JP2006209286A - 文書管理システム、情報処理装置、および方法、並びにコンピュータ・プログラム - Google Patents
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Abstract
【解決手段】 プリント出力文書に文書属性情報を記録して出力し、シュレッダーなどの文書破棄機能を備えたマルチファンクション型の情報処理装置において文書の破棄処理が実行される際に、プリント文書中に含まれる属性情報を読み取って、登録情報との照合に基づいて破棄文書の確認を行なう。本構成により、確実な破棄文書の確認、管理が可能となる。また、管理データとしてプリント出力データと同じ元本データのイメージデータを登録保持する構成とし、破棄予定文書の読み取りイメージと登録イメージとを比較照合して、文書の改竄の有無を確認して破棄の実行または中止を行なう。
【選択図】 図2
Description
プリント処理部において、文書データをプリントするとともに、文書の有効期限情報と、少なくとも文書識別情報、文書発行者および文書配布先ユーザの識別情報を含む文書属性情報をプリント出力するプリント出力ステップと、
文書破棄処理部において、破棄対象文書の文書属性情報を読み取り、該読み取り情報を文書管理部に転送する文書属性情報転送ステップと、
文書管理部において、前記文書破棄処理部から受信する破棄対象文書の文書属性情報と、文書管理部が保持する管理データに含まれる文書属性情報との照合に基づいて文書破棄の可否を決定し、決定情報を前記文書破棄処理部に通知する決定情報通知ステップと、
文書破棄処理部において、前記文書管理部からの文書破棄の可否決定情報に基づいて文書破棄の実行または中止処理を行う文書破棄実行ステップと、
を有することを特徴とする文書管理方法にある。
文書属性情報103に含まれる[文書ID]に基づく文書の確認、
文書属性情報103に含まれる[文書発行者ID]に基づく発行者の確認、
文書属性情報103に含まれる[文書配付先者ID]に基づく配布先の確認、
文書属性情報103に含まれる[文書有効期限]に基づく、有効期限の確認、
文書属性情報103に含まれる[文書管理形式]において文書更新が認められていない場合、図3に示す管理データの文書イメージとの比較を実行し、文書の変更(改竄)がなされていないことの確認、
など、各文書に対応して設定される必要な確認処理が実行され、正当なデータの期限内の処理である場合、破棄を許容するなどの破棄可否決定情報を文書破棄処理部として機能するマルチファンクション型情報処理装置253,263に通知し、マルチファンクション型情報処理装置253,263はこの通知に基づいて、シュレッダーによる分書破棄を実行または中止処理を行なう。シュレッダーによる破棄が実行されると、破棄の実行情報がネットワーク271を介してマルチファンクション型情報処理装置213に通知され、さらに、マルチファンクション型情報処理装置213から文書発行者211の情報処理装置212に通知される。
発行文書の識別子としての[文書ID]、
文書の管理形式、例えばコピーが許容される文書であるか否か、あるいは書き込みなどによる更新の許容される文書であるか否かなどの[文書管理形式]、
文書の保持期限を示す[文書有効期限]、
文書の発行者識別子としての[文書発行者ID]および発行者のメールアドレスとしての[文書発行者アドレス]、
文書の配付先ユーザの識別子としての[文書配付先者ID]および[文書配付先者アドレス]、
発行文書のイメージデータとしての[文書イメージ]、
これらのデータからなる管理データを生成し、自装置の記憶部に保持する。
文書属性情報に含まれる[文書ID]と管理データに登録された[文書ID]の照合、
文書属性情報に含まれる[文書発行者ID]と管理データに登録された[文書発行者ID]との照合による発行者の確認、
文書属性情報に含まれる[文書配付先者ID]と管理データに登録された[文書配付先者ID]との照合による配布先の確認、
文書属性情報に含まれる[文書有効期限]と管理データに登録された[文書有効期限]との照合による有効期限の確認、
文書属性情報に含まれる[文書管理形式]において文書更新が認められていない場合、管理データの文書イメージとの比較を実行し、文書の変更がなされていないことの確認、
などの確認処理を実行する。
101 本文データ
102 有効期限情報
103 文書属性情報
210 文書発行者領域
211 文書発行者
212 情報処理装置
213 マルチファンクション型情報処理装置
250,260 文書配布先ユーザ領域
251,261 ユーザ
252,262 情報処理装置
253,263 マルチファンクション型情報処理装置
410 マルチファンクション型情報処理装置
411 入力部
412 通信部
413 制御部
414 プリント処理部
415 文書読み取り部
416 文書破棄処理部
417 管理データ格納部
418 出力部
501 CPU(Central Processing Unit)
502 ROM(Read-Only-Memory)
503 RAM(Random Access Memory)
504 ホストバス
505 ブリッジ
506 外部バス
507 インタフェース
508 キーボード
509 ポインティングデバイス
510 ディスプレイ
511 HDD(Hard Disk Drive)
512 ドライブ
514 接続ポート
515 通信部
521 リムーバブル記録媒体
522 外部接続機器
531 プリント処理部
532 文書読み取り部
533 文書破棄処理部
Claims (19)
- 文書のプリント出力を実行するプリント処理部と、プリント出力文書の破棄処理を実行する文書破棄処理部と、文書の管理処理を実行する文書管理部とを有し、
前記プリント処理部は、
文書データのプリントに併せて文書の有効期限情報と、少なくとも文書識別情報、文書発行者および文書配布先ユーザの識別情報を含む文書属性情報をプリント出力する構成であり、
前記文書破棄処理部は、
破棄対象文書の文書属性情報を読み取り、該読み取り情報を前記文書管理部に転送し、該文書管理部からの文書破棄の可否決定情報に基づいて文書破棄の実行または中止処理を行なう構成を有し、
前記文書管理部は、
前記プリント処理部においてプリント出力される文書の有効期限情報と文書属性情報とを対応付けた管理データを保持し、前記文書破棄処理部から受信する破棄対象文書の文書属性情報と、前記管理データの登録情報との照合に基づいて文書破棄の可否を決定し、決定情報を前記文書破棄処理部に通知する構成であることを特徴とする文書管理システム。 - 前記文書管理部は、
前記管理データに基づいて、有効期限内の文書破棄実行要求を前記文書配布先ユーザに対して通知する処理を実行する構成であることを特徴とする請求項1に記載の文書管理システム。 - 前記文書破棄処理部は、
破棄対象文書の文書イメージを読み取り、該読み取りイメージ情報を前記文書管理部に転送する構成を有し、
前記文書管理部は、
前記管理データとして、文書の改竄を許容するか否かを含む文書管理形式情報と、文書イメージデータとを格納し、前記文書破棄処理部から受信する破棄対象文書の文書イメージデータと、前記管理データの登録情報に含まれる文書イメージデータとの照合による改竄の有無判定に基づいて文書破棄の可否を決定し、決定情報を前記文書破棄処理部に通知する構成であることを特徴とする請求項1に記載の文書管理システム。 - 前記プリント処理部は、
前記文書管理部の保持する管理データに含まれるユーザ情報に基づくユーザ認証の成立を条件として文書データのプリントを実行する構成であることを特徴とする請求項1に記載の文書管理システム。 - 前記プリント処理部は、
前記文書属性情報を、電子透かし情報、またはコード情報、または暗号化データとしてプリント出力する構成であることを特徴とする請求項1に記載の文書管理システム。 - プリント処理部と、文書破棄処理部と、文書管理部とは相互にネットワーク接続された構成であることを特徴とする請求項1に記載の文書管理システム。
- 文書のプリント出力を実行する情報処理装置であり、
プリント出力データを配布するユーザの認証成立を条件として文書データのプリントを実行する構成を有するとともに、文書データのプリントに併せて文書の有効期限情報と、少なくとも文書識別情報、文書発行者および文書配布先ユーザの識別情報を含む文書属性情報をプリント出力する構成を有することを特徴とする情報処理装置。 - プリント出力された文書の破棄処理を実行する情報処理装置であり、
破棄対象文書の文書属性情報を読み取り、該読み取り情報に基づく文書破棄の可否決定情報に基づいて文書破棄の実行または中止処理を行なう構成を有することを特徴とする情報処理装置。 - 前記情報処理装置は、
破棄対象文書の文書イメージデータを読み取り、該読み取りイメージデータと、元本データとして登録された文書イメージデータとの照合による改竄の有無判定に基づいて文書破棄の実行または中止処理を行なう構成を有することを特徴とする請求項8に記載の情報処理装置。 - プリント処理部において、文書データをプリントするとともに、文書の有効期限情報と、少なくとも文書識別情報、文書発行者および文書配布先ユーザの識別情報を含む文書属性情報をプリント出力するプリント出力ステップと、
文書破棄処理部において、破棄対象文書の文書属性情報を読み取り、該読み取り情報を文書管理部に転送する文書属性情報転送ステップと、
文書管理部において、前記文書破棄処理部から受信する破棄対象文書の文書属性情報と、文書管理部が保持する管理データに含まれる文書属性情報との照合に基づいて文書破棄の可否を決定し、決定情報を前記文書破棄処理部に通知する決定情報通知ステップと、
文書破棄処理部において、前記文書管理部からの文書破棄の可否決定情報に基づいて文書破棄の実行または中止処理を行う文書破棄実行ステップと、
を有することを特徴とする文書管理方法。 - 前記文書管理方法は、さらに、
前記文書管理部において、前記管理データに基づいて、有効期限内の文書破棄実行要求を前記文書配布先ユーザに対して通知する処理を実行するステップを有することを特徴とする請求項10に記載の文書管理方法。 - 前記文書属性情報転送ステップは、
前記文書破棄処理部において、破棄対象文書の文書イメージを読み取り、該読み取りイメージ情報を前記文書管理部に転送する処理を含むステップであり、
前記決定情報通知ステップは、
前記文書管理部において、前記文書破棄処理部から受信する破棄対象文書の文書イメージデータと、前記管理データの登録情報に含まれる文書イメージデータとの照合による改竄の有無判定に基づいて文書破棄の可否を決定し、決定情報を前記文書破棄処理部に通知するステップであることを特徴とする請求項10に記載の文書管理方法。 - 前記プリント出力ステップは、
ユーザ認証の成立を条件として文書データのプリントを実行するステップであることを特徴とする請求項10に記載の文書管理方法。 - 前記プリント出力ステップは、
前記文書属性情報を、電子透かし情報、またはコード情報、または暗号化データとしてプリント出力することを特徴とする請求項10に記載の文書管理方法。 - 文書のプリント出力を実行する情報処理方法であり、
プリント出力データを配布するユーザの認証処理ステップと、
ユーザの認証処理の成立を条件として文書データのプリントを実行するプリント出力ステップを有し、
前記プリント出力ステップは、文書データのプリントに併せて文書の有効期限情報と、少なくとも文書識別情報、文書発行者および文書配布先ユーザの識別情報を含む文書属性情報をプリント出力するステップであることを特徴とする情報処理方法。 - プリント出力された文書の破棄処理を実行する情報処理方法であり、
破棄対象文書の文書属性情報を読み取る文書属性情報読み取りステップと、
前記文書属性情報読み取りステップにおいて読み取った情報に基づいて文書破棄の可否を決定する文書破棄可否決定ステップと、
文書破棄の可否決定情報に基づいて文書破棄の実行または中止処理を行なうステップと、
を有することを特徴とする情報処理方法。 - 前記文書属性情報読み取りステップは、
破棄対象文書の文書イメージデータ読み取り処理を含み、
前記文書破棄可否決定ステップは、
読み取られた文書イメージデータと、元本データとして登録された文書イメージデータとの照合による改竄の有無判定に基づいて文書破棄の可否を決定するステップであることを特徴とする請求項16に記載の情報処理方法。 - 文書のプリント出力をコンピュータ上で実行させるコンピュータ・プログラムであり、
プリント出力データを配布するユーザの認証処理ステップと、
ユーザの認証処理の成立を条件として文書データのプリントを実行するプリント出力ステップを有し、
前記プリント出力ステップは、文書データのプリントに併せて文書の有効期限情報と、少なくとも文書識別情報、文書発行者および文書配布先ユーザの識別情報を含む文書属性情報をプリント出力するステップであることを特徴とするコンピュータ・プログラム。 - プリント出力された文書の破棄処理をコンピュータ上で実行させるコンピュータ・プログラムであり、
破棄対象文書の文書属性情報を読み取る文書属性情報読み取りステップと、
前記文書属性情報読み取りステップにおいて読み取った情報に基づいて文書破棄の可否を決定する文書破棄可否決定ステップと、
文書破棄の可否決定情報に基づいて文書破棄の実行または中止処理を行なうステップと、
を有することを特徴とするコンピュータ・プログラム。
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