JP4455635B2 - 文書管理サーバ、文書管理方法、コンピュータプログラム - Google Patents

Description

本発明は、文書管理サーバ、文書管理方法、コンピュータプログラムに関する。

従来、一般的に、インターネット上に設置された文書管理サーバに対して、スキャン、印刷、コピーなどの機能を持つ画像形成装置からスキャンした文書を送信し、送信された文書を登録することのできる文書管理システムがあった。

通常、このような文書管理システムにおいて、ユーザは、まず画像形成装置に登録されているユーザＩＤ（以下、デバイスのユーザＩＤ）を、画像形成装置に入力してログインする。その後、ユーザは文書管理サーバにあらかじめ登録されているユーザＩＤ（以下、文書管理サーバのユーザＩＤ）を画像形成装置上で入力する。さらに、ユーザが画像形成装置に対して原稿をセットして、原稿のスキャン指示を画像形成装置に入力すると、画像形成装置が原稿をスキャンして文書を作成する。そして、画像形成装置から文書管理サーバに対して、作成した文書とユーザによって入力された文書管理サーバのユーザＩＤを送信すると、文書管理サーバが受信した文書を、受信した文書管理サーバのユーザＩＤに関連付けて登録するのが一般的であった。

すなわち、上記のような場合、ユーザに対して、デバイスのユーザＩＤは登録されているが、文書管理サーバのユーザＩＤが登録されていない。この場合、従来の一般的な文書管理システムでは、ユーザがあらかじめ文書管理サーバの管理者（以下、管理者）に、文書管理サーバのユーザＩＤの登録を申請する。その後、クライアントＰＣが管理者によって入力されたユーザＩＤの登録指示を文書管理サーバに送信する。そして、文書管理サーバが受信したユーザＩＤの登録指示に応じてユーザＩＤを登録する。このような工程が実行されてはじめて、ユーザは画像形成装置に対して、登録された文書管理サーバのユーザＩＤを入力することができる。これにより、画像形成装置は入力された文書管理サーバのユーザＩＤと文書を文書管理サーバに送信して、文書管理サーバは受信した文書を登録することができた。

一方、従来、一般ユーザがユーザ端末装置から電子図庫部にドキュメントを送信して仮登録し、承認ユーザが仮登録されたドキュメントの承認を行うことで、仮登録された文書が電子図庫部に登録されるという電子図庫システムはあった。（例えば、特許文献１を参照。）
ここで、従来の文書管理システムと、特許文献１で示される電子図庫システムの２つの技術を組み合わせることを想定する。まず、文書管理サーバのユーザＩＤを持たないユーザが、スキャンする原稿を画像形成装置に入力すると、画像形成装置が原稿をスキャンし文書を作成した後、作成した文書を文書管理サーバに送信する。その後、文書管理サーバは文書を受信した際にユーザを仮登録し、さらに、仮登録されたユーザに関連付けて、受信した文書を仮登録する。そして、管理者がクライアントＰＣに対して仮登録されたユーザＩＤの本登録を許可すると、クライアントＰＣが文書管理サーバに仮登録されたユーザＩＤの本登録が送信される。文書管理サーバは、仮登録ユーザの本登録を受信すると、仮登録ユーザを本登録し、仮登録ユーザに関連付けて本登録された仮登録文書を本登録することができる。

特開２００２−２８８１８３号公報

しかし、上記のような文書管理システムでは、文書管理サーバのユーザＩＤを持たないユーザが、自分のユーザＩＤを、管理者に本登録してもらうには、管理者に対してメールや電話をするなど、文書管理システムの外で本登録の依頼をする必要があった。さらに、ユーザＩＤの本登録処理のセキュリティを高めるためには、システム外で管理者が、文書管理サーバのユーザＩＤの本登録を受け付けた際に、ユーザの身分証明書の提示を求めるなど、ユーザＩＤの本登録を申請したユーザの本人確認を行う必要がある。ところが、この方法では、文書管理システム外で身分証明書の照合などの認証手段を使用する必要があり、ユーザＩＤの本登録を依頼したユーザにとっても、管理者にとっても、手間がかかるという問題があった。

一方、上記のような文書管理システムでは、画像形成装置が文書を文書管理サーバに送信して文書を仮登録する際に、ユーザは画像形成装置に対して、文書を本登録する文書管理サーバ上のフォルダ入力する必要があった。そのため、ユーザは、文書の仮登録を画像形成装置に入力する前に、文書を本登録するフォルダを、既に本登録されているユーザＩＤを持つユーザから教えてもらうなどして取得しておく必要があった。また、上記のような場合で、ユーザＩＤの本登録が管理者によって却下された場合には、ユーザＩＤが文書管理サーバに本登録されなかったにもかかわらず、取得したフォルダが存在することをユーザが知りえてしまうことになり、セキュリティ上の問題があった。

ここで、上記のような文書管理システムにおいては、管理者が文書管理サーバに仮登録されたユーザＩＤの本登録を却下した場合には、仮登録されたユーザＩＤに関連付けて仮登録された文書を全て削除してしまうのが一般的であった。ところが、上記のような文書管理システムでは、管理者が仮登録ユーザＩＤの本登録を却下した場合に、仮登録ユーザＩＤに関連付けて仮登録された文書を全て削除してしまうと、ユーザが画像形成装置から文書管理サーバに送信した文書が失われることになる。これにより、文書をスキャンした際の原稿がすでに失われてしまっている場合に、再度文書をスキャンして作成することが困難であるという問題があった。また、ユーザが文書を文書管理サーバに仮登録した際の手間が無駄になってしまい、ユーザにとって不便であるという問題があった。

上記課題を解決するために、本発明に係る文書管理サーバは、画像形成装置から受信した前記画像形成装置のデバイスＩＤを認証する認証手段と、前記デバイスＩＤの認証が成功した場合に、ユーザが文書管理サーバからのメール受信をするためのメールアドレスと、文書管理サーバのユーザＩＤとを関連付けて仮登録する、ユーザＩＤの仮登録手段であって、前記メールアドレスは前記画像形成装置から受信される、ユーザＩＤの仮登録手段と、前記画像形成装置から受信した文書を、前記仮登録されたユーザＩＤに関連付けて仮登録する、文書の仮登録手段と、前記仮登録されたユーザＩＤを、前記文書管理サーバの管理者のクライアントＰＣから受信した前記管理者からの入力に応じて、本登録するか、本登録を却下するかを判断する判断手段と、前記判断手段で本登録を却下すると判断された場合に、前記仮登録されたユーザＩＤに関連付けられているメールアドレスに、前記仮登録された文書を取得させるためのメールを送信する、メールの送信手段と、前記送信されたメールを受け取ったユーザが前記仮登録された文書を取得したい旨を、前記文書管理サーバが受信した場合に、前記メールアドレスに前記仮登録された文書を送信して、前記送信した前記仮登録された文書を削除する、文書の送信手段と、前記判断手段で本登録すると判断された場合に、前記仮登録された前記ユーザＩＤを本登録する、ユーザＩＤの本登録手段と、前記仮登録された文書の文書数が０より大きいか否かを判断する、文書数の判断手段と、前記文書数の判断手段により、前記文書数が０より大きくないと判断された場合に、前記ユーザＩＤの仮登録手段により仮登録されたユーザＩＤを削除する削除手段とを備えたことを特徴とする。

本発明によれば、文書管理サーバは、デバイスＩＤを照合して画像形成装置を認証した上で、ユーザＩＤの仮登録を行う。これにより、信頼された画像形成装置からの要求に応じて、画像形成装置で認証されたユーザに対して文書管理サーバのユーザを仮登録することができ、セキュリティの高いユーザの仮登録を行うことができる。さらに、画像形成装置の認証やユーザの仮登録に、画像形成装置から文書管理サーバに通常一般的に送信される情報である、デバイスＩＤとメールアドレスを使用する。これにより、画像形成装置が特別な情報を送信することなく、画像形成装置の認証と文書管理サーバのユーザＩＤ仮登録ができる。

また、本発明によれば、ユーザが文書管理サーバに文書を仮登録する際には、仮登録する文書は、文書管理サーバ上の、仮登録ユーザに関連付けられた仮登録領域に本登録される。その後、管理者によって仮登録ユーザＩＤが本登録され、ユーザが新規に本登録されたユーザＩＤを使用して文書管理サーバにログインし、仮登録領域に仮登録された文書を、文書管理サーバ上のフォルダを指定して、本登録する。これにより、文書管理サーバのユーザＩＤが本登録されるまで、ユーザに文書管理サーバのフォルダを知られること無く、文書を仮登録することができる。

また、本発明によれば、管理者が仮登録ユーザの本登録を却下した場合には、ユーザが一定期間仮登録文書を取得することができるようにする。これにより、ユーザは、文書管理サーバへの仮登録ユーザの本登録が却下された場合でも、一定期間文書を取得することができ、仮登録文書を本登録した際の手間が無駄になることを抑えることができる。

以下、本発明の一実施形態について、図面を参照しながら説明する。なお、以下の記載において「文書」とは、原稿の内容を含む電子ファイルを指し、「文書情報」とは、文書に関する情報を指す。

なお、特許文献１と本発明とが異なる点は、以下の通りである。特許文献１の電子図庫システムにおいては、電子図庫システムにユーザＩＤを保持している場合にのみ、ユーザ端末装置から文書を仮登録することができる。しかし、本発明における文書管理サーバにおいては、文書管理サーバのユーザＩＤを保持していないユーザでも、画像形成装置を認証した上で、画像形成装置にユーザを保持している場合は、ユーザを仮登録し、文書を仮登録することが可能である。

また、特許文献１の電子図庫システムにおいては、電子図庫システムに仮登録した図面データおよびドキュメントデータを承認することにより、承認済みの図面データおよびドキュメントデータとして登録することができる。すなわち、図面データおよびドキュメントデータを仮登録した時点に存在するフォルダを指定して仮登録を行い、その後、承認がなされた場合には、仮登録時に指定したフォルダに、図面データおよびドキュメントデータが保存されることになる。しかし、本発明における文書管理サーバにおいては、仮登録文書登録時に、仮登録文書を登録するフォルダを指定する。このため、本発明における文書管理システムでは、仮登録時から登録時までにフォルダが異なっている場合や、仮登録時に存在せず登録時には存在するフォルダには文書を仮登録できない場合でも、文書を仮登録できる。

また、特許文献１の電子図庫システムでは、電子図庫システムに仮登録した図面データおよびドキュメントデータが否認された場合には、図面データおよびドキュメントデータが登録されずに削除されることになる。しかし、本発明における文書管理システムにおいては、管理者がユーザ登録を却下した場合に、ユーザが一定期間仮登録文書を取得できるようにする。このため、本発明における文書管理システムでは、ユーザは、文書管理サーバへのユーザ登録が却下された場合でも、一定期間文書を取得することができ、仮登録文書を登録した手間が無駄になることを抑えることができる。

（実施形態１）
＜文書管理システム＞
まず、本文書管理システムについて、図１を参照しながら説明する。図１は、本発明の一実施形態に係る文書管理システムを表すブロック図である。

文書管理システムは、図１に示されているように、文書管理サーバ１０１と、ネットワーク１０８を介して、画像形成装置１０９、クライアントＰＣ１１４を有する。文書管理サーバ１０１は、文書の本登録機能、ユーザの仮登録機能、文書の仮登録機能、仮登録ユーザの本登録および削除機能、仮登録文書の本登録および削除機能を提供する。画像形成装置１０９は、文書の送信機能を提供する。クライアントＰＣは、仮登録ユーザの本登録要求機能、仮登録文書の本登録要求機能、仮登録文書の取得要求機能を提供する。

文書管理サーバ１０１は、ユーザ情報管理部１０２、デバイス情報管理部１０３、仮登録ユーザ情報管理部１０４、文書情報管理部１０５、仮登録文書情報管理部１０６、要求処理部１０７を備える。

画像形成装置１０９は、デバイスユーザ情報管理部１１０、送信先情報管理部１１１、表示部１１２、統括処理部１１３を備える。

クライアントＰＣ１１４は、表示部１１５、統括処理部１１６を備える。

＜ユーザ情報、デバイス情報、仮登録ユーザ情報、文書情報、仮登録文書情報、デバイスユーザ情報、送信先情報を示す図＞
図４（ａ）のユーザ情報のデータベース４０１は、ユーザ情報のデータ構造を示している。データベース４０１における行は、ユーザ情報を示す。なお、図４（ａ）に示されるユーザ情報は、文書管理サーバ１０１のユーザ情報管理部１０２に格納されるユーザ情報である。

データベース４０１の各列のデータは、それぞれ、ユーザＩＤ４０２、ユーザ名４０３、パスワード４０４、メールアドレス４０５、管理ユーザフラグ４０６などを示す。また、管理ユーザフラグ４０６に示されるデータにおいて、“１”はそのユーザが管理ユーザであることを示し、“０”はそのユーザが一般ユーザであることを示す。

本実施形態において、データベース４０１で示されたデータは一例であり、さらに多くのデータベースが設けられていてもよい。また、データベース４０１において他の付加情報（ユーザの権限、ユーザの所属、ユーザの住所、ユーザの連絡先等の情報）が格納されていてもよい。

さらに、本実施形態においては、データベース４０１の各レコードは、データベース形式で記憶装置に格納されている。しかし、これらのレコードは、ファイル形式で記憶装置に格納してもよいことはいうまでもない。

図４（ｂ）のデバイス情報のデータベース４０７は、デバイス情報のデータ構造を示している。データベース４０７における行は、デバイス情報を示す。なお、図４（ｂ）に示されるデバイス情報は、文書管理サーバ１０１のデバイス情報管理部１０３に格納されるデバイス情報である。

データベース４０７の各列のデータは、それぞれ、デバイスＩＤ４０８、デバイス名４０９などを示す。

本実施形態において、データベース４０７で示されたデータは一例であり、さらに多くのデータベースが設けられていてもよい。また、データベース４０７には、他の付加情報（デバイス機種、デバイス設置場所、およびデバイス機能の情報）が格納されていてもよい。

さらに、本実施形態においては、データベース４０７の各レコードは、データベース形式で記憶装置に格納されているが、これらのレコードは、ファイル形式で記憶装置に格納してもよいことはいうまでもない。

図４（ｃ）の仮登録ユーザ情報のデータベース４１０は、仮登録ユーザ情報のデータ構造を示している。データベース４１０における行は、仮登録ユーザ情報を示す。なお、図４（ｃ）に示される仮登録ユーザ情報は、文書管理サーバ１０１の仮登録ユーザ情報管理部１０４に格納される仮登録ユーザ情報である。

データベース４１０の各列のデータは、それぞれ、仮登録ユーザＩＤ４１１、仮登録ユーザ名４１２、仮登録ユーザメールアドレス４１３などを示す。

本実施形態において、データベース４１０で示されたデータは一例であり、さらに多くのデータベースが設けられていてもよい。また、データベース４１０において他の付加情報（仮登録ユーザの権限、仮登録ユーザの所属、仮登録ユーザの住所、仮登録ユーザの連絡先等の情報）が格納されていてもよい。

さらに、本実施形態においては、データベース４０１の各レコードは、データベース形式で記憶装置に格納されている。しかし、これらのレコードは、ファイル形式で記憶装置に格納してもよいことはいうまでもない。

図４（ｄ）の文書情報のデータベース４１４は、文書情報のデータ構造を示している。データベース４１４における行は、文書情報を示す。なお、図４（ｄ）に示される文書情報は、文書管理サーバ１０１の文書情報管理部１０５に格納される文書情報である。

データベース４１４の各列のデータは、それぞれ、文書ＩＤ４１５、文書名４１６、文書保存フォルダ４１７などを示す。

本実施形態において、データベース４１４で示されたデータは一例であり、さらに多くのデータベースが設けられていてもよい。また、データベース４１４において他の付加情報（文書アクセス権、文書種別、文書サイズ、ページ数、最終更新日時等の情報等の情報）が格納されていてもよい。

さらに、本実施形態においては、データベース４１４の各レコードは、データベース形式で記憶装置に格納されているが、これらのレコードは、ファイル形式で記憶装置に格納してもよいことはいうまでもない。

図４（ｅ）の仮登録文書情報のデータベース４１８は、仮登録文書情報のデータ構造を示している。データベース４１８における行は、仮登録文書情報を示す。なお、図４（ｅ）に示される仮登録文書情報は、文書管理サーバ１０１の仮登録文書情報管理部１０６に格納される仮登録文書情報である。

データベース４１８の各列のデータは、それぞれ、仮登録文書ＩＤ４１９、仮登録文書名４２０、仮登録文書保存フォルダ４２１、仮登録ユーザＩＤ４２２、有効期限４２３などを示す。

本実施形態において、データベース４１８で示されたデータは一例であり、さらに多くのデータベースが設けられていてもよい。また、データベース４１８において他の付加情報（仮登録文書アクセス権、仮登録文書種別、仮登録文書サイズ、仮登録ページ数、最終更新日時等の情報等の情報）が格納されていてもよい。

さらに、本実施形態においては、データベース４１８の各レコードは、データベース形式で記憶装置に格納されているが、これらのレコードは、ファイル形式で記憶装置に格納してもよいことはいうまでもない。

図４（ｆ）のデバイスユーザ情報のデータベース４２４は、デバイスユーザ情報のデータ構造を示している。データベース４２４における行は、ユーザ情報を示す。なお、図４（ｆ）に示されるユーザ情報は、画像形成装置１０９のデバイスユーザ情報管理部１１０に格納されるデバイスユーザ情報である。

データベース４２４の各列のデータは、それぞれ、デバイスユーザＩＤ４２５、デバイスユーザ名４２６、デバイスユーザパスワード４２７、デバイスユーザメールアドレス４２８などを示す。

本実施形態において、データベース４２４で示されたデータは一例であり、さらに多くのデータベースが設けられていてもよい。また、データベース４２４において他の付加情報（デバイスユーザの権限、デバイスユーザの所属、デバイスユーザの住所、デバイスユーザの連絡先等の情報）が格納されていてもよい。

さらに、本実施形態においては、データベース４２４の各レコードは、データベース形式で記憶装置に格納されている。しかし、これらのレコードは、ファイル形式で記憶装置に格納してもよいことはいうまでもない。

図４（ｇ）の送信先情報のデータベース４２９は、送信先情報のデータ構造を示している。データベース４２９における行は、送信先情報を示す。なお、図４（ｇ）に示される送信先情報は、画像形成装置１０９の送信先情報管理部１１１に格納される送信先情報である。

データベース４２９の各列のデータは、それぞれ、送信先ＩＤ４３０、送信先名４３１、送信先アドレス４３２などを示す。

本実施形態において、データベース４２９で示されたデータは一例であり、さらに多くのデータベースが設けられていてもよい。また、データベース４２９において他の付加情報（送信先種別、プロトコル等の情報）が格納されていてもよい。

さらに、本実施形態においては、データベース４２９の各レコードは、データベース形式で記憶装置に格納されているが、これらのレコードは、ファイル形式で記憶装置に格納してもよいことはいうまでもない。

送信先情報は、後述する図１５に示されている送信先ＩＤ表示１５０３、送信先名表示１５０４、送信先アドレス表示１５０５に表示される情報である。すなわち、送信先ＩＤ表示１５０３の欄には、送信先ＩＤ４３０のデータが表示される。また、送信先名表示１５０４の欄には、送信先名４３１のデータが表示される。また、送信先アドレス表示１５０５の欄には、送信先アドレス４３２のデータが表示される。

＜文書仮登録時の画像形成装置のフローチャート＞
次に、画像形成装置１０９によるユーザと文書の仮登録処理について図５を参照しながら説明する。図５は、画像形成装置１０９によるユーザと文書の仮登録処理の手順を示すフローチャートである。

画像形成装置１０９においては、図５に示されているように、まずステップＳ５０１において、統括処理部１１３が、表示部１１２に対して、後述の図１３に示されているデバイスログイン画面１３０１の表示を要求する。表示部１１２は、要求に応じて、後述の図１３に示されているデバイスログイン画面１３０１を表示する。次に、表示部１１２は、ユーザによる、後述の図１３に示されているデバイスログイン画面１３０１上における、ユーザＩＤ入力ボックス１３０２およびパスワード入力ボックス１３０３へのユーザＩＤとパスワードの入力を受け付ける。そして、表示部１１２は、ユーザによるＯＫボタン１１０４の押下を受け付ける。そして、処理は、ステップＳ５０２に進む。

ステップＳ５０２においては、統括処理部１１３は、表示部１１２から入力を受け付けたユーザＩＤおよびパスワードを取得する。統括処理部１１３は、取得したユーザＩＤをデバイスユーザＩＤとしてデバイスユーザ情報管理部１１０に送信する。デバイスユーザ情報管理部１１０は、受信したデバイスユーザＩＤに対応するデバイスユーザ情報を統括処理部１１３に送信する。ここで、統括処理部１１３は、受信したデバイスユーザ情報と、ステップＳ５０１でユーザによって入力されたパスワードとを比較して、ユーザＩＤおよびパスワードの認証を行う。ユーザによって入力されたパスワードとデバイスユーザ情報内のデバイスユーザパスワードとが一致する場合には、認証成功であると判断する。そうでない場合には、認証失敗であると判断する。統括処理部１１３が、認証失敗であると判断した場合には、処理はステップＳ５０１に戻る。統括処理部１１３が、認証成功であると判断した場合には、処理はステップＳ５０３に進む。ここでは、統括処理部１１３が、認証成功であると判断したと仮定して、処理はステップＳ５０３に進む。

ステップＳ５０３においては、統括処理部１１３が表示部１１２に対して、後述の図１４に示されているデバイス処理画面１４０１の表示を要求し、ユーザによる文書仮登録指示入力を受け付ける。表示部１１２は、要求に応じて、後述の図１４に示されているデバイス処理画面１４０１を表示する。次に、ユーザによって、後述の図１４に示されているデバイス処理画面１４０１において、倍率ボタン１４０５、濃度ボタン１４０７、画質ボタン１４０８、両面ボタン１４０８によって、原稿スキャン時の設定が入力され、送信ボタン１４１２が押下される。そして処理は、ステップＳ５０４に進む。

ステップＳ５０４においては、統括処理部１１３が、送信先情報管理部１１１で格納している全ての送信先情報を要求する。統括処理部１１３は、要求に応じた送信先情報管理部１１１からの送信先情報を受信すると、表示部１１２に対して送信先情報を送信し、後述の図１５に示されている送信先選択画面１５０１の表示を依頼する。表示部１１２は、要求に応じて、後述の図１５に示されている送信先選択画面１５０１を表示する。

次に、図１５に示されている送信先選択画面１５０１において、ユーザによる送信先情報の入力を受け付ける。図１５において、送信先選択ラジオボタン１５０２には、送信先が入力される。さらに、送信先ユーザＩＤ入力ボックス１５０６には、文書管理サーバ１０１のユーザＩＤが入力される。また、送信先パスワード入力ボックス１５０７には、文書管理サーバ１０１のパスワードが入力される。また、文書保存フォルダ入力ボックス１５０８には、文書保存フォルダの名前が入力される。その後、送信先選択画面１５０１は、ユーザによる、ＯＫボタン１５０９の押下を受け付ける。そして処理は、ステップＳ５０５に進む。

ステップＳ５０５においては、統括処理部１１３が、ステップＳ５０３でユーザにより入力された原稿のスキャン時の設定を画像形成装置１０９の不図示のスキャナに送信し、スキャナ内のスキャン台に置かれている原稿のスキャンを要求する。そして、スキャナが原稿スキャン時の設定に従って原稿読み取りと画像処理とを行って作成した文書を、統括処理部１１３が受信する。そして、処理はステップＳ５０６に進む。

ステップＳ５０６においては、統括処理部１１３が、ステップＳ５０５において受信した文書を文書管理サーバ１０１に送信する。また、統括処理部１１３は、画像形成装置１０９のデバイスＩＤとステップＳ５０２で受信したデバイスユーザ情報内のデバイスユーザＩＤとデバイスユーザメールアドレスを、文書管理サーバ１０１に送信する。さらに、統括処理部１１３は、ステップＳ５０４でユーザによって入力された、送信先ユーザＩＤを文書管理サーバ１０１のユーザＩＤとして、また、送信先パスワードを文書管理サーバ１０１のパスワードとして、文書管理サーバ１０１に送信する。さらに、統括処理部１１３は、ステップＳ５０４でユーザによって入力された、文書保存フォルダを文書管理サーバ１０１に送信し、文書管理サーバ１０１に対して文書の仮登録を要求する。そして、処理はステップＳ５０７に進む。

ステップＳ５０７においては、統括処理部１１３が、文書管理サーバ１０１から、文書仮登録要求の結果を受信したか否かを判断する。統括処理部１１３が、文書管理サーバ１０１から、文書仮登録要求の結果を受信していないと判断した場合には、処理はステップＳ５０７を繰り返す。統括処理部１１３が、文書管理サーバ１０１から、文書仮登録要求の結果を受信したと判断した場合には、処理はステップＳ５０８に進む。ここでは、統括処理部１１３が、文書管理サーバ１０１から、文書仮登録要求の結果を受信したと判断したと仮定して、処理はステップＳ５０８に進む。

ステップＳ５０８においては、統括処理部１１３が、ステップＳ５０７で受信した文書仮登録要求の結果を、表示部１１２に送信し、後述の図１６に示されている送信結果画面１６０１の表示を依頼する。表示部１１２は、要求に応じて、液晶表示装置３１２上に、後述の図１６に示されている送信結果画面１６０１を表示する。そして、図５に示されているフローチャートの処理は終了する。

図５に示されているフローチャートの処理が終了した後に、図６に示されている文書管理サーバによる文書仮登録処理が実行される。

＜文書仮登録時の文書管理サーバのフローチャート＞
次に、文書管理サーバ１０１による文書仮登録処理について図６を参照しながら説明する。図６は、文書管理サーバ１０１による文書仮登録処理の手順を示すフローチャートである。

文書管理サーバ１０１においては、図６に示されているように、まずステップＳ６０１で、要求処理部１０７が、画像形成装置１０９からの文書仮登録要求を受信したか否かを判断する。すなわち、要求処理部１０７は、画像形成装置１０９から、文書、デバイスＩＤ、デバイスユーザＩＤ、デバイスユーザメールアドレス、文書管理サーバのユーザＩＤ、文書管理サーバのパスワード、文書保存フォルダの名前を受信したか否かを判断する。要求処理部１０７が、文書仮登録要求を受信していないと判断した場合は、処理はステップＳ６０１を繰り返す。要求処理部１０７が、文書仮登録要求を受信したと判断した場合は、処理はステップＳ６０２に進む。ここでは、要求処理部１０７が、文書仮登録要求を受信した判断したと仮定して、処理はステップＳ６０２に進む。

ステップＳ６０２においては、要求処理部１０７が、ステップＳ６０１において受信した文書管理サーバのユーザＩＤが空であるか否かを判断する。

要求処理部１０７が、ステップＳ６０１において受信した文書管理サーバのユーザＩＤが空ではないと判断した場合には、処理はステップＳ６０３に進む。

要求処理部１０７が、ステップＳ６０１において受信した文書管理サーバのユーザＩＤが空であると判断した場合には、処理はステップＳ６０６に進む。ここでは、要求処理部１０７が、ステップＳ６０１において受信した文書管理サーバのユーザＩＤが空ではないと判断したと仮定して、処理はステップＳ６０３に進む。

ステップＳ６０３においては、要求処理部１０７が、ステップＳ６０１で受信したユーザＩＤとパスワードを認証する。要求処理部１０７は、ステップＳ６０１で受信したユーザＩＤを、ユーザ情報管理部１０２に送信する。ユーザ情報管理部１０２は、受信したユーザＩＤに対するユーザ情報を要求処理部１０７に送信する。要求処理部１０７は、受信したユーザ情報内のパスワードと、ステップＳ６０１で受信したパスワードが一致し、かつ、ユーザ情報の管理フラグが“１”、すなわち管理者であるか否かを判断する。要求処理部１０７は、ユーザ情報管理部１０２から受信したユーザ情報のパスワードと、ステップＳ６０１で受信したパスワードが一致し、かつ、管理者であると判断した場合には、認証成功として、処理はステップＳ６０４に進む。要求処理部１０７が、そうではないと判断した場合には、認証失敗として処理はステップＳ６０５に進む。ここでは、要求処理部１０７が、認証成功したと判断したと仮定して、処理はステップＳ６０４に進む。

ステップＳ６０４においては、要求処理部１０７は、ステップＳ６０１で受信した文書を、ステップＳ６０１で受信した文書保存フォルダ、ステップＳ６０３で受信したユーザ情報を、文書情報管理部１０５に送信し、文書の保存を要求する。文書情報管理部１０５は、要求処理部１０７から受信した文書を、受信した文書フォルダ名を有する文書フォルダに保存し、文書情報を格納し、文書を本登録する。そして、文書情報管理部１０５は、文書が保存された旨を要求処理部１０７に送信する。要求処理部１０７は、文書が保存された旨を受信すると、処理はステップＳ６１０に進む。

ステップＳ６０５においては、要求処理部１０７が、画像形成装置１０９に対して、文書の保存においてエラーが発生した旨を送信する。そして、図６に示されているフローチャートの処理は終了する。

ステップＳ６０６においては、要求処理部１０７が、ステップＳ６０１において受信したデバイスＩＤを認証する。要求処理部１０７は、ステップＳ６０１で受信したデバイスＩＤを、デバイス情報管理部１０３に送信して、デバイスＩＤに対応するデバイス情報の読み出しを要求する。デバイス情報管理部１０３は、受信したデバイスＩＤに対するデバイス情報を読み出し、要求処理部１０７に送信し、要求処理部１０７は、デバイス情報を受信する。そして、要求処理部１０７は、デバイスＩＤに対応するデバイス情報が読み出されなかったと判断した場合には、認証失敗として処理はステップＳ６０５に進む。要求処理部１０７は、デバイスＩＤに対応するデバイス情報が読み出されたと判断した場合には、認証成功として処理はステップＳ６０７に進む。ここでは、要求処理部１０７は、デバイスＩＤに対応するデバイス情報が読み出されたと判断したと仮定して、認証成功として処理はステップＳ６０７に進む。

ステップＳ６０７においては、要求処理部１０７が、ユーザ情報の仮登録を行う。すなわち、要求処理部１０７は、ステップＳ６０１において受信したデバイスユーザメールアドレスを仮登録ユーザ情報管理部１０４に送信し、ユーザ情報の仮登録を要求する。仮登録ユーザ情報管理部１０４は、受信したデバイスユーザメールアドレスを仮登録ユーザ情報として格納し、仮登録ユーザ情報が格納された旨と、格納された仮登録ユーザ情報を要求処理部１０７に送信する。要求処理部１０７が、仮登録ユーザ情報が格納された旨、および格納された仮登録ユーザ情報を受信すると、処理はステップＳ６０８に進む。

ステップＳ６０８においては、要求処理部１０７がステップＳ６０７において、受信した仮登録ユーザ情報と、ステップＳ６０１で受信した文書を、仮登録文書情報管理部１０６に送信し、仮登録文書情報の格納を要求する。仮登録文書情報管理部１０６は、要求処理部１０７から受信した文書を、あらかじめ定められたフォルダに保存して仮登録する。そして、仮登録文書情報管理部１０６は、仮登録ユーザ情報と文書とを、関連付けた状態の情報（仮登録文書情報）として格納し、仮登録文書情報が格納された旨と、格納された仮登録文書情報を要求処理部１０７に送信する。要求処理部１０７は、仮登録文書情報管理部から、仮登録文書情報が格納された旨と、格納された仮登録文書情報を受信すると、処理はステップＳ６０９に進む。

ステップＳ６０９においては、要求処理部１０７が、文書管理サーバ１０１の管理者に、後述の図１７に示されている仮登録ユーザの本登録／却下依頼メール１７０１を送信する。まず、要求処理部１０７は、ユーザ情報管理部１０２に対して、管理者、すなわち、ユーザ情報の管理者フラグが、“１”であるユーザのユーザ情報の読み出しを要求する。ユーザ情報管理部１０２は、ユーザ情報の管理者フラグが、“１”であるユーザのユーザ情報を読み出し、要求処理部１０７に送信する。要求処理部１０７は、ユーザ情報管理部からユーザ情報を受信する。さらに、要求処理部１０７は、ステップＳ６０７で受信した仮登録ユーザ情報を使用して、受信したユーザ情報のメールアドレス宛に、後述の図１７に示されている仮登録ユーザの本登録／却下依頼メール１７０１を送信する。

ステップＳ６０９の処理が終了した後、図７に示されている管理者のクライアントＰＣによる仮登録ユーザの本登録処理が実行される。

そして、処理はステップＳ６１０に進む。

ステップＳ６１０においては、要求処理部１０７は、画像形成装置１０９に対して、文書が、仮登録又は本登録された旨を送信する。そして、図６に示されているフローチャートの処理は終了する。

図６に示されているフローチャートの処理が終了した後に、図８に示されている文書管理サーバによる仮登録ユーザの本登録処理が実行される。

＜仮登録ユーザの本登録／却下時のクライアントＰＣのフローチャート＞
次に、クライアントＰＣ１１４による仮登録ユーザの本登録処理について図７を参照しながら説明する。図７は、クライアントＰＣ１１４による仮登録ユーザの本登録処理の手順を示すフローチャートである。この手順は、不図示のＣＰＵにより実行されるものである。

図７に示されているように、まずステップＳ７０１で、クライアントＰＣ１１４において、統括処理部１１６が、後述の図１７に示されている仮登録ユーザの本登録／却下依頼メール１７０１を受信する。ここで、仮登録ユーザの本登録／却下依頼メール１７０１は、文書管理サーバ１０１から、管理者のメールアドレス宛に送信されたものである。そして、処理はステップＳ７０２に進む。

ステップＳ７０２においては、統括処理部１１６が、ユーザからの入力に応じて、ステップＳ７０１で受信した、後述の図１７に示されている仮登録ユーザの本登録／却下依頼メール１７０１の管理者用ログイン画面のＵＲＬ１７０６を取得する。そして、統括処理部１１６は、管理者用ログイン画面のＵＲＬ１７０６に、後述の図１８に示されている管理者用ログイン画面１８０１の受信を要求する。統括処理部１１６は、後述の図１８に示されている管理者用ログイン画面１８０１を受信すると、表示部１１５に対して、後述の図１８に示されている管理者用ログイン画面１８０１の表示を要求する。表示部１１５は、要求に応じて、不図示のＣＲＴ上に、後述の図１８に示されている管理者用ログイン画面１８０１を表示する。次に、後述の図１８に示されている管理者用ログイン画面１８０１が、ユーザＩＤ入力ボックス１８０２およびパスワード入力ボックス１８０３からユーザによるユーザＩＤとパスワードの入力を受け付ける。そして、管理者用ログイン画面１８０１が、ＯＫボタン１８０４の押下を受け付けると、統括処理部１１６は、入力されたユーザＩＤとパスワードを受け付ける。そして、処理はステップＳ７０３に進む。

ステップＳ７０３においては、統括処理部１１６が、ステップＳ７０２で受け付けたユーザＩＤとパスワードを、文書管理サーバ１０１に送信する。そして、処理はステップＳ７０４に進む。

ステップＳ７０４においては、統括処理部１１６が、文書管理サーバ１０１から認証結果を受信したか否かを判断する。統括処理部１１６が、文書管理サーバ１０１から認証結果を受信していない判断した場合には、処理はステップＳ７０４を繰り返す。統括処理部１１６が、文書管理サーバ１０１から認証結果を受信した判断した場合には、処理はステップＳ７０５に進む。ここでは、統括処理部１１６が、文書管理サーバ１０１から認証結果を受信したと判断した仮定して、処理はステップＳ７０５に進む。

ステップＳ７０５においては、統括処理部１１６が、ステップＳ７０４において受信した認証結果が、認証成功であるか否かを判断する。

統括処理部１１６が、ステップＳ７０４において受信した認証結果が、認証成功ではない判断した場合には、処理はステップＳ７０６に進む。

統括処理部１１６が、ステップＳ７０４において受信した認証結果が、認証成功であると判断した場合には、処理はステップＳ７０７に進む。ここでは、統括処理部１１６が、ステップＳ７０４において受信した認証結果が、認証成功ではないと判断したと仮定して、処理はステップＳ７０６に進む。

ステップＳ７０６においては、統括処理部１１６が、表示部１１５に対して、後述の図１９に示されている管理者用ログインエラー画面１９０１の表示を要求する。表示部１１５は、要求に応じて、後述の図１９に示されている管理者用ログインエラー画面１９０１を表示する。そして、処理はステップＳ７０２に進む。

ステップＳ７０７においては、統括処理部１１６が、表示部１１５に対して、後述の図２０に示されている仮登録ユーザの本登録画面２００１の表示を要求する。表示部１１５は、要求に応じて、後述の図２０に示されている仮登録ユーザの本登録画面２００１を表示する。そして、統括処理部１１６は、後述の図２０に示されている仮登録ユーザの本登録画面２００１の仮登録ユーザ選択ラジオボタン２００３からユーザによる仮登録ユーザの仮登録ユーザＩＤの入力を受け付ける。さらに、統括処理部１１６は、後述の図２０に示されている仮登録ユーザの本登録画面２００１での、ユーザによる、本登録ボタン２００７または却下ボタン２００８の押下げを受け付ける。そして、処理はステップＳ７０８に進む。

ステップＳ７０８においては、統括処理部１１６が、文書管理サーバ１０１に対して、仮登録ユーザの本登録または却下の旨を送信する。まず、統括処理部１１６は、ステップＳ７０７で取得したボタンは、本登録ボタン２００７、却下ボタン２００８のいずれであったのかを判断する。統括処理部１１６は、本登録ボタン２００７がされた場合には、本登録の旨であると判断する。統括処理部１１６は、却下ボタン２００８がされた場合には、却下の旨であると判断する。そして、統括処理部１１６は、ステップＳ７０７で取得した仮登録ユーザＩＤと、本登録または却下の旨を、文書管理サーバ１０１に送信する。そして、処理はステップＳ７０９に進む。

ステップＳ７０９においては、統括処理部１１６が、文書管理サーバ１０１からの仮登録ユーザの本登録または却下の結果を受信したか否かを判断する。統括処理部１１６が、仮登録ユーザの本登録または却下の結果を受信していないと判断した場合には、処理はステップＳ７０９を繰り返す。統括処理部１１６が、仮登録ユーザの本登録または却下の結果を受信した判断した場合には、図７に示されているフローチャートの処理は終了する。ここでは、統括処理部１１６が、仮登録ユーザの本登録または却下の結果を受信した判断したと仮定して、本フローチャートにおける処理は終了したものとする。

＜仮登録ユーザの本登録／却下時の文書管理サーバのフローチャート＞
次に、文書管理サーバ１０１による仮登録ユーザの本登録処理について図８を参照しながら説明する。図８は、文書管理サーバ１０１による仮登録ユーザの本登録処理の手順を示すフローチャートである。この手順は、不図示のＣＰＵにより実行されるものである。

文書管理サーバ１０１においては、図８に示されているように、まずステップＳ８０１において、要求処理部１０７が、クライアントＰＣ１１４からのユーザＩＤ、パスワードを受信したか否かを判断する。要求処理部１０７が、クライアントＰＣ１１４からユーザＩＤ、パスワードを受信していないと判断した場合は、処理はステップＳ８０１を繰り返す。要求処理部１０７が、クライアントＰＣ１１４からユーザＩＤ、パスワードを受信したと判断した場合は、処理はステップＳ８０２に進む。ここでは、要求処理部１０７が、クライアントＰＣ１１４からユーザＩＤ、パスワードを受信したと判断したと仮定して、処理はステップＳ８０２に進む。

ステップＳ８０２においては、要求処理部１０７が、ステップＳ８０１で受信したユーザＩＤとパスワードを認証する。要求処理部１０７は、ステップＳ８０１で受信したユーザＩＤを、ユーザ情報管理部１０２に送信して、ユーザＩＤに対応するユーザ情報の読み出しを要求する。ユーザ情報管理部１０２は、受信したユーザＩＤに対するユーザ情報を読み出し、要求処理部１０７に送信する。要求処理部１０７は、受信したユーザ情報のパスワードと、ステップＳ８０１で受信したパスワードが一致するか否かを判断する。要求処理部１０７は、ユーザ情報管理部１０２から受信したユーザ情報のパスワードと、ステップＳ８０１で受信したパスワードが一致したと判断した場合には、認証成功として、処理はステップＳ８０４に進む。要求処理部１０７が、そうではないと判断した場合には、認証失敗として処理はステップＳ８０３に進む。ここでは、要求処理部１０７が、認証成功していないと判断したと仮定して、処理はステップＳ８０３に進む。

ステップＳ８０３においては、要求処理部１０７が、クライアントＰＣ１１４に対して、認証エラーが発生した旨を送信する。そして、処理はステップＳ８０１に戻る。

ステップＳ８０４においては、要求処理部１０７が、まず、仮登録ユーザ情報管理部１０４に対して、全ての仮登録ユーザ情報の読み出しを要求する。仮登録ユーザ情報管理部１０４は、全ての仮登録ユーザ情報を読み出して、要求処理部１０７に送信する。要求処理部１０７は、受信した仮登録ユーザ情報と、認証成功である旨をクライアントＰＣ１１４に対して送信する。そして、処理はステップＳ８０５に進む。

ステップＳ８０５においては、要求処理部１０７が、クライアントＰＣ１１４から、仮登録ユーザＩＤと、本登録または却下の旨を受信したか否かを判断する。要求処理部１０７が、仮登録ユーザＩＤと、本登録または却下の旨を受信していないと判断した場合は、処理は、ステップＳ８０５を繰り返す。要求処理部１０７が、仮登録ユーザＩＤと、本登録または却下の旨を受信したと判断した場合は、処理はステップＳ８０６に進む。ここでは、要求処理部１０７が、仮登録ユーザＩＤと、本登録または却下の旨を受信したと判断したと仮定して、処理はステップＳ８０６に進むものとする。

ステップＳ８０６においては、要求処理部１０７が、ステップＳ８０５において受信した本登録または却下の旨が、本登録であるか却下であるかを判断する。要求処理部１０７が、ステップＳ８０５において受信した、本登録または却下の旨が、却下であると判断した場合は、処理はステップＳ８０７に進む。要求処理部１０７が、ステップＳ８０５において受信した、本登録または却下の旨が、本登録であると判断した場合は、処理はステップＳ８０８に進む。ここでは、要求処理部１０７が、ステップＳ８０５において受信した、本登録または却下の旨が、却下であると判断したと仮定して、処理はステップＳ８０７に進む。

ステップＳ８０７においては、要求処理部１０７が、ステップＳ８０５で受信した仮登録ユーザＩＤの仮登録ユーザのメールアドレス宛に、後述の図２３に示されている仮登録ユーザ却下通知メール２３０１を送信する。まず、要求処理部１０７は、ステップＳ８０５で受信した仮登録ユーザＩＤを、仮登録ユーザ情報管理部１０４に送信して、仮登録ユーザＩＤに対する仮登録ユーザ情報の読み出しを要求する。仮登録ユーザ情報管理部１０４は、受信した仮登録ユーザＩＤに対する仮登録ユーザ情報を読み出し、要求処理部１０７に送信する。さらに、ステップＳ８０７で、要求処理部１０７は、受信した仮登録ユーザ情報のメールアドレス宛に、後述の図２３に示されている仮登録ユーザ却下通知メール２３０１を送信する。

ステップＳ８０７の処理が終了した後に、図１１に示されているユーザのクライアントＰＣによる仮登録文書取得処理が実行される。

そして、その後、処理は、ステップＳ８１０に進む。

ステップＳ８０８においては、要求処理部１０７が、ステップＳ８０５で受信した仮登録ユーザＩＤの仮登録ユーザを、ユーザとして本登録する。まず、要求処理部１０７は、ステップＳ８０５で受信した仮登録ユーザＩＤを、仮登録ユーザ情報管理部１０４に送信する。仮登録ユーザ情報管理部１０４は、受信した仮登録ユーザＩＤに対する仮登録ユーザ情報を要求処理部１０７に送信する。さらに、要求処理部１０７は、受信した仮登録ユーザ情報を、ユーザ情報管理部１０２に送信し、本登録を要求する。ユーザ情報管理部１０２は、受信した仮登録ユーザ情報をユーザ情報として本登録し、ユーザ登録した旨と、ユーザ情報を要求処理部１０７に送信する。

ここで、受信した仮登録ユーザ情報をユーザ情報として本登録する場合に、仮登録ユーザＩＤに関連付けられて格納された文書が本登録されたユーザＩＤと関連付けられる。

要求処理部１０７は、ユーザ情報管理部１０２から、ユーザ登録した旨と、ユーザ情報を受信する。そして、処理はステップＳ８０９に進む。

ステップＳ８０９においては、要求処理部１０７が、ステップＳ８０８で受信したユーザ情報のメールアドレス宛に、後述の仮登録ユーザの図２１に示されている本登録通知メール２２０１を送信する。

ステップＳ８０９の処理が終了した後に、図９に示されているユーザのクライアントＰＣによる仮登録文書の本登録処理が実行される。

そして、処理はステップＳ８１０に進む。

ステップＳ８１０においては、要求処理部１０７が、ステップＳ８０７またはステップＳ８０９の処理結果を、クライアントＰＣ１１４に対して送信する。そして、図８に示されているフローチャートの処理は終了する。

＜仮登録文書の本登録時のクライアントＰＣのフローチャート＞
次に、クライアントＰＣ１１４による仮登録文書の本登録処理について図９を参照しながら説明する。図９は、クライアントＰＣ１１４による仮登録文書の本登録処理の手順を示すフローチャートである。この手順は、不図示のＣＰＵにより実行されるものである。

クライアントＰＣ１１４では、図９に示されているように、まずステップＳ９０１で、統括処理部１１６が、文書管理サーバ１０１から、ユーザのメールアドレス宛に送信された、図２２に示されている仮登録ユーザの本登録通知メール２２０１を受信する。そして、処理はステップＳ９０２に進む。

ステップＳ９０２においては、統括処理部１１６が、ユーザからの入力に応じて、ステップＳ９０１で受信した、後述の図２２に示されている仮登録ユーザの本登録通知メール２２０１のユーザ用ログイン画面のＵＲＬ２２０６を取得する。そして、統括処理部１１６は、ユーザ用ログイン画面のＵＲＬ２２０６に、後述の図２４に示されているユーザ用ログイン画面２４０１の受信を要求する。統括処理部１１６は、後述の図２４に示されているユーザ用ログイン画面２４０１を受信すると、表示部１１５に対して、後述の図２４に示されているユーザ用ログイン画面２４０１の表示を要求する。表示部１１５は、要求に応じて、不図示のＣＲＴ上に、後述の図２４に示されているユーザ用ログイン画面２４０１を表示する。次に、後述の図２４に示されているユーザ用ログイン画面２４０１が、ユーザＩＤ入力ボックス２４０２とパスワード入力ボックス２４０３からユーザによるユーザＩＤとパスワードの入力を受け付ける。そして、ユーザ用ログインが面２４０１が、ＯＫボタン２４０４の押下を受け付けると、統括処理部１１６は、入力されたユーザＩＤとパスワードを取得する。そして、処理はステップＳ９０３に進む。

ステップＳ９０３においては、統括処理部１１６が、ステップＳ９０２で取得したユーザＩＤとパスワードを、文書管理サーバ１０１に送信する。そして、処理はステップＳ９０４に進む。

ステップＳ９０４においては、統括処理部１１６が、文書管理サーバ１０１から認証結果を受信したか否かを判断する。統括処理部１１６が、文書管理サーバ１０１から認証結果を受信していない判断した場合には、処理はステップＳ９０４を繰り返す。統括処理部１１６が、文書管理サーバ１０１から認証結果を受信した判断した場合には、処理はステップＳ９０５に進む。ここでは、統括処理部１１６が、文書管理サーバ１０１から認証結果を受信したと判断した仮定して、処理はステップＳ９０５に進む。

ステップＳ９０５においては、統括処理部１１６が、ステップＳ９０４において受信した認証結果が、認証成功であるか否かを判断する。統括処理部１１６が、ステップＳ９０４において受信した認証結果が、認証成功ではない判断した場合には、処理はステップＳ９０６に進む。統括処理部１１６が、ステップＳ９０４において受信した認証結果が、認証成功であると判断した場合には、処理はステップＳ９０７に進む。ここでは、統括処理部１１６が、ステップＳ９０４において受信した認証結果が、認証成功ではないと判断したと仮定して、処理はステップＳ９０６に進む。

ステップＳ９０６においては、統括処理部１１６が、表示部１１５に対して、後述の図２５に示されているユーザ用ログインエラー画面２５０１の表示を要求する。表示部１１５は、要求に応じて、不図示のＣＲＴ上に、後述の図２５に示されているユーザ用ログインエラー画面２５０１を表示する。そして、処理はステップＳ９０２に進む。

ステップＳ９０７においては、統括処理部１１６が、ステップＳ９０４において、文書管理サーバ１０１から、仮登録文書情報を受信したか否かを判断する。統括処理部１１６が、ステップＳ９０４において、仮登録文書情報を受信していないと判断した場合には、図９に示されているフローチャートの処理は終了する。統括処理部１１６が、ステップＳ９０４において、仮登録文書情報を受信したと判断した場合には、処理はステップＳ９０８に進む。ここでは、統括処理部１１６が、ステップＳ９０４において、仮登録文書情報を受信したと判断したと仮定して、処理はステップＳ９０８に進む。

ステップＳ９０８においては、統括処理部１１６が、表示部１１５に対して、後述の図２６に示されている仮登録文書の本登録画面２６０１の表示を要求する。表示部１１５は、要求に応じて、不図示のＣＲＴ上に、後述の図２６に示されている仮登録文書の本登録画面２６０１を表示して、ユーザによる仮登録文書の入力を受け付ける。そして、統括処理部１１６は、ユーザによって本登録ボタン２６０６が入力された際に、後述の図２６に示されている仮登録文書の本登録画面２６０１の仮登録文書選択ラジオボタン２６０３で選択された仮登録文書の仮登録文書ＩＤを取得する。そして、処理はステップＳ９０９に進む。

ステップＳ９０９においては、統括処理部１１６が、文書管理サーバ１０１に対して、ステップＳ９０８で取得した仮登録ユーザＩＤと、仮登録文書の本登録の旨を、文書管理サーバ１０１に送信する。そして、処理はステップＳ９１０に進む。

ステップＳ９１０においては、統括処理部１１６が、文書管理サーバ１０１からのフォルダ情報を受信したか否かを判断する。統括処理部１１６が、フォルダ情報を受信していないと判断した場合には、処理はステップＳ９１０を繰り返す。統括処理部１１６が、フォルダ情報を受信した判断した場合には、処理はステップＳ９１１に進む。ここでは、統括処理部１１６が、フォルダ情報を受信した判断したと仮定して、処理はステップＳ９１１に進む。

ステップＳ９１１においては、統括処理部１１６が、表示部１１５に対して、ステップＳ９１０で受信したフォルダ情報を送信し、後述の図２７に示されている仮登録文書の本登録フォルダ選択画面２７０１の表示を要求する。表示部１１５は、要求に応じて、不図示のＣＲＴ上に、後述の図２７に示されている仮登録文書の本登録フォルダ選択画面２７０１を表示する。そして、統括処理部１１６は、ユーザによってＯＫボタン２７０７が入力された際に、後述の図２７に示されている仮登録文書の本登録フォルダ選択画面２７０１の選択フォルダ２７０６で選択されたフォルダ２７０５のフォルダ情報を取得する。そして、処理はステップＳ９１２に進む。

ステップＳ９１２においては、統括処理部１１６が、文書管理サーバ１０１に対して、ステップＳ９１１で取得したフォルダ情報を、文書管理サーバ１０１に送信する。そして、処理はステップＳ９１３に進む。

ステップＳ９１３においては、統括処理部１１６が、文書管理サーバ１０１からの仮登録文書の本登録結果を受信したか否かを判断する。統括処理部１１６が、仮登録文書の本登録結果を受信していないと判断した場合には、処理はステップＳ９１３を繰り返す。統括処理部１１６が、仮登録文書の本登録結果を受信した判断した場合には、処理はステップＳ９０７に戻る。

＜仮登録文書の本登録時の文書管理サーバのフローチャート＞
次に、文書管理サーバ１０１による仮登録文書の本登録処理について図１０を参照しながら説明する。図１０は、文書管理サーバ１０１による仮登録文書の本登録処理の手順を示すフローチャートである。この手順は、不図示のＣＰＵにより実行されるものである。

文書管理サーバ１０１においては、図１０に示されているように、まずステップＳ１００１において、要求処理部１０７が、クライアントＰＣ１１４からのユーザＩＤ、パスワードを受信したか否かを判断する。要求処理部１０７が、クライアントＰＣ１１４からユーザＩＤ、パスワードを受信していないと判断した場合は、処理はステップＳ１００１を繰り返す。要求処理部１０７が、クライアントＰＣ１１４からユーザＩＤ、パスワードを受信したと判断した場合は、処理はステップＳ１００２に進む。ここでは、要求処理部１０７が、クライアントＰＣ１１４からユーザＩＤ、パスワードを受信したと判断したと仮定して、処理はステップＳ１００２に進む。

ステップＳ１００２においては、要求処理部１０７が、ステップＳ１００１で受信したユーザＩＤとパスワードを認証する。要求処理部１０７は、ステップＳ１００１で受信したユーザＩＤを、ユーザ情報管理部１０２に送信して、ユーザＩＤに対応するユーザ情報の読み出しを要求する。ユーザ情報管理部１０２は、受信したユーザＩＤに対するユーザ情報を読み出し、要求処理部１０７に送信する。要求処理部１０７は、受信したユーザ情報のパスワードと、ステップＳ１００１で受信したパスワードが一致するか否かを判断する。要求処理部１０７は、ユーザ情報管理部１０２から受信したユーザ情報のパスワードと、ステップＳ１００１で受信したパスワードが一致したと判断した場合には、認証成功として、処理はステップＳ１００４に進む。要求処理部１０７が、そうではないと判断した場合には、認証失敗として処理はステップＳ１００３に進む。ここでは、要求処理部１０７が、認証成功していないと判断したと仮定して、処理はステップＳ１００３に進む。

ステップＳ１００３においては、要求処理部１０７が、クライアントＰＣ１１４に対して、認証エラーが発生した旨を送信する。そして、処理はステップＳ１００１に戻る。
ステップＳ１００４においては、要求処理部１０７が、ステップＳ１００２で受信したユーザ情報のメールアドレスを仮登録ユーザ情報管理部１０４に送信し、メールアドレスを仮登録ユーザＩＤとする仮登録ユーザ情報の読み出しを要求する。仮登録ユーザ情報管理部１０４は、受信したメールアドレスを仮登録ユーザＩＤとする仮登録ユーザ情報を読み出し、要求処理部１０７に送信する。その後、要求処理部１０７は、仮登録ユーザ情報管理部１０４から仮登録ユーザ情報を受信したか否かを判断する。要求処理部１０７が、仮登録ユーザ情報管理部１０４から仮登録ユーザ情報を受信したと判断した場合は、仮登録ユーザ情報が存在するとして、処理はステップＳ１００５に進む。要求処理部１０７が、仮登録ユーザ情報管理部１０４から仮登録ユーザ情報を受信していないと判断した場合は、仮登録ユーザ情報が存在しないとして、処理はステップＳ１０１２に進む。ここでは、要求処理部１０７が、仮登録ユーザ情報管理部１０４から仮登録ユーザ情報を受信したと判断し、仮登録ユーザ情報が存在するとしたと仮定して、処理はステップＳ１００５に進む。

ステップＳ１００５においては、要求処理部１０７がステップＳ１００４で受信した仮登録ユーザ情報の仮登録ユーザＩＤを、仮登録文書情報管理部１０６に送信し、仮登録ユーザＩＤに関連付けられた仮登録文書情報の読み出しを依頼する。仮登録情報管理部１０６は、受信した仮登録ユーザＩＤに関連付けられた仮登録文書情報を読み出し、要求処理部１０７に送信する。その後、要求処理部１０７は、仮登録文書情報管理部１０６から仮登録文書情報を受信し、受信した仮登録文書情報の仮登録文書数が０より大きいか否かを判断する。要求処理部１０７が、仮登録文書情報管理部１０６から受信した仮登録文書情報の仮登録文書数が０より大きいと判断した場合には、処理はステップＳ１００６に進む。要求処理部１０７が、仮登録文書情報管理部１０６から受信した仮登録文書情報の仮登録文書数が０より大きくないと判断した場合には、処理はステップＳ１０１１に進む。ここでは、要求処理部１０７が、仮登録文書情報管理部１０６から受信した仮登録文書情報の仮登録文書数が０より大きいと判断したと仮定して、処理はステップＳ１００６に進む。

ステップＳ１００６においては、要求処理部１０７が、クライアントＰＣ１１４に対して、ステップＳ１００５で受信した仮登録文書情報を送信する。そして、処理はステップＳ１００７に進む。

ステップＳ１００７においては、要求処理部１０７が、クライアントＰＣ１１４から、仮登録文書ＩＤと、仮登録文書登録の旨を受信したか否かを判断する。要求処理部１０７が、仮登録文書ＩＤと、仮登録文書登録の旨を受信していないと判断した場合は、処理は、ステップＳ１００７を繰り返す。要求処理部１０７が、仮登録文書ＩＤと、仮登録文書登録の旨を受信したと判断した場合は、処理はステップＳ１００８に進む。ここでは、要求処理部１０７が、仮登録文書ＩＤと、仮登録文書の本登録の旨を受信したと判断したと仮定して、処理はステップＳ１００８に進む。

ステップＳ１００８においては、要求処理部１０７が、文書情報管理部１０５にステップＳ１００２で受信したユーザ情報のユーザＩＤを送信し、ユーザＩＤのユーザが書込可能なフォルダ情報の読み出しを要求する。文書情報管理部１０５は、受信したユーザＩＤのユーザが書込可能なフォルダ情報を読み出し、要求処理部１０７に送信する。要求処理部１０７は、文書情報管理部１０５から受信する。その後、要求処理部１０７は、受信したフォルダ情報を、クライアントＰＣ１１４に対して送信する。そして、処理はステップＳ１００９に進む。

ステップＳ１００９においては、要求処理部１０７が、クライアントＰＣ１１４から、仮登録文書を本登録するフォルダのフォルダ情報を受信したか否かを判断する。要求処理部１０７が、クライアントＰＣ１１４から、仮登録文書を本登録するフォルダのフォルダ情報を受信していないと判断した場合には、処理はステップＳ１００９を繰り返す。要求処理部１０７が、クライアントＰＣ１１４から、仮登録文書を本登録するフォルダのフォルダ情報を受信したと判断した場合には、処理はステップＳ１０１０に進む。ここでは、要求処理部１０７が、クライアントＰＣ１１４から、仮登録文書を本登録するフォルダのフォルダ情報を受信したと判断したと仮定して、処理はステップＳ１０１０に進む。

ステップＳ１０１０においては、要求処理部１０７は、ステップＳ１００７で受信した仮登録文書ＩＤを、仮登録文書情報管理部１０６に送信し、仮登録文書ＩＤに対する仮登録文書情報と仮登録文書の読み出しを要求する。仮登録文書情報管理部１０６は、受信した仮登録文書ＩＤに対する仮登録文書情報を読み出す。また、仮登録文書情報管理部１０６は、読み出された仮登録文書情報の仮登録文書保存フォルダに保存されている仮登録文書を読み出す。そして、仮登録文書情報管理部１０６は、読み出した仮登録情報と仮登録文書を要求処理部１０７に送信する。要求処理部１０７は、仮登録文書情報管理部１０６から、仮登録文書情報を受信する。また、要求処理部１０７は、受信した仮登録文書情報の仮登録文書保存フォルダにある仮登録文書を読み出す。要求処理部１０７は、受信した仮登録文書情報、読み出された仮登録文書と、ステップＳ１００２で受信したユーザ情報、ステップＳ１００９で受信したフォルダ情報を、文書情報管理部１０５に送信し、文書情報の本登録を要求する。文書情報管理部１０５は、受信した仮登録文書をフォルダ情報に従って、保存し、受信した仮登録文書情報とフォルダ情報、ユーザ情報を、文書情報として格納する。文書情報管理部１０５は、格納した文書情報を要求処理部１０７に送信する。要求処理部１０７は、文書情報管理部１０５から、文書情報を受信する。さらに、要求処理部１０７は、仮登録文書情報管理部１０６に対して、受信した仮登録文書情報の仮登録文書ＩＤを送信し、仮登録文書ＩＤの、仮登録文書情報の削除を要求する。仮登録文書情報管理部１０６は、受信した仮登録文書ＩＤの仮登録文書情報を読み出し、仮登録文書情報の仮登録文書保存フォルダにある文書を削除し、仮登録文書ＩＤの仮登録文書情報を削除する。そして、仮登録文書情報管理部１０６は、仮登録文書情報を削除した旨を、要求処理部１０７に送信する。要求処理部１０７は、仮登録文書情報管理部１０６から、仮登録文書情報を削除した旨を受信する。そして、処理はステップＳ１００６に戻る。

ステップＳ１０１１においては、要求処理部１０７が、仮登録ユーザ情報管理部１０４に対して、ステップＳ１００４で受信した仮登録ユーザ情報の仮登録ユーザＩＤを送信し、仮登録ユーザＩＤの仮登録ユーザ情報の削除を要求する。仮登録ユーザ情報管理部１０４は、受信した仮登録ユーザＩＤの仮登録ユーザ情報を削除し、要求処理部１０７に、削除した旨を送信する。要求処理部１０７は、仮登録ユーザ情報を削除した旨を受信する。そして、処理はステップＳ１０１２に進む。

ステップＳ１０１２においては、要求処理部１０７が、ステップＳ１００４で仮登録ユーザが存在しなかった旨、または、ステップＳ１０１１において、要求処理部１０７が仮登録ユーザを削除した結果を、クライアントＰＣ１１４に送信する。そして、図１１に示されているフローチャートの処理は終了する。
＜仮登録文書取得時のクライアントＰＣのフローチャート＞
次に、クライアントＰＣ１１４による仮登録文書取得処理について図１１を参照しながら説明する。図１１は、クライアントＰＣ１１４による仮登録文書取得処理の手順を示すフローチャートである。この手順は、不図示のＣＰＵにより実行されるものである。

図１１に示されているように、クライアントＰＣ１１４では、まず、ステップＳ１１０１で、統括処理部１１６が、後述の図２３に示されている仮登録ユーザ却下通知メール２３０１を受信する。仮登録ユーザ却下通知メール２３０１は、文書管理サーバ１０１から、仮登録ユーザのメールアドレス宛に送信されたものである。そして、処理はステップＳ１１０２に進む。

ステップＳ１１０２においては、統括処理部１１６が、仮登録ユーザからの入力に応じて、ステップＳ１１０１で受信した、後述の図２３に示されている仮登録ユーザ却下通知メール２３０１の仮登録ユーザ用ログイン画面のＵＲＬ２３０６を取得する。そして、統括処理部１１６は、仮登録ユーザ用ログイン画面のＵＲＬ２３０６に、後述の図２８に示されている仮登録ユーザ用ログイン画面２８０１の受信を要求する。統括処理部１１６は、後述の図２８に示されている仮登録ユーザ用ログイン画面２８０１を受信すると、表示部１１５に対して、後述の図２８に示されている仮登録ユーザ用ログイン画面２８０１の表示を要求する。表示部１１５は、要求に応じて、不図示のＣＲＴ上に、後述の図２８に示されている仮登録ユーザ用ログイン画面２８０１を表示する。次に、後述の図２８に示されている仮登録ユーザ用ログイン画面２８０１は、メールアドレス入力ボックス２８０２からユーザによるメールアドレスの入力を受け付ける。そして、仮登録ユーザ用ログイン画面２８０１が、ＯＫボタン２８０３の押下を受け付けると、統括処理部１１６は、入力されたメールアドレスを取得する。そして、処理はステップＳ１１０３に進む。
ステップＳ１１０３においては、統括処理部１１６が、ステップＳ１１０２で取得したメールアドレスを、文書管理サーバ１０１に送信する。そして、処理はステップＳ１１０４に進む。

ステップＳ１１０４においては、統括処理部１１６が、文書管理サーバ１０１から認証結果を受信したか否かを判断する。統括処理部１１６が、文書管理サーバ１０１から認証結果を受信していない判断した場合には、処理はステップＳ１１０４を繰り返す。統括処理部１１６が、文書管理サーバ１０１から認証結果を受信した判断した場合には、処理はステップＳ１１０５に進む。ここでは、統括処理部１１６が、文書管理サーバ１０１から認証結果を受信したと判断した仮定して、処理はステップＳ１１０５に進む。

ステップＳ１１０５においては、統括処理部１１６が、ステップＳ１１０４において受信した認証結果が、認証成功であるか否かを判断する。統括処理部１１６が、ステップＳ１１０４において受信した認証結果が、認証成功ではない判断した場合には、処理はステップＳ１１０６に進む。統括処理部１１６が、ステップＳ１１０４において受信した認証結果が、認証成功であると判断した場合には、処理はステップＳ１１０７に進む。ここでは、統括処理部１１６が、ステップＳ１１０４において受信した認証結果が、認証成功ではないと判断したと仮定して、処理はステップＳ１１０６に進む。

ステップＳ１１０６においては、統括処理部１１６が、表示部１１５に対して、後述の図２９に示されている仮登録ユーザ用ログインエラー画面２９０１の表示を要求する。表示部１１５は、要求に応じて、不図示のＣＲＴ上に、後述の図２９に示されている仮登録ユーザ用ログインエラー画面２９０１を表示する。そして、処理はステップＳ１１０２に進む。

ステップＳ１１０７においては、統括処理部１１６が、ステップＳ１１０４において、文書管理サーバ１０１から、仮登録文書情報を受信したか否かを判断する。統括処理部１１６が、ステップＳ１１０４において、仮登録文書情報を受信していないと判断した場合には、図１１に示されているフローチャートの処理は終了する。統括処理部１１６が、ステップＳ１１０４において、仮登録文書情報を受信したと判断した場合には、処理はステップＳ１１０８に進む。ここでは、統括処理部１１６が、ステップＳ１１０４において、仮登録文書情報を受信したと判断したと仮定して、処理はステップＳ１１０８に進む。

ステップＳ１１０８においては、統括処理部１１６が、表示部１１５に対して、後述の図３０に示されている仮登録文書取得画面３００１の表示を要求する。表示部１１５は、要求に応じて、不図示のＣＲＴ上に、後述の図３０に示されている仮登録文書取得画面３００１を表示し、ユーザによる仮登録文書の入力を受け付ける。そして、統括処理部１１６は、ユーザによって取得ボタン３００７が入力された際に、後述の図３０に示されている仮登録文書取得画面３００１の仮登録文書選択ラジオボタン３００３で選択された仮登録文書の仮登録文書ＩＤを取得する。そして、処理はステップＳ１１０９に進む。

ステップＳ１１０９においては、統括処理部１１６が、文書管理サーバ１０１に対して、ステップＳ１１０８で取得した仮登録ユーザＩＤと、仮登録文書を取得したい旨を、文書管理サーバ１０１に送信する。そして、処理はステップＳ１１１０に進む。

ステップＳ１１１０においては、統括処理部１１６が、文書管理サーバ１０１からの仮登録文書を受信したか否かを判断する。統括処理部１１６が、仮登録文書を受信していないと判断した場合には、処理はステップＳ１１１０を繰り返す。

なお、ステップＳ１１１０において文書管理サーバ１０１からの仮登録文書を受信したと判断するということは、Ｓ１１０９とＳ１１１０との間で、クライアントＰＣの統括処理部１１６が仮登録文書を受信したということを意味する。

統括処理部１１６が、仮登録文書を受信した判断した場合には、図１１に示されているフローチャートの処理は終了する。ここでは、統括処理部１１６が、仮登録文書を受信した判断したと仮定して、処理は終了する。

＜仮登録文書取得時の文書管理サーバのフローチャート＞
次に、文書管理サーバ１０１による仮登録文書送信処理について図１２を参照しながら説明する。図１２は、文書管理サーバ１０１による仮登録文書送信処理の手順を示すフローチャートである。この手順は、不図示のＣＰＵにより実行されるものである。

文書管理サーバ１０１においては、図１２に示されているように、まずステップＳ１２０１において、要求処理部１０７が、クライアントＰＣ１１４からのメールアドレスを受信したか否かを判断する。要求処理部１０７が、クライアントＰＣ１１４からメールアドレスを受信していないと判断した場合は、処理はステップＳ１２０１を繰り返す。要求処理部１０７が、クライアントＰＣ１１４からメールアドレスを受信したと判断した場合は、処理はステップＳ１２０２に進む。ここでは、要求処理部１０７が、クライアントＰＣ１１４からメールアドレスを受信したと判断したと仮定して、処理はステップＳ１２０２に進む。

ステップＳ１２０２においては、要求処理部１０７が、ステップＳ１２０１で受信したメールアドレスを認証する。要求処理部１０７は、ステップＳ１２０１で受信したメールアドレスを、仮登録ユーザ情報管理部１０４に送信して、メールアドレスに対応する仮登録ユーザ情報の読み出しを要求する。仮登録ユーザ情報管理部１０４は、受信したメールアドレスに対する仮登録ユーザ情報を読み出し、要求処理部１０７に送信する。要求処理部１０７は、仮登録ユーザ情報管理部１０４から、仮登録ユーザ情報を受信したと判断した場合は、認証成功として、処理はステップＳ１２０４に進む。要求処理部１０７は、仮登録ユーザ情報管理部１０４から、仮登録ユーザ情報を受信しなかったと判断した場合は、認証失敗として、処理はステップＳ１２０３に進む。ここでは、要求処理部１０７が、仮登録ユーザ情報管理部１０４から、仮登録ユーザ情報を受信しなかったと判断したと仮定して、認証失敗として、処理はステップＳ１２０３に進む。

ステップＳ１２０３においては、要求処理部１０７が、クライアントＰＣ１１４に対して、認証エラーが発生した旨を送信する。そして、処理はステップＳ１２０１に戻る。

ステップＳ１２０４においては、要求処理部１０７が、ステップＳ１２０２で受信した仮登録ユーザ情報の仮登録ユーザＩＤを仮登録文書情報管理部１０６に送信し、仮登録ユーザＩＤに関連付けられた仮登録文書情報の読み出しを要求する。仮登録文書情報管理部１０６は、受信した仮登録ユーザＩＤに関連付けられた仮登録文書情報を読み出し、要求処理部１０７に送信する。その後、要求処理部１０７は、仮登録ユーザ情報管理部１０４から仮登録文書情報を受信する。さらに、要求処理部１０７は、受信した仮登録文書情報をクライアントＰＣ１１４に送信する。そして、処理はステップＳ１２０５に進む。

ステップＳ１２０５においては、要求処理部１０７が、クライアントＰＣ１１４から、仮登録ユーザが取得する仮登録文書の仮登録文書ＩＤを受信したか否かを判断する。要求処理部１０７が、クライアントＰＣ１１４から、仮登録ユーザが取得する仮登録文書の仮登録文書ＩＤを受信していないと判断した場合は、処理はステップＳ１２０５を繰り返す。要求処理部１０７が、クライアントＰＣ１１４から、仮登録ユーザが取得する仮登録文書の仮登録文書ＩＤを受信したと判断した場合は、処理はステップＳ１２０６に進む。ここでは、要求処理部１０７が、クライアントＰＣ１１４から、仮登録ユーザが取得する仮登録文書の仮登録文書ＩＤを受信したと判断したと仮定して、処理はステップＳ１２０６に進む。

ステップＳ１２０６においては、要求処理部１０７が、ステップＳ１２０５において受信した仮登録文書ＩＤを、仮登録文書情報管理部１０６に送信して、仮登録文書ＩＤの仮登録文書の取得を要求する。仮登録文書情報管理部１０６は、受信した仮登録文書ＩＤの仮登録文書情報を読み出し、読み出された仮登録文書情報の仮登録文書保存フォルダから、仮登録文書を読み出し、要求処理部１０７に送信する。要求処理部１０７は、クライアントＰＣ１１４に対して、仮登録文書情報管理部１０６から受信した仮登録文書を送信する。そして、図１２に示されているフローチャートの処理は終了する。

＜デバイスログイン画面＞
次に、デバイスログイン画面１３０１について図１３を参照しながら説明する。図１３は、画像形成装置１０９に表示されるデバイスログイン画面の一例である。この画面の表示処理は、表示部１１２により実行される。本画面上でのユーザによる入力操作には、液晶表示装置３１２上のタッチパネルが用いられる。

デバイスログイン画面１３０１には、ユーザＩＤ入力ボックス１３０２、パスワード入力ボックス１３０３、ＯＫボタン１３０４が表示される。また、デバイスログイン画面１３０１に対して、例えば、ユーザ情報として、ユーザグループ入力ボックスや、ユーザ所属入力ボックスなどを追加することができる。

ユーザＩＤ入力ボックス１３０２は、ユーザから画像形成装置１０９に対する、デバイスユーザ情報におけるデバイスユーザＩＤの入力を受け付けるための入力ボックスである。入力されたデバイスユーザＩＤは、統括処理部１１３においてユーザ認証に用いられる。

パスワード入力ボックス１３０３は、ユーザから画像形成装置１０９に対する、デバイスユーザ情報におけるデバイスユーザパスワードの入力を受け付けるための入力ボックスである。入力されたデバイスユーザパスワードは、統括処理部１１３においてユーザ認証に用いられる。

ＯＫボタン１３０４は、ユーザから画像形成装置１０９に対する、デバイスユーザＩＤおよびデバイスユーザパスワードを用いてデバイスユーザ認証を行うことの指示を受け付けるためのボタンである。ＯＫボタン１３０４が押下されると、ユーザＩＤ入力ボックス１３０２に入力されているデバイスユーザＩＤ、及び、パスワード入力ボックス１３０３に入力されているデバイスユーザパスワードが、デバイスユーザ情報として統括処理部１１３において取得される。そして、統括処理部１１３が判断したユーザ認証結果が認証失敗であった場合は、デバイスログイン画面１３０１上に認証失敗である旨を表示する。また、統括処理部１１３が判断したユーザ認証結果が認証成功であった場合は、後述の図１４に示されているデバイス処理画面１４０１に移行する。

＜デバイス処理画面＞
次に、デバイス処理画面１４０１について図１４を参照しながら説明する。図１４は、画像形成装置１０９に表示されるデバイス処理画面の一例である。この画面の表示処理は、表示部１１２により実行される。本画面上でのユーザによる入力操作には、液晶表示装置３１２上のタッチパネルが用いられる。

デバイス処理画面１４０１には、倍率表示１４０２、用紙表示１４０３、部数表示１４０４、倍率ボタン１４０５、用紙ボタン１４０６、濃度ボタン１４０７、画質ボタン１４０８、仕上げボタン１４０９、両面ボタン１４１０が表示される。さらに、デバイス処理画面１４０１には、印刷ボタン１４１１、送信ボタン１４１２、ＢＯＸボタン１４１３が表示される。なお、デバイス処理画面１４０１に対して、例えば、原稿状態表示、ショートカット実行ボタン、ヘルプボタンなどを追加することができる。

倍率表示１４０２は、ユーザが後述の倍率ボタン１４０５を押下した際に設定した倍率を表示する。

用紙表示１４０３は、ユーザが後述の用紙ボタン１４０６を押下した際に設定した用紙を表示する。本実施形態においては、デバイス処理画面１４０１上に用紙表示１４０３が設けられているが、用紙表示１４０３は、なくても良い。

部数表示１４０４は、ユーザが後述の用紙ボタン１４０６を押下した際に設定した部数を表示する。本実施形態においては、デバイス処理画面１４０１上に部数表示１４０４が設けられているが、部数表示１４０４は、なくても良い。

倍率ボタン１４０５は、ユーザがデバイス処理設定として、スキャン時または印刷時の倍率を設定するためのボタンである。

用紙ボタン１４０６は、ユーザがデバイス処理設定として、印刷時の用紙と部数を設定するためのボタンである。本実施形態においては、デバイス処理画面１４０１上に用紙ボタン１４０６が設けられているが、用紙ボタン１４０６は、なくても良い。

濃度ボタン１４０７は、ユーザがデバイス処理設定として、スキャン時の濃度を設定するためのボタンである。

画質ボタン１４０８は、ユーザがデバイス処理設定として、スキャン時の画質を設定するためのボタンである。

仕上げボタン１４０９は、ユーザがデバイス処理設定として、印刷時の仕上げを設定するためのボタンである。本実施形態においては、デバイス処理画面１４０１上に仕上げボタン１４０９が設けられているが、仕上げボタン１４０９は、なくても良い。

両面ボタン１４１０は、ユーザがデバイス処理設定として、スキャン時および印刷時の両面設定を設定するためのボタンである。

印刷ボタン１４１１は、ユーザがデバイス処理設定として、印刷設定を設定し、印刷を指示するためのボタンである。本実施形態においては、デバイス処理画面１４０１上に印刷ボタン１４１１が設けられているが、印刷ボタン１４１１は、なくても良い。

送信ボタン１４１２は、ユーザがデバイス処理設定として、送信設定を設定し、送信を指示するためのボタンである。

ＢＯＸボタン１４１３は、ユーザがデバイス処理設定として、ＢＯＸ操作設定を設定し、ＢＯＸ操作を指示するためのボタンである。本実施形態においては、デバイス処理画面１４０１上にＢＯＸボタン１４１３が設けられているが、ＢＯＸボタン１４１３は、なくても良い。

＜送信先選択画面＞
次に、送信先選択画面１５０１について図１５を参照しながら説明する。図１５は、画像形成装置１０９に表示される送信先選択画面の一例である。この画面の表示処理は、表示部１１２により実行される。本画面上でのユーザによる入力操作には、液晶表示装置３１２上のタッチパネルが用いられる。

送信先選択画面１５０１には、送信先選択ラジオボタン１５０２、送信先ＩＤ表示１５０３、送信先名表示１５０４、送信先アドレス表示１５０５が表示される。また、送信先選択画面１５０１には、送信先ユーザＩＤ入力ボックス１５０６、送信先パスワード入力ボックス１５０７、文書保存フォルダ入力ボックス１５０８、ＯＫボタン１５０９、キャンセルボタン１５１０が表示される。なお、送信先選択ラジオボタン１５０２については、いずれか１つのみ選択することができる。また、送信先選択画面１５０１に対して、例えば、送信先種別表示、プロトコル表示、プロパティボタン、ヘルプボタンなどを追加することができる。

送信先選択ラジオボタン１５０２は、ユーザからの文書を送信する送信先の選択を受け付ける際に押下されるボタンである。送信先選択ラジオボタン１５０２が押下された場合、ユーザが文書を送信したい送信先を選択することが出来る。

送信先ＩＤ表示１５０３は、文書を送信することが可能な送信先の送信先ＩＤの表示である。

送信先名表示１５０４は、文書を送信することが可能な送信先の送信先名の表示である。本実施形態においては、送信先選択画面１５０１上に送信先名表示１５０４が設けられているが、送信先名表示１５０４は、なくても良い。

送信先アドレス表示１５０５は、文書を送信することが可能な送信先のアドレスの表示である。本実施形態においては、送信先選択画面１５０１上に送信先アドレス表示１５０５が設けられているが、送信先アドレス表示１５０５は、なくても良い。

送信先ユーザＩＤ入力ボックス１５０６は、ユーザから画像形成装置１０９に対する、ユーザ情報におけるユーザＩＤの入力を受け付けるための入力ボックスである。入力されたユーザＩＤは、統括処理部１１３から文書管理サーバ１０１に送信され、ユーザ認証に用いられる。

送信先パスワード入力ボックス１５０７は、ユーザから画像形成装置１０９に対する、ユーザ情報におけるユーザパスワードの入力を受け付けるための入力ボックスである。入力されたパスワードは、統括処理部１１３から文書管理サーバ１０１に送信され、ユーザ認証に用いられる。

文書保存フォルダ入力ボックス１５０８は、ユーザから画像形成装置１０９に対する、文書管理サーバ１０１上で文書を保存するフォルダの入力を受け付けるための入力ボックスである。入力された文書保存フォルダは、統括処理部１１３から文書管理サーバ１０１に送信され、文書を本登録する際に用いられる。

ＯＫボタン１５０９は、ユーザから画像形成装置１０９に対する、送信先選択画面１５０１において選択された送信先情報の送信先アドレスに対して、文書を送信するよう指示を受け付けるためのボタンである。ＯＫボタン１５０９が押下されると、統括処理部１１３は、ユーザによって選択された送信先選択画面１５０１上の送信先選択ラジオボタン１５０２で選択された送信先情報の送信先ＩＤを取得する。また、統括処理部１１３は、送信先ユーザＩＤ入力ボックスでユーザによって入力された送信先ユーザＩＤ、送信先パスワード入力ボックスでユーザによって入力された送信先パスワードを取得する。さらに、統括処理部１１３は、文書保存フォルダ入力ボックス１５０８でユーザによって入力された文書保存フォルダを取得する。

キャンセルボタン１５１０は、ユーザから画像形成装置１０９に対する、文書の送信を実行せずに処理を中止する指示を受け付けるためのボタンである。キャンセルボタン１５１０が押下されると、統括処理部１０９は処理を中止し、統括処理部１１６に対してデバイス処理画面１４０１を表示するよう要求する。

＜送信結果画面＞
次に、送信結果画面１６０１について図１６を参照しながら説明する。図１６は、画像形成装置１０９に表示される送信結果画面の一例である。この画面の表示処理は、表示部１１２により実行される。本画面上でのユーザによる入力操作には、液晶表示装置３１２上のタッチパネルが用いられる。

送信結果画面１６０１には、送信先ＩＤ表示１６０２、送信先名表示１６０３、送信先アドレス表示１６０４、送信結果表示１６０５が表示される。また、送信結果画面１６０１に対して、例えば、送信時刻表示、プロパティボタン、ヘルプボタンなどを追加することができる。

送信先ＩＤ表示１６０２は、統括処理部１１３が文書を送信した送信先の送信先ＩＤの表示である。本実施形態においては、送信先結果画面１６０１上に送信先ＩＤ表示１６０２が設けられているが、送信先ＩＤ表示１６０２は、なくても良い。

送信先名表示１６０３は、統括処理部１１３が文書を送信した送信先の送信先名の表示である。本実施形態においては、送信結果画面１６０１上に送信先名表示１６０３が設けられているが、送信先名表示１６０３は、なくても良い。

送信先アドレス表示１６０４は、統括処理部１１３が文書を送信した送信先のアドレスの表示である。本実施形態においては、送信結果画面１６０１上に送信先アドレス表示１６０４が設けられているが、送信先アドレス表示１６０４は、なくても良い。

送信結果表示１６０５は、統括処理部１１３が文書を送信し、文書管理サーバ１０１から受信した送信結果の表示である。

ＯＫボタン１６０６は、ユーザから画像形成装置１０９に対して、送信結果画面１６０１において、送信結果を確認しデバイス処理画面１４０１に移行する旨の入力を受け付けるためのボタンである。ＯＫボタン１６０６が押下されると、統括処理部１１３は、ユーザが送信結果を確認したとし、デバイス処理画面１４０１に戻る。

＜仮登録ユーザの本登録／却下依頼メールを示す図＞
次に、仮登録ユーザの本登録／却下依頼メール１７０１について図１７を参照しながら説明する。仮登録ユーザの本登録／却下依頼メール１７０１は、図１７に示されているように、日付ヘッダ１７０２、差出メールアドレスヘッダ１７０３、宛先メールアドレスヘッダ１７０４、タイトルヘッダ１７０５、ＵＲＬ１７０６を有する。ＵＲＬ１７０６は、管理者用ログイン画面のＵＲＬである。また、仮登録ユーザの本登録／却下依頼メール１７０１は、仮登録ユーザＩＤ１７０７、仮登録ユーザ名１７０８、仮登録ユーザメールアドレス１７０９を有する。また、仮登録ユーザの本登録／却下依頼メール１７０１に対して、例えば、仮登録文書の仮登録文書ＩＤ、仮登録文書名、仮登録文書保存フォルダを追加することができる。仮登録ユーザの本登録／却下依頼メール１７０１は、画像形成装置１０９がユーザから指示されたユーザ仮登録および文書仮登録要求に対して、文書管理サーバ１０１がユーザ仮登録および文書仮登録が終了する。その後で、文書管理サーバ１０１が管理者に仮登録ユーザの本登録／却下を依頼するための仮登録ユーザの本登録／却下依頼メールである。

日付ヘッダ１７０２は、文書管理サーバ１０１から仮登録ユーザの本登録／却下依頼メール１７０１が送信された日付が設定される。

差出メールアドレスヘッダ１７０３は、仮登録ユーザの本登録／却下依頼メール１７０１の差出ユーザのメールアドレス、すなわち、文書管理サーバ１０１のメールアドレスが設定される。

宛先メールアドレスヘッダ１７０４は、仮登録ユーザの本登録／却下依頼メール１７０１の宛先ユーザのメールアドレス、すなわち、文書管理サーバ１０１の、管理者のメールアドレスの値が設定される。

タイトルヘッダ１７０５は、仮登録ユーザの本登録／却下依頼メール１７０１のタイトル、すなわち、仮登録ユーザの本登録／却下依頼メールである旨のタイトルが設定される。

管理者用ログイン画面のＵＲＬ１７０６は、管理者が文書管理サーバにログインする際の、後述の図１８に示されている管理者用ログイン画面１８０１のＵＲＬが設定される。なお、本実施形態においては、仮登録ユーザの本登録／却下依頼メール１７０１上に管理者用ログイン画面のＵＲＬ１７０６が設けられている。しかし、管理者用ログイン画面のＵＲＬ１７０６に代えて、後述の図２０に示されている仮登録ユーザの本登録画面２００１のＵＲＬを設定してもよい。

仮登録ユーザＩＤ１７０７は、文書管理サーバ１０１において仮登録されたユーザの仮登録ユーザＩＤが設定される。本実施形態においては、仮登録ユーザの本登録／却下依頼メール１７０１上に仮登録ユーザＩＤ１７０７が設けられているが、仮登録ユーザＩＤ１７０７は、なくても良い。

仮登録ユーザ名１７０８は、文書管理サーバ１０１において仮登録されたユーザの仮登録ユーザ名が設定される。本実施形態においては、仮登録ユーザの本登録／却下依頼メール１７０１上に仮登録ユーザ名１７０８が設けられているが、仮登録ユーザ名１７０８は、なくても良い。

仮登録ユーザメールアドレス１７０９は、文書管理サーバ１０１において仮登録されたユーザの仮登録ユーザメールアドレスが設定される。本実施形態においては、仮登録ユーザの本登録／却下依頼メール１７０１上に仮登録ユーザメールアドレス１７０９が設けられているが、仮登録ユーザメールアドレス１７０９は、なくても良い。

＜管理者のログイン画面＞
次に、管理者用ログイン画面１８０１について図１８を参照しながら説明する。図１８は、クライアントＰＣ１１４に表示される管理者用ログイン画面の一例である。この画面の表示処理は、不図示のＣＰＵの命令に基づいて表示部１１５により実行される。本画面上でのユーザによる入力操作には、キーボードやマウスが用いられる。

管理者用ログイン画面１８０１には、ユーザＩＤ入力ボックス１８０２、パスワード入力ボックス１８０３、ＯＫボタン１８０４が表示される。また、管理者用ログイン画面１８０１に対して、例えば、ユーザ情報として、ユーザグループ入力ボックスや、ユーザ所属入力ボックスを追加することができる。

ユーザＩＤ入力ボックス１８０２は、管理者によりクライアントＰＣ１１４が、ユーザ情報におけるユーザＩＤの入力を受け付けるための入力ボックスである。入力されたユーザＩＤは、統括処理部１１６が文書管理サーバ１０１に送信し、文書管理サーバ１０１においてユーザ認証に用いられる。

パスワード入力ボックス１８０３は、クライアントＰＣ１１４が、管理者による、ユーザ情報におけるパスワードの入力を受け付けるための入力ボックスである。入力されたパスワードは、統括処理部１１６が文書管理サーバ１０１に送信し、文書管理サーバ１０１においてユーザ認証に用いられる。

ＯＫボタン１８０４は、管理者によりクライアントＰＣ１１４が、ユーザＩＤおよびパスワードを文書管理サーバ１０１に送信し、ユーザ認証を行うことの指示を受け付けるためのボタンである。ＯＫボタン１８０４が押下されると、統括処理部１１６が、ユーザＩＤ入力ボックス１８０２に入力されているユーザＩＤ、及び、パスワード入力ボックス１８０３に入力されているパスワードを文書管理サーバ１０１に送信する。文書管理サーバ１０１でのユーザ認証処理が終了した後、統括処理部１１６がユーザ認証結果を受信する。そして、統括処理部１１６が受信したユーザ認証結果が認証失敗であった場合は、後述の図１９に示されている管理者用ログインエラー画面１９０１の表示を表示部１１５に要求する。統括処理部１１６が受信したユーザ認証結果が認証成功であった場合は、後述の図２０に示されている仮登録ユーザの本登録画面２００１の表示を表示部１１５に要求する。

＜管理者のログインエラー画面＞
次に、管理者用ログインエラー画面１９０１について図１９を参照しながら説明する。図１９は、クライアントＰＣ１１４に表示される管理者用ログインエラー画面の一例である。この画面の表示処理は、不図示のＣＰＵの命令に基づいて表示部１１５により実行される。本画面上でのユーザによる入力操作には、キーボードやマウスが用いられる。

管理者用ログインエラー画面１９０１には、ユーザＩＤ入力ボックス１９０２、パスワード入力ボックス１９０３、ＯＫボタン１９０４が表示される。また、管理者用ログインエラー画面１９０１に対して、例えば、ユーザ情報として、ユーザグループ入力ボックスや、ユーザ所属入力ボックスを追加することができる。

ユーザＩＤ入力ボックス１９０２は、管理者によりクライアントＰＣ１１４が、ユーザ情報におけるユーザＩＤの再入力を受け付けるための入力ボックスである。再入力されたユーザＩＤは、統括処理部１１６が文書管理サーバ１０１に送信し、文書管理サーバ１０１においてユーザ認証に用いられる。

パスワード入力ボックス１９０３は、クライアントＰＣ１１４が、管理者によるユーザ情報におけるパスワードの再入力を受け付けるための入力ボックスである。再入力されたパスワードは、統括処理部１１６が文書管理サーバ１０１に送信し、文書管理サーバ１０１においてユーザ認証に用いられる。

ＯＫボタン１９０４は、管理者によりクライアントＰＣ１１４が、ユーザＩＤおよびパスワードを文書管理サーバ１０１に送信し、再度ユーザ認証を行うことの指示を受け付けるためのボタンである。ＯＫボタン１９０４が押下されると、統括処理部１１６が、ユーザＩＤ入力ボックス１９０２に入力されているユーザＩＤ、及び、パスワード入力ボックス１９０３に入力されているパスワードを文書管理サーバ１０１に送信する。文書管理サーバ１０１でのユーザ認証処理が終了した後、統括処理部１１６がユーザ認証結果を受信する。そして、統括処理部１１６が受信したユーザ認証結果が認証失敗であった場合は、再度管理者用ログインエラー画面１９０１の表示を表示部１１５に要求する。統括処理部１１６が受信したユーザ認証結果が認証成功であった場合は、後述の図２０に示されている仮登録ユーザの本登録画面２００１の表示を表示部１１５に要求する。

＜仮登録ユーザの本登録画面＞
次に、仮登録ユーザの本登録画面２００１について図２０を参照しながら説明する。図２０は、クライアントＰＣ１１４に表示される仮登録ユーザの本登録画面の一例である。この画面の表示処理は、不図示のＣＰＵの命令に基づいて表示部１１５により実行される。本画面上でのユーザによる入力操作には、キーボードやマウスが用いられる。

仮登録ユーザの本登録画面２００１には、仮登録ユーザ一覧表示２００２、仮登録ユーザ選択ラジオボタン２００３、仮登録ユーザＩＤ２００４、仮登録ユーザ名２００５、仮登録ユーザメールアドレス２００６が表示される。また、仮登録ユーザの本登録画面２００１には、本登録ボタン２００７、却下ボタン２００８、キャンセルボタン２００９が表示される。また、仮登録ユーザの本登録画面２００１に対して、例えば、仮登録文書数、プロパティボタン、ヘルプボタンを追加することができる。

仮登録ユーザ一覧表示２００２は、管理者が本登録することが可能な仮登録ユーザの一覧の表示である。

仮登録ユーザ選択ラジオボタン２００３は、管理者から本登録する仮登録ユーザの選択入力を受け付けるボタンである。仮登録ユーザ選択ラジオボタン２００３が押下された場合、管理者が本登録したい仮登録ユーザを選択することが出来る。

仮登録ユーザＩＤ２００４は、仮登録されているユーザの仮登録ユーザＩＤをの表示である。

仮登録ユーザ名２００５は、仮登録されているユーザの仮登録ユーザ名の表示である。本実施形態においては、仮登録ユーザの本登録画面２００１上に仮登録ユーザ名２００５が設けられているが、仮登録ユーザ名２００５は、なくても良い。

仮登録ユーザメールアドレス２００６は、仮登録されているユーザの仮登録ユーザメールアドレスの表示である。本実施形態においては、仮登録ユーザの本登録画面２００１上に仮登録ユーザメールアドレス２００６が設けられているが、仮登録ユーザメールアドレス２００６は、なくても良い。

本登録ボタン２００７は、管理者によりクライアントＰＣ１１４が、仮登録ユーザＩＤを文書管理サーバ１０１に送信し、仮登録ユーザの本登録を行うことの指示を受け付けるためのボタンである。登録ボタン２００７が押下されると、統括処理部１１６が、仮登録ユーザ選択ラジオボタン２００３に選択入力されている仮登録ユーザ情報の仮登録ユーザＩＤを文書管理サーバ１０１に送信する。文書管理サーバ１０１での仮登録ユーザの本登録処理が終了した後、統括処理部１１６が仮登録ユーザの本登録結果を受信する。そして、統括処理部１１６は、後述の図２１に示されている仮登録ユーザの本登録結果の画面２１０１の表示を表示部１１５に要求する。

却下ボタン２００８は、管理者によりクライアントＰＣ１１４が、仮登録ユーザＩＤを文書管理サーバ１０１に送信し、仮登録ユーザの本登録の却下を行うことの指示を受け付けるためのボタンである。却下ボタン２００８が押下されると、統括処理部１１６が、仮登録ユーザ選択ラジオボタン２００３に選択入力されている仮登録ユーザ情報の仮登録ユーザＩＤを文書管理サーバ１０１に送信する。文書管理サーバ１０１での仮登録ユーザの本登録の却下処理が終了した後、統括処理部１１６が仮登録ユーザの本登録の却下結果を受信する。そして、統括処理部１１６は、後述の図２１に示されている仮登録ユーザの本登録結果の画面２１０１の表示を表示部１１５に要求する。

キャンセルボタン２００９は、管理者によりクライアントＰＣ１１４が、仮登録ユーザの本登録をキャンセルし、管理者用ログイン画面１８０１に移行することを受け付けるためのボタンである。キャンセルボタン２００９が押下されると、統括処理部１１６が、表示部１１５に対して、管理者用ログイン画面１８０１の表示を要求する。

＜仮登録ユーザの本登録結果画面＞
次に、仮登録ユーザの本登録結果の画面２１０１について図２１を参照しながら説明する。図２１は、クライアントＰＣ１１４に表示される仮登録ユーザの本登録結果の画面の一例である。この画面の表示処理は、不図示のＣＰＵの命令に基づいて表示部１１５により実行される。本画面上でのユーザによる入力操作には、キーボードやマウスが用いられる。

図２１に示されている仮登録ユーザの本登録結果の画面２１０１には、符号２１０２〜２１１０で指し示されているものが表示される。ここで、符号２１０２は、仮登録ユーザ情報表示を指し示している。また、符号２１０３は、仮登録ユーザＩＤ表示を指し示している。また、符号２１０４は、仮登録ユーザ名表示を指し示している。また、符号２１０５は、仮登録ユーザメールアドレスを指し示している。また、符号２１０６は、登録ユーザ情報表示を指し示している。また、符号２１０７は、登録ユーザＩＤ表示を指し示している。また、符号２１０８は、登録ユーザ名表示を指し示している。また、符号２１０９は、登録ユーザメールアドレス表示を指し示している。また、符号２１１０は、ＯＫボタンを指し示している。

また、仮登録ユーザの本登録結果の画面２１０１に対して、例えば、仮登録文書数、プロパティボタン、ヘルプボタンを追加しても良い。

仮登録ユーザ情報表示２１０２は、仮登録されているユーザの仮登録ユーザ情報の表示である。

仮登録ユーザＩＤ表示２１０３は、仮登録されているユーザの仮登録ユーザＩＤの表示である。

仮登録ユーザ名表示２１０４は、仮登録されているユーザの仮登録ユーザ名の表示である。

本実施形態においては、仮登録ユーザの本登録結果の画面２１０１上に仮登録ユーザ名表示２１０４が設けられているが、仮登録ユーザ名表示２１０４は、なくても良い。

仮登録ユーザメールアドレス表示２１０５は、仮登録されているユーザの仮登録ユーザメールアドレスの表示である。本実施形態においては、仮登録ユーザの本登録結果の画面２１０１上に仮登録ユーザメールアドレス２１０４が設けられているが、仮登録ユーザメールアドレス表示２１０５は、なくても良い。

本登録ユーザ情報表示２１０６は、新しく本登録されたユーザのユーザ情報の表示である。

本登録ユーザＩＤ表示２１０７は、新しく本登録されたユーザのユーザＩＤの表示である。

本登録ユーザ名表示２１０８は、新しく本登録されたユーザのユーザ名の表示である。本実施形態においては、仮登録ユーザの本登録結果の画面２１０１上に本登録ユーザ名表示２１０８が設けられているが、本登録ユーザ名表示２１０８は、なくても良い。

本登録ユーザメールアドレス表示２１０９は、新しく本登録されたユーザのメールアドレスの表示である。本実施形態においては、仮登録ユーザの本登録結果の画面２１０１上に本登録ユーザメールアドレス２１０９が設けられているが、本登録ユーザメールアドレス２１０９は、なくても良い。

ＯＫボタン２１１０は、ユーザからクライアントＰＣ１１４に対して、仮登録ユーザの本登録結果の画面２１０１において、仮登録ユーザの本登録結果を確認し処理を終了する旨の入力を受け付けるためのボタンである。ＯＫボタン２１１０が押下されると、統括処理部１１６は、ユーザが仮登録ユーザの本登録結果を確認したとし、処理を終了する。

＜仮登録ユーザの本登録通知メールを示す図＞
次に、仮登録ユーザの本登録通知メール２２０１について図２２を参照しながら説明する。仮登録ユーザの本登録通知メール２２０１は、図２２に示されているように、日付ヘッダ２２０２、差出メールアドレスヘッダ２２０３、宛先メールアドレスヘッダ２２０４、タイトルヘッダ２２０５、ＵＲＬ２２０６を有する。ここで、ＵＲＬ２２０６は、ユーザ用ログイン画面のＵＲＬである。また、仮登録ユーザの本登録通知メール２２０１は、本登録ユーザＩＤ２２０７、本登録ユーザ名２２０８、本登録ユーザメールアドレス２２０９を有する。また、仮登録ユーザの本登録通知メール２２０１に対して、例えば、仮登録文書の仮登録文書ＩＤ、仮登録文書名や、管理者のユーザＩＤ、管理者のユーザ名を追加することができる。仮登録ユーザの本登録通知メール２２０１は、管理者の入力によりクライアントＰＣ１１４が文書管理サーバ１０１に仮登録ユーザの本登録を要求した場合に、文書管理サーバ１０１がユーザに仮登録ユーザの本登録を通知するためのものである。

日付ヘッダ２２０２は、文書管理サーバ１０１から仮登録ユーザの本登録通知メール２２０１が送信された日付が設定される。

差出メールアドレスヘッダ２２０３は、仮登録ユーザの本登録通知メール２２０１の差出ユーザのメールアドレス、すなわち、文書管理サーバ１０１のメールアドレスが設定される。

宛先メールアドレスヘッダ２２０４は、仮登録ユーザの本登録通知メール２２０１の宛先ユーザのメールアドレス、すなわち、文書管理サーバ１０１の、管理者のメールアドレスの値が設定される。

タイトルヘッダ２２０５は、仮登録ユーザの本登録通知メール２２０１のタイトル、すなわち、仮登録ユーザの本登録通知メールである旨のタイトルが設定される。

ユーザ用ログイン画面のＵＲＬ２２０６は、ユーザが文書管理サーバにログインする際の、後述の図２４に示されているユーザ用ログイン画面２４０１のＵＲＬが設定される。なお、本実施形態においては、仮登録ユーザの本登録通知メール２２０１上にユーザ用ログイン画面のＵＲＬ２２０６が設けられている。しかし、ユーザ用ログイン画面のＵＲＬ２２０６に代えて、後述の図２６に示されている仮登録文書の本登録画面２６０１のＵＲＬを設定してもよい。

本登録ユーザＩＤ２２０７は、文書管理サーバ１０１において本登録されたユーザのユーザＩＤが設定される。本実施形態においては、本登録ユーザの本登録通知メール２２０１上に本登録ユーザＩＤ２２０７が設けられているが、本登録ユーザＩＤ２２０７は、なくても良い。

本登録ユーザ名２２０８は、文書管理サーバ１０１において本登録されたユーザのユーザ名が設定される。本実施形態においては、仮登録ユーザの本登録通知メール２２０１上に本登録ユーザ名２２０８が設けられているが、本登録ユーザ名２２０８は、なくても良い。

本登録ユーザメールアドレス２２０９は、文書管理サーバ１０１において本登録されたユーザのユーザメールアドレスが設定される。本実施形態においては、仮登録ユーザの本登録通知メール２２０１上に本登録ユーザメールアドレス２２０９が設けられているが、本登録ユーザメールアドレス２２０９は、なくても良い。

＜仮登録ユーザ却下通知メールを示す図＞
次に、仮登録ユーザ却下通知メール２３０１について図２３を参照しながら説明する。仮登録ユーザ却下通知メール２３０１は、図２３に示されているように、日付ヘッダ２３０２、差出メールアドレスヘッダ２３０３、宛先メールアドレスヘッダ２３０４、タイトルヘッダ２３０５、仮登録ユーザ用ログイン画面のＵＲＬ２３０６を有する。また、仮登録ユーザ却下通知メール２３０１は、仮登録ユーザＩＤ２３０７、仮登録ユーザＩＤ２３０８、仮登録ユーザメールアドレス２３０９を有する。また、仮登録ユーザ却下通知メール２３０１に対して、例えば、仮登録文書の仮登録文書ＩＤ、仮登録文書名や、管理者のユーザＩＤ、管理者のユーザ名を追加することができる。仮登録ユーザ却下通知メール２３０１は、管理者によりクライアントＰＣ１１４が文書管理サーバ１０１に仮登録ユーザの本登録の却下を要求した場合に、文書管理サーバ１０１がユーザに仮登録ユーザの本登録の却下を通知するためのものである。

日付ヘッダ２３０２は、文書管理サーバ１０１から仮登録ユーザ却下通知メール２３０１が送信された日付が設定される。

差出メールアドレスヘッダ２３０３は、仮登録ユーザ却下通知メール２３０１の差出ユーザのメールアドレス、すなわち、文書管理サーバ１０１のメールアドレスが設定される。

宛先メールアドレスヘッダ２３０４は、仮登録ユーザ却下通知メール２３０１の宛先ユーザのメールアドレス、すなわち、文書管理サーバ１０１の、管理者のメールアドレスの値が設定される。

タイトルヘッダ２３０５は、仮登録ユーザ却下通知メール２３０１のタイトル、すなわち、仮登録ユーザ却下通知メールである旨のタイトルが設定される。

仮登録ユーザ用ログイン画面のＵＲＬ２３０６は、仮登録ユーザが文書管理サーバにログインする際の、後述の図２８に示されている仮登録ユーザ用ログイン画面２８０１のＵＲＬが設定される。なお、本実施形態においては、仮登録ユーザ却下通知メール２３０１上に仮登録ユーザ用ログイン画面のＵＲＬ２３０６が設けられている。しかし、仮登録ユーザ用ログイン画面のＵＲＬ２３０６に代えて、後述の図３０に示されている仮登録文書取得画面３００１のＵＲＬを設定してもよい。

仮登録ユーザＩＤ２３０７は、文書管理サーバ１０１において仮登録されたユーザの仮登録ユーザＩＤが設定される。本実施形態においては、仮登録ユーザ却下通知メール２３０１上に仮登録ユーザＩＤ２３０７が設けられているが、仮登録ユーザＩＤ２３０７は、なくても良い。

仮登録ユーザ名２３０８は、文書管理サーバ１０１において仮登録されたユーザの仮登録ユーザ名が設定される。本実施形態においては、仮登録ユーザ却下通知メール２３０１上に仮登録ユーザ名２３０８が設けられているが、仮登録ユーザ名２３０８は、なくても良い。

仮登録ユーザメールアドレス２３０９は、文書管理サーバ１０１において仮登録されたユーザの仮登録ユーザメールアドレスが設定される。本実施形態においては、仮登録ユーザ却下通知メール２３０１上に仮登録ユーザメールアドレス２３０９が設けられているが、仮登録ユーザメールアドレス２３０９は、なくても良い。

＜ユーザのログイン画面＞
次に、ユーザ用ログイン画面２４０１について図２４を参照しながら説明する。図２４は、クライアントＰＣ１１４に表示されるユーザ用ログイン画面の一例である。この画面の表示処理は、不図示のＣＰＵの命令に基づいて表示部１１５により実行される。本画面上でのユーザによる入力操作には、キーボードやマウスが用いられる。

ユーザ用ログイン画面２４０１には、ユーザＩＤ入力ボックス２４０２、パスワード入力ボックス２４０３、ＯＫボタン２４０４が表示される。また、ユーザ用ログイン画面２４０１に対して、例えば、ユーザ情報として、ユーザグループ入力ボックスや、ユーザ所属入力ボックスを追加することができる。

ユーザＩＤ入力ボックス２４０２は、ユーザによりクライアントＰＣ１１４が、ユーザ情報におけるユーザＩＤの入力を受け付けるための入力ボックスである。入力されたユーザＩＤは、統括処理部１１６が文書管理サーバ１０１に送信し、文書管理サーバ１０１においてユーザ認証に用いられる。

パスワード入力ボックス２４０３は、クライアントＰＣ１１４が、ユーザによるユーザ情報におけるパスワードの入力を受け付けるための入力ボックスである。入力されたパスワードは、統括処理部１１６が文書管理サーバ１０１に送信し、文書管理サーバ１０１においてユーザ認証に用いられる。

ＯＫボタン２４０４は、ユーザによりクライアントＰＣ１１４が、ユーザＩＤおよびパスワードを文書管理サーバ１０１に送信し、ユーザ認証を行うことの指示を受け付けるためのボタンである。ＯＫボタン２４０４が押下されると、統括処理部１１６が、ユーザＩＤ入力ボックス２４０２に入力されているユーザＩＤ、及び、パスワード入力ボックス２４０３に入力されているパスワードを文書管理サーバ１０１に送信する。文書管理サーバ１０１でのユーザ認証処理が終了した後、統括処理部１１６がユーザ認証結果を受信する。そして、統括処理部１１６が受信したユーザ認証結果が認証失敗であった場合は、後述の図２５に示されているユーザ用ログインエラー画面２５０１の表示を表示部１１５に要求する。統括処理部１１６が受信したユーザ認証結果が認証成功であった場合は、後述の図２６に示されている仮登録文書の本登録画面２６０１の表示を表示部１１５に要求する。

＜ユーザのログインエラー画面＞
次に、ユーザ用ログインエラー画面２５０１について図２５を参照しながら説明する。図２５は、クライアントＰＣ１１４に表示されるユーザ用ログインエラー画面の一例である。この画面の表示処理は、不図示のＣＰＵの命令に基づいて表示部１１５により実行される。本画面上でのユーザによる入力操作には、キーボードやマウスが用いられる。

ユーザ用ログインエラー画面２５０１には、ユーザＩＤ入力ボックス２５０２、パスワード入力ボックス２５０３、ＯＫボタン２５０４が表示される。また、ユーザ用ログインエラー画面２５０１に対して、例えば、ユーザ情報として、ユーザグループ入力ボックスや、ユーザ所属入力ボックスを追加することができる。

ユーザＩＤ入力ボックス２５０２は、ユーザによりクライアントＰＣ１１４が、ユーザ情報におけるユーザＩＤの再入力を受け付けるための入力ボックスである。再入力されたユーザＩＤは、統括処理部１１６が文書管理サーバ１０１に送信し、文書管理サーバ１０１においてユーザ認証に用いられる。

パスワード入力ボックス２５０３は、クライアントＰＣ１１４が、ユーザによるユーザ情報におけるパスワードの再入力を受け付けるための入力ボックスである。再入力されたパスワードは、統括処理部１１６が文書管理サーバ１０１に送信し、文書管理サーバ１０１においてユーザ認証に用いられる。

ＯＫボタン２５０４は、ユーザによりクライアントＰＣ１１４が、ユーザＩＤおよびパスワードを文書管理サーバ１０１に送信し、再度ユーザ認証を行うことの指示を受け付けるためのボタンである。ＯＫボタン２５０４が押下されると、統括処理部１１６が、ユーザＩＤ入力ボックス２５０２に入力されているユーザＩＤ、及び、パスワード入力ボックス２５０３に入力されているパスワードを文書管理サーバ１０１に送信する。文書管理サーバ１０１でのユーザ認証処理が終了した後、統括処理部１１６がユーザ認証結果を受信する。そして、統括処理部１１６が受信したユーザ認証結果が認証失敗であった場合は、再度ユーザ用ログインエラー画面２５０１の表示を表示部１１５に要求する。統括処理部１１６が受信したユーザ認証結果が認証成功であった場合は、後述の図２６に示されている仮登録文書の本登録画面２６０１の表示を表示部１１５に要求する。

＜仮登録文書の本登録画面＞
次に、仮登録文書の本登録画面２６０１について図２６を参照しながら説明する。図２６は、クライアントＰＣ１１４に表示される仮登録文書の本登録画面の一例である。この画面の表示処理は、不図示のＣＰＵの命令に基づいて表示部１１５により実行される。本画面上でのユーザによる入力操作には、キーボードやマウスが用いられる。

仮登録文書の本登録画面２６０１には、仮登録文書一覧表示２６０２、仮登録文書選択ラジオボタン２６０３、仮登録文書ＩＤ２６０４、仮登録文書名２６０５、本登録ボタン２６０６、キャンセルボタン２６０７が表示される。また、仮登録文書の本登録画面２６０１に対して、例えば、仮登録ユーザＩＤ、仮登録ユーザ名、仮登録ユーザメールアドレス、ファイルサイズ、プロパティボタン、ヘルプボタンを追加することができる。

仮登録文書一覧表示２６０２は、ユーザが本登録可能な仮登録文書の一覧の表示である。

仮登録文書選択ラジオボタン２６０３は、ユーザから本登録する仮登録文書の選択入力を受け付けるボタンである。仮登録文書選択ラジオボタン２６０３が押下された場合、ユーザが登録したい仮登録文書を選択することが出来る。

仮登録文書ＩＤ２６０４は、仮登録されている文書の仮登録文書ＩＤの表示である。

仮登録文書名２６０５は、仮登録されている文書の仮登録文書名の表示である。本実施形態においては、仮登録文書の本登録画面２６０１上に仮登録文書名２６０５が設けられているが、仮登録文書名２６０５は、なくても良い。

本登録ボタン２６０６は、ユーザによりクライアントＰＣ１１４が、仮登録文書ＩＤを文書管理サーバ１０１に送信し、仮登録文書の本登録を行うことの指示を受け付けるためのボタンである。本登録ボタン２６０６が押下されると、統括処理部１１６が、仮登録文書選択ラジオボタン２６０３に選択入力されている仮登録文書情報の仮登録文書ＩＤを文書管理サーバ１０１に送信する。その後、統括処理部１１６が、文書管理サーバ１０１から、ユーザがアクセス可能なフォルダ情報を受信する。そして、統括処理部１１６は、後述の図２７に示されている仮登録文書の本登録フォルダ選択画面２７０１の表示を表示部１１５に要求する。

キャンセルボタン２６０７は、ユーザによりクライアントＰＣ１１４が、仮登録文書の本登録をキャンセルし、ユーザ用ログイン画面２４０１に移行することを受け付けるためのボタンである。キャンセルボタン２６０７が押下されると、統括処理部１１６が、表示部１１５に対して、ユーザ用ログイン画面２４０１の表示を要求する。

＜仮登録文書の本登録フォルダ選択画面＞
次に、仮登録文書の本登録フォルダ選択画面２７０１について図２７を参照しながら説明する。図２７は、クライアントＰＣ１１４に表示される仮登録文書フォルダ選択画面の一例である。この画面の表示処理は、不図示のＣＰＵの命令に基づいて表示部１１５により実行される。本画面上でのユーザによる入力操作には、キーボードやマウスが用いられる。

仮登録文書の本登録フォルダ選択画面２７０１には、仮登録文書ＩＤ表示２７０２、仮登録文書名表示２７０３、フォルダ一覧表示２７０４、フォルダ２７０５、選択フォルダ２７０６、ＯＫボタン２７０７、キャンセルボタン２７０８が表示される。また、仮登録文書の本登録フォルダ選択画面２７０１に対して、例えば、仮登録ユーザＩＤ、仮登録ユーザ名、仮登録ユーザメールアドレス、ファイルサイズ、プロパティボタン、ヘルプボタンを追加することができる。

仮登録文書ＩＤ表示２７０２は、仮登録文書の本登録画面２６０１において、ユーザによって選択された仮登録文書の仮登録文書ＩＤの表示である。

仮登録文書名表示２７０３は、仮登録文書の本登録画面２６０１において、ユーザによって選択された仮登録文書の仮登録文書名の表示である。本実施形態においては、仮登録文書の本登録フォルダ選択画面２７０１上に仮登録文書名表示２７０３が設けられているが、仮登録文書名表示２７０３は、なくても良い。

フォルダ一覧表示２７０４は、ユーザが文書を本登録可能なフォルダの一覧の表示である。

フォルダ２７０５は、ユーザが文書を本登録可能なフォルダの表示である。

選択フォルダ２７０６は、ユーザから仮登録文書を本登録するフォルダの選択入力を受け付けるボタンである。選択フォルダ２７０６が押下された場合、ユーザが仮登録文書を本登録したいフォルダを選択することが出来る。

ＯＫボタン２７０７は、ユーザによりクライアントＰＣ１１４が、フォルダ一覧表示２７０４から選択フォルダ２７０６で選択されたフォルダの情報を文書管理サーバ１０１に送信し、仮登録文書の本登録を行うことの指示を受け付けるためのボタンである。ＯＫボタン２７０７が押下されると、統括処理部１１６が、フォルダ一覧表示２７０４の選択フォルダ２７０６で選択入力されているフォルダ情報を文書管理サーバ１０１に送信する。文書管理サーバで仮登録文書の本登録処理が終了した後、統括処理部１１６が、文書管理サーバ１０１から、仮登録文書の本登録結果を受信する。そして、統括処理部１１６は、仮登録文書の本登録結果の表示を表示部１１５に要求する。

キャンセルボタン２７０８は、ユーザによりクライアントＰＣ１１４が、仮登録文書を本登録するフォルダの選択をキャンセルし、仮登録文書の本登録画面２６０１に移行することを受け付けるためのボタンである。キャンセルボタン２７０８が押下されると、統括処理部１１６が、表示部１１５に対して、仮登録文書の本登録画面２６０１の表示を要求する。

＜仮登録ユーザのログイン画面＞
次に、仮登録ユーザ用ログイン画面２８０１について図２８を参照しながら説明する。図２８は、クライアントＰＣ１１４に表示される仮登録ユーザ用ログイン画面の一例である。この画面の表示処理は、不図示のＣＰＵの命令に基づいて表示部１１５により実行される。本画面上でのユーザによる入力操作には、キーボードやマウスが用いられる。

仮登録ユーザ用ログイン画面２８０１には、メールアドレス入力ボックス２８０２、ＯＫボタン２８０３が表示される。また、仮登録ユーザ用ログイン画面２８０１に対して、例えば、仮登録ユーザ情報として、パスワード入力ボックス、ユーザグループ入力ボックス、ユーザ所属入力ボックスを追加することができる。

メールアドレス入力ボックス２８０２は、ユーザによりクライアントＰＣ１１４が、仮登録ユーザ情報における仮登録ユーザメールアドレスの入力を受け付けるための入力ボックスである。入力されたメールアドレスは、統括処理部１１６が文書管理サーバ１０１に送信し、文書管理サーバ１０１において仮登録ユーザ認証に用いられる。

ＯＫボタン２８０３は、仮登録ユーザによりクライアントＰＣ１１４が、メールアドレスを文書管理サーバ１０１に送信し、ユーザ認証を行うことの指示を受け付けるためのボタンである。ＯＫボタン２８０３が押下されると、統括処理部１１６が、メールアドレス入力ボックス２８０２に入力されているメールアドレスを文書管理サーバ１０１に送信する。文書管理サーバ１０１でのユーザ認証処理が終了した後、統括処理部１１６がユーザ認証結果を受信する。そして、統括処理部１１６が受信したユーザ認証結果が認証失敗であった場合は、後述の図２９に示されている仮登録ユーザ用ログインエラー画面２９０１の表示を表示部１１５に要求する。統括処理部１１６が受信したユーザ認証結果が認証成功であった場合は、後述の図３０に示されている仮登録文書取得画面３００１の表示を表示部１１５に要求する。

＜仮登録ユーザのログインエラー画面＞
次に、仮登録ユーザ用ログインエラー画面２９０１について図２９を参照しながら説明する。図２９は、クライアントＰＣ１１４に表示される仮登録ユーザ用ログインエラー画面の一例である。この画面の表示処理は、不図示のＣＰＵの命令に基づいて表示部１１５により実行される。本画面上でのユーザによる入力操作には、キーボードやマウスが用いられる。

仮登録ユーザ用ログインエラー画面２９０１には、メールアドレス入力ボックス２９０２、ＯＫボタン２９０３が表示される。また、仮登録ユーザ用ログインエラー画面２９０１に対して、例えば、仮登録ユーザ情報として、パスワード入力ボックス、ユーザグループ入力ボックス、ユーザ所属入力ボックスを追加することができる。

メールアドレス入力ボックス２９０２は、ユーザによりクライアントＰＣ１１４が、ユーザ情報におけるメールアドレスの再入力を受け付けるための入力ボックスである。再入力されたメールアドレスは、統括処理部１１６が文書管理サーバ１０１に送信し、文書管理サーバ１０１においてユーザ認証に用いられる。

ＯＫボタン２９０３は、ユーザによりクライアントＰＣ１１４が、メールアドレスを文書管理サーバに送信し、再度ユーザ認証を行うことの指示を受け付けるためのボタンである。ＯＫボタン２９０３が押下されると、統括処理部１１６が、メールアドレス入力ボックス２９０２に入力されているメールアドレスを文書管理サーバ１０１に送信する。文書管理サーバ１０１でのユーザ認証処理が終了した後、統括処理部１１６がユーザ認証結果を受信する。そして、統括処理部１１６が受信したユーザ認証結果が認証失敗であった場合は、再度仮登録ユーザ用ログインエラー画面２９０１の表示を表示部１１５に要求する。統括処理部１１６が受信したユーザ認証結果が認証成功であった場合は、後述の図３０に示されている仮登録文書取得画面３００１の表示を表示部１１５に要求する。

＜仮登録文書取得画面＞
次に、仮登録文書取得画面３００１について図３０を参照しながら説明する。図３０は、クライアントＰＣ１１４に表示される仮登録文書取得画面の一例である。この画面の表示処理は、不図示のＣＰＵの命令に基づいて表示部１１５により実行される。本画面上でのユーザによる入力操作には、キーボードやマウスが用いられる。

仮登録文書取得画面３００１には、仮登録文書一覧表示３００２、仮登録文書選択ラジオボタン３００３、仮登録文書ＩＤ３００４、仮登録文書名表示３００５、有効期限表示３００６、取得ボタン３００７、キャンセルボタン３００８が表示される。また、仮登録文書取得画面３００１に対して、例えば、仮登録ユーザＩＤ、仮登録ユーザ名、仮登録ユーザメールアドレス、ファイルサイズ、プロパティボタン、ヘルプボタンを追加することができる。

仮登録文書一覧表示３００２は、仮登録ユーザが取得可能な仮登録文書の一覧の表示である。

仮登録文書選択ラジオボタン３００３は、仮登録ユーザから取得する仮登録文書の選択入力を受け付けるボタンである。仮登録文書選択ラジオボタン３００３が押下された場合、仮登録ユーザが取得したい仮登録文書を選択することが出来る。

仮登録文書ＩＤ表示３００４は、仮登録されている文書の仮登録文書ＩＤの表示である。

仮登録文書名表示３００５は、仮登録されている文書の仮登録文書名の表示である。本実施形態においては、仮登録文書取得画面３００１上に仮登録文書名表示３００５が設けられているが、仮登録文書名表示３００５は、なくても良い。

有効期限表示３００６は、仮登録されている文書の有効期限の表示である。本実施形態においては、仮登録文書取得画面３００１上に有効期限表示３００６が設けられているが、有効期限表示３００６は、なくても良い。

取得ボタン３００７は、仮登録ユーザによりクライアントＰＣ１１４が、仮登録文書ＩＤを文書管理サーバ１０１に送信し、仮登録文書の取得を行うことの指示を受け付けるためのボタンである。取得ボタン３００７が押下されると、統括処理部１１６が、仮登録文書選択ラジオボタン３００３に選択入力されている仮登録文書情報の仮登録文書ＩＤを文書管理サーバ１０１に送信する。その後、統括処理部１１６が、文書管理サーバ１０１から、選択された仮登録文書を受信する。そして、処理は終了する。

キャンセルボタン３００８は、仮登録ユーザによりクライアントＰＣ１１４が、仮登録文書の取得をキャンセルし、仮登録ユーザ用ログイン画面２８０１に移行することを受け付けるためのボタンである。キャンセルボタン３００８が押下されると、統括処理部１１６が、表示部１１５に対して、仮登録ユーザ用ログイン画面２８０１の表示を要求する。

（実施形態２）
実施形態２が実施形態１と異なる点は、以下の通りである。すなわち、実施形態２では、実施形態１における仮登録ユーザの本登録処理で、管理者により仮登録ユーザの登録が却下された場合に、仮登録ユーザ却下通知メールに仮登録文書を添付して送信するのである。すなわち、実施形態２の文書管理システムにおいては、管理者により仮登録ユーザの本登録の却下が要求された場合に、仮登録ユーザ却下通知メールに、仮登録ユーザに関連付けられた仮登録文書を添付して、仮登録ユーザのメールアドレスに送信する。さらに、文書管理サーバからは仮登録文書と仮登録ユーザを削除する。これにより、文書管理サーバが一定期間文書を保持する必要がないため、実施形態１よりも、仮登録文書、仮登録文書情報、仮登録ユーザ情報を格納するＨＤＤの容量を削減することが可能である。

実施形態２は、以下の点で実施形態１と異なる。すなわち、実施形態２は、図１の要求処理部１０７、統括処理部１１６における処理が実施形態１と異なる。また、実施形態２は、図８、図１１のフローチャート、および図２３のメールが実施形態１と異なる。また、実施形態２は、図１２のフローチャート、図２８〜３０の画面を用いない点が実施形態１と異なる。また、実施形態２は、図２、図３１のフローチャート、および図３のメールが追加される点が実施形態１と異なる。上記の相違点以外、実施形態２は、全て実施形態１と同じである。

なお、実施形態２の図３１は、実施形態１の図８を置き換えるものである。実施形態２の図２は、実施形態１の図１１を置き換えるものである。実施形態２の図３は、実施形態１の図２３を置き換えるものである。
＜ワークフローテストシステム＞
まず、本発明の文書管理システムについて、図１を参照しながら実施形態１と異なる部分のみ説明する。図１は、本発明の一実施形態に係る文書管理システムを表すブロック図である。

要求処理部１０７は、図３に示されている仮登録ユーザ却下通知メール２３０１のメールをネットワーク１０８経由で送信する機能を有する。

要求処理部１０７は、クライアントＰＣ１１４からの仮登録ユーザの本登録要求に対しては、以下のような処理を行う。要求処理部１０７は、認証要求と共にユーザＩＤとパスワードを受信する。要求処理部１０７は、受信したユーザＩＤをユーザ情報管理部１０２に送信して、ユーザＩＤに対するユーザ情報の読み出しを要求する。要求処理部１０７は、ユーザ情報管理部１０２からユーザ情報を受信する。そして、要求処理部１０７は、受信したユーザ情報のパスワードがクライアントＰＣ１１４から受信したパスワードと一致するか否か判断する。さらに、受信したユーザ情報の管理者フラグが“１”、つまり、管理者であるか否かを判断する。これらの条件を満たす場合、要求処理部１０７は、仮登録ユーザ情報管理部１０４に、全ての仮登録ユーザ情報の読み出しを要求する。要求処理部１０７は、仮登録ユーザ情報管理部１０４から、全ての仮登録ユーザ情報を受信する。そして、要求処理部１０７は、受信したユーザＩＤおよびパスワードが正しいとして、認証成功の旨と、全ての仮登録ユーザ情報を、クライアントＰＣ１１４に送信する。さらに、要求処理部１０７は、クライアントＰＣ１１４から、本登録または却下する仮登録ユーザＩＤと、本登録するか／却下するかの旨を受信する。要求処理部１０７は、受信した本登録するか／却下するかの旨が、本登録する旨の場合、仮登録ユーザ情報管理部１０４に対して、受信した仮登録ユーザＩＤを送信して、仮登録ユーザＩＤに対する仮登録ユーザ情報の読み出しを要求する。要求処理部１０７は、仮登録ユーザ情報管理部１０４から、仮登録ユーザ情報を受信すると、受信した仮登録ユーザ情報を、ユーザ情報管理部１０２に送信して、ユーザ情報の本登録を要求する。そして、要求処理部１０７は、ユーザ情報管理部１０２からユーザ情報の本登録が終了した旨を受信すると、仮登録ユーザ情報のデバイスユーザメールアドレス宛に、後述の図２２に示されている仮登録ユーザの本登録通知メールを送信する。要求処理部１０７は、クライアントＰＣ１１４から受信した本登録するか／却下するかの旨が、却下する旨の場合、仮登録ユーザ情報管理部１０４に対して、受信した仮登録ユーザＩＤを送信して、仮登録ユーザＩＤに対する仮登録ユーザ情報の読み出しを要求する。要求処理部１０７は、仮登録ユーザ情報管理部１０４から、仮登録ユーザ情報を受信すると、仮登録ユーザＩＤを仮登録文書情報管理部１０６に送信し、仮登録ユーザに関連付けられた仮登録文書の読み出しを要求する。要求処理部１０７は、仮登録文書を受信すると、仮登録ユーザ情報のデバイスユーザメールアドレス宛に、後述の図３に示されている仮登録ユーザ却下通知メール２３０１に、受信した仮登録文書を添付して送信する。

また、統括処理部１１６は、図３に示されている仮登録ユーザ却下通知メール２３０１などのメールをネットワーク１０８経由で受信する機能を有する。

統括処理部１１６は、仮登録文書送信要求の処理については以下のような処理を行う。統括処理部１１６は、ネットワーク１０８経由で、後述の図３に示されている仮登録ユーザ却下通知メール２３０１を受信する。そして、統括処理部１１６は、受信した後述の図３に示されている仮登録ユーザ却下通知メール２３０１の仮登録文書を取得する。

＜仮登録ユーザの本登録／却下時の文書管理サーバのフローチャート＞
次に、文書管理サーバ１０１による仮登録ユーザの本登録処理について図３１を参照しながら、図８と異なる部分のみ説明する。図３１は、文書管理サーバ１０１による仮登録ユーザの本登録処理の手順を示すフローチャートであり、図８のフローチャートを置き換えるものである。図３１のフローチャートにおける各ステップは、ステップＳ８０７が異なる点、ステップＳ８１１、ステップＳ８１２が追加される点以外は、全て実施形態１の図８と同じ実施形態である。この手順は、不図示のＣＰＵにより実行されるものである。

ステップＳ８０７においては、要求処理部１０７が、ステップＳ８０５で受信した仮登録ユーザＩＤの仮登録ユーザのメールアドレス宛に、後述の図３に示されている仮登録ユーザ却下通知メール２３０１を送信する。まず、要求処理部１０７は、ステップＳ８０５で受信した仮登録ユーザＩＤを、仮登録ユーザ情報管理部１０４に送信して、仮登録ユーザＩＤに対する仮登録ユーザ情報の読み出しを要求する。仮登録ユーザ情報管理部１０４は、受信した仮登録ユーザＩＤに対する仮登録ユーザ情報を読み出し、要求処理部１０７に送信する。要求処理部１０７は、仮登録ユーザ情報を受信する。また、要求処理部１０７は、ステップＳ８０５で受信した仮登録ユーザＩＤを、仮登録文書情報管理部１０６に送信し、仮登録ユーザＩＤに関連付けられた仮登録文書の読み出しを要求する。仮登録文書情報管理部１０６は、受信した仮登録ユーザＩＤに関連付けられた仮登録文書情報を読み出す。さらに、仮登録文書情報管理部１０６は、読み出された仮登録文書情報の仮登録文書保存フォルダにある仮登録文書を読み出し、読み出された仮登録文書と、仮登録文書情報を、要求処理部１０７に送信する。要求処理部１０７は、仮登録文書情報管理部１０６から仮登録文書を受信する。要求処理部１０７は、受信した仮登録ユーザ情報のメールアドレス宛に対して、後述の図３に示されている仮登録ユーザ却下通知メール２３０１に受信した仮登録文書を添付して送信する。

ステップＳ８０７の処理が終了した後に、図２に示されているユーザのクライアントＰＣによる仮登録文書取得処理が実行される。

そして、処理はステップＳ８１１に進む。

ステップＳ８１１においては、要求処理部１０７は、ステップＳ８０７で受信した仮登録文書情報の仮登録文書を、仮登録文書情報管理部１０６に送信し、仮登録文書の削除を要求する。仮登録文書情報管理部１０６は、受信した仮登録文書情報の仮登録文書保存フォルダの仮登録文書を削除する。また、仮登録文書情報管理部１０６は、受信した仮登録文書情報を削除し、仮登録文書と仮登録文書情報削除の旨を、要求処理部１０７に送信する。要求処理部１０７が、仮登録文書と仮登録文書情報削除の旨を受信する。そして、処理はステップＳ８１２に進む。

ステップＳ８１２においては、要求処理部１０７は、ステップＳ８０７で受信した仮登録ユーザＩＤを、仮登録ユーザ情報管理部１０４に送信して、仮登録ユーザＩＤの仮登録ユーザ情報の削除を要求する。仮登録ユーザ情報管理部１０４は、受信した仮登録ユーザＩＤの仮登録ユーザ情報を削除し、仮登録ユーザ削除の旨を要求処理部１０７に送信する。要求処理部１０７は、仮登録ユーザ削除の旨を受信する。そして、ステップＳ８１０に処理が進む。

そして、図８に示されているフローチャートの処理は終了する。

＜仮登録文書取得時のクライアントＰＣのフローチャート＞
次に、クライアントＰＣ１１４による仮登録文書取得処理について図２を参照しながら、図１１と異なる部分のみ説明する。図２は、クライアントＰＣ１１４による仮登録文書取得処理の手順を示すフローチャートであり、図１１のフローチャートを置き換えるものである。図２のフローチャートにおける各ステップは、ステップＳ１１０１が異なる点、ステップＳ１１０２乃至ステップＳ１１１０迄が削除される点、ステップＳ１１１１が追加される点以外は、全て実施形態１の図１１と同じ実施形態である。この手順は、不図示のＣＰＵにより実行されるものである。

ステップＳ１１０１においては、統括処理部１１６が、文書管理サーバ１０１から、仮登録ユーザのメールアドレス宛に送信された、後述の図３に示されている仮登録ユーザ却下通知メール２３０１を受信する。そして、処理はステップＳ１１１１に進む。

ステップＳ１１１１においては、統括処理部１１６が、ステップＳ１１０１で受信した後述の図３に示されている仮登録ユーザ却下通知メール２３０１に添付されている、仮登録文書２３１０を取得する。そして、図１１に示されているフローチャートの処理は終了する。

＜仮登録ユーザ却下通知メールを示す図＞
次に、クライアントＰＣ１１４による仮登録文書取得処理について図２を参照しながら、図１１と異なる部分のみ説明する。図２は、クライアントＰＣ１１４による仮登録文書取得処理の手順を示すフローチャートであり、図１１のフローチャートを置き換えるものである。図２のフローチャートにおける各ステップは、ステップＳ１１０１が異なる点、ステップＳ１１０２乃至ステップＳ１１１０迄が削除される点、ステップＳ１１１１が追加される点以外は、全て実施形態１の図１１と同じ実施形態である。この手順は、不図示のＣＰＵにより実行されるものである。

次に、仮登録ユーザ却下通知メール２３０１について図３を参照しながら、図２３と異なる部分のみ説明する。仮登録ユーザ却下通知メール２３０１は、図３に示されているように、仮登録ユーザ用ログイン画面のＵＲＬ２３０６が削除される点、仮登録文書２３１０が追加される点以外は、全て実施形態１の図２３と同じ実施形態である。

仮登録文書２３１０は、文書管理サーバ１０１において仮登録された仮登録文書が添付される。

なお、上記で説明した発明に係る文書管理方法を、コンピュータに実行させるためのコンピュータプログラムとして、コンピュータで読取可能な記憶媒体に記録して用いても良い。

本発明の一実施形態に係る文書管理システムを示すブロック図である。 実施形態２における、クライアントＰＣ１１４において、ユーザからの入力に応じて、仮登録文書の取得を行う手順を示すフローチャートである。 実施形態２における、クライアントＰＣ１１４に表示される、仮登録ユーザ却下通知メールの一例を示す図である。 ユーザ情報、デバイス情報、仮登録ユーザ情報、文書情報、仮登録文書情報、デバイスユーザ情報、送信先情報を示す図である。 画像形成装置１０９において、ユーザからの入力に応じて文書管理サーバ１０１へのユーザと文書の仮登録を行う手順を示すフローチャートである。 文書管理サーバ１０１において、画像形成装置１０９からの要求に応じて、文書の仮登録を行う手順を示すフローチャートである。 クライアントＰＣ１１４において、管理者からの入力に応じて、仮登録ユーザの本登録または却下を行う手順を示すフローチャートである。 文書管理サーバ１０１において、クライアントＰＣ１１４からの要求に応じて、仮登録ユーザの本登録または却下を行う手順を示すフローチャートである。 クライアントＰＣ１１４において、ユーザからの入力に応じて、文書の本登録を行う手順を示すフローチャートである。 文書管理サーバ１０１において、クライアントＰＣ１１４からの要求に応じて、文書の本登録を行う手順を示すフローチャートである。 クライアントＰＣ１１４において、ユーザからの入力に応じて、仮登録文書の取得を行う手順を示すフローチャートである。 文書管理サーバ１０１において、クライアントＰＣ１１４からの要求に応じて、仮登録文書の送信を行う手順を示すフローチャートである。 印刷形成装置１０９に表示される、デバイスログイン画面の一例を示す図である。 印刷形成装置１０９に表示される、デバイス処理画面の一例を示す図である。 印刷形成装置１０９に表示される、送信先選択画面の一例を示す図である。 印刷形成装置１０９に表示される、送信結果画面の一例を示す図である。 クライアントＰＣ１１４に表示される、仮登録ユーザの本登録／却下依頼メールの一例を示す図である。 クライアントＰＣ１１４に表示される、管理者用ログイン画面の一例を示す図である。 クライアントＰＣ１１４に表示される、管理者用ログインエラー画面の一例を示す図である。 クライアントＰＣ１１４に表示される、仮登録ユーザの本登録画面の一例を示す図である。 クライアントＰＣ１１４に表示される、仮登録ユーザの本登録結果画面の一例を示す図である。 クライアントＰＣ１１４に表示される、仮登録ユーザの本登録通知メールの一例を示す図である。 クライアントＰＣ１１４に表示される、仮登録ユーザ却下通知メールの一例を示す図である。 クライアントＰＣ１１４に表示される、ユーザ用ログイン画面の一例を示す図である。 クライアントＰＣ１１４に表示される、ユーザ用ログインエラー画面の一例を示す図である。 クライアントＰＣ１１４に表示される、仮登録文書の本登録画面の一例を示す図である。 クライアントＰＣ１１４に表示される、仮登録文書の本登録フォルダ選択画面の一例を示す図である。 クライアントＰＣ１１４に表示される、仮登録ユーザ用ログイン画面の一例を示す図である。 クライアントＰＣ１１４に表示される、仮登録ユーザ用ログインエラー画面の一例を示す図である。 クライアントＰＣ１１４に表示される、仮登録文書取得画面の一例を示す図である。 実施形態２における、文書管理サーバ１０１において、クライアントＰＣ１１４からの要求に応じて、仮登録ユーザの本登録または却下を行う手順を示すフローチャートである。

符号の説明

１４０１ デバイス処理画面
１４０２ 倍率表示
１４０３ 用紙表示
１４０４ 部数表示
１４０５ 倍率ボタン
１４０６ 用紙ボタン
１４０７ 濃度ボタン
１４０８ 画質ボタン
１４０９ 仕上げボタン
１４１０ 両面ボタン
１４１１ 印刷ボタン
１４１２ 送信ボタン
１４１３ ＢＯＸボタン
１５０１ 送信先選択画面
１５０２ 送信先選択ラジオボタン
１５０３ 送信先ＩＤ表示
１５０４ 送信先名表示
１５０５ 送信先アドレス表示
１５０６ 送信先ユーザＩＤ入力ボックス
１５０７ 送信先パスワード入力ボックス
１５０８ 文書保存フォルダ入力ボックス
１５０９ ＯＫボタン
１５１０ キャンセルボタン
１６０１ 送信結果画面
１６０２ 送信先ＩＤ表示
１６０３ 送信先名表示
１６０４ 送信先アドレス表示
１６０５ 送信結果表示
１７０１ 仮登録ユーザの本登録／却下依頼メール
１７０２ 日付ヘッダ
１７０３ 差出メールアドレスヘッダ
１７０４ 宛先メールアドレスヘッダ
１７０５ タイトルヘッダ
１７０６ 管理者用ログイン画面のＵＲＬ
１７０７ 仮登録ユーザＩＤ
１７０８ 仮登録ユーザ名
１７０９ 仮登録ユーザメールアドレス
１８０１ 管理者用ログイン画面
１８０２ ユーザＩＤ入力ボックス
１８０３ パスワード入力ボックス
１８０４ ＯＫボタン
１９０１ 管理者用ログインエラー画面
１９０２ ユーザＩＤ入力ボックス
１９０３ パスワード入力ボックス
１９０４ ＯＫボタン
２００１ 仮登録ユーザの本登録画面
２００２ 仮登録ユーザ一覧表示
２００３ 仮登録ユーザ選択ラジオボタン
２００４ 仮登録ユーザＩＤ
２００５ 仮登録ユーザ名
２００６ 仮登録ユーザメールアドレス
２００７ 本登録ボタン
２００８ 却下ボタン
２００９ キャンセルボタン
２１０１ 仮登録ユーザの本登録結果の画面
２１０２ 仮登録ユーザ情報表示
２１０３ 仮登録ユーザＩＤ表示
２１０４ 仮登録ユーザ名表示
２１０５ 仮登録ユーザメールアドレス表示
２１０６ 本登録ユーザ情報表示
２１０７ 本登録ユーザＩＤ表示
２１０８ 本登録ユーザ名表示
２１０９ 本登録ユーザメールアドレス
２１１０ ＯＫボタン
２２０１ 仮登録ユーザの本登録通知メール
２２０２ 日付ヘッダ
２２０３ 差出メールアドレスヘッダ
２２０４ 宛先メールアドレスヘッダ
２２０５ タイトルヘッダ
２２０６ ユーザ用ログイン画面のＵＲＬ
２２０７ 本登録ユーザＩＤ
２２０８ 本登録ユーザ名
２２０９ 本登録ユーザメールアドレス
２３０１ 仮登録ユーザ却下通知メール
２３０２ 日付ヘッダ
２３０３ 差出メールアドレスヘッダ
２３０４ 宛先メールアドレスヘッダ
２３０５ タイトルヘッダ
２３０６ 仮登録ユーザ用ログイン画面のＵＲＬ
２３０７ 仮登録ユーザＩＤ
２３０８ 仮登録ユーザ名
２３０９ 仮登録ユーザメールアドレス
２３１０ 仮登録文書
２４０１ ユーザ用ログイン画面
２４０２ ユーザＩＤ入力ボックス
２４０３ パスワード入力ボックス
２４０４ ＯＫボタン
２５０１ ユーザ用ログインエラー画面
２５０２ ユーザＩＤ入力ボックス
２５０３ パスワード入力ボックス
２５０４ ＯＫボタン
２６０１ 仮登録文書の本登録画面
２６０２ 仮登録文書一覧表示
２６０３ 仮登録文書選択ラジオボタン
２６０４ 仮登録文書ＩＤ
２６０５ 仮登録文書名
２６０６ 登録ボタン
２６０７ キャンセルボタン
２７０１ 仮登録文書の本登録フォルダ選択画面
２７０２ 仮登録文書ＩＤ表示
２７０３ 仮登録文書名表示
２７０４ フォルダ一覧表示
２７０５ フォルダ
２７０６ 選択フォルダ
２７０７ ＯＫボタン
２７０８ キャンセルボタン
２８０１ 仮登録ユーザ用ログイン画面
２８０２ メールアドレス入力ボックス
２８０３ ＯＫボタン
２９０１ 仮登録ユーザ用ログインエラー画面
２９０２ メールアドレス入力ボックス
２９０３ ＯＫボタン
３００１ 仮登録文書取得画面
３００２ 仮登録文書一覧表示
３００３ 仮登録文書選択ラジオボタン
３００４ 仮登録文書ＩＤ表示
３００５ 仮登録文書名表示
３００６ 有効期限表示
３００７ 取得ボタン
３００８ キャンセルボタン

Claims (2)

1. 文書管理サーバであって、
   画像形成装置から受信した前記画像形成装置のデバイスＩＤを認証する認証手段と、
   前記デバイスＩＤの認証が成功した場合に、ユーザが文書管理サーバからのメール受信をするためのメールアドレスと、文書管理サーバのユーザＩＤとを関連付けて仮登録する、ユーザＩＤの仮登録手段であって、前記メールアドレスは前記画像形成装置から受信される、ユーザＩＤの仮登録手段と、
   前記画像形成装置から受信した文書を、前記仮登録されたユーザＩＤに関連付けて仮登録する、文書の仮登録手段と、
   前記仮登録されたユーザＩＤを、前記文書管理サーバの管理者のクライアントＰＣから受信した前記管理者からの入力に応じて、本登録するか、本登録を却下するかを判断する判断手段と、
   前記判断手段で本登録を却下すると判断された場合に、前記仮登録されたユーザＩＤに関連付けられているメールアドレスに、前記仮登録された文書を取得させるためのメールを送信する、メールの送信手段と、
   前記送信されたメールを受け取ったユーザが前記仮登録された文書を取得したい旨を、前記文書管理サーバが受信した場合に、前記メールアドレスに前記仮登録された文書を送信して、前記送信した前記仮登録された文書を削除する、文書の送信手段と、
   前記判断手段で本登録すると判断された場合に、前記仮登録された前記ユーザＩＤを本登録する、ユーザＩＤの本登録手段と、
   前記仮登録された文書の文書数が０より大きいか否かを判断する、文書数の判断手段と、
   前記文書数の判断手段により、前記文書数が０より大きくないと判断された場合に、前記ユーザＩＤの仮登録手段により仮登録されたユーザＩＤを削除する削除手段とを備えたことを特徴とする文書管理サーバ。
2. 前記判断手段で本登録すると判断された場合に、前記ユーザＩＤの仮登録手段により仮登録されたユーザＩＤに関連付けられて格納された文書を前記ユーザＩＤの本登録手段により本登録されたユーザＩＤと関連付ける関連付け手段をさらに備えたことを特徴とする請求項１に記載の文書管理サーバ。

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