跡パター
ンの付加手段を有する場合）を示す図である。

【図１１】守秘レベル２で追跡パターンを合成する場合
の画像出力処理のフローチャートである。

【図１２】文書蓄積処理についての図である。

【図１３】文書出力処理についての図である。

【符号の説明】

１１デジタル複写機（多機能プリンタ）１２サーバ装置１３大容量記憶装置１４パーソナルコンピュータ（ＰＣ）１５ＬＡＮ２０１スキャナ部２０２シェーディング補正回路２０３ＲＧＢγ補正回路２０４画像分離回路２０５フィルタ回路２０６色変換回路２０７変倍回路２０８画像加工回路２０９諧調処理回路２１０パターン合成回路２１１プリンタ部２１２ＣＭＹＫ／ｓＲＧＢ変換部２１３圧縮／伸張部２１４ネットワークＩ／Ｆ部２１５ＣＰＵ２１６ＲＯＭ２１７ＲＡＭ２１８システムコントローラ３０１守秘画像イメージメモリ３０２ユーザ情報画像変換部３０３画像合成回路３０４セレクタ４０１追跡パターン生成回路４０２画像合成回路４０３セレクタ

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号ＦＩテーマコート゛(参考）Ｇ０６Ｔ 1/00 ２００Ｇ０６Ｔ 1/00 ２００Ｅ５Ｃ０７６５００５００ＢＨ０４Ｎ 1/387 Ｈ０４Ｎ 1/387 Ｆターム(参考） 5B017 AA03 BA06 BB10 CA16 5B050 AA10 BA10 BA16 CA07 EA19 FA03 FA19 GA08 5B057 CB19 CE08 CG07 5B075 KK45 KK54 KK63 ND07 PQ03 UU05 UU32 UU33 5B082 EA11 GA13 5C076 AA14 AA16 BA06

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】文書の画像を読み取る画像読取手段と、ユーザおよびユーザグループの設定・管理を行うユーザ
管理手段と、画像データに対して、付属情報として、アクセス権を設
定するアクセス権設定手段と、前記付属情報を管理する付属情報管理手段と、前記画像データを蓄積する大容量記憶手段と、該記憶手段へのファイル読み書きを管理・制御する蓄積
制御手段と、操作者のユーザ情報を取得するユーザ情報取得手段と、前記大容量記憶手段に蓄積された画像データへのアクセ
スの際、前記ユーザ情報および前記付属情報を参照して
アクセス認証を行う認証手段と、前記画像データを用紙出力する画像形成手段と、前記アクセス権の設定タイプとして、ユーザグループ単
位での設定を行うアクセス共有グループ設定手段と、を
有することを特徴とする電子ファイリングシステム。
【請求項２】用紙出力に対し、守秘義務を促す目視確
認可能な画像イメージを合成する守秘イメージ付加手段
と、守秘命令の入力に応じて、前記画像データに対し、付属
情報として、用紙出力への前記画像イメージの合成の指
定を設定する手段と、をさらに有することを特徴とする
請求項１記載の電子ファイリングシステム。
【請求項３】用紙出力に対し、出力操作者のユーザ情
報を目視確認可能な画像として合成する出力者情報付加
手段と、守秘命令の入力に応じて、前記画像データに対し、付属
情報として、用紙出力への前記ユーザ情報の合成の指定
を設定する手段と、をさらに有することを特徴とする請
求項１または２に記載の電子ファイリングシステム。
【請求項４】用紙出力に対し、出力操作者のユーザ情
報から目視確認し難い追跡パターンを生成して合成する
追跡パターン付加手段と、守秘命令の入力に応じて、前記画像データに対し、付属
情報として、用紙出力への前記追跡パターンの合成の指
定を設定する手段と、をさらに有することを特徴とする
請求項１から３のいずれか１項に記載の電子ファイリン
グシステム。
【請求項５】ネットワーク上において、デジタル複写
機と、サーバ装置と、大容量記憶装置と、を含んで構成
される電子ファイリングシステムであって、前記デジタル複写機は、文書の画像を読み取る画像読取手段と、画像データを用
紙に記録出力する画像形成手段と、前記ネットワークを
介してデータ送受信を行う通信手段と、操作者のユーザ
情報を取得する手段と、前記画像データに対し、付属情
報として、アクセス権を設定するアクセス権設定手段
と、前記アクセス権の設定タイプとして、ユーザグルー
プ単位での設定を行うアクセス共有グループ設定手段
と、前記大容量記憶装置に蓄積された画像データへのア
クセスの際、前記ユーザ情報および前記付属情報を参照
してアクセス認証を行う認証手段と、を有し、前記サーバ装置は、ユーザおよびユーザグループの設定・管理を行うユーザ
管理手段と、前記デジタル複写機あるいは前記ネットワ
ーク上のノードから転送された画像データについて、付
属情報を処理し管理する付属情報管理手段と、前記画像
データの前記大容量記憶装置へのファイル読み書きを管
理・制御する蓄積制御手段と、を有することを特徴とす
る電子ファイリングシステム。
【請求項６】前記デジタル複写機は、ＩＤカードを読み取り、該ＩＤカード内のユーザ情報を
取得するＩＤカード読取手段をさらに有することを特徴
とする請求項５に記載の電子ファイリングシステム。