JP6525624B2

JP6525624B2 - 文書管理システム、文書登録装置、文書登録方法

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Publication number: JP6525624B2
Application number: JP2015023717A
Authority: JP
Inventors: 学海畑農
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Priority date: 2015-02-09
Filing date: 2015-02-09
Publication date: 2019-06-05
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Also published as: US20160231887A1; JP2016146147A

Description

本発明は文書を登録して分類し管理するための文書管理システムに関する。

従来の文書管理システムには、文書を登録しようとする文書登録アプリケーションが文書に管理のための分類を与えるものが存在する。そのようなシステムでは、文書保存時に、分類に応じた格納先をユーザーに選択させ、当該選択された格納先に該文書を格納することが行われている。

格納先をユーザーが選択しやすくするために、特許文献１では、格納対象の文書データからキーワードを抽出し、当該キーワードに対応づけられている格納先の候補としてユーザーに提示する技術が開示されている。

また、特許文献２では、格納先の候補を表示する際に、当該格納先の更新頻度や参照頻度などの情報も表示することが記載されている。

特開２００８−２３４０７８号公報特開２０１３−０２５７００号公報

上述したように、特許文献１，２では、ユーザーが格納先候補の中から格納先を選択すると、データの格納先が確定することになる。すなわち、ユーザーが格納先を選択する際に、ユーザーが誤操作して別の格納先を選択してしまったとしても、データは当該選択された格納先に格納されることになる。

そこで、本発明では、ユーザーが格納先（分類先）を選択した際に、当該選択された格納先に格納対象データを格納するのが本当に適しているのか判断し、ユーザーにその旨を通知して格納先（分類先）を再選択できるようにすることを目的とする。

上記課題を解決するために、本発明の文書管理システムは、文書登録装置と、文書解析サーバーと、文書管理サーバーとがネットワークを介して接続された文書管理システムであって、前記文書登録装置は、利用者に関する情報に基づいて作成された第１の分類先候補リストを受信する第１の受信手段と、前記第１の受信手段で受信した第１の分類先候補リストを前記利用者に提示し、当該提示した第１の分類先候補リストの中から前記利用者による分類先の選択を受け付ける第１の受付手段と、登録対象の文書を前記文書解析サーバーに送信する第１の送信手段と、前記文書解析サーバーにおいて前記文書を解析することで作成された第２の分類先候補リストを受信する第２の受信手段と、前記第１の受付手段で受け付けた分類先と、前記第２の受信手段で受信した前記第２の分類先候補リストとを比較することにより、前記選択された分類先の再選択が必要であるか否かを判断する判断手段と、前記判断手段で分類先の再選択が必要であると判断した場合、前記第２の分類先候補リストを前記利用者に提示し、前記利用者による分類先の再選択を受け付ける第２の受付手段と、前記登録対象の文書を、前記第２の受付手段で受け付けた分類先に登録すべく、前記文書管理サーバーに送信する第２の送信手段と、を有し、前記文書解析サーバーは、前記第１の送信手段で送信された前記文書を解析し、当該解析結果に基づいて、前記第２の分類先候補リストを作成する第２の分類先候補リスト作成手段を有し、前記文書管理サーバーは、前記第２の送信手段で送信された前記文書を、前記第２の受付手段で受け付けた分類先に登録する登録手段を有する、ことを特徴とする。

本発明によれば、ユーザーが格納先（分類先）を誤選択した可能性があると判断した場合、格納先（分類先）を修正する機会をユーザーに与えることができる。これにより、誤操作によって、文書を誤った格納先（分類先）に登録してしまう可能性を減らすことができる。

文書管理システムの構成例画像形成装置の内部構成例文書分類管理サーバーや文書解析サーバーとして機能する、情報処理装置のハードウェア構成例本発明の文書分類管理サーバーの内部的なソフトウェア構成例本発明の文書解析サーバーの内部的なソフトウェア構成例文書解析サーバーが、文書分類管理サーバーに格納済みの登録文書の情報を取り込んで解析する処理を示すフローチャート文書登録アプリケーションの内部的なソフトウェア構成例実施例１の文書管理システムにおいて文書登録を実施する際の処理を示すフローチャート実施例１における文書登録アプリケーションの画面の例実施例２における文書登録アプリケーションの画面の例実施例２において文書登録を実施する際の処理のフローチャート実施例３における文書解析サーバーの内部的なソフトウェア構成例実施例３，４，５における文書登録アプリケーションの内部的なソフトウェア構成例実施例３における文書登録を実施する際の処理のフローチャート実施例４における文書解析サーバーの内部的なソフトウェア構成例実施例４における文書登録を実施する際の処理のフローチャート実施例５の文書管理システムの構成例実施例５の文書解析サーバーの内部的なソフトウェア構成例実施例５のスケジュール管理サーバーの内部的なソフトウェア構成例実施例５における文書登録を実施する際の処理のフローチャート

＜実施例１＞
図１は、本発明の文書管理システム１００１の構成を図示したものである。１１０１はＬＡＮやＷＡＮ等のネットワークである。１１０２は画像形成装置（スキャン機能を有する複合機やスキャナ）である。１１０３は文書分類管理サーバー（文書管理サーバー）である。１１０４は文書解析サーバーである。また、文書登録アプリケーション１２０１は、画像形成装置１１０２のＣＰＵによって実行されるプログラムである。

図２は、画像形成装置（文書登録装置）１１０２の内部構成例を図示したものである。２１０１はシステムバスである。２１０２は中央処理装置（ＣＰＵ）である。２１０３は読出し専用メモリ（ＲＯＭ）である。２１０４は読書き可能メモリ（ＲＡＭ）である。２１０５は二次記憶装置である。２１０６は表示装置である。２１０７は入力装置である。また２１０８はネットワークインターフェース（以下「インターフェース」を「Ｉ／Ｆ」と記す）である。この画像形成装置（１１０２）はネットワークＩ／Ｆ（２１０８）を通じてネットワーク１１０１に接続される。２１０９は印刷装置（印刷ユニット）である。また２１１０は印刷装置Ｉ／Ｆである。２１１１は原稿のスキャン機能を提供する読取装置（スキャナユニット）である。２１１２は読取装置Ｉ／Ｆである。

図３は、文書分類管理サーバー（１１０３）もしくは文書解析サーバー（１１０４）として機能する、情報処理装置のハードウェア構成例を図示したものである。３１０１はシステムバスである。３１０２はＣＰＵである。３１０３はＲＯＭである。３１０４はＲＡＭである。３１０５は二次記憶装置である。３１０６は表示装置である。３１０７は入力装置である。また３１０８はネットワークＩ／Ｆである。情報処理装置は、ネットワークＩ／Ｆ３１０８を通じてネットワーク１１０１に接続される。

図４は、実施例１の文書分類管理サーバー（１１０３）のソフトウェア構成例を図示したものである。文書分類管理サーバーのＣＰＵ（コンピュータ）が、本発明に係るコンピュータプログラムを実行することにより、図４で示した各処理手段として機能する。

利用者情報登録領域４１０１には、利用者（ユーザー）の識別情報と、その利用者がこれまでに登録した文書の履歴情報と、それらの文書に適用した分類先の履歴情報とが登録されている。第一の分類先情報登録領域４１０２には、これまでに作成された文書の分類先および、それに付随する情報が登録されている。文書登録領域４１０３には、これまでに登録された文書および、その文書に付与された分類先情報、およびそれらに付随する情報が登録されている。

利用者認証手段４００１は、ネットワーク経由で送られてきた利用者認証情報を受け取って認証を実行し、その結果を送信する。第一の分類先候補リスト作成手段４００２は、当該利用者認証により認証された利用者に対して第一の分類先候補リストを作成する。ここで第一の分類先候補リストは、利用者の情報（ユーザー情報）と、当該利用者が文書を登録する際に選択する可能性が高いと判断された分類先候補とを、対応付けたリストである。例えば、利用者情報登録領域４１０１に登録されている履歴情報に基づいて、利用者が最近選択した分類先や、利用者が所属する部署で頻繁に利用されている分類先など、予め定めておいた基準に基づいて第一の分類先候補リストを作成するようにすればよい。

第一の分類先候補リスト送信手段４００３は、前記第一の分類先候補リストを送信する。文書分類先選択結果受信手段４００４は、ネットワーク経由で画像形成装置から、文書および、当該文書に対して選択された分類先の選択結果を受信する。文書登録手段４００５は、文書分類先選択結果受信手段で受信した文書を、当該受信した分類先の選択結果に応じて登録する。

分類先全リスト送信手段４００６は、第一の分類先情報登録領域４１０２に登録されている分類先情報の全リストを送信する。文書情報送信手段４００７は、文書登録領域４１０３に登録されている文書の情報を必要に応じて送信する。

図５は、実施例１の文書解析サーバー（１１０４）のソフトウェア構成例を図示したものである。文書解析サーバーのＣＰＵ（コンピュータ）が、本発明に係るコンピュータプログラムを実行することにより、図５で示した各処理手段として機能する。

文書解析結果登録領域５１０１には、これまでに受信した文書を解析した結果とそれに付随する情報が登録されている。第二の分類先情報登録領域５１０２には、文書分類管理サーバー（１１０３）から取得した分類先の全リストに含まれている情報が登録されている。分類先特徴情報登録領域５１０３には、文書分類管理サーバー（１１０３）から取り出した文書およびそれに付与されている分類先情報、およびそれらに付随する情報が登録されている。

分類先全リスト受信手段５００１は、文書分類管理サーバー（１１０３）から分類先全リストを受信し、第二の分類先情報登録領域（５１０２）へ登録する。

文書情報受信手段５００２は、文書分類管理サーバー（１１０３）から文書の情報を受信する。第一の文書解析手段５００３は、文書情報受信手段（５００２）にて受信した文書の情報について解析を実行する。

文書受信手段５００４は、文書登録アプリケーション（１２０１）から文書を受信する。第二の文書解析手段５００５は、文書受信手段（５００４）で受信した文書の内容を解析する。

第二の分類先候補リスト作成手段５００６は、当該文書に対して第二の分類先候補リストを作成する。ここで第二の分類先候補リストは、文書を解析した結果に基づき、当該文書の分類先として有力であると判断された分類先により構成される。第二の分類先候補リスト送信手段５００７は、第二の分類先候補リストを文書登録アプリケーション（１２０１）へ送信する。

図６は、実施例１の文書解析サーバー１１０４が、文書分類管理サーバー１１０３で分類（管理）されている全文書に関するデータを受信して解析するための手順を示すフローチャートである。ステップＳ６００１で、処理を開始する。

ステップＳ６００２では、まず文書分類管理サーバー（１１０３）の分類先全リスト送信手段（４００６）は、第一の分類先情報登録領域（４１０２）に登録されている分類先の全リスト（分類先に関する情報）を文書解析サーバー（１１０４）に送信する。

ステップＳ６００３において、文書解析サーバー（１１０４）の分類先全リスト受信手段５００１は、分類先の全リストを文書分類管理サーバー（１１０３）から受信する。受信した分類先の全リストは第二の分類先情報登録領域（５１０２）へ登録される。

ステップＳ６００４において、文書分類管理サーバーの文書情報送信手段（４００７）は、分類先それぞれに分類されている文書データとその付随する情報を順番に送信する。

ステップＳ６００５において、文書解析サーバー（１１０４）の文書情報受信手段（５００２）は、Ｓ６００４で送信された文書データとその付随する情報を受信する。

ステップＳ６００６において、文書解析サーバー（１１０４）の第一の文書解析手段（５００３）は、当該受信した文書およびそれが属している分類先について解析を実施する。この解析においては、文書を形態素解析、重要単語抽出による重みづけ、頻出単語解析、重要単語間距離分布の統計処理などの手法で解析処理することが考えられるが、解析手法はこれに限定されない。これらの解析により当該受信した文書の特徴量を測定する。そしてその結果を用いて当該文書の属する分類先の適合度算出係数を補正する。この処理により補正される各分類先の適合度算出係数は、各分類先に格納されるべき文書の特徴量を反映したものとなる。

ステップＳ６００７において、第一の文書解析手段（５００３）で解析した文書の各種特徴量や当該補正した分類先の適合度算出係数などを、分類先特徴情報登録領域５１０３へ登録する。

ステップＳ６００８において、文書分類管理サーバー（１１０３）は文書登録領域（４１０３）に登録されている全ての文書の送信が完了したかを確認し、完了していなければステップＳ６００４へ戻って処理を続行する。完了していれば処理はステップＳ６００９へ進んで、処理を終了する。

文書解析サーバー（１１０４）は、図６の処理により、文書分類管理サーバー（１１０３）で管理されている文書情報およびその分類先に関する情報を保持することができる。すなわち、文書解析サーバー（１１０４）はこれらの文書とその分類先に関して行った解析の結果の情報を蓄積しておくことができる。

本実施例においては、図６の処理は例えば夜中にスケジューリングされて一日に一回実行させるものとするが、その構成に限定されない。例えばこれをもっと短時間で実行するようスケジューリングすることも可能である。さらには文書分類管理サーバー（１１０３）に新たな文書が登録される度に実行するように構成することも可能である。

図７は、実施例１の文書登録アプリケーション（１２０１）のソフトウェア構成例を図示したものである。画像形成装置（１１０２）のＣＰＵが、文書登録アプリケーション（１２０１）のプログラムを実行することにより、下記の各手段として機能する。すなわち、文書登録アプリケーションを実行する画像形成装置は、文書登録装置となる。

利用者認証情報受付手段７００１は、表示装置２１０６および入力装置２１０７を用いて、利用者の入力する利用者認証情報を受け付ける。

利用者認証依頼手段７００２は、利用者認証情報受付手段（７００１）より受け付けた利用者（ユーザー）の認証情報を文書分類管理サーバー（１１０３）へ送信して認証を依頼し、その認証結果を受け取る。

第一の分類先候補リスト受信手段７００３は、文書分類管理サーバー（１０１３）から利用者の情報に基づき作成した第一の分類先候補リストを受信する。第一の分類先選択結果受付手段７００４は、第一の分類先候補リストを表示装置（２１０６）に提示し、入力装置（２１０７）を介して利用者による選択を受け付ける。

文書読取指示受付手段７００５は、利用者により読取装置（２１１１）にセットされた文書を読み取る指示を、入力装置（２１０７）を介して利用者から受け付ける。そして、文書読取実行手段７００６は、文書の読み取り指示を受けて読取処理を実行する。文書送信手段７００７は、読み取った文書を文書解析サーバー（１１０４）へ送信する。

第二の分類先候補リスト受信手段７００８は、文書解析サーバー（１１０４）から、当該文書に対して作成された第二の分類先候補リストを受信する。

分類先選択結果修正必要性判断手段７００９は、利用者が選択した分類先と、第二の分類先候補リストとを比較して、利用者に分類先選択結果の修正を求める必要性があるかどうかを判断する。

第二の分類先選択結果受付手段７０１０は、利用者に分類先選択結果の修正を求める必要性があるとされる場合に、利用者からの選択修正を受け付ける。この際、文書登録アプリケーション（１２０１）は、表示装置（２１０６）に利用者が選択済みの分類先と、第二の分類先候補リストを提示し、入力装置（２１０７）を通じて利用者による修正を受け付ける。

文書分類先選択結果送信手段７０１１は、当該文書および分類先と他の付随する情報を文書分類管理サーバー（１１０３）へ送信する。

図８は、実施例１の文書管理システムが新たな登録対象の文書を当該文書分類管理サーバーに登録する際の手順を示すフローチャートである。ステップＳ８００１から処理を開始する。

ステップＳ８００２において、文書登録アプリケーション（１２０１）の利用者認証情報受付手段（７００１）は、入力装置（２１０７）を介して利用者の認証情報を受け付ける。図９（ａ）は、この際に画像形成装置（１１０２）の表示装置（２１０６）に表示される利用者認証画面９００１の一例を図示したものである。なお、画像形成装置（１１０２）の表示装置（２１０６）は、タッチパネル式の入力装置（２１０７）を伴っているものと想定している。利用者名入力欄９１０１には、利用者を識別するための名称が利用者により入力される。パスワード入力欄９１０２には、利用者名入力欄（９１０１）に入力された名称が指し示す利用者本人であることを証明するために用いられるパスワードが利用者により入力される。キャンセルボタン９２０１が押下された場合には、文書登録アプリケーション（１２０１）は利用者の認証情報を受け付けるのを中止する。

次の画面へ進むボタン９２０２は、利用者名入力欄（９１０１）およびパスワード入力欄（９１０２）に入力が行われた状態で押下可能状態になる。いずれか片方でも入力がなく空欄である場合には押下不可状態になる。

ボタン９２０２が押下可能状態である時に押下されると、文書登録アプリケーション（１２０１）は利用者認証情報の受付を完了し、ステップＳ８００３において、利用者認証依頼手段（７００２）が文書分類管理サーバー１１０３へ利用者の認証を依頼する。

ステップＳ８００４において、利用者認証の依頼を受け付けた文書分類管理サーバー（１１０３）の利用者認証手段（４００１）は、利用者の認証処理を実行する。ステップＳ８１０４において、利用者の認証が成功したかどうかを判定し、認証失敗と判断した場合はステップＳ８０２２へ進み、認証失敗である旨を文書登録アプリケーションに通知して処理を終了する。認証成功と判断した場合は、ステップＳ８００５へ進む。

ステップＳ８００５において、第一の分類先候補リスト作成手段（４００２）が、当該認証に成功した利用者に関する情報を利用者情報登録領域（４１０１）から取得する。当該取得した情報に基づいて、該利用者が選択する可能性が高いと判断される分類先を、第一の分類先情報登録領域（４１０２）から抽出し、当該抽出した分類先から成る第一の分類先候補リストを作成する。

ステップＳ８００６において、第一の分類先候補リスト送信手段（４００３）は、当該作成された第一の分類先候補リストを文書登録アプリケーション（１２０１）へ送信する。

ステップＳ８００７において、文書登録アプリケーションの第一の分類先候補リスト受信手段（７００３）が、文書分類管理サーバー（１１０３）から送信された第一の分類先候補リストを受信する。

ステップＳ８００８において、第一の分類先選択結果受付手段（７００５）は、表示装置（２１０６）を介して当該受信した第一の分類先候補リストを提示する。そして利用者に対して分類先を選択するよう促し、入力装置（２１０７）を介して利用者の選択結果を受け付ける。図９（ｂ）は、この際に表示装置（２１０６）に表示される分類先選択画面９００２の一例を図示したものである。分類先候補リスト表示領域９１０３は、リストボックス形式の表示コンポーネントになっている。リストの要素９１０４それぞれに表示されている文字列は、第一の分類先候補リストに含まれている分類先の名称である。第一の分類先候補リストに含まれている一つまたは複数の分類先の名称を、このリストボックス群で一覧表示する。なお、分類先選択画面（９００２）の大きさが充分でない場合には右端にスクロールバーが表示され、リストボックスをスクロールして表示領域外に表示されている分類先の名称を表示領域へ呼び出すことが可能である。

９２０３は前の画面に戻るボタンであり、利用者がこのボタンを押下すると、１つ前の画面（利用者認証画面９００１）へ戻る。

９２０４はログアウトボタンであり、利用者がこのボタンを押下すると、ログアウト処理を行って初期画面に戻る。

９２０５は次の画面へ進むボタンであり、分類先候補リスト表示領域（９１０３）に表示されている分類先の名称の中から一つの分類先が選択されると、このボタンが押下可能状態になる。なお、分類先が未選択状態の場合、このボタンは押下不可状態になる。ここでボタン９２０５が押下可能状態である時に利用者がこのボタンを押下すると、分類先の選択が完了し文書登録アプリケーションがその選択を受け付ける。そして文書読取実行指示画面（９００３）へ切り替わる。

ステップＳ８００９において、文書読取指示受付手段（７００５）は文書読取実行指示画面（９００３）を表示して、利用者より入力装置（２１０７）を介して文書読取の実行の指示を受け付ける。図９（ｃ）は、この際に表示装置（２１０６）に表示される文書読取実行指示画面の一例を図示したものである。文書読取実行指示ボタン９１０５は、画像形成装置（１１０２）の読取装置（２１１１）に文書がセットされていると押下可能状態になる。文書がセットされていない場合には押下不可状態になる。利用者が登録対象の文書を読取装置（２１１１）に置いてこのボタン９１０５を押下すると、読取装置（２１１１）が文書の読取を開始する。

９２０６は前の画面に戻るボタンであり、利用者がこのボタン９２０６を押下すると、分類先選択画面（９００２）に戻る。

９２０７はログアウトボタンであり、利用者がこのボタンを押下すると、ログアウト処理を行って初期画面に戻る。

９２０８は次の画面へ進むボタンであり、文書読取実行指示ボタン９１０５と同様に、読取装置（２１１１）に登録対象の文書がユーザーによりセットされていると押下可能状態になり、文書がセットされていないと押下不可状態になる。ここでこのボタン９１０５が押下可能状態である時に利用者がこのボタンを押下すると、読取装置（２１１１）が文書の読取を開始する。そして、ステップＳ８０１０において、文書読取実行手段（７００６）は読取装置（２１１１）により新たな登録対象文書の読取を実行する。

ステップＳ８０１１において、文書送信手段（７００７）は、ステップＳ８０１０で読取装置（２１１１）が読み取った文書を文書解析サーバー（１１０４）へ送信する。

ステップＳ８０１２において、文書解析サーバー（１１０４）の文書受信手段（５００４）は、当該送信された文書を受信する。

ステップＳ８０１３において、文書解析サーバー（１１０４）の第二の文書解析手段（５００５）は、当該受信した文書を解析することにより文書の特徴量を算出する。そして、第二の分類先情報登録領域（５１０２）から取得した分類先それぞれについて、分類先特徴情報登録領域（５１０３）から取り出した当該分類先の適合度算出係数と、当該算出した文書の特徴量とを掛けあわせて、各分類先に対する適合度を算出する。適合度が所定の閾値より高いと判断した分類先を、当該文書に対する分類先として有力であると判定する。

ステップ８０１４において、文書解析サーバー（１１０４）の第二の分類先候補リスト作成手段（５００６）は、当該文書に対する適合度が高いと判断した分類先の情報を、文書解析結果登録領域（５１０１）へ登録する。そして、分類先として有力であると判定された分類先から成る第二の分類先候補リストを作成する。

作成が完了したら、ステップＳ８０１５において、文書解析サーバー（１１０４）は当該作成した第二の分類先候補リストを文書登録アプリケーション（１２０１）へ送信する。

ステップＳ８０１６において、文書登録アプリケーション（１１０４）の第二の分類先候補リスト受信手段（７００８）は、当該送信された第二の分類先候補リストを受信する。

ステップＳ８０１７において、分類先選択結果修正必要性判断手段（７００９）は、利用者がステップＳ８００８にて選択した分類先と、ステップＳ８０１６で受信した第二の分類先候補リストとを比較し、利用者による分類先の再選択が必要であるかを判断する。ここでは、利用者がステップＳ８００８にて選択した分類先が、第二の分類先候補リストに全く含まれていないか、含まれていても順位が所定の順位より低かった場合には、利用者が選択操作を間違えた可能性が高いので再選択が必要であると判定する。一方、利用者が選択した分類先が第二の分類先候補リストに含まれる分類先の中で充分上位であると判断した場合は、再選択は不要であると判定する。再選択が不要であると判定された場合は、ステップＳ８０１９へ進む。再選択が必要と判定された場合は、ステップＳ８０１８へ進む。

ステップＳ８０１８において、第二の分類先選択結果受付手段（７０１０）は、Ｓ８００８で選択された分類先と、第二の分類先候補リストに含まれる分類先の一覧とを表示装置（２１０６）へ提示する。そして利用者の指示に基づき、入力装置（２１０７）を介して、分類先の再選択を受け付ける。図９（ｄ）は、このときに画像形成装置（１１０２）の表示装置（２１０６）に表示される第二の分類先選択画面９００４の一例を図示したものである。

分類先選択結果表示領域９１０６には、利用者がステップＳ８００８にて選択した分類先の名称９１０８が表示される。ラジオボタン９１０７は、利用者がステップＳ８００８で選択した分類先を再選択し直すためのボタンである。

第二の分類先候補リストの表示領域９１０９には、ステップＳ８０１６において文書登録アプリケーション（１２０１）が受信した第二の分類先候補リストに含まれる分類先がリスト表示されている。リストの要素９１１０には、第二の分類先候補リストに含まれている各分類先の名称が表示されている。ラジオボタン９１１１は、利用者が第二の分類先候補リストの中から分類先を再選択したことを示すボタンである。なお、ラジオボタン９１０７と９１１１は、連動しており排他的に選択可能であるように構成されている。

前の画面に戻るボタン９２０９が、利用者により押下された場合は、文書読取実行指示画面（９００３）へ戻る。

９２１０はログアウトボタンであり、利用者がこのボタンを押下すると、ログアウト処理を行って初期画面に戻る。

ラジオボタン９１０７が選択されている場合、もしくは、ラジオボタン９１１１が選択され且つ第二の分類先候補リストの表示領域９１０９からいずれかの分類先が選択された状態である場合、次の画面へ進むボタン９２１１は押下可能状態になる。なお、ラジオボタン９１１１が選択されているが、第二の分類先候補リストの表示領域９１０９からいずれの分類先も選択されていない場合には、ボタン９２１１は押下不可状態になる。ここでこのボタンが押下可能状態である時に利用者がこのボタンを押下すると、分類先の選択が完了し文書登録アプリケーションがその選択を受け付ける。

ラジオボタン９１０７が選択されている状態で次の画面へ進むボタン９２１１が押下された場合には、ステップＳ８００８にて利用者が選択した分類先が最終的に選択された分類先となる。ラジオボタン９１１１が選択され且つリスト９１０９から分類先が選択されている状態で次の画面へ進むボタン９２１１が押下された場合には、第二の分類先候補リストの表示領域９１０９から選択された分類先が最終的に選択された分類先となる。

ステップＳ８０１９において、文書分類先選択結果送信手段（７０１１）は、ステップＳ８０１８で最終的に選択された第二の分類先および、当該文書を文書分類管理サーバー（１１０３）へ送信する。なお、ステップＳ８０１７にて再選択不要と判定された場合には、Ｓ８００８にて利用者が選択した分類先および当該文書を送信する。

ステップＳ８０２０において、文書分類管理サーバー（１１０３）の文書分類先選択結果受信手段（４００４）は、当該送信された文書と分類先を受信する。

ステップＳ８０２１において、文書登録手段（４００５）は、当該受信した文書を文書登録領域（４１０３）の当該受信した分類先へ登録し、ステップＳ８０２２へ進んで、処理を終了する。

このように、本実施例の文書登録アプリケーション（１２０１）は、文書を読み込む前に、文書分類管理サーバー（１１０３）の保持している利用者情報から作成した第一の分類先候補リストを提示し、その中から利用者に分類先を選択させることができる。

そして、文書登録アプリケーション（１２０１）は、利用者が読み込ませた文書を、文書解析サーバー（１１０４）へ送信し解析させる。文書解析サーバー（１１０４）は図６で予め解析しておいた解析結果と、当該受信した文書とに基づいて、第二の分類先候補リストを作成する。そして、文書登録アプリケーション（１２０１）は、その第二の分類先候補リストと利用者が最初に選択した分類先とを比較して、利用者が最初に選択した分類先の修正の必要性を判断する。このように構成することにより、利用者が最初に選択した分類先が誤操作したものかどうかをチェックすることができる。

修正が必要と判断した場合、文書登録アプリケーション（１２０１）は利用者に分類先を再度選択させることができる。修正が不要と判断した場合は、分類先の再選択は行われない。いずれの場合であっても、利用者が適切と判断した分類先の選択結果とともに文書は文書分類管理サーバー（１１０３）へ登録されることとなる。

このように、本実施例の文書管理システム（１００１）によれば、利用者が登録対象の文書の分類先を選択した後に、当該選択した分類先が妥当であるかどうかを自動的にチェックする。したがって、利用者が誤操作により分類先の選択を間違えた可能性が高いと判断した場合は、その選択結果を修正する機会を利用者に提供することができる。このように構成することにより、誤った分類先を選択されて登録される文書の発生を減らすことができる。

＜実施例２＞
次に本発明の実施例２について図面を用いて説明する。実施例２の文書管理システム（１００１）のシステム構成図は図１に示したものと同様である。実施例２の画像形成装置（１１０２）の内部構成も図２に示したものと同様である。また、実施例２の文書分類管理サーバー（１１０３）あるいは文書解析サーバー（１１０４）が稼働する情報処理装置の内部構成も図３に示したものと同様である。実施例２の文書分類管理サーバー（１１０３）の内部的なソフトウェア構成は図４に示したものと同様である。実施例２の文書解析サーバー（１１０４）の内部的なソフトウェア構成は図５に示したものと同様である。また実施例２の文書解析サーバー（１１０４）が文書分類管理サーバー（１１０３）に登録されている全文書のデータを受信して解析するための手順は図６に示したものと同様である。実施例２の文書登録アプリケーション（１２０１）の内部的なソフトウェア構成は図７に示したものと同様である。

図１１は、実施例２において、文書登録アプリケーション（１２０１）が利用者の操作を受け付けて文書を登録する手順のフローチャートの一部を抜粋し、図８と異なる部分を示したものである。すなわち、このフローチャートの全体は図８に示したものと同様で、同じステップ番号を付与したステップの処理内容は図８と同様であるが、図８と異なるステップ番号を付与したステップの処理内容は図８と異なる。

図１０は実施例２において、ステップＳ８００８で利用者に対して第一の分類先候補リストを提示し、その中から分類先を選択させる際に表示装置（２１０６）に表示される画面例を図示したものである。チェックボックス１０１０１は、利用者が分類先の選択を行った際に確信がない場合にチェックするためのチェックボックスである。利用者が何らかの理由で、自身がこれから読取実行を指示する文書の分類先の選択について確信を持たない場合には、利用者はこのチェックボックスにチェックを入れるよう提示されている。なお、図１０のうち、図９（ｂ）と同一の番号が振られているものは図９（ｂ）と同様であるため説明を省略する。

図１１のフローチャートにおいて、ステップＳ８０１５までの各ステップは、図８に示したものと同様である。

ステップＳ８０１６において、文書登録アプリケーション（１２０１）の第二の分類先候補リスト受信手段（７００８）は、第二の分類先候補リストを受信すると、実施例２における処理では、その次のステップとしてＳ１１００１へ進む。

ステップＳ１１００１では、利用者がステップＳ８００８の分類先の選択時に、図１０の画面においてチェックボックス（１０１０１）にチェックを入れていたかどうかを判定し、チェックを入れていた場合には処理はステップＳ８０１８へ進む。そうでなければステップＳ８０１７へ進む。

ステップＳ８０１７では実施例１と同様に、分類先選択結果修正必要性判断手段（７００９）により、利用者による再選択が必要であるかを判断する。必要と判断した場合にはステップＳ８０１８へ進む。不要と判断した場合にはステップＳ８０１９へ進む。

ステップＳ８０１８では第一の実施例同様、第二の分類先選択結果受付手段（７０１０）が利用者の再選択を受け付ける。

ステップＳ８０１９にて文書分類先選択結果送信手段（７０１１）が文書と選択された分類先を文書分類管理サーバー（１１０３）へ送信する。ステップＳ８０２０にて文書分類管理サーバー（１１０３）の文書分類先選択結果受信手段（４００４）にてそれを受信する。その後の流れは図８に示したものと同様である。

このように、実施例２においては、利用者が第一の分類先候補リストを見て分類先を選択する際に、その選択に確信がないことを表明する手段を設ける。このことにより、文書登録アプリケーション（１２０１）は利用者に対して第二の分類先候補リストを用いて分類先の確認と修正を行わせることができ、確信度の低い分類先がそのまま受け入れられてしまうというケースを減らすことができる。これにより実施例２によれば、利用者が第一の分類先候補リストから選択する場合に確信が無い場合は、文書内容に基づく第二の分類先候補リストから選択可能になるので、安心して分類先を選択できる。

すなわち、実施例２によれば、文書をスキャンして分類先へ登録するという作業に不慣れな利用者であっても安心して作業を行うことができる。

＜実施例３＞
次に本発明の実施例３について図面を用いて説明する。実施例３の文書管理システム（１００１）のシステム構成図は図１に示したものと同様である。実施例３の画像形成装置（１１０２）の内部構成は図２に示したものと同様である。実施例３の文書分類管理サーバー（１１０３）あるいは文書解析サーバー（１１０４）が稼働する情報処理装置の内部構成は図３に示したものと同様である。実施例３の文書分類管理サーバー（１１０３）の内部的なソフトウェア構成は図４に示したものと同様である。

図１２は、実施例３の文書解析サーバー（１００４）の内部的なソフトウェア構成例を図示したものである。図５と共通の番号が振られているものは図５で説明したものと同様であるので、ここでは図５との差分についてのみ説明を加える。

１２００１は利用者認証情報中継手段である。

認証済利用者登録手段１２００２は、認証済みの利用者の情報を登録する。１２１０１は第二の利用者情報登録領域である。

第一の分類先候補リスト中継手段１２００３は、第一の分類先候補リストの送信と受信を行って第一の分類先候補リストの送受信を仲立ちする。

１２００４は文書一時保存手段である。１２１０２は文書一時保存領域である。１２００５は分類先選択結果および文書送信依頼の送信手段である。１２００６は第二の文書分類先選択結果送信手段である。

実施例３の文書解析サーバー（１１０４）が文書分類管理サーバー（１１０３）に登録されている全文書のデータを受信して解析するための手順は図６に示したものと同様である。

図１３は、実施例３の文書登録アプリケーション（１２０１）の内部的なソフトウェア構成例を図示したものである。１３００１は分類先選択結果および文書送信依頼送信手段である。図７と共通の番号が振られているものは図７で説明したものと同様である。

図１４は、実施例３で文書を読み取り登録するまでの流れを示すフローチャートである。ここでは図８との差分についてのみ説明する。

ステップＳ８００３にて、文書登録アプリケーション（１２０１）の利用者認証依頼手段（７００２）は、利用者認証依頼を文書解析サーバー（１１０４）へ送信する。

ステップＳ１４００１にて、文書解析サーバー（１１０４）は、文書登録アプリケーション（１２０１）が依頼した利用者認証を受信しそれを文書分類管理サーバー（１１０３）へ中継する。すると、ステップＳ８００４において、文書分類管理サーバー（１１０３）は認証依頼を受信して利用者認証手段（４００１）で認証を実施する。

ステップＳ８１０４にて認証が成功した場合は、利用者情報に基づき第一の分類先候補リストを作成して、ステップＳ８００６にて第一の分類先候補リストを文書分類管理サーバー（１１０３）が送信する。すると、ステップＳ１４００２において、文書解析サーバー（１１０４）の第一の分類先候補リスト中継手段（１２００３）は、該第一の分類先候補リストを受信する。

ステップＳ１４００３において、文書解析サーバー（１１０４）は第一の分類先候補リストが送信されてきたことをもって利用者認証依頼が成功であったことを知ることができる。これにより当該利用者認証情報を参照して、当該利用者の情報を第二の利用者情報登録領域（１２１０１）上で更新または新規登録する。

ステップＳ１４００４において、第一の分類先候補リスト中継手段（１２００３）は、該第一の分類先候補リストを文書登録アプリケーション（１２０１）へ送信する。ステップＳ８００７において、文書登録アプリケーション（１２０１）の第一の分類先候補リスト受信手段（７００３）は、当該送信された第一の分類先候補リストを受信して、図８で説明した通り処理を続行する。

また、ステップＳ８０１２にて、文書解析サーバー（１１０４）が文書を受信した場合は、ステップＳ１４００５へ進む。ステップＳ１４００５において、文書一時保存手段（１２００４）は、当該受信した文書を文書一時保存領域（１２１０２）に保存し、ステップＳ８０１３へ進み処理を続行する。

また、ステップＳ８０１７において利用者に再選択を求める必要がないと判断された場合、及び、ステップＳ８０１８において利用者による分類先の再選択を受け付けた場合、処理はステップＳ１４００６へ進む。ステップＳ１４００６において、分類先選択結果および文書送信依頼送信手段（１３００１）は、利用者により選択された分類先の情報および文書の送信依頼を、文書解析サーバー（１１０４）へ送信する。

ステップＳ１４００７において、分類先選択結果および文書送信依頼受信手段（１２００５）は、当該分類先の情報および文書の送信依頼を受信する。そして、その情報をステップＳ１４００１で中継した利用者認証情報と合わせて第二の利用者情報登録領域（１２１０１）へ保存する。

ステップＳ１４００８において、第二の文書分類先選択結果送信手段（１２００６）は、文書一時保存領域（１２１０２）に保存されている文書を取り出す。ステップＳ１４００９において、第二の文書分類先選択結果送信手段（１２００６）は、当該取り出した文書を、ステップＳ１４００７にて受信した分類先選択結果の分類先とともに、文書分類管理サーバー（１１０３）へ送信する。ステップＳ８０２０において、文書分類先選択結果受信手段（４００４）は、それらの情報を受信する。その後の処理は図８にて説明したものと同様である。

このように、実施例３において、文書登録アプリケーション（１２０１）は、常に文書解析サーバー（１１０４）とのみ通信すればよいというメリットを得られる。これにより文書登録アプリケーション（１２０１）は、文書分類管理サーバー（１１０３）が別のサーバー装置に置き換わって通信手順等が変更されたとしても、そのまま利用することが可能になる。このことは、利用者からみて文書登録アプリケーション（１２０１）が一つだけで済むというメリットを得られる。したがって、利用者はそのような文書登録アプリケーション（１２０１）の利用法を、一度だけ習得すれば済むというメリットもある。

また、実施例１，２における文書登録アプリケーション（１２０１）は、ステップＳ８０１０にて読み取った文書を、ステップＳ８０１１にて文書解析サーバー（１１０４）へ送信し、ステップＳ８０１９にて文書分類管理サーバー（１１０３）にも送信する構成にしていた。一方、実施例３の文書登録アプリケーションは、文書の送信を文書解析サーバー（１１０４）に対して１回送信すればよいので、文書登録アプリケーションにおける通信量と処理時間を短縮できる。

なお、実施例３では実施例１に対して追加の構成を用いているが、この追加の構成は同様に実施例２に対しても用いることができる。

＜実施例４＞
本発明の実施例４について図面を用いて説明する。実施例４の文書管理システム（１００１）のシステム構成図は図１に示したものと同様である。実施例４の画像形成装置（１１０２）の内部構成も図２に示したものと同様である。実施例４の文書分類管理サーバー（１１０３）あるいは文書解析サーバー（１１０４）が稼働する情報処理装置の内部構成も図３に示したものと同様である。実施例４の文書分類管理サーバー（１１０３）の内部的なソフトウェア構成は図４に示したものと同様である。

図１５は実施例４の文書解析サーバー（１００４）の内部的なソフトウェア構成を簡単に図示したものである。１５００１は第一の分類先候補リストに対してフィルタリングをかけるための第一の分類先候補リストフィルタリング手段である。図５、図１２と共通の番号が振られているものは図５、１２で説明したものと同様である。

また、実施例４の文書解析サーバー（１１０４）が文書分類管理サーバー（１１０３）に登録されている全文書のデータを受信して解析するための手順は図６に示したものと同様である。実施例４の文書登録アプリケーション（１２０１）の内部的なソフトウェア構成も、図１３に示したものと同様である。

図１６は、実施例４において、文書を読み取り登録するまでの流れを示すフローチャートである。ここでは図８、図１４との差分についてのみ説明する。

ステップＳ１４００３において、第一の分類先候補リスト中継手段（１２００３）が第一の分類先候補リストを受信した後、処理はステップＳ１６００１へ進む。

ステップＳ１６００１において、第一の分類先候補リストフィルタリング手段（１５００１）が第二の利用者情報登録領域（１２１０１）を参照して、第一の分類先候補リストに対してフィルタリングを実行する。フィルタリングは、例えば利用者が文書を登録する分類先として選択する可能性が相対的に低いと判断された分類先を第一の分類先候補リストから取り除く形で行われる。そのような判断は、例えば当該利用者が一定期間特定の分類先を選択していないという実績がある、などの情報によって行われ得る。

これにより、ステップＳ１４００４の第一の分類先候補リスト送信は、フィルタリングをかけた結果の第一の分類先候補リストを用いて行われる。それを受信した文書登録アプリケーションは、そのフィルタリングされた第一の分類先候補リストを図９（ｂ）の分類先候補リスト表示領域（９１０３）に表示することとなる。

このように本発明の実施例４によれば、文書管理システム（１００１）は、利用者に対して第一の分類先候補リストを提示する際に、文書解析サーバー（１１０４）が蓄積している当該利用者に関する情報を利用することができる。すると第一の分類先候補リストに含まれている必要のない選択肢が表示されなくなる。したがって、文書を登録する際に誤った分類先が選択される可能性を更に低減することができる。

＜実施例５＞
続いて本発明の実施例５について図面を用いて説明する。

図１７は、実施例５の文書管理システム（１００１）のシステム構成を簡単に図示したものである。１７００１は、利用者もしくは利用者が所属する団体の各メンバーの行動予定などを管理するためのスケジュール管理サーバーである。図１と共通の番号が振られているものは図１で説明したものと同様である。

また、実施例５の画像形成装置（１１０２）の内部構成は図２に示したものと同様である。実施例５の文書分類管理サーバー（１１０３）あるいは文書解析サーバー（１１０４）、あるいはスケジュール管理サーバー（１７００１）が稼働する情報処理装置の内部構成は図３に示したものと同様である。

図１８は、実施例５の文書解析サーバー（１００４）の内部構成例を図示したものである。図５、図１２、図２２と共通の数字が振られているものはそれぞれの図で説明したものと同様である。ここではそれらとの差分についてのみ説明を加える。

１８００１はスケジュール参照手段である。１８００２は、スケジュール管理サーバー（１７００１）から得られたスケジュールデータを用いて第二の分類先候補リストから候補を削除したり、候補の順位を変更したりするための、第二の分類先候補リスト補正手段である。

また、実施例５の文書解析サーバー（１１０４）が文書分類管理サーバー（１１０３）に登録されている全文書のデータを受信して解析するための手順は図６に示したものと同様である。

また、実施例５の文書登録アプリケーション（１２０１）の内部的なソフトウェア構成は図１３に示したものと同様である。

図１９は、実施例５のスケジュール管理サーバー（１７００１）の内部的なソフトウェア構成を簡単に図示したものである。

第三の利用者情報登録領域１９１０１には、スケジュール管理サーバー（１７００１）の利用者情報を登録する。スケジュールデータ登録領域１９１０２には、スケジュール管理サーバー（１７００１）が管理するスケジュールデータを登録する。

スケジュール登録手段１９００１は、利用者が入力するスケジュールを受け付け登録する。スケジュール削除手段１９００２は、利用者の指示を受け付けて登録されているスケジュールを削除する。スケジュール編集手段１９００３は、利用者に対して現在登録されているスケジュールを提示し、内容の変更の指示を受け付けて、登録されているスケジュールの内容を書き換えることができる。スケジュール表示手段１９００５は、利用者に対して現在登録されているスケジュールを提示する。ここで、スケジュール登録手段（１９００１）、スケジュール削除手段（１９００２）、スケジュール編集手段（１９００３）、スケジュール表示手段（１９００５）は利用者による操作のための画面を伴う。ここでは、これらの手段は一般的なスケジュール管理の実装に従うこととし、画面についての説明は省略する。

利用者管理手段１９００６は、当該スケジュール管理サーバー（１７００１）の利用者をその利用者認証情報とともに管理する。ここで、利用者管理手段（１９００６）は利用者による管理操作を受け付けるための画面を伴うが、内容は一般的な利用者の管理手法の実装に従うこととし、画面についての説明は省略する。

第二の利用者認証手段１９００７は、スケジュール管理サーバー（１７００１）の利用者を認証するためのである。

スケジュールデータ照合手段１９００８は、ネットワーク（１１０１）経由でのスケジュールデータに関する問い合わせを受け付けて、それに合致するスケジュールデータをスケジュールデータ登録領域（１９１０２）から抽出する。

スケジュールデータ送信手段１９００９はスケジュールデータを送信する。

スケジュール通知送信手段１９０１０は、スケジュールデータ登録領域（１９１０２）に登録されているスケジュールの通知時刻に到達した時に通知する。スケジュール通知送信手段（１９０１０）は、例えば電子メールを用いた通知を行う実装などが考えられる。ここでは、それら一般的なスケジュール管理を行うシステムの通知の実装に従うこととし、具体的な、例えば電子メールにより通知を送信する手順などについての説明は省略する。

図２０は、実施例５の文書管理システム（１００１）における文書登録の手順を示すフローチャートである。なお、ここでは図８、図１４、図１６との差分についてのみ説明を加える。

ステップＳ８０１４において、文書解析サーバー（１１０４）が第二の分類先候補リストを作成した後、実施例５ではステップＳ２０００１へ進む。

ステップＳ２０００１において、利用者認証情報中継手段（１２００１）が第二の利用者情報登録領域（１２１０１）を参照して利用者認証情報をスケジュール管理サーバー（１７００１）へ送信する。

ステップＳ２０００２において、第二の利用者認証手段（１９００７）が利用者認証情報を受信し、認証を行う。認証成功した場合、処理はステップＳ２０００３へ進む。

ステップＳ２０００３において、文書解析サーバー（１１０４）のスケジュール参照手段（１８００１）が利用者およびその関係者の現時刻周辺のスケジュールを問い合わせるための照合条件を作成してスケジュール管理サーバー（１７００１）へ送信する。利用者の関係者とは、ここでは例えば会社組織における上司や部下、あるいは同じチームで仕事をしているメンバーなどが考えられるが、それに限定されるものではない。

ステップＳ２０００４において、スケジュールデータ照合手段（１９００８）は当該受信した照合条件に基づく問い合わせを受信しスケジュールデータを照合する。ステップＳ２０００５において、スケジュールデータ送信手段（１９００９）が照合された結果のスケジュールデータを文書解析サーバー（１１０４）へ送信する。

ステップＳ２０００６において、スケジュール参照手段（１８００１）がスケジュールデータを受信する。そして、ステップＳ２０００７において、スケジュール参照手段（１８００１）は、文書を解析した結果として得られた情報に基づいてスケジュールを問い合わせるための照合条件を作成し、スケジュール管理サーバー（１７００１）へ送信する。例えば、文書を解析した結果の中に人名や団体名と思われる固有名詞が含まれている場合には、それに関する問い合わせを実行する、などの実装が考えられる。これにより現在解析している文書に対して関係が強いと思われるスケジュールを抽出することが可能になる。もしそのようなスケジュールが存在していることが分かれば文書の分類先はその情報に対する結びつきが強いものに定められる可能性が強い。

ステップＳ２０００８において、スケジュール管理サーバー（１７００１）のスケジュールデータ照合手段（１９００８）は、当該問い合わせに対するスケジュールデータを照合する。ステップＳ２０００９において、スケジュールデータ送信手段（１９００９）は当該照合された結果のスケジュールデータを文書解析サーバー（１１０４）へ送信する。

ステップＳ２００１１において、第二の分類先候補リスト補正手段（１８００２）は、ステップＳ２０００６およびステップＳ２００１０にて受信したスケジュールデータを用いて当該第二の分類先候補リストに対してフィルタリングをかける。そして処理はステップＳ８０１５へ進む。

ステップＳ８０１５において、第二の分類先候補リスト送信手段（５００７）は、第二の分類先候補リストを文書登録アプリケーション（１２０１）へ送信する。その後の処理は他の実施例と同様に進む。

本発明の実施例５によれば、文書解析サーバー（１１０４）は利用者情報および文書を解析した結果得られた情報を用いてスケジュール管理サーバー（１７００１）上のスケジュールデータを参照することができる。さらにそのようなスケジュールデータを参照することにより当該文書が利用者もしくはその関係者の手がけているいずれの活動にかかわりがある可能性が高いかを判定することが可能になる。それにより、当該文書の分類先の候補のリストをより高い精度で作成することができる。したがって、文書を登録する際に誤った分類先が選択される可能性をさらに低減することができる。

＜その他の実施例＞
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。その処理は、上述した実施例の機能を実現させるソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。

Claims

文書登録装置と、文書解析サーバーと、文書管理サーバーとがネットワークを介して接続された文書管理システムであって、
前記文書登録装置は、
利用者に関する情報に基づいて作成された第１の分類先候補リストを受信する第１の受信手段と、
前記第１の受信手段で受信した第１の分類先候補リストを前記利用者に提示し、当該提示した第１の分類先候補リストの中から前記利用者による分類先の選択を受け付ける第１の受付手段と、
登録対象の文書を前記文書解析サーバーに送信する第１の送信手段と、
前記文書解析サーバーにおいて前記文書を解析することで作成された第２の分類先候補リストを受信する第２の受信手段と、
前記第１の受付手段で受け付けた分類先と、前記第２の受信手段で受信した前記第２の分類先候補リストとを比較することにより、前記選択された分類先の再選択が必要であるか否かを判断する判断手段と、
前記判断手段で分類先の再選択が必要であると判断した場合、前記第２の分類先候補リストを前記利用者に提示し、前記利用者による分類先の再選択を受け付ける第２の受付手段と、
前記登録対象の文書を、前記第２の受付手段で受け付けた分類先に登録すべく、前記文書管理サーバーに送信する第２の送信手段と、
を有し、
前記文書解析サーバーは、前記第１の送信手段で送信された前記文書を解析し、当該解析結果に基づいて、前記第２の分類先候補リストを作成する第２の分類先候補リスト作成手段を有し、
前記文書管理サーバーは、前記第２の送信手段で送信された前記文書を、前記第２の受付手段で受け付けた分類先に登録する登録手段を有する、
ことを特徴とする文書管理システム。
前記文書管理サーバーは、前記利用者に関する情報に基づいて前記第１の分類先候補リストを作成する第１の分類先候補リスト作成手段を更に有し、
前記文書登録装置の前記第１の受信手段は、前記文書管理サーバーの前記第１の分類先候補リスト作成手段により前記利用者に関する情報に基づいて作成された前記第１の分類先候補リストを受信することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
前記文書解析サーバーは、前記文書管理サーバーから分類先それぞれに分類されている文書データの情報を受信し、当該受信した情報を解析した結果に基づいて、各分類先に格納される文書の特徴に関する情報を登録する特徴情報登録手段を更に有し、
前記第２の分類先候補リスト作成手段は、前記第１の送信手段で送信された前記文書を解析し、当該解析結果と前記特徴情報登録手段に登録されている情報とに基づいて、前記第２の分類先候補リストを作成することを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理システム。
前記判断手段で分類先の再選択が必要でないと判断した場合、前記第２の送信手段は、前記登録対象の文書を、前記第１の受付手段で受け付けた分類先に登録すべく、前記文書管理サーバーに送信することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の文書管理システム。
前記文書登録装置の前記第２の受付手段は、前記第１の受付手段で前記第１の分類先候補リストの中から前記利用者による分類先の選択を受け付ける際に、更に、当該分類先の選択に確信がないことを前記利用者から受け付けていた場合、前記第２の分類先候補リストを前記利用者に提示し、前記利用者による分類先の再選択を受け付けることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の文書管理システム。
文書登録装置と、文書解析サーバーと、文書管理サーバーとがネットワークを介して接続された文書管理システムであって、
前記文書登録装置は、
利用者に関する情報に基づいて作成された第１の分類先候補リストを受信する第１の受信手段と、
前記第１の受信手段で受信した第１の分類先候補リストを前記利用者に提示し、当該提示した第１の分類先候補リストの中から前記利用者による分類先の選択を受け付ける第１の受付手段と、
登録対象の文書を前記文書解析サーバーに送信する第１の送信手段と、
前記文書解析サーバーにおいて前記文書を解析することで作成された第２の分類先候補リストを受信する第２の受信手段と、
前記第１の受付手段で受け付けた分類先と、前記第２の受信手段で受信した前記第２の分類先候補リストとを比較することにより、前記選択された分類先の再選択が必要であるか否かを判断する判断手段と、
前記判断手段で分類先の再選択が必要であると判断した場合、前記第２の分類先候補リストを前記利用者に提示し、前記利用者による分類先の再選択を受け付ける第２の受付手段と、
前記登録対象の文書を、前記第２の受付手段で受け付けた分類先に登録すべく、前記文書解析サーバーに依頼を送信する第２の送信手段と、
を有し、
前記文書解析サーバーは、
前記第１の送信手段で送信された前記文書を一時保存する一時保存手段と、
前記一時保存手段に保存した前記文書を解析し、当該解析結果に基づいて、前記第２の分類先候補リストを作成する第２の分類先候補リスト作成手段と、
前記第２の送信手段で送信された依頼を受信した場合に、前記一時保存手段に保存している前記文書を前記第２の受付手段で受け付けた分類先に登録すべく、前記文書管理サーバーに送信する第３の送信手段と、
を有し、
前記文書管理サーバーは、前記第３の送信手段で送信された前記文書を、前記第２の受付手段で受け付けた分類先に登録する登録手段を有する、
ことを特徴とする文書管理システム。
前記文書管理サーバーは、前記利用者に関する情報に基づいて前記第１の分類先候補リストを作成する第１の分類先候補リスト作成手段を更に有し、
前記文書解析サーバーは、前記文書管理サーバーの前記第１の分類先候補リスト作成手段により前記利用者に関する情報に基づいて作成された前記第１の分類先候補リストを受信し、当該受信した前記第１の分類先候補リストを前記文書登録装置に送信する中継手段を更に有し、
前記文書登録装置の前記第１の受信手段は、前記中継手段から前記第１の分類先候補リストを受信することを特徴とする請求項６に記載の文書管理システム。
前記文書解析サーバーの中継手段は、前記受信した前記第１の分類先候補リストに対して所定のフィルタリングを行い、当該フィルタリングを行った第１の分類先候補リストを前記文書登録装置に送信することを特徴とする請求項７に記載の文書管理システム。
前記文書解析サーバーは、前記利用者のスケジュールデータを参照するスケジュール参照手段を更に有し、
前記第２の分類先候補リスト作成手段は、前記第１の送信手段で送信された前記文書を解析し、当該解析結果と前記利用者のスケジュールデータとに基づいて、前記第２の分類先候補リストを作成することを特徴とする請求項１乃至８のいずれか１項に記載の文書管理システム。
文書解析サーバーと文書管理サーバーとにネットワークを介して接続された文書登録装置であって、
利用者に関する情報に基づいて作成された第１の分類先候補リストを受信する第１の受信手段と、
前記第１の受信手段で受信した第１の分類先候補リストを前記利用者に提示し、当該提示した第１の分類先候補リストの中から前記利用者による分類先の選択を受け付ける第１の受付手段と、
登録対象の文書を前記文書解析サーバーに送信する第１の送信手段と、
前記文書解析サーバーにおいて前記文書を解析することで作成された第２の分類先候補リストを受信する第２の受信手段と、
前記第１の受付手段で受け付けた分類先と、前記第２の受信手段で受信した前記第２の分類先候補リストとを比較することにより、前記選択された分類先の再選択が必要であるか否かを判断する判断手段と、
前記判断手段で分類先の再選択が必要であると判断した場合、前記第２の分類先候補リストを前記利用者に提示し、前記利用者による分類先の再選択を受け付ける第２の受付手段と、
前記登録対象の文書を、前記第２の受付手段で受け付けた分類先に登録すべく、前記文書管理サーバーに送信する第２の送信手段と、
を有し、
前記文書解析サーバーは、前記第１の送信手段で送信された前記文書を解析し、当該解析結果に基づいて、前記第２の分類先候補リストを作成する第２の分類先候補リスト作成手段を有し、前記文書管理サーバーは、前記第２の送信手段で送信された前記文書を、前記第２の受付手段で受け付けた分類先に登録する登録手段を有する、
ことを特徴とする文書登録装置。
文書解析サーバーと文書管理サーバーとにネットワークを介して接続された文書登録装置であって、
利用者に関する情報に基づいて作成された第１の分類先候補リストを受信する第１の受信手段と、
前記第１の受信手段で受信した第１の分類先候補リストを前記利用者に提示し、当該提示した第１の分類先候補リストの中から前記利用者による分類先の選択を受け付ける第１の受付手段と、
登録対象の文書を前記文書解析サーバーに送信する第１の送信手段と、
前記文書解析サーバーにおいて前記文書を解析することで作成された第２の分類先候補リストを受信する第２の受信手段と、
前記第１の受付手段で受け付けた分類先と、前記第２の受信手段で受信した前記第２の分類先候補リストとを比較することにより、前記選択された分類先の再選択が必要であるか否かを判断する判断手段と、
前記判断手段で分類先の再選択が必要であると判断した場合、前記第２の分類先候補リストを前記利用者に提示し、前記利用者による分類先の再選択を受け付ける第２の受付手段と、
前記登録対象の文書を、前記第２の受付手段で受け付けた分類先に登録すべく、前記文書解析サーバーに依頼を送信する第２の送信手段と、
を有し、
前記文書解析サーバーは、前記第１の送信手段で送信された前記文書を一時保存する一時保存手段と、前記一時保存手段に保存した前記文書を解析し、当該解析結果に基づいて、前記第２の分類先候補リストを作成する第２の分類先候補リスト作成手段と、前記第２の送信手段で送信された依頼を受信した場合に、前記一時保存手段に保存している前記文書を前記第２の受付手段で受け付けた分類先に登録すべく、前記文書管理サーバーに送信する第３の送信手段と、を有し、
前記文書管理サーバーは、前記第３の送信手段で送信された前記文書を、前記第２の受付手段で受け付けた分類先に登録する登録手段を有する、
ことを特徴とする文書登録装置。
コンピュータを、請求項１０または請求項１１に記載の文書登録装置の各手段として機能させるためのプログラム。
文書解析サーバーと文書管理サーバーとにネットワークを介して接続された文書登録装置における文書登録方法であって、
第１の受信手段が、利用者に関する情報に基づいて作成された第１の分類先候補リストを受信する第１の受信ステップと、
第１の受付手段が、前記第１の受信ステップで受信した第１の分類先候補リストを前記利用者に提示し、当該提示した第１の分類先候補リストの中から前記利用者による分類先の選択を受け付ける第１の受付ステップと、
第１の送信手段が、登録対象の文書を前記文書解析サーバーに送信する第１の送信ステップと、
第２の受信手段が、前記文書解析サーバーにおいて前記文書を解析することで作成された第２の分類先候補リストを受信する第２の受信ステップと、
判断手段が、前記第１の受付ステップで受け付けた分類先と、前記第２の受信ステップで受信した前記第２の分類先候補リストとを比較することにより、前記選択された分類先の再選択が必要であるか否かを判断する判断ステップと、
第２の受付手段が、前記判断ステップで分類先の再選択が必要であると判断した場合、前記第２の分類先候補リストを前記利用者に提示し、前記利用者による分類先の再選択を受け付ける第２の受付ステップと、
第２の送信手段が、前記登録対象の文書を、前記第２の受付ステップで受け付けた分類先に登録すべく、前記文書管理サーバーに送信する第２の送信ステップと、
を有することを特徴とする文書登録方法。
文書解析サーバーと文書管理サーバーとにネットワークを介して接続された文書登録装置における文書登録方法であって、
第１の受信手段が、利用者に関する情報に基づいて作成された第１の分類先候補リストを受信する第１の受信ステップと、
第１の受付手段が、前記第１の受信ステップで受信した第１の分類先候補リストを前記利用者に提示し、当該提示した第１の分類先候補リストの中から前記利用者による分類先の選択を受け付ける第１の受付ステップと、
第１の送信手段が、登録対象の文書を前記文書解析サーバーに送信する第１の送信ステップと、
第２の受信手段が、前記文書解析サーバーにおいて前記文書を解析することで作成された第２の分類先候補リストを受信する第２の受信ステップと、
判断手段が、前記第１の受付ステップで受け付けた分類先と、前記第２の受信ステップで受信した前記第２の分類先候補リストとを比較することにより、前記選択された分類先の再選択が必要であるか否かを判断する判断ステップと、
第２の受付手段が、前記判断ステップで分類先の再選択が必要であると判断した場合、前記第２の分類先候補リストを前記利用者に提示し、前記利用者による分類先の再選択を受け付ける第２の受付ステップと、
第２の送信手段が、前記登録対象の文書を、前記第２の受付ステップで受け付けた分類先に登録すべく、前記文書解析サーバーに依頼を送信する第２の送信ステップと、
を有することを特徴とする文書登録方法。