JP2009266022A - 画像形成装置及びユーザ認証方法 - Google Patents

Abstract

【課題】保存されている印刷データにパスワードが付加されている場合にセキュリティレベルを確保しつつ、操作時のパスワード入力を省略できるユーザ認証機能を備えた画像形成装置を提供する。
【解決手段】画像形成装置は、画像形成装置で文書の操作がユーザにより行われる際に、画像形成装置にログインしたユーザが文書作成者である場合には、印刷データの操作用パスワードの入力が不要になるような制御を行う。また、操作用パスワード解除ユーザの情報を文書情報として管理することによって、画像形成装置にログインしたユーザが文書作成者でない場合であっても、過去に操作用パスワードを解除したことがあるユーザであれば操作用パスワードの入力が不要になるような制御を行う。
【選択図】図１６

Description

本発明は、印刷データに対する操作の許可／不許可を制御するユーザ認証機能を備えた画像形成装置等に関する。

文書データをＰＣ（パーソナルコンピュータ）から画像形成装置に送信し印刷する場合、ＰＣに搭載されたプリンタドライバを用いて、所望の印刷体裁に加工したＰＤＬ文書を生成し、画像形成装置に送信し印刷処理を行う。また、ＰＣ環境で広く普及しているＰＤＦ等の文書データをＰＣから受け取り、受け取った文書データを印刷可能形式に変換し印刷処理を行う画像形成装置も存在する。さらに、ＰＣから受け取った文書データを印刷可能形式に変換した後に自装置内の補助記憶装置に一旦保存し、任意のタイミングで印刷可能とする画像形成装置も存在する。

ところで、文書データには各種のパスワードを設定可能なものも存在する。例えば、ＰＤＦに対しては「文書を開くパスワード」、「権限パスワード」又は「添付ファイルを開くパスワード」を設定可能である。「文書を開くパスワード」を設定することによりＰＤＦファイルを開く際にパスワードの入力をユーザに行わせると、予め許可されたユーザだけが当該ファイルを開けるようになり、文書のプレビューにアクセス制限を課すことができる。また、「権限パスワード」を設定することにより、文書の印刷と編集にアクセス制限を課すことができる。さらに、「添付ファイルを開くパスワード」を設定することにより、文書に添付されたファイルにアクセス制限を課すことができる。

このようなアクセス制限が課された文書データ（パスワード付きの文書データ）をＰＣから受け取った画像形成装置は、当該文書データを印刷可能形式に変換し、パスワード付きの印刷データとして記憶装置に保存する。そして、画像形成装置は、保存された印刷データに対してアクセスを行おうとするユーザに対してパスワード入力を要求する。しかし、ユーザにとっては、画像形成装置のタッチパネルや各種ボタン等を用いた操作を行う度にパスワードの入力を求められるのは使い勝手が悪い。一方、例えば、特許文献１には、認証システムと連動することでパスワード入力を省略可能にする画像形成装置が開示されている。この画像形成装置では、文書に対する「文書作成者」と「アクセス可能ユーザ及びその権限」が印刷データに紐付けられた文書情報として管理される。したがって、画像形成装置のユーザが「文書作成者」または「アクセス可能ユーザ」である場合、そのユーザはパスワードを入力しなくとも印刷データにアクセスできる。

特開２００７−２３７６８５号公報

特許文献１の装置においては、パスワード付きの印刷データであっても、予め許可されたユーザ（「文書作成者」又は「アクセス可能ユーザ」）であればパスワードを入力しなくても印刷データにアクセスできる。しかし、パスワードを知っているが予め許可されたユーザでないユーザは、印刷データにアクセスしようとする度にパスワードを入力しなければならない。また、特許文献１の装置においては、印刷データに対するパスワードが変更された場合でも予め許可されたユーザは無条件に印刷データにアクセスできてしまうため、セキュリティレベルが低いという課題がある。

本発明の画像形成装置は、操作用パスワードが設定された文書データを受信する手段と、文書データを印刷データに変換する手段と、操作用パスワードと、印刷データに対する操作が許可されているユーザのユーザ情報とを含む文書情報を生成する手段と、印刷データに文書情報を設定する手段と、文書情報が設定された印刷データを格納する手段と、印刷データに設定された文書情報を参照して、格納する手段に格納された印刷データに対する操作をログインユーザに許可するか否かを判定する手段とを備える。判定する手段は、ログインユーザのユーザ情報と文書情報に含まれるユーザ情報とが一致する場合、格納する手段に格納された印刷データに対する操作をログインユーザに許可し、ログインユーザのユーザ情報と文書情報に含まれるユーザ情報とが一致しない場合、ログインユーザに操作用パスワードの入力を要求し、操作用パスワードがログインユーザにより入力された場合、格納する手段に格納された印刷データに対する操作をログインユーザに許可すると共に、ログインユーザのユーザ情報を文書情報に追加する。

本発明のユーザ認証方法は、操作用パスワードが設定された文書データを受信するステップと、文書データを印刷データに変換するステップと、操作用パスワードと、印刷データに対する操作が許可されているユーザのユーザ情報とを含む文書情報を生成するステップと、印刷データに文書情報を設定するステップと、文書情報が設定された印刷データを格納するステップと、印刷データに設定された文書情報を参照して、格納するステップで格納された印刷データに対する操作をログインユーザに許可するか否かを判定するステップを含む。判定するステップは、ログインユーザのユーザ情報と文書情報に含まれるユーザ情報とが一致する場合、格納するステップで格納された印刷データに対する操作をログインユーザに許可し、ログインユーザのユーザ情報と文書情報に含まれるユーザ情報とが一致しない場合、ログインユーザに操作用パスワードの入力を要求し、操作用パスワードがログインユーザにより入力された場合、格納するステップで格納された印刷データに対する操作をログインユーザに許可すると共に、ログインユーザのユーザ情報を文書情報に追加する。

本発明のコンピュータ読み取り可能な記録媒体は、コンピュータに、上記のいずれかの方法を実行させるためのプログラムを記録する。

本発明のプログラムは、コンピュータに、上記のいずれかの方法を実行させる。

本発明によれば、文書作成者のみならず、既にパスワードを使って印刷データにアクセスしたことのあるユーザは、パスワード入力によるユーザ認証を受けなくても再び印刷データにアクセスできる。また、パスワードが変更された場合には、変更後のパスワードを知っているユーザに対してだけ印刷データへのアクセス許可する制御を行うこともできる。このように、本発明によれば、セキュリティレベルを低下させること無く、かつ、ユーザにとって利便性が高い画像形成装置を提供できる。

以下、図面を参照し、本発明の実施形態を詳細に説明する。

図１は、本発明を適用可能なシステムの構成例を示す図である。

本システムは、ＰＣ１０１と、画像形成装置１１１、１１２と、ＰＣ１０１と画像形成装置１１１、１１２を接続するＬＡＮとを備える。図１には例として２台の画像形成装置が示されているが、画像形成装置は１台であってもよい。以下では、画像形成装置１１１を用いて印刷が行われる実施形態を説明する。

尚、本実施形態では、ＰＣ１０１と画像形成装置１１１、１１２は、ネットワークを介して接続する形態をとっているが、パラレルケーブルやシリアルケーブル、ＵＳＢケーブル等により接続する形態をとってもよい。また、ネットワーク接続の形態は、ＬＡＮに限らず、インターネットであってもよい。

図２は、ＰＣ１０１の構成例を示すブロック図である。

ＰＣ１０１は、ＣＰＵ２０１、ＲＡＭ２０２、補助記憶装置２０３、画像表示装置２０４、ユーザコマンド入力装置２０５、ネットワークインタフェースカード２０６、メインバス２０９を備える。補助記憶装置２０３は、例えば、ハードディスク、フロッピー（登録商標）ディスク、ＣＤ-ＲＯＭ等である。画像表示装置２０４は、例えば、ＣＲＴディスプレイ、液晶ディスプレイ等である。画像表示装置２０４は、ユーザにメッセージ等を通知する。ユーザコマンド入力装置２０５は、例えば、マウス、キーボード等である。ユーザコマンド入力装置２０５は、ユーザによるコマンド入力を受け付ける。ネットワークインタフェースカード２０６は、ＬＡＮ２２０を介して他のネットワーク機器と相互にデータをやりとりする。

図３は、画像形成装置１１１の構成例を示すブロック図である。

ＣＰＵ３０１は、ＰＣ１０１から受け取った印刷用ジョブを解釈し、印字制御等を行う。補助記憶装置３０３は、例えば、ハードディスク、ＣＤ−ＲＯＭ等である。画像表示装置３０４は、例えば、タッチパネルである。画像表示装置３０４は、画像形成装置１１１のステータスや各種メッセージを表示する。ユーザコマンド入力装置３０５は、例えば、タッチパネルである。ログインユーザは、ユーザコマンド入力装置３０５を操作することによって、画像形成装置１１１へのログインや、印刷用ジョブの指定を行う。尚、画像表示装置３０４とユーザコマンド入力装置３０５は、単一のタッチパネルであってもよい。

印刷エンジン３０７は、ＰＣ１０１から受け取った印刷用ジョブに基づいて印刷制御を行う。読取部３０８は、原稿台に置かれた紙原稿を読み取り白黒２値やカラー多値の電子データ等を生成する。ＤＳＵ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｓｅｒｖｉｃｅ Ｕｎｉｔ：デジタル回線終端装置）３１０は、デジタル回線３３０を介して他の機器との間でデータ送受信を行う。ＮＣＵ（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｃｏｎｔｏｒｏｌ Ｕｎｉｔ）３１２は、アナログ回線３４０を介して他の機器との間でデータ送受信を行う。モデム３１１は、送受信データの変調・復調を行う。ＵＳＢ通信部３１４は、ＵＳＢを用いて他の情報端末とデータの送受信を行う。

尚、本実施形態では、読取部３０８、ＤＳＵ３１０、モデム３１１、ＮＣＵ３１２、デジタル回線３３０、アナログ回線３４０は必須ではない。

図４は、ＰＣ１０１と画像形成装置１１１の機能を概略的に示すブロック図である。

ＰＣ１０１は、ＸＰＳデータやＰＤＦデータ等の文書データを画像形成装置１１１に送信するための送信プログラム４０１を搭載する。送信プログラム４０１は、ユーザの指示にしたがって、データ送受信部４０２を介して、画像形成装置１１１に文書データを送信する機能を有する。

画像形成装置１１１は、データ送受信部４０３、データ変換部４０４、データ管理部４０５、画面制御部４０６、印刷制御部４０７、メインコントロール部４０８を備える。メインコントロール部４０８は、画像形成装置１１１を統括的に制御する。データ送受信部４０３は、ＮＩＣ３０６を介して、ＰＣ１０１から文書データを受け取る。データ変換部４０４は、メインコントロール部４０８の指示にしたがって、ＰＣ１０１から受け取った文書データを、印刷エンジン３０７が印刷処理可能なデータ形式に変換する。印刷制御部４０７は、メインコントロール部４０８の指示にしたがって、データ変換部４０４から得られた印刷処理可能なデータに基づいて印刷制御を行う。データ管理部４０５は、メインコントロール部４０８の指示にしたがって、補助記憶装置３０３にデータを保存し、又は、補助記憶装置３０３に保存されているデータを読み出しＲＡＭ３０２等の記憶部に格納する。

図５は、ＰＣ１０１に搭載された送信プログラム４０１がＰＣ１０１のディスプレイに表示する送信設定画面の一例を示す図である。

送信設定画面５００は、プリンタ指定領域５０１と、送信文書指定領域５０２と、送信文書参照領域５０３と、文書操作用パスワードを指定するためのパスワード指定領域５０４、５０５、５０６とを有する。

文書操作用パスワードとは、「文書を開くパスワード」、「権限パスワード」又は「添付ファイルを開くパスワード」である。「文書を開くためのパスワード」とは、画像形成装置１１１において印刷データをプレビュー表示する際に使用されるパスワードである。「権限パスワード」とは、印刷データの印刷、又は、印刷データの編集（削除、パスワード変更等）を行う際に使用されるパスワードである。「添付ファイルを開くパスワード」とは、文書ファイルに別の文書データが添付されている場合に、その添付文書データを使用(プレビュー表示、印刷、編集)する際に使用されるパスワードである。

プリンタ指定領域５０１は、文書データの送信先の画像形成装置１１１を指定するための領域である。

送信用設定画面５００は、更に、文書データ送信後に画像形成装置１１１が行う処理種別を指定するための処理種別指定領域５０７、文書データの保存場所を指定するための保存場所指定領域５０８、送信ボタン５０９、キャンセルボタン５１０を有する。

送信文書参照領域５０３は、ＰＣ１０１内の補助記憶装置２０３等に保存されている文書を参照する際に使用する領域である。

処理種別指定領域５０７において「印刷のみ」が指定された場合、画像形成装置１１１は、印刷データの印刷のみを行う。「印刷して保存」が指定された場合、画像形成装置１１１は、印刷データを印刷するとともに、保存場所指定入力領域５０８で指定された保存場所に当該印刷データを保存する。「保存のみ」が指定された場合、画像形成装置１１１は、印刷データを印刷せずに、保存場所指定領域５０８で指定された保存場所に当該印刷データを保存する。

保存場所指定領域５０８は、画像形成装置１１１内のデータ管理部４０５で管理する保存場所（例えば、００〜９９までの１００個の保存場所）を指定するための領域である。

ユーザが送信ボタン５０９を押下すると、送信プログラム４０１は、データ送受信部４０２を介して、プリンタ指定領域５０１で指定された画像形成装置１１１に対して、送信文書指定領域５０２で指定された文書データを送信する。一方、ユーザがキャンセルボタン５１０を押下すると、送信プログラム４０１は送信処理を中止する。

図６は、画像形成装置１１１が有するタッチパネル部とキー入力部の外観を示す図である。これは、前述した画面表示装置３０４及びユーザコマンド入力装置３０５に相当する。

タッチパネル部６０１は、画像形成装置１１１が提供する機能をタブページの形式で表示すると共に、ユーザからの指示を受け付ける。キー入力部６０２は、テンキー等のキーを備え、ユーザからの指示を受け付ける。キー入力部６０２は、タッチパネル部６０１と併用される。

図７は、タッチパネル部９０１が表示するユーザ認証画面の一例を示す図である。

ユーザ認証画面７００は、ユーザＩＤ入力領域７０１、パスワード入力領域７０２、ログインボタン７０３を有する。

ユーザ認証で使用されるユーザＩＤやパスワード等のユーザ情報は、画像形成装置１１１内のデータ管理部４０５で管理されている。尚、当該ユーザ情報は、画像形成装置１１１とサーバ（ユーザ認証サーバ等）とが連携してユーザ認証を行うユーザ認証システムで管理されてもよい。

ログインユーザは、ユーザＩＤ入力領域７０１とパスワード入力領域７０２にユーザＩＤとパスワードを入力し、ログインボタン７０３を押下することによりログインを試みる。メインコントロール部４０８は、入力されたユーザＩＤとパスワードとに基づいて、そのログインユーザのログインの許可／不許可を決定する。

図８は、タッチパネル部９０１が表示する保存ジョブタブページの一例を示す図である。

保存ジョブタブページ８００は、印刷用ジョブ表示領域８０１、印刷ボタン８０２、プレビュー表示ボタン８０３、編集ボタン８０４、削除ボタン８０５、スクロールバー８０６を有する。

印刷用ジョブ表示領域８０１には、ＰＣ１０１から受け取った文書データを印刷可能形式に変換することにより得られた印刷用ジョブ、すなわち、印刷データの名前が一覧表示される。すなわち、印刷用ジョブ表示領域８０１には、画像形成装置１１１が記憶装置に保存している印刷データの一覧が表示される。これらの一覧表示された印刷データの名前の中からログインユーザが印刷対象の印刷データの名前を選択すると、その名前の表示色が変わる。こうして、ログインユーザは、処理対象の印刷データを指定することができる。図８に示す例では、「議事録」という名前の印刷データがログインユーザにより指定されている。

印刷ボタン８０２は、印刷用ジョブ表示領域８０１で指定されている印刷データを印刷するためのボタンである。

プレビュー表示ボタン８０３は、印刷用ジョブ表示領域８０１で指定されている印刷データのプレビュー画像を表示させるためのボタンである。

編集ボタン８０４は、印刷用ジョブ表示領域８０１で指定されている印刷データの編集（「ページの削除」等）を行うためのボタンである。

削除ボタン８０５は、印刷用ジョブ表示領域８０１で指定されている印刷データを削除するためのボタンである。

スクロールバー８０６は、印刷用ジョブ表示領域８０１内に収まりきらない数の印刷データが存在する場合に、印刷データ一覧を上下にスクロールさせるためのスクロールバーである。

図９は、ＰＣ１０１に搭載された送信プログラム４０１と画像形成装置１１１との間のデータの流れを示す図である。具体的には、図９は、ＰＣ１０１が文書データ等を画像形成装置１１１に送信し、画像形成装置１１１が受け取った文書データ等を印刷データに変換して記憶装置に格納するまでの流れを示す。

ユーザは、ＰＣ１０１において、送信プログラム４０１が提示する送信用設定画面５００を介して、前述した設定・指示を行う。具体的には、ユーザは、送信文書指定領域５０２で送信文書を選択し（Ｓ９０１）、パスワード指定領域５０４、５０５、５０６で文書操作用パスワードを入力する（Ｓ９０２）。次いで、ユーザは、処理種別指定領域５０７で処理種別を指定し（Ｓ９０３）、保存場所指定領域５０８で文書データの保存場所を指定し（Ｓ９０４）、送信ボタン５０９を押下することにより文書データの送信を指示する（Ｓ９０５）。

文書データの送信が指示されると、送信プログラム４０１は、ＰＣ１０１へのログイン用のユーザＩＤ７０１を取得し(Ｓ９０６)、文書データと文書操作用パスワードとユーザＩＤとを画像形成装置１１１に送信する(Ｓ９０７）。

画像形成装置１１１は、受け取った文書データを印刷可能な印刷データに変換（Ｓ９０８）すると共に、各種パスワードとユーザＩＤに基づき文書情報を生成する（Ｓ９０９）。文書情報には、文書作成者、「文書を開くパスワード」、「権限パスワード」、「添付ファイルを開くパスワード」が含まれる。文書情報の詳細については後述する。

次いで、画像形成装置１１１は、当該文書情報を印刷データに埋め込み、印刷データを補助記憶装置３０３に保存する(Ｓ９１０)。Ｓ９０８〜Ｓ９１０の詳細については、後述する。

図１０は、印刷データを保存した後の画像形成装置１１１の処理の流れを示す図である。

ログインユーザは、ユーザ認証画面７００でユーザＩＤとパスワードを入力することにより画像形成装置１１１にログインし、ユーザ認証を受ける(Ｓ１００１、Ｓ１００２)。

次いで、ログインユーザがタッチパネル部６０１で保存ジョブタブを選択すると(Ｓ１００３)、メインコントロール部４０８は、保存ジョブタブページ８００に、データ管理部４０５に保存されている印刷データの名前の一覧を表示する(Ｓ１００４)。次いで、ログインユーザは、保存ジョブタブページ８００で処理対象の印刷データを指定し、印刷データに対する操作（印刷、プレビュー表示、編集）を選択する（Ｓ１００５)。印刷データに対する操作が選択されると、メインコントロール部４０８は、ログインユーザの操作権限を判定し(Ｓ１００６)、その操作権限に応じて印刷データに対する処理を行う(Ｓ１００７)。Ｓ１００５〜Ｓ１００７の詳細については、後述する。最後に、ログインユーザは、画像形成装置１１１からログオフする（Ｓ１００８）。

図１１は、印刷データのデータ構造の一例を示す図である。

本実施形態では、印刷データは複数ページのデータからなるとする。印刷データは、ベクタデータ１１０１と、メタデータ１１０２、ディスプレイリスト１１０３とから構成される。印刷データは、ドキュメントヘッダ（ｘ１）を先頭とする階層構造をとる。

ベクタデータ１１０１は、解像度非依存の論理描画データである。ベクタデータ１１０１は、ページヘッダ（ｘ２）と、サマリ情報（ｘ３）と、オブジェクト（ｘ４）とから構成される。メタデータ１１０２は、ドキュメント情報（ｘ５）と、ドキュメント詳細情報（ｘ６）と、ページ情報（ｘ７）と、ページ詳細情報（ｘ８）とから構成される。ディスプレイリスト１１０３は、ページヘッダ（ｘ９）と描画展開用のインストラクション（ｘ１０）とから構成される。

ドキュメントヘッダ（ｘ１）には、ベクタデータ（ｘ２）の格納場所とディスプレイリスト１１０３の格納場所とが記述されている。つまり、ベクタデータ１１０１とディスプレイリスト１１０３はドキュメントヘッダ（ｘ１）によって関連付けられている。

ページヘッダ（ｘ２）には、ページの大きさや向きなどのレイアウト情報が記述される。オブジェクト（ｘ４）には、ライン、多角形、ベジェ曲線等の描画データが記述される。複数のオブジェクト（ｘ４）は、まとめてサマリ情報（ｘ３）に関連付けられる。サマリ情報（ｘ３）は、複数のオブジェクトの特徴をまとめて表現するものである。サマリ情報（ｘ３）には、像域の元となる情報などが記述される。オブジェクト（ｘ４）には、イメージオブジェクトも含まれる。

メタデータ１１０２は、描画処理には使用しない付加情報である。本実施形態では、メタデータ１１０２内のドキュメント情報（ｘ５）の格納領域に、文書作成者、「文書を開くパスワード」、「権限パスワード」、「添付ファイルを開くパスワード」等の文書情報が格納される。

ドキュメント詳細情報（ｘ６）には、たとえば文書全体の印刷体裁などの文書詳細情報が含まれる。メタデータ１１０２はドキュメントヘッダ（ｘ１）に関連付けられているため、ドキュメントヘッダ（ｘ１）からドキュメント詳細情報（ｘ６）を参照できる。

ページ情報（ｘ７）には、例えばメタデータがイメージモードデータから生成されたものなのか、文字オブジェクトを含むＰＤＬから生成されたものなのか、などの情報が含まれる。ページ詳細情報（ｘ８）には、セキュリティ関係の属性情報や、付加情報として生成された文字列（文字コード列）が含まれる。

メタデータ１１０２は、ベクタデータ１３０１のサマリ情報（ｘ３）に関連付けられているため、サマリ情報（ｘ３）からページ詳細情報（ｘ８）を参照できる。

ディスプレイリスト１１０３は、ベクタデータ１１０１をドットイメージに展開するための中間コードである。ディスプレイリスト１１０３には、ベクタデータ１１０１に含まれる各オブジェクト(図形、写真、フォント等)を実際に用紙に印刷するための配置情報やレイアウト情報等の描画情報が記述される。

ページヘッダ（ｘ９）には、ページ内のインストラクション（ｘ１０）の管理テーブルなどが記述される。インストラクション（ｘ１０）は、解像度依存な描画情報である。

図１２は、図１１に示す印刷データを格納するメモリの領域を示す図である。図１２に示す配置で、ドキュメントヘッド（ｘ１）、ベクタデータ１１０１、メタデータ１１０２及びディスプレイリスト１１０３はメモリに格納される。図１３は、図１１に示す印刷データの記憶するファイルを示す図である。図１３に示すように、印刷データは一つのファイルに記憶される。

図１４は、文書情報の一例を示す図である。

文書情報１４００は、前述したＳ９０９（図９）の処理で新規に生成される。また、文書情報は、Ｓ１００５〜Ｓ１００７（図１０）の処理において、画像形成装置１１１のメインコントロール部４０８によって更新可能である。文書情報の更新については後述する。

文書情報１４００には、文書作成者のユーザＩＤ１４０１、「文書を開くパスワード」１４０２、「権限パスワード」１４０６、「添付ファイルを開くパスワード」１４０９が含まれる。

文書作成者のユーザＩＤ１４０１には、Ｓ９０６（図９）の処理により、送信プログラム４０１が取得したＰＣ１０１へのログイン用のユーザＩＤが設定される。「文書を開くパスワード」１４０２には、送信設定画面５００（図５）の領域５０４に入力されたパスワードが設定される。「権限パスワード」１４０６には、送信設定画面５００の領域５０５に入力されたパスワードが設定される。「添付ファイルを開くパスワード」１４０９には、送信設定画面５００の領域５０６に入力されたパスワードが設定される。

文書情報１４００には、更に、パスワード毎に、既にパスワードを解除したユーザの数と、それらのユーザのユーザＩＤも設定される。図１４に示す文書情報の場合、「文書を開くパスワード」の解除ユーザ数は２人(１４０３)であり、それらのユーザのユーザＩＤは「ＫＩＴＡＮＩ」１４０１と「ＩＮＯＵＥ」１４０５である。また、「権限パスワード」の解除ユーザ数は１人（１４０７）であり、そのユーザのユーザＩＤは「ＫＩＴＡＮＩ」である。さらに「添付ファイルを開くパスワード」の解除ユーザ数は０人である。

文書情報１４００は、随時、参照又は更新が可能な情報である。

図１５は、画像形成装置１１１による文書データの印刷データへの変換処理と印刷データの保存処理（Ｓ９０８〜Ｓ９１０）の一例を示すフローチャートである。

Ｓ１５０１において、画像形成装置１１１は、ＰＣ１０１から文書データを受け取る。

Ｓ１５０２において、画像形成装置１１１は、文書データに「権限パスワード」が付加されているか判定する。文書データに「権限パスワード」が付加されていない場合には、画像形成装置１１１は、文書データを印刷データに変換し、Ｓ１５０６において当該印刷データを保存する。前述したように、「権限パスワード」とは、印刷データの印刷、又は、印刷データの編集（削除、パスワード変更等）を行う際に使用されるパスワードである。

「権限パスワード」が文書データに付加されている場合には、Ｓ１５０３において、画像形成装置１１１は、ユーザにより画像形成装置１１１に「権限パスワード」が指定されているか判定する。本実施形態では、画像形成装置１１１で扱う印刷データは最終的に印刷されることを想定しているため、印刷に必要な「権限パスワード」が指定されていない場合には、当該文書データは無効なデータとして処理される。

「権限パスワード」が画像形成装置１１１に指定されている場合、Ｓ１５０４において、画像形成装置１１１は、データ変換部４０４を用いて、指定された「権限パスワード」又は「文書を開くパスワード」を用いて文書データを印刷データに変換する。

Ｓ１５０５において、画像形成装置１１１は、ＰＣ１０１から受け取った文書作成者と文書操作用パスワードとに基づいて文書情報１４００を生成し、ドキュメント情報（ｘ５）の格納領域に格納する。

Ｓ１５０６において、画像形成装置１１１は、データ管理部４０５を用いて、文書情報が埋め込まれた印刷データを補助記憶装置３０３に保存する。

以上の処理により、画像形成装置１１１における印刷データの保存は完了する。

図１６は、画像形成装置１１１に保存されている印刷データに対する操作処理（Ｓ１００５〜Ｓ１００７）の一例を示すフローチャートである。

Ｓ１６０２において、ログインユーザは、画像形成装置１１１にログインするためにユーザ認証画面７００を用いてユーザＩＤとパスワードを入力する。画像形成装置１１１のメインコントロール部４０８は、入力されたユーザＩＤを任意のタイミングで参照できるものとする。

ログインが成功すると、Ｓ１６０４において、ログインユーザは、保存ジョブタブページ８００に表示される印刷データ一覧８０１の中から処理対象の印刷データを選択する。

Ｓ１６０５において、ログインユーザは、処理対象の印刷データに対する操作を選択する。すなわち、印刷ボタン８０２、プレビュー表示ボタン８０３、編集ボタン８０４又は削除ボタン８０５のいずれかのボタンを押下する。

Ｓ１６０６において、画像形成装置１１１は、押下されたボタンにより、選択された操作を判定する。

画像形成装置１１１は、印刷が選択された場合には１６０７の処理に進み、プレビュー表示が選択された場合にはＳ１６１４の処理に進み、編集が選択された場合にはＳ１６２１の処理に進む。

まず、印刷が選択された場合の処理を説明する。

印刷が選択された場合、Ｓ１６０７において、画像形成装置１１１は、印刷データの文書情報１４００に「権限パスワード」が設定されているか判定し、「権限パスワード」が設定されていない場合、Ｓ１６０９において印刷データを印刷し、処理を終了する。これに対して、「権限パスワード」が設定されている場合、画像形成装置１１１は、Ｓ１６０８の処理に進む。

Ｓ１６０８において、画像形成装置１１１は、Ｓ１６０２で入力されたユーザＩＤが文書情報１４００（図１４）に設定されている文書作成者のユーザＩＤ１４０１又は「権限パスワード」の解除ユーザのユーザＩＤ１４０８と一致するか判定する。すなわち、画像形成装置１１１は、画像形成装置１１１へのログインユーザが文書作成者又は「権限パスワード」の解除ユーザであるかを判定する。

画像形成装置１１１へのログインユーザが文書作成者又は「権限パスワード」の解除ユーザである場合、画像形成装置１１１は、Ｓ１６０９において印刷データを印刷し、処理を終了する。これに対して、ログインユーザが文書作成者又は「権限パスワード」の解除ユーザでない場合、画像形成装置１１１は、Ｓ１６１０の処理に進む。

Ｓ１６１０、Ｓ１６１１において、画像形成装置１１１は、パスワード入力画面を表示し、ログインユーザに「権限パスワード」を入力させる。

Ｓ１６１２において、画像形成装置１１１は、ログインユーザが入力したパスワードが、文書情報１４００に設定されている「権限パスワード」１４０６と一致するかどうかを判定する。一致しない場合には、画像形成装置１１１は、Ｓ１６１０の処理に戻り、再び、ログインユーザに「権限パスワード」の入力を促す。これに対して、一致する場合には、画像形成装置１１１は、Ｓ１６１３の処理に進む。

Ｓ１６１３において、画像形成装置１１１は、Ｓ１６０２において入力されたユーザＩＤを「権限パスワード」のパスワード解除ユーザのユーザＩＤとして文書情報１４００に追加し(Ｓ１６１３)、Ｓ１６０９において印刷データを印刷し、処理を終了する。

次に、プレビュー表示が選択された場合の処理を説明する。

Ｓ１６０５においてプレビュー表示が選択された場合、Ｓ１６１４において、画像形成装置１１１は、印刷データの文書情報１４００に「文書を開くパスワード」が設定されているか判定する。「文書を開くパスワード」が設定されていない場合、画像形成装置１１１は、Ｓ１６１６においてプレビュー表示を行い、処理を終了する。これに対して、「文書を開くパスワード」が設定されている場合、画像形成装置１１１は、Ｓ１６１５の処理に進む。

Ｓ１６１５において、画像形成装置１１１は、Ｓ１６０２で入力されたユーザＩＤが文書情報１４００に設定されている文書作成者のユーザＩＤ１４０１又は「文書を開くパスワード」の解除ユーザのユーザＩＤ１４０４又は１４０５と一致するか判定する。すなわち、画像形成装置１１１は、画像形成装置１１１へのログインユーザが文書作成者又は「文書を開くパスワード」の解除ユーザであるかを判定する。

画像形成装置１１１へのログインユーザが文書作成者又は「文書を開くパスワード」の解除ユーザである場合、画像形成装置１１１は、Ｓ１６１６において印刷データをプレビュー表示し、処理を終了する。これに対して、ログインユーザが文書作成者又は「文書を開くパスワード」の解除ユーザでない場合、画像形成装置１１１は、Ｓ１６１７の処理に進む。

Ｓ１６１７、Ｓ１６１８において、画像形成装置１１１は、パスワード入力画面を表示し、ログインユーザに「文書を開くパスワード」を入力させる。

Ｓ１６１９において、画像形成装置１１１は、ログインユーザが入力したパスワードが、文書情報１４００に設定されている「文書を開くパスワード」１４０２と一致するかどうかを判定する。一致しない場合には、画像形成装置１１１は、Ｓ１６１７の処理に戻り、再び、ログインユーザに「文書を開くパスワード」の入力を促す。これに対して、一致する場合には、画像形成装置１１１は、Ｓ１６２０の処理に進む。

Ｓ１６２０において、画像形成装置１１１は、Ｓ１６０２において入力されたユーザＩＤを「文書を開くパスワード」のパスワード解除ユーザのユーザＩＤとして文書情報１４００に追加し、Ｓ１６１６において印刷データをプレビュー表示し、処理を終了する。

次に、編集が選択された場合の処理を説明する。

Ｓ１６０５において編集が選択された場合、Ｓ１６２１において、画像形成装置１１１は、印刷データの文書情報１４００に「権限パスワード」が設定されているか判定する。「権限パスワード」が設定されていない場合、画像形成装置１１１は、Ｓ１６２３において編集を行い、処理を終了する。これに対して、「権限パスワード」が設定されている場合、画像形成装置１１１は、Ｓ１６２２の処理に進む。

Ｓ１６２２において、画像形成装置１１１は、Ｓ１６０２で入力されたユーザＩＤが文書情報１４００に設定されている文書作成者のユーザＩＤ１４０１又は「権限パスワード」の解除ユーザのユーザＩＤ１４０６と一致するか判定する。すなわち、画像形成装置１１１は、画像形成装置１１１へのログインユーザが文書作成者又は「権限パスワード」の解除ユーザであるかを判定する。

画像形成装置１１１へのログインユーザが文書作成者又は「権限パスワード」の解除ユーザである場合、画像形成装置１１１は、Ｓ１６２３において印刷データを編集し、処理を終了する。これに対して、ログインユーザが文書作成者又は「権限パスワード」の解除ユーザでない場合、画像形成装置１１１は、Ｓ１６２４の処理に進む。

Ｓ１６２４、Ｓ１６２５において、画像形成装置１１１は、パスワード入力画面を表示し、ログインユーザに「権限パスワード」を入力させる。

Ｓ１６２６において、画像形成装置１１１は、ログインユーザが入力したパスワードが、文書情報１４００に設定されている「権限パスワード」１４０６と一致するかどうかを判定する。一致しない場合には、画像形成装置１１１は、Ｓ１６２４の処理に戻り、再び、ログインユーザに「権限パスワード」の入力を促す。これに対して、一致する場合には、画像形成装置１１１は、Ｓ１６２７の処理に進む。

Ｓ１６２７において、画像形成装置１１１は、Ｓ１６０２において入力されたユーザＩＤを「権限パスワード」のパスワード解除ユーザのユーザＩＤとして文書情報１４００に追加し、Ｓ１６２３において印刷データを編集し、処理を終了する。

印刷データの編集には、パスワードの変更も含まれる。以下にパスワードの変更操作について説明する。

図１７は、タッチパネル部９０１が表示するパスワード変更画面の一例を示す図である。

パスワード変更画面１７００は、「文書を開くパスワード」編集領域１７０１、「権限パスワード」編集領域１７０２、「添付ファイルを開くパスワード」編集領域１７０３、変更ボタン１７０４、キャンセルボタン１７０５を有する。

ログインユーザがパスワード編集領域１７０１〜１７０３のいずれかに変更するパスワードを入力し、変更ボタン１７０４を押下すると、メインコントロール部４０８は、印刷データのドキュメント情報（ｘ５）に含まれている文書情報１４００を編集する。

例えば、「文書を開くパスワード」が変更された場合、文書情報１４００に設定されているパスワード解除ユーザ数１４０３は０に初期化され、ユーザ１のユーザＩＤ（１４０４）とユーザ２のユーザＩＤ(１４０５)は削除される。また、「権限パスワード」が変更された場合、文書情報１４００に設定されているパスワード解除ユーザ数１４０７は０に初期化され、ユーザ１のユーザＩＤ（１４０８)は削除される。また、「添付ファイルを開くパスワード」が変更された場合、文書情報に設定されているパスワード解除ユーザ数は０に初期化され、パスワード解除ユーザ数は削除される。尚、図１４に示す例では、元々、「添付ファイルを開くパスワード」１４０９のパスワード解除ユーザ数１４１０は０であるため、初期化等の処理は行われない。

以上説明した通り、本実施形態では、画像形成装置１１１がＰＣ１０１から受け取った文書データを印刷データに変換するに際し、文書データに設定されている文書作成者と文書操作用のパスワードとが印刷データに文書情報として設定される。したがって、文書作成者は、文書操作用のパスワードを入力しなくても印刷、プレビュー表示、編集を行えるため、利便性が向上する。また、本実施形態では、既に文書操作用のパスワードを用いて印刷文書にアクセスしたことのあるユーザのユーザＩＤは、パスワード解除ユーザＩＤとして文書情報に設定される。したがって、文書作成者でなくとも、文書操作用パスワードを解除したことのあるユーザであるならば、同じ文書操作用のパスワードを入力しなくても印刷文書にアクセスできるため、印刷データに対するアクセスを効率的に行うことができる。

本実施形態で用いられるパスワードは、「文書を開くパスワード」、「権限パスワード」又は「添付ファイルを開くパスワード」であるが、これら以外のパスワードであってもよい。

[その他の実施形態]
本発明は、複数の機器（例えばホストコンピュータ、インタフェース機器、リーダ、プリンタなど）から構成されるシステムに適用しても、一つの機器からなる装置（例えば、複写機、ファクシミリ装置など）に適用してもよい。

前述した実施形態の機能を実現するプログラムをコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記憶させ、該記録媒体に記憶されたプログラムをコードとして読み出し、コンピュータにおいて実行する処理方法も上述の実施形態の範疇に含まれる。また、前述のプログラムが記憶された記録媒体はもちろんそのプログラム自体も上述の実施形態に含まれる。

かかる記録媒体としては、例えばフロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性メモリーカード、ＲＯＭがある。

また、前述の記録媒体に記憶されたプログラム単体で処理を実行しているものに限らず、他のソフトウェア、拡張ボードの機能と共同して、ＯＳ上で動作し、前述の実施形態の動作を実行するものも前述した実施形態の範疇に含まれる。

本発明を適用可能なシステムの構成例を示す図である。 ＰＣ１０１の構成例を示すブロック図である。 画像形成装置１１１の構成例を示すブロック図である。 ＰＣ１０１と画像形成装置１１１の機能を概略的に示すブロック図である。 ＰＣ１０１に搭載された送信プログラム４０１がＰＣ１０１のディスプレイに表示する送信設定画面の一例を示す図である。 画像形成装置１１１が有するタッチパネル部とキー入力部の外観を示す図である。 タッチパネル部９０１が表示するユーザ認証画面の一例を示す図である。 タッチパネル部９０１が表示する保存ジョブタブページの一例を示す図である。 ＰＣ１０１に搭載された送信プログラム４０１と画像形成装置１１１との間のデータの流れを示す図である。 印刷データを保存した後の画像形成装置１１１の処理の流れを示す図である。 印刷データのデータ構造の一例を示す図である。 印刷データを格納するメモリの領域を示す図である。 印刷データの記憶するファイルを示す図である。 文書情報の一例を示す図である。 画像形成装置１１１による文書データの印刷データへの変換処理と印刷データの保存処理の一例を示すフローチャートである。 画像形成装置１１１に保存されている印刷データに対する操作の一例を示すフローチャートである。 タッチパネル部９０１が表示するパスワード変更画面の一例を示す図である。

符号の説明

１０１ ＰＣ
１１１、１１２ 画像形成装置
１０４ ＬＡＮ

Claims (10)

1. 操作用パスワードが設定された文書データを受信する手段と、
   前記文書データを印刷データに変換する手段と、
   前記操作用パスワードと、前記印刷データに対する操作が許可されているユーザのユーザ情報とを含む文書情報を生成する手段と、
   前記印刷データに前記文書情報を設定する手段と、
   前記文書情報が設定された前記印刷データを格納する手段と、
   前記印刷データに設定された前記文書情報を参照して、前記格納する手段に格納された前記印刷データに対する操作をログインユーザに許可するか否かを判定する手段と
   を備え、
   前記判定する手段は、
   前記ログインユーザのユーザ情報と前記文書情報に含まれるユーザ情報とが一致する場合、前記格納する手段に格納された印刷データに対する操作を前記ログインユーザに許可し、
   前記ログインユーザのユーザ情報と前記文書情報に含まれるユーザ情報とが一致しない場合、前記ログインユーザに前記操作用パスワードの入力を要求し、
   前記操作用パスワードが前記ログインユーザにより入力された場合、前記格納する手段に格納された印刷データに対する操作を前記ログインユーザに許可すると共に、前記ログインユーザのユーザ情報を前記文書情報に追加することを特徴とする画像形成装置。
2. 前記判定する手段は、前記文書情報に含まれる操作用パスワードが変更された場合、前記文書情報に追加された前記ユーザ情報を前記文書情報から削除することを特徴とする請求項1記載の画像形成装置。
3. 前記印刷データに対する操作が許可されているユーザには、前記文書データの作成者が含まれることを特徴とする請求項１又は２記載の画像形成装置。
4. 前記操作は、少なくとも、前記印刷データのプレビュー表示、印刷又は編集のいずれか１つの操作を含むことを特徴とする請求項１〜３のいずれか１項に記載の画像形成装置。
5. 操作用パスワードが設定された文書データを受信するステップと、
   前記文書データを印刷データに変換するステップと、
   前記操作用パスワードと、前記印刷データに対する操作が許可されているユーザのユーザ情報とを含む文書情報を生成するステップと、
   前記印刷データに前記文書情報を設定するステップと、
   前記文書情報が設定された前記印刷データを格納するステップと、
   前記印刷データに設定された前記文書情報を参照して、前記格納するステップで格納された前記印刷データに対する操作をログインユーザに許可するか否かを判定するステップと
   を含み、
   前記判定するステップは、
   前記ログインユーザのユーザ情報と前記文書情報に含まれるユーザ情報とが一致する場合、前記格納するステップで格納された印刷データに対する操作を前記ログインユーザに許可し、
   前記ログインユーザのユーザ情報と前記文書情報に含まれるユーザ情報とが一致しない場合、前記ログインユーザに前記操作用パスワードの入力を要求し、
   前記操作用パスワードが前記ログインユーザにより入力された場合、前記格納するステップで格納された印刷データに対する操作を前記ログインユーザに許可すると共に、前記ログインユーザのユーザ情報を前記文書情報に追加することを特徴とするユーザ認証方法。
6. 前記判定するステップは、前記文書情報に含まれる操作用パスワードが変更された場合、前記文書情報に追加された前記ユーザ情報を前記文書情報から削除することを含むことを特徴とする請求項５記載のユーザ認証方法。
7. 前記印刷データに対する操作が許可されているユーザには、前記文書データの作成者が含まれることを特徴とする請求項５又は６記載のユーザ認証方法。
8. 前記操作は、少なくとも、前記印刷データのプレビュー表示、印刷又は編集のいずれか１つの操作を含むことを特徴とする請求項５〜７のいずれか１項に記載のユーザ認証方法。
9. コンピュータに、請求項５〜８のいずれか１項に記載の方法を実行させるためのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
10. コンピュータに、請求項５〜８のいずれか１項に記載の方法を実行させるためのプログラム。

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