JP2007045631A - 媒体を用いた文書管理システム - Google Patents

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Abstract

【課題】 トークンを作成し、それを用いて、文書管理システムにおけるケース・ファイルを操作し、修正するシステム及び方法を説明する。
【解決手段】 トークンの例示的な実施例は、ケース・ファイルの表現を含む。トークンは、ケース・ファイルに関連した文書の表現を含み得るものであり、そのとき、この表現は、文書の電子バージョンへの関連したリンクを備えている、文書の簡単な説明又は視覚要約を含み得る。別の例示的な実施例では、トークンを用いて、文書の電子バージョンのその関連したリンクを用いた取り出し及び表示を行うことを容易にし得る。別の例示的な実施例では、トークンを用いて、トークンに対するユーザ入力に基づいてケース・ファイルを更新し得る。
【選択図】 図２

Description

本発明は一般的に文書管理システムに関し、特に紙トークンなど媒体の、ファイルの物理表現を用いてデータのファイルを記憶し、取り出し、アクセスするシステムに関する。
通常のワークフロー及び文書管理のシステムは、多くのケースの状況を追跡できる。図1は、通常のワークフロー及び文書管理のシステム100の抽象表現である。特定のケースと関連した文書110が、走査、又は直接的な電子的生成、によって文書管理データベース120に入力される。ワークフロー・エンジン130は、データベース120に多くの文書を含み得る、各ケースに関連したワークフローを制御する。ケースに関連した事象が生起する場合、ユーザ140は適切な措置又は応答を行い、ケースの状況が文書管理データベース120において更新される。通常、これらのユーザ対話は、パソコン（PC）150に接続される入力装置及び出力装置を介して行う。電子のみのシステムの主たる課題は、紙が物理的に存在することを利用してワークフローを管理することができること、配布及び内容の確認が自動的に行われること、概要でのコメント注釈及びマーク付けをサポートできることや、閲読及び査読に好ましいことなどの紙や他の物理表現の属性の多くを欠いているというものである。
帳票処理ソフトウェアが公知である。この帳票処理ソフトウェアは、紙のデータを電子データベースに入力することを容易にするよう企図されている。しかし、これらのシステムは何れも、文書の物理表現を用いて、電子データベースに記憶されている電子帳票のアクセス、操作又は注釈を行う機構を何ら備えていない。紙ベースのインタフェースを欠いていることに加え、これらのシステムは何れも、物理表現を半自動的又は自動的に生成してそのような機能を備えることを備えるものでない。
本発明のシステムは、システムに電子的に記憶されているデータの物理表現を用いるユーザ・インタフェースを備える。以降「トークン」として表す物理表現は、1枚又は複数枚の紙やシート等で構成された媒体であることが好ましく、ファイル又はファイル群についての情報又はメタデータと、ケースの状況についての情報と、ケースに関連した1つ又は複数の文書の略表示とを含む。トークンの内容はシステムとのユーザ対話を最適化するよう形成され、種々のトークンが種々の、入力と、システムとの対話とに備えられる。本発明のトークン・システムは、トークン生成装置と、文書取り出し装置と、注釈装置と、インタフェース装置とを含む。トークン・システムは、電子ファイル及び電子文書を記憶する文書管理システム、データベース、ワークフロー・エンジンや他の計算機装置に結合されることが好ましい。トークンは、トークンを生成するプリンタなどの通常の入出力装置に結合されることが好ましい。本発明は更に、トークンを用いて文書を取り出す方法と、ケースの現在の状況に大いに適切であり得る文書の表示を取り出す方法と、データベースにおけるケース状況を更新する方法とを含む。トークンは、紙帳票の処理と同様な公知のやり方で適切な文書とユーザが相互作用することを可能にするが、要求に応じて何れかの文書の電子表現を取り出す方法及び、ケースの状況に影響を及ぼすか、システムにおける情報を変更する方法も備える。
一実施例では、本発明は、データベースに電子文書及び関連した情報を記憶する文書管理システムに対するインタフェースである。トークンが備える、数が少ないものから膨大なものまでの、個々の文書の収集物に対する表現は、コンパクトであり、好都合であり、柔軟であり、かつ利用しやすいものである。ユーザには、文書に関し、かつ、ケースの現在の状況に関連した事象にユーザが応答する必要があり得るという特定のケースに適切な情報を含むトークンが備えられる。更に、トークンは、2つ以上の係属中のケースに対する応答をユーザが整理するやり方を備える。トークンについては、ユーザが紙ファイル・システムを扱う場合と同様に、スタック、並び替え、整理及び選択的処理を行うことができる。このことによって、電子記憶システムのセキュリティ及びアクセス性の利点が備えられると同時に、ユーザが慣れており、ユーザの生産性が依拠する、紙ベースの作業手法が保たれる。
トークンを用いて電子データをアクセスするシステム及び方法を以下に説明する。本発明の説明は、特許のプロセキューションに関連した文書を処理し、トークンと特許プロセキューション関係との文書の記憶、アクセス、提示及び作成を行うシステムを含む、システムの意味合いで行う。該システムは、特許プロセキューション過程に関連した事象に対する応答性も有する。しかし、本発明をこれらの特定の詳細なしで実施し得ることが当業者には明らかとなるものである。別の場合には、構造及びデバイスを構成図形式で表し、本発明を不明瞭にすることがないようにしている。しかし、本発明は、医療文書処理、法律文書処理、政府で用い得るような管理帳票処理などの電子文書を有する何れかの文書システムや、別の他の目的での何れかの別の文書システムに適用され、特許プロセキューションは、本明細書及び特許請求の範囲では例としてのみ用いる。
本明細書における「一実施例」又は「実施例」への言及は、実施例に関して説明した特定の特徴、構造又は特性が本発明の少なくとも１つの実施例に含まれるということを意味する。本明細書中の種々の箇所において「一実施例における」の句が登場しても、必ずしも全てが同じ実施例を指すものでない。
以下の詳細な説明の一部は、コンピュータ・メモリ内部のデータ・ビットに対する演算のアルゴリズム及び記号表現によって示す。これらのアルゴリズムの記述と表現は、当該データ処理技術分野における当業者が別の当業者に自分達の作業内容の本質を最も効果的に伝えるのに用いられる手段である。アルゴリズムは本明細書及び特許請求の範囲において、更に一般的には、所望の結果につながる首尾一貫した一連の工程であるよう着想されている。当該工程は、物理的数量を物理的に操作することを必要とするものである。これらの数量は、記憶、転送、合成、比較やその他の方法による操作ができる電気信号又は磁気信号の形式を通常は呈するものであるが、必ずしもそうでなくてもよい。主に慣用的な理由で、これらの信号をビット、値、要素、記号、文字、項、数字などとして表すことが場合によっては好都合であることが証明されている。
これらの語や同様な語は、適切な物理的数量と関連付けられるべきであり、単に、これらの数量に付される好都合なラベルであることを、しかし、念頭におくべきである。以下の記載から明らかであるように別途明記しない限り、本明細書及び特許請求の範囲を通して、「処理」若しくは「計算」若しくは「算出」若しくは「判定」若しくは「表示」などの語を用いる記載は、コンピュータ・システムのレジスタ及びメモリの内部に物理的（電子的）数量として表すデータを操作し、該データを、コンピュータ・システムのメモリ若しくはレジスタやその他のそのような情報記憶デバイス、情報伝送デバイスや情報表示デバイスの内部で物理的数量として同様に表す別のデータに変換するコンピュータ・システムや同様な電子計算機装置の動作及び処理を表す。
本発明は、本明細書及び特許請求の範囲記載の動作を行う装置にも関する。この装置は、要求される目的用に特に構築してもよく、コンピュータに記憶されるコンピュータ・プログラムによって選択的に起動されるか再構成される汎用コンピュータを備えてもよい。そのようなコンピュータ・プログラムは、フロッピー（登録商標）・ディスク、光ディスク、CD-ROM、並びに光磁気ディスクを含む何れかの種類のディスク、読み取り専用メモリ(ROM)、ランダム・アクセス・メモリ(RAM)、EPROM、EEPROM、磁気カード若しくは光カードなどであるがそれらには限定されないコンピュータ判読可能記憶媒体、又は電子命令を記憶させるのに適した何れかの種類の媒体で、各々がコンピュータ・システム・バスに結合されているものに記憶させ得る。
本明細書及び特許請求の範囲に示すアルゴリズム及び表示は、何れかの特定のコンピュータやその他の装置に固有に関連するものでない。種々の汎用システムを本明細書及び特許請求の範囲記載の教示によるプログラムとともに用いる場合があり、更に特化した装置を構築して要求方法工程を行うことが好都合であることが明らかになる場合もある。これらの各種システムに要求される構造は下記明細書から明らかになるものである。更に本発明は、何れかの特定のプログラミング言語を参照しながら記載されているものでない。各種プログラミング言語を用いて本明細書及び特許請求の範囲記載の本発明の教示を実施し得ることが分かるものである。
更に、本特許請求の範囲記載の本発明は、情報システム上又は計算システム上で動作するか、情報システム又は計算システムとともに機能する。本特許請求の範囲記載のそのような情報システムは、文書管理システム全体であってもよく、そのようなシステムの一部分だけであってもよい。例えば、本発明は、電子文書の処理及び記憶を行ううえで、最も単純な意味合いでは単にデータベースであればよい情報システムとともに動作し得る。よって、本発明は、機能が最小限のものから、本明細書及び特許請求の範囲開示の機能全てを備えるものまでの何れかの情報システムとともに動作することができる。
特許プロセキューションは、本発明のトークン・システム200を適用し得る紙ベースの作業手法の例である。特許プロセキューション担当アトーニーの作業は通常、アトーニーの作業場所においてファイルが何段にも積み重ねられることが多い、紙ケース・ファイルの収集物を中心に行われる。
図1Bは、通常の紙ケース・ファイル160の図である。紙ケース・ファイル160には通常、例えば、3つの部分に整理・分類されたケースについての紙文書を収容するフォルダ175が含まれている。3つの部分は、例えば、依頼人165との連絡文書と、米国特許商標庁（USPTO）185との連絡文書と、当該ケースの図面170を含み得る。連絡文書は逆時系列に積み重ねてよく、折り曲げ可能なタブ180によって固定してもよい。
このような通常の紙ベースの方式の主たる問題は、時間の経過とともにファイル160が絶えず膨らんでゆくというものである。単一のファイル160は、収容する紙の枚数が500枚を超え、重さが10ポンド（4.5kg）を超えるまで大きくなり得る。もう１つの主たる問題は、セキュリティである。ファイル160が紛失した場合や破棄された場合には、事務所及び依頼人に対する重大な波及効果が生じ得る。ケース・ファイル160を間違った場所に置くことによって、プロセキューション過程における不必要な遅延が生じ、USPTOが賦課する手数料につながり得る。そのような紙ファイルには、別の欠点として、サーチが難しく、索引付けに時間がかかるというものがある。
一方、紙ベースの文書管理方式には、利点として、ワークフロー管理を物理的に行うという固有のものがある。ケース・ファイル160は、持ち運び可能であり、ケースの状況が変わるとともに、一個人から別の個人に容易に渡すことができる。例えば、アトーニーは、USPTOからのオフィスアクションに対する応答を作成し、次に、応答の編集、又はUSPTOへの応答の提出を行うよう補助員にファイル160を渡す。アトーニーなどの個々のユーザは、作業場所にある、山（パイル）のような紙ケース・ファイル160を確かめ、並び替えることによって作業の待ち行列を管理する。「パイル」は、アイテムを配列するのに通常用いる手法であり、ファイルを扱ううえでのユーザの作業、順序及び優先度に相当する。
システム概要
図2は、トークン・インタフェースを含む、本発明のトークン・システム200の抽象表現である。ケースに適切な文書110は、例えば、走査、又は直接的な電子的生成、によって文書管理データベース（DMD）120に入力される。文書110は、例えば、走査して電子ファイルに取り込み得る連絡文書、小論文、表計算、画像や何れかのアイテムを含み得る。文書110は、DMD120におけるレコードに、文書110が係わるケース又は特定の文書110自体に関するメタデータを付すよう、DMD120に入力される際に文書110に注釈を行う任意的な注釈モジュール210を通過させ得る。トークン生成モジュール220は、例えば、ケースに影響を及ぼす事象に応じて、トークン230を生成する手法を含む。トークン生成モジュール220はケースの識別情報と、ケースにおける文書全ての一覧と、ケースの現在の状況と、それに関する事象と、現在の状況に適切な文書の一覧とを含む、ケースについての情報をワークフロー・エンジン130及びDMD120から受信して、トークン230を生成する。ユーザ140は生成される物理的なトークン230を利用し、文書110の取り出し及び表示(250)をトークン230及び取り出しユーザ・インタフェースを用いて行い、応答260を作成してDMD120におけるケースの状況を更新することによってユーザ140のワークフローの編成(240)を容易にする、なじみのある手法を備える。
トークン・システム300
次に図３Aを参照すれば、本発明によって構成されるトークン・システム300の別の実施例を示す。トークン・システム300は好ましくは、制御装置320と、表示装置310と、キーボード312と、カーソル制御装置314と、ネットワーク・コントローラ316と、1つ又は複数の入出力(I/O)装置318とを備える。
制御装置320は、電子表示信号を表示装置310に備えるよう装備された、算術論理演算装置、マイクロプロセッサ、汎用コンピュータ、携帯情報端末（PDA）や特定の他の情報機器を備え得る。一実施例では、制御装置320は、ウィンドウズ（登録商標）・ベース又はユニックス（登録商標）・ベースのオペレーティング・システムの上部で実行する、ジャバで記述されたプログラムによって生成し得るグラフィカル・ユーザ・インタフェースを有する汎用コンピュータを備える。一実施例では、1つ又は複数のアプリケーション・プログラムは、限定なしで、ワープロ・アプリケーション、電子メール・アプリケーション、財務アプリケーション及びウェブ・ブラウザ・アプリケーションを含む制御装置320によって実行される。
図３Aをなお参照すれば、通信するようシステム・バス308に全てが結合されるプロセッサ302、主メモリ304及びデータ記憶装置306を含む制御装置320を示す。
プロセッサ302は、データ信号を処理し、複雑命令セット・コンピュータ（CISC）アーキテクチャ、縮小命令セット・コンピュータ（RISC）アーキテクチャ、又は命令セットの組み合わせを実施するアーキテクチャを含む種々の計算アーキテクチャを備え得る。単一のプロセッサのみを図３Aに示すが、複数のプロセッサを含み得る。
主メモリ304は、プロセッサ302が実行し得る命令及び/又はデータを記憶する。命令及び/又はデータは、本明細書及び特許請求の範囲記載の手法の何れか及び/又は全部を行うコードを備え得る。主メモリ304は、ダイナミック・ランダム・アクセス・メモリ（DRAM）装置、スタティック・ランダム・アクセス・メモリ（SRAM）や、公知の特定の他のメモリ装置であり得る。メモリ304は、図３Bを参照しながら以下に更に詳細に説明する。特に、トークン生成、文書へのトークン・アクセス及びデータベースのトークン更新を備えるメモリ304の部分を説明することとする。
データ記憶装置306は、データと、プロセッサ302用命令とを記憶し、ハード・ディスク・ドライブ、フロッピー（登録商標）・ディスク・ドライブ、CD-ROM装置、DVD-ROM装置、DVD-RAM装置、DVD-RW装置、フラッシュ・メモリ装置、又は公知の特定の他の大容量記憶装置を含む1つ又は複数の装置を備える。データ記憶装置360は、文書を電子的に記憶するデータベースを含み得る。
システム・バス308は、制御装置320にわたって通信及びデータを通信する共有バスを表す。システム・バス308は、同様な機能を備えるよう、業界標準アーキテクチャ（ISA）バス、周辺装置相互接続（PCI）バス、ユニバーサル・シリアル・バス（USB）や、特定の他のバスを含む1つ又は複数のバスを表し得る。システム・バス308を介して制御装置320に結合される別の構成部分は、表示装置310、キーボード312、カーソル制御装置314、ネットワーク・コントローラ316及びI/O装置318を含む。
表示装置310は、本明細書及び特許請求の範囲記載の電子的な画像及びデータを表示するよう装備された何れかの装置を表す。表示装置310は、例えば、陰極線管（CRT）表示、液晶表示（LCD）や何れかの別の同様に装備された表示装置、表示画面又は表示モニタを備え得る。一実施例では、表示装置310には、触れると感応する透明パネルが表示装置310の画面を覆うタッチ画面が装備されている。
キーボード312は、制御装置320に結合されて、情報及びコマンド選択をプロセッサ302に通信する英数字入力装置を表す。
カーソル制御314は、位置データ及びコマンド選択をプロセッサ302に通信するよう装備されたユーザ入力装置を表す。カーソル制御314は、カーソルの動きをもたらすマウス、トラックボール、スタイラス、ペン、タッチ画面、カーソル方向キーや他の機構を含み得る。
ネットワーク・コントローラ316は、複数の処理システムを含み得るネットワークに制御装置320をリンクする。処理システムのネットワークは、複数の装置が通信し得るローカル・エリア・ネットワーク（LAN）、ワイド・エリア・ネットワーク（WAN）（例えば、インターネット）及び/又は何れかの他の相互接続データ経路を備え得る。制御装置320は、当業者に分かるように、TCP/IP、httpやSMTPなどの標準的なネットワーク・プロトコルを用いてファイル（メディア・オブジェクト）を配信するネットワークなどの他のシステムに対する他の通常の接続も有する。ネットワーク・コントローラ316は、文書管理データベース120と、スキャナ又は多機能プリンタと、他の計算システムとにトークン・システム300とを結合するのに用いる。
1つ又は複数のI/O装置318は、システム・バス308に結合される。例えば、I/O装置318は、光を発し、バーコードから反射される入力を受けるよう装備されたバーコードリーダであり得る。あるいは、I/O装置318は、入力し、スピーカを介してオーディオを出力するマイクロフォンであり得る。任意的には、I/Oオーディオ装置318は、処理を容易にするよう、1つ又は複数のアナログ・ディジタル変換器若しくはディジタル・アナログ変換器及び/又は1つ又は複数のディジタル信号プロセッサを含み得る。
本発明の技術思想及び範囲から逸脱することなく、制御装置320が含む構成部分の数を図3Aに示すものの構成部分の数に対して上下させ得るということは当業者に明らかであるものである。例えば、制御装置320は、例えば、１次キャッシュ若しくは2次キャッシュ、又は1つ若しくは複数の特殊用途向集積回路（ASIC）などの別のメモリを含み得る。同様に、別の構成部分の入出力装置318は、例えば、電子データの捕捉及び/又は制御装置320への電子データのダウンロードを行うよう装備されていてもされていなくてもよい画像走査装置、ディジタル・スチル・カメラ若しくはディジタル・ビデオ・カメラ、又は他の装置を含む制御装置320に結合し得る。
次に図３Bを参照すれば、メモリ装置304を更に詳細に示す。特に、本発明による、トークン230の生成及び処理に必要なメモリ装置304の部分を示し、次に更に具体的に説明することとする。図3Bに示すように、メモリ装置304は好ましくは、全てが、バス308によって、お互いに通信し、かつ制御装置320と通信するよう結合する、オペレーティング・システム330と、トークン生成モジュール332と、取り出し及び提示のモジュール334と、更新モジュール336と、トークン・フォーマッティング・モジュール338と、注釈モジュール340と、識別及び捕捉のモジュール342と、トークン・テンプレート記憶機構344とを備える。
オペレーティング・システム330は好ましくは、ウィンドウズ（登録商標）・ベースのオペレーティング・システム、ソラリス（登録商標）・ベースのオペレーティング・システムやリナックス（登録商標）・ベースのオペレーティング・システムなどの通常の種類のもののうちの１つである。図示していないが、メモリ装置304は、限定することなく、ワープロ・アプリケーション、電子メール・アプリケーション、財務アプリケーション及びウェブ・ブラウザ・アプリケーションを含む1つ又は複数のアプリケーション・プログラムも含み得る。
トークン生成モジュール332は、本発明によってトークンを生成するためのものである。トークン生成モジュール332は、トークン・システム300に対する入力に応答し、応答として適切なトークンを生成し、それを印刷させる。トークン生成モジュール332は、生成する対象のトークンのテンプレートを受信するようトークン・テンプレート記憶機構344に結合される。トークン生成モジュール332は、識別及び捕捉のモジュールと通信して、生成されるトークンの内容を取得し、トークン・フォーマッティング・モジュール338と通信してトークン230の形式に関する情報を取得する。トークン生成モジュールの動作は、図11を参照しながら以下に更に詳細に説明することとする。
取り出し及び提示のモジュール334は、文書管理データベース120に結合され、制御装置320に応答する。制御装置320から受信される入力に応答して、取り出し及び提示のモジュール334は、入力が関係するケースを判定し、ユーザが要求した文書を判定し、文書管理データベース120とのインタフェースを行って文書の画像を取り出しし、それを表示装置310でユーザに向けて提示する。取り出し及び提示のモジュール334の動作は、図15を参照しながら以下に更に詳細に説明することとする。
更新モジュール336は文書管理データベース120への更新を処理する。制御装置320は、画像を入力として受信することができる。そのような画像は、トークン・システム300が生成したものであり、ユーザが、書き込み、マーク付け、又は修正を行ったものであり、ディジタル画像に変換されたものであるトークンのものであり得る。更新モジュール336はそのような画像を受信し、画像と元のトークンとを比較して、関係するケースを識別することによって画像を処理し、更に、文書管理データベース120に記憶されている情報を修正する。更新モジュール336は、文書管理データベース120との直接又は間接のインタフェースを行い、文書管理データベース120の読み取り、書き込み及び編集を行うことができる。更新モジュール336は、トークン上のマーク付け又は書き込みを動作/コマンド及び情報に変換することもできる。更新モジュール336の動作は、図18を参照しながら以下に更に詳細に説明することとする。
トークン・フォーマッティング・モジュール338は、トークン生成モジュール332とともに動作する。トークン・フォーマッティング・モジュール338は、トークン230の一部として印刷される識別番号（例えば、バーコード）、データ、画像及び他の情報のフォーマッティングを規定する。トークン生成モジュール332からの要求に応答して、トークン・フォーマッティング・モジュール338は、トークン230を構成するコンテンツを編成し、提示するのに必要な工程の多くを行う。トークン・フォーマッティング・モジュール338は更に、特定のトークンに必要なコンテンツ及びフォーマッティングについての情報を取り出すようトークン・テンプレート記憶機構344に結合される。本発明は好ましくは、トークンの、複数の別々のタイプ又はフォーマットを備える。各々は好ましくは、予め企図されており、特定の事象に応答するのに必要なコンテンツを含み、各種のトークンをお互いに容易に区別できるように視覚的に区別可能なやり方で提示される。トークン・フォーマッティング338の動作は、図13を参照しながら以下に更に詳細に説明することとする。
注釈モジュール340は、制御装置320と動作して文書管理データベース120におけるデータを増補する。特に、注釈モジュール340は、トークン・システム300が使用するメタデータを加えるのに用い得る。注釈モジュール340の動作は、図16を参照しながら以下に更に詳細に説明することとする。
識別及び捕捉のモジュール342は、制御装置320、トークン生成モジュール332及び文書管理データベース120に結合される。識別及び捕捉のモジュール342は、特定のトークンの一部として含む対象の文書を識別し、文書管理データベース120からその文書を取り出す。識別及び捕捉モジュール342は、文書管理データベース120からデータも取り出すことができ、それは同様に、トークン生成モジュール332によって用いられる。識別及び捕捉のモジュール342の動作は、図14を参照しながら以下に更に詳細に説明する。
トークン・テンプレート記憶機構344は、各種のトークンに対するテンプレートを記憶するのに用いる。そのようなテンプレートは、トークンの一部として提示する対象のコンテンツと、トークンのレイアウト及びフォーマッティングとの表示を含む。含まれるコンテンツ・タイプは、画像、データ、及び、本発明を説明している当該例における、係属中の特許出願に関する期限カレンダーのデータベース（図示せず）などの、データを取得する出所でもあり得る。
方法
図10は、本発明による、トークン230を生成し、用いる例示的な方法の流れ図1000である。方法は一般的に、文書入力1005の工程と、注釈1010の工程と、トークン生成1015の工程と、文書取り出し1020の工程と、データベース120の更新(1025)の工程とを含む。これらの工程の各々は、時間的に離れていてもよく、先行する工程の直後に行わなくてよい。更に、ユーザは、トークン・システム200/300を用いるうえで上記工程の全てを用いなくてよい。例えば、文書入力1005は何れの時点で行ってもよい、例えば、連絡文書の受信に続いて行ってもよく、電子ファイルの生成に続いて行ってもよい。注釈モジュール1010は、図2に関して前述したように任意的なものである。トークン生成1015の工程は、文書入力1005によって起動し得るが、文書入力1005の工程に関連しないユーザからの要求によっても起動し得る。文書取り出し1020も任意的なものであり、ユーザの必要に応じて、図2のトークン230などのトークンを用いることによって起動し得る。データベース120を更新(1025)する工程も任意的なものであり、例えば、ユーザによる応答又は動作の結果又はトークン上に物理的なマーク付けをユーザが行った結果、用い得る。
図11は、トークンを生成する方法の例示的な実施例の流れ図である。トークン230を生成する処理は、トリガ1105によって起動される。次に、図12も参照すれば、トリガ1105の例示的な実施例を説明することとする。トークン生成処理1015は、例えば、データベース120への文書入力1205、ユーザ要求1210、又はデータベース120におけるエントリのフィールド修正1215によって起動し得る。トークン生成1015の処理を起動し得る各種の他のトリガが存在するということを当業者は認識するものである。トリガは、生起すると、信号線1107によって示すように更に処理するよう、ワークフロー・エンジン130、文書管理データベース120及びトークン・システム300に転送される。
図11に示すように、起動されると、トークン生成モジュール332は情報1110を、例えば、データベース120及びワークフロー・エンジン130から収集する。そのような情報は例えば、ケース番号又は件名、依頼人情報、今後の期限や他の基本情報を含み得る。トークン生成モジュール332は更に、ケースと関連した文書110を識別し(1115)、文書をデータベース120から取り出す(1120)。この処理は好ましくは、トークン・システム300が応答する対象のトリガ1105に相当するトークン・テンプレートを用いて行われる。
文書110が取り出される（1120）と、トークン生成モジュール332は、トークン・フォーマッティング・モジュール338と協調してトークンをフォーマッティングし(1125)、識別及び捕捉モジュール342と協調して重要な文書1130を識別する(1130)。この各々は以下に記載する。トークン生成モジュールは更に、印刷するよう出力をプリンタ（図示せず）に送る。このトークン生成方法において記載するモジュールは限定的なものでなく、記載される順序で行わなくてよいということを当業者は分かるものである。
次に図13を参照すれば、トークンをフォーマッティング（1125）する方法の例示的な実施例の流れ図を示す。トークン生成モジュール332はトークン230をフォーマッティング1125する手順は、トークン230に対するテンプレートをトークン・テンプレート記憶機構344から選択する(1305)ことによって始まる。テンプレートを選択する工程(1305)では、トークン生成モジュール332がデータベース120に常駐するケースの種々のタイプ毎に利用可能なものとして存在するいくつかのマスタ・テンプレートのうちから、生成されるトークン230に対するフォーマットを選択し得る。データベース120は、いくつかの種々のタイプのケース、例えば、医療ケース、特許ケース、財務ケース他を含み得る。更に、トークンが生成される都度、全てのフィールドが必然的に用いられることになる訳ではないが、トークン230のタイプ毎のマスタ・テンプレートは、特定のケースについて考えられるフィールド全てを含み得る。フィールドのタイプは、例えば、ケース番号、件名、依頼人情報、連絡先情報、期限、連絡文書、画像、予後、ユーザ・ノート、ユーザ入力フィールドや他のフィールドを含み得る。テンプレートは、ユーザ定義可能であり、好ましくは、ユーザ入力に基づいて予め定義される。
テンプレートが選択されると（1305）、方法は、トークン230に必要な基本情報を識別する（1310）。トークン生成モジュール332は好ましくは、情報収集工程1110中に収集される情報を調べて、用いられる可能性が高い基本情報を識別する。そのような情報は、例えば、件名又はケース番号、依頼人名、トークン識別番号やトークン生成日付を含み得る。あるいは、この基本情報は、特定のケースを識別するうえでの必要最小限のものであり得る。
基本情報が識別される（1310）と、トークン生成モジュール332は、識別及び捕捉モジュール342によって取り出される文書の索引を作成する。そのような文書は部分的にも全体的にも、生成されるトークンの一部として用いられる可能性は低い。１つの索引エントリは、文書毎に作成され、例えば、文書日付、文書タイプ、短い要約や、文書の完全バージョンへのリンクを含み得る。
次に、措置フィールドが作成される(1320)。この措置フィールドは、生成されるトークン上に情報をユーザが入力することを容易にする。そのようなフィールドは、例えば、提案される措置についてのいくつかの選択肢のうちからユーザが選ぶことを可能にするチェック・ボックスを含む。あるいは、例えば、文書の受信に応じて、ユーザに、文書に対して行い得るいくつかの所定の措置のうちから選ぶようプロンプトし得る。
措置フィールドが作成されると、トークン生成モジュール332はフィールド1325をマスタ・テンプレートを用いて集約して現在のトークンを生成し、所定の領域に収まるよう選択フィールドを集約する。所定の領域は、例えば、生成されるトークンを印刷する対象の紙のサイズによって決まってくるものであり得る。トークン生成モジュール332は更に、図11に示すようなプリンタ1135に出力するよう、生成されるトークンの電子バージョンを、トークン230に送る前に任意的に保存(1330）し得る。生成されるトークンが保存される場合、トークンの電子バージョン自体を生成されるトークン上に備え得る。なお、図13の工程は限定的なものでなく、必ずしも、記載される順序で行わなくてよいこととする。
次に図14を参照すれば、トークン230の一部として含める対象の文書を識別する(1130)方法の例示的な実施例を示す。識別及び捕捉のモジュール342は、トークン230の一部として印刷する対象の文書を識別する。識別及び捕捉のモジュール342は、ユーザ入力と、トークンに対するテンプレートと、予め設定されるユーザ選好と、トークンを生成させたトリガと、トークンが作成されるケースとを含む種々の要素に基づいて文書を識別する。含める文書の識別は、例えば、手作業と、半自動と、完全自動との少なくとも３つの手法のうちの１つによって行い得るものであり、手法毎にいくつかの別々の実施形態が考えられる。
方法はまず、トークン230の一部として含まれる文書を判定するのに手作業の手法が用いられるかを判定する（1405）。手作業の手法が用いられる場合、手順は工程1420に進む。手作業の識別の下では、識別及び捕捉のモジュール342は文書識別子を受信し(1420)、例えば、データベース120から、その識別子に相当する文書を取り出す(1425)。この、重要な文書の手作業1405による識別は、例えば、ケースの現在の状況が分かり、生起した事象が分かり、必要な場合に応答を作成するのにユーザが用いることになる、生成されるトークン230の一部として含めることとする、生成されるトークン上で参照される場合がある文書が分かる操作者によって行い得る。最も簡単な解決策は、参照される文書全てを印刷するというものである。しかし、このことによって、多くがユーザによって現在有益でない場合がある、何百枚、何千枚もの紙が印刷されることになり得る。その代わり、操作者は好ましくは、例えば、現在の事象に対する適切な応答を作成するのにユーザが必要な文書に対する文書識別子のみを入力する。
手作業の手法が用いられない場合、方法は工程1410に進んで、半自動の手法が用いられるか否かが判定される。判定が肯定の場合、半自動の識別の下で、識別及び捕捉のモジュール342は、生成されるトークンを受信することになるユーザを識別し(1430)、そのユーザについてのユーザ・プロファイルにアクセスする(1435)。識別及び捕捉のモジュール342は、プロファイルに基づいて文書を識別し(1440)、文書を、例えば、データベース120から取り出す(1445)。トークン230に対する文書の半自動1410の識別は、例えば、事象に応答する場合に利用可能なものとして物理的に存在させたい文書110についての個々の要求事項を各ユーザ140が有するという考えを活かすものである。よって、いくつかの種々のタイプのトークンをユーザのワークスタイルにカスタマイズさせてよく、会社のワークスタイルに実効性を持たせることがシステム200/300の一部であってもよいということを認識することとする。例えば、一部のユーザ140は、文書110の全てを常に見たいものであり得る。例えば、他のユーザ140は、主文書の現在のバージョンと、事象に関連した最も直近の連絡文書とだけを応答を作成する際に見たいものであり得る。
半自動の手法が用いられない場合、方法は工程1410から工程1415に進んで、完全に自動の手法が用いられるかを判定する。判定結果が肯定の場合、完全に自動の識別の下で、識別及び捕捉のモジュール342はトークン・タイプを識別する(1450)。トークン・タイプの識別は、トークン生成を起動させた文書と、例えば、識別及び捕捉のモジュール342と協調する解析器（図示せず）を用いて重要なテキストを識別する(1455)よう文書のサーチを行うこととに基づき得る。この重要なテキストの識別は、例えば予めユーザ毎のワークスタイルに合わせた識別条件の情報を用意しておき、解釈器がこの識別条件に基づいて重要なテキストを識別できるようにすることができる。また、ユーザ毎に限らず、本システムが利用される状況に応じて識別条件の情報を用意しておいても良い。文書110の電子バージョンは直接サーチし得る一方、識別及び捕捉のモジュール342は光学式文字認識（OCR）を施して、走査文書110の画像のテキスト表現を得る。識別及び捕捉のモジュール342は、識別される重要なテキストを用い、場合によっては、文書タイプも用いて、データベースをアクセスし(1460)、生成されるトークンのユーザを識別する(1465)。ユーザと、重要なテキストとに基づいて、識別及び捕捉のモジュール342は印刷する対象の文書を識別し(1470)、文書をデータベース(120)から取り出す(1475)。
トークン230の一部として含める対象の文書の、手作業の識別と、半自動の識別と、完全に自動の識別との何れの下でも、識別及び捕捉のモジュール342によって、現在のケースに関係した何れかの他のケースに対するトークンを生成させ、印刷させ得る。例えば、手作業の識別の下では、文書識別子を受信する工程は、先行して保存されたトークンに対する識別子を受信し得るものであり、より可能性のあることとして、関連したケースの最新トークンに対するユーザ要求1210を、図12を参照しながら記載したように起動させ得る。半自動の識別モード又は完全に自動の識別モードの下では、識別及び捕捉のモジュール342は同様に、ユーザ要求1210を出して関連したトークンを生成し得る。しかし、トークン生成モジュール332は、関連したケースに関連した何れかの文書も印刷するよりも関連したケースに特有のトークンのみを印刷し得る。関連したケース毎のトークンは各々、特定の関連したケースの状況の通知として主に用いられることになる可能性が高い一方、ユーザ140が用いたいものであり得る特定の関連したケースに対するトークンに参照されている何れかの文書への簡単なアクセス経路を備えることにもなる。
図14に示すように、識別及び捕捉のモジュール342は、印刷する対象の更なる文書を実際に何ら識別しない場合があり、その場合には、トークン生成モジュール322はトークンのみを生成する。図14に表す工程が限定的なものでなく、必ずしも、表した順序で行わなくてよいということを当業者は分かるものである。
図2に示すように、トークン取り出しユーザ・インタフェース(UI)270は、トークン230を用いた文書110の取り出し及び表示250を容易にするよう実施し得る。図15は、トークン・システム200/300における文書を、トークン230を用いて取り出す方法の例示的な実施例の流れ図である。方法は好ましくは、取り出し及び提示のモジュール334を用いて行い、文書識別子が利用可能なものとして存在するか否かを判定する(1505)ことによって始まる。
文書識別子が利用可能なものとして存在する場合、取り出し及び提示のモジュール334は、文書識別子を受信する(1510)。トークン取り出しユーザ・インタフェース270によって、例えば、トークン230上にあるバーコードを走査することによって、ケースと関連した何れかの文書110を取り出すことが可能になる。この場合、バーコード読み取り器280は、図3Bの取り出し及び提示のモジュール334と通信し得る。あるいは、取り出し及び提示のモジュール334は、バーコードの走査よりも、文書110に関連したバーコードであり得るコード番号の手作業でのユーザ入力によって識別子を受信（1510）し得る。取り出し及び提示のモジュール334は、例えば、データベース120から、文書識別子に関連した文書1515を取り出し、図2に示すようなコンピュータ150の表示装置上に文書110の表示可能な表現を表示する(1520)。あるいは、取り出される文書は、取り出し及び提示のモジュール334によってプリンタ（図示せず）に直接送り得る。
文書識別子が工程1505で、利用可能なものとして存在しない場合、取り出し及び提示のモジュール334は、トークンが相当するケースについての文書のブラウジングを行うのに用い得る、ユーザとのインタフェースを提示する(1525)。これによって、ユーザは、ケースに関連した文書110のブラウジングを行うことによって文書識別子を選択することが可能になる。図15を参照しながら前述した工程が限定的なものでなく、必ずしも、表した順序で行わなくてよいということを当業者は分かるものである。
図2を参照しながら説明したように、DMD120に入力される際に文書110の注釈を行う任意的な注釈工程210は、文書110が係わるケースと特定の文書110自体との何れかに関するメタデータをDMD120におけるレコードに添付するよう実施してもよい。例えば、着信メールを処理する個人は通常、これを検査し、記録し、コピーを作成し、ルーティングする方法を判定し、事実上、ワークフロー・エンジン130の作業の一部を行い得る。注釈モジュール340によって行われる注釈工程210は、データベース120に追加される文書110がカタロギングされ、特定のケースに関連付けられるようにするうえで有用であり得る。グラフィカル・ユーザ・インタフェースは、注釈処理を制御する。
図16は、本発明による、文書に注釈を行う方法の例示的な実施例の流れ図である。注釈モジュール340は、ケースの注釈を行うか、文書の注釈を行う(1610)か、注釈を全く行わないかを判定する(1605)。ケースに注釈を行う場合、注釈モジュール(340)は、データを受信し(1615)、ケースに相当するDMD120における1つ又は複数のレコードを更新する(1620)。例えば、ユーザは、ケースに関する、その現在の状況やケース番号などの基本メタデータを入力し得る。文書に注釈を行う場合、注釈モジュール340は、データを受信し(1625)、更に文書を更新する(1630)。例えば、ユーザは、特定の文書に関する、その出所又は分類などの基本メタデータを入力し得る。注釈モジュール340について記載した処理工程が限定的なものでなく、必ずしも、記載した順序で行わなくてよいということを当業者は認識するものである。
図18は、トークン・システム200/300のデータベース120を更新する(1025)方法の例示的な実施例の流れ図である。図2を参照しながら示すように、データベース120は、ユーザによる応答260の作成の結果として更新してよく、あるいは、生成されるトークン230上に物理的な印をユーザが入れることによって更新してもよい。更新モジュール336は、応答が生成されたかを判定する(1805)。判定結果が肯定の場合、更新モジュール336は、図16に関して前述したケース及び文書に注釈を行う、説明したものと同様な処理を用いて、データベース120におけるケース・レコードを更新する。
更新モジュール336は、トークンがシステム200/300に走査された（1815）かも判定し得る。判定結果が肯定の場合、更新モジュール336は、トークン生成モジュール332によって保存された、生成されたトークンの電子バージョンと、ユーザによって印が入れられる入力走査トークンとを取り出す。更新モジュール336は、生成されるトークンの電子バージョンと、走査トークンとを比較して(1825)、更新に相当し得る差異を判定する。更に、更新モジュール336は更新を文書に行い、比較の結果によって規定されるようにデータベース120に記録する。説明した工程が限定的なものでなく、必ずしも、説明した順序で行わなくてよいということを当業者は分かるものである。
次に図4乃至9を参照すれば、アトーニー及び特許事務所による特許出願及び特許のプロセキューションの管理及び追跡を行うトークン・システム200/300とともに用いる例示的なトークン及びユーザ・インタフェースを示す。
図4は、特許のプロセキューションに用いる紙のケース・ファイル160（図1B参照。）を表すトークン400の例示的な実施例である。トークン400は、例えば、真ん中で折って
それ自体の「フォルダ」をこしらえるA3（11インチ×17インチ）の紙上に印刷し得る。これはいくつかの観点で特に効果的である。まず、トークンを半分に折ることによって、トークンの一部として印刷される他の別個の文書用のファイルとして用い得るフォルダが出来る。第２に、折られたトークンの背412の部分に色コードを付けてケースの状況を示し得る。第３に、標準情報を、最初のページの上部分に印刷し、色コードを付け得る。
図５Aは、図4のトークン400のカバー・ページ505の例示的な表現である。トークン400のカバー・ページ505は、右上の隅にケースの識別番号525を示し、更に、依頼人の連絡文書の一覧530と、米国特許商標庁(USPTO)からの連絡文書535の表現とを示す。連絡文書530及び535は何れの分類も、連絡文書の各アイテム545のテキスト要約540と、連絡日付550と、バーコード555とを含む。連絡文書の各アイテム545は、文書管理データベース120に入力される文書110に相当する。連絡文書の各アイテム545のバーコード555は文書管理データベース120におけるアイテム545の電子的表現にリンクする。図
示していないが、トークン400は、トークン400の電子バージョンを識別し、この電子バージョンに相当するバーコードも有し得る。
図５Bは、図4のトークン400の内側の左のページ510の例示的な表現である。図５Cは、図4のトークン400の内側の右のページ515の例示的な表現である。この実施例では、トークン400の、内側の左のページ510及び内側の右のページ515は、ケースに対して先行して作成された、図560のサムネール画像を示す。図５Dは、図4のトークン400の、裏のページ520の例示的な表現である。この実施例では、トークン400の、裏のページ520は発明の要約565を示す。当然、トークン400の各ページの内容は、図4及び図5A乃至５Dに示す実施例に限定されるものでない一方、最も適切なものとしてトークン・システム200/300のユーザ140が認める情報を含むよう修正し得る。
図4及び図5A乃至５Dのトークン400は、図11乃至13に関して先行して記載したように生成し得る。係属中の事象に対する応答をアトーニーが作成するのに有用な、図５Aのカバー・ページ505上の、依頼人の連絡文書530及びUSPTOの連絡文書535の表現において索引付けされる、アイテム545が表す、文書の一部分を取り出し、印刷してもよい。この一部分は、図14に関して説明したように、手作業によって生成しても、半自動で生成しても、完全に自動で生成してもよい。
手作業による生成の下では、操作者（例えば、アトーニーの補助職）は、トークン400上で参照され、アトーニーが必要とするアイテム545が表す文書の印刷を容易にし得る。半自動の生成の下では、各アトーニーに関連付けられるプロファイルが、印刷する対象の、アイテム545の部分の判定を手引きすることになる。例えば、一部のアトーニーは、アイテム545が表す文書を全て、常に見たいものであり得る。他のアトーニーは、現在のクレーム群と最も直近のオフィスアクションのみを見てそのオフィスアクションに対する応答を作成したいものであり得る。完全に自動の生成の下では、解析器が、例えば、オフィスアクションなどの、現行の事象に関連した文書を識別し得る。つまり、解釈器が予めユーザ毎に設定されている識別条件の情報を読み込み、オフィスアクションに対応するのに必要な（重要な）テキストを識別することになる。なお、先にも述べたように、ユーザ毎にではなく、オフィスアクションに必要な（重要な）テキストを識別できるように予め識別条件を設定しておいても良い。トークン・システム200/300のトークン生成モジュール332は、オフィスアクションに添付された参照リストにおける特許の全てを単に印刷するのではなく、例えば、オフィスアクションに参照されている特許のみを印刷し、オフィスアクションにおいて参照されている順序にプリントアウトを並べ得る。
図2のトークン生成機構220は、現行のケースに関する他の特許のケースに対する、図4のトークン400に類似したトークンも生成し得る。現行のケースを処理するアトーニーは主として、現行のトークン400において参照されている文書しか必要でないので、関連したトークンにおいて参照されている文書は一般的に、印刷されないことになる。
図５Aのアイテム545や、システム200/300のトークン生成機構220が生成する関連したトークンが表す文書の何れかのプリントアウトは、現行のケースに対するトークン400内に折り込んでよく、例えば、紙クリップやバインダ・クリップでトークン400に留めてもよい。図６は、トークン400内に折り込んだ関連した文書（例えば、図2に示す文書110）のプリントアウト610を含む、図4のトークン400である。
図7Aは、現行の文書（例えば、図2の文書110を参照。）が係わるケースに関するメタデータを入力するのに用いるユーザ・インタフェース700の例示的な表現である。図7Bは、その文書（例えば、図2の文書110を参照。）自体に関するメタデータを入力するのに用いるユーザ・インタフェース705の例示的な表現である。図2に関して前述したように、任意的な注釈工程210を実施して、メタデータを、データベース120に入力される文書110に添付し得る。特許プロセキューションの意味合いでは、注釈工程は、ケース・スキャナ・ユーザ・インタフェース700及び705を介して制御される。
図7Aに示すように、特定の文書が係わるケースに関するメタデータを入力するのに用いる第１のユーザ・インタフェース700は、サーチ・フィールド710、ケース・リスト・フィールド715、新ケース・ボタン720、情報タブ725及び文書追加タブ730を含む。サーチ・フィールド710によって、アトーニーなどのユーザは特定のケースについてのメタデータを取り出すことが可能になる。ケース・リスト・フィールド715は例えば、最近アクセスしたケースをリストしてもよく、特定の依頼人に関連したケースをリストしてもよい。新ケース・ボタン720は、新たなケースについてのデータ入力を可能にする新たなウィンドウを開くものである。情報タブ725は、例えば、依頼人番号、依頼人名、事案番号、出願番号、出願日、題名、発明者情報や、ケースに対する依頼人の内部番号を含み得る、ケースに関するメタデータを示す。箱に入ったフィールドにおけるメタデータは、編集ボタン735を用いて編集し得る。事案番号は、種々の国コードのうちから選択するようドロップ・ダウン・メニューを含み得る。文書追加タブ730は、データベース120における現行のケース用のレコードに更なる文書を添付することを容易にするフィールドを含み得る。
図７Bに示すように、特定の文書に関するメタデータを入力するのに用いる第１のユーザ・インタフェース705は、サーチ・フィールド710と、ケース・リスト・フィールド715と、新ケース・ボタン720と、情報タブ725と、文書追加タブ730とを含む。サーチ・フィールド710と、ケース・リスト・フィールド715と、新ケース・ボタン720と、情報タブ725は、図７Aのケース・スキャナ・ユーザ・インタフェース700について説明したように機能する。
文書追加タブ730は、相当する出願番号、事案番号や、文書の作成日又は受領日などの、文書自体についての属性を示す。文書追加タブ730上の出所フィールド740は、例えば、依頼人からの文書、USPTOからの文書、アトーニー作成文書などの、文書の出所を識別する。タイプ・フィールド745は、例えば、発明の開示、ケース事案番号要求、開示義務の通知、連絡文書、出願、オフィスアクションに対する応答や、別の文書タイプを示す文書タイプを識別する。走査フィールド750は、新たな文書110を走査して図2のデータベース120に取り込むことを容易にする。走査フィールド750は、文書が発信か受信か（例えば、「To」、「From」）を示し、更に、文書の出所又は宛て先（例えば、依頼人、USPTO）、文書のタイプ（例えば、レター）及び、件名を入力するフィールド（例えば、「Re:」）を示すよう、ドロップダウン・メニューを含む。走査ボタン755によって走査が開始される。
図8は、生成されるトークン400上で識別される文書の取り出し及び表示を制御するのに用いる第２のユーザ・インタフェース800の例示的な表示である。図5Aに示すように、現行のケースと関連付けられ、データベース120に記憶されている文書110は、アイテム545としてトークン400上で識別され、アイテムの各々は、バーコード555、連絡日付550及びテキスト要約540を含む。
図8に示す通り、第２のユーザ・インタフェース800は、サーチ・フィールド805と、ケース・フィールド810と、ケース情報フィールド815と、文書リスト・フィールド820と、表示コンテンツ・ボタン825とを含む。サーチ・フィールド805によって、ユーザがケース番号及び事案番号、又はバーコード番号を入力して特定の文書を取り出すことが可能になる。あるいは、バーコード・スキャナを用いてこの情報を、トークン400上で識別されるアイテム545のバーコード555を用いて入力し得る。ケース・フィールド810は、例えば、最近アクセスされたケース又は、現行のケースに関連したケースを記載する。ケース情報フィールド815は、事案番号、依頼人、出願番号（「出願#」）、出願日、題名、発明者や、依頼人参照番号（「依頼人#」）などの、特定の文書に関連した情報を示す。
文書リスト・フィールド820は、例えば、依頼人連絡文書830及びUSPTO連絡文書835の説明及び日付のリストを含む。このフィールドは、ケースについて作成された図面840も記載する。クライアント連絡文書830、USPTO連絡文書835及び図面840の各々の下での各エントリは、取り出しおよび表示を行うよう個々に選択し得る。選択される文書の、例えば、PC画面上での、実際の取り出し及び表示は、表示コンテンツ・ボタン825を用いて開始される（例えば、図2に表す取り出し及び表示250参照。）。取り出し及び表示は、図10及び図15に関して前述したように実施される。
トークン400は、トークン・システム200/300のデータベース120におけるケースの状況を更新するのにも用い得る。図17は、図4のトークン400のページ1700の別の実施例である。ページ1700は、出願受領書1710の画像を示し、複数のチェック・ボックス1715を含んでユーザが、例えば、３つの所定の措置、すなわち、記憶、依頼人への通知、及び削除、から選ぶことを可能にし、これらの動作からユーザが依頼人への通知を選んだ、措置フィールド1705を含む。ページ1700は、入力ボックス1725を含んでユーザが担当アトーニーを変更することを可能にする措置フィールド1720も含む。ページ1700は、期限リスト1735を含む措置フィールド1730も含む。期限リスト1735中の各エントリ1740は、チェック・ボックス1745、期限日1750、措置1755、備考フィールド1760、及びアトーニーのイニシャル1765を含む。ユーザは、例えば、エントリ1770に示すよう備考フィールド1760に終了を示すかコメントを入れてチェック・ボックス1745に印を入れてもよく、エントリ1775に示すように期限日1750に上書きしてもよい。よって、ユーザは、図18に関して前述したように、トークン400のページ1700を用いてケースの状況を更新することができる。
図9は、トークン生成ソフトウェア、プリンタ及びコンピュータを用いた別の実施例を容易にするプリンタ対話ボックス900である。印刷するよう、トークン・システム200/300のユーザ140はパソコン150上の印刷ダイアログを呼び出し、リコーのプリンタを選択すると、トークン生成ソフトウェアに、選択されたケースを処理させ得る。図9のプリンタ対話ボックス900は、各々がパソコン上のプリンタ・ドライバに共通の相当する構成部分と同様に動作するプリンタ・フィールド905、ページ範囲フィールド910、部数フィールド915、ズーム・フィールド920、オプション・フィールド925、OKボタン930及びキャンセル・ボタン935を含む。
トークン生成ソフトウェアを呼び出すよう、ユーザ140は、例えば、プリンタ・フィールド905における名前ドロップ・ダウン・メニュー940から、トークン生成をサポートするリコーのプリンタ・ドライバを選択する。トークン生成をサポートするプリンタを選択することによってプリンタ・ドライバ・インタフェース900における紙トークン生成フィールド945が動作可能になる。紙トークン生成フィールド945は、例えば、トークン生成及び印刷を可能にするイネーブル・ボタン950と、生成されるトークンを印刷する前に試し表示する試し表示ボタン955を含む。
紙トークン生成フィールド945におけるトークン形式ドロップ・ダウン・メニュー960によって、例えば「特許ケース・ファイル」を含むいくつかの形式のうちからユーザが選ぶことが可能になる。トークン生成処理（例えば、図10のトークン生成1015のモジュール参照。）は、トークン400などのトークンにおいて表し得るケースの特性を供給する。特許ケース・ファイル管理システムでは、特性は、例えば、図5A（従来技術）のカバー・ページ505上に存在する連絡文書530及び535を編集する対象のデータ・リストと、図５B及び５Cの内側ページ510及び515上に存在する図560のサムネール画像とを含み得る。フィールド・ドロップ・ダウン・メニュー965によって、ユーザが、利用可能なものとして存在するトークン・フィールドの全部又は一部を生成することにすることが可能になる。あるいは、トークンの形式と、それが表す情報を、特性ボタン970を介してアクセスして、プリンタの特性ページにおいて選び得る。
よって、適応的に文書を取り出すトークン文書ベースのシステムは、紙ベースのケース管理システムの利点を、紙ベースのインタフェースを用いることによってその欠点の多くを解決しながら維持するものである。
本発明の実施例の上記説明は、例証の目的で提示しており、網羅的なものであることも、開示されたまさにその形態に本発明を限定することも意図するものでない。多くの修正及び変形が上記の教示に鑑みて考えられるということを当業者は分かり得る。よって、本発明の範囲がこの詳細の説明によって限定されるものでなく、むしろ本特許請求の範囲によって限定されるということを意図している。
従来技術による通常のワークフロー及び文書管理のシステムの抽象表現を示す図である。 例示的な紙ケース・ファイルのグラフィカル表現を示す図である。 トークン・インタフェースを含むトークン・システムの一実施例の抽象表現を示す図である。 本発明のトークン・システムの別の実施例を示す構成図である。 図3Aのトークン・システムのメモリの一実施例の構成図である。 図3の紙ケース・ファイルを表すトークンの例示的な実施例のグラフィカル表現を示す図である。 図4のトークンのカバー・ページの例示的な表現のグラフィカル表現を示す図である。 図4のトークンの、内側のページの例示的な表現のグラフィカル表現を示す図である。 図4のトークンの、内側の別のページの例示的な表現のグラフィカル表現を示す図である。 図4のトークンの最終ページの例示的な表現のグラフィカル表現を示す図である。 関連した文書のプリントアウトをトークンの一部として含む、図4のトークンの第２の実施例のグラフィカル表現を示す図である。 現在の文書が係わるケースに対するメタデータを入力するのに用いるユーザ・インタフェースの例示的なグラフィカル表現を示す図である。 文書の画像を生成し、それを本発明のシステムに記憶するのに用いるユーザ・インタフェースの例示的なグラフィカル表現を示す図である。 生成されるトークン上で識別される文書の取り出し及び表示を制御するのに用いる第２のユーザ・インタフェースの例示的なグラフィカル表現を示す図である。 通常のプリンタ及び計算機装置を用いてトークンを生成することを容易にするプリンタ対話インタフェースのグラフィカル表現を示す図である。 図2のトークン・システムを用いる例示的な実施例の流れ図である。 トークンを生成する例示的な実施例の流れ図である。 本発明の手順を起動する方法の例示的な実施例の流れ図である。 本発明による、トークンをフォーマッティングする方法の例示的な実施例の流れ図である。 本発明による、重要な文書を識別する方法の例示的な実施例の流れ図である。 本発明による、文書を取り出す方法の例示的な実施例の流れ図である。 本発明による、トークンを用いて注釈を作成する方法の例示的な実施例の流れ図である。 トークンのページの別の実施例のグラフィカル表現を示す図である。 トークンの画像を入力し、トークンへの注釈に基づいて処理を行う方法の一実施例の流れ図である。
符号の説明
100 ワークフロー及び文書管理のシステム
110 文書
120 文書管理データベース
130 ワークフロー・エンジン
140 ユーザ
150 PC
160 紙ケース・ファイル
165 依頼人連絡文書
170 図面
175 フォルダ
180 タブ
185 USPTO連絡文書
200 トークン・システム
210 注釈モジュール
220 トークン生成モジュール
230 トークン
270 トークン取り出しUI
300 トークン・システム
302 プロセッサ
304 主メモリ
306 データ記憶装置
308 システム・バス
310 表示装置
312 キーボード
314 カーソル制御
316 ネットワーク・コントローラ
318 I/O（オーディオ）装置
320 制御装置
330 オペレーティング・システム
332 トークン生成モジュール
334 取り出し及び提示のシステム
336 更新モジュール
338 トークン・フォーマッティング・モジュール
340 注釈モジュール
342 識別及び捕捉のモジュール
344 トークン・テンプレート記憶機構
400 トークン
412 トークンの背
505 カバー・ページ
510 左のページ
515 右のページ
525 ケースの識別番号
530 依頼人連絡文書の一覧
535 USPTO連絡文書の一覧
545 アイテム
555 バーコード
560 図
565 発明の要約
610 プリントアウト
700 ユーザ・インタフェース
705 第１のユーザ・インタフェース
710 サーチ・フィールド
715 ケース・リスト・フィールド
720 新ケース・ボタン
725 情報タブ
730 文書追加タブ
735 編集ボタン
740 出所フィールド
745 タイプ・フィールド
750 走査フィールド
755 走査ボタン
800 第２のユーザ・インタフェース
805 サーチ・フィールド
810 ケース・フィールド
815 ケース情報フィールド
820 文書リスト・フィールド
825 表示コンテンツ・ボタン
830 依頼人連絡文書
835 USPTO連絡文書
840 図面
900 プリンタ対話ボックス
905 プリンタ・フィールド
910 ページ範囲フィールド
915 部数フィールド
920 ズーム・フィールド
925 オプション・フィールド
930 OKボタン
935 キャンセル・ボタン
945 紙トークン生成フィールド
950 イネーブル・ボタン
955 試し表示ボタン
960 ドロップ・ダウン・メニュー
965 フィールド・ドロップ・ダウン・メニュー965
970 特性ボタン
1700 ページ
1705 措置フィールド
1710 出願受領書
1715 チェック・ボックス
1720 措置フィールド
1725 入力ボックス
1730 措置フィールド
1735 期限リスト
1740 エントリ
1745 チェック・ボックス
1750 期限日
1755 措置
1760 備考フィールド
1765 アトーニーのイニシャル
1770 エントリ
1775 エントリ

Claims (18)

  1. 文書管理システムに利用される媒体であって、
    ケース・ファイルの視覚表現を備え、
    該視覚表現は前記ケース・ファイルに関連した情報を含み、
    更に、
    少なくとも1つの文書の電子バージョンへの索引を備え、
    該索引は前記文書についての更なる情報を含むことを特徴とする媒体。
  2. 文書管理システムに用いる方法であって、
    ケース・ファイルについてのデータを前記文書管理システムから取り出す工程と、
    前記ケース・ファイルに関連したアイテムへの索引を作成する工程と、
    前記取り出されるデータと前記索引との物理表現である媒体を生成する工程とを備えることを特徴とする方法。
  3. 請求項2記載の方法であって、
    前記ケース・ファイルの視覚表現を作成して該視覚表現の所定の領域に収めるよう前記データ及び前記索引をフォーマッティングする工程を更に備えることを特徴とする方法。
  4. 請求項2記載の方法であって、更に、
    前記ケース・ファイルのユーザ修正を容易にするよう措置フィールドを作成する工程を備え、
    前記生成する工程が前記措置フィールドを含むことを特徴とする方法。
  5. 請求項2記載の方法であって、更に、
    前記ケースに関連した、電子ファイルの部分集合を判定する工程と、
    前記部分集合の少なくとも１つの電子ファイルの物理表現を作成する工程と、
    前記少なくとも１つの電子ファイルの前記物理表現を前記媒体と関連付ける工程とを備えることを特徴とする方法。
  6. 請求項2記載の方法であって、更に、
    現行の電子ファイルを検査して重要なテキストを識別する工程と、
    対象ユーザを判定する工程と、
    前記重要なテキストと前記対象ユーザとに基づいて部分集合を判定するよう文書管理システムにアクセスする工程とを備えることを特徴とする方法。
  7. ケース・ファイルの物理表現を用いて文書管理システムを操作する方法であって、
    ケース・ファイルを表す媒体を生成する工程を備え、
    該媒体は前記ファイルと関連した文書の視覚表現を含み、
    更に、
    該視覚表現に含まれる文書識別子を受信する工程と、
    該文書識別子に関連した前記文書を取り出す工程と、
    該文書を表示する工程とを備えることを特徴とする方法。
  8. ケース・ファイルの物理表現を用いて文書管理システム内の前記ケース・ファイルを修正する方法であって、
    走査されたトークンを受信する工程と、
    生成されたトークンを取り出す工程と、
    前記走査されたトークンを前記生成されたトークンと比較する工程と、
    前記ケース・ファイルを前記比較の結果に基づいて更新する工程とを備えることを特徴とする方法。
  9. 請求項8記載の方法であって、
    前記走査されたトークンの表示可能表現を取り出し、表示する工程を更に備えることを特徴とする方法。
  10. 文書管理システム用のケース・ファイルの物理表現を生成するシステムであって、
    ケース・ファイルに関する情報を取り出す識別モジュールと、
    前記ケース・ファイルの前記物理表現を作成する生成モジュールとを備え、
    該生成モジュールは、情報を受信するよう前記識別モジュールに結合され、
    更に、
    前記物理表現に含めるよう、前記ケース・ファイルに相当するデータの視覚表現をフォーマッティングするフォーマッティング・モジュールを備えることを特徴とするシステム。
  11. 請求項10記載のシステムであって、
    前記物理表現の一部として含める対象の文書を識別し、該文書を前記文書管理システムから取り出す識別及び捕捉のモジュールを更に備え、
    前記識別及び捕捉のモジュールが前記生成モジュール及び前記文書管理システムに結合されることを特徴とするシステム。
  12. 請求項10記載のシステムであって、
    前記物理表現の生成を起動させるようトリガ・モジュールを更に備え、
    該トリガ・モジュールが前記生成モジュールに結合されることを特徴とするシステム。
  13. 媒体を用いて文書管理システムを操作するシステムであって、
    ケース・ファイルを表すトークンに相当する入力を識別するよう識別モジュールを備え、
    前記媒体は、前記ケース・ファイルに関連した少なくとも１つの文書への索引を含み、
    更に、前記識別モジュールに結合されて、前記索引において識別される文書を取り出す取り出しモジュールを備え、
    該取り出しモジュールは前記文書管理システムに結合されて文書を取り出すことを特徴とすることを特徴とするシステム。
  14. 請求項13記載のシステムであって、
    前記識別モジュールに結合されて、前記ケースに係わる前記文書にデータを添付する注釈モジュールを更に備えることを特徴とするシステム。
  15. 請求項13記載のシステムであって、
    前記識別モジュールに結合されて、前記文書自体に係わる前記文書にデータを添付する注釈モジュールを更に備えることを特徴とするシステム。
  16. 請求項13記載のシステムであって、
    前記取り出しモジュールに結合されて、前記ケースと関連した複数の文書を記載するブラウジング・モジュールを更に備え、
    該ブラウジング・モジュールも、表示装置に情報を備えるよう結合されることを特徴とするシステム。
  17. トークンを用いて、ケース・ファイルに相当するレコードを文書管理システムにおいて修正するシステムであって、
    生成されたトークン及び走査されたトークンを取り出す、取り出しモジュールを備え、
    該取り出しモジュールは、前記文書管理システムに結合され、
    更に、前記生成されたトークンを前記走査されたトークンと比較する比較モジュールを備え、
    該比較モジュールは前記取り出しモジュールに結合され、
    更に、前記比較モジュールに結合され、前記文書管理システムに結合されて、前記文書管理システム内の前記レコードを前記比較モジュールからの出力を用いて修正することを特徴とするシステム。
  18. 請求項17記載のシステムであって、
    ケース・ファイルを表す前記生成されたトークンを生成するよう生成モジュールを更に備え、
    前記トークンは、ユーザが入力する少なくとも１つの措置フィールドに対する索引を含み、
    前記生成モジュールは、前記文書管理システムに結合されることを特徴とするシステム。
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