JP2007006373A - 書類データ管理システム、画像形成装置、書類データ管理方法、およびコンピュータプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】資料などの書類およびそれに書き加えられた情報のデータを従来よりもユーザにとって使いやすいように管理する。
【解決手段】画像形成装置１に、書類の原本の画像を再現するためのオリジナル書類データＤＴＯを入力する処理を行うオリジナル書類登録処理部１０２と、書類に追加された情報である追加情報を表す画像を再現するための追加データＤＴＡを入力する処理およびそのアクセス権を設定する処理を行う追加情報登録処理部１０３と、入力された書類のオリジナル書類データＤＴＯと、その書類の追加情報の追加データＤＴＡと、設定されたその追加情報のアクセス権を示す追加情報アクセス権データＲＴＡと、を互いに対応付けて記憶する、書類データベース１ＤＢと、を設ける。
【選択図】図４

Description

本発明は、書類のデータを管理するサーバに関する。特に、サーバ機能を有する画像形成装置に関する。

近年、様々な情報が電子データ化され保存されるようになった。情報を電子データとして保存することには、次のようなメリットがあるからである。ＣＤ−ＲＯＭまたはハードディスクなどの電磁的記録媒体には、紙よりも非常に多くのデータを記録することができ、情報の記録物の保管場所のスペースを非常に節約することができる。ネットワークサーバによって、情報の共有を容易に行うことができる。また、データを簡単に暗号化することができるので、情報の記録物が万が一盗まれたとしても、情報の漏洩を防ぐことができる。

これらのメリットが得られるので、従来は紙で保管していた情報を、スキャナで読み取って電子データ化して保存した上で、情報が書かれた紙を廃棄処分するように努めている企業もある。

紙に書かれた情報を電子データ化するために、スキャナが広く用いられている。また、特許文献１に記載されるような、スキャナを応用した方法が提案されている。係る方法によると、電子ファイル文書の内容が印刷された紙面に書き加えられた内容を抽出することができる。
特開平１１−２７２６５４号公報

ところで、近年、ノート型パソコンまたはＰＤＡ（Personal Digital Assistant）などの携帯型端末装置の普及により、従来はノートブックなどの紙媒体に書き残していたメモを、携帯型端末装置に入力し電子データとして保存する者が増えつつある。しかしながら、依然として、紙媒体にメモを書き残す者も非常に多いし、今後もメモを書くために紙媒体が重宝されるものと考えられる。紙媒体であれば、携帯型端末装置の場合のように電源を起動する必要がないので、メモをすぐに書くことができるからである。また、アプリケーションソフトやツールを切り換えることなく、文章、記号、数式、イラスト、または図表などを使ったメモをペンだけで簡単に書くことができるからである。

これ以外にも、紙媒体には次のようなメリットがある。例えば、会議などにおいて紙媒体に印刷された資料が出席者に配布されるが、各出席者は、会議中に考え付いたことや他人の発言などのメモを、各人に配布された資料の中のその関連個所の近傍の余白部分または行間などに、自由に書き込むことができる。このようにして書き込んでおけば、後日、メモの内容と資料の内容との関連性が分かりやすい。

このように複数の者に配布されメモなどの情報が書き加えられた紙の資料についても、特許文献１に記載される方法によって、メモの部分を抽出して電子データ化し、管理することができる。また、１つの資料について、各人がそれぞれに書き加えた情報の電子データを収集することができる。

会議などの資料の内容は、出席者であれば資料を受け取っているので、当然、全員が知り得る。しかし、各人が資料に書き込んだメモなどの情報は、必ずしも全員で共有すべきであるとは限らない。

例えば、資料の内容を批評するメモ、個人情報、およびノウハウに関する情報などは、一定の者のみに公開し、それ以外の者に対しては秘密にすべきである場合がある。または、書き加えられた情報が非常に多数の者から収集された場合は、これらを無差別に全員で共有すると、これらの中から必要な情報を探し出すのが大変である。会議の資料以外の書類についても、同様のことが言える。しかし、特許文献１に記載されるような従来の方法では、係る問題点を十分に解決することができない。

本発明は、資料などの書類およびそれに書き加えられた情報のデータを従来よりもユーザにとって使いやすいように管理することを目的とする。

本発明に係る書類データ管理システムは、書類の原本の画像を再現するための原本画像再現用データを入力する処理を行う原本画像再現用データ入力処理手段と、前記書類に追加された情報である追加情報を表す画像を再現するための追加情報画像再現用データを入力する処理を行う追加情報画像再現用データ入力処理手段と、前記追加情報についてのアクセス権を設定するアクセス権設定手段と、入力された前記書類の前記原本画像再現用データと、入力された当該書類の前記追加情報の前記追加情報画像再現用データと、設定された当該追加情報についてのアクセス権を示すアクセス権データと、を互いに対応付けて記憶する、書類データ記憶手段と、を有することを特徴とする。

好ましくは、前記書類データ記憶手段に前記追加情報画像再現用データが記憶されている前記追加情報のうちのユーザが指定した前記書類に対応付けられかつ当該ユーザに対してアクセス権が与えられているものを当該ユーザに選択させるために提示する提示手段と、前記ユーザが指定した前記書類の前記原本画像再現用データおよび当該ユーザが選択した１つまたは複数の前記追加情報の追加情報画像再現用データに基づいて、当該書類の原本の画像に当該１つまたは複数の追加情報の画像を重ね合わせた画像である重ね合わせ画像を生成する、重ね合わせ画像生成手段と、生成された前記重ね合わせ画像を出力するための処理を行う出力処理手段と、を有する。

本発明において「原本」とは、完成後、何も情報が書き加えられていない状態の書類であることを意味する。例えば、会議の出席者への配布用の書類であって、配布する直前の状態のものが、原本に該当する。または、各種の申請を行うための雛形の用紙であって、未だ申請者が何も書き込んでいない状態のものが、原本に該当する。

本発明によると、資料などの書類およびそれに書き加えられた情報のデータを従来よりもユーザにとって使いやすいように管理することができる。

〔第一の実施形態〕
図１は書類データ共用システムＫＳＹの全体的な構成の例を示す図、図２は画像形成装置１のハードウェア構成の例を示す図、図３は操作パネル１０ｆの構成を示す図、図４は画像形成装置１の機能的構成の例を示す図である。

図１に示すように、書類データ共用システムＫＳＹは、画像形成装置１、端末装置２、および通信回線ＮＷなどによって構成される。画像形成装置１と各端末装置２とは、通信回線ＮＷを介して互いに接続されている。通信回線ＮＷとして、ＬＡＮ回線、インターネット、公衆回線、または専用線などが用いられる。

書類データ共用システムＫＳＹは、役所、企業、または学校などのような組織に設置される。書類データ共用システムＫＳＹによると、複数のユーザが書類のデータを共用することができる。

画像形成装置１は、コピー、スキャナ、ファックス、ネットワークプリンティング、およびドキュメントサーバなどの様々な機能を集約した画像処理装置である。複合機またはＭＦＰ（Multi Function Peripherals）などと呼ばれることもある。

「ネットワークプリンティング」は、画像データを端末装置２から受信して画像を用紙に印刷する機能である。「ネットワークプリンタ機能」または「ＰＣプリント機能」などと呼ばれることもある。

「ドキュメントサーバ」は、文書、写真、挿絵、または図表などのオブジェクトによって構成される書類（ドキュメント）のデータを管理する機能である。本実施形態の画像形成装置１には、従来の機能に加え、オリジナルの書類に対してユーザが書き加えた情報をデータ化して管理する機能が備えられている。これについては、後に順次説明する。

図２に示すように、画像形成装置１は、ＣＰＵ１０ａ、ＲＡＭ１０ｂ、ＲＯＭ１０ｃ、ハードディスク１０ｄ、制御用回路１０ｅ、操作パネル１０ｆ、スキャナ１０ｇ、印刷装置１０ｈ、および通信インタフェース１０ｊなどによって構成される。

スキャナ１０ｇは、用紙に描かれている写真、文字、絵、図表などの画像を光学的に読み取って画像データを生成する装置である。

印刷装置１０ｈは、スキャナ１０ｇで読み取った画像または端末装置２などから送信されてきた画像データに基づいて、ユーザの指定などに応じて画像を用紙に印刷する装置である。

操作パネル１０ｆは、図３に示すように、ディスプレイ１０ｆ１および複数の操作ボタンからなる操作ボタンユニット１０ｆ２などによって構成される。

操作ボタンユニット１０ｆ２は、数字、文字、または記号などを入力するための複数のキー、押下されたキーを認識するセンサ、および認識したキーを示す信号をＣＰＵ１０ａに送信する送信用回路などによって構成される。

ディスプレイ１０ｆ１は、この画像形成装置１を操作するユーザに対してメッセージまたは指示を与えるための画面、ユーザが所望する処理の種類および処理条件を入力するための画面、および画像形成装置１で形成された画像および処理の結果を示す画面などを表示する。本実施形態では、ディスプレイ１０ｆ１として、タッチパネルが用いられる。したがって、ディスプレイ１０ｆ１は、ユーザが指で触れたタッチパネル上の位置を検知し、検知結果を示す信号をＣＰＵ１０ａに送信する機能を備えている。

このように、操作パネル１０ｆは、画像形成装置１を直接操作するユーザのためのユーザインタフェースの役割を果たしている。なお、端末装置２には、画像形成装置１に対して指令を与えるためのアプリケーションプログラムおよびドライバがインストールされている。したがって、ユーザは、端末装置２によって画像形成装置１を遠隔的に操作することができる。端末装置２として、パーソナルコンピュータまたはワークステーションなどが用いられる。

図２の通信インタフェース１０ｊは、ＮＩＣ（Network Interface Card）およびモデムなどである。

制御用回路１０ｅは、ハードディスク１０ｄ、スキャナ１０ｇ、印刷装置１０ｈ、通信インタフェース１０ｊ、および操作パネル１０ｆなどの装置を制御するための回路である。

ハードディスク１０ｄには、図４に示すような画面表示処理部１０１、オリジナル書類登録処理部１０２、追加情報登録処理部１０３、出力用画像生成部１０４、画像印刷処理部１０５、および書類データベース１ＤＢなどの機能を実現するためのプログラムおよびデータなどが格納されている。これらのプログラムは必要に応じてＲＡＭ１０ｂに読み出され、ＣＰＵ１０ａによってプログラムが実行される。これらのプログラムまたはデータの一部または全部を、ＲＯＭ１０ｃに記憶させておいてもよい。または、図４に示す機能の一部または全部を、制御用回路１０ｅによって実現するようにしてもよい。

なお、後に説明する図６、図９、図１３、および図１６の各フローチャートの処理のための制御は、ＣＰＵ１０ａによって行われる。

図５はオリジナル書類と追加情報との関係を説明するための図、図６はオリジナル書類入力保存処理の流れの例を説明するフローチャート、図７はオリジナル書類スキャン設定画面ＨＧ１の例を示す図、図８は追加情報登録処理部１０３の構成の例を示す図、図９は追加情報入力保存処理の流れの例を説明するフローチャート、図１０は追加情報スキャン設定画面ＨＧ２の例を示す図、図１１は書類データベース１ＤＢに保存されるデータの例を示す図、図１２は出力用画像生成部１０４の構成の例を示す図、図１３は書類画像再現処理の流れの例を説明するフローチャート、図１４は表示書類設定画面ＨＧ３の例を示す図、図１５はレイヤ設定画面ＨＧ４の例を示す図である。

次に、図４に示す画像形成装置１の各部の機能および処理内容などについて詳細に説明する。

画面表示処理部１０１は、所定のタイミングで所定の画面を操作パネル１０ｆのディスプレイ１０ｆ１に表示させる。例えば、誰も画像形成装置１にログインしていないときは、操作の待ち受け画面として、ユーザ名およびパスワードを入力するためのログイン画面を表示させる。また、ユーザのログイン後、ユーザの操作または処理結果などに応じて、後に順次説明する各画面を表示させる。ただし、ユーザが端末装置２によって遠隔的に画像形成装置１を操作する場合は、画面データをその端末装置２に送信することによって、画面の表示処理を行う。

書類データベース１ＤＢは、オリジナル書類データＤＴＯ、追加データＤＴＡ、およびこれらのデータの属性に関する情報のデータを保存し管理する。「オリジナル書類」とは、完成後、何も情報が書き加えられていない状態の書類を意味する。つまり、書類の原本または原版である。例えば、会議の出席者への配布用の資料であって、配布する直前の状態のものが、オリジナル書類に該当する。または、各種の申請を行うための雛形の用紙も、オリジナル書類に該当する。「オリジナル書類データ」とは、オリジナル書類の画像を再現し、これを表示しまたは印刷するためのデータである。「追加データ」とは、オリジナル書類に書き加えられた情報（すなわち、メモ書きなど）の画像を再現するためのデータを意味する。

例えば、図５（ａ）のようなオリジナル書類に、ユーザがペンなどの筆記用具で図５（ｂ）のように情報を書き加えたとする。この場合は、図５（ｃ）のような書き加えられた部分の情報を再現するためのデータが追加データＤＴＡとなる。以下、書き加えられた情報を「追加情報」と記載することがある。オリジナル書類データＤＴＯおよび追加データＤＴＡのフォーマットとして、ＴＩＦＦ、ＰＤＦ、ＧＩＦ、またはビットマップなどが用いられる。

図４のオリジナル書類登録処理部１０２は、オリジナル書類に関連するデータを画像形成装置１に登録するための処理を、例えば図６に示すような手順で行う。ユーザが操作パネル１０ｆで所定の操作を行うと、図７に示すようなオリジナル書類スキャン設定画面ＨＧ１が画面表示処理部１０１によってディスプレイ１０ｆ１に表示される。

ここで、ユーザは、画像形成装置１に保存しておきたいオリジナル書類の名称（書類名）をテキストボックスＴＢ１に指定する。さらに、そのオリジナル書類を使用させてもよいユーザ（つまり、そのオリジナル書類のアクセス権を与えてもよいユーザ）を、アクセス権指定リストＬＴ１の中からそのユーザに対応する行を押して指定する。複数のユーザを指定することも可能である。押された行は、背景色が灰色に変化するなどして、指定されたことを示す。再度その行が押されると、指定を解除し、元の表示状態に戻る。表示ユーザは、アクセス権指定リストＬＴ１の右方にある三角ボタンを押してアクセス権指定リストＬＴ１を上下にスクロールさせ、現在表示されていないユーザを表示させることができる。後に説明する他のリストも同様に操作することができる。これらの指定が完了したら、オリジナル書類の用紙を原稿台にセットし、「ＯＫ」ボタンを押す。

すると、オリジナル書類登録処理部１０２は、ユーザが指定した内容を受け付け（図６の＃３０１）、セットされたオリジナル書類の用紙をスキャンするようにスキャナ１０ｇを制御し（＃３０２）、オリジナル書類の画像データを取得する（＃３０３）。そして、書類データベース１ＤＢに、取得した画像データをオリジナル書類データＤＴＯとして保存するとともに、ユーザが指定した書類名を示す書類名データＮＭＯおよびそのオリジナル書類へのアクセス権を示すオリジナルアクセス権データＲＴＯを、そのオリジナル書類データＤＴＯと対応付けて保存する（＃３０４）。

図４の追加情報登録処理部１０３は、図８に示すように書類読取制御部１３１、オリジナル書類データ呼出部１３２、差分画像生成部１３３、および追加情報保存処理部１３４などによって構成され、追加データＤＴＡなど追加情報に関するデータを画像形成装置１に登録するための処理を行う。以下、追加情報登録処理部１０３の各部の処理内容を、図８および図９などを参照して説明する。

ユーザが操作パネル１０ｆで所定の操作を行うと、図１０に示すような追加情報スキャン設定画面ＨＧ２が画面表示処理部１０１によってディスプレイ１０ｆ１に表示される。

ここで、ユーザは、画像形成装置１に保存しておきたいメモなどの追加情報が書き加えられた書類（以下、「追加情報付き書類」と記載する。）に関する指定を行う。テキストボックスＴＢ２１には、その追加情報を書き加えたユーザ（以下、「書込者」と記載する。）のユーザ名を指定する。ただし、テキストボックスＴＢ２１には、操作を簡単にするために、デフォルト値として、画像形成装置１に現在ログインしているユーザを識別する識別子（本実施形態では、ユーザ名）が自動的に格納されている。つまり、操作パネル１０ｆの操作を行っている本人のユーザ名が格納されている。ユーザは、自分自身を書込者として指定してもよいのであればテキストボックスＴＢ２１の内容をそのままにしておき、他のユーザを指定したい場合は当該他のユーザのユーザ名をテキストボックスＴＢ２１に指定し直す。

テキストボックスＴＢ２１には、書込者の代わりに、追加情報の提供者などを指定するようにしてもよい。例えば、会議においてユーザが、他人の発言した意見を追加情報として書き加えた場合は、当該他人のユーザ名を指定すればよい。そのほか、追加情報を管理すべき者のユーザ名などを指定してもよい。

さらに、テキストボックスＴＢ２２には、その追加情報付き書類のオリジナル書類の識別子（本実施形態では、書類名）を指定する。アクセス権付与ユーザリストＬＴ２には、その追加情報付き書類に含まれる追加情報を使用させてもよいユーザ（つまり、その追加情報のアクセス権を与えてもよい）を指定する。複数のユーザを指定することも可能である。これらの指定が完了したら、追加情報付き書類の用紙を原稿台にセットし、「ＯＫ」ボタンを押す。

すると、画像形成装置１において、ユーザが指定した内容が受け付けられ（図９の＃３１１）、追加情報登録処理部１０３の各部は、ステップ＃３１４〜＃３１７の各処理を実行する。ただし、テキストボックスＴＢ２１のユーザ名がデフォルト値から変更されている場合は（＃３１２でＹｅｓ）、変更後のユーザ名を受け付ける（＃３１３）。

書類読取制御部１３１は、セットされた追加情報付き書類の用紙をスキャンするようにスキャナ１０ｇを制御してその追加情報付き書類の画像データを取得する（図８の丸数字１、２および図９の＃３１４）。オリジナル書類データ呼出部１３２は、ステップ＃３１４の処理と並行しまたは前後して、ユーザが指定した書類名を有するオリジナル書類データＤＴＯを書類データベース１ＤＢから呼び出す（図８の丸数字３、４および図９の＃３１５）。

差分画像生成部１３３は、追加情報付き書類の画像データおよびオリジナル書類データＤＴＯに基づいて両書類の画像の差分を抽出し、差分画像の画像データを生成する（図８の丸数字５および図９の＃３１６）。追加情報付き書類の画像は、オリジナル書類の画像をすべて含みかつ手書きのメモなどの画像（追加情報の画像）を含んでいる。よって、その差分画像は追加情報を表しており、その画像データが追加データＤＴＡとなる。

追加情報保存処理部１３４は、書類データベース１ＤＢに、生成された追加データＤＴＡを保存するとともに、ユーザが追加情報スキャン設定画面ＨＧ２で指定した書込者のユーザ名を示すユーザデータＵＲＡおよびその追加情報へのアクセス権を示す追加情報アクセス権データＲＴＡを、その追加データＤＴＡと対応付けて保存する（図８の丸数字６および図９の＃３１７）。さらに、これらの追加データＤＴＡ、ユーザデータＵＲＡ、および追加情報アクセス権データＲＴＡは、追加情報スキャン設定画面ＨＧ２で指定されたオリジナル書類のオリジナル書類データＤＴＯと対応付けておく。

例えば、図８のように、オリジナル書類データＤＴＯ１およびその追加情報付き書類に基づいて追加データＤＴＡ１１、ユーザデータＵＲＡ１１、および追加情報アクセス権データＲＴＡ１１が得られた場合は、図１１に示すように、これらの追加データＤＴＡ１１、ユーザデータＵＲＡ１１、および追加情報アクセス権データＲＴＡ１１をそのオリジナル書類データＤＴＯ１に対応付けて保存する。

また、オリジナル書類は、複製して多数のユーザに配布され得る。よって、複数のユーザがそれぞれに追加情報を書き加え、追加情報に関するデータを画像形成装置１に保存しようとすることがある。よって、１つのオリジナル書類のオリジナル書類データＤＴＯについて、追加データＤＴＡ、ユーザデータＵＲＡ、および追加情報アクセス権データＲＴＡが複数組、書類データベース１ＤＢに保存されることがある。

図４の出力用画像生成部１０４は、図１２に示すように使用可能書類検索部１４１、使用可能追加情報検索部１４２、画像データ呼出部１４３、および画像重ね合わせ処理部１４４などによって構成され、ユーザが出力することを所望する書類の画像を再現するための処理を行う。

前に説明したように、書類データベース１ＤＢには、オリジナル書類のデータおよびそれに書き加えられた追加情報のデータが保存されている。ユーザは、これらの中からオリジナル書類とそれに書き加えられた追加情報と１つずつを選択し、追加情報付き書類を再現させることができる。または、１つのオリジナル書類とそれに書き加えられた複数の追加情報とを選択し、１枚のオリジナル書類の用紙に複数のユーザがメモ書きしたような書類を再現させることもできる。

以下、出力用画像生成部１０４の各部の処理内容を、図１２および図１３などを参照して説明する。

ユーザが操作パネル１０ｆで所定の操作を行うと、使用可能書類検索部１４１は、書類データベース１ＤＢに保存されている各オリジナル書類のオリジナル書類データＤＴＯのオリジナルアクセス権データＲＴＯに基づいて、現在ログインしているユーザ（すなわち、操作を行っているユーザ）が使用することができるオリジナル書類を検索する（図１２の丸数字１および図１３の＃３２１）。オリジナルアクセス権データＲＴＯにそのユーザのユーザ名が示されていれば、それに対応するオリジナル書類の使用が可能であると判別できる。そして、図１４のような、検索されたオリジナル書類の書類名を示す使用可能書類リストＬＴ３を有する表示書類設定画面ＨＧ３を操作パネル１０ｆに表示する処理を実行するように画面表示処理部１０１に対して指令する（＃３２２）。

表示書類設定画面ＨＧ３が表示されると、ユーザは、使用可能書類リストＬＴ３の中から、自分の所望する書類のベースとなるオリジナル書類を１つ選択する。選択後、ユーザは、書類の出力方法として、印刷を所望する場合は「印刷」ボタンを押し、ディスプレイ１０ｆ１への表示を所望する場合は「表示」ボタンを押す。すると、ユーザが選択した内容が画像形成装置１に受け付けられる（図１２の丸数字２および図１３の＃３２３）。

使用可能追加情報検索部１４２は、ユーザが選択したオリジナル書類の各追加情報の追加情報アクセス権データＲＴＡに基づいて、そのユーザが使用することができる追加情報を検索する（図１２の丸数字３および図１３の＃３２４）。追加情報アクセス権データＲＴＡにそのユーザのユーザ名が示されていれば、それに対応する追加情報の使用が可能であると判別できる。そして、図１５のような、使用可能追加情報リストＬＴ４を有するレイヤ設定画面ＨＧ４を表示する処理を実行するように画面表示処理部１０１に対して指令する（＃３２５）。使用可能追加情報リストＬＴ４には、検索された追加情報の書込者が示されている。

レイヤ設定画面ＨＧ４が表示されると、ユーザは、前に表示書類設定画面ＨＧ３で選択したオリジナル書類と一緒に出力させたい追加情報を、その書込者のユーザ名の行を押して選択する。複数の追加情報を選択することもできる。また、「すべて」という表示の行を押すことによって、使用可能なすべての追加情報を選択することもできる。選択が完了したら、「ＯＫ」ボタンを押す。すると、ユーザが指定した内容が画像形成装置１に受け付けられる（図１２の丸数字４および図１３の＃３２６）。

画像データ呼出部１４３は、ユーザが表示書類設定画面ＨＧ３で選択したオリジナル書類のオリジナル書類データＤＴＯおよびレイヤ設定画面ＨＧ４で選択した追加情報の追加データＤＴＡを書類データベース１ＤＢから呼び出す（図１２の丸数字５、６および図１３の＃３２７）。

画像重ね合わせ処理部１４４は、呼び出されたオリジナル書類データＤＴＯに基づいてオリジナル書類の画像を生成するとともに、追加データＤＴＡに基づいて追加情報の画像を生成する。追加データＤＴＡが複数呼び出された場合は、それぞれに基づいて追加情報の画像を生成する。そして、生成したオリジナル書類の画像の上に、生成した１つまたは複数の追加情報の画像を描画アプリケーションのレイヤのように重ね合わせる（図１２の丸数字７および図１３の＃３２８）。このようにして、オリジナル書類に追加情報を書き込んだ状態の画像が再現される。以下、このようにして再現された画像を「書類再現画像ＳＧ」と記載する。

図４に戻って、画像印刷処理部１０５は、表示書類設定画面ＨＧ３において「印刷」ボタンが押された場合は、出力用画像生成部１０４によって生成された書類再現画像ＳＧがコピー用紙に印刷されるように、印刷装置１０ｈなどを制御する。一方、「表示」ボタンが押された場合は、画面表示処理部１０１は、書類再現画像ＳＧがディスプレイ１０ｆ１に表示されるように操作パネル１０ｆなどを制御する。

ユーザは、図１２および図１３で説明した書類の再現および出力に関する指定を、端末装置２を用いて遠隔的に行うこともできる。この場合は、画像形成装置１は、表示書類設定画面ＨＧ３（図１４参照）およびレイヤ設定画面ＨＧ４（図１５参照）を、通信回線ＮＷを介してそれらの画面データを送信することによって端末装置２に表示させる。また、ユーザが選択した内容を示すデータも通信回線ＮＷを介して受け付ける。ユーザが、書類再現画像ＳＧの出力方法として表示を選択した場合は、書類再現画像ＳＧの画面データを端末装置２に送信することによって端末装置２に表示させる。

図１６は画像形成装置１の全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。次に、ユーザがログインしてからログアウトするまでの間の画像形成装置１の全体的な処理の流れを、図１６のフローチャートを参照して説明する。

ユーザは、画像形成装置１を使用したい場合は、最初に自分のユーザアカウントの識別子（例えば、ユーザ名）およびパスワードを、操作パネル１０ｆまたは端末装置２を操作して指定する。すると、画像形成装置１は、指定されたユーザ名およびパスワードを、既存のアカウント管理用データベースに登録されている各ユーザアカウントのユーザ名およびパスワードと照合することによって、ユーザ認証処理を実行する。その結果、そのユーザが正規のユーザであることが認証できたら、ログインを認める（図１６の＃１）。書類データ共用システムＫＳＹに認証サーバが設けられている場合は、この認証サーバがユーザ認証処理を行うようにしてもよい。

ユーザがオリジナル書類スキャン設定画面ＨＧ１（図７参照）を表示させオリジナル書類に関するデータを画像形成装置１に保存しておくための操作を行ったら（＃２でＹｅｓ）、画像形成装置１は、係るデータを入力し保存するための処理を実行する（＃３）。これらの処理の手順は、前に図６などで説明した通りである。

ユーザが追加情報スキャン設定画面ＨＧ２（図１０参照）を表示させ、オリジナル書類に書き加えた追加情報に関するデータを画像形成装置１に保存しておくための操作を行ったら（＃４でＹｅｓ）、画像形成装置１は、係るデータを入力し保存するための処理を実行する（＃５）。これらの処理の手順は、前に図９などで説明した通りである。

ユーザが表示書類設定画面ＨＧ３（図１４参照）およびレイヤ設定画面ＨＧ４（図１５参照）を表示させ、追加情報が書き加えられた書類の再現および出力のための操作を行ったら（＃６でＹｅｓ）、画像形成装置１は、表示書類設定画面ＨＧ３で選択（指定）されたオリジナル書類の画像の上に、レイヤ設定画面ＨＧ４で選択された追加情報の画像をレイヤのように重ね合わせることによって、書類再現画像ＳＧを生成する（＃７）。書類再現画像ＳＧの生成の手順は、前に図１３などで説明した通りである。そして、これをコピー用紙に印刷しまたはディスプレイ１０ｆ１に表示する（＃８）。

コピーまたはファックス送信など、それ以外の処理を実行するための操作が行われた場合は（＃６でＮｏ）、画像形成装置１は、従来通り、ユーザの指定通りの処理が実行されるように各部を制御する（＃９）。

ステップ＃２〜＃９の処理は、ユーザが画像形成装置１からログアウトするまでの間、ユーザの操作などに応じて、適宜実行される。

本実施形態によると、ユーザはその書類の用紙にペンなどで直接書き加えられた追加情報の追加データＤＴＡを、その書類および書込前のオリジナル書類をスキャナで読み取らせるだけで画像形成装置１に登録することができる。この際に、手書きのメモなどの追加情報の追加データＤＴＡにアクセス権を設定することができる。これにより、１つのオリジナル書類について、多数の追加情報のデータを登録しまたは所定のユーザに対して秘密にすべき追加情報を登録する必要がある場合であっても、追加データＤＴＡの管理を簡単に行うことができる。

本実施形態では、書類をスキャンする処理、オリジナル書類および追加情報に関する情報を管理する処理、オリジナル書類の画像と追加情報の画像とを重ね合わせる処理、および重ね合わせて再現された書類の画像を出力する処理を、すべて画像形成装置１によって実行したが、これらの処理の一部を他の装置に分散して実行するように構成してもよい。例えば、オリジナル書類および追加情報に関する情報を管理する処理を、データベース用のサーバ機に実行させるようにしてもよい。または、書類をスキャンする処理を、スキャナが接続されたパーソナルコンピュータに実行させるようにしてもよい。

〔第二の実施形態〕
図１７は画像形成装置１’の機能的構成の例を示す図、図１８は端末装置２’のソフトウェア構成の例を示す図、図１９は端末装置２’の機能的構成の例を示す図、図２０は追加情報設定画面ＨＧ５の例を示す図、図２１はオブジェクト作成追加画面ＨＧ６の例を示す図、図２２は書類データベース１ＤＣに保存されるデータの例を示す図、図２３は書類再現画像ＳＧの生成方法を説明するための図である。

第一の実施形態では、ユーザは、手書きメモなどの追加情報をオリジナル書類の用紙にペンなどで書き加えた。そして、書類の用紙をスキャナでスキャンすることによってオリジナル書類および追加情報のデータを書類データベースに登録した。第二の実施形態では、追加情報を、アプリケーションソフトを用いてオリジナル書類に書き加え、書類データベースに登録する。以下、第二の実施形態の書類データ共用システムについて、第一の実施形態との相違点を中心に説明する。第一の実施形態と共通する点は、説明を省略する。

第二の実施形態の書類データ共用システムの全体的な構成は、図１に示す第一の実施形態の書類データ共用システムＫＳＹの場合と同様である。以下、第二の実施形態の書類データ共用システムを、第一の実施形態の書類データ共用システムＫＳＹと区別するために「書類データ共用システムＫＳＹ’」と記載する。同様に、書類データ共用システムＫＳＹ’を構成する画像形成装置および端末装置をそれぞれ「画像形成装置１’」および「端末装置２’」と記載する。

画像形成装置１’のハードウェア構成は、第一の実施形態の画像形成装置１と同様である（図２参照）。ただし、ハードディスク１０ｄには、図１７に示すような画面表示処理部１２１、オリジナル書類登録処理部１２２、追加情報登録処理部１２３、出力用画像生成部１２４、画像印刷処理部１２５、再現用データ送信処理部１２６、データ検索部１２７、および書類データベース１ＤＣなどの機能を実現するためのプログラムおよびデータなどが格納されている。

端末装置２’のハードディスクには、図１８に示すように、編集用アプリケーションソフトおよびオペレーティングシステム（ＯＳ）などがインストールされている。これらのプログラムは、端末装置２’のＣＰＵによって実行される。オペレーティングシステムには、画像形成装置１’を制御するためのドライバが組み込まれている。編集用アプリケーションソフトには、図１９に示すオリジナル書類呼出部２０１、オリジナル書類表示処理部２０２、追加情報受付部２０３、追加情報用データ生成部２０４、および追加情報用データ送信部２０５などの機能を実現するためのプログラムおよびデータが含まれている。

以下、図１７に示す画像形成装置１’の各部および図１９に示す端末装置２’の各部の機能および処理内容などについて説明する。

画像形成装置１’の書類データベース１ＤＣは、第一の実施形態における書類データベース１ＤＢと同様に、オリジナル書類のオリジナル書類データＤＴＯ、書類名データＮＭＯ、およびオリジナルアクセス権データＲＴＯを保存する。さらに、そのオリジナル書類に追加された追加情報の追加データＤＴＡ、ユーザデータＵＲＡ、および追加情報アクセス権データＲＴＡを、そのオリジナル書類と対応付けて保存する。

画面表示処理部１２１は、第一の実施形態の画面表示処理部１０１（図４参照）と同様に、画面を操作パネル１０ｆのディスプレイ１０ｆ１または端末装置２に表示させるための処理を行う。

オリジナル書類登録処理部１２２は、オリジナル書類のオリジナル書類データＤＴＯおよびそのオリジナル書類の属性に関する情報のデータを入力し書類データベース１ＤＣに登録するための処理を行う。登録する方法として、例えば、次の２通りがある。

１つは、第一の実施形態で用いた方法と同様の方法である。つまり、図６で説明したように、オリジナル書類の用紙をスキャンしてオリジナル書類の画像データを生成し、これをオリジナル書類データＤＴＯとして書類データベース１ＤＣに保存する。また、その属性に関する情報のデータとして、オリジナル書類スキャン設定画面ＨＧ１（図７参照）でユーザが指定した内容に基づいて書類名データＮＭＯおよびオリジナルアクセス権データＲＴＯを保存する。

もう１つは、アプリケーションソフトによって生成されたオリジナル書類のファイルを端末装置２’などから受信し、これをオリジナル書類データＤＴＯとして書類データベース１ＤＣに保存する方法である。この場合は、そのオリジナル書類データＤＴＯとともに保存する書類名データＮＭＯおよびオリジナルアクセス権データＲＴＯの内容は、オリジナル書類スキャン設定画面ＨＧ１に相当する画面を端末装置２’に表示しユーザに指定させることによって取得すればよい。

追加情報登録処理部１２３、データ検索部１２７、および端末装置２’のオリジナル書類呼出部２０１ないし追加情報用データ送信部２０５は、互いに連携して、オリジナル書類に書き加えられたメモ書きなどの追加情報に関するデータを書類データベース１ＤＣに登録するための処理を例えば次のような手順で行う。

ユーザは、端末装置２’にログインしている間に、端末装置２’において所定の操作を行って編集用アプリケーションソフトを起動させる。すると、端末装置２’のオリジナル書類呼出部２０１は、そのユーザが使用することができるオリジナル書類を検索するように要求する。この際に、そのユーザのユーザ名を通知しておく。すると、データ検索部１２７は、通知されたユーザ名および書類データベース１ＤＣに保存されている各オリジナル書類のオリジナルアクセス権データＲＴＯに基づいて、そのユーザが使用することができるオリジナル書類を検索し、検索されたオリジナル書類の書類名を、要求元の端末装置２’に回答する。

すると、オリジナル書類呼出部２０１は、画像形成装置１’から送信されて来た回答（検索結果）をディスプレイに表示させ、メモなどを書き加えたいオリジナル書類を１つ選択するようにユーザに対して促す。そして、ユーザがオリジナル書類を選択すると、そのオリジナル書類のオリジナル書類データＤＴＯを画像形成装置１’からダウンロードする。

オリジナル書類表示処理部２０２は、画像形成装置１’からダウンロードしたオリジナル書類データＤＴＯに基づいて、ユーザが選択したオリジナル書類の画像を表示させる。追加情報受付部２０３は、そのオリジナル書類にユーザが書き加えたメモなどを追加情報として受け付ける。ユーザは、例えば次のような方法で、オリジナル書類にメモなどを書き加えることができる。

所定の操作を行って図２０に示すような追加情報設定画面ＨＧ５を端末装置２’に表示させる。テキストボックスＴＢ５１に、表示されたオリジナル書類に追加情報として書き加えたいオブジェクト（写真、挿絵、文書、または図表など）のファイルのパス（保存場所）を指定する。テキストボックスＴＢ５２、ＴＢ５３に、そのオリジナル書類における、そのオブジェクトを書き加える位置のＸ座標の値、Ｙ座標の値をそれぞれ指定する。

さらに、テキストボックスＴＢ５４に、その追加情報を書き加えたユーザ（書込者）のユーザ名を指定する。アクセス権付与ユーザリストＬＴ５に、その追加情報を使用させてもよいユーザを指定する。複数のユーザを指定することも可能である。これらの指定が完了したら「ＯＫ」ボタンを押す。なお、テキストボックスＴＢ５４には、第一の実施形態（図１０参照）の場合と同様に、操作を簡単にするために、デフォルト値として、現在ログインしているユーザ（つまり、書込者）のユーザ名が自動的に格納されている。ユーザは、自分自身を指定してもよいのであればテキストボックスＴＢ５４の内容をそのままにしておき、他のユーザを指定したい場合は当該他のユーザのユーザ名をテキストボックスＴＢ５４に指定し直す。

すると、追加情報受付部２０３は、指定された内容を受け付け、追加情報に関するデータを生成し画像形成装置１’に送信するように、追加情報用データ生成部２０４および追加情報用データ送信部２０５に対して指令する。

追加情報用データ生成部２０４は、追加情報設定画面ＨＧ５で指定されたパスに基づいて追加情報のファイルを呼び出し、指定された位置情報（書き加える位置のＸ座標の値、Ｙ座標の値）をそのファイルに付加することによって、追加データＤＴＡを生成する。さらに、指定された内容に基づいて、その追加情報の書込者のユーザ名を示すユーザデータＵＲＡおよび追加情報へのアクセス権を示す追加情報アクセス権データＲＴＡを生成する。

追加情報用データ送信部２０５は、生成された追加データＤＴＡ、ユーザデータＵＲＡ、および追加情報アクセス権データＲＴＡを、ベースとなったオリジナル書類と対応付けて画像形成装置１’に送信する。

または、ユーザは、次のような方法で、オリジナル書類にメモなどを書き加えることもできる。図２１に示すようなオブジェクト作成追加画面ＨＧ６を端末装置２’に表示させる。オリジナル書類画像ウィンドウＷＮ６には、画像形成装置１’からダウンロードしたオリジナル書類の画像が配置されている。ユーザは、マウスを操作して、オリジナル書類画像ウィンドウＷＮ６の中の、追加情報を書き加えたい位置を指定する。すると、その位置にオブジェクト作成領域ＲＹ６が表示される。ユーザは、キーボードまたはマウスなどを操作して、そのオブジェクト作成領域ＲＹ６に、追加情報として書き加えたい挿絵または文書などのオブジェクトを作成する。

さらに、図２０の追加情報設定画面ＨＧ５の場合と同様に、テキストボックスＴＢ６に、その追加情報すなわちオブジェクトを書き加えたユーザのユーザ名を指定し、アクセス権付与ユーザリストＬＴ５に、その追加情報を使用させてもよいユーザを指定する。これらの指定が完了したら「ＯＫ」ボタンを押す。

すると、追加情報受付部２０３は、作成されたオブジェクトおよび指定された内容を受け付け、追加情報に関するデータを生成し画像形成装置１’に送信するように、追加情報用データ生成部２０４および追加情報用データ送信部２０５に対して指令する。

追加情報用データ生成部２０４は、作成されたオブジェクトすなわち追加情報を所定のフォーマットのデータに変換する。例えば、文書が作成された場合はテキスト形式またはリッチテキスト形式などのファイルに変換する。挿絵が作成された場合は、ＧＩＦまたはＴＩＦＦなどのデータに変換する。以下、所定のフォーマットに変換されたオブジェクトのデータを「オブジェクトデータ」と記載する。オブジェクト作成領域ＲＹ６の位置を示す情報を、追加情報の位置情報として、オブジェクトデータに付加する。これにより、追加データＤＴＡが生成される。さらに、追加情報設定画面ＨＧ５の方法の場合と同様に、ユーザデータＵＲＡおよび追加情報アクセス権データＲＴＡを生成する。そして、追加情報用データ送信部２０５は、これらのデータを画像形成装置１’に送信する。

図１７の追加情報登録処理部１２３は、端末装置２’から送信されて来た追加情報の追加データＤＴＡ、ユーザデータＵＲＡ、および追加情報アクセス権データＲＴＡを、例えば図２２に示すようにそのベースとなったオリジナル書類のオリジナル書類データＤＴＯと対応付けて、書類データベース１ＤＣに保存する。

出力用画像生成部１２４は、第一の実施形態の出力用画像生成部１０４と同様に、ユーザが出力することを所望する書類の画像を再現するための処理を行う。係る処理の手順は、出力用画像生成部１０４の場合と基本的に同じであり、前に図１２および図１３で説明した通りである。

ただし、第一の実施形態と本実施形態とでは追加データＤＴＡの構成が異なるので、オリジナル書類の画像の上に追加情報の画像を重ね合わせる工程（図１２の丸数字７および図１３の＃３２８に相当する工程）の処理が第一の実施形態の場合と異なる。それより前の工程の処理は第一の実施形態の場合と同様であり、ユーザが表示書類設定画面ＨＧ３（図１４参照）で指定したオリジナル書類のデータおよびレイヤ設定画面ＨＧ４（図１５参照）で指定した１つまたは複数の追加情報のデータを呼び出す。よって、ここでは、重ね合わせの工程の処理について説明する。

例えば、図２３（ａ）に示すように、オリジナル書類データＤＴＯとしてオリジナル書類データＤＴＯａが呼び出され、追加情報の追加データＤＴＡとして２つの追加データＤＴＡａ、ＤＴＡｂが呼び出されたとする。

出力用画像生成部１２４は、オリジナル書類データＤＴＯａに基づいてオリジナル書類の画像を生成する。その画像の中から、追加データＤＴＡａ、ＤＴＡｂのそれぞれの位置情報に示される位置を探す。

図２３（ｂ）に示すように、追加データＤＴＡａ、ＤＴＡｂのそれぞれのオブジェクトデータに基づいて追加情報の画像を生成する。そして、これら２つの画像を、オリジナル書類の画像上の、それぞれの位置に重ね合わせる。これにより、ユーザが所望する書類再現画像ＳＧが生成される。

図１７に戻って、生成された書類再現画像ＳＧは、第一の実施形態の場合と同様に、画像印刷処理部１２５によってコピー用紙に印刷されまたは画面表示処理部１２１によってディスプレイ１０ｆ１または端末装置２’に表示される。

ところで、ユーザが表示書類設定画面ＨＧ３で指定したオリジナル書類のオリジナル書類データＤＴＯのフォーマットまたはレイヤ設定画面ＨＧ４で指定した追加情報のオブジェクトデータのフォーマットが画像形成装置１’でサポートされていない場合は、出力用画像生成部１２４は、書類再現画像ＳＧを生成することができない。そこで、再現用データ送信処理部１２６は、このような場合に、ユーザが指定したオリジナル書類のオリジナル書類データＤＴＯおよび追加情報の追加データＤＴＡを端末装置２’に送信する。端末装置２’は、これらのデータを受信すると、図２３で説明した処理と同様の処理を行い、書類再現画像ＳＧを生成する。

次に、第二の実施形態における画像形成装置１’の全体的な処理の手順を簡単に説明する。ユーザがログインしてからログアウトするまでの画像形成装置１’の全体的な処理の手順は、第一に実施形態の場合と基本的に同じであって、図１６で説明した手順とほぼ同じである。ただし、上に述べたように、追加データＤＴＡの構成が第一の実施例の場合と異なるので、ステップ＃５、＃７の処理方法に差異がある。また、ユーザが書類の出力の操作を行った場合において（＃６でＹｅｓ）、必要なデータが画像形成装置１’のサポート外のフォーマットである場合は、これらのデータをそのユーザの端末装置２’に送信し、ステップ＃７、＃８の処理を端末装置２’が実行する。

第二の実施形態によると、パーソナルコンピュータなどによって電子的にオリジナル書類に追加情報が書き加えられた場合であっても、その追加情報の追加データＤＴＡを画像形成装置１に登録することができる。よって、第一の実施形態の場合と同様に、１つのオリジナル書類について、多数の追加情報のデータを登録しまたは所定のユーザに対して秘密にすべき追加情報を登録する必要がある場合であっても、追加データＤＴＡの管理を簡単に行うことができる。

第二の実施形態では、ユーザは、追加情報の作成または追加情報に関する指定を端末装置２’で行ったが、画像形成装置１’で行うことができるように構成してもよい。この場合は、図１９に示す端末装置２’の各機能を、画像形成装置１’に設けるようにすればよい。

第一および第二の実施形態では、追加情報の追加データＤＴＡのユーザ情報として、その追加情報の書込者のユーザ名を示す情報を付加したが、他の事項を示す情報を付加してもよい。例えば、書込者の所属部署または役職などを示す情報を付加してもよい。または、追加情報の作成日時または重要度などを示す情報を付加してもよい。

その他、書類データ共用システムＫＳＹ、ＫＳＹ’、画像形成装置１、１’、端末装置２、２’の全体または各部の構成、処理内容、処理順序、データベースの内容などは、本発明の趣旨に沿って適宜変更することができる。

本発明は、１つの書類を複製して多数のユーザに配布し、ユーザが各々自分に配布された書類に書き込んだ追加情報を電子データ化して管理するために好適に用いられる。特に、会議用の資料または申請用の雛型の書類などに書き加えられた追加情報を電子データ化して管理するために好適に用いられる。

書類データ共用システムの全体的な構成の例を示す図である。 画像形成装置のハードウェア構成の例を示す図である。 操作パネルの構成を示す図である。 画像形成装置の機能的構成の例を示す図である。 オリジナル書類と追加情報との関係を説明するための図である。 オリジナル書類入力保存処理の流れの例を説明するフローチャートである。 オリジナル書類スキャン設定画面の例を示す図である。 追加情報登録処理部の構成の例を示す図である。 追加情報入力保存処理の流れの例を説明するフローチャートである。 追加情報スキャン設定画面の例を示す図である。 書類データベースに保存されるデータの例を示す図である。 出力用画像生成部の構成の例を示す図である。 書類画像再現処理の流れの例を説明するフローチャートである。 表示書類設定画面の例を示す図である。 レイヤ設定画面の例を示す図である。 画像形成装置の全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。 画像形成装置の機能的構成の例を示す図である。 端末装置のソフトウェア構成の例を示す図である。 端末装置の機能的構成の例を示す図である。 追加情報設定画面の例を示す図である。 オブジェクト作成追加画面の例を示す図である。 書類データベースに保存されるデータの例を示す図である。 書類再現画像の生成方法を説明するための図である。

符号の説明

ＫＳＹ、ＫＳＹ’ 書類データ共用システム（書類データ管理システム）
１ 画像形成装置
１０ｆ１ ディスプレイ
１０ｇ スキャナ（画像読取手段）
１０ｈ 印刷装置（印刷手段）
１０１、１２１ 画面表示処理部（提示手段、出力処理手段）
１０２、１２２ オリジナル書類登録処理部（原本画像再現用データ入力処理手段、原本画像読取制御手段）
１０３、１２３ 追加情報登録処理部（追加情報画像再現用データ入力処理手段、アクセス権設定手段）
１０４、１２４ 出力用画像生成部（重ね合わせ画像生成手段）
１０５、１２５ 画像印刷処理部（出力処理手段）
１２６ 再現用データ送信処理部（出力処理手段）
１３１ 書類読取制御部（書込書類画像読取制御手段）
１３３ 差分画像生成部（書込書類画像読取制御手段）
１ＤＢ、１ＤＣ 書類データベース（書類データ記憶手段）
２ 端末装置
２０４ 追加情報用データ生成部
２０５ 追加情報用データ送信部
ＤＴＡ 追加データ（追加情報画像再現用データ、追加情報画像データ）
ＤＴＯ オリジナル書類データ（原本画像再現用データ、原本画像データ）
ＬＴ２ アクセス権付与ユーザリスト
ＬＴ３ 使用可能書類リスト
ＲＴＡ 追加情報アクセス権データ（アクセス権データ）
ＳＧ 書類再現画像（重ね合わせ画像）

Claims (8)

1. 書類の原本の画像を再現するための原本画像再現用データを入力する処理を行う原本画像再現用データ入力処理手段と、
   前記書類に追加された情報である追加情報を表す画像を再現するための追加情報画像再現用データを入力する処理を行う追加情報画像再現用データ入力処理手段と、
   前記追加情報についてのアクセス権を設定するアクセス権設定手段と、
   入力された前記書類の前記原本画像再現用データと、入力された当該書類の前記追加情報の前記追加情報画像再現用データと、設定された当該追加情報についてのアクセス権を示すアクセス権データと、を互いに対応付けて記憶する、書類データ記憶手段と、
   を有することを特徴とする書類データ管理システム。
2. 前記書類データ記憶手段に前記追加情報画像再現用データが記憶されている前記追加情報のうちのユーザが指定した前記書類に対応付けられかつ当該ユーザに対してアクセス権が与えられているものを当該ユーザに選択させるために提示する提示手段と、
   前記ユーザが指定した前記書類の前記原本画像再現用データおよび当該ユーザが選択した１つまたは複数の前記追加情報の追加情報画像再現用データに基づいて、当該書類の原本の画像に当該１つまたは複数の追加情報の画像を重ね合わせた画像である重ね合わせ画像を生成する、重ね合わせ画像生成手段と、
   生成された前記重ね合わせ画像を出力するための処理を行う出力処理手段と、を有する、
   請求項１記載の書類データ管理システム。
3. 前記原本画像再現用データ入力処理手段は、前記書類の前記原本画像再現用データを入力する処理を、当該書類の原本の用紙をスキャナでスキャンすることによって行い、
   前記追加情報画像再現用データ入力処理手段は、前記書類の前記追加情報の前記追加情報画像再現用データを入力する処理を、当該追加情報が書き加えられた当該書類の用紙をスキャナでスキャンすることによって得られた画像と当該追加情報が書き加えられる前の当該書類の原本の用紙をスキャンすることによって得られた画像との差分を求めることによって行う、
   請求項１または請求項２記載の書類データ管理システム。
4. 前記追加情報画像再現用データ入力処理手段は、前記書類の前記追加情報の前記追加情報画像再現用データとして、当該書類の原本の画像上における当該追加情報の画像の位置を示す位置情報とユーザがアプリケーションソフトウェアで作成した当該追加情報のオブジェクトデータとを含むデータを入力するための処理を行う、
   請求項１または請求項２記載の書類データ管理システム。
5. 前記追加情報画像再現用データ入力処理手段は、前記書類の前記追加情報の前記追加情報画像再現用データとして、当該書類の原本の画像上における当該追加情報の画像の位置を示す位置情報とユーザが指定した保存場所から呼び出した当該追加情報のオブジェクトデータとを含むデータを入力するための処理を行う、
   請求項１または請求項２記載の書類データ管理システム。
6. 画像読取手段と印刷手段とを有する画像形成装置であって、
   書類の原本の画像を前記画像読取手段に読み取らせる原本画像読取制御手段と、
   情報が書き加えられた前記書類の画像を前記画像読取手段に読み取らせる書込書類画像読取制御手段と、
   前記書類の原本の画像と情報が書き加えられた当該書類の画像との差分を求めることによって、当該書き加えられた情報だけを表す画像である追加情報画像を生成する、追加情報画像生成手段と、
   生成された前記追加情報画像に対してアクセス権を設定するアクセス権設定手段と、
   前記書類の原本の画像の画像データである原本画像データと、当該書類に書き加えられた情報の前記追加情報画像の画像データである追加情報画像データと、設定された当該追加情報画像のアクセス権を示すアクセス権データとを、互いに対応付けて記憶する書類データ記憶手段と、
   前記書類データ記憶手段に前記追加情報画像データが記憶されている書き加えられた情報のうちの、ユーザが指定した前記書類に対応付けられかつ当該ユーザに対してアクセス権が与えられている情報を、当該ユーザに選択させるために提示する、提示手段と、
   前記ユーザが指定した前記書類の前記原本画像データおよび当該ユーザが選択した１つまたは複数の書き加えられた情報の前記追加情報画像データに基づいて、当該書類の原本の画像に当該１つまたは複数の書き加えられた情報の画像を重ね合わせた画像である重ね合わせ画像を生成する、重ね合わせ画像生成手段と、
   生成された前記重ね合わせ画像を用紙に印刷するように前記印刷手段を制御する印刷制御手段と、を有する、
   ことを特徴とする画像形成装置。
7. 書類の画像を再現するためのデータを管理する書類データ管理方法であって、
   前記書類の原本の画像を再現するための原本画像再現用データを入力する処理を行い、
   前記書類に追加された情報である追加情報を表す画像を再現するための追加情報画像再現用データを入力する処理を行い、
   前記追加情報についてのアクセス権を設定し、
   入力された前記書類の前記原本画像再現用データと、入力された当該書類の前記追加情報の前記追加情報画像再現用データと、設定された当該追加情報についてのアクセス権を示すアクセス権データと、を互いに対応付けて書類データ記憶手段にさせる、
   ことを特徴とする書類データ管理方法。
8. 書類の画像を再現するためのデータを管理するコンピュータに用いられるコンピュータプログラムであって、
   前記書類の原本の画像を再現するための原本画像再現用データを入力する処理と、
   前記書類に追加された情報である追加情報を表す画像を再現するための追加情報画像再現用データを入力する処理と、
   前記追加情報についてのアクセス権を設定する処理と、
   入力された前記書類の前記原本画像再現用データと、入力された当該書類の前記追加情報の前記追加情報画像再現用データと、設定された当該追加情報についてのアクセス権を示すアクセス権データと、を互いに対応付けて書類データ記憶手段にさせる処理と、
   をコンピュータに実行させるためのコンピュータプログラム。